home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Power CD-ROM!! 7 / POWERCD7.ISO / os2 / etelr212 / q2et.hlp (.txt) < prev    next >
OS/2 Help File  |  1994-10-07  |  10KB  |  216 lines
  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. Q2ET Introduction ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4. Q2ET allows users to convert data files between Quicken (c) and E-Teller 
  5. relatively effortlessly. 
  6.  
  7. Full help is available throughout Q2ET by pressing the F1 key.  For a list of 
  8. available help topics, refer either to the index or contents. 
  9.  
  10.  
  11. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. Converting from QIF to E-Teller ΓòÉΓòÉΓòÉ
  12.  
  13. Select the QIF to E-Teller... option to convert a Quicken (c) QIF file to 
  14. E-Teller format. 
  15.  
  16. The steps involved are: 
  17.  
  18.  1. Selecting an existing QIF file. 
  19.  2. Selecting a date format which you intend to use or already use within 
  20.     E-Teller. 
  21.  3. Changing any relevant data in the New Account dialog box. 
  22.  
  23. If you already have a copy of E-Teller installed, you should move Q2ET to your 
  24. E-Teller directory and launch it from there.  Failing to do so will result in 
  25. the newly created account file(s) being saved to the current working directory 
  26. rather than one which you have specified in E-Teller.  If you used the 
  27. installation utility and launched Q2ET from the folder, then you don't have to 
  28. worry. 
  29.  
  30. For help on exporting QIF files, see the Exporting QIF files topic. 
  31.  
  32.  
  33. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2.1. New Accounts Dialog ΓòÉΓòÉΓòÉ
  34.  
  35. The New Account dialog permits you to make changes to the data which was 
  36. retrieved from the QIF file, such as: 
  37.  
  38. o Name 
  39. o Account number 
  40. o Starting balance 
  41. o Ending balance 
  42. o Starting date 
  43. o Icon 
  44. o Account type 
  45.  
  46. The Name is actually the first category detected category of the QIF file and 
  47. is used to construct the .clr and .ldg filenames. 
  48.  
  49. Note:  You must ensure that the account name is not currently used in any other 
  50. accounts you may have.  If a filename matching the newly constructed one 
  51. exists, you will be prompted to change the account name. 
  52.  
  53. The Account number is any value you wish to use for the new account. 
  54. Typically, this will be your bank account number or credit card number. 
  55.  
  56. The Starting balance is the value of the first detected transaction in the QIF 
  57. file. 
  58.  
  59. The Ending balance is a total of all transactions in the QIF file added to or 
  60. subtracted from the Starting balance 
  61.  
  62. The Starting date is the date of the first transaction in the QIF file. 
  63.  
  64. The Icon field contains an optional icon which E-Teller will use to represent 
  65. the account in the accounts window.  If this field is empty, E-Teller will 
  66. default to those which are in the Account type group box. 
  67.  
  68. The Account type group box allows you to select what type of account the QIF 
  69. file is to be.  Since Quicken (c) permits more than just bank and credit card 
  70. accounts, and since E-Teller permits only two types of account, if the account 
  71. type contained in the QIF file is neither Bank nor CCard, Q2ET will default to 
  72. the type Bank. 
  73.  
  74.  
  75. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2.2. QIF File Format ΓòÉΓòÉΓòÉ
  76.  
  77. Quicken (c) QIF files generally follow these conventions: 
  78.  
  79.    !Type:Bank
  80.    D12/ 1/94
  81.    T1,000.00
  82.    CX
  83.    POpening Balance
  84.    L[chequing]
  85.    ^
  86.    D 1/ 1/94
  87.    N123
  88.    T-700.00
  89.    CX
  90.    PJohn Doe
  91.    MFirst and Last
  92.    LRent
  93.    ^
  94.    D 1/ 2/94
  95.    T-130.00
  96.    PWithdrawal
  97.    LGroceries
  98.    SGroceries
  99.    EJunk Food
  100.    $-10.00
  101.    SGroceries
  102.    EGood Food
  103.    $-90.00
  104.    SPersonal
  105.    $-30.00
  106.    ....
  107.  
  108. !Type 
  109.  can be "Bank", "CCard", or any other type of account. E-Teller uses only two 
  110.  types, "Bank" and "CreditCard". Q2ET will attempt to identy the account type. 
  111.  If it is unsuccessful, it will inform you and default to type "Bank". 
  112. D 
  113.  is the prefix identifying the date 
  114. T 
  115.  is the prefix identifying the total 
  116. C 
  117.  is the prefix identifying a cleared transaction.  If the transaction has not 
  118.  been cleared, this line does not appear. 
  119. N 
  120.  is the prefix identifying the cheque or code number.  If the transaction has 
  121.  no number, this line does not appear. 
  122. P 
  123.  is the prefix identifying the particulars.  If the transaction has no 
  124.  particulars, this line does not appear. 
  125. M 
  126.  is the prefix identifying the memo.  If the transaction has no memo, this line 
  127.  does not appear. 
  128. L 
  129.  is the prefix identifying the category.  If the transaction has no category, 
  130.  this line does not appear. Q2ET takes the value of the first transaction as 
  131.  the account name. 
  132. S 
  133.  is the prefix identifying a split category.  If the transaction has no split 
  134.  category, this, the optional memo, and the amount lines do not appear. 
  135.   E 
  136.    is the prefix identifying the memo of a split category. 
  137.   $ 
  138.    is the prefix identifying the amount of a split category. 
  139. ^ 
  140.  is the transaction separator. 
  141.  
  142.  
  143. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2.3. Exporting QIF Files ΓòÉΓòÉΓòÉ
  144.  
  145. To convert a Quicken (c) data file into QIF format, follow these steps: 
  146.  
  147.  1. Start Quicken. 
  148.  2. Open the account register you want to convert. 
  149.  3. Select Export from the Print menu. 
  150.  4. Enter a filename for the exported data. 
  151.  5. In the Export window, ensure that ONLY "Export Transactions" is set to YES. 
  152.     All other options must be set to NO. 
  153.  6. Ensure that the date range encompases all of the account transactions. 
  154.  7. Select Continue. 
  155.  
  156. For additional information, see the QIF File Format topic. 
  157.  
  158.  
  159. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. Converting from E-Teller to QIF ΓòÉΓòÉΓòÉ
  160.  
  161. Select the E-Teller to QIF... to convert an E-Teller account to QIF file 
  162. format. 
  163.  
  164. The procedure is: 
  165.  
  166.  1. Select an account's .clr file. 
  167.  2. Enter a name for the QIF file. 
  168.  3. Select the date format the account file uses 
  169.  
  170. For help on importing a QIF file into Quicken (c) please see the Importing QIF 
  171. files topic. 
  172.  
  173.  
  174. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3.1. Importing QIF Files ΓòÉΓòÉΓòÉ
  175.  
  176. To Import a QIF file into a Quicken (c) register, you must first convert the 
  177. E-Teller file into the QIF file format (see E-Teller to QIF...). 
  178.  
  179. Once a QIF file has been successfully created, open it with a text editor, and 
  180. take note of the starting date and starting balance, both of which will be 
  181. found in the first entry, which follows the account type line which reads 
  182. either: 
  183.  
  184. o !Type=Bank 
  185. o !Type=CCard 
  186.  
  187. Start Quicken, and create a new register, and enter the data you've noted into 
  188. the appropriate fields. Once you've done that, select the Import option from 
  189. the Print/Acct menu at the top of the screen.  Enter the newly-created QIF 
  190. filename, select the appropriate options, and press Ctrl+Enter to begin  adding 
  191. the transactions to the Quicken register. 
  192.  
  193.  
  194. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. Category file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  195.  
  196. Click the Category file... menu item to construct a category.dat file based 
  197. upon the categories located in the QIF file and, if applicable, the categories 
  198. located in your existing category.dat file.  This menu item will be activated 
  199. only after you have successfully converted a QIF file. 
  200.  
  201. Selecting this option invokes a listbox in which you can either delete unwanted 
  202. items from the list by selecting those you want to remove and clicking the 
  203. Delete pushbutton, or edit some which you would like to change by editing the 
  204. value in the entryfield and clicking the button to the right of the entryfield. 
  205. When done, click the Save menu button to save the contents of the list to the 
  206. category.dat file. 
  207.  
  208. Note:  When items are added to the list box, each entry in the temporary file 
  209. is compared to the contents of the list box to avoid duplication.  Depending on 
  210. the size of the temporary and, if applicable, current category.dat file, this 
  211. process may take a little time. 
  212.  
  213. Note:  If the contents of an existing file have been merged, these will be 
  214. destroyed prior to writing the new values.  If, then, an error message appears 
  215. explaining that the contents of an existing file have not been added to the 
  216. listbox, saving the new list would necessarily destroy the old.