M.u.C.S. Disc 2000/MUCS2000.iso/anwend/1stmill/anleitng/kapitl_6.txt

Text File | 1998-12-16 | 26KB | 551 lines

6.0 Artikelstammdaten



Nachdem wir sowohl die Programmteile Buchhaltung und Kundendatei kennengelernt
haben, wenden wir uns im Kapitel 6 der Verwaltung der Artikelstammdaten zu. Sie
finden hier eine Datenbank, die schnell und effektiv Ihre Artikel bearbeitet und
die notwendigen Daten für das Drucken der verschiedenen Formulare problemlos
übergibt.  Mit den Funktionen der Lagerverwaltung wissen Sie jederzeit über
aktuelle Lagerbestände, notwendige Nachbestellungen und Anzahl der vorhandenen
Vorbestellungen bescheid.

Dieser Programmteil ist eng verknüpft mit der Kundendatei und der Fakturierung,
weshalb das Fenster mit den Artikeldaten immer mit einem leeren
Rechnungsformular zusammen auf dem Bildschirm erscheint.

Sie können bei der Neueingabe eines Artikels DM oder Euro-Werte
eintragen. Auch wenn Sie weiterhin eine DM-Rechnung erstellen wollen und
bereits Euro-Beträge speichern, ist das kein Problem. FirstMillion
rechnet den Euro-Betrag in DM um, wenn ein DM-Formular verwendet wird,
bzw Sie im Pop-Up-Menü des Rechnungsformulars den Schalter EURO/DM
umstellen.

Alle bereits vorhandenen Artikel können über die Funktion "In Euro
umrechnen" bequem in die neue Währung umgerechnet werden. Eine
Neueingabe ist nicht erforderlich. Eventuell kann es notwendig sein,
besonders "schiefe" Werte per Hand zu korrigieren.

Sie rufen diesen Programmteil mit den dazugehörenden beiden Fenstern durch
Drücken der Taste F3 auf.

Es erscheinen zwei Fenster. Ein Fenster mit der Bezeichnung "Rechnung" und das
Fenster "Artikel". Das Fenster mit den Artikelstammdaten ist zuerst aktiv, wie
Sie an der grauen Kopfleiste erkennen können.

Alle Ihre Waren werden in diesem Fenster aufgelistet und verwaltet. Eine leere
Dialogbox erhalten Sie wie gewohnt durch Drücken der Tastenkombination Ctrl + N.




6.1 Die Dialogbox "Artikel" zur Eingabe neuer Artikel

        Text

Wenn Sie diese Dialogbox aufrufen, befindet sich der Cursor im Textfeld. Dieses
Feld enthält die Bezeichnung für den Artikel. Wählen Sie hier einen prägnanten
Namen aus.

Wenn Sie eine Pfeilⁿ oder Tabtaste betätigen, gelangen Sie in das nächste
Eingabefeld.

        Bruttobetrag und Nettobetrag

Zur Eingabe des Verkaufspreises stehen Ihnen prinzipiell zwei Möglichkeiten
offen. Sie können den Preis als Bruttopreis eingeben, also den Verkaufspreis
inklusive der Mehrwertsteuer, oder als Nettobetrag exklusive der Mehrwertsteuer.
In beiden Fällen rechnet das Programm natürlich die fehlende Grö₧e aus.

Beachten Sie bitte die Auswahlmöglichkeit in der Dialogbox "Druckparameter", die
Sie über die Menüleiste unter "Einstellungen" erreichen. Sie können sich die
Angaben auf dem Bildschirm und dem Rechnungsausdruck entweder in Netto- oder
Bruttobeträgen anzeigen und drucken lassen.

Diese globale Einstellung lä₧t sich übrigens für jeden Rechnungsausdruck auch
noch einmal verändern. Das Pop-Up-Menü des Rechnungsformulars enthält einen
entsprechenden Befehl. Diese Funktion arbeitet nur, wenn das Formular die
Platzhalter für Netto bzw Bruttoausgabe enthält!

FIRST_MILLION ermöglicht Ihnen drei Staffelpreise für jeden Artikel zu
definieren. In das Feld "ab"können Sie die Anzahl einsetzen, ab der das Programm
automatisch diesen Preis verwendet. Sie können auch bereits in der Kundendatei
einem Kunden prinzipiell einen der Staffelpreise zuordnen.

        Die Artikeleingabe in EURO, wenn DM Hauptwährung ist

Sollte die Hauptwährung bei Ihnen DM sein, so können Sie über den Knopf
"EURO" die Preise eines Artikels dennoch in Euro abspeichern. Der Betrag
erscheint dann in der Artikelliste kursiv!

Auch wenn Sie eine eine Rechnung in DM erstellen, ist dieser Artikel
kein Problem, da FirstMillion automatisch den EURO-Betrag in DM
umrechnet und in die DM-Rechnung einfügt

    Einkauf

Über dieses Feld geben Sie Ihren Einkaufspreis ein. Hier wird prinzipiell nur
der Netto ek eingetragen. Wenn Sie später eine Bestellung für diesen Artikel
aufgeben mit FIRST_MILLION, steht die Höhe der zu erwartenden Rechnung bereits
in Ihren Unterlagen, trifft Sie also nicht unvorbereitet!

    Artikelnummer

In dieses Feld trägt das Programm automatisch eine Artikelnummer ein. Die
Startnummer können Sie in der Dialogbox "Parameter" vorgeben. Wenn Sie dort eine
Null eingeben, wird keine Artikelnummer vom Programm vorgeschlagen, Sie können
dann ohne dieses Eingabefeld löschen zu müssen eine Nummer Ihrer Wahl eintragen.
Das sollten Sie auch tun, wenn Sie Ihren Warenbestand in sinnvolle Untergruppen
aufteilen wollen. Sie erhöhen die Übersicht Ihrer Warenliste erheblich. Sie
können für Ihre Artikel sowohl Zahlen als auch Buchstaben verwenden. Es stehen
Ihnen 11 Zeichen zur Verfügung.

Sollten Sie versehentlich eine bereits existierende Artikelnummer eingegeben
haben, so erscheint beim Verlassen der Dialogbox eine Warnbox und weist Sie auf
diesen Umstand hin. Quittieren Sie diese Meldung durch einen Druck auf die
Return-Taste, und geben Sie anschlie₧end eine noch nicht vorhandene
Artikelnummer ein.

        Bestand und Soll

Wenn Sie den Überblick über Ihr Warenlager nicht verlieren wollen (Inventur),
helfen Ihnen diese beiden Eingabefelder.

In das Feld "Bestand" geben Sie den Warenbestand dieses Artikels ein. Sie dürfen
bei Nachlieferungen natürlich nicht vergessen, den Bestand zu aktualisieren. Bei
"Soll" tragen Sie den Minimalwarenbestand dieses Artikels ein. Sie können sich
über die Filterfunktion die Artikel anzeigen und anschlie₧end auch ausdrucken
lassen, deren Sollwert unterschritten wurde. Die Artikel mit zu geringem
Warenbestand erscheinen dann in der Fensterliste. Wenn Sie eine Null im Feld
"Soll" stehen haben, wird der Bestand dieses Artikels nicht überprüft. Das ist
immer dann sinnvoll, wenn dieses Produkt nicht nachbestellt werden mu₧, wie zum
Beispiel Arbeitsstunden, Reparaturpauschalen und ähnliches.

Wenn Sie mittels der Fakturierung eine Nachbestellung schreiben, können Sie die
dadurch erhaltenen Waren auch automatisch in Ihre Lagerverwaltung einfügen
lassen. Nutzen Sie dafür die Funktion "Lager add." , wenn Sie eine Bestellung
als erledigt markieren.

        V-Einheit

In dieses Feld können Sie für den Artikel die Verpackungseinheit vorgeben. Wenn
Sie später diesen Artikel für eine Rechnung aufrufen, können Sie wählen, ob Sie
nur Vielfache der Verpackungseinheit oder Einzelgebinde verkaufen wollen.

        Lieferantennummer und Bestellnummer

Mit diesem Feld wird die Verbindung zwischen der Lieferantenliste und dem
Warenlager hergestellt. Geben Sie die Nummer ein, die Sie dem Hersteller oder
Lieferanten dieses Artikels in Ihrer Kunden- und Lieferantendatei gegeben haben.
Als Bestellnummer müssen Sie die Bezeichnung eintragen, die der Lieferant
verwendet.

Während Sie für die Bestellnummer alphanumerische Zeichen (Buchstaben und
Zahlen) verwenden können, dürfen Sie für die Lieferantennummer ausschlie₧lich
Zahlen benutzen. Wenn der Lieferant bereits mit der Kundennummer in Ihrer Kunden
& Lieferantendatei eingetragen ist, wird der Name im Klartext unter den beiden
Eingabefeldern angezeigt. Damit das Programm bei einer Neueingabe dieses Feld
aktualisiert, müssen Sie einmal mit der linken Maustaste auf dieses Feld
klicken. Sie sehen dann sofort, ob Sie für diesen Artikel den richtigen
Lieferanten eingetragen haben.

Noch ein Trick für die Erstellung Ihrer Artikeldatei:

Wenn Sie viele Artikel von einem Lieferanten eingeben müssen, können Sie sich
die Eintragung der Lieferantennummer ersparen. Klicken Sie den Lieferanten vor
dem Aufrufen der Artikelliste in der Kunden & Lieferantenliste an. Alle
Dialogboxen die jetzt zur Eingabe neuer Daten erscheinen erhalten automatisch
die entsprechende Kundennummer.

Der Eintrag in dieses Feld, sowie in dem Feld "Bestellnummer" wird wichtig, wenn
der Lagerbestand dieses Artikels unter den vorgegebenen Sollwert sinkt. Nur wenn
die Zuordnung der Artikel zu den Lieferanten stimmt, kann die automatische
Bestellung auch funktionieren..

Unter "Bestellnummer" geben Sie bitte die Bezeichnung ein, die der Lieferant für
diese Ware verwendet. Es ist durchaus sinnvoll, wenn Sie eine vom Hersteller
oder Lieferanten abweichende Bezeichnung für Ihre eigene Artikelliste
verwenden, da die für Sie effektiven Sortierkriterien völlig anders als beim
Lieferanten sein können.

        Position

Sie können jeden neuen Artikel an jede von Ihnen gewünschte Position im
Artikelfenster plazieren. Hierdurch wird es möglich, Artikel die neu oder
nachträglich aufgenommen werden, in einer bestimmten Warengruppe erscheinen zu
lassen. Wenn Sie hier keine Vorgaben machen, werden die Neueinträge mit
aufsteigender Positionsnummer in das Artikelfenster übernommen und an die Liste
angehängt.

        Mehrwertsteuersatz

Im Feld für Mehrwertsteuer können Sie den Artikel noch mit dem notwendigen
Steuersatz versehen. Klicken Sie den entsprechenden Button an. Jetzt wird auch
der noch fehlende Betrag, entweder Brutto oder Netto ausgerechnet. Die
Mehrwertsteuersätze (zur Zeit 15% und 7%) können in der Dialogbox "Parameter" in
der Menüleiste unter "Einstellungen" geändert werden.

Der Knopf, "kein Rabatt" schlie₧t diesen Artikel vom prozentualen Rabatt auf die
Bruttorechnungssumme und den kundenspezifischen Rabatt aus, wenn er aktiviert
wird. Sie können dadurch Portogebühren, Verpackungskosten usw.  von der
Berechnung des Rabatts sperren.

        Gewicht

In dieses Feld wird das Gewicht des Artikels eingetragen. Sie können mit dem
Schalter "Gewicht" im Pop-Up-Menü "Formular" das Gewicht aller Artikel einer
Rechnung aufaddieren und mit der Rechnung ausdrucken lassen. So können
gewichtsabhängige Transportkosten ermittelt werden. Die Eingabe geschieht
üblicherweise in Gramm. Sollen Kilogramm verwendet werden, mu₧ der Schalter
x1000 gesetzt werden.

Ein weiterer Einsatz für die Gewichtsangabe wurde uns von einer Spedition
genannt. Man kann hier das Volumen eines Artikels eingeben und erhält auf der
Rechnung eine Angabe über den benötigten Rauminhalt dieser Lieferung. Daraus
lassen sich dann die Beiladekosten berechnen!

    Auftrag?, Bestellt?

Die Eingabebox zeigt Ihnen immer an, wie oft dieser Artikel bereits in einem
noch offenen Auftrag steht, und welche Stückzahl bereits von Ihnen nachbestellt
wurde, sofern dazu das Bestellwesen von FIRST_MILLION verwendet wurde.

    Verkauft

Alle Stückzahlen, die von diesem Artikel bisher verkauft wurden, werden in
diesem Feld aufaddiert. Mit der Funktion "Verkaufte zurücksetzen" aus dem
Pop-Up-Menü des Artikelfensters können Sie die Zahl auf Null zurücksetzen. Wie
bei den Umsatzzahlen aus der Kundenliste wäre es sinnvoll vorher die
Verkaufszahlen der Artikel auszudrucken.

    Info

Mit diesem Knopf rufen Sie eine Dialogbox auf, in der Sie 16 Zeilen
Informationen zu diesem Artikel festhalten können. Dies kann zum einen Ihnen zur
Information dienen, oder als Zusatztext für diesen Artikel mitgedruckt werden.
Es lassen sich auch beide Formen mischen.

Alle Zeilen, die am Anfang ein Paragraphenzeichen (▌) enthalten werden nicht
ausgedruckt.

Ihnen stehen wieder vier Möglichkeiten zum Verlassen der Dialogbox offen.
Klicken Sie das entsprechende Feld "Abbruch", "Löschen", "Weiter" oder "OK" an.



6.2 Eingabe eines Artikels



Als Übung wollen wir die Eingabe eines neuen Artikels vornehmen.

Als ATARI-Fachhändler haben wir den Mega STE mit 4 Megabyte Speicher und einer
48 Megabyte Festplatte in unser Programm aufgenommen.

Da unsere Waren überwiegend an den Endverbraucher gehen, kalkulieren wir den
Bruttopreis und tragen diesen in das Feld "Brutto" für VK 1 ein. Nun können wir
noch zwei Staffelpreise eingeben, wenn ein Kunde grö₧ere Mengen abnimmt.
Anschlie₧end klicken wir den Radiobutton "15%" an, und das Programm berechnet
die Nettopreise. In das Feld "Einkauf" tragen Sie den entsprechenden Netto ek
für diese Ware ein. Je nach Einstellung der Druckparameter können Sie sich bei
einer Nachbestellung diesen Einkaufspreis ausdrucken lassen. Sie können auch bei
einem Angebot durch Umschalten zwischen Angebot und Bestellung (Pop-Up Menü
"Formular") schnell Ihre Kalkulation überprüfen und sich Ihren Nettogewinn
anzeigen lassen!

Um die Übersicht in unserer Warenliste nicht zu verlieren, soll das neue Produkt
in der Warengruppe -MegaSTE- erscheinen. Der Eintrag soll an Position 50
erscheinen und nicht wie vom Programm vorgeschlagen am Ende der Liste. Dazu
versehen wir das Feld "Position" mit der 50. Als Artikelnummer geben wir STE-011
ein. Somit haben alle Waren, die mit dem Mega STE zu tun haben das gleiche
Kürzel in der Artikelnummer, was ein Wiederfinden erheblich erleichtert, wenn
wir die Suchfunktion verwenden.

Der aktuelle Lagerstand liegt bei 5 Geräten, weshalb wir unter "Bestand" eine 5
eintragen. Damit wir rechtzeitig neue Ware ordern, soll uns das Programm bei
einem Restbestand von 2 Geräten warnen. Das Feld "Soll" erhält eine 2.

Der Lieferant dieses Computers wird bei uns in der Kunden & Lieferantendatei
unter der Kundennummer 1000 geführt, die jetzt in das Feld "Lieferantennummer"
eingegeben wird. Wenn Sie nun auf den Platz rechts neben dem Wort "Lieferant"
klicken, erscheint der Name des Lieferanten, "ATARI Computer GmbH". Damit die
Bestellungen auch richtig verstanden wird, tragen wir noch die Bestellnummer
ein, die unser Lieferant für diese Ware verwendet.

Jetzt können wir die Dialogbox durch Anklicken von OK verlassen, und der Artikel
erscheint an der gewünschten Stelle in der Liste.




6.3 Übersicht in der Artikelliste durch Trennfelder



Wenn Sie von der Möglichkeit der Erstellung von Warenbereichen gebrauch machen
wollen, so müssen Sie die Gruppen im Artikelfenster auch optisch von einander
trennen können. Hierfür rufen Sie wie gewohnt eine leere Dialogbox auf. In dem
Textfeld geben Sie eine Bezeichnung für den Warenbereich ein, z. B. möchten Sie
die Softwareprodukte von den anderen Eintragungen abheben. Hier könnte ein
Trennfeld mit dem Namen "Software" über allen Softwareartikeln stehen. Geben Sie
vor und hinter dieser Bezeichnung Bindestriche ein, damit der Text etwa in der
Mitte des Textfeldes steht.

Anschlie₧end setzen Sie noch die Positionsnummer ein, damit dieses Trennfeld an
der richtigen Stelle erscheint, nämlich vor den Softwareprodukten.

Damit aus diesem Eintrag ein Trennfeld wird, dürfen Sie nicht vergessen als
Artikelnummer ein Paragraphenzeichen mit einer Nummer, oder einer Abkürzung
einzugeben. Das Programm kann nur so erkennen, da₧ es sich hierbei nicht um
einen neuen Artikel handelt.

Wenn Sie eine sinnvolle Abkürzung für das Trennfeld wählen, kann Ihnen das bei
der Suche nach einer Warengruppe sehr von nutzen sein. Sie brauchen nur die
Dialogbox "Suchen" aufzurufen und die entsprechende Abkürzung einzugeben und
schon haben Sie das Trennfeld an der ersten Stelle im Artikelfenster. Darunter
sind dann alle Ihre Waren zu dieser Warengruppe aufgelistet. Einfacher geht es
kaum noch!



6.4 Suchfunktion



Sie öffnen die Dialogbox für die Eingabe des Suchkriterium über das
Pull-Down-Menü "Datei".

Klicken Sie den Eintrag "Suchen" an, so sehen Sie die abgebildete Dialogbox.
Einfacher und bequemer geht es über die Tastenkombination Ctrl + F. Sie können
in Ihren Artikelstammdaten nach einem Text oder nach einer Artikel- oder
Bestellnummer suchen lassen.

In der Dialogbox müssen Sie zuerst den Suchkreis definieren. Digeschieht wieder
durch Anklicken des entsprechenden Button. Wenn Sie alle Datensätze durchsuchen
lassen wollen, müssen Sie den ersten Datensatz an die oberste Position des
Fensters bringen. Dies erreichen Sie durch Drücken der Clr/Home-Taste. Da wir
Artikel aus dem Bereich der Modem suchen, geben wir die Abkürzung >mod< ein.

Auch im Artikelfenster wird ein gefundener Datensatz an die erste Position des
sichtbaren Fenster geschrieben. Wird nach einer Artikelnummer gesucht, wird nur
ein Datensatz angezeigt, wenn die ganze Artikelnummer bei der Suche verwendet
wird, da die Zuordnung hier eindeutig ist.

Anschlie₧end erscheint an der obersten Position des Fensters der erste Artikel
aus der Warengruppe >mod<. Da wir dem Trennfeld die Artikelnummer ▌mod gegeben
hatten, erscheint  das Trennfeld an der ersten Stelle im Fenster. Sie sehen, wie
wichtig eine sinnvolle Artikelnummer für effektives Arbeiten mit FIRST_MILLION
ist.

Natürlich können Sie den Artikel auch direkt über die Artikelnummer auswählen.




6.5 Druckfunktion



Die Artikelstammdaten lassen sich über die Funktion "Drucken" als Liste, oder
als Preisetiketten ausdrucken. Hierfür rufen Sie das Pop-Up-Menü"Artikel" wie
gewohnt auf und klicken den Eintrag "Drucken" an.

Sie erhalten die abgebildete Dialogbox "Artikel drucken/speichern". In dieser
Dialogbox können Sie angeben, welche Artikel (Positionsnummern im
Artikelfenster) ausgegeben werden sollen. Diese Dialogbox entspricht im Aussehen
und der Funktionalität exakt den bereits in den vorherigen Kapiteln
besprochenen. Auch hier können Sie beliebige Druckformate erstellen und Ihre
Artikeldaten mittels der entsprechenden Platzhalter zu Papier bringen. Die
Möglichkeit diese Listen mit Grafiken (Einst. 1) zu mischen erweitert Ihre
Möglichkeiten der Präsentation Ihrer Waren erheblich!




6.6 Filterfunktion



Das Artikelfenster verfügt auch über eine Filterfunktion. Sie rufen diese
Funktion über das Pop-Up-Menü auf.

Hier können Sie wählen ob Sie alle Artikel angezeigt bekommen wollen, oder nur
die Artikel, deren Lagerbestand unter dem Sollwert liegen. Diese Funktion
erleichtert das Anfertigen der Nachbestellungen ganz erheblich!

Aber Achtung:

Wenn Sie vorher im Kundenfenster einen Lieferanten angewählt haben, so
erscheinen in der Artikelliste nur noch die Produkte dieses Lieferanten und die
Artikel für die kein Lieferant eingetragen ist.

Die gerade wirksame Filterfunktion wird in der Kopfzeile des Artikelfensters
angezeigt. Wenn Sie einen Lieferanten angewählt hatten, erscheint dessen Name in
der Kopfzeile.

Sie können auch alle Artikel anzeigen lassen, von denen Sie weniger am Lager
haben, als sich bereits in den offenen Aufträgen befinden. Sie sollten dann für
diese Artikel Bestellungen aufgeben. Glücklicherweise zeigt Ihnen FIRST_MILLION
gleich in der Artikelauswahlbox an, wieviel Stück Sie unbedingt benötigen um
alle Aufträge abarbeiten zu können.

Über den Artikelfilter ist es möglich, sich eine Liste der Waren ausgeben zu
lassen, die nachbestellt werden müssen. Wenn Sie vorher einen bestimmten
Lieferanten angewählt haben, so werden nur für diesen die Nachbestellvorschläge
angezeigt, andernfalls sehen Sie alle Artikel deren Sollwert unterschritten
wurde!

Sie können die notwendigen Bestellungen auch halbautomatisch schreiben lassen.
Kapitel 9 gibt hierzu die notwendigen Informationen!




6.7 Editieren eines Eintrags im Artikelfenster



Die Einträge in diese Datei können bei Bedarf aufgerufen und editiert werden.
Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag im Artikelfenster öffnet sich die
Dialogbox mit den eingegebenen Werten.

Sie können jetzt die Änderungen vornehmen und den Inhalt durch das Anklicken von
"OK" in die Datei übernehmen.

Klicken Sie den "Weiter" Button an, so erscheint der nächste Artikel der Liste
in der Dialogbox. Sie können auf diese Art bequem durch Ihre Artikelliste gehen
und Änderungen vornehmen.

Wenn Sie keine Änderung vornehmen wollen, verlassen Sie die Dialogbox über den
Button "Abbruch". Der Datensatz wird dann nicht verändert. Verlassen Sie diese
Dialogbox durch Anklicken von "Löschen", wird der Datensatz vollständig aus der
Liste entfernt.



6.8 Zusammenfassen von Artikeln zu einer Warengruppe



FIRST_MILLION ermöglicht Ihnen mehrere Artikel zusammenzufassen und als neuen
Artikel in Ihre Liste zu übernehmen. Wenn dieser Artikel dann ausgedruckt wird,
werden die Bestandteile ohne Preis mit aufgelistet.

Wenn Sie eine Warengruppe bilden wollen, müssen Sie das Artikelfenster mit der F
3 Taste aufrufen. Es ist dabei egal, ob Sie einen Eintrag in der Kundenliste
aktiviert haben oder nicht. Wählen Sie jetzt wie gewöhnt die Artikel aus, die
Sie gruppieren möchten. Sie können dabei jede beliebige Anzahl nehmen. Die so
ausgewählten Artikel werden in dem Fenster "Rechnung" aufgelistet, so als
wollten Sie ein ganz gewöhnliches Angebot erstellen. Wenn Sie mit der Auswahl
fertig sind rufen Sie das Pop-Up-Menü "Formular" auf, und wählen die Funktion
"Gruppe" an.

Es öffnet sich die Dialogbox "Artikelgruppe", die in ihrem Aufbau praktisch der
Artikeleingabebox entspricht. Sie finden hier schon die Brutto- und Nettosumme
aller in der Gruppe enthaltenen Artikel. Sie können jetzt einen Text für die
Bezeichnung dieser neuen Artikelgruppe eingeben und den Brutto- oder den
Nettopreis verändern. Üblicherweise sind Paketangebote billiger als die Summe
der Einzelposten.

Auch eine Artikelnummer und Position müssen Sie noch eintragen. MIt "OK"
verlassen Sie diese Eingabebox wieder und der gruppierte, neue Artikel befindet
sich in der Liste. Um hier die Artikel, die Warengruppen enthalten, von den
anderen Artikeln unterscheiden zu können, erscheint vor der Artikelbezeichnung
ein Stern.

Sie können die Warengruppen nicht beliebig tief staffeln. Es kann in einer
Warengruppe keine andere Gruppe eingebaut werden, und Sie können keine Artikel
gruppieren, die Zusatztexte enthalten, die gedruckt werden sollen!

Wenn Sie sehr umfangreiche  Warengruppen gebildet haben, kann es sinnvoll sein
die Darstellung und den Ausdruck der Gruppenmitglieder abzuschalten. Der
entsprechende Button befindet sich in der Druckparameterbox.



6.9 Ausgabe der Warenliste als ASCII Textfile (Exportfunktion)



Sie werden sicherlich irgendwann einmal eine Preisliste oder vielleicht sogar
einen Warenkatalog erstellen wollen. Damit Sie nun nicht alle Waren und Preise
in eine Textverarbeitung eintippen müssen, können Sie die komplette Warenliste
als ASCII-Datei abspeichern, bzw. exportieren. Dieses Textfile enthält keine
Formatierungsinformationen sondern lediglich den reinen Text.

Welche Daten in welcher Reihenfolge ausgegeben werden entscheiden Sie mit dem
Druckformat und damit mit den Platzhaltern, die Sie verwenden.

Für hübsche Preislisten, die zur besseren Präsentation auch Bilder enthalten
sollten, ist ein DTP Programm wie Calamus von DMC besser geeignet als ein reiner
Texteditor. Damit Sie nicht in jeder Zeile die Tabulatoren zwischen den
Artikelnummern und Preisen setzen müssen, ist es auch möglich den Export mit
Tabulatoren zu machen. Klicken Sie dazu in der Druckdialogbox den Knopf "Calamus
Format" an. Die Datei erhält die Extension .CTX.

Die entsprechende Funktion befindet sich in der Dialogbox "Artikel drucken".
Rufen Sie das Pop-Up-Menü "Artikel" durch einen Doppelklick auf das
Artikelfenster auf und wählen Sie die Funktion "Drucken" an.

Hier wählen Sie das gewünschte Druckformat aus, und aktivieren den Knopf
"Calamus Format". Wenn Sie jetzt auf die Funktion "Drucken" gehen, öffnet sich
eine Dateiauswahlbox in der Sie den Pfad und den Namen der Datei angeben können.



6.10 Importfunktion



Für die Artikeldatei existiert, ebenso wie für die Kundendatei, eine
Importfunktion mit der Sie eine bereits vorhandene Artikelliste in FIRST_MILLION
einlesen können.

Es mu₧ sich dabei um eine "Komma-deleted"-Datei handeln, in der die Datenfelder
die gleiche Reihenfolge haben, wie in der Eingabemaske der Artikelliste. Nicht
besetzte Felder werden leer übergeben, müssen aber vorhanden sein (,,). Die
Verkaufspreise werden entsprechend der Einstellung unter "Druckparameter" als
Netto- oder Bruttopreis interpretiert und übernommen. Wenn Ihre Importdatei
einen, zwei, oder alle drei Verkaufspreise als Nettopreise enthält, müssen Sie
den Knopf "Nettobetrag" aktivieren. Der Mehrwertsteuersatz mu₧ als Zahl
enthalten sein (z.B. 15 oder 7). Für den Fall, das Sie Ihre Preise nur mit einem
Trennkomma zwischen DM und Pf übertragen können, müssen Sie den ganzen Betrag in
Hochkommata setzen.

Folgende Reihenfolge der Felder ist notwendig:

Artikeltext, VK 1, VK 2, VK 3, Einkaufspreis (immer netto), Anzahl ab der VK 2
gilt, Anzahl ab der VK 3 gilt, Mehrwertsteuersatz (z. B. 14 oder 7),
Artikelnummer, Bestellnummer, Lieferantennummer, Bestand, Soll,
Verpackungseinheit, CR

Wenn Sie diese Funktion auslösen werden Sie in einer Dialogbox gefragt ob die
alten Artikelnummern übernommen, oder neue angelegt werden sollen

Während der Konvertierung werden die eingelesenen Daten auf ihre formale
Richtigkeit überprüft. Wird ein Fehler festgestellt bricht die Konvertierung mit
einer Warnmeldung ab, aus der Sie die Zeile und den Fehler erkennen können. Sie
sollten sich jetzt Zeile und Fehler merken und FIRST_MILLION ohne Datensicherung
verlassen. Entfernen Sie mit einem Texteditor den Fehler und starten Sie die
Importfunktion erneut.

Die Programmdiskette hält eine Beispieldatei mit dem Namen ARTIKEL.IMP für Sie
bereit, aus der sich der Aufbau der Importdatei explizit erkennen lä₧t und mit
der Sie die Importfunktion erst einmal ausprobieren können.


6.11 Artikelpreise in EURO umrechnen


Wenn Sie bereits über eine umfangreiche Warenliste verfügen, werden Sie
mit Grausen an den Umstellungstermin auf die neue Währungseinheit Euro
denken. Dafür besteht mit FirstMillion kein Grund.

Diese Funktion rechnet alle markierten Artikel im Artikelfenster von DM
in den Euro um! Natürlich kann es notwendig werden, den einen oder
anderen Wert nachzuarbeiten. Für EUR 1,53 kann der psychologische Wert
EUR 1,49 günstiger sein. An anderer Stelle sollte der Betrag EUR 1,46
vielleicht auf EUR 1,49 aufgerundet werden.

Welche Artikel Sie wann in den Euro umrechnen bleibt so immer Ihnen
überlassen.