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Der Begriff Hyperlink, der meist in Verbindung mit dem Internet auftaucht, hat für viele eine fast mystische Bedeutung, kommt die Vorsilbe »Hyper« doch auch gerne mal im einen oder anderen Science-Fiction Film vor. Sachlich betrachtet stellt ein Hyperlink jedoch nichts anderes dar als einen Weg, um von einem Dokument zu einem anderen zu springen, also genau das, was Sie im World Wide Web bei Benutzung eines Hyperlinks tun.
Hyperlinks sind besonders nützlich, weil sie Ihnen die Möglichkeit geben, Dokumente auf eine Weise zu verbinden, die andere Methoden nicht bieten. Sie ermöglichen Ihnen, anderen Leuten Nachrichten bezüglich des betreffenden Dokumentes zuzuschicken, beispielsweise als Frage oder Kommentar. Sie können mit Hyperlinks auch das Aussehen eines Dokuments so gestalten, daß sich ein nicht Office-erfahrener Benutzer auf einfache Weise an andere Stellen im Dokument oder zu anderen Dateien bewegen kann. Sie können auf diese Weise zu einer Web-Site oder einer Datei in einem lokalen Netzwerk gelangen.
Wenn Sie Kapitel 29 gelesen haben, kennen Sie bereits das Konzept der gegenseitigen Verbindung von einem Dokument mit einem anderen. Bild 34.1 zeigt ein Beispiel für ein Word-Dokument mit einer Verknüpfung zu einem Excel-Dokument.
Abbildung 34.1: Eine eingefügte Verknüpfung zwischen einem Word-Dokument und einem Excel-Dokument erleichtert die Erhaltung der Datenkonsistenz.
Bei dieser Art von Verknüpfung gibt es jedoch einen Nachteil. Sie möchten vielleicht gar nicht, daß das Arbeitsblatt dargestellt wird, weder als tatsächliches Arbeitsblatt noch als eingefügtes Symbol. Passender wäre eine Nachricht, wie zum Beispiel »Klicken Sie hier, um die Gewinn-/Verlustrechnung zu sehen«. Denn solange der Benutzer die Aufstellung in der Zieldatei nicht wirklich sehen muß, könnte sie sogar stören und ihn vom aktuellen Dokument ablenken.
Wenn durch das Anklicken der Nachricht »Klicken Sie hier...« im Word-Dokument eine Excel-Arbeitsmappe geöffnet wird, die der Benutzer betrachten oder bearbeiten kann, dann wird die Nachricht als Hyperlink bezeichnet.
Es ist wichtig, die einzelnen Dateien, die bei einem solchen Vorgang herangezogen werden, etwas genauer zu kennen. Die Datei, die den Hyperlink enthält, wird als »Verknüpfungsdatei« bezeichnet, während die Datei, auf die die Verknüpfung zeigt, als »Zieldatei« bezeichnet wird. Im oben genannten Beispiel ist das Word-Dokument die Verknüpfungsdatei. Durch Anklicken des Hyperlinks gelangen Sie zu der Excel-Datei, der Zieldatei.
Angenommen, Sie haben die in Bild 34.1 dargestellte Gewinn-/ und Verlustrechnung in der Datei »GUV96.XLS« gespeichert. Die Datei befindet sich auf dem Windows-Desktop. Um nun in einem Word-Dokument einen Hyperlink zu dieser Datei zu erzeugen, müssen Sie den hier aufgeführten Schritten folgen:
Abbildung 34.2: Benutzen Sie den Dialog Hyperlink einfügen, um den Standort der Zieldatei anzugeben.
Abbildung 34.3: Sie können den Dialog Verknüpfung zu Datei benutzen, wenn Sie den Zielpfad nicht selbst eintippen möchten.
Abbildung 34.4: Der Hyperlink sieht nicht wie eine normale Office-Verknüpfung aus, aber durch Anklicken gelangen Sie zur Zieldatei.
In Word wird das Aussehen der Hyperlinks durch die von Ihnen gewählten Einstellungen bestimmt. In der Grundeinstellung wird ein Hyperlink als blauer, unterstrichener Text dargestellt, solange er noch nicht benutzt worden ist. Wurde der Hyperlink schon einmal angewählt, um die Zieldatei anzusehen, wird der entsprechende Hyperlink in violetter Farbe und ebenfalls unterstrichen dargestellt.
Die Einstellungen lassen sich über den Menüpunkt Format/Formatvorlage ändern, indem Sie die Formate für Hyperlink und Gesichteter Hyperlink verändern.
Hyperlinks in Word werden als Felder in den Text eingefügt. Wenn nach dem Erstellen des Hyperlinks nur der Feldcode angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Code und wählen den Punkt Feldfunktionen ein/aus aus dem Kontextmenü. Dann sehen Sie den eigentlichen Hyperlink.
Sie müssen die Zieldatei gespeichert haben, bevor Sie einen Hyperlink erstellen können. Es ist auch ratsam, die Verknüpfungsdatei zu speichern, bevor Sie den Hyperlink einfügen.
Wenn Sie eine Verknüpfung in eine Excel-Arbeitsmappe mit Bearbeiten/Einfügen einfügen, können Sie diese entweder als Arbeitsblattobjekt oder als Excel-Symbol anzeigen lassen. Beim Erstellen eines Hyperlinks haben Sie aber noch weitere Möglichkeiten:
Wenn Sie den Text des Hyperlinks aus Bild 34.4 geändert haben, könnte die Darstellung so wie in Bild 34.5 aussehen.
Abbildung 34.5: Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Hyperlink, um die Zieldatei anzuzeigen.
Beachten Sie, daß ein Benutzer keine Ahnung von Excel oder der Benutzung von eingefügten Verknüpfungen haben muß, um Hyperlinks benutzen zu können.
Wenn Sie durch das Anklicken des Hyperlinks im Zieldokument angekommen sind, taucht in der Zielapplikation die Office-Web-Symbolleiste auf. Diese Symbolleiste beinhaltet auch die Schaltflächen Zurück und Vorwärts (siehe Bild 34.6). In diesem Beispiel bringt ein Hyperlink den Benutzer von Excel zu einem Word-Dokument. Klicken Sie auf Zurück, um zum Hyperlink zurückzukehren, und dann Vorwärts, um wieder zur Zieldatei zu gelangen.
Abbildung 34.6: Die Web-Symbolleiste erleichtert die Navigation mit Hyperlinks.
Es ist wichtig zu wissen, daß ein Hyperlink nicht auf die gleiche Weise funktioniert wie die Verknüpfung eines Objektes über Bearbeiten/Einfügen. Bei eingefügten Objekten werden Änderungen in der Quelldatei auch direkt in der Verknüpfung durchgeführt.
Bei einem Hyperlink ist das anders. Eine Änderung in der Zieldatei hat keinerlei Einfluß auf den Hyperlink, weder in der Darstellungsweise noch im Verhalten. Solange die Zieldatei noch existiert und sich an derselben Stelle befindet, wird Sie ein Klick auf den Hyperlink zum Dokument in dieser Datei befördern.
Sie können den Hyperlinks eine größere Attraktivität oder eine intuitivere Benutzbarkeit verleihen, indem Sie ClipArts oder andere Grafiken wie zum Beispiel JPG- oder GIF-Bilder als Hyperlink verwenden. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen die Vorgehensweise mit Hilfe von PowerPoint. Auf die gleiche Weise können Sie auch in anderen Office-Applikationen vorgehen.
Angenommen, Sie entwerfen eine PowerPoint-Präsentation, die sich um veröffentlichte Bücher dreht. Jedes Bild der Präsentation kann Informationen über ein anderes Buch enthalten. Auf Ihrer Festplatte haben Sie ein JPG-Bild mit dem Cover des Buches. Wenn Sie PowerPoint mit der entsprechenden Präsentation geladen haben, führen Sie folgende Schritte durch:
Abbildung 34.7: Benutzen Sie die Dropdown-Liste Dateityp, um die richtige Dateierweiterung für Ihre Grafiken auszuwählen.
Abbildung 34.8: Wenn das Bild ausgewählt ist, können Sie es so verändern, daß es als Hyperlink funktioniert.
Um sicherzustellen, daß der Benutzer bemerkt, daß es sich bei der Grafik um einen Hyperlink handelt, können Sie noch ein wenig erklärenden Text hinzufügen, wie zum Beispiel. »Klicken Sie hier für zusätzliche Informationen«.
Eine Grafik, die als Hyperlink benutzt wird, kann nicht gleichzeitig als Schaltfläche zum Ausführen eines Makros verwendet werden.
Vielleicht ist Ihnen das Auswahlfeld Relativen Pfad für Hyperlink verwenden im Dialog Hyperlink einfügen aufgefallen (siehe Bild 34.2). Diese Option ist sehr nützlich, wenn Sie noch bei der Entwicklung des Zieldokumentes sind.
Angenommen, Sie möchten das Zieldokument im Intranet Ihrer Firma oder im World Wide Web ablegen. (Ein Intranet ist ein – häufig lokales – Netz, das die gleichen Protokolle wie das World Wide Web benutzt, also HTTP und FTP). Sie können nun absolute Adressen für die Hyperlinks angeben. Solche absoluten Adressen beinhalten die Angabe von Laufwerk und vollständigem Pfad, wie zum Beispiel C:\Zieldateien\ExcelDokumente.
Falls Sie nun die Verknüpfungsdatei und die Zieldateien auf einen Web- oder Intranet-Server verschieben müssen, kann es sein, daß Sie auf diese absoluten Adressen keinen Zugriff mehr haben. Der Server erkennt Ihr Laufwerk »C:« vielleicht nicht als »C:«. Das führt dazu, daß Sie alle Verknüpfungen bearbeiten und auf den aktuellen Stand bringen müssen.
Sie können sich viel Mühe sparen, indem Sie Adressen verwenden, die relativ zu einer Standardadresse sind und die Sie später noch verändern können. Eine solche Standardadresse wird als Hyperlink-Basis bezeichnet. Im hier benutzten Beispiel könnte die Hyperlink-Basis I:\Office-Daten\Biblio sein. Innerhalb dieses Verzeichnisses kann es dann weitere Unterverzeichnisse wie zum Beispiel WordDokumente oder ExcelDokumente geben, in denen die Zieldateien entsprechender Herkunft abgelegt werden.
Wenn Sie dann später die Zieldokumente auf einen Server verschieben, müssen Sie nur das Verzeichnis \Office-Daten\Biblio mit allen Unterverzeichnissen und Dateien zum Server kopieren. Danach passen Sie die Hyperlink-Basis an die korrekte Server-Adresse an, anstatt die Adresse Ihrer lokalen Festplatte zu verwenden.
Um relative Pfade zu verwalten, folgen Sie den hier aufgeführten Schritten:
Abbildung 34.9: Die Hyperlink-Basis erscheint unter Basis, der Pfad innerhalb der Basis erscheint unter Pfad.
Wenn Sie die Dateien auf den Server verschieben, wählen Sie wieder den Menüpunkt Datei/Eigenschaften. Ändern Sie nun hier im Register Datei-Info den Pfad zur neuen Basis, also beispielsweise F:\Office-Daten\Biblio.
Eine Office-Applikation benötigt ein klein wenig mehr Zeit, einen Hyperlink auszuwerten und zu öffnen, der mit einem relativen Pfad versehen ist. Wenn Sie also sicher sind, daß der Standort Ihrer Zieldateien sich nicht ändert, können Sie nacheinander jeden Hyperlink in der Verknüpfungsdatei auswählen und im Dialog Hyperlink einfügen das Auswahlfeld Relativen Pfad für Hyperlink verwenden deaktivieren. Das bringt einen kleinen Geschwindigkeitsvorteil.
In Office-Applikationen können Sie einen Hyperlink auch bearbeiten, um die Zieldatei nachträglich zu verändern. Klicken Sie den Hyperlink dazu nicht mit der linken Maustaste an, denn das bringt Sie direkt zum Zieldokument, sondern benutzen Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Hyperlink und dort im Untermenü den Punkt Hyperlink bearbeiten. Sie können den Hyperlink auch durch Ziehen mit der Maus markieren und dann Einfügen/Hyperlink wählen. Daraufhin erscheint derselbe Dialog.
Der Dialog Hyperlink einfügen hat zwei Schaltflächen mit dem Namen Durchsuchen und zwei dazugehörige Eingabefelder (siehe Bild 34.2). Die eine Schaltfläche wird benutzt, um eine Verbindung zur tatsächlichen Zieldatei herzustellen. Die andere dient dazu, eine bestimmte Stelle innerhalb der Zieldatei zu finden. Im Fall einer Excel-Datei ist eine solche Stelle ein Bereichsname (und wird innerhalb von Excel auch nur »Name« genannt).
Die Zieldatei ist, um beim Excel-Beispiel zu bleiben, eine Arbeitsmappe. Dabei ist es nicht ungewöhnlich, daß die Arbeitsmappe gleichzeitig eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz enthält. Daher möchten Sie vielleicht verschiedene Hyperlinks für die beiden Aufstellungen einrichten. Um das zu ermöglichen, müssen Sie beiden Abschnitten verschiedene Namen geben und diese unter Name einer Stelle in der Datei angeben. Sie erreichen das, indem Sie diesen Schritten folgen:
Abbildung 34.10: Sie können das Ziel eines Hyperlinks genauer festlegen, indem Sie bestimmte Stellen innerhalb der Zieldatei festlegen.
Sie haben nun zwei Hyperlinks in Ihrem Dokument. Der eine führt den Benutzer in den Bereich mit dem Namen »Gewinn_Verlustrechnung«, der andere bringt den Benutzer zum Bereich, der mit dem Namen »Bilanztabelle« markiert ist.
Sie können auch Hyperlinks zu Applikationen, die nicht zum Office-Paket gehören, einrichten. Aus dem Dialog Hyperlink einfügen heraus müssen Sie nur ein Dokument anwählen, dessen Endung mit der gewünschten Applikation verknüpft ist, und diese Datei als Hyperlink-Zieldatei festlegen.
Ein Hyperlink ist eine ideale Möglichkeit, dem Benutzer zu helfen, Querverweise in einem Text zu betrachten. Angenommen, Sie schreiben ein langes Dokument, wie zum Beispiel einen Marketingplan. Im Produktabschnitt möchten Sie die Aufmerksamkeit des Lesers auf einen Abschnitt über die Zielgruppe für das Produkt ziehen. Sie möchten dann, daß der Querverweis folgenden Text enthält: »Siehe Abschnitt über Markt A«.
Es ist praktisch für den Leser, einfach auf diesen Querverweis zu klicken, um dorthin zu gelangen. Es ist äußert unpraktisch, seitenweise vorwärts und rückwärts zu blättern oder den Menüpunkt Bearbeiten/Suchen zu benutzen.
Um einen Querverweis einzurichten, müssen Sie erst die Gliederung Ihres Dokuments einrichten. Es gibt mehrere einfache Wege, dies zu tun:
Egal, welche Methode Sie benutzen, Sie können Hyperlink-Querverweise einfügen, nachdem die Gliederung vorgenommen wurde. Folgen Sie dazu diesen Schritten:
Abbildung 34.11: Wenn Ihr Dokument noch keine Instanz des unter Verweistyp angegebenen Typs besitzt, ist die Auswahlliste mit dem Namen Für welche Fußnote noch leer.
Abbildung 34.12: Die Auswahl des Verweistyps bestimmt, welche Art von Referenz Sie einfügen können.
Abbildung 34.13: Sie können im Querverweis wählen, ob Sie Nummern oder Text anzeigen lassen wollen.
Ihr Querverweis ist nun in das Dokument als Hyperlink eingefügt. Durch Anklicken gelangen Sie automatisch an das Ziel des Querverweises.
Das Standardformat für Hyperlinktext ist blauer, unterstrichener Text. Ein Hyperlink-Querverweis sieht jedoch normalerweise nicht so aus. Um also darauf hinzuweisen, daß der Querverweis über einen Hyperlink verfügt, müssen Sie ihn markieren (indem Sie mit der Maus darüberziehen) und dann den Menüpunkt Format/Zeichen wählen. Stellen Sie hier die notwendigen Zeichenformatierungen (blaue Schrift und einfache Unterstreichung) ein.
Die Hyperlink-Querverweise müssen sich innerhalb eines Dokumentes befinden. Zeigt ein solcher Querverweis doch auf ein anderes Dokument, müssen beide Dokumente Teil eines Hauptdokumentes sein.
Excel bietet für seine Hyperlinks ein paar spezielle Fähigkeiten an. Dieses Kapitel hat bereits gezeigt, daß Sie Hyperlinks auf die gleiche Weise in Excel-Arbeitsmappen einfügen können wie in andere Office-Dokumente. Sie können Hyperlinks aber auch in Formeln verwenden.
Insbesondere dann, wenn ein Hyperlink Teil einer Formel ist, müssen Sie darauf achten, wie Sie diese Zelle markieren. Es kommt leicht vor, daß Sie gleich zum Ziel des Hyperlinks springen, obwohl Sie die Formel bearbeiten wollten.
Dieser Abschnitt beschreibt die Excel-Funktion HYPERLINK und wie Sie diese bearbeiten, ohne aus Versehen zu springen.
In Office 97 besitzt Excel eine neue Funktion, die Ihnen zusätzliche Kontrollmöglichkeiten über Hyperlinks in einem Excel-Arbeitsblatt gibt. Die Funktion HYPERLINK hat die folgende Syntax:
=HYPERLINK(Zielort; Anzeigename)
Der erste Parameter, der Zielort, ist der Name der Zieldatei und eventuell die darin gewünschte Stelle. Der zweite Parameter, der Anzeigename, ist der Wert, der in der Zelle angezeigt wird, die diese HYPERLINK-Funktion enthält.
Abbildung 34.14: Benutzen Sie den zweiten Parameter von HYPERLINK, um festzulegen, was in der Zelle angezeigt wird.
In Bild 34.14 sehen Sie im Formularfeld den Pfad und den Namen der Zieldatei. Die Zelle A1, in die die Funktion eingegeben wurde, zeigt den Text des zweiten Funktionsparameters, der dem Benutzer sagt, was bei dem Hyperlink passiert. Sie können die Funktion HYPERLINK direkt eingeben oder den Funktions-Assistenten verwenden.
In vielen Fällen werden Sie einen Hyperlink in Excel einfügen, indem Sie den Menüpunkt Einfügen/Hyperlink anwenden. Der Einsatz der Funktion HYPERLINK erweitert die Möglichkeiten der Hyperlinks noch. Sie können die Funktion auch in Verbindung mit anderen Werkzeugen nutzen.
Angenommen, Sie möchten, daß der Benutzer die Zieldatei aus einer Reihe möglicher Dateien auswählen kann. Das Bild 34.15 zeigt ein Beispiel dafür.
Abbildung 34.15: Mit der Funktion HYPERLINK hat der Benutzer Einfluß auf das Ziel eines Hyperlinks.
Sie stellen vielleicht fest, daß ein eigener Hyperlink für alle möglichen einer Arbeitsmappen überladen wirken würde. Darum geben Sie dem Benutzer in Zelle D1 die Möglichkeit, die Nummer der gewünschten Arbeitsmappe einzugeben.
Die HYPERLINK-Funktion in Zelle A7 und ihre Parameter sind in der Funktionszeile in Bild 34.15 zu sehen. Sie lautet:
=HYPERLINK("C:\FINANZEN\" & INDEX(B1:B5; D1; 1) & ".xls"; Klicken Sie nach der Wahl einer Arbeitsmappe hier")
Hier wurde die HYPERLINK-Funktion in Verbindung mit der Funktion INDEX verwendet. Auf diese Weise wird festgelegt, welche Excel-Datei geöffnet wird, wenn der Benutzer auf den Hyperlink klickt. Der Teil :
INDEX(B1:B5; D1; 1)
gibt den Wert in B1:B5 zurück, der durch die Eingabe in D1 identifiziert wird. Wenn der Benutzer also die Zahl »2« in die Zelle D1 einträgt, liefert die Funktion INDEX den Text »Ausgaben«.
Die Formel in Zelle A7 nutzt die Auswertung der INDEX-Funktion. Angenommen, der Benutzer hat eine »2« in Zelle D1 eingegeben, sieht die HYPERLINK-Funktion nach Auswertung von INDEX so aus:
=HYPERLINK("C:\FINANZEN\" & "Ausgaben" & ".xls"; "Klicken Sie nach der Wahl einer Arbeitsmappe hier")
oder genauer
=HYPERLINK("C:\FINANZEN\Ausgaben.xls", "Klicken Sie nach der Wahl einer Arbeitsmappe hier")
Natürlich müssen alle Arbeitsmappen, die durch die Einträge in B1:B5 angegeben werden können, auch tatsächlich im Verzeichnis C:\Finanzen existieren.
Sie können die Funktion noch etwas sicherer machen, indem Sie die WENN-Funktion einsetzen, um die Eingaben des Benutzers auf die Werte von 1 bis 5 zu beschränken. Wenn ein Benutzer eine andere Zahl eingibt, dann wird die INDEX-Funktion fehlschlagen und in letzter Konsequenz natürlich auch die HYPERLINK-Funktion, weil sie keinen gültigen Dateinamen verwenden kann.
Hier ist ein Beispiel für die erweiterte Funktion:
=WENN(UND(D1>0;D1<6); HYPERLINK("C:\FINANZEN\" & INDEX(B1:B5; D1; 1) & ".xls"; "Klicken Sie nach der Wahl einer Arbeitsmappe hier"); "D1 muß im Bereich von 1 bis 5 liegen")
Durch die WENN-Abfrage wird die HYPERLINK-Funktion nur dann aufgerufen, wenn der Benutzer in Zelle D1 eine Zahl eingegeben hat, die größer als 0 ist und gleichzeitig kleiner als 6 ist. Anderenfalls schlägt die Abfrage fehl, und der Text »D1 muß im Bereich von 1 bis 5 liegen« wird angezeigt (siehe Bild 34.16).
Abbildung 34.16: Die WENN-Funktion hilft Ihnen, Fehleingaben der Benutzer abzufangen.
Auf den ersten Blick ist es etwas schwierig, einen Hyperlink in einem Arbeitsblatt zu markieren. Normalerweise klicken Sie in die Zelle, die die Funktion enthält, die Sie bearbeiten wollen. Im Falle eines Hyperlinks werden Sie dabei aber, wie geplant, nur an die Stelle der Zieldatei gelenkt, die im Hyperlink angegeben ist.
In Excel, wie in allen Office-Applikationen mit Hyperlink-Fähigkeit, öffnet die rechte Maustaste ein Kontextmenü und verhindert das Ausführen des Hyperlinks. Wahlen Sie hier den Punkt Hyperlink, um die möglichen Punkte im Untermenü zu sehen (siehe Bild 34.17).
Abbildung 34.17: Durch einen rechten Mausklick auf einen Hyperlink erhalten Sie eine Reihe möglicher Aktionen.
Wenn Sie den Hyperlink ändern möchten, wählen Sie aus dem Untermenü den Punkt Hyperlink bearbeiten. Daraufhin erscheint der Dialog Hyperlink bearbeiten. Wenn Sie die HYPERLINK-Funktion benutzt haben, bietet das Kontextmenü den Punkt Hyperlink aber nicht an (siehe Bild 34.18).
Abbildung 34.18: Sie haben andere und weniger Optionen, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle mit einer HYPERLINK-Funktion klicken.
Daher müssen Sie eine solche Zelle auf andere Weise markieren. Die Möglichkeit, auf die Tastatur zurückzugreifen, ist dabei die beste Wahl. Klicken Sie also in ein benachbartes Feld, und benutzen Sie die Pfeiltasten der Tastatur, um in die gewünschte Zelle zu gehen. In der Funktionszeile erscheint dann die HYPERLINK-Funktion mit allen Parametern. Dort können Sie die Funktion auch bearbeiten. Wenn Sie die Funktion dort ändern möchten, dann genügt auch ein einfacher Klick mit der rechten Maustaste auf das Feld. Die Formel erscheint ebenfalls in der Funktionszeile.
Wenn Sie den Hyperlink auf diese Weise anwählen, dann können Sie auch den Text ändern, der automatisch durch die Vorgehensweise über Einfügen/Hyperlink eingesetzt wird. Nach Markieren der Hyperlink-Zelle erscheint der Text in der Funktionszeile. Bearbeiten Sie ihn so, daß er das anzeigt, was Sie in der Zelle sehen möchten.
Angenommen, Sie sind verantwortlich für die Verwaltung von Informationen in einer Gewinn- und Verlustrechnung. Obwohl es viele allgemein akzeptierte Regeln für die Verwaltung solcher Informationen bzw. der Zahlendaten und ihrer Genauigkeit gibt, ist auch der Spielraum beim Format der Rechnung sehr groß. Es gibt hier viele verschiedene Möglichkeiten, vor allem wenn die Rechnung für die firmeninterne Entscheidungsfindung herangezogen werden soll, im Unterschied zur öffentlichen Darlegung der Gewinn- und Verlustrechnung.
Sie möchten den Benutzern nun vielleicht die Möglichkeit geben, Sie zu benachrichtigen, wenn Sie Ihre Aufstellung als nützlich betrachten oder Anregungen haben. Mit Hyperlinks können Sie dies auf einfache und effektive Weise tun. Ein Hyperlink muß nicht nur zu einer Zieldatei verweisen. Ein Anklicken des Hyperlinks kann auch ein E-Mail-Programm aufrufen, in dem Ihre Adresse aus Vereinfachungsgründen bereits als Zieladresse angegeben ist.
Der einfachste Weg, solche Hyperlinks in Word zu erstellen, ist folgender:
Wenn Sie diese Option aktivieren, wandelt Word alles, was wie eine Netzwerkadresse aussieht, in ein neues oder ein altes Dokument oder in einen Hyperlink um.
Bild 34.19 zeigt ein Beispiel dafür, wie die Hyperlinks aussehen.
Abbildung 34.19: Der Hyperlink vereinfacht den Benutzern die Versendung von Kommentaren oder Fragen per E-Mail.
Sie können den Hyperlink auch manuell in ein Feld eingeben, nachdem Sie dieses über Einfügen/Feld angelegt haben. Geben Sie dazu im Dialog Feld die entsprechenden Informationen ein. Hier ein Beispiel:
{HYPERLINK mailto:GTiga@Tigasoft.de}
Egal, wie Sie den Hyperlink eingeben, tippen Sie einfach über den alten Inhalt des Feldes hinweg, um einen neuen Informationstext für die Benutzer zu geben. In diesem Beispiel könnten Sie einen Hinweis wie »Klicken Sie hier, um Anregungen oder Fragen zur Gewinn- und Verlustrechnung per E-Mail zu versenden« geben.
Wenn der Benutzer ein E-Mail-Programm besitzt (zum Beispiel Microsoft Exchange), erscheint nach Anklicken des Hyperlinks ein Dialog, in dem die Adresse des Empfängers schon eingetragen ist (siehe Bild 34.20).
Abbildung 34.20: Der Benutzer muß nur noch seinen Nachrichtentext tippen, und die Hyperlinks und das E-Mail-Programm erledigen den Rest.
Der Benutzer gibt eine Nachricht ein und klickt dann auf Senden. Wenn der Benutzer mit einem E-Mail-Server verbunden ist, wird die Post sofort verschickt. Anderenfalls wird sie in der Ausgangspost von MS Exchange in eine Art Warteschlange gelegt, wo sie auf ihre Zustellung wartet.
(c) 1997 Que
