4. Automatische Buchungen In diesem Kapitel m”chten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre regelm„žigen Buchungen automatisieren k”nnen. Nichts ist n„mlich l„stiger, als Aufgaben erledigen zu mssen, die ein Computer automatisch ausfhren kann. Auch hier hilft Ihnen unser Programm Zeit und Mhe zu sparen. Mit dem Programmteil "automatische Buchungen" k”nnen Sie durch einfachen Klick mit der Maus regelm„žig wiederkehrende Ausgaben in die Buchungsliste einfgen. Sie rufen diesen Teil des Programms durch Drcken der F4-Taste auf. Damit ”ffnen Sie das Fenster "automatische Buchungen", in dem alle Buchungss„tze eingetragen sind, die Sie regelm„žig mit gleichbleibenden Daten (ausgenommen das Datum natrlich) vornehmen wollen. Die gesamte Handhabung dieses in sich geschlossenen Programmteils erfolgt fast v”llig analog zu den Anweisungen, die im 3. Kapitel genannt wurden. 4.1 Eingabe einer "automatischen Buchung" Um einen Datensatz in das Buchungsfenster "automatische Buchungen" einzutragen, mssen Sie bei aktivem Fenster "autom. Buchung" die Tasten Ctrl + N drcken. Es ”ffnet sich die Eingabedialogbox, die bereits aus Kapitel 3 bekannt ist. Sie geben hier alle Daten ein, wie gewohnt. Fr das Buchungsdatum k”nnen Sie Tag, Monat und Jahr eingeben, allerdings hat diese Eingabe hier eine besondere Bedeutung! Tag: Unter dem hier eingetragenen Tagesdatum wird dieser Buchungssatz in das normale Buchungsfenster bertragen, wenn Sie die Funktion "automatische Buchung" im Pop-Up-Men "Buchung" aktivieren. Monat und Jahr Die hier eingetragenen Werte teilen dem Programm mit, bis zu welchem Monat und Jahr diese Buchung ausgefhrt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel eine AfA-Buchung eingeben wollen, so besteht das Problem, daž diese Belege nur bis zu einem bestimmten Datum ausgefhrt werden drfen, n„mlich bis zum Ende des Abschreibezeitraums. Im darauffolgenden Buchungszeitraum wrde Sie das Programm beim Aufrufen der Funktion "automatische Buchungen" warnen und fragen, ob die Buchung ausgefhrt werden soll, oder ob der Buchungssatz aus der Liste im Fenster "automatische Buchungen" gel”scht werden soll. Intervall Hier finden Sie Auswahlkn”pfe mit denen Sie den Zeitabstand einstellen k”nnen in welchem dieser Buchungsbeleg ausgefhrt werden soll. Damit das Programm auch wirklich zu den gewnschten Zeiten diese Buchungen t„tigt ist eine korrekt eingestellte Systemuhr unbedingt notwendig! Betrachten wir als Beispiel eine Stromrechnung, die alle zwei Monate am 16. des betreffenden Monats abgebucht wird. Die Buchungstermine w„ren z. B.: 16.1, 16.3, 16.5, 16.7, 16.9 und 16.11. Geben Sie fr Tag und Monat den 16.11 ein, und klicken den Knopf "2 Monate" an, rechnet das Programm immer die anderen Buchungstermine zurck. Wenn Sie im Monat Februar die Funktion "automatische Buchungen" bet„tigen, wird dieser Beleg nicht gebucht, dafr aber im M„rz und so weiter. Wird im Feld "Jahr" eine 37 (fr das Jahr 2037) eingetragen, so wird dieser Beleg ohne Zeitbegrenzung ausgefhrt. Ein weiteres Problem taucht immer dann auf, wenn Sie regelm„žige Zahlungen automatisieren, die ber Ihr Bankkonto laufen, sei es als Dauerauftrag oder als Einzelberweisung. Wenn Sie am Monatsanfang einmal die automatischen Buchungen ausfhren lassen wrden alle Ihre Kontenst„nde nicht stimmen, wenn Sie bereits das real existierende Geldkonto voreingestellt haben. Es empfiehlt sich dringend ein virtuelles Geldkonto wie z. B. KREDITOR. Definieren Sie sich solch ein Konto in der Kontenliste (F9). Fhren Sie also die automatische Buchung am Monatsanfang durch, damit sie im Buchungsfenster steht. Wenn die reale Geldbewegung stattfindet und auf dem Kontoauszug dokumentiert wird, gengt es den Beleg im Buchungsfenster mit einem Doppelklick aufzurufen und mit einem weiterem Klick das Geldkonto zu korrigieren (von KREDITOR auf das Konto von dem das Geld abgebucht wurde). Euro-Knopf in der Buchungsdialogbox Dieser Knopf schaltet die W„hrung von DM auf Euro um. Ist unter "Einstellungen/Parameter" als Hauptw„hrung der Euro eingestellt, ist dieser Knopf bereits aktiviert. Sie k”nnen aber, falls der Betrag in DM bezahlt wurde durch das Ausschalten des Knopfes auch wieder eine Eingabe in DM vornehmen. Fr die Listenausgabe bzw Steuerberechnung werden die Summen wieder entsprechend der Hauptw„hrung umgerechnet und ausgegeben, so daž kein W„hrungschaos entsteht! 4.1.1 automatische AfA-Buchungen Auch fr das Abschreibungsverfahren bei Anschaffungen ber 800,- DM netto kann dieser Programmteil sehr ntzlich sein. Sie erinnern sich an unser Beispiel, wo wir die korrekte Verbuchung einer Schreibmaschine gezeigt hatten. Die angefallene Mehrwertsteuer wurde sofort auf das Gegenkonto "Mehrwertsteuer solo" verbucht. Die Kosten in H”he von 1000,- DM sind jedoch auf 5 Jahre verteilt abzuschreiben. Nun kann man im ersten Jahr und in den folgenden je 200,- DM auf das Abschreibungsgegenkonto buchen. Leider muž man sich natrlich rechtzeitig daran erinnern, daž diese Buchung noch nicht get„tigt wurde. Bequemer ist es da schon, wenn man solche Buchungen regelm„žig und automatisch jedes Jahr ausfhren l„žt, und das ist mit FIRST_MILLION eigentlich ganz einfach. Teilen Sie den Nettobetrag durch die Anzahl Jahre und tragen Sie den Betrag in das Feld "Brutto" oder "Netto" ein. Als Datum geben Sie den 31.12 ein. Damit diese Buchung nicht zu oft vorgenommen wird, mssen Sie noch unter "Jahr" das letzte Jahr eintragen, in dem dieser Beleg ausgefhrt werden darf. Dann klicken Sie noch den Knopf "Jahr" im Feld "Intervall" an, Wenn Sie dann jeweils im Dezember eines Jahres die automatischen Buchungen ausfhren, wird dieser Datensatz mit in die Buchungsliste eingefgt. Das Programm warnt Sie im darauffolgenden Jahr mit einer Dialogbox und fragt Sie, ob diese Buchung vorgenommen werden soll, oder ob der Datensatz aus dem Fenster "automatische Buchungen" gel”scht werden kann. So werden alle Ihre Abschreibungen jedes Jahr automatisch get„tigt und Sie mssen sich nicht mehr um das rechtzeitige Entfernen der abgelaufenen Datens„tze aus der automatischen Buchung kmmern, da Sie das Programm darauf aufmerksam macht. Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Sie Ihre Geldkonten immer auf dem aktuellen Stand halten wollen. šblicherweise erfolgt die vollst„ndige Bezahlung des Ger„tes auf einmal und nicht auf viele Raten verteilt. Um Ihr Geldkonto zu korrigieren, mssen Sie am Tage der Bezahlung der Schreibmaschine eine Umbuchung des Rechnungsbetrages auf ein extra AfA-Geldkonto vornehmen. Die automatischen, monatlichen AfA-Buchungen werden dann von diesem AfA-Geldkonto abgebucht. Dieses Geldkonto zeigt somit immer den noch vorhandenen Restwert im Anlageverm”gen. Fassen wir also zusammen: 1. Den Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer umbuchen auf ein AfA-Geldkonto. Das Geld verschwindet somit von Ihrem Girokonto (was ja auch in Wirklichkeit passiert!) oder aus der Bargeldkasse und landet auf einem "virtuellen" Geldkonto! 2. Die Mehrwertsteuer muž nach "Mehrwertsteuer solo" gebucht werden. Die fr den Anschaffungsmonat zu bercksichtigende Vorsteuer wird somit bei der Umsatzsteuer bercksichtigt. Als Geldkonto muž das AfA-Geldkonto verwenden werden. 3. Den Nettowert der Anschaffung durch die Anzahl der Abschreibejahre teilen und als "automatische Buchung" eingeben. Geben Sie als Geldkonto das AfA-Geldkonto an. Die lineare Abschreibung kann automatisch vollzogen werden und der Kontostand des Girokonto wird nicht ver„ndert. An dem virtuellen Konto k”nnen Sie allerdings jederzeit den Restwert des Anlageverm”gen ablesen. Sie k”nnen fr jeden AfA Posten ein eigenes Gegenkonto definieren. Der Ausdruck dieses Kontenblattes w„re dann eine Seite Ihres Anlageverzeich- nises, das dem Finanzamt mit jeder Einkommensteuererkl„rung vorgelegt werden muž. In der Textzeile mssen Sie das Anschaffungsdatum auffhren und den Anschaffungspreis. Sie ersparen sich damit erhebliche Schreib- und Rechenarbeit. Ein weiteres Problem taucht dann auf, wenn die Anschaffung nicht im Januar erfolgte. Das Finanzamt sieht n„mlich nur halbj„hrliche Abschreibezeitr„ume vor. Erfolgt der Kauf in der ersten H„lfte des Jahres, so kann der Abschreibebetrag fr ein Jahr angesetzt werden. Wenn erst in der zweiten Jahresh„lfte die Anschaffung erfolgte, k”nnen Sie fr das laufende Rechnungsjahr nur den Betrag fr ein halbes Jahr in die Bcher bernehmen. In diesem Fall sollten Sie den Nettobetrag durch die Anzahl der Halbjahre dividieren und den Buchungszeitraum auf halbj„hrlich stellen. Das Datum der letzten Buchung muž dann der 30.6 des letzten Abschreibungsjahres sein! 4.2 Ausfhren der automatischen Buchung Prinzipiell k”nnen Sie die Buchungen zu jedem Zeitpunkt bertragen lassen, sinnvoller Weise geschieht dies jedoch am Monatsanfang. Egal an welchem Tag Sie die automatischen Buchungen vornehmen, die Datens„tze tragen jedoch immer das voreingestellte Tagesdatum. Um diese Funktion ausfhren zu k”nnen, mssen Sie im Buchungsfenster das Pop-Up-Men "Buchung" ”ffnen und den Eintrag "autom. Buchung" anklicken. Anschliežend ”ffnet sich die abgebildete Dialogbox und Sie k”nnen anw„hlen, fr welchen Monat die automatischen Buchungen get„tigt werden sollen. Das Programm stellt hier den aktuellen Monat als Default ein! Mit einem Mausklick k”nnen Sie das leicht „ndern. Achtung: Wenn Sie im Januar noch fr Dezember oder einen anderen Monat des Vorjahres buchen wollen, mssen Sie den Button "letztes Jahr" anw„hlen. Dies ist natrlich nur sinnvoll, wenn Sie das vergangene Jahr noch nicht mit "Jahresabschluž" abgespeichert haben. 4.3 Editieren der Eintr„ge im Buchungsfenster "Automatik" Da sich die Ausgaben fr Miete, Strom usw. leider irgendwann einmal zu Ihren Ungunsten ver„ndern, mssen Sie den betreffenden Eintrag aufrufen und editieren k”nnen. Dieser Vorgang l„uft identisch zum normalen Buchungsfenster. Auch hier ”ffnen Sie den Buchungssatz mit einem Doppel - klick auf den Eintrag im Buchungsfenster "automatische Buchungen". Die Dialogbox enth„lt alle Eintr„ge, die Sie jetzt aktuallisieren k”nnen. Wenn Sie die Žnderungen vorgenommen haben, verlassen Sie die Box durch einen Klick auf den OK-Button. Wollen Sie keine Žnderung vornehmen, so w„hlen Sie "Abbruch" um die Box zu verlassen. 4.4 Filter, Suchen und Drucken Da sich in diesem Fenster wohl kaum eine gr”žere Zahl von Buchungss„tzen befinden wird, k”nnen hier die aus dem Kapitel 3 bekannten Filter- und Suchfunktionen nicht angewendet werden. Auch ein Ausdruck dieser Datens„tze ist nicht m”glich.