Excel bietet ausgefeilte Möglichkeiten, Diagramme in Ihren Tabellen aufzunehmen, um Ihre Daten grafisch abzubilden. Wenn Sie ein Diagramm erzeugen, können Sie es in eine Tabelle einbinden oder ein separates Blatt erzeugen, in dem lediglich das Diagramm angezeigt wird. Aus diesen Datenbeständen können Sie dann einen Bericht erzeugen, der aus mehreren Tabellen und Diagrammen besteht und ausdruckbar ist.
Excel bietet viele Funktionen, die es ermöglichen, Ihre Tabellen in verschiedenen Formen auszudrucken. Sie können die Druckvorschau einsetzen, um eine Ansicht Ihrer gesamten Tabelle zu betrachten, bevor Sie sie ausdrucken. Mit der Funktion Seite einrichten ist es möglich, Ränder, Kopf- und Fußzeilen zu definieren. Diese Funktionen finden Sie übrigens in der Menüleiste im Dateimenü.
Sie können die gesamte Arbeitsmappe, eine einzelne Tabelle oder einen ausgewählten Bereich ausdrucken. Standardmäßig druckt Excel die gesamte Tabelle aus. Sie können in diesem Fall noch einen Ausschnitt bestimmen.
Um nur einen Teil der aktuellen Tabelle auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 15.1: Der Druckdialog gibt Ihnen die Möglichkeit, genau anzugeben, welche Daten Sie ausdrucken möchten.
Wenn Sie denselben Ausschnitt einer Tabelle immer und immer wieder ausdrucken, können Sie von vornherein einen sogenannten Druckbereich definieren, so daß Sie beim Start des Ausdrucks nicht immer neu eine Selektion treffen müssen.
Um einen Druckbereich zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:
Um einen definierten Druckbereich wieder zu löschen, wählen Sie aus der Menüleiste Datei/Druckbereich und im Untermenü dann Druckbereich aufheben. Das gleiche können Sie auch im Dateimenü unter der Funktion Seite einrichten... ausführen. Im daraufhin erscheinenden Seite einrichten-Dialog klicken Sie auf das Register Tabelle und löschen die Referenz in dem Eingabefeld neben Druckbereich. Wählen Sie anschließend OK.
Wenn Sie einen Druckbereich definieren, fügt Excel automatisch Seitenumbrüche ein. Solche automatisch eingefügten Umbrüche erscheinen als gepunktete Linie in der Tabelle und bestimmen, welche Daten noch auf das aktuelle Blatt und welche auf die nächste Seite gedruckt werden. Diese automatischen Seitenumbrüche werden von Excel auch eingefügt, wenn ein ausgewählter Druckbereich nicht auf eine einzelne Seite paßt. Wenn Sie mit der Positionierung der Seitenumbrüche nicht zufrieden sind, können Sie sie modifizieren.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Seitenumbrüche einzufügen:
Um einen vertikalen Seitenumbruch einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Um einen horizontalen Seitenwechsel einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 15.2: Ein horizontaler Seitenumbruch wurde in diese Tabelle eingefügt.
Um alle Umbrüche aus einer Tabelle zu entfernen, klicken Sie auf die Alles auswählen-Schaltfläche in der oberen linken Ecke der Tabelle (rechteckiger Knopf neben der Zelle A1). Dann wählen Sie aus der Menüleiste Einfügen/Alle Seitenwechsel zurücksetzen.
Um einen Seitenumbruch bzw. einen Seitenwechsel zu entfernen, positionieren Sie den Zellencursor unterhalb oder rechts des Seitenumbruchs und wählen dann Einfügen/Seitenwechsel aufheben.
Wenn der ausgewählte Druckbereich nur ein paar Zeilen zu lang oder zu breit ist, um ihn auf einer einzelnen Seite unterzubringen, können Sie die Tabelle für den Ausdruck noch anpassen. Wenn Sie diese Methode verwenden, skaliert Excel die Tabelle, so daß sie in den Druckbereich der Seite noch hineinpaßt.
Um dies zu tun, gehen Sie wie folgt vor:
Ich habe versucht, einen Seitenwechsel zu entfernen und habe dazu das Einfügen-Menü geöffnet, aber der entsprechende Befehl zum Entfernen des Seitenwechsels wurde mir nicht angezeigt.
m einen manuellen Seitenumbruch zu entfernen, müssen Sie zuerst die Zelle auswählen, die diesen Umbruch enthält. Wenn der Zellcursor korrekt positioniert ist, erscheint der entsprechende Befehl im Einfügen-Menü. Um die Chance eines Fehlers zu minimieren, wählen Sie dazu am besten gleich einen ganzen Bereich von Zellen rund um den Umbruch aus. Wenn Sie dann das Einfügen-Menü herunterklappen, sollte der Seitenwechsel aufheben-Befehl erscheinen.
Der Befehl Seite einrichten ermöglicht es, richtige Einstellungen für die Druckausgabe vorzunehmen. So können Sie z. B. von Hoch- auf Querformat umschalten, die Ränder modifizieren und Drucktitel vergeben.
Um die Ausrichtung der Tabelle zwischen Hoch- und Querformat umzuschalten, wählen Sie im Register Papierformat die Option Hochformat bzw. Querformat.
Die Seitenränder definieren den Abstand zwischen dem Gedruckten und den Rändern des Papiers. Excel ermöglicht es, Seitenränder oben, unten, links und rechts einzustellen. Zusätzlich dazu können Sie spezielle Seitenränder für Kopf- und Fußzeilen einstellen und den Ausdruck zwischen den Seitenrändern horizontal oder vertikal zentrieren.
Um die Ränder zu modifizieren, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 15.3: Verwenden Sie das Seitenränder-Register im Seite einrichten-Dialog, um die Ränder und die Ausrichtung der Daten auf der Seite zu beeinflussen.
Wenn Sie größere Tabellen drucken, können Sie Drucktitel hinzufügen, so daß Überschriften, Spalten und Zeilenüberschriften auf den einzelnen Druckseiten immer wieder wiederholt werden.
Um Drucktitel zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 15.4: Im Seite einrichten-Dialog definieren Sie den Bereich, der als Drucktitel verwendet werden soll.
Um Drucktitel zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:
Im Seite einrichten-Dialog können Sie noch weitere Voreinstellungen vornehmen. So können Sie z. B. die Rasterlinien, die Sie auch auf dem Bildschirm sehen, und die in der Tabelle gemachten Notizen dem Ausdruck hinzufügen oder die Daten nur in Schwarzweiß ausdrucken usw.
Rufen Sie dazu aus der Menüleiste Datei/Seite einrichten... auf, und wählen Sie das Register Tabelle. Im Bereich Drucken selektieren oder deselektieren Sie die entsprechenden Auswahlfelder, um die entsprechenden Druckoptionen einzustellen.
Kopf- und Fußzeilen ermöglichen es, Text wie z. B. das aktuelle Datum, die Seitenzahl oder den Dateinamen oben oder unten auf der Seite einzublenden. Excel bietet hierzu Standardkopf- und Fußzeilen. Sie können hier zusätzliche Optionen aktivieren und Ihre eigenen Kopf- und Fußzeilen definieren.
Um die von Excel vordefinierten Kopf- und Fußzeilen zu verwenden, führen Sie folgende Schritte aus:
Abbildung 15.5: Wählen Sie den Text aus, der in der Kopf- oder Fußzeile der Druckseite angezeigt werden soll.
Anstatt die vordefinierten Kopf- und Fußzeilen zu verwenden, können Sie auch eigene definieren. Das geht wie folgt:
Abbildung 15.6: Erzeugen Sie eigene Kopf- oder Fußzeilen, indem Sie in den Texteingabefeldern die entsprechenden Zeilen definieren.
Tabelle 15.1: Kopf- und Fußzeilencodes
Vor dem Ausdruck können Sie sich eine Vorschau anzeigen lassen. In dieser Vorschau können Sie die Seitenränder sowie Spalten und Zeilengrößen nachträglich ändern.
Mit den Bildtasten können Sie dabei durch die einzelnen Seiten blättern.
Um die Seitenvorschau aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 15.7: Die Seitenansicht zeigt eine Vorschau des zukünftigen Druckergebnisses.
Um sich Daten näher zu betrachten, können Sie in der Seitenansicht zoomen und so einen ausgewählten Bereich vergrößern. Um einzuzoomen, klicken Sie die Zoom-Schaltfläche, oder positionieren Sie den Mauszeiger über dem Bereich, den Sie vergrößern möchten, und klicken Sie die linke Maustaste. Der Mauszeiger verwandelt sich in eine Lupe. Um dann wieder auszuzoomen, klicken Sie die Zoom-Schaltfläche erneut an oder klicken erneut mit der linken Maustaste.
Wenn Sie, während Sie die Tabelle in der Seitenansicht betrachten, feststellen, daß die Seitenränder oder Spaltenbreiten nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, können Sie sie auch in der Seitenansicht ändern. Wenn Sie auf die Schaltfläche Ränder klicken, werden Ihnen die Ränder eingeblendet. Zusätzliche Linien zeigen Ihnen die Breite jeder Spalte an. Bild 15.8 zeigt hier ein Beispiel.
Abbildung 15.8: Sie können Seitenränder und Spaltenbreite durch Ziehen der Marker verschieben.
Um die Ränder zu verschieben, klicken Sie die Griffe an, die den jeweiligen Rand repräsentieren. Wenn Sie das tun, verändert sich der Mauszeiger wieder in den bekannten Links-/Rechtspfeil, und in der Statusleiste wird Ihnen die aktuelle Einstellung angezeigt. Sie können dann die Maus verschieben und so die Rändereinstellung ändern.
Um die Seitenumbrüche zu verändern, klicken Sie auf Seitenumbruch-Vorschau.
Wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken..., um die Tabelle auszudrucken. Um zur normalen Ansicht zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Nachdem Sie die Druckeinstellung definiert haben und die Seitenansicht angeschaut haben, können Sie das Ergebnis nun ausdrucken. Die Druckfunktion ermöglicht es anzugeben, wie viele Kopien ausgedruckt und welche Seiten gedruckt werden sollen.
Um eine Tabelle auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor:
Der Drucken-Dialog beinhaltet eine Schaltfläche Eigenschaften..., mit der Sie die Eigenschaften der Tabelle verändern können.
Meine Daten passen nicht auf eine Druckseite.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Daten Ihrer Tabelle noch auf eine Seite anzupassen. Die gängigste Möglichkeit ist, den Seite einrichten-Dialog aufzurufen, dort das Papierformat-Register anzuklicken und dann unter Skalierung die Option Anpassen eine Seite breit/eine Seite hoch anzuwählen. Eine Alternative ist auch im Quer- statt im Hochformat zu drucken.
Ich habe eine benutzerdefinierte Kopfzeile angelegt, aber der Text läuft in die Daten, wenn ich drucke. Um den Abstand zwischen Kopfzeile und Ihren Daten einzustellen, wählen Sie in der Menüleiste Datei/Seite einrichten... an. Dann klicken Sie auf das Seitenränder-Register und verringern die Größe der Kopfzeilenhöhe.
Excel bietet einen Add-in, der es ermöglicht, Berichte im Bericht-Manager zu erzeugen. Mit diesem Add-in können Berichte auf Basis von benannten Ansichten und Szenarios erzeugt werden.
Bevor Sie einen Bericht erzeugen können, müssen Sie den Bericht-Manager installieren.
Um das zu tun, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 15.9: Verwenden Sie den Add-in-Manager, um weitere Add-ins hinzuzufügen.
Wenn Sie in der Menüleiste Ansicht/Bericht-Manager aufrufen, können Sie verschiedene Druckbereiche mit verschiedenen Einstellungen definieren, all das in einer einzelnen Tabelle. Mit Hilfe von sogenannten benannten Ansichten können Sie also verschiedene Ansichten und Druckmöglichkeiten für eine Tabelle gleichzeitig einsetzen.
Um eine Ansicht zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 15.10: Hier erzeugen Sie verschiedene Ansichten Ihrer Tabelle.
Abbildung 15.11: Geben Sie hier einen Namen für die Ansicht ein.
Wenn Ihre Tabelle aus mehreren Ansichten besteht, können Sie diese verschiedenen Ansichten und auch Szenarios als Bericht ausdrucken.
Um einen Bericht zu erzeugen, führen Sie bitte folgendes durch:
Abbildung 15.12: Wählen Sie die Berichte und Szenarios, die dem Bericht hinzugefügt werden sollen.
Wenn Sie den Inhalt eines Berichts ändern möchten oder den fertigen Bericht ausdrucken möchten, setzen Sie auch dazu den Bericht-Manager ein.
Um einen Bericht zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Um einen Bericht auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor:
Ich möchte einen Bericht mit dem Bericht-Manager erzeugen, aber der entsprechende Befehl erscheint nicht im Ansichtmenü.
Wenn der Bericht-Manager-Befehl nicht im Ansichten-Menü erscheint, bedeutet das, daß das entsprechende Add-in noch nicht installiert wurde. Um das zu tun, wählen Sie Extras/Add-in-Manager. Im entsprechenden Dialog markieren Sie den Bericht-Manager und klicken auf OK. Danach müßten Sie den Bericht-Manager als Befehl im Ansicht-Menü finden.
Wenn ich einen Bericht ausdrucke, numeriert Excel jede Seite mit dem Namen Seite 1. Um eine durchgehende Seitennumerierung zu erreichen, wählen Sie Ansicht/Bericht-Manager. Dann wählen Sie einen Namen des Berichts aus der Berichtliste aus und wählen Bearbeiten. Wählen Sie dann die Option fortlaufende Seitenzahl am unteren Ende des Dialogs, und klicken Sie auf OK. Danach wird der Ausdruck fortlaufend numeriert sein.
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