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Der Schlüssel zu vielen Informationssystemen (seien es nun manuelle oder computerunterstützte) ist das Formular, mit dem Informationen gesammelt und verwaltet werden. Formulare begegnen uns fast überall. Einige Formulare, wie Bewerbungsbögen, dienen dazu, Informationen zu sammeln. Mit anderen Formularen, wie den computerunterstützten Steuerformularen, können auch Kalkulationen durchgeführt werden. Manche Formulare haben eine Berichtsfunktion (Rechnungen oder Kundenquittungen zum Beispiel).
Da Access für Formulare und Berichte die gleichen Schaltflächen in der Symbolleiste zur Verfügung stellt und auch einige der Vorgänge identisch sind, werden diese übereinstimmenden Grundlagen für beide Bereiche bereits in diesem Kapitel erklärt. Weitere Informationen über die Erstellung von Berichten erhalten Sie in Kapitel 27.
Da Formulare im Grunde eine andere Art und Weise der Anzeige von Daten aus einer Tabelle darstellen, ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Formulars die Erstellung einer Tabelle oder die Überarbeitung und Analyse eines Tabellenentwurfs. Die Probleme, die beim Entwurf eines Formulars entstehen, können häufig auf Unzulänglichkeiten des Entwurfs der Tabelle, welche dem Formular zugrunde liegt, zurückgeführt werden. Bedenken Sie, daß Sie mit den Tabellen- und Feldeigenschaften, wie der Gültigkeitsregel und dem Feldtyp, die Qualität Ihrer Daten erhöhen können.
Nachdem Sie den Tabellenentwurf abgeschlossen haben und Sie diese Tabelle mit dem Endbenutzer und Daten getestet haben, können Sie mit dem Entwurf eines Formulars beginnen. Ein Formular bietet gegenüber der Datenblattansicht einer Tabelle mehrere Vorteile:
Ein gut gestaltetes Formular ist einfach zu benutzen. Sie sollten Formulare so gestalten, daß die Dateneingabe erleichtert wird. Überfüllte Formulare, die zu viele Felder auf engem Raum enthalten, werden für die Benutzer schnell unübersichtlich, so daß es leicht zu Fehlern bei der Datenerfassung kommt. Um dieses Problem zu umgehen, sollten Sie überlegen, ob Sie nicht besser mehrere Formulare benutzen, die Datenerfassung über mehrere Seiten eines einzelnen Formular verteilen, oder ob Sie Register in Ihrem Formular einsetzen.
Befolgen Sie beim Entwurf eines Formulars einige Grundregeln:
Access erlaubt es Ihnen, Grafiken auf dem Hintergrund des Formulars anzuzeigen (sogenannte Wasserzeichen). Wenn Sie bereits über ein Papierformular verfügen, das Sie weiterhin benutzen wollen, dann können Sie dieses Formular scannen und als Grafikdatei weiter verwenden. Sie können dann dieses Formular auf den Hintergrund eines Access-Formulars legen und danach an den gewünschten Stellen Eingabefelder plazieren.
Sie können ein neues Formular mit Hilfe des Symbolleiste oder der Dialogbox Neues Formular erstellen. Über die Schaltfläche Neues Objekt: AutoFormular in der Symbolleiste können Sie automatisch ein einfaches Formular erstellen, das sich an der aktuellen Tabelle oder am aktuellen Bericht orientiert. Angezeigt wird dann das komplette Formular mit allen Daten in der Formularansicht (siehe Bild 25.1).
Der einfachste Weg, um ein Formular zu erstellen, führt über die Funktion AutoFormular. Das Ergebnis können Sie dann Ihren Bedürfnissen anpassen, indem Sie Felder und Feldbezeichnungen löschen oder verschieben.
Abbildung 25.1: Einspaltige Formulare zeigen Ihnen immer nur einen kompletten Datensatz an.
Alle anderen neuen Formulare können Sie mit dem Dialog Neues Formular erstellen. Diese Dialogbox erreichen Sie entweder über die Dropdown-Liste Neues Objekt: Formular in der Symbolleiste, oder Sie wechseln in die Datenbankansicht, wählen dort die Registerkarte Formular und klicken dort auf Neu. In beiden Fällen wird der Dialog Neues Formular geöffnet (siehe Bild 25.2).
Abbildung 25.2: Im Dialog Neues Formular werden Sie nach dem Namen der Tabelle gefragt, und Sie erhalten die Möglichkeit, unterschiedliche Formulare zu erstellen.
Im Dialog Neues Formular erhalten Sie die Möglichkeit, die Tabelle oder die Abfrage auszuwählen, auf der Sie Ihr Formular aufbauen wollen. Darüber hinaus werden folgende Optionen angeboten:
Abbildung 25.3: Tabellarisch aufgebaute Formulare ermöglichen es Ihnen, mit mehreren Datensätzen und mehreren Feldern gleichzeitig zu arbeiten.
Abbildung 25.4: Sie können auch ein Datenblatt-Entwurfsformular erstellen.
Der Formular-Assistent erzeugt für Sie einen Formularentwurf, basierend auf den Angaben, die Sie einrichten. Der Formular-Assistenten stellt Ihnen eine Reihe von Fragen, um festzulegen, welche Tabelle Sie benutzen wollen und welchen Formulartyp Sie einsetzen wollen.
Wenn Sie ein neues Formular mit dem Formular-Assistenten erstellen wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:
Abbildung 25.5: Wenn Sie ein Formular erstellen wollen, das auf mehr als einer Tabelle oder Abfrage basiert, dann wählen Sie aus der Dropdown-Liste Tabellen/Abfragen einen zweiten Namen aus.
Um aus der Liste der zur Verfügung stehenden Felder ein Feld auszuwählen, benutzen Sie die Pfeilschaltflächen. Klicken Sie auf >, um ein einzelnes, oder >> um alle Felder auszuwählen. Wenn Sie Felder aus der Liste der ausgewählten Felder herausnehmen wollen, dann müssen die Pfeilschaltflächen < bzw. << benutzen, um ein einzelnes Feld oder alle Felder zu entfernen.
Wenn Sie mit mehr als einer Tabelle oder einer Abfrage in einem Formular arbeiten wollen, dann wählen Sie die entsprechende Tabelle oder Abfrage, und anschließend übernehmen Sie die Felder, die Sie verwenden wollen. Danach suchen Sie die nächste Tabelle oder Abfrage und wählen die Felder aus. Eventuell erscheint ein zusätzlicher Assistentendialog, in dem Sie festlegen können, wie Ihre Daten angezeigt werden sollen.
Abbildung 25.6: Sie können den Formular-Assistenten dazu benutzen, ein einspaltiges, tabellarisches, datenblattorientiertes oder in Blöcken aufgebautes Formular zu erstellen.
Einspaltige, tabellarische und auf Datenblätter aufgebaute Formulare wurden bereits in den Bilden, 25.1, 25.3 und 25.4 gezeigt. Das Format In Blöcken ist ein neuer Entwurf für Access 97 und ist in Bild 25.9 zu sehen. Formulare mit diesem Format zeigen mehrere Felder in einer Zeile an.
Abbildung 25.7: Jeder Formularstil verfügt über einen anderen Hintergrund und über unterschiedlich aussehende Steuerelemente.
Wenn Sie über eine eingeschränkte Speicherkapazität (RAM-Speicher) verfügen oder Ihr Bildschirm zu lange für den Aufbau des Bildes benötigt, dann sollten Sie den Standardstil auswählen. Wenn Sie den Stil verändern wollen, nachdem das Formular erstellt wurde, dann wählen Sie Format/AutoFormat, und suchen Sie sich einen neuen Stil aus.
Abbildung 25.8: Im letzten Dialog des Formular-Assistenten beenden Sie den Entwurf des Formulars und lassen es erstellen.
Abbildung 25.9: Mit dem Formular-Assistenten können Sie ein besser strukturiertes und ansehnlicheres Formular erstellen als mit der AutoFormular-Funktion.
Ich kann kein Formular einrichten, daß auf zwei Tabellen basiert.
Als erstes sollten Sie überprüfen, ob die Tabellen verknüpft sind, d. h. daß sie ein gemeinsames Schlüsselfeld haben sollten. Öffnen Sie dann den Formular-Assistenten. Wählen Sie die erste Tabelle und die gewünschten Felder aus der Tabelle, das Sie in Ihr Formular übernehmen wollen. Wählen Sie nun die zweiten Tabelle und dort die Felder, die Sie übernehmen wollen. Der Formular-Assistent wird automatisch nach einem gemeinsamen Schlüsselfeld suchen und eine Verknüpfung herstellen.
Der Formular-Assistent fordert mich auf, einen Formularstil zu wählen, aber ich stelle fest, daß ich vergessen habe, ein Feld anzugeben, daß im Formular enthalten sein soll. Was kann ich tun? Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zur vorhergehenden Dialogbox des Formular-Assistenten zu gelangen. Hier können Sie dann das fehlende Feld in Ihren Formularentwurf einarbeiten.
Sie können die Entwurfsansicht benutzen, um ein neues, frei definierbares Formular zu erstellen, das bestimmte Daten an bestimmten Stellen anzeigt und so nicht mit Hilfe der Schablonen erzeugt werden kann. Stellen Sie sich vor, Sie wollen ein offizielles Formular erstellen, das bestimmten DIN-Vorschriften entspricht. Oder Sie möchten ein Formular erstellen, das ein Bild enthalten soll, wie zum Beispiel einen Personalbogen. Darüber hinaus können Sie ein Formular erstellen, das nur aus Überschriften und Schaltflächen besteht, so daß Sie es als eine Art Hauptmenü für die Verbindung zwischen anderen Formularen und Berichten verwenden können.
Wenn Sie ein neues Formular in der Entwurfsansicht erstellen wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:
Abbildung 25.10: Das neue Formular in der Entwurfsansicht enthält nur einen Detailbereich, der den Hauptteil des neuen Formulars darstellt.
Die Entwurfsansicht von Abfragen und Formularen ist sehr ähnlich. Beide Objekte haben eine Entwurfssymbolleiste, eine Formatierungsleiste, eine Toolbox, Detailbereiche, Fuß- und Kopfzeilen für die Seite, Kopf- und Fußzeilen für den Bericht oder das Formular und einen Fußbereich. Aufgrund dieser Ähnlichkeiten werden in diesem Abschnitt sowohl der Formular- als auch der Berichtsentwurf behandelt. Weitere Einzelheiten über den Bericht erhalten Sie in Kapitel 27.
In der Entwurfsansicht können Sie das Layout von Formularen und Berichten entwerfen und verändern. Obwohl ein neues Formular in der Entwurfsansicht nur über einen Detailbereich verfügt, können Sie andere Bereiche zu Ihrem Formularentwurf hinzufügen (siehe Bild 25.11). Um eine Kopf- oder Fußzeile für das Formular, den Bericht oder die Seite zu Ihrem Formular oder Bericht hinzuzufügen, wählen Sie Ansicht/Formularkopf/-fuß oder Ansicht/Seitenkopf/-fuß.
Neue Berichte verfügen in der Entwurfsansicht automatisch über einen Seitenkopf- und Seitenfußbereich. Um einen Berichtskopf/-fuß hinzuzufügen, wählen Sie Ansicht/Berichtskopf/-fuß. Sie können den Kopf-/Fußbereich in einem Formular oder einem Bericht ausschalten, indem Sie den entsprechenden Menüpunkt erneut anwählen.
Wenn Sie nur einen Seitenkopf oder einen Seitenfuß haben wollen, dann löschen Sie alle Steuerelemente, die sich in dem Bereich, den Sie löschen wollen, befinden. Dann bewegen Sie sich bis zum Ende des Bereichs, so daß sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil verwandelt, und ziehen den Bereich soweit zusammen, bis er keine Höhe mehr hat.
Abbildung 25.11: Die Kenntnis über einen Bereich eines Formulars oder eines Berichts hilft Ihnen, sich in der Entwurfsansicht zu bewegen.
Im folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die einzelnen Bereiche, die in einem Formular oder einem Bericht enthalten sein können:
Einige der Schaltflächen in der Entwurfsansichts-Symbolleiste sind auch in der Tabellenentwurfsansicht und in der Tabellendatenblattansicht vorhanden. In der Entwurfsansicht für Formulare und Berichte enthält die Symbolleiste noch weitere Schaltflächen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. In Tabelle 25.1 werden diese Schaltflächen beschrieben:
Tabelle 25.1: Die Entwurfsaussichts-Symbolleiste
Die Bearbeitung eines bereits bestehenden Formular- oder Berichtsentwurfs ist, unabhängig davon, ob dieser mit Hilfe des Assistenten oder einem leeren Formular bzw. Bericht erstellt worden ist, eine relativ einfache Aufgabe. In den meisten Fällen müssen Sie nur Elemente anklicken und mit Drag&Drop verschieben, die Darstellung durch Veränderung von Farbe verbessern oder ein paar andere Einstellungen an Ihrem Entwurf vornehmen.
Objekte, die Sie in einem Formular oder in einem Bericht plazieren, werden Steuerelemente genannt. Sie können die Charakteristika dieser Steuerelemente verändern, sie bewegen oder löschen, um Ihren Formular- oder Berichtsentwurf zu verändern.
In Bild 25.12 sehen Sie ein einspaltiges Formular, das von dem Formular-Assistenten erstellt wurde (in der Formularansicht). Sie können das Aussehen dieses Formulars noch verbessern. Der etwas unübersichtliche, unpassende Text, der die einzelnen Felder beschreibt, könnte verändert und in manchen Fällen gelöscht werden. Die Felder können anders arrangiert werden, so daß sie besser in das Fenster passen. Die Bildlaufleiste zeigt an, daß noch weitere Felder vorhanden sind, die zur Zeit nicht angezeigt werden können. Sie können die Schaltflächen in der Formatierungsleiste benutzen, um das Aussehen der Steuerelemente zu verbessern.
Abbildung 25.12: Sie können das mit AutoFormat erstellte, einspaltige Formular verbessern, indem Sie die Felder neu arrangieren, überflüssige Felder entfernen und Grafiken und andere Steuerelemente hinzufügen.
In den nächsten Abschnitten erfahren Sie, wie Sie den Entwurf des einspaltigen Formulars verbessern können, so daß ein anspruchsvolles Filmlistenformular wie in Bild 25.13 entsteht. Eine weitere Registerkarte dieses Formulars wird später in diesem Kapitel in Bild 25.19 zu sehen sein.
Abbildung 25.13: Das angepaßte Filmlistenformular enthält die gleichen Informationen wie das Formular in Bild 25.12. Allerdings wurde hier das Format verbessert und um einige Elemente erweitert, die als Blickfang dienen.
Wenn Sie einmal auf ein Textfeld-Steuerelement klicken, dann markieren Sie es dadurch. Ein markiertes Steuerelement kann bewegt, in der Größe oder in der Erscheinungsform verändert werden. Wenn Sie ein zweites Mal auf ein Steuerelement klicken, dann befinden Sie sich im Bearbeitungsmodus. Sie können die Tasten (Rückschritt) oder (Entf) benutzen, um Zeichen zu löschen, und Sie können neue Zeichen eintippen. Sie werden häufig Bezeichnungsfelder bearbeiten, seltener Textfelder, es sei denn, Sie erstellen Kalkulationsausdrücke.
Bearbeiten Sie nie den Namen eines Feldes in einem Textfeld, es sei denn, Sie erstellen einen Kalkulationsausdruck. Wenn Sie den Namen bearbeiten, dann weiß das Textfeld nicht mehr, welches Feld es in der zugeordneten Tabelle oder Abfrage benutzen soll.
Bevor Sie damit beginnen, ein Steuerelement in Ihrem Formular zu verändern und Formulareigenschaften zu setzen, müssen Sie wissen, wie Sie ein Steuerelement und ein Formular auswählen. In Bild 25.12 sehen Sie ein Filmlistenformular, ein einspaltiges Formular, das mit Hilfe des Formular-Assistenten in der Entwurfsansicht erstellt wurde. Wie Sie sehen können, hat der Formular-Assistent ein Bezeichnungsfeld und ein Textfeld für jedes Tabellenfeld erstellt. Sie können das Steuerelement des Textfeldes markieren (in dem die Daten später eingegeben und angezeigt werden) oder das damit verbundene Bezeichnungsfeld anwählen.
Um ein Steuerelement zu markieren, klicken Sie es an, oder wählen Sie den Namen des Steuerelements, über den entsprechenden Listenpunkt in der Dropdown-Liste Objekt in der Symbolleiste. Access zeigt nun Ziehpunkte um das Steuerelement herum an, um darauf hinzuweisen, daß dieses markiert wurde (siehe Bild 25.14). Die kleineren schwarzen Punkte sind die Bedienungselemente, mit denen Sie die Größe verändern können. Die größeren schwarzen Ziehpunkte oben am Steuerelement werden Bewegungspunkte genannt. Ziehen Sie an den kleinen Ziehpunkten (der Mauszeiger ist in diesem Fall ein Doppelpfeil), um die Größe des Steuerelements zu verändern. Mit den großen Bewegungspunkten (der Mauszeiger hat die Form eines Fingers), können Sie das Steuerelement an einen anderen Platz ziehen. Ziehen Sie am Rand des Steuerelements (der Mauszeiger hat die Form einer Hand), um sowohl das Textfeld als auch das Bezeichnungsfeld zu bewegen.
Abbildung 25.14: Wenn Sie ein Feldobjekt markieren, dann wird sowohl das verknüpfte Bezeichnungsfeld als auch das Textfeld markiert.
Wenn Sie mehr als ein Steuerelement markieren wollen, dann halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt, während Sie auf die einzelnen Steuerelemente klicken. Nachdem Sie alle gewünschten Steuerelemente markiert haben, können Sie diese an einen anderen Platz ziehen oder deren Größe verändern.
Sie können auch die Maus dazu verwenden, eine Box um mehrere Steuerelemente zu ziehen, um diese so zu markieren. Beginnen Sie dabei außerhalb des Steuerelements. Alternativ dazu können Sie auch in das horizontale und das vertikale Lineal klicken, wenn Sie mehrere Steuerelemente markieren wollen.
Um ein Formular oder einen Bericht zu markieren, klicken Sie in die obere linke Ecke des Formulars oder des Berichts (der Formularmarkierer ist auch in Bild 33.15 zu sehen), oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(R).
Nachdem Sie ein oder mehrere Steuerelemente markiert haben, können Sie folgendes mit ihnen durchführen:
Um markierte Steuerelemente zu vereinheitlichen, wählen Sie Format und dann einen oder mehrere der folgenden Menüpunkte: Grösse anpassen, Horizontaler Abstand oder Vertikaler Abstand.
Benutzen Sie die Formatierungs-Symbolleiste, um den Entwurf und den Inhalt Ihres Formulars zu verbessern. Sie können die Textfarbe, den Hintergrund und die Ränder für jedes Steuerelement Ihren Bedürfnissen anpassen.
Um die Formatierungs-Symbolleiste benutzen zu können, müssen Sie zunächst ein Objekt des Formulars, einen Bereich (Detail-, Kopf- oder Fußbereich) im Formular auswählen, oder markieren Sie das ganze Formular. Sie können die Farbe des Vordergrunds, des Hintergrunds und der Ränder verändern. Benutzen Sie die Schaltflächen, die in der Tabelle 25.2 beschrieben werden, um Tiefeneffekte für die Steuerelemente (Höhergestellt, vertieft oder graviert) zu verwenden und um die Breite der Ränder und die Art der Linie (einfach, gestrichelt oder gepunktet) zu verändern. Wenn Sie auf die einzelnen Schaltflächen in der Formatierungsleiste klicken, dann verändert sich das markierte Objekt, so daß Sie sofort sehen können, welchen Effekt Ihre Auswahl hat. Auf diese Weise können Sie ein wenig herumexperimentieren und sich dann entscheiden, welches Aussehen Sie Ihrem Formular geben möchten.
Tabelle 25.2: Die Formatierungs-Symbolleiste
Jedes Objekt in Access verfügt über Eigenschaften, mit denen das Aussehen und die Funktion eines Objektes bestimmt wird. In der Entwurfsansicht für Formulare und Berichte können Sie sich die Eigenschaften von Steuerelementen, Bereichen oder des gesamten Formulars oder Berichts ansehen und verändern.
Um die Eigenschaften eines Steuerelements zu sehen, klicken Sie doppelt auf dieses Element, oder markieren Sie es und wählen dann Ansicht/Eigenschaften. Wenn Sie das Eigenschaftenfenster zu Formularen oder Berichten sehen wollen, dann klicken Sie doppelt auf die linke obere Ecke im Formular- oder Berichtsfenster.
Mit einem Klick auf ein Steuerelement mit der rechten Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü, in dem Sie auch den Punkt Eigenschaften auswählen können.
Nachdem Sie das Eigenschaftenfenster geöffnet haben, können Sie ein anderes Objekt markieren, und in jedem Fall verändert sich der Inhalt des Fensters entsprechend dem Objekt, das Sie ausgewählt haben.
Das Eigenschaftenfenster beinhaltet fünf Registerkarten. Um die Formatierungs- und Layouteigenschaften zu ändern, müssen Sie das Register Format wählen. Wenn Sie die Datenquelle, die Art und Weise wie Daten organisiert werden oder Regeln für die Datenerfassung festlegen wollen, dann wählen Sie die Registerkarte Daten. Sie können auch darüber bestimmen, welche Auswirkungen Ereignisse haben (ein Klick oder eine Datenveränderung). Dazu benutzen Sie das Register Ereignis. Für die Benutzerhilfe und andere Eigenschaften können Sie die Registerkarte Andere verwenden. Wenn Sie nicht genau wissen, wo Sie eine Eigenschaft finden können, oder wenn Sie sich alle Eigenschaften anschauen wollen, dann klicken Sie auf die Registerkarte Alle.
Wenn Sie sich die Eigenschaften des Formulars oder des Berichts ansehen wollen, dann klicken Sie doppelt auf den Formular-/Berichtsmarkierer links neben dem horizontalen Lineal. Daraufhin wird das Eigenschaftenfenster für das Formular bzw. für den Bericht geöffnet (siehe Bild 25.15). Sie können in diesem Fenster die Beschriftung der Titelzeile Ihres Formulars oder Berichts verändern (Eigenschaft Beschriftung).
Sie können ein Formular oder einen Bericht kopieren, der eine andere Tabelle oder Abfrage benutzt. Drücken Sie im Datenbankfenster die Tastenkombination (Strg)+(C) und dann (Strg)+(V), und geben Sie dann einen neuen Namen ein. Gehen Sie zu der Datenherkunftseigenschaft des neuen Formulars oder Berichts, und wählen Sie dort eine andere bestehende Tabelle oder Abfrage aus der Dropdown-Liste aus. Sie können auch eine neue Abfrage mit Hilfe der Schaltfläche Aufbauen erstellen. Für jedes Steuerelement im Formular oder im Bericht müssen Sie die Eigenschaft Steuerelementinhalt anpassen, indem Sie einen Feldnamen aus der Dropdown-Liste der möglichen Felder auswählen.
Abbildung 25.15: Indem Sie die Formulareigenschaften setzen, können Sie Ihr Formular im Aussehen und in der Bedienung an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Einige der Eigenschaften werden von angebundenen Tabellen oder Abfragen »geerbt«. Andere Eigenschaften können über die Toolbox und die Formatierungs-Symbolleiste gesetzt werden, und wieder andere Eigenschaften haben keine Einstellmöglichkeiten.
Wenn Sie weitere Informationen über eine bestimmte Eigenschaft haben wollen, dann plazieren Sie die Einfügemarke in dem Eigenschaftsfeld, und tippen Sie dann (F1).
Wenn Sie eine Eigenschaft verändern wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:
Mit einem Doppelklick auf die Ja/Nein-Eigenschaft (oder eine andere) können Sie zwischen den möglichen Einträgen hin- und herwechseln.
Als Standardeinstellung finden Sie in der Formularansicht in der Statuszeile die Feldbeschreibung, die Sie vorher in der zum Formular gehörenden Tabelle eingegeben haben. Es ist durchaus möglich, daß diese Beschreibung nicht genügend Informationen für die korrekte Dateneingabe bietet. Anstatt den Feldnamen zu verändern, können Sie die Beschreibung auch einfach übergehen. Dazu geben Sie den neuen, erweiterten Text im Eigenschaftenfeld Statusleistentext des betreffenden Steuerelements ein.
Verwenden Sie die Eigenschaft SteuerelementTip-Text, um ein kleines Textfenster zu öffnen, sobald der Benutzer mit dem Mauszeiger über dieses Steuerelement bewegt.
Über die Sicherheitsoptionen hinaus können Sie die Eingaben des Benutzers über Formular- und Steuerelementeigenschaften einschränken. So können Sie die Eigenschaften Bearbeitungen zulassen, Löschen zulassen und Anfügen zulassen auf »Nein« setzen. Die Eigenschaft Daten eingeben entspricht in der Datenblattansicht dem Menüpunkt Datensätze/Daten eingeben. Wenn Sie möchten, daß die Benutzer nur Daten eingeben, diese aber nicht bearbeiten können, dann setzen Sie die Eigenschaft Daten eingeben auf »Ja«. Für einzelne Steuerelemente können Sie über die Eigenschaft Sichtbar festlegen, wann diese angezeigt werden sollen. Über die Eigenschaft Anzeigen können Sie angeben, ob das Steuerelement nur beim Drucken, nur auf dem Bildschirm oder immer zu sehen ist. Mit der Eigenschaft Aktiviert können Sie festlegen, ob die Benutzer in ein Feld gelangen können oder nicht. Wenn Sie die Eigenschaft Gesperrt gewählt haben, dann kann das Feld nicht mehr verändert werden.
In Access ist es möglich, Standardwerte und Gültigkeitsregeln sowohl in Tabellen als auch in den mit ihnen in Verbindung stehenden Formularen einzurichten. In der Regel sollten Sie solche Datenparameter in einer Tabelle einrichten. Manchmal allerdings gehören die Standardwerte und Gültigkeitsregeln nur zu einem bestimmten Formular für die Dateneingabe. In diesen Fällen können Sie die Standardwerte und Gültigkeitsregeln in dem Eigenschaftenfeld des Steuerelements eingeben.
Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Ausdrücken brauchen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche für den Ausdruckseditor neben der entsprechenden Eigenschaft. Der Ausdruckseditor hilft Ihnen dabei, Ausdrücke zu schreiben, und er bietet Ihnen eine Liste mit den gängigsten Gültigkeitsausdrücken an.
Mit der Aktivierreihenfolge ist die Reihenfolge gemeint, in der Sie mit Hilfe der (Tab)-Taste von einem Steuerelement zum nächsten gelangen. Die Standardeinstellung der Reihenfolge sieht vor, daß Sie in der linken oberen Ecke beginnen und sich dann von links nach rechts und von oben nach unten mit der (Tab)-Taste bewegen. Es ist allerdings denkbar, daß diese Vorgehensweise nicht Ihren Ansprüchen genügt oder daß die Reihenfolge dadurch verändert wurde, daß Sie Felder hinzugefügt oder verschoben haben. So ist es möglich, daß Sie z. B. Daten aus einer Quelle eingeben, deren Information in einer anderen Reihenfolge (als im Access-Formular angezeigt) aufgelistet werden. Anstatt die Felder umzuarrangieren, können Sie in diesem Fall auch die Aktivierreihenfolge verändern. Genauso gut ist es möglich, daß Sie mit Dateneingabe in der Mitte des Formulars beginnen wollen, und es kann sehr mühsam sein, bis Sie diese Stelle mit der (Tab)-Taste erreicht haben. Um diesem Umweg zu entgehen, können Sie die Aktivierreihenfolge verändern und den Index 1 an dieses Startfeld vergeben.
Um die Standardeinstellung der Aktivierung zu verändern, setzten Sie die Eigenschaften In Reihenfolge und Reihenfolgenposition. Die Einstellung »Ja« der ersten Eigenschaft ermöglicht es dem Benutzer, mit der (Tab)-Taste dieses Steuerelement zu erreichen, während bei der Einstellung »Nein« die Benutzer das Steuerelement mit (Tab) überspringen. Der Index für die Aktivierung in Reihenfolgenposition legt die genaue (Tab)-Reihenfolge der einzelnen Elemente fest (siehe Bild 25.16).
Um die Aktivierungsreihenfolge für Ihr ganzes Formular festzulegen, wählen Sie Ansicht/Aktivierreihenfolge. In der Liste Definierte Reihenfolge legen Sie die gewünschte Abfolge fest, indem Sie die einzelnen Felder mit Hilfe von Drag&Drop in eine neue Reihenfolge bringen. Alternativ können Sie auch die normale Aktivierreihenfolge (also von links nach rechts und von oben nach unten) herstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Automatisch klicken.
Darüber hinaus können Sie auch die Eigenschaft Automatisch weiter einstellen. Mit dieser Eigenschaft erreichen Sie, daß nach der Eingabe des letzten zugelassenen Zeichens in einem Feld, die Einfügemarke zum nächsten Feld weiterspringt. Die Sozialversicherungsnummer umfaßt z. B. immer eine bestimmte Anzahl an Zeichen. Wenn Sie das letzte mögliche Zeichen eingegeben haben und die Eigenschaft Automatisch weiter auf »Ja« gesetzt wurde, dann springt der Cursor nach der Eingabe des letzten Zeichens automatisch weiter zum nächsten Feld.
Abbildung 25.16: Benutzen Sie die Reihenfolgenposition eines Steuerelements, oder wählen Sie Ansicht/Aktivierreihenfolge, um die Aktivierreihenfolge zu verändern.
Wenn Sie zufällig ein Steuerelement gelöscht haben oder wenn Sie ein Formular oder einen Bericht erstellen, dann müssen Sie neue Steuerelemente hinzufügen. Der einfachste Weg, um Steuerelemente hinzuzufügen, führt über die Feldliste. Wenn Sie ein Feld von der Liste auswählen und mit Drag&Drop in das Formular übertragen (siehe Bild 25.17), dann erstellt Access ein Standardsteuerelement (ein Auswahlfeld für ein Ja/Nein-Datenfeld, einen gebundenen Objektrahmen für OLE-Daten, ein Kombinationsfeld für Datenfelder mit Nachschlageeigenschaften und ein Textfeld für alle anderen Datentypen). Wenn Sie andere Steuerelemente benutzen möchten, dann verwenden Sie die Toolbox, die im weiteren beschrieben wird, oder wählen Sie den Menüpunkt Format/Ändern zu. Um die Feldliste zu öffnen oder wieder zu schließen, klicken Sie auf die Entwurfs-Symbolleiste, oder wählen Sie Ansicht/Feldliste.
Wenn Sie andere Steuerelemente erstellen wollen, dann wählen Sie diese aus der Toolbox, die im folgenden Abschnitt »Arbeiten mit der Toolbox« beschrieben wird, und plazieren Sie das Steuerelement in Ihrem Formular. Alternativ können Sie auch erst das Steuerelement aus der Toolbox auswählen und dann den Namen aus der Feldliste hinzufügen. Es gibt drei Steuerelementkategorien:
Sie können die Daten in einem Berechnungsfeld nicht bearbeiten, da Access den passenden Wert automatisch einträgt. Drücken Sie die (Tab), (Eingabetaste) oder eine Pfeiltaste, um dieses Feld zu überspringen, oder setzen Sie die Eigenschaften Aktiviert oder die In Reihenfolge auf »Nein«.
Abbildung 25.17: Übertragen Sie mit Hilfe von Drag&Drop die Feldnamen von dem Fenster der Feldliste auf Ihr Formular.
Wenn Sie ein Steuerelement hinzufügen wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:
Um ein Berechnungssteuerfeld zu erzeugen, befolgen Sie diese Schritte:
Die Toolbox enthält Entwurfsobjekte (wie z. B. Felder, Text und Rechtecke), die Sie in Ihrem Formular oder Bericht plazieren können. In diesem Abschnitt wird jedes Element der Toolbox kurz beschrieben. Die meisten der Schaltflächen der Toolbox werden bei Formularen benutzt, weniger für Berichte. Die Steuerelemente, die eine Alternative zu Textboxen als Darstellung eines Feldes anbieten (also Optionsgruppen, Kombinationsfelder und Listenfelder), sind nicht so gut für Berichte geeignet. In Bild 25.18 sehen Sie ein Formular, bei dem viele der Toolboxelemente angewendet werden müssen. Die Formularansicht ist dann in Bild 25.19 zu sehen.
Abbildung 25.18: Jedes Tool, das zur Erstellung des Formulars nötig ist, wird hier dargestellt.
Die Toolbox ist eine Symbolleiste, die Sie bewegen und in Ihrer Größe verändern können, wie jede andere Symbolleiste auch. Um die Toolbox anzuzeigen, wählen Sie Ansicht/Toolbox. Als Standard ist die Schaltfläche Objekte markieren ausgewählt. Benutzen Sie dieses Werkzeug, um das Objekt in Ihrem Formular oder Bericht auszuwählen, mit dem Sie arbeiten wollen. Access zeigt Ziehpunkte um das markierte Objekt an.
Wenn Sie ein neues Steuerelement in Ihrem Formular oder Bericht einfügen wollen, dann wählen Sie das entsprechende Element in der Toolbox. Der Mauszeiger verändert sich zu einem weißen Fadenkreuz, gleichzeitig wird ein kleines Symbol für das ausgewählte Element angezeigt. Wenn gewünscht, dann wählen Sie einen Namen aus der Feldliste und ziehen dann das Kreuz an die gewünschte Stelle. Klicken Sie erneut, und richten Sie nun die gewünschte Größe für das Steuerelement ein.
Im folgenden erhalten Sie eine kurze Beschreibung jedes Elements in der Toolbox:
Nachdem Sie in einem Bezeichnungsfeld die Schriftart verändert haben, kann es nötig sein, die Größe des Feldes zu verändern. Anstelle der Ziehpunkte rund um das Feld können Sie dazu auch den Menüpunkt Format/Grösse anpassen/an Textgrösse verwenden, oder Sie klicken doppelt auf einen der Ziehpunkte am Rand des Feldes.
Genauso wie Steuerelemente und Bereiche in Formularen und Berichten haben auch die Toolbox-Schaltflächen Eigenschaften, die Sie verändern können. Zum Beispiel verfügt das Standardtextfeld über eine Eigenschaft Mit Bezeichnungsfeld, so daß automatisch ein Bezeichnungsfeld einfügt wird, wenn Sie ein Textfeld erstellen. Darüber hinaus werden noch die Eigenschaften Bezeichnungsfeld X, Bezeichnungsfeld Y und Bezeichnungsausrichtung angeboten, womit Sie die Plazierung und die Ausrichtung eines verbundenen Bezeichnungsfeldes anzeigen lassen können. Wenn Sie sich die Standardeigenschaften der Steuerelemente in der Toolbox ansehen und bearbeiten wollen, dann öffnen Sie das Eigenschaftenfenster und klicken auf das entsprechende Element in der Toolbox.
Obwohl Sie Kontrollfelder in einer Optionsgruppe einsetzen können und Optionsfelder für eine Ja/Nein-Auswahl mehrerer Fragen angelegt werden können, ist es besser, sich an die Standardverwendung von Optionsfeldern unter Windows zu halten. Optionsfelder bieten hier mehrere Möglichkeiten an und die Kontrollfelder sind für eine Ja/Nein-Antwortmöglichkeit gedacht.
Ich kann nicht auf das Eigenschaftenfeld für das Formular zugreifen.
Wählen Sie Bearbeiten/Formular auswählen.
Ein Feld wird nicht vertieft dargestellt wie die anderen. Benutzen Sie die Schaltfläche Format übertragen, um das Format der anderen Felder auch auf das gewünschte zu übertragen.
Wenn ich einen Gültigkeitsausdruck in ein Feld für die Gültigkeitsregel des Steuerelements eingebe, reicht der zur Verfügung stehende Platz nicht aus. Drücken Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F2), um das Zoom-Fenster zu öffnen.
Ich habe zufällig ein Feld auf einem Formular gelöscht. Wie erhalte ich es zurück? Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig in der Symbolleiste, um das Feld mit Formatierung und den ausgewählten Eigenschaften zurückzuholen. Die andere Möglichkeit besteht darin, das Feld erneut mit allen Formatierungen und Eigenschaften einzurichten. Benutzen Sie dazu das Fenster Feldliste, um das Feld wieder hinzuzufügen. Setzen Sie dann die Schaltfläche Format übertragen ein, um die Formatierungen von einem ähnlichen Feld auf das neue zu übertragen.
Ich möchte auf dem Bildschirm und beim Ausdruck jeweils nur ein Formular sehen. Für die Formularansicht müssen Sie die Standardeinstellungen der Formularansicht von Endlosformular auf Einzelnes Formular umstellen. Für den Ausdruck fügen Sie einen Seitenumbruch am Ende des Detailbereichs ein.
Die Dateneingabe und -bearbeitung in der Formularansicht entspricht dem Vorgehen in der Datenblattansicht. Die Tastenkombinationen und die Werkzeuge für die Dateneingabe, wie Suchen und formularbasierter Filter, stehen auch in der Formularansicht zur Verfügung. Mit Hilfe der Dropdown-Liste der Symbolleistenschaltfläche Ansicht können Sie einfach zwischen der Datenblatt-, Formular- und Entwurfsansicht wechseln.
In Bild 25.19 sehen Sie noch einmal einige der Datensatznavigationsmöglichkeiten.
Abbildung 25.19: Die Navigation in der Formularansicht entspricht zum größten Teil der Navigation in der Datenblattansicht.
(c) 1997 Que
