Die in Excel anwendbaren Funktionen sind eingebaute Kalkulationswerkzeuge, die komplexe analytische, statistische oder auch Finanzberechnungen vornehmen. Sie helfen in Fällen von Entscheidungen und erzeugen oder manipulieren Text. Natürlich können Sie viele der fest eingebauten Funktionen auch manuell als Formel nachstellen. Aber der Einsatz der eingebauten Funktionen verhindert oft Fehler. Mit der Funktion-Einfügen-Option vereinfacht Excel die ganze Funktionalität noch.
Wenn es nicht möglich wäre, komplexe Formeln in Excel zu erzeugen, wäre das Aufbauen von Tabellen mit umfangreichen Berechnungen fast unmöglich. Glücklicherweise bietet Excel mehr als 200 eingebaute Funktionen, sozusagen vordefinierte Formeln, die das Erzeugen komplexer Formeln verkürzen und einfacher machen. Unter diesen 200 Funktionen gibt es spezielle für kaufmännische Berechnungen, wissenschaftliche und technisch-mathematische Aufgaben.
Ergänzend findet man Funktionen zur Lösung von mathematischen, Datenbank- oder statistischen Problemen. Letztlich bietet Excel Funktionen, um Berechnungen mit Datums- oder Zeitfunktionen durchzuführen.
Jede Funktion besteht aus dem Gleichheitszeichen (=), dem Funktionsnamen und dem oder den Argumenten, also Zellen, mit denen die Berechnungen durchgeführt werden. Die Summe-Funktion zum Beispiel addiert die Zahlen in einem angegebenen Bereich von Zellen. Die Verweise auf die Zellen (siehe Bild 14.1) sind der Argumentteil der Funktion. Die aktive Zelle zeigt nach Ausführung der Funktion das Ergebnis. Der gängigste Argumenttyp ist Zahl. Aber auch Texte, Werte, Datumswerte, Zeiten oder ganze Zahlenfelder dürfen als Argument mitgegeben werden.
Abbildung 14.1: Diese Formel verwendet die Funktion Summe, um die Einträge in den Zellen B2, B3 und B4 zu addieren.
Bei Funktionen unterscheidet man zwischen Pflicht- und optionalen Argumenten. Die Pflichtargumente werden fett/kursiv dargestellt, optionale Argumente nur kursiv. Ein Beispiel: Das Format für die Payment-Funktion ist PNT (Rate,Emper,PV,FV,Typ). Das bedeutet, daß Sie, um diese Funktion zu nutzen, die Parameter Rate,Emper,PV zwangsweise mit angeben müssen, und zwar getrennt durch ein Komma, aber der Wert FV und Typ ist nicht zwingend.
Zwei Werkzeugleisten enthalten Schaltflächen bzw. Eingabefelder, die Ihnen beim Erzeugen von Formeln mit Hilfe von Funktionen nützlich sein können:
Die Standardwerkzeugleiste sehen Sie praktisch immer. Der Formel-Bereich erscheint, wenn Sie Daten in eine Zelle eingeben. Bild 14.2 zeigt Ihnen dies.
Abbildung 14.2: Die Standardwerkzeugleiste und der Formel-Bereich enthalten viele Funktionen, die Ihnen weiterhelfen.
Es gibt mehrere Wege, Funktionen in Excel einzugeben:
Um eine Funktion in die aktive Zelle einzugeben, tippen Sie Gleich (=), gefolgt von dem Funktionsnamen (z. B. Summe) und einer Klammer auf. Danach geben Sie die Zelle oder den Zellbereich an, den die Funktion als Argument benötigt. Abschließend folgt die Klammer zu. Wenn Sie dann die Eingabetaste drücken, zeigt Excel automatisch das Ergebnis in der Zelle an.
Die Klammer zu ist nicht notwendig, wenn Sie eine Formel mit den in Excel eingebauten Funktionen erzeugen. Excel fügt in diesem Fall die Klammer zu automatisch hinzu.
Sie können die Auto-Summe-Schaltfläche, die sich in der Standardwerkzeugleiste befindet, einsetzen, um einen Bereich von Zellen schnell zu addieren.
Sie können also z. B. den Bereich der Zellen, den Sie summieren möchten, markieren, darin eingeschlossen eine leere Zelle. Dann klicken Sie auf die Auto-Summe-Schaltfläche, und Excel fügt automatisch das Additionsergebnis ein.
Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, wie eine Funktion arbeitet, ist Funktion Einfügen genau das Richtige, um Ihnen die Arbeit mit der Funktion zu vereinfachen.
Um den Funktion-Einfügen-Dialog anzuzeigen, wählen Sie Einfügen/Funktion aus der Menüleiste (siehe Bild 14.3).
Abbildung 14.3: Im Funktion-Einfügen-Dialog wählen Sie die Funktion, die Sie verwenden möchten.
Die Liste Kategorie: gibt Ihnen einen Überblick über die mit Excel mitgelieferten Standard-Funktionen in Kategorien aufgeteilt. In der Liste Funktion sehen Sie dann eine alphabetische Liste der in diesem Bereich verfügbaren Funktionen. Um z. B. die Datum-Funktion zu verwenden, wählen Sie links Datum und Zeit und in der Funktionsliste rechts Datum.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Funktion für Sie die Richtige ist, klicken Sie im Assistenten auf die Schaltfläche Hilfe. Dann geben Sie in der Texteingabe-Box im Assistenten die zugehörige Frage an und klicken auf die Suchen-Schaltfläche.
Nachdem Sie die gewünschte Funktion ausgewählt haben, klicken Sie auf OK, und die Formel-Palette wird auf dem Formel-Bereich nach unten aufgeklappt. Hier können Sie nun die Argumente eingeben, die die Funktion benötigt (siehe Bild 14.4). Ein Argument kann dabei ein Verweis auf eine einzelne Zelle, einen Zellbereich, eine Zahl oder eine andere Funktion sein. Manche Funktionen benötigen nur ein einzelnes Argument, andere mehrere Argumen.te. Die Funktionsargumente werden in Klammern eingeschlossen und durch Kommata getrennt.
Abbildung 14.4: Geben Sie die benötigten Argumente für die Funktionen in die Eingabefelder ein.
Jedes Eingabefeld für Argumente muß eine Zellreferenz oder Daten enthalten. Wenn ein Argument zwingend benötigt wird, ist die Beschriftung auf der linken Seite des Eingabefeldes fett hervorgehoben.
Um Argumente-Daten einzugeben, klicken Sie mit der Maus in das Feld, oder drücken Sie die (Tab)-Taste, um den Eingabecursor in die entsprechende Zeile zu bewegen. Ihnen wird zusätzlich dazu eine Beschreibung der Argumente unterhalb der Eingabefelder angezeigt. Alternativ zur Eingabe von Daten können Sie hier auch die Zellreferenz-Schaltfläche anklicken. Wenn Sie sie erneut anklicken, kehren Sie zur Formel-Palette zurück. Das Ergebnis wird dann am unteren Ende des Dialogs angezeigt.
Klicken Sie dann OK, um die Funktion in die Zelle zu übernehmen. Die Formel-Palette verschwindet und das Ergebnis der Formel erscheint in der Zelle. Ist die Formel noch nicht komplett oder enthält einen Fehler, wird entweder eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt oder die Zelle bekommt den Inhalt #Name? oder #Zahl!.
In manchen Fällen hebt Excel auch den Teil der Funktion optisch hervor, in dem der Fehler zu finden ist. Sie können die Formel dann im Formel-Bereich bearbeiten, und wenn Sie sie komplettiert haben, die Häkchen-Schaltfläche anklicken oder die Eingabetaste drücken.
Nachdem Sie eine Funktion eingegeben haben, können Sie diese bearbeiten. Sie können auch Formel/Einfügen verwenden, um eine Funktion zu bearbeiten.
Um Formel/Einfügen einzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:
Um eine Funktion manuell zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
Während Sie die Funktionen in Excel bearbeiten, können Sie die Hilfe von Microsoft Office einsetzen, um Informationen abzurufen. Wählen Sie in diesem Fall das Fragezeichen aus der Menüleiste und dann Inhalt und Index, und klicken Sie dort auf das Index-Register. Suchen Sie nach dem Begriff Funktionen, und geben Sie dort den entsprechenden Untereintrag für die Tabellenfunktionen ein. Dieser Abschnitt enthält Hilfe für alle gängigen Funktionen mit detaillierten Informationen über die Syntax, Hinweise sowie Beispiele (siehe Bild 14.5).
Abbildung 14.5: Die Hilfe-Funktion von Excel bietet detaillierte Informationen über viele Arten der Tabellen-Funktionen.
Nachdem ich die Summe-Schaltfläche angeklickt habe, erzeugt Excel kein Ergebnis.
Wenn Sie die Summe-Schaltfläche anklicken, und Exel findet keine Zellen in der direkten Umgebung, die Daten zum Addieren enthalten, erkennt die Summe-Funktion keinen Bereich. Wählen Sie den Bereich der Zellen aus, und klicken Sie dann auf die Summe-Schaltfläche.
Nachdem ich eine Funktion eingegeben habe, zeigt Excel den Fehler #Name? in der Zelle an. Dies kann zwei mögliche Gründe haben: Sie haben einen Bereichsnamen eingegeben, der nicht existiert, oder Sie haben die Funktion falsch geschrieben. Um das zu überprüfen, drükken Sie die Funktionstaste und entfernen das Gleich-Zeichen aus dem Formelanfang. Dann klicken Sie doppelt, um die Schreibweise der Funktion zu überprüfen. War sie falsch geschrieben, korrigieren Sie es und geben dann das Gleichheitszeichen erneut ein.
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