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Wenn Sie die Möglichkeit haben, dieselbe Information in verschiedenen Dokumenten für verschiedene Zwecke zu benutzen, können Sie sich eine Menge Zeit und Mühe sparen. Viele Teile Ihrer bereits existierenden Dokumente können nützlich für Informationsblätter oder andere Berichte und Dokumente sein, die Sie erstellen müssen. In einem Unternehmen beispielsweise können diejenigen, die Informationen benötigen, sowohl zukünftige Kunden, Geschäftspartner, die Presse, Mitarbeiter, Anwälte und Buchhalter als auch der Vorstand sein. Wenn Sie versuchen, für jeden einzeln die gewünschten Informationen zu liefern, haben Sie sich eine Menge vorgenommen. Wenn Sie die Möglichkeiten von Microsoft Office nutzen, die Ihnen das Verknüpfen und Einbetten von Informationen bietet, können Sie die Aufgabe, vielen Personengruppen Informationen zu liefern, bündeln.
Sicher arbeiten Sie mit Dokumenten oder Teilen von Dokumenten, die Sie wieder und wieder benutzen. Mit den Microsoft-Office-Anwendungen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Informationen immer wieder zu benutzen. Die erste Möglichkeit ist ein einfaches Kopieren und Einfügen. Wann immer Sie Informationen aus einem Dokument brauchen, öffnen Sie das Dokument und markieren und kopieren die benötigten Daten. Danach öffnen Sie ein zweites Dokument und fügen die Informationen an der entsprechenden Stelle ein.
Um Informationen zu kopieren und einzufügen, wählen Sie den Tastaturbefehl (Strg)+(C), um zu kopieren, und (Strg)+(V), um einzufügen.
Obwohl der Kopieren- und Einfügen-Vorgang der einfachste ist, hat er zwei Nachteile. Zum einen müssen Sie immer, wenn sich die Originalvorlage ändert, den Vorgang wiederholen, wenn Sie Ihre Dokumente aktuell halten wollen. Zum anderen müssen Sie immer wissen, in welchem Dokument Sie die Information zum ersten Mal verwendet und wo Sie die Datei abgelegt haben. Wenn Sie die Daten bearbeiten wollen, kann es sein, daß Sie zur Originalanwendung zurückkehren müssen.
Um diese Nachteile wieder wett zu machen, haben Sie zwei einander ergänzende Möglichkeiten, die Daten zwischen zwei Dokumenten (oder Anwendungen) zu teilen. Eine Möglichkeit ist, die beiden Dateien zu verknüpfen. Wann immer Sie die Daten in der Quelldatei ändern, wird auch die Zieldatei aktualisiert. Der Fachbegriff für diesen Vorgang ist Dynamischer Datenaustausch (DDE).
In diesem Kapitel wird die Quellanwendung und das Quelldokument als die Anwendung und die Datei auf Ihrer Festplatte behandelt, die Daten liefern. Die Zielanwendung und Zieldatei sind die Anwendung und die Datei auf Ihrer Festplatte, die Daten erhalten.
Eine weitere Möglichkeit stellt das Einbetten von Informationen in Ihr Zieldokument dar. Wenn Sie Informationen einbetten, können Sie die Werkzeuge der Quellanwendung benutzen, um die Information zu aktualisieren. Abhängig von der Quellanwendung haben Sie zwei Möglichkeiten, an die Werkzeuge (Menü- und Symbolleiste) der Quellanwendung zu gelangen. Sie können die Quellanwendung vom Zieldokument aus starten, daraufhin erscheint ein neues Fenster mit der Quellanwendung, die Sie nun bearbeiten können.
Eine zweite Möglichkeit, die Werkzeuge eingebetteter Anwendungen zu benutzen, wird als Bearbeiten vor Ort (in-place editing) bezeichnet. Wenn Sie das zu bearbeitende Objekt markieren, verwandelt sich Ihre Menü- und Symbolleiste in die der Quellanwendung, aber Sie bleiben in Ihrem Dokument, und können den entsprechenden Text oder die Daten sehen. Der Fachbegriff für diese Art des Teilens von Information ist Objekte verknüpfen und einbetten (Object Linking and Embedding, OLE). Über das Einbetten erfahren Sie mehr im Abschnitt »Informationen in Ihre Dokumente einbetten« weiter unten in diesem Kapitel.
In diesem Kapitel werden Objekte erwähnt. Ein Objekt kann Text, ein Diagramm, eine Tabelle, ein Bild, eine Gleichung oder eine andere Art von Information sein, die Sie, meist mit einer anderen Anwendung (als Ihrer Quellanwendung) erstellen oder bearbeiten.
Ein Unterschied zwischen Verknüpfen und Einbetten ist der Speicherort der Information. Verknüpfte Information (DDE) wird im Quelldokument gespeichert. Die Zieldatei enthält nur einen Hinweis auf den Namen und den Speicherort der Quellanwendung oder -datei. Eingebettete Information (OLE) wird im Zieldokument gespeichert, der mit OLE verknüpfte Hinweis weist eher auf die Quellanwendung als auf die Quelldatei hin.
In einigen Fällen, können Sie die Quellanwendung nicht einfach so aufrufen. Sie benötigen Ihre Zielanwendung, um die Quellanwendung zu starten. Diese Anwendungen werden Applets (kleine Anwendungen) genannt und können zum Beispiel WordArt, ClipArt, Microsoft Graph und andere sein. Üblicherweise rufen Sie die Quellanwendung mittels Einfügen/Objekt auf.
Der Vorgang, ein Dokument in einer Anwendung mit einer anderen Anwendung zu verbinden, ist grundsätzlich immer derselbe, unabhängig von der Quell- oder Zielanwendung. Sie kopieren die Quelle in die Zwischenablage und verwenden dann die Option Verknüpfen im Inhalte einfügen-Dialogfeld, um die Verknüpfung herzustellen. In dem Inhalte einfügen-Dialogfeld können Sie auch das Format wählen, in dem die Information präsentiert werden soll.
Vergessen Sie nicht, daß Sie den Start-Button auf der Task-Leiste und die Dokument-Symbole verwenden können, um die Dateien zu finden, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben.
Mit (Alt)+(Tab) können Sie feststellen, welche Anwendungen Sie gerade aufgerufen haben. Wenn die Zielanwendung schon aufgerufen wurde, bevor Sie die Quellanwendung gestartet haben, können Sie mit (Alt)+(Tab) schnell wieder zu dieser Anwendungen zurückwechseln.
In einigen Fällen ist es nicht möglich, das Inhalte einfügen-Dialogfeld zu benutzen, um eine Verknüpfung herzustellen. Um z. B. eine PowerPoint-Präsentation in ein Word-Dokument einzufügen, kann es sein, daß Sie das Objekt-Dialogfeld im Einfügen-Menü benutzen müssen, um die Verknüpfung herzustellen. Dieser Vorgang wird in »Eine PowerPoint-Folie mit einem Word-Dokument verbinden« weiter unten in diesem Kapitel beschrieben.
Um etwas in die Zwischenablage zu kopieren und es mit einem anderen Dokumenten zu verbinden, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C).
Abbildung 29.1: Im Inhalte einfügen-Dialogfeld können Sie Einfügen und Verknüpfen wählen.
Es können auch verschiedene Foramtierungsvarianten verfügbar sein, abhängig von der Quellanwendung. Die Optionen Einfügen und Verknüpfen sind in der Regel immer verfügbar. Die Option Verknüpfen ist grau unterlegt, wenn Sie das Quelldokument nicht in das gewählte Format einfügen können. Wenn Sie Einfügen wählen, wird der Inhalt der Zwischenablage ins Zieldokument eingefügt, aber nicht mit diesem verknüpft.
Wenn Sie Als Symbol anklicken, wird ein kleines Symbol in Ihr Dokument eingefügt. Wenn Sie die Option Über den Text legen aktivieren, wird so eingefügt, daß bestehende Zeilen- und Zeichenabstände berücksichtigt werden.
Im Ergebnis-Feld können Sie detaillierte Informationen darüber bekommen, was passiert, wenn Sie die verschiedenen Möglichkeiten ausführen lassen.
Im Als-Listenfeld können Sie zwischen verschiedenen Formaten wählen. Die einzelnen verfügbaren Formate sind abhängig von der Quell- und Zielanwendung. Für die meisten Verknüpfungen sind verschiedene Formate verfügbar. Eines der Formate ist normalerweise Objekt (Grafik). In Bild 29.1 ist das markierte Objekt ein Microsoft Excel 8.0-Tabelle-Objekt. Wenn Sie ein Objekt einfügen oder einbetten, können Sie auf das Objekt oder sein Symbol doppelklicken (falls die Option Als Symbol aktiv ist), und dann das Objekt in der Quellanwendung bearbeiten. Einbetten wird weiter unten im Abschnitt »Informationen in Ihre Dokumente einbetten« beschrieben.
Eine weitere Formatierungsmöglichkeit ist Formatierten Text. Diese Option hat zur Folge, daß das Objekt in Ihrem Zieldokument mit den meisten Formatierungsinformationen (Schriftarten, Ränder usw.) des Quelldokuments erscheint. Diese Option unterscheidet sich von Unformatierten Text, wobei der Text das Format des Zieldokuments annimmt.
Sie können auch eine Grafik zu Ihrem Dokument hinzufügen. Die Option Grafik stellt ein Bild des Objekts her. Ob das Originaldokument nun ein Bild oder ein Text ist, die Verknüpfung wird immer als Grafik dargestellt, die Sie im ganzen in der Größe verändern oder verschieben können.
Zwei weitere Formatierungsmöglichkeiten, denen Sie begegnen können, sind Bitmap und Hyperlink. Ein Bitmap-Format ist wie eine Grafik, aber es stellt das verknüpfte Objekt deutlicher dar. Es braucht auch mehr Speicherplatz, daneben könnte es sein, daß der Ausdruck nicht so deutlich wird wie der eines anderen Grafikformats.
Die Hyperlink-Option ermöglicht dem Benutzer, das Quelldokument zu öffnen (innerhalb der Quellanwendung), indem er das Hyperlink-Objekt anklickt. Vom Ablauf her ist diese Option der Objekt-Option ziemlich ähnlich. In beiden Fällen bringt Sie die Verknüpfung zum Quelldokument bzw. in die Anwendung, in der es gespeichert ist. Der Unterschied zwischen den Optionen Hyperlink und Objekt ist, daß der Hyperlink einfach nur eine Möglichkeit darstellt, die Quelle zu finden, während die Option Objekt eine Ansicht der Quelle innerhalb des aktiven Dokuments ermöglicht.
Damit der Hyperlink aktiv wird, wenn Sie ihn einfügen, müssen Sie vorher das Quelldokument gespeichert haben. (Sonst könnte die Zielanwendung die Quelle nicht finden, wenn Sie den Hyperlink anklicken.)
Die Optionen Objekt und Hyperlink sind besonders nützlich, wenn Sie zusammengefaßte Informationen einfügen wollen. Nehmen wir an, daß Sie in Word eine Ergebnisrechnung aufstellen möchten, in die Sie Werte über Forderungen und Verbindlichkeiten aus einem Excel-Arbeitsblatt einfügen wollen. Ein Benutzer, der die zugrundeliegende Information, d. h. die verschiedenen Forderungsposten oder die einzelnen Posten der laufenden Kosten überprüfen möchte, kann die entsprechende Information im zugrundeliegenden Excel-Arbeitsblatt einsehen.
Abgesehen davon, daß die Verknüpfung gespeichert ist, ist der offensichtlichste Unterschied zwischen den Optionen Objekt und Hyperlink ihre Darstellung am Bildschirm. Wenn Sie z. B. einen Hyperlink einfügen, ändert sich die Farbe des Verknüpfungs-Symbols, je nachdem, ob der Benutzer die Verknüpfung schon einmal benutzt hat, um das Quelldokument zu öffnen.
Ich habe meine Dokumente verknüpft, aber das Quelldokument ist nicht vorhanden. Wo ist es?
Vielleicht haben Sie Ihr Quelldokument verschoben. Überprüfen Sie in Word die Verknüpfungen, indem Sie auf die Feldfunktionen gehen. Wählen Sie Extras/Optionen, und im Register Ansicht markieren Sie Feldfunktionen. Vergewissern Sie sich dann, daß Ihr Quelldokument immer noch am eigentlichen Speicherplatz ist. Sie können den Windows-Explorer verwenden, um Ihre Dateien zu suchen.
Wenn Sie zwei Word-Dokumente verknüpfen wollen, können Sie Inhalte einfügen oder alternativ Einfügen/Datei verwenden. Um einen Teil einer Datei einzufügen, verwenden Sie die Option Inhalte einfügen, was hilfreich ist, wenn die Quellinformation keine komplette Datei darstellt. Um ein komplettes Dokument einzufügen, wählen Sie Einfügen/Datei. Im Dialogfeld Datei einfügen vergewissern Sie sich, daß Sie auch Mit Datei verknüpfen unterhalb der Befehlsschaltflächen angeklickt haben.
Um zwei Word-Dokumente zu verknüpfen, folgen Sie den Schritten, die im vorherigen Abschnitt »Grundsätzliche Schritte beim Verknüpfen von Dokumenten« beschrieben wurden. Markieren und kopieren Sie den Text, den Sie mit Ihrem Zieldokument verknüpfen wollen, und wählen Sie Bearbeiten/ Inhalte einfügen. Wählen Sie im Inhalte einfügen-Dialogfeld aus der Als-Liste Unformatierten Text aus, damit der Text des Quelldokuments das Format des Zieldokuments annimmt.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie verwenden einen Text über Verknüpfungen in verschiedenen Dateien. Wenn Sie den Ur-Text ändern, ändern sich auch die »Einblendungen« in den damit verknüpften Dateien. Was aber, wenn der Text in vielen Zieldokumenten jeweils anders formatiert ist? Die Lösung: Verknüpfen Sie den Text, indem Sie die Option Unformatierten Text in der Als-Liste des Inhalte einfügen-Dialogfeldes benutzen.
Wenn Sie sich innerhalb des verknüpften Abschnittes bewegen (siehe Bild 29.2), ist die Verknüpfung grau hervorgehoben. Obwohl Sie den verknüpften Text bearbeiten können, verschwinden die Veränderungen wieder, sobald die Verknüpfung aktualisiert wird (wenn Sie die Datei wieder öffnen, sie ausdrucken, oder drücken Sie (F9), den Tastaturbefehl für die Aktualisierung (das Update)). Die graue Unterlegung soll Sie daran erinnern, daß Ihre Änderungen nicht dauerhaft sind.
Abbildung 29.2: Der verknüpfte Bereich im Dokument ist grau hinterlegt.
Wenn der verknüpfte Text nicht hinterlegt ist, wählen Sie Extras/Optionen, und wählen Sie dann das Register Ansicht. In der Drop-Down-Liste Feldschattierung wählen Sie Wenn ausgewählt oder Immer.
Um zwischen der Anzeige der Feldfunktion und dem Text hin- und herzuschalten, drücken Sie (Umschalt)+(F9).
Wenn ich (Umschalt)+(F9) drücke, kann ich keine Feldfunktionen erkennen.
Sie haben wahrscheinlich das Objekt eingefügt oder verknüpft und die Option über den Text legen war angekreuzt. Wenn Sie diese Option beim Einfügen oder Verknüpfen eines Objekts ankreuzen, verhindert das Objekt, daß die Feldfunktionen erscheinen. Plazieren Sie das Objekt noch einmal im Dokument, aber heben Sie die angekreuzte Über den Text legen-Textbox auf, bevor Sie auf OK klicken.
Wenn Sie Inhalte einfügen benutzt haben, um eine Verknüpfung herzustellen (besser als Einfügen/Datei), können Sie die Namen der Feldfunktionen leichter anzeigen als den tatsächlichen Text. Wählen Sie Extras/Optionen. Im Register Ansicht wählen Sie die Option Feldfunktionen. (Um den Text anzuzeigen, deselektieren Sie Feldfunktionen). Bild 29.3 zeigt eine Feldfunktion, wie sie anstelle von Text angezeigt wird. Sie können erkennen, daß die Datei mit Zapp_1997.doc verknüpft ist und Word 8 das Format für die Datei bildet, d. h. Word 8 ist die Quellanwendung.
Abbildung 29.3: Eine Feldfunktion wird anstelle von Text angezeigt.
Um zur vorhergehenden Feldfunktion zu gelangen, drücken Sie (Umschalt)+(F11).
Änderungen in meinem Quelldokument erscheinen nicht in meinem Zieldokument.
Es kann sein, daß es sich um eine automatische Verknüpfung handelt oder daß sie von Hand aktualisiert werden muß. (Näheres dazu im folgenden Abschnitt »Verknüpfungen bearbeiten«.) Sie können auch folgendes tun:
Wenn Sie ein Dokument verknüpfen, müssen Sie sich immer den Namen des Quelldokuments merken und es immer am gleichen Ort, d. h. im gleichen Laufwerk und Verzeichnis, speichern, an dem es sich befand, als Sie die Verknüpfung erstellt haben. Wenn Sie ein Dokument umbenennen, löschen oder (was meistens der Fall ist) verschieben, wird die Verknüpfung gelöst, und Sie erhalten eine Fehlermeldung in Ihrem Zieldokument. In einigen Fällen können Sie die Verknüpfung lösen, so daß das Quelldokument ohne Verknüpfung in das Zieldokument eingefügt wird, in anderen Fällen können Sie den Namen des Quelldokuments ändern.
Um Verknüpfungen zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 29.4: Das Dialogfeld Verknüpfungen ermöglicht Ihnen, Verknüpfungen zu aktualisieren, zu verändern oder zu lösen.
Um ein Dialogfeld schnell zu verlassen, ohne Änderungen zu speichern, drücken Sie (Esc).
Ich habe ein Excel-Arbeitsblatt mit einem Word-Dokument verknüpft, aber die Verknüpfung läßt sich nicht aktualisieren.
Es kann sein, daß Sie die Verknüpfung im Zieldokument (schreib)geschützt haben, was zur Folge hat, daß die Verknüpfung in Ihrem Word-Dokument vor Veränderungen geschützt ist. Um diesen Schutz aufzuheben, wählen Sie Bearbeiten/Verknüpfungen, klicken Sie auf die Verknüpfung, und heben Sie das Kreuz in der Verknüpfung schützen-Box auf. Aktualisieren Sie das Feld dann, indem Sie (F9) drücken.
Um den Schreibschutz einer Verknüpfung aufzuheben, können Sie auch den Text markieren und (Strg)+(Umschalt)+(F11) drücken.
Sie können auch Dokumente verknüpfen, indem Sie den Befehl Einfügen/Datei benutzen, was es Ihnen ermöglicht, eine komplette Datei einzufügen. Vielleicht finden Sie diese Vorgehensweise einfach auch nur praktischer, wenn Sie den Vorgang vom Zieldokument aus starten wollen, anstatt vom Quelldokument aus.
Wenn Sie Inhalte einfügen benutzen, um eine Datei zu verknüpfen, wird nur der Text, den Sie vor dem Einfügen-Befehl markiert haben, mit der Zieldatei verknüpft. Wenn Sie dann später im Quelldokument Text vor oder nach der markierten Passage einfügen, beinhaltet das Zieldokument nicht den gesamten Text. Einfügen/Datei löst dieses Problem. Die Datei, die Sie einfügen wollen, kann von der gleichen oder einer anderen Anwendung stammen.
Wenn Sie eine Datei in ein Dokument einfügen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 29.5: Das Dialogfeld Datei einfügen ermöglicht Ihnen, eine Verknüpfung zwischen zwei Dateien zu schaffen.
So wie im Inhalte einfügen-Beispiel weiter oben in diesem Kapitel, können Sie in Word das verknüpfte Dokument grau hinterlegen oder sich die Feldfunktionen anzeigen lassen. In Bild 29.6 erkennen Sie im Dokument zur Unternehmensplanung die Feldfunktionen für die verknüpften Dokumente.
Abbildung 29.6: Die Feldfunktion EINFÜGEN TEXT erscheint für die Word-Dokumente des Unternehmens.
Wenn Sie mehrere Dokumente in ein einzelnes, größeres Dokument einfügen wollen, lassen Sie alle Dokumente gleich aussehen, indem Sie für jedes die gleichen Formate verwenden. Sie können auch Formatvorlagen verwenden, um sicherzugehen, daß alle Dokumente gleich aussehen.
Wenn ich mein Dokument bearbeite, sind die Änderungen immer verschwunden, wenn ich es wieder öffne. Und ich weiß genau, daß ich die Datei gesichert habe.
Vielleicht haben Sie ein Dokument mit einer verknüpften Datei bearbeitet. Wenn Sie Änderungen in der verknüpften Datei machen, speichert Word sie nicht (und Sie werden von Word nicht darauf hingewiesen). Sie müssen das Quelldokument ändern, um die Änderungen speichern zu können. Um sich die Feldfunktionen anzusehen, wählen Sie Extras/Optionen und im Register Ansicht die Option Feldfunktionen.
Der Vorgang beim Verknüpfen eines kompletten Excel-Arbeitsblattes oder eines Teils davon mit einem Word-Dokument ist der gleiche wie beim Verknüpfen von Word-Dokumenten. Sie können entweder den Befehl Inhalte einfügen verwenden, oder wählen Sie Einfügen/Datei, obwohl es natürlich einfacher ist, ein Dokument zu formatieren, wenn Sie den Befehl Inhalte einfügen verwenden. Wenn Sie Einfügen/Datei benutzen, ist es manchmal schwierig, die entstehende Tabelle in der Mitte der Seite zu plazieren (zentrieren). Das liegt daran, daß für die letzte Spalte oder Zelle extra Platz gebraucht wird. In der Als-Liste im Dialogfeld Inhalte einfügen, haben Sie andere Formatierungsmöglichkeiten, wenn Sie Verknüpfen anstatt Einfügen wählen (siehe Bild 29.7).
Abbildung 29.7: Wählen Sie die Option Verknüpfen, um ein Arbeitsblatt mit einem Word-Dokument zu verknüpfen.
Die folgende Auflistung beschreibt die Formatierungsmöglichkeiten im Dialogfeld Inhalte einfügen (siehe Bild 29.7). Die Ergebnisse erscheinen in Bild 29.8.
Abbildung 29.8: Sie können ein Arbeitsblatt in Form von verschiedenen Objekttypen einfügen.
Darin besteht einer der Unterschiede zwischen einem verknüpften Objekt und einem eingebetteten Objekt. Wenn Sie ein verknüpftes Objekt bearbeiten, können Sie die Quellanwendung selber starten. Wenn Sie ein eingebettetes Objekt bearbeiten, wechselt die Menüleiste der Zielanwendung in die der Quellanwendung.
Nehmen wir jetzt einmal an, daß Sie vierteljährlich einen Bericht erstellen müssen, der Text, Excel-Arbeitsblätter und Excel-Charts enthält. Um über die Verkäufe der ersten drei Monate zu berichten, wollen Sie die Summe vielleicht in einer Tabelle darstellen, die verkauften Produkte in einem Tortendiagramm und die monatlichen Verkäufe in einem Balkendiagramm.
Bild 29.9 zeigt ein formatiertes Excel-Arbeitsblatt. Da sich die Zahlen verändern werden, ist es besser, wenn Sie das Arbeitsblatt und die Diagramme verknüpfen, anstatt sie einzufügen.
Abbildung 29.9: Markieren Sie den Bereich in Excel, und wählen Sie Bearbeiten, Kopieren.
Um das Arbeitsblatt in ein Word-Dokument zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C).
Abbildung 29.10: Das Bild des Arbeitsblattes erscheint linksbündig im Word-Dokument.
Wenn Sie das Arbeitsblatt zentrieren wollen, klicken Sie das Bild an und dann auf die Schaltfläche Zentriert.
Wir arbeiten in einer Arbeitsgruppen-Umgebung, und ich weiß, daß meine Kollegen das Excel-Dokument verändert haben. Warum werden die Verknüpfungen nicht aktualisiert, wenn ich das Word-Dokument öffne oder drucke?
Es kann sein, daß Sie eine der beiden folgenden Optionen deaktiviert haben. Überprüfen Sie Extras/Optionen, und vergewissern Sie sich im Register Allgemein, daß Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren angekreuzt ist. Im Register Drucken überprüfen Sie, ob die Option Verknüpfungen aktualisieren angekreuzt ist.
Nehmen wir an, daß Sie ein Tortendiagramm und ein Balkendiagramm auf dieser Seite in Ihrem Vierteljahresbericht integrieren wollen. Sie können Diagramme schnell über die Schaltfläche des Diagramm-Assistenten in der Excel-Symbolleiste erstellen.
Um ein Tortendiagramm zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche des Diagramm-Assistenten, das zugehörige Dialogfeld Diagramm-Assistent erscheint und zeigt den ersten von vier Schritten.
Abbildung 29.11: Das Diagramm erscheint auf dem Arbeitsblatt, das die Daten enthält.
Wählen Sie Format/Absatz. Im Register Einzüge und Abstände wählen Sie in der Drop-Down-Liste Ausrichtung die Option Zentriert, oder drücken Sie (Strg)+(E), um das Diagramm zu zentrieren. Sie können auch die Schaltfläche Zentriert in der Symbolleiste für Formatierungen anklicken.
Um ein Balkendiagramm in Excel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche des Diagramm-Assistenten, und der erste Schritt erscheint. Wählen Sie die Art des Balkendiagramms aus, und Blockdiagramm in der Unterkategorie.
Klicken Sie das Diagramm an, und wählen Sie dann Bearbeiten, Kopieren, oder drükken Sie (Strg)+(C).
Die Datenbereiche und Diagramme des Vierteljahresberichtes sind in Bild 29.12 und 29.13 zu sehen. Wenn die letzten Zahlen kommen, gehen Sie einfach in den Excel-Bereich und bearbeiten sie. Das Ergebnis der Aktualisierung wird auch im Diagramm wiedergegeben.
Abbildung 29.12: Das Excel-Diagramm mit den Bereichen und Spalten erscheint im Word-Dokument.
Nachdem Sie das Excel-Arbeitsblatt aktualisiert haben, erscheinen die Veränderungen im Word-Dokument.
Um die Ränder zu bewegen, die das Diagramm umgeben, sollten Sie das Diagramm besser in Excel als in Word ändern. Klicken Sie in Excel auf das Diagramm, um es auszuwählen. Wählen Sie Format/Ausgewählter Diagrammbereich. Im Register Muster wählen Sie im Randbereich die Option Keine, und klicken Sie dann auf OK.
Stellen Sie sich vor, Sie gehen Ihre Word-Dokumente durch und stellen dabei fest, daß das Firmenlogo fast auf jeder Seite eines Dokuments vorhanden ist. Falls Ihr Unternehmen schon etabliert ist, kann es sinnvoll sein, das Logo einzufügen. Aber Sie wollen es vielleicht verknüpfen, falls sich das Quelldokument ändert, damit diese Änderung auch in allen anderen Dokumenten aktualisiert wird. Der Befehl Inhalte einfügen beinhaltet allerdings keine Option zum Verknüpfen von PowerPoint. Auch Einfügen/Datei verfügt über keine Option für PowerPoint. Um die Verknüpfung trotzdem herzustellen, müssen Sie Einfügen, Objekt wählen, und das erste Bild der Präsentation muß auch das sein, das Sie verknüpfen wollen.
Um eine PowerPoint-Folie zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Um Text einzugeben, klicken Sie auf das Textfeld-Symbol. Klicken Sie dann auf die Stelle im Dokument, an der Sie Text hinzufügen wollen, und geben Sie den Text ein.
Um gedrehten Text zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol Freihes Drehen und verwenden den Mauszeiger, um einen Eckgriff des ausgewählten Textes aufzuziehen (siehe Bild 29.13).
Abbildung 29.13: Klicken Sie auf das Drehen-Symbol, und ziehen Sie einen Eckgriff, um die Ausrichtung des Textes zu ändern.
Um eine PowerPoint-Präsentation mit Word zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 29.14: Benutzen Sie das Objekt-Dialogfeld, um den Informationstyp auszuwählen, den Sie einfügen wollen.
Das Bild erscheint in Ihrem Word-Dokument. Sie können die Größe des Bildes verändern, indem Sie das Bild anklicken und dann an den Griffen ziehen. Bild 29.15 zeigt das Bild in einem Dokument.
Abbildung 29.15: Die PowerPoint-Präsentation wurde in ein Word-Dokument eingefügt.
Sie können auf ein PowerPoint-Bild in Word doppelklicken, um die PowerPoint-Präsentation zu starten. Wenn Sie die Präsentation starten, können Sie die Präsentation abspielen, indem Sie Folie für Folie anklicken.
Klicken Sie rechts auf das Bild, um die Folie zu bearbeiten. Aus dem Kontext-Menü wählen Sie Verknüpftes Präsentationsobjekt und dann Verknüpfung bearbeiten aus dem ausklappenden Untermenü. PowerPoint erscheint mit Ihrer Präsentation, und Sie können seine Symbole benutzen, um etwas zu ändern. Sichern Sie dann die Präsentationsdatei, und schließen Sie PowerPoint, um zu Word und der aktualisierten Folie zurückzukehren.
Manchmal werden Sie Text oder Daten in einem Excel-Arbeitsblatt wiederholen wollen. Zum Beispiel wollen Sie nur die Summen auf getrennten Blättern in Ihre Arbeitsmappe einfügen. Sie können die Beschriftungen und Zahlen kopieren, oder eine Formel erstellen, die Text und Werte kopiert. Wenn Sie die Verknüpfung über eine Formel herstellen, verändern sich die Zahlen und Beschriftungen auch im Zielbereich, sobald Sie im Quellbereich des Dokuments verändert werden.
Die Formel ist einfach: Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) in die Zelle ein, um die Verknüpfung herzustellen, gehen Sie in die Quellzelle, die Sie verknüpfen wollen, und klicken Sie mit der Maus, drücken Sie dann (Eingabetaste). Die Quellzelle, die verknüpft werden soll, kann auf dem gleichen oder einem anderen Blatt der Arbeitsmappe sein oder in einer ganz anderen Arbeitsmappen-Datei.
Bild 29.16 zeigt ein Beispiel: Das Arbeitsblatt links mit der Gewinnausweisung zeigt monatliche Zahlen. Um nur die Kategorien und die Jahressummen im Zielblatt zu sehen, können Sie die Spalten verstecken oder Formeln erstellen, die nur die Ergebnisse verknüpfen.
Abbildung 29.16: Nachdem Sie die Zelle verknüpft haben, verfügt ein Verweis über den Dateinamen, den Blattnamen und einen genauen Hinweis auf die Zelle ($C$13).
Um Arbeitsblätter zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Datei/Neu, um eine leere Arbeitsmappe zu erstellen.
Sie können das Dollarsymbol entfernen, indem Sie die Zelle mit der Formel markieren, den Verweis in der Formelleiste markieren und dann (F4) drücken
Beachten Sie in Bild 29.16, daß, wenn Sie diese Methode anwenden, der Verweis auf die Zellen den Dateinamen beinhaltet (ZappEinnahmen.xls), den Blattnamen (Tabelle 1), und einen genauen Verweis auf die Zelle ($C$13). Wenn Sie die Information kopieren wollen, wie in diesem Beispiel gezeigt, entfernen Sie die Dollarzeichen, um den Bezug relativ zu machen. Dann können Sie die restlichen Zellen kopieren, um die anderen Zellen zu verknüpfen.
Um Ihre Arbeitsblätter nebeneinander darzustellen (siehe Bild 29.16), wählen Sie Fenster/Anordnen, und dann wählen Sie die Option Nebeneinander im Dialogfeld Fenster. Sie müssen Ihre Arbeitsblätter aber nicht auf diese Weise anordnen. Sie können in die anderen Arbeitsblätter wechseln, indem Sie den Namen des Dokuments unten aus dem Fenster-Menü wählen.
Die Formel enthält automatisch den Dateinamen (falls die Referenz auf eine Zelle in einer anderen Arbeitsmappe verweist), den Blattnamen (falls die Referenz auf ein anderes Blatt verweist) und den Zellennamen. Die voreingestellte Formel enthält Dollarzeichen, was bedeutet, daß die Referenz sich nicht ändert, wenn Sie die Formel kopieren. Löschen Sie die Dollarzeichen, damit die Kopie richtig funktioniert.
Wie schon eingangs in diesem Kapitel erwähnt, können Sie neben dem Verknüpfen, Informationen auch in Ihr Dokument einbetten. Wenn Sie ein Objekt einbetten, erscheint die Information im Zieldokument, aber die Symbole der Quellanwendung können zum Bearbeiten benutzt werden.
Nehmen Sie zum Beispiel einmal an, daß Sie ein Word-Dokument in einem Excel-Arbeitsblatt eingebettet haben. Wenn Sie jetzt auf das eingebettete Word-Dokument doppelklicken, um es zu bearbeiten, wechselt das Excel-Menü in das Word-Menü, und Sie können die verfügbaren Word-Befehle verwenden, um das eingebettete Dokument zu bearbeiten.
Sie können jede der folgenden Methoden benutzen, um Information in ein Dokument einzubetten. In jedem Fall wählen Sie, um ein Objekt einzubetten, die Option Einbetten anstelle von Verknüpfen.
Wenn Sie die Eigenschaften einer anderen Anwendung in Ihrem Dokument verwenden wollen, können Sie Einfügen/Objekt und dann eine Anwendung aus der Liste wählen. Zusätzlich zu den Standard-Microsoft-Office-Anwendungen enthält die Liste auch Applets und andere Windows-Anwendungen. Applets sind kleine Anwendungen, die nicht alleine aufgerufen werden können. Wenn Sie eine Anwendung kaufen, sind eines oder mehrere Applets verfügbar. Sie können auch andere Applets sehen, falls Sie andere Anwendungen, wie z. B. Lotus SmartSuite installiert haben.
Im folgenden sehen Sie eine Liste einiger Applets, die in Microsoft Office enthalten sind. Wenn Sie Ihre Anwendungen getrennt gekauft haben, haben Sie möglicherweise nicht alle Applets.
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Applet |
Gebrauch |
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Calendar control |
Fügt einen Kalender in Ihr Dokument ein, der über Drop-Down-Pfeile verfügt, so daß Sie die Monate und Jahre ändern können. |
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Microsoft Clip Gallery |
Fügt ClipArt-Bilder ein. |
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Microsoft Map |
Fügt eine Karte ein, die mit Hilfe verknüpfter Daten Werte geographisch symbolisiert. |
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Microsoft Equation 3.0 |
Erstellt mathematische Gleichungen. |
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Microsoft Graph 97 |
Fügt Diagramme in eine Tabelle ein. |
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MS Organization Chart 2.0 |
Erstellt Organigramme. |
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Microsoft Word Picture |
Fügt ein Bild und die Word-Zeichnensymbolleiste ein. |
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Microsoft WordArt |
Erstellt Logos und andere, besondere Texteffekte. |
Um die Symbole einer anderen Anwendung oder eines Applets beim Erstellen eines neuen Objekts in Ihrem Dokument zu benutzen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 29.17: Das Dialogfeld Objekt listet sowohl Applets als auch Windows-Anwendungen auf.
Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, sind zwei Dinge möglich. Sie können ein separates Fenster für die Anwendung oder das Applet öffnen (siehe Bild 29.18). Die andere Möglichkeit ist, daß Sie im Fenster Ihres Zieldokuments bleiben, aber die Menüleiste und die Symbolleiste sich ändern, um die Quellanwendung wiederzuspiegeln (siehe Bild 29.18). Wenn Sie z. B. Microsoft-Excel-Arbeitsblatt wählen, ändern sich Menü- und Symbolleiste in die von Microsoft Excel und ermöglichen es Ihnen, Excel-Funktionen wie z. B. die Schaltfläche AutoSumme zu benutzen.
Abbildung 29.18: Wenn Sie Microsoft Organisationsdiagramm wählen, öffnet sich ein separates Fenster. Nachdem Sie mit dem Diagramm-Programm fertig sind, wählen Sie Datei/Beenden, um zum Word-Dokument zurückzukehren.
Abbildung 29.19: Wenn Sie Microsoft-Excel-Arbeitsblatt wählen, ermöglicht Ihnen das Ändern vor Ort, die Excel-Features zu benutzen.
Wenn Sie mit dem Erstellen des Objekts fertig sind, können Sie das Objekt auf zwei verschiedene Arten verlassen, wie im folgenden beschrieben. Wenn Sie ein separates Fenster für die Anwendung oder das Applet geöffnet haben, wählen Sie Datei/Beenden. Wenn Sie in Ihrem Zieldokument geblieben sind, klicken Sie außerhalb des Dokuments.
Unabhängig davon, welche der vier Methoden Sie benutzen, um Informationen in Ihr Dokument einzubetten, können Sie das eingebettete Objekt mit den Funktionen der Quellanwendung bearbeiten.
Um das Objekt zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 29.20: Die Statutsleiste zeigt Anweisungen, wie Sie an die Symbole der Quellanwendung gelangen.
In einigen Fällen werden Sie dazu aufgefordert, das Objekt in Ihrem Zieldokument zu aktualisieren. Wenn Sie die Änderungen speichern wollen, wählen Sie Ja, ansonsten Nein.
Manchmal, wenn ich ein Word-Dokument mit einem eingebetteten Objekt öffne, kehrt das Objekt zu seiner Originalgröße zurück, anstatt in der Größe zu bleiben, die ich haben will.
Wenn Sie ein Objekt in Word einbetten fügt Word die Feldfunktion Einbetten in Ihr Dokument ein. In der Feldfunktion Einbetten, könnte sich ein Schalter \s befinden, was soviel bedeutet wie »stelle das Objekt in seiner Originalgröße dar«. Um dieses Problem zu beheben, müssen Sie die Feldfunktion Einbetten für das Objekt ändern. Um die Feldfunktion anstelle des Objekts anzuzeigen, klicken Sie auf das Objekt und drücken dann (Umschalt)+(F9), um die Feldfunktion zu ändern. Löschen Sie \s am Ende des Codes Einbetten.
(c) 1997 Que
