Erstellen von Berichten

Während Formulare in erster Linie der Datenerfassung dienen, spielen die Berichte nur bei der Datenausgabe eine Rolle. In Berichten werden Daten in gedruckter Form besser präsentiert als in Formularen oder in Datenblättern. Sie können bei Berichten das Layout und die Druckausgabe präziser gestalten. So können Sie zum Beispiel Berichte in Querformat auf A4-Papier ausdrucken und Teilsummen nach Seiten oder Gruppierungen ausgeben lassen.

Erstellen eines neuen Berichts

Bevor Sie einen neuen Bericht erstellen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, den Entwurf zu planen. Bedenken Sie zunächst die folgenden Punkte:

Sehen Sie sich die Tabellen, Formulare und Abfragen an, die momentan in Ihrer Datenbank benutzt werden.
Legen Sie die Datenkomponenten für Ihren Bericht fest.
Vergewissern Sie sich, daß alle benötigten Daten in den geeigneten Tabellen erfaßt sind.
Benutzen Sie ein Formular anstelle eines Berichts, wenn Sie Daten in irgendeiner Art erfassen müssen. Sie können bei einem Bericht keine Daten eingeben oder verändern.
Betrachten Sie die Erstellung einer Abfrage als vorbereitenden Schritt, falls Ihr Bericht Felder aus mehr als einer Tabelle enthält oder wenn Sie abgeleitete Felder verwenden wollen.
Sehen Sie noch einmal bereits existierende Berichte durch, und holen Sie die Meinung der Mitarbeiter ein, die mit diesen Berichten arbeiten, um herauszufinden, welche Elemente gut gestaltet sind und welche Elemente verbessert werden müssen.

Die Erstellung von Berichten ähnelt sehr stark der Erstellung von Formularen. Um einen Bericht zu erstellen, wechseln Sie zunächst in das Datenbankfenster und wählen dort die Registerkarte Berichte. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Der Dialog Neuer Bericht wird geöffnet (siehe Bild 27.1).

Abbildung 27.1: Im Dialog Neuer Bericht können Sie eine Tabelle oder eine Abfrage für Ihren Bericht auswählen. Im nächsten Schritt werden verknüpfte Tabellen und Abfragen angezeigt, wenn Sie den Berichts-Assistenten anwählen.

siehe Abbildung

Im Dialog Neuer Bericht werden die folgenden Optionen aufgelistet:

Entwurfsansicht. Ermöglicht es Ihnen, einen frei definierbaren Bericht von Grund auf neu zu entwerfen.
Berichts-Assistent. Der Assistent unterstützt Sie bei der Erstellung eines Berichts, indem er Ihnen Fragen stellt und die vordefinierten Formatvorlagen für Berichte bereithält (siehe auch Abschnitt: »Erstellung eines neuen Berichts mit Hilfe des Berichts-Assistenten«).
AutoBericht: Einspaltig. Zeigt einen einzelnen Datensatz in einer vertikalen Anordnung an (wie bei »AutoFormular: Einspaltig«).
AutoBericht: Tabellarisch. Zeigt mehrere Datensätze im Zeilen- und Spaltenformat an (wie bei »AutoFormular: Tabellarisch«).
Diagramm-Assistent. Zeigt einen Bericht mit einer Grafik oder einem Diagramm an.
Etiketten-Assistent. Erstellt Etiketten-Berichte in einer Vielzahl von verschiedenen Formaten.

Wenn Sie bereits über ein Access-Formular verfügen, das Ihrem Berichtsentwurf sehr ähnlich ist, dann können Sie das Formular auch als Bericht abspeichern. Diese Option ist als Schaltfläche verfügbar, die Sie zu jeder Symbolleiste hinzufügen können. Öffnen Sie zunächst das Formular in der Entwurfsansicht, wählen Sie dann den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten. Klicken Sie auf Anpassen, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Befehle die Option Formular&Bericht-Design. Ziehen Sie das Symbol Als Bericht speichern auf eine beliebige Symbolleiste, und klicken Sie dann auf Schließen.

Nun können Sie die Schaltfläche Als Bericht speichern benutzen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, und geben Sie den Namen für den Bericht ein. Klicken Sie auf OK, um das Formular als Bericht zu speichern.

Wenn Sie sich den neuen Bericht ansehen wollen, dann wechseln Sie im Datenbankfenster auf die Registerkarte Berichte und klicken doppelt auf den entsprechenden Berichtsnamen.

Erstellung eines neuen Berichts mit Hilfe des Berichts-Assistenten

Wenn Sie den Berichts-Assistenten ausgewählt haben, dann präsentiert Access eine Reihe von Dialogen, in denen Sie die Berichtseigenschaften festlegen können. Der Berichts-Assistent arbeitet ähnlich wie der Formular-Assistent, so daß Ihnen viele Dialoge bekannt vorkommen werden.

Wenn Sie mit dem Berichts-Assistenten einen neuen Bericht erstellen wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Objekt in der Symbolleiste, und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Bericht aus.
Tippen oder wählen Sie den Namen der Tabelle oder der Abfrage, die der neue Bericht verwenden soll.
Wählen Sie den Berichts-Assistenten, und klicken Sie auf OK.
Nun können Sie die Felder aus der Liste Verfügbare Felder wählen. Die Felder sind dann in der Liste Ausgewählte Felder zu sehen. Klicken Sie auf Weiter
Legen Sie alle gewünschten Gruppierungen fest (siehe Bild 27.2), und klicken Sie auf Weiter.
Legen Sie nun die Sortierung innerhalb der Gruppierung fest, und klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie nun das gewünschte Layout (einspaltig, tabellarisch, in Blöcken – für Berichte mit Gruppierungen stehen verschiedene Block- und Gliederungslayouts zur Verfügung). Darüber hinaus können Sie noch festlegen, ob Sie für den Ausdruck ein Hoch- oder Querformat wünschen.
Wenn Sie wünschen, können Sie Feldbreite so anpassen, daß alle Felder auf eine Seite passen aktivieren.
Wählen Sie Weiter.
Wählen Sie einen Stil, und klicken Sie dann auf Weiter (Fett, Formal, Geschäftlich, Informell, Kompakt oder Weiches Grau).
Geben Sie den Namen des Berichts ein, und wählen Sie dann Berichtsvorschau anzeigen oder Berichtsentwurf ändern.
Aktivieren Sie, wenn gewünscht, die Hilfefunktion für die Arbeit mit dem Bericht.
Wählen Sie Beenden.

Abbildung 27.2: Wenn Sie Gruppierungsebenen wählen, können Sie über die Schaltfläche Gruppierungsoptionen die Intervalle der Gruppierung verändern.

siehe Abbildung

Auswahl der Gruppierungsoptionen des Berichts-Assistenten

Wenn Sie im fünften Schritt bei der Erstellung eines Berichts eine Gruppierungsebene einführen, dann wird der Bericht in unterschiedliche Bereiche aufgeteilt. Jede Veränderung des Gruppierungswertes erzeugt eine Gruppenüberschrift (in der Regel einen Titel) und einen Gruppenfußbereich (in der Regel eine Zwischensumme).

In dem Dialog, in dem Sie nach der Gruppierung in Ihrem Bericht gefragt werden, befindet sich auch eine Schaltfläche für die Gruppierungsoptionen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, dann wird der Dialog Gruppierungsintervalle geöffnet (siehe Bild 27.3). Für jedes Gruppierungsfeld können Sie als Gruppierungskriterien den ganzen Wert oder einige Zeichen des Feldes angeben. Wenn Sie zum Beispiel den ersten Buchstaben als Kriterium auswählen, dann werden alle Datensätze mit A am Anfang gruppiert, gefolgt von der Gruppe B usw.

Abbildung 27.3: Dieses Beispiel zeigt drei verschiedene Gruppierungsintervalle.

siehe Abbildung

Wenn das Gruppierungsfeld numerisch ist, ermöglicht die Gruppierung Intervalle von 10, 50, 100 (d. h. 1-10 können in einer Gruppe zusammengefaßt werden, 11-20 usw.).

Wenn der Wert im Gruppierungsfeld das Datum ist, dann können Sie Gruppierungen anhand des Jahres, des Quartals, des Monats und anderer Zeitabschnitte vornehmen.

Im nächsten Dialog des Berichts-Assistenten ist die Schaltfläche Zusammenfassungsoptionen verfügbar, wenn Sie Gruppierung wählen (siehe Bild 27.4). Für jedes numerische Feld können Sie Zwischensummen einrichten und andere Teilberechnungen für jeden Umbruch in der Gruppe durchführen lassen. Sie können Summen-, Mittelwert-, Min- und Max-Berechnungen erstellen. Darüber hinaus können Sie wählen, ob nur die Berechnung angezeigt werden soll (Nur Zusammenfassung) oder ob Sie die Datensätze und die Berechnungen sehen wollen (Details und Zusammenfassung). Sie können auch Prozentanteile erhalten, indem Sie Prozentualen Anteil der Summen an der Gesamtsumme berechnen wählen.

Abbildung 27.4: Wählen Sie die Schaltfläche Zusammenfassungsoptionen, um den Dialog mit diesen Optionen zu öffnen.

siehe Abbildung

Wenn Sie die Gruppierungen in Ihrem Bericht verändern wollen, dann beachten Sie den noch folgenden Abschnitt »Sortierung und Gruppierung innerhalb eines Berichts«.

Erstellung von Briefetiketten

In Bild 27.1 sehen Sie den Etiketten-Assistenten als eine Option im Dialog Neuer Bericht. Um Etiketten zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Objekt in der Symbolleiste, wählen Sie dort Bericht aus.
Im Dialog Neuer Bericht wählen Sie den Etiketten-Assistenten an, und legen Sie die Tabelle oder Abfrage fest, die die Adressen oder andere Felder enthält, die Sie benutzen wollen. Klicken Sie dann auf OK.
Legen Sie die gewünschte Größe der Etiketten fest, und klicken Sie dann auf Weiter.
Wenn Sie möchten, dann können Sie das Aussehen des Textes hier verändern. Klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie dann die Felder, und geben Sie den Text ein, wie dies in Bild 27.5 gezeigt wird, um den Prototypen eines Etiketts zu erstellen. Klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie die Felder aus, nach denen Sie die Liste sortiert haben wollen (zum Beispiel Postleitzahl), und klicken Sie auf Weiter.
Vergeben Sie einen Namen für den Bericht, und wählen Sie dann Beenden.

Abbildung 27.5: Klicken Sie doppelt auf die Felder in der Liste Verfügbare Felder, um diese zum Prototypen des Etiketts hinzuzufügen.

siehe Abbildung

Vergessen Sie nicht die Kommata, die Leerzeichen und andere Interpunktionszeichen einzugeben, wenn Sie ein Etikett erstellen. Tippen Sie diese direkt in das Eingabefeld des Prototypen (im Gegensatz zum Anklicken der entsprechenden Schaltflächen in Access 2 und früheren Versionen).

Seitenansicht

Im letzten Dialog des Berichts-Assistenten wird die Option Seitenansicht für den Bericht angeboten. Wenn Sie diese Option anwählen, zeigt Ihnen Access eine Seitenansicht des Berichts an (siehe Bild 27.6). In der Seitenansicht sehen Sie, wie der später gedruckte Bericht auf dem Bildschirm aussieht. Der Mauszeiger verändert seine Form in eine Lupe. Wenn Sie nun auf den Bericht klicken, wird der Teil des Berichts, auf den die Lupe zeigt, vergrößert dargestellt. Klicken Sie ein zweites Mal, um den Ausschnitt wieder zu verkleinern.

Die Navigationsschaltflächen unten am Bildschirm ähneln den Schaltflächen, die auch bei Berichten und Formularen verwendet werden. Bei der Seitenansicht werden Sie allerdings für ganze Seiten angewandt. Sie können mit diesen Schaltflächen zur ersten Seite, zur vorhergehenden Seite, zu einer bestimmten Seite, zur nächsten Seite oder zur letzten Seite gelangen.

Abbildung 27.6: Kicken Sie auf die Lupe in der Symbolleiste, um den Text zu vergrößern oder zu verkleinern.

siehe Abbildung

Sie können vom Datenbankfenster, vom Berichtsentwurf und vom Berichts-Assistenten aus auf die Seitenansicht zugreifen.

Die Symbolleiste in der Seitenansicht enthält die in Tabelle 27.1 aufgeführten Schaltflächen.

Tabelle 27.1: Schaltflächen in der Symbolleiste der Seitenansicht

Schaltfläche	Name der Schaltfläche	Beschreibung
	Ansicht	Über diese Schaltfläche können Sie zwischen Entwurfsansicht, Seitenansicht und Layout-Vorschau wechseln.
	Drucken	Druckt den Bericht.
	Zoom	Schaltet den Zoom ein und aus.
	Eine Seite	Es wird nur eine Seite angezeigt.
	Zwei Seiten	Es werden zwei Seiten angezeigt.
	Mehrere Seiten	Klicken Sie diese Schaltfläche an, und ziehen Sie mit der Maustaste in das erscheinende Gitter, um das Layout der anzuzeigenden Seiten festzulegen.
	Zoom	Legen Sie hier den Vergrößerungsfaktor in Prozent fest.
	Schließen	Schließt die Seitenansicht.
	Office-Verknüpfungen	Öffnet eine Liste mit den zur Verfügung stehenden Office-Applikationsverknüpfungen: Weiterverarbeitung mit MS Word und Analysieren mit MS Excel.
	Datenbankfenster	Wechselt zum Datenbankfenster.
	Neues Objekt	Öffnet eine Dropdown-Liste, aus der Sie ein neues Objekt (Tabelle, Formular, Bericht), das Sie erstellen wollen, auswählen können.
	Office-Assistent	Startet den Office-Assistenten für Hilfefunktionen oder Tips

Ansehen eines Layoutbeispiels mit der Layout-Vorschau

Als Ergänzung zur Seitenansicht dient die Layout-Vorschau. Wenn Sie große Datenmengen benutzen und Access eine geraume Zeit für den Aufbau der Seitenansicht benötigt, dann wählen Sie besser Ansicht/Layout-Vorschau, um einen Eindruck davon zu gewinnen, wie Ihr gedruckter Bericht aussehen wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Letzte Seite am unteren Bildschirmrand, um zu sehen, wie die Summen im Berichtsfuß ausgegeben werden. Sie werden alle Sektionen und Sortierungen für einen Beispieldatensatz sehen. Achten Sie darauf, daß Sie dieses Blatt nicht drucken, denn die angezeigten Summen sind nicht korrekt.

Veränderungen eines Berichts

Wenn Sie bisher noch nicht das Kapitel 25 zum Thema »Erstellen von Formular- und Abfragegrundlagen« gelesen haben, dann sollten Sie dies jetzt nachholen. Die Arbeit in der Entwurfsansicht für Formulare und Berichte ist nahezu identisch. In Kapitel 25 erfahren Sie etwas über die Arbeit in Bereichen, etwas über die Bewegung, Ausrichtungen und das Setzen der Eigenschaften für Steuerelemente sowie die Benutzung der Entwurfs- und der Formatierungssymbolleiste. Außerdem erfahren Sie etwas über die Toolbox und die Arbeit mit Ausdrücken. Im folgenden erhalten Sie eine kleine Zusammenfassung über das, was Sie über Berichte wissen sollten:

Fügen Sie Felder ein, indem Sie sie aus der Feldliste mit Drag&Drop übernehmen.
Wählen Sie mehrere Steuerelemente aus, indem Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt halten, indem Sie sie mit gedrückter Maustaste einrahmen oder indem Sie die Maus mit gedrückter Taste über das Lineal bewegen.
Löschen Sie Steuerelemente, indem Sie sie auswählen und dann (Entf) drücken.
Bewegen Sie Steuerelemente, indem Sie sie mit dem hand- (für Feld und Beschriftung) oder dem fingerförmigen Mauszeiger an eine andere Position ziehen.
Verändern Sie die Größe und die Ausrichtung von Steuerelementen mit Hilfe des Formatmenüs.
Wenn Sie über die vom Berichts-Assistenten hinaus erstellten Linien noch weitere einfügen wollen, dann benutzen Sie das Wekzeug »Linie« (halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt, wenn Sie gerade Linien wünschen).
Öffnen Sie das Eigenschaftenfenster, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken, wenn Sie ein Objekt ausgewählt haben. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Eigenschaften.
Erstellen Sie ein neues Berechnungsfeld mit dem Werkzeug »Textfeld«, und tippen Sie dann »=« und die Formel in diesem Textfeld oder im Herkunftsfeld.
Verändern Sie das Aussehen eines Steuerelements mit Hilfe der Formatierungssymbolleiste, und verändern Sie das Format einer Zahl mit den Eigenschaften Format und Dezimalstellen.
Um einen Bereich in einem Bericht zu verbergen (um zum Beispiel aus einem Detailbericht einen Summierungsbericht zu erstellen), verändern Sie die Eigenschaft Sichtbar.
Um einen Seitenumbruch einzufügen, wählen Sie das Werkzeug »Seitenumbruch«, oder verändern Sie die Eigenschaften Neue Seite oder Zusammenhalten.
Wenn der Text für ein Feld nicht groß genug ist, um ihn anzuzeigen, wählen Sie Format/Größe anpassen. Verändern Sie die Eigenschaft Vergrößerbar auf »Ja«, so daß der Text bei mehr als einer Zeile automatisch umbrochen wird.

Sortierung und Gruppierung innerhalb eines Berichts

Access ermöglicht es Ihnen, die Datensätze in einem Bericht in einer bestimmten Sortierreihenfolge oder in speziellen Gruppen zu organisieren. Für einen Serienbrief-Bericht können Sie zum Beispiel die Etiketten nach der Postleitzahl sortiert ausdrucken lassen. Für einen Marketing-Bericht können Sie die Kunden nach Bundesland oder Region gruppiert ausgeben lassen.

Die Gruppierungseigenschaft steht nur zur Verfügung, wenn Sie einen Bericht erstellen (nicht bei Formularen). Die Gruppierung teilt die Daten in unterschiedliche Gruppen auf und sortiert die Daten dann innerhalb dieser Gruppen anhand der von Ihnen vorgenommenen Spezifizierungen. In einer Firmentelefonliste können Sie die Gruppierung dazu verwenden, die Angestellten nach Abteilungen zu sortieren. Sie können die Abteilungslisten in alphabetischer Reihenfolge sortieren lassen und innerhalb der Abteilungen die Angestellten wiederum in alphabetischer Ordnung ausgeben lassen.

Sie können auch mehrere Felder gruppieren. Sie können zum Beispiel die Gruppierungsfunktion dazu benutzen, einen Bericht zu erstellen, der alle Angestelltennamen und ihre Telefonnummern ausgibt, die jeweils in Gruppen bezüglich der Geschäftszweige, innerhalb der Geschäftszweige nach Abteilungen und innerhalb der Abteilung nach der Position organisiert sind.

Sie können eine Gruppierung zu Ihrem Bericht durch den Berichts-Assistenten hinzufügen (siehe auch im vorherigen Abschnitt »Auswahl der Gruppierungsoptionen des Berichts-Assistenten«), oder Sie geben diese Option manuell über das Fenster Sortieren und Gruppieren ein.

Um manuell eine Gruppierung zu einem Bericht hinzuzufügen oder bestehende Optionen zu verändern, wählen Sie Ansicht/Sortieren und Gruppieren. Das Fenster Sortieren und Gruppieren wird geöffnet (siehe Bild 27.7). Im oberen Bereich können Sie das Feld auswählen, nach dem Sie gruppieren wollen. Legen Sie dann fest, ob in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden soll. Im unteren Bereich des Dialogs können Sie die Gruppeneigenschaften für die Gruppierung wie Gruppenkopf, Gruppenfuß oder Gruppieren nach festlegen.

Abbildung 27.7: Benutzen Sie die Sortierungs- und Gruppierungsfunktion, um die Datensätze in Ihrem Bericht sinnvoll und sortiert in Bereiche aufzuteilen.

siehe Abbildung

Wenn Sie den Berichts-Assistenten dazu benutzen, Gruppen zu erstellen, dann fügt Access automatisch einen Gruppenkopf und einen Gruppenfuß hinzu. Sie können eine oder beide Funktionen im Fenster Sortieren und Gruppieren anwählen oder abstellen.

Die Gruppierungseigenschaft Gruppieren nach wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie Gruppierungsoptionen während der Arbeit mit dem Berichts-Assistenten auswählen. Das Fenster Sortieren und Gruppieren erlaubt Ihnen eine größere Kontrolle über die Gruppierungseigenschaften. Die Option Gruppieren nach ist abhängig vom ausgewählten, korrespondierenden Datentyp (Präfixzeichen bei Texten, Intervalle bei Zahlen und Zeitintervalle beim Datum). Die Eigenschaft Intervall erlaubt es Ihnen, die Anzahl der Präfixzeichen festzulegen oder zu bestimmen, wie viele Intervalle Sie zusammenstellen wollen.

Wenn Sie eine Gruppierung nach Jahren wählen und das Intervall auf fünf setzen, dann wird Ihr Bericht in jedem fünften Jahr einen neuen Gruppenkopf und einen neuen Gruppenfuß erhalten.

Die Eigenschaft Zusammenhalten ermöglicht Ihnen den Versuch, eine gesamte Gruppe auf einer Seite zusammenzufassen (Ganze Gruppe) oder zumindest einen Detaildatensatz mit dem Gruppenkopf auf einer Seite zusammenzufassen (Mit 1. Detaildatensatz).

Wenn Sie die Detailbereiche ausschließen wollen und nur die Gruppenköpfe und -füße angezeigt werden sollen, dann setzen Sie die Eigenschaft Sichtbar für die Detailbereiche auf »Nein«.

Arbeiten mit Ausdrücken

Ausdrücke kommen häufiger in Berichten als in Formularen vor. AutoBericht oder der Berichts-Assistent werden häufig Zwischensummen und Summen für Sie erstellen. Dies kann auch bei Feldern geschehen, für die eigentlich keine Berechnung durchgeführt werden sollte, wie zum Beispiel numerischen ID-Feldern. Um nicht gewünschte Berechnungen zu löschen, klicken Sie auf das Steuerelement im Fußbereich der Gruppen oder Berichte und drücken dann (Entf).

Um eine Berechnung zu erstellen, wählen die das Werkzeug Textfeld, und klicken Sie dann an eine beliebige Stelle innerhalb des Berichtes, an der Sie die Berechnung ausgeben lassen möchten. Die Plazierung einer Berechnung innerhalb eines Bereichs ist nicht unkritisch (siehe Bild 27.8). Im folgenden erhalten Sie einige Leitlinien für die Plazierung von Berechnungssteuerelementen:

Abbildung 27.8: Dieser Bericht verfügt über Berechnungssteuerelemente für den Detail-, den Gruppierungs- und den Fußbereich des Berichts.

siehe Abbildung

Wenn Sie den Wert eines Feldes für jeden Datensatz verändern oder ein neues Berechnungsfeld für jeden Datensatz erstellen wollen, dann plazieren Sie das Textfeld in dem Detailbereich.
Gängige Beispiele sind: »=[Vorname] & » « &[Nachname]« (Vor- und Nachname in einem Feld) und »=[Menge]*[Preis]« (Gesamtbetrag). Benutzen Sie das &-Zeichen, um Textdatentypen zu verbinden, und arithmetische Operatoren (+, –, * und /) für die numerischen Typen. Das Beispiel in Bild 27.8 ist »=[Kosten]*2.5«.
Um Zwischensummen in einer Gruppierung zu erstellen, binden Sie das Textfeld in den Kopf- oder Fußbereich der Gruppe ein. Gängige Beispiele dafür sind: »=Summe([Menge])« und »=Mittelwert([Menge])«. Das Beispiel in Bild 27.8 lautet: »=Summe([Kosten])«.
Beachten Sie, daß die Funktion sowohl eckige als auch runde Klammern verwendet. Wenn Sie aus einem Berechnungsfeld eine Zwischensumme berechnen wollen, dann benutzen Sie die Funktion »Summe« mit der Berechnung: »=Summe([Menge]*[Preis])«.
Sie können identische Ausdrücke in verschiedenen Gruppenfußbereichen verwenden, um Zwischensummen für jede Gruppe einzurichten und um eine Gesamtsumme im Berichtsfuß zu erstellen. Wenn Sie die Textfelder kopieren, dann vergewissern Sie sich, daß die Namenseigenschaften für jedes Berechnungssteuerelement nicht dupliziert sind.
Wenn Sie eine Gruppierung anhand von Intervallen vornehmen, dann enthält der Gruppenkopf normalerweise einen Ausdruck, der das Intervall anzeigt. Ein Beispiel wäre: »=Format$([Datum],"jjjj«) und »=Links$([Name],1)«. Der Format$-Ausdruck zeigt das Jahr (»mmm« steht für die Monatsangabe als Abkürzung, »mmmm« steht für den gesamten Monatsnamen, »q« ist die Zahl für das Jahresquartal). Der Links$-Ausdruck zeigt das erste Zeichen des Namenfeldes an.
Seitenkopf- oder -fußbereiche verfügen in der Regel über eine Art von Datumsreferenz. Für das Datum tippen Sie »=Jetzt()« in das Textfeld ein (oder in die Herkunftseigenschaft des Steuerelements) und verändern die Formateigenschaft in das gewünschte Format. »Datum, lang« ist die Standardeinstellung, wenn Sie einen Bericht mit einem Berichts-Assistenten erstellen.
Die Kopf- und Fußbereiche von Seiten verfügen in der Regel über eine Seitennummernreferenz. Benutzen Sie »[Seite]« für eine Seitennummer und »[Seiten]« für die Gesamtseitenanzahl. Ein Beispiel wäre: »="Seite" & [Seite] & "von" & [Seiten]«. Die erste Seite würde dann als »Seite 1 von 20« in einem 20-seitigen Bericht angezeigt.
Setzen Sie keine Summierungsberechnungen im Seitenfußbereich ein. Eine einfache Formel wie »=Sum([Menge])« würde nicht funktionieren. Erfahrene Anwender würden für diese Aufgabe eine Visual-Basic-Prozedur schreiben.

Erstellung von Ausdrücken mit Hilfe des Ausdruck-Editors

Anstatt einen Ausdruck selbst einzutippen, können Sie auch mit Hilfe des Ausdrucks-Editors Funktionen, gebräuchliche Ausdrücke und Feldnamen eingeben. Wenn Sie den Ausdrucks-Editor verwenden wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:

Speichern Sie den Bericht, bevor Sie den Ausdrucks-Editor starten.
Erstellen Sie mit Hilfe des entsprechenden Symbols ein neues Textfeld.
Wählen Sie Ansicht/Eigenschaften.
Gehen Sie zur Eigenschaft Steuerelementinhalt des Textfeldes.
Klicken Sie auf die Schaltfläche für den Editor rechts neben dem Feld für den Steuerelementinhalt oder in der Symbolleiste.
Wählen Sie Elemente aus den gelben Ordnern, den Schaltflächen für die Operatoren (+, –, usw.), oder geben Sie Text in oberen Bereich des Ausdrucks-Editors ein (siehe Tabelle 27.2).
Nachdem Sie die Erstellung des Ausdrucks beendet haben, klicken Sie auf OK.

Tabelle 27.2: Elemente des Ausdrucks-Editors

Bereich	Beschreibung
Berichtsname	Der erste gelbe Ordner einthält den Namen des aktuellen Berichts. Wenn Unterberichte existieren, dann werden Sie in einer eingerückten Ebene unterhalb des Berichtsnamens aufgeführt. In der zweiten Spalten können Sie den Namen eines Steuerelements oder einer Feldliste auswählen. Die Namen der Felder in einem Bericht werden in der dritten Spalte aufgelistet (siehe Bild 27.9).
Tabellen, Abfragen	Zeigt eine Liste von Tabellen und Abfragen in der Datenbank an. Wenn Sie sich auf ein Feld in einer Tabelle oder Abfrage beziehen wollen, dann wählen Sie das entsprechende Objekt aus der zweiten Spalte.
Formulare, Berichte	Zeigt eine Liste von Formularen und Berichten in der Datenbank an. Wählen Sie ein Steuerelement aus der zweiten Spalte oder aus der Feldliste und einen Feldnamen aus der dritten Spalte.
Funktionen	Wählen Sie eine Kategorie aus der zweiten Spalte (oder lassen Sie Alle markiert), und wählen Sie dann eine Funktion aus der dritten Spalte. Alle Eingabeaufforderungen, auf die Sie reagieren müssen, sind mit »<< >>« gekennzeichnet (siehe Bild 27.10).
Konstanten	Wählen Sie einen Wert wie »Wahr« oder »Falsch« aus.
Operatoren	In der dritten Spalte sind die gleichen Operatoren enthalten, die auch als Schaltflächen in der Mitte des Dialoges angezeigt werden. Einige zusätzliche Operatoren wie »Zwischen« oder »>=« sind ebenfalls in der Spalte enthalten.
Gebräuchliche Ausdrücke	Diese Ausdrücke beinhalten in der Regel Elemente, die in den Kopf- und Fußbereichen eines Berichts oder einer Seite erscheinen würden. Wählen Sie »Seitenzahl«, »Aktuelles Datum« oder »Aktueller Benutzer« in der zweiten Spalte aus. In der dritten Spalte sehen Sie die Syntax (siehe Bild 27.11).

Abbildung 27.9: Die Funktion »Glätten« entfernt überflüssige Leerzeichen vor oder hinter einem in Klammern angegebenen Ausdruck.

siehe Abbildung

Abbildung 27.10: Ein Wenn-Ausdruck mit einem Teil der verbliebenen Standardeinstellung.

siehe Abbildung

Abbildung 27.11: Dieses Beispiel eines gebräuchlichen Ausdrucks wird den Text »Seite« gefolgt von einer Seitenzahl ausdrucken.

siehe Abbildung

Die Benutzung von Unterberichten

Ein Bericht innerhalb eines anderen Berichts wird als Unterbericht bezeichnet. Sie können Unterberichte dazu verwenden, einen Bericht über mehrere Tabellen zu erstellen, in dem die Unterberichte die Datensätze anzeigen, die zu dem vom Hauptbericht momentan angezeigten Datensatz gehören. Sie können Unterberichte auch dazu verwenden, zwei oder mehrere nicht verknüpfte Berichte in einem ungebundenen Hauptbericht zusammenzufassen.

Um einen Unterbericht zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

Erstellen Sie einen Detailbericht, den Sie als Unterbericht verwenden wollen.
Zeigen Sie den Hauptbericht in der Entwurfsansicht für Berichte an.
Wählen Sie das Datenbankfenster an.
Ziehen Sie das Symbol für den Detailbericht zum gewünschten Bereich im Hauptbericht.
Wenn die Felder des Unterberichts in einer Beziehung zu den Feldern des Hauptberichts stehen, verbinden Sie beide, indem Sie die Eigenschaften Verknüpfen von und Verknüpfen nach bei den Eigenschaften des Unterberichts einstellen. Die Eigenschaft Verknüpfen von weist auf ein Feld auf dem Unterbericht und Verknüpfen nach verweist auf ein Feld auf dem Hauptbericht.
Speichern Sie den Berichtsentwurf.

Sie können auch die Eigenschaften Vergrößerbar und Verkleinerbar auf »Ja« setzen, damit Sie die Eingabe je nach Datenmenge vergrößern oder verkleinern können.

Ich möchte ein Absatz mit ganz normalem Text zu meinem Bericht hinzufügen. Fügen Sie mit der Toolbox ein Bezeichnungsfeld in Ihren Bericht ein. Tippen Sie dann Ihren Textabsatz. Benutzen Sie die Schaltflächen zur Textformatierung in der Symbolleiste, um den Text auszurichten und um eine entsprechende Schriftart und -größe auszuwählen. Benutzen Sie auch die Formatierungsschaltflächen, um Farbe, Ränder und Tiefe in Ihrem Bezeichnungsfeld festzulegen.

Der Gruppierungsbericht gruppiert meine Daten auf eine falsche Art und Weise. Der Bericht zeigt die Mitarbeiter nach Position sortiert und dann nach der Abteilung an. Ich möchte die Mitarbeiter aber zuerst nach Abteilung und dann innerhalb der Abteilung nach Position sortiert haben. Wählen Sie als erstes Ansicht/Sortieren und Gruppieren. Überprüfen Sie im oberen Bereich des Fensters, ob die Reihenfolge der Felder, nach denen gruppiert werden soll, korrekt ist. Access-Gruppen basieren auf der Reihenfolge der Felder in diesem Bereich.

Es erscheinen zu viele Leerzeichen zwischen den Datensätzen. Falls es notwendig ist, dann bewegen Sie die Steuerelemente an den Beginn des Detailbereichs. Bewegen Sie den Mauszeiger zur grauen Leiste am unteren Ende des Detailbereichs, und benutzen Sie dann den Mauszeiger mit den zwei Pfeilspitzen, um diese Leiste nach oben zu ziehen und so den Detailbereich zu verkleinern.

Jede zweite Seite ist leer. Die Breite Ihres Berichts ist zu groß für die Seitenbreite. Bewegen Sie sich zum rechten Rand des Berichts, und ziehen Sie den Rand nach links. Vielleicht müssen Sie vorher die Steuerelemente versetzen. Alternativ können Sie auch Datei/Seite einrichten wählen. Auf der Registerkarte Ränder können Sie den linken und rechten Rand einstellen.

(c) 1997 Que
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Elektronische Fassung des Titels: Special Edition: Office 97, ISBN: 3-8272-1018-6