home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ 17 Bit Software 1: Collection A / 17Bit_Collection_A.iso / files / 1068.dms / 1068.adf / MailMgr / mailmgrm.doc < prev    next >
Text File  |  1988-07-25  |  6KB  |  113 lines
  1.                          File Maintenance Instructions
  2.        
  3.        
  4.        The File Maintenance option will allow  you to build and maintain
  5.        your mailing list  database.   Options  are  available to add new
  6.        entries, or to  delete,  change  or  view  existing  entries.  An
  7.        option is also available to search the database for specified key
  8.        words or phrases.
  9.        
  10.        
  11.        File maintenance actions  are  accomplished  using  the  Function
  12.        Keys.  The Function  Keys  are  located  on  the  top row of your
  13.        keyboard and are  numbered  F1  through  F10.   The  uses  of the
  14.        Function Keys are as follows:
  15.        
  16.        
  17.             F1 - New Key.  Depress this key  to  enter a new record key.
  18.        In this case, the record key is the Last Name.
  19.        
  20.             F2 - Append.  Depress this key  to  Add  a new record to the
  21.        database.  To complete the add process, first depress F1 to enter
  22.        the Last  Name  and  then  depress  F2  to  enter  the  remaining
  23.        information.
  24.        
  25.             F3 - Change.   Depress  this  key  to  Change  a  previously
  26.        entered item.  To complete the  change  process, first depress F1
  27.        to enter the Last  Name  for  which  the  database  entry will be
  28.        changed.  If the entry is the correct  one to be changed, depress
  29.        F3 to make  the  change.   If  the  entry  is  not  the one to be
  30.        changed, depress F5  (View  Next)  to  continue down the database
  31.        until the  correct  entry  is  found.   The  Change  may  also be
  32.        preceded by the Find function.
  33.        
  34.             F4 - Delete.  Depress this key  to  Delete a previous entry.
  35.        To complete the  Delete  process,  first  locate  the appropriate
  36.        entry using F1 or the View or  Find  functions,  then depress F4.
  37.        You will then be ask to verify  that  the  correct entry is being
  38.        deleted.
  39.        
  40.             F5  -  View  Next.   Depress  this  key  to  view  the  next
  41.        sequential record in  the  database.   Entries  are  filed in the
  42.        database in Last Name  order.   Remember  that lower case letters
  43.        follow upper case letters.
  44.        
  45.             F6 - View Previous.  Depress  this  key to view the previous
  46.        sequential record in the database.
  47.        
  48.             F7 - Find.  Depress this key to  Find  the  first entry that
  49.        contains the specified key word or  phrase.  After depressing F7,
  50.        you will be asked to enter the key  word or phrase. You may abort
  51.        the Find function by depressing the ESC key.
  52.        
  53.             F8  -  Find  Next.   Depress  this  key  to  Find  the  next
  54.        occurrence of the specified key  word  or  phrase.  This function
  55.        must be preceded by the Find (F7) function.
  56.        
  57.        Note:  An alternate way to rapidly locate the desired entry is to
  58.        use F1 to locate the record  key.   If the specified entry is not
  59.        found, F5 may then be used to  display  the next higher key or F6
  60.        may be use to display the next lower  key.  To move to the top of
  61.        the database, depress F1 and then depress RETURN.
  62.        
  63.             F9 - not used.
  64.        
  65.             F10 - Quit.  Depress this key  to  exit the File Maintenance
  66.        program and return to the Main Menu.
  67.        
  68.        
  69.        The following data entry conventions are used:
  70.        
  71.             (1)  Depressing the TAB  key  will  cause  the  cursor to be
  72.        positioned at the first character of the next field.
  73.        
  74.             (2)  Depressing the Up  Arrow  will  cause  the cursor to be
  75.        positioned at the first character of the previous field.
  76.        
  77.             (3)  Depressing the Down Arrow  will  cause the cursor to be
  78.        positioned at the first character  of the next field.  Depressing
  79.        the Down Arrow when the cursor is  over the last field will cause
  80.        the entry to be written to the database.
  81.        
  82.             (4)  Depressing the Left Arrow when the cursor is located in
  83.        the first  position  of  a  field  will  cause  the  cursor to be
  84.        positioned at the first character of the previous field.
  85.        
  86.             (5)  Depressing the Right Arrow  when  the cursor is located
  87.        in the last position  of  a  field  will  cause  the cursor to be
  88.        positioned at the first character of the next field.
  89.        
  90.             (6)  Depressing Control V will turn on Insert Mode.  When in
  91.        Insert Mode, all characters of a field to the right of the cursor
  92.        will be moved one position  to  the  right  as new characters are
  93.        entered.  The right most character will be lost.
  94.        
  95.             (7)  Depressing the  ESC  key  will  cause  the  function in
  96.        progress to be aborted.
  97.        
  98.             (8)  Depressing the Return key  will  cause remaining fields
  99.        to be skipped and the entry to be written to the database.
  100.        
  101.             (9)  Depressing  the  Help  key  will  give  you  assistance
  102.        relating to what kind of data  are  required to be entered at the
  103.        current position of the cursor.
  104.        
  105.        
  106.        WARNING!!
  107.        
  108.        Be  sure  to  exit  the  File   Maintenance  Program  using  F10.
  109.        Depressing F10 causes the index file  to be written to disk.  The
  110.        failure to exit properly from  the  File  Maintenance program may
  111.        result in the data being rendered unusable.  As insurance against
  112.        such a disaster, be sure to backup your data files often.
  113.