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Text File  |  2010-05-14  |  11KB  |  228 lines
  1. XII. BUYING AND INSTALLING CIRCULATION PLUS
  2. As you plan for your purchase of , the information on
  3. these pages will be helpful.
  4. HARDWARE FOR CIRCULATION PLUS
  5.  ` software is written in ProDos
  6. (Apple) or PC-Dos (IBM).
  7.       The hardware configurations that are used with`
  8. are:
  9. APPLE IIe
  10.    80-column text card
  11.    video display monitor
  12. Thunderclock or other
  13. ProDos-compatible clock (optional)
  14.    1 floppy disk drive (with controller card)
  15.    80-column printer (with interface card and cable;
  16. Apple ImageWritertm`or equivalent)
  17.  tm`hard disk
  18. drive (with controller card and cable) **
  19.                             5 megabyte (for 30,000 item maximum)
  20. or
  21.          10 megabyte (for 30,000 or 65,000 item maximum)
  22. ** Other hard disk drives that are compatible
  23. are the Sider and the TeamMate  The Corvus`
  24.         OmniDrive` ` with
  25. ProDos
  26. installed (and a minimum of 11 megabytes for 30,000 volumes or 20
  27. megabytes for 65,000 volumes)
  28. can be used with the latest Apple software. The Z-80
  29. `or Microsoft`or CP/M card) is NOT required.
  30. IBM PC XT, IBM PC AT, or TANDY 1200
  31. `(1 floppy drive and hard disk)
  32. Game Control Adapter Card (for
  33. barcode scanner installation)
  34.    80-column printer
  35. Clock card (optional for XT; built-in
  36. feature of AT)
  37. All software is available in  : for a
  38. maximum collection of 30,000 items
  39.  for a maximum collection of 65,000 items.
  40. The 30,000-volume systems allow 8,000 borrowers, while
  41. the 65,000-volume systems allow 15,000 borrowers.
  42.  
  43. Other  printers  that are
  44. often used with the system include the C. Itoh Prowriter8510,
  45. EpsonFX-80 or FX-100, and the Okidata92 or 93.
  46. Printer interface cards normally include the Super Serial card
  47. with the ImageWriter, the Apple Parallel Card,
  48. or the Epson APL Card.
  49. The  barcode scanner` used to read barcodes must be
  50. purchased with your` system.
  51. If a   is present (or you have an IBM PC
  52. AT) the day's date will not have
  53. to be typed manually each day when booting the system.
  54. If you are using the IBM PC XT or IBM PC AT with a
  55. color monitor  color card,
  56. contact us to receive the "color version" of the software.
  57.  
  58. SUPPLIES FOR CIRCULATION PLUS
  59. Laser-printed barcodes` that include your library name may
  60. be purchased from the FOLLETT SOFTWARE COMPANY.  Also included is
  61. the extra eye-readable label that is a` hallmark.
  62. We recommend covering
  63. each barcode with a clear  label protector` to prolong its
  64. readability and its adhesion.  Our experience has shown that barcodes
  65. placed on the outside of books near the book's spine work very well when
  66. protected in this way.  On new books the barcodes may be placed under
  67. mylar jacket covers.  Inventory becomes a pleasure.  Some librarians
  68. prefer to place the barcode inside the book near the pocket or date due
  69. slip; again, a label protector is recommended. (ID cards with barcode
  70. labels affixed can be laminated with a clear laminate, if preferred.)
  71. Borrower cards--  and
  72. a   if you are using Rolodex
  73. cards--  must also be obtained.  Because putting a barcode label on
  74. the the Rolodex card doubles its thickness, order a Rolodex file
  75. with double the capacity you would ordinarily need.  A library with
  76. 1,000 patrons will need a Rolodex with a 2,000-card capacity.
  77.  Acquire good-quality  blank floppy disks.
  78. Two boxes of 10 disks should be enough to have on
  79. hand to start, though this depends on the size of your collection.
  80. If you are using the IBM PC AT, you should be aware that it
  81. requires double-sided, high-density diskettes. The IBM PC XT and
  82. Tandy 1200 require double-sided, double-density diskettes.
  83. Continuous printout paper` will
  84. be used for all lists and notices.  There is also
  85. a  self-mailer form` that can be used for notices that are
  86. to be mailed (they can also be printed on regular paper if preferred).
  87. This is the Trans-O-Gram form, available through the FOLLETT
  88. SOFTWARE COMPANY.
  89. Two other peripherals for your system are highly recommended:
  90.  anti-static mats`
  91. and  a surge protection device.  Anti-static mats should
  92. be placed where your circulation staff will be working and perhaps
  93. where patrons pass by the microcomputer, as well.  Surge protection
  94. should be placed between your equipment power cords and your outlet.
  95. Several products of this type are available in the
  96. FOLLETT SOFTWARE COMPANY catalog, ranging from power strips with spike
  97. and noise protection to uninterruptible power supplies.
  98. Allow us to mention one other item that is an integral part of a
  99. computerized system: a  telephone` in your library with a
  100. cord that is long enough to allow you to bring it near your computer
  101. when talking to a member of our support staff.  If you do not have a
  102. telephone in your library, begin lobbying for one .
  103.   Can I use a security system along with ?
  104. As long as you observe a few precautions, this should cause no
  105. problems at all, either for the security system or the circulation
  106. system.
  107.  Just keep the desensitizer three to four feet from the hard
  108. disk and from all your floppy disks.  Also, the "gate" should be 10 to
  109. 15 feet from them.
  110. With this Demo-Pak you
  111. received samples of FSC's pre-printed
  112. barcode labels, transparent label protectors, and Rolodex
  113. cards.  You may examine them and read the accompanying brochure for
  114. ordering information.
  115.  THE FOLLETT WARRANTY
  116. AND SOFTWARE SUPPORT
  117. If you need any assistance at any time, you may
  118. contact our technical support staff.
  119. Other ways in which we offer support are through our publication
  120. of a newsletter,
  121.  Follett Library Automation News  (or Follett LAN), and by
  122. encouraging user meetings.
  123. CIRCULATION PLUS WARRANTY PLAN:
  124.    When you purchase , your warranty extends for one year
  125. from the date of purchase.  Our warranty plan
  126. entitles you to unlimited replacement disks,
  127. automatic receipt of new versions of the circulation system,
  128. and unlimited use of our toll-free support services.
  129. For an annual fee of $100, you may
  130. extend your  warranty.  Each year you will be sent a bill
  131. offering you this option.  The billed amount of $100 extends
  132. coverage for an additional year.
  133. If you are not a warranty owner: A damaged  Master
  134. Diskette
  135. can be replaced by returning the original
  136. disk and paying a $25.00 handling charge.
  137.   of the program are available to previous owners for
  138. a fraction of their current cost (usually 20%).  And you may contact our
  139. technical support staff at your own expense.
  140. INSTALLING CIRCULATION PLUS
  141. You will devise your own installation procedure.  As you can
  142. imagine, public libraries often approach the task differently from
  143. school libraries. Libraries with large collections approach installation
  144. differently from those with small collections.  And the librarian with a
  145. large staff will approach the job from a different perspective than the
  146. person with little or no help.  The list of considerations go on and on:
  147. the library arrangement; the condition of the collection,
  148. the card catalog and shelf list; the librarian's calendar and other
  149. responsibilities; etc., etc., etc.
  150. What we are trying to say is that there is no one correct way to
  151. install the system or even one optimum procedure.  The following
  152. checklist is meant as a guide, to be rearranged and adjusted to fit the
  153. special circumstances in which you work.
  154. _1) Purchase your hardware, your Circulation Plus
  155. software, and supplies.
  156. _2) Assemble your hardware.
  157.  should feel comfortable putting
  158. the system together, taking it apart and putting it
  159. back together again.  Read the information that came with it.  There is
  160. nothing magical involved, nothing that you cannot master if you are
  161. willing and interested.
  162. One other thing: Take time to learn how to boot disks, how to
  163. format disks, and how to copy disks.  These are all basic skills you
  164. will need in all your future dealings with computers.
  165.  
  166. _3) If you have not performed the tutorials on the
  167. Circulation Plus DEMO/TUTORIAL program, do so.
  168. After you have practiced with this disk, you will feel very
  169. comfortable using .
  170. The DEMO/TUTORIAL program
  171. is also an ideal tool for training staff members.
  172. All you have to do is make a fresh copy of the Demo.Data disk for each
  173. person who needs to run through the tutorials.  (You can make the copies
  174. over and over again on the same disk, if necessary.)
  175. _4) Install the
  176. Circulation Plus program on the hard disk.
  177. Detailed, step-by-step installation instructions are in the
  178. manual.
  179. _5) Review Circulation Plus's Setup Options and
  180. adjust them to your practices.
  181.  At this point, setup instructions become trickier.
  182. What you will do in what order depends upon how much you intend to do
  183. "on the run."
  184.   In other words, you could begin to use  now for
  185. checking books in and out, barcoding items as they are checked out and
  186. barcoding patrons as they approach the circulation desk.
  187.                                    ,
  188. you could barcode all the patrons and type their data onto the hard disk
  189. before beginning to use the system, doing just the books "on the run."
  190. , you may decide to apply barcodes to the books
  191. in certain sections of the library and type in their data before going
  192. "live" with the system.  In some libraries,  patrons and
  193. items are barcoded and their data is typed onto the hard disk before the
  194. system is used.  It's up to you"
  195. Whichever route you are taking in your library, these are the
  196. tasks you will eventually need to accomplish:
  197. _6) Assign barcode numbers to patrons, affix
  198. patron barcode labels to patron cards, and protect the labels with
  199. clear label protectors or clear lamination.
  200. _7) Type patron data onto the hard disk (or
  201. onto Batch Disks to be uploaded to the hard disk).
  202. _8) Assign barcode numbers to items, affix
  203. item barcode labels to items, and protect the labels with clear label
  204. protectors.
  205. _9) Type book data onto the hard disk (or
  206. onto Batch Disks to be uploaded to the hard disk).
  207. _10) Enter outstanding transactions into the
  208. system.
  209. When all of these tasks have been checked off the list,
  210. your Circulation Plus installation is complete.
  211.   Do I need to continue to put pockets in my new books
  212. after I am automated?
  213. You will no longer be using check-out
  214. cards when checking books out and
  215. in.  However, many librarians keep them in the books as a backup system
  216. for that inevitable day when the electricity is off or the computer is
  217. down.  If the barcode number for that item is on the card (common
  218. practice for  sites that set up on the run--  the little
  219. eye-readable number label is applied to the check-out card), it is
  220. fairly easy to "batch in" the transactions when the computer is
  221. available again.
  222. Some of our users have withdrawn these cards from the books as
  223. they were barcoded, but they maintain them in an alphabetical title file
  224. where they can be located in an emergency.  They may still use the
  225. pockets to hold the date due slips.
  226.  
  227.  
  228.