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Willkommen bei Microsoft Access 97, der relationalen Datenbankanwendung von Microsoft Office Professional. Dieses Kapitel ist das erste von sechs Kapiteln über Access. Wenn Sie vorher noch nicht mit Datenbanken gearbeitet haben, schafft dieses Kapitel eine fundierte Grundlage in Bezug auf Datenbankkonzepte. Wenn Sie vorher schon mit anderen Datenbankanwendungen gearbeitet haben, baut dieses Kapitel auf diesen Erfahrungen auf, während Ihnen gezeigt wird, wie Sie mit Access eine neue Datenbank anlegen.
Bevor Sie Access weiter erforschen, müssen Sie wissen, was eine Datenbank ist, einen Blick auf einige Datenbankkonzepte geworfen haben und erkennen, wann eine Datenbank sinnvoll eingesetzt werden kann.
Eine Datenbank ist eine geordnete Sammlung von Informationen. Ein Telefonverzeichnis ist ein gutes Beispiel für eine Datenbank.
Ein computergestütztes Datenbankmanagementsystem (DBMS) ist eine Computer-Anwendung, die Ihnen hilft, Informationen in einer Datenbank zu speichern, Daten auszulesen, zu sortieren, zu analysieren und auszudrucken. In einer computergestützten Datenbank erscheinen Daten in Form von Tabellen, die sehr an eine Tabellenkalkulation erinnern. Die Spaltenüberschriften werden »Feldnamen« genannt, während die Spalten selbst »Felder« heißen. Die Zeilen einer Tabelle heißen »Datensätze«. In der Tabelle in Abbildung 22.1 sehen Sie das Feld »Vorname«, und »Moritz Mecker 0421/918273 0421/33323« ist einer der vier Datensätze.
Abbildung 22.1: Eine Telefondatenbank, genannt Tabelle, besteht aus Datensätzen und Feldern.
Es gibt zwei grundlegende Typen von Datenbankmanagementsystemen:
Um die Unterschiede zwischen Dateimanagementsystemen und relationalen Datenbanken weiter zu verdeutlichen, stellen Sie sich eine Datenbank vor, die für eine Videothek benötigt wird. Sie muß Informationen über die Kunden, die verliehenen Filme und die nicht verliehenen Filme beinhalten und verwalten können. In einem Dateimanagementsystem muß beim Verleih eines Filmes jedesmal der Name und die Telefonnummer des Kunden mit dem Namen des verliehenen Films erfaßt werden. In einem relationalen Datenbanksystem wird der Name und die Telefonnummer des Kunden automatisch aus der Datenbank ausgelesen, über eine Relation mit der Kundenliste ermittelt und dann automatisch in die Rechnung eingefügt, ohne daß die Daten nochmals eingegeben oder gespeichert werden müssen.
Stellen Sie sich Ihren Computer und die Anwendungsprogramme als Werkzeuge vor, die Sie jeden Tag benötigen, um Ihre Arbeiten fertig zu stellen. Microsoft Office stellt Ihnen eine ganze Menge von Werkzeugen zur Verfügung, die Sie benutzen können, um tägliche Arbeiten zu automatisieren. Zu wissen, wann Sie das Datenbankwerkzeug Access benötigen, ist wichtig. Die Aufgabe einer Datenbank ist es, eine Sammlung von Informationen zu speichern. Im folgenden sind ein paar Beispiele für Informationen aufgeführt, die in einer Datenbank gespeichert werden können:
Bitte beachten Sie, daß diese Beispiele ihre Betonung bzw. ihren Schwerpunkt auf der Speicherung von Daten haben und nicht auf der Berechnung von Daten. Obwohl Sie viele finanzielle und statistische Berechnungen in einer Datenbank durchführen können, berechnen Datenbankanwendungen Informationen bei weitem nicht so schnell, wie es Tabellenkalkulationen tun. Ein Beispiel dafür wäre die Berechnung von einzelnen Darlehen und Darlehenstilgungen. Dies ist keine typische Aufgabe für eine Datenbank. Hierfür sind Tabellenkalkulationen besser geeignet. Wenn Sie jedoch mehrere Kunden haben, für die Sie über den Zeitraum von mehreren Jahren Darlehensinformationen aufbewahren, nachvollziehen, analysieren oder auch nur ständig aktualisieren wollen, dann ist die Datenbankanwendung der richtige Ort für diese Sammlung von Informationen.
Microsoft Access ist ein relationales Datenbankmanagementsystem, das speziell für die grafische Benutzeroberfläche von Windows geschaffen wurde. Mit Access können Sie folgende Aufgaben bewältigen:
In diesem Abschnitt lernen Sie, wie die einzelnen Komponenten einer Datenbank zu erkennen sind und wie Sie Access starten.
Bevor Sie damit beginnen, eine Datenbank in Access zu erstellen, wird es Ihnen hilfreich sein, die einzelnen Teile einer Access-Datenbank zu kennen und zu verstehen. In Access bezeichnet »Datenbank« eine einzelne Datei, die eine Sammlung von Informationen enthält. Jede Access-Datenbank besteht aus den folgenden Objekten: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. In Tabelle 22.1 finden Sie eine Beschreibung der Hauptobjekte von Access.
Tabelle 22.1: Datenbankobjekte
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Objekt |
Beschreibung |
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Tabelle |
Speichert die Daten in einem Zeilen-/Spalten-Format, ähnlich wie bei einer Tabellenkalkulation. |
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Abfrage |
Liste die Daten aus einer Tabelle auf der Basis, der vom Benutzer vorgegebenen Kriterien. Abfragen ermöglichen es, Felder von mehr als einer Tabelle gleichzeitig zu betrachten. |
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Formular |
Zeigt die Daten einer Tabelle oder einer Abfrage in einem vom Benutzer frei definierbaren Format an. Formulare erlauben es, Daten anzusehen, zu ändern oder auszudrukken. Ein Formular kann Daten aus mehr als einer Tabelle anzeigen. |
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Bericht |
Zeigt oder druckt die Daten aus einer Tabelle oder einer Abfrage, basierend auf einem vom Benutzer frei definierbaren Format. In einem Bericht können Daten nicht verändert werden. Berichte können Daten von mehr als einer Tabelle beinhalten. |
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Makro |
Automatisiert ständig wiederkehrende Datenbankfunktionen aufgrund einer vom Benutzer festgelegten Reihenfolge von Kommandos oder Ereignissen. |
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Modul |
Automatisiert komplexe Operationen und gibt dem Programmierer mehr Möglichkeiten als Makros. Module sind Prozeduren, die in Visual Basic für Applikationen geschrieben werden. |
In Access ist ein Objekt etwas, das Sie auswählen und manipulieren können. Eine Tabelle, ein Feld in einer Tabelle, ein Formular, und eine Schaltfläche sind Beispiele solche Objekte.
Sie können Access starten, indem Sie unter Windows 95 oder Windows NT das Startmenü öffnen und den Punkt Programme anwählen. Außerdem können Sie die Schnellstartleiste von Microsoft Office benutzen oder die Windows-Kommandozeileneingabe verwenden. Access selber besitzt viele Kommandozeilenoptionen, die Sie beim Start angeben können (Für eine vollständige Liste suchen Sie in Hilfe nach dem Stichwort »Befehlszeile«). Diese Kommandozeilenoptionen erlauben es Ihnen, Access zu starten und sofort automatisch von Access einige Aufgaben für Sie erledigen zu lassen. So können Sie Access z. B. dazu veranlassen, ein Makro für Sie auszuführen oder eine Datenbank zu reparieren und diese dann wieder zu beenden. Im folgenden Beispiel startet Access und öffnet die Beispieldatenbank »Nordwind« für den exklusiven Zugriff und startet dann das Makro »Lieferanten«:
C:\Access\MSAccess.exe Nordwind.mdb /Excel /X Lieferanten
Wenn Sie Access über ein Symbol oder aus einem Menü heraus starten, sehen Sie den Microsoft Access Dialog wie in Bild 22.2. Durch Auswahl der entsprechenden Option können Sie eine neue Datenbank anlegen oder eine existierende Datenbank öffnen. Wählen Sie Leere Datenbank, um eine Datenbank zu erstellen, die noch keine Datenbankobjekte, wie z. B. Tabellen, Formulare oder Berichte, enthält. Wenn Sie den Datenbank-Assistenten auswählen, sehen Sie eine Liste von über 20 Datenbankschablonen (wie z. B. eine Kontaktverwaltung, Lagerverwaltung, Bestellabwicklung und eine Videosammlung), aus denen Sie auswählen können. Datenbanken, die mit dem Datenbank-Assistenten erstellt werden, enthalten vorgefertigte Tabellen, Formulare und Berichte. Sie können den Assistenten sogar dazu veranlassen, für jedes Datenbankobjekt Beispieldaten in die Datenbank zu füllen, was den Start unter Umständen etwas erleichtern kann.
Abbildung 22.2: Mit diesem Access-Dialogfeld können Sie eine neue Datenbank anlegen oder eine bestehende öffnen.
Unter der Option Öffnet eine bestehende Datenbank listet Access die Datenbankdateien auf, die Sie als letzte benutzt haben. Mit der Auswahl von Weitere Dateien... bekommen Sie Zugang zu anderen Datenbanken.
Um eine existierende Datenbank zu öffnen, müssen Sie nur einen Doppelklick auf den entsprechenden Datenbanknamen ausführen.
Wenn Sie das Startdialogfeld schließen, ohne eine Datenbank auszuwählen, gelangen Sie in das Hauptfenster der Applikation ohne geöffnete Datenbank. Die Menüs, die Sie zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung haben, umfassen Datei, Extras und Hilfe. Andere Menüs, wie Bearbeiten, Ansicht und Einfügen sind in Access 97 zwar zu sehen, aber die meisten Menüpunkte sind nicht auswählbar. Die Symbolleiste besitzt Schaltflächen, die das Erstellen einer neuen Datenbank, das Öffnen einer bestehenden Datenbank und den Zugriff auf die Hilfe ermöglichen.
Um eine existierende Datenbank in Access zu öffnen, führen Sie folgende Schritte durch:
Abbildung 22.3: Der Dialog Öffnen in Access sieht aus und funktioniert genauso wie die Dialoge in den Office 95-Applikationen.
Wenn Sie die gewünschte Datenbank nicht finden können, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere im Dialog Öffnen.
In einer Netzwerkumgebung mit Mehrbenutzerbetrieb führt das Öffnen einer Datenbank mit exklusivem Zugriff dazu, daß keiner der anderen Benutzer mehr mit dieser Datenbank arbeiten kann. Wenn Sie also keine Daten ändern müssen, öffnen Sie die Datenbank mit der Option »Nur Lesen«, um die Leistungsfähigkeit des Gesamtsystems zu verbessern. Das Öffnen einer Datenbank mit beiden Optionen, nämlich Exklusiv und Nur Lesen, erlaubt allen Benutzern, die Datenbank anzusehen, aber nicht zu modifizieren. Die Option Nur Lesen ist in Netzwerkumgebungen verfügbar.
Das Menü Datei listet die letzten Datenbanken auf, die Sie geöffnet haben. Um eine von diesen Datenbanken wieder zu öffnen, klicken Sie auf den entsprechenden Namen, oder geben Sie die Nummer des Menüpunktes ein.
Um eine geöffnete Datenbank zu schließen, wählen Sie den Menüpunkt Datei/Schliessen, oder klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche des Datenbankfensters.
Sie können in Access nur eine einzelne Datenbank gleichzeitig geöffnet haben. Es lassen sich jedoch mehrere Instanzen von Access gleichzeitig starten, falls Sie sich mehrere Datenbanken gleichzeitig ansehen wollen, oder Objekte von einer Datenbank in eine andere kopieren möchten. Lassen Sie die zweite Kopie von Access jedoch nur kurzzeitig geöffnet, um Probleme mit den Systemressourcen zu vermeiden.
Wenn Sie eine neue Datenbank anlegen oder eine bestehende Datenbank öffnen, erscheint ein Datenbankfenster, und einige neue Menüpunkte und Schaltflächen in der Symbolleiste sind für Sie zugänglich (Bild 22.4).
Abbildung 22.4: Wenn eine Datenbank geöffnet ist, erscheint das Datenbankfenster und erlaubt einen schnellen Zugriff auf die Datenbankobjekte.
Das Datenbankfenster beinhaltet ein Register für jeden Typ von Datenbankobjekten. Wenn Sie ein solches Register anwählen, wie z. B. Tabelle, listet Access die existierenden Tabellen in dieser Datenbank auf. Um ein bestimmtes Objekt zu öffnen, können Sie einen Doppelklick auf den Namen des Objektes ausführen oder den entsprechenden Namen auswählen und auf die Schalfläche Öffnen klicken. Die Schaltfläche Öffnen steht Ihnen aber nur bei den Objekten Tabellen, Abfragen und Formulare zur Verfügung. Bei Berichte ist dort die Schaltfläche Vorschau, und bei den Registern Makros und Module befindet sich an dieser Stelle die Schaltfläche Ausführen. Die Schaltflächen Neu und Entwurf sind dazu da, neue Datenbankobjekte anzulegen bzw. bestehende Objekte zu verändern.
Bevor Sie Tabellen, Formulare und Berichte anfertigen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Datenbank genau zu planen. Die Zeit, die Sie darin investieren, wird sich später amortisieren, wenn es darum geht, die Datenbank einzurichten oder sie zu verwalten und zu pflegen. Konzentrieren Sie sich bei dem Entwurf auf die eigentlichen Daten, die Benutzer und die Aufgaben. Im folgenden werden ein paar Hauptaspekte aufgezählt, die zu bedenken sind, wenn man eine Datenbank entwickelt:
Benutzen Sie den Datenbank-Assistenten, um schnell eine vollständige Datenbank zu entwerfen. Führen Sie Tests mit Ihren Daten durch, und modifizieren Sie den Entwurf, so daß er Ihren Ansprüchen entspricht.
Wenn ich Access starte, erscheint meine Datenbank nicht.
Das Access-Dialogfeld öffnet nicht automatisch eine Datenbank. Sie können dies jedoch erreichen, indem Sie den Namen als Kommandozeilenparameter zum Windows-Symbol mit der Verknüpfung zu Access hinzufügen. Dazu ist die volle Angabe des Laufwerkes, des Verzeichnisses und des Namens der Datenbank erforderlich.
Bei einem Entwurf meiner Datenbank stelle ich fest, daß meine Tabellen zu viele Felder beinhalten. Was kann ich tun? Untersuchen Sie die Felder nach Thema und weiteren Gesichtspunkten. Befassen sich alle Felder mit dem gleichen Thema, ziehen Sie eine Unterteilung größerer Felder in kleinere in Betracht, die auf Unterthemen basieren. Sie können die einzelnen Tabellen jederzeit wieder zusammenführen. Das Grundprinzip einer Datenbank ist »teile und herrsche«.
Mein Datenbankentwurf enthält zu viele Tabellen. Ich befürchte, daß die Implementierung extrem aufwendig sein wird. Suchen Sie nach unnötig doppelt vorkommenden Feldern in den verschiedenen Tabellen. Ziehen Sie auch die Reorganisation der Tabellen in Betracht, indem Sie mehrere Tabellen zusammenführen und zusätzliche Felder anhängen. Wenn Sie zum Beispiel viele Tabellen für jede Verkaufswoche haben, könnten Sie eine größere Tabelle erzeugen, die ein zusätzliches Feld für den Wochenbeginn- und ein zusätzliches Feld für das Wochenendedatum enthält. Dann können Sie mit Hilfe einer Abfrage exakt die Woche auslesen, die Sie benötigen.
Nach der Planung des Datenbankentwurfs sind Sie bereit, eine Datenbank zu erstellen. Access stellt Ihnen viele Assistenten zur Verfügung, um das Erstellen von Objekten in einer Datenbank zu automatisieren. Das gilt auch für die ganze Datenbank. Sie können den Datenbank-Assistenten benutzen, um eine komplette Datenbank aus einer Schablone zu erzeugen, oder eine leere Datenbank erstellen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine leere Datenbank zu erstellen, so können Sie später jederzeit neue Datenbankobjekte hinzufügen, die Sie von Grund auf neu strukturieren, oder Sie können auch den Access-Assistenten benutzen, um ein neues Objekt zu erzeugen.
Wenn die Arbeit mit Access für Sie neu ist, benutzen Sie den Datenbank-Assistenten, um eine gesamte Datenbank zu erzeugen. Sie können dieses Datenbankdesign jederzeit später wieder ändern.
Der Datenbank-Assistent beinhaltet über 20 Datenbanken, die vollständig mit Tabellen, definierten Tabellenrelationen, Formularen, Abfragen und Berichten ausgestattet sind, die Sie sofort verwenden können. Sie können eine so erzeugte Datenbank jederzeit auf Ihre Bedürfnisse anpassen, wenn dies erforderlich sein sollte auch zu einem späteren Zeitpunkt. Der Vorteil des Datenbank-Assistenten ist, daß Sie einen Assistenten auswählen, eine komplette Datenbank erzeugen und sofort mit der Eingabe von Daten beginnen können. Auf der anderen Seite ist das Erzeugen einer Datenbank von Grund auf ein Vorgang, bei dem Sie mehr Flexibilität besitzen und eine größere Kontrolle über die Datenbankdefinition haben. Das beinhaltet natürlich auch ein besseres Verständnis der Datenbank. Wie Sie eine leere Datenbank erzeugen, wird später noch genau erklärt.
Der Datenbank-Assistent enthält folgende Datenbankschablonen:
Um eine Datenbank mit dem Datenbank-Assistenten zu erzeugen, folgen Sie folgenden Schritten:
Abbildung 22.5: Benutzen Sie die Schablone »Bestellabwicklung« zum Erzeugen von Tabellen, Formularen und Berichten, die Sie benötigen, um Bestelldaten zu erfassen und auszugeben.
Wenn die Schablonen des Datenbank-Assistenten Ihren Bedürfnissen nicht entsprechen und Sie bereits einige Erfahrungen mit Access gesammelt haben, möchten Sie vielleicht eine Datenbank komplett selbst gestalten. Dazu müssen Sie eine leere Datenbank anlegen. Diese enthält keine Objekte, Relationen oder irgendwelche Beispieldaten.
Um eine neue, leere Datenbank zu erzeugen, führen Sie die folgenden Schritte durch:
Abbildung 22.6: Dieses Datenbankfenster funktioniert wie der Windows 95-Explorer.
Nachdem Access die neue Datenbank angelegt hat, erscheint ein leeres Datenbankfenster innerhalb des Access-Fensters. Sie können jetzt neue Datenbankobjekte erzeugen (siehe Bild 22.7).
Abbildung 22.7: Ein leeres Datenbankfenster erscheint für die neu zu erstellende Datenbank.
Wenn Sie Ihre Datenbank benutzen, ist es erforderlich, einige bestimmte Aufgaben durchzuführen, die dazu verhelfen, daß die Daten geschützt und immer aktuell sind. Sie sollten zum Beispiel regelmäßig Sicherheitskopien der Datenbank anlegen. Sie können die Datenbank auch komprimieren, damit Sie effizienter läuft und weniger Speicherplatz auf der Festplatte braucht, oder Sie können die Datenbank verschlüsseln, um zu verhindern, daß unautorisierte Personen Zugriff auf Ihre Daten haben. Sie müssen außerdem wissen, wie Sie Daten aus einer beschädigten Datenbank retten können. Access bietet verschiedene Möglichkeiten, die Datenbank zu sichern. Sie reichen von der grundlegenden Passwort-Abfrage bis zu aufwendigeren Sicherheitsvorkehrungen auf Benutzerebene. Zusätzlich zu den Sicherheits- und Verwaltungswerkzeugen können Sie noch Starteigenschaften für jede Datenbank setzen. Im folgenden wird jede dieser Möglichkeiten besprochen und erklärt, warum Sie diese Möglichkeiten nutzen sollten.
Um schnell Kopien von einzelnen Datenbankobjekten anzulegen, erzeugen Sie eine leere Datenbank und importieren die gewünschten Objekte.
Eine der wichtigsten administrativen Tätigkeiten in Verbindung mit der Pflege einer Datenbank ist das Erzeugen von Sicherheitskopien. Wie für alle Computerdaten gilt auch für Datenbanken, daß Sicherheitskopien am besten vor dem Verlust von wichtigen Daten schützen. Sie sollten die Datenbank häufig sichern, auf jeden Fall aber vor einschneidenden Änderungen an der Datenbank.
Das Erstellen einer Sicherheitskopie einer Access-Datenbank ist sehr einfach, weil alle Tabellen, Formulare und andere Objekte der Datenbank in einer einzigen Datei gespeichert sind. Wenn Sie eine Backup-Software verwenden, wählen Sie einfach die betroffenen Datenbankdateien aus. Windows 95 verfügt bereits über ein eigenes Backup-Programm (welches jedoch explizit installiert werden muß). Sie finden es im Startmenü unter Programme/Zubehör/Systemprogramme.
Sie können die Datenbank auch mit dem Explorer kopieren. Wenn Sie die Datenbank auf eine Diskette kopieren möchten, kann es leicht vorkommen, daß die Kapazität der Diskette nicht ausreicht. Durch den Einsatz von Backup-Software umgehen Sie dieses Problem, da die Software nach erforderlichen Zusatzdisketten automatisch fragt.
Vergewissern Sie sich, daß die Datenbank geschlossen ist (auch von allen Benutzern in einem Netzwerk), bevor Sie versuchen, eine Sicherheitskopie anzulegen.
Wenn Sie eine Datenbank bearbeiten, indem Sie Objekte löschen oder hinzufügen, dann wird die Datenbankdatei im Laufe der Zeit stark fragmentiert und dadurch ineffizient. Das Komprimieren der Datenbank hebt diese Fragmentierung wieder auf und erhöht dadurch die Geschwindigkeit und Leistungsfähigkeit der Datenbank. Das Komprimieren der Datenbankdatei hilft darüber hinaus auch noch, Speicherplatz für die Datenbank zu sparen. Wie oft Sie die Datenbankkomprimierung anwenden müssen, hängt hauptsächlich davon ab, wie häufig Sie die Datenbank erweitern oder verkleinern. Wenn Sie eine Datenbank also hauptsächlich zum Nachsehen von Daten benötigen, dann ist eine Komprimierung überhaupt nicht notwendig. Aber eine Datenbank, in die Daten beispielsweise täglich eingetragen und gelöscht werden oder in der neue Berichte pro Woche eingehen, sollte häufig komprimiert werden. Wenn Sie die Datenbank komprimieren, stellen Sie sicher, daß kein anderer Benutzer die Datenbank geöffnet hat.
In Access 97 haben Sie alternativ die Möglichkeit, auch eine geöffnete Datenbank zu pakken. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Extras/Datenbank-Dienstprogramme/Datenbank komprimieren.
Um eine Datenbank zu komprimieren, müssen Sie die folgenden Schritten durchführen:
Abbildung 22.8: Das Komprimieren der Datenbank spart Speicherplatz.
Abbildung 22.9: Sie können die komprimierte Datenbank in der gleichen Datenbankdatei speichern.
Das Komprimieren einer Datenbank mit einem früheren Format konvertiert die Datenbank nicht automatisch in das aktuelle Access-Datenbankformat. Dazu müssen Sie den Menüpunkt Extras/Datenbank-Dienstprogramme/Datenbank komprimieren nach wählen (wie im nächsten Abschnitt beschrieben). Vergessen Sie dabei nicht, zuvor noch eine Sicherheitskopie Ihrer Datenbank anzulegen.
Obwohl Sie Daten in einer älteren Datenbankversion von Access hinzufügen und löschen können, können Sie aber nicht den Entwurf der einzelnen Objekte in der Datenbank verändern, neue Objekte hinzufügen oder die Vorteile der vielen neuen Merkmale von Access nutzen, bis Sie Ihre Datenbank konvertieren. Für jede neue Access-Version von 1.1 über 2.0 und 95 bis zu 97 müssen Sie die Datenbank konvertieren, um die komplette Funktionalität zu erhalten. Wenn Sie die Datenbank jedoch konvertiert haben, können Sie sie mit keiner älteren Version von Access mehr öffnen oder sie in das alte Format zurück konvertieren. In Fällen, in denen Sie eine Datenbank mit Benutzern teilen, die nicht in der Lage sind, auf die neuste Version von Access zuzugreifen, sollten Sie auch Versionen der älteren Datenbanken aufbewahren, um weiterhin den Entwurf eines Objektes zu verändern oder neue Objekte einzufügen. Bei der Verwendung der neuen Access-Version müssen Sie jedoch auf Ihre Lizenzvereinbarung achten.
Sie können eine Datenbank konvertieren, wenn Sie diese öffnen, indem Sie den Menüpunkt Extras/Datenbank-Dienstprogramme/Datenbank konvertieren wählen. Bevor Sie die Konvertierung beginnen, sollten Sie jedoch eine Sicherheitskopie anlegen. Wenn die Datenbank verknüpfte Tabellen enthält, sollten Sie sicherstellen, daß diese verknüpften Tabellen in den angegebenen Verzeichnissen vorhanden sind. Wenn Access während der Konvertierung diese verknüpften Tabellen nicht finden kann, verlieren diese die Tabelleneigenschaften, die bei der Verknüpfung angegeben sind (Access gibt Ihnen in diesem Fall einen Warnhinweis). Nachdem Sie die Tabelle mit den Verknüpfungen konvertiert haben, können Sie die Tabellen verschieben und den Tabellenverknüpfungs-Manager über den Menüpunkt Extras/Add-Ins/Tabellenverknüpfungs-Manager benutzen, um wieder eine neue Verknüpfung herzustellen.
Das Konvertieren einer Datenbank, die verknüpfte Tabellen enthält, konvertiert nicht die verknüpften Tabellen selbst.
Um eine Access-Datenbank von einem früheren Format in ein neueres zu wandeln, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Access 97 ist im allgemeinen kompatibel mit den Access-Versionen 1.x, 2.0 und 95; trotzdem können sich einige Funktionen und die Art und Weise, wie verschiedenen Objekte arbeiten, verändern. Um eine vollständige Liste der Unterschiede zwischen früheren Versionen von Access und Access 97 zu erhalten, suchen Sie in der Hilfe nach dem Kapitel »Informationen zur Konvertierung und Kompatibilität«.
Wenn die auf die Vertraulichkeit Ihrer Daten in der Datenbank Wert legen müssen, arbeiten Sie am besten mit der Datenverschlüsselung, die in Access angeboten wird. Durch die Verschlüsselung wird eine Datenbankdatei für jeden Texteditor oder auch für andere Utility-Programme unlesbar. Nur Access kann Ihre Daten lesen. Das kann unter Umständen dann wichtig sein, wenn Ihre vertraulichen Daten über Telefonleitungen oder andere unsichere Medien gehen.
Die Datenverschlüsselung alleine liefert noch nicht die vollständige Sicherheit. Jeder, der eine Kopie von Access besitzt, kann Ihre Datenbank verschlüsseln oder entschlüsseln. Um einen höheren Sicherheitsgrad zu erhalten, wählen Sie die Verschlüsselung mit Paßwortabsicherung (wie im nächsten Abschnitt beschrieben).
Verschlüsselte Datenbanken laufen durchschnittlich etwa 10% langsamer, aber dieser Unterschied ist vernachlässigbar, wenn Ihr Hauptaugenmerk auf der Sicherheit der Daten liegt. Sie können später jederzeit die Datenbank wieder entschlüsseln, wenn die Verschlüsselung nicht mehr notwendig sein sollte.
Das Verschlüsseln komprimiert die Datenbank gleichzeitig automatisch. Sie müssen Ihre Datenbank also vor dem Verschlüsseln oder Entschlüsseln nicht komprimieren.
Um eine Datenbank zu verschlüsseln oder zu entschlüsseln, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:
Access stellt Ihnen zwei Wege zur Verfügung, wie Sie eine Datenbank schützen können: Paßwörter und Sicherungen auf Benutzerebene. Der einfachste Weg ist das Angeben eines Paßworts für jede Datenbank. Nur Benutzer, die das richtige Paßwort angeben, können dann die Datenbank öffnen.
Um ein Paßwort für die Datenbank festzulegen, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Wenn Sie Ihr Paßwort verlieren oder vergessen, können Sie die Datenbank nicht mehr öffnen. Legen Sie deshalb eine Liste der Datenbankpaßwörter an einer sicheren Stelle an, und vergessen Sie nicht, daß die Groß-/Kleinschreibung eine Rolle spielt.
In einer kleinen Arbeitsgruppe oder auf einem einzelnen Computer sollte die Sicherung mittels eines Paßworts eine ausreichende Sicherheit bieten.
Das Schützen der Daten auf Benutzerebene erlaubt es Ihnen, flexible und wirksame Sicherheitsmaßnahmen innerhalb einer Datenbank oder über mehrere Datenbanken hinweg zu treffen. Jeder Benutzer bekommt einen Benutzernamen und ein Paßwort. Alle Benutzer sind in Gruppen organisiert, wobei die Gruppen spezielle Rechte und Privilegien besitzen. Zugriffsrechte können jeder Gruppe und jedem Benutzer zugewiesen werden, um festzulegen, was dieser Benutzer tun kann, und das sogar bezüglich jedes Objekts in der Datenbank. Sie können festlegen, wie weit jeder Benutzer und jede Gruppe Datenbankobjekte bearbeiten kann. Es ist zum Beispiel möglich, eine Benutzergruppe festzulegen mit dem Namen »Buchhaltung«, der Sie die Erlaubnis geben, Rechnungen zu sehen, zu editieren und auszudrucken, während eine andere Gruppe genannt »Verkauf« nur Angestelltennamen und den Angestelltenstatus lesen kann. Eine vollständige Darstellung des Themas »Sicherung auf Benutzerebene« übersteigt jedoch den Rahmen dieses Buchs.
In einer Netzwerkumgebung, in der viele Benutzer aus verschiedenen Abteilungen Zugriff auf eine Datenbank haben, sollten Sie die Einrichtung von Sicherungen auf Benutzerebene in Erwägung ziehen.
Ein Stromausfall oder andere Gründe, die zu einem unerwarteten Herunterfahren des Computers oder des Netzwerkes führen, können eine Datenbank beschädigen. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, überprüft Access diese Datenbank auf solche Beschädigungen und teilt Ihnen mit, ob die Datenbank repariert werden muß. Wählen Sie einfach OK, und Access repariert die beschädigte Datenbankdatei.
Wenn Sie Datenbankbeschädigungen vermuten, weil Sie Daten verloren haben oder Datensätze beschädigt sind, Access diesen Schaden jedoch nicht feststellt, wählen Sie den Menüpunkt Extras/Datenbank-Dienstprogramme/Datenbank reparieren. Geben Sie den Namen und den Ort an, an dem die Datenbank, die Sie reparieren wollen, gespeichert ist, und klicken Sie auf OK.
Stellen Sie sicher, daß die Datenbank für alle Netzwerkbenutzer geschlossen ist, bevor Sie versuchen, einen Reparaturvorgang zu beginnen.
Wenn Sie eine Datenbank geöffnet oder eine neue Datenbank erstellt haben, können Sie festlegen, wie die Datenbank in Zukunft geöffnet werden soll. Sie können zum Beispiel bestimmen, daß ein bestimmtes Formular dargestellt werden soll, welche Symbole und welche Menüleisten und ob die Statuszeile angezeigt werden soll. Sie setzen diese Starteigenschaften im Dialog Start (siehe Bild 22.10). Wenn Sie in den früheren Versionen von Access ein AutoExec-Makro benutzt haben, werden Sie feststellen, daß dieser Start-Dialog eine Menge der Funktionen des AutoExec-Makros ersetzen kann.
AutoExec-Makros werden nach den Startoptionen ausgeführt. Stellen Sie daher sicher, daß ihr AutoExec-Makro keine der Startoptionen zurücksetzt oder diese mehrmals ausführt.
Abbildung 22.10: Im Dialog Start können Sie festlegen, daß ein Formular angezeigt werden soll, wenn Sie die Datenbank öffnen.
Benutzen Sie den Start-Dialog, um die Titelzeile der Applikation zu verändern, damit sie die Datenbank, mit der Sie arbeiten, besser beschreibt.
Um Startoptionen zu ersetzen, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Um die eingestellten Optionen im Start-Dialog oder eines AutoExec-Makros zu übergehen, halten Sie beim Öffnen einer Datenbank die (Umschalt)-Taste gedrückt.
Um die Leistungsfähigkeit aller oder ausgewählter Objekte zu erhöhen, benutzen Sie die Leistungsanalyse. Die Leistungsanalyse macht automatisch Änderungen an den Objekten und gibt Ihnen eine Liste anderer vorgeschlagener Verbesserungen aus, die Sie in Betracht ziehen können.
Um die Leistungsanalyse zu starten, öffnen Sie die Datenbank und wählen den Menüpunkt Extras/Analyse/Leistung.
Wenn Sie keine Formular, Berichte oder VisualBasic-Codes an der Datenbank verändern wollen, können Sie die Datenbank als MDE-Datei abspeichern. Das kann die Geschwindigkeit Ihrer Datenbankoperation beträchtlich erhöhen. Die Benutzung dieser MDE-Funktionalität kann im allgemeinen eingesetzt werden, wenn eine einzelne Person eine Datenbank entwickelt und wartet und Kopien an die Benutzer schickt, die keine Änderungen mehr an der Datenbank vornehmen müssen oder eigene Berichte und Formulare erstellen sollen. Um eine MDE-Datei zu erstellen, öffnen Sie eine Sicherheitskopie der ursprünglichen Entwicklungsdatenbank und wählen den Menüpunkt Extras/Datenbank-Dienstprogramme/MDE-Datei erstellen. Um eine MDE-Datei wieder zu öffnen, ändern Sie im Dialog Öffnen den Datentyp von MDB- zu MDE-Dateien.
Wenn Sie häufig über ein Netzwerk auf eine Datenbank zugreifen wollen, werden Sie vielleicht den Datenbankaufteiler als nützliches Werkzeug kennenlernen. Grundsätzlich teilt er die Datenbank in zwei Bereiche:
Die Vorteile beinhalten unter anderem einen schnelleren Zugriff (außer die Daten müssen noch über das Netzwerk übertragen werden), und die Endbenutzer können sich ihre Oberfläche so anpassen, daß sie ihren speziellen Dateneingabe, Analyse- und Berichtsbedingungen entsprechen – ohne daß davon jeder betroffen wird, der auf die Datenbank zugreift.
Um eine Datenbank dermaßen aufzuteilen, öffnen Sie die Datenbank, wählen den Menüpunkt Extras/Add-Ins/Assistent zur Datenbankaufteilung und folgen den dort aufgeführten Anweisungen.
Wenn Sie die Datenbank aufgeteilt haben, kann es sein, daß Sie den Tabellenverknüpfungs-Manager benötigen, wenn sich der Standort der derart verknüpften Tabellen ändern sollte. Um den Tabellenverknüpfungs-Manager zu starten, wählen Sie den Menüpunkt Extras/Add-Ins/Tabellenverknüpfungs-Manager.
Wenn Sie bei der Installation von Microsoft Office die typische Installation gewählt haben, kann es sein, daß Sie den Tabellenverknüpfungs-Manager nicht besitzen oder daß der Assistent für die Datenbankaufteilung nicht auf Ihrem Computer installiert wurde. Gehen Sie dann wieder in das Office-Setup, und fügen Sie diese Funktionen hinzu.
Windows 95 hat für alle diejenigen, die ihre Arbeit häufig von ihrem Computer auf einen anderen laden müssen, als extrem nützliches Werkzeug den Aktenkoffer eingeführt. Mit diesem Werkzeug hat Windows 95 die Probleme gelöst, die bei dem Versuch entstehen, Dateien auf zwei verschiedenen Rechnern zu synchronisieren und gleichzeitig die Dateien, die man benötigt, mitnehmen zu können, um sie zum Beispiel auf ein Notebook zu transferieren.
Access unterstützt diese Aktenkofferfunktionalität mit Hilfe der Replikation. Die Replikation macht eine Kopie Ihrer Datenbank, auch Replika genannt, und legt diese in Ihren Aktenkoffer. Sie können Änderungen an dieser Replika vornehmen, während Sie unterwegs sind oder anstatt im Büro zu Hause an Ihrem Computer arbeiten wollen. Wenn Sie ins Büro zurückkehren, können Sie die Funktion der Aktenkoffer-Aktualisierung benutzen, um die Änderungen mit den Änderungen, die an der Originaldatenbank vorgenommen worden sind, zu vermischen. Access synchronisiert diese beiden Versionen der gleichen Datenbank und bringt beide auf den korrekten Stand.
Um eine Datenbank zu replizieren, ziehen Sie die Datenbank zum Aktenkoffersymbol auf dem Desktop, oder wählen Sie in Access Extras/Replikation/Datenbank in Replikat konvertieren.
(c) 1997 Que
