home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 31 / CDASC_31_1996_juillet_aout.iso / vrac / tgb120b.zip / TGB.TXT < prev    next >
Text File  |  1996-04-15  |  44KB  |  1,117 lines
  1.   
  2.   
  3.   
  4.   
  5.   
  6.   
  7.   
  8.   
  9.   
  10.   
  11.   
  12.   
  13.   
  14.                                  T G B
  15.                                 v 1.20b
  16.   
  17.   
  18.   
  19.   
  20.                for IBM Compatible Personal Computers    
  21.   
  22.   
  23.   
  24.   
  25.   
  26.                   User's Guide
  27.   
  28.   
  29.   
  30.   
  31.   
  32.   
  33.   
  34.   
  35.   
  36.   
  37.                     Voice: (618) 995-2208
  38.                     Internet: tdf@midamer.com
  39.     
  40.                        
  41.                               Table of Contents
  42.   
  43. TGB Legal Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  44.      Disclaimer of Warranty. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  45.      Choice of Law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  46.      License Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
  47.      Disk Duplication Agreement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
  48.   
  49. Acknowledgements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  50.   
  51. Technical Support. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  52.      Online Support. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  53.      Phone Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  54.      Documentation Additions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  55.   
  56. You Can Help Us. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  57.   
  58. Note From the Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  59.      Reporting Bugs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  60.   
  61. Defective Disk Replacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  62.      Concept and Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  63.      Using Keys. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  64.      Using the Mouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  65.   
  66. Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  67.      Automatic Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  68.      Manual Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  69.   
  70. The TGB System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  71.      Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  72.      Program Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  73.      Using the Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  74.      Backing Up Your Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  75.   
  76. Class Input. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  77.   
  78. Creating a New Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  79.      Class Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  80.      Cloning a Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  81.   
  82. Naming Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  83.                                        
  84. Moving / Sizing Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  85.   
  86. Printer Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  87.   
  88. Opening and Erasing Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  89.  
  90. Grades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  91.      Defining Your Grading Scale . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  92.      Using Total Points. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  93.      Using Weighted Grades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  94.      Letter Grades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  95.      Entering grades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  96.      Changing Grades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  97.      Dropping Grades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  98.      "X" Grades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  99.   
  100. Deleting Records (Students). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  101.   
  102. Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  103.      Printing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  104.      Drawing Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  105.      Variable List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  106.      Deleting Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  107.   
  108. Changing Colors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  109.   
  110. Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  111.   
  112. Questions and Answers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  113.  
  114.  
  115. TGB Legal Information
  116.   
  117.   The TGB software and User's Guide (documentation) are
  118.   licensed properties of TDF SoftWare.  Use of this software
  119.   indicates your acceptance of the following LICENSE
  120.   STATEMENT, DISCLAIMER OF WARRANTY, DISK DUPLICATION
  121.   AGREEMENT, and CHOICE OF LAW.  This is a legal agreement
  122.   between you, the end user, and TDF SoftWare.  The TGB
  123.   software is licensed by TDF SoftWare for use only on the
  124.   terms set forth herein.  Use of this software indicates that
  125.   you accept these terms.
  126.   
  127.   Disclaimer of Warranty  
  128.   
  129.   We have made every effort to bring you an effective tool for
  130.   creating labels.  However, you must be aware that TGB is
  131.   sold as is, without any warranty of any kind.
  132.   
  133.   USERS OF TGB MUST ACCEPT THIS DISCLAIMER OF WARRANTY:
  134.   TGB IS SUPPLIED AS IS.  TDF SOFTWARE DISCLAIMS ALL
  135.   WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT
  136.   LIMITATION, THE WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND OF FITNESS
  137.   FOR ANY PURPOSE.  TDF SOFTWARE ASSUMES NO LIABILITY FOR
  138.   DAMAGES, DIRECT OR CONSEQUENTIAL, WHICH MAY RESULT FROM THE
  139.   USE OR MISUSE OF TGB.  GOOD DATA PROCESSING PROCEDURE
  140.   DICTATES THAT ANY PROGRAM BE THOROUGHLY TESTED WITH
  141.   NON-CRITICAL DATA BEFORE RELYING ON IT.  THE USER MUST
  142.   ASSUME THE ENTIRE RISK OF USING TGB.  ANY LIABILITY OF THE
  143.   SELLER WILL BE LIMITED EXCLUSIVELY TO PRODUCT REPLACEMENT OR
  144.   REFUND OF PURCHASE PRICE.
  145.   
  146.   SOME STATES DO NOT ALLOW THE LIMITATION OR EXCLUSION OF
  147.   LIABILITY FOR INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES SO THE
  148.   ABOVE LIMITATION OR EXCLUSION MAY NOT APPLY TO YOU.
  149.   
  150.   IN NO CASE SHALL TDF SOFTWARE'S LIABILITY EXCEED THE
  151.   PURCHASE PRINCE FOR THE SOFTWARE.
  152.   
  153.   Choice of Law  
  154.   
  155.   THIS AGREEMENT SHALL BE GOVERNED BY THE LAWS OF THE STATE OF
  156.   ILLINOIS AND SHALL INURE TO THE BENEFIT OF TDF SOFTWARE,
  157.   INC. AND ANY SUCCESSORS, ADMINISTRATORS, HEIRS AND ASSIGNS.
  158.   
  159.   
  160.   
  161.   
  162.                                      5
  163.   
  164.   ANY ACTION OR PROCEEDING BROUGHT BY EITHER PARTY AGAINST THE
  165.   OTHER ARISING OUT OF OR RELATED TO THIS AGREEMENT SHALL BE
  166.   BROUGHT ONLY IN A STATE OR FEDERAL COURT OF COMPETENT
  167.   JURISDICTION LOCATED IN WILLIAMSON COUNTY, ILLINOIS. THE
  168.   PARTIES HEREBY CONSENT TO IN PERSONAM JURISDICTION OF SAID
  169.   COURTS.
  170.   
  171.   License Statement  
  172.   
  173.   TGB is licensed for the exclusive use of the original
  174.   purchaser for use on one computer only.  You must treat this
  175.   software just like a book.  An example is that this software
  176.   may be used by any number of people and may be freely moved
  177.   from one computer location to another, so long as there is
  178.   no possibility of it being used at one location while it's
  179.   being used at another.  Just as a book cannot be read by two
  180.   different persons at the same time.  The only exception is
  181.   that purchasers of multiple or site licenses may use the
  182.   software on the number of computers specified by the
  183.   purchase agreement.
  184.   
  185.   Disk Duplication Agreement 
  186.   
  187.   This software is not copy protected.  TDF SoftWare
  188.   authorizes you to make BackUp copies of the software for
  189.   your archives only, for the sole purpose of protecting your
  190.   investment from loss.
  191.   
  192.   Copyrights and Trademarks 
  193.   
  194.   The TGB 1.20 software is licensed property of TDF SoftWare,
  195.   Inc. and is copyright (c) 1995-96 by TDF SoftWare, Inc.  All
  196.   rights reserved.
  197.   
  198.   TGB User's Guide, copyright (c) 1995-96 by TDF SoftWare, Inc.
  199.   
  200.   IBM and AT are registered trademarks, and PC, PC/XT, PC/2,
  201.   and PC-DOS are trademarks of International Business Machines
  202.   Corporation.
  203.   
  204.   MS-DOS, Microsoft, Microsoft Mouse, and Microsoft Windows
  205.   are registered trademarks of Microsoft Corporation.
  206.   
  207.   The TGB 1.20 software, User's Guide, or portions thereof may
  208.   not be reproduced in any form at all without the written
  209.   permission of TDF SoftWare, Inc.
  210.   
  211.   All other brand and product names are trademarks or 
  212.                                      6
  213.   
  214.   registered trademarks of their respective companies. 
  215.   
  216.   Direct all correspondence concerning the TGB 1.11b software
  217.   and User's Guide to TDF SoftWare, Inc., RR 1 Box 74,
  218.   Goreville, Il 62939-9608 USA.
  219.   
  220.   Acknowledgements  
  221.   
  222.   Many people have helped to mold TGB throughout its
  223.   development process.  Without their help this product would
  224.   not have been possible.  A very special thanks to my wife
  225.   Vera.  Her help was invaluable in designing the flow of this
  226.   program.  Thank you.
  227.   
  228.   Technical Support  
  229.   
  230.   Registered customers receive free technical support for one
  231.   year, notices of product updates and new product
  232.   announcements.  We offer phone support that is best used for
  233.   getting you up and running.  In depth support is provided
  234.   via CompuServe and other online services, as described
  235.   below.  We don't recommend written correspondence because of
  236.   the lengthy time delays.  If you have physical disabilities
  237.   that affect your ability to communicate with us, please
  238.   mention your preferred method of responding.
  239.   
  240.   Online Support  
  241.   
  242.        Internet
  243.             Address:  tdf@midamer.com
  244.   
  245.   Phone Support 
  246.   
  247.        (618) 995-2208
  248.   
  249.   Documentation Additions  
  250.   
  251.   Any changes to the program that occur after this manual was
  252.   sent to the printer will be included in the on disk file
  253.   ADDENDUM.DOC.
  254.   
  255.   
  256.   
  257.   
  258.   
  259.                                      7
  260.  
  261. You Can Help Us  
  262.   
  263.   We have spent long hours preparing this software and have
  264.   provided it to you at a very reasonable price.  For your
  265.   convenience, the disk you have received is not copy
  266.   protected in any way.  Our license is very liberal in
  267.   allowing you to make BackUp copies to protect your
  268.   investment.  Your honesty in not providing copies of the
  269.   registered version to others will help us to stay in
  270.   business and give you even better software in the future.
  271.   
  272.   Note From the Author  
  273.   
  274.   Thank you for choosing TGB for your computer grade book
  275.   program.  TGB was designed to be "user friendly" and to be
  276.   free of "bugs" or errors.  Sometimes we don't always get
  277.   what we want.  If you find any errors, bugs, or would like
  278.   to see the program act in a different manner, write to me. 
  279.   Let me know your concerns.  All comments are appreciated and
  280.   will be given serious consideration.  If enough people want
  281.   the same thing then every effort will be made to make it
  282.   happen.  I want future versions to be designed especially
  283.   for you and by you.  In the case of bugs give me as much
  284.   information as possible.  I have to be able to duplicate the
  285.   bug before I can correct it.  Please realize that everything
  286.   you don't like is not always a bug.  If you have found a
  287.   true bug then after fixing it I will send to you the newest
  288.   version with that bug fixed.
  289.   
  290.   Reporting Bugs  
  291.   
  292.   I'll need your help to find and fix a bug.  As I mentioned
  293.   before I need to be able to recreate the situation where the
  294.   error occurred.  Please send me as much of the following
  295.   information as you can.  For some of it you may have to
  296.   refer to your DOS reference manual.
  297.   
  298.    1) Type of computer (brand and is it 100% IBM compatible?)
  299.    2) The contents of your AUTOEXEC.BAT and CONFIG.SYS files.
  300.    3) How much free memory do you have on your computer?  You  
  301.       can get this by typing the DOS command MEM.
  302.    4) Were there any error messages?  What did they say?
  303.    5) Did the program crash?  Was there a runtime error?
  304.       In the case of a program crash you may get a runtime     
  305.       error.  Example: Error 201 400B:100E  If you get         
  306.       anything like this write it down, it is very important.
  307.    6) Printer brand name and model
  308.    7) DOS version
  309.                                      8
  310.   
  311.    8) Version of TGB
  312.    9) Were you running the program from a hard drive or floppy 
  313.       disk?
  314.   10) Write a detailed description of just what you were doing 
  315.       and what happened.
  316.   
  317.   Defective Disk Replacement
  318.   
  319.   Users of the registered version of TGB will receive free
  320.   replacement of any defective disks during the first 30 days
  321.   of purchase.  After the first 30 days there will be a $6.00
  322.   charge.  You can help avoid this by making an exact copy of
  323.   the original disk and using the copy for all your work.  If
  324.   you have a bad disk you will usually receive
  325.   one of these DOS error messages.
  326.   
  327.   "General failure reading drive..."
  328.   "Sector not found..."
  329.   "Bad sector..."
  330.   "CRC error..."
  331.   "Address mark not found..."
  332.   "Unrecoverable read error..."
  333.   
  334.   Check your DOS users manual for more information.
  335.   
  336.   Concept and Definitions  
  337.   
  338.   The bar at the top of the menu which contains the menu items
  339.   File, Class, etc. is called the menu bar.  The other boxes
  340.   are called pull down menus.  Every menu item has one letter
  341.   that is highlighted (a different color from the rest). 
  342.   Press the highlighted letter on your keyboard to activate
  343.   that item.  A menu item followed by the sideways triangle
  344.   () opens another menu. A menu item followed by three dots
  345.   (...) opens a dialogue box.  A menu item followed by nothing
  346.   starts that feature.
  347.   
  348.   Using Keys  
  349.   
  350.   If you want to activate an item in the menu bar, press the
  351.   Alt key + the highlighted letter of that item and the
  352.   appropriate pull down menu will be activated. Activating an
  353.   item in a pull down menu is done by pressing the highlighted
  354.   letter.  Pressing the
  355.   
  356.   
  357.   
  358.   
  359.                                      9
  360.  
  361.   Up or down arrow keys will move the lightbar to different
  362.   menu items, press the ENTER key to activate that item. 
  363.   Pressing the right or left arrow keys will move to the pull
  364.   down menu under another menu bar item.
  365.   
  366.   Using the Mouse  
  367.   
  368.   Move the mouse (point) to any item, menu bar or pull down
  369.   menu, and mouse click (press the left mouse button once) to
  370.   activate that menu item.  When selecting from a list, double
  371.   click (press the mouse button two times) on that item.
  372.   
  373.   Installation
  374.   
  375.   First of all, make an exact BackUp copy of your TGB disk and
  376.   store the original disk in a safe place.  You can use the
  377.   DOS DISKCOPY command or a utility such as our KOPYIT
  378.   program.
  379.   
  380.   Automatic Installation  
  381.   
  382.   Substitute the floppy disk drive letter in the following
  383.   command from which you are installing the TGB program.  From
  384.   the DOS prompt type the commands: 
  385.   
  386.        A:      press ENTER 
  387.   
  388.        INSTALL  press ENTER
  389.   
  390.   Follow the prompts during installation.  INSTALL will copy
  391.   the files needed to a directory of your choice.  INSTALL
  392.   will not make any changes to your computer system files.
  393.   
  394.   Manual Installation  
  395.   
  396.   You can manually install the program by copying the contents
  397.   of the program disk to a directory of your choice. 
  398.   Substitute the drive letter that the program disk is in and
  399.   any legal directory name in the following example.  These
  400.   DOS commands will install the program.  Place the program
  401.   disk in your floppy disk drive.  From your hard drive type:
  402.   
  403.                MD TGB
  404.                CD TGB
  405.                COPY A:\*.*
  406.   
  407.   
  408.   
  409.                                     10
  410.  
  411.   After each of the commands are typed press the  ENTER key. 
  412.   The first command creates the directory named "TGB".  The
  413.   second command changes to that directory.  The last command
  414.   copies the files from the floppy disk in "A" drive to the
  415.   directory. Once TGB is successfully installed on your
  416.   computer, change to your new directory and type TGB press
  417.   ENTER to start the program.
  418.   
  419.   The TGB System  
  420.   
  421.        Supports the use of a Microsoft or compatible mouse.
  422.   
  423.        Is small enough to be run from a floppy disk.
  424.   
  425.        Easy to use pull down menus with contact sensitive   
  426.                 help.
  427.   
  428.        Easily customized colors.
  429.   
  430.        Uses variables (codes) to generate many different    
  431.                 reports.
  432.   
  433.        Prints to LPT1, LPT2, or LPT3 - supports several     
  434.                 printers.
  435.   
  436.        Create as many class databases as you need.  Each    
  437.                 database can hold 1,200 records.  The size is  
  438.                 only limited by your hard disk capacity.
  439.   
  440.        Add up to ten lines of notes (memos) in a report.    
  441.                 This is done on the fly (at the time the       
  442.                 report is printed).
  443.   
  444.   Getting Started  
  445.   
  446.   TGB was designed to make your grading tasks easier and not
  447.   designed to make you spend a lot of time learning a new
  448.   computer program.  Most will be up and running in as little
  449.   as fifteen minutes.  Everything you need to know is in the
  450.   online help and is just a keystroke away.  Getting started
  451.   can be as easy as 1, 2, 3.
  452.   
  453.   1) From the "Setup" menu - define your grading system.
  454.   2) From the "Class" menu - create a new class.
  455.   3) From the "Class" menu - enter new grades.
  456.   
  457.   
  458.   
  459.                                     11
  460.  
  461.   Program Requirements 
  462.   
  463.   In order to install and operate TGB successfully, you need
  464.   
  465.        An IBM PC or 100 percent compatible
  466.         personal computer with a hard disk drive
  467.   
  468.        512K of RAM (1M of EMM memory recommended)
  469.   
  470.        MS-DOS (or PC-DOS) version 3.20 or later
  471.   
  472.        Printers supported: most dot matrix;
  473.         Laserjet 4 (tm) and compatible laser printers.     
  474.                 
  475.        Almost any monitor
  476.                                    
  477.        Formatted disks (for making working copies).
  478.   
  479.   Using the Main Menu  
  480.   
  481.   By using the Arrow keys you can move the lightbar to
  482.   different menu items.  Pressing the ENTER key will activate
  483.   that choice.  Pressing F1 will show additional help for that
  484.   menu item.  To quit the program you need to be at the main
  485.   menu.  There is nothing worse than not being able to exit a
  486.   program any time you want.  TGB was designed with this in
  487.   mind.  From the Main Menu there are six different key
  488.   combinations you can use to exit the program.  Use any of
  489.   the following keys to bring up the Quit Prompt.
  490.   
  491.        ESC
  492.        Alt+F+X
  493.        Alt+X
  494.        Alt+Q
  495.        Ctrl+X
  496.        Ctrl+Q
  497.   
  498.   Pressing the keys Alt+X from the class form will bring you
  499.   back to the main menu so that you can do other functions or
  500.   quit TGB.
  501.   
  502.   
  503.   
  504.   
  505.   
  506.   
  507.   
  508.   
  509.                                     12
  510.  
  511.   Backing Up Your Data 
  512.   
  513.   From the Tools menu select BackUp data.  This backs up the
  514.   current open class database to a floppy disk drive specified
  515.   by you.  You will be prompted for the disk drive letter. 
  516.   You must be running this program from a hard drive to use
  517.   this feature.
  518.   
  519.   Class Input  
  520.   
  521.   From the Class menu choose Create/edit class to enter the
  522.   class form where you can edit or create new classes.  The
  523.   class form consists of input fields that allow you to enter
  524.   information about your students.  Enter their last and first
  525.   name and a 3 or 4 digit class "code".  The code is important
  526.   because in many situations you might want to refer to a
  527.   student by this code.  Example: you could post a list of
  528.   current class grades, each students knows his/her code but
  529.   not the others.  
  530.   
  531.   Note the following special keys and their functions:
  532.     
  533.   F1    - Help.
  534.     
  535.   F2    - Save.  Saves the current record in the database.  If 
  536.           you are editing a record then the record is replaced 
  537.           in the database. If you are Adding then see F5. 
  538.   
  539.   F4    - Edit the label record. You must manually save your   
  540.           changes in this mode.  See F2.
  541.     
  542.   F5    - Add mode.  This positions you in the label form and  
  543.           erases the current contents (screen only).  After    
  544.           typing in the 3 digit student code and pressing the  
  545.           ENTER key the record will be saved.
  546.     
  547.   F9    - Cancel edit mode.  Unless you have saved the record  
  548.           then no changes made will be permanent.  See F2.
  549.     
  550.   F10   - Create a new class (database).  You will be prompted 
  551.           for a file name.   See Creating a new class below.
  552.   
  553.   Alt+K - A list of all the keys needed in the class form.
  554.   
  555.   Alt+R - Repeats the text into the current field that was in  
  556.           the same field in the previous record.  This can     
  557.           save time when several records must contain some of  
  558.           the same information.
  559.                                     13
  560.  
  561.   Alt+X - Returns you to the main menu.
  562.     
  563.   Crtl+E - Erases the contents of any line that the cursor is  
  564.            on (screen only).
  565.     
  566.   PageUp - Go to the previous record in the database.
  567.   
  568.   PageDown - Go to the next record in the database.
  569.     
  570.   Insert - Toggle from insert mode (default) to overwrite      
  571.             mode.  Overwrite mode replaces the current         
  572.             character with the new one.
  573.   
  574.   Creating a New Class 
  575.   
  576.   If you wish to create a new class then follow these steps.
  577.     
  578.            1) Press the "F10" key and follow the prompts.
  579.            2) Type in the student's last name, press ENTER
  580.            3) Type in the student's first name, press ENTER
  581.            4) Type in the student's code, press ENTER
  582.               Note: the student code is NOT optional.
  583.               The record will be saved automatically.
  584.     
  585.   To continue adding more records (students), repeat steps 2,3
  586.   & 4.  You must always enter a 3 digit student code.  This
  587.   code is used to index all of the records.  Without this code
  588.   TGB will not be able to find your records.  In the first
  589.   step you will be asked to name the file (this will be a DOS
  590.   file name - see Naming files) and to enter a class
  591.   description.  This description can be anything like "Algebra
  592.   II Second Hour".
  593.   
  594.   Class Description
  595.   
  596.   When you first create a class database you will be prompted
  597.   to enter a class description.  This can be up to thirty
  598.   characters long and will appear on all reports when using
  599.   the variable <CLANAME>.  You can edit or change the
  600.   description at any time, from the Class menu choose Class
  601.   Description.
  602.   
  603.   Cloning a Class  
  604.   
  605.   From the Class menu choose Clone a class.  Many times a
  606.   teacher will have the same students for more than one class. 
  607.   This procedure allows you to copy the students from one
  608.   class to another class named by you.  Student names and
  609.                                     14
  610.  
  611.   codes will be copied but not any grades.  This is a  great
  612.   time saver as you only enter the students one time.
  613.   
  614.   Naming Files  
  615.   
  616.   DOS will only accept certain characters for filenames.  For
  617.   a complete listing check your DOS reference manual.  If you
  618.   enter an illegal character DOS will report an
  619.   error to this program.  To be safe follow these rules.
  620.     
  621.   1) A filename can be up to 8 characters long.
  622.   2) You can use the letters A to Z and/or the numbers 0 to 9.
  623.   3) An extension will be added to all filenames.  Do not try  
  624.      to add one!
  625.   
  626.   An extension of a filename is a period followed by three
  627.   letters.
  628.     
  629.   Example: MATH2.DTA   The .DTA is an extension and is what
  630.   will be added for you.  All you would need to do is type in
  631.   MYDATA.  Do not use or end your filename with a period, this
  632.   character is part of the extension.  All databases will have
  633.   two files, MATH2.DTA & MATH2.IDX.  The .DTA file will
  634.   contain the database records & the .IDX file is the index 
  635.   file that TGB uses to sort the database and find records.
  636.   
  637.   Moving / Sizing Windows
  638.   
  639.   Almost all of the windows and input forms (forms are in a
  640.   window) you see on the screen can be moved and some can be
  641.   resized.  All of the little prompt (message) windows can be
  642.   moved.  The best example to practice with is this help
  643.   window you are viewing now.  Resize this window by pressing
  644.   the combination keys of: Alt+F5 and use the arrow keys to
  645.   move the bottom left corner up/down/Left or right until you
  646.   get the size you want, then press the ENTER key to set the
  647.   new size.
  648.   
  649.   Ctrl + F5 = Move window to a new position, press ENTER when  
  650.               done.
  651.     
  652.   Alt + F5  = Resize window. (Not all windows respond to this  
  653.               command)
  654.     
  655.   F5        = Return window to full size or last size set by   
  656.               you.
  657.   
  658.   
  659.                                     15
  660.  
  661.   Printer Installation 
  662.   
  663.   If you haven't already done so, from the Tools menu choose
  664.   Select Printer.  You will be presented a list of the
  665.   available printers.  There are only four printers to select
  666.   from but TGB uses only the most common commands for text
  667.   styles, one of these will probably work for you.  Check your
  668.   printer manual and see what kind of emulation your printer
  669.   uses.
  670.     
  671.   A file will be created (TGB.PDF - Printer Definition File),
  672.   this file must remain in the same directory (or floppy disk)
  673.   as TGB to be able to use your particular printer commands.
  674.   
  675.   Opening and Erasing Files  
  676.   
  677.   Use the up/down arrow keys to move to the file you wish to
  678.   open.  Press the ENTER key to open that file or double-click
  679.   the file name with your mouse.  Use caution when deleting
  680.   (erasing) a file, TGB has no way or restoring any files
  681.   accidentally deleted.  The file deletion box is a different
  682.   color than the file open box, hopefully this will insure
  683.   that any files that you delete were meant to be.  Use the
  684.   same procedure as when opening a file, double click with a
  685.   mouse or hi-light and press ENTER.  As a final safety
  686.   precaution before the file is actually deleted you will
  687.   receive a prompt asking for confirmation.  By clicking on
  688.   the Yes button, the file will be erased.  If you are
  689.   deleting a database file then the corresponding index file
  690.   will also be erased.  Do NOT use this function if all you
  691.   want is to reset the class for another period.
  692.   
  693.   Grades
  694.   
  695.   Defining Your Grading Scale  
  696.   
  697.   Defining your grading scale and setting up your grading
  698.   system only needs to be done once, all classes will use the
  699.   same setup.  You must define a grading scale.  See "using
  700.   letter grades" below.
  701.     
  702.   TGB allows you to mark a grade for a student without it
  703.   being counted against him/her.  This is called an "X" grade. 
  704.   An "X" grade is entered by using the letter X rather than a
  705.   number.  Any time TGB finds an "X" grade it simply ignores
  706.   it and it's value.  This is useful for a student who may
  707.   take the test at another time.
  708.   
  709.                                     16
  710.  
  711.   Using Total Points  
  712.   
  713.   Enter a label (description) for each category of grades you
  714.   need.  You must use at least one, each category will allow
  715.   you to enter 60 grades for each student.  If you can use all
  716.   six then you will have 360 possible grades to use.  In the
  717.   weighted column leave all of them blank and your grades will
  718.   be calculated using total points.   
  719.   
  720.                     g1 = grade 1, etc
  721.                     Total Points = combined total possible     
  722.                                    points 
  723.             
  724.               g1 + g2 + g3 + ...         
  725.       GPA =  ───────────────────
  726.                Total Points
  727.   
  728.   Using Weighted Grades  
  729.   
  730.   Enter a label (description) for each category of grades you
  731.   need.  You must use at least one, each category will allow
  732.   you to enter 60 grades for each student.  If you can use all 
  733.   six then you will have 360 possible grades to use.  In the 
  734.   weighted column enter a percent of 100 that you wish each 
  735.   category to be valued at.  The total of category percents 
  736.   must equal 100%.   c1= category 1, c2= category 2, etc...
  737.   
  738.   Each category grade is calculated by the following:
  739.   
  740.                Total student points
  741.         c1 =  ────────────────────── * 100
  742.                Total possible value
  743.   
  744.   The Grade Point Average is calculated:
  745.   
  746.       GPA =  ( (c1 * percent) + (c2 * percent) +(...) )
  747.   
  748.   Letter Grades  
  749.   
  750.   TGB assigns a letter grade to a student by comparing his/her
  751.   GPA against your grading scale.  Some teachers like to use
  752.   A+, A, & A- while others prefer to simply use A, B, C, etc. 
  753.   TGB will assign either of these styles based on the
  754.   following information that you enter.
  755.   
  756.   
  757.   
  758.                                     17
  759.                
  760.        The default settings look like this:
  761.     
  762.                                A+       A       A-
  763.                                0        0       91.5
  764.   
  765.                                B+       B       B-
  766.                                0        0       84.5
  767.   
  768.                                C+       C       C-
  769.                                0        0       77.5
  770.   
  771.                                D+       D       D-
  772.                                0        0       69.5
  773.   
  774.                                E/F
  775.                                F
  776.   
  777.   Change any or all of these to meet your scale.  If you want
  778.   your grades reported with + and -, you must enter something
  779.   for all of them.  Grades will then be reported as A+, A, A-,
  780.   etc.  If you want your grades reported without the + or -
  781.   sign then leave all of the scale set to "0" except for the
  782.   column marked with a - sign.  This columns grades are
  783.   defined as the least a student can make and expect to
  784.   receive a particular grade.  Grades will be reported as A,
  785.   B, C, D, etc.
  786.   
  787.   The last field allows you to enter the letter you want to
  788.   assign for a failing grade.
  789.   
  790.   Entering grades  
  791.   
  792.   From the Class menu choose Enter Grades.  You can enter up
  793.   to ten grades for each student at a time.  Remember the
  794.   grade categories you used to set up your grading system? 
  795.   You choose a grade category, the maximum value for the grade
  796.   and then a label (a label is nothing more than a
  797.   description) for the grade.  Try to get in the habit of
  798.   using a label for each grade, it will make changing grades
  799.   later a lot easier.  Repeat until you have the number of
  800.   grades you want for this session.  Press the F10 key to
  801.   proceed to the actual grade input form.  You will be
  802.   positioned to enter the first score (grade) for the first
  803.   student.  Students are listed in grade book order (this is
  804.   the order you first entered the students in the class).  The
  805.   grade can be from one to three digits (0..999) or you can
  806.   type in the letter "X".  See "X Grades".  When you have
  807.   entered the last grade for this student you will be on the
  808.                                     18
  809.  
  810.   Process button.  This is the time to make sure the grades
  811.   are correct, if not use the arrow keys to move the the field
  812.   you want to edit.  When you press the Process button the
  813.   next student will be presented.  TGB holds grades for up to
  814.   fifty students in memory before writing to the database
  815.   file.  If at any time (before you end or reach fifty) you
  816.   want to quit you can and no grades will be saved.  Once you
  817.   reach the end of the student list (or reach fifty students )
  818.   all grades will be saved.
  819.   
  820.   Changing Grades  
  821.   
  822.   Each individual grade can be changed.  Remember the grade
  823.   label you entered?  Now it will come in real handy.  From
  824.   the Class menu choose Edit Grades.  You will be presented
  825.   with a list of students, move the lightbar to the student
  826.   whose grades you want to change and press the ENTER key. 
  827.   Now a list of grade categories will be presented, choose the
  828.   appropriate one.  Next you will see a list of all the grades
  829.   for that student in the category you chose.  Beside each
  830.   grade will be the label and the possible points.  Move the
  831.   lightbar to the grade you want to change and press ENTER. 
  832.   You will be presented the opportunity to change the possible
  833.   points and the grade.  Just follow the prompts.  Of course
  834.   you can press the ESC key to quit at any time.  Repeat until
  835.   finished. 
  836.   
  837.   Dropping Grades  
  838.   
  839.   If you want to change a particular grade you will have to
  840.   edit that grade manually but if you merely want to drop the
  841.   lowest grade in a category you can.  From the Class menu
  842.   choose Drop lowest grade.  You will be asked to choose a
  843.   grade category.  The lowest grade in that category will be
  844.   changed to an X grade (see X grades).  Some teachers like to
  845.   give extra points by giving a grade and assigning the
  846.   possible points a value of "0".  Grades with the possible
  847.   points assigned as "0" are not changed when dropping the
  848.   lowest grade.
  849.   
  850.   "X" Grades  
  851.   
  852.   "X" grades can be a powerful and useful tool, but remember
  853.   that since an "X" grade is not counted it can significantly
  854.   change a students total grade point average (GPA).
  855.   There may be times when a student misses an exam and you
  856.   don't want to give him/her a zero.  If you give the student
  857.   a grade of "X" then the test is not counted against them. 
  858.                                     19
  859.  
  860.   It's as if the test never existed, the grade is ignored
  861.   completely.  When you are entering grades instead of a
  862.   numerical value type in the letter X, no quotes.  This is
  863.   the only letter accepted in the grade input form.  As with
  864.   all grades you can go back and change the value.  An "X"
  865.   grade is automatically given to a student when you choose
  866.   the option "Drop lowest grade".  
  867.   
  868.   Deleting Records (Students)  
  869.   
  870.   From the "Class" main menu choose "Drop a student".  You
  871.   will be presented with a list of students.  Move the
  872.   lightbar to the student you want to drop and press the 
  873.   ENTER key.  This student and all of their grades will be
  874.   permanently erased.
  875.   
  876.   Reports 
  877.   
  878.   TGB has several example reports that you can use or
  879.   customize to your needs.  From the File menu choose edit to
  880.   select an existing report to change.  A list of existing
  881.   reports will be presented, select the one you wish to work
  882.   with and it will be positioned into the report editor. 
  883.   Choose create to start a new report.  You will be asked to
  884.   name this report and then it will be positioned into the
  885.   report editor.
  886.     
  887.   The report editor is nothing more than a simple text editor. 
  888.   Well, not so simple but it is easy to use.  The editor does
  889.   have some advance features such as cut and paste which you
  890.   access via the shift + arrow keys (mark text), cut with the
  891.   shift + delete keys and paste with the shift + insert keys. 
  892.   You type your report just like typing a letter.  While in
  893.   the editor press F1 for help and press F2 for a list of
  894.   variables.  These key variables can be placed into your
  895.   report and will be replaced with particular information 
  896.   about a student.  From the F2 list move the lightbar
  897.   to the one you want and press ENTER, it will be placed into
  898.   your report at the current cursor location.  You can also
  899.   type these variables manually.  A variable must be in
  900.   capital letters and enclosed with <>.  Example: <LNAME> This
  901.   variable would be replaced with the students last name.  It
  902.   is important to note that there are three variables that
  903.   must be the last item on a line or the only item on the
  904.   line.  Anything following these on a line will be ignored. 
  905.   These three print "lists" of information.  They are:
  906.   <SCALE>, <GRADES>, and <MEMO>.  The <MEMO> variable is a
  907.   special one that allows you to enter information into a
  908.                                     20
  909.  
  910.   report from the keyboard when you print the report.  Every
  911.   time TGB finds this a screen will popup asking you to type
  912.   in information to be printed.  A memo can be up to ten lines
  913.   of information.
  914.   
  915.   Printing
  916.   
  917.   You must have installed your printer from the Tools menu by
  918.   selecting Select printer before trying to print any of the
  919.   following.
  920.   
  921.   From the Print menu you can print several different reports
  922.   that are already predefined or print a report that you have
  923.   designed.  Choose Class list to print a class roster.  You
  924.   will be presented with a dialogue box that allows you to set
  925.   options for printing.  Choose GPA to print a list of grade
  926.   point averages for the students in the open class.  Again
  927.   you will be presented a dialogue box to set printing
  928.   options.  If you choose Student grades a list of all grades
  929.   for each student will be printed.  Choosing Statistics shows
  930.   the class statistics based on grade point averages and
  931.   optionally lets you choose to print it.  Class reports lets
  932.   you choose a report that you have designed.  You choose the
  933.   report and then the student that you want includes in the
  934.   report.
  935.   
  936.   Drawing Lines
  937.   
  938.   You can insert a single or double line into your report by
  939.   pressing the keys:
  940.   ALT+1 for a single line (──) and ALT+2 for a double line
  941.   (══).  Repeat until the line is the length you want.  Most
  942.   printers will print these as lines but some may print
  943.   "garbage", if yours does the try using the equal symbol (==)
  944.   or the underscore (__) as lines.
  945.   
  946.   Variable List
  947.   
  948.        <DATE>     :   current system date
  949.        <FNAME>    :   students first name
  950.        <LNAME>    :   students last name
  951.        <L>        :   letter grade
  952.        <GRADES>   : * list of all grades
  953.        <SCALE>    : * grading scale
  954.        <GPA>      :   total grade point average
  955.        <CLNAME>   :   class name
  956.        <AMIN>     :   minimum grade for an "A"
  957.        <BMIN>     :   minimum grade for a "B"
  958.                                     21
  959.        
  960.        <CMIN>     :   minimum grade for a "C"
  961.        <DMIN>     :   minimum grade for a "D"
  962.        <MEMO>     : * information that you add "on the fly"
  963.        <NEWPAGE>  :   form feed (ejects the printer paper)
  964.  
  965. * Note the version you have received may contain an expanded  
  966.   list of variables to use.  Check the online help for more
  967.   details.
  968.  
  969.   Use the <NEWPAGE> variable when you think your report is
  970.   going to be more than one page long.  TGB prints reports as
  971.   if they are only one page in length except when it
  972.   encounters this command.
  973.   
  974.    * these must be the last or only variable on a line.
  975.   
  976.   Deleting Reports
  977.   
  978.   From the File menu choose Delete Report.  A list of
  979.   available reports will be presented.  Move the lightbar to
  980.   the one you wish to erase and press ENTER.
  981.   
  982.   Changing Colors
  983.   
  984.   From the Tools menu select Colors and a menu of items will
  985.   be shown.  Choose any of these items and the color selector
  986.   will pop up.  Use the arrow keys to move the small window to
  987.   the color combination you want and press ENTER to set the
  988.   colors.  As you move the window through the different
  989.   colors, the area marked text text, etc will change to the
  990.   colors that are in the small window.  If you are using a
  991.   mouse then simply double click on the colors you want. 
  992.   Repeat this for every item of the program for which you wish
  993.   to change colors.  The area of the program you are changing
  994.   is listed at the top of this form.  If you want to use these
  995.   colors the next time you start TGB then you must choose Save
  996.   Desktop from the menu.
  997.   
  998.   Password
  999.   
  1000.   From the Tools menu select Password to initially set or to
  1001.   remove a password.  Once the user has set a password, it
  1002.   must be entered before anyone can run the program.  You
  1003.   password will be one single word.  You will be required to
  1004.   enter it twice before it is set.  This will verify that what
  1005.   you enter is the password you want to use.  Only someone who
  1006.   knows the password can change or remove it.  Do not forget
  1007.   your password.
  1008.   
  1009.   
  1010.   
  1011.   
  1012.                                     22
  1013.  
  1014.   Questions and Answers
  1015.   
  1016.   Q) Do I have to install the program on my hard drive?
  1017.   
  1018.     A) TGB will work faster from a hard drive but was designed 
  1019.        to be small enough to let you run it from a floppy      
  1020.        disk.
  1021.   
  1022.   Q) How many students can I have in a class?
  1023.     
  1024.     A) 1,200.  TGB was tested with a class of 150 students and 
  1025.        worked fine.  If you have very large classes then you   
  1026.        need a lot of disk space.  A file containing 150        
  1027.        students takes up 818,250 bytes.
  1028.   
  1029.   Q) How many grades can I give each student?
  1030.     
  1031.     A) To maximize the number of grades for each student, set  
  1032.        up your grade categories using all six possibilities.   
  1033.        Name them things like: Test, Quiz, Homework, Attitude,  
  1034.        etc.  Each category can be given sixty grades.  The     
  1035.        answer: 6 x 60 = 360 possible grades per student.
  1036.     
  1037.   Q) How many classes can I have?
  1038.     
  1039.     A) Depends on the amount of free disk space you have.      
  1040.        Add as many classes as you need.  If you are running    
  1041.        TGB from a 3 1/2 " high density floppy disk (1.44M) you 
  1042.        can keep the program files and enough classes for about 
  1043.        175 students on one disk.  If you have more students than
  1044.        this, you should make duplicates of the original disk and
  1045.        keep other classes on them.
  1046.     
  1047.   Q) How do I keep unauthorized persons from changing grades?
  1048.     
  1049.     A) Use the password feature.  If you set a password then   
  1050.        TGB will not even run unless the correct password is    
  1051.        typed in.  Do Not Forget Your Password.  This can not   
  1052.        be stressed too strongly.
  1053.   
  1054.   
  1055.   
  1056.   
  1057.   
  1058.   
  1059.   
  1060.   
  1061.   
  1062.   
  1063.   
  1064.                                     23
  1065.                                    TGB v1.20b
  1066.                             Order Form & Registration
  1067.  
  1068.     TDF SoftWare                                Date:
  1069.     R.R. 1 Box 74
  1070.     Goreville IL  62939-9608                  
  1071.     U.S.A.
  1072.    __________________________________________________________________________
  1073.             
  1074.     Single User: (one license) $29.95 U.S. = Amount 
  1075.  
  1076.     Multi-User or Site Licenses:
  1077.     2 - 14 USERS ($18.00 U.S. x Number of licenses) = Amount
  1078.     15 - UNLIMITED  $270.00 U.S. = Amount                      
  1079.     Multi users will receive: two disks & the right to use TGB on the
  1080.     number of computers that equal the number of licenses purchased.
  1081.     You must make the additional number of copies for each user.
  1082.  
  1083.                                                              Amount :_______
  1084.  
  1085.     Illinois residents add Sales Tax @ 6.25%                    Tax :_______
  1086.  
  1087.     Add Shipping Charges (S&H):  $4 USA,  $9 Others             S&H :_______
  1088.  
  1089.                                                           Total Due :_______
  1090.  
  1091.     Disk size needed (circle one)    3 1/2"   or   5 1/4"
  1092.     
  1093.     Co. Name: __________________________________________________
  1094.     
  1095.     Name    : __________________________________________________
  1096.     
  1097.     Address : __________________________________________________
  1098.               
  1099.               __________________________________________________
  1100.     
  1101.     Phone   : _______________________
  1102.    
  1103.    __________________________________________________________________________
  1104.     
  1105.         If paying by check, make it payable to TDF SoftWare.
  1106.         Checks must be converted to U.S. Dollars or equivalent Canadian
  1107.         Dollars and must be drawn on a U.S. or Canadian bank.
  1108.     
  1109.     For our records: Where did you get your shareware copy of TGB from?
  1110.   
  1111.    __________________________________________________________________________
  1112.                
  1113.                  Thank You!   Your business is appreciated.
  1114.                            Comments or Suggestions
  1115.  
  1116.  
  1117.