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Eine der angenehmsten und zeitsparendsten Eigenschaften von Microsoft Office sind die Assistenten. Sie können ein neues Dokument anlegen, indem Sie einen Dokumenten-Typ auswählen und dann mit den Dialogfeldern des Assistenten arbeiten, um das Dokument zu erstellen. Der Vorteil der Assistenten ist, daß Sie nicht wissen brauchen, wie Sie das Dokument erstellen, sondern nur den Fragen im Dialogfeld folgen müssen.
Informationen innerhalb Ihres Unternehmens finden sich sicherlich nicht nur auf Ihrer Festplatte, sondern sind auf viele andere Rechner verteilt. Anstatt die Informationen wieder und wieder abzuschreiben, können Sie die Ausschneiden-, Kopieren- und Einfügen-Befehle verwenden, um die vorhandenen Informationen wiederzuverwenden. Das spart nicht nur Zeit, sondern bewahrt auch vor möglichen Tippfehlern. Benutzen Sie die Assistenten, die bei den Office-Anwendungen mitgeliefert werden, um Zeit beim Erstellen Ihrer Dokumente zu sparen.
Ein Assistent stellt Ihnen eine Reihe von Vorlagen zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung eines Dokumentes begleiten. Sie brauchen einfach nur den Dialogfeldanweisungen zu folgen und die Fragen über das, was Sie tun wollen, beantworten. Aufgrund Ihrer Antworten erstellt der Assistent ein Format für Ihr Dokument und liefert dazu erklärenden Text, der Ihnen den Einstieg erleichtert.
Um den Brief-Assistenten in Word zu starten, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 28.1: Die Brief-Vorlagen und der Brief-Assistent erscheinen im Neu-Dialogfeld.
Klicken Sie auf eine der drei Schaltflächen rechts von der Vorlagenliste, um verschiedene Ansichten der Liste zu erhalten:
Nachdem Sie auf OK geklickt haben, erscheint der Office-Assistent und fragt, ob Sie einen oder mehrere Briefe in einer Versendungsliste einreihen wollen. Sie können auch an diesem Punkt den Vorgang abbrechen, oder Sie wählen Einen Brief verschicken. Das erste Dialogfeld des Brief-Assistenten erscheint (siehe Bild 28.2). Das Dialogfeld enthält vier Register, die Ihnen helfen, Ihren Brief aufzubauen. Das erste Register, das Briefformat-Register, beinhaltet Optionen, die es Ihnen ermöglichen, das Aussehen und den Stil Ihres Briefes festzulegen, wie:
Abbildung 28.2: Das erste Dialogfeld des Brief-Assistenten ermöglicht Ihnen, verschiedenes bei Ihrem Brief festzulegen.
Nachdem Sie die Optionen des Registers Briefformat gewählt haben, klicken Sie auf das Register Empfänger-Info (siehe Bild 28.3), um Informationen über den Empfänger Ihres Briefes zu geben. Dieses Register beinhaltet die folgenden Optionen:
Abbildung 28.3: Das Empfänger-Info-Register ermöglicht Ihnen, Informationen über den Empfänger Ihres Briefes einzugeben.
Das Dialogfeld, das Sie schon in Bild 28.3 gesehen haben, verlangt von Ihnen die Eingabe des Empfängernamens sowie seine Adresse. Sie können die Informationen eintippen oder aus einer anderen Anwendung kopieren, wenn Sie sie schon verwendet haben. Name und Adresse des Empfängers könnten zum Beispiel in einem Notizblock-Dokument erscheinen, das Sie bereits vorher angelegt haben.
Um Informationen vom Notizblock in das Dialogfeld des Brief-Assistenten zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 28.4: Wählen Sie die Information aus dem Notizblock-Dokument aus, die Sie kopieren und in das Textfeld des Brief-Assistenten einfügen wollen.
Solange Sie in diesem Dialogfeld sind, können Sie weder das Bearbeiten-Menü noch irgendeine Schaltfläche innerhalb einer Symbolleiste benutzen. Die einzige Möglichkeit, Informationen aus der Zwischenablage einzufügen, besteht darin, die Tasten (Strg)+(V) zu drücken, oder indem Sie ein Kontext-Menü durch Drücken der rechten Maustaste benutzen. Dasselbe gilt, wenn Sie versuchen, aus einem Dialogfeld etwas auszuschneiden oder zu kopieren. Drücken Sie (Strg)+(X), um etwas auszuschneiden, oder (Strg)+(C), um markierten Text in ein Textfeld zu kopieren, oder benutzen Sie das Kontextmenü, das Sie mit der rechten Maustaste aufrufen.
Nachdem Sie die Empfänger-Infos eingegeben haben, klicken Sie auf das Register Weitere Elemente oder auf Weiter. Das Register (siehe Bild 28.5) beinhaltet Briefelemente, die Sie üblicherweise in offiziellen/formellen Geschäftsbriefen, Vertragsentwürfen oder Briefen, die Betreffzeilen etc. enthalten, benötigen. Bei vielen informellen Briefen und Geschäftsbriefen, brauchen Sie dieses Register sicher nicht auszufüllen. Sie hätten aber folgende Möglichkeiten:
Abbildung 28.5: Benutzen Sie das Register Weitere Elemente, um spezielle Elemente in Ihre Briefe einzufügen.
Nachdem Sie das Register Weitere Elemente ausgefüllt haben, klicken Sie auf das Register Absenderinfo oder Weiter. Das Register Absender-Info (siehe Bild 28.6) enthält Informationen über Sie oder die Person, die den Brief verschickt. Wenn Sie dieses Register einmal ausgefüllt haben, brauchen Sie dies bei weiteren Briefen normalerweise nicht mehr zu tun. Das Vorschaufenster zeigt ein Beispiel davon, wie die Absender-Info aussieht. Im folgenden erfahren Sie, was Sie über das Register Absender-Info eingeben können.
Abbildung 28.6: Das Register Absender-Info dient dazu, die Anschrift des Absenders und andere, den Absender des Briefes betreffende Informationen einzugeben.
Klicken Sie auf die Option Weglassen, wenn Sie die Adresse des Absenders nicht in den Brief einfügen wollen.
Nachdem Sie das Register Absender-Info ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK. Word generiert dann den Brief und öffnet ein neues Dokument mit den Elementen, die Sie vorher über den Brief-Assitenten ausgewählt bzw. eingegeben haben (siehe Bild 28.7). Wenn das Dokument angezeigt wird, fragt Sie der Office-Assistent, ob Sie einen Umschlag oder einen Adreßaufkleber generieren oder noch einmal den Brief-Assistenten aufrufen wollen, um Änderungen an Ihrem Brief vorzunehmen. Für die Umschlagbeschriftung klicken Sie auf die Option Umschlag erstellen.
Abbildung 28.7: Nachdem Sie den Brief-Assistenten aufgerufen haben, können Sie Text in Ihr Dokument eingeben oder andere Briefelemente kreieren.
Wenn Sie die Option Umschläge gewählt haben, erscheint das Dialogfeld Umschläge und Etiketten (siehe Bild 28.8). Der Name des Empfängers erscheint in dem Feld Empfänger(adresse): und die Absenderadresse in dem Feld Absender(adresse):. Falls nötig, ändern Sie diese Einträge im Dialogfeld. Fahren Sie wie folgt fort:
Abbildung 28.8: Der Assistent bringt Sie in das Dialogfeld Umschläge und Etiketten, wo Sie Adressen eingeben können.
Sie können das Dialogfeld Umschläge und Etiketten auch öffnen, indem Sie Extras, Umschläge und Etiketten wählen.
Wenn die Empfänger- und die Absenderadresse so aussehen, wie Sie es sich vorstellen, können Sie eine der folgenden Optionen wählen:
Unabhängig davon, ob Sie einen Umschlag drucken, erscheint Ihr Brief mit dem aktuellen Datum und den Empfängerinformationen. Innerhalb des Briefes erscheinen Informationen, die Sie ersetzen sollten, in Klammern oder sind markiert, wie auch in Bild 28.9 zu sehen ist. Klicken Sie auf die Passage in Klammern bzw. auf den markierten Text, und geben Sie Ihre Änderungen ein.
Abbildung 28.9: Markieren Sie Geben Sie hier Ihren Text ein, und geben Sie den Text Ihres Briefes ein.
Sie können Angaben aus dem Notizblock-Dokument in Ihren Brief übernehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Notizblock in der Task-Leiste, um das Notizblock-Dokument zu öffnen. Wenn das Programm nicht geöffnet ist, klicken Sie auf den Start-Button in der Task-Leiste, wählen Sie das Programm-Symbol, und klicken Sie dann auf das Zubehör-Symbol. Klicken Sie auf das Notizblock-Symbol in der Zubehör-Gruppe, und wählen Sie Datei/Öffnen, um Ihr Notizblock-Dokument zu öffnen.
Um die Informationen in der Zwischenablage abzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Um die Information aus dem Notizblock zu entfernen und sie in der Zwischenablage abzulegen, wählen Sie Bearbeiten/Ausschneiden, oder drücken Sie (Strg)+(X).
Um die Information aus Ihrer Zwischenablage in Ihr Word-Dokument zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V).
Wenn Sie Druckformatvorlagen oder Assistenten benutzen, erhalten Sie mehr als nur Text für Ihr Dokument.
Druckformate, AutoText-Eingaben und Makros werden über die Einträge der Druckformatvorlage Normal hinaus Ihrem Dokument hinzugefügt, womit Sie flexibler in der Gestaltung Ihrer Dokumente sind. Der erste Menüpunkt im Pull-Down-Menü Format zeigt Ihnen die aktuelle Schriftart anhand des markierten Texts. Bild 28.10 zeigt, welches Format an der Stelle gesetzt wurde, an der der Eingabecursor steht.
Abbildung 28.10: Der Brief-Assistent fügt eine Schriftart für die Briefkopfadresse hinzu.
Wenn Sie in Extras/Optionen den Wert bei Breite der Formatvorlagenanzeige auf 0,7 cm oder größer ausdehnen, können Sie die verschiedenen Schriftarten, die innerhalb der verschiedenen Briefabschnitte verwendet wurden, ansehen. Die Schriftart für Peter Haues Adresse (die Empfängeradresse) ist beispielsweise »Briefkopfadresse«, und die Schriftart für den Brieftext ist »Textkörper«. Sie können ein Druckformat anwenden, indem Sie den entsprechenden Text markieren, auf den Drop-Down-Pfeil der Druckformat-Box klicken und das entsprechende Format aus der Drop-Down-Liste auswählen.
Die Informationen für Ihr neues Dokument sind möglicherweise über mehrere bereits vorhandene Dokumente verteilt. Wenn Sie lernen, wie Sie Texte von einem Dokument ins andere kopieren, spart Ihnen das später wertvolle Zeit, besonders, wenn Sie denselben Text mehrmals schreiben wollen.
Wenn Sie mit mehreren Dokumenten in Word arbeiten wollen, müssen Sie diese zunächst öffnen. Sie können jedes Dokument getrennt öffnen, indem Sie Datei/ Öffnen wählen, und Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig geöffnet haben.
Um mehr als ein Dokument zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Datei/Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen erscheint.
Abbildung 28.11: Wenn Sie Dateien öffnen wollen, die nicht nacheinanderstehen, halten Sie (Strg) gedrückt, und klicken Sie auf jeden einzelnen Dateinamen der Dokumente, die Sie öffnen wollen.
Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, müssen Sie zwischen den Dokumenten wechseln, um Informationen von einem Dokument zum anderen kopieren zu können.
Dafür haben Sie folgende Möglichkeiten:
Abbildung 28.12: Um zum dritten Dokument zu gelangen, geben Sie 3 ein, oder klicken Sie auf den Dateinamen in der Liste.
Nachdem Sie Ihre Dokumente geöffnet haben, können Sie Informationen von einem zum anderen kopieren. Wenden Sie die in diesem Abschnitt beschriebene Methode über die Zwischenablage, oder die Drag&Drop-Möglichkeit an, die weiter unten im Abschnitt »Drag&Drop beim Kopieren von einem Dokument zum anderen« beschrieben wird.
Um Informationen von einem Dokument zum anderen zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C).
Wenn Sie die Seite wissen, der Sie den Text einfügen wollen, doppelklicken Sie auf den linken Bereich der Statusleiste, um das Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit dem Register Gehe zu zu öffnen. Geben Sie die entsprechende Seitenzahl ein, wählen Sie Gehe zu und dann Schließen.
Wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V).
Nachdem Sie den Text in Ihr Dokument eingefügt haben, kann es sein, daß Sie den Text neu formatieren müssen, damit er zum übrigen Text paßt.
Die Schaltfläche Format übertragen ist praktisch, um Formate zu kopieren. Positionieren Sie die Schreibmarke in dem Text, der über das Format verfügt, das Sie erzielen wollen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Format übertragen. Ziehen Sie den Mauszeiger, der jetzt einen Pinsel darstellt, über den Text, den Sie ändern wollen. Dadurch wird der Text markiert. Wenn Sie die Maustaste loslassen, ändert der markierte Text sein Format.
Dokumente, die Sie nicht ansehen wollen, sollten Sie schließen oder minimieren. Wenn Sie zu viele Dokumente geöffnet haben, können Sie nur einen kleinen Teil von jedem Dokument sehen.
Wenn Sie mehr als ein Dokument auf einmal sehen wollen, können Sie sich Teile von jedem Dokumentfenster anzeigen lassen.
Um die Dokumente entsprechend anzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 28.13: Zwei Dokumente sind geöffnet und untereinander angeordnet.
Wenn mehrere Dokumente auf dem Bildschirm zu sehen sind, können Sie Text zwischen den Dokumenten auch mit Drag&Drop hin- und herziehen. Um Informationen von einem Dokumente zum anderen zu verschieben oder zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
Sie können denselben Drag&Drop-Vorgang benutzen, wenn Sie Text innerhalb eines Dokuments verschieben oder kopieren wollen.
Abbildung 28.14: Wenn Sie Text kopieren, erscheint neben dem Mauszeiger ein Plus (+).
Wenn ich Informationen mit Drag&Drop kopiere, verliert das Originaldokument seine Informationen.
Sie haben die Verschieben-Option verwendet. Vergewissern Sie sich, daß Sie die (Strg)-Taste während des gesamten Kopiervorgangs gedrückt halten. Nachdem Sie die Information gezogen haben, lassen Sie erst die Maustaste und dann erst die (Strg)-Taste los.
Der Text, den ich kopiert habe, erscheint mitten im schon existierenden Text. Vergessen Sie nicht, die grau gestrichelte Linie am Mauszeiger zu beobachten. Diese Linie zeigt an, wo der kopierte Text eingefügt wird.
Wenn ich versuche etwas zu kopieren, erhalte ich einen schwarzen, durchgestrichen Kreis. Wenn Sie den Kreis auf der Titelleiste oder der Statusleiste sehen, bedeutet das, daß Sie den Text nicht einfügen können, nachdem Sie ihn gezogen haben. Vergewissern Sie sich, daß Sie sich wirklich im anderen Dokument befinden, bevor Sie den Mauszeiger loslassen.
Wenn Sie Informationen aus einer Excel-Arbeitsmappe in ein Word-Dokument kopieren wollen, gehen Sie genauso vor, als ob Sie Informationen zwischen zwei Word-Dokumenten kopieren wollen. Sie markieren den zu kopierenden Bereich, wählen Bearbeiten/Kopieren und wechseln dann an die Stelle, in die Sie die Informationen einfügen wollen, und wählen Bearbeiten/Einfügen.
Um Informationen von einem Excel-Arbeitsblatt in ein Word-Dokument zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie Datei/Öffnen, oder drücken Sie (Strg)+(O).
Abbildung 28.15: Markieren Sie im Excel-Arbeitsblatt den Bereich, den Sie kopieren wollen.
Wenn Sie den Mauszeiger ziehen, vergewissern Sie sich, daß er ein dickes, weißes Kreuz darstellt und nicht den Vierfachpfeil, den Excel für Drag&Drop-Operationen benutzt, und auch nicht das schwarze Pluszeichen, das bei Excel Ausfüllen bedeutet.
Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C). Ein bewegter, gestrichelter Rahmen umgibt den zu kopierenden Bereich.
Wenn Sie den normalen Einfügen-Vorgang wie in Punkt 8 beschrieben, durchführen, wird die Information in Form einer Word-Tabelle dargestellt (siehe Bild 28.16). Die hellgrauen Gitterlinien werden nicht gedruckt. Wenn Sie die Linien drucken wollen, wählen Sie Format/Rahmen und Schattierung in Word. Um die Spalten in Word zu verändern, ziehen Sie an den Spaltenrändern.
Abbildung 28.16: Informationen aus einem Excel-Arbeitsblatt erscheinen innerhalb von Word in einer Tabelle.
Wenn Sie nicht wollen, daß Text in einer Word-Tabelle erscheint, können Sie die Option Inhalte einfügen verwenden. Um diesen Befehl für Tabellen-Daten zu verwenden, die Sie in der Zwischenablage ablegen wollen, wählen Sie Bearbeiten/Inhalte einfügen. Das Dialogfeld Inhalte einfügen erscheint (siehe Bild 28.17).
Abbildung 28.17: Wählen Sie eine der Optionen im Dialogfeld Inhalte einfügen aus, um Ihren Text zu formatieren.
Die Optionen im Inhalte einfügen-Dialogfeld ermöglichen Ihnen, ein Format für Ihre Tabelle zu verknüpfen, einzufügen oder zu spezifizieren. Um Informationen mit Ihrem Spreadsheet zu verknüpfen, wählen Sie Inhalte einfügen.
In der Als-Liste wählen Sie unter den folgenden Optionen aus, wie Ihr Excel-Arbeitsblatt aussehen soll.
Abbildung 28.18: Wenn Sie Daten aus einer Excel-Tabelle kopieren, indem Sie die Option Unformatierten Text benutzen, setzen Sie einen Tabstop, um die Einträge zu trennen, die vorher in verschiedenen Spalten im Arbeitsblatt dargestellt wurden.
Abbildung 28.19: Die obere Abbildung gibt das Bitmap-Format, die untere das Grafik-Format wieder.
Um das Bild zu bearbeiten, klicken Sie zunächst das Bild an, woraufhin kleine schwarze Kästchen zu sehen sind. Um die Größe des Bildes zu verändern, bewegen Sie den Mauszeiger auf eines der Kästchen, bis er sich in einen schwarzen Doppelpfeil verwandelt, und ziehen Sie ihn dann. Um das Bild innerhalb des Dokuments nach oben oder unten zu verschieben, ziehen Sie den Mauszeiger in das Bild. Er verwandelt sich in einen Vier-Richtungspfeil.
Nachdem ich eine Tabelle verschoben habe, kann ich nicht mehr viel von meinem Dokument sehen.
Wenn Sie eine Tabelle verschieben, kann es sein, daß Sie den rechten Rand des Dokuments mitverschoben haben, so daß das Dokument nicht mehr zu sehen ist. Um dieses Problem zu lösen, klicken Sie auf die horizontale Bildlaufleiste vor und hinter dem Bildlauffeld. Dies sollte Ihr Dokument wieder ausrichten, so daß Sie beide Ränder sehen können. Wenn Sie immer noch nicht beide Ränder sehen, kann es sein, daß Sie die Funktion Zoom (das dritte Symbol von rechts innerhalb der Standard-Symbolleiste) benutzen müssen.
Wenn Sie Informationen aus einer Access-Datenbank kopieren wollen, gehen Sie ähnlich vor wie beim Kopieren von Information aus einem Excel-Arbeitsblatt. Da eine Access-Datenbank in viele verschiedene Teile aufgeteilt ist, müssen Sie zunächst den Teil auswählen, den Sie kopieren wollen. Im Beispiel in diesem Abschnitt wird eine Liste der Vorstandsmitglieder und Angestellten kopiert. Es gibt eine Abfrage der Information, die Sie benötigen.
Um Information von einer Tabelle oder Abfrage in Access zu kopieren, gehen Sie vor wie folgt:
Wählen Sie Datei, Datenbank öffnen, oder drücken Sie (Strg)+(O). Das Datenbank-Fenster erscheint (siehe Bild 28.20).
Abbildung 28.20: Klicken Sie auf das Register Abfrage, um die Abfragen im Datenbank-Fenster aufzulisten.
Abbildung 28.21: Ziehen Sie den Pfeil, um Spalten auszuwählen, die Sie kopieren wollen.
Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C).
Abbildung 28.22: Die Access-Information erscheint in einer formatierten Tabelle, wenn Sie sie in Word eingefügt haben.
Wenn Sie die Option Bearbeiten/Inhalte einfügen benutzen, um eine Access-Tabelle über die Zwischenablage zu kopieren, haben Sie zwei Möglichkeiten: Formatierten Text (dies ist voreingestellt, wenn Sie Bearbeiten/Einfügen benutzen) und Unformatierten Text. Wenn Sie Unformatierten Text wählen, wird die Tabelle in Tabstops umgewandelt, die zwischen den ehemaligen Spalteneinträgen erscheinen, wie auch schon weiter oben bei Excel zu sehen war (siehe Bild 28.18). Um den Text aneinanderzureihen, müssen Sie Tabulatoren setzen. Sie können keine Access-Tabelle oder -Abfrage mit Ihrem Word-Dokument verknüpfen.
Zusätzliche zum kopierten Text oder zu den kopierten Daten wollen Sie vielleicht eine Folie oder ein Bild aus PowerPoint oder ein Excel-Diagramm kopieren. Das funktioniert ebenso wie oben beschrieben: markieren Sie das Objekt, wählen Sie Bearbeiten/Kopieren und dann Bearbeiten/Einfügen.
Um ein PowerPoint-Bild zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 28.23: Sie können ein Beispielbild aus PowerPoint in Ihr Word-Dokument kopieren.
Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C).
Wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V), und das Objekt erscheint in Ihrem Word-Dokument.
Wenn Sie Bearbeiten/Inhalte Einfügen wählen, passiert auch nichts anderes als bei Bearbeiten/Einfügen. Sie können das Objekt mit Inhalte Einfügen weder verknüpfen noch einfügen
Um das Bild auszuwählen, klicken Sie das Objekt an. Um die Größe des Bildes in Word zu verändern, ziehen Sie an einem der Griffe. Um das Bild vertikal innerhalb des Word-Dokuments zu verschieben, ziehen Sie es mit der Maus in die neue Position. Um das Bild horizontal zu verschieben oder es mit Text umfließen zu lassen, müssen Sie es zunächst einrahmen, wie im folgenden Abschnitt beschrieben.
Wenn Sie ein PowerPoint-Bild oder ein Excel-Chart einfügen oder Grafik oder Bitmap im Dialogfeld Inhalte einfügen wählen, wird die Grafik zu einem Objekt innerhalb Ihres Word-Dokuments. Um eine bessere Kontrolle beim Positionieren des Objektes und des es umfließenden Textes zu haben, können Sie Textfelder benutzen, um zu kontrollieren, wie Text um die Grafik fließt. Bild 28.24 zeigt ein Objekt in der Seitenansicht, das kein Textfeld um sich herum hat. Text wird das Bild nicht umfließen können, und Sie können das Bild auch nicht horizontal auf der Seite verschieben.
Abbildung 28.24: In diesem Beispiel hätte man das Bild kleiner machen müssen. Beachten Sie, daß kein Text das Bild umfließt.
Um ein Bild einzurahmen, befolgen Sie die folgenden Schritte:
(c) 1997 Que
