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Wenn Sie Office 95 durch Office 97 ersetzen, erhalten Sie viele verbesserte Features und auch einige neue. Meistens können Sie schrittweise lernen, wie Sie sich die Verbesserungen zunutze machen, und können so eine nach der anderen sinnvoll verwenden. Outlook bildet dabei eine Ausnahme.
Outlook ist ein neuer Bestandteil von Office 97, der unter Office 95 noch nicht existierte. Outlook liefert Verbesserungen für Exchange (ein Bestandteil von Windows 95 und Windows NT), und Verbesserungen für Schedule+ (einer Office-95-Komponente), sowie auch zusätzliche Funktionalität und verbesserte Zusammenarbeit mit anderen Office-Komponenten. Wenn Sie zum ersten Mal Office 97 benutzen, können Sie wählen, ob Sie Outlook einsetzen wollen oder lieber mit Exchange und Schedule+ arbeiten möchten.
Wenn Sie nicht erst vor kurzem Exchange oder Schedule+ benutzt haben, ist die Wahl sicher einfach. Vergessen Sie, daß Exchange und Schedule+ überhaupt existieren. Fahren Sie einfach fort und installieren Outlook mit den anderen Office-97-Komponenten. Dann werden Sie in der Lage sein, Vorteile aus all dem zu ziehen, was Outlook Ihnen für Ihre eigene Arbeit bietet, und mit anderen zu kommunizieren, die entweder selbst Outlook benutzen oder immer noch Exchange und Schedule+. Falls Sie Kapitel 36 noch nicht gelesen haben, tun Sie es jetzt, um einen detaillierten Einblick in Outlooks Möglichkeiten zu bekommen.
Wenn Sie erst kürzlich Exchange, Schedule+ oder eines der Konkurrenzprodukte benutzt haben, die Ihnen helfen, Ihre Information und Kommunikation zu verwalten, sollten Sie überlegen, ob Sie wirklich mit der Anwendung weiterarbeiten wollen, die Sie bisher benutzt haben oder zu Outlook wechseln. Falls Sie Kapitel 36 noch nicht gelesen haben, tun Sie es jetzt, um eine Vorstellung davon zu bekommen, womit Outlook Ihnen die Arbeit erleichtern kann. Denken Sie nicht einfach nur über die getrennten Möglichkeiten, die es Ihnen bietet, nach, wägen Sie auch den Nutzen ab, den es dadurch bietet, daß es die Abläufe für die Verwaltung von Information und Kommunikation integriert. Dann werden Sie sehr bald zu dem Schluß kommen, daß es sinnvoll ist, Outlook zu verwenden.
Es kann natürlich auch sein, daß Sie zu dem Schluß kommen, daß Exchange und Schedule+ gute Dienste für Sie leisten. Selbst wenn Outlook mehr zu bieten hat, können Sie es sich vielleicht nicht leisten, Zeit und Energie aufzuwenden, um zu Outlook zu wechseln, so daß Sie zunächst einmal weiterhin mit Exchange und Schedule+ arbeiten wollen. Wenn dies der Fall sein sollte, ist dieses Kapitel genau das richtige für Sie. Seien Sie versichert, daß all die Arbeit, die Sie bisher aufgewendet haben und weiterhin in Exchange und Schedule+ investieren werden, nicht umsonst war. Wenn Sie zu Outlook wechseln, können Sie alle Daten, die Sie unter Exchange und Schedule+ gesammelt haben, weiterverwenden.
Dieses Kapitel informiert Sie darüber, wie Sie Exchange und Schedule+ anstelle von Outlook verwenden können, und liefert eine Zusammenfassung der wichtigsten Möglichkeiten dieser Anwendungen.
Exchange ist ein Bestandteil des Lieferumfangs von Windows 95 und Windows NT. Es dient hauptsächlich dazu, Ihnen beim Verwalten Ihrer E-Mail-Kommunikation zu helfen. Wenn Sie Windows 95 benutzen, und auch über das Plus!-Paket verfügen, können Sie Exchange verwenden, um Ihre Fax-Kommunikation zu organisieren. Um Exchange benutzen zu können, müssen Sie es in Ihre Windows-Installation miteinbeziehen.
Schedule+ wird mit Office 95 ausgeliefert und Sie können es auch separat kaufen. Es ist ein persönlicher Informations-Manager (PIM), dessen Hauptaufgabe es ist, Ihnen beim Einteilen Ihrer Zeit zu helfen. Um Schedule+ zu benutzen, müssen Sie es unter Windows 95 oder Windows NT installieren, entweder als Teil von Office 95 oder separat.
Die Information über Exchange in diesem Kapitel bezieht sich auf die im Juni 1996 erfolgte Update-Ausgabe von Microsoft, die Sie sich aus der Microsoft-Web-Site herunterladen können.
Diese aktualisierte Version von Exchange schließt einige bedeutende Leistungssteigerungen mit ein. Ein Unterschied, den Sie sofort feststellen werden, ist, daß der Wortlaut, »Microsoft Exchange«, auf dem Startbildschirm, in den Titelleisten und in einigen Dialogfeldern sowie an einigen anderen Stellen in »Windows Messaging« geändert wurde. Microsoft erklärt dazu, daß mit dieser Änderung beabsichtigt wurde, Verwechslungen zwischen dem Exchange Server und dem Produkt, das sich im Windows-Betriebssystem befindet, zu vermeiden.
In diesem Kapitel wird außerdem angenommen, daß Sie das Internet Kit installiert haben, das mit Windows Plus ausgeliefert wird. Ein Bestandteil dieses Pakets ermöglicht, den Internet-Mail-Dienst mit Exchange zu benutzen. Wenn Sie den Internet-Mail-Dienst schon benutzen, sollten Sie das Internet-Mail-Update installieren, das Sie von der Microsoft-Internet-Site downloaden können, deren genaue Adresse Sie im Anschluß an diesen Hinweis erhalten.
Neuere Updates für Exchange sind vielleicht schon verfügbar, wenn Sie dieses Buch lesen:
http://www.microsoft.com/windows/software/updates.htm
Einige Auswahlen, die Sie treffen, während Sie Office 97 installieren, können die Arbeit mit Exchange und Schedule+ beeinträchtigen. In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, welche das sein können.
Im folgenden wird angenommen, daß Sie – nachdem Sie erst kürzlich Office 95 mit Exchange, und ebenfalls erst kürzlich Schedule+ benutzt haben – gerade dabei sind, Office 97 zu installieren. Wenn Sie vollen Zugang zu allen Exchange- und Schedule+-Funktionen haben wollen, sollten Sie die benutzerdefinierte Installation von Office 97 wählen.
Neben dem Beginn der Office-97-benutzerdefinierten Installation sehen Sie eine Liste mit Office-Bestandteilen, einer davon ist Microsoft Outlook. Voreingestellt ist, daß das Auswahlkästchen grau und mit einem Haken versehen erscheint, um anzuzeigen, daß nur einige der Komponenten von Outlook installiert werden. Gehen Sie an diesem Punkt wie folgt vor:
Später, während des Installationsvorgangs, werden Sie ein Dialogfeld sehen, daß eine Nachricht enthält, die Sie darüber informiert, daß »Viele der Microsoft Exchange-Kunden-Dateien nicht von Microsoft Outlook verwendet werden...«. Das Dialogfeld schlägt vor, die überflüssigen Exchange-Dateien zu löschen. Es ist sehr wichtig, daß Sie in diesem Dialogfeld auf Nein klicken, so daß Sie alle Exchange-Dateien behalten. Danach fahren Sie ganz normal mit der Installation fort.
Lassen Sie während des Installationsvorgangs für Outlook keine Exchange-Dateien löschen.
Der Hinweis auf »Microsoft-Exchange-Client« im Dialogfeld bezieht sich auf die Version, die mit Windows 95 und Windows NT ausgeliefert wird. Diese Terminologie beabsichtigt, diese Version von Exchange vom Microsoft-Exchange-Server abzugrenzen, welcher ein separates Produkte ist, das unter Windows-NT-Server läuft.
Nachdem Sie Office 97 in oben beschriebener Weise installiert haben, verfügt Ihre Windows-Oberfläche über das bekannte Posteingang-Symbol und über ein neues Microsoft-Outlook-Symbol.
Klicken Sie auf das Posteingang-Symbol, um Exchange zu starten. Nach einigen Sekunden werden Sie den Windows-Messaging-Startbildschirm sehen, der bald durch das Posteingang-Windows-Messaging-Fenster ersetzt wird. Nun können Sie Exchange genauso benutzen wie vor der Installation von Office 97.
Wenn Sie überrascht sind, an der Stelle, an der Sie sonst »Microsoft Exchange« gesehen haben, »Windows Messaging« zu sehen, lesen Sie bitte den Hinweis zu Beginn dieses Kapitels, über die Update-Version von Exchange, die Sie von der Microsoft-Web-Site herunterladen können.
Um Schedule+ zu starten, klicken Sie auf den Start-Button auf der Windows-Programmoberfläche, deuten Sie mit dem Mauszeiger auf Programme, und klicken Sie dann auf Microsoft Schedule+ in der Liste der Programme. Wenn Sie häufig Schedule+ benutzen, können Sie auch eine Verknüpfung auf der Windows-Oberfläche für Schedule+ erstellen.
Der vorangegangene Abschnitt hat beschrieben, wie Sie Office 97 installieren müssen, so daß Sie sowohl Zugang zu Outlook, als auch zu Exchange und Schedule+ haben. Vielleicht wollen Sie das bei dem Computer, den Sie selber benutzen, so einrichten, besonders, wenn Sie Exchange und Schedule+ einfach nur noch für einige Zeit benutzen wollen, um dann zu Outlook zu wechseln. Wenn Sie jedoch dafür verantwortlich sind, Office 97 auf allen Computern einer Workgroup zu installieren, kommen Sie vielleicht zu dem Schluß, daß es das beste ist, zunächst Office 97 ohne Outlook zu installieren, um der Verwirrung vorzubeugen, die dadurch entstehen könnte, daß einige Anwender schon in Outlook herumprobieren, während andere weiterhin auf Exchange und Schedule+ schwören.
Die normale Methode des Installierens von Office 97 installiert Outlook automatisch auch auf Ihrem Computer. Wenn Sie jedoch die Benutzerdefinierte Installation aus einer Liste von Optionen zu Beginn des Installationsvorgangs gewählt haben, können Sie aus einer Liste von Office-Komponenten auswählen: eine davon ist Microsoft Outlook. Entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen neben Microsoft Outlook, und fahren Sie mit dem Installationsvorgang fort. Nach Beendigung der Installation, werden Sie Zugang zu allen wichtigen Office-97-Komponenten haben, mit Ausnahme von Outlook, und Sie können immer noch Exchange und Schedule+ verwenden.
Wenn Sie Office 97 ohne Outlook installieren, können Sie Outlook später ganz einfach nachinstallieren.
Nachdem Sie die Komponenten von Office-97 ohne Outlook installiert haben, verfügt die Windows-Oberfläche über ein Posteingang-Symbol, das Sie verwenden können, um Zugang zu Exchange zu erhalten.
Im folgenden wird ein drittes Szenario beschrieben, daß sich nur zu häufig innerhalb von Workgroups abspielt. Einige Anwender installieren Office 97 in der üblichen Weise. Die Workgroup beschließt, für eine gewisse Zeit weiterhin Exchange zu benutzen, zumindest solange, bis jeder Office 97 und entsprechende Unterstützung und Einweisung für all seine Komponenten (Outlook inbegriffen) erhalten hat. Das Problem dabei ist, daß diejenigen, die schon Office 97 installiert haben, möglicherweise gar keinen Zugang mehr zu Exchange haben.
Wenn Sie Office 97 schon mit all seinen Komponenten installiert haben, können Sie Outlook entfernen und durch Exchange ersetzen. Sie müssen zunächst Outlook entfernen, und dann Exchange von Ihrer Original-Windows-95-CD-ROM oder den Originaldisketten installieren.
Zunächst müssen Sie aber Outlook entfernen, indem Sie wie folgt vorgehen:
Damit ist der Vorgang zum Entfernen von Outlook abgeschlossen. Nun müssen Sie Exchange neu installieren, indem Sie das Exchange-Setup-Programm starten. Im folgenden lesen Sie, was Sie dazu tun müssen:
Nachdem Ihr Computer neu gestartet ist, beinhaltet die Windows-Oberfläche ein Posteingang-Symbol, das Ihnen den Zugang zu Exchange ermöglicht. Aber die Office-Symbolleiste bietet Ihnen noch keine Schaltflächen, die Ihnen den direkten Zugriff auf Termine, Aufgaben und Kontakte in Schedule+ ermöglichen. Sie können wie gewohnt vorgehen, um diese Schaltflächen zu erhalten.
Sie haben Zugang zu denselben Möglichkeiten von Exchange, die Sie auch haben, wenn Sie Office 95 benutzen – unabhängig davon, ob Sie Office 95 installiert haben – da Exchange Teil des Windows-95- und des Windows-NT-Paketes ist.
Die in Exchange vorhandenen Möglichkeiten beinhalten folgendes:
Die folgende Information über den Einsatz von Exchange basiert auf der Annahme, daß Sie schon einige Erfahrung mit dem Programm gesammelt haben. Wenn dem nicht so ist, sollten Sie als Office-97-User besser mit Outlook arbeiten.
Doppelklicken Sie auf das Posteingang-Symbol auf Ihrer Windows-Oberfläche, um Exchange zu starten. Der Windows-Messaging-Bildschirm für den Windows-95-Startbildschirm wird einen Augenblick lang angezeigt, dann sehen Sie das Posteingang-Fenster, das die Nachrichten in Ihrem Posteingang auflistet, wie in Bild 37.1 zu sehen. Die Nachrichten, die Sie noch nicht gelesen haben, erscheinen fett. Sobald Sie sie gelesen haben, erscheinen sie nicht mehr fett. Die Statusleiste unten im Fenster zeigt die Gesamtanzahl der Nachrichten, sowie die Anzahl der Nachrichten, die Sie noch nicht gelesen haben.
Abbildung 37.1: Das Posteingang-Windows-Messaging-Fenster listet die Nachrichten in Ihrem Posteingang auf.
Wenn Sie Exchange starten, sehen Sie vielleicht ein Dialogfeld Profil wählen. Wenn Sie es sehen, akzeptieren Sie zunächst einmal das vorgeschlagene Profil, und klicken auf OK. Die Bedeutung dieses Dialogfeldes wird weiter unten in diesem Kapitel näher erläutert. Es kann auch sein, daß Sie eine Bildschirmmeldung erhalten, die Sie davor warnt, daß Exchange Probleme mit bestimmten Profilen hat. Fürs erste sollten Sie diesen Fehler ignorieren, und auf OK klicken.
Das Posteingang-Fenster enthält sieben Spalten. Die ersten drei Spalten beinhalten Symbole, die Auskunft über Priorität, Status und ob ein Anhang hinzugefügt wurde, geben. Die verbleibenden vier Spalten zeigen die Identifikation des Absenders, den Betreff, das Datum, an dem die Nachricht übermittelt wurde, und die Größe der Nachricht. Nachrichten werden überlicherweise in zeitlicher Reihenfolge aufgelistet, wobei die zuletzt geschickte Nachricht ganz oben steht.
Sie können auf jede Nachricht im Posteingang doppelklicken, um sie anzusehen, wie in Bild 37.2 gezeigt.
Abbildung 37.2: Eine Nachricht in der Ansicht.
Sie können auf Schaltflächen in der Symbolleiste unten im Nachrichten-Fenster klicken, um die häufigsten Aufgaben durchzuführen, die da wären:
Nachricht beantworten
Nachricht an Absender und andere Empfänger schicken
Nachricht an eine andere Person weiterleiten
Eine neue Mail-Nachricht erstellen
Die Nachricht drucken
Eine Datei in die Nachricht einfügen (das können Sie natürlich auch tun, bevor Sie selber eine Nachricht verschicken)
Die Nachricht kennzeichnen (siehe unten)
Die Nachricht in einem bestimmten Ordner ablegen
Die Nachricht löschen (sinnvoll bei Werbe-Mitteilungen)
Die vorher aufgelistete Nachricht in Ihrem Posteingang anzeigen
Die nächste Nachricht in Ihrem Posteingang anzeigen
Den Header der Nachricht anzeigen oder verbergen
Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Nachricht zu kennzeichnen, bietet Ihnen das Dialogfeld Nachricht Kennzeichnen eine Auswahl für Hervorhebungen. Sie wollen die Nachricht vielleicht mit einem Hinweis auf ein Follow-up an einem bestimmten Tag versehen. Nachdem Sie eine Nachricht gekennzeichnet haben, werden die Details oben auf der Nachricht angezeigt, wenn Sie sie im Nachrichten-Fenster anzeigen lassen.
Nachdem Sie alle für Sie interessanten Nachrichten gelesen haben, können Sie das Nachrichten-Fenster schließen, indem Sie wie gewohnt auf das Schliessen-Symbol ganz rechts in der Titelleiste klicken, um zum Posteingang-Fenster zurückzukehren.
Die Posteingang-Symbolleiste beinhaltet Schaltflächen, die Sie benutzen können, um viele Aufgaben durchzuführen, zu denen Sie auch Zugang vom Nachrichten-Fenster aus haben. Insbesondere können Sie auf Nachrichten antworten und welche schicken, neue Nachrichten erstellen, Dateien ablegen und Nachrichten löschen.
Die vorangegangenen Abschnitte, in denen Sie erste Grundlagen über den Posteingang erfahren haben, basieren auf der Annahme, daß der Posteingang tatsächlich Nachrichten enthält, wenn auch nur die, die automatisch erscheinen, wenn Sie Exchange gerade installiert haben. Bevor Sie mehr ins Detail gehen, müssen Sie erst verstehen lernen, wie Nachrichten überhaupt in den Posteingang gelangen, und wie Sie gleichzeitig eigene Nachrichten verschicken können.
Exchange, genauso wie Outlook auch, kommuniziert mit Informationsdiensten, wie z.B. Ihrem Arbeitsgruppen-Postamt. Wenn Exchange Ihr Arbeitsgruppen-Postamt erst einmal als Informationsdienst identifiziert hat, kann Exchange E-Mails von anderen Personen empfangen, die im gleichen Postamt angemeldet sind, und Sie können eine E-Mail an diese Personen versenden.
Um festzustellen, welche Informationsdienste Ihnen zu Verfügung stehen, lassen Sie irgendein Exchange-Fenster anzeigen, öffnen Sie das Menü Extras, und wählen Sie Dienste, um das Dialogfeld Dienste anzeigen zu lassen, das so aussehen sollte, wie das in Bild 37.3 abgebildete. Vielleicht werden bei Ihnen nicht alle Dienste angezeigt, die Sie in der Abbildung sehen, oder bei Ihnen gibt es Dienste, die die Abbildung nicht aufweist.
Abbildung 37.3: Das Dialogfeld Dienste zeigt die Informationsdienste, die die Exchange-Installation auf Ihrem Rechner benutzen kann.
Die Anordnung dieser Informationsdienste sowie deren verfügbare Einstellungen, werden als Profil bezeichnet. Sie können über mehr als nur ein Profil auf Ihrem Computer verfügen, und Sie können wählen, welches Profil Sie benutzen wollen. Das Profil, das Exchange automatisch wählt, wenn es gestartet wird, ist das voreingestellte Profil.
Ein Profil kann zwei Arten von Diensten enthalten: solche, die es ermöglichen, mit anderen Leuten zu kommunizieren, und solche, die Zugang zu den Informationen auf dem eigenen Rechner gewähren. Gängige Dienste sind z.B. Internet Mail, Microsoft Fax und Microsoft-Mail-Dienste.
Das Persönliche Adressbuch und die Persönlichen Ordner (auch Personal Folders genannt) gewähren Zugang zu Informationen auf der Festplatte Ihres Computers oder auf anderen Laufwerken, zu denen Ihr Rechner Zugang hat.
Die Schaltflächen im Dialogfeld Dienste ermöglichen Ihnen, ein Profil zu ändern, wie Sie in Tabelle 37.1 sehen können.
Tabelle 37.1: Schaltflächen des Dialogfeldes Dienste.
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Schaltfläche |
Gebrauch |
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Hinzufügen |
Fügen Sie einen Dienst hinzu, der schon auf Ihrem Rechner installiert ist, oder über dessen Software Sie verfügen. |
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Entfernen |
Entfernen Sie den ausgewählten Dienst aus dem Profil. |
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Eigenschaften |
Sehen Sie sich die Eigenschaften der ausgewählten Dienste an, und verändern Sie sie. |
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Kopieren |
Kopieren Sie den ausgewählten Dienst in ein anderes Profil. |
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Info |
Zeigen Sie Information über den ausgewählten Dienst an. |
Mehr Information zum Thema »Mit Profilen arbeiten« finden Sie im vorherigen Kapitel. Obwohl die Information dort im Kontext von Outlook behandelt wird, ist sie genauso für Exchange anwendbar.
Nachdem Sie Exchange installiert haben, ist ein Profil automatisch verfügbar. Sie können so viele zusätzliche Profile erstellen, wie Sie brauchen. Wenn mehr als eine Person Ihren Computer benutzt, brauchen Sie vielleicht ein extra Profil für jede Person. Eine Möglichkeit, ein Profil zu erstellen ist, Exchange zu schließen, die Windows-Systemsteuerung zu öffnen, und dort Mail zu wählen. Sie können aber auch den Setup-Assistenten für Posteingang benutzen, um ein neues Profil zu erstellen.
Wenn Sie zwei oder mehr Profile haben, müssen Sie dasjenige auswählen, das Exchange benutzen soll. Um das zu tun, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 37.4: Im Register Allgemeines im Dialogfeld Optionen können Sie wählen, welches Profil Exchange benutzen soll.
Danach – wenn Sie Exchange neu starten – wird das Dialogfeld Profil auswählen angezeigt, und Sie können auswählen, welches Profil Exchange verwenden soll.
Wenn Sie Exchange erst einmal eingerichtet haben, ist es sehr leicht, eine Nachricht zusammenzustellen, und diese als E-Mail an ein Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe zu verschicken.
Im angezeigten Posteingang-Fenster wählen Sie die Schaltfläche Neue Nachricht in der Symbolleiste (alternativ können Sie auch das Menü Verfassen öffnen und Neue Nachricht wählen, oder die Tastenkombination (Strg)+(N) drücken), um den Editor mit der Überschrift Unbenannt-Nachricht, wie in Bild 37.5 gezeigt, zu öffnen.
Abbildung 37.5: Der Editor wird geöffnet, wenn Sie eine neue Nachricht erstellen.
Den hier gezeigten Editor mit dem Titel Unbenannt-Nachricht werden Sie auch sehen, wenn Sie Exchange auf einem Rechner benutzen auf dem auch Outlook installiert ist. Das Aussehen weicht nur geringfügig ab, wenn Sie einen Rechner verwenden, auf dem Outlook nicht installiert ist.
Abhängig davon, wie Sie vorher Exchange benutzt haben, werden Sie vielleicht einen ausgedehnten Header-Bereich sehen.
Wenn Sie eine E-Mail verschicken wollen, geschieht dies in drei Schritten:
Diese Schritte werden im folgenden detailliert beschrieben.
Zunächst müssen Sie einmal die Person bestimmen, an die Sie die Nachricht schicken wollen. Wenn Sie in einer kleinen Arbeitsgruppe arbeiten, kennen Sie vielleicht die E-Mail-Adresse von jedem. In diesem Fall brauchen Sie nur die E-Mail-Adresse in das Textfeld An einzugeben. Wenn zum Beispiel eine Ihrer Kolleginnen Anne Peters heißt, und ihre E-Mail-Adresse identisch mit ihrem Namen ist, geben Sie einfach in das Textfeld An ein. (Wenn es zwei oder mehr Empfänger sind, geben Sie alle E-Mail-Namen nacheinander ein, und trennen die Namen durch ein Semikolon.) Wenn Sie aber sehr viele E-Mail-Kontakte haben, erinnern Sie sich vielleicht nicht an alle E-Mail-Namen. In diesem Fall können Sie die Adreßbuchmöglichkeiten von Exchange benutzen, um die E-Mail-Namen der Personen zu finden. Über das Thema Adressbücher erfahren Sie weiter unten in diesem Kapitel mehr.
Um eine Fax-Mitteilung von Exchange aus zu verschicken, öffnen Sie das Menü Verfassen, und wählen Neues Fax, um den Neues-Fax-verfassen-Assistenten zu öffnen. Folgen Sie dann den Anweisungen des Fax-Assistenten, um Ihr Fax zusammenzustellen.
Um eine Nachricht an jemanden zu schicken, der über einen E-Mail-Account im Internet verfügt, geben Sie den Namen der Person im Textfeld An im folgenden Format ein: SMTP:apeters@company.com. Klicken Sie auf Senden in der Symbolleiste, um die Nachricht an den Postausgang zu senden. Öffnen Sie das Menü Extras, und wählen Nachrichten übermitteln, und wählen Internet Mail, um eine Verbindung mit dem Internet zu initiieren.
Als nächstes müssen Sie die Einfügemarke in dem großen Feld plazieren, das den größten Bereich des Nachricht-Editors beansprucht, und geben Ihre Nachricht ein. Vergessen Sie nicht, die Nachricht sorgfältig durchzulesen, und Korrekturen vorzunehmen, bevor Sie sie versenden.
Um die Nachricht zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste (oder drücken (Strg)+(Eingabetaste)). Damit haben Sie ist alles erledigt. Die Empfänger werden Ihre Nachricht in kurzer Zeit zu sehen bekommen, oder das nächste Mal, wenn sie ihre Rechner einschalten.
Um eine Nachricht zu empfangen, müssen Sie wirklich gar nichts tun. Jedesmal wenn Sie das Posteingang-Fenster öffnen, enthält es eine komplette Liste aller empfangenen Nachrichten, die Sie noch nicht gelöscht oder abgelegt haben.
Wenn Sie im Posteingang-Fenster arbeiten, und wissen wollen, ob eine Nachricht auf Sie wartet, können Sie das Menü Extras öffnen, wählen Nachrichten übermitteln, und wählen dann aus einer Liste von Diensten aus. Dies veranlaßt Exchange dazu, die Dienste abzufragen, die Sie spezifiziert haben, und, wenn Nachrichten vorliegen, sie Ihrem Posteingang hinzuzufügen. Um alle Nachrichtendienste abzufragen, die in Ihrem Profil enthalten sind, drücken Sie (Strg)+(M).
Jedes Profil kann Zugang zu Informationen über Personen in verschiedenen Adreßbüchern liefern. Die meisten Profile haben Zugang zu einem Persönlichen Adreßbuch. Auch wenn Ihr Computer Zugang zu einem Netzwerk-Postamt (Postoffice) der Arbeitsgruppe hat, erhalten Profile Zugang zur Postoffice-Adreßliste. Sie können auch zusätzliche Listen erstellen und benutzen.
Nur der Workgroup-Postoffice-Administrator, der das Postamt verwaltet, kann Einträge hinzufügen, löschen oder ändern. Alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe können die Einträge in der Liste einsehen, und diese Einträge dazu benutzen, ihre Post zu adressieren. Um Einträge in der Adreßliste einzusehen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Adressbuch in der Posteingang-Symbolleiste (alternativ können Sie auch das Menü Extras öffnen, und Adressbuch wählen, oder (Strg)+(Umschalt)+(B) drücken), um das Adressbuch-Dialogfeld zu öffnen, das eine Liste von Einträgen zeigt.
Sie können die Information in einer Postoffice-Adreßliste nicht ändern (außer Sie sind der Postoffice-Administrator), aber Sie können einen Eintrag in Ihr Persönliches Adreßbuch kopieren, und dort in der Kopie Änderungen vornehmen, aber natürlich nicht bei der Information über den Postoffice-Account einer anderen Person.
Die Information in jedem Eintrag einer Postoffice-Adreßliste setzt sich aus den gleichen Feldern zusammen, wie die in Ihrem Persönlichen Adreßbuch, das im folgenden Abschnitt beschrieben wird.
Während die Postoffice-Adreßliste nur die Namen der Personen enthält, die einen Briefkasten (einen Account) im Postoffice Ihrer Arbeitsgruppe haben, und auch nur vom Postoffice-Administrator gepflegt wird, kann Ihr Persönliches Adreßbuch Informationen über folgende Personen enthalten: Personen in Ihrer Arbeitsgruppe, Personen, mit denen Sie mittels anderer E-Mail-Arten kommunizieren und Personen, an die Sie Faxe schicken. Ihr Persönliches Adreßbuch kann auch nur von Ihnen selbst kontrolliert werden.
Obwohl es nicht notwendig ist, wollen Sie vielleicht alle Einträge aus der Postoffice-Adreßliste in Ihr Persönliches Adreßbuch kopieren, so daß Sie all Ihre Kontaktnamen an einem Ort haben. Um das zu tun, öffnen Sie die Postoffice-Adreßliste wie oben beschrieben, selektieren die Einträge einen nach dem anderen, und klicken auf die Schaltfläche Dem Persönlichen Adressbuch hinzufügen.
Der Nachteil beim Kopieren der Einträge von der Postoffice-Adreßliste in Ihr Persönliches Adreßbuch und das blinde Vertrauen auf das eigene Adreßbuch ist, daß Sie von den eventuell erfolgten Änderungen in der Postoffice-Adreßliste nichts mitbekommen.
Um einen Eintrag Ihrem Persönlichen Adreßbuch hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Eintrag in der Symbolleiste (alternativ können Sie auch das Menü Datei öffnen, und dort Neuer Eintrag wählen), um das Dialogfeld Neuer Eintrag wie in Bild 37.6 anzeigen zu lassen.
Abbildung 37.6: Das Dialogfeld Neuer Eintrag fordert Sie auf, die Eintragsart zu spezifizieren, die Sie machen wollen.
Die Liste der Eintragsarten variiert je nach Art der im aktiven Profil spezifizierten Informationsdienste. Die fettgesetzten Zeilen sind Gruppen-Überschriften. Die normal gesetzten Zeilen können Sie anwählen.
Abbildung 37.7: Im Dialogfeld Neue -nternet-Mail-Adresse geben Sie Informationen über einen neuen Eintrag in Ihrem Persönlichen Adressbuch über jemanden ein, der eine Internet-Adresse hat.
Sie können auf Informationen in der Postoffice-Adreßliste und in Ihrem Persönlichen Adreßbuch zurückgreifen (auch auf andere Adreßbücher, wenn Sie welche haben), wenn Sie eine Nachricht zusammenstellen. Das Dialogfeld Nachricht, daß wir schon weiter oben in diesem Kapitel angesprochen haben, enthält eine Schaltfläche An neben einem Textfeld. Wenn Sie wollen, können Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers in dieses Textfeld schreiben. Es ist jedoch meistens einfacher und weniger fehleranfällig, wenn Sie die E-Mail-Adresse aus einer Liste auswählen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche An, um das Dialogfeld Namen auswählen von Bild 37.8 anzeigen zu lassen. Wenn diese Liste zum ersten Mal erscheint, zeigt sie entweder eine Liste der Namen in der Postoffice-Adreßliste, in Ihrem Persönlichen Adreßbuch oder von einem anderen Adreßbuch, je nach dem, welche Liste Sie als die zuerst zu zeigende spezifiziert haben. Um eine andere Liste anzuzeigen, öffnen Sie das Listenfeld Namen anzeigen aus: und wählen Sie die Liste, die Sie sehen wollen.
Um zu spezifizieren, welche Adreßliste zuerst gezeigt werden soll, öffnen Sie das Menü Extras, wählen Option, und selektieren das Register Adressierung. Wählen Sie die Liste, die Sie zuerst sehen wollen aus dem Listenfeld Dieses Adressbuch zuerst zeigen.
Abbildung 37.8: Im Dialogfeld Namen auswählen, wählen Sie den Empfänger Ihrer Nachricht aus. Sie können spezifizieren, wer Kopien erhalten und wer blinde Kopien der Nachricht erhalten soll.
Um den Empfänger Ihrer Nachricht zu spezifizieren, gehen Sie wie folgt vor:
Sie haben den Zugang zu den gleichen Schedule+-Möglichkeiten, den Sie auch unter Windows 95 hatten. Die in Schedule+ verfügbaren Möglichkeiten umfassen folgendes:
Mit Terminen und Veranstaltungen auf dem laufenden bleiben.
Um Schedule+ zu starten, öffnen Sie das Windows-Startmenü, wählen Programme, und dann Microsoft Schedule+.
Das Fenster, das Sie voreingestellterweise sehen, wenn Sie Schedule+ starten, zeigt den aktuellen Tagesplan (der von dem Computer-internen Kalender bestimmt wird), wie in Bild 37.9 gezeigt.
Abbildung 37.9: Standardmäßig startet Schedule+ mit einem Fenster, das das jeweilige Journal (den Tagesplan) anzeigt.
Der rechte Bereich enthält das Terminbuch, das Termine und Veranstaltungen anzeigt, die Sie für den aktuellen Tag geplant haben. Voreingestellt ist ein Einteilung des Terminbuchs in 30-Minuten-Abschnitte. Vom angezeigten Terminbuch aus können Sie die vertikale Bildlaufleiste rechts benutzen, um zu Uhrzeiten zu gelangen, die nicht gleich angezeigt werden. Sie können auf die kleinen Pfeile oben im Bereich klicken, um jeweils einen Tag vor- oder zurückzuspringen.
Der Bereich ganz oben rechts enthält den Datumsnavigator, der einen Miniaturkalender für den laufenden Monat darstellt, wobei der aktuelle Tag markiert ist. Tage mit feststehenden Terminen oder Meetings erscheinen fett unterlegt. Sie können jeweils einen Monat vor- oder zurückspringen, indem Sie auf die kleinen Pfeile oben im Bereich klicken. Sie können auch irgendeinen Tag im Bereich anklicken, um das Terminbuch für den speziellen Tag links im Bereich anzuzeigen.
Der Datumsnavigator zeigt den Kalender für mehr als einen Monat, wenn genügend Platz verfügbar ist, wie es der Fall ist, wenn Sie das Schedule+-Fenster maximieren und die Abgrenzungen des Terminbereichs nach links ziehen.
Der Bereich unten rechts zeigt alle aktuellen Einträge in Ihrer Aufgabenliste.
Indem Sie auf die Register auf der linken Seite des Fensters klicken, können Sie verschiedene Ansichten Ihres Kalenders oder anderer Informationen anzeigen lassen. Zunächst verfügt das Fenster über die sechs Register, die in Tabelle 37.2 aufgelistet sind.
Tabelle 37.2: Voreingestellte Register im Schedule+-Fenster.
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Das Register |
Und was es anzeigt |
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Täglich |
Den aktuellen Tagesplan, den Monatskalender, die Zu-tun-Liste. |
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Wöchentlich |
Den aktuellen Wochenplan. |
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Monatlich |
Den aktuellen Monat. |
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Übersicht |
Eine zweiwöchige Übersicht, den Monatskalender, anstehende Meetings. |
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Aufgaben |
Detaillierte Aufgabenliste. |
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Kontakte |
Kontaktliste, Details zu ausgewählten Kontakten. |
Sie können die Register links im Schedule+-Fenster sehr leicht ändern. Dazu öffnen Sie das Menü Ansicht, und wählen Registerkarten, um das Dialogfeld Registerkarten, wie in Bild 37.10 gezeigt, anzuzeigen. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wozu jedes Register zuständig ist, klicken Sie auf den Registernamen in der Liste Verfügbare Registerkarten, und sehen sich die Vorschau und die Beschreibung unten im Dialogfeld an.
Abbildung 37.10: Im Registerkarten-Dialogfeld können Sie die Register wählen, die links im Schedule+-Fenster angezeigt werden.
Um ein Register hinzuzufügen, klicken Sie auf seinen Namen in der Liste Verfügbare Registerkarten, und dann auf Hinzufügen>. Um ein Register zu entfernen, klicken Sie auf seinen Namen in der Liste Diese Registerkarten anzeigen, und dann auf <Entfernen. Klicken Sie auf OK, um zum Schedule+-Fenster zurückzukehren.
Egal welche Ansicht des Kalenders angezeigt wird, Sie können ganz einfach zu einem anderen Datum wechseln. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gehe zu Datum in der Symbolleiste (alternativ öffnen Sie das Menü Bearbeiten und wählen Gehe zu, oder drücken (Strg)+(G)), um das Dialogfeld Gehe zu anzuzeigen. In diesem Dialogfeld wählen Sie das Tagesdatum, das Sie sehen wollen, oder geben es ein. Sie können auch mit der rechten Maustaste irgendwo innerhalb des Datumsnavigators klicken, um ein Menü zu erhalten, indem Sie entweder Heute (um den aktuellen Tag im Terminbuch anzuzeigen) oder Gehe zu (um das Dialogfeld Gehe zu anzuzeigen) wählen können.
Schedule+ hilft Ihnen bei einmaligen und wiederkehrenden Terminen auf dem laufenden zu bleiben. Schedule+ verwendet den Begriff Termin, um sich auf eine Aktivität zu beziehen, die an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Zeit stattfindet. Wenn Sie einen Termin eingeben, reserviert Schedule+ Zeit in Ihrem Terminbuch, um anzuzeigen, daß Sie für irgendwelche anderen Aktivitäten dann nicht zur Verfügung stehen.
Es gibt zwei Wege, wie Sie Termine in Ihr Terminbuch eintragen: einmal über das Termin-Dialogfeld oder direkt über den Terminplaner.
Um einen einmaligen Termin über das Neuen-Termin-einfügen-Dialogfeld einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 37.11: Sie benutzen das Dialogfeld Termin, um Informationen zu einem Termin einzugeben.
Nachdem Sie einen neuen Termin eingegeben haben, erscheint dieser Termin in den Tages-, Wochen- und Monatskalenderansichten.
Um einen Termin direkt in den Terminplaner einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:
Nachdem Sie einen Termin eingetragen haben, können Sie ihn ganz einfach verändern. Ein möglicher Weg ist, auf den schmalen, blauen Bereich in der linken Ecke des Termins zu klicken. Dann öffnet sich das Termin-Dialogfeld, und zeigt die Details über den ausgewählten Termin an. Sie können dann jede Information in allen Registern des Dialogfeldes bearbeiten.
Sie können die Anfangszeit und die Dauer eines Termins verändern, indem Sie innerhalb des Terminbuches mit der Maus ziehen. Um die Anfangszeit zu ändern, deuten Sie mit dem Mauszeiger auf das obere Ende des als reserviert gekennzeichneten Zeitraums, und ziehen mit gedrückter Maustaste, um die Dauer zu verändern. Das gleiche machen Sie mit dem unteren Ende.
Um den Termin auf einen anderen Tag zu verlegen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den blauen Bereich am linken Rand des markierten Zeitraums, und ziehen mit gedrückter Maustaste auf einen anderen Tag im Datumsnavigator.
Die soeben beschriebenen Beispiele zeigen, wie Sie einen Termin eingeben und Änderungen daran vornehmen. Es gibt noch viele andere Verbesserungen, die Sie benutzen können. Dazu gehören auch:
Ein Ereignis in der Schedule+-Begriffswelt ist etwas, das an einem bestimmten Tag oder an mehreren Tagen passiert, aber Ihre Zeit nicht in Anspruch nimmt. Zum Beispiel wird der Geburtstag von jemandem als Ereignis angesehen. Ereignisse werden in Ihrem Kalender lediglich angezeigt, Sie markieren Ihre Zeit nicht als belegt.
Um ein Ereignis einzugeben, öffnen Sie das Menü Einfügen, und wählen Ereignis, um das Dialogfeld Ereignis anzuzeigen. Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um zu spezifizieren, an welchem Tag das Ereignis beginnt und wann es aufhört, und um eine Beschreibung einzugeben.
Sie können für Ereignisse genauso Mahner setzen wie für Termine.
Wenn das Ereignis etwas ist, das jedes Jahr am gleichen Tag stattfindet, können Sie daraus ein jährliches Ereignis machen, indem Sie das Menü Einfügen öffnen, und Jährliches Ereignis wählen.
Zusätzlich zu Terminen und Events kann Schedule+ auch Aufgaben verwalten. Während Termine und Ereignisse an bestimmten Tagen stattfinden, sind »Aufgaben« Arbeiten, die bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein müssen. Sie können sich das Vorbereiten Ihrer Einkommenssteuer-Formulare als eine Aufgabe vorstellen: Sie müssen diese Formulare zu einem bestimmten Tag abgeben (oder die Konsequenzen tragen). Aufgaben können einmalig zu erledigen sein oder (wie z.B. das Ausfüllen der Einkommenssteuer-Formulare) regelmäßig.
Um eine neue Aufgabe einzugeben, öffnen Sie das Menü Einfügen, oder wählen Sie Aufgabe (oder drücken (Strg)+(T)) oder Periodische Aufgabe, um das Dialogfeld Aufgabe oder Periodische Aufgabe anzuzeigen. Geben Sie die entsprechende Information in das Dialogfeld ein, und klicken Sie dann auf OK, um die Information über die Aufgabe zu speichern.
Die Information, die Sie über eine Aufgabe eingeben, enthält normalerweise auch einen Abgabetermin (Sie können aber auch Aufgaben ohne Abgabe- oder Erledigungstermin eingeben) und ein Anfangsdatum, das eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Erledigungsdatum sein wird. Aufgaben mit oder ohne Enddatum werden in dem Fenster aufgeführt, das Sie sehen können, wenn Sie auf das Register Aufgaben klicken. Wenn Sie Aufgaben auf diese Art auflisten lassen, können Sie auf die Spalte ganz links außen von der Liste doppelklicken, um die Details der Aufgabe im Dialogfeld Aufgabe anzusehen.
Nachdem Sie auf das Register Täglich an der linken Seite des Microsoft-Schedule+-Fensters geklickt haben, sehen Sie Aufgaben in der Aufgabenliste unten rechts. Die dort gezeigten Aufgaben sind zum einen die, die Sie ohne Erledigungsdatum eingegeben haben, zum anderen die, die erst begonnen werden sollen. Nehmen Sie einmal an, Sie haben eine Aufgabe bis zum 15. April zu erledigen, mit deren Vorbereitung Sie 60 Tage vorher beginnen sollten. Wenn Sie das Register Täglich gewählt haben, und das aktuelle Tagesdatum der 13. Februar oder früher ist, wird die Aufgabe noch nicht in der Aufgabenliste gezeigt. Wenn das Tagesdatum jedoch der 14. Februar oder später ist, wird die Aufgabe in der Liste angezeigt. In dieser Aufgabenübersicht können Sie auch auf das linke Ende der Aufgabenliste klicken, um die Details einer Aufgabe im Dialogfeld Aufgabe zu sehen.
Um eine Aufgabe bis zum Abgabetermin zu erledigen, müssen Sie einige Zeit daran arbeiten. Deshalb ist es ganz gut, sich dafür Zeit in Ihrem Terminplan zu reservieren, die Sie für die jeweilige Aufgabe aufwenden wollen. Dazu machen Sie quasi einen Termin mit sich selbst in Ihrem Terminplaner. Im folgenden ist ein möglicher Weg zum Reservieren von Zeit in Ihrem Terminplaner beschrieben:
Wählen Sie das Register Aufgaben, um das Schedule+-Fenster anzuzeigen, das all Ihre Aufgaben anzeigt.
Wählen Sie eine Aufgabe, indem Sie auf das Feld am äußersten linken Ende der Zeile klikken, das Informationen über die Aufgabe enthält.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren in der Symbolleiste, um diese Aufgabe in die Zwischenablage zu kopieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen in der Symbolleiste, um sich die Zeit für diesen Zeitraum zu reservieren. Der reservierte Zeitabschnitt enthält das Wort »Aufgabe«, gefolgt von der Bezeichnung der Aufgabe.
Auch für die kleinste Aufgabe ist es sinnvoll, nachvollziehen zu können, wie weit man schon fortgeschritten ist. Mit Schedule+ können Sie dies ganz einfach überwachen, indem Sie von Zeit zu Zeit die Prozentzahl für die Fertigstellung der bereits geleisteten Arbeit aktualisieren. Wenn Sie eine Aufgabe eingeben, zeigt Schedule+ automatisch die bisher geleistete Arbeit mit der Prozentzahl Null an. Sie können diese Zahl nur ändern, indem Sie selber einen Schätzwert eingeben, der sich in Prozent des bereits erledigten Teils der Aufgabe ausdrückt.
Um einen prozentualen Schätzwert der bereits geleisteten Arbeit einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 37.12: Im Status-Register können Sie Informationen über den Status der Aufgabe eingeben, sowie andere Informationen.
Nachdem Sie einen anderen Wert als Null eingeben haben, wird dieser Wert im Register Aufgaben im Schedule+-Fenster angezeigt.
Unter Kontakte verwalten Sie Ihr Adreßbuch.
Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen, öffnen Sie das Menü Einfügen, und wählen Kontakt, um das Dialogfeld Kontakt anzuzeigen. Das Dialogfeld Kontakt verfügt über vier Register, die in Tabelle 37.3 beschrieben sind.
Tabelle 37.3: Register des Dialogfeldes Kontakt.
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Register |
Und was es anzeigt |
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Firma |
Kontaktname, Geschäftsadresse, Geschäftsdaten, Telefonnummern |
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Telefon |
Telefonnummern |
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Anschrift |
Privatadresse, Name des Ehepartners, Geburtstag und -jahr, Telefonnummern |
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Notizen |
Zusätzliche Informationen |
Sie können in die verschiedenen Register des Dialogfeldes soviel Information eingeben, wie Sie wollen.
Wenn Sie einen Geburtstag oder einen Jahrestag für einen Kontakt eingeben, registriert Schedule+ automatisch diese Tage als Ereignisse, und zeigt sie als Ereignisse in Ihrem Terminbuch.
Nachdem Sie Informationen über Ihren Kontakt eingegeben haben, können Sie das Register Kontakte wählen, um eine Liste der Kontakte anzeigen zu lassen, und auf irgendeinen Namen in der Liste klicken, um Details über diese Person zu sehen. Sie können das Register Kontakte auch benutzen, um Ihrer Liste Kontakte hinzuzufügen.
Sie können die Kontaktliste benutzen, um automatisch Telefonnummern zu wählen, vorausgesetzt Sie verfügen über ein Modem, das richtig installiert wurde. Um einen Kontakt anzuwählen, wählen Sie den Namen in der Kontaktliste, dann die Telefonnummer, auf der Sie anrufen wollen, und klicken dann auf die Schaltfläche Automatisch wählen.
Die in diesem Kapitel gegebene Information ist dazu bestimmt, Ihnen ein kurze Einführung zum Gebrauch von Schedule+ zu geben, sie ist bei weitem nicht erschöpfend. Es gibt noch viel mehr, was sich über Schedule+ zu wissen lohnt. Sie können es erfahren, wenn Sie sich die Menüs genau anschauen und die Online-Hilfe von Schedule+ lesen.
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