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Outlook ist der vielseitige Desktop-Information-Manager, mit dem Sie Ihre Informationen verwalten, Korrespondenz organisieren und Termine und Projekte übersichtlich anordnen können. Outlook besitzt über diese persönliche Organisations-Software (PIM) hinaus weitere Möglichkeiten. Sie können es zum Austausch von E-Mail innerhalb der Mitglieder Ihrer Workgroup nutzen, oder mittels LAN oder WAN sogar zum Austausch von E-Mail mit weiteren Personen. Auch zum Versenden oder Empfangen von Faxmitteilungen eignet sich Outlook hervorragend.
Outlook kombiniert und verbessert die bislang vorhandenen Möglichkeiten von MS Exchange (im Lieferumfang von Windows 95 und NT enthalten) und Schedule+ (im Lieferumfang von MS Office 95 enthalten). Nach der Installation von MS Office 97 können Sie diese beiden Programme selbstverständlich anstelle von Outlook weiterbenutzen.
Outlook leistet weit mehr, als in diesem Kapitel beschrieben werden kann. Dieses Kapitel bietet daher nur eine Einführung in die wichtigsten Funktionen dieser Software.
Den Möglichkeiten unter Outlook sind kaum Grenzen gesetzt. Die wohl wichtigste Funktion dieser Software ist die Organisation und Integration von Informationen aus verschiedenen Quellen. Unter dem Begriff organisieren versteht man, auf einfache Weise Informationen gleichen Inhalts, und nicht unbedingt gleicher Herkunft, zusammen einzuordnen. Empfangen Sie beispielsweise spezielle Informationen zu einem Thema sowohl via E-Mail von einem Ihrer Arbeitsgruppen-Mitglieder als auch über das Internet, CompuServe und Fax, so lassen sich all diese Informationen bequem in einem Ordner ablegen. Auch die Informationen, die Sie selbst zusammenstellen und versenden, lassen sich in diesem Ordner ablegen.
Informationen sind nicht auf unformatierten Text begrenzt. Outlook ist mit dem Rich-Text-Format (RTF) kompatibel, das heißt, die Dokumente, die Sie versenden oder empfangen, können verschiedene Schriftarten, Schriftgrößen und Farbunterlegungen besitzen. (RTF läßt sich nur dann anwenden, wenn sowohl Sender als auch Empfänger diese Anwendung auf ihrem Computer installiert haben).
Outlook ist ebenfalls kompatibel mit OLE. Dokumente, die Sie versenden, empfangen oder speichern, können daher Objekte enthalten, die mit anderen OLE-kompatiblen Anwendungen erstellt wurden, etwa Grafiken oder Klang. Sie können Ihren Nachrichten auch Dokumente oder andere Informationen beifügen.
Outlook kann so konfiguriert werden, daß die Anzahl der zu benutzenden Informationsquellen unbegrenzt ist. Outlook kontrolliert dann diese Quellen in regelmäßigen Abständen oder teilt Ihnen mit, wenn neue Informationen für Sie eingegangen sind.
Die Funktionen in Outlook sind überaus weitreichend. In diesem Kapitel werden Sie daher lernen, zunächst ganz begrenzt mit Outlook zu arbeiten. Mit wachsender Erfahrung werden Sie dann mehr und mehr Funktionen dazulernen.
Zunächst müssen Sie Outlook auf Ihrem Rechner installieren. Sollten Sie Outlook nicht bereits mit den anderen Komponenten aus MS Office 97 installiert haben, wählen Sie den normalen Installationsvorgang von Windows 95 oder NT.
Nach der Installation von Outlook erscheint das entsprechende Symbol auf Ihrem Desktop (siehe Bild 36.1). Ein Doppelklick auf die Schaltfläche Outlook in der MS-Symbolleiste führt Sie ebenfalls direkt in diese Software.
Abbildung 36.1: Einmal installiert, erscheint das Symbol von MS Outlook auf Ihrem Desktop.
Der einfachste Weg, Outlook zu starten, ist ein Doppelklick auf das entsprechende Symbol Ihres Windows-Desktops. Sollte sich das Symbol nicht dort befinden, unternehmen Sie die folgenden Arbeitsschritte:
Sie können auch die entsprechenden Schaltflächen aus der Office-Shortcut-Leiste anklicken, um das Programm zu öffnen.
Das Dialogfenster Profil auswählen öffnet sich und zeigt das voreingestellte Anwenderprofil (siehe Bild 36.2).
Sie benötigen zunächst nur ein Anwenderprofil. Sie erfahren mehr zu verschiedenen Arten von Profilen im Verlauf dieses Kapitels.
Der Name des Profils, der sich auf Ihrem Bildschirm zeigt, kann möglicherweise von dem hier abgebildeten abweichen.
Abbildung 36.2: Beim Start von Outlook öffnet sich das Dialogfenster Profil auswählen. Das Fenster Profilname zeigt den voreingestellten Namen.
Outlook weist die von der Windows Registry gespeicherten gemeinsamen Profile mit Exchange und Schedule+ auf. Sollten Sie diese Programme bereits vor der Installation von Outlook auf demselben Rechner genutzt haben, besitzen Sie bereits eines oder mehrere Anwenderprofile. Diese werden von Outlook erkannt. In diesem Fall sehen Sie im Dialogfenster diese Namen als Voreinstellung. Benutzen Sie zunächst diese Profile auch für Outlook.
Sollten sich keine Profilnamen in Ihrem Windows Registry befinden, wird Outlook automatisch den Namen MS Outlook Einstellungen vergeben. Sie benötigen diesen Namen, um mit Outlook arbeiten zu können.
Das von Outlook automatisch vergebene Profil enthält zwei Informationsleistungen: das Adreßbuch und Persönliche Ordner. Mehr hierzu im Verlauf dieses Kapitels.
Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK den gewählten Profilnamen. Nach kurzer Zeit erscheint das Outlook-Fenster mit dem Posteingang (siehe Bild 36.3).
Wir setzen voraus, daß Outlook ohne Änderungen der Voreinstellungen installiert wurde. Sie können diese Voreinstellungen etwa dahingehend ändern, daß sich anstelle eines Fensters der Posteingang beim Starten von Outlook öffnet. Die Konfiguration von Outlook ermöglicht den Anschluß zu E-Mail-Diensten, das heißt, Outlook kann so eingestellt werden, daß diese Dienste direkt beim Starten von Outlook nach neuer Post abgesucht werden. Sie können Outlook auch so einstellen, daß das Dialogfeld Profile bei jedem Start übergangen wird und Sie direkt in das Outlook-Fenster gelangen. Weitere Hilfe zu diesem Thema finden Sie im Unterkapitel »Optionen Einstellen«.
An dieser Stelle ist es sinnvoll, näheres zum Thema Profile in Outlook zu erwähnen, da sie einen Großteil der Outlook-Architektur ausmachen.
Abbildung 36.3: Das Outlook-Fenster Posteingang zeigt eingegangene Nachrichten an, die noch nicht in einen Ordner verschoben oder gelöscht wurden. Das hier dargestellte Fenster ist vergrößert worden.
Unter einem Anwenderprofil versteht man die Art des Informations-Dienstes, mit dem Outlook kommunizieren kann. Wenn Sie Mitglied einer Workgroup sind, enthält dieses Profil Informationen über den Dienst, mit dessen Hilfe Sie Post innerhalb dieser Group versenden und empfangen. Sollten Sie das Profil, das sich auf den Dienst bezieht, zu einem Zeitpunkt nutzen wollen, an dem dieser Dienst nicht verfügbar ist, ruft dies eine Fehlermeldung hervor und Outlook kann nicht richtig gestartet werden.
Profile sind in der Windows Registry definiert. Sie werden daher keine Dateien finden, die identisch mit Ihren Profilen sind.
Anwenderprofile definieren nicht nur externe Dienste, wie etwa E-Mail, sondern auch externe Komponenten auf Ihrer Festplatte, wie Adreßbücher und Persönliche Informations-Dateien.
Folgende Arbeitsschritte sind zum Arbeiten mit einem Profil notwendig:
Abbildung 36.4: Im Dialogfenster Dienste können die Einstellungen der von Outlook gerade benutzten Profile geändert werden.
Das Aussehen des in Bild 36.4 dargestellten Dialogfenster richtet sich danach, wie Sie Exchange oder Outlook im Vorfeld benutzt haben. Zunächst zeigt das Dialogfenster die verfügbaren Dienste im Vordergrund. Diese Dienste sind die Informationsquellen, die Outlook zur Verfügung stehen. Dies sind MS Mail, das Outlook-Adreßbuch, das Persönliche Adreßbuch und die Persönlichen Ordner. Die Dienste im einzelnen:
Stellen Sie sicher, daß alle oben genannten Dienste vorhanden sind. Sollten Sie sich bei einem Dienst unsicher sein, ob er verfügbar ist, entfernen Sie ihn. Sie können ihn jederzeit wieder einfügen. Wählen Sie zum Entfernen eines Dienstes seinen Namen aus und klicken Sie auf Entfernen.
Die meisten Namen von Informations-Diensten sind leicht verständlich. Lassen Sie sich nicht von dem Eintrag MS Exchange irritieren: Microsoft bietet zwei Produkte dieses Namens an. Der Exchange Client ist der universelle Posteingang, der im Lieferumfang von Windows 95 und NT inbegriffen ist. Der Exchange Server kann auf dem Windows-NT-Server installiert werden. Der Exchange Server arbeitet ähnlich wie ein Workgroup-Dienst, bietet aber darüber hinaus E-Mail-Möglichkeiten mit Personen, die über LAN miteinander verbunden sind. Sollten Sie nicht über LAN verbunden sein und dennoch den Exchange Server auf Ihrem Rechner installiert haben, vermeiden Sie es, diesen zu nutzen.
Beim Start von Outlook erscheint meist das Posteingang-Fenster mit dem Outlook-Begrüßungsfenster und dem freundlichen Office-Assistenten im Vordergrund. Klicken Sie zu diesem Zeitpunkt auf die Schaltfläche OK, um das Begrüßungsfenster in den Hintergrund zu bringen.
Sie können bei Ihrer Arbeit den Office-Assistenten verlassen oder ausblenden, indem Sie auf die Schaltfläche (×) in seiner Titelleiste klicken. Um den Office-Assistenten jederzeit einzublenden, klicken Sie die entsprechende Schaltfläche am unteren Ende der Symbolleiste.
Der obere Teil des Outlook-Fensters ist dem anderer MS-Office-Anwendungen sehr ähnlich. Dort befinden sich Titelleiste, Menüleiste und Symbolleiste. Die Statusleiste am oberen Ende des Fensters ist ebenfalls der anderer Applikationen ähnlich.
Die Spalte links im Fenster bezeichnet man als die Outlook-Leiste. Sie enthält Shortcut-Schaltflächen zum schnellen Zugang von Outlook-Funktionen.
Der Informations-Dienst, der in Form eines Rahmens den größten Teil der Arbeitsoberfläche einnimmt, zeigt Ihnen eingegangene Nachrichten an. Wählen Sie eine andere Funktion als der Posteingang, sehen Sie hier andere Arten von Informationen.
Beim ersten Erscheinen des Posteingangs werden alle vorhandenen Nachrichten angezeigt (siehe Bild 36.3). Sollten sich keine Nachrichten in Ihrem Posteingang befinden, erscheint die Meldung Keine Nachrichten in dieser Ansicht. Starten Sie Outlook zum ersten Mal nach seiner Installation, erhalten Sie automatisch eine Willkommen-Nachricht in Ihrem Posteingang.
Die Zahl neben dem Posteingang-Symbol in der Outlook-Leiste gibt die Anzahl der ungelesenen Nachrichten an. Diese Zahl wird auch dann wiedergegeben, wenn der Posteingang nicht aktiviert ist. Ist der Posteingang aktiviert, gibt die Statusleiste am oberen Fensterrand die Anzahl aller Nachrichten, gelesen und ungelesen, an.
Zunächst erscheint im Informations-Dienst der Titel und die ersten drei Zeilen ungelesener Nachrichten. Klicken Sie die Schaltfläche AutoVorschau in der Symbolleiste an, um nur die Titel ungelesener Nachrichten zu sehen. Um auch die ersten drei Zeilen ungelesener Nachrichten zu sehen, klicken Sie diese Schaltfläche erneut an.
Zusätzlich geben Symbole am linken Fensterrand weitere Auskunft über eingegangene Informationen.
Sehen Sie sich einige der weiteren Outlook-Funktionen an, um bei unvorhergesehenen Schritten gewappnet zu sein. Wenn beispielsweise Outlook eine Modemverbindung aufbaut, klicken Sie Abbrechen, um das zu verhindern.
Klicken Sie auf OK im Begrüßungsfenster, um dieses in den Hintergrund zu bringen.
Um zum Dialogfenster Optionen zu gelangen, wählen Sie Extras/Optionen. Das in Bild 36.5 dargestellte Dialogfenster Optionen erscheint.
Abbildung 36.5: Das Dialogfenster Optionen weist 11 Register auf, die jeweils mehrere Befehle beinhalten. Hier sehen Sie das Register Allgemeines.
Im Rahmen dieses Kapitels können nicht alle Funktionen dieses Dialogfensters erläutert werden. Es lohnt sich aber in jedem Fall für Sie, selbst einmal die Register durchzublättern. So lernen Sie die vielen Funktionen in Outlook am besten kennen. Zu jeder Funktion gibt es eine Hilfe.
Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK und kehren Sie zum Posteingang zurück oder aber wählen Sie Abbrechen, um zum Posteingang zurückzukehren, ohne Ihre Änderungen zu speichern.
Das Begrüßungsfenster ist neu und bietet einige interessante Features. Um es einzusehen, müssen Sie Outlook beenden und dann erneut starten. Zum Beenden wählen Sie Datei/Beenden und abmelden. Klicken Sie dann doppelt auf das Outlook-Symbol auf Ihrem Desktop und wählen Sie ein Profil.
Das Menü Datei weist zwei unterschiedliche Beenden-Befehle auf: Beenden und Beenden und abmelden. Wählen Sie stets den letzteren Befehl. Dies beendet Outlook, Exchange und auch MAPI.
Wählen Sie nun im Begrüßungsfenster das erste Feature, Wichtige Informationen für Umsteiger und neue Benutzer. Sie gelangen zur Rubrik Hilfe für Umsteiger.
Abbildung 36.6: Das Feature Wichtige Informationen bietet zahlreiche Informationen für Umsteiger und Outlook-Neulinge.
Auch weitere Features des Begrüßungsfenster bergen wertvolle Informationen für Ihre zukünftige Arbeit mit Outlook.
Um zu vermeiden, daß dieses Fenster bei jedem Neustart von Outlook erscheint, entfernen Sie die von Ihnen eingefügten Häkchen und bestätigen Sie mit OK. Das Begrüßungsfenster wird entfernt.
Neben dem konventionellen Aufbau der oberen Fensterhälfte ist noch eine schmale vertikale Leiste im linken Bereich des Outlook-Fensters sichtbar. Sie wird als Outlook-Leiste bezeichnet. Hier können Sie verschiedene Ansichten innerhalb des Informations-Dienstes wählen. Zunächst erscheint immer der Posteingang, es sei denn, Sie haben im Register Allgemein aus dem Dialogfenster Optionen einen anderen Start-Ordner ausgewählt.
Im Posteingang befinden sich alle von Ihnen ungelesenen Nachrichten, die Sie noch nicht in einen Ordner verschoben oder gelöscht haben.
Sie bestimmen in der Outlook-Leiste, welche Funktion Sie benutzen möchten. Diese Funktion gliedert sich in drei Gruppen: Outlook, Post und Andere. Normalerweise wird die Funktion Posteingang zunächst aus der Gruppe Outlook ausgewählt.
Der Posteingang weist eine Standard- und eine Hintergrundsymbolleiste auf. Voreingestellt erscheint die Standardsymbolleiste. Wählen Sie Ansicht/Symbolleisten, dann im Untermenü Standard, sollte dies nicht der Fall sein.
Bei der vergrößerten Ansicht und nach Doppelklick auf die Symbolleiste des Posteingang-Fensters sehen Sie sämtliche Schaltflächen der Standard-Symbolleiste. Sollten sich Posteingang und Symbolleiste in einem Fenster befinden, sehen Sie eventuell nicht alle Schaltflächen. Tabelle 36.1 gibt eine Gesamtaufstellung aller Schaltflächen wieder.
Die Anordnung der Symbole gibt die Anordnung innerhalb der Symbolleiste wieder.
Tabelle 36.1: Funktionen der Schaltflächen.
Bei der Arbeit mit Outlook werden Sie viele dieser Schaltflächen auch bei anderen Symbolleisten wiedersehen.
Die Hintergrundsymbolleiste ist im Gegensatz zu der Standardsymbolleiste nicht automatisch auf Ihrer Arbeitsoberfläche. Wählen Sie Ansicht/Symbolleiste, um das entsprechende Untermenü anzuzeigen. Wählen Sie dort Hintergrund. Eine Auflistung aller Schaltflächen aus dieser Leiste sehen Sie in Tabelle 36.2
Nutzen Sie die Funktionen der Hintergrundsymbolleiste, wenn Ihr Rechner mittels DFÜ-Netzwerk mit anderen verbunden ist.
Tabelle 36.2: Funktionen der Hintergrundsymbolleiste.
Informationen werden in Outlook in sogenannten Ordnern und Unterordnern gespeichert. So gelangen etwa die E-Mails, die Sie in Ihrem Posteingang sehen, in den Unterordner Posteingang, der sich innerhalb des Persönlichen Ordners befindet. Outlook benutzt automatisch ein voreingestelltes Set von Ordnern, dem Sie jederzeit Ihre eigenen Ordner und Unterordner beifügen können.
Um einen Überblick über vorhandene Ordner und Unterordner zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnerverzeichnis in der Symbolleiste (siehe Bild 36.7). Die Darstellung auf Ihrem Bildschirm kann von dieser Abbildung abweichen.
Abbildung 36.7: Diese Ordner und Unterordner sind in Outlook voreingestellt.
Sollte der Arbeitsbereich Ihres Ordners auf dem Bildschirm nicht großflächig genug dargestellt sein, und daher der Ordnername nicht in seiner vollen Länge sichtbar sein, ziehen Sie einfach an den Begrenzungen dieser Arbeitsbereichsmarkierung, um die Maße entsprechend zu ändern.
Klicken Sie auf die Schaltfäche Ordnerliste in der Symbolleiste, um die eingeblendete Ordnerliste wieder auszublenden.
Um Ordnerlisten ein- und auszublenden, können Sie wahlweise auf die Bezeichnung des Information Viewer klicken – in diesem Fall Posteingang. In diesem Fall wird die Liste über die Ansicht des Information Viewers hinweg dargestellt.
Um die entsprechenden Inhalte anzuzeigen, klicken Sie einfach die Bezeichnung des entsprechenden Ordners/Unterordners aus der Liste an.
Sie können in Outlook auf sehr organisierte Weise Informationen in Ordnern ablegen. Outlook speichert automatisch sämtliche E-Mails, die Sie erhalten, in einem Posteingang-Unterordner, alle E-Mails, die Sie selbst versenden, im Unterordner Versandte Objekte. Um nun eingegangene Nachrichten noch organisierter ablegen zu können, ist es möglich, eigene Unterordner anzulegen, in denen man diese Nachrichten nach Inhalten geordnet speichern kann.
Nehmen wir einmal an, Sie beschäftigen sich mit drei Projekten. Legen Sie doch dazu einfach drei verschiedene Unterordner an.
Um Ihre eigenen Unterordner anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Abbildung 36.8: Dieses Shortcut-Menü enthält Features, die Sie zum Arbeiten mit Ordnern benutzen können.
Abbildung 36.9: Benutzen Sie zum Anlegen neuer Unterordner dieses Dialogfenster.
Um bestehenden Unterordnern wiederum Unterordner einzufügen, klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Unterordner und verfahren dann wie oben dargestellt. Am Ende Ihrer Arbeit sieht die Liste der Ordner und Unterordner vielleicht der in Bild 36.10 ähnlich.
Sie werden später in diesem Kapitel alles über das Verschieben und Kopieren von Features von einem Ordner zum anderen erfahren. Dies wird Ihnen bei der weiteren Anordnung Ihrer E-Mails und anderen Informationen weiterhelfen.
Abbildung 36.10: Ihre Liste wird, nachdem Sie Ihr eigenes Ordnerverzeichnis angelegt haben, etwa so aussehen.
Wählen Sie eine andere Ansicht, etwa Kalender (Wechseln zu/Kalender), dann geschieht folgendes:
Der Datennavigator kann zwei volle Kalendermonate anzeigen. Verkleinern Sie die Bildschirmdarstellung, erscheint nur ein voller Kalendermonat. Ziehen Sie die vertikale Begrenzung zwischen den linken und den rechten Bereich des Fensters, sehen Sie mehr als nur zwei volle Kalendermonate. Um weitere Monatsspalten anzuzeigen, ziehen Sie die horizontale Begrenzung zwischen den Datennavigator und die Aufgabenliste.
Abbildung 36.11: Bei der Auswahl Kalender erscheint im Information Viewer ein Kalender, der das momentane Datum im Datennavigator anzeigt.
Klicken Sie das jeweilige Symbol im Bereich Outlook in der Outlook-Leiste an, um sich einen Überblick über alle erhältlichen Funktionen zu beschaffen. Die Tabelle 36.3 gibt Ihnen hierzu einen Überblick.
Tabelle 36.3: Die Symbole der Outlook-Leiste.
|
Symbol |
Funktion durch Anklicken |
|
Posteingang |
Eingegangene Nachrichten |
|
Kalender |
Kalender, Plan, andere Informationen |
|
Kontakte |
Kontaktnamen und andere Informationen |
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Aufgaben |
To-Do-Liste |
|
Journal |
Führt Ihren Tagesablauf auf |
|
Notizen |
Verschiedene Notizen |
|
Gelöscht |
Gelöschte Informationen aus Ordnern |
Klicken Sie nun auf die Schaltfäche Mail neben der Schaltfläche Outlook-Leiste, um eine weitere Liste von Outlook-Möglichkeiten einzusehen. Die Liste enthält auch wieder die Möglichkeiten Posteingang, Gelöscht, Versandt sowie Postausgang (von Ihnen zum Absenden bereitgestellte E-Mail Nachrichten). Jede dieser Outlook-Möglichkeiten vermittelt Ihnen den Zugang zu Informationsmaterial in entsprechenden Unterordnern.
Klicken Sie nun auf die Schaltfäche Weitere am unteren Ende der Outlook-Leiste: Sie sehen bekannte Features wie Arbeitsplatz und Eigene Dateien (dies können Sie auch von Ihrem Windows Desktop aus anklicken) sowie Favoriten (dies können Sie auch, falls vorhanden, von Ihrem Internet Explorer aus anklicken).
Beginnen wir nun mit der eigentlichen Arbeit. Lassen wir hierbei zunächst sämtliche Outlook-Kommunikationsfunktionen außer acht und konzentrieren wir uns auf Outlook als einen Stand-Alone persönlichen Informations-Manager.
Wählen Sie bitte Datei/Beenden und Abmelden, um Outlook zu beenden.
Der PIM läßt Sie persönliche und geschäftliche Informationen und Kontakte verwalten, führt sämtliche Tagesabläufe und Aufgaben auf und managt oft benötigte Informationen. Eine ideale Situation, Outlook zu benutzen, ergibt sich auf Reisen mit einem Laptop.
Doppelklicken Sie auf Microsoft Outlook auf Ihrem Desktop.
Sollten Sie nun in Ihrem Posteingang Nachrichten vorfinden, obschon Sie in Ihrem Anwenderprofil keinerlei Postdienste eingegeben haben, ist dies kein Grund zur Beunruhigung: Outlook legt stets bei neuen Benutzern eine Willkommens-Nachricht im Posteingang ab. Sollten Sie vor der Installation von Outlook Exchange als Teil von Windows 95 installiert und dort Nachrichten im Posteingang gehabt haben, so übernimmt Outlook diese.
Sollten Sie bereits Outlook benutzt und Nachrichten im Posteingang gehabt haben, so werden diese angezeigt, auch wenn Sie nun Outlook ohne Postdienste benutzen.
Sollte Sie dieser letzte Punkt irritieren, machen Sie folgendes: Laden Sie die Nachrichten Ihres Posteingangs auf Ihren Laptop, bevor Sie auf Reisen gehen. Speichern Sie während Ihrer Reise abzuschickende Nachrichten in Ihre Outbox. Sobald Sie Zugang zu einer Telefonleitung haben, verbinden Sie diese mit Ihrem Rechner, starten Sie Outlook und schicken Sie Ihre Nachrichten aus der Outbox ab.
Mit Hilfe des Kalenders kontrollieren Sie Ihre Arbeitsabläufe. Outlook speichert diese Informationen in einem Unterordner des Kalenders, der sich im Ordner Persönliche Ordner befindet. Ihr Anwenderprofil benötigt daher den Informationsdienst Persönliche Ordner.
Von Outlook (wie auch vorher von Exchange) wird automatisch bei diesem Vorgang der Name POSTFACH.PST vergeben. Wählen Sie von Ihrem Windows Desktop aus Start/Suchen, um diesen Ordner regelmäßig abzuspeichern.
Um einen ähnlichen Kalender wie in Bild 36.11 einzusehen, wählen Sie Kalender in der Outlook-Leiste.
Der Kalender kann in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht dargestellt werden. Beim ersten Mal erscheint stets die Tagesansicht. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie auf die Schaltfläche Tag in der Standard-Symbolleiste. Das Kalender-Fenster richtet sich nach den Kalendereinträgen auf Ihrem Rechner. Sie können aber für jedes Jahr und jeden Monat eine Dateneingabe vornehmen. Die Kalenderseiten im Datennavigator zeigen den momentanen und den nächsten Monat an, wobei der augenblickliche Tag hervorgehoben ist. Die Spalte auf der linken Seite zeigt die Termine des augenblicklichen Tages. Verabredungen sind fett unterlegt, Meetings als Überschriften formatiert.
Sie finden weitere Informationen zu diesen Dingen weiter unten in diesem Kapitel.
Klicken Sie auf einen der Pfeile, die sich in der Nähe der Monatsnamen im Datennavigator befinden, um von einem Monat zum anderen zu gelangen. Sollten Sie einen Tag suchen, der einige Monate vor oder hinter dem augenblicklichen Tag liegt, wählen Sie Wechseln zu/Wechseln zu Datum oder betätigen Sie (Strg)+(G) auf Ihrer Tastatur. Das in Bild 36.12 dargestellte Dialogfenster Wechseln zu Datum erscheint.
Abbildung 36.12: Arbeiten Sie mit dem Dialogfenster Wechseln zu Datum, um zu einem beliebigen Datum zu gelangen.
Geben Sie das gewünschte Datum in das Fenster ein. Dies kann in jedem legitimen Windows-Format geschehen. So versteht Outlook beispielsweise die folgenden Formate:
Sie können auch Wörter eingeben, wie etwa morgen, heute in zwei Wochen, vor einem Monat oder Feiertage, falls diese jährlich auf das gleiche Datum fallen.
Die drei Schaltflächen am rechten Ende der Symbolleiste ermöglichen verschiedene Darstellungen des Kalenders, wie in Tabelle 36.4 ersichtlich.
Tabelle 36.4: Ansichten des Kalenders
Sollten Sie Ihren Arbeitsbereich nicht vergrößert dargestellt haben, fehlen eventuell einige der Schaltflächen von der Symbolleiste.
Abbildung 36.13: Die Ansicht Monat stellt eine Zusammenfassung aller Einträge des laufenden Monats dar.
Nun werden wir einige Eintragungen in Ihrem Kalender vornehmen.
Sie können in Outlook einmalige, aber auch immer wiederkehrende Termine und Meetings vermerken. Schauen wir uns zunächst diese Begriffe näher an:
Termine sind im Kalender hervorgehoben. Besonderes ist als Überschift gekennzeichnet. Um einen einmaligen Termin zu notieren, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 36.14: Im Dialogfenster Termin geben Sie die Details Ihrer Verabredung ein.
Solange Office 97 auf Ihrem Rechner geladen ist, erscheinen immer wieder Erinnerungen für Sie an bevorstehende Termine.
Wählen Sie in der Ansicht Kalender Tag. Vergrößern Sie den Kalender, um den Termin in der Sparte Stunden links des Kalenders einzusehen (siehe Bild 36.15). Sie können diesen Termin auch in den Ansichten Woche oder Monat einsehen, allerdings weniger detailliert.
Abbildung 36.15: Wenn Sie einen Termin vereinbart haben, erscheint die angegebene Zeit in der Ansicht Tag hervorgehoben.
Einige weitere Features der Funktion Termin vereinbaren sind:
Um einen immer wiederkehrenden Termin einzugeben, sind folgende Arbeitsschritte notwendig:
Abbildung 36.16: Benutzen Sie zum Eintrag von wiederkehrenden Terminen in Ihrem Kalender das Dialogfenster Terminserie.
Im Fenster Serienmuster stehen Ihnen die Optionen Täglich, Wöchentlich, Monatlich und Jährlich zur Verfügung.
Bei wiederkehrenden Terminen ergibt sich die Möglichkeit, auf eine Eigenschaft dieses Termins doppelt zu klicken, um diese dann zu ändern. Sie können so verfolgen, wenn dieser Eintrag abgesagt oder verändert wird. Um zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Ein Kontext-Menü erscheint. Klicken Sie auf Löschen.
Sie können ebenso Ereignisse – auch immer wiederkehrende – planen. Wählen Sie hierzu Kalender/Neues Ereignis oder Kalender/Neue Ereignisserie. Nachdem Sie die entsprechenden Informationen eingegeben haben, erscheinen diese als Überschriften in der oberen Hälfte der Rubrik Stunden.
Feiertage sind ein Ereignis. Um diese in Ihren Kalender einzutragen, führen Sie bitte folgendes durch:
Abbildung 36.17: Wählen Sie das Dialogfenster Urlaubstage dem Kalender beifügen, um etwa anderer Länder Urlaubstage Ihrem Kalender einzugeben.
In der Zeit von November 1996 bis November 2006 werden diese Urlaubstage als einmaliges Geschehen in Outlook verbucht.
Aufgaben müssen nicht unbedingt immer wiederkehren. Die Aufgabenliste zeigt Ihre momentanen Aufgaben an. Sie können Aufgaben beliebig verändern. Sinnvoll ist es, Aufgaben separat zu behandeln. Klicken Sie doppelt auf eine Bezeichnung für eine Aufgabe in der Aufgabenliste, um ins Dialogfenster Aufgabe zu gelangen.
Hiermit können Sie private wie geschäftliche Kontakte verwalten. Legen Sie eine entsprechende Liste an, auf die Sie immer wieder zurückgreifen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte in der Outlook-Leiste. Sie werden beim ersten Mal nur Ihren eigenen Namen sehen. Outlook hat diese Information erhalten, als Sie Office 97 installiert haben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Kontakt in der Symbolleiste, oder wählen Sie Kontakte/Neuer Kontakt oder aber betätigen Sie (Strg)+(N). Das entsprechende Dialogfenster öffnet sich (siehe Bild 36.18).
Abbildung 36.18: Das Dialogfenster Kontakte gestattet es Ihnen, entsprechende Informationen einzugeben.
Sollten sich bereits Daten in dieser Liste befinden, klicken Sie doppelt auf einen Namen, um das entsprechende Dialogfenster zu öffnen. Hier erfahren Sie dann Hintergrundinformationen zu diesem Kontakt, sofern Sie diese bereits eingegeben haben.
Sie können auch Informationen über Ihre Kontakte aus einer Datenbank in Outlook importieren. Wählen Sie hierzu Datei/Importieren/Exportieren. Das entsprechende Dialogfenster erscheint. Eine Liste mit möglichen Formaten erscheint.
Geben Sie bei Kontaktnamen stets den Vor- und Zunamen in das Dialogfenster ein. Wählen Sie bitte immer zuerst die Schaltfläche Voller Name, um das Dialogfenster Voller Name üerprüfen zu laden. Geben Sie erst dann die entsprechenden Daten ein.
Abbildung 36.19: Wählen Sie das Dialogfenster Vor- und Zuname überprüfen, um einen entsprechend neuen Namen einzugeben.
Tragen Sie nun den Vornamen oder dessen Initialen ein, dann den Mittelnamen (sofern vorhanden) oder dessen Initialen und schließlich den Nachnamen.
Punkte werden von Outlook nicht vergeben. Tragen Sie diese also ein, wenn dies korrekter ist.
Geben Sie die Berufsbezeichnung und den Namen der Firma ein und betätigen Sie die Taste (Tab), um die Eingabemarke zum Dialogfenster Speichern Unter zu bewegen.
Abbildung 36.20: Nachdem Sie einen Kontaktnamen eingegeben haben, erscheint dieser im Dialogfenster Datei speichern unter.
Abbildung 36.21: Wie im Dialogfenster ersichtlich, kann Outlook Kontakte in verschiedenen Formaten speichern.
Sie können private oder geschäftliche Adressen angeben. Öffnen Sie die Liste unterhalb der Schaltfläche Adresse, um den entsprechenden Adreßtyp auszuwählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Adresse, um das entsprechende Dialogfenster zu öffnen. Geben Sie nun die benötigten Details ein.
Klicken Sie anschließend auf OK, um die Informationen im Dialogfenster Kontakt anzuzeigen. Nachdem Sie eine Adresse eingegeben haben, können Sie auch einen anderen Adreßtyp auswählen und diese Adresse eingeben. Wenn Sie möchten, speichert Outlook alle drei Adressen. Mit der Option »Dies ist die Postanschrift« können Sie bestimmen, welche der Adressen die korrekte Versandadresse ist.
Sie können in Outlook viele verschiedene Telefonnummern für einen Kontakt eingeben und diese Nummern dann für ein automatisches Wählsystem nutzen. Das Dialogfenster Kontakt bietet nur Platz für vier Nummern, es können aber mehr eingegeben werden. Die vier Telefonfenster, die Kontakt beim erstmaligen Öffnen anbietet, tragen die Bezeichnungen Geschäftlich, Privat, Fax geschäftlich und Mobil. Klicken Sie auf eine der Bezeichnungen, um einen Typ der entsprechenden Liste auszuwählen. Tragen Sie dann die entsprechende Nummernkombination ein. Sie können auch den Typ der Nummer ändern und entsprechend viele Nummern eingeben. Outlook speichert alle Nummern, die Sie eingeben.
Beim automatischen Wählsystem müssen Sie unbedingt die Nummern korrekt eingeben. Nummern Ihres eigenen Landes geben Sie wie gewohnt ein. Die folgenden Zeichen werden dabei von Outlook ignoriert: Leerzeichen, Apostroph, Klammern.
Geben Sie ansonsten immer die Vorwahl mit ein, selbst wenn es dieselbe ist wie Ihre. Sollten Ihre Modemeinstellungen korrekt sein, ignoriert Outlook diese. Geben Sie die Vorwahl ein, können Sie diese Kontaktnummer später auch nutzen, wenn Ihre eigene Vorwahl von dieser abweicht – z.B. wenn Sie Outlook auf einem Notebook unterwegs einsetzen.
Eine typische Nummer in Outlook ist:
+49(89)46-000
49 stellt dabei die Landesvorwahl dar. Outlook ignoriert alle Bemerkungen, die Sie nach einer Nummer eingeben. Wenn Sie also etwa x4321 eingeben, um zu zeigen, das dies die Durchwahl ist, wird Outlook den Buchstaben x nicht speichern.
Sie können einem Kontakt bis zu drei E-Mail-Adressen geben. Wählen Sie hierzu E-Mail, E-Mail 2 oder 3 von der Liste und geben Sie dann die Nummer ein. Internet-Adressen werden in der üblichen Form eingegeben, also etwa eschmitt@server.com. CompuServe- und AOL-Adressen folgen dem Prinzip 99999.999@compuserve.com bzw. mailbox@aol.com.
Ersetzen Sie bei CompuServe-Adressen, die Sie über das Internet ansprechen, das Komma durch einen Punkt.
Sie können im Dialogfenster Kontakt für jeden Kontakt auch eine Webseiten-Adresse eingeben. Mit einem entsprechenden Internet Browser können Sie dann in Outlook diese Seite jederzeit ansehen. Sie können jeden Kontakt auch einer Kategorie zuordnen, entweder eine voreingestellte oder eine eigene. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Kategorien im Dialogfenster Kontakt und wählen Sie eine oder mehrere Kategorien aus der Liste aus. Bestätigen Sie mit OK. Im Dialogfenster Kontakt erscheinen diese Kategorien. Sie können auch gleich in diesem Dialogfenster eine Kategorie eingeben. Dies birgt allerdings die Gefahr, das Sie hierbei nicht immer das gleiche Muster anwenden. Außerdem gelangen Kategorien, die auf diese Weise eingegeben werden, nicht in die Vorlagenliste.
Mit Hilfe der Schaltfläche Hauptkategorienliste im Dialogfenster Kategorie können Kategorien eingefügt, gelöscht oder auch verändert werden.
Nachdem Sie alle Kontaktinformationen eingegeben haben, wählen Sie Datei/Speichern oder auch Datei/Speichern und neuer Kontakt, wenn Sie mit der Eingabe von Kontaktinformationen fortfahren möchten. Outlook speichert Ihre Informationen im Unterordner KONTAKTE.
Sie können sich Ihre Kontakte in verschiedenen Ansichten anzeigen lassen. Öffnen Sie hierzu das Dialogfenster Momentane Ansicht in der Symbolleiste. Eine Übersicht über die Ansichten finden Sie in Tabelle 36.4.
Tabelle 36.5: Die Ansichten
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Ansicht |
Information |
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Adreßkarten |
Kontakt mit Versandadresse, Geschäftstelefon und Privattelefon |
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Adreßkarten mit Details |
Kontakt mit sämtlichen Versandadressen und Telefonen sowie Zusatzinformationen |
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Telefonliste |
Kontakt mit Firmenname, Privatnummer, Geschäftsnummer und -fax |
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Nach Kategorie |
Kontakt mit Firmenname, Privatnummer, Geschäftsnummer und -fax nach entsprechender Kategorie geordnet |
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Nach Organisation |
Kontakt nach Firma geordnet, Position, Name der Firma und Abteilung, Geschäftsnummer und -fax |
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Nach Ort |
Kontakt nach Land geordnet, mit Firmenname, Bundesland, Privat- und Geschäftsnummer |
Bild 36.23 zeigt Ihnen die Ansicht Adreßkarte an.
Abbildung 36.22: Die Ansicht Adreßkarten gibt Ihnen die Hauptinformationen über Ihre Kontakte.
Adreßkarten werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Die Grundlage bietet hier der erste Kontaktspeichername, den Sie für den Kontakt im Dialogfenster Kontakt bei der ersten Eingabe vergeben haben. Die Statusleiste am oberen Bildschirmrand zeigt an, wie viele Kontaktnamen Sie eingegeben haben.
Shortcuts, die Sie wahlweise bei der Suche nach Adreßkarten eingeben können, sind in Tabelle 36.5 vermerkt.
Tabelle 36.6: Von einer Adreßkarte zur anderen gelangen.
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Auswahl |
Shortcut |
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Erste Karte |
(Bild auf) |
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Letzte Karte |
(Bild ab) |
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Nächste Karte |
(Cursor unten) |
|
Vorherige Karte |
(Cursor oben) |
Die Auswahlleiste am rechten Rand gestattet es Ihnen, eine Auswahlliste in alphabetischer Reihenfolge einzusehen.
Wählen Sie Adresskarten mit Details aus dem Dialogfenster Momentane Ansicht, um genaue Informationen zu Ihren Kontakten zu erhalten. Klicken Sie in jeder Ansicht doppelt irgendwo auf eine Karte, um im erscheinenden Dialogfenster alle Informationen zu der entsprechenden Karte einzusehen. So können Sie auch leicht Informationen abändern.
Sollte an Ihren Rechner ein Modem angeschlossen sein, können Sie Ihre Kontaktliste zum automatischen Anwählen von Telefonnummern einsetzen – eine nette Funktion, die Tipparbeit spart.
Die Modemeinstellungen müssen hierzu korrekt eingestellt sein. Öffnen Sie dazu die Systemeinstellungen und klicken Sie doppelt auf Modem. Tragen Sie Ihren Modemtyp ein und die Einstellungen unter Wahleinstellungen.
Zum automatischen Wählen sind folgende Schritte nötig:
Abbildung 36.23: Mit dem Dialogfenster Neuer Telefonanruf können Sie jede Telefonnummer aus Ihrer Kontaktliste automatisch anwählen lassen.
Sie können einem Telefonanruf automatisch einen Journaleintrag vergeben. Bevor Sie auf AutoAnruf klicken, klicken Sie vorher auf das Kontrollfeld Neues Journal anlegen. Mehr hierzu später.
Aufgaben in Outlook ähneln Verabredungen und Ereignissen. Während diese auf genaue Daten spezifiziert sind, werden bei Aufgaben keine Daten außer dem Datum des Fertigtermins vergeben.
Vergeben Sie Zeiteinheiten für Aufgaben, handelt es sich dann in Outlook um Verabredungen mit Ihnen selbst. Vergeben Sie einen Fertigstellungstermin, handelt es sich dann in Outlook um Aufgaben.
Outlook »begreift« einmalige und wiederkehrende Aufgaben. Sie können sich selbst oder anderen Aufgaben zuschreiben.
Klicken Sie auf Aufgaben in der Outlook-Leiste. Die Ansicht Aufgaben erscheint. Sie werden beim ersten Mal mit einer Willkommens-Nachricht begrüßt. Sollten Sie bereits Aufgaben eingetragen haben, taucht eine entsprechende Liste auf. Die Anzahl Ihrer Aufgaben erscheint in der Statusleiste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Aufgabe in der Symbolleiste oder wählen Sie Aufgaben/Neue Aufgabe bzw. (Strg)+(N). Das Dialogfenster Aufgabe erscheint.
Abbildung 36.24: Im Dialogfenster Aufgabe geben Sie sich selbst eine neue Aufgabe.
Geben Sie lediglich im Feld Betreff Informationen ein. Eine neue Aufgabe hat voreingestellt keine Angaben zum Anfang und zum Ende. Sie können diese Informationen zu einem späteren Zeitpunkt eingeben. Sollten Sie bereits jetzt einen Fristtermin eintragen, erscheint in der oberen Hälfte des Fensters eine Informationsleiste, die die verbleibende Zeit vor der Frist anzeigt.
Die mittlere Hälfte des Dialogfensters enthält die Voreinstellungen Status: nicht begonnen, Priorität: Normal, % Erledigt: 0%. Sie können die Priorität verändern. Die anderen Angaben können Sie ändern, wenn Sie bereits mit der Aufgabe begonnen haben.
Klicken Sie auf das Feld Erinnerung, wenn Sie automatisch an diese Aufgabe erinnert werden wollen. Geben Sie Datum und Uhrzeit rechts in die entsprechenden Felder ein. Sobald Sie nun das nächste Mal Office auf Ihren Rechner laden, präsentiert Outlook Sie mit einer Warnmeldung zu dieser Aufgabe. Die Warnmeldung kann auch akustischer Art sein. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche mit dem Lautsprecher in der Mitte des Dialogfensters, um das Dialogfenster Audiodatei zur Erinnerung zu öffnen. Wählen Sie hier einen Ton aus.
Das Textfeld am unteren Ende des Dialogfensters Aufgabe gestattet es Ihnen, weitere Informationen über die entsprechende Aufgabe einzugeben. Wählen Sie über die Schaltfläche Kategorie eine Kategorie für Ihre Aufgabe aus. Sie können auch weitere Kategorien in diese Liste einfügen.
Wählen Sie dann Speichern und Schliessen, um die Aufgabenliste einzublenden. Outlook speichert alle Aufgaben im Unterordner AUFGABEN.
Wie in Tabelle 36.7 ersichtlich, kann die Aufgabenliste in verschiedenen Ansichten dargestellt werden.
Tabelle 36.7: Ansichten der Aufgabenliste.
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Ansicht |
Darstellung |
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Einfache Liste |
Minimale Information über Aufgabe |
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Liste mit Details |
Detaillierte Informationen über Aufgabe |
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Aktive Aufgaben |
Unvollständige und fristüberschrittene Aufgaben |
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Nächste sieben Tage |
Aufgaben mit Fristen in den nächsten 7 Tagen |
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Überfällige Aufgaben |
Fristüberschrittene Aufgaben |
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Nach Kategorie |
Aufgaben unterteilt nach Kategorie |
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Übertragene Aufgaben |
Aufgaben, die andere vollziehen |
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Nach zuständiger Person |
Aufgaben nach verantwortlichen Personen geordnet |
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Erledigt Aufgaben |
Fertige Aufgaben |
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Aufgaben in Zeitskala-Ansicht |
Aufgaben-Diagramm |
Um Ihre Aufgabe in einer Ansicht darzustellen, öffnen Sie die Liste Momentane Ansicht in der Aufgaben-Leiste und wählen Sie die entsprechende Ansicht aus. Sie können in jeder Ansicht Informationen über Ihre Aufgabe im Dialogfenster Aufgabe einsehen, wenn Sie auf Ihre Aufgabe doppeltklicken.
Outlook vermerkt Ihre Aktivitäten automatisch in einem Journal. Journale zu den folgenden Rubriken können angelegt werden:
Outlook kann weiterhin Journale zu Dateien anlegen, die Sie mit Hilfe anderer MS-Office-Anwendungen oder dazu kompatiblen Programmen bearbeitet oder erstellt haben.
Wählen Sie Extras/Optionen und dann das Register Journal im Dialogfenster Optionen, um momentane Journaleinträge zu überprüfen.
Sie können über diese automatischen Journale hinaus auch individuelle Journaleinträge vornehmen. Klicken Sie auf Journal in der Outlook-Leiste, um ein Journal zu benutzen. Die Journal-Anzeige erscheint. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt bereits andere Office-97-Programme benutzt haben, werden diese jetzt angezeigt (siehe Bild 36.25). Auch E-Mails tauchen hier auf. Ebenfalls können hier von Ihnen getätigte Telefonate verzeichnet werden.
Abbildung 36.25: Eine typische Ansicht von Journal, wenn Sie bereits andere Office-97-Programme benutzt haben.
Die hier dargestellte Ansicht wird als Zeitskala bezeichnet, da sie Journaleinträge zeitlich geordnet darstellt. Sie können zwischen Tages-, Wochen- oder Monatsansicht wählen. Klikken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste. Um jedes Journal separat darzustellen, wählen Sie Ansicht/Gruppen ein- ausblenden/Alle Ebenen einblenden. Sie sehen dann Symbole, die Ihnen anzeigen, wann Sie mit welcher Datei in welcher Applikation gearbeitet haben (siehe Bild 36.26).
Abbildung 36.26: Die Zeitskala zeigt ein Journal erweitert an. Sie sehen die Zeiten, zu denen Sie mit anderen Office-Anwendungen gearbeitet haben.
Setzen Sie den Mauszeiger auf ein Symbol. Der Dateiname erscheint.
Das Journal Zeitskala ähnelt einer Word- oder Excel-Gliederung. Klicken Sie auf das Plus-Zeichen links von jeder Kategorie, um diese zu vergrößern. Mit einem Klick auf das Minus-Zeichen erreichen Sie das Gegenteil.
Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Neues Journal in der Symbolleiste oder wählen Sie Journal/Neuer Journaleintrag bzw. (Strg)+(N). Das Dialogfenster Journaleintrag erscheint (siehe Bild 36.27).
Das Fenster zeigt automatisch das momentane Datum und die Uhrzeit an. Sie können die Einträge ändern, wenn Sie einen Journaleintrag im Nachhinein vornehmen möchten.
Jeder Eintrag muß einen Betreff haben. Tragen Sie diesen in das entsprechende Feld ein. Öffnen Sie dann das Fenster Eintragstyp und wählen Sie einen Typ aus. Sie können auch den Kontaktnamen und Firmennamen in die entsprechenden Felder eintragen. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Fenster Kontakt, wenn Sie hierzu Daten aus bestehenden Listen verwenden möchten.
Auch die Zeit, die Sie für all dies benötigen, können Sie in Dauer eintragen.
Abbildung 36.27: Im Dialogfenster Journaleintrag können sie Einträge einfügen oder bearbeiten.
Sie können das Journal auch allgemein zur Zeiterfassung benutzen. Öffnen Sie hierzu einen Journaleintrag und klicken Sie auf Zeitmessung beginnen zu Beginn Ihrer Tätigkeit. Unterbrechen oder beenden Sie die Tätigkeit, klicken Sie auf Zeitmessung beenden. Während die Zeit erfaßt wird, zeigt das Fenster Zeiterfassung die entsprechende Zeit an. Alle Daten werden in Outlook gespeichert.
Geben Sie zusätzliche Informationen/Kategorien zu Journaleinträgen in das Fenster Text bzw. Kategorie ein.
Klicken Sie auf Speichern und Schliessen, wenn Sie Ihre Einträge beendet haben. Ihre Arbeit wird im Unterordner JOURNAL gespeichert.
Journaleinträge werden ähnlich wie Kontakte oder Aufgaben dargestellt. Zusätzlich erscheint noch die Zeitskala, die anzeigt, wann die Einträge eingegeben wurden.
Die Tabelle 36.7 zeigt Ihnen, welche verschiedenen Ansichten von Journalen Outlook beherrscht.
Tabelle 36.8: Ansichten von Journaleinträgen.
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Ansicht |
Information |
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Nach Typ |
Alle Einträge als Symbole, nach Typen gruppiert, auf einer Zeitskala |
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Nach Kontakt |
Alle Einträge als Symbole, nach Kontaktnamen gruppiert, auf einer Zeitskala |
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Nach Kategorie |
Alle Einträge als Symbole, nach Kategorien gruppiert, auf einer Zeitskala |
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Eintragsliste |
Alle Einträge in Listenform |
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Letzte sieben Tage |
Alle Einträge, die in den letzten 7 Tagen entstanden sind, in Listenform |
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Telefonanrufe |
Alle Einträge, die Aufzeichnungen von Telefongesprächen darstellen, in Listenform |
In jeder Ansicht können Sie auf einen Journaleintrag doppeltklicken, um im daraufhin erscheinenden Dialogfenster Journaleintrag den Eintrag einzusehen oder zu verändern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Notizen in der Outlook-Leiste. Die Notizen-Ansicht öffnet sich.
Um eine Notiz zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Notiz in der Symbolleiste, oder wählen Sie Notiz/Neue Notiz bzw. (Strg)+(N). Eine kleine, gelbe Notiz erscheint.
Sie können die Größe verändern, an dem Sie seine Begrenzungen nach außen ziehen. Das momentane Datum und die Uhrzeit erscheinen und werden mit der Notiz gespeichert.
Geben Sie Ihre Notiz ein. Jede Notiz wird automatisch im entsprechenden Unterordner gespeichert. Die Notiz kann auch als Datei gespeichert werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol links oben in der Notiz. Im erscheinenden Shortcut-Menü wählen Sie Speichern unter, dann geben Sie im entsprechenden Dialogfenster einen Dateinamen und Ordner ein.
Sie können auch eine Kategorie einfügen. Klicken Sie dazu auf das Symbol links oben in der Notiz. Im erscheinenden Dialogfenster geben Sie eine Kategorie aus der Liste ein.
Sie können auch die Farbe der Notiz ändern. Klicken Sie dazu auf das Symbol links oben in der Notiz. Wählen Sie den Menübefehl Farbe, treffen Sie dann Ihre Auswahl aus der Liste.
Abbildung 36.28: Mit dem Notizen-Information-Viewer schreiben Sie Ihre Notizen.
Um Ihre Notizen in jeder beliebigen Ansicht darzustellen, öffnen Sie die Liste Momentane Ansicht in der Symbolleiste. Wählen Sie dann:
Doppelklicken Sie auf eine Notiz, um sie einzusehen.
Sie können Notizen in andere Dateien verschieben. Sie können Outlook schließen, die Notiz aber auf Ihrem Bildschirm belassen, dann ein Word-Dokument öffnen und die Notiz durch Auwählen und Verschieben dort einfügen.
Outlook ist das Zentrum Ihres Kommunikationsapparates. In diesem Abschnitt geht es besonders um den Kommunikationsaustausch mit Workgroup-Mitgliedern unter Win-dows 95 oder NT.
Überprüfen Sie zunächst folgende Voraussetzungen:
Sie müssen sicherstellen, daß der Dienst Microsoft Mail in Ihrem Profil vorhanden ist. Um das zu überprüfen, rufen Sie Extras/Dienste auf und überprüfen, ob sich in der Diensteliste Ihres Profil der Eintrag Microsoft Mail befindet. Wenn nicht, führen Sie folgendes durch:
Sollten Sie kein Workgroup-Mitglied sein, sondern eine Einwahlstelle besitzen, müssen Sie Informationen in die Register Verbindung, Dauer und Einwahlstelle des Dialogfensters MS Mail eingeben.
Sie können Outlook benutzen, um Ihre Nachrichten zu verfassen, oder alternativ auch Word. Word hat hierbei den Vorteil, daß Sie die Rechtschreib- und Grammatikhilfe benutzen können. Die folgende Methode setzt voraus, daß Sie mit Word arbeiten.
Um Word und seine Funktionen beim Verfassen von E-Mails zu benutzen, klicken Sie auf Extras/Optionen. Öffnen Sie das Register E-Mail. Wählen Sie die Option Microsoft Word als E-Mail-Editor benutzen.
Führen Sie folgendes durch, um eine Nachricht zu verfassen und zu versenden:
Abbildung 36.29: Im Dialogfenster Nachricht verfassen Sie Ihre E-Mails.
Abbildung 36.30: Das Dialogfenster Namen auswählen zeigt Ihnen bei Bedarf zur Verfügung stehende Adreßlisten auf.
Unter einer Kopie versteht man jeweils einen Abzug eines Textes an jedes Mitglied einer Gruppe von Adressaten, wobei die Namen dieser Adressaten auf allen Abzügen erscheinen. Eine Blindkopie ist das gleiche, mit dem Unterschied, daß der entsprechende Name für die anderen Empfänger nicht sichtbar ist.
Sie brauchen Ihre Nachricht nicht direkt, nachdem Sie sie geschrieben haben, zu versenden. Legen Sie sie zunächst im Postausgang ab. Wählen Sie hierzu Datei/In Ordner verschieben. Wählen Sie aus der Ordnerliste den Ordner Postausgang. Dort können Sie Ihre Nachricht auf die gleiche Weise bearbeiten und versenden wie in Ihrem Posteingang.
Es gibt folgende Möglichkeiten:
Text mit Word formatieren, Dateien anhängen, Grafiken und andere Objekte einfügen, Nachrichten hervorheben sowie Prioritäten setzen.
Wenn Sie den Pfad zu Ihrem Postamt und natürlich Outlook selbst korrekt installiert haben, erscheinen Ihre Nachrichten automatisch, sobald Sie den Posteingang öffnen. Alle zehn Minuten überprüft Outlook, ob neue Nachrichten auf Sie warten. Sie können diesen Zeitraum im Dialogfenster MS Mail Einstellungen verändern. Sie können selbst nach Nachrichten suchen, indem Sie im Posteingang die Funktion Extras/Nachrichten übermitteln wählen. Das entsprechende Dialogfenster erscheint. Sie sehen eine Liste der vorhandenen Postdienste. Überprüfen Sie diese und bestätigen Sie mit OK. Noch nicht eingesehene Nachrichten werden im Unterordner POSTEINGANG abgelegt.
Nachdem Sie Ihre Nachrichten eingesehen haben, sieht Ihr Posteingang etwa so aus wie in Bild 36.31 dargestellt.
Abbildung 36.31: Der Posteingang zeigt alle nichtgelöschten oder in Ordner verschobenen Nachrichten an.
Nachrichten werden auf zweierlei Arten dargestellt: Entweder sehen Sie bei ungelesenen Nachrichten die Betrifft-Zeile sowie die ersten drei Textzeilen oder, bei bereits gelesenen Nachrichten, nur die Betrifft-Zeile. Um den gesamten Text mit Grafiken usw. einer Nachricht einzusehen, doppelklicken Sie irgendwo in der Betrifft-Zeile oder in den ersten drei Zeilen, wenn diese hervorgehoben sind.
Wie in Tabelle 36.9 aufgeführt, geben die vier Spalten links von einer Nachricht deren Status an.
Tabelle 36.9: Symbole für den Nachrichtenstatus.
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Spalte |
Symbol |
Status |
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1 |
|
Normal |
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1 |
|
Wichtig |
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1 |
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Nicht wichtig |
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2 |
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Nachricht ungelesen |
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2 |
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Nachricht gelesen |
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3 |
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Nachricht nicht hervorgehoben |
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3 |
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Nachricht hervorgehoben |
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4 |
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Nichts angehängt |
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4 |
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Angehängt |
Sie können verschiedene Dinge mit Ihrer Nachrichten anstellen. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste irgendwo in der Nachricht. Das Shortcut-Menü bietet die folgenden Möglichkeiten:
Sie können wahlweise auch die entsprechenden Schaltflächen der Symbolleiste anklicken.
Die Funktion Anhang ist nur dann angezeigt, wenn sich zu der entsprechenden Nachricht ein Anhang befindet.
Sobald Sie eine Nachricht markiert haben, erscheint die Nachricht Markierung erfolgt. Benutzen Sie die Funktion Markierung aufheben, wenn Sie eine Nachricht versehentlich markiert haben.
Wenn Sie eine Nachricht gelesen und sie als solche markiert haben, erscheint die Nachricht Als gelesen markiert.
Internet-Nachrichten empfangen und versenden gelingt mit Outlook ebenso gut wie Workgroup-Nachrichten empfangen und versenden. Stellen Sie folgendes sicher:
Stellen Sie fest, ob die folgenden Voraussetzungen in Ihrem Internet-Mail-Anwenderprofil gegeben sind:
Hilfe hierzu bietet sicherlich Ihr Internet Provider oder LAN-Administrator.
Abbildung 36.32: Im Register Allgemein im Dialogfenster Internet Mail geben Sie Details bezüglich Ihres Internet-Anschlusses an.
Öffnen Sie das Register Verbindung im Dialogfenster Internet Mail. Wählen Sie aus, ob Ihr Zugang über ein Netzwerk oder ein Modem erfolgt. Sollten Sie Zugang über ein Modem haben, öffnen Sie das Fenster folgende Verbindung verwenden. Wählen Sie Ihren Verbindungsnamen aus. Bestätigen Sie mit OK, um zum Dialogfenster Dienste zurückzukehren. Ihr Anwenderprofil schließt nun Internet Mail ein. Bestätigen Sie mit OK, um zu Outlook zurückzukehren.
Sie können auch außerhalb Ihrer Workgroup oder des Internets Informationen austauschen, beispielsweise mit dem MS-Faxdienst, wenn Sie diesen Ihrem Anwenderprofil beifügen, oder via CompuServe. Als CompuServe-Mitglied können Sie die selbstentpackende Datei CSMAIL.EXE direkt von CompuServe mit dem Befehl GO CISSOFT herunterladen.
Momentan ist es noch nicht möglich AOL Ihrem Anwenderprofil beizufügen. Dies wird sich in der nächsten Zeit wohl ändern.
Informationen können von Ordner zu Ordner und Unterordner verschoben werden, etwa vom Posteingang zu Versendete Informationen bzw. deren themenabhängigen Unterordnern.
Nehmen wir an, Sie möchten eine Information aus dem Posteingang in einen Unterordner verschieben. Machen Sie folgendes:
(c) 1997 Que
