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Nachdem Sie nun eine Datenbank geplant und erzeugt haben, ist der nächste Schritt, die Tabellen anzulegen, in denen Sie Ihre Daten speichern. Tabellen sind die Grundlage Ihrer Datenbank. Jedes andere Access-Datenbankobjekt wie zum Beispiel Formulare, Abfragen oder Berichte hängen von den Daten ab, die in den Tabellen gespeichert sind.
Wenn Sie gerade erst mit der Benutzung von Access begonnen haben und die Datenbank mit Hilfe des Datenbankassistenten erzeugt haben oder eine vordefinierte Datenbankschablone benutzt haben, können Sie dieses Kapitel überspringen und mit dem nächsten Kapitel fortfahren. Wenn Sie neue Tabellen anlegen müssen, finden Sie hier die notwendigen Arbeitsschritte.
Um eine neue Tabelle in Ihrer Datenbank anlegen zu können, muß das Datenbankfenster sichtbar sein. Wählen Sie dort das Register Tabelle. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neu. Access zeigt daraufhin den Dialog Neue Tabelle, wie in Bild 23.1 zu sehen ist. Access bietet fünf verschiedene Methoden um Tabellen zu erzeugen:
Abbildung 23.1: Sie können neue Tabellen automatisch von Ihren Daten aus generieren lassen, indem Sie den Tabellen-Assistenten benutzen, oder Sie können neue Tabellen von Grund auf selbst gestalten.
Die Datenblattansicht gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Tabelle durch Eingabe von Daten in ein leeres Datenblatt zu erzeugen, ähnlich als würden Sie Daten in eine Tabellenkalkulation eingeben. Wenn Sie dieses Datenblatt speichern, analysiert Access die eingegeben Daten, weist ihnen die zugehörigen Datenfeldtypen zu und formatiert diese für Sie. Wenn Sie noch Einsteiger bei der Benutzung von Access sind und Ihre Daten bereits so organisiert haben, wie Sie sie benötigen, fangen Sie sofort mit der Eingabe der Daten an. Das Erzeugen von Tabellen über die Eingabe in einem Datenblatt ist wahrscheinlich der beste Anfang.
Die Entwurfsansicht erlaubt es Ihnen, Tabellen von Grund auf neu festzulegen. In der Tabellenentwurfsansicht geben Sie die Feldnamen an, wählen einen Datentyp für das entsprechende Feld aus und setzen die Feldeigenschaften wie zum Beispiel Format und Überschriften. Wenn Sie bereits mit der Thematik des Datenbankentwurfs und Access vertraut sind, bevorzugen Sie vielleicht diese Vorgehensweise, da sie einen größeren Überblick über den Prozeß der Erzeugung von einzelnen Tabellen zuläßt. Als Einsteiger auf dem Gebiet des Datenbankdesigns oder Access ist es wichtig zu verstehen, wie die Entwurfsansicht arbeitet, damit Sie später eine automatisch generierte Tabelle an Ihre Bedürfnisse anpassen können, falls dies bei zukünftigen Arbeiten mit der Datenbank erforderlich sein sollte.
Der Tabellen-Assistent stellt Ihnen eine Auswahl von grundsätzlichen Tabellenentwürfen zur Verfügung, aus denen Sie auswählen können und die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Mit dem Tabellen-Assistenten können Sie Tabellen schnell aus einer Reihe von privaten oder geschäftlichen Tabellentypen heraus entwickeln, wie zum Beispiel Verteilerlisten, Rechnungsverwaltung, Kontaktverwaltung, Rezepte und Investments. Jede vordefinierte Tabelle enthält Beispielfelder. Aufgrund Ihrer Eingaben erzeugt der Tabellen-Assistent die Tabellen, die Sie benötigen. Wenn Sie ein Access-Einsteiger sind oder einen schnellen Start in eine Datenbank wünschen und die Datenbank aus einer Datenbankschablone entwickelt haben, ist das Erzeugen einer neuen Tabelle mit dem Datenbankassistenten wahrscheinlich die beste Wahl.
Mit Tabellen importieren kopieren Sie Daten, die in anderen Access-Datenbanken gespeichert sind oder in anderen Applikationen und anderen Formaten vorliegen, in Ihre gerade geöffnete Datenbank. Die notwendigen Tabellen für diese Daten werden automatisch erzeugt. In Fällen, in denen die Daten bisher an anderer Stelle gespeichert sind und Sie diese Daten in Zukunft innerhalb von Access bearbeiten wollen, ist der Datenimport der beste Weg, um eine neue Tabelle zu erzeugen.
Mit Tabelle verknüpfen belassen Sie die Daten an ihrem jetzigen Ort, Sie können diese Daten aber innerhalb von Access ansehen und bearbeiten. In früheren Versionen von Access wurde das Verknüpfen »Einbinden« genannt. Das Verknüpfen erlaubt es Ihnen, Daten zu verändern und anzusehen, sowohl innerhalb von Access als auch in der Originalapplikation. In Fällen, in denen die Daten weiterhin durch eine andere Applikation bearbeitet werden sollen, aber trotzdem in Access benutzt werden müssen, ist das Verknüpfen der beste Weg, um eine neue Tabelle zu erzeugen.
Access erlaubt Ihnen einen sofortigen Einstieg in die Tabellenerstellung, indem Sie Daten in ein Datenblatt eingeben (siehe Bild 23.2). Das Datenblatt erinnert sehr an eine Excel-Arbeitsmappe und verhält sich auch sehr ähnlich. Nachdem Sie mit der Eingabe der Daten fertig sind, speichern Sie dieses Datenblatt ab, und Access generiert automatisch die entsprechende Tabelle für Sie. Die neue Tabelle hat Standardfeldnamen wie zum Beispiel »Feld1«, »Feld2« usw. Diese können Sie in aussagekräftigere Namen umändern.
Abbildung 23.2: Sie können die Daten direkt in ein Datenblatt eingeben, und Access erzeugt daraus eine Tabelle.
Access sucht außerdem nach einem Feld für einen Primärschlüssel – das ist ein eindeutiges Kennzeichen für einen Datensatz, wie zum Beispiel eine ID-Nummer. Wenn Access keinen Primarschlüssel finden kann, werden Sie gefragt, ob Sie einen Primärschlüssel anlegen wollen (siehe Bild 23.3). Wenn Sie mit »Ja« antworten, erzeugt Access ein zusätzliches Feld mit der Eigenschaft »AutoWert« und fügt dieses am Anfang der Tabelle ein (siehe Bild 23.4). Das AutoWert-Feld erzeugt eine eindeutige Nummer für jeden Datensatz. Diese Nummer wird von Access als Primärschlüssel betrachtet.
Abbildung 23.3: Ein Primärschlüssel erlaubt es Ihnen, einen eindeutigen Datensatz zu finden und Beziehungen zwischen Tabellen herzustellen.
Abbildung 23.4: Access erzeugt Datentypen für jedes Feld, die auf den eingegebenen Daten auf dem Datenblatt basieren.
Nachdem Sie die Tabelle erzeugt und abgespeichert haben, möchten Sie vielleicht noch Änderungen am Tabellenentwurf vornehmen. Alle Daten im Postleitzahlenfeld hätten z. B. bei der Umwandlung die eventuell vorhandenen führenden Nullen verloren hat. Das geschieht dadurch, daß Access automatisch diesem Feld den Datentyp einer Zahl anstelle eines Textes zuweist. Wenn der Datentyp eine Zahl ist, löscht Access automatisch führende Nullen. Sie können dies schnell beseitigen, indem Sie die Entwurfsansicht öffnen. Während Sie in der Entwurfsansicht sind, können Sie auch die Feldnamen »Feld1«, »Feld2« usw. ändern und durch aussagekräftigere Namen austauschen und weitere Eigenschaften der Felder setzen.
Wenn Sie die Datenblattansicht benutzen, um Tabellen zu erzeugen, speichern Sie Ihre Tabelle nach Eingabe von ein paar Datenzeilen. Suchen Sie dann nach Fehlern in den Datentypen, bevor Sie weitere Daten eingeben.
Um einen neue Tabelle durch eine Eingabe in ein Datenblatt zu erzeugen, folgen Sie bitte den hier aufgeführten Schritten:
Access stellt ein paar Bedingungen an die Namen, die Sie für Datenbankobjekte vergeben können. Das gilt für Tabellen, Felder, Formulare oder jedes andere Objekt innerhalb von Access:
Im allgemeinen sollten Sie es vermeiden, zu lange Namen zu vergeben, da diese schwer zu merken und zu tippen sind. Außerdem sollten Sie bei der Namensgebung darauf achten, daß der Name einer Tabelle etwas über den Inhalt aussagt. Weiterhin sollten Sie darauf verzichten, Leerzeichen zu verwenden, wenn Sie die Datenbank später mit Visual Basic oder innerhalb von Funktionsausdrücken verwenden möchten.
Wenn Sie in der Dialogbox Neue Datenbank anlegen auf den Datenbank-Assistenten klicken, dann wird der Datenbank-Assistent-Dialog geöffnet (siehe Bild 23.5). Sie erhalten dann bereits vordefinierte Tabellenbeispiele, die sich an der von Ihnen vorher gewählten Option Geschäftlich oder Privat orientieren. Wenn Sie eine Beispieltabelle ausgewählt haben, dann erhalten Sie bereits definierte Beispielfelder in der Auswahlliste Beispielfelder. Benutzen Sie die Pfeilschaltflächen, um Felder zu Ihrer neu angelegten Tabelle hinzuzufügen oder zu entfernen. Sie können den einzelnen Feldern auch für Ihre Zwecke aussagekräftigere Namen geben.
Abbildung 23.5: Der Tabellen-Assistent bietet Beispieltabellen für geschäftliche oder private Datenerfassung an.
Sie können bereits definierte Felder sowohl aus mehreren Beispieltabellen als auch aus den Bereichen Geschäftlich und Privat für Ihre eigene Tabelle zusammenstellen und auswählen.
Bei der Auswahl der Felder können Sie die Schaltfläche Weiter benutzen. Wenn Sie die Schaltfläche Fertigstellen wählen, wird der Datenbank-Assistent geschlossen und eine Tabelle, die auf den bis zu diesem Zeitpunkt ausgewählten Daten basiert, erstellt.
Wenn Sie auf Weiter klicken, öffnet sich die Dialogbox des Datenbank-Assistenten (siehe Bild 23.6). Als erstes werden Sie in diesem Dialog nach dem Namen für Ihre Tabelle gefragt. Die Namen für Objekte wie zum Beispiel Tabellen, Felder, Formulare und Berichte können bis zu 64 Zeichen lang sein, dabei sind Buchstaben, Nummern und Leerzeichen erlaubt.
Abbildung 23.6: Vergeben Sie einen Namen für die Tabelle, und legen Sie fest, ob Access einen Primärschlüssel für Sie festlegen soll.
In der Dialogbox Tabellen-Assistent wird darauf hingewiesen, daß jeder Datensatz in einer Tabelle ein eindeutiges Kennzeichen, den Primärschlüssel, erhalten muß. Ein Primärschlüssel ist ein Element, das es Ihnen ermöglichen soll, Datensätze und verknüpfte Tabelleninformationen zu finden.
Der Datenbank-Assistent gibt Ihnen die Möglichkeit, den Primärschlüssel selbst zu vergeben oder durch Access vergeben zu lassen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Feld Sie als Primärschlüssel verwenden wollen, lassen den Datenbank-Assistenten die Wahl für Sie treffen. Sie können das Feld für den Primärschlüssel auch später verändern, falls Sie dies möchten.
Lassen Sie von Access einen eindeutigen Wert für das Feld des Primärschlüssels vergeben, wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Kundendatensatz hinzufügen, dann wird Access die nächste folgende logische oder eine zufällige Nummer in dem Feld »Kunden ID« für Sie vergeben.
Wenn Sie sich dazu entscheiden, den Primärschlüssel selbst zu vergeben, öffnet sich der Dialog aus Bild 23.7. In der Dropdown-Liste unter Welches Feld wird für jeden Datensatz eindeutige Daten enthalten? wählen Sie das passende Feld aus. Legen Sie dann fest, welchen Datentyp der Primärschlüssel enthalten soll, indem Sie auf eine der Optionen klicken.
Abbildung 23.7: Im Dialog Tabellen-Assistent können Sie das Feld für den Primärschlüssel selber einrichten.
Nachdem Sie erneut Weiter gewählt haben, wird Access Sie fragen, ob Ihre Tabelle mit anderen Tabellen in Relation steht. Bei solchen Tabellenrelationen entsteht eine Verbindung dadurch, daß der Informationsinhalt des Primärschlüssels der einen Tabelle mit den Informationen eines Fremdschlüssels einer anderen Tabelle übereinstimmt. Zum Beispiel verweist eine Kundennummer auf einer Rechnung auf den betreffenden Kunden. Die Kundennummer in der Kundentabelle ist dabei der Primärschlüssel. In der Rechnungstabelle ist die Kundennummer der Fremdschlüssel für die Relation. Ein anderes Feld, zum Beispiel die Rechnungsnummer, wäre der Primärschlüssel für die Rechnungstabelle.
Access listet die bestehenden Relationen, die zwischen einer existierenden und der neuen Tabelle bestehen auf (siehe Bild 23.8). Wählen Sie die Schaltfläche Beziehungen, um weitere Relationen einzurichten.
Abbildung 23.8: Der Tabellen-Assistent sucht und richtet Beziehungen zwischen der neuen und einer bestehenden Tabelle ein.
Benutzen Sie die Tabellen-Entwurfsansicht, um eine Tabelle, die Sie mit dem Tabellen-Assistenten erstellt haben, Ihren Anforderungen anzupassen.
Wenn Sie Weiter wählen, erscheint die letzte Dialogbox des Tabellen-Assistenten (siehe Bild 23.9). Sie können hier noch Veränderungen am Tabellenentwurf vornehmen, Daten in die Tabelle in ein Formular eingeben, das der Tabellen-Assistent für Sie erstellt. Darüber hinaus können Sie über die Hilfe erfahren, wie Sie mit der Tabelle arbeiten können. Wählen Sie Fertigstellen, um die Tabelle zu erstellen, und lassen Sie sich die Tabelle in der von Ihnen ausgewählten Ansicht anzeigen.
Sie können sich die Tabelle in der Datenblatt- oder der Entwurfsansicht anschauen. Die Datenblattansicht zeigt die Daten wie in einer Tabellenkalkulation, so daß Sie Daten eingeben oder verändern können. In der Entwurfsansicht können Sie den Aufbau oder das Aussehen Ihrer Tabelle verändern. Sie können in der Entwurfsansicht allerdings keine Daten erfassen.
Abbildung 23.9: Nachdem der Tabellen-Assistent die Tabelle erstellt hat, können Sie mit der Datenerfassung oder Entwurfsveränderung beginnen oder die Hilfefunktion aufrufen.
Wenn Sie bereits Daten in einem anderen Anwendungsformat besitzen und diese im weiteren auch mit Access benutzen wollen, dann ist es einfacher, für die Erstellung einer Tabelle den Tabellenimport-Assistenten zu benutzen. Access unterstützt die folgenden Dateitypen beim Datenimport:
Wenn Access das Dateiformat, das Sie benutzen wollen, nicht unterstützt, dann versuchen Sie die Daten der ursprünglichen Anwendung in einem von Access unterstützten Format zu exportieren oder abzuspeichern.
Wenn Sie eine neue Tabelle mit Hilfe des Tabellenimport-Assistenten erstellen wollen, dann befolgen Sie die folgenden Schritte:
Abbildung 23.10: Wenn Sie eine neue Tabelle durch Datenimport erstellen, dann werden alle zukünftigen Veränderungen in Access nur die neue Access-Tabelle betreffen, nicht aber die Originaldatei.
Sie können Daten importieren oder Tabellen verknüpfen, indem Sie einen Unterpunkt des Menüpunkts Datei/externe Daten wählen.
Wenn Sie eine Webseite mit einer Liste oder einer Tabelle finden, die Sie in Ihre Datenbank übernehmen wollen, dann können Sie diese Informationen auch in Access importieren. Sie müssen dazu die Webseite als HTML-Datei speichern und dann mit Hilfe des Access-Import-Assistenten die Daten in Access einlesen. Wie nach jedem Import, so müssen Sie auch in diesem Fall die Tabelle eventuell nach dem Datenimport bearbeiten oder bereinigen.
Um die Daten von einer Webseite zu importieren, folgen Sie diesen Schritten:
Abbildung 23.11: Beim Import einer HTML-Datei können manche Datensätze Informationen beinhalten, die Sie nicht benötigen. Diese können Sie später herausfiltern.
Die Schauspielerliste stammt aus der Yahoo Website. Beginnen Sie bei http://www.yahoo.com. Sie finden die Informationen unter Yahoo, Entertainment, Movies and Films: Actors and Adresses.
Viele Datensätze in dieser Auflistung sind völlig unbrauchbar. Sie können nun manuell vorgehen und diese Datensätze löschen, eleganter ist es jedoch, Access die Arbeit erledigen zu lassen. Die folgende Vorgehensweise richtet sich aber eher an die fortgeschrittenen Access-Benutzer und übersteigt etwas den rahmen dieses Buches. Die Idee ist, eine Abfrage zu erstellen, die den Text *http* als Auswahlkriterium verwendet, um gültige Datensätze zu erkennen. Um die Daten dann auch noch in unterschiedliche Felder aufzuteilen, können Sie diese zusätzlichen Felder in die Abfrage einbauen.
Danach läßt sich die Abfrage in eine Tabellenerstellungsabfrage umwandeln. Als letzten Schritt können in der erzeugten Tabelle alle überflüssigen Felder (also alle bis auf »ID«, »Name« und »HTML«) in der Entwurfsansicht gelöscht werden. Das Ergebnis sehen Sie in Bild 23.13.
Abbildung 23.12: Die Reihen mit »HTTP« als Teil des Eintrags werden später in der Tabelle benutzt.
Abbildung 23.13: Hier ist die abschließende Beispieltabelle, die keine unnötigen Daten mehr enthält, zu sehen.
Falls die von Ihnen benötigten Daten in einem anderen Anwendungsformat abgespeichert sind, und Sie diese Daten in Access bearbeiten und anschauen wollen, während andere Anwender die Daten in der anderen Anwendung bearbeiten wollen, dann sollten Sie eine neue Tabelle mit Hilfe des Tabellenverknüpfungs-Assistenten einrichten. Access unterstützt bei einer Verknüpfung die folgenden Dateiformate:
Sie können zwar keine FoxPro 3 (DBC)- und Lotus 123 (WK*)-Dateien mit einer Access-Tabelle verknüpfen, aber Sie können sie dennoch importieren.
Um eine neue Tabelle mit Hilfe des Tabellenverknüpfungs-Assistenten zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
Abbildung 23.14: Wenn Sie eine Tabelle durch Verknüpfung erstellt haben, dann beeinflussen die Änderungen, die Sie in Access vorgenommen haben, auch die Originaldatei.
Abbildung 23.15: Verknüpfte Tabellen erscheinen im Datenbankfenster mit einem besonderen Symbol.
Benutzen Sie die Entwurfsansicht, um eine Ihren Wünschen entsprechende Tabelle von Grund auf neu zu gestalten.
Um eine leere Tabelle zu erstellen, öffnen Sie das Datenbankfenster, und wählen Sie dann die Registerkarte Tabelle. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um den Dialog Neue Tabelle zu öffnen. Wählen Sie hier Entwurfsansicht. Access erstellt eine leere Tabelle in der Entwurfsansicht (siehe Bild 23.16). Oben im Tabellenfenster können Sie den Feldnamen und den Datentyp sowie eine Beschreibung angeben, die in der Statuszeile erscheinen soll. Benutzen Sie den unteren Bereich des Tabellenfensters, um die Feldeigenschaften wie Format, Feldgröße, Standardwert und Gültigkeitsregeln anzugeben. Im nächsten Abschnitt geht es um das Verändern eines Tabellenentwurfs, und Sie erhalten grundsätzliche Informationen zum Entwurf einer Tabelle und seiner nachträglichen Veränderung.
Abbildung 23.16: In der Tabellen-Entwurfsansicht können Sie neue Felder hinzufügen oder bereits vorhandenen Felder bearbeiten.
Ich möchte eine Datenbank einrichten, um die Adressen meiner Geschäftspartner zu verwalten, ich weiß aber nicht so recht, womit ich beginnen soll.
Benutzen Sie den Tabellen-Assistenten, und wählen Sie die Beispieltabelle »Kontaktverwaltung« als Ausgangspunkt. Verändern Sie dieses Muster nach Ihren eigenen Bedürfnissen.
Ich möchten die Standard-Feldnamen im Tabellen-Assistenten verändern. Wenn Sie den Tabellen-Assistenten benutzen, um eine neue Tabelle zu erstellen, dann können Sie die Standard-Feldnamen, die der Tabellen-Assistent vorschlägt, verändern. In der ersten Dialogbox des Tabellen-Assistenten wählen Sie eine Beispieltabelle und fügen die gewünschten Beispielfelder zu Ihrer neuen Tabelle hinzu (siehe Bild 23.5). Klicken Sie auf ein Feld und dann auf die Schaltfläche Feld umbenennen. Verändern Sie den Namen des Feldes im entsprechenden Eingabefeld, und bestätigen Sie mit OK. Sie können den Feldnamen auch in der Entwurfsansicht verändern.
Sie können sich eine Tabelle in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht ansehen. In der Datenblattansicht können Sie Daten in die Tabelle eingeben oder Daten verändern. In der Entwurfsansicht können Sie Felder hinzufügen und verändern. Wenn Sie einen Tabelle mit Hilfe des Tabellen-Assistenten erstellen oder eine andere automatische Tabellenerstellung benutzen, dann hat Access für Sie alle notwendigen Eintragungen in der Tabellen-Entwurfsansicht durchgeführt. Wenn Sie die Entwurfsansicht im Dialog Neue Tabelle ausgewählt haben, dann richtet Access für Sie dort eine leere Tabelle ein, deren Felder Sie direkt nach Ihren Wünschen eingeben können. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in dem Abschnitt »Erstellen einer neuen Tabelle« weiter oben in diesem Kapitel.
Wenn Sie eine bereits existierende Tabelle in der Entwurfsansicht bearbeiten wollen, dann befolgenden Sie dieses Schritte:
Bei einer bereits geöffneten Tabelle können Sie auch in die Entwurfsansicht wechseln, in dem Sie Ansicht/Entwurfsansicht wählen.
Die Entwurfsansicht enthält die folgenden Optionen (siehe Bild 23.16):
Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie mit diesen Komponenten gearbeitet wird.
Im Tabellenentwurfsfenster enthält die Symbolleiste die in der Tabelle 23.1 aufgelisteten Funktionen:
Tabelle 23.1: Die Symbolleiste für den Tabellenentwurf
Die Feldtabelle ermöglicht es Ihnen, Feldnamen, Datentypen und Beschreibungen festzulegen. Die Feldtabelle besteht aus einer Titelleiste, einer seitlichen Auswahlleiste sowie der Feldnamen-, der Felddatentyp- und der Beschreibungsspalte (siehe Bild 23.16).
Wie bei den meisten anderen Objekten in Access so kann auch der Feldname bis zu 64 Zeichen enthalten (Buchstaben, Nummern und Leerzeichen). Feldnamen können in einer Tabelle nicht doppelt vergeben werden.
Mit dem Datentyp legen Sie fest, welche Art der Information Sie in einem Feld speichern können. Wenn Sie zum Beispiel einem Feld den Typ Zahl zuweisen, erlaubt Ihnen Access nicht, in dieses Feld Text einzugeben. Wenn Sie den Datentyp Zahl vergeben haben, dann weiß Access auch, wieviel Speicher es diesem Feld zu Verfügung stellen muß. Ein Zahlfeld benötigt acht Bytes Speicherplatz, während Text zum Beispiel für jeden Buchstaben ein Byte Speicher benötigt. Ein Name mit 20 Zeichen belegt also auch 20 Bytes. Basierend auf der Zuweisung Zahl bestimmt Access auch die Arten der Rechenvorgänge oder anderer für dieses Feld zugelassener Operationen.
Access bietet die folgenden acht Grunddatentypen, die an ein Feld vergeben werden können:
Access akzeptiert die folgenden Werte für numerische Daten, abhängig von dem Feld und dem von Ihnen ausgewählten Datentyp.
Tabelle 23.2: Erlaubte numerische Werte der einzelnen Datentypen.
|
Feldgröße |
Speichergröße |
Bereich |
|
Byte |
1 Byte |
0 bis 255, nur ganze Zahlen |
|
Integer |
2 Bytes |
-32.768 bis 32.767, nur ganze Zahlen |
|
Long Integer |
4 Bytes |
-2.147.483.648. bis 2.147.483.647, nur ganze Zahlen |
|
Single |
4 Bytes |
Zahlen mit sieben Genauigkeitsstellen: 3.402823E38 bis 3.402823E38 |
|
Double |
8 Bytes |
Zahlen mit 15 Genauigkeitsstellen: 1.79769313486231E308 bis 1.79769313486231E308 |
|
Replikations ID |
16 Bytes |
Globale, eindeutige Kennung (Globally unique identifier -GUID); wird bei der Replikation von Datenbanken gebraucht |
Als Standardeinstellung weist Access einem neuen Feld den Datentyp »Text« zu. Um den Datentyp zu verändern, müssen Sie auf den nach unten weisenden Pfeil klicken und einen neuen Datentyp aus der Dropdown-Liste auswählen (siehe Bild 23.17).
Abbildung 23.17: Tippen Sie den ersten Buchstaben des gewünschten Datentyps ein, oder wählen Sie einen aus der Dropdown-Liste.
Wenn Sie Zahlen mit irgendeiner Art von Sonderzeichen eingeben wollen (wie z. B. einen Schrägstrich in einer Telefonnummer), dann sollten Sie den Datentyp »Text« verwenden oder die Feldformatierung oder die Eingabemaske verändern, denn Sonderzeichen sind beim Datentyp »Zahl« nicht erlaubt.
Seien Sie vorsichtig bei der Auswahl der Datentypen »Zahl« und »Währung«. Eingaben in das Feld Währungen werden gerundet, während der Datentyp »Zahl« (Single/Double) Fließkommazahlen zuläßt (der Dezimalpunkt verändert seine Position, wenn nötig). Der Datentyp »Währungen« arbeitet mit der schnelleren Methode der Festkommazahlenarithmetik (bestimmte Anzahl an Dezimalstellen). Somit werden Rundungsfehler vermieden.
Um die Auswahl des Datentyps zu vereinfachen, tippen Sie einfach den Anfangsbuchstaben des Datentyps und die Taste (Tab). Access füllt dann Rest für Sie aus.
Benutzen Sie die Spalte Beschreibungen, wenn Sie noch weitere Informationen über das Feld benötigen. Die Beschreibung ist optional, aber sie erscheint in der Statuszeile, wenn die Einfügemarke sich in diesem Feld eines Formulars oder in der Datenblattansicht befindet.
Obwohl es nicht zwingend vorgegeben ist, sollte jede Tabelle über einen Primärschlüssel verfügen, um ein effizienteres Arbeiten in Access zu ermöglichen. Der Primärschlüssel kennzeichnet einen Datensatz als einzigartig. In einer Angestellten-Datenbank verfügt jeder Beschäftigte über eine Sozialversicherungsnummer. In diesem Fall wäre dann das Feld für die Sozialversicherungsnummer der Primärschlüssel.
Die Vorteile, die für eine Vergabe des Primärschlüssels sprechen, sind folgende:
Manchmal setzen sich die einzigartigen Merkmale eines Datensatzes aus einer Kombination von mehreren Feldinformationen zusammen. In einer Rechnungstabelle zum Beispiel könnte der Primärschlüssel aus der Rechnungsnummer und der Postennummer bestehen, denn es wäre denkbar, daß auf der Rechnung mehr als ein Posten steht. Access ermöglicht es Ihnen, mehrere Felder einer Tabelle für die Erstellung eines Primärschlüssels zu verwenden. Ein solcher Primärschlüssel aus mehreren Feldern wird auch als »zusammengesetzter Schlüssel« bezeichnet.
Um einen Primärschlüssel zu vergeben, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Abbildung 23.18: Access zeigt ein Schlüsselsymbol in der Spalte des Feldmarkierers an, um zu zeigen, welche Felder für die Definition des Primärschlüssels herangezogen wurden.
Ich möchte erreichen, daß die Benutzer in ein Feld nur die Eingaben »Ja« oder »Nein« tätigen können.
Sie können die Datenüberprüfung benutzen, um nur gültige Eingaben zuzulassen. Effizienter ist es allerdings, für das Feld den Datentyp Ja/Nein auszuwählen.
Welcher Datentyp ist angemessen für eine Tabelle, in der die Daten Kundennummer, Kundenname, Telefonnummer, Rechnungsbetrag und Anmerkungen enthalten sind? Für das Feld »Kundennummer« können Sie den Datentyp AutoWert wählen, so daß Access automatisch für jeden neu erfaßten Kunden eine Nummer vergibt. Den Kundennamen können Sie in einem Textfeld erfassen. Das Feld für die Telefonnummer kann den Datentyp Zahl enthalten. Allerdings ist es einfacher, wenn Sie den Datentyp Text wählen, falls Sie neben den Ziffern auch noch Trenn- oder Querstriche eingeben wollen. Für den Rechnungsbetrag sollten Sie Währung als Datentyp einsetzen, damit Sie ein Format erhalten, in dem DM- und Pfennigbeträge richtig dargestellt werden. Abschließend können Sie für das Feld »Anmerkungen« den Datentyp Memo wählen. So erhalten Sie mehr Platz für Ihre Notizen als in einem Textfeld.
Welches wäre der geeignete Primärschlüssel für das oben genannte Beispiel? Benutzen Sie die Kundennummer als ein eindeutiges Merkmal für jeden Datensatz.
Den Feldern einer Tabelle sind Eigenschaften zugeordnet, in denen festgelegt wird, auf welche Art und Weise Daten gespeichert und angezeigt werden. Zu den Feldeigenschaften gehören die folgenden Optionen:
Die Feldeigenschaften, die Sie für die Felder einer Tabelle einrichten, gehen auch automatisch auf andere Datenbankobjekte über, die diese Tabelle benutzen, wie zum Beispiel Formulare, Berichte und Abfragen. Die Feldeigenschaften sind auf den zwei Registerkarten Allgemein und Nachschlagen organisiert.
Im folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Optionen unter Allgemein:
Falls Sie Hilfe zu einem der Optionsfelder benötigen, klicken Sie das entsprechende Feld an und tippen dann (F1). Auf dem Hilfebildschirm wird dann der Name der Option angezeigt, dazu eine ausführliche Beschreibung und manchmal auch ein Beispiel.
Auf der Registerkarte Nachschlagen verändern sich die Einstellungen, je nachdem welchen Datentyp Sie ausgewählt haben und welchen Wert die erste Eigenschaft Steuerelement anzeigen hat.
Wenn Sie den Nachschlage-Assistenten benutzen, dann wird Access Ihnen helfen, die Eigenschaften im Register Nachschlagen auszufüllen.
Um Hilfe beim Erstellen einer Gültigkeitsregel oder einer Eingabemaske zu erhalten, können Sie auf die Schaltfläche Aufbauen in der Symbolleiste klicken, währen sich die Eingabemarke in einem der entsprechenden Eigenschaftenfelder befindet.
Wenn Sie die Feldeigenschaften in der Tabellenentwurfsansicht setzen wollen, dann folgen Sie diesen Schritten:
Abbildung 23.19: Jeder Feldtyp hat seine eigene Liste für die Feldeigenschaften.
Falls das Feld für die Eigenschaften zu klein für Ihre Eingabe sein sollte, dann drücken Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F2) oder klicken auf die rechten Maustaste und wählen dann Zoom aus dem Kontext-Menü, um die Zoom-Dialogbox zu öffnen (siehe Bild 23.20). Die Zoom-Dialogbox ist fast von überall aus in Access aufrufbar.
Wenn Sie in einer Feldeigenschaftenzeile auf die rechte Maustaste klicken, dann erscheint ein Kontext-Menü, das die Funktionen Aufbauen, Zoom, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Eigenschaften anbietet. (Manche der Funktionen sind nicht immer frei gegeben, dies ist abhängig von der Feldeigenschaft oder dem Datentyp.)
Abbildung 23.20: Benutzen Sie die Zoom-Dialogbox, um die Einträge eines Feldes vollständig zu sehen.
Mit Hilfe der Schaltfläche Aufbauen in der Symbolleiste der Tabellenentwurfsansicht oder der Funktion Aufbauen im Kontextmenü, das Sie mit der rechten Maustaste öffnen können, können Sie weitere zur Verfügung stehende Funktionen und Beispiele abrufen. In Bild 23.21 sehen Sie den Ausdrucks-Editor für die Feldeigenschaft Gültigkeitsregel (die gleiche Dialogbox würde auch für die Eigenschaft Standardwert erscheinen). Mit einem Doppelklick auf einen der gelben Ordner können Sie diesen öffnen, im Beispiel ist dies der Ordner Operatoren. Sie sehen dann die zur Verfügung stehenden Ausdrücke. Wählen Sie eine der Kategorien in der mittleren Spalte aus, im Beispiel wurde <Alle> gewählt. Klicken Sie dann in der dritten Spalte doppelt auf einen Ausdruck, um ihm in den oberen Bereich des Ausdruck-Editors zu übernehmen. Im Beispiel wurde Zwischen gewählt. Im oberen Bereich können Sie dann den Ausdruck bearbeiten, indem Sie weitere Zeichen hinzufügen bzw. die Ausdrucksvorgaben löschen.
Abbildung 23.21: Ersetzen Sie im Ausdrucks-Editor alle vorgebenen Eingabestellen für Ausdrücke (<Ausdr>) durch einen tatsächlich gewünschten Wert.
Es ist auch möglich, daß der Ausdrucks-Editor Beispiele anbietet, aus denen Sie auswählen können. Wenn Sie zum Beispiel in der Spalte Feldname den Feld-Editor öffnen, dann können Sie zwischen mehreren Beispieltabellen und Beispielfeldern wählen (siehe Bild 23.22). Dieser Dialog wird auch verwendet, wenn Sie eine neue Tabelle mit dem Tabellen-Assistenten einrichten. Wenn Sie den Ausdrucks-Editor für die Feldeigenschaft Eingabeformat öffnen, dann wird Ihnen der Eingabeformat-Assistent eine Auswahl an Formatbeispielen angeben, in der unter anderem Telefonnummern, Sozialversicherungsnummern, Paßwörter und das Datumsformat enthalten ist.
Abbildung 23.22: Wählen Sie Geschäftlich oder Privat, die Beispieltabelle und ein Beispielfeld, das Sie verwenden wollen.
Indizes helfen Access dabei, Daten zu finden. Access richtet automatisch für jedes Primärschlüsselfeld einen Index ein (siehe im weiteren auch Bild 23.23). Sie können darüber hinaus noch weitere Indizes setzen, indem Sie die Feldeigenschaft Indiziert bearbeiten.
Wenn Sie regelmäßig bestimmte Felder suchen oder sortieren (einschließlich der Operationen in Abfragen und Berichten), dann können Sie die Suchgeschwindigkeit erhöhen, indem Sie einen Index für diese Felder vergeben. Sie können einen Index an fast alle Feldtypen vergeben. Ausgenommen sind nur OLE-Felder, Hyperlink, Memo und Ja/Nein-Felder.
Einen Index können Sie auf die folgende Art und Weise unter Feldeigenschaften setzen:
Vergeben Sie einen Index für Felder, deren Dateninhalt unterschiedlich ist. Wenn Sie einen Index für ein Feld vergeben, das gleiche Daten enthält, dann erhöht sich auch nicht die Geschwindigkeit beim Suchen oder Sortieren.
Wenn Sie die Index-Eigenschaft vergeben wollen, dann gehen Sie nach den folgenden Schritten vor:
Abbildung 23.23: Wenn Sie die Indexeigenschaft auf Ja (ohne Duplikate) setzen, dann werden Sie keine Duplikate sehen können.
Obwohl die Vergabe von Indizes die Suche und Sortierung beschleunigt, kann die Datenverarbeitung dadurch verlangsamt werden. Jedesmal, wenn ein Datensatz hinzugefügt, gelöscht oder verändert wurde, muß der Index auf den neuesten Stand gebracht werden.
Wie kann ich die Dateneingabe auf der Tabellenebene automatisieren?
Setzen Sie bei den Feldeigenschaften die Eigenschaft Standardwert entsprechend, und mit Hilfe einer Eingabemaske unter Eingabeformat können Sie die Daten direkt während der Eingabe automatisch in das korrekte Format bringen lassen.
Ich möchte, daß Daten in ein bestimmtes Feld eingegeben werden, bevor die Anwender den Datensatz verlassen können. Setzen Sie bei den Feldeigenschaften die Option Eingabe erforderlich auf Ja, oder definieren Sie eine Gültigkeitsregel, so daß die Eingabe bestimmte Kriterien erfüllen muß.
Wie kann ich ein Ausgabeformat für Daten festlegen? Klicken Sie unter Format auf die Dropdown-Liste, und wählen Sie eines der dort angebotenen Formate aus.
Ich möchte verhindern, daß die Benutzer dieselben Angaben mehr als einmal eingeben können. Setzen Sie dazu die Feldeigenschaft Indiziert auf Ja (ohne Duplikate).
Wie Felder so verfügen auch Tabellen über Eigenschaften. Tabelleneigenschaften betreffen die gesamte Tabelle und alle darin enthaltenen Datensätze. Sie können die folgenden Tabelleneigenschaften verändern:
Sie können die Tabelleneigenschaften verändern, indem Sie den folgenden Schritten folgen:
Abbildung 23.24: Um eine Gültigkeitsregel für alle Datensätze in der Tabelle einzurichten, setzen Sie die Eigenschaft Gültigkeitsregel im Tabelleneigenschaften-Fenster.
Access ermöglicht es Ihnen, Ihre Tabelle auf einfache Weise zu verändern und sie somit neuen Anforderungen anzupassen. Sie können Felder hinzufügen, umbenennen, löschen und bewegen. Vergessen Sie allerdings nicht, eine Sicherheitskopie Ihrer Tabelle anzulegen, bevor Sie Veränderungen vornehmen. Bedenken Sie auch, daß Veränderungen an Ihrer Tabelle auch weitere Datenbankobjekte beeinflußt wie Formulare, Abfragen und Berichte.
Wenn Sie ein Feld einfügen wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:
Alternativ können Sie auch mit dem Feldmarkierer (in der ersten Spalte) die Zeile markieren, vor der Sie eine neue Reihe einfügen wollen. Wählen Sie dann (Einf) auf der Tastatur, um eine leere Zeile einzufügen.
Um einen neuen Feldnamen zu vergeben, befolgen Sie diese Schritte:
Wenn Sie ein Feld löschen wollen, dann können Sie Bearbeiten/Zeilen löschen wählen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Zeilen löschen in der Symbolleiste. Alternativ können Sie auch auf den Feldmarkierer der entsprechenden Zeile anklicken, um diese zu markieren. Danach läßt sich das Feld mit der Taste (Entf) löschen.
Wenn Sie die Position eines Feldes verändern wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:
Ich möchte erreichen, daß alle Datensätze einer Tabelle bestimmte Bedingungen erfüllen.
Sie können ein Gültigkeitsmerkmal für alle Datensätze einführen, in dem Sie unter den Tabelleneigenschaften die Option Gültigkeitsregel setzen. Um dies zu tun, wählen Sie Ansicht/Eigenschaften und geben dann das gewünschte Gültigkeitsmerkmal ein.
Ich muß ein neues Feld zu der Datenbank hinzufügen, die ich gerade erstellt habe. Wenn Sie das neue Feld am Ende der Tabelle anfügen wollen, dann definieren Sie dieses Feld in einer leeren Zeile. Um ein neues Feld zwischen bereits bestehenden Zeilen einzufügen, positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, vor der Sie eine neue Zeile einfügen wollen, und klicken dann auf die Schaltfläche Zeilen einfügen.
Wenn Sie eine neue Tabelle mit dem Tabellen-Assistenten erstellen, dann wird Access Sie fragen, in welcher Beziehung Ihre Tabelle zu den anderen Tabellen der Datenbank stehen soll. Wenn Sie den Nachschlage-Assistenten als Datentyp in der Entwurfsansicht verwenden, dann wird Access eventuell für Sie eine Beziehung einrichten. Wenn Sie sich diese Beziehungen anschauen, bearbeiten oder eine neue Beziehung erstellen wollen, dann wählen Sie Extras/Beziehungen, oder benutzen Sie die Schaltfläche Beziehungen in der Datenbank-Symbolleiste. Wenn noch keine Beziehungen eingerichtet wurden, sehen Sie den Dialog Tabelle anzeigen. Sie können hier die Tabellen auswählen, zwischen denen Sie eine Beziehung herstellen wollen und diese in das Fenster Beziehungen einfügen.
Sie müssen Beziehungen herstellen, wenn Sie Hauptformulare und untergeordnete Formulare, Gesamtabfragen und Teilabfragen haben. Wenn Sie eine Beziehung von Beginn an einrichten, dann wissen auch Ihre über mehrere Tabellen reichenden Abfragen, wie Ihre Tabellen miteinander in Beziehung stehen.
Die meisten Beziehungen sind nach dem Prinzip 1:n aufgebaut, wobei ein Datensatz (zum Beispiel der Kundendatensatz) mit mehreren Datensätzen (in diesem Fall den Rechnungen) in Beziehung steht. Der Primärschlüssel auf der einen Seite der Beziehung ist mit einem Feld (mit Datenübereinstimmungen) in der bezogenen Tabelle verbunden. Das Feld in der bezogenen Tabelle wird Fremdschlüssel genannt und kann unter Umständen selber auch ein Primärschlüssel sein. Im Beispiel in Bild 23.25 sind einem Spielfilm mehrere Schauspieler zugeordnet. In diesem Fall ist die FilmID in der Tabelle tblFilmtitel der Primärschlüssel, der mit dem Fremdschlüssel FilmID in der Tabelle tblFilmtitelSchauspieler verknüpft ist.
Um eine Beziehung einzurichten, folgen Sie diesen Schritten
Abbildung 23.25: Um eine Beziehung zwischen der Tabelle »tblSchauspieler« und der Tabelle »tblFilmtitelSchauspieler« herzustellen, ziehen Sie die SchauspielerID von der Tabelle »tblSchauspieler« zum Feld SchauspielerID in der Tabelle» tblFilmtitelSchauspieler«.
Im folgenden sehen Sie die Optionen in der Dialogbox Beziehungen:
Wenn Sie eine Beziehung löschen wollen, dann klicken Sie auf die Beziehungslinie, und drücken Sie dann die Taste (Entf).
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