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Text File  |  1998-12-16  |  11KB  |  227 lines
  1. 4. Automatische Buchungen
  2.  
  3.  
  4.  
  5. In diesem Kapitel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre regelmä₧igen Buchungen
  6. automatisieren können. Nichts ist nämlich lästiger, als Aufgaben erledigen zu
  7. müssen, die ein Computer automatisch ausführen kann. 
  8.  
  9. Auch hier hilft Ihnen unser Programm Zeit und Mühe zu sparen. Mit dem
  10. Programmteil "automatische Buchungen" können Sie durch einfachen Klick mit der
  11. Maus regelmä₧ig wiederkehrende Ausgaben in die Buchungsliste einfügen.
  12.  
  13. Sie rufen diesen Teil des Programms durch Drücken der F4-Taste auf. Damit öffnen
  14. Sie das Fenster "automatische Buchungen", in dem alle Buchungssätze eingetragen
  15. sind, die Sie regelmä₧ig mit gleichbleibenden Daten (ausgenommen das Datum
  16. natürlich) vornehmen wollen. 
  17.  
  18. Die gesamte Handhabung dieses in sich geschlossenen Programmteils erfolgt fast
  19. völlig analog zu den Anweisungen, die im 3. Kapitel genannt wurden.
  20.  
  21.  
  22.  
  23. 4.1 Eingabe einer "automatischen Buchung"
  24.  
  25.  
  26.  
  27. Um einen Datensatz in das Buchungsfenster "automatische Buchungen" einzutragen,
  28. müssen Sie  bei aktivem Fenster "autom. Buchung" die Tasten Ctrl + N drücken. Es
  29. öffnet sich die Eingabedialogbox, die bereits aus Kapitel 3 bekannt ist. 
  30.  
  31. Sie geben hier alle Daten ein, wie gewohnt. Für das Buchungsdatum können Sie
  32. Tag, Monat und Jahr eingeben, allerdings hat diese Eingabe hier eine besondere
  33. Bedeutung!
  34.  
  35.         Tag:
  36.  
  37. Unter dem hier eingetragenen Tagesdatum wird dieser Buchungssatz in das normale
  38. Buchungsfenster übertragen, wenn Sie die Funktion "automatische Buchung" im
  39. Pop-Up-Menü "Buchung" aktivieren.
  40.  
  41.         Monat und Jahr
  42.  
  43. Die hier eingetragenen Werte teilen dem Programm mit, bis zu welchem Monat und
  44. Jahr diese Buchung ausgeführt werden soll. Wenn Sie zum 
  45.  
  46. Beispiel eine AfA-Buchung eingeben wollen, so besteht das Problem, da₧ diese
  47. Belege nur bis zu einem bestimmten Datum ausgeführt werden dürfen, nämlich bis
  48. zum Ende des Abschreibezeitraums. 
  49.  
  50. Im darauffolgenden Buchungszeitraum würde Sie das Programm beim Aufrufen der
  51. Funktion "automatische Buchungen" warnen und fragen, ob die Buchung ausgeführt
  52. werden soll, oder ob der Buchungssatz aus der Liste im Fenster "automatische
  53. Buchungen" gelöscht werden soll.
  54.  
  55.         Intervall
  56.  
  57. Hier finden Sie Auswahlknöpfe mit denen Sie den Zeitabstand einstellen können in
  58. welchem dieser Buchungsbeleg ausgeführt werden soll. Damit das Programm auch
  59. wirklich zu den gewünschten Zeiten diese Buchungen tätigt ist eine korrekt
  60. eingestellte Systemuhr unbedingt notwendig! Betrachten wir als Beispiel eine
  61. Stromrechnung, die alle zwei Monate am 16. des betreffenden Monats abgebucht
  62. wird. Die Buchungstermine wären z. B.: 16.1, 16.3, 16.5, 16.7, 16.9 und 16.11.
  63. Geben Sie für Tag und Monat den 16.11 ein, und klicken den Knopf "2 Monate" an,
  64. rechnet das Programm immer die anderen Buchungstermine zurück. Wenn Sie im Monat
  65. Februar die Funktion "automatische Buchungen" betätigen, wird dieser Beleg nicht
  66. gebucht, dafür aber im März und so weiter.
  67.  
  68. Wird im Feld "Jahr" eine 37 (für das Jahr 2037) eingetragen, so wird dieser
  69. Beleg ohne Zeitbegrenzung ausgeführt.
  70.  
  71. Ein weiteres Problem taucht immer dann auf, wenn Sie regelmä₧ige Zahlungen
  72. automatisieren, die über Ihr Bankkonto laufen, sei es als Dauerauftrag oder als
  73. Einzelüberweisung. Wenn Sie am Monatsanfang einmal die automatischen Buchungen
  74. ausführen lassen würden alle Ihre Kontenstände nicht stimmen, wenn Sie bereits
  75. das real existierende Geldkonto voreingestellt haben. Es empfiehlt sich dringend
  76. ein virtuelles Geldkonto wie z. B. KREDITOR. Definieren Sie sich solch ein Konto
  77. in der Kontenliste (F9). Führen Sie also die automatische Buchung am
  78. Monatsanfang durch, damit sie im Buchungsfenster steht. Wenn die reale
  79. Geldbewegung stattfindet und auf dem Kontoauszug dokumentiert wird, genügt es
  80. den Beleg im Buchungsfenster mit einem Doppelklick aufzurufen und mit einem
  81. weiterem Klick das Geldkonto zu korrigieren (von KREDITOR auf das Konto von dem
  82. das Geld  abgebucht wurde).
  83.  
  84.       Euro-Knopf  in der Buchungsdialogbox
  85.  
  86. Dieser Knopf schaltet die Währung von DM auf Euro um. Ist unter
  87. "Einstellungen/Parameter" als Hauptwährung der Euro eingestellt, ist
  88. dieser Knopf bereits aktiviert. Sie können aber, falls der Betrag in DM
  89. bezahlt wurde durch das Ausschalten des Knopfes auch wieder eine Eingabe
  90. in DM vornehmen.
  91.  
  92.  
  93. Für die Listenausgabe bzw Steuerberechnung werden die Summen wieder
  94. entsprechend der Hauptwährung umgerechnet und ausgegeben, so da₧ kein
  95. Währungschaos entsteht!
  96.  
  97.  
  98.  
  99. 4.1.1 automatische AfA-Buchungen
  100.  
  101.  
  102.  
  103. Auch für das Abschreibungsverfahren bei Anschaffungen über 800,- DM netto kann
  104. dieser Programmteil sehr nützlich sein. Sie erinnern sich an unser Beispiel, wo
  105. wir die korrekte Verbuchung einer Schreibmaschine gezeigt hatten. 
  106.  
  107. Die angefallene Mehrwertsteuer wurde sofort auf das Gegenkonto "Mehrwertsteuer
  108. solo" verbucht. Die Kosten in Höhe von 1000,- DM sind jedoch auf 5 Jahre
  109. verteilt abzuschreiben. Nun kann man im ersten Jahr und in den folgenden je
  110. 200,- DM auf das Abschreibungsgegenkonto buchen. 
  111.  
  112. Leider mu₧ man sich natürlich rechtzeitig daran erinnern, da₧ diese Buchung noch
  113. nicht getätigt wurde. Bequemer ist es da schon, wenn man solche Buchungen
  114. regelmä₧ig und automatisch jedes Jahr ausführen lä₧t, und das ist mit
  115. FIRST_MILLION eigentlich ganz einfach.
  116.  
  117. Teilen Sie den Nettobetrag durch die Anzahl Jahre und tragen Sie den Betrag in
  118. das Feld "Brutto" oder "Netto" ein. Als Datum geben Sie den 31.12 ein. Damit
  119. diese Buchung nicht zu oft vorgenommen wird, müssen Sie noch unter "Jahr" das
  120. letzte Jahr eintragen, in dem dieser Beleg ausgeführt werden darf. Dann klicken
  121. Sie noch den Knopf "Jahr" im Feld "Intervall" an, Wenn Sie dann jeweils im
  122. Dezember eines Jahres die automatischen Buchungen ausführen, wird dieser
  123. Datensatz mit in die Buchungsliste eingefügt.
  124.  
  125. Das Programm warnt Sie im darauffolgenden Jahr mit einer Dialogbox und fragt
  126. Sie, ob diese Buchung vorgenommen werden soll, oder ob der Datensatz aus dem
  127. Fenster "automatische Buchungen" gelöscht werden kann. So werden alle Ihre
  128. Abschreibungen jedes Jahr automatisch getätigt und Sie müssen sich nicht mehr um
  129. das rechtzeitige Entfernen der abgelaufenen Datensätze aus der automatischen
  130. Buchung kümmern, da Sie das Programm darauf aufmerksam macht.
  131.  
  132.  
  133.  
  134. Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Sie Ihre Geldkonten immer auf dem aktuellen
  135. Stand halten wollen. 
  136.  
  137. Üblicherweise erfolgt die vollständige Bezahlung des Gerätes auf einmal und
  138. nicht auf viele Raten verteilt. Um Ihr Geldkonto zu korrigieren, müssen Sie am
  139. Tage der Bezahlung der Schreibmaschine eine Umbuchung des Rechnungsbetrages auf
  140. ein extra AfA-Geldkonto vornehmen. Die automatischen, monatlichen AfA-Buchungen
  141. werden dann von diesem AfA-Geldkonto abgebucht. Dieses Geldkonto zeigt somit
  142. immer den noch vorhandenen Restwert im Anlagevermögen. Fassen wir also zusammen:
  143.  
  144.     1. Den Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer umbuchen auf ein    
  145. AfA-Geldkonto. Das Geld verschwindet somit von Ihrem Girokonto (was ja 
  146. auch in Wirklichkeit passiert!) oder aus der Bargeldkasse und landet auf 
  147. einem "virtuellen" Geldkonto!
  148.  
  149.     2. Die Mehrwertsteuer mu₧ nach "Mehrwertsteuer solo" gebucht    
  150. werden. Die für den Anschaffungsmonat zu berücksichtigende Vorsteuer 
  151. wird somit bei der Umsatzsteuer berücksichtigt. Als Geldkonto mu₧ das 
  152. AfA-Geldkonto verwenden werden.
  153.  
  154.     3. Den Nettowert der Anschaffung durch die Anzahl der Abschreibejahre 
  155. teilen und als "automatische Buchung" eingeben. Geben Sie als Geldkonto das 
  156. AfA-Geldkonto an. Die lineare Abschreibung kann automatisch vollzogen werden 
  157. und der Kontostand des Girokonto wird nicht verändert. An dem virtuellen 
  158. Konto können Sie allerdings jederzeit den Restwert des Anlagevermögen 
  159. ablesen.
  160.  
  161. Sie können für jeden AfA Posten ein eigenes Gegenkonto definieren. Der Ausdruck
  162. dieses Kontenblattes wäre dann eine Seite Ihres Anlageverzeich- nises, das dem
  163. Finanzamt mit jeder Einkommensteuererklärung vorgelegt werden mu₧. In der
  164. Textzeile müssen Sie das Anschaffungsdatum aufführen und den Anschaffungspreis.
  165. Sie ersparen sich damit erhebliche Schreib- und Rechenarbeit.
  166.  
  167. Ein weiteres Problem taucht dann auf, wenn die Anschaffung nicht im Januar
  168. erfolgte. Das Finanzamt sieht nämlich nur halbjährliche Abschreibezeiträume vor.
  169. Erfolgt der Kauf in der ersten Hälfte des Jahres, so kann der Abschreibebetrag
  170. für ein Jahr angesetzt werden. Wenn erst in der zweiten Jahreshälfte die
  171. Anschaffung erfolgte, können Sie für das laufende Rechnungsjahr nur den Betrag
  172. für ein halbes Jahr in die Bücher übernehmen.
  173.  
  174. In diesem Fall sollten Sie den Nettobetrag durch die Anzahl der Halbjahre
  175. dividieren und den Buchungszeitraum auf halbjährlich stellen. Das Datum der
  176. letzten Buchung mu₧ dann der 30.6 des letzten Abschreibungsjahres sein!
  177.  
  178.  
  179.  
  180. 4.2 Ausführen der automatischen Buchung
  181.  
  182.  
  183.  
  184. Prinzipiell können Sie die Buchungen zu jedem Zeitpunkt übertragen lassen,
  185. sinnvoller Weise geschieht dies jedoch am Monatsanfang. Egal an welchem Tag Sie
  186. die automatischen Buchungen vornehmen, die Datensätze tragen jedoch immer das
  187. voreingestellte Tagesdatum.
  188.  
  189. Um diese Funktion ausführen zu können, müssen Sie im Buchungsfenster das
  190. Pop-Up-Menü "Buchung" öffnen und den Eintrag "autom. Buchung" anklicken.
  191. Anschlie₧end öffnet sich die abgebildete Dialogbox und Sie können anwählen, für
  192. welchen Monat die automatischen Buchungen getätigt werden sollen. Das Programm
  193. stellt hier den aktuellen Monat als Default ein! Mit einem Mausklick können Sie
  194. das leicht ändern.
  195.  
  196. Achtung: Wenn Sie im Januar noch für Dezember oder einen anderen Monat des
  197. Vorjahres buchen wollen, müssen Sie den Button "letztes Jahr" anwählen. Dies ist
  198. natürlich nur sinnvoll, wenn Sie das vergangene Jahr noch nicht mit
  199. "Jahresabschlu₧" abgespeichert haben.
  200.  
  201.  
  202.  
  203. 4.3 Editieren der Einträge im Buchungsfenster "Automatik"
  204.  
  205.  
  206.  
  207. Da sich die Ausgaben für Miete, Strom usw. leider irgendwann einmal zu Ihren
  208. Ungunsten verändern, müssen Sie den betreffenden Eintrag aufrufen und editieren
  209. können. Dieser Vorgang läuft identisch zum normalen Buchungsfenster. Auch hier
  210. öffnen Sie den Buchungssatz mit einem Doppel - klick auf den Eintrag im
  211. Buchungsfenster "automatische Buchungen". Die Dialogbox enthält alle Einträge,
  212. die Sie jetzt aktuallisieren können. 
  213.  
  214. Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, verlassen Sie die Box durch einen
  215. Klick auf den OK-Button. Wollen Sie keine Änderung vornehmen, so wählen Sie
  216. "Abbruch" um die Box zu verlassen.
  217.  
  218.  
  219.  
  220. 4.4 Filter, Suchen und Drucken
  221.  
  222.  
  223.  
  224. Da sich in diesem Fenster wohl kaum eine grö₧ere Zahl von Buchungssätzen
  225. befinden wird, können hier die aus dem Kapitel 3 bekannten Filter- und
  226. Suchfunktionen nicht angewendet werden. Auch ein Ausdruck dieser Datensätze ist
  227. nicht möglich.