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Wenn Sie eine Datenbank und eine Tabelle erstellt haben, dann können Sie nun Daten eingeben und sich diese Daten wieder ansehen. Die Datenerfassung und die Datenwiedergabe läßt sich sowohl in der Datenblattansicht als auch in der Formularansicht durchführen. Die Datenblattansicht ermöglicht es Ihnen, im üblichen Zeilen- und Spaltenformat zu arbeiten, in dem Sie mehrere Datensätze gleichzeitig sehen können. In der Formularansicht wird immer nur ein Datensatz angezeigt. In diesem Kapitel werden die Funktionen der Datenblattansicht erklärt. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, wie Formulare für die Datenerfassung und -wiedergabe erstellt und benutzt werden.
Nachdem Sie Ihre Tabelle eingerichtet haben, sind Sie bereit für die Datenerfassung. Um in die Datenblattansicht zu gelangen, wählen Sie Ansicht/Datenblattansicht. In der Datenblattansicht ist es möglich, Daten im Tabellenformat, also mit Spalten und Zeilen wie in einer Tabellenkalkulation, zu erfassen und anzusehen. Der bei der Überschneidung von Zeile und Spalte entstehende Raum nennt sich Zelle. In Bild 24.1 sehen Sie, wie eine neue, leere Tabelle aussieht.
Abbildung 24.1: Eine neue Tabelle in der Datenblattansicht enthält nur einen leeren Datensatz, wobei sich die Einfügemarke im ersten Feld befindet, so daß Sie mit Ihrer Eingabe beginnen können.
In Tabelle 24.1 werden die Schaltflächen der Datenblattansicht und deren Funktion erklärt.
Tabelle 24.1: Die Schaltflächen der Symbolleiste Tabellendatenblatt
Sie können den Inhalt eines Datenblattes jederzeit drucken, indem Sie auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste klicken oder indem Sie den Menüpunkt Datei/Drucken wählen. In der Seitenansicht können Sie sich das Blatt, das Sie ausdrucken wollen, vorher ansehen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Seitenansicht, oder wählen Sie das Menü Datei/Seitenansicht.
Die Basisfunktionen der Datenerfassung beinhalten das Hinzufügen, Löschen und Bearbeiten der Tabellendatensätze, das Kopieren und Bewegen von Daten und die Zurücknahme unerwünschter Änderungen. Access stellt viele Tastenkombinationen zur Verfügung, die die Datenerfassung und -bearbeitung erleichtern. Die Tabelle 24.2 listet die Tastaturkürzel für die Eingabe von Daten auf, und Tabelle 24.3 zeigt die Tastenkombinationen für das Navigieren innerhalb von Tabellen.
Die Datenerfassung unter Access ähnelt der Datenerfassung unter Excel oder in Wordtabellen. Tippen Sie Ihre Eingabe in eine Zelle, und drücken Sie dann die (Tab)- oder die (Eingabetaste)-Taste, um zum nächsten Feld zu gelangen. Wenn Sie im letzten Feld angelangt sind, erreichen Sie über die (Tab)- oder die (Eingabetaste)-Taste automatisch den nächsten Datensatz.
Tabelle 24.2: Tastataturkombinationen bei der Dateneingabe
| Tastenkombination |
Beschreibung |
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(Strg)+(;) |
Fügt das aktuelle Datum ein |
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(Strg)+(:) |
Fügt die aktuelle Uhrzeit ein |
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(Strg)+(Alt)+(Leertaste) |
Fügt den Standard-Feldwert ein |
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(Strg)+' oder (Strg)+(") |
Fügt den gleichen Wert des Feldes aus dem vorhergehenden Datensatz ein |
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(Strg)+(Eingabetaste) |
Fügt eine neue Zeile in ein Feld, eine Überschrift oder innerhalb der Zoom-Dialogbox ein |
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(Strg)+(+) |
Fügt einen neuen, leeren Datensatz ein |
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(Strg)+(-) |
Löscht den aktuellen Datensatz |
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(F2) |
Wechselt zwischen dem Bearbeitungs- und dem Bewegungsmodus hin und her |
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(Umschalt)+(F2) |
Öffnet die Zoom-Dialogbox |
|
(Umschalt)+(Eingabetaste) |
Speichert die Änderungen im aktuellen Datensatz |
|
(F7) |
Startet die Rechtschreibkontrolle |
|
(Esc) |
Nimmt die letzte Änderung am aktuellen Datensatz oder Feld zurück |
Um einen neuen Datensatz hinzuzufügen, drücken Sie (Strg)++. Um ein Feld aus dem vorhergehenden Datensatz zu kopieren, drücken Sie (Strg)+'.
Anders als in Excel und Word, müssen Sie in Access nicht Datei/Speichern wählen, wenn Sie Ihre Arbeit abspeichern wollen. Sobald Sie vom aktuell bearbeiteten Datensatz zu einem anderen wechseln, werden die Daten gespeichert. Da Änderungen automatisch gespeichert werden, ist es ratsam, eine Sicherheitskopie der Datenbank anzulegen, bevor Sie etwas testen wollen.
Access verfügt über zwei unterschiedliche Modi. Im Bearbeitungsmodus können Sie ein Feld in einem Datensatz bearbeiten, während Sie sich im Navigationsmodus zwischen den einzelnen Datensätzen bewegen können. Manche Tasten reagieren abhängig vom aktuellen Modus unterschiedlich. Im Bearbeitungsmodus zum Beispiel gelangen Sie mit der Taste (Pos1) an den Beginn des Feldes, während Sie im Navigationsmodus an den Beginn des Datensatzes gelangen werden. Mit (F2) können Sie zwischen den beiden Modi hin und her wechseln.
Tabelle 24.3: Tastenkombinationen bei der Navigation im Datenblatt
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Tastenkombination |
Beschreibung |
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(F5) |
Bewegt die Einfügemarke zum Eingabefeld für die Datensatznummer von der Statuszeile aus nach oben. Geben Sie die Nummer des Datensatzes ein, zu dem Sie als nächstes gelangen wollen, und drücken Sie (Eingabetaste). |
|
(Eingabetaste) oder (Tab) |
Geht zum nächsten Feld. |
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(Cursor rechts) |
Geht im Navigationsmodus zum nächsten Feld oder bewegt die Einfügemarke nach rechts in einem Feld, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden. |
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(Umschalt)+(Tab) |
Geht zun vorhergehenden Feld. |
|
(Cursor rechts) |
Geht im Navigationsmodus zum vorhergeheneden Feld oder bewegt die Einfügemarke in einem Feld nach links, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden. |
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(Ende) |
Im Navigationsmodus gelangen Sie so zum letzten Feld des aktuellen Datensatzes, während Sie im Bearbeitungsmodus in die letzte Zeile eines Feldes gelangen. |
|
(Pos1) |
Im Navigationsmodus gelangen Sie in das erste Feld des aktuellen Datensatzes, während Sie im Bearbeitungsmodus in die erste Zeile eines Feldes gelangen. |
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(Strg)+(Ende) |
Sie gelangen zum letzten Feld des letzten Datensatzes, wenn Sie sich im Navigationsmodus befinden. Im Bearbeitungsmodus erreichen Sie so die letzte Zeile eines Feldes. |
|
(Strg)+(Pos1) |
Im Navigationsmodus gelangen Sie zum ersten Feld des ersten Datensatzes, während Sie im Bearbeitungsmodus an den Anfang des Feldes gelangen. |
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(Cursor oben) |
Sie kommen zum selben Feld im vorherigen Datensatz. |
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(Cursor unten) |
Sie gelangen zum selben Feld im nächsten Datensatz. |
|
(Strg)+ (Cursor oben) |
Sie erreichen das aktuelle Feld im ersten Datensatz. |
|
(Strg)+ (Cursor unten) |
Sie erreichen das aktuelle Feld im letzten Datensatz. |
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(Bild auf) |
Sie bewegen sich eine Bildschirmseite nach oben. |
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(Bild ab) |
Sie bewegen sich eine Bildschirmseite nach unten. |
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(Strg)+(Bild auf) |
Sie bewegen sich eine Bildschirmseite nach links. |
|
(Strg)+(Bild ab) |
Sie bewegen sich eine Bildschirmseite nach rechts. |
Sie können auch die Maus dazu benutzen, Felder auszuwählen, zu bearbeiten und innerhalb der Tabelle zu bewegen. Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche, um zum ersten, nächsten, vorhergehenden oder zum letzten Datensatz zu gelangen (siehe Bild 24.2) Die Datensatznummer in dem Feld oberhalb der Statuszeile gibt die Nummer des aktuellen Datensatzes an. Sie können auch über dieses Feld einen bestimmten Datensatz erreichen. Klicken Sie dazu auf dieses Feld, und geben Sie dann die Nummer des Datensatzes an, zu dem Sie als nächstes gehen wollen, und drücken Sie dann (Eingabetaste). Sie können auch die Bildlaufleisten benutzen, um sich zu den Spalten und Zeilen zu bewegen, die zunächst nicht auf dem Bildschirm zu sehen sind.
Abbildung 24.2: Benutzen Sie die Maus und die Navigationsschaltflächen, um sich in einem Datenblatt zu bewegen.
Mit Hilfe einiger Tastenkombinationen können Sie auf einfache Weise Daten innerhalb eines Feldes, einer Reihe von Feldern oder einer Reihe von Datensätzen markieren. In Tabelle 24.4 finden Sie eine Liste der Tastenkombinationen, die hilfreich für die Datenauswahl sind.
Tabelle 24.4: Tastenkombinationen für die Datenmarkierung
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Tastenkombination |
Beschreibung |
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(Umschalt) |
Nimmt eine Auswahl, beginnend mit der aktuellen Position, vor. Benutzen Sie die Bewegungstasten aus der Tabelle 24.2, um die Auswahl zu erweitern. |
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(Umschalt)+(Leertaste) |
Wechselt zwischen der Feld- und Datensatzauswahl hin und her, wenn Sie sich im Navigationsmodus befinden. |
|
(Strg)+(Leertaste) |
Wechselt zwischen der Feld- und Spaltenauswahl hin und her, wenn Sie sich im Navigationsmodus befinden. |
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(Strg)+(A) |
Wählt alle Datensätze aus. |
|
(F8) |
Erweiterungsmodus. Wenn Sie (F8) drücken, dann markieren Sie nacheinander ein Word, ein Feld, einen Datensatz, alle Datensätze. Wenn Sie die Bewegungstasten benutzen, dann wird der markierte Bereich größer (ohne, daß Sie die Taste (Umschalt) gedrückt halten müssen). Drücken Sie Esc, wenn Sie den Modus beenden wollen. |
Nachdem Sie Datensätze markiert haben, können Sie diese löschen ((Entf)), kopieren ((Strg)+(C) oder ausschneiden (Strg)+(X)) und in der Zwischenablage speichern. Darüber hinaus können Sie markierte Datensätze durch Datensätze aus der Zwischenablage ersetzen ((Strg)+(V)). Sie können einen oder mehrere Datensätze mit Hilfe der Maus markieren, indem Sie mit der Maustaste auf die Datensatzmarkierer klicken oder mit gedrückter Maustaste darüber ziehen. Um eine oder mehrere Spalten zu markieren, klicken Sie auf den Spaltenmarkierer.
Klicken Sie einmal auf die Bildlaufleiste, um nur eine Bildschirmseite weiter zu gelangen. Wenn Sie durch Ziehen der Bildlaufleiste durch eine Tabelle blättern, dann erhalten Sie durch Quickinfos die Angabe, in welchem Datensatz sie sich befinden.
Access bietet zwei Möglichkeiten, um einen neuen Datensatz hinzuzufügen: den Bearbeitungsmodus und den Eingabemodus.
Der Bearbeitungsmodus ermöglicht es Ihnen, einen neuen Datensatz am Ende der Tabelle einzufügen. Immer wenn Sie Daten verändern oder einen neuen Datensatz eingeben, gelangen Sie automatisch in den Bearbeitungsmodus. Im Eingabemodus werden alle bereits erfaßten Datensätze nicht angezeigt. Sie erhalten ein leeres Tabellenformular, in dem Sie neue Datensätze erfassen können. Um den Eingabemodus zu aktivieren, wählen Sie Datensätze/Daten eingeben. Wenn Sie diesen Modus wieder verlassen wollen, dann wählen Sie Datensätze/Filter/Sortierung entfernen.
Sie können in jedem Modus den leeren Datensatz am Ende des Datenblattes benutzen, um einen neuen Datensatz zur Tabelle hinzuzufügen. Dieser Datensatz läßt sich erreichen, indem Sie mit der Maus in diesen leeren Datensatz klicken, (Strg)++ drücken und auf die Schaltfläche Neuer Datensatz in der Symbolleiste klicken, oder indem Sie die Navigationsleiste benutzen. Bevor Sie mit der Dateneingabe beginnen, hat Access bereits alle gewünschten Standardwerte an diesen Datensatz vergeben. Wenn Sie in dieser Zeile mit der Datenerfassung beginnen, schiebt Access die leere Zeile nach unten. Wenn Sie ein AutoZahl-Feld eingerichtet haben, dann vergibt Access eine Nummer, sobald Sie die ersten Daten eingeben.
Die erste Spalte links auf dem Datenblatt wird Datensatzmarkierungsspalte genannt (siehe Bild 24.3). Wenn Sie in diese Spalte klicken, können Sie die ganze Zeile (den gesamten Datensatz) markieren.
Abbildung 24.3: Es erscheint immer dann ein Bleistiftsymbol in der Datensatzmarkierungsspalte, wenn Sie Änderungen in einem noch nicht abgespeicherten Datensatz vornehmen.
In der Datensatzmarkierungsspalte können die folgenden Symbole angezeigt werden:
Die Pfeilspitze markiert den aktuellen Datensatz.
Mit dem Sternchen wird der leere Datensatz markiert, den Access am Ende der Tabelle bereithält. Wenn Sie sich zu diesem Datensatz begeben, verschwindet das Sternchen, und die Pfeilspitze ist zu sehen, die den aktuellen Datensatz markiert.
Das Bleistiftsymbol zeigt an, daß der aktuelle Datensatz neue Dateneinträge oder -bearbeitungen enthält, die noch nicht abgespeichert worden sind.
Das Datensatzsperrungssymbol zeigt an, daß der Datensatz im Moment von Ihnen in einem Formular oder einem Bericht bearbeitet wird oder daß andere Anwender in einer Mehrbenutzerumgebung diesen Datensatz bearbeiten. Auf diesen Datensatz kann im Moment nur der Anwender zugreifen, der den Datensatz aktuell bearbeitet, alle anderen Anwender haben nur Leseberechtigungen.
Sie können die Einstellungen der Datensatzsperre verändern, indem Sie den Menüpunkt Extras/Optionen wählen und dann Änderungen auf der Registerkarte Weitere im Abschnitt Standard bei Datensatzsperrung vornehmen. Die Option Keine Sperrung erlaubt es jedem Anwender, jederzeit Änderungen an jedem beliebigen Datensatz vorzunehmen. Wenn es dabei zu einem Konflikt kommen sollte, dann wird der Anwender aufgefordert, welche Änderung er übernehmen möchte oder ob er die Änderung in die Zwischenablage speichern möchte. Wählen Sie Alle Datensätze, wenn Sie alle Datensätze sperren wollen, sobald ein Anwender diese bearbeitet. Wählen Sie Bearbeiteter Datensatz, um den aktuellen Datensatz zu sperren. In diesem Fall erhalten Sie auch das Datensatzsperrungssymbol.
Wenn Sie Daten erfassen, dann bewegen Sie sich von Feld zu Feld. Dabei überprüft Access, ob die eingegebenen Daten dem richtigen Datentyp entsprechen und andere Voraussetzungen erfüllen, die Sie eingerichtet haben (z. B. Gültigkeitsregeln). Falls Access dabei einen Fehler feststellt, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, bevor Sie in ein neues Feld oder in einen neuen Datensatz wechseln können.
Access speichert automatisch jeden neuen Datensatz und jede Veränderung, sobald Sie den Datensatz verlassen. Sie können darüber hinaus jederzeit Änderungen in einem aktuellen Datensatz speichern, in dem Sie Datensätze/Datensatz speichern wählen oder die Tastenkombination (Umschalt)+(Eingabetaste) anwenden.
Sie können keine Änderungen in einem AutoZahl-Feld vornehmen, weil Access automatisch dieses Feld ausfüllt. Drücken Sie (Tab), (Eingabetaste) oder eine Pfeiltaste, um dieses Feld zu verlassen. Access wird automatisch den richtigen Wert in dieses Feld eingeben.
Wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen wollen, dann befolgenden Sie diese Schritte :
Wenn Sie Daten in einer Tabelle bearbeiten wollen, dann markieren Sie zunächst das Feld in dem Datensatz, das Sie verändern wollen. Sie können ein Feld markieren, indem Sie den Mauszeiger so am linken Rand der Zelle positionieren, daß dieser zu einem weißen Pluszeichen wird, und dann mit der Maustaste klicken. Oder klicken Sie mit dem I-förmigen Mauszeiger, wenn dieser innerhalb der Zelle ist, und drücken Sie dann (F2). Wenn noch keine Daten in dieser Zelle vorhanden sind, dann beginnen Sie sofort mit der Dateneingabe. Falls die Zelle schon einen Inhalt hatte, wird dieser durch die neuen Daten überschrieben. Um sich in der Zelle zu bewegen, drücken Sie einfach (F2), der Cursor verändert sich wieder zu einer Eingabemarke, und Sie können die Bearbeitungen auf die gleiche Weise vornehmen, die Sie auch von Word kennen. Für Daten, die von ihrem Umfang her die Breite der Zelle überschreiten, können Sie die Zoom-Dialogbox benutzen ((Umschalt)+(F2)).
Um Daten in einem Feld zu bearbeiten, können Sie die Maus benutzen. Mit einem Mausklick können Sie einen Datensatz oder ein Feld markieren und die Eingabemarke in einer Zelle positionieren.
Ich kann keinen neuen Datensatz hinzufügen.
Sie besitzen vielleicht nicht die Benutzerrechte, um Daten hinzuzufügen. Um zu sehen, welche Rechte Ihnen als Benutzer eingeräumt wurden, wählen Sie Extras/Zugriffsrechte/Benutzer- und Gruppenberechtigung. Auf der Registerkarte Berechtigung müssen die Felder für Daten aktualisieren, Daten eingeben und Daten löschen aktiviert sein. Wenn dies nicht der Fall ist, dann haben Sie keine Zugriffsrechte auf die Tabelle. Sollte dies der Fall sein, dann setzen Sie sich mit dem Datenbankadminstrator in Verbindung, damit er Ihnen diese Rechte einräumt.
Ich kann den Text in einem Feld nicht verändern, ohne den vorhandenen Feldinhalt zu überschreiben. Wenn Sie die Daten in einer Zelle verändern wollen, dann klicken Sie mit Ihrer Maus in die Zelle, um dort die Einfügemarke zu positionieren. Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten, dann bewegen Sie sich zu der gewünschten Zelle, drücken Sie dann (F2), und bringen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der Sie die Daten bearbeiten wollen.
Access ermöglicht es Ihnen, Änderungen, die Sie vorgenommen haben wieder rückgängig zu machen. Mit der Schaltfläche Rückgängig können Sie die letzte Veränderung wieder aufheben. Sie können aber auch über das Menü die letzte Änderung wieder zurücknehmen. Der Zusatz hinter dem Menüpunkt Bearbeiten/Rückgängig läßt Sie wissen, was für Aktionen Access rückgängig machen kann, und welche nicht. In Tabelle 24.5 erhalten Sie eine Übersicht darüber, mit welchen Menübefehlen und Tastenkombinationen Sie Änderungen wieder rückgängig machen können.
Sobald Sie mit der Bearbeitung eines neuen Datensatzes beginnen, den Filter aktivieren oder deaktivieren oder in ein anderes Fenster wechseln, können Sie den Befehl Rückgängig nicht mehr einsetzen, um eine Änderung im letzten Datensatz zurückzunehmen.
Tabelle 24.5: Befehle des Menüs Bearbeiten/Rückgängig
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Befehl |
Tastenkombination |
Beschreibung |
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Rückgängig: Gespeicherter Datensatz |
(Strg)+(Z) |
Verfügbar nach dem Speichern eines Datensatzes, allerdings nur solange, bis ein neuer Datensatz bearbeitet wird. Nimmt alle Änderungen im letzten gespeicherten Datensatz zurück. |
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Rückgängig: Eingabe |
(Strg)+(Z) |
Verfügbar nachdem Eingaben in ein Feld gemacht wurden, allerdings nur solange, bis das Feld verlassen wird. Nimmt die letzte Änderung zurück, ohne daß die anderen Änderungen in diesem Datensatz davon betroffen werden. |
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Rückgängig: Aktuelles Feld/Aktueller Datensatz |
(Esc) |
Verfügbar nach dem Verlassen eines bearbeiteten Feldes, allerdings nur solange, bis der Datensatz verlassen wird. Nimmt alle Bearbeitungen des aktuellen Datensatzes zurück. |
Wählen Sie (Esc), um die vorgenommenen Eingaben im aktuellen Datensatz zurückzunehmen. Drücken Sie noch zweimal auf (Esc), um alle Änderungen am Datensatz zurück zu nehmen.
Aktuelle Änderungen, die zurückgenommen werden können, umfassen:
Sie können die zuletzt vorgenommene Einfügung eines Datensatzes, das Löschen eines Datensatzes oder eine vollständige Ersetzung nicht zurücknehmen.
Genauso wie in Word, Excel und PowerPoint bietet Access die Möglichkeit, Datensätze mit der Funktion Ersetzen zu bearbeiten. Wählen Sie Bearbeiten/Ersetzen (oder benutzen Sie die Tastenkombination (Strg)+(H)). Im Texteingabefeld Suchen nach können Sie den Text eingeben, den Sie ersetzen wollen. Im Texteingabefeld Ersetzen durch können Sie den neuen Text eingeben, der an die Stelle des alten treten soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen, um Einträge zu finden und zum nächsten zu wechseln. Mit der Schaltfläche Ersetzen können Sie den aktuell markierten Text ersetzen. Wählen Sie Alle Ersetzen, um alle durch das Feld Suchen nach betroffenen Stellen zu ersetzen.
Wenn Sie einen kompletten Datensatz löschen wollen, dann klicken Sie auf den Datensatzmarkierer, oder benutzen Sie die Navigationstasten, um zum gewünschten Datensatz zu gelangen. Wählen Sie dann Bearbeiten/Datensatz löschen, oder drücken Sie (Strg)+-. Access löscht den aktuellen Datensatz, und der Assistent fragt Sie, ob Sie dem Löschvorgang zustimmen oder ob Sie ihn abbrechen wollen (siehe Bild 24.4).
Abbildung 24.4: Wenn Sie einen Datensatz löschen, dann gibt Ihnen der Assistent noch eine letzte Möglichkeit, den Löschvorgang abzubrechen.
Wenn Sie mehrere zusammenhängende Datensätze löschen wollen, dann klicken Sie beim ersten Datensatz auf den Datensatzmarkierer, und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste weiter nach oben oder unten, um die Markierung zu erweitern. Drücken Sie dann (Entf), um mehrere Datensätze gleichzeitig zu löschen.
Sie müssen Datensätze nicht an einem bestimmten Platz in der Tabelle einfügen. Access fügt einen neuen Datensatz automatisch an der Stelle in der Tabelle ein, an die er gehört. Die Sortierung erfolgt nach dem Primärschlüsselfeld.
Wenn Sie während der Erstellung der Tabelle einem Feld den Datentyp Hyperlink zugewiesen haben, können Sie dieses Feld dazu benutzen, um eine Verbindung zu einer Web-Seite, einem Word-Dokument, einer Excel-Arbeitsmappe, einer PowerPoint-Präsentation oder einem anderen Access-Objekt (Tabelle, Formular, Bericht, Abfrage) herzustellen. Sie können den Eintrag in ein Hyperlink-Feld eintippen oder dorthin kopieren.
Sie können eine Hyperlink-Adresse mit bis zu vier Komponenten eingeben, die durch das Doppelkreuz (#) voneinander getrennt werden:
Textanzeige#Adresse#Unteradresse#Unterunteradresse
Die Textanzeige ist optional und umfaßt jeglichen Text, den Sie in diesem Feld sehen wollen (an Stelle der Adresse oder einer anderen Information). Vielleicht wollen Sie zum Beispiel lieber AltaVista sehen anstelle von http://www.altavista.digital.com.
Die Adresse kann entweder ein Unc-Pfad oder eine URL sein. Unc steht für univer-sal naming convention, und ein Unc-Pfad enthält neben dem Datei-Server auch den Namen und Pfad zu einem Dokument. Sie können den Pfad und Namen einer Datei auf Ihrem Computer integrieren, wie zum Beispiel C:\NCAR\FRONT.DOC. Genauso gut können Sie auf eine Datei in Ihrem Netzwerk verweisen, in dem Sie eine unc-Bezeichnung vergeben. Diese lautet dann \\SERVER\SHARENAME\PFAD\DATEINAME. Bei \\FINANZEN\-DATEN\BERICHT97\VORSCHAU.XLS bezeichnet FINANZEN den Namen des Servers, DATEN den Sharenamen und BERICHT97 den Ordner unter DATEN.
Um Zugang zu Informationen im Internet oder im Intranet zu erhalten, benutzen Sie eine URL (Uniform Resource Locator). Im Anschluß einige Beispiele für das URL-Format:
Unteradressen ermöglichen es Ihnen, auf ein bestimmtes Formular oder einen bestimmten Bericht in der Access-Datenbank, einer Textmarke in einem Word-Dokument oder einem Bereich in Excel oder einer Foliennummer in PowerPoint zu verweisen. Beispiele für verschiedene Hyperlinks finden Sie in Bild 24.5.
Abbildung 24.5: Benutzen Sie Access dazu, andere Dokumente oder Web-Seiten zu verwalten.
Wenn Sie eine komplette Hyperlink-Adresse sehen wollen, was besonders interessant wird, wenn Sie einen anderen Text anzeigen lassen, dann gehen Sie in das entsprechende Feld und drücken (F2) (Bearbeitungsmodus), und, wenn nötig, benutzen Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F2) (Zoom), um eine lange Adresse vollständig zu sehen.
Wenn Sie auf ein Dokument zugreifen wollen, das durch einen Hyperlink bestimmt wird, dann klicken Sie in das Feld in der Datenblattansicht oder in einem Formular. Wollen Sie die gesamte Adresse sehen oder bearbeiten, dann gehen Sie mit der Taste (Tab) in das Feld und drücken dann (F2). Es ist möglich, daß eine Internet-Site nicht länger verfügbar ist, oder daß sie durch zu viele Zugriffe belastet wird oder daß es andere Probleme gibt. Wenn Sie in diesem Fall eine Fehlermeldung sehen wollen, dann müssen Sie in der Symbolleiste auf die Browser-Schaltfläche klicken.
Da Hyperlinks in der Regel sehr lang sind, sollten Sie eine Hyperlink-Referenz kopieren, während Sie sich im Internet bewegen. Um einen Hyperlink von einer Web-Seite aus zu kopieren, befolgen Sie diese Schritte:
Abbildung 24.6: Markieren Sie die URL, und drücken Sie (Strg)+(C), um die Adresse Ihre Datenbank zu kopieren.
Erstellen Sie eine einfache Access-Datenbank für Ihre Web-Aktivitäten. Legen Sie dabei ein Hyperlink-Feld für die URL an, ein Textfeld für eine Beschreibung (Sie können zum Beispiel die Überschrift einer Seite als Beschreibung verwenden) und, falls Sie es wünschen, ein Kategorie-Feld.
Sie können auch über den Menüpunkt Einfügen/Hyperlink die Adresse eines Dokuments herausfinden. Um einen Hyperlink zu finden, folgen Sie diesen Schritten:
Abbildung 24.7: Tippen Sie die URL ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Hyperlink hinzuzufügen.
Das Bewegen, Kopieren, Lokalisieren und Sortieren von Daten kann prinzipiell eine arbeitsintensive Aufgabe sein, allerdings nicht in Access. Die Datenbearbeitung ist eine der Grundfunktionen einer Datenbank, die auch Access hervorragend bewältigt.
Die meisten Bearbeitungsfunktion finden Sie in der Symbolleiste:
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Ausschneiden |
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Kopieren |
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Einfügen |
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Suchen |
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Aufsteigend (sortieren) |
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Absteigend (sortieren) |
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Auswahlbasierter Filter |
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Formularbasierter Filter |
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Filter übernehmen |
Die Windows-Standardfunktionen Ausschneiden, Kopieren und Einfügen funktionieren in gleicher Weise auch in Access. Sie können Daten von einer Zelle zur anderen oder von einer Tabelle zur anderen übergeben, indem Sie die Daten ausschneiden, kopieren und einfügen.
Um einen ganzen Datensatz auszuschneiden oder zu kopieren, müssen Sie zunächst den betreffenden Datensatz markieren. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Bearbeiten/Ausschneiden oder Bearbeiten/Kopieren, um den Datensatz in der Zwischenablage zu speichern. Markieren Sie dann in der Zieltabelle die Datensätze, die ersetzt werden sollen, und wählen Sie dann den Menüpunkt Bearbeiten/Einfügen, oder benutzen Sie Bearbeiten/Am Ende Anfügen, um die Datensätze an die Zieltabelle anzuhängen.
Wenn Sie einen gesamten Datensatz in eine andere Tabelle kopieren oder verschieben wollen, dann müssen die Felder der Zieltabelle die gleichen Datentypen haben und in der gleichen Anordnung in der Datenblattansicht vorhanden sein. Die Datenblattfelder der Ziel-tabelle müssen lang genug für die übertragenen Daten sein. Die Feldnamen sind dabei sekundär und können sich voneinander unterscheiden. Sie können allerdings keine Daten in versteckte Felder übertragen.
Das Einfügen eines Datensatzes wird scheitern, wenn die neuen Daten eine Gültigkeitsregel verletzten oder wenn ein Primärschlüssel-Duplikat entsteht. Gleiches gilt für andere Indizes, die keine doppelten Werte erlauben. Datensätze, die aufgrund von Fehlern nicht in die Zieltabelle eingefügt werden können, werden in der Tabelle »Einfügefehler« gespeichert.
Wenn Sie einen Datensatz in ein AutoZahl-Feld einer Tabelle einfügen wollen, dann ignoriert Access das entsprechende Feld in der Zwischenablage und erzeugt die folgende Nummer in der Zahlenreihe für das entsprechende AutoZahl-Feld.
Um Datensätze von einem Datenblatt zum anderen zu kopieren oder zu bewegen, folgen Sie diesen Schritten:
Access bietet den Benutzern eine gut zu handhabende Drag&Drop-Funktion, mit der Sie sicherlich Zeit sparen. Als erstes müssen Sie das gewünschte Dokument in Word oder Excel öffnen und die Größe des Fensters so verändern, daß Sie beide Anwendungen nebeneinander auf dem Bildschirm sehen können. Um eine gesamte Tabelle oder Abfrage mit Drag&Drop zu verschieben, wechseln Sie zunächst in das Access-Fenster, und ziehen Sie dann das Tabellen- oder Abfragesymbol in das Word- oder Excel-Dokumentfenster. Um einen ganzen Bereich von Zellen aus einem Datenblattfenster mit Drag&Drop zu übertragen, benutzen Sie zunächst den weißen Pfeilmauszeiger (bewegen Sie sich dazu zum linken Rand des Bereichs), um die Daten aufzunehmen. Sie können diese anschließend in einem Word- oder Excel-Dokument ablegen (siehe Bild 24.8).
Um eine ganze Reihe von Datensätzen oder Feldern in Access zu markieren, klicken Sie auf die erste Zelle, halten dann die (Umschalt)-Taste gedrückt und klicken dann auf die letzte Zelle des gewünschten Bereichs.
Abbildung 24.8: Wenn Sie Zellen mit Drag&Drop nach Word verschieben, dann bleibt die Formatierung erhalten.
Sie können genauso gut ein Access-Objekt als Verknüpfungssymbol auf dem Desktop ablegen. Wenn Sie einen Doppelklick auf diese Desktop-Verknüpfung ausführen, dann öffnet Windows Access, außerdem die mit dem Objekt verbundene Datenbank und das Objekt selbst. Wenn Sie regelmäßig mit einer bestimmten Tabelle arbeiten, dann ist es ratsam, diese mit Hilfe von Drag&Drop auf das Desktop zu legen. Mit einem Doppelklick auf das Tabellensymbol ist diese gleich geöffnet, und Sie können sofort mit der Arbeit beginnen.
Zu den gängigsten Aufgaben einer Datenbank gehört das Auffinden eines Datensatzes mit Hilfe eines Feldwertes. Nehmen Sie an, ein Kunde ruft bei Ihnen an und möchte wissen, ob Sie einen bestimmten Film vorrätig haben. Mit Hilfe der Suchen-Funktion können Sie den Film über den Filmtitel aufspüren.
Wenn Sie Bearbeiten/Suchen wählen, dann wird die Dialogbox Suchen in Feld: geöffnet, die Sie auch in Bild 24.9 sehen. Sie können Access im aktuellen Feld suchen lassen (Standardeinstellung) oder die Suche auf alle Felder erweitern. Bei der Suche kann die Formatierung genauso als Kriterium angegeben werden wie die Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Sie können darüber hinaus Access nach Übereinstimmungen am Beginn eines Feldes, irgendwo innerhalb eines ganzen Feldes oder nach einer Übereinstimmung des gesamten Feldes suchen lassen. Wählen Sie Am Anfang beginnen oder Weitersuchen, um die Suche zu beginnen oder damit fortzufahren.
Abbildung 24.9: Die Suchfunktion kann Ihnen helfen, Daten zu finden, die Ihren Suchkriterien exakt entsprechen, falls das notwendig ist.
Um einen Datensatz zu finden, müssen Sie diesen Schritten folgen:
Sie können einen Stern als Platzhalter für eine beliebige Anzahl von Zeichen in Suchen nach eingeben. Zum Beispiel »M*er« kann »Maier«, »Mayer« oder »Meier« (und sogar »Müller«) zum Ergebnis haben.
Wenn das Feld mit einem Index versehen ist, dann wird Access den Wert schneller finden, wenn Sie Anfang des Feldinhaltes als Kriterium eingeben.
Nutzen Sie diese Option, um die Suche zu beschleunigen. Das Suchen nach Inhalten in zwei oder drei einzelnen Feldern hintereinander ist schneller, als wenn Access gleichzeitig alle Felder eines Datensatzes durchsuchen muß.
Access ermöglicht es Ihnen, Daten in der Datenblattansicht zu sortieren und zu filtern. Diese Funktionen können sehr hilfreich sein, wenn Sie eine Liste von Datensätzen nach bestimmten Sortierungs- oder Filterkriterien erstellen wollen. Während die Suchfunktion nur mit einem Kriterium arbeitet, bieten die Filterfunktionen die Festlegung von Kriterien für mehrere Felder.
Access stellt Ihnen in der Datenblattansicht die folgenden Sortierungs- und Filterkriterien zur Verfügung:
Um Datensätze zu suchen, die einem bestimmten Kriterium oder einem anderen Kriterium entsprechen, benutzen Sie am besten den formularbasierten Filter.
Die Untermenge der Daten, die durch den Filter entsteht, bietet nur eine temporär existierende Ansicht Ihrer Tabellendaten. Diese Ansicht beeinflußt nicht die eigentlich zugrundeliegende Tabellenstruktur. Nichtsdestotrotz können Sie in der neuen Ansicht die Datensätze bearbeiten, löschen oder Datensätze hinzufügen.
In der Datenblattansicht können Sie Daten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. In Bild 24.10 sehen Sie, wie die Spielfilme nach dieser Kategorie sortiert sind. In der Datenblattansicht können Sie jederzeit die Sortierreihenfolge und das Feld, nach dem sortiert werden soll, verändern. Access speichert die Sortierreihenfolge, wenn Sie das Datenblatt speichern. Um eine Sortierung rückgängig zu machen, wählen Sie Datensätze/Filter/Sortierung entfernen (wenn Sie neben der Sortierung noch einen Filter aktiviert haben, dann entfernt dieser Befehl Filter und Sortierung).
Abbildung 24.10: Benutzen Sie die Schaltflächen Aufsteigend und Absteigend, um schnell und einfach die Daten wie gewünscht zu sortieren.
Um Datensätze in der Datenblattansicht zu sortieren, befolgen Sie bitte diese Schritte:
In der Datenblattansicht können Sie zwei oder mehr nebeneinanderliegende Spalten gleichzeitig markieren und diese in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Access beginnt mit der Sortierung bei der am weitesten links stehenden markierten Spalte.
In der Formularansicht können Sie nur nach einem Feld sortieren lassen (siehe auch Kap.25).
Benutzen Sie den weißen Pfeilmauszeiger in der Kopfzeile der Spalte, um nicht angrenzende Spalten mit Hilfe des Drag&Drop in die gewünscht Reihenfolge zu bringen. Danach können Sie mehrere Spalten markieren, um mehrere Felder in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge zu sortieren.
Der auswahlbasierte Filter ermöglicht es Ihnen, ein von Ihnen gesuchtes Datum auszuwählen und sich dann die zu dieser Auswahl passenden Datensätze anzuschauen. Wenn Sie zum Beispiel eine Liste aller Science Fiction Filme benötigen, können Sie das Word »Science Fiction« markieren und dann Datensätze/Filter/Auswahlbasierter Filter wählen, um eine Liste wie in Bild 24.11 zu sehen. Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Auswahlbasierter Filter in der Symbolleiste benutzen. Wenn Sie zur vollständigen Tabellenansicht zurückkehren wollen, dann wählen Sie Datensätze/Filter/Sortierung entfernen, oder benutzen Sie die Schaltfläche Filter übernehmen in der Symbolleiste. Sie können jederzeit zu der filterorientierten Ansicht zurückkehren, indem Sie Datensätze/Filter/Sortierung anwenden wählen oder auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste klicken.
Abbildung 24.11: Die Funktion »Auswahlbasierter Filter« zeigt Ihnen einen Teilbereich Ihrer Tabelle an, basierend auf den Daten, die Sie zuvor ausgewählt haben.
Der auswahlbasierte Filter ermöglicht es Ihnen, Daten in mehr als einem Feld oder Datensatz auszuwählen. Sie können dies erreichen, indem Sie zusammenhängende Daten markieren (drücken Sie die (Umschalt)-Taste, und markieren Sie die gewünschten zusammenhängenden Zellen). Sie können allerdings auch eine Spalte auswählen, den auswahlbasierten Filter anwenden und dann in der sortierten Spalte ein anderes Merkmal auswählen und den auswahlbasierten Filter erneut anwenden. Sie können auf diese Weise so oft wie nötig nacheinander verfahren.
Setzen Sie einen Filter ein, um sich alle Datensätze anzeigen zu lassen, die Sie löschen oder kopieren wollen, und markieren Sie dazu im Anschluß die durch den Filter ausgewählten Datensätze.
Der formularbasierte Filter ermöglicht es Ihnen Daten, die Sie benötigen, auszuwählen und diese in einer Liste übereinstimmender Datensätze anzuschauen. Wenn Sie Datensätze/Filter/Formularbasierter Filter wählen, dann öffnet Access ein leeres Datenblatt. Sie werden bemerken, daß sich der Bildschirm ebenfalls verändert hat. Das Format- und das Datensatzmenü wurden durch ein neues Filtermenü ersetzt. Im Filtermenü werden der formularbasierte Filter als aktuell aktivierter Filter, die Option Spezialfilter/-sortierung und die Option Filter/Sortierung anwenden aufgelistet. In der Symbolleiste erscheinen die neuen Schaltflächen Von Abfrage laden, Als Abfrage speichern, Schließen, Alles löschen und Filter übernehmen. Auch das Dateimenü enthält zwei neue Befehle. Datei/als Abfrage speichern ermöglicht es Ihnen, den Filter als Abfrage zu speichern. Datei/als Abfrage laden ermöglicht es Ihnen, eine Abfrage als Filter einzusetzen.
Darüber hinaus werden noch zwei Registerkarten angezeigt: Suchen nach und Oder. In der Registerkarte Suchen nach können Sie beginnen, den Filter zu definieren (UND-Suchkriterium). Benutzen Sie die Registerkarte Oder, um alternative Werte eines Datensatzes zu spezifizieren, die in die Filterliste übernommen werden sollen. Access stellt mehrere Oder-Registerkarten für mehrere ODER-Kriterien bereit. Wenn Sie die Oder-Registerkarte benutzen, dann listet der Filter die Datensätze auf, die alle Kriterien unter Suchen nach erfüllen oder die die Kriterien des ersten Oder-Registers erfüllen oder des zweiten usw.
Wählen Sie für Filter, die Sie regelmäßig anwenden, Datei/als Abfrage speichern, um den Filter für späteren Gebrauch zu sichern.
In jedem Feld, für das der Filter die passenden Datensätze suchen soll, müssen Sie einen Datenwert eingeben oder einen Wert aus der Dropdown-Liste der Tabellenwerte auswählen (siehe Bild 24.12). Wenn Sie Filter/Filter/Sortierung anwenden wählen, durchsucht Access alle Datensätze und zeigt dann eine Liste der passenden Datensätze an.
Wenn Sie zur Vollansicht der Tabelle zurückkehren wollen, dann wählen Sie Datensätze/Filter/Sortierung entfernen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Filter übernehmen in der Symbolleiste. Sie können jederzeit zur Filteransicht zurückkehren, indem Sie Datensätze/Filter/Sortierung anwenden wählen, oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Abbildung 24.12: Dieser formularbasierte Filter findet alle Datensätze, die im Kategoriefeld den Begriff »Komödie« haben.
Der formularbasierte Filter erlaubt es Ihnen, Kriterienausdrücke als Werte an den Filter zu geben. Ein Ausdruck ist eine Kombination aus Operatoren, Symbolen und Werten, die ein Ergebnis erzeugen. Um zum Beispiel eine Liste aller Datensätze zu erhalten, die ein Datum nach dem 15.1.1997 enthalten, müssen Sie den folgenden Ausdruck im Datumsfeld eingeben:
>#15.01.97#
Wenn Sie Unterstützung bei der Eingabe von Ausdruckskriterien benötigen, klicken Sie in dem Feld auf die rechte Maustaste, und wählen Sie dann Aufbauen aus dem Kontextmenü.
Um den formularbasierten Filter anzuwenden, folgen Sie diesen Schritten:
Wenn Sie alle Filterkriterien löschen wollen, dann wählen Sie Bearbeiten/Alles löschen, oder benutzen Sie die Schaltfläche Alles löschen in der Symbolleiste.
Die Funktion Spezialfilter/-sortierung stellt Ihnen sowohl die Möglichkeiten des Filters als auch die Möglichkeiten der Sortierung in einem Fenster zur Verfügung. Wenn Sie Datensätze/Filter/Spezialfilter/-sortierung wählen, erscheint das Fenster für Spezialfilter/-sortierung (siehe Bild 24.13). Die Symbolleiste und die Menüoptionen entsprechen denen der Funktion Formularbasierter Filter.
Abbildung 24.13: Indem Sie die Reihenfolge der Sortierung und die Kriterien in Ihrer Abfrage festlegen, können Sie spezielle Daten in einer speziellen Reihenfolge herausfiltern.
Um Spezialfilter/-sortierung anzuwenden, befolgen Sie diese Schritte:
Wenn die Spezialfilter/-sortierung Ihren Ansprüchen noch nicht entspricht, dann benutzen Sie statt dessen eine Abfrage.
Mein Filter listet keine Daten auf.
Kehren Sie zum Filter-Fenster zurück. Überprüfen Sie, ob Sie die korrekten Felder und Kriterien ausgewählt haben. Testen Sie die Kriterien mit den Tabellendaten, um zu sehen, ob nicht zumindest ein Datensatz Ihren Kriterien entspricht. Wenn nötig, dann erstellen sie einen Testdatensatz, der den Kriterien entspricht, und testen Sie den Filter erneut.
Meine Datentabelle ist verloren. Ich verfüge nur noch über eine Auswahl von Daten, die die Filterfunktion für mich erstellt hat. Klicken Sie als erstes auf die Schaltfläche Filter/Sortierung anwenden. Wenn dies nicht funktioniert, dann haben Sie vielleicht zufällig Ihren Filter als Abfrage mit demselben Namen wie die Tabelle gespeichert. In diesem Fall müssen Sie auf die Sicherungskopie Ihrer Datenbank zurückgreifen.
Sie können Daten nach Access und aus Access hinaus transferieren. Diese Möglichkeit erlaubt es Ihnen, Daten von anderen Rechnersystemen oder anderen Anwendungen zu benutzen. Wenn Sie möchten, dann können Sie Daten von Access auf andere Rechnersysteme oder in andere Anwendungen transferieren. Die Import- und Exportfunktion erlaubt es Ihnen, Daten aus und in Textdateien, Tabellenkalkulationen, Access-Datenbanken und andere Datenbank-Dateien zu übertragen. Die Tabellenverknüpfungsfunktion ermöglicht es Ihnen, eine Verknüpfung zu einer Tabelle in einer anderen Datenbankapplikation herzustellen, so daß Sie mit diesen Daten direkt arbeiten können. Die Erstellung einer neuen Tabelle mit Hilfe des Datenimports wurde bereits in Kapitel 23 behandelt. In diesem Kapitel geht es um den Datenimport in bereits bestehende Tabellen und um den Datenexport aus Access hinaus.
In Tabelle 24.6 werden die Anwendungen mit Versionsnummern und Dateiformaten aufgelistet, die Access 97 beim Datenimport und -export unterstützt.
Tabelle 24.6: Unterstützte Import-, Export- und Verknüpfungsformate
|
Anwendung |
Version |
|
Access |
1.x, 2.x, 95, 97 |
|
FoxPro |
2.0, 2.5, 2.6, 3.0 (nur Im- und Export) |
|
dBASE |
III, III+, IV, 5 |
|
Paradox |
3.x, 4.x, 5 |
|
Btrieve |
5.1x, 6.0 (FILE.DDF, FIELD.DDF und WBTRCALL.DLL müssen vorhanden sein) |
|
Excel |
3.0, 4.0, 5.0, 95, 97 |
|
Lotus 123 |
WKS, WK1 und WK3 |
|
Textdateien mit Feldtrennzeichen |
MS-DOS oder Windows-ANSI-Textformat |
|
Textdateien mit fester Feldbreite |
MS-DOS oder Windows-ANSI-Textformat |
|
Open Database Connectivity (ODBC) |
ODBC-Formate, (ODBC-)Anwendungen (wie SQL Server, Sybase, Oracle) |
|
HTML und HTX |
1.0 (Listen) 2.0, 3.x (Tabellen oder Listen) |
Sie verfügen vielleicht über eine Tabelle, deren Daten Sie ab und zu mit Informationen einer anderen Anwendung aktualisieren. Der Vorgang, Daten an eine Tabelle anzufügen, wird »Daten anhängen« genannt. Leider ermöglicht Access es Ihnen nur, Daten an existierende Tabellen anzuhängen, wenn es sich bei den Daten um Dateien einer Tabellenkalkulation oder Textdateien handelt. Wenn Sie Daten aus einer fremden Quelle an eine bestehende Tabelle anhängen wollen, müssen Sie zuerst die Daten in eine neue Tabelle importieren. Dann können Sie eine Anfüge-Abfrage erstellen, um die Datensätze aus der neuen Tabelle in eine bereits bestehende Tabelle einzufügen.
Um Daten aus einer Tabellenkalkulation oder Texten in eine bestehende Access-Tabelle einzufügen, befolgen Sie diese Schritte:
Abbildung 24.14: Anstatt Daten aus einer Tabellenkalkulation erneut abzutippen, können Sie diese Informationen auch in Ihre Datenbank importieren.
Wenn Sie Daten in eine existierende Tabelle importieren, können bei Gültigkeitsregeln und anderen Feldeigenschaften der Tabelle Fehler auftreten, wenn die importierten Daten nicht diesen Einstellungen entsprechen.
Es ist möglich, daß andere Anwender in Ihrer Firma die Daten, die Sie in Ihrer Access-Tabelle gespeichert haben, in einer anderen Anwendung benutzen wollen. Die Export-Funktion erlaubt es Ihnen, Ihre Access-Tabellen in verschiedenen Dateiformaten anderen Anwendern zur Verfügung zu stellen.
Um Daten in Access zu exportieren, befolgen Sie diese Schritte:
Abbildung 24.15: Die Dialogbox Speichern unter erlaubt es Ihnen, eine Tabelle in der aktuellen Datenbank oder als eine externe Datei oder Datenbank zu speichern.
Abbildung 24.16: Wählen den Dateityp der Exportdatei in der Dropdown-Liste Dateityp.
Wenn Sie in eine Anwendung mit anderen Regeln für die Vergabe von Feldnamen exportieren, dann paßt Access diese Namen automatisch an. Wenn Sie zum Beispiel Daten in eine dBASE-Tabelle exportieren, werden die Feldnamen auf die erlaubten zehn Zeichen verkürzt.
Der Export zu einem existierenden Dateinamen ersetzt (löscht) die existierende Datei durch die neuen Daten, die exportiert werden.
Durch die Änderung der Formatierung eines Datenblattes können Sie das Layout Ihrer Datenblattansicht der Tabellen benutzerfreundlicher gestalten. Die Veränderung des Datenblattlayouts beeinflußt nicht die Tabellendaten. Wenn Sie zum Beispiel die Breite einer Spalte in der Datenblattansicht verkleinern, dann werden die Daten in der Tabelle nicht verkürzt oder in ihrer Feldlänge beschnitten.
In der Datenblattansicht können Sie die Befehle aus dem Formatmenü benutzen:
Abbildung 24.17: Wählen Sie Format/Zellen, um mit der Dialogbox Zellen zu arbeiten. Wie sich Ihre Veränderungen auf das Erscheinungsbild der Zellen auswirken, können Sie im Feld Vorschau sehen.
Einige dieser Funktionen können Sie aufrufen, indem Sie eine Zeile oder Spalte markieren und dann mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen. Dieses Kontextmenü paßt sich je nach gewählter Zelle, Spalte oder Zeile an die unterschiedlichen Möglichkeiten für die Formatierung an (siehe Bild 24.18).
Sie können die Spaltenbreite oder die Höhe einer Zeile verändern, indem Sie die Rasterlinie in der Kopfzeile oder im Datensatzmarkierer an die gewünschte Position ziehen (siehe Bild 24.19).
Wenn Sie die Reihenfolge der Spalten verändern wollen, dann markieren Sie die Spalte, und ziehen Sie sie an die gewünschte neue Position (siehe Bild 24.20).
Abbildung 24.18: Das Kontextmenü für die markierte Spalte erlaubt es Ihnen, die Daten zu sortieren, Daten zu suchen und die Spalte zu bearbeiten.
Abbildung 24.19: Sie können auch mit Hilfe eines Doppelklicks auf den schwarzen Doppelpfeil die Spaltenbreite nach dem längsten Eintrag ausrichten.
Abbildung 24.20: Sie können in der Datenblattansicht eine oder mehrere Spalten verschieben.
In Access ist es möglich den Tabellenentwurf in der Datenblattansicht zu verändern. Sie können ein neues Feld einfügen, indem Sie Einfügen/Spalte wählen. Wenn Sie ein neues Feld mit dem Nachschlage-Assistenten einfügen wollen, dann müssen Sie Einfügen/Nachschlagespalte wählen. Um eine Hyperlinkspalte einzurichten, wählen Sie Einfügen/Hyperlinksspalte. Sie können auch Felder löschen (Bearbeiten/Spalte löschen) oder Felder umbenennen (Format/Spalte umbenennen).
Wenn Sie eine Tabelle schließen, dann fragt Sie Access, ob Sie die vorgenommenen Layoutänderungen speichern wollen. Wählen Sie Ja, um die Änderungen zu übernehmen, oder wählen Sie Nein, um die Änderungen nicht zu speichern. Sie können auch Abbrechen anklicken, um zum Datenblatt zurückzukehren. Wenn Sie während der Bearbeitung Layoutänderungen am Datenblatt speichern wollen, dann wählen Sie Datei/Speichern.
Sie können die Datenblattansicht für alle Datenblätter verändern, indem Sie Extras/Optionen wählen. Im nun geöffneten Dialog Optionen können Sie die Registerkarte Datenblatt wählen (siehe Bild 24.21). Hier lassen sich die Standardeinstellungen für die Rasterlinien, die Spaltenbreite und die Höhe der Zeilen für alle Datenblätter einstellen.
Abbildung 24.21: Benutzen Sie die Registerkarte Datenblatt im Dialog Optionen, um alle neu erstellten Datenblätter nach selbst gewählten Parametern zu gestalten.
Jedesmal wenn ich meine Tabelle in eine Datei mit vordefinierter Breite exportiere, muß ich auch die Dateieigenschaften im Export-Text-Assistenten neu definieren.
Während Sie exportieren, müssen Sie auf die Schaltfläche Speichern unter klicken, um die Veränderungen zu speichern. Wenn Sie das nächste Mal eine Tabelle exportieren, dann öffnen Sie den Export-Text-Assistenten, und klicken Sie auf Erweitert. Klicken Sie nun auf Spezifikationen, und wählen Sie die gewünschte Datei.
Meine Tabelle umfaßt mehr Spalten als auf dem Bildschirm angezeigt werden können. Jedesmal wenn ich nach rechts blättere, schieben sich die ersten Spalten links aus dem Sichtfenster hinaus. Wenn Sie die Spalten am linken Rand immer sichtbar haben wollen, dann wählen Sie Format/Spalten fixieren.
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