38
In der heutigen Geschäftswelt ist die digitale Kommunikation Grundlage um seine tägliche Arbeit ökonomisch und effektiv zu erledigen. Waren Sie vielleicht auch schon einmal in der Situation früher Feierabend zu machen, weil der Netzwerk-Server gewartet wurde? In gewißer Art und Weise fühlt man sich inzwischen oft schon wie eine Geisel der Technik. Auf der anderen Seite jedoch stehen die fast unüberschaubaren Vorteile: Daten, Nachrichten und Informationen sind in einem Wimpernschlag am anderen Ende der Erde – oder im Büro nebenan. Schlüssel zu all dem ist das Verständnis für die Möglichkeiten, die z.B. das Arbeiten in Netzwerk-Workgroups (Arbeitsgruppen) mit sich bringt.
Eine der Vorteile eines Netzwerks ist der, daß Sie relativ problemlos Dateien mit anderen Netzwerk-Anwendern teilen und austauschen können. Dieser Vorgang kann einfach daraus bestehen, ein gemeinsames Verzeichnis zu verwenden. Genausogut kann man komplizierte Dokument-/Filialdokument-Vorgänge durchführen.
In den meisten Fällen reicht es, ein gemeinsames Verzeichnis einzurichten. Dateien die hierin abgelegt werden, können dann firmen-, abteilungs- oder gruppenweit eingesetzt werden. Wenn Sie also eine Datei in einem solchen Verzeichnis abspeichern, können andere Anwender diese Datei öffnen und modifizieren.
Wenn Sie Dateien auf einem Netzwerk für andere zugänglich machen, begeben Sie sich natürlich in gewisser Weise auch in Gefahr. Andere Anwender können dann Teile Ihres Dokumentes – oder gleich die ganze Datei – einfach löschen oder verändern. Solche gemeinsamen Zugriffe werfen natürlich auch Probleme der Geheimhaltung auf. Praktisch alle Netzwerk-Systeme bieten die Möglichkeit, Zugriffe auf bestimmte Anwendergruppen zu beschränken. Sie sollten in diesem Fall jedoch darauf achten, daß der Netzwerk-Administrator die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen auch anwendet.
Wenn Sie oft Dateien erzeugen, die zwar für alle lesbar, aber nicht veränderbar sein sollen, sagen Sie Ihrem Netzwerk-Administrator, daß er ein gemeinsames Verzeichnis mit Schreibrechten für Sie und Leserechten für alle anderen einrichten soll. Dieser Schritt spart Ihnen Zeit und vermeidet, daß Sie für jedes Dokument Kennwörter vergeben müssen.
Gemeinsame und öffentliche Verzeichnisse sind zwei unterschiedliche Dinge. Ein gemeinsames Verzeichnis wird meistens auf dem Desktop von Windows 95 oder Windows NT angelegt, und wird von einigen Mitarbeitern Ihrer Arbeitsgruppe mitverwendet. Dies ist besonders dann nützlich, wenn Ihre Arbeitsgruppe klein ist, oder keinen eigenen Server hat. Als Zusatznutzen bietet dieses Verfahren erhebliche Sicherheit, da wirklich nur ausgewählte Personen auf die Dateien im Verzeichnis zugreifen können. Öffentliche Verzeichnisse sind Verzeichnisse, z.B. in Outlook, die jedem im Netzwerk zugänglich sind. Öffentliche Verzeichnise werden wie ein schwarzes Brett verwendet, wenn allgemein zugängliche Informationen oder Daten verbreitet werden sollen.
Öffentliche Verzeichnisse sind nur mit den Postoffice-Funktionen des Microsoft-Exchange-Servers von NT oder dem Programm NetWare GroupWise möglich. Wenn Sie Windows 95 oder NT Workstation einsetzen, arbeiten Sie normalerweise mit gemeinsamen Verzeichnissen
Sie können ein öffentliches Verzeichnis so erzeugen, als wenn Sie ein privates anlegen würden:
Nachdem das Verzeichnis eingerichtet wurde, können Sie wie auf jedes andere Verzeichnis darauf zugreifen.
Das Verzeichnis wird nicht automatisch nach dem Outlook-Start geöffnet. Um es anzuzeigen, klicken Sie die Verzeichnis-Schaltfläche in der Symbolleiste von Outlook, oder wählen Sie Ordnerliste anzeigen aus der Menüleiste.
In einer Arbeitsgruppe ist der Aktenkoffer besonders nützlich – speziell in Zusammenarbeit mit der Ablagemappe. Wenn Sie eine Ablagemappe in einem Aktenkoffer ablegen, und diesen auf den Server kopieren, können verschiedene Anwender diese Mappe in ihren Aktenkoffer übernehmen. Wenn der Anwender dann den Aktenkoffer öffnet und Briefcase/Update all wählt, werden die Informationen in der Ablagemappe automatisch aktualisiert. Diese Methode funktioniert übrigens nicht nur für Sammelmappen – auch mit anderen Dokumenten können Sie so verfahren.
Wenn Sie mit einer Datei arbeiten, die nur für bestimmte Personen bestimmt ist, ist es nicht geschickt, diese in einem öffentlichen Verzeichnis abzulegen. Eine solche Datei sollten Sie lieber an eine E-Mail anhängen. In jeder Office-97-Anwendung existieren die Befehle Datei/Senden oder Datei/Senden an... Wenn Sie diese Funktion aufrufen, können Sie wählen, an wen Sie die Datei verschicken wollen: an einen E-Mail-Empfänger, einen Verteiler-Empfänger, einen Exchange-Ordner oder ein Fax.
Der Unterschied zwischen einem Mail-Empfänger und einem Verteiler-Empfänger hängt davon ab, ob das Dokument – nachdem der Empfänger es gelesen hat – an Sie zurückgeschickt werden soll oder nicht. Die Verteiler-Funktion sendet ein Dokument an mehrere Empfänger und schickt es zurück, wenn diese es gelesen und eventuell kommentiert haben.
Ein Absender kann ein Dokument an eine andere Person weiterleiten, so daß jeder Leser die Korrekturen bzw. Kommentare seines Vorgängers sehen kann. Alternativ kann es auch parallel an mehrere Personen geschickt werden. Der Absender kann dabei bestimmen, in welcher Art und Weise das Dokument vom Empfänger kommentiert werden darf.
In Bild 38.1 sehen Sie, daß Karin einen Verteiler einsetzt, um Rückmeldung von Rainer und Jörg zu einer Bestelländerung zu erhalten. Sie hat Jörg als zweiten in den Verteiler aufgenommen, so daß dieser die Kommentare von Rainer berücksichtigen kann. Wenn Jörg seine Bearbeitung abgeschlossen hat, wird die Datei zu Karin zurückgeschickt, so daß Sie darauf reagieren kann.
Abbildung 38.1: Der sequentielle Verteiler schickt die Datei zum Absender zurück, nachdem der letzte Empfänger seine Bearbeitung abgeschlossen hat.
Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in einer Arbeitsgruppe kann mehr bedeuten als nur Dokumente in ein gemeinsames Verzeichnis zu kopieren, wo andere darauf zugreifen können. Microsoft Word 97 bietet Optionen für mehrere Anwender, die parallel an einem Dokument arbeiten möchten.
Die Einrichtung eines Zentraldokuments bedeutet das herunterbrechen eines großen Dokuments in mehrere kleine, ohne die Konsistenz des Dokuments zu zerstören. Indem Sie ein Zentraldokument in einem Netzwerk einrichten, ermöglichen Sie es mehreren Leuten, an den Filialdokumenten zu arbeiten – und zwar gleichzeitig!
Das Zentraldokument wird dabei im Gliederungsmodus erzeugt. Filialdokumente werden abhängig von der Struktur des Hauptdokuments erzeugt. Sie können also theoretisch genausoviele Filialdokumente erzeugen, wie Sie Überschriften in Ihrem Zentraldokument haben.
Um ein Zentraldokument zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:
Wenn Sie Filialdokumente angelegt haben, können diese innerhalb des Zentraldokuments reduziert werden (Schaltfläche Filialdokument reduzieren), so daß nur noch die Dateinamen und der Pfad des Filialdokuments angezeigt werden. Wenn ein Anwender das gesamte Dokument betrachten möchte, können die Filialdokumente entpackt werden. Dazu setzen Sie die Reduzieren/Entpacken-Schaltflächen in der Zentraldokument-Symbolleiste ein.
Standardmäßig sind die Filialdokumente gesperrt, wenn Sie reduziert sind, und geöffnet, wenn sie entpackt sind. Dies dient dem Schutz der Arbeit des Original-Autors. Um das Dokument zu entsichern, müssen Sie zuerst das Zentraldokument entsichern, in dem Sie die Filialdokumente entpacken. Filialdokumente können übrigens auch einzeln gesichert werden. Dazu klicken Sie einfach das zu sichernde Dokument an, und wählen dann die Filialdokument-sichern-Schaltfläche an.
In den Bildern 38.2 und 38.3 sehen Sie ein Zentraldokument, mit dem eine Zeitung angelegt wurde. Bild 38.2 zeigt das Dokument mit entpackten Filialdokumenten. Das symbolisierte Vorhängeschloß signalisiert ein manuell gesichertes Filialdokument. Bild 38.3 zeigt den selben Text mit reduzierten Filialdokumenten.
Abbildung 38.2: Die Zeitung in entpackter Form.
Abbildung 38.3: Die Zeitung in reduzierter Form.
Sie können Filialdokumente innerhalb des Zentraldokuments bearbeiten, oder das Filialdokument an sich. Um ein Filialdokument im Zentraldokument zu editieren, muß das Zentraldokument entpackt sein. Um das Filialdokument als eigene Datei zu bearbeiten, wählen Sie Datei/Öffnen, und geben den Namen der Datei an. Wenn Sie den Namen des Filialdokuments ändern wollen, speichern Sie es einfach unter neuem Namen ab.
Word bietet mehrere Möglichkeiten, ein Dokument zu schützen. Diese Funktionen sind wichtig, wenn Sie mit Dateien arbeiten, auf die auch andere zugreifen können. Tabelle 38.1 zeigt mehrere Möglichkeiten, aus denen Sie auswählen können, um ein Dokument zu schützen. Im Anschluß an die Tabelle finden Sie die Möglichkeiten im Detail.
Tabelle 38.1: Paßwort-Sicherheitsfunktion für Word.
|
Schutzmethode |
Ergebnis |
|
Der Anwender benötigt das Kennwort, bevor er das Dokument öffnen kann. | |
|
Paßwort auf Datei-verändern setzen |
Ein Anwender kann das Dokument öffnen, aber benötigt das Kennwort, um mögliche Änderungen zu speichern. |
|
Dokument auf Nur-lesen setzen |
Das Dokument wird im Nur-lesen-Modus geöffnet, wenn ein Verändern-Kennwort besteht, daß der Anwender nicht kennt. Ansonsten wird vorgeschlagen, daß Dokument im Nur-lesen-Modus zu öffnen. |
|
Veränderungen an einem Dokument im Verteiler verfolgen |
Verfolgt Änderungen. Dabei wird der Name des Anwenders, das Datum und die Änderung selbst aufgezeichnet. |
|
Kommentare an einem Dokument im Verteiler verfolgen |
Ermöglicht es, lediglich Kommentare an ein Dokument anzuhängen |
|
Paßwort-Felder und -Bereiche |
Verhindert, daß ein Anwender bestimmte Bereiche eines Dokumentes verändert. |
Sie können Paßworte für das Öffnen oder Modifizieren eines Dokuments setzen. Weisen Sie diese Kennworte zu, indem Sie im Datei-Speichern-Dialogfeld die Schaltfläche Optionen anklicken, bevor Sie das Dokument zum ersten Mal speichern. Geben Sie das oder die Paßwörter in den Feldern Schreibschutzkennwort oder Lese-/Schreibkennwort ein.Wenn Sie ein Lese-/Schreibkennwort setzen und jemand öffnet das Dokument später, erhält er (oder sie) die Option, das Kennwort einzugeben, oder die Datei im Nur-lesen-Modus zu öffnen.
Abbildung 38.4: Wählen Sie aus den Schutzoptionen.
Wenn ein Paßwort vergeben wurde, müssen Sie es sich gut merken. Nur mit dem Kennwort kann der Schutz wieder rückgängig gemacht werden. Es gibt sonst keinen Weg, an die Daten zu kommen.
Wenn Sie nochmal einen Blick auf das Bild 38.4 werfen, sehen Sie, daß Sie in diesem Dialog noch andere Auswahlmöglichkeiten haben. Sie können voreinstellen daß beim Öffnen immer der Nur-lesen-Modus vorgeschlagen wird – indem Sie die Option Schreibschutz empfehlen aktivieren. Wenn Sie dies tun, und jemand die Datei öffnet, erhält er die Meldung »xxx.doc sollte nur mit Schreibschutz geöffnet werden, solange keine Änderungen gespeichert werden müssen. Soll die Datei mit Schreibschutz geöffnet werden?«. Der Anwender hat dann die Auswahlmöglichkeit, das Dokument im Nur-lesen-Modus zu öffnen (Ja anwählen), es ganz normal zu öffnen (Nein anklicken), oder den Vorgang abzubrechen (Abbrechen anklicken).
Auch für Dokumente in einem Verteiler können Sie Sicherheitsmaßnahmen aktivieren. Wenn Sie im Dialog für den Verteiler die Optionen in der Auswahlliste Zulassen: nutzen. Drei Varianten stehen Ihnen dabei zur Verfügung: Überarbeitungen aktiviert für alle Bearbeiter den Überarbeiten-Modus, so daß Änderungen deutlich sichtbar sind. Kommentare ermöglicht es allen Bearbeitern lediglich, Kommentare hinzuzufügen. Änderungen können somit nicht erfolgen. Formulareingabe aktiviert den Formular-Modus für das Dokument. Die einzelnen Bearbeiter können dann lediglich die Formularfelder ausfüllen, aber das Formular selber nicht ändern.
Zusätzlich dazu können Sie auch einzelnen Feldern in einem Formular-Dokument Paßwörter zuweisen, so daß ungewünsche Dateneingaben vermieden werden.
Im Kapitel über umfangreiche Dokumente haben Sie bereits erfahren, wie man die Änderungen des Überarbeiten-Modus behandelt. In einer Arbeitsgruppen-Umgebung ist es eine gute Idee, diese Funktion einzusetzen, um Änderungen verfolgen zu können. Dadurch kann der für das Dokument letzendlich Verantwortliche entscheiden, welche Änderungen übernommen, und welche verworfen werden sollen.
Microsoft Word 97 arbeitet mit einem anderen Dateiformat als die alten Word-Versionen. Wenn Sie in Ihrer Arbeitsgruppe mit unterschiedlichen Word-Versionen arbeiten, z.B. Word 97, Word 95/7.0 und Word 6.x für Windows/Windows NT oder Macintosh, ist es trotzdem möglich, zwischen diesen Programmen problemlos Dateien auszutauschen.
Ein Weg ist, Word-97-Dokumente in einem Format der älteren Versionen zu speichern. Dazu öffnen Sie Datei/Speichern unter und wählen aus der Liste Dateityp: das entsprechende Format aus. Abschließend klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie Dokumente mit Versionen vor 6.x austauschen möchten, müssen Sie auf jeden Fall den Dateityp Word 2.x wählen. Die neueren Formate können von Word 2.x nicht erkannt werden.
Wenn Sie eine Datei öffnen, die in einer alten Version gespeichert wurde, stellt diese kein Problem dar, und bedarf auch keiner besonderen Vorgehensweise. Wenn Sie eine solche Datei dann jedoch erneut speichern, meldet Word dies und fragt, ob jetzt im Word-97-Format gespeichert werden soll. Wenn Sie dies verneinen, speichert Word im Originalformat.
Word warnt Sie dann, daß dabei eventuell Änderungen verlorengehen. Dieser »Verlust« bezieht sich auf Funktionen, die die älteren Word-Versionen nicht kennen (animierter Text o.ä.).
Word warnt Sie hinsichtlich des alten Dateiformats nur beim ersten erneuten Speichern des Dokuments. Bei nächsten Öffnen und Speichern erscheint der Hinweis nicht mehr, und es wird im Word-7-Format gespeichert.
Eine gute Alternative zur Arbeit mit einem alten, »allgemeinbekannten« Format ist der Einsatz der Konvertierungswerkzeuge, die sich auf der Office-97-CD-ROM befinden. Diese Werkzeuge sorgen dafür, daß auch den alten Word-Versionen das Word-7-Format bekannt wird.
Excel bietet viele der Arbeitsgruppenfunktionen die auch in Word integriert sind. Genau wie in Word können Sie Arbeitsmappen mit Kennwörtern schützen und Dateien mit anderen Anwendern gemeinsam verwenden. In diesem Unterkapitel erfahren Sie die Unterschiede zwischen den entsprechenden Funktionen in Excel und Word.
Excel bietet umfassendere Sicherheitsfunktionen als Word. Mit Excel können Sie nicht nur Paßwörter für Schreib/Änderungsoperationen setzen, sondern auch den Inhalt einzelner Tabellen, einzelner Objekte oder bestimmter Szenarien schützen. Tabelle 38.2 gibt Ihnen einen Überblick.
Wie in Word, läuft der Paßwortschutz im Datei-Speichern-Dialogfeld ab (Datei/Speichern unter, Optionen). Die andere Passswortoptionen aktivieren Sie über Extras/Schutz. Verwenden Sie aber bitte nur die Schutzfunktionen, die Sie wirklich benötigen, und merken Sie sich alle Kennwörter gut!
Tabelle 38.2: Excel-Paßwortschutz-Optionen
|
Paßwort-Funktion |
Ergebnis |
|
Paßwort auf Datei-öffnen setzen |
Der Anwender benötigt das Kennwort, bevor er die Mappe öffnen kann. |
|
Paßwort auf Datei-verändern setzen |
Ein Anwender kann die Mappe öffnen, aber benötigt das Kennwort, um mögliche Änderungen zu speichern. |
|
Mappe auf Nur-lesen setzen |
Die Mappe wird im Nur-lesen-Modus geöffnet, wenn ein Verändern-Kennwort besteht, daß der Anwender nicht kennt. Ansonsten wird vorgeschlagen, im Nur-lesen-Modus zu öffnen. |
|
Inhalt der Arbeitsmappe schützen |
Verhindert, daß ein Anwender Änderungen an den Zellen vornimmt, Formeln ändert, oder verstecke Zeilen und Spalten anschaut. |
|
Objekt in der Arbeitsmappe schützen |
Verhindert, daß ein Anwender Änderungen an Objekten, eingebundenen Diagrammen oder Landkarten vornimmt. Verhindert auch das verändern von Kommentaren. |
|
Szenarien in der Arbeitsmappe schützen |
Verhindert Änderungen an Szenarien, sperrt den Zugriff auf unsichtbar Szenarien. |
|
Struktur der Arbeitsmappe schützen |
Hierdurch wird das Verschieben, Löschen, Umbenennen, Einfügen, Unsichtbar- oder Sichtbarmachen von Tabellen verhindert. Es lassen sich dann auch keine neuen Makros mehr aufzeichnen. |
|
Fenster schützen |
Ein Anwender kann das entsprechende Fenster nicht in der Größe verändern, verschieben oder schließen. |
Wenn Sie ein Makro schreiben, daß in einem geschützten Arbeitsblatt abläuft, müssen Sie daran denken die entsprechenden Funktionen zum entsichern miteinzubauen. Wenn Sie dies nicht tun, wird das Makro mit einem Fehler abbrechen
Bevor Sie sich näher mit den Paßwort-Funktionen auseinandersetzen, können Sie im Office-Assistenten nähere Informationen darüber abrufen. Und: Zuviele Schutzfunktionen machen die Arbeit mit einer Datei unpraktikabel.
Formulare wie Reisekostenabrechnungen oder Arbeitszeittabellen sind in Excel besonders praktisch mit den Schutzfunktionen zu realisieren. Die Tabelle, sozusagen das Formular, wird geschützt, der Anwender kann aber die relevanten Daten eingeben. Dies verhindert Fehleingaben, und der Anwender kann die Formulare schnell und unkompliziert einsetzen.
Eine Arbeitsmappe gemeinsam mit anderen Anwendern zu benutzen ist im Prinzip eine gute Sache. Andere können von Ihnen benötigte Daten eingeben oder Kommentare hinzufügen. Trotzdem wäre es sehr leichtsinnig, dies ohne jede Schutzmaßnahme anzugehen.
Eine Arbeitsmappe, die so konfiguriert wird, daß Sie von mehreren Anwendern parallel genutzt werden kann, wird eine freigegebene Arbeitsmappe genannt. Ohne das Aktivieren der entsprechenden Freigabe-Funktionen kann nur der erste Anwender, der die Datei öffnet, auch Änderungen vornehmen. Jeder andere kann die Mappe lediglich im Nur-lesen-Modus öffnen.
Die Funktion der freigegebenen Arbeitsmappen existiert nur in Excel 97. Ältere Versionen von Excel besitzen diese Funktion nicht.
Um eine Arbeitsmappe freizugeben, wählen Sie Extras/Arbeitsmappe freigeben. Aktivieren Sie dann das Kontrollfeld Bearbeitung von mehreren Benutzern zu selben Zeit zulassen. Von nun an können mehrere Anwender gleichzeitig an dieser Arbeitsmappe arbeiten. Sie müssen nun noch dafür sorgen, daß die Datei in einem Verzeichnis gespeichert wird, auf das alle involvierten Anwender zugreifen können!
Während Sie an einer freigegebenen Arbeitsmappe arbeiten, können Sie sehen, wer noch damit arbeitet. Dazu rufen Sie erneut Extras/Arbeitsmappe freigeben auf. In der Liste unterhalb von Diese Benutzer greifen gemeinsam auf die Datei zu sehen Sie eine Übersicht über alle Anwender, die noch auf die Datei zugreifen.
Freigegebene Arbeitsmappen beinhalten trotzdem noch die persönlichen Einstellungen jedes einzelnen Benutzers. Excel 97 berücksichtigt z.B. aktivierte Filter etc. Dies beinhaltet auch die Ansichts-Einstellungen, Filter, sowie verborgene Zeilen und Spalten. Ebenso werden Druckeinstellungen berücksichtigt.
Um z.B. die Ansichts-Einstellungen zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:
Wenn Sie die Arbeitsmappe in der definierten Ansicht betrachten wollen, wählen Sie erneut Ansicht/Ansicht anpassen... aus, und wählen Sie dann aus der Ansichts-Liste die gewünschte aus.
Wenn zwei oder mehr Anwender Änderungen an einer Arbeitsmappe vornehmen, die einen Konflikt erzeugen, gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu beheben:
Wählen Sie die gewünschte Methode im Register Einstellungen des Dialogs, der durch Extras/Arbeitsmappe freigeben geöffnet wird.
Sie können vorgenommene Änderungen verfolgen, in dem Sie Extras/Änderungen verfolgen/Änderungen hervorheben anwählen. Aktivieren Sie dann das Kontrollfeld Änderungen während der Eingabe protokollieren. Wenn Sie die Arbeitsmappe vorher noch nicht freigegeben hatten, aktiviert Excel dies nun für Sie. Zusätzlich dazu werden daraufhin alle Änderungen protokolliert.
Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, können Sie daraufhin alle Änderungen verfolgen, die seit dem letzten Speichervorgang der Datei vorgenommen wurden. Sie können die Änderungen einzeln abrufen, in dem Sie den Cursor auf eine zu untersuchende Zelle setzen. Daraufhin werden folgende Informationen angezeigt: Datum, Zeit, Inhalt der Änderung sowie Anwender. Um alle Änderungen gleichzeitig zu sehen, wählen Sie Extras/Änderungen verfolgen/Änderungen hervorheben und aktivieren dann das Kontrollfeld Änderungen auf einem neuen Blatt protokollieren.
Die Standardeinstellung in Excel ist, Änderungen nur seit dem letzten Speichervorgang anzuzeigen. Um dies zu ändern, wählen Sie Extras/Änderungen verfolgen/Änderungen hervorheben und stellen dann bei Wann die Option Alle ein.
Um einen Anwender von einer freigegebenen Arbeitsmappe auszuschließen, ohne die gesamte Freigabe aufzuheben, wählen Sie Extras/Arbeitsmappe freigeben. Dann klicken Sie auf das Register Status, wählen in der Anwenderliste den entsprechenden Anwender aus und entfernen ihn mit Entfernen.
Um die gesamte Freigabe der Arbeitsmappe aufzuheben, wählen Sie Extras/Arbeitsmappe freigeben und deselektieren Sie das Kontrollfeld Bearbeitung von mehreren Benutzern zu selben Zeit zulassen.
Das Aufheben der Freigabe löscht den Zwischenspeicher für die Änderungen. Zusätzlich dazu können daraufhin Anwender, die die Arbeitsmappe ebenfalls geöffnet haben, diese nicht mehr speichern!
Excel 95 und Excel 5.0 für Windows hatten dasselbe Dateiformat. Ein Austausch zwischen diesen Versionen war deshalb kein Problem. Excel 97 arbeitet mit einem neuen Dateiformat, besitzt jedoch eine Funktion, um in einem sogenannten Dual-Modus zu speichern – sowohl für Excel 97 als auch für Excel 5.0. Wenn Sie diese Format einsetzen möchten, wählen Sie Datei/Speichern unter und wählen als Dateityp Microsoft-Excel-97-&-5.0/95-Arbeitsmappe. Solange ein solches Dokument von Excel 5.0/95 nicht erneut gespeichert wird, behält es alle Excel-97-spezifischen Inhalte.
Genau wie in allen anderen Office-97-Produkten ist es übrigens kein Problem, eine Datei in Excel 97 zu öffnen, die von einer früheren Excel-Version erzeugt wurde.
Eine der nützlichsten Funktionen in PowerPoint ist die Funktion, im Netzwerk oder online im Internet Präsentationen vorzuführen.
Das Werkzeug »Besprechungsnotizen« ist ein nützliches Werkzeug für den, der eine Präsentation vorführt. Damit können Notizen und Aufgaben während einer Präsentation festgehalten werden. Die Besprechungsnotizen erscheinen nur auf dem Monitor dessen, der die Präsentation vorführt. Um das Werkzeug aufzurufen, klicken Sie während des Ablaufs einer Präsentation die rechte Maustaste, und wählen dann Besprechungsnotizen.
Sie können eine PowerPoint-Präsentation im Intranet oder Internet hervorragend zu einem gemeinsamen Brainstorming einsetzen. Bilder 38.5 und 38.6 zeigen die Notizen und Aufgaben des Präsentierenden, die er eingibt, während die Präsentation abläuft. Die Besprechungsnotizen können nach Outlook oder Word 97 exportiert werden. Dazu klicken Sie einfach auf Exportieren... Von den Besprechungsnotizen aus kann übrigens auch direkt Outlook gestartet werden, in dem Sie auf Zeitplan... klicken.
Abbildung 38.5: Die Aufgaben, die während der Präsentation eingetragen wurden.
Abbildung 38.6: Die eingetragenen Besprechungsnotizen.
Sie können Präsentationen genauso wie in ihrem lokalen Netzwerk (LAN) auch über das Internet ablaufen lassen. Wenn Sie dies vorhaben, muß das TCP/IP-DFÜ-Netzwerk installiert sein. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Nachdem TCP/IP installiert wurde, führen Sie folgende Schritte durch, um die Präsentations-Konferenz zu beginnen:
Wenn Sie an einer solchen Konferenz teilnehmen wollen, aber nicht der Vorführende sind, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wenn Sie mit der Konferenz verbunden sind, können Sie Anmerkungen zu den einzelnen Folien machen. Klicken Sie dazu die rechte Maustaste und wählen Sie Stift. Sie erhalten dann einen Maus-gesteuerten Stift, mit dem Sie Anmerkungen auf die Folien kritzeln können.
Wenn Sie eine Internet-Präsentationskonferenz durchführen, sollten Sie bedenken, daß dabei einige Einschränkungen gelten:
Zusätzlich dazu wird die Funktion der Präsentationskonferenz in Netzwerken, die Novell NetWare einsetzen, nicht unterstützt.
Aufbauend auf den in den Access-Kapiteln gelernten Grundlagen erfahren Sie hier, wie Sie Access effektiv in einer Arbeitsgruppenumgebung einsetzen.
Datensatz-Sperrungen (engl. Record-Locking) verhindern, daß Anwender Datensätze verändern, die ein anderer bereits in Bearbeitung hat. Diese Funktion ist essentiell wichtig, wenn mehr als eine Person gleichzeitig an bzw. mit einer Datenbank arbeiten sollen. Access kennt drei Typen des Record-Lockings: Keine, Datensätze in Bearbeitung, Alle Datensätze. Besondere Vorsicht sollten Sie beim letzten Typ (Alle Datensätze) sein. In diesem Fall wird das gesamte Formular, die zugehörige Tabelle sowie alle verbundenen Untertabellen gegen alle Zugriffe anderer Anwender geschützt.
Sie können diese Sperrungen über die Eigenschaft Datensätze Sperren auf Formulare, Berichte oder Abfragen anwenden. Dazu wählen Sie Extras/Optionen und klicken das Weitere-Register an. Wenn Sie nun das Kontrollfeld Alle Datensätze aktivieren, wird die erwähnte vollständige Datensatzsperre aktiv. Klicken Sie auf Bearbeiteter Datensatz wird die Sperre eines einzelnen Datensatzes aktiv. Keine Sperrungen hebt alle Sperrungen auf.
Im Gegensatz zum Sperren von Datensatzzugriffen – das Sie immer aktivieren sollten, wenn mehrere Anwender parallel auf eine Datenbank zugreifen – sind die Arbeitsgruppenfunktionen von Access nur in bestimmten Konstellationen sinnvoll. Dazu gehört primär die Situation, daß eine Datenbank auf einem Laufwerk gespeichert ist, auf das auch Personen zugreifen können, die nicht zu Ihrer Arbeitsgruppe gehören.
Es gibt zwei Ebenen der Arbeitsgruppen-Sicherheitsfunktionen: Datenbanksicherheitsfunktionen und Benutzersicherheitsfunktionen. Datenbanksicherheitsfunktionen setzen die Eingabe eines Paßworts voraus, bevor die Datei geöffnet werden kann.
Benutzersicherheitsfunktionen beschränken den Zugriff auf Teile der Datenbank. Auf welche Teile der Zugriff dabei beschränkt wird, hängt davon ab, welcher Anwender zugreift, und zu welcher Arbeitsgruppe er gehört. Diese Informationen werden in einer Arbeitsgruppen-Informationsdatei abgelegt. Abhängig davon wird der Anwender beim Öffnen der Datenbank zur Eingabe seines Namens und seines Paßworts aufgefordert. Dadurch können Sie ungewünschte Änderungen, z.B. an Modulen und Makros, verhindern.
Um Benutzersicherheitsfunktionen einzurichten, legen Sie zuerst die Arbeitsgruppe fest, für die diese Sicherheitsmaßnahme aktiv sein soll. Vorher müssen Sie folgende Schritte durchführen:
Nach diesen grundätzlichen Schritten zum Aktivieren des Sicherheitssystems können Sie mit Extras/Zugrifssrechte/Benutzer-Datensicherheits-Assistent die Einstellungen für die einzelnen Anwender und Gruppen treffen. Der Benutzer-Datensicherheits-Assistent legt eine zusätzliche Kopie Ihrer Datenbank an, so daß Sie im Notfall immer noch eine ungesicherte Kopie der Datenbank besitzen. Folgen Sie den Schritten des Assistenten, und aktivieren Sie die entsprechenden Sicherheitsfunktionen für beliebige Tabellen, Formulare, Makros, Abfragen, Berichte und Module.
Nachdem Sie dieses Sicherheitsnetz aktiviert haben, können Sie per Hand Änderungen durch Aufruf von Extras/Zugriffsrechte/Benutzer- und Gruppenberechtigungen vornehmen.
Outlook, Microsofts persönlicher Informations-Manager vereint viele der Funktionen von Microsoft Mail, Exchange und Schedule+ in einer sehr umfangreichen Anwendung. Sollten Sie damit noch nicht so vertraut sein, können Sie zu Kapitel 36 zurückblättern, und hier die entsprechenden Informationen nachschlagen.
Zusätzlich zu den gemeinsamen Verzeichnissen (wie Eingangs des Kapitels besprochen) kann es vorkommen, daß Sie den Zugriff auf einen Outlook-Ordner nur einem sehr kleinen Personenkreis gestatten möchten. Eine solche Mini-Gruppe wären z.B. Ihr Geschäftsführer (oder die Geschäftsführerin), Ihr Vertreter und Sie. Um bei einem Projekt immer auf dem aktuellen Stand zu sein, sollen diese Personen gemeinsam auf Daten zugreifen können. Dies beinhaltet auch E-Mails.
Denken Sie daran, daß das Teilen eines Posteingangs nur in Zusammenhang mit dem Microsoft-Exchange-Server, dem Microsoft-Mail-Server oder dem Novell-Groupwise-Paket möglich ist.
Um Ihren Posteingang mit anderen zu teilen, gehen Sie wie folgt vor:
Sie können den anderen Anwendern spezielle Zugriffsrechte oder auch sogenannte »Rollen« zuweisen. Dies schränkt den Anwender in seinen Zugriffsmöglichkeiten ein.
Wenn Sie ohne ein elektronisches Postamt oder mit dem Standard-Postamt von Windows 95 arbeiten, können Sie die Ordner bzw. Verzeichnisse auch über Verzeichnisfreigaben teilen:
Gemeinsame Terminplanung innerhalb einer Gruppe ist eines der am meisten eingesetzten Funktionen in einer Arbeitsgruppen-Umgebung. Überlegen Sie mal, wie oft Sie in der Firma schon im Flur oder per Telefon um einen Termin gebeten wurden. Die Gruppen-Terminplanung per Office macht dabei vieles leichter. Sie sehen direkt, ob der gewünschte Gesprächspartner zu diesem Zeitpunkt nicht bereits schon einen Termin hat. Zusätzlich dazu kann ein »Eingeladener« dem Termin elektronisch zustimmen oder ihn ablehnen.
Um ein Arbeitsgruppenmitglied zu einer Besprechnung »einzuladen«, gehen Sie wie folgt vor:
Bild 38.7 zeigt eine Beispiel-Besprechung:
Abbildung 38.7: Eine Gruppenbesprechung um 10.30 Uhr.
Wenn Sie als Antwort auf eine Nachricht ein einfaches Ja oder Nein, oder eine auf bestimmte Optionen eingeschränkte Antwort erhalten wollen, können Sie die Abstimmungsfunktionen einsetzen. Die Abstimmungsfunktion ermöglich dem Empfänger Ihrer Nachricht, per Mausklick aus möglichen Antworten auszuwählen. Diese Art der E-Mail ist durch den Empfänger schnell zu beantworten, und Sie erhalten wirklich nur Antworten, mit denen Sie etwas anfangen können.
Um eine Nachricht mit Abstimmungsfunktionen auszustatten, gehen Sie wie folgt vor:
Die Auswahlschaltflächen werden beim Empfänger oberhalb des Anfangs der Nachricht eingeblendet. In Bild 38.8 möchte der Absender, daß sich die Empfänger zwischen drei möglichen Orten für die Sommerfeier entscheiden: Garten, Keller oder bei Jörg in der Wohnung.
Die Abstimmungs- bzw. Auswahlschaltflächen erscheinen nur, wenn der Empfänger auch Outlook verwendet!
Abbildung 38.8: Auswahl- bzw. Abstimmungsschaltflächen.
Die Administration eines Netzwerkes ist inzwischen ein recht kompliziertes und komplexes Thema geworden. Das Ziel ist fast immer, die einzelnen Rechner mit möglichst optimaler Geschwindigkeit, und das gesamte Netzwerk mit möglichst geringer Belastung in Betrieb zu halten. Hierzu hält das Office-Paket einige Ressourcen parat.
Formulare sind eine gute Methode, um redundante Daten und Arbeit im Netzwerk zu reduzieren. Wenn Sie Formulare entwerfen, die per E-Mail im Netz hin- und hergeschickt werden, geht die Arbeit schneller voran, und es werden weniger überflüssige Daten erzeugt.
Formulare können Sie in Word, Access, Excel oder Outlook erzeugen – z.B. für Spesenabrechnungen, Arbeitszeitlisten und Fehlerberichte. Word und Access sind ideal, wenn Sie mit eingebundenen Objekten, Auswahllisten, speziellen Datentypen oder Formatierungen arbeiten möchten. Word hält bereits einige fertige Formular parat. Nutzen Sie Excel, um Informationen und Daten – z.B. für eine Kalkulation – zu sammeln. Outlook-Formulare sind ideal um E-Mails und Terminplanungen zu automatisieren.
Eine gemeinsame Ressource in einem Netzwerk kann vieles sein – vom Drucker über CD-ROM-Laufwerke und Verzeichnisse bis hin zum Besprechungsraum. Sie sollten solche Ressourcen sorgfältig erfassen, so daß sie in Planungen mit Outlook berücksichtigt werden können. Bei der Installation und Konfiguration von Microsoft Office 97 sollten Sie deshalb immer folgendes berücksichtigen:
Sie werden feststellen, daß es in diesem Fall noch viele Möglichkeiten gibt, gemeinsame Einrichtungen, Ressourcen etc. zu optimieren. Auf jeden Fall sollten Sie aber den Sicherheitsaspekt nicht vernachlässigen, und Optimierungen im Netzwerk vorsichtig und Schritt für Schritt durchführen.
(c) 1997 Que
