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Navigieren im World Wide Web mit Office 97

In den letzten drei Jahren hat das World Wide Web sehr starken Einfluß in vielen Geschäftsbereichen erlangt. Es wird heutzutage benutzt, um Informationen zu lokalisieren, Marketing und Verkaufszahlen zu veröffentlichen, Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben und Software oder Applikationen zu übertragen. Das Web und die ihm zugrundeliegende Architektur erlangen auch einen nicht unbeträchtlichen Einfluß auf die Netzwerkinfrastruktur von Konzernen oder kleinen Firmen. Diese internen Netze, auch »Intranetze« genannt, erlauben es Angestellten, firmeninterne Informationen über ein Netzwerk zu erlangen, indem Sie leicht bedienbare Browser benutzen. Darüber hinaus ist die Programmiersprache, die zur Erstellung solcher Webdokumente benutzt wird (HTML) eine relativ leicht zu erlernende Sprache, die es den Angestellten in einer Firma erlaubt, Intranet-Dokumente beizusteuern oder diese zu aktualisieren.

Office 97 beinhaltet nun viele Merkmale und Funktionen, die das Zugreifen auf oder Veröffentlichen von Dokumenten im World Wide Web oder im Intranet einfach gestalten. Die Browser-Fähigkeiten von Office 97 erlauben es Ihnen, innerhalb einer Applikation zu bleiben (wie zum Beispiel Word, Excel, Access oder PowerPoint oder Outlook) und trotzdem Zugriff auf Informationen aus dem Web zu haben. Sie müssen dazu keinen separaten Webbrowser mehr starten. Darüber hinaus können Benutzer Web-Dokumente erzeugen, indem sie die Web-Publishing-Möglichkeiten, die in allen Office 97-Applikationen vorhanden sind, benutzen. Sie können zum Beispiel eine PowerPoint-Präsentation erstellen und sie als HTML-File abspeichern, um sie direkt an das Web oder das Intranet zu übergeben.

Ein Überblick über die Web-Terminologie und die erforderlichen Systemanforderungen

Es ist schon viel über das Internet und das World Wide Web geschrieben worden, so daß sich dieses Kapitel auf die Benutzung von Office 97-Applikationen zum Navigieren und Veröffentlichen im Netz beschränkt. Trotzdem müssen einige Basisbegriffe und die Systemanforderungen für die Verbindung mit dem Internet hier kurz dargestellt werden, um Ihnen einen Überblick darüber zu geben, was Sie benötigen bzw. was Sie wissen müssen, bevor Sie sich durch das Web bewegen. Wenn Sie bereits ein erfahrener Web-Benutzer sind, können Sie den Abschnitt »Navigieren im World Wide Web mit Hilfe von Office 97-Applikationen« überspringen.

Hintergrundinformationen zum World Wide Web

In Kürze gesagt ist das World Wide Web Teil des Internet. Das Internet selbst ist eine Sammlung von Computern und Netzwerken, die, über die ganze Welt verteilt, miteinander verbunden sind. Im folgenden finden Sie eine Liste von verschiedenen Teilen des Internet und eine kurze Beschreibung zu jedem:

Abbildung 35.1: Web-Seiten werden mit einem Web-Browser angezeigt, wie zum Beispiel dem Microsoft InternetExplorer 3.0.

siehe Abbildung

Ein Blick auf die Systemanforderungen

Die gesamte Software, die Sie benötigen, um in das Internet zu gelangen oder sich im Web zu bewegen, wird mit Windows 95 und mit Office 97 ausgeliefert. Mit Windows 95 bekommen Sie das Betriebssystem, das es Ihnen erlaubt, sich mit dem Internet über eine Telefonleitung zu verbinden (was auch als DFÜ-Verbindung bezeichnet wird). Sie können sich aber auch mit einem lokalen Netzwerk (LAN) verbinden, das Sie vielleicht im Büro oder in der Schule vorfinden und das selbst vielleicht wieder mit dem Internet verbunden ist. Die folgenden Softwareteile werden mitgeliefert:

Neben der Software benötigen Sie auch noch einen Internetzugang, ein Modem (oder eine Netzwerkkarte, wenn Sie über ein lokales Netzwerk gehen) und eine Telefonleitung (oder ein Netzwerkkabel). Die Anweisungen zur Konfigurierung Ihres Computers und Ihres Modems und für das Erlangen eines Internetzugangs würde den Rahmen dieses Buches sprengen. Die nachfolgenden Abschnitte gehen davon aus, daß Sie eine Internet- und Webverbindung besitzen und wissen, wie Sie sich mit dem Web verbinden.

Navigieren im World Wide Web mit Hilfe von Office-97-Applikationen

Sie können Word, PowerPoint, Excel und Access benutzen, um sich Dokumente anzusehen, die Hyperlinks besitzen. Dies können Dokumente im World Wide Web sein oder auf Ihrem Computer oder auf einem anderen Computer in Ihrem Büro, den Sie über ein internes Netzwerk (Intranet) erreichen. Hyperlinks sind Texte oder Grafiken, mit denen Sie durch Anklikken zu einem anderen Dokument, einer Datei oder einer anderen Stelle im selben Dokument gelangen. Auf diese Weise erreichen Sie auch andere Web-Seiten im World Wide Web.

Sie können Hyperlinks in Dokumenten auch dazu benutzen, andere Internet-Ressourcen, zum Beispiel Gopher-Sites, Telnet-Dienste, Newsgroups oder FTP-Sites anzusprechen.

Um mit Hilfe von Office 97-Applikationen Dokumente im World Wide Web anzusprechen, müssen Sie zunächst eine Verbindung zum Internet schaffen, wie im vorhergehenden Abschnitt bereits dargestellt. Die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen, wie Sie ein Web-Dokument mit Hilfe von Word öffnen, wie Sie Hyperlinks in einem Dokument verwenden, um ein anderes Web-Dokument zu erreichen, und wie Sie bereits besuchte Web-Dokumente speichern und benutzen können. Auf die gleiche Weise können Sie mit Excel, PowerPoint und Access Web-Dokumente erreichen.

Öffnen eines Dokuments im World Wide Web

Das Öffnen eines Dokuments im Web ist anders als das Öffnen eines Dokuments auf Ihrer Festplatte. Auf Ihrer Festplatte wählen Sie das Menü Datei/Öffnen, um den Öffnen-Dialog darzustellen. In diesem Dialog suchen Sie nach der entsprechenden Datei, die Sie öffnen möchten, oder Sie geben den Namen im Feld Dateinamen ein. Wenn Sie ein Dokument öffnen möchten, das im World Wide Web liegt, müssen Sie etwas exakter den Namen des Dokuments kennen, um es öffnen zu können. Der Name eines Dokuments wird in Form der URL (Uniform Resource Locator) angegeben, welche manchmal auch als Web-Adresse bezeichnet wird.

Um mit Word 97 ein Dokument im Web zu öffnen, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

Abbildung 35.2: Die Web-Symbolleiste wird benutzt, wenn Sie ein Web-Dokument öffnen möchten.

siehe Abbildung

http://www.microsoft.com/germany/office/97/word/

Sie können auch über den Menüpunkt Datei/Öffnen den entsprechenden Dialog anzeigen lassen und eine URL im Eingabefeld Dateiname eingeben. Klicken Sie dann auf OK, um das Dokument zu öffnen.

Abbildung 35.3: Sie können Word dazu benutzen, Dokumente anzuzeigen, die sich im World Wide Web befinden.

siehe Abbildung

Abhängig von der Geschwindigkeit Ihrer Verbindung, wie viele Leute dasselbe Dokument gerade herunterladen und natürlich der Größe des Dokuments gestaltet sich die Geschwindigkeit, mit der das Dokument angezeigt wird, unterschiedlich. Wenn Sie zum Beispiel eine Hochgeschwindigkeitsverbindung zum Internet benutzen beispielsweise wenn Ihr Netzwerk direkt mit dem Internet verbunden ist, sollten Sie das Dokument nahezu sofort sehen können. Wenn Sie einen Modem-Zugang zum Internet haben, kann es unter Umständen mehrere Minuten dauern, bis das gesamte Dokument dargestellt werden kann. Schauen Sie in die Statuszeile von Word in der unteren linken Ecke des Bildschirms, um den Status des zu öffnenden Dokuments abzulesen. Wenn mehrere Leute dasselbe Dokument herunterladen oder sich auf derselben Web-Site befinden wie Sie, kann es mehrere Minuten dauern, bis das gesamte Dokument bei Ihnen angelangt ist. Das liegt daran, daß die Computer, auf denen sich das Web-Dokument befindet, damit beschäftigt sind, Ihre Anfrage und die Anfragen der anderen Benutzer zu bearbeiten. Es können unter Umständen Hunderte oder Tausende von Anfragen pro Minute sein.

Abschließend ist natürlich auch die Größe des Web-Dokuments für die Download-Zeit verantwortlich. Wenn das Dokument mehrere Seiten, mehrere farbige Bilder beinhaltet und Multimedia-Elemente wie zum Beispiel Klänge oder Animationen besitzt, steigt die Download-Zeit an. Auch spezielle Merkmale der Seite, wie zum Beispiel anklickbare Schaltflächen und programmierte Module, erhöhen die Download-Zeit einer Seite.

Wenn Sie den Download-Prozeß eines Dokuments anhalten möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktuellen Sprung abbrechen in der Web-Symbolleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktuelle Seite aktualisieren, um den Download-Vorgang wieder fortzusetzen, oder laden Sie das aktuelle Dokument neu, um eventuell vorhandene Änderungen seit Ihrem letzten Download anzeigen zu lassen.

Der nächste Abschnitt zeigt Ihnen, was Sie mit einem Dokument innerhalb von Word tun können.

Springen zu anderen Web-Dokumenten

Sie haben bereits weiter oben gelesen, daß Web-Dokumente Hyperlinks enthalten, die es Ihnen erlauben, zu anderen Dokumenten, zu anderen Stellen innerhalb eines Dokuments oder allgemein zu anderen Ressourcen zu springen. Hyperlinks in Dokumenten sind sehr leicht zu erkennen, weil sie normalerweise eine unterschiedliche Textfärbung haben als der übrige umgebende Text. Außerdem sind sie meistens unterstrichen. Um einen Hyperlink zu benutzen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Hyperlink in einem Web-Dokument, und warten Sie, bis sich der Cursor zu einer Hand verwandelt. In diesem Beispiel bewegen Sie den Zeiger zum Hyperlink »PowerPoint97«, den Sie bereits links in Bild 35.3 gesehen haben.
Halten Sie die Maus für eine Weile über den Hyperlink, um zu sehen, wohin die URL dieses Hyperlinks zeigt. Das kann sehr hilfreich sein, wenn Sie nach einer bestimmten URL in einem Dokument suchen und nicht ganz sicher sind, welcher Hyperlink Sie zu dieser URL bringt.
  • Klicken Sie mit der linken Maustaste. Die Informationen, die sich hinter diesem Hyperlink verbergen, werden nun angezeigt (siehe Bild 35.4). Diesen Vorgang nennt man »Springen«.

Abbildung 35.4: Sie können Hyperlinks in Dokumenten anklicken, um zu anderen Ressourcen zu springen, zum Beispiel zu einem Dokument, das mehr Informationen über ein bestimmtes Themengebiet enthält.

siehe Abbildung

  • Um zum ursprünglichen Web-Dokument zurückzukehren (in diesem Fall das in Bild 35.3 gezeigte), klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück in der Symbolleiste. Sie können dann auf die Schaltfläche Vorwärts klicken, um zum Dokument in Bild 35.4 zurückzukehren.

Nachdem Sie auf einen Hyperlink geklickt haben, ändert sich die Farbe des Textes und der Unterstreichung (standardmäßig wechselt die Farbe von blau zu violett), um anzuzeigen, daß Sie auf diese bestimmte Ressource bereits schon einmal zugegriffen haben. Sie können wieder auf diesen oder auf einen anderen Hyperlink klicken, um an eine neue Stelle im World Wide Web zu springen.

Bilder können auch Hyperlinks sein. In einigen Fällen zeigen solche Hyperlink-Bilder einen dünnen blauen Rahmen, um Ihnen anzuzeigen, daß es sich um einen Hyperlink handelt. In vielen Fällen ist es jedoch schwierig, Hyperlink-Bilder von Nicht-Hyperlink-Bildern zu unterscheiden, da die Autoren der Web-Dokumente diesen blauen Rahmen nicht immer hinzufügen. Um herauszufinden, ob ein Bild ein Hyperlink ist, bewegen Sie den Mauszeiger über das Bild, und warten Sie ab, ob sich der Mauszeiger zu einer Hand verwandelt. Wenn er weiterhin ein Pfeil bleibt, ist das Bild kein Hyperlink. Wenn er jedoch wechselt, können Sie auf das Bild klicken, um zu einer weiteren Ressource zu springen.

Bilder in einem Web-Dokument können Sie auf Ihrer Festplatte speichern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und dann den Menüpunkt Grafik speichern unter aus dem Kontextmenü wählen. Wenn der Dialog Zum Internet verbinden erscheint, klicken Sie auf Ja, wenn Sie eine Verbindung zum Internet wünschen, um diese Datei speichern zu können (dies ist dann der Fall, wenn Sie sich ein Web-Dokument auf Ihrem Computer anschauen und nicht mit dem Internet verbunden sind). Der Dialog Speichern unter erscheint. Wählen Sie ein Laufwerk und ein Verzeichnis, um die Datei abzuspeichern, und klicken Sie auf Speichern. Sie können natürlich auch den Dateinamen im Eingabefeld Dateiname ändern, bevor Sie das Bild speichern.

Speichern und Laden von bereits besuchten Web-Dokumenten

Während Sie von einem Hyperlink zum nächsten springen, finden Sie eventuell Dokumente oder Ressourcen, die Sie in Zukunft noch einmal ansehen möchten. Anstatt sich die URL der Dokumente zu merken oder aufzuschreiben, können Sie die URL in einem von Office 97 vordefinierten und erstellten Verzeichnis abspeichern, das Favoriten heißt. Das Favoriten-Verzeichnis ist wie ein Online-Adreßbuch, welches den Pfad zu einem Dokument, das Sie im World Wide Web wieder besuchen wollen, speichert. Sie können natürlich auch Dokumentpfade für Dateien auf Ihrer Festplatte oder dem Intranet speichern.

Das Favoriten-Verzeichnis ist identisch mit dem von Microsoft-Internet-Explorer benutzten Verzeichnis. Sie können Dokumente entweder aus dem MSIE oder einer Office 97-Applikation öffnen, indem Sie die URLs aus diesem Verzeichnis benutzen.

Das Favoriten-Verzeichnis befindet sich im Windows 95-Verzeichnis Ihres Systems.

Um eine Dokumenten-URL zu ihrem Favoriten-Verzeichnis hinzuzufügen, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

  • Klicken Sie in der Web-Symbolleiste auf die Schaltfläche Favoriten.
  • Wählen Sie im Dropdown-Menü Zu Favoriten hinzufügen. Dies öffnet den in Bild 35.5 dargestellten Dialog.

Abbildung 35.5: Sie können den Pfad zu einem Web-Dokument, einem Dokument auf Ihrer Festplatte oder im Intranet speichern.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Wenn Sie den Standardnamen ändern wollen, dann markieren Sie den Text im Eingabefeld Dateiname und geben einen neuen Namen ein. Stellen Sie sicher, daß Sie die Dateierweiterung für URLs verwenden. Der Name, den Sie hier angeben, ist nicht die URL für das gesuchte Dokument, sondern der Name, der in der Titelzeile des Fensters erscheint, wenn Sie das Dokument anzeigen lassen.

Nachdem Sie die URL in Ihrem Favoriten-Verzeichnis gespeichert haben, können Sie das Dokument jederzeit wieder laden, ohne die URL erneut eingeben zu müssen. Um ein Dokument, das im Favoriten-Verzeichnis gespeichert ist, zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Klicken Sie auf die Schaltflächen Favoriten in der Web-Symbolleiste.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger durch die Liste von Dokumentnamen im Dropdown-Menü, und klicken Sie auf den Namen des Dokuments, das Sie öffnen möchten.
Wenn Sie eine ganze Weile im World Wide Web zugebracht haben, ist es sehr wahrscheinlich, daß Sie eine ganze Menge URLs in Ihrem Favoriten-Verzeichnis gespeichert haben. Um dieses Verzeichnis aufzuräumen, klicken Sie auf die Schaltfläche Favoriten und wählen Favoriten öffnen, um den Dialog Favoriten anzeigen zu lassen. Wählen Sie einen Dateinamen in diesem Dialog, und klicken Sie auf Löschen. Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen, daß Sie das entsprechende Element in den Windows-Papierkorb verschieben möchten.

Benutzung der Startseite

Wenn Sie einen Web-Browser benutzen, um sich im World Wide Web zu bewegen, wird eine bestimmte Startseite angezeigt, wenn Sie den Web-Browser starten. Diese Startseite kann ein Dokument im Web oder auf Ihrer lokalen Festplatte sein. In Office 97-Applikationen können Sie diese Startseite anzeigen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche Startseite in der Web-Symbolleiste klicken. Wenn Sie keinen Web-Browser in Ihrem System installiert haben, versuchen die Office-Applikationen standardmäßig ein Dokument der Microsoft-Website anzuzeigen. Es hat die URL http://www.microsoft.com/msoffice/. Wenn Sie einen Web-Browser installiert haben, dann benutzen die Office-Applikationen die in diesem Browser angegebene Startseite.

Startseiten enthalten für gewöhnlich eine große Anzahl von Verknüpfungen zu anderen Resourcen, die Ihnen helfen sollen, das Navigieren im Web kennenzulernen. Sie können auch Ihre eigene Startseite erzeugen, indem Sie den Anweisungen über das Erstellen einer Web-Seite im Abschnitt »Veröffentlichungen im Web mit Office 97-Applikationen« folgen.

Wenn die Standardstartseite nicht Ihren Bedürfnissen entspricht, können Sie diese mit folgenden Schritten ändern:

  • Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Startseite benutzen möchten (entweder ein lokal gespeichertes Dokument oder ein Dokument im World Wide Web).
  • Wählen Sie aus der Web-Symbolleiste Wechseln zu/Startseite bestimmen. Der Dialog Startseite bestimmen erscheint (siehe Bild 35.6).

Abbildung 35.6: Word erlaubt es Ihnen, das aktuell geöffnete Dokument als Startseite einzurichten.

siehe Abbildung

Sie können die URL der aktuellen Startseite im Dialog Startseite bestimmen unter Ihre aktuelle Startseite ist: sehen. Für Dokumente, die sich auf Ihrer lokalen Festplatte befinden, wird die Syntax file://c:\pfad benutzt. Beachten Sie, daß eine URL, die mit file://c:\ beginnt, auf ein Dokument, das auf Ihrem lokalen Laufwerk c: gespeichert ist, hinweist.
  • Klicken Sie auf Ja, um das aktuelle Dokument als Startseite zu sichern. Diese neue Startseite ist auch die Startseite für Ihren Web-Browser, wenn Sie einen installiert haben.

Microsoft bietet ein paar eingebaute Verknüpfungen zu Sites im World Wide Web für jede Office 97-Applikation. Im Menü Hilfe wählen Sie den Punkt Microsoft im Web, um sich ein Untermenü mit einer Anzahl von Web-Sites anzeigen zu lassen, die Ihnen helfen können, Probleme mit Office 97 zu lösen, und Ihnen zeigen, wo Sie kostenlose Software von Microsoft finden und ähnliches. Wenn Sie zum Beispiel eine Einführung in das World Wide Web benötigen, klicken Sie auf den Punkt Web-Lernprogramm. Dieser führt Sie zu einem Dokument im Web, das beschreibt, was das World Wide Web ist, wie man es benutzt und wie man Informationen in ihm findet.

Suchen im World Wide Web

Sie haben bereits gesehen, daß Sie wissen müssen, welche URL zu einem Dokument im Web gehört, bevor Sie dieses in einer Office 97-Applikation öffnen können. Wenn Sie die URL nicht kennen oder wenn Sie nach einem Dokument im Web suchen möchten, benutzen Sie das Werkzeug Im Web suchen. Wenn Sie dieses Werkzeug in einer Office 97-Applikation anwählen, wird ein Dokument geladen, das eine Anzahl von Internet-Suchhilfen beinhaltet, die auch als Suchmaschinen bezeichnet werden.

Suchmaschinen versetzen Sie in die Lage, bestimmte Suchkriterien, wie zum Beispiel Schlüsselwörter oder Sätze für Dokumente, die Sie suchen, anzugeben. Wenn die Suchmaschine ein Dokument findet, das die von Ihnen angegebenen Schlüsselwörter oder -sätze beinhaltet, zeigt sie Ihnen eine Liste mit den Namen der Dokumente und bietet Ihnen einen Hyperlink zu diesem Dokument an. Abhängig von den Suchkriterien und der Suchmaschine wird die Suchliste – oft auch als Trefferliste bezeichnet – entweder 0 oder auch mehrere hundert Einträge enthalten.

Um eine Suche im Web zu starten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Im Web suchen in der Web-Symbolleiste.
  • Word (oder jede andere Office 97-Applikation, die Sie gerade benutzen) zeigt Ihnen das Dokument »MSN Find« (siehe Bild 35.7).

Abbildung 35.7: Sie können verschiedene Suchmaschinen benutzen, um Dokument im Web zu finden.

siehe Abbildung

  • Geben Sie die Schlüsselwörter oder -sätze ein, nach denen Sie suchen möchten, und zwar im Eingabefeld, das sich links von der Schaltfläche »Search« (Suchen) befindet. Wenn Sie zum Beispiel Informationen über Tornados sehen möchten, können Sie in das Feld »Tornado« eingeben.
  • Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche einer der Suchmaschinen unterhalb der Schaltfläche Search.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Search, um die Suche zu starten. Die Geschwindigkeit, mit der das Resultat dargestellt wird, hängt wieder von der Suchmaschine, der Anzahl der Treffer für Ihr Suchkriterium und der Internet-Verbindung ab.
  • Wenn die Suchergebnisse angezeigt werden, klicken Sie auf einen der Hyperlinks eines Dokuments, um das entsprechende Dokument zu laden.

Veröffentlichungen im Web mit Office-97-Applikationen

Viele Organisationen haben bereits Daten und Informationen, die Sie in einem Web oder Intranet verteilen können. Das Problem ist nur, daß diese Dokumente meist in anderen Formaten und nicht im HTML-Format vorliegen. Oft sind es Word-Dokument, Excel-Arbeitsmappen oder Access-Datenbanken. Aus diesem Grund müssen viele Firmen Entwickler einstellen, die die langwierige und oft auch teure Umwandlung dieser Informationen in HTML-Dokumente vornehmen. Office 97 ist darauf ausgerichtet, diese Probleme zu umgehen, so daß Sie Dokumente nicht in zwei verschiedenen Formaten erzeugen müssen, zum Beispiel eines für Präsentationen, Verteilerlisten, Memos usw. und eines für das Web. Das Ziel von Microsoft ist es, jedes Dokument, egal welche Applikation es erstellt hat, direkt für die Veröffentlichung im Web oder Intranet vorzubereiten. Benutzer können beispielsweise ein Word-Dokument wie üblich erstellen und dann dieses Dokument entweder als Word-Dokument oder als HTML-Datei speichern. Durch diese Vorgehensweise kann der Zeitaufwand und die Kosten für das Konvertieren eines jeden Dokuments in ein HTML-Format auf ein Minimum reduziert werden.

Der folgende Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente für das Web oder das Intranet mit Office 97-Applikationen erzeugen. Da es in diesem Kapitel darum geht zu zeigen, wie jede einzelne Applikation für die Veröffentlichung im Web arbeitet, wird nur sehr wenig HTML-spezifische Information übermittelt. Wenn Sie mehr Informationen über HTML-Entwicklung wünschen, dann finden Sie diese auf der Web-Seite des World Wide Web-Konsortiums mit der Adresse http://www.w3.orc/www.

Startvorbereitungen

Die Office 97-Applikationen arbeiten mit dem HTML-Format, indem Sie spezielle Zusatzapplikationen verwenden, die das ursprüngliche Format in das HTML-Format konvertieren. Bei vielen Installationen von Office 97 sind diese Zusatzapplikationen nicht installiert. Um sicherzustellen, daß Sie diese Zusatzapplikationen in Ihrem System haben, führen Sie die folgenden Schritte durch:

Obwohl im folgenden Word beschrieben wird, können Sie denselben Vorgang mit allen anderen Office 97-Applikationen durchführen.
  • Wählen Sie den Menüpunkt Extras/Vorlagen und Add-Ins, um den gleichnamigen Dialog aufzurufen. In allen anderen Applikationen wählen Sie den Menüpunkt Extras/Add-Ins.
  • In der Liste der Add-Ins aktivieren Sie die Punkte HTML.dot und HTML.wll (siehe Bild 35.8). Wenn Sie diese Elemente hier nicht sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche hinzufügen, und suchen Sie diese Dateien in Ihrem System oder der Office 97-Setup-Diskette oder -CD-Rom. Sie befinden sich normalerweise im Verzeichnis für die Applikation, die Sie gerade benutzen.

Abbildung 35.8: Der Dialog Dokumentvorlagen und Add-Ins erlaubt Ihnen, die HTML-Zusatzprogramme zu installieren.

siehe Abbildung

    Für andere Applikationen als Word sehen Sie in Tabelle 35.1 die entsprechenden Zusatzmodule.

Tabelle 35.1: HTML-Add-In-Dateien für Office 97-Applikationen.

Applikation

Dateiname

Excel

WEBFORM.XLA, HTML.XLA

PowerPoint

PPT2HTML.PPA

Access

vorinstalliert

Word

HTML.DOT und HTML.WLL

  • Klicken Sie auf OK, um die entsprechenden Zusatzdateien zu installieren. In manchen Applikationen heißt die Schaltfläche Installieren.

Sie kehren nun zum Hauptdokumentfenster zurück und können von nun an Ihre Dokumente in HTML-Format speichern.

Erstellen eines Web-Dokuments in Word

Für erfahrene HTML-Programmierer oder Web-Seiten-Designer mögen die HTML-Fähigkeiten von Word ein wenig restriktiv erscheinen. Für einen angehenden Web-Seiten-Designer und für diejenigen, die dafür verantwortlich sind, eine große Anzahl von Dokumenten zu warten, zu aktualisieren oder zu erstellen, bietet Word die ideale Plattform an, um HTML-Dokumente zusammenzustellen.

Um mit dem Erstellen von Web-Seiten in Word zu beginnen, können Sie den Web-Seiten-Assistenten benutzen oder einfach ein neues Dokument erstellen, Inhalte hinzufügen und diese formatieren. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie den Web-Seiten-Assistenten benutzen, um professionell aussehende Web-Seiten zu erstellen.

  • Wählen Sie in Word den Menüpunkt Datei/Neu.
  • Im Dialog Neu klicken Sie auf das Register Web-Seite, und führen Sie einen Doppelklick auf die Schablone mit dem Web-Seiten-Assistenten aus. Der Dialog für den Web-Seiten-Assistenten (siehe Bild 35.9) erscheint.

Abbildung 35.9: Word stellt Ihnen verschiedene Web-Seiten-Schablonen zur Verfügung, aus denen Sie wählen können.

siehe Abbildung

  • Wählen Sie Einfache Web-Seite, und klicken Sie auf Weiter. Der Web-Seiten-Assistent bietet Ihnen eine Liste mit Stilen an, aus denen Sie auswählen können.
  • Wählen Sie Elegant, und klicken Sie auf Fertig. Während Sie sich durch den Web-Seiten-Assistenten bewegen, können Sie im Hintergrund sehen, wie die Schablone für Ihre Web-Seite erstellt wird. Wenn Ihnen der Entwurf, den Sie gewählt haben, nicht gefällt, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zur vorhergehenden Seite des Web-Seiten-Assistenten zu gelangen.
  • Sie kehren nun zum Dokumentenfenster zurück, in dem sich die geöffnete Vorlage befindet, die Sie nun bearbeiten können (siehe Bild 35.10). Wenn der Office-Assistent dargestellt wird, können Sie ihn ausschalten, um mehr Platz für Ihre Arbeit zu erhalten.

Abbildung 35.10: Der Web-Seiten-Assistent erzeugt ein Dokument, in dem Sie den eingefügten Beispieltext durch Ihren eigenen Text ersetzen können.

siehe Abbildung

  • Markieren Sie den Überschriftentext (»Hier Überschrift einfügen«), und tauschen Sie diesen mit dem tatsächlichen Titel für Ihre Seite, wie zum Beispiel »Willkommen im TigaSoft Web«. Sie möchten vielleicht auf Ihren Seiten einen Titel einfügen, der kurz den Inhalt der Seite beschreibt.
  • Gehen Sie mit der Einfügemarke zur ersten Zeile unterhalb der Überschrift, und ersetzen Sie den dort vorgegebenen Text durch einen Text Ihrer Wahl. Der grün unterstrichene Text zeigt, wie Text mit einem anderen Inhalt, anderen Seiten oder anderen Sites über einen Hyperlink verbunden sein kann. Die grün unterstrichene Zeile der Vorgabe ist nicht wirklich ein Hyperlink. Wenn Sie einen Hyperlink in Ihren Text einfügen wollen, betrachten Sie bitte den folgenden Abschnitt. Ansonsten markieren Sie diesen Text und ersetzen ihn durch Ihren eigenen.

Erzeugen von Hyperlinks in einer Web-Page

Wenn Sie Web-Seiten erzeugen, dann können Sie eine Verknüpfung zu einer anderen Seite erstellen, indem Sie Hyperlinks nutzen. Obwohl die meisten Dokumente, die im Verlauf der Geschichte jemals geschrieben wurden, ohne Hyperlinks auskommen mußten, stehen diese Texte doch meistens nicht alleine dar, sondern benutzen auch Referenzen zu Teilen anderer Texte. Sie sollten so etwas bedenken, wenn Sie Ihre eigenen Seiten erstellen. Denken Sie daran, wie Ihre Leser das Dokument aufnehmen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, den Leser an andere Stellen Ihres Dokuments zu lenken, wie zum Beispiel aus dem Inhaltsverzeichnis heraus zu dem entsprechenden Abschnitt. Behalten Sie auch andere Dokumente auf Ihrer Web-Site im Hinterkopf, egal ob es eine Intranet- oder eine Internet-Site ist.

Es könnte von Vorteil sein, daß Ihre Web-Seite einen Hyperlink zu einem solchen Dokument hat und umgekehrt. Wenn Ihre Besucher auch Zugriff auf das World Wide Web haben, erstellen Sie Hyperlinks zu Dokumenten auf andere Web-Sites, die das von Ihnen angesprochene Thema ergänzen oder vervollständigen.

Wenn Sie sich im Intranet einer Firma befinden, dann haben Sie eventuell keinen Zugriff auf das externe World Wide Web. Verschwenden Sie in diesem Fall keine Zeit darauf, Hyperlinks auf externe Seiten einzufügen, zu denen Ihre Besucher keinen Zugriff haben. Andererseits lassen es verschiedene Firmen zu, daß Ihre Benutzer in das World Wide Web gehen und dort Web-Sites besuchen können. Das ist eine gute Gelegenheit, den Vorteil der riesigen Ressourcen des Webs zu nutzen.

Wenn Sie Seiten mit Hyperlinks erzeugen, bedenken Sie, daß sich diese Links nicht verändern, selbst wenn das Dokument, auf das sie zeigen, verändert wird oder sogar ganz verschwindet. Das entspricht ungefähr dem Benutzen einer alten Straßenkarte, mit der Sie ständig in einer Sackgasse landen, wo früher einmal eine Autobahn war. Überprüfen Sie daher in bestimmten Abständen Ihre Seiten, um sicherzustellen, daß alle Verknüpfungen funktionieren und daß Sie zu den korrekten Dokumenten am anderen Ende zeigen.

Eine andere Möglichkeit, Hyperlinks zu benutzen, ist zu einer bestimmten Ressource oder einem Dateibereich zu verzweigen. Sie können zum Beispiel ein Menge langer Word-Dokumente oder eine Access-Datenbank erstellen, die nicht auf einfache Weise auf eine Web-Seite übertragen werden können. In diesem Fall können Sie in Ihre Web-Seite einen Hyperlink zu einer Doc-Datei, einer Mdb-Datei oder auch einer gepackten Datei wie zum Beispiel PKZip einfügen, um es den Besuchern zu ermöglichen, die darin enthaltenen Informationen durch Anklicken des Hyperlinks auf Ihren Rechner herunterzuladen. Das versetzt Sie in die Lage, zwar den Inhalt einer solchen Datei zu beschreiben, aber nicht jeden Besucher dazu zu zwingen, die gesamten Informationen auf seinen Computer übertragen zu müssen.

Um eine solche Verknüpfung in Ihre Web-Seite einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Fügen Sie den Text ein, den Sie für den Hyperlink zu einem anderen Dokument oder zu einem Abschnitt in Ihrem Dokument sehen möchten. In dem hier genannten Beispiel markieren Sie den Text unterhalb der Unterschrift und ersetzen ihn mit einem beliebigen neuen Text. In diesen Fall soll der Textausschnitt »TigaSoft« als Hyperlinktext dienen. Das ist der gesamte Text, der in diesem Schritt als Hyperlink benutzt werden soll, aber Sie können natürlich soviel Text hinzufügen, wie Sie möchten. Generell sollten Sie den Text für einen Hyperlink aber so kurz wie möglich halten, damit Ihre Seite nicht aussieht wie ein einziger gigantischer Hyperlink.
    Um mit diesem Beispiel fortzufahren, müßte der Text der Zeile so aussehen: »TigaSoft begann mit der Entwicklung von interaktiven Multimedia-Lernprogrammen für Studenten im Februar 1996«.
  • Markieren Sie den Textausschnitt »TigaSoft«, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen in der entsprechenden Symbolleiste. Der Dialog Hyperlink einfügen erscheint (siehe Bild 35.11).

Abbildung 35.11: Benutzen Sei den Dialog Hyperlink einfügen, um festzulegen, zu welchem Dokument Ihr Hyperlink verknüpft werden soll.

siehe Abbildung

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste unter Verknüpfung zu Datei oder URL, um häufig benutzte Verknüpfungen wieder zu finden.
  • Geben Sie die URL oder den Dateipfad des Dokuments an, mit dem Sie den Hyperlink verknüpfen wollen, im Eingabefeld Verknüpfung zu Datei oder URL ein. Wenn Sie zu einem Dokument im Web springen möchten, benutzen Sie das Format http://url, wobei URL die URL-Adresse des Dokuments ist. Für Dokumente auf Ihrem Computer oder im Firmennetzwerk geben Sie den entsprechenden Dateipfad an. Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie den entsprechenden Pfad nicht kennen. Stellen Sie sicher, daß Sie den Pfad oder die URL korrekt eingegeben haben. Andernfalls wird der Hyperlink fehlschlagen. In diesem Beispiel klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen ein Word-Dokument auf Ihrer Festplatte. Somit haben Sie schon etwas, zu dem Sie springen können, wenn Sie später Ihr Dokument testen.
    Für Hyperlinks, die an eine spezielle Stelle in Ihrem Dokument springen, wie zum Beispiel eine Textmarke oder eine spezielle Folie (bei einer PowerPoint-Präsentation), einen benannten Abschnitt in einem Excel-Arbeitsblatt oder ein spezielles Objekt in einer Access-Datenbank, benutzen Sie die Schaltfläche Durchsuchen unter Name einer Stelle in der Datei, um diese entsprechende Stelle anzugeben. Wenn Sie Web-Seiten mit spezieller HTML-Codierung benutzen, können Sie mit Namen versehene Ankerpunkte hier eintragen, um an eine bestimmte Stelle im Text zu verweisen. Die Textmarkenfunktion von Word entspricht den genannten Ankerpunkten in HTML-Seiten. Wenn Sie lange Web-Dokumente erstellen, können Sie solche Textmarken einfügen, um zukünftige Verknüpfungen mit einem Hyperlink einfacher zu gestalten.
Abhängig von dem Dokument, das Sie unter Verknüpfung zu Datei oder URL angeben, erscheint ein unterschiedlicher Dialog, wenn Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen unter Name einer Stelle in der Datei klicken.
  • Um den Dialog Hyperlink einfügen zu beenden, aktivieren Sie noch das Auswahlfeld Relativen Pfad für Hyperlink verwenden, wenn Sie eine Verknüpfung mit einer lokalen Datei einrichten (das bedeutet auf Ihrem System oder auf einer lokalen Web-Seite), die Sie nicht an eine andere Stelle verschieben möchten. Bei der Verwendung von HTML können Sie zwei Arten von Verknüpfungen haben: relative oder absolute. Im folgenden werden beide erklärt:
  • Relative Verknüpfungen. Diese Verknüpfungen stellen eine Verbindung zu Dateien auf demselben Computer wie die Verknüpfungsdatei dar und sind relativ zum Computer und zum Verzeichnis, aus dem der Browser die Datei ursprünglich geladen hat. Wenn zum Beispiel die Datei, die Sie erzeugen, den Namen Seite1.htm besitzt und unter file://c:\webseiten gespeichert ist, ist der Pfad oder die URL, wie der Web-Browser sie interpretiert, file://c:/webseiteN/seite1.htm. Wenn sich das Dokument, zu dem Sie eine Verknüpfung herstellen, auf demselben Computer befindet und (um die Sache einfacher zu gestalten) auch im selben Verzeichnis liegt und den Namen Seite2.htm besitzt, ist die URL dieser Datei file://c:/webseiten/seite2.htm. Wenn Sie eine relative Referenz benutzen, müssen Sie nur den Namen Seite2.htm für den Browser zur Verfügung stellen, um eine Verknüpfung zu diesem Dokument herzustellen.
  • Absolute Verknüpfungen. Diese Verknüpfungen stellen eine Verbindung zu Dokumenten auf anderen Web-Sites her. Solange Sie noch keine weiteren Web-Seiten erstellt haben, benutzen Sie wahrscheinlich nur absolute Verknüpfungen, um durch das Netz zu navigieren, wie zum Beispiel http://www.microsoft.com/devonly.
  • Klicken Sie auf OK, um den Hyperlink in Ihr Dokument einzufügen. Sie sehen nun, daß die grüne Unterstreichung durch eine blaue Unterstreichung ersetzt wurde, um anzuzeigen, daß dieser Text ein Hyperlink ist.
  • Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Speichern, um Ihr Dokument auf der Festplatte zu sichern. Geben Sie einen Namen für das Dokument ein. Dieser Name erscheint in der Titelzeile Ihres Web-Browsers und in der Word-Titelzeile, wenn Benutzer diese Seite laden.

Hinzufügen von Listen zu Web-Seiten

Fahren Sie mit der Eingabe von Text für Ihre Web-Seite fort, indem Sie auf das Feld mit dem Text »Geben Sie Text ein« klicken und dort neuen Text eintragen. Dieser Text soll eine Überschrift für eine Aufzählungsliste darstellen und den Leser darüber informieren, welche Informationen er genau in dieser Auflistung findet. In diesem Beispiel klicken Sie auf den Text und ersetzen ihn durch den Text »Die folgende Liste zeigt die Produktpalette von TigaSoft:«.

Tippen Sie die Taste (Eingabetaste) am Ende des letzten Aufzählungslements, um eine weitere Aufzählung zu Ihrem Text hinzuzufügen.

Als nächstes klicken Sie auf jedes der Aufzählungszeichen und ändern den Text dahinter entsprechend der hier angegebenen Liste (siehe Bild 35.12):

  • Der Tempel des Pytagoras (Analysis, Geometrie und andere Schwierigkeiten)
  • Der Reiseführer: Per Anhalter durchs Physicum
  • »Habe Juristerei durchaus studiert...« (Gesetzessammlung auf CD-ROM)
  • 2000 Jahre Geschichte in 28 Tagen (CD-ROM Version)

Abbildung 35.12: Aufzählungslisten helfen Ihnen, Informationen in kurzer und einfach zu lesender Form darzustellen.

siehe Abbildung

Wie bei normalen Word-Dokumenten auch, können Sie die Art des Aufzählungszeichen ändern, indem Sie es markieren, dann die (Entf)-Taste tippen und ein neues Aufzählungszeichen einfügen. Um ein neues Aufzählungszeichen einzufügen, wählen Sie den Menüpunkt Format/Numerierung und Aufzählungen und wählen aus dem Register Aufzählungen das entsprechend gewünschte Zeichen aus.

Da HTML mit der Form der Aufzählungszeichen, die in manchen Web-Browsern dargestellt werden, sehr eigen ist, kann es sein, daß Sie ein wenig herumexperimentieren müssen, um zu sehen, welches Aufzählungszeichen für den Browser das beste ist. In den meisten Fällen, wenn Ihre Firma den Microsoft-Internet-Explorer benutzt, sollten Sie in der Lage sein, fast alle der Aufzählungszeichen von Word auch im Browser zu sehen.

Um das Problem mit den einfachen Aufzählungszeichen zu umgehen, können Sie in Ihrer Liste auch kleine Bilddateien als Aufzählungszeichen benutzen. Wenn Sie dies tun, müssen Sie Ihren Text nur so neben einer Bilddatei plazieren, als wäre das Bild ein normales Aufzählungszeichen. Da alle zur Zeit gängigen Browser in der Lage sind, solche eingebetteten Bilder darzustellen, werden die Bilder, die Sie als Aufzählungszeichen benutzen, genauso dargestellt wie Sie es wünschen.

Wenn Sie planen, Web-Dokumente mit Hilfe von HTML zu erzeugen, müssen Sie sich zunächst mit den verschiedenen Typen-Listen in HTML auseinandersetzen. Dieses Themengebiet umfaßt unsortierte Listen, die auch als Aufzählungszeichenlisten bezeichnet werden, numerierte Listen und Glossarlisten. In den meisten Fällen werden unsortierte und numerierte Listen benutzt, und Sie benötigen auch nur den Einsatz von wenigen unterschiedlichen HTML-Tags, wenn Sie das Aussehen der Aufzählungszeichen verändern wollen. Wenn Sie Word als Web-Seiteneditor benutzen, können Sie auf einfache Weise die Schaltflächen für Numerierungen und Aufzählungen benutzen, um eine Zeile oder eine Gruppe von Zeilen zu Listen umzuwandeln.

Hinzufügen von Trennlinien zu einer Web-Seite

Da die HTML-Sprache nicht so fortschrittlich ist wie viele Textverarbeitungen, zum Beispiel auch Word, gibt es keine Möglichkeiten, Schattierungen oder mehrspaltigen Text und (vertikale) Trennlinien hinzuzufügen. Um Spalten und Trennlinien zu erzeugen, müssen Sie Tabellen benutzen, wie Sie später im Abschnitt über die Benutzung von Tabellen noch sehen werden. Allerdings war das Erzeugen von Tabellen in HTML bis vor kurzem noch ein ziemlich zeitintensiver Prozeß.

Eine Möglichkeit, Ihren Text zu unterteilen, ist der Einsatz von horizontalen Linien. In der Web-Seite auf Ihrem Bildschirm befindet sich eine horizontale Linie unter der letzten Zeile der Aufzählungsliste. Sie können diese Linie löschen, sie bewegen, links, rechts oder zentriert ausrichten, sie editieren oder sie einfach dort stehen lassen.

Der folgende Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie die Farbe einer horizontalen Trennlinie ändern und sie auf der Seite zentrieren:

  • Klicken Sie auf die horizontale Trennlinie.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie den Menüpunkt Grafik (oder führen Sie einen Doppelklick auf die Linie aus). Dies öffnet das Word-Art-Modul, in dem Sie die Trennlinie wie ein Word-Art-Objekt bearbeiten können.
  • Wählen Sie die Linie aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Linienfarbe in der Word-Art-Symbolleiste, und wechseln Sie die Farbe nach »blau«.
  • Klicken Sie auf Grafik schließen, um zu Ihrer Web-Seite zurückzukehren.
  • Wählen Sie die horizontale Linie erneut, und klicken Sie auf die Schaltfläche Zentriert. Dies verrückt die Trennlinie in die Mitte der Seite.

Um eine gewisse Balance in die Seite zu bringen, richten Sie eine zusätzliche Trennlinie unterhalb der Hauptüberschrift der Seite ein. Um dies durchzuführen, folgen Sie den hier aufgeführten Schritten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen/Verbergen, um die Absatzmarkierungen Ihrer Seite anzeigen zu lassen.
  • Fügen Sie eine Absatzmarke nach der Hauptüberschrift ein. Dies fügt eine Leerzeile hinter der Überschrift »Willkommen im TigaSoft Web« und vor der ersten Zeile des Textes ein.
  • Wählen Sie die bereits vorhandene horizontale Trennlinie an, und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.
  • Bewegen Sie die Einfügemarke nun an die Stelle, an der Sie den neuen Absatz eingefügt haben, und klicken auf die Schaltfläche Einfügen.
  • Klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Zentriert, und fügen Sie ein Absatzzeichen zwischen der horizontalen Trennlinie und dem daruntergelegenen Text ein. Das gibt Ihrer Seite ein einheitliches Aussehen.

Um mehr von Ihrer Seite auf dem Bildschirm sehen zu können, klicken Sie auf die Schaltfläche Nur Web-Symbolleiste anzeigen, um alle anderen Symbolleisten auszublenden. Bild 35.13 zeigt Ihnen, wie Ihre Seite nun aussehen sollte. Klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Nur Web-Symbolleiste anzeigen, um alle anderen Symbolleisten wieder einzublenden.

Abbildung 35.13: Sie sehen Ihre Web-Seite mit zwei horizontalen Trennlinien, die auf der Seite zentriert sind.

siehe Abbildung

Hinzufügen von Bildern zu einer Web-Seite

Wenn Sie bereits einige Zeit im Web verbracht haben, werden Sie ohne Zweifel festgestellt haben, daß viele Web-Seiten voll von Bildern sind. Diese Bilder werden für Logos benutzt, für Richtungsschaltflächen, zur Unterhaltung, als Hintergrund, als Werbung oder was immer der Web-Autor sich ausgedacht hat. Sie können in Ihre eigene Web-Seite auf einfache Weise mit Word Bilder einfügen.

Die meisten Web-Browser zeigen zur GIF, JPG und XBM-Dateien an (XBM ist eigentlich eine Programmdatei, die aber als Bild dargestellt wird). Word versetzt Sie in die Lage, viele verschiedene Bilddateien, wie zum Beispiel PCX, TIF, WPG usw. einzufügen. Sie sollten aber ausschließlich GIF- oder JPG-Dateien auf Ihrer Web-Seite verwenden, um Konflikte mit Browsern auszuschließen.

Bedenken Sie außerdem, das jedes Bild, das Sie auf Ihrer Web-Seite verwenden, die Gesamtladezeit erhöht, die ein Benutzer warten muß, bis er Ihre Seite vollständig erhalten hat. Benutzen Sie Bilder deshalb so sparsam wie möglich.

Um Bilder in Ihre Web-Seite einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Fügen Sie ein neues Absatzzeichen am Anfang des Dokuments, links vom »W« in »Willkommen« ein. Das schafft Ihnen Platz vor der Hauptüberschrift, um ein Bild einzufügen wie zum Beispiel ein Firmenlogo.
  • Bewegen Sie die Einfügemarke zum neuen Absatz, und klicken Sie auf die Schaltfläche Grafik einfügen. Der Dialog Grafik einfügen (siehe Bild 35.14) erscheint. Eine Option, die Sie auswählen können, ist zum Beispiel Über den Text legen. Dies führt dazu, daß das Bild Text überlagern kann, jedoch kann es sein, daß diese Option in nicht allen Browsern so funktioniert, wie es in Word dargestellt wird.

Abbildung 35.14: Fügen Sie Bilder in Ihre Web-Seite ein, um Farben, Funktionen oder Erkennungsmerkmale auf Ihrer Seite zu plazieren.

siehe Abbildung

  • Suchen Sie das entsprechende Bild, das Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Das Bild wird dann an der von Ihnen angegebenen Stelle eingefügt (siehe Bild 35.15).

Abbildung 35.15: Bilder können sehr vielgestaltig sein, was die Größe oder die Form betrifft. Sie können die Unterschiedlichkeit verschiedener Überschriften oder Themen unterstreichen.

siehe Abbildung

  • Wenn Sie die Größe des Bildes verändern müssen, klicken Sie auf das Bild und ziehen die Markierungen zur Größenänderung an den Rändern, bis die Größe Ihren Vorstellungen entspricht. Während Sie die Größe des Bildes verändern, bewegt sich auch der umgebende Text und die Objekte, um sich an die größeren oder kleineren Ausmaße des Bildes anzupassen. Stellen Sie sicher, daß Sie Ihr Dokument häufig genug abspeichern.
  • Um das Bild direkt neben dem Text zu positionieren, kann es sein, daß Sie den Dialog Grafik formatieren benötigen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Bild, und wählen Sie den Punkt Grafik formatieren.
  • Im Dialog Grafik formatieren (siehe Bild 35.16) wählen Sie das Register Position, und klicken Sie auf die Option Links oder Rechts, um anzugeben, wie der Text das Bild umschließen soll.
    Im Eingabefeld Abstand vom Text setzen Sie den vertikalen und horizontalen Abstand, den das Bild vom umgebenden Text haben soll. Die Werte werden in Zentimetern angegeben.

Abbildung 35.16: Normalerweise fließt Text nicht um Bilder herum, deshalb müssen Sie angeben, wie der Textfluß eingerichtet werden soll.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf das Register Einstellungen (siehe Bild 35.17). Wenn das Bild einen absoluten Pfad verwendet (wenn Sie zum Beispiel ein Bild verwenden, das auch auf einer anderen Web-Site vorliegt), klicken Sie auf Absoluten Pfad verwenden.
    Das Texteingabefeld Grafikplatzhalter sollte auf jeden Fall ausgefüllt werden. Diese Einstellung wird benutzt, um dem Bild eine Beschreibung oder einen Namen mitzugeben. Falls das Bild nicht geladen werden kann oder der Benutzer das Anzeigen von Bildern ausgeschaltet hat, wird dieser Platzhalter anstelle des Bildes auf der Web-Seite ausgegeben. Falls das Bild dazu benutzt wird, Informationen über ein Produkt oder eine Dienstleistung zu transportieren, ist so ein Platzhalter ein wichtiges Element, um sicherzustellen, daß Ihre Besucher über alle Aspekte Ihrer Web-Site informiert werden.

Abbildung 35.17: Benutzen Sie das Register Einstellungen, um den Pfad zum Bild festzulegen und den Platzhaltertext einzufügen. Die meisten Bilder verfügen nicht über einen Rahmen, Sie können jedoch einen solchen Rahmen hinzufügen, wenn Ihr Bild ein Hyperlink ist und Ihre Benutzer weniger Erfahrung im Benutzen von Web-Sites haben.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellung zu speichern und zur Web-Seite zurückzukehren.
Um ein Bild von Ihrer Web-Seite zu entfernen, klicken Sie auf das Bild und tippen die Taste (Entf).

Benutzung von Tabellen auf einer Web-Seite

Wenn Sie Informationen haben, die mit Hilfe von Spalten dargestellt werden müssen, wie zum Beispiel große Listen, eine Bilderserie oder in Spalten angeordnete Daten, müssen Sie Tabellen auf Ihrer Web-Seite benutzen.

Viele Web-Sites bieten ihre Informationen auf sehr attraktive Weise an und verwenden manchmal sogar Spaltentext, als ob Sie mit einem Desktop-Publishing-Programm erstellt worden wären.

Leider sind die Werkzeuge, die Sie brauchen, um ein solches Layout zu erstellen, nicht in der HTML-Spezifikation enthalten. Sie können mit einem Web-Browser zum Beispiel Ihre Informationen nicht in Form von drei Spalten (wie auf einer Zeitungsseite) darstellen. Der Trick, um dies doch zu erreichen ist, Tabellen zu benutzen, die man nicht sieht. Schalten Sie dazu die in der Normalansicht vorhandenen Gitternetzlinien der Tabelle aus.

In der letzten Zeit sind Spezifikationen für Stilvorlagen, Rahmen und andere Layoutbeschreibungen durch die HTML-Prgrammierervereinigung forciert worden. Der Microsoft-Internet-Explorer 3.0 und der Netscape-Navigator 3.0 unterstützen viele dieser Technologien. Die Web-Publishing-Fähigkeiten von Word unterstützen diese Erweiterungen jedoch noch nicht, so daß Sie Tabellen benutzen müssen, um solche fortgeschrittenen Layout-Funktionen nutzen zu können.

In diesem Beispiel werden Tabellen benutzt, um sicherzustellen, daß das Bild und die Hauptüberschrift sich in derselben Zeile befinden.

Um eine Tabelle in Ihre Web-Seite einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Klicken Sie auf die Symbolleistenschaltfläche Tabellen und Rahmen, um die entsprechende Zusatzsymbolleiste Tabellen und Rahmen anzeigen zu lassen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle zeichnen, um das Aussehen Ihrer Tabelle festzulegen. Sie benötigen zwei Spalten und eine Zeile für diese Tabelle. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zellen teilen, um die Anzahl der Spalten anzugeben.
  • Klicken Sie auf das Bild, das Sie im letzten Abschnitt eingefügt haben, und wählen Sie in der Grafiksymbolleiste die Schaltfläche Textfluß. Wählen sie hier die Option Ohne Umbruch. Das erlaubt Ihnen, das Bild in die Tabelle zu bewegen. Schieben Sie das Bild nun in die linke Spalte der Tabelle. Markieren Sie den Text der Hauptüberschrift, und bewegen Sie diesen in die rechte Spalte der Tabelle.
  • Bewegen Sie die Zellenmarkierungen auf der linken Seite näher zum Bild, um Ihrem Überschriftentext mehr Platz zu geben und um den Text näher an das Bild heranzurükken (siehe Bild 35.18).

Abbildung 35.18: Word macht das Einfügen von Tabellen in HTML-Dateien zu einem einfachen Vorgang.

siehe Abbildung

  • Wenn es notwendig ist, markieren Sie den Text und verändern die Schriftgröße, zum Beispiel in eine 24 pt-Schrift, und formatieren Sie den Text als fett gedruckt.
  • Schalten Sie nun die Gitternetzlinien der Tabelle aus, um die Umrandungen der Tabelle unsichtbar zu machen.
  • Entfernen Sie unterhalb der Tabelle alle zusätzlichen Absatzzeichen, wenn es welche gibt, um den Abstand zwischen der Tabelle und der horizontalen Trennlinie zu verkleinern.
Einer der Tricks bei der Verwendung von HTML-Tabellen in Web-Dokumenten ist, Tabellen innerhalb von Tabellen zu erzeugen, um das Layout der Seite noch weiter bestimmen zu können. Um dies innerhalb von Word durchzuführen, müssen Sie eine größere Anzahl von Spalten und Reihen innerhalb Ihrer Haupttabelle erzeugen, um Text und Grafiken wie gewünscht anordnen zu können. Sie können auch verschiedene Linienstärken benutzen, um Ihre Tabellen attraktiver zu gestalten.

Sie können den Text in einer Tabelle natürlich auch wie jeden anderen Text formatieren, bewegen, bearbeiten und sogar Hyperlinks einfügen.

Hinzufügen von Kontrollelementen zu einer Web-Seite

Kontrollelemente geben den Besuchern Ihrer Web-Seite die Möglichkeit, durch Ihre Seiten zu blättern, indem sie zum Beispiel zu Seiten zurückkehren, die sie besucht haben oder mit der nächsten Seite Ihrer Web-Site fortfahren. Im oberen Bereich Ihrer Web-Seite sind die folgenden drei Kontrollelemente Ihrer Web-Seite zu sehen:

  • Home. Dieses Kontrollelement erlaubt es dem Besucher, zur Haupseite Ihrer Firma zu springen. Wenn das Dokument, an dem Sie gerade arbeiten, bereits die Hauptseite ist, entfernen Sie dieses Kontrollelement.
  • Zurück. Dieses Element erlaubt es dem Besucher, zu der Seite zurückzukehren, die er gerade verlassen hat.
  • Weiter. Erlaubt dem Besucher, mit der nächsten Seite auf Ihrer Web-Site fortzufahren.

Sie sollten sich angewöhnen, diese Kontrollelemente auf allen Seiten zur Verfügung zu stellen, damit die Benutzer sich nicht auf Ihren Web-Sites verirren und den Spaß an den Seiten verlieren. Ein anderer Vorteil ist natürlich, daß Sie die Besucher auf diese Weise zu strategisch wichtigen Seiten Ihrer Web-Site bringen können.

Kontrollelemente sind nichts anderes als Text oder Bilder, die mit einem Hyperlink mit besonderen Seiten verbunden sind. Sie können Hyperlinks zu diesen Kontrollelementen bereits jetzt hinzufügen, oder Sie können warten, bis Sie mehrere Seiten erstellt haben, um zu sehen, wie diese mit der aktuell gestalteten Seite verbunden werden müssen.

Die Kontrollelemente am unteren Ende der Seite dienen den gleichen Funktionen wie die Kontrollelemente am oberen Ende, aber sie werden dazu benutzt, die Besucher zu anderen verbundenen Web-Sites zu bringen.

Fertigstellen und Testen der Web-Seite

Um die Gestaltung der Web-Seite zu beenden, speichern Sie das Dokument ab. Obwohl die hier gezeigte Beispielseite sehr einfach war, gibt Sie Ihnen dennoch einen Eindruck davon, wie Sie Web-Seiten mit den von Word zur Verfügung gestellten Funktionen erzeugen können.

Benutzen Sie Rechtschreib- und Grammatikprüfung, um Ihr Dokument zu überprüfen, bevor Sie es weltweit für alle zugänglich machen.

Als nächstes möchten Sie sich vielleicht den HTML-Code ansehen, den Word für Ihre Seite erzeugt hat. Um dies zu tun, wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/HTML-Quelle. Eine zusätzliche Ansicht wird geöffnet und zeigt Ihnen die verschiedenen HTML-Tags auf Ihrer Web-Seite. Wenn Sie Interesse daran haben, mehr über HTML zu erfahren, benutzen Sie den Menüpunkt Datei/Drucken, um Ihre HTML-Seite im Web auszudrucken und sie in Verbindung mit einer HTML-Anleitung zu betrachten und zu sehen, wie die verschiedenen Funktionen und Optionen in Word in Form von HTML-Tags gespeichert sind. Klicken Sie auf HTML-Quelle beenden, um zur normalen Word-Ansicht zurückzukehren.

Um nun abschließend zu prüfen, wie Ihre Web-Seite in einem Web-Browser aussieht, wählen Sie die Schaltfläche Web-Seitenvorschau, um Ihren Web-Browser zu starten und die Seite im Browser-Fenster anzuzeigen. Überprüfen Sie, ob irgendwelche Fehler zu sehen sind und ob alle Hyperlinks wie gewünscht funktionieren. Wenn Sie Text verändern, einen Hyperlink modifizieren oder eine neue Seite hinzufügen möchten, wechseln Sie wieder zurück zu Word, führen Sie dann dort die entsprechenden Änderungen durch, und speichern Sie sie ab. Danach können Sie erneut den Menüpunkt Datei/Web-Seitenvorschau wählen.

Erstellen von Web-Dokumenten mit Excel

In der Vergangenheit war das Erstellen von HTML-Dokumenten aus Excel-Datenblättern alles andere als einfach. Office 97 jedoch ermöglicht es Ihnen auf schnelle und einfache Weise, HTML-Dateien aus Datenblättern und Charts zu erstellen. Sie können auch Daten aus Ihren Arbeitsblättern herausnehmen und in Web-Seiten einfügen, die Sie bereits erstellt haben. Das ist besonders praktisch, wenn Sie Web-Dokumente erstellen, die zum Beispiel einen monatlichen Bericht beinhalten und in die Sie nur ein paar Excel-Daten oder Aufstellungen einfließen lassen möchten. Anstatt eine separate Excel-Datei zu erstellen und mit dem Dokument zu verbinden, konvertieren Sie die Daten einfach in Word-Tabellen oder lassen diese Daten generell weg und verzweigen nach Excel, um die entsprechenden Daten zu extrahieren.

Im folgenden werden drei Aufgaben dargestellt, die Sie durchführen können, um mit Hilfe von Excel Daten im World Wide Web zu veröffentlichen:

  • Einfügen von Arbeitsblatt- oder Diagrammdaten in eine Web-Seite
  • Zusammenfassen von Informationen mit Hilfe von Web-Formularen
  • Erstellen einer kompletten Web-Seite mit Hilfe von Excel-Daten
Im Gegensatz zur WYSIWYG-Darstellung von Word, die Sie im vorangehenden Abschnitt betrachtet haben, ist es für einige der folgenden Aufgaben notwendig, die HTML-Quelldatei zu bearbeiten. Obwohl dies keine schwierige Aufgabe ist, benötigen Sie trotzdem einige grundlegende Kenntnisse, um HTML-Tags lesen zu können.

Verwendung von Excel-Arbeitsblättern und Diagrammdaten in Web-Seiten

Das Erstellen von Web-Seiten, die kontinuierlich aktualisiert werden müssen, ist eine ganz normale Aufgabe. Mit Hilfe von Excel können Sie Daten täglich oder so oft wie notwendig aufbereiten und in Ihre Webpage einfließen lassen. Sie können nun auch Daten direkt aus Excel in Ihre Web-Seite einfließen lassen, anstatt Sie erst in Word-Daten zu konvertieren und dann in Word einzufügen. Um Arbeitsblattdaten in eine Webpage zu übertragen, müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:

  • Öffnen Sie den Quellcode für Ihre Web-Seite in einem HTML-Editor oder im Windows-Editor.
  • Fügen Sie eine leere Zeile an der Stelle ein, an der Sie die Excel-Daten einfügen möchten.
  • Geben Sie den folgenden Text exakt ein (siehe Bild 35.19):
    <!--##Table##-->

Abbildung 35.19: Erzeugen Sie eine neue Zeile für Ihre Arbeitsblattdaten, die Sie in Ihre HTML-Datei einfügen.

siehe Abbildung

  • Speichern Sie die HTML-Datei wieder.
  • Kehren Sie zu Excel zurück, und markieren Sie die Daten, die Sie in die Web-Seite einfügen möchten.
  • Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Speichern als HTML. Der Internet-Assistent für Excel startet (siehe Bild 35.20) und konvertiert Ihre Daten vom Excel-Format in eine HTML-Tabelle, die Sie in Ihr Dokument einfügen können.

Abbildung 35.20: Der Internet-Assistent führt Sie durch die einzelnen Schritte für das Hinzufügen von Daten zu einem existierenden Web-Dokument.

siehe Abbildung

  • Sie können die Liste von Bereichen oder Diagrammen, die Sie exportieren möchten, verändern, indem Sie weitere Bereiche oder Diagramme hinzufügen oder löschen. Wählen Sie einen Bereich oder ein Diagramm aus, und klicken Sie auf Entfernen, um es aus der Liste zu löschen. Um etwas zu der Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen und geben die Adresse des Bereichs, den Sie hinzufügen wollen, oder den Namen des Diagramms in der entsprechenden Dialogbox ein.
  • Klicken Sie auf Weiter, um den zweiten Schritt des Assistenten zu erreichen (siehe Bild 35.21). Der Internet-Assistent fragt Sie, ob Sie ein neues HTML-Dokument aus den ausgewählten Daten erstellen wollen, oder ob Sie diese Tabelle von Excel-Daten in ein bereits bestehendes HTML-Dokument einfügen möchten. In diesem Fall klicken Sie auf die letztere Auswahl.

Abbildung 35.21: Im Schritt 2 des Internet-Assistenten können Sie wählen, ob Sie aus Ihren Excel-Daten eine komplett neue Web-Seite erstellen lassen möchten oder ob nur eine Tabelle erstellt werden soll.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Sie werden nun dazu aufgefordert, eine neue Zeile in Ihr HTML-Dokument einzufügen, was Sie jedoch bereits schon in Schritt 3 getan haben. Der Internet-Assistent kann nun mit Hilfe des Dateipfades, den Sie unter Pfad zu der bestehenden Datei eingeben, öffnen (siehe Bild 35.22). Sie können auch eine Datei von einer Microsoft-Frontpage-Website öffnen lassen, wenn Sie die Frontpage als HTML-Editor verwenden. Wählen Sie den entsprechenden Auswahlpunkt.

Abbildung 35.22: Der Internet-Assistent kann nun eine neue Excel-Datentabelle in das Microsoft-Frontpage-Dokument einfügen.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie danach die Art und Weise, wie der Internet-Assistent die HTML-Datei nach dem Einfügen der Tabelle abspeichern soll. Sie können wählen, die Datei entweder als HTML-Datei oder als Frontpage-Web-Datei abzuspeichern (siehe Bild 35.23).

Abbildung 35.23: Nachdem die Tabelle in die Web-Seite eingefügt wurde, wird das Dokument automatisch durch den Internet-Assistenten gespeichert.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Fertig. Sie sehen nun, daß der Bildschirm einige Male flackert, was von der Größe der Tabelle abhängt, und nach ein paar Momenten sind Sie zu Excel zurückgekehrt.
  • Wechseln Sie zu Ihrem Web-Browser, und öffnen Sie die Web-Datei. Die Tabelle mit den Excel-Daten wird nun mit einer HTML-Datentabelle angezeigt und enthält zum größten Teil dieselben Formatierungen wie das Original.

Abbildung 35.24: Die eingefügten Excel-Daten und das Diagramm. Das Diagramm konnte noch an die Seite gestellt werden könnte, um ein leichteres Betrachten zu ermöglichen.

siehe Abbildung

Der Internet-Assistent konvertiert Excel-Daten aus einem Arbeitsblatt in eine HTML-Tabelle. Sie können sich den reinen HTML-Code ansehen, um alle einzelnen Datenwerte für jedes Element in der Tabelle genau zu betrachten. Das Diagramm wird vom Internet-Assistenten als GIF-Bild abgespeichert und in die Web-Seite mit Hilfe des Tags <IMG SRC ="MeinHTML1.gif"> eingefügt.

Falls es notwendig sein sollte, können Sie die HTML-Quelldatei öffnen und den Text, die Farben oder andere Tabellencharakteristika oder sogar Daten aus der Excel-Tabelle modifizieren.

Erstellen einer HTML-Datei aus Excel-Daten oder Diagrammen

Der vorhergehende Abschnitt hat gezeigt, wie Sie Daten aus einem Excel-Datenblatt oder aus einem Diagramm benutzen, um dies in eine Web-Seite einzufügen. Wenn Sie jedoch noch keine Web-Seite erstellt haben, können Sie den Internet-Assistenten dazu benutzen, eine solche Datei anzulegen, indem Sie die folgenden Schritte durchführen:

  • Führen Sie die Schritte 1-7 des vorherigen Abschnitts durch.
  • Wenn der zweite Schritt den Internet-Assistenten angezeigt wird, lassen Sie die oberste Auswahl aktiviert. Das veranlaßt den Internet-Assistenten dazu, eine neue Web-Seite, basierend auf Ihren Excel-Daten, zu erstellen.
  • Klicken Sie auf Weiter. Schritt 3 des Assistenten läßt Sie nun festlegen, wie die endgültige Seite aussehen soll, nachdem der Assistent sie erstellt hat (siehe Bild 35.25). Fügen Sie alle nötigen Informationen für Ihre Web-Seite ein. Wenn Sie an dieser Stelle nichts eingeben, können Sie den HTML-Quellcode später noch verändern.

Abbildung 35.25: Benutzen Sie diesen Bildschirm, um Text, Ihre E-Mail-Adresse oder horizontale Trennlinien in Ihre Seite einzufügen.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie einen neuen Namen für die Web-Seite an.
  • Klicken Sie auf Fertig. Öffnen Sie Ihre Datei mit Ihrem neuen Web-Browser (siehe Bild 35.26).

Abbildung 35.26: Ohne viel Aufwand bekommen Sie einen guten Start für eine Web-Seite, die Sie an die Bedürfnisse Ihrer Organisation oder Ihres Teams anpassen können.

siehe Abbildung

Erstellen eines Web-Dokuments mit PowerPoint

Microsoft hat festgestellt, daß es eine starke Verbindung zwischen mulitmedialem Inhalten des Webs und PowerPoint gibt. Wenn Sie den Internet-Assistenten von PowerPoint benutzen, können Sie Ihre hochgradig interaktiven und sehr anschaulichen Präsentationen aus PowerPoint direkt in Web-Seiten umwandeln, inklusive der Audio-, Video-, Farbgrafik- und Textinformation. Für Informationen über das Erstellen von Web-Dokumenten mit PowerPoint sehen Sie im entsprechenden Abschnitt am Ende dieses Kapitels nach.

Erstellen von Web-Dokumenten mit Access

Das Access-Entwicklungsteam hat eine ganze Anzahl von Methoden entwickelt, die Ihnen erlauben, Ihre Datenbankinformationen im Web zu veröffentlichen. Sie können über den Menüpunkt Datei/Speichern unter/Exportieren gehen, um eine Tabelle manuell zu exportieren oder in eine HTML-Datei umwandeln zu lassen. Automatischer geht es mit dem Punkt Im HTML-Format speichern. Der Assistent, der sich hinter dem Menüpunkt verbirgt, erzeugt automatisch HTML-Dokumente aus Ihren Access-Tabellen. In diesem Abschnitt wird dieser Assistent näher erläutert.

Um den Assistenten für Veröffentlichung im Web zu benutzen, folgen Sie diesen Schritten:

  • Wählen Sie das Objekt, das Sie im Web veröffentlichen wollen, einschließlich Formularen, Tabellen, Berichten oder Abfragen.
  • Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Im HTML-Format speichern.
  • Wenn der Dialog Assistent zur Veröffentlichung im Web erscheint (Bild 35.27), klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Wenn Sie bereits ein Profil für die Übergabe ins Web erstellt haben, können sie es aus der angebotenen Liste im unteren Teil des Bildschirms auswählen, indem Sie darauf klicken. Ein Web-Veröffentlichungsprofil ist eine HTML-Datei, die von Datenblättern, Abfragen, Tabellen und Formularen oder Berichten erstellt wird.
  • Wählen Sie, was Sie im Netz veröffentlichen möchten. Klicken Sie auf die Register für jedes Element, und aktivieren Sie dann das Auswahlfeld neben der Tabelle, der Abfrage, dem Formular oder dem Bericht, den Sie veröffentlichen möchten (siehe Bild 35.28). Sie können auch auf das Register Alle Objekte klicken, um die gesamten Objekte in Ihrer Datenbank ansehen und auswählen zu können.

Abbildung 35.27: Benutzen Sie den Assistenten zur Veröffentlichung im Web, um Web-Seiten aus Access-Daten zu erstellen.

siehe Abbildung

Abbildung 35.28: Wählen Sie das Datenbankobjekt aus, das Sie veröffentlichen möchten.

siehe Abbildung

Sie können sich verschiedene Vorlagen von folgender Adresse herunterladen:
http://www.microsoft.com/msaccess/internet/ia/step.htm
  • Klicken Sie auf Weiter. Sie haben nun die Möglichkeit, eine Vorlagendatei als Basis für Ihr veröffentlichtes Web-Dokument auszuwählen (siehe Bild 35.29). Sie können für jedes einzelne Datenbankobjekt eine separate Vorlage bestimmen.

Abbildung 35.29: Geben Sie die Vorlage an, die Sie für die Veröffentlichung Ihrer Datenbankobjekte benutzen möchten.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie nun die Art von Web-Seite, die Sie erstellen möchten (siehe Bild 35.30). Sie können zum Beispiel dynamische Web-Seiten erstellen lassen, die durch Abfragen auf Ihre Datenbank geführt werden, wenn diese auf einem IIS (MS Internet Information Server) oder auf einem Personal Web Server läuft. Dynamische Web-Seiten haben die Endung HTX. Die andere Möglichkeit ist, eine statische Seite zu erzeugen, die nur einmal mit Informationen gefüllt und dann abgespeichert wird. Diese Seiten haben die Endung HTML. Außerdem können Sie die veröffentlichte Seite noch als dynamische ASP-Datei speichern, was einer Internet-Datei, die durch einen ActiveX-Server erstellt wurde, entspricht. Sie können sogar verschiedene Typen für verschiedene Datenbankobjekte anlegen.

Abbildung 35.30: Wenn Sie Web-Seiten auf Ihrem Server haben, die häufig aktualisiert werden müssen, ziehen Sie den Einsatz von HTX-Dateien in Erwägung, die durch Abfragen auf Ihre Access-Datenbank gefüllt werden.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie nun das Verzeichnis an, in dem Sie Ihre Web-Dokumente veröffentlicht haben möchten (siehe Bild 35.31).

Abbildung 35.31: Stellen Sie sicher, daß das Verzeichnis, das Sie auswählen, durch den Server erreicht werden kann.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf Ja, ich möchte eine Homepage erstellen, wenn der Assistent für Sie eine Homepage anlegen soll (siehe Bild 35.32). Diese Homepage wird die Verknüpfungen zu all Ihren veröffentlichten Dateien für Ihre Datenbank-Objekte enthalten. Geben Sie dazu auch einen Dateinamen im entsprechenden Textfeld an.

Abbildung 35.32: Durch das Erstellen einer Homepage können Sie auf einfache Weise auf die Verknüpfungen mit all Ihren Dateien zugreifen, die für die von Ihnen ausgewählten Datenbankobjekte erstellt wurden.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie das Auswahlfeld zum Speichern der von Ihnen gerade eingerichteten Einstellungen. Das verhindert, daß alle Schritte dieses Assistenten noch einmal durchgeführt werden müssen, wenn Sie das gleiche Profil für andere Datenbankobjekte verwenden möchten. Geben Sie einen Namen im Feld Profilname an.
  • Klicken Sie auf Fertigstellen. Der Web-Assistent führt den von Ihnen vorgegebenen Auftrag aus, und Sie sind nun in der Lage, sich die Web-Seiten mit Ihrem Web-Browser anzusehen.

Veröffentlichen einer Präsentation der Firmenrichtlinien mit PowerPoint

Ein Bereich, in dem PowerPoint-Präsentationen ein großes Betätigungsfeld haben, ist das Darstellen der Firmenrichtlinien im Netz. Firmen, die auch in Ihre Intranetze investieren, können auf schnelle und einfache Weise Material in verschiedenen Formaten wieder benutzen, wie zum Beispiel dem HTML-Format, und dieses Material kann dann den Angestellten zur Verfügung gestellt werden. Anstatt Dutzende oder Tausende von Informationsblättern auszudrucken, kann das Intranet genutzt werden, um die notwendigen Informationen zu verteilen.

Darüber hinaus können Informationen Online wesentlich schneller aktualisiert werden als in Papierform. Wenn sich beispielsweise in den Firmenrichtlinien Änderungen ergeben oder neue Richtlinien erstellt werden, kann die Seite im Intranet aktualisiert werden und auf das jeweils neue Material hinweisen.

Ein weiterer Grund, warum PowerPoint für das Erstellen von Web-Seiten gut eingesetzt werden kann, ist seine einfache Benutzung. Egal, welche Software Sie benutzen, um HTML-Seiten zu erstellen, das Erstellen einer PowerPoint-Präsentation ist wesentlich einfacher und die Resultate sehen wesentlich professioneller aus.

Das Zusammenstellen einer Firmenrichtlinien-Präsentation für das Intranet mit PowerPoint benötigt nur unwesentlich mehr Zeit als das Zusammenstellen der PowerPoint-Präsentation an sich. Egal welches Medium Sie benutzen, um eine Präsentation zu veröffentlichen, auch hier gilt: der Inhalt, der veröffentlicht werden soll, ist wesentlich wichtiger als sein Format. Das Kapitel über die Benutzung von PowerPoint erklärt Ihnen, wie Sie PowerPoint einsetzen, um Ihre Präsentation mit Multimediaelementen, Grafiken und Farbschemata interessant zu gestalten. Ein wichtiger Gesichtspunkt, den Sie im Hinterkopf behalten müssen, wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation in Ihrem Intranet veröffentlichen, ist die Zielgruppe. Wieviel Zeit haben die Benutzer, um sich die einzelnen Seiten der Präsentation anzusehen? Wissen sie bereits, wie man einen Web-Browser benutzt oder wie man sich die Präsentation anschaut? Sind die Dateien zu groß für die Benutzer, die mit Hilfe einer Telefonverbindung von einer entfernten Station Zugriff auf Ihre Seiten haben und diese Dateien herunterladen müssen? Wenn Sie all diese Fragen bei der Entwicklung Ihrer Web-Seiten berücksichtigen, sollten Sie für alle Benutzer gleichermaßen interessant sein.

Während Sie die Dokumente und Projekte für die Veröffentlichung im Intranet zusammentragen, sollten Sie auch die einzelnen Entwicklungsstadien für dynamische Web-Seiten berücksichtigen. Im nächsten Abschnitt werden diese Schritte definiert und im darauffolgenden Abschnitt wird Ihnen gezeigt, wie Sie PowerPoint einsetzen können, um die Präsentation Ihrer Firmenrichtlinen darzustellen.

Erstellen dynamischer Intranet-Dokumente

Egal, ob Sie Dokumente für das Intranet oder das World Wide Web erstellen, Sie müssen den notwendigen Kreislauf von Entwicklungsstadien mit derselben Sorgfalt durcharbeiten. Dieselben Grundlagen, die Sie für das Erstellen einer Web-Seite heranziehen, sollten auch für ein Dokument eingesetzt werden, das im firmeninternen Intranet zum Einsatz kommt. Einer der größten Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Medien, also World Wide Web oder Intranet, ist die Zielgruppe. Die Informationen, die Sie im Web normalerweise zur Verfügung stellen, sind sehr genereller Natur und für die öffentliche Verteilung vorgesehen. Bei Intranet-Netzwerken ist die Zielgruppe jedoch der interne Mitarbeiterstab, so daß die Dokumente sich auf verschiedene Informationsgruppen beschränken können, wie zum Beispiel Informationen über die Belegschaft, Teamgruppenbildungsübungen und eben Darstellung der Firmenrichtlinien.

Wenn Sie ein Intranet-Dokument erstellen, gibt es fünf Schritte im Verlauf der Entwicklung:

  • Festlegen des Projekts. In diesem Schritt sollten die Entwickler alle Informationen sammeln, die für das Projekt notwendig sind, einschließlich aller papierbasierten Dokumente, die die Angestellten bereits eventuell besitzen. Für eine Präsentation der Firmenrichtlinien kann der Entwickler zum Beispiel eine bereits vorhandene Darstellung heranziehen und diese aktualisieren oder aber auch eine völlig neue erstellen. In jeder Situation sollte sich der Entwickler mit den dafür verantwortlichen Leuten zusammensetzen, um die Präsentation zu gliedern. Der Entwickler muß außerdem das Medium für diese Präsentation festlegen. In diesem Fall wird PowerPoint benutzt, was die Angestellten in die Lage versetzt, sich die Präsentation im HTML-Format mit Hilfe eines Web-Browsers anzusehen oder die Präsentation in PowerPoint selbst zu betrachten.
  • Erstellen der Navigationsstruktur. In diesem Schritt muß der Entwickler die Arten und Funktionen von Informationen festlegen. Enthalten die Dokumente Informationen, die weitere rechtliche Informationen benötigen, wie zum Beispiel Sicherheits- oder Gesundheitsvorschriften? Welcher Teil der Information muß in einem seriösen Ton verfaßt sein? Kann die Information auch in einem etwas weniger formellen Ton abgefaßt sein, wie zum Beispiel die Vorschriften über das Parken von Fahrzeugen? Ist es sinnvoll, die Präsentation in tabellarischer Form, also mit Rahmen aufzubauen, oder sollte sie lieber in linearer Form, wie zum Beispiel ein Standard-Inhaltsverzeichnis, dargestellt werden, um den Benutzern das Navigieren zu erleichtern? Die Entwickler sollen übrigens Schlüsselnachrichten in diesen Schritten festlegen und eine logische Verbindung (Hyperlinks) zwischen den einzelnen Informationen herstellen. Abschließend sollten Flußdiagramme, Storyboards und verkleinerte Skizzen der einzelnen Bilder, die benötigt werden, erstellt werden.
  • Entwerfen und Testen der Seiten. In diesem Schritt fügt der Entwickler die Informationen zusammen, die in Schritt 1 gesammelt und in Schritt 2 gestaltet wurden. Das Aussehen und der Eindruck beim Benutzen der Präsentation wird in diesem Schritt festgelegt, in dem Bilder eingebunden, Schriftarten ausgewählt und sonstige weitere Web-Seitenelemente hinzugefügt werden. Außerdem werden hier die notwendigen Hyperlinks hinzugefügt. Abschließend müssen alle Seiten noch einmal überprüft und getestet werden, um sicherzustellen, daß die enthaltenen Informationen korrekt sind, die Rechtschreibung stimmt und alle Hyperlinks funktionieren. Wenn etwas nicht funktioniert, dann ist dies der Schritt, in dem solche Fehler behoben werden müssen.
  • Veröffentlichen des Dokuments auf dem Server. In diesem Arbeitsschritt wird die abgeschlossene Präsentation auf dem Intranet-Server zur Veröffentlichung frei gegeben. Die Dateien, die benötigt werden, müssen auf den Server kopiert werden, einschließlich der PowerPoint-Präsentation, HTML-Dateien der PowerPoint-Präsentation und aller zusätzlicher Dateien, wie zum Beispiel die Dateien, die von einem Benutzer von einer Seite heruntergeladen werden können. Der Entwickler sollte auch eine Verzeichnisstruktur wählen, die widerspiegelt, wo welche Elemente auf dem Server gespeichert werden müssen und welche neuen Verzeichnisse angelegt werden müssen, damit der Intranet-Administrator, der in vielen Fällen jemand anderes ist als der Designer der Präsentation, weiß, wo die Dateien abgespeichert werden müssen. Abschließend muß noch eine Ankündigung der neuen Präsentation an alle Angestellten geschickt werden, die diese Präsentation ansehen sollten. Dabei sollte die URL des Dokuments hervorgehoben werden, gesagt werden, warum und bis zu welchem Datum dieses Dokument gelesen werden sollte.
  • Wartung und Aktualisierung. Dieser Schritt bezieht sich auf die Aktivitäten, die vorgenommen werden müssen, nachdem die Präsentation bereits auf dem Intranet veröffentlicht wurde. Im Gegensatz zu gedruckten Präsentationen oder einem Memorandum, das nicht mehr verändert werden kann, nachdem es verteilt wurde, können intranetbasierte Präsentationen jederzeit aktualisiert und verändert werden. Wenn sich an den Firmenrichtlinien Veränderungen ergeben oder ein Fehler im Dokument gefunden wurde oder auch bestimmte Abschnitte neu verfaßt werden müssen, um Mißverständnisse zu vermeiden, kann dies zu jeder Zeit durchgeführt werden, um sicherzustellen, daß das Dokument nicht an Aktualität verliert. Eine gute Angewohnheit ist es, mit Hilfe eines Symbols oder eines Textes neue Informationen hervorzuheben, die einem Dokument hinzugefügt wurden, damit der Leser sofort weiß, was sich seit seinem letzten Besuch dieses Dokuments geändert hat. Darüber hinaus sollten Sie nicht länger gültige Dokumente sofort von den Seiten entfernen und alle Hyperlinks, die zu diesem Dokument führen, deaktivieren.

Der folgende Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie PowerPoint benutzen können, um eine Firmenrichtlinienpräsentation mit Hilfe der gerade dargestellten fünf Schritte zu erzeugen.

Definieren einer Firmenrichtlinienpräsentation

Wenn Sie eine Firmenrichtlinienpräsentation erstellen, ist es sehr wahrscheinlich, daß diese nur eine von verschiedenen Richtlinien Ihrer Firma umfaßt. Die meisten Firmen veröffentlichen ein Angestelltenhandbuch, das über eine größere Anzahl von verschiedenen Abschnitten verfügt, die sich mit speziellen Aspekten der Firmenrichtlinien beschäftigt. In der folgenden Aufzählung wird Ihnen das Inhaltsverzeichnis eines beispielhaften Angestelltenhandbuchs gezeigt, das eine Firma ihren Angestellten austeilen könnte:

  • Ein Grußwort
  • Die Firmengeschichte
  • Was Angestellte wissen müssen
  • Sozialleistungen für Angestellte
  • Spezielle Dienste für Angestellte

Mit jedem dieser aufgeführten Abschnitte werden spezielle Firmenrichtlinien angekündigt, um die verschiedenen Themengebiete zu vertiefen, über die ein Angestellter Bescheid wissen sollte. Im dritten Abschnitt könnte zum Beispiel enthalten sein, welche Vorschriften es für die Benutzung von Telefonen, für Pausenzeiten, der Ankündigung von Abwesenheitszeiten und der Unfallvermeidung gibt.

Im ersten Schritt der Erstellung der Richtlinienpräsentation muß also zunächst festgelegt werden, welche Richtlinie bearbeitet werden soll. Im folgenden Beispiel soll es um die Vorschriften für Firmenschulungen gehen. In der hier aufgeführten Aufzählung sind alle Schlüsselpunkte aufgeführt, die in die Richtlinienpräsentation eingeführt werden sollen:

  • Erfassen der Schulungszielgruppe
  • Festlegen der Ziele für die Angestellten
  • Festlegen der Art der Angestelltenschulung
  • Festlegen des Schulungsleiters und/oder der Schulungsfirma
  • Erstellen eines Schulungsplans
  • Auswahl der Schulungsmethoden
  • Aufstellen eines Schulungsstundenplans
  • Bestimmen der Schulungskosten und des Kostendeckungsplans
  • Festlegen zusätzlicher Schulungsressourcen

Der folgende Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie beginnen können, die Schulungsrichtlinien mit Hilfe von PowerPoint zusammenzustellen.

Erstellen von Navigation und Struktur der Schulungsrichtlinien

Sowohl große als auch kleine Firmen können einen Vorteil daraus schöpfen, eine detaillierte Darstellung der Schulungsrichtlinien im Intranet zu Verfügung zu stellen. Diese Schulungsrichtlinien können über Hyperlinks mit ähnlichen Richtlinien im Internet in Verbindung stehen, wie zum Beispiel Beurlaubungen für Langzeitschulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten für Angestellte. Für Firmen, die eine Verbindung zum World Wide Web haben, können diese Schulungsrichtlinien zusätzliche Hyperlinks zu Web-Sites mit Angeboten für Schulungskurse oder Zusatzinformationen für gewünschte Kurse enthalten.

Um mit dem Entwurf der Bewegungsmöglichkeiten innerhalb der Präsentation und ihrer Struktur beginnen zu können, müssen Sie wissen, an welche Stelle im Angestelltenhandbuch diese Richtlinien hingehören. Da die Schulungsrichtlinien Teil von vielen verschiedenen Richtlinien sind, muß es eine Hauptseite geben, die auch als Homepage bezeichnet wird, die die Angestellten zu den Schulungsrichtlinien führt. Bild 35.33 zeigt zum Beispiel eine Homepage für das Angestelltenhandbuch der Firma TigaSoft. Beachten Sie den Hyperlink »Spezielle Dienste für Angestellte« im Inhaltsverzeichnis. Wenn Benutzer auf diesen Hyperlink klicken, werden sie mit der Startseite der Schulungsrichtlinien verbunden (siehe Bild 35.34).

Abbildung 35.33: Die Homepage des Angestelltenhandbuchs der Firma TigaSoft.

siehe Abbildung

Abbildung 35.34: Die Startseite der Schulungsrichtlinienpräsentation.

siehe Abbildung

Der grundsätzliche Entwurf der Schulungsrichtlinien folgt der Struktur einer PowerPoint-Präsentation. Jede Folie zeigt einen der Schlüsselpunkte, die im ersten Entwicklungsschritt für die Präsentation festgelegt wurden. Außerdem gibt es Schaltflächen, die es dem Benutzer erlauben, zur vorherigen oder zur nächsten Folie zu blättern.

Die Startseite beinhaltet ein Inhaltsverzeichnis, dessen Einträge es dem Benutzter erlauben, schnell zu einer speziellen Seite zu verzweigen. Auf die gleiche Weise enthält jede Seite eine Verbindung, die zur Startseite zurückführt. Für alle Punkte, die zusätzliche Informationen benötigen, wie zum Beispiel welche Arten von Kursen angeboten werden, wird es Hyperlinks zu zusätzlichen Präsentationen oder zu Dokumenten geben, die in einer anderen Applikation erstellt wurden und die sich der Benutzer bei Bedarf anschauen kann.

Entwerfen und Testen der Schulungsrichtlinienpräsentation

Nachdem Sie nun den Inhalt der Schulungsrichtlinien und den gesamten Ablauf, also wie sich die Präsentation im Internet darstellen soll, festgelegt haben, können Sie damit anfangen, die eigentliche Präsentation zu erstellen. Im folgenden Beispiel wird angenommen, daß die Startseite für das Angestelltenhandbuch bereits erstellt wurde. Dieser Abschnitt hier konzentriert sich auf das Erstellen der Schulungsrichtlinien mit PowerPoint.

Die Hauptschritte, die Sie für das Erstellen der Schulungseinrichtungen mit PowerPoint benötigen, sind die hier aufgeführten:

  • Starten Sie PowerPoint, und wählen Sie eine Präsentationsvorlage aus.
  • Füllen Sie diese Schablone mit den notwendigen Inhalten für die Schulungsrichtlinien.
  • Fügen Sie Hyperlinks und Aktionsschaltflächen in die Präsentation ein.
  • Speichern Sie die PowerPoint-Präsentation als HTML-Datei.
  • Starten Sie die PowerPoint-Präsentation, um die Hyperlinks zu testen.

Starten von PowerPoint und Auswählen einer Schablone

Um PowerPoint zu starten und eine Schablone zu wählen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Starten Sie PowerPoint, und wählen Sie aus dem PowerPoint-Dialog Neue Präsentation den AutoInhalt-Assistenten. Klicken Sie danach auf OK. Der AutoInhalt-Assistent erscheint.

Abbildung 35.35: Der AutoInhalt-Assistent hilft Ihnen in mehreren Schritten, einige grundlegende Inhalte in Ihre Präsentation einzufügen.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter, um die Arten von Schablonen anzuzeigen, aus denen Sie wählen können.
  • Wählen Sie die Schaltfläche Personal (siehe Bild 35.36), um die Präsentationsvorlagen anzuzeigen, die für den Themenbereich Personalwesen gedacht sind.

Abbildung 35.36: Wenn Sie auf eine Präsentationskategorie klicken, erscheinen verschiedene Präsentationstypen, aus denen Sie Ihre Richtlinienpräsentation entwickeln können.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf den Typ Personalinformationskiosk, und klicken Sie auf Weiter.
  • Im Assistentenbildschirm Ausgabeoptionen klicken Sie auf Internet, Kiosk und dann auf die Schaltfläche Weiter.
  • Im Bildschirm Präsentationsoptionen wählen Sie alle Elemente aus, die Sie in Ihrer Schulungsrichtlinienpräsentation verwenden möchten (siehe Bild 35.37). Wenn Sie einen Copyright-Vermerk auf Ihrer Seite haben möchten, klicken Sie auf die Option Copyright-Hinweis auf jeder Seite und füllen das daruntergelegene Feld aus. Sie können hier auch einen Firmennamen einfügen. Aktivieren Sie die Option Datum der letzten Aktualisierung, um das Datum einzufügen, an dem Ihre Richtlinien zum letzten Mal aktualisiert wurden. Abschließend klicken Sie auf die Option E-Mail-Adresse und füllen das daruntergelegene Feld aus, um eine E-Mail-Adresse anzugeben, die auf jeder Seite erscheinen soll. Diese E-Mail-Adresse soll die Adresse desjenigen sein, der die Fragen, die im Zusammenhang mit den Richtlinien entstehen können, beantworten kann, oder die Adresse desjenigen, der verantwortlich ist, die E-Mails zu den richtigen Stellen weiterzuleiten. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 35.37: Sie können verschiedene Optionen wählen, die Sie zu jeder Seite der Schulungsrichtlinienpräsentation hinzufügen können.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Fertigstellen, um PowerPoint davon zu unterrichten, daß es die Präsentation, basierend auf den von Ihnen gemachten Entscheidungen, erstellen soll. PowerPoint erstellt dann eine Gliederung, die ähnlich ist wie die in Bild 35.38 gezeigte.

Abbildung 35.38: PowerPoint erstellt eine Gliederung basierend auf den Informationen, die Sie im AutoInhalt-Assistenten eingegeben haben.

siehe Abbildung

Sie sind nun soweit, daß Sie zusätzliche Informationen in Ihre Schulungsrichtlinienpräsentation einfügen können.

Einfügen von Inhalt in die Präsentation

Sie können nun in dieser Gliederung der PowerPoint-Präsentation Änderungen vornehmen, um sie an Ihre Schulungsrichtlinienpräsentation anzupassen. Als erstes können Sie die Anzahl der Folien verringern, zum Beispiel von zwölf auf elf Folien. Das gibt Ihnen eine Folie für den Startbildschirm, neun für die Schlüsselpunkte und eine für das Ende der Präsentation.

Obwohl Sie jegliche Art von Information in die einzelnen Folien einfügen können, benutzen die hier dargestellten Schritte die Informationen aus dem Beispiel des vorherigen Abschnitts. Das bedeutet, daß die dort vorgeführten Schlüsselpunkte auch im Schulungsrichtlinienbeispiel Verwendung finden. Sie sollten immer die Zielgruppe der Präsentation gedanklich im Hintergrund behalten, wenn Sie eine intranetbasierte Version erstellen. Im folgenden Schritt 4 werden Sie sehen, wie die Schlüsselpunkte leicht abgeändert werden, um sie direkt dem Benutzer der Präsentation nahe zu bringen.

Um Inhalt in die Folien einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Markieren Sie die letzte Folie (mit dem Namen »Gehälter & Sozialleistungen«), und tippen Sie die (Entf)-Taste, um sie aus der Präsentation zu löschen. Klicken Sie auf OK, wenn Sie gefragt werden, ob die Folie gelöscht und alle Verbindungen, die auf diese Folie hinweisen, werden sollen. Sie sollten nun elf Folien in der Übersicht sehen.
  • Ändern Sie die erste Folie von Firma XYZ in den Namen, den Sie in der ersten Folie sehen möchten, wie zum Beispiel »Tigasoft GmbH«.
  • Unter dem gerade bearbeiteten Titel ändern Sie den Text Personalabteilung Informationskiosk in den Text für Ihre Richtlinienpräsentation, wie zum Beispiel »Angestelltenschulung Richtlinienpräsentation«.
  • Ändern Sie nun jede der neun folgenden Folien zu den entsprechenden Schlüsselpunkten, die Sie in die Präsentation einfügen möchten. In diesem Beispiel werden die folgenden Punkte verwendet. Sie können weiterhin die Informationen, die unterhalb der Überschrift jeder Folie dargestellt werden, löschen, um Ihre Gliederung einfacher lesbar zu machen.
  • Die Schulungszielgruppe
  • Die Ziele der Schulung
  • Die Arten der angebotenen Schulungen
  • Trainer und Schulungsfirmen
  • Erstellen Ihres Studienplans
  • Individuelle Auswahl der Schulungsmethode
  • Aufstellen eines Schulungsstundenplans
  • Ermittlung der Kosten
  • Weitere Schulungsinformationen
  • Ändern Sie den Titel der letzten Folien, um zu zeigen, daß dies die letzte Folie der Präsentation ist. Sie können zum Beispiel einen Text verwenden wie »Rückkehr zum Angestelltenhandbuch«, um den Benutzern die Möglichkeit zu geben, zur Startseite des Angestelltenhandbuchs zurückzukehren. Bild 35.39 zeigt, wie die Übersicht zu diesem Zeitpunkt aussieht.

Abbildung 35.39: Geben Sie die Schlüsselpunkte der Schulungsrichtlinienpräsentation ein.

siehe Abbildung

  • Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Speichern, und geben Sie einen Dateinamen im Dialog Speichern unter an.
  • Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/Folien, um sich die Präsentation in Form einer Folienübersicht anzusehen.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die erste Folie, und wählen Sie den Punkt Hintergrund, um den gleichnamigen Dialog zu öffnen. Klicken Sie auf die Option Hintergrundgrafiken aus Master ausblenden, und klicken Sie auf Zuweisen. Dies entfernt das Hintergrundbild auf der ersten Folie, um Ihnen mehr Raum für das Inhaltsverzeichnis auf dieser Seite zu geben.
  • Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten/Zeichnen, um die entsprechende Symbolleiste zu öffnen. Wählen Sie die Schaltfläche AutoFormen in der Symbolleiste, und wählen Sie dort den Punkt Standardformen. Aus dem Kontextmenü wählen Sie dann die Form Rechteck (die erste Form im Menü).
  • Zeichnen Sie nun ein Rechteck unterhalb des Titels der ersten Folie links vom Text »Angestelltenschulung Richtlinienpräsentation«. Das gibt Ihnen eine Box, in der Sie das Inhaltsverzeichnis der Präsentation einfügen können.
  • Wählen Sie Einfügen/Textfeld aus dem Hauptmenü von PowerPoint, und zeichnen Sie nun eine Textbox innerhalb des gerade erstellten Rechtecks. Geben Sie dort den Text »Inhaltsverzeichnis« in der ersten Zeile ein, und drücken Sie die Taste (Eingabetaste). Ändern Sie die Zeichensatzgröße dieses Textes zu 16pt, und zentrieren Sie den Text. Geben Sie jetzt das Inhaltsverzeichnis komplett ein, indem Sie den Titel jeder Folie in einer eigenen Zeile innerhalb der Textbox eintippen. Ändern Sie die Zeichensatzgröße des Textes eines jeden Titels auf 14pt-Schrift. Das fertiggestellte Inhaltsverzeichnis sollte ähnlich aussehen wie das in Bild 35.40 gezeigte.

Abbildung 35.40: Durch das Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses auf der ersten Folie können Benutzer schnell zu bestimmten Stellen der Präsentation springen.

siehe Abbildung

Sie können auch Aufzählungszeichen am Beginn jeder Zeile im Inhaltsverzeichnis hinzufügen, um sie voneinander abzusetzen. Genauso läßt sich auch der Box mit dem Inhaltsverzeichnis eine andere Hintergrundfarbe zuweisen.

Jetzt, wo Sie bereits den Text des Inhaltsverzeichnisses eingegeben haben, müssen Sie noch Hyperlinks einfügen und diese mit den dazugehörigen Folien der Präsentation verbinden. Im nächsten Abschnitt werden Sie sehen, wie dies gemacht wird.

Hinzufügen von Hyperlinks zu einer Präsentation

Um Hyperlinks in eine PowerPoint-Präsentation einzufügen, führen Sie die hier aufgeführten Schritte durch:

  • Markieren Sie den Text oder das Objekt, das Sie als Hyperlink verwenden möchten. In diesem Fall markieren Sie das erste Element im Inhaltsverzeichnis »Die Schulungszielgruppe«.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie hier den Punkt Aktionseinstellungen. Der Dialog Aktionseinstellungen erscheint.
  • Im Register Mausklick klicken Sie auf die Option Hyperlink zu (siehe Bild 35.41). Wählen Sie Folie aus der Dropdown-Liste aus. Im Dialog Hyperlink zur Folie (siehe Bild 35.42) wählen Sie die Folie, zu der der Hyperlink führen soll. In diesem Fall ist dies Folie »2. Die Schulungszielgruppe«. Klicken Sie auf OK.

Abbildung 35.41: Wenn Sie auf die Option Hyperlink zu klicken, können Sie auswählen, welche Art von Hyperlink Sie hinzufügen möchten.

siehe Abbildung

Abbildung 35.42: Sie müssen im Dialog Hyperlink zur Folie die Folie auswählen, zu der die Hyperlinkverbindung führen soll.

siehe Abbildung

Obwohl Sie in der Dropdown-Liste unter Hyperlink zu den Punkt Nächste Folie auswählen können, ist es besser, zu einer speziellen Folie zu verzweigen. Auf diese Art bleiben Ihre Hyperlinks korrekt, auch wenn Sie sich entscheiden, eine neue Folie als zweite Folie einzufügen oder überhaupt die Reihenfolge Ihrer Folien zu verändern.
  • Klicken Sie auf OK, um einen Hyperlink zu dem von Ihnen in Schritt 1 markierten Text hinzuzufügen. Der Text erscheint nun in einer anderen Farbe und ist unterstrichen.
  • Machen Sie nun mit dem Hinzufügen von Hyperlinks für jeden Punkt des Inhaltsverzeichnisses weiter, indem Sie wieder die Schritte 1-4 durchführen.

Jetzt haben Sie das Inhaltsverzeichnis hinzugefügt, jede Folie ist durch einen Hyperlink erreichbar, und so können Sie nun Hyperlinks zu Objekten auf den Folien einfügen, die dem Benutzer helfen, von einer Folie zur nächsten zu springen. Auf der ersten Folie ist zum Beispiel schon ein vorgegebener Navigationspfeil dargestellt, der durch die Vorlage eingefügt wurde und über den Sie einen Hyperlink zur nächsten Folie erstellen können. Auf jeder der Folien in diesem Beispiel ist schon ein Navigationsobjekt, das zur nächsten Folie zeigt. Für die Folien 2-11 gibt es auch einen Navigationspfeil, der zur vorhergehenden Folie zeigt und der es dem Benutzer erlaubt, zur vorhergehenden Folie in der Präsentation zu springen.

Um Hyperlinks zu jedem dieser Navigationsobjekte hinzuzufügen, benutzen Sie die folgenden Schritte:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Pfeil, der zur nächsten Folie zeigt, und wählen Sie den Punkt Aktionseinstellungen, um den entsprechenden Dialog darzustellen.
  • Klicken Sie auf die Option Hyperlink zu im Register Mausklick. Aus der Dropdown-Liste unter Hyperlink zu wählen Sie Nächste Folie.
  • Klicken Sie auf OK. Das fügt einen Hyperlink zum Pfeil auf der ersten Folie hinzu.
  • Tippen Sie die Taste (Bild ab) auf der Tastatur, um zur nächsten Folie weiterzugehen. Fügen Sie hier einen Hyperlink zu dem Pfeil hinzu, der zur nächsten Seite zeigt, indem Sie dieselben Schritte wie hier in 1-3 dargestellt, durchführen. Klicken Sie außerdem mit der rechten Maustaste auf den Pfeil, der auf die vorhergehende Folie zeigt, und fügen Sie einen Hyperlink zur vorhergehenden Folie hinzu. Dazu müssen Sie nur die Option Vorhergehende Folie in der Dropdown-Liste unter Hyperlink zu auswählen.
  • Wenn Sie die letzte Folie erreicht haben (in diesem Beispiel Folie 11), klicken Sie auf den Pfeil, der zur nächsten Folie führt, und tippen Sie die Taste (Entf). Das löscht den Pfeil aus der Folie, den Sie ja nicht benötigen, da Folie 11 die letzte Folie der Präsentation ist.
Auf den Folien 2-11 in diesem Beispiel gibt es ein Objekt Hauptmenü. Sie können dieses Objekt mit der ersten Folie der Präsentation verbinden oder es löschen, abhängig davon, was Ihren Bedürfnissen mehr entgegen kommt. Die Schritte, um dies durchzuführen, entsprechen den bereits oben gezeigten Schritten. Sie sind hier nicht noch einmal extra aufgeführt.

Ein anderer Weg, um einen Hyperlink zu einem Objekt in PowerPoint hinzuzufügen, ist, zu einer bestimmten URL einer Seite in Ihrem Intranet zu verweisen. Eine Stelle, in der Schulungsrichtlinienpräsentation, an der Sie dies tun müssen, ist die Verbindung vom Objekt Beenden zur Angestelltenhandbuchseite. Da dieses Objekt schon auf jeder Seite Ihrer Präsentation vorhanden ist, können die Benutzer auf schnelle Weise aus der Präsentation zurück ins Angestelltenhandbuch springen, wenn Sie mit dem Lesen einer Folie fertig sind. Wenn Sie diese Flexibilität nicht in allen Ihren Präsentationen verwenden möchten, löschen Sie dieses Objekt einfach von jeder Folie.

Um einen Hyperlink aus der Richtlinienpräsentation oder einer bestimmten URL hinzufügen, benutzen Sie die folgenden Schritte:

Die folgenden Schritte nehmen an, daß ein bestimmtes HTML-Dokument bereits existiert und lokal auf Ihrem Rechner gespeichert ist. Wenn Sie keine HTML-Datei auf Ihrem System haben, öffnen Sie den Windows-Editor und geben beliebigen Testtext ein (dieser muß nicht im HTML-Format vorliegen). Speichern Sie die Datei mit der Endung HTML. Wenn Sie nun aufgefordert werden, eine URL anzugeben, verweisen Sie einfach auf dieses abgespeicherte Dokument auf Ihrem System.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt Beenden auf der ersten Folie, und wählen Sie den Menüpunkt Aktionseinstellungen. Der entsprechende Dialog erscheint.
  • Wählen Sie im Register Mausklick die Option Hyperlink zu, und wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Punkt URL. Der Dialog Hyperlink zum URL erscheint.
  • Geben Sie nun die URL-Adresse des Dokuments an, zu dem der Hyperlink führen soll (siehe Bild 35.43). Wenn sich das Dokument auf Ihrer lokalen Festplatte befindet, müssen Sie das Format file://Laufwerksbuchstabe:\Pfad benutzen. Zum Beispiel kann das Dokument mit dem Namen Handbuch.html im Verzeichnis TigaSoft im Laufwerk C: gespeichert sein. Dann ist die URL wie folgt festgelegt:

file://c:/TigaSoft\Handbuch.html

Abbildung 35.43: Achten Sie beim Eingeben einer URL-Adresse darauf, daß Sie die exakte Schreibweise benutzen, sonst wird der Hyperlink nicht funktionieren.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf OK, um zum Dialog Aktionseinstellungen zurückzukehren. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen für Ihre Präsentation zu speichern.
Um einen Hyperlink zu bearbeiten, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen den Punkt Hyperlink/Hyperlink bearbeiten. Im Dialog Hyperlink bearbeiten verändern Sie die URL wie notwendig. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
  • Tippen Sie die Taste (Bild ab), um zur nächsten Folie fortzuschreiten und Hyperlinks für dieselbe URL zum Objekt Beenden hinzuzufügen. Führen Sie die Schritte 1-4 für jede Folie der Präsentation durch, bis alle Objekte eingerichtet sind.
Sie können eine Aktionsschaltfläche auf der ersten Folie unterbringen, die die Benutzer zu einer Hilfedatei führt. Der nächste Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie dies tun können.

Hinzufügen von PowerPoint-Aktionsschaltflächen

PowerPoint 97 verfügt über ein paar vorgefertigte Aktionsschaltflächen, die Sie in Ihre Präsentation einfügen können. Aktionsschaltflächen sind 3D-Schaltflächen, die Sie für verschiedenste Aktionen verwenden können, wie zum Beispiel Zurück, Weiter, Hilfe, Start, Informationen und Film. Diese Aktionsschaltflächen erreichen Sie über den Menüpunkt Bildschirmpräsentation/Interaktive Schaltflächen, und indem Sie eine Schaltfläche aus dem Kontextmenü auswählen. Tabelle 35.2 beschreibt, wie jede dieser Aktionsschaltflächen eingesetzt werden kann.

Tabelle 35.2: PowerPoint-Aktionsschaltflächen

Schaltflächenname

Beschreibung

Anpassen

Liefert eine frei definierbare Schaltfläche, auf der Sie Text oder Grafiken unterbringen können.

Haus

Liefert eine Schaltfläche, die der Benutzer anklickt, um zur Startseite der Präsentation zurückzukehren.

Hilfe

Liefert eine Schaltfläche, durch deren Anklicken der Benutzer Hilfe oder Anleitungen erhalten kann.

Information

Liefert eine Schaltfläche, die der Benutzer anklickt, um grundsätzliche Informationen über die Präsentation zu lesen oder häufig gestellte Fragen (FAQ) oder andere Informationen abzurufen.

Zurück oder Vorhergehende(r)

Führt den Benutzer zur vorhergehenden Folie oder zu einem vorhergehenden Dokument zurück.

Weiter oder Nächste(r)

Bringt den Benutzer zur nächsten Folie oder zum nächsten Dokument in einer Präsentation.

Anfang

Bringt den Benutzer zum Anfang einer Präsentation.

Ende

Bringt den Benutzer zur letzten Folie einer Präsentation.

Zurückkehren

Bringt den Benutzer zur vorhergehenden Folie, zur vorhergehenden Web-Seite oder zu einem anderen Dokument.

Dokument

Zeigt ein verbundenes Dokument.

Audio

Spielt eine Audiodatei.

Film

Läßt einen Filmclip ablaufen.

Auf der ersten Folie der Schulungsrichtlinienpräsentation möchten Sie vielleicht noch eine Hilfeschaltfläche für Benutzer einfügen, die Hilfsinformationen über das Bewegen innerhalb der Präsentation benötigen. Sie können diese Schaltfläche dann mit einer Textdatei, mit einem HTML-Dokument oder einer Präsentation verbinden, die beschreibt, wie die aktuelle Präsentation benutzt werden kann und wie man sich in ihr bewegt.

Mit den folgenden Schritten können Sie eine Aktionsschaltfläche zu Ihrer Präsentation hinzufügen:

  • Stellen Sie sicher, daß Sie die erste Folie sehen, und wählen Sie den Menüpunkt Bildschirmpräsentation/Interaktive Schaltflächen. Aus dem Kontextmenü wählen Sie die Schaltfläche Hilfe, die Sie an dritter Stelle in der obersten Reihe finden.
  • Bewegen Sie die Hilfeschaltfläche nach links neben die Navigationsschaltfläche. Die Hilfeschaltfläche kann so groß sein, wie Sie möchten, doch sollten Sie sie ungefähr genauso groß machen wie den Navigationspfeil und das Objekt Beenden. Wenn Sie die linke Maustaste loslassen, erscheint der Dialog Aktionseinstellungen.
  • Wählen Sie die Option Hyperlink zu, und suchen Sie sich eine Option aus der Dropdown-Liste aus. Wenn die entsprechende Hilfedatei in einer anderen PowerPoint-Präsentation ist, müssen Sie die Option Andere PowerPoint-Präsentation auswählen und im Dialog Hyperlink zu anderer PowerPoint-Präsentation die entsprechende Datei auswählen. Bestätigen Sie mit OK.
  • Klicken Sie auf OK, um den Dialog Aktionseinstellungen zu schließen und zur Präsentation zurückzukehren.
  • Wenn Sie noch die Farbe oder andere Eigenschaften der Aktionsschaltfläche ändern möchten, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie den Punkt Autoform formatieren. Im Dialog Autoform formatieren ändern Sie dann die Farbe, die Größe und die Position der Aktionsschaltfläche. Klicken Sie auf OK, um diese Einstellungen abzuspeichern. Bild 35.44 zeigt, wie Ihre Hilfeschaltfläche aussehen könnte.

Abbildung 35.44: Sie können Aktionsschaltflächen zu Ihren Folien hinzufügen, um eine erweiterte Funktionalität in Ihre Präsentation einfließen zu lassen.

siehe Abbildung

Ein weiterer Weg, eine Aktionsschaltfläche in Ihrer Präsentation zu benutzen, ist, eine kurze AVI-Datei zu erstellen und diese in Ihre Präsentation einzufügen, indem Sie eine Filmaktionsschaltfläche benutzen.

Sie sind nun bereit, Ihre Präsentation abzuschließen.

Abschließen und Testen Ihrer Präsentation

Jede Folie enthält nun einen Titel, Navigationsschaltflächen und eine Beenden-Schaltfläche. Einige Folien enthalten zusätzlich Symbole, die als Platzhalter für das Starten von eingebetteten Dokumenten dienen, wie zum Beispiel von Word-Dokumenten, Excel-Arbeitsblättern oder anderen PowerPoint-Präsentationen.

Sie können Hyperlinks zu diesen Symbolen hinzufügen, indem Sie die bereits oben gezeigte Prozedur unter »Hinzufügen von Hyperlinks zu einer Präsentation« durchführen. Sie können diese Symbole auch löschen, indem Sie sie auswählen und dann die Taste (Entf) tippen. Sie sollten dann auch den entsprechenden Text löschen, der unterhalb der Symbole erscheint, um die Folie korrekt aufzuräumen. Um die Präsentation zu beenden, zeigen Sie jede Folie noch einmal an, und fügen Sie den zur Überschrift gehörigen Inhalt ein. Um diesen Abschnitt nicht zu sehr mit Details zu belasten, wird hier nicht genau beschrieben, welchen Inhalt jede Folie haben muß. Um Fragen über das Einfügen von Inhalten in eine PowerPoint-Folie zu beantworten, sehen Sie bitte im entsprechenden Abschnitt in diesem Buch über die Benutzung von PowerPoint nach.

Bevor Sie nun mit dem nächsten Abschnitt weitermachen, starten Sie Ihre Präsentation auf jeden Fall noch einmal mit dem Menüpunkt Ansicht/Bildschirmpräsentation, und stellen Sie sicher, daß alle Hyperlinks funktionieren. Wenn ein Hyperlink nicht so arbeitet, wie Sie das wünschen, tippen Sie die Taste (Esc), um zur Ansicht der Folien zurückzukehren und um den Hyperlink zu bearbeiten.

Im nächsten Abschnitt sehen Sie, wie eine Präsentation als HTML-Datei gespeichert wird.

Speichern einer Präsentation als HTML-Datei

Die nun abgeschlossene Schulungsrichtlinienpräsentation kann nun als normale PowerPoint-Präsentation verteilt werden und zum Beispiel über das Intranet oder von einer Web-Seite heruntergeladen werden, oder Sie können sie in ein HTML-Dokument konvertieren und dieses auf dem Intranet oder dem Web-Server speichern. Sie tun dies, indem Sie den Assistenten für das Speichern einer HTML-Datei aufrufen.

PowerPoint versetzt Sie in die Lage zu wählen, ob Sie ein HTML-Standarddokument oder ein HTML-Dokument mit Rahmen erzeugen möchten. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie ein Standard-HTML-Dokument erzeugen. Wenn Sie ein Dokument mit Rahmen erstellen möchten, sehen Sie bitte in der PowerPoint-Onlinehilfe nach.

Um Ihre Präsentation als HTML-Datei zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  • Wählen Sie Menüpunkt Als HTML speichern. Der HTML-Assistent erscheint.

Abbildung 35.45: Der HTML-Assistent führt Sie durch die einzelnen Schritte, die zur Konvertierung einer PowerPoint-Datei in eine HTML-Datei notwendig sind.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie nun ein Layout aus der Liste Existierendes Design laden, oder wählen Sie Weiter. Standardmäßig ist die Option Neues Design gewählt (siehe Bild 35.46). Wie Sie in Schritt 10 sehen werden, werden die von Ihnen gewählten Einstellungen wahlweise abgespeichert, damit Sie sie als Design später wieder verwenden können.

Abbildung 35.46: Wenn Sie den HTML-Assistenten zum ersten Mal aufrufen, ist die Auswahlliste Existierendes Design laden leer.

siehe Abbildung

  • Wählen Sie einen Grafiktyp, den Sie für das Speichern der Präsentationsfolien verwenden möchten. Standardmäßig ist das GIF-Format ausgewählt (Graphics Interchange Format). Wenn Sie ein komprimiertes Grafikformat benutzen möchten, wählen Sie JPEG-Komprimiertes Dateiformat, und setzen Sie eine Kompressionsrate im Feld Komprimierwert ein. Für HTML-Dateien, die auf einem Intranet-Server gespeichert werden sollen, müssen Sie sich normalerweise keine Gedanken über komprimierte Grafikdateien machen. Für HTML-Dateien, die Sie auf einem WWW-Server veröffentlichen, sollten Sie doch die Benutzung von komprimierten Grafiken in Erwägung ziehen, um die Dateigrößen zu verringern.
  • Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie nun die Bildschirmauflösung für die Grafik, die in der HTML-Datei gespeichert wird. Standardmäßig ist dies die Auflösung 640x480. Sie sollten eine Auflösung wählen, die den Möglichkeiten der meisten Benutzer entgegenkommt, die sich diese Präsentation anschauen werden. Aus der Drop-down-Liste unter Breite der Grafik wählen Sie, wieviel Bildschirmplatz die Grafiken einnehmen sollen. Standardmäßig ist dies die Hälfte der Bildschirmbreite.
  • Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie nun die E-Mail-Adresse an, die auf den HTML-Seiten erscheinen soll, die URL Ihrer Startseite und jede weitere Information, die Sie Ihren HTML-Seiten hinzufügen möchten. Wählen Sie die Option Herunterladen der Originalpräsentation, wenn Sie die Original-PowerPoint-Präsentation in der HTML-Datei angezeigt haben möchten. Wenn Sie noch einen Hyperlink von Ihrer Präsentation aus zum Microsoft-Download-Bereich einfügen möchten, damit sich die Benutzer eine Kopie des Microsoft-Explorers herunterladen können, klicken Sie auf die Schaltfläche Internet-Explorer Herunterladen.
  • Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie die Farbe des Textes und der Schaltflächen, die auf jeder Seite erscheinen.
  • Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie den gewünschten Stil für die Navigationsschaltflächen aus dem Angebot unter Schaltflächenstil auswählen aus (siehe Bild 35.47).

Abbildung 35.47: Die Art der Schaltflächen, die auf Ihren HTML-Seiten erscheinen, wird in diesem Assistenten-Bildschirm ausgewählt.

siehe Abbildung

  • Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie die Position, an der die Navigationsschaltflächen erscheinen soll. Um Kommentare zu den einzelnen Folien auf Ihrer HTML-Seite einzubinden, klicken Sie auf die Option Foliennotizen auf Seiten anzeigen.
  • Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie nun den Pfad an, in dem Sie die HTML-Datei speichern möchten.
  • Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertigstellen. Im Dialog Präsentation als HTML speichern können Sie einen Namen für das Design eingeben, das Sie gerade erstellt haben, um dieses beim nächsten Mal wieder benutzen können, wenn Sie eine Präsentation in eine HTML-Datei umwandeln. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie den Designnamen angegeben haben. Andernfalls klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht Speichern. PowerPoint zeigt daraufhin eine Nachricht, die Ihnen den Fortschritt beim Export Ihrer Präsentation als HTML-Dateien anzeigt.
  • Klicken Sie auf OK, wenn das Nachrichtenfenster Ihnen anzeigt, daß der Exportvorgang abgeschlossen ist.

Sie können nun Ihre Präsentation als HTML-Datei anschauen, indem Sie sie in einem Web-Browser öffnen, wie zum Beispiel dem Internet Explorer 3.0. Wenn die Präsentation angezeigt wird, klicken Sie auf »Zum Starten hier klicken«-Hyperlink, um die erste der Folien anzuzeigen (siehe Bild 35.48).

Abbildung 35.48: Die Schulungsrichtlinienpräsentation im HTML-Format.

siehe Abbildung

Veröffentlichen Ihrer Präsentation

Um den Vorgang der Erstellung der Schulungsrichtlinienpräsentation abzuschließen, müssen Sie die Präsentation noch auf Ihrem Intranet-Server veröffentlichen. Der Vorgang, mit dem dies durchgeführt wird, verändert sich je nach Struktur des Netzes, jedoch sind die folgenden grundlegenden Schritte nahezu bei allen gleich:

  • Kopieren Sie alle Dateien, die von PowerPoint während des Erzeugens der HTML-Seiten erzeugt wurden, auf den Intranet-Server. Sie können die Dateien in dem von Ihnen oben unter Schritt 9 angegebenen Verzeichnis finden.
  • Kopieren Sie alle zusätzlichen Dateien, wie zum Beispiel Filme, Textdateien oder Dokumente und andere Objekte, auf den Intranet-Server.
  • Testen Sie Ihre Präsentationen, indem Sie alle Web-Browser, die Sie in Ihrer Firma benutzen, anwenden. Klicken Sie auf jeden Hyperlink in Ihrer Präsentation, und laden Sie jede verbundene Datei herunter. Wenn Sie Filme oder Klangdateien benutzen, stellen Sie sicher, daß diese einwandfrei funktionieren und erreichbar sind.
  • Fügen Sie eine Verknüpfung zu Ihrer Präsentation, zur Hauptseite Ihrer Firma oder einer anderen passenden Seite hinzu. Schicken Sie außerdem eine Nachricht an alle Benutzer, daß die Präsentation online abrufbar ist und wie die URL lautet.

Setzen Sie sich mit Ihrem Systemadministrator zusammen, um spezielle Informationen über den Vorgang des Kopierens der Präsentationsdateien auf Ihren Intranet- oder Internetserver zu bekommen.

(c) 1997 Que
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Elektronische Fassung des Titels: Special Edition: Office 97, ISBN: 3-8272-1018-6

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