home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF032A.ZIP / VRS20A < prev    next >
Text File  |  1989-04-06  |  39KB  |  1,097 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                               VEHICLE   RECORD   SYSTEM
  10.  
  11.                                         GUIDE
  12.  
  13.  
  14.                                         VRS 20
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                                       March 1989
  19.                                      Version  1.2
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                                     K-Jon Software
  49.                                   1906 Powers Avenue
  50.                                   Lewiston, ID 83501
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                         (c)Copyright 1986-1989 by K-Jon Software
  58.                                   All Rights Reserved
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                     T a b l e    o f    C o n t e n t s
  64.  
  65.  
  66.           INTRODUCTION  ......................................  1
  67.               Overview  ......................................  1
  68.               Running the Demo/Tutorial  .....................  1
  69.               Registration and Permission to Copy  ...........  2
  70.               Warranty  ......................................  2
  71.               System Requirements  ...........................  3
  72.  
  73.           INSTALLATION  ......................................  4
  74.               Program File Description  ......................  4
  75.               Hard Disk System  ..............................  5
  76.               3½" Floppy Disk System  ........................  6
  77.               5¼" Floppy Disk System  ........................  7
  78.               Backup Procedure  ..............................  8
  79.  
  80.           RUNNING THE PROGRAMS  ..............................  9
  81.               Getting Started  ...............................  9
  82.  
  83.               ** MAIN MENU **  ............................... 10
  84.                  Creating/Changing Vehicle Files  ............ 11
  85.                  Selecting Vehicles  ......................... 15
  86.                  Fuel-Log  ................................... 16
  87.                  Travel-Log  ................................. 18
  88.                  Maintenance/Accessories/Miscellaneous-Log  .. 20
  89.                  Identification/Registration  ................ 23
  90.                  Insurance  .................................. 25
  91.                  Tires  ...................................... 27
  92.                  Loan/Lease  ................................. 29
  93.                  Maintenance/Reminder  ....................... 34
  94.                  Reports  .................................... 37
  95.                  Exit to DOS  ................................ 37
  96.  
  97.               ** REPORT MENU **  ............................. 38
  98.                  Selecting Vehicles  ......................... 40
  99.                  Fuel-Log  ................................... 41
  100.                  Travel-Log  ................................. 42
  101.                  Maintenance/Accessories/Miscellaneous-Log  .. 43
  102.                  Identification/Registration  ................ 44
  103.                  Insurance  .................................. 45
  104.                  Tires  ...................................... 46
  105.                  Loan/Lease  ................................. 47
  106.                  Maintenance/Reminder  ....................... 48
  107.                  Cost Per Mile (CPM)  ........................ 50
  108.                  Return to MAIN MENU  ........................ 52
  109.                  Exit to DOS  ................................ 52
  110.  
  111.           APPENDIX A.  Summary of Available Reports  ......... 53
  112.           APPENDIX B.  Hints, Tips, Miscellaneous  ........... 55
  113.           APPENDIX C.  Upgrading From Version 1.0  (not included)
  114.           APPENDIX D.  Error Messages  ....................... 59
  115.           APPENDIX E.  Tracking More Than 20 Vehicles  ....... 60
  116.  
  117.           DEMO  .............................................. 63
  118.           TUTORIAL  .......................................... 79
  119.  
  120.           PRODUCT SUPPORT REQUEST  - not included in this
  121.           REGISTRATION FORM        - shareware version
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                                          .....  1
  128.  
  129.  
  130.  
  131.           INTRODUCTION
  132.  
  133.  
  134.           Overview
  135.  
  136.           The Vehicle Record System consists of a series of menu
  137.           driven programs which are designed to help you track
  138.           expenses for all of your vehicles (in groups of 20 or
  139.           less). With it you will be able to determine and
  140.           analyze individual vehicle costs for any period of
  141.           time.
  142.  
  143.           The screen arrangements are relatively standard
  144.           throughout all of the programs. The ** MAIN MENU ** and
  145.           ** REPORT MENU ** screens display the available pro-
  146.           grams and the vehicle that is currently being used. In
  147.           the other programs, the F keys and/or other keys that
  148.           you may use will be shown below the bottom full-width
  149.           line.
  150.  
  151.           Some common keys used for editing are: BACKSPACE, TAB,
  152.           SPACEBAR (when entering numbers, you can press it to
  153.           enter a 0), and SHIFT (for upper or lower case let-
  154.           ters). The ESC key allows you to cancel or quit an op-
  155.           eration or task.
  156.  
  157.           The Vehicle Record System can be used to remind you
  158.           when to service your vehicles. It will tell you what
  159.           maintenance operations need to be done, when they need
  160.           to be done, and which ones are overdue.
  161.  
  162.           Appendix B contains some tips and suggestions on using
  163.           the Vehicle Record System.
  164.  
  165.  
  166.  
  167.           Running the Demo/Tutorial
  168.  
  169.           This package includes documentation for demonstrating
  170.           the capabilities of the system and also includes a
  171.           tutorial section designed to bring the first-time user
  172.           quickly up to speed.  We strongly recommend that you
  173.           take some time to go through them before entering your
  174.           own vehicle information.
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.                                                          .....  2
  181.  
  182.  
  183.  
  184.           Registration and Permission to Copy
  185.  
  186.           If you purchased the Vehicle Record System directly
  187.           from us, K-Jon Software, then you are already
  188.           registered. If you purchased it elsewhere then you
  189.           should complete and return the Registration Form.
  190.  
  191.           Registered users will be notified of updates and will
  192.           be eligible for reduced prices.
  193.  
  194.           This software is protected by both United States
  195.           Copyright Law and International Treaty provisions.
  196.           K─Jon Software holds the copyrights to both the soft-
  197.           ware and the documentation and leases them to licensed
  198.           users. You may make archival copies of the software for
  199.           the purpose of backing up your software and protecting
  200.           your investment from loss. You may not make copies of
  201.           the software or documentation to give to someone else
  202.           to use.
  203.  
  204.  
  205.  
  206.           Warranty
  207.  
  208.           K-Jon Software warrants the physical diskettes and
  209.           documentation to be free of defects in materials for a
  210.           period of 60 days from the date of purchase.
  211.  
  212.           K-Jon Software specifically disclaims all other war-
  213.           ranties, expressed or implied, including but not
  214.           limited to, implied warranties of merchantability and
  215.           fitness for a particular purpose with respect to
  216.           defects in the diskettes and documentation, and the
  217.           program license granted herein, in particular, and
  218.           without limiting operation of the program license with
  219.           respect to any particular application, use, or purpose.
  220.           In no event shall K-Jon Software be liable for any loss
  221.           of profit or any other commercial damage, including but
  222.           not limited to special, incidental, consequential or
  223.           other damages.
  224.  
  225.           This Statement shall be construed, interpreted and
  226.           governed by the laws of the state of Idaho.
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.                                                          .....  3
  233.  
  234.  
  235.  
  236.           System Requirements
  237.  
  238.           To run the Vehicle Record System you will need the
  239.           following:
  240.  
  241.  
  242.                * IBM PC or compatible
  243.                * 2 floppy drives
  244.                     or
  245.                  1 hard (fixed) disk and 1 floppy drive
  246.                * 256K RAM internal memory
  247.                * 80 column monochrome or color monitor
  248.                * PC-DOS or MS-DOS, version 2.0 or later
  249.                * Printer
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.           IBM PC is a registered trademark of International
  255.           Business Machines Corp.
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.                                                          .....  4
  262.  
  263.  
  264.  
  265.           INSTALLATION
  266.  
  267.  
  268.           Program File Description
  269.  
  270.           The Vehicle Record System distribution disks are not
  271.           copy-protected. You can use the DOS COPY and DISKCOPY
  272.           commands to install the programs and to make archival
  273.           backups. Please refer to the Registration and
  274.           Permission to Copy section for restrictions on copying.
  275.  
  276.           The Vehicle Record System distribution disks contain
  277.           the following files:
  278.  
  279.           VFUEL.EXE     edit - Fuel-Log
  280.           VTRV.EXE      edit - Travel-log
  281.           VMAINT.EXE    edit - Maint/Access/Misc-Log
  282.           VVRS.EXE      edit - Create/Change files
  283.           VIDR.EXE      edit - ID/Registration
  284.           VINS.EXE      edit - Insurance
  285.           VTIRE.EXE     edit - Tires
  286.           VLOAN.EXE     edit - Loan/Lease
  287.           VREM.EXE      edit - Maintenance Reminder
  288.  
  289.           VRGTM.EXE     reports - Fuel, Travel & Maint Logs
  290.           VRIRI.EXE     reports - ID/Reg & Insurance
  291.           VRTLL.EXE     reports - Tires & Loan/Lease
  292.           VRCPM.EXE     reports - Cost Per Mile
  293.           VRREM.EXE     reports - Maintenance Reminder
  294.  
  295.           VSELECT.EXE   selects vehicle for edit or report
  296.  
  297.           VMENU.EXE     Main Menu       - hard disk
  298.           VRMENU.EXE    Report Menu     - hard disk
  299.           VM1-5.EXE     Main Menu #1    - 5¼"
  300.           VM2-5.EXE     Main Menu #2    - 5¼"
  301.           VRM-5.EXE     Report Menu     - 5¼"
  302.           VMR-5.EXE     Maint/Rem Menu  - 5¼"
  303.           VMM-3.EXE     Main Menu       - 3½"
  304.           VRM-3.EXE     Report Menu     - 3½"
  305.  
  306.           VRS.CTL       control file - vehicle defaults
  307.           VDRIVE.CTL    control file - default data drive
  308.  
  309.           F3.BAT        installs VRS to 3½" disks
  310.           F5.BAT        installs VRS to 5¼" disks
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.                                                          .....  5
  317.  
  318.  
  319.  
  320.           FV.BAT        creates VRS data disks (floppy)
  321.           HARD.BAT      removes unneeded files from hard disk
  322.  
  323.           VRSDEMO.CTL   demo - control file
  324.           TRUCK-1.GAS   demo - Fuel-Log data
  325.           TRUCK-1.TRV   demo - Travel-Log data
  326.           TRUCK-1.MNT   demo - Maint/Access/Misc-Log data
  327.           TRUCK-1.IDR   demo - Identification/Registration data
  328.           TRUCK-1.INS   demo - Insurance data
  329.           TRUCK-1.LON   demo - Loan/Lease data
  330.           TRUCK-1.TIR   demo - Tires data
  331.           TRUCK-1.REM   demo - Maintenance Reminder data
  332.           TRUCK-1.SRV   demo - Maintenance Service data
  333.           DEMO.BAT      used to run DEMO
  334.           TUTOR.BAT     used to run TUTORIAL
  335.  
  336.           VDRIVE.EXE    changes default data drive
  337.           CONVERT.EXE   converts VRS V1.0 data files
  338.  
  339.  
  340.  
  341.           Hard Disk System
  342.  
  343.           Use the DOS COPY program to copy all the files on your
  344.           distribution disks onto your hard disk. Assuming your
  345.           hard disk is drive C: and you are copying from the
  346.           floppies in drive A:, do the following:
  347.  
  348.           1)  Create a subdirectory on your hard disk by     
  349.               typing:
  350.  
  351.               C>MD\VRS20  (press ENTER)
  352.               C>CD\VRS20  (press ENTER)
  353.               C>A:        (press ENTER)
  354.  
  355.           2)  Unprotect the VRS 20 #2 disk (#4 for 5¼"),
  356.               insert it into drive A, and enter: VDRIVE.
  357.               Then enter the letter for your hard drive.
  358.  
  359.           3)  Insert the VRS 20 #1 disk into drive A and
  360.               type:
  361.  
  362.               A>C:          (press ENTER)
  363.               C>COPY A:*.*  (press ENTER)
  364.  
  365.           4)  Repeat step 3 for the remaining disk(s).
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.                                                          .....  6
  372.  
  373.  
  374.  
  375.           5)  Remove unneeded files from this subdirectory
  376.               by entering: HARD. (The HARD.BAT file is also
  377.               removed - so ignore the message.)
  378.  
  379.  
  380.  
  381.           3½" Floppy Disk System
  382.  
  383.           Format 2 disks without DOS, copy the DOS COMMAND.COM
  384.           file to them, and label them 'VRS 20 Main Menu' and
  385.           'VRS 20 Report Menu'.  Format 2 more disks without DOS
  386.           and label them 'Vehicle Data' and 'Demo Vehicle Data'.
  387.           You will be need to boot (start) your computer with
  388.           your DOS disk.
  389.  
  390.  
  391.           The VRS 20 programs should run from drive A and your
  392.           vehicle data disk(s) should run from drive B. (If you
  393.           have more than 2 floppy drives and want the data drive
  394.           to be a drive other than B, then unprotect the VRS 20
  395.           #2 disk, insert it into a drive, and enter: VDRIVE.
  396.           Then enter the letter for your data drive.)
  397.  
  398.  
  399.  
  400.           Install the programs from the distribution disks to
  401.           your disks by doing the following:
  402.  
  403.  
  404.           1)  Insert the Vehicle Record System #1 disk
  405.               into drive A and your VRS 20 Main Menu disk
  406.               into drive B  and type:
  407.  
  408.               A>F3  (press ENTER)
  409.  
  410.           2)  Follow the instructions on the screen
  411.               replacing disks when requested.
  412.  
  413.  
  414.  
  415.           NOTE:  You may want to limit the number of vehicles per
  416.           data disk to 4 or 5 to allow for the growth of the data
  417.           files. You can create more data disks by inserting the
  418.           VRS #2 distribution disk into drive A and entering: FV.
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.                                                          .....  7
  425.  
  426.  
  427.  
  428.           5¼" Floppy Disk System
  429.  
  430.           Format 4 disks without DOS, copy the DOS COMMAND.COM
  431.           file to them, and label them  'VRS 20 Main Menu #1',
  432.           'VRS 20 Main Menu #2 ', 'VRS 20 Report Menu', and 'VRS
  433.           20 M/R Menu'.  Format 2 more disks without DOS and
  434.           label them 'Vehicle Data' and 'Demo Vehicle Data'. You
  435.           will be need to boot (start) your computer with your
  436.           DOS disk.
  437.  
  438.  
  439.           The VRS 20 programs should run from drive A and your
  440.           vehicle data disk(s) should run from drive B. (If you
  441.           have more than 2 floppy drives and want the data drive
  442.           to be a drive other than B, then unprotect the VRS 20
  443.           #4 disk, insert it into a drive, and enter: VDRIVE.
  444.           Then enter the letter for your data drive.)
  445.  
  446.  
  447.  
  448.           Install the programs from the distribution disks to
  449.           your disks by doing the following:
  450.  
  451.  
  452.           1)  Insert the Vehicle Record System #1 disk
  453.               into drive A and your VRS 20 Main Menu #1 disk
  454.               into drive B  and type:
  455.  
  456.               A>F5  (press ENTER)
  457.  
  458.           2)  Follow the instructions on the screen
  459.               replacing disks when requested.
  460.  
  461.  
  462.  
  463.           NOTE:  You may want to limit the number of vehicles per
  464.           data disk to 2 to allow for the growth of the data
  465.           files. You can create more data disks by inserting the
  466.           VRS #4 distribution disk into drive A and entering: FV.
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.                                                          .....  8
  473.  
  474.  
  475.  
  476.           Backup Procedure
  477.  
  478.           Store the Vehicle Record System distribution disks in a
  479.           safe place. You should make a backup set of the
  480.           distribution disks and store 1 set at home or in
  481.           another off-site location. (Use the DOS DISKCOPY
  482.           command to do this).
  483.  
  484.           You should backup the vehicle control and data files
  485.           after each work session. If you are using floppy
  486.           drives, then you can use the DOS DISKCOPY command to
  487.           make a duplicate of your vehicle data disk(s). If you
  488.           are using a hard disk, then you should backup the
  489.           following files:
  490.  
  491.  
  492.                             VRS.CTL
  493.                           DRIVE.CTL
  494.                               *.GAS
  495.                               *.TRV
  496.                               *.MNT
  497.                               *.IDR
  498.                               *.INS
  499.                               *.LON
  500.                               *.TIR
  501.                               *.REM
  502.                               *.SRV
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.                                                          .....  9
  509.  
  510.  
  511.  
  512.           RUNNING THE PROGRAMS
  513.  
  514.  
  515.           Getting Started
  516.  
  517.           After running the demo and tutorial you should be ready
  518.           to enter information on your own vehicles. If you are
  519.           using a hard disk, then to begin working in the Vehicle
  520.           Record System you need to change directories to point
  521.           to the subdirectory that contains the VRS 20 programs
  522.           and then type VMENU. For example:
  523.  
  524.                    C>CD\VRS20  (press ENTER)
  525.                    C>VMENU     (press ENTER)
  526.  
  527.           If you are using some type of a menu program, you may
  528.           wish to include these commands in it.
  529.  
  530.           If you are using floppies, then insert your VRS 20 Main
  531.           Menu (or Main Menu #1) disk into drive A, insert your
  532.           vehicles disk into drive B and type: VMENU.
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.                                                          ..... 10
  539.  
  540.  
  541.  
  542.           ** MAIN MENU **
  543.  
  544.  
  545.           The ** MAIN MENU ** is the normal entry point for the
  546.           Vehicle Record System. All programs within the system
  547.           can be accessed through this screen by pressing a F
  548.           (function) key or by pressing a combination of the
  549.           SHIFT key and then a F key.
  550.  
  551.  
  552.           * 5¼" Floppy Systems - You have 3 Main Menu Disks. When
  553.           running a program that is not on the Menu, you should
  554.           Exit to DOS, insert the appropriate Main Menu (#1, #2,
  555.           or M/R) disk and enter: VMENU.
  556.  
  557.  
  558.           The very first time you call up the ** MAIN MENU **
  559.           nothing will show in the SELECTED VEHICLE field and a B
  560.           (or the drive you selected with VDRIVE) will show in
  561.           the DRIVE field. After you have created the data files
  562.           for your first vehicle and have selected that vehicle
  563.           for use, the SELECTED VEHICLE field will reflect the
  564.           name of that vehicle.
  565.  
  566.  
  567.  
  568.           NOTE:  You may use the TAB key when adding most
  569.           character and some numeric entries. This lets you skip
  570.           to the next field and avoid having to 'pad' the rest of
  571.           the field with spaces.
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.                                                          ..... 11
  578.  
  579.  
  580.  
  581.           CREATING/CHANGING VEHICLE FILES
  582.  
  583.  
  584.           NOTE:  You MUST first select CREATE/CHANGE FILES before
  585.           trying to run any other program if you have not created
  586.           at least 1 set of vehicle files. For example, if you
  587.           have nothing showing in the SELECTED VEHICLE field
  588.           and/or the DRIVE field is wrong and you try to run the
  589.           FUEL-LOG, you will get a Disk not Ready, a Too many
  590.           files, or a Bad file number error.
  591.  
  592.  
  593.           Creating/Changing Vehicle Files
  594.  
  595.           Press the SHIFT-F3 key combination to create, change,
  596.           or delete a set of vehicle files. (A set of vehicle
  597.           files refers to the group of files created for each
  598.           vehicle - *.GAS, *.TRV, etc.)
  599.  
  600.           This is also the program used to enter global default
  601.           information such as your company name, paid and maint-
  602.           enance codes, etc. Global defaults are values or in-
  603.           formation that can be shared by all vehicles. They will
  604.           save you some typing as you create your vehicles.
  605.           Without them you would have to type code descriptions
  606.           for each vehicle.
  607.  
  608.           After the program has loaded, you will see a screen
  609.           with copyright information and some F key descriptions.
  610.           Following is a summary of the steps you need to follow
  611.           in creating your first set of vehicle files. Steps 1
  612.           and 2 only need to be done once.
  613.  
  614.  
  615.           1)  F9  = CHANGE DEFAULTS
  616.  
  617.           2)  @   = CHANGE GLOBAL DEFAULTS (COMPANY & CODES)
  618.  
  619.           3)  F2  = ADD NEW VEHICLE
  620.  
  621.           4)  F1  = SELECT VEHICLE FOR USE
  622.  
  623.           5)  F10 = RETURN TO MAIN MENU
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.                                                          ..... 12
  630.  
  631.  
  632.  
  633.           These steps are discussed in detail in the following
  634.           paragraphs.
  635.  
  636.  
  637.           1)  CHANGE DEFAULTS - Press F9 to change defaults.
  638.  
  639.  
  640.           2)  CHANGE GLOBAL DEFAULTS (COMPANY & CODES) - Press
  641.               the @ key to change your company name, and the
  642.               default paid, maintenance, and travel codes. Type
  643.               in the global default information.
  644.  
  645.               Be sure to use the HOME and END keys to move from
  646.               field to field and not the ENTER key. If you ac-
  647.               cidently press ENTER before making all of your
  648.               changes, just continue and then go back and make
  649.               corrections after you have returned to the copy-
  650.               right screen.
  651.  
  652.               COMPANY NAME - Whatever you type in here will show
  653.               on the reports.
  654.  
  655.               NOTE:  Example descriptions are shown on the screen.
  656.               You can change them or use the SPACEBAR to erase them
  657.               if you do not want to use them. They are not required
  658.               but they will give you more detailed and informative
  659.               reports. Please refer to the Demo Section to see how
  660.               codes can be used.
  661.  
  662.               PAID-CODES - These are used to keep track of how
  663.               you paid for an item.
  664.  
  665.               MAINT-CODES - These are used to track items by
  666.               category.
  667.  
  668.               TRAVEL-CODES - These can be used to track types of
  669.               trips.
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.                                                          ..... 13
  676.  
  677.  
  678.  
  679.           3)  ADD NEW VEHICLE - Press F2 to add a vehicle into
  680.               the system. Enter a name for your vehicle. The
  681.               name can be from 1 to 8 characters in length.
  682.               Valid characters are:  0-9, -, A-Z. A series of
  683.               screens will appear allowing you to change the
  684.               default information that you entered in the CHANGE
  685.               GLOBAL DEFAULTS section.
  686.  
  687.               NOTE:  You can change the codes for each vehicle (each
  688.               vehicle can have its own set of codes and descriptions)
  689.               but, unless you have a need to do so, it will be better
  690.               if all codes are the same for each vehicle. You may
  691.               want to include OTHER as a catch-all paid code (for
  692.               example, you could use it for items purchased by
  693.               loans).
  694.  
  695.               After entering the TRAVEL-CODES you will be asked
  696.               to enter the BEGINNING ODOMETER. Type in the
  697.               odometer reading from where you want to begin
  698.               tracking your mileage. This entry is REQUIRED and
  699.               is necessary for many of the reports. Press ENTER
  700.               when ready and the set of files for that vehicle
  701.               will be created.
  702.  
  703.  
  704.           4)  SELECT VEHICLE FOR USE - Press F1 to tell the sys-
  705.               tem that you want to use this vehicle. You CANNOT
  706.               edit (add, change, or delete information) a ve-
  707.               hicle until it has been selected. You can also
  708.               select a vehicle from the ** MAIN MENU ** and the
  709.               ** REPORT MENU **.
  710.  
  711.               NOTE:  If you go back later and change any of the
  712.               vehicle's defaults by pressing F9 and typing in the
  713.               VEHICLE NAME, you must select the vehicle again before
  714.               those changes will take effect.
  715.  
  716.  
  717.           5)  RETURN TO MAIN MENU - Press F10 to return to the
  718.               ** MAIN MENU **. The SELECTED VEHICLE field should now
  719.               show the name of the vehicle you selected.
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.                                                          ..... 14
  726.  
  727.  
  728.  
  729.           OTHER OPTIONS IN THE CREATE/CHANGE FILES PROGRAM
  730.  
  731.  
  732.           DELETE VEHICLE - Press F3 to remove a vehicle you no
  733.           longer want in the system. The default information
  734.           will be removed from the VRS.CTL file but the set of
  735.           files belonging to that vehicle will not be
  736.           physically erased from the disk. You can delete them
  737.           using the DOS DELETE command. BE SURE TO BACKUP ALL
  738.           VEHICLE RECORD SYSTEM DATA FILES BEFORE DELETING ANY
  739.           FILES. (Just in case you accidentally erase a wrong
  740.           file.)
  741.  
  742.  
  743.  
  744.           CHANGE DEFAULTS (for an individual vehicle) - Press F9
  745.           and type in the name of the vehicle if you need to
  746.           change the default codes or the beginning odometer.
  747.           In most cases you should not have to use this option.
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.                                                          ..... 15
  754.  
  755.  
  756.  
  757.           SELECTING VEHICLES
  758.  
  759.  
  760.           There are several places in the Vehicle Record System
  761.           where you can select another vehicle.
  762.  
  763.           You can select when you are in the CREATE/CHANGE FILES
  764.           program or you can use the SELECT VEHICLE program from
  765.           the MENUs .
  766.  
  767.  
  768.           Remember, you can only update information on the
  769.           vehicle that is shown in the SELECTED VEHICLE field on
  770.           the ** MAIN MENU **.
  771.  
  772.  
  773.           Press SHIFT-F2 from the ** MAIN MENU ** or from the
  774.           ** REPORT MENU ** to use a different vehicle. A list of
  775.           all vehicles that have been created will be displayed
  776.           in the upper part of the screen. Type in one of these
  777.           names and press ENTER.
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.                                                          ..... 16
  784.  
  785.  
  786.  
  787.           FUEL-LOG
  788.  
  789.  
  790.           The FUEL-LOG is used by the MAINTENANCE/REMINDER and
  791.           COST PER MILE programs and in some of the report
  792.           programs.
  793.  
  794.           Press F1 from the ** MAIN MENU ** to load this program.
  795.           You will be in the DISPLAY mode after it has loaded.
  796.           You can add, change, or display entries (records),
  797.           print a form, display the accumulative miles per gal-
  798.           lon, or return to the MAIN MENU.
  799.  
  800.  
  801.           DISPLAY - You are in the display mode when you first
  802.             load the program and whenever you escape from or
  803.             complete one of the other selections. Normally, the
  804.             last ten records from the FUEL-LOG file are dis-
  805.             played. After you have entered more than ten records,
  806.             you can use the PGUP, PGDN, HOME, and END keys to
  807.             look at records that are not currently being dis-
  808.             played.
  809.  
  810.  
  811.           ADD - Press F1 to add a new record. Type in the fol-
  812.             lowing: (use the BACKSPACE key to backup if you need
  813.             to make a correction)
  814.  
  815.  
  816.             Date ......... the date filled (mm/dd/yy)
  817.             Odometer ..... this must be larger than the previous
  818.                            odometer
  819.             # Gal ........ the number of gallons
  820.             Fll .......... type Y or y if you filled the tank, N
  821.                            or n if you did not (miles per
  822.                            gallon cannot be calculated if you
  823.                            type N or n)
  824.             Cost  ........ the amount you paid for the fuel
  825.             Paid  ........ method of payment (press the SPACEBAR
  826.                            if you are not tracking this)
  827.             Comments  .... optional
  828.  
  829.  
  830.           Press ENTER when ready. Press ESC when you are through
  831.           adding.
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.                                                          ..... 17
  838.  
  839.  
  840.  
  841.           NOTE:  After you have entered record #2, the previous
  842.           Date (or parts of it) can be copied to the one you are
  843.           adding by pressing the SPACEBAR.
  844.  
  845.  
  846.           CHANGE - Press F2 to change an existing record. Type in
  847.             the record number (include leading zeros). Use the
  848.             HOME and END keys to move to the field you want to
  849.             change, make the change, then press ENTER. Press ESC
  850.             when you are done.
  851.  
  852.           NOTE:  You can only change records that are currently
  853.           displayed.
  854.  
  855.  
  856.           PRINT FORM - Press F9 to print a one-page log form. You
  857.             can keep this form in your vehicle and then, per-
  858.             iodically, transfer the information to the FUEL-LOG.
  859.             Line the printer up so that the first line prints
  860.             just below the perforation. (8½ by 11 inch continuous
  861.             feed paper is assumed.)
  862.  
  863.  
  864.           AMPG - Press SHIFT-F1 to see accumulative total infor-
  865.             mation at the bottom of the screen. You will need to
  866.             pause the screen to look at the information. Press
  867.             the PAUSE key if you have it or CTRL-NUMLOCK if you
  868.             do not. The average miles per gallon totals are de-
  869.             rived from the first record to the last record that
  870.             has a Y (y) in the Fll field.
  871.  
  872.  
  873.           RETURN TO MAIN MENU - Press F10 to return to the
  874.             ** MAIN MENU **.
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.                                                          ..... 18
  881.  
  882.  
  883.  
  884.           TRAVEL-LOG
  885.  
  886.  
  887.           The TRAVEL-LOG is used to track the number of miles a
  888.           vehicle is used by a certain person (up to 4), the
  889.           number of miles it is used for business or personal
  890.           use, or for other purposes you may think of. It has no
  891.           costs associated with it, so if you choose not to use
  892.           it, it will not effect the CPM report.
  893.  
  894.           Press F2 from the ** MAIN MENU ** to load this program.
  895.           You will be in the DISPLAY mode after it has loaded.
  896.           You can add, change, delete, or display entries
  897.           (records), print a form, or return to the MAIN MENU.
  898.  
  899.  
  900.           DISPLAY - You are in the display mode when you first
  901.             load the program and whenever you escape from or
  902.             complete one of the other selections. Normally, the
  903.             last ten records from the TRAVEL-LOG file are dis-
  904.             played. After you have entered more than ten records,
  905.             you can use the PGUP, PGDN, HOME, and END keys to
  906.             look at records that are not currently being dis-
  907.             played.
  908.  
  909.  
  910.           ADD - Press F1 to add a new record. Type in the fol-
  911.             lowing: (use the BACKSPACE key to backup if you need
  912.             to make a correction)
  913.  
  914.  
  915.             Date  ...........  the date traveled (mm/dd/yy)
  916.             Departure:
  917.               Time  .........  the time you left - (07:30am)
  918.               Odometer  .....  the beginning odometer reading
  919.               From  .........  the place you left from
  920.             Arrival:
  921.               Time  .........  the time you arrived
  922.               Odometer  .....  the ending odometer reading
  923.               To  ...........  the place you went to
  924.             CD  .............  type of trip code (press the
  925.                                SPACEBAR if you are not tracking
  926.                                this)
  927.  
  928.           Press ENTER when ready. Press ESC when you are through
  929.           adding.
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.                                                          ..... 19
  936.  
  937.  
  938.  
  939.           NOTE:  After you have entered record #1, the previous
  940.           Date (or parts of it) can be copied to the one you are
  941.           adding by pressing the SPACEBAR.
  942.  
  943.  
  944.           CHANGE - Press F2 to change an existing record. Type in
  945.             the record number (include leading zeros). Use the
  946.             HOME and END keys to move to the field you want to
  947.             change, make the change, then press ENTER. Press ESC
  948.             when you are done.
  949.  
  950.  
  951.           DELETE - Press F3 to delete an existing record. Type in
  952.             the record number (include leading zeros). Press
  953.             ENTER if you are sure. A * will show in the REC field
  954.             if the item was deleted. If you change your mind and
  955.             want to "undelete" the item you can recover it by
  956.             using the CHANGE option. You will then need to re-
  957.             type the DEPARTURE FROM information.
  958.  
  959.           NOTE:  You can only change and delete records that are
  960.           currently displayed.
  961.  
  962.  
  963.           PRINT FORM - Press F9 to print a one-page log form. You
  964.             can keep this form in your vehicle and then, per-
  965.             iodically, transfer the information to the TRAVEL-
  966.             LOG. Line the printer up so that the first line
  967.             prints just below the perforation. (8½ by 11 inch
  968.             continuous feed paper is assumed.)
  969.  
  970.  
  971.           RETURN TO MAIN MENU - Press F10 to return to the
  972.             ** MAIN MENU **.
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.                                                          ..... 20
  979.  
  980.  
  981.  
  982.           MAINTENANCE/ACCESSORIES/MISCELLANEOUS-LOG
  983.  
  984.  
  985.           The MAINT/ACCESS/MISC-LOG is used to track expenses
  986.           that are not tracked specifically by the other pro
  987.           grams.
  988.  
  989.           Press F3 from the ** MAIN MENU ** to load this program.
  990.           You will be in the DISPLAY mode after it has loaded.
  991.           You can add, change, delete, or display entries
  992.           (records), print a form, hide a date, or return to the
  993.           MAIN MENU.
  994.  
  995.  
  996.           DISPLAY - You are in the display mode when you first
  997.             load the program and whenever you escape from or
  998.             complete one of the other selections. Normally, the
  999.             last ten records from the MAINT/ACCESS/MISC-LOG file
  1000.             are displayed. After you have entered more than ten
  1001.             records, you can use the PGUP, PGDN, HOME, and END
  1002.             keys to look at records that are not currently being
  1003.             displayed.
  1004.  
  1005.  
  1006.           ADD - Press F1 to add a new record. Type in the fol-
  1007.             lowing: (use the BACKSPACE key to backup if you need
  1008.             to make a correction)
  1009.  
  1010.  
  1011.             Date  .........  the date the item was purchased or
  1012.                              the service was done (mm/dd/yy)
  1013.             Odometer  .....  the odometer reading (enter zeros if
  1014.                              you do not want an odometer reading
  1015.                              to display)
  1016.             Description  ..  service performed, item purchased,
  1017.                              etc.
  1018.             Cost  .........  the amount you paid for the item or
  1019.                              service
  1020.             Tax  ..........  sales tax (enter zeros if there is
  1021.                              no tax)
  1022.             Code  .........  1) Paid code - method of payment
  1023.                                 (press the SPACEBAR if you are
  1024.                                 not tracking this)
  1025.                              2) Maint code - type of category
  1026.                                 (press the SPACEBAR if you are
  1027.                                 not tracking this)
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.                                                          ..... 21
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.                              3) Loan code - if you took out a
  1038.                                 loan to pay for this item or
  1039.                                 service then enter a * or #,
  1040.                                 otherwise enter a + or press the
  1041.                                 SPACEBAR (refer to the LOAN/LEASE
  1042.                                 section for more information on
  1043.                                 the Loan codes)
  1044.  
  1045.           Press ENTER when ready. Press ESC when you are through
  1046.           adding.
  1047.  
  1048.           NOTE:  After you have entered record #2, the previous
  1049.           Date (or parts of it) can be copied to the one you are
  1050.           adding by pressing the SPACEBAR.
  1051.  
  1052.  
  1053.           CHANGE - Press F2 to change an existing record. Type in
  1054.             the record number (include leading zeros). Use the
  1055.             HOME and END keys to move to the field you want to
  1056.             change, make the change, then press ENTER. Press ESC
  1057.             when you are done.
  1058.  
  1059.  
  1060.           DELETE - Press F3 to delete an existing record. Type in
  1061.             the record number (include leading zeros). Press
  1062.             ENTER if you are sure. A * will show in the REC field
  1063.             if the item was deleted. If you change your mind and
  1064.             want to "undelete" the item you can recover it by
  1065.             using the CHANGE option. You will then need to re-
  1066.             type the DESCRIPTION information.
  1067.  
  1068.           NOTE:  You can only change and delete records that are
  1069.           currently displayed.
  1070.  
  1071.  
  1072.           HIDE DATE - Press SHIFT-F1 to prevent a date from dis-
  1073.             playing on the screen or on the reports. You can use
  1074.             this to make the screen look less cluttered.
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.                                                          ..... 22
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.           PRINT FORM - Press F9 to print a one-page log form. You
  1085.             can keep this form in your vehicle and then, period-
  1086.             ically, transfer the information to the MAINT/AC-
  1087.             CESS/MISC-LOG. Line the printer up so that the first
  1088.             line prints just below the perforation. (8½ by 11
  1089.             inch continuous feed paper is assumed.)
  1090.  
  1091.  
  1092.           RETURN TO MAIN MENU - Press F10 to return to the
  1093.             ** MAIN MENU **.
  1094.  
  1095. us feed paper is assumed.)
  1096.  
  1097.