home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ 17 Bit Software 1: Collection A / 17Bit_Collection_A.iso / files / 1068.dms / 1068.adf / MailMgr / mailmgrq.doc < prev   
Text File  |  1988-07-25  |  7KB  |  132 lines
  1.                               Query Instructions
  2.        
  3.        
  4.        The Query program will  allow  you  to  produce a report based on
  5.        your selection,  sorting  and  formatting  specifications.   Upon
  6.        entry, you will be presented  with  a  data dictionary and string
  7.        gadgets  for  entering  your  record   selection  criteria,  sort
  8.        sequence and output report format.
  9.        
  10.        The data dictionary presents  you  with a list of data names that
  11.        can be used to display or print values contained in the database.
  12.        
  13.        The Select string gadget will allow you to specify some selection
  14.        criteria to be used to determine which  database  entries will be
  15.        included in you output display or report.  For example,
  16.        
  17.             SELECT:
  18.             (Last  = "Carter" or "Smith") and City = "Detroit"
  19.        
  20.        specifies that the database  is  to  be  searched for all persons
  21.        with the name of Carter or  Smith  who live in Detroit.  Remember
  22.        that in order to enter data  into  a string gadget you must first
  23.        position the  pointer  within  the  gadget  and  depress the left
  24.        button on the mouse.   Note  that  the  Select parameters contain
  25.        parentheses to prevent  ambiguities.   If  there is a possibility
  26.        that the  key  word  or  phrase  you  are  looking  for  contains
  27.        occurrences with both  upper  and  lower  case  letters, you must
  28.        check for both, e.g., "Carter" or "carter".  Another method is to
  29.        use the wild character, e.g., "?arter".
  30.        
  31.        The Sort string gadget will allow  you to specify the sequence in
  32.        which the selected records are  to  be displayed or printed.  For
  33.        example,
  34.        
  35.             SORT:
  36.             Last
  37.        
  38.        specifies that the selected database  entries are to be sorted in
  39.        Last Name sequence.  Only one sort field may be entered.
  40.        
  41.        The Report string gadget will allow  you to specify the format of
  42.        the output display or report.  For example,
  43.        
  44.             REPORT:
  45.             Last, col 22, First, col 60, Ph
  46.        
  47.        specifies that the  Last  Name,  First  Name  and  Phone  for the
  48.        selected records are to be  displayed.   Further, it is specified
  49.        that the First Name is to be displayed beginning in column 22 and
  50.        that Phone is to be displayed beginning in column 60.  The Report
  51.        specification  parameters  may  be  very  simple  or very complex
  52.        depending upon the skill of the  user.   Upon  entering the Query
  53.        program, you will find  that  the  Report  string  gadget already
  54.        contains some parameters.  These parameters have been designed to
  55.        print 3 1/2" by 15/16" address  labels  for the selected records.
  56.        You may use these  parameters  or  enter  your  customized report
  57.        specifications.  To  erase  the  content  on  the  Report  string
  58.        gadget, first select the gadget and then depress Right AMIGA - X.
  59.        To undo (cancel) the last  editing  change to the string, depress
  60.        Right AMIGA - Q.  The  Report  specification  parameters  can  be
  61.        classified as either describing "when to do it" or "what to do".
  62.        
  63.        When To Do It:
  64.                 
  65.                 page_top - specifies that subsequent functions are to be
  66.                 executed at the top each printed page or screen.
  67.                 
  68.                 page_bottom - specifies that subsequent functions are to
  69.                 the executed  at  the  bottom  of  each  printed page or
  70.                 screen.
  71.                 
  72.                 report_top - specifies that subsequent  functions are to
  73.                 be executed only at the beginning of the output report.
  74.                 
  75.                 report_bottom - specifies that  subsequent functions are
  76.                 to executed only at the end of the report.
  77.                 
  78.                 top(<data-name>) -  specifies  that subsequent functions
  79.                 are to be executed after there  has been a change in the
  80.                 content  of   <data-name>.    For   example,  top(City).
  81.                 Normally, the specified  data-name  will  be the same as
  82.                 the sort sequence.
  83.                 
  84.                 bottom(<data-name>)   -   specifies    that   subsequent
  85.                 functions are to be executed before there is a change in
  86.                 the content of data-name.  For example, bottom(State).
  87.                 
  88.                 detail - specifies that the subsequent  functions are to
  89.                 be executed for each selected database entry.
  90.                 
  91.        What To Do:
  92.        
  93.                 print - specifies that all output is to be routed to the
  94.                 printer.  Default values  for  tm, bm and bod are set to
  95.                 4, 8, and 54 respectively.
  96.                 
  97.                 display - specifies that  all  output is to be routed to
  98.                 the screen.  "Display" is  the  output default.  Default
  99.                 values for tm,  bm  and  bod  are  set  to  0, 0, and 22
  100.                 respectively.
  101.                 
  102.                 tm nn - sets the top  margin  for  the output display or
  103.                 report to the value specified by nn.
  104.                 
  105.                 bm nn - sets the bottom margin for the output display or
  106.                 report to the value specified by nn.
  107.                 
  108.                 bod nn - sets the body of  the  output display or report
  109.                 to the value specified by nn.  The sum of tm, bm and bod
  110.                 must equal the desired page length.
  111.                 
  112.                 <data-name> -  causes  the  specified  data  name  to be
  113.                 printed  or  displayed.   For   example,   "City"  is  a
  114.                 data-name.
  115.                 
  116.                 "literal" - causes the  specified  literal to be printed
  117.                 or  displayed.   For  example,  "The  result  is:"  is a
  118.                 literal.
  119.                 
  120.                 trim<data-name> - caused  the  specified data name to be
  121.                 printed or displayed after all trailing spaces have been
  122.                 eliminated.
  123.                 
  124.                 total(<data-name>) - specifies  that the summed value of
  125.                 <data-name> is to be  printed  or displayed.  An numeric
  126.                 data item  from the dictionary or a numeric literal must
  127.                 be substituted for <data-name>.
  128.                 
  129.                 spacer nn - causes  nn  spaces  to  be  inserted between
  130.                 output data items.  The default is 1.
  131.                 
  132.                 col nn - causes  the