Benvenuto in Teorema Quick X-Files per Windows, il pacchetto modulare dedicato alla gestione di archivi personali di Office Data System. Questa versione e' stata espressamente studiata e realizzata per sfruttare al meglio le caratteristiche di Microsoft Windows. E' quindi fondamentale che il vostro personal computer disponga di Windows 3.1, Windows 3.11 oppure Windows 95.
Alcune operazioni fondamentali di Windows sono riportate in questo manuale; tuttavia e' consigliabile leggere almeno una volta il manuale di utilizzo di Windows.
Con Teorema Quick X-Files per Windows potrai gestire diversi archivi, fino ad un massimo di dieci. I primi quattro archivi sono preimpostati per la gestione della biblioteca, della CDteca, della videoteca e della rubrica indirizzi mentre gli ultimi sei archivi sono completamente personalizzabili.
*02Utilizzare Teorema Quick X-Files per Windows
Una volta installato Teorema Quick X-Files per Windows, lo potrete utilizzare semplicemente clickando sulla sua icona.
Sulla parte sinistra dello schermo, il programma presentera' il menu delle funzioni principali,
mentre nella parte destra verranno visualizzate le finestre di lavoro attivate dalle varie funzioni di menu.
In fase di esecuzione del programma per la prima volta, il sistema creera' automaticamente gli archivi di lavoro ed una apposita finestra vi permettera' di impostare le tabelle operative: e' molto importante impostare correttamente le tabelle altrimenti il programma non potra' memorizzare correttamente i dati.
Una volta impostate le tabelle (che potrete anche modificare in seguito) potrete iniziare a memorizzare i vostri dati.
*03Il menu di Teorema Quick X-Files per Windows
Il menu di Teorema Quick X-Files per Windows permette la selezione delle diverse funzioni proposte dal programma:
Aggiorna
permette di aggiornare i diversi archivi
Etichette
permette di stampare le etichette
Stampe
permette di visualizzare o stampare i diversi prospetti proposti dal programma
Grafici
permette di visualizzare i diversi grafici proposti dal programma
Impostazioni
permette di impostare i campi degli archivi e le tabelle delle categorie delle schede
Aiuto
visualizza l'aiuto in linea
Fine
termina l'esecuzione di Teorema Quick X-Files per Windows
Per attivare una funzione di menu occorre semplicemente posizionare il cursore del mouse e clickare. A parte il caso in cui abbiate selezionate le funzioni "aiuto" e "fine lavoro", il programma aprira' la lista dei diversi archivi disponibili: clickate sul nome dell'archivio desiderato.
*04Impostare le tabelle
La funzione di menu "impostazioni" permette di impostare la struttura degli archivi e le tabelle operative del programma. Se desiderate modificare la struttura di un archivio, clickate sul nome dell'archivio da aggiornare; se invece desiderate creare un nuovo archivio, clickate sulla dicitura "non utilizzato". La nuova finestra proposta permette di memorizzare le seguenti informazioni:
Descrizione del campo
inserite la descrizione del campo di introduzione dati. Ogni archivio puo' gestire fino ad un massimo di 12 diversi campi di introduzione dati.
Ad esempio, l'archivio biblioteca e' preimpostato con i seguenti campi:
titolo
autore
editore
anno di pubblicazione
note
Lunghezza del campo
selezionate, utilizzando l'apposito selettore a lista, la lunghezza in caratteri del campo di introduzione dati. La lunghezza deve essere compresa tra 1 e 60 caratteri
Stampa su etichetta
selezionate, utilizzando l'apposito selettore a lista, se il campo deve essere stampato sull'etichetta e, in caso affermativo, su quale riga. Ad esempio potrete impostare un archivio "amici" nel seguente modo:
1' campo: Nome, lunghezza 40 caratteri, stampa sulla 2' riga
2' campo: Indirizzo, lunghezza 40 caratteri, stampa sulla 3' riga
3' campo: Citta', lunghezza 40 caratteri, stampa sulla 4' riga
4' campo: Telefono, lunghezza 16 caratteri, non stampare sull'etichetta
5' campo: Cellulare, lunghezza 16 caratteri, non stampare sull'etichetta
6' campo: Titolo (egr.sig., caro ...), lunghezza 15 caratteri, stampa sulla 1' riga
Categorie schede
inserite la descrizione delle diverse categorie delle schede (es. per la biblioteca: gialli, avventura, fantascienza, romanzi ecc.). Potrete memorizzare fino a 15 diverse categorie.
Una volta compilate le tabelle proposte clickate sul bottone "conferma" per memorizzare i nuovi dati.
*05L'aggiornamento dell'archivio
La funzione "aggiornamento" permette di memorizzare e gestire i dati e gli archivi: clickate sul nome dell'archivio da aggiornare. Una volta attivata, presentera' una maschera eventualmente precompilata con i dati della prima scheda memorizzata. I bottoni posti nella parte bassa della finestra permettono di attivare le funzioni disponibili.
Le informazioni richieste per ciascuna scheda sono quelle definite tramite la funzione di menu "impostazioni".
La scheda visualizzata nella finestra viene considerata "selezionata" ed e' disponibile per
operazioni di modifica o di eliminazione. E' possibile "selezionare" altre schede sia
sequenzialmente, visualizzando la scheda precedente oppure quella seguente, che in
maniera diretta, impostando il nome o il titolo della scheda desiderata.
La ricerca sequenziale si ottiene utilizzando la barra di scorrimento posta nella parte bassa del video. Clickando sulla freccina posta alla sinistra della barra visualizzerete la scheda precedente (ammesso che quello visualizzato non sia gia' la prima della lista); clickando sulla freccina posta alla destra della barra visualizzerete la scheda successiva (ammesso che quella visualizzata non sia gia' l'ultima della lista); facendo infine clic sul quadratino posto all'interno della barra (compreso cioe' tra le due freccine) e spostandolo verso destra o sinistra (sempre tenendo premuto il tasto sinistro del mouse) potrete scorrere la lista a
piacere.
La ricerca diretta si ottiene clickando sul bottone "cerca". Inserite, alla richiesta, il nome o il titolo della scheda (oppure parte di esso) e premete il tasto "invio": il programma visualizzera' la prima scheda il cui nome o titolo sociale inizia con quanto impostato. Se la scheda visualizzata non e' quella desiderata, utilizzate la barra di scorrimento per selezionare la scheda precedente o successiva.
I bottoni di comando posti alla base della finestra permettono di selezionare quali operazioni
effettuare sull'archivio:
Inserimento nuova scheda
Clickando sul bottone "nuovo" potrete memorizzare una nuova scheda nell'archivio. Il cursore si posizionera' automaticamente sul primo campo della scheda. Inserite il nome o titolo della scheda e premete il tasto "invio" per passare al campo successivo. Compilate tutti i campi proposti dalla finestra. La categoria della scheda va selezionata clickando sulla freccina posta a fianco del campo "categoria scheda": il programma aprira' una lista contenente le descrizioni di tutte le categorie preimpostate. Se la forma di pagamento desiderata non e' visualizzata nella lista, clickate sui bottoni di scorrimento laterale. Una volta individuata la categoria, clickate direttamente sopra il nome stesso. Clickate infine sul bottone "conferma" per memorizzare i dati nell'archivio oppure sul bottone "annulla" per annullare la funzione.
Nota: quanto inserirete al primo campo verra' successivamente preso in considerazione per il riordino automatico delle schede e la ricerca delle stesse.
Duplica scheda
Clickando sul bottone "duplica" potrete creare una nuova scheda partendo dai dati della scheda selezionata (cioe' visualizzata nella maschera). Il programma cancellera' i bottoni di comando posti nella parte bassa del video e posizionera' il cursore sul primo campo permettendo di modificare e/o inserire i dati. Clickate sul bottone "conferma" per memorizzare le variazioni oppure sul bottone "annulla" per annullare la funzione.
Nota: e' consigliabile non memorizzare piu' schede con lo stesso nome o titolo (quanto cioe' memorizzato nel primo campo).
Modifica scheda
Clickando sul bottone "modifica" potrete modificare i dati della scheda selezionata (cioe' visualizzata nella maschera). Il programma cancellera' i bottoni di comando posti nella parte bassa del video e posizionera' il cursore sul primo campo permettendo di modificare i dati esposti nella finestra. Clickate sul bottone "conferma" per memorizzare le variazioni oppure sul bottone "annulla" per annullare la funzione.
Elimina scheda
Clickando sul bottone "elimina" potrete eliminare la scheda selezionata (cioe' visualizzata nella maschera). Il programma richiedera' conferma della operazione. Clickate sul bottone "si" per eliminare la scheda oppure sul bottone "no" per annullare la richiesta di eliminazione.
In caso di conferma il programma provvedera' a memorizzare l'operazione nella scheda. Questa pero' non verra' subito eliminata, ma posta in coda all'archivio (alla prima operazione di riordino automatico). L'eliminazione definitiva avverra' per sostituzione in fase di memorizzazione di una nuova scheda: la nuova scheda sostituira' quella eliminata riprendendone la posizione.
Fine
Clickando sul bottone "fine" potrete terminare la gestione dell'archivio, avviare la procedura di riordino automatico e tornare al menu iniziale di Teorema Quick X-Files per Windows.
*06La stampa delle etichette
La funzione "etichette" permette di stampare le etichette delle schede di un archivio effettuando eventualmente ricerche multicriterio: clickate sul nome dell'archivio da stampare. Una volta attivata questa funzione il sistema visualizzera' una nuova finestra elencante tutte le schede memorizzate. I campi posti nella parte bassa permetteranno di effettuare tutte le ricerche desiderate. Se dediderate limitare la ricerca alle sole schede alle quali avete associato una particolare descrizione in un particolare campo, inserite tale chiave di ricerca nell'apposito campo e clickate sul bottone "esegui". Ad esempio, utilizzando l'archivio rubrica indirizzi, potrete estrarre tutti gli "amici" abitanti a "Milano" selezionando la categoria "amici", compilando il campo "citta'" con "Milano" e clickando infine sul bottone "esegui".
Una volta selezionate le schede da stampare sottoforma di etichetta, clickate sul bottone "stampa". I campi verranno stampati nell'ordine stabilito in fase di definizione dell'archivio tramite la funzione di menu "impostazioni".
Attenzione: se notate che la stampante non stampa correttamente le etichette, utilizzate la funzione di menu "tabulati" proposta dal programma principale Teorema Quick per Windows per regolare le marginature e l'area utile per la stampa dei dati, oppure la funzione "etichette" sempre proposta dal programma principale Teorema Quick per Windows per impostare il tipo di foglio etichetta.
*07Le stampe
La funzione "stampe" permette di visualizzare e stampare i dati di un archivio sottoforma di tabulato effettuando eventualmente ricerche multicriterio: clickate sul nome dell'archivio da stampare. Una volta arrivata questa funzione il sistema visualizzera' una nuova finestra elencante tutte le schede memorizzate. I campi posti nella parte bassa permetteranno di effettuare tutte le ricerche desiderate. Se dediderate limitare la ricerca alle sole schede alle quali avete associato una particolare descrizione in un particolare campo, inserite tale chiave di ricerca nell'apposito campo e clickate sul bottone "esegui". Ad esempio, utilizzando l'archivio biblioteca, potrete estrarre tutti i "gialli" scritti da "S.King" selezionando la categoria "gialli", compilando il campo "autore" con "S.King" e clickando infine sul bottone "esegui".
Le caselle di controllo poste tra il nome del campo da selezionare ed il campo di introduzione dati permettono di indicare se quel particolare campo deve essere stampato nel tabulato su carta. Sempre utilizzando l'archivio biblioteca, potrete creare un tabulato con il titolo, l'autore e l'editore semplicemente abilitando le corrispondenti caselle di controllo e clickando sul bottone "stampa".
Se infine desiderate visualizzare per intero una scheda elencata, clickate sullla griglia in corrispondenza della sua riga di esposizione.
Attenzione: se notate che la stampante non stampa correttamente i tabulati, utilizzate la funzione di menu "tabulati" proposta dal programma principale Teorema Quick per Windows per regolare le marginature e l'area utile per la stampa dei dati.
*08I Grafici
La funzione "grafici" permette di visualizzare la ripartizione delle schede per categorie utilizzando un grafico a torta: clickate sul nome dell'archivio da esaminare. Poiche' non e' possibile rappresentare graficamente tutte le categorie con il nome per esteso, sulla parte destra del video verra' visualizzata una griglia riepilogativa delle categorie con il numero di schede e la percentuale sul totale. Nel caso abbiate creato poche categorie potrete visualizzare la descrizione per esteso della voce abilitando la casella di controllo "visualizza descrizione categoria". Clickate sul bottone "indice" per tornare al menu di Teorema Quick X-Files per Windows.
Se desiderate stampare o salvare un grafico, premete contemporaneamente i tasti "ALT" e "STAMP": questa operazione memorizzera' la finestra del grafico nella clipboard di Windows.
Eseguite ora un programma di grafica come "Paintbrush" di Windows 3.x oppure "Paint" di Windows 95 e utilizzate la funzione "incolla" per recuperare l'immagine della finestra. Potrete ora salvare l'immagine grafica oppure stamparla utilizzando le funzioni proposte dal menu file.
*09Terminare il lavoro
Utilizzando la voce di menu "Fine" potrete abbandonare Teorema Quick X-Files per Windows e tornare all'indice principale di Teorema Quick per Windows.
