home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Mega Top 1 / os2_top1.zip / os2_top1 / INFO / FAQS / OS2FAX2 / OSOTSPSH.FAX < prev    next >
Encoding:
sc Spreadsheet Calculator spreadsheet  |  1994-08-13  |  4.6 KB  |  112 lines
  1. PM Spreadsheet
  2.  
  3. Functionality:
  4.  
  5. PMSpreadsheet is included in OS/2 as a free, basic productivity application. It is not intended to replace or compete with a professional spreadsheet,
  6. but to give the user a basic understanding on the uses of a spreadsheet. Please refer to Appendix H in Using the Operating system for information on supported applettes. The Spreadsheet has 26 columns and 40 rows. Each column and row combination
  7. is called a cell and is identified with a letter (A-Z) or a number (1-40). Each cell can contain either a value, which can be alphanumeric or numeric and can contain up to 8 characters, or a formula, with a maximum length of 30 characters. With
  8. Spreadsheet you can keep track of monthly expenditures, sales or any other numbers.
  9.  
  10. Limitations:
  11.  
  12. Spreadsheet has its own file format and does not import or export files from any other similar type of spreadsheet programs.
  13. The math functions includes addition, subtraction, multiplication and division and also summation (@) and parantheses (). It does not include higher functions such as square roots and logs.
  14.  
  15. Examples:
  16.  
  17. Steps to open, create file, and add data and formulas.
  18.  
  19. To Open Spreadsheet
  20.  
  21.  1. Open OS/2 System icon
  22.  2. Open Productivity folder
  23.  3. Open the Spreadsheet applette
  24.  
  25. To Create File
  26.  
  27.  1. Select File
  28.  2. Select New
  29.  Note:  If you look at the top of the window you will notice that there are three lines there. These will tell you the current cell, value and formula. This is where you will be entering the data or formulas you will be using. Also any information typed in these boxes is not entered until you hit the enter key. If you are unable to move the mouse cursor it is because you need to hit enter to enter the field.
  30.  
  31. To Add Data to the Spreadsheet
  32.  
  33.   This will be a basic spreadsheet of monthly expenses from January to July.
  34.  
  35. To Add Fields (Titles)
  36.  
  37.  1. Move mouse pointer (cursor) to cell D1 and type in " Budget" and hit enter.
  38.  2. Move cursor to cell B3 and type in "Jan."and hit enter.
  39.  3. Move cursor to cell C3 and type in "Feb." and hit enter.
  40.  4. Move cursor to cell D3 and type in "March" and hit enter.
  41.  5. Continue process for April, May, June, and July in E3, F3, G3,  and H3.
  42.  6. Move cursor to J3 and type in "Total".
  43.  
  44.  7. Move cursor to A5 and type in Rent.
  45.  8. Move cursor to A6 and type in Car.
  46.  9. Move cursor to A7 and type in Ins.
  47. 10. Move cursor to A8 and type in Food.
  48. 11. Move cursor to A9 and type in Gas.
  49. 12. Move cursor to A11 and type in Total.
  50.  
  51.  
  52. To Add Data (Values)
  53.  
  54. NOTE: You can only type in whole number or with decimals. If you put in other characters such as $ Spreadsheet will 
  55. see it as a text field. 
  56.  
  57.  1. Move cursor to B5 and type in 600.
  58.  2. Move cursor to B6 and type 250
  59.  3. Move cursor to B7 and type 121.20
  60.  4. Move cursor to B8 and type 120
  61.  5. Move cursor to B9 and type 60.
  62.  6. Fill in rest of data as shown below.
  63.  
  64.                            Budget
  65.          Jan.     Feb.       March   April    May      June    July      Yr. Total   
  66.  
  67. Rent      600      600      600     600     600      600     600        4200
  68. Car       250      250      250     250     250      250     250        1750 
  69. Ins.      121.2    121.2    121.2   121.2   121.2    121.2   121.2       848.4
  70. Food      120      120      100      90      90       90      95.75      705.75
  71. Gas        60       60       62      59      60       62.5    61.75      425.25
  72.  
  73. Total    1151.2   1151.2   1133.2  1120.2  1121.2   1123.7  1128.7      7020.4
  74.  
  75.  
  76. To Write Formulas.
  77.    NOTE: Make sure you type formulas in the formula field not the value field.
  78.  
  79.  1. Move cursor to B11 and type B5@B9 in formula field (This is the same as writing B5+B6+B7+B8+B9)
  80.  2. Move cursor to C11 and type C5@C9
  81.  3. Move cursor to D11 and type D5@D9
  82.  4. Move cursor to E11 and type E5@E9
  83.  5. Move cursor to F11 and type F5@F9
  84.  6. Move cursor to G11 and type G5@G9
  85.  7. Move cursor to H11 and type H5@H9
  86.  8. Move cursor to J11 and type B11@H11
  87.  
  88.  9. Move cursor to J5 and type B5@H5
  89. 10. Move cursor to J6 and type B6@H6
  90. 11. Move cursor to J7 and type B6@H7
  91. 12. Move cursor to J8 and type B8@H8
  92. 13. Move cursor to J9 and type B9@H9
  93.  
  94.  
  95. To Save File
  96.  
  97.  1. Select file
  98.  2. Select save
  99.  3. Enter a filename when asked (No extenstion needed. The system will assign .$$$).
  100.  
  101.  
  102. To Print File
  103.  
  104.  1. Select File
  105.  2. Select Print
  106.  3. Make sure the printer  option is highlighted.
  107.  4. Make sure you highlight printer spool and then select Print
  108.  
  109. Please refer to online help for additional information on creating and editing a spreadsheet, entering data, and writing formulas.
  110.  
  111.  
  112.