6.0 Artikelstammdaten Nachdem wir sowohl die Programmteile Buchhaltung und Kundendatei kennengelernt haben, wenden wir uns im Kapitel 6 der Verwaltung der Artikelstammdaten zu. Sie finden hier eine Datenbank, die schnell und effektiv Ihre Artikel bearbeitet und die notwendigen Daten fr das Drucken der verschiedenen Formulare problemlos bergibt. Mit den Funktionen der Lagerverwaltung wissen Sie jederzeit ber aktuelle Lagerbest„nde, notwendige Nachbestellungen und Anzahl der vorhandenen Vorbestellungen bescheid. Dieser Programmteil ist eng verknpft mit der Kundendatei und der Fakturierung, weshalb das Fenster mit den Artikeldaten immer mit einem leeren Rechnungsformular zusammen auf dem Bildschirm erscheint. Sie k”nnen bei der Neueingabe eines Artikels DM oder Euro-Werte eintragen. Auch wenn Sie weiterhin eine DM-Rechnung erstellen wollen und bereits Euro-Betr„ge speichern, ist das kein Problem. FirstMillion rechnet den Euro-Betrag in DM um, wenn ein DM-Formular verwendet wird, bzw Sie im Pop-Up-Men des Rechnungsformulars den Schalter EURO/DM umstellen. Alle bereits vorhandenen Artikel k”nnen ber die Funktion "In Euro umrechnen" bequem in die neue W„hrung umgerechnet werden. Eine Neueingabe ist nicht erforderlich. Eventuell kann es notwendig sein, besonders "schiefe" Werte per Hand zu korrigieren. Sie rufen diesen Programmteil mit den dazugeh”renden beiden Fenstern durch Drcken der Taste F3 auf. Es erscheinen zwei Fenster. Ein Fenster mit der Bezeichnung "Rechnung" und das Fenster "Artikel". Das Fenster mit den Artikelstammdaten ist zuerst aktiv, wie Sie an der grauen Kopfleiste erkennen k”nnen. Alle Ihre Waren werden in diesem Fenster aufgelistet und verwaltet. Eine leere Dialogbox erhalten Sie wie gewohnt durch Drcken der Tastenkombination Ctrl + N. 6.1 Die Dialogbox "Artikel" zur Eingabe neuer Artikel Text Wenn Sie diese Dialogbox aufrufen, befindet sich der Cursor im Textfeld. Dieses Feld enth„lt die Bezeichnung fr den Artikel. W„hlen Sie hier einen pr„gnanten Namen aus. Wenn Sie eine Pfeilü oder Tabtaste bet„tigen, gelangen Sie in das n„chste Eingabefeld. Bruttobetrag und Nettobetrag Zur Eingabe des Verkaufspreises stehen Ihnen prinzipiell zwei M”glichkeiten offen. Sie k”nnen den Preis als Bruttopreis eingeben, also den Verkaufspreis inklusive der Mehrwertsteuer, oder als Nettobetrag exklusive der Mehrwertsteuer. In beiden F„llen rechnet das Programm natrlich die fehlende Gr”že aus. Beachten Sie bitte die Auswahlm”glichkeit in der Dialogbox "Druckparameter", die Sie ber die Menleiste unter "Einstellungen" erreichen. Sie k”nnen sich die Angaben auf dem Bildschirm und dem Rechnungsausdruck entweder in Netto- oder Bruttobetr„gen anzeigen und drucken lassen. Diese globale Einstellung l„žt sich brigens fr jeden Rechnungsausdruck auch noch einmal ver„ndern. Das Pop-Up-Men des Rechnungsformulars enth„lt einen entsprechenden Befehl. Diese Funktion arbeitet nur, wenn das Formular die Platzhalter fr Netto bzw Bruttoausgabe enth„lt! FIRST_MILLION erm”glicht Ihnen drei Staffelpreise fr jeden Artikel zu definieren. In das Feld "ab"k”nnen Sie die Anzahl einsetzen, ab der das Programm automatisch diesen Preis verwendet. Sie k”nnen auch bereits in der Kundendatei einem Kunden prinzipiell einen der Staffelpreise zuordnen. Die Artikeleingabe in EURO, wenn DM Hauptw„hrung ist Sollte die Hauptw„hrung bei Ihnen DM sein, so k”nnen Sie ber den Knopf "EURO" die Preise eines Artikels dennoch in Euro abspeichern. Der Betrag erscheint dann in der Artikelliste kursiv! Auch wenn Sie eine eine Rechnung in DM erstellen, ist dieser Artikel kein Problem, da FirstMillion automatisch den EURO-Betrag in DM umrechnet und in die DM-Rechnung einfgt Einkauf šber dieses Feld geben Sie Ihren Einkaufspreis ein. Hier wird prinzipiell nur der Netto ek eingetragen. Wenn Sie sp„ter eine Bestellung fr diesen Artikel aufgeben mit FIRST_MILLION, steht die H”he der zu erwartenden Rechnung bereits in Ihren Unterlagen, trifft Sie also nicht unvorbereitet! Artikelnummer In dieses Feld tr„gt das Programm automatisch eine Artikelnummer ein. Die Startnummer k”nnen Sie in der Dialogbox "Parameter" vorgeben. Wenn Sie dort eine Null eingeben, wird keine Artikelnummer vom Programm vorgeschlagen, Sie k”nnen dann ohne dieses Eingabefeld l”schen zu mssen eine Nummer Ihrer Wahl eintragen. Das sollten Sie auch tun, wenn Sie Ihren Warenbestand in sinnvolle Untergruppen aufteilen wollen. Sie erh”hen die šbersicht Ihrer Warenliste erheblich. Sie k”nnen fr Ihre Artikel sowohl Zahlen als auch Buchstaben verwenden. Es stehen Ihnen 11 Zeichen zur Verfgung. Sollten Sie versehentlich eine bereits existierende Artikelnummer eingegeben haben, so erscheint beim Verlassen der Dialogbox eine Warnbox und weist Sie auf diesen Umstand hin. Quittieren Sie diese Meldung durch einen Druck auf die Return-Taste, und geben Sie anschliežend eine noch nicht vorhandene Artikelnummer ein. Bestand und Soll Wenn Sie den šberblick ber Ihr Warenlager nicht verlieren wollen (Inventur), helfen Ihnen diese beiden Eingabefelder. In das Feld "Bestand" geben Sie den Warenbestand dieses Artikels ein. Sie drfen bei Nachlieferungen natrlich nicht vergessen, den Bestand zu aktualisieren. Bei "Soll" tragen Sie den Minimalwarenbestand dieses Artikels ein. Sie k”nnen sich ber die Filterfunktion die Artikel anzeigen und anschliežend auch ausdrucken lassen, deren Sollwert unterschritten wurde. Die Artikel mit zu geringem Warenbestand erscheinen dann in der Fensterliste. Wenn Sie eine Null im Feld "Soll" stehen haben, wird der Bestand dieses Artikels nicht berprft. Das ist immer dann sinnvoll, wenn dieses Produkt nicht nachbestellt werden muž, wie zum Beispiel Arbeitsstunden, Reparaturpauschalen und „hnliches. Wenn Sie mittels der Fakturierung eine Nachbestellung schreiben, k”nnen Sie die dadurch erhaltenen Waren auch automatisch in Ihre Lagerverwaltung einfgen lassen. Nutzen Sie dafr die Funktion "Lager add." , wenn Sie eine Bestellung als erledigt markieren. V-Einheit In dieses Feld k”nnen Sie fr den Artikel die Verpackungseinheit vorgeben. Wenn Sie sp„ter diesen Artikel fr eine Rechnung aufrufen, k”nnen Sie w„hlen, ob Sie nur Vielfache der Verpackungseinheit oder Einzelgebinde verkaufen wollen. Lieferantennummer und Bestellnummer Mit diesem Feld wird die Verbindung zwischen der Lieferantenliste und dem Warenlager hergestellt. Geben Sie die Nummer ein, die Sie dem Hersteller oder Lieferanten dieses Artikels in Ihrer Kunden- und Lieferantendatei gegeben haben. Als Bestellnummer mssen Sie die Bezeichnung eintragen, die der Lieferant verwendet. W„hrend Sie fr die Bestellnummer alphanumerische Zeichen (Buchstaben und Zahlen) verwenden k”nnen, drfen Sie fr die Lieferantennummer ausschliežlich Zahlen benutzen. Wenn der Lieferant bereits mit der Kundennummer in Ihrer Kunden & Lieferantendatei eingetragen ist, wird der Name im Klartext unter den beiden Eingabefeldern angezeigt. Damit das Programm bei einer Neueingabe dieses Feld aktualisiert, mssen Sie einmal mit der linken Maustaste auf dieses Feld klicken. Sie sehen dann sofort, ob Sie fr diesen Artikel den richtigen Lieferanten eingetragen haben. Noch ein Trick fr die Erstellung Ihrer Artikeldatei: Wenn Sie viele Artikel von einem Lieferanten eingeben mssen, k”nnen Sie sich die Eintragung der Lieferantennummer ersparen. Klicken Sie den Lieferanten vor dem Aufrufen der Artikelliste in der Kunden & Lieferantenliste an. Alle Dialogboxen die jetzt zur Eingabe neuer Daten erscheinen erhalten automatisch die entsprechende Kundennummer. Der Eintrag in dieses Feld, sowie in dem Feld "Bestellnummer" wird wichtig, wenn der Lagerbestand dieses Artikels unter den vorgegebenen Sollwert sinkt. Nur wenn die Zuordnung der Artikel zu den Lieferanten stimmt, kann die automatische Bestellung auch funktionieren.. Unter "Bestellnummer" geben Sie bitte die Bezeichnung ein, die der Lieferant fr diese Ware verwendet. Es ist durchaus sinnvoll, wenn Sie eine vom Hersteller oder Lieferanten abweichende Bezeichnung fr Ihre eigene Artikelliste verwenden, da die fr Sie effektiven Sortierkriterien v”llig anders als beim Lieferanten sein k”nnen. Position Sie k”nnen jeden neuen Artikel an jede von Ihnen gewnschte Position im Artikelfenster plazieren. Hierdurch wird es m”glich, Artikel die neu oder nachtr„glich aufgenommen werden, in einer bestimmten Warengruppe erscheinen zu lassen. Wenn Sie hier keine Vorgaben machen, werden die Neueintr„ge mit aufsteigender Positionsnummer in das Artikelfenster bernommen und an die Liste angeh„ngt. Mehrwertsteuersatz Im Feld fr Mehrwertsteuer k”nnen Sie den Artikel noch mit dem notwendigen Steuersatz versehen. Klicken Sie den entsprechenden Button an. Jetzt wird auch der noch fehlende Betrag, entweder Brutto oder Netto ausgerechnet. Die Mehrwertsteuers„tze (zur Zeit 15% und 7%) k”nnen in der Dialogbox "Parameter" in der Menleiste unter "Einstellungen" ge„ndert werden. Der Knopf, "kein Rabatt" schliežt diesen Artikel vom prozentualen Rabatt auf die Bruttorechnungssumme und den kundenspezifischen Rabatt aus, wenn er aktiviert wird. Sie k”nnen dadurch Portogebhren, Verpackungskosten usw. von der Berechnung des Rabatts sperren. Gewicht In dieses Feld wird das Gewicht des Artikels eingetragen. Sie k”nnen mit dem Schalter "Gewicht" im Pop-Up-Men "Formular" das Gewicht aller Artikel einer Rechnung aufaddieren und mit der Rechnung ausdrucken lassen. So k”nnen gewichtsabh„ngige Transportkosten ermittelt werden. Die Eingabe geschieht blicherweise in Gramm. Sollen Kilogramm verwendet werden, muž der Schalter x1000 gesetzt werden. Ein weiterer Einsatz fr die Gewichtsangabe wurde uns von einer Spedition genannt. Man kann hier das Volumen eines Artikels eingeben und erh„lt auf der Rechnung eine Angabe ber den ben”tigten Rauminhalt dieser Lieferung. Daraus lassen sich dann die Beiladekosten berechnen! Auftrag?, Bestellt? Die Eingabebox zeigt Ihnen immer an, wie oft dieser Artikel bereits in einem noch offenen Auftrag steht, und welche Stckzahl bereits von Ihnen nachbestellt wurde, sofern dazu das Bestellwesen von FIRST_MILLION verwendet wurde. Verkauft Alle Stckzahlen, die von diesem Artikel bisher verkauft wurden, werden in diesem Feld aufaddiert. Mit der Funktion "Verkaufte zurcksetzen" aus dem Pop-Up-Men des Artikelfensters k”nnen Sie die Zahl auf Null zurcksetzen. Wie bei den Umsatzzahlen aus der Kundenliste w„re es sinnvoll vorher die Verkaufszahlen der Artikel auszudrucken. Info Mit diesem Knopf rufen Sie eine Dialogbox auf, in der Sie 16 Zeilen Informationen zu diesem Artikel festhalten k”nnen. Dies kann zum einen Ihnen zur Information dienen, oder als Zusatztext fr diesen Artikel mitgedruckt werden. Es lassen sich auch beide Formen mischen. Alle Zeilen, die am Anfang ein Paragraphenzeichen (Ý) enthalten werden nicht ausgedruckt. Ihnen stehen wieder vier M”glichkeiten zum Verlassen der Dialogbox offen. Klicken Sie das entsprechende Feld "Abbruch", "L”schen", "Weiter" oder "OK" an. 6.2 Eingabe eines Artikels Als šbung wollen wir die Eingabe eines neuen Artikels vornehmen. Als ATARI-Fachh„ndler haben wir den Mega STE mit 4 Megabyte Speicher und einer 48 Megabyte Festplatte in unser Programm aufgenommen. Da unsere Waren berwiegend an den Endverbraucher gehen, kalkulieren wir den Bruttopreis und tragen diesen in das Feld "Brutto" fr VK 1 ein. Nun k”nnen wir noch zwei Staffelpreise eingeben, wenn ein Kunde gr”žere Mengen abnimmt. Anschliežend klicken wir den Radiobutton "15%" an, und das Programm berechnet die Nettopreise. In das Feld "Einkauf" tragen Sie den entsprechenden Netto ek fr diese Ware ein. Je nach Einstellung der Druckparameter k”nnen Sie sich bei einer Nachbestellung diesen Einkaufspreis ausdrucken lassen. Sie k”nnen auch bei einem Angebot durch Umschalten zwischen Angebot und Bestellung (Pop-Up Men "Formular") schnell Ihre Kalkulation berprfen und sich Ihren Nettogewinn anzeigen lassen! Um die šbersicht in unserer Warenliste nicht zu verlieren, soll das neue Produkt in der Warengruppe -MegaSTE- erscheinen. Der Eintrag soll an Position 50 erscheinen und nicht wie vom Programm vorgeschlagen am Ende der Liste. Dazu versehen wir das Feld "Position" mit der 50. Als Artikelnummer geben wir STE-011 ein. Somit haben alle Waren, die mit dem Mega STE zu tun haben das gleiche Krzel in der Artikelnummer, was ein Wiederfinden erheblich erleichtert, wenn wir die Suchfunktion verwenden. Der aktuelle Lagerstand liegt bei 5 Ger„ten, weshalb wir unter "Bestand" eine 5 eintragen. Damit wir rechtzeitig neue Ware ordern, soll uns das Programm bei einem Restbestand von 2 Ger„ten warnen. Das Feld "Soll" erh„lt eine 2. Der Lieferant dieses Computers wird bei uns in der Kunden & Lieferantendatei unter der Kundennummer 1000 gefhrt, die jetzt in das Feld "Lieferantennummer" eingegeben wird. Wenn Sie nun auf den Platz rechts neben dem Wort "Lieferant" klicken, erscheint der Name des Lieferanten, "ATARI Computer GmbH". Damit die Bestellungen auch richtig verstanden wird, tragen wir noch die Bestellnummer ein, die unser Lieferant fr diese Ware verwendet. Jetzt k”nnen wir die Dialogbox durch Anklicken von OK verlassen, und der Artikel erscheint an der gewnschten Stelle in der Liste. 6.3 šbersicht in der Artikelliste durch Trennfelder Wenn Sie von der M”glichkeit der Erstellung von Warenbereichen gebrauch machen wollen, so mssen Sie die Gruppen im Artikelfenster auch optisch von einander trennen k”nnen. Hierfr rufen Sie wie gewohnt eine leere Dialogbox auf. In dem Textfeld geben Sie eine Bezeichnung fr den Warenbereich ein, z. B. m”chten Sie die Softwareprodukte von den anderen Eintragungen abheben. Hier k”nnte ein Trennfeld mit dem Namen "Software" ber allen Softwareartikeln stehen. Geben Sie vor und hinter dieser Bezeichnung Bindestriche ein, damit der Text etwa in der Mitte des Textfeldes steht. Anschliežend setzen Sie noch die Positionsnummer ein, damit dieses Trennfeld an der richtigen Stelle erscheint, n„mlich vor den Softwareprodukten. Damit aus diesem Eintrag ein Trennfeld wird, drfen Sie nicht vergessen als Artikelnummer ein Paragraphenzeichen mit einer Nummer, oder einer Abkrzung einzugeben. Das Programm kann nur so erkennen, daž es sich hierbei nicht um einen neuen Artikel handelt. Wenn Sie eine sinnvolle Abkrzung fr das Trennfeld w„hlen, kann Ihnen das bei der Suche nach einer Warengruppe sehr von nutzen sein. Sie brauchen nur die Dialogbox "Suchen" aufzurufen und die entsprechende Abkrzung einzugeben und schon haben Sie das Trennfeld an der ersten Stelle im Artikelfenster. Darunter sind dann alle Ihre Waren zu dieser Warengruppe aufgelistet. Einfacher geht es kaum noch! 6.4 Suchfunktion Sie ”ffnen die Dialogbox fr die Eingabe des Suchkriterium ber das Pull-Down-Men "Datei". Klicken Sie den Eintrag "Suchen" an, so sehen Sie die abgebildete Dialogbox. Einfacher und bequemer geht es ber die Tastenkombination Ctrl + F. Sie k”nnen in Ihren Artikelstammdaten nach einem Text oder nach einer Artikel- oder Bestellnummer suchen lassen. In der Dialogbox mssen Sie zuerst den Suchkreis definieren. Digeschieht wieder durch Anklicken des entsprechenden Button. Wenn Sie alle Datens„tze durchsuchen lassen wollen, mssen Sie den ersten Datensatz an die oberste Position des Fensters bringen. Dies erreichen Sie durch Drcken der Clr/Home-Taste. Da wir Artikel aus dem Bereich der Modem suchen, geben wir die Abkrzung >mod< ein. Auch im Artikelfenster wird ein gefundener Datensatz an die erste Position des sichtbaren Fenster geschrieben. Wird nach einer Artikelnummer gesucht, wird nur ein Datensatz angezeigt, wenn die ganze Artikelnummer bei der Suche verwendet wird, da die Zuordnung hier eindeutig ist. Anschliežend erscheint an der obersten Position des Fensters der erste Artikel aus der Warengruppe >mod<. Da wir dem Trennfeld die Artikelnummer Ýmod gegeben hatten, erscheint das Trennfeld an der ersten Stelle im Fenster. Sie sehen, wie wichtig eine sinnvolle Artikelnummer fr effektives Arbeiten mit FIRST_MILLION ist. Natrlich k”nnen Sie den Artikel auch direkt ber die Artikelnummer ausw„hlen. 6.5 Druckfunktion Die Artikelstammdaten lassen sich ber die Funktion "Drucken" als Liste, oder als Preisetiketten ausdrucken. Hierfr rufen Sie das Pop-Up-Men"Artikel" wie gewohnt auf und klicken den Eintrag "Drucken" an. Sie erhalten die abgebildete Dialogbox "Artikel drucken/speichern". In dieser Dialogbox k”nnen Sie angeben, welche Artikel (Positionsnummern im Artikelfenster) ausgegeben werden sollen. Diese Dialogbox entspricht im Aussehen und der Funktionalit„t exakt den bereits in den vorherigen Kapiteln besprochenen. Auch hier k”nnen Sie beliebige Druckformate erstellen und Ihre Artikeldaten mittels der entsprechenden Platzhalter zu Papier bringen. Die M”glichkeit diese Listen mit Grafiken (Einst. 1) zu mischen erweitert Ihre M”glichkeiten der Pr„sentation Ihrer Waren erheblich! 6.6 Filterfunktion Das Artikelfenster verfgt auch ber eine Filterfunktion. Sie rufen diese Funktion ber das Pop-Up-Men auf. Hier k”nnen Sie w„hlen ob Sie alle Artikel angezeigt bekommen wollen, oder nur die Artikel, deren Lagerbestand unter dem Sollwert liegen. Diese Funktion erleichtert das Anfertigen der Nachbestellungen ganz erheblich! Aber Achtung: Wenn Sie vorher im Kundenfenster einen Lieferanten angew„hlt haben, so erscheinen in der Artikelliste nur noch die Produkte dieses Lieferanten und die Artikel fr die kein Lieferant eingetragen ist. Die gerade wirksame Filterfunktion wird in der Kopfzeile des Artikelfensters angezeigt. Wenn Sie einen Lieferanten angew„hlt hatten, erscheint dessen Name in der Kopfzeile. Sie k”nnen auch alle Artikel anzeigen lassen, von denen Sie weniger am Lager haben, als sich bereits in den offenen Auftr„gen befinden. Sie sollten dann fr diese Artikel Bestellungen aufgeben. Glcklicherweise zeigt Ihnen FIRST_MILLION gleich in der Artikelauswahlbox an, wieviel Stck Sie unbedingt ben”tigen um alle Auftr„ge abarbeiten zu k”nnen. šber den Artikelfilter ist es m”glich, sich eine Liste der Waren ausgeben zu lassen, die nachbestellt werden mssen. Wenn Sie vorher einen bestimmten Lieferanten angew„hlt haben, so werden nur fr diesen die Nachbestellvorschl„ge angezeigt, andernfalls sehen Sie alle Artikel deren Sollwert unterschritten wurde! Sie k”nnen die notwendigen Bestellungen auch halbautomatisch schreiben lassen. Kapitel 9 gibt hierzu die notwendigen Informationen! 6.7 Editieren eines Eintrags im Artikelfenster Die Eintr„ge in diese Datei k”nnen bei Bedarf aufgerufen und editiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag im Artikelfenster ”ffnet sich die Dialogbox mit den eingegebenen Werten. Sie k”nnen jetzt die Žnderungen vornehmen und den Inhalt durch das Anklicken von "OK" in die Datei bernehmen. Klicken Sie den "Weiter" Button an, so erscheint der n„chste Artikel der Liste in der Dialogbox. Sie k”nnen auf diese Art bequem durch Ihre Artikelliste gehen und Žnderungen vornehmen. Wenn Sie keine Žnderung vornehmen wollen, verlassen Sie die Dialogbox ber den Button "Abbruch". Der Datensatz wird dann nicht ver„ndert. Verlassen Sie diese Dialogbox durch Anklicken von "L”schen", wird der Datensatz vollst„ndig aus der Liste entfernt. 6.8 Zusammenfassen von Artikeln zu einer Warengruppe FIRST_MILLION erm”glicht Ihnen mehrere Artikel zusammenzufassen und als neuen Artikel in Ihre Liste zu bernehmen. Wenn dieser Artikel dann ausgedruckt wird, werden die Bestandteile ohne Preis mit aufgelistet. Wenn Sie eine Warengruppe bilden wollen, mssen Sie das Artikelfenster mit der F 3 Taste aufrufen. Es ist dabei egal, ob Sie einen Eintrag in der Kundenliste aktiviert haben oder nicht. W„hlen Sie jetzt wie gew”hnt die Artikel aus, die Sie gruppieren m”chten. Sie k”nnen dabei jede beliebige Anzahl nehmen. Die so ausgew„hlten Artikel werden in dem Fenster "Rechnung" aufgelistet, so als wollten Sie ein ganz gew”hnliches Angebot erstellen. Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind rufen Sie das Pop-Up-Men "Formular" auf, und w„hlen die Funktion "Gruppe" an. Es ”ffnet sich die Dialogbox "Artikelgruppe", die in ihrem Aufbau praktisch der Artikeleingabebox entspricht. Sie finden hier schon die Brutto- und Nettosumme aller in der Gruppe enthaltenen Artikel. Sie k”nnen jetzt einen Text fr die Bezeichnung dieser neuen Artikelgruppe eingeben und den Brutto- oder den Nettopreis ver„ndern. šblicherweise sind Paketangebote billiger als die Summe der Einzelposten. Auch eine Artikelnummer und Position mssen Sie noch eintragen. MIt "OK" verlassen Sie diese Eingabebox wieder und der gruppierte, neue Artikel befindet sich in der Liste. Um hier die Artikel, die Warengruppen enthalten, von den anderen Artikeln unterscheiden zu k”nnen, erscheint vor der Artikelbezeichnung ein Stern. Sie k”nnen die Warengruppen nicht beliebig tief staffeln. Es kann in einer Warengruppe keine andere Gruppe eingebaut werden, und Sie k”nnen keine Artikel gruppieren, die Zusatztexte enthalten, die gedruckt werden sollen! Wenn Sie sehr umfangreiche Warengruppen gebildet haben, kann es sinnvoll sein die Darstellung und den Ausdruck der Gruppenmitglieder abzuschalten. Der entsprechende Button befindet sich in der Druckparameterbox. 6.9 Ausgabe der Warenliste als ASCII Textfile (Exportfunktion) Sie werden sicherlich irgendwann einmal eine Preisliste oder vielleicht sogar einen Warenkatalog erstellen wollen. Damit Sie nun nicht alle Waren und Preise in eine Textverarbeitung eintippen mssen, k”nnen Sie die komplette Warenliste als ASCII-Datei abspeichern, bzw. exportieren. Dieses Textfile enth„lt keine Formatierungsinformationen sondern lediglich den reinen Text. Welche Daten in welcher Reihenfolge ausgegeben werden entscheiden Sie mit dem Druckformat und damit mit den Platzhaltern, die Sie verwenden. Fr hbsche Preislisten, die zur besseren Pr„sentation auch Bilder enthalten sollten, ist ein DTP Programm wie Calamus von DMC besser geeignet als ein reiner Texteditor. Damit Sie nicht in jeder Zeile die Tabulatoren zwischen den Artikelnummern und Preisen setzen mssen, ist es auch m”glich den Export mit Tabulatoren zu machen. Klicken Sie dazu in der Druckdialogbox den Knopf "Calamus Format" an. Die Datei erh„lt die Extension .CTX. Die entsprechende Funktion befindet sich in der Dialogbox "Artikel drucken". Rufen Sie das Pop-Up-Men "Artikel" durch einen Doppelklick auf das Artikelfenster auf und w„hlen Sie die Funktion "Drucken" an. Hier w„hlen Sie das gewnschte Druckformat aus, und aktivieren den Knopf "Calamus Format". Wenn Sie jetzt auf die Funktion "Drucken" gehen, ”ffnet sich eine Dateiauswahlbox in der Sie den Pfad und den Namen der Datei angeben k”nnen. 6.10 Importfunktion Fr die Artikeldatei existiert, ebenso wie fr die Kundendatei, eine Importfunktion mit der Sie eine bereits vorhandene Artikelliste in FIRST_MILLION einlesen k”nnen. Es muž sich dabei um eine "Komma-deleted"-Datei handeln, in der die Datenfelder die gleiche Reihenfolge haben, wie in der Eingabemaske der Artikelliste. Nicht besetzte Felder werden leer bergeben, mssen aber vorhanden sein (,,). Die Verkaufspreise werden entsprechend der Einstellung unter "Druckparameter" als Netto- oder Bruttopreis interpretiert und bernommen. Wenn Ihre Importdatei einen, zwei, oder alle drei Verkaufspreise als Nettopreise enth„lt, mssen Sie den Knopf "Nettobetrag" aktivieren. Der Mehrwertsteuersatz muž als Zahl enthalten sein (z.B. 15 oder 7). Fr den Fall, das Sie Ihre Preise nur mit einem Trennkomma zwischen DM und Pf bertragen k”nnen, mssen Sie den ganzen Betrag in Hochkommata setzen. Folgende Reihenfolge der Felder ist notwendig: Artikeltext, VK 1, VK 2, VK 3, Einkaufspreis (immer netto), Anzahl ab der VK 2 gilt, Anzahl ab der VK 3 gilt, Mehrwertsteuersatz (z. B. 14 oder 7), Artikelnummer, Bestellnummer, Lieferantennummer, Bestand, Soll, Verpackungseinheit, CR Wenn Sie diese Funktion ausl”sen werden Sie in einer Dialogbox gefragt ob die alten Artikelnummern bernommen, oder neue angelegt werden sollen W„hrend der Konvertierung werden die eingelesenen Daten auf ihre formale Richtigkeit berprft. Wird ein Fehler festgestellt bricht die Konvertierung mit einer Warnmeldung ab, aus der Sie die Zeile und den Fehler erkennen k”nnen. Sie sollten sich jetzt Zeile und Fehler merken und FIRST_MILLION ohne Datensicherung verlassen. Entfernen Sie mit einem Texteditor den Fehler und starten Sie die Importfunktion erneut. Die Programmdiskette h„lt eine Beispieldatei mit dem Namen ARTIKEL.IMP fr Sie bereit, aus der sich der Aufbau der Importdatei explizit erkennen l„žt und mit der Sie die Importfunktion erst einmal ausprobieren k”nnen. 6.11 Artikelpreise in EURO umrechnen Wenn Sie bereits ber eine umfangreiche Warenliste verfgen, werden Sie mit Grausen an den Umstellungstermin auf die neue W„hrungseinheit Euro denken. Dafr besteht mit FirstMillion kein Grund. Diese Funktion rechnet alle markierten Artikel im Artikelfenster von DM in den Euro um! Natrlich kann es notwendig werden, den einen oder anderen Wert nachzuarbeiten. Fr EUR 1,53 kann der psychologische Wert EUR 1,49 gnstiger sein. An anderer Stelle sollte der Betrag EUR 1,46 vielleicht auf EUR 1,49 aufgerundet werden. Welche Artikel Sie wann in den Euro umrechnen bleibt so immer Ihnen berlassen.