home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF005B.ZIP / CHECKS.1 next >
Text File  |  1989-11-01  |  53KB  |  1,321 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                           Checkbook Management Program
  19.  
  20.                                    Version 5.0
  21.  
  22.                                         by
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                                   Marilyn Price
  27.  
  28.                                     M. P. Data
  29.                                  113 Foxport Dr.
  30.                             Kingsport, Tennessee 37664
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.   Copyright 1985, 1986, 1987, 1988, 1989 by M. P. Data.  All Rights Reserved.
  56.  
  57.  
  58.  
  59.                                  November 1989
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.                           Checkbook Management Program
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                Table of Contents
  74.  
  75. Introduction..............................................................    1
  76.  
  77. Getting Started...........................................................    3
  78.  
  79. To Run....................................................................    4
  80.  
  81. Help......................................................................    5
  82.  
  83. First Appearances.........................................................    6
  84.  
  85. Initializing the data files...............................................    6
  86.  
  87. Main Menu.................................................................    8
  88.  
  89. Enter Transactions........................................................   10
  90.      Enter a check........................................................   11
  91.      Enter other transactions.............................................   13
  92.  
  93. Corrections...............................................................   16
  94.      Correct a check......................................................   17
  95.      Correct other transactions...........................................   19
  96.  
  97. Deletions.................................................................   21
  98.      Delete a check.......................................................   22
  99.      Delete other transactions............................................   24
  100.      Delete all before specified date.....................................   26
  101.  
  102. Bank Statement Reconciliation.............................................   28
  103.      Correct Reconciled Transactions......................................   31
  104.      Reconciliation Report................................................   32
  105.  
  106. Reports...................................................................   34
  107.      Check Register.......................................................   36
  108.      List Checks Only.....................................................   39
  109.      List Deposits........................................................   41
  110.      List Automatic Teller Deposits.......................................   43
  111.      List Automatic Teller Withdrawals....................................   45
  112.      List All Bank Transactions...........................................   47
  113.      List Uncleared Transactions..........................................   50
  114.      List All Budget Categories...........................................   51
  115.      Transactions in a Category...........................................   52
  116.      Transactions in Category/All Categories..............................   55
  117.      Annual Expenditure Report............................................   57
  118.      Annual Income Report.................................................   60
  119.      Summary Report.......................................................   63
  120.  
  121. Utilities.................................................................   65
  122.      Name or Bias Change..................................................   66
  123.      Category Maintenance.................................................   67
  124.      System Customization.................................................   69
  125.      Find by Contents.....................................................   70
  126.      Sort Transactions by Date............................................   72
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.                           Checkbook Management Program
  136.  
  137.  
  138.  
  139.      Sort Transactions by Check Number....................................   73
  140.  
  141. Print Checks..............................................................   74
  142.      Print Checks.........................................................   75
  143.      Set Printer Options..................................................   76
  144.      Print Grid...........................................................   79
  145.  
  146. Pop-Up Category Notes.....................................................   81
  147.  
  148. Cursor Key Movements......................................................   82
  149.  
  150. Play Suggestions..........................................................   83
  151.  
  152. To Change from Previous Versions..........................................   84
  153.  
  154. New Features..............................................................   86
  155.  
  156. To Transfer Data from a Floppy Diskette to a Hard Disk....................   88
  157.  
  158. Multiple Accounts.........................................................   89
  159.  
  160. Special Tips..............................................................   89
  161.  
  162. Glossary..................................................................   90
  163.  
  164. Messages..................................................................   91
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.                           Checkbook Management Program
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                                   Introduction
  206.  
  207.      This program manages a checkbook's records.  It is essentially a checkbook
  208. register with the following capabilities:
  209.  
  210. 1.   Create all the data files needed.
  211.  
  212. 2.   Enter all forms of checking account transactions, including:
  213.           Numbered checks,
  214.           Deposits,
  215.           Automatic Teller withdrawals,
  216.           Automatic Teller deposits,
  217.           Bank charges,
  218.           Interest for NOW accounts.
  219.  
  220. 3.   Correct any portion of any of the above transactions.
  221.  
  222. 4.   Reconcile a bank statement, clear transactions, find any errors that may
  223.      show up as a result, and print a list of the transactions just cleared.
  224.  
  225. 5.   Delete transactions.  Transactions may be either deleted singly (for
  226.      example, a voided check) or as a group (all transactions before a given
  227.      date).  The second option is used for file management.
  228.  
  229. 6.   Generate reports.  Reports that can be generated by this program are:
  230.  
  231.      A.   Check Register - a listing of all transactions in the order entered.
  232.           You will be asked to supply dates defining the interval you wish
  233.           displayed.  Only those transactions in the interval will be listed.
  234.           This report can be displayed on the screen or listed on a printer.
  235.  
  236.      B.   Checks Only - a listing of all checks in the order entered.  You will
  237.           be asked to supply dates defining the interval you wish displayed.
  238.           Only those checks in the interval will be listed.  The total money
  239.           for the listed transactions is also displayed.  This report can be
  240.           displayed on the screen or listed on a printer.
  241.  
  242.      C.   Deposits - A listing of all deposits in the order entered.  Automatic
  243.           teller deposits are not listed here.  They are included in the list
  244.           of Automatic Teller Deposits.  You will be asked to supply dates
  245.           defining the interval you wish displayed.  Only those deposits with
  246.           dates in the interval will be listed.  The total money for the listed
  247.           transactions is also displayed.  This report can be displayed on the
  248.           screen or listed on a printer.
  249.  
  250.      D.   List of all Automatic Teller Deposits - a listing of all automatic
  251.           teller deposits, in the order entered.  You will be asked to supply
  252.           dates defining the interval you wish displayed.  Only those automatic
  253.           teller deposits with dates in the interval will be listed.  The total
  254.           money for the listed transactions is also displayed.  This report can
  255.           be displayed on the screen or listed on a printer.
  256.  
  257.      E.   List of all Automatic Teller Withdrawals - a listing of all automatic
  258.           teller withdrawals, in the order entered.  You will be asked to
  259.  
  260.  
  261.                                      Page 1
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.                           Checkbook Management Program
  268.  
  269.  
  270.  
  271.           supply dates defining the interval you wish displayed.  Only those
  272.           automatic teller withdrawals with dates in the interval will be
  273.           listed.  The total money for the listed transactions is also
  274.           displayed.  This report can be displayed on the screen or listed on a
  275.           printer.
  276.  
  277.      F.   List of all Bank Transactions - a listing of all bank transactions,
  278.           interest, service and other charges, in the order entered.  You will
  279.           be asked to supply dates defining the interval you wish displayed.
  280.           Only those bank transactions with dates in the interval will be
  281.           listed.  The total money deposited and withdrawn will be totaled
  282.           separately and displayed.  This report can be displayed on the screen
  283.           or listed on a printer.
  284.  
  285.      G.   List Uncleared Transactions - a listing of all transactions in the
  286.           order entered which have not yet been marked as having cleared the
  287.           bank.  The total money for the listed transactions is also displayed.
  288.           Deposits and withdrawals are totaled separately.  This report can be
  289.           displayed on the screen or listed on a printer.
  290.  
  291.      H.   List of all Current Categories - a listing of all categories
  292.           currently in use in your data file in alphabetical order.  This
  293.           report can be displayed on the screen or listed on a printer.
  294.  
  295.      I.   Transactions in a Category - a listing of all transactions in the
  296.           order entered which have the same category.  You will be asked to
  297.           supply dates defining the interval you wish displayed and the
  298.           category you wish displayed.  Only those transactions in the interval
  299.           and exactly matching the category will be listed.  The total money
  300.           for the listed transactions is also displayed.  Deposits and
  301.           withdrawals will be totaled separately.  This report can be displayed
  302.           on the screen or listed on a printer.
  303.  
  304.      J.   Transactions in Category for all Categories - a listing of all
  305.           transactions, in the order entered, arranged by category.  You will
  306.           be asked to supply dates defining the interval you wish considered.
  307.           All categories represented by transactions within this interval will
  308.           appear on the report, each beginning on a fresh page.  The total
  309.           money for the listed transactions is also displayed.  Deposits and
  310.           withdrawals will be totaled separately.  The categories will appear
  311.           in alphabetical order.  This report, which can take several pages to
  312.           print, can only be printed on a printer.  It is not available for
  313.           screen display.  For screen display of any one category, use the
  314.           report described above.
  315.  
  316.      K.   Annual Expenditure Report - lists a table of the total amounts spent
  317.           per month for every category.  Totals are given for each month and
  318.           each category.  The average monthly expenditure for each category is
  319.           also displayed.  Budget categories are displayed in alphabetical
  320.           order.  You will be asked to supply the last two digits of the year
  321.           the report is to cover.  This report can be displayed on the screen
  322.           or listed on a printer.
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.                                      Page 2
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.                           Checkbook Management Program
  334.  
  335.  
  336.  
  337.      L.   Annual Income Report - lists a table of the total amounts deposited
  338.           per month for every category.  Totals are given for each month and
  339.           each category.  The average monthly income for each category is also
  340.           displayed.  Budget categories are displayed in alphabetical order.
  341.           You will be asked to supply the last two digits of the year the
  342.           report is to cover.  This report can be displayed on the screen or
  343.           listed on a printer.
  344.  
  345.      M.   Summary Report - lists the total expenditures and deposits for the
  346.           account for each month and the total for the year.  This report can
  347.           be displayed on the screen or listed on a printer.
  348.  
  349. 7.   Print selected checks.
  350.  
  351. This is a user supported program.  Address any questions or comments to:
  352.  
  353.                               Marilyn Price
  354.                               M. P. Data
  355.                               113 Foxport Dr.
  356.                               Kingsport, Tennessee 37664
  357.                               (615) 349-7744
  358.  
  359.      If you feel this is a useful program, please send $35 to the above
  360. address.  As a registered user, you will be informed of any updates to this
  361. program and receive a printed copy of this user manual.  Functional changes to
  362. this program will be considered and may require an additional fee.
  363.  
  364.      M. P. Data is available for other program development, computer services,
  365. and consultation.  Contact M. P. Data for your computing needs.
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.                                 Getting Started
  372.  
  373.      You received a disk containing the Checkbook Management program
  374. (CHECKS.EXE) and a listing of this documentation (CHECKS.1, CHECKS.2, CHECKS.3,
  375. CHECKS.4, and CHECKS.5).  Before running the program the first time, list this
  376. document.  Copy the program (CHECKS.EXE) to a new disk.  Use this new disk as
  377. your working copy and keep the other in a safe place.  Feel free to share
  378. copies of this program with other users.  The Checkbook Management program is
  379. user supported software and copying it is encouraged.
  380.  
  381.      If the program and data files are kept on the same disk, the data files
  382. will have room for approximately 2000 transactions.  If the program and data
  383. are kept on separate disks, the data files will have room for approximately
  384. 3000 transactions.
  385.  
  386.      Minimum configuration for this program is as follows.  It needs at least
  387. 320K RAM, one or two disk drives, and a monitor.  It supports both color and
  388. monochrome monitors.  It was developed using PC-DOS 2.10.  It is written in MS
  389. Pascal and Assembler and is available in compiled form only.  Both program and
  390. data may be placed on a hard disk.
  391.  
  392.  
  393.                                      Page 3
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.                           Checkbook Management Program
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                      To Run
  404.  
  405.      Depending on your computer system, use one of the following sets of
  406. instructions.
  407.  
  408. A.   One diskette drive with program and data kept on the same disk.
  409.  
  410.      1.   Start your computer, using your DOS disk, providing the date and time
  411.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  412.           program disk in drive A:.
  413.  
  414.      2.   Type CHECKS and press <enter>.  The program will guide you from here
  415.           on.
  416.  
  417. B.   One diskette drive with program and data kept on separate disks.
  418.      (Not recommended)
  419.  
  420.      1.   Start your computer, using your DOS disk, providing the date and time
  421.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  422.           program disk in drive A:.
  423.  
  424.      2.   Type CHECKS and press <enter>.  Once the title screen appears, remove
  425.           the program disk and insert the data disk.  The program will guide
  426.           you from here on.  (NOTE:  This option cannot be customized.)
  427.  
  428. C.   Two diskette drives with program and data kept on separate disks.
  429.  
  430.      1.   Start your computer, using your DOS disk providing the date and time
  431.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  432.           program disk in drive B:.
  433.  
  434.      2.   Insert the data disk in drive A:.
  435.  
  436.      3.   Type B:CHECKS and press <enter>.  The program will guide you from
  437.           here on.
  438.  
  439. D.   Hard disk system with program and data in same subdirectory.
  440.  
  441.      1.   Start your computer, providing the date and time as requested.  At
  442.           the C> prompt, change directories so that the data directory is the
  443.           current directory.
  444.  
  445.      2.   Type CHECKS and press <enter>.  The program will guide you from here
  446.           on.
  447.  
  448. E.   Hard disk system with program and data in separate subdirectories.
  449.      (Before following these instructions, enter a PATH command which includes
  450.      the directory containing the copy of the program - see your DOS manual for
  451.      details about this command.)
  452.  
  453.      1.   Start your computer, providing the date and time as requested.  At
  454.           the C> prompt, change directories so that the data directory is the
  455.           current directory.
  456.  
  457.  
  458.  
  459.                                      Page 4
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.                           Checkbook Management Program
  466.  
  467.  
  468.  
  469.      2.   Type CHECKS and press <enter>.  The program will guide you from here
  470.           on.
  471.  
  472.      From these directions, you may have surmised that the data must be on the
  473. default drive and in the current directory for the program to find it.  The
  474. program can be kept somewhere else, as long as the PATH command has been set
  475. for the subdirectory containing the program file.
  476.  
  477.      "Playing" around with the program to get the feel of it before entering
  478. your current checks is strongly recommended.  The following pages will clarify
  479. the different functions built into this program and offer some suggestions of
  480. things to try during the exploration.
  481.  
  482.  
  483.  
  484. Instructions for switching data files from a diskette environment to a hard
  485. disk setting are included at the end of this document.
  486.  
  487.  
  488.  
  489. Instructions for setting up multiple accounts are also at the end of this
  490. document.
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.                                       Help
  516.  
  517.      At any time the program is waiting for input, you may press <F1> and get
  518. help for the particular activity that you are doing.  The help message will
  519. appear on the bottom five lines of the screen and will disappear when you press
  520. any other key.  Some of the messages are longer and take two or three screens
  521. to display.  They will disappear after the last information has been displayed.
  522. The longer messages are all associated with menus.
  523.  
  524.  
  525.                                      Page 5
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.                           Checkbook Management Program
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                                First Appearances
  536.  
  537.      The first time this version of the program is run, a question appears
  538. asking if your data will be kept on a floppy or hard disk system.  Once this
  539. question has been answered, you will never see it again.
  540.  
  541.      When the program starts, the first screen to appear is a cover screen
  542. giving a brief statement of the program and the fact that it is user supported.
  543. Pressing <F1> at this screen will produce an overview of the program.  Pressing
  544. any other key will continue execution.
  545.  
  546.      If this is the first time the program has been run, or if the data files
  547. have been deleted, the next thing you will see is the initialization sequence.
  548. (See Initializing the data files.)
  549.  
  550.      If the data files are on diskettes, the next screen you see will tell you
  551. approximately how many more transactions you can add to your current files.  If
  552. this number is getting low, please see the deletion sequences to shrink the
  553. file.  This is just for your information and to warn you if you are running out
  554. of disk space.  This service is not provided for those keeping their data on a
  555. hard disk system.
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.                           Initializing the Data Files
  564.  
  565.  
  566.      The very first time this program is run, it will ask if the data is to be
  567. kept on a floppy diskette (Y or N).  Press the letter <Y> then <enter> if the
  568. data files will be on diskettes.  Press the letter <N> then <enter> if the data
  569. files will be on a hard disk or other high capacity (over 2M) storage device.
  570. If you ever need to change this information, see the directions near the end of
  571. this document.
  572.  
  573.      This step is initiated automatically the first time the program is run.
  574. The disk is checked for the presence of the data files.  If they are not on the
  575. default disk, they will be created.  You will be asked a series of questions
  576. about your checking account.  This is to make your computerized account similar
  577. to your bank account.  The following screen will appear:
  578.  
  579.          ╔═══════════════════════════════════════════════════════════╗
  580.          ║  Initializing Account                                     ║
  581.          ║                                                           ║
  582.          ║  Creating the files needed for this program.              ║
  583.          ║                                                           ║
  584.          ║  Please enter the name to be associated with this account ║
  585.          ║  (40 characters max).                                     ║
  586.          ║  ┌────────────────────────────────────────┐               ║
  587.          ║  └────────────────────────────────────────┘               ║
  588.          ╚═══════════════════════════════════════════════════════════╝
  589.  
  590.  
  591.                                      Page 6
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.                           Checkbook Management Program
  598.  
  599.  
  600.  
  601. Type in the name you want placed on this account (example - Mr. and Mrs.  John
  602. Q. Public) then press <enter>.  Up to 40 characters and spaces will be
  603. retained.  This name will appear at the top of most reports and on the menu
  604. screens for several of the functions.  This name can be changed at any time.
  605. See the "Name or Bias Change" on the Utility Menu for details on this.
  606.  
  607.      Once the name has been entered, the following will be added to the screen:
  608.  
  609.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  610.           ║  Please enter the initial balance for this account       ║
  611.           ║         .00                                              ║
  612.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  613.  
  614. Enter the initial balance for this account.  This can be your current balance
  615. for an existing account, the new balance for a brand new account, or the
  616. balance at any point you choose.  Pressing the decimal point will align the
  617. amount.  If the initial balance is $500.00, the extra zeroes need not be
  618. explicitly entered.  The minimum amount to be entered in this case is <5> <0>
  619. <0> <enter>.  If no initial balance is desired, press <enter> only.
  620.  
  621.      Once the initial balance has been entered, the following will be added to
  622. the screen:
  623.  
  624.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  625.           ║  Enter any bias amount (minimum amount, to be kept out   ║
  626.           ║  of current balance)                                     ║
  627.           ║         .00                                              ║
  628.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  629.  
  630. Some checking accounts require a minimum balance to avoid a service charge.  To
  631. keep the balance above this amount, it isn't entered into the checkbook.  If
  632. it's forgotten, it's not spent.  However, in reconciling the bank statement,
  633. one must remember to add this amount back in, or the statement will be
  634. continually out of balance.  This is the place in the program where that hidden
  635. amount can be entered.  If you wish to take advantage of this option, enter an
  636. amount here.  Press <enter> when satisfied with the amount.  If you choose not
  637. to take advantage of this option, press <enter> only.  This amount can be
  638. changed at any time.  See the "Name or Bias Change" on the Utility Menu for
  639. details on this.
  640.  
  641.      Once the bias amount is entered, the files are fully initialized and the
  642. program is ready to go.  The number of transactions that may be added to the
  643. files are displayed (if the data is on diskette).
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.                                      Page 7
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.                           Checkbook Management Program
  664.  
  665.  
  666.  
  667.                                    Main Menu
  668.  
  669. The Main Menu looks like this:
  670.  
  671.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  672.           ║                Checkbook Management Program                      ║
  673.           ║ Account: (account name)                                Main Menu ║
  674.           ║ Current Balance:  xxxxx.xx                                       ║
  675.           ║                                                                  ║
  676.           ║            ╔═════════════════════════════════════════╗           ║
  677.           ║            ║                                         ║           ║
  678.           ║            ║      (Q)uit                             ║           ║
  679.           ║            ║      (E) Enter Transactions             ║           ║
  680.           ║            ║      (C) Corrections                    ║           ║
  681.           ║            ║      (D) Deletions                      ║           ║
  682.           ║            ║      (B) Bank Statement Reconciliation  ║           ║
  683.           ║            ║      (R) Reports                        ║           ║
  684.           ║            ║      (U) Utilities                      ║           ║
  685.           ║            ║      (P) Print Checks                   ║           ║
  686.           ║            ║                                         ║           ║
  687.           ║            ╚═════════════════════════════════════════╝           ║
  688.           ║                                                                  ║
  689.           ║      Enter your choice                                           ║
  690.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  691.  
  692. When this first appears, the first option (Quit) is highlighted in reverse
  693. video.  Use the arrow keys to move up and down the list until the function you
  694. wish to use is highlighted.  Press <enter> to select that option.  An alternate
  695. form of selecting an option on this menu is to press the letter which appears
  696. inside the parentheses (R for Reports, for example).  The help screen for this
  697. menu is longer than most of the rest - in fact, it covers two full screens.
  698. The information on those screens is included in the following explanations of
  699. each option.
  700.  
  701. Quit - Selecting the quit option returns you to the DOS prompt (A> or C>).
  702.  
  703. Enter transactions - This option allows you to enter information about a
  704.      transaction (check, deposit, automatic teller transaction).  For a check,
  705.      the screen will appear as a giant check to be filled out.  For the others,
  706.      you can enter the date, amount, category, and memo fields.
  707.  
  708. Corrections - This option allows you to change the entered information on any
  709.      transaction in the file.  If the amount is changed, this change is
  710.      reflected in the displayed balance.  The Corrections screen will ask you
  711.      to specify the type of transaction being corrected.  If it is a check, the
  712.      screen will appear as a giant check filled out exactly as you filled it in
  713.      earlier.  For other transactions, the date, amount, category, memo, and
  714.      bank clearance status will be displayed.
  715.  
  716. Deletions - This option allows you to delete a specific transaction or remove
  717.      obsolete records.  The Deletion menu will have you specify which you want.
  718.      If a specific transaction is deleted, the amount of that transaction is
  719.      removed completely.  If it was a debit, the amount will return to your
  720.      account.  If it was a credit, the amount will be removed from your
  721.  
  722.  
  723.                                      Page 8
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.                           Checkbook Management Program
  730.  
  731.  
  732.  
  733.      balance.  The requested record will be displayed and you must verify it is
  734.      the one to be deleted.  Once deleted, a record cannot be reactivated.  If
  735.      the Delete All option is selected, you will be asked to specify a date.
  736.      All transactions with dates prior to that date will be deleted.  It is
  737.      strongly recommended that you make a back-up copy of the data files before
  738.      using this option.  Once deleted, the records cannot be recovered.
  739.  
  740. Bank statement reconciliation - This option is designed to help you reconcile
  741.      the bank statement for your account each month.  You can mark those
  742.      transactions which have cleared the bank, enter any bank charges, service
  743.      charges, or (if you have a NOW account) interest earned, and the program
  744.      will calculate the balance which should appear on your bank statement.  It
  745.      takes your current balance, deducts any uncleared deposits, adds any
  746.      uncleared checks, and displays the result.  If the amounts do not agree,
  747.      there is an option included for reviewing the checks just cleared to see
  748.      if the bank and the file disagree on the amount.  This can be corrected
  749.      while still in the reconcile option in an attempt to get the two amounts
  750.      to agree.  You can also print a list of the transactions just cleared.
  751.  
  752. Reports - This option presents the report menu which allows you to choose among
  753.      the thirteen reports available.  (See Reports).
  754.  
  755. Utilities - This option presents the Utility menu, which enables some
  756.      specialized functions to do the following:  allow you to change the
  757.      account name or bias amount, allow you to globally change a category from
  758.      one name to another, allow you to customize the program, allow you to find
  759.      a transaction based on the contents of the "To Whom" and "Memo" fields,
  760.      and allow you to sort the data file by date or check number.  (See
  761.      Utilities).
  762.  
  763. Print Checks - This option presents the Check Printing Menu, which enables the
  764.      user to select checks for printing, set the rows and columns for the check
  765.      information, or print a grid which can be used to determine the proper row
  766.      and column numbers to use in the set-up process.
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.                                      Page 9
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.                           Checkbook Management Program
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                              Entering Transactions
  800.  
  801.      This option allows you to enter information about a transaction (check,
  802. deposit, automatic teller transaction).  For a check, the screen will appear as
  803. a giant check to be filled out.  For the others, you can enter the date,
  804. amount, category, and memo fields.
  805.  
  806. The Enter Menu looks like this:
  807.  
  808. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  809. ║  Entering transactions for account  (account name)                          ║
  810. ║                       Balance $  xxx.xx                                     ║
  811. ║                                                                             ║
  812. ║(C)heck  (D)eposit  Auto-Teller (W)ithdrawal  (A)uto-Teller Deposit  (Q)uit  ║
  813. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  814.  
  815. When this menu appears, the first option (Check) is highlighted by reverse
  816. video.  Use the cursor keys (left and right) to change transaction types until
  817. your choice is highlighted.  Press <enter> to select the highlighted type.  Or,
  818. press the letter in parenthesis to select the option.
  819.  
  820. Options are:
  821.  
  822. (C)heck -   Enter the details for a check.
  823.  
  824. (D)eposit - Enter the details for a regular deposit.
  825.  
  826. Auto-Teller (W)ithdrawal - Enter the details for an Automatic Teller
  827.             Withdrawal.
  828.  
  829. (A)uto-Teller Deposit - Enter the details for an Automatic Teller Deposit.
  830.  
  831. (Q)uit -    Return to the Main Menu.
  832.  
  833.      The displayed balance is the current account balance.  As soon as a
  834. transaction is marked as satisfactory, the amount is added to or subtracted
  835. from the balance and the display is changed.
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.                                     Page 10
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.                           Checkbook Management Program
  862.  
  863.  
  864.  
  865.                                  Enter a Check
  866.  
  867.      When this option is selected, the screen changes to this:
  868.  
  869. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  870. ║  Entering transactions for account  (account name)                         ║
  871. ║                        Balance $    xxx.xx                                 ║
  872. ║                                                                            ║
  873. ║  Enter Check                                        Check Number _____     ║
  874. ║                                                                            ║
  875. ║                                                     Date    __/__/__       ║
  876. ║                                                                            ║
  877. ║  To Whom _________________________________________  Amount  ________0.00   ║
  878. ║                                                                            ║
  879. ║  Memo ____________________________________________                         ║
  880. ║                                                                            ║
  881. ║  Budget Category __________                                                ║
  882. ║                                                                            ║
  883. ║  Cleared the bank  NO_                                                     ║
  884. ║                                                                            ║
  885. ║  Keep? (Y/N)    X                                                          ║
  886. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  887.  
  888. Use the cursor keys to move from field to field, filling in the pertinent
  889. details.  Each field is described below.  Cursor keys are detailed on page 70.
  890.  
  891. Fields:
  892.  
  893. Check Number - The number of this check.  Up to five characters are allowed for
  894.      this.  You may use any combination of letters and numbers that make sense
  895.      to you.  However, keep in mind that the Correction and Deletion routines
  896.      will require an exact match (including spaces) to find these checks again.
  897.      Duplicate numbers are allowed, but not encouraged.  Press <enter> or <tab>
  898.      to move to the next field.  A <Q> entered in this field will return you to
  899.      the Enter Menu without adding this check to the data file.  If numbers
  900.      only are entered for this field, the program will prefill this area with
  901.      the next check number.  This will begin with the second check entered to
  902.      the program.  This field cannot be left blank.
  903.  
  904. Date - The date of this check.  It must be a valid date (February 30 is not a
  905.      valid date).  Dates in the future are not allowed (unless changed by
  906.      customization).  "The future" is deemed to be any day after the entered
  907.      system date.  If the date is invalid, the program will not allow you to
  908.      leave this field.  Press <enter> or <tab> to move to the next field.  A
  909.      <Q> pressed while in this field will return you to the Enter Menu without
  910.      adding this check to the data file.  This field is prefilled with the
  911.      system date for the first transaction, each time the program is run.  If
  912.      you change the date, this new date is repeated for the next transaction.
  913.  
  914. To Whom - The recipient of this check.  Forty characters are allowed for this
  915.      information.  There are few restraints for this field.  Pressing <enter>
  916.      or pressing <tab> are two ways to continue to the next field.  A <Q>
  917.      pressed while in this field is assumed to be part of the name and will not
  918.      return you to the Enter Menu.
  919.  
  920.  
  921.                                     Page 11
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.                           Checkbook Management Program
  928.  
  929.  
  930.  
  931. Amount -  The amount of the check.  Only leading blanks, valid digits, and a
  932.      decimal point are allowed in this field.  Pressing the decimal point will
  933.      align the amount in the field.  Pressing <enter> or pressing <tab> are two
  934.      ways to continue to the next field.  A <Q> pressed while in this field
  935.      will return you to the Enter Menu without adding this check to the data
  936.      file.  This amount is subtracted from the balance as soon as the check is
  937.      marked as satisfactory.  If the amount is left zero when you indicate you
  938.      are satisfied with the check, you will be asked if you want to void, edit,
  939.      or quit.  Void will enter the check with a zero amount.  Edit will allow
  940.      you to change the check as it appears.  Quit will ignore this check.
  941.  
  942. Memo - A forty character field for entering any additional details you wish
  943.      kept about this check.  This is similar to the small line in the lower
  944.      left corner of most checks for writing a note to yourself about the
  945.      purpose of the purchase.  For example, a check written to J. C. Penney's
  946.      might have the words "shoes for Mom" in the memo area.  This is printed in
  947.      the Transactions in a Category Reports only.  There are few restraints for
  948.      this field.  Pressing <enter> or <tab> are two ways to continue to the
  949.      next field.  A <Q> pressed while in this field is assumed to be part of
  950.      the memo and will not return you to the Enter Menu.
  951.  
  952. Budget Category - A ten character field used to classify transactions for the
  953.      Annual Expenditure Report and the Transactions in a Category Report.  Up
  954.      to fifty unique categories can be used.  These categories are your choice.
  955.      Three are preassigned.  All Automatic Teller Withdrawals have budget
  956.      categories of 'CASH      '.  All bank charges and deposits have budget
  957.      categories of 'BANK      '.  All deposits (ATD and regular) have
  958.      categories of 'INCOME    '.  Notice that I have used all capital letters
  959.      for these and left justified them.  As you enter letters into this field,
  960.      they will be converted from lower to upper case.  This decreases the
  961.      chance of a mismatch.
  962.  
  963.      Default category names for checks, deposits, bank transactions, and
  964.      automatic teller withdrawals can be customized through the System
  965.      Customization option.
  966.  
  967.      Pressing <F10> while in this field will bring up a "pop-up" window of the
  968.      categories currently in use.  You can select the desired category from
  969.      this list.  See Pop-up Category Notes for the keys used to navigate this
  970.      option.
  971.  
  972.      Pressing <enter> or <tab> are two ways to continue to the next field.  A
  973.      <Q> pressed while in this field is assumed to be part of the category and
  974.      will not return you to the Enter Menu.  Please note:  the program does not
  975.      distinguish between deposit and withdrawal categories for report purposes.
  976.  
  977. Cleared the bank - This is a flag indicating whether or not the check has
  978.      cleared the bank.  For almost all checks that you enter, this will stay
  979.      NO.  However, if a check is entered into the program after it clears the
  980.      bank, press <Y> here.  Pressing <Y>, <N>, <enter>, or <tab> are some of
  981.      the ways to continue to the next field.  A <Q> pressed while in this field
  982.      will return you to the Enter Menu without adding this check to the data
  983.      file.
  984.  
  985.  
  986.  
  987.                                     Page 12
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.                           Checkbook Management Program
  994.  
  995.  
  996.  
  997. Keep? (Y/N) - If the check, as you see it on the screen is the way you want it
  998.      to appear in the permanent copy, position the cursor in the box following
  999.      Keep? and press <enter> or <Y>.  An <N> pressed while in this box will
  1000.      return you to the Enter Menu without adding this check to the data file.
  1001.      Pressing <enter> or <Y> here is the only way to add this check to the data
  1002.      file.  If the amount has been left zero, you will be asked if you want to
  1003.      void, edit, or quit.  Void will enter the check with a zero amount.  Edit
  1004.      will allow you to change the check as it appears.  Quit will ignore this
  1005.      check.
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.                             Enter Other Transactions
  1011.  
  1012.      Non-check transactions have the same general entry appearance.  They are
  1013. grouped here for convenience.  When entering a non-check transaction (Deposit,
  1014. Auto-Teller Withdrawal, or Auto-Teller Deposit), the screen changes to this:
  1015.  
  1016.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1017.           ║ Entering transactions for account   (account name)       ║
  1018.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1019.           ║                                                          ║
  1020.           ║ Enter [transaction type]                                 ║
  1021.           ║                                                          ║
  1022.           ║   Date  __/__/__                  Amount ______.00       ║
  1023.           ║                                                          ║
  1024.           ║   Category __________                                    ║
  1025.           ║                                                          ║
  1026.           ║   Memo ___________________________________________       ║
  1027.           ║                                                          ║
  1028.           ║   Cleared the bank  NO_                                  ║
  1029.           ║                                                          ║
  1030.           ║   Keep? (Y/N)   X                                        ║
  1031.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1032.  
  1033. The phrase [transaction type] will be replaced with the actual type chosen
  1034. (Deposit, Automatic Teller Withdrawal, or Automatic Teller Deposit).
  1035.  
  1036.      Use the cursor keys to move from field to field, filling in the pertinent
  1037. details.  Each field is described below.  Cursor keys are detailed on page 70.
  1038.  
  1039. Fields:
  1040.  
  1041. Date - The date of this transaction.  It must be a valid date (February 30 is
  1042.      not a valid date).  Dates in the future are not allowed (unless changed by
  1043.      customization).  "The future" is deemed to be any day after the entered
  1044.      system date.  If the date is invalid, the program will not allow you to
  1045.      leave this field.  Press <enter> or <tab> to move to the next field.  A
  1046.      <Q> pressed while in this field will return you to the Enter Menu without
  1047.      adding this transaction to the data file.  This field is prefilled with
  1048.      the system date for the first transaction, each time the program is run.
  1049.      If you change the date, this new date is repeated for the next
  1050.      transaction.
  1051.  
  1052.  
  1053.                                     Page 13
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.                           Checkbook Management Program
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063. Amount - The amount of the transaction.  Only leading blanks, valid digits, and
  1064.      a decimal point are allowed in this field.  Pressing the decimal point
  1065.      will align the amount in the field.  Pressing <enter> or pressing <tab>
  1066.      are two ways to continue to the next field.  A <Q> pressed while in this
  1067.      field will return you to the Enter Menu without adding this transaction to
  1068.      the data file.  This amount is subtracted from the balance if this is a
  1069.      withdrawal, added to the balance if it is a deposit, as soon as the
  1070.      transaction is marked as satisfactory.  If the amount is left zero when
  1071.      you indicate you are satisfied with the transaction, you will be asked if
  1072.      you want to void, edit, or quit.  Void will enter the transaction with a
  1073.      zero amount.  Edit will allow you to change the transaction as it appears.
  1074.      Quit will ignore this transaction.
  1075.  
  1076. Budget Category - A ten character field used to classify transactions for the
  1077.      Annual Expenditure Report and the Transactions in a Category Report.  Up
  1078.      to fifty unique categories can be used.  These categories are your choice.
  1079.      Three are preassigned.  All Automatic Teller Withdrawals have budget
  1080.      categories of 'CASH      '.  All bank charges and deposits have budget
  1081.      categories of 'BANK      '.  All deposits (ATD and regular) have
  1082.      categories of 'INCOME    '.  Notice that I have used all capital letters
  1083.      for these and left justified them.  As you enter letters into this field,
  1084.      they will be converted from lower to upper case.  This decreases the
  1085.      chance of a mismatch.
  1086.  
  1087.      Default category names for checks, deposits, bank transactions, and
  1088.      automatic teller withdrawals can be customized through the System
  1089.      Customization option.
  1090.  
  1091.      Pressing <F10> while in this field will bring up a "pop-up" window of the
  1092.      categories currently in use.  You can select the desired category from
  1093.      this list.  See Pop-up Category Notes for the keys used to navigate this
  1094.      option.
  1095.  
  1096.      Pressing <enter> or <tab> are two ways to continue to the next field.  A
  1097.      <Q> pressed while in this field is assumed to be part of the category and
  1098.      will not return you to the Enter Menu.  Please note:  the program does not
  1099.      distinguish between deposit and withdrawal categories for report purposes.
  1100.  
  1101. Memo - A forty character field for entering any additional details you wish
  1102.      kept about this transaction.  This is printed in the Transactions in a
  1103.      Category Reports only.  There are few restraints for this field.  Pressing
  1104.      <enter> or <tab> are two ways to continue to the next field.  A <Q>
  1105.      pressed while in this field is assumed to be part of the memo and will not
  1106.      return you to the Enter Menu.
  1107.  
  1108. Cleared the bank - This is a flag indicating whether or not the transaction has
  1109.      cleared the bank.  For almost all transactions that you enter, this will
  1110.      stay NO.  However, if a transaction gets missed somehow, and gets entered
  1111.      into the program after it clears the bank, press <Y> here.  Pressing <Y>,
  1112.      <N>, <enter>, or <tab> are some of the ways to continue to the next field.
  1113.      A <Q> pressed while in this field will return you to the Enter Menu
  1114.      without adding this transaction to the data file.
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.                                     Page 14
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.                           Checkbook Management Program
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129. Keep? (Y/N) - If the transaction, as you see it on the screen is the way you
  1130.      want it to appear in the permanent copy, position the cursor in the box
  1131.      following Keep? and press <enter> or <Y>.  An <N> pressed while in this
  1132.      box will return you to the Enter Menu without adding this transaction to
  1133.      the data file.  Pressing <enter> or <Y> here is the only way to add this
  1134.      transaction to the data file.  If the amount has been left zero, you will
  1135.      be asked if you want to void, edit, or quit.  Void will enter the
  1136.      transaction with a zero amount.  Edit will allow you to change the
  1137.      transaction as it appears.  Quit will ignore this transaction.
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.                                     Page 15
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.                           Checkbook Management Program
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.                                   Corrections
  1196.  
  1197.      This option allows you to change the entered information on any
  1198. transaction in the file.  If the amount is changed, this change is reflected in
  1199. the displayed balance.  The Corrections screen will ask you to specify the type
  1200. of transaction being corrected.  If it is a check, the screen will appear as a
  1201. giant check filled out exactly as you filled it in earlier.  For other
  1202. transactions, the date, amount, category, memo, and bank clearance status will
  1203. be displayed.
  1204.  
  1205. The Correction menu screen looks like this:
  1206.  
  1207. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1208. ║ Correcting transactions for account (account name)                          ║
  1209. ║                      Balance $ xxxx.xx                                      ║
  1210. ║                                                                             ║
  1211. ║(C)heck (D)eposit  AT (W)ithdraw (A)T Deposit (B)ank Charge (I)nterest (Q)uit║
  1212. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1213.  
  1214. When the menu appears, the first option (Check) is highlighted in reverse
  1215. video.  Use the arrow keys (left and right) to highlight the type of
  1216. transaction you wish to correct.  When the correct one is highlighted, press
  1217. <enter> to select it.
  1218.  
  1219. Options:
  1220.  
  1221. (C)heck - Correct a check entered through the Enter Check option.
  1222. (D)eposit - Correct a deposit entered through the Enter Deposit option.  These
  1223.      have the key letters DEP in the check number column of the various
  1224.      reports.
  1225. AT (W)ithdraw - Correct an Automatic Teller Withdrawal entered through the
  1226.      Enter Automatic Teller Withdrawal option.  These have the key letters ATW
  1227.      in the check number column of the various reports.
  1228. (A)T Deposit - Correct an Automatic Teller Deposit entered through the Enter
  1229.      Automatic Teller Deposit option.  These have the key letters ATD in the
  1230.      check number column of the various reports.
  1231. (B)ank Charge - Correct a bank charge entered during the Bank Statement
  1232.      Reconciliation option.  These have the key letters CHAR in the check
  1233.      number column of the various reports.
  1234. (I)nterest - Correct an interest entry entered during the Bank Statement
  1235.      Reconciliation option.  These have the key letters INT in the check number
  1236.      column of the various reports.
  1237. (Q)uit - Return to the Main Menu.
  1238.  
  1239. Pressing the letter in parentheses is another way to select the desired option.
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.                                     Page 16
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.                           Checkbook Management Program
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.                                 Correct a Check
  1262.  
  1263.      When this option is chosen, the screen changes to the following:
  1264.  
  1265.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1266.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  1267.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1268.           ║                                                          ║
  1269.           ║ Check                                                    ║
  1270.           ║                                                          ║
  1271.           ║      Check Number? ______                                ║
  1272.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1273.  
  1274. Enter the number of the check you want to correct.  Five characters are
  1275. allowed.  Press <enter> when finished.
  1276.  
  1277.      The program searches for the check with that number.  There are three
  1278. possible outcomes to this search.
  1279.           1.  The check is not found.
  1280.           2.  More than one check with that number is found.
  1281.           3.  The check is found.
  1282.  
  1283. Case 1:  The screen displays:
  1284.  
  1285.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1286.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  1287.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1288.           ║                                                          ║
  1289.           ║ Check                                                    ║
  1290.           ║                                                          ║
  1291.           ║      Check Number? XXXXX                                 ║
  1292.           ║                                                          ║
  1293.           ║      Not found                                           ║
  1294.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1295.  
  1296. Check the number you entered.  Alignment in the field must be exactly as it was
  1297. when you entered the check in the first place.  Press any key to continue.  The
  1298. screen will clear and you will see the Correction menu.
  1299.  
  1300. Case 2:  The screen displays:
  1301.  
  1302.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1303.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  1304.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1305.           ║                                                          ║
  1306.           ║ Check                                                    ║
  1307.           ║                                                          ║
  1308.           ║ More than one found.  Indicate which you want (1, 2, 3..)║
  1309.           ║                                                          ║
  1310.           ║ xx/xx/xx                                                 ║
  1311.           ║ xx/xx/xx                                                 ║
  1312.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.                                     Page 17
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.