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Über die grafische Benutzeroberfläche von Windows (Windows GUI) haben Sie sich schon mit der Vorstellung von Verzeichnissen und Dateien vertraut machen können. So wie der Ordner in einer Aktensammlung, ist das Computer-Verzeichnis ein Sammelplatz für alle möglichen Papiere und Dokumente geworden. Das Problem ist nur, daß es, je mehr Dokumente und Verzeichnisse Sie auf Ihrem Computer erstellen, immer schwieriger wird, etwas zu finden, egal wie ordentlich und sorgfältig Sie auch sein mögen.
Wenn Sie die Microsoft-Office-Sammelmappe benutzen, werden Sie organisierter am Computer arbeiten. Die Sammelmappe bringt die Idee der Computer-Organisation einen Schritt weiter, als wenn Sie einfach nur ein Verzeichnis benutzen, um Dateien mit einem gemeinsamen Bezug dort zu speichern. Die Sammelmappe ermöglicht Ihnen, Microsoft-Office-Dokumente in einer ganz bestimmten Reihenfolge, den sogenannten Abschnitten, zu speichern, so wie Sie es auch mit Dokumenten in einem echten Ringordner tun würden. Mit der Sammelmappe können Sie auch das World Wide Web durchsuchen, indem Sie das neue Menü Wechseln zu benutzen.
Eine Sammelmappe kann all Ihre Dateien und Verzeichnisse zu fast jedem Thema (siehe Bild 31.1) enthalten.
Abbildung 31.1: Verwenden Sie eine Sammelmappe, um Ihre Arbeit durch Abschnitte im Buch zu organisieren.
Wenn Sie die Start-Schaltfläche der Task-Leiste anklicken, erscheint eine Liste von Programmen, aus der Sie die Microsoft-Sammelmappe innerhalb der Gruppe Programme auswählen können.
Wenn eine Sammelmappe geöffnet wird, wird automatisch eine neue, leere Sammelmappe angezeigt (siehe Bild 31.2). Sie können auch Neues Office-Dokument im Startmenü markieren, und Leere Sammelmappe im Register Allgemein des Dialogfeldes Neues Office-Dokument wählen, um eine neue Sammelmappe zu starten.
Abbildung 31.2: Stellen Sie sich eine leere Sammelmappe als einen weiteren Dokumententyp vor, dem Sie Office-Dokumente als Abschnitte hinzufügen können.
Die folgenden Bereiche und Schaltflächen werden nützlich für Sie sein, wenn Sie Ihre Sammelmappe aufbauen.
Über die Schaltfläche Ein-/Ausblenden kann der linke Ausschnitt angezeigt oder verborgen werden.
Wenn eine Sammelmappe geöffnet wird, enthält sie noch keine Abschnitte, Sie sehen nur eine leere Sammelmappe. Denken Sie daran, daß ein Abschnitt ein Office-Dokument aus Word, Excel oder PowerPoint sein kann. Wenn Sie einen Abschnitt hinzufügen, ist das erstellte Dokument leer. Um einen Abschnitt zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 31.3: Organisieren Sie Ihre Arbeit, indem Sie Office-Dokumente in die Abschnitte der Sammelmappe plazieren.
Einen Abschnitt in Sammelmappe übernimmt alle Möglichkeiten einer Office-Anwendung.
Abbildung 31.4: Der aktive Abschnitt ist jetzt ein Word-Dokument. Alle Möglichkeiten von Word sind jetzt verfügbar.
Um einen Abschnitt umzubenennen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Abschnitts und auf Umbenennen, oder Sie wählen Abschnitt/Umbenennen.
Abbildung 31.5: Bearbeiten Sie den Abschnitt-Namen, indem Sie den Namen im linken Ausschnitt anklicken.
Abbildung 31.6: Ändern Sie den Namen des Sammelmappen-Abschnitts, um das neue Dokument zu benennen.
Jedes neue Dokument kann als Abschnitt einer Sammelmappe hinzugefügt werden. Alle Möglichkeiten von Office stehen Ihnen innerhalb der Sammelmappe zur Verfügung. Zum Beispiel können Sie in den Abschnitten Daten ausschneiden und einfügen und Dokumente verknüpfen.
Wenn Sie schon einige Office-Dokumente erstellt haben, können Sie sie der Sammelmappe hinzufügen. Darüber hinaus können Sie auch ein Inhaltsverzeichnis erstellen, indem Sie wie folgt vorgehen.
Abbildung 31.7: Benutzen Sie das Dialogfeld Aus Datei hinzufügen, um bereits bestehende Dokumente auszuwählen, die Sie der Sammelmappe hinzufügen wollen.
Sie können die (Umschalt)-Taste drücken und dann mit der Maustaste klicken oder die (Strg)-Taste benutzen und dann klicken, um mehrere Dateien der Sammelmappe hinzuzufügen. Wenn Sie Dateien auf diese Art hinzufügen, erscheinen sie in alphabetischer Reihenfolge als Abschnitte in der Sammelmappe. Sie werden in der Sammelmappe hinter dem aktiven Abschnitt eingefügt. Ordnen Sie sie einfach neu an, indem Sie die Abschnitte an die gewünschte Stelle ziehen.
Sie können Dokumente aus dem Windows-Explorer-Arbeitsplatz ziehen oder vom Desktop in den linken Ausschnitt hinein, um einer Sammelmappe Abschnitte hinzuzufügen.
Abbildung 31.8: Das Hinzufügen einer Datei ändert den markierten Abschnitt nicht. Der zuletzt aktive Abschnitt bleibt markiert.
Wenn Sie bereits vorhandene Dokumente einer Sammelmappe hinzufügen wollen, werden die Dokumente zu einem Teil der Sammelmappe. Keine der Änderungen, die Sie innerhalb der Quellanwendung des Originaldokuments im Originaldokument machen, erscheint im Sammelmappen-Dokument (Abschnitt).
Genauso werden Änderungen, die Sie im Dokument machen, während Sie sich in der Sammelmappe befinden, nicht erscheinen, wenn Sie das Dokument in seiner Quellanwendung öffnen.
Wenn Sie vorhaben, die Sammelmappe zu benutzen, um Ihre Dokumente zu ordnen, vergewissern Sie sich, daß Sie alle Bearbeitungen und Änderungen in der Sammelmappe machen. Wechseln Sie nicht zwischen der Sammelmappe und der Quellanwendung, um Ihre Dokumente zu bearbeiten, da Sie sonst die Änderungen an Ihrem Dokument verlieren werden.
Wenn Sie Ihren Abschnitt-Ordner durchsehen, werden Sie vielleicht feststellen, daß ein Abschnitt am falschen Platz ist. (Sie erinnern sich, daß diese Abschnitte im vorherigen Verzeichnis einfach nur aneinandergehängt wurden.) Nehmen Sie an, daß Sie die Abschnitte neu anordnen wollen, so daß der Abschnitt Illustration nach dem Abschnitt Aufzählung kommt. Um das umzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 31.9: Verwenden Sie die Schaltflächen Nach-Oben und Nach-Unten, um die Plazierung der Abschnitte neu anzuordnen.
Sie können die Abschnitte im linken Ausschnitt schnell mit Drag&Drop neu anordnen.
Unter Umständen erscheint Ihnen der Bildschirm zu überladen, wenn Sie in einer Sammelmappe arbeiten, bei der die Abschnittsleiste angezeigt wird. Wenn Sie die Abschnitte als Vollbild anzeigen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ein-/Ausblenden des linken Ausschnitts in der Menüleiste. Bild 31.10 zeigt das Ergebnis, nachdem Sie den linken Ausschnitt ausgeblendet haben. Ein Excel-Arbeitsblatt-Abschnitt wird angezeigt.
Abbildung 31.10: Um die Vollbildanzeige zu erhalten, müssen Sie den linken Ausschnitt im Sammelmappen-Fenster ausblenden.
Die Schaltfläche Ein-/Ausblenden des linken Ausschnitts arbeitet als Hin-und Herschalter. Klicken Sie noch einmal auf das Symbol, um den linken Ausschnitt wieder anzuzeigen.
In der Sammelmappe wird nur der Abschnitt angezeigt, der im Augenblick aktiv ist. Sie können also nicht mehrere Fenster öffnen, indem Sie die Abschnitte untereinander auflisten lassen. Wenn Sie aber Abschnitt/Programmansicht wählen, können Sie auf ein anderes Dokument zugreifen, während Sie an einem anderen arbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Abbildung 31.11: Wenn Sie einen Abschnitt in der Programmansicht der Sammelmappe haben, können Sie zwei Abschnitte gleichzeitig bearbeiten.
In der Sammelmappe können Sie auf drei verschiedene Arten drucken: Sie können den aktiven Abschnitt drucken, alle Abschnitte der Sammelmappe oder nur einen einzigen.
Das Drucken eines aktiven Abschnitts funktioniert ähnlich wie das Drucken eines Dokuments aus einer normalen Office-Anwendung heraus, nur daß Sie den Druckbefehl im Menü Abschnitt anstatt im Menü Datei finden. Um einen Abschnitt zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:
Diese Schritte ermöglichen Ihnen, ein Dokument zu drucken, als ob Sie aus der Anwendung selbst heraus drucken würden. Sie können auch Abschnitte aus dem Dialogfeld Sammelmappe drucken heraus drucken, so wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
Sie können alle Sammelmappen-Abschnitte auf einmal oder nur ausgewählte Abschnitte drucken. Um zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 31.12: Wenn Sie die richtigen Optionen wählen, wird die Sammelmappe genauso gedruckt, wie Sie es sich vorstellen.
Die Liste enthält einige wichtige Druckoptionen.
Durch die Sammelmappe wird Office um eine neue Dimension erweitert. Sie können jetzt Ihr Dokument organisieren, es bearbeiten und als eine komplette Sammlung verbundener Dateien speichern. Sie speichern eine Sammelmappe wie andere Office-Dokumente auch.
Eine praktische Eigenschaft der Sammelmappe ist die Möglichkeit, Sammelmappe-Vorlagen zu erstellen. Sammelmappe-Vorlagen sind Sammelmappen, die Dokumente enthalten, die Sie in anderen Projekten verwenden wollen. Sie könnten zum Beispiel eine Standard-Tabelle in Excel erstellen, die dazu benutzt wird, auf Quellen in jedem Projekt zu verweisen. Anstatt das Arbeitsblatt immer wieder neu zu erstellen oder es jeder neuen Sammelmappe wieder hinzuzufügen, erstellen Sie eine Sammelmappen-Vorlage, die das Arbeitsblatt (und andere standardisierte Dokumente) beinhaltet.
Um eine Sammelmappen-Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Um die Sammelmappen-Vorlage zu benutzen, wählen Sie Datei/Sammelmappe erstellen und die entsprechende Sammelmappen-Vorlage. Wenn sich die Sammelmappen-Vorlage öffnet, enthält sie die Dokumente, die Sie unter Schritt 2 gespeichert haben.
Obwohl Sie die Sammelmappe benutzen können, um Ihre Dokumente nach Ihrem eigenen System zu ordnen und durchzusehen, tritt die wahre Stärke des Programms Sammelmappe erst zutage, wenn Sie eine Sammelmappe mit anderen teilen. Sie können beispielsweise in einem Team von anderen Nutzern in Ihrer Abteilung arbeiten, um Memos zu erstellen, Arbeitsblätter zu aktualisieren, Präsentationen zu verändern und so fort. Wenn Sie eine Sammelmappe erstellen, um die Dokumente für die Arbeitsgruppe zu organisieren, riskieren Sie nicht, daß einzelne Dokumente auf irgendeiner Festplatte verlorengehen oder unbeachtet irgendwo im Netz hängen bleiben. Sie können auch dafür sorgen, daß die Dokumente um die Änderungen der einzelnen Arbeitsgruppenmitglieder aktualisiert werden, indem Sie die Anwendung Aktenkoffer von Windows 95 benutzen.
Im folgenden erfahren Sie, wie Sie das Programm Sammelmappe mit anderen gemeinsam nutzen können.
Wenn der Aktenkoffer nicht erscheint, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Windows 95-Desktop, und wählen Sie Neu/Aktenkoffer. Wenn diese Option nicht erscheint, müssen Sie die Aktenkoffer-Anwendung installieren, indem Sie Software/Installieren/Deinstallieren in der Systemsteuerung benutzen. Mehr Informationen zur Installation von Posteingang finden Sie in der Windows 95-Online-Hilfe.
Abbildung 31.13: Mitglieder einer Arbeitsgruppe/Workgroup können Aktenkoffer benutzen, um eine Sammelmappen-Datei gemeinsam zu nutzen oder zu aktualisieren.
Informationen darüber, wie Sie Sammelmappen-Dateien übers Internet ansehen können, erhalten Sie in Kapitel 35.
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