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Der Hauptinhalt von Kapitel 29 war es, Microsoft-Office-Anwendungen durch Einbetten und Verknüpfen von Informationen, hauptsächlich in Word-Dokumente zu integrieren. Dieses Kapitel befaßt sich damit, wie Sie Microsoft-Office-Anwendungen benutzen können, um eine Präsentation zu erstellen. Wenn Sie Folien für den Overhead-Projektor, 35mm-Folien, einen grafisch bearbeiteten Bericht oder eine Präsentation am Computer benötigen, können Sie PowerPoint verwenden, um die Präsentation zu erstellen. Sie können mit PowerPoint 97 auch World-WideWeb-Pages zum Veröffentlichen Ihrer Internet- oder Intranet-Dokumente einsetzen. Wenn Sie Informationen auch aus anderen Quellen verwenden wollen, wie z. B. aus Word oder Excel, können Sie diese aus der Quellanwendung nach PowerPoint kopieren oder damit verknüpfen.
Wenn Sie gewöhnt sind, mit Word zu arbeiten, können Sie eine Gliederung Ihrer Präsentation in Word erstellen und diese dann verwenden, um Folien in PowerPoint zu erstellen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Präsentation für einen Verein gegen Computerspiel-Sucht erstellen. Sie haben die Grundlagen Ihrer Präsentation in einem Word-Dokument. PowerPoint benutzt Überschriften-Formate von Word, für den Titel und die Unterpunkte der Folien. Deshalb formatieren Sie zunächst Ihr Word-Dokument neu, um Überschrift 1 für den geplanten Titel der Folie einzubinden, Überschrift 2 für jeden Hauptunterpunkt und Überschrift 3 für jeden Unterunterpunkt.
Wenn Sie Überschrift 1-, Überschrift 2- und Überschrift 3-Formate benutzen, können Sie genauso gut die Gliederungs-Eigenschaften von Word benutzen, um Ihre Folien aufzubauen und anzusehen. Um zur Ansicht Gliederung in Word zu wechseln, wählen Sie Ansicht/Gliederung, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Gliederungsansicht in der horizontalen Bildlaufleiste, direkt über der Statusleiste. Die Ansicht verändert sich und zeigt Ihnen Einträge für jede Überschriftenebene.
Abbildung 30.1: Die Gliederungsansicht von Word ermöglicht es Ihnen, Ihre Präsentation aufzubauen.
Wenn Sie zu PowerPoint wechseln, wird Überschrift 1 zum Titel der Folie, Überschrift 2 wird zur zweiten Gliederungsebene, die mit einem großen Punkt in PowerPoint dargestellt wird. Überschrift 3 wird zur dritten Gliederungsebene, gekennzeichnet als etwas kleinerer Punkt in PowerPoint.
Wenn Sie Ansicht/Gliederung wählen, verändert sich das Dokument und zeigt verschiedene Ebenen, und die Gliederungs-Symbolleiste wird sichtbar. Sie können die Gliederungs-Symbole verwenden, um eine oder mehr Ebenen in der Ansicht anzuzeigen. Sie können die Buttons 1 bis 8 verwenden, um sich die verschiedenen Ebenen von 1 bis 8 Ihrer Gliederung anzeigen zu lassen. Der Button 1 entspricht Überschrift 1, der Button 2 entspricht Überschrift 2 usw. Wenn Sie sich Überschrift 2 anzeigen lassen, indem Sie auf Button 2 klikken, wird Überschrift 1 ebenfalls erscheinen, Bild 30.2 zeigt die Gliederung, wenn Sie auf Button 1 geklickt haben, um sich Überschrift 1 anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf den Button Alles, um sich Ihr gesamtes Dokument anzeigen zu lassen. Sie können auch die Gliederungs-Symbolleiste verwenden, um Ebenen innerhalb der Gliederung auf- oder abzustufen (Überschrift 2 zu Überschrift 1 oder Überschrift 3).
Abbildung 30.2: Die Schaltflächen mit den Nummern in der Gliederungs-Symbolleiste von Word ermöglichen Ihnen, eine oder mehr Überschriftenebenen anzuzeigen.
Wenn eine Überschrift 1 keinen folgenden Text enthält (d. h. der Überschrift folgt keine Überschrift 2), erscheint ein Minuszeichen links am Textrand. Wenn Überschrift 1 nachfolgenden Text enthält, erscheint ein Pluszeichen am linken Textrand. Wenn Sie den Mauszeiger über dem Plus- und Minuszeichen positionieren, wird er zu einem Vierfachpfeil. Doppelklicken Sie auf das Pluszeichen, um die untergeordneten Überschriftenebenen und den Textkörper anzuzeigen und um sowohl die Unterüberschriften als auch den Text zu markieren. Doppelklicken Sie wieder auf das Pluszeichen, verschwindet der Text wieder.
Um eine Überschrift (und den nachfolgenden Text) zu verschieben, plazieren Sie den Mauszeiger auf dem Plus- oder Minussymbol vor der Überschrift, die Sie verschieben wollen. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen schwarzen Vierfachpfeil.
Ziehen Sie die Maus nach oben oder unten, dorthin, wo Sie den markierten Text einsetzen wollen. Eine Positionierungslinie erscheint auf dem Bildschirm, wo der Text eingefügt werden wird. Vergewissern Sie sich, bevor Sie die Maustaste loslassen, daß die Linie wirklich an der Stelle erscheint, wo Sie den (neuen) Text einfügen wollen.
Sie können auch die Nach oben- oder Nach unten-Schaltfläche in der Gliederungs-Symbolleiste verwenden. Die Nach oben-Schaltfläche verschiebt den markierten Text innerhalb der Gliederung nach oben, der Nach unten-Button verschiebt den markierten Text innerhalb der Gliederung nach unten. Um eine Gliederungsebene zu verändern, benutzen Sie die Schaltfläche Höherstufen und Tieferstufen in der Symbolleiste, oder verändern Sie die Überschriftenebene. Die Schaltfläche Höherstufen verwandelt die Auswahl in eine höhere Ebene (zum Beispiel von Überschrift 2 zu Überschrift 1). Die Schaltfläche Tieferstufen verwandelt die Auswahl in eine tiefere Ebene.
Abbildung 30.3: Ziehen Sie das Plus- oder Minuszeichen, oder benutzen Sie die Schaltflächen in der Gliederungs-Symbolleiste, um die Reihenfolge der Folien zu ändern.
Wenn Sie mit dem Aufbau Ihrer Gliederung fertig sind, sichern und schließen Sie das Dokument.
Wenn Sie das Word-Dokument in PowerPoint verwenden wollen, können Sie eine neue Präsentation erstellen oder etwas zu einer bereits existierenden hinzufügen. Die Ebene Überschrift 1 aus Word wird zum Titel jeder Folie. Die Ebene Überschrift 2 aus Word wird der erste Gliederungspunkt (durch einen großen Punkt dargestellt) für jede Folie.
Um eine neue Präsentation zu starten, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie in PowerPoint Datei/Öffnen, oder drücken Sie (Strg)+(O), oder klicken Sie auf den Öffnen-Button in der Standardsymbolleiste. Das Dialogfeld Öffnen erscheint mit einer Liste von Dateien oder Ordnern.
Sie können auch Excel-Arbeitsblätter oder HTML-Dateien verwenden, um Folien zu erstellen (die Dateitypenliste Alle Gliederungen zeigt auch XLS- und HTM-Dateien an).
Anstelle von Schritt 4 und 5 doppelklicken Sie auf den gewünschten Dateinamen im Listenfeld, um die Datei zu öffnen.
Bild 30.4 zeigt die Gliederungsansicht der Präsentation in PowerPoint. Folie Nr. 3 (siehe Bild 30.5) definiert einen Begriff. Um zwischen den Anzeigen zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltflächen unten links in der Ecke des Präsentationsfensters, oder benutzen Sie das Menü Ansicht. Vergleichen Sie die Folie in Bild 30.5 mit der in Bild 30.1. Beachten Sie, daß die Ebenen Überschrift 1 zum Titel der Folie wurde, Überschrift 2 zum ersten Gliederungspunkt, und Überschrift 3 zum ersten Gliederungsunterpunkt (dargestellt durch verschieden dicke Punkte/Quadrate).
Abbildung 30.4: Das Öffnen eines Word-Dokuments bringt Sie in eine PowerPoint-Gliederung.
Abbildung 30.5: Die Formatvorlagen der Überschriften (siehe Bild 30.1) erstellen jede Folie.
Wenn Sie eine Ebene hinzufügen oder ändern wollen, benutzen Sie die Gliederungs-Symbolleiste der Gliederungsansicht.
Nachdem Sie eine Word-Datei geöffnet haben, um eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen, können Sie auch ein interessanteres Format wählen, als einfach nur schwarzen Text auf weißem Hintergrund. Um das Format zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Design übernehmen (siehe Bild 30.6), oder wählen Sie Format/Design übernehmen.
Das Dialogfeld Design übernehmen erscheint und listet die verfügbaren Formatvorlagen aus dem Design Präsentationsvorlagen-Ordner auf und zeigt eine Vorschau jeder Wahl. Bild 30.7 zeigt die formatierten und bearbeiteten Folien aus Bild 30.5.
Abbildung 30.6: Verwenden Sie die Schaltfläche Design übernehmen, um die Formatierung Ihrer Präsentation zu ändern.
Abbildung 30.7: Die in Bild 30.5 im Ausgangsstadium gezeigte Folie wurde unter umformatiert.
Sie können die Word-Gliederung in Ihre existierende Präsentation einfügen. Die Word-Gliederung nimmt das Format der existierenden PowerPoint-Präsentation an. Um eine Datei in die Präsentation einzufügen, gehen Sie an die Stelle in einer existierenden PowerPoint-Präsentation, an der Sie Folien einfügen wollen, oder wählen Sie Einfügen/Folien aus Gliederung, und markieren Sie den Dateinamen und das Verzeichnis.
Ich kann meine Word-Gliederungsdatei nicht öffnen oder in eine PowerPoint-Präsentation einfügen.
Wahrscheinlich haben Sie das Word-Dokument nicht geschlossen, bevor Sie zu PowerPoint zurückgekehrt sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche Word in der Task-Leiste. Wenn nötig, wählen Sie den Befehl Fenster in Word, und markieren Sie den Namen des Dokuments. Wählen Sie Datei/Schließen, um das Dokument zu schließen. Klicken Sie auf die Schaltfläche PowerPoint in der Windows-Task-Leiste, um zu PowerPoint zurückzukehren.
Wenn Sie Daten in Excel haben, die Sie in eine Präsentation einbringen wollen, können Sie die Information kopieren und einfügen. Wenn Sie wollen, daß die Daten innerhalb der Präsentation immer aktualisiert werden, sobald sich Ihr Excel-Dokument ändert, verknüpfen Sie die Information aus Excel.
Zunächst müssen Sie eine neue Folie öffnen, in die Sie die Daten einfügen. Um eine neue Folie zu erstellen, die Daten aus Excel aufnehmen kann, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Einfügen/Neue Folie, drücken Sie (Strg)+(M), oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Folie.
Obwohl Sie eine Diagramm-Folie auswählen, werden Sie eine Folge von Zellen aus Excel einfügen.
Abbildung 30.8: Wählen Sie das Layout Diagramm, wenn Sie eine neue Folie in eine PowerPoint-Präsentation einfügen.
Abbildung 30.9: Klicken Sie auf den Diagramm-Bereich, und drücken Sie [Entf], um die Anweisung zu entfernen und ein Diagramm einzufügen.
Wenn Sie auf den Diagramm-Bereich doppelklicken, starten Sie Microsoft Graph. Statt dessen verwendet dieser Vorgang das Diagramm-Layout, um den Bereich für Daten aus Microsoft Excel (ob nun in einem Arbeitsblatt oder Diagramm) verfügbar zu halten.
Nun können Sie Daten aus Excel in Ihre Folie kopieren. Um Informationen aus Excel zu kopieren oder zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren in Excels Standardsymbolleiste.
Wenn beide Anwendungen als Fenster untereinander dargestellt werden, klicken Sie einfach auf die Folie, die Sie haben wollen, oder benutzen Sie (Alt)+(Tab), um zwischen den Anwendungen zu wechseln.
Abbildung 30.10: Markieren Sie den Bereich in Excel, den Sie kopieren wollen.
Abbildung 30.11: Das Dialogfeld Inhalte einfügen ermöglicht Ihnen, Daten aus Excel einzufügen oder zu verknüpfen.
Wenn Sie den Einfügen-Button in der Task-Leiste anklicken, wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V), woraufhin die markierten Daten aus Excel unformatiert in die Folie eingefügt werden. Es ist besser, die Inhalte einfügen-Option zu benutzen. Die Optionen Unformatierten Text und Formatierten Text fügen die Informationen aus dem Arbeitsblatt als Text ein. Wenn die Spalten in Ihrer Präsentation nicht richtig aneinandergereiht erscheinen, können Sie den Text neu formatieren.
Abbildung 30.12: Die markierten Daten aus Excel erscheinen in der Folie.
Wenn ich etwas in PowerPoint kopiere, sind die Daten aus meiner Excel-Tabelle nicht aneinandergereiht.
Vergewissern Sie sich, daß Sie die Option Grafik im Dialogfeld Inhalte einfügen markiert haben. Nehmen Sie nicht Bearbeiten/Einfügen, klicken Sie auf den Einfügen-Button, oder drücken Sie (Strg)+(V), um die Kopie der Excel-Daten in PowerPoint einzufügen.
Das Excel-Arbeitsblatt ist zu groß für meine PowerPoint-Folie. Versuchen Sie das Arbeitsblatt zu vereinfachen, bevor Sie es nach PowerPoint kopieren. Sie können die Größe des Arbeitsblattes auch in PowerPoint verändern, indem Sie an den Bildgriffen ziehen. Aber denken Sie daran, daß Ihre Zuschauer die Folie auch noch lesen können müssen.
Ein Excel-Diagramm in PowerPoint hinzuzufügen, funktioniert grundsätzlich genauso wie das Hinzufügen eines Arbeitsblattes.
Um ein Excel-Diagramm einer Folie hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 30.13: Markieren Sie das Excel-Diagramm, das Sie in PowerPoint kopieren wollen.
Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, drücken Sie (Strg)+(C), oder klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren in der Excel-Standardsymbolleiste.
Abbildung 30.14: Füllen Sie das Inhalte einfügen-Dialogfeld aus, um das Diagramm in der Folie anzuzeigen. Hier gibt es weniger Optionen als in Bild 30.12.
Es kann auch sein, daß Sie das Diagramm in der Größe verändern müssen (ziehen Sie dazu an den Griffen), um der Folie einen Titel geben zu können. Bild 30.15 die komplette Folie.
Wenn Sie wollen, daß sich der Excel-Hintergrund mit dem Hintergrund der PowerPoint-Folie deckt, vergewissern Sie sich, daß das Diagramm in Excel formatiert wurde, bevor Sie die Folie in PowerPoint kopieren, indem Sie Format/Markierte Diagrammfläche wählen. Im Register Muster markieren Sie Ohne im Bereich Rahmen und im Bereich Ausfüllen.
Wie bei jedem anderen Dokument auch, sollten Sie regelmäßig Ihre Präsentation sichern, damit die Änderungen geschützt sind. Wenn Sie die Präsentation fertiggestellt haben, vergewissern Sie sich, daß Sie sie speichern. Wenn Sie die Präsentation an andere Netzwerkteilnehmer zur Durchsicht schicken wollen, betten Sie sie in eine E-Mail-Mitteilung ein.
Um eine Mitteilung zu erstellen, die die Präsentation enthält, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 30.15: Die PowerPoint-Präsentation erscheint als Icon im Nachrichtentextfeld. Es kann sein, daß Ihr Mail-Programm anders aussieht, abhängig von der Version Ihres Electronic-Mail-Pakets.
Wenn der Empfänger die Nachricht erhalten hat, kann er auf das PowerPoint-Icon doppelklicken, um sich die Präsentation auf seinem Computer anzusehen.
(c) 1997 Que
