Ihr Word-Dokument läßt sich erweitern bzw. verbessern, indem Sie Tabellen hinzufügen, um die Informationen in Ihrem Dokument zu ordnen. Der Einsatz von Tabellen – im Gegensatz zum einfachen Einrücken von Daten – erlaubt es Ihnen, diesen Informationen stärkeres Gewicht zu geben und sie somit auffälliger zu gestalten.
Sie können Tabellen in das Dokument einfügen, um die Informationen in Spalten zu ordnen, Formulare zu erzeugen, oder auch nur einfache Tabellenkalkulationsarbeitsblätter in Ihr Dokument einfließen zu lassen. Mit Word können Sie den Text in einer Tabelle eingeben und formatieren, eigene Berechnungen in die Tabelle einfügen sowie die Tabelle selbst auf unterschiedliche Weise formatieren.
Die Funktionalität bei der Bearbeitung von Tabellen umfaßt das Hinzufügen von Zeilen und Spalten, das Einstellen von Abständen, das Durchführen von Berechnungen, das Hinzufügen von Rahmen, das Anpassen von Zeilenhöhen und vieles mehr.
Sie haben weiterhin die Möglichkeit, grafische Elemente wie Linien, Rahmen und Schattierungen in Ihre Dokumente einzubringen, um Sie zu illustrieren und interessanter zu gestalten.
Eine Tabelle ist eine gute Möglichkeit, Text in irgendeiner Weise zu organisieren. Mit Tabellen lassen sich Formulare, Berichte, einfache Tabellenkalkulationsblätter und Zahlenkolonnen auf einfache Weise darstellen. Mit Tabellen können Sie auch nebeneinander stehende Absätze einrichten wie sie in einem Abschlußbericht oder einer Agenda vorkommen.
Tabellen bestehen aus Zeilen und Spalten. Spalten sind dabei die vertikalen Elemente einer Tabelle, während Zeilen die horizontalen Unterteilungen sind. Die durch den Schnitt von Zeilen und Spalten entstehenden Felder werden Zellen genannt. In diese Zellen können Sie Grafiken oder Text einfügen.
Wenn Sie Text in eine Zelle eingeben, dann wird der Text am Ende der Spaltenbreite umgebrochen und eine neue Zeile begonnen, was die Höhe der Zelle erweitert, während Sie weiteren Text eingeben.
Beim Einfügen einer Tabelle müssen Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen angeben, die Ihre Tabelle enthalten soll. Nachdem die Tabelle eingefügt worden ist, läßt sich die Tabelle und ihr Inhalt zum Beispiel durch das Hinzufügen von Rahmen und Schattierungen, Formatierungen des Textes, Anpassen der Spaltenbreite und der Zeilenhöhe usw. formatieren.
In diesem Abschnitt werden die grundsätzlichen Tabellenfunktionalitäten dargestellt. In einem späteren Abschnitt dieses Kapitels bekommen Sie Informationen über das Hinzufügen von Rahmen und Schattierungen.
Eine Tabelle läßt sich mit Hilfe des Menüs Tabelle oder mit Hilfe der entsprechenden Schaltfläche in der Standardsymbolleiste einrichten. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Tabelle/Tabelle einfügen, worauf hin der in Bild 9.1 gezeigte Dialog erscheint.
Abbildung 9.1: Geben Sie die Anzahl von Spalten und Zeilen im Dialog Tabelle einfügen ein.
Die folgende Liste beschreibt die Optionen, die Sie im Dialog Tabelle einfügen einstellen können:
Sie können Ihre Tabelle jederzeit über die Befehle Tabelle/Zeile einfügen oder Tabelle/Spalte einfügen erweitern oder über Tabelle/Zeile löschen und Tabelle/Spalte löschen überflüssige Teile aus der Tabelle entfernen.
Wenn Sie Informationen in eine Tabelle einfügen, können Sie zu jedem Zeitpunkt im untersten rechten Feld der Tabelle die Tabulatortaste tippen, um eine weitere Zeile an Ihre Tabelle anzufügen.
Bei der Eingabe einer Tabelle verwendet Word normalerweise einen ½pt-Rahmen. Um diesen Rahmen zu verändern, sehen Sie in diesem Kapitel an späterer Stelle nach, wo das Hinzufügen von Rahmen und Schattierungen besprochen wird.
Um eine Tabelle in Ihr Dokument einzufügen, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:
Wenn Sie eine etwas freiere Gestaltung einer Tabelle wünschen, können Sie mit der Schaltfläche Tabellen und Rahmen in der Standardsymbolleiste Ihre Tabelle zeichnen. Klicken Sie dazu einfach auf die entsprechende Schaltfläche, und benutzen Sie das Werkzeug Tabelle zeichnen, um die Spalten und Zeilen Ihrer Tabelle frei im Dokument zu zeichnen.
Abbildung 9.2: Die Benutzung des Werkzeuges Tabelle zeichnen zum Anlegen einer Tabelle.
Nachdem Sie den äußeren Rahmen für Ihre Tabelle festgelegt haben, legen Sie mit Tabelle zeichnen die Zeilen und Spalten Ihrer Tabelle fest (siehe Bild 9.3). Word paßt automatisch die Zeilenhöhe und die Größe der Tabelle an, um weitere Zeilen hinzuzufügen.
Abbildung 9.3: Um eine Zeile einzugeben, die nicht über die gesamte Zeilenbreite geht, ziehen Sie mit dem Werkzeug von der rechten zur linken Seite der Tabelle. Die gestrichelte Linie stoppt jedesmal an den vertikalen Linien der Spalten.
Nachdem Sie die Tabelle in Ihr Dokument eingefügt haben, können Sie Text eingeben. Die Eingabe eines Textes in eine Tabelle erfolgt nahezu auf die gleiche Weise, wie in jedem anderen Dokument. Nur das Bewegen innerhalb einer Tabelle ist ein wenig anders.
Text läßt sich in einer Tabelle auch auf die gleiche Weise bearbeiten wie an jeder anderen Stelle des Dokuments. Nach der Eingabe können Sie den Text markieren, um ihm verschiedene Formatierungen wie zum Beispiel Zeichensatzgrößen, Ausrichtungen oder auch die Textrichtung anzugeben.
Um Text in eine Tabelle einzugeben, setzen Sie die Einfügemarke in eine Zelle und geben dort den Text ein. Um zu einer anderen Zelle in der Tabelle zu gelangen, benutzen Sie die Pfeiltasten. Mit den Pfeiltasten gelangen Sie von Zelle zu Zelle und von Zeile zu Zeile. Wenn in einer Zelle Text enthalten ist, wandern Sie zunächst Zeichen für Zeichen oder Zeile für Zeile vorwärts und springen dann von einer Zelle in die nächste.
Durch Drücken der Taste (Tab) bewegen Sie die Einfügemarke nach rechts von einer Zelle zur nächsten, gleichzeitig wird der gesamte Text in einer Zelle markiert. Benutzen Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(Tab), um eine Zelle nach links zu wandern. Um in eine Tabellenzelle einen Tabulator einzufügen, müssen Sie die Tastenkombination (Strg)+(Tab) benutzen, danach läßt sich der Tabulator wie gewohnt einstellen.
Das Markieren von Text in einer Tabelle funktioniert auf die gleiche Weise wie das Markieren von Text an jeder anderen Stelle des Dokuments. Sie können den I-förmigen Mauszeiger über den Text ziehen, um ihn auszuwählen, oder Sie klicken auf die Auswahlleiste, um eine komplette Zeile zu markieren. Zusätzlich dazu können Sie spezielle Fähigkeiten nutzen, um Text in Tabellen zu markieren. In der folgenden Aufzählung sind diese Techniken aufgeführt:
Benutzen Sie das Lineal, um Texteinzüge einzustellen.
Nach der Eingabe den Textes können Sie ihn ganz normal formatieren, indem Sie verschiedene Schriftarten, Schriftgrößen, Ausrichtungen usw. zuweisen. Bild 9.4 zeigt vertikalen Text in einer Spalte, eine markierte Spalte, linksbündig ausgerichtete und fett geschriebene Überschriften, rechts ausgerichtete Zahlen mit einem rechts ausgerichteten Tabulator, verschiedene Schriftfarben und schattierte Zellen (siehe Bild 9.4).
Abbildung 9.4: Markieren Sie Text in einer Tabelle, um ihn danach zu formatieren.
Sie können die Befehle aus dem Menü Tabelle benutzen, um Zeilen oder Spalten einzufügen oder zu löschen, die Höhe und Breite von Zellen einzustellen und andere Änderungen durchzuführen. Wenn Sie ein Tabellenelement bearbeiten möchten, müssen Sie dieses zuerst markieren. Sie markieren Zeilen und Spalten oder Zellen auf die gleiche Weise wie Sie Text in einer Tabelle markieren. Sehen Sie dazu gegebenenfalls noch einmal im vorhergegangenen Abschnitt nach.
Das Menü Tabelle verändert sich abhängig davon, was Sie markiert haben. Markieren Sie eine Spalte, hat das Menü Tabelle die Kommandos Spalten einfügen und Spalten löschen. Markieren Sie nur eine Zelle, dann lauten die Menüpunkte Zellen einfügen und Zellen löschen.
Um eine Zeile am Ende der Tabelle einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke in die unterste rechte Zelle der Tabelle und tippen die Taste (Tab).
Das Einfügen von Spalten und Zeilen ist recht einfach, wenn Sie einmal gesehen haben, wie Word dabei vorgeht. Um eine Zeile einzufügen, markieren Sie eine Zeile in der Tabelle, und wählen Sie den Menüpunkt Tabelle/Zeile einfügen. Word fügt dann eine Zeile vor oder oberhalb der markierten Zeile ein. Um mehr als eine Zeile einzufügen, markieren Sie dementsprechend zwei oder mehr Zeilen in der Tabelle und wählen dann den Menüpunkt Tabelle/Zeilen einfügen. Word fügt dann vor der Markierung genauso viele Zeilen ein, wie Sie markiert haben.
Auf gleiche Weise fügen Sie Spalten in eine Tabelle ein. Markieren Sie ein Spalte, und wählen Sie dann den Menüpunkt Tabelle/Spalten einfügen. Word fügt die neue Spalte links von der markierten Spalte ein. Wenn Sie zwei oder mehr Spalten markiert haben, werden auch zwei oder mehr Spalten vor der markierten Spalte eingefügt.
Um Zeilen oder Spalten zu löschen, markieren Sie diese und wählen dann den Menüpunkt Tabelle/Zeilen löschen oder Tabelle/Spalten löschen.
Um Zeilen oder Spalten in Ihre Tabelle einzufügen oder zu löschen, führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:
Die Kontextmenüs reagieren auf Tastaturbefehle, die mit dem entsprechenden eingegebenen Buchstaben beginnen. Gibt es mehrere Befehle, die mit dem gleichen Buchstaben beginnen, bewegt Word sich zyklisch von Punkt zu Punkt, wenn Sie den entsprechenden Buchstaben mehrfach eintippen. Anders gesagt, Sie können ein Kommando auswählen, indem Sie den entsprechenden Anfangsbuchstaben tippen. Gibt es diesen Buchstaben nur einmal, dann wird der Befehl ausgewählt. Gibt es den Buchstaben mehrfach, dann wird der erste markiert. Tippen Sie auf die Taste (Eingabetaste), oder drücken Sie den Buchstaben noch einmal, um zum nächsten Befehl, der mit diesem Buchstaben beginnt, zu wandern.
Mit dem Dialog Zellenhöhe und -breite läßt sich die Höhe einer Zelle oder die Höhe einer Zeile einstellen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Tabelle/Zellenhöhe und -breite. Aktivieren Sie das Register Zeile oder Spalte, abhängig davon, worauf Sie die Anpassung anwenden möchten. Bild 9.5 zeigt Ihnen den Dialog mit dem gewählten Register Zeile.
Abbildung 9.5: Passen Sie die Höhe von Zeilen an, oder ändern Sie den Einzug oder die Ausrichtung der Zeile.
Um die Höhe einer Zeile anzupassen, können Sie eine der im folgenden aufgeführten Optionen des Dialogs Zeilenhöhe und -breite auswählen:
Um die gewählten Zeilen oder die ganze Tabelle vom linken Rand aus einzurücken, geben Sie eine Zahl im Eingabefeld Einzug von links an, oder benutzen Sie die kleinen Pfeilschaltflächen, um eine Nummer auszuwählen.
Damit Text aus einer Zeile bei einem Seitenumbruch getrennt werden darf, müssen Sie die Option Seitenwechsel in der Zeile zulassen aktivieren.
Die horizontale Ausrichtung der markierten Zeilen oder der gesamten Tabelle wird durch die beiden Ausrichtungsoptionen zentriert oder Rechts festgelegt.
Standardmäßig bearbeiten Sie alle Zeilen einer Tabelle, wenn Sie diesen Dialog öffnen. Dies ist nur dann nicht der Fall, wenn Sie spezielle Zeilen markiert haben. Um Zeilen einzeln auszurichten, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Vorherige Zeile oder die Schaltfläche Nächste Zeile, damit die entsprechende Zeilennummer, die Sie ändern möchten, unter Höhe der Zeile angezeigt wird. Diese Angabe befindet sich am oberen Rand des Dialogs (siehe Bild 9.5). Klicken Sie auf eine der Kommandoschaltflächen, um während der Anpassung der Zeilenhöhen von Zeile zu Zeile zu springen. Klicken Sie auf OK, wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben, oder machen Sie weiter mit der Anpassung der Spalten.
Falls keine der Zeilen markiert ist, wenn Sie den Dialog Zellenhöhe und -breite öffnen, bezieht sich die Angabe der Zellenhöhe auf alle Zeilen in der Tabelle. Wenn jedoch eine Zeile markiert ist, bezieht sich der Wert nur auf die markierte Zeile.
Im gleichen Dialog lassen sich auch die Breite einer Spalte oder von Zellen einstellen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Tabelle/Zellenhöhe und -breite, und klicken Sie danach auf das Register Spalte (siehe Bild 9.6).
Um die Breite einer Spalte zu ändern, geben Sie einen neuen Wert im Eingabefeld Breite der Spalte ein. Die Option Abstand zwischen Spalten gibt die Menge von Leerzeichen zwischen den Spaltengrenzen und dem Inhalt einer Zelle an. Wenn Sie die Schaltfläche Optimale Breite wählen, verändert Word automatisch die Größe aller Spalten in der Tabelle, so daß der Inhalt der Zellen hinein paßt. Klicken Sie auf die Schaltflächen Vorherige Spalte oder Nächste Spalte, um andere Spalten in Ihrer Tabelle zu verändern.
Abbildung 9.6: Benutzen Sie das Register »Spalte«, um die Breite von Spalten anzugeben und Leerräume zwischen Spalten einzufügen.
Das Menü Tabelle zeigt nicht den Menüpunkt Zeile einfügen.
Sie müssen sicherstellen, daß sich die Einfügemarke in einer Tabelle befindet, bevor Sie die Kommandos Zeile einfügen oder Zeile löschen im Menü Tabelle auswählen können.
Ich habe einige Zeilen oder Spalten an einer falschen Stelle eingefügt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standardsymbolleiste, oder wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten/Rückgängig. Markieren Sie danach die entsprechenden Zeilen oder Spalten, vor denen die neuen Zeilen/Spalten eingefügt werden sollen.
Ich möchte gerne eine neue Spalte an der rechten Seite der Tabelle anfügen. Versetzen Sie die Einfügemarke rechts außerhalb der letzten Spalte, und wählen Sie den Menüpunkt Tabelle/Spalte markieren. Aktivieren Sie danach den Menüpunkt Tabelle/Spalte einfügen.
Die Tastenkombination (Umschalt)+(Alt)+(5) markiert nicht die gesamte Tabelle. Wenn Sie die (Num)-Taste auf Ihrer Tastatur aktiviert haben, benutzen Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(Alt)+(5) auf der Zehnertastatur.
Word besitzt viele grafische Elemente, die Sie zu Ihren Dokumenten hinzufügen können. Dazu gehören auch Linien, Rahmen und Schattierungen. Durch den Einsatz solcher Elemente können Sie Aufmerksamkeit auf Ihr Dokument ziehen oder die Gleichförmigkeit einer langen Textpassage auflockern. Darüber hinaus läßt sich auf diese Weise ein bestimmter Textabschnitt hervorheben und Interesse beim Leser erwecken.
Linien können z. B. eingesetzt werden, um Überschriften hervorzuheben oder in Tabellen den Leser dabei zu unterstützen, die Daten zu unterteilen. Mit einem schattierten Rahmen ziehen Sie größere Aufmerksamkeit auf Ihren Text. Mit Hilfe von kleinen Grafiken können Sie z. B. ein Flugblatt interessanter gestalten.
Innerhalb von Word können Sie grafische Linien oder Rahmen mit Hilfe der Symbolleiste für Tabellen und Rahmen hinzufügen, und Sie können diese Befehle auch über Menükommandos erreichen. Der Zugriff über die Symbolleiste ist der bei weitem einfachere Weg. Rahmen und Schattierungen lassen sich bei Tabellen, bei Text, für Aufstellungen und andere Elemente einsetzen, indem Sie die Rahmensymbolleiste benutzen. In einer älteren Version von Word ist diese Symbolleiste getrennt von den Tabellenbefehlen zu finden.
Um die Symbolleiste für Tabellen und Rahmen anzeigen zu lassen, müssen Sie den Mauszeiger auf irgendeine der anderen Symbolleisten bewegen und dann die rechte Maustaste klicken. Daraufhin erscheint das Kontextmenü für die Symbolleisten. Klicken Sie hier auf den Punkt Tabellen und Rahmen. Danach wird die entsprechende Symbolleiste dargestellt. Um sie wieder zu verbergen, gehen Sie auf die gleiche Weise vor. Ein anderer Weg, die Symbolleiste einzuschalten, ist ein Klick auf das Tabellen und Rahmen-Werkzeug in der Standardsymbolleiste. In Bild 9.7 sehen Sie die Symbolleiste für Tabellen und Rahmen. Die Tabelle 9.1 listet alle Schaltflächen dieser Symbolleiste auf.
Abbildung 9.7: Benutzen Sie die Symbolleiste für Tabellen und Rahmen, um viele verschiedene Formatierungsfunktionen durchzuführen.
Tabelle 9.1: Die Symbolleiste für Tabellen und Rahmen
Das Werkzeug Tabelle zeichnen versetzt Sie in die Lage, eine völlig freie Tabelle auf dem Bildschirm herzustellen, ohne daß Sie eine bestimmte Spalten- oder Zeilenanzahl vorgeben müssen. In den Dropdown-Listen finden Sie viele verschiedene Linientypen und -dikken (die Listen heißen Linienart/Linienstärke) sowie verschiedene Füllmuster (in der Liste Schattierungsfarbe). In der Auswahlliste Rahmenlinie läßt sich festlegen, an welcher Stelle Rahmen gezeichnet werden sollen. Mit den übrigen Schaltflächen können Sie Tabellen und Text umformatieren oder Tabellen sortieren lassen und eine automatische Summe berechnen.
Um einen Rahmen zu setzen, müssen Sie die Einfügemarke in der Zelle plazieren, in der Sie die Linie oder den Rahmen erscheinen lassen wollen. Sie können genauso eine gesamte Tabelle, einzelne Zeilen und Spalten, einzelne Zellen oder Bilder markieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste für die Linienart einen Punkt aus, und klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste für Rahmen. Klicken Sie dort auf die Schaltflächen, die Sie einsetzen möchten. Word fügt Rahmen immer vom linken Einzug bis zum rechten Einzug oder von Seite zu Seite (für Objekte) ein. Durch nochmaliges Anklicken der gleichen Schaltfläche wird der Rahmen wieder entfernt (siehe Bild 9.8). Wenn Sie Office 95 benutzen, finden Sie in Tabelle 9.2 eine Beschreibung der verschiedenen Rahmentypen.
Abbildung 9.8: Benutzen Sie Linienart, Liniendicke, Rahmen und Schattierungswerkzeuge, um einen Rahmen für Text, Seiten, Tabellen, Bilder oder andere Elemente einzufügen.
Tabelle 9.2 zeigt eine Auflistung der einzelnen Schaltflächen der Rahmen in der entsprechenden Dropdown-Liste der Symbolleiste.
Tabelle 9.2: Die Rahmenschaltflächen
Passen Sie die Länge eines Rahmens an, indem Sie die Einzugsmarkierungen in der Linealleiste verschieben.
Sie können einem Text oder einem Objekt mehr als eine Rahmenlinie zuordnen. Das bedeutet, es ist möglich, z. B. dem oberen Rahmen eines Textes eine ¾pt dicke Rahmenlinie zuzuweisen und den unteren Rahmen als 6pt dicke Linie zu formatieren. Danach können Sie noch links und rechts jeweils eine 3pt dicke Rahmenlinie hinzufügen, was zugegebener Maßen zu einer recht merkwürdigen Box um ein Objekt oder einen Text führt. Der gleiche Text oder das gleiche Objekt kann jetzt auch noch mit Schattierungen versehen werden. Es ist jedoch bei Schattierungen notwendig, daß mindestens eine Rahmenlinie zugewiesen wurde.
Schattierungen und Farben lassen sich hinzufügen, indem Sie ein Objekt oder einen Text markieren oder die Einfügemarke nur an eine entsprechende Stelle setzen. Die Schattierungen lassen sich aus der Dropdown-Liste für Schattierungen auswählen. Die Schattierungen, die angeboten werden, sind in bestimmten Prozentschritten von 5% bis 100% vorhanden. Zusätzlich bietet Word noch eine ganze Menge von Farbschattierungen an, die Sie für Texte oder Objekte benutzen können. Mit dem Menüpunkt Format/Rahmen und Schattierungen können Sie auch noch Muster zum Einsatz bringen. Sie finden diese auf dem Register Schattierungen. Die Musterliste folgt nach der Schattierungsliste in der Dropdown-Liste unter Muster.
Bild 9.9 zeigt eine Tabelle mit verschiedenen Rahmen und Schattierungen für einzelne Zellen innerhalb der Tabelle. Diese Tabelle enthält außerdem noch vertikalen Text in der ersten Spalte.
Abbildung 9.9: Sie können innerhalb und außerhalb einer Tabelle verschiedene Rahmen wählen. Schattierungen können bestimmten Stellen einer Tabelle zugewiesen werden, genauso wie ein beliebiges Format für Text innerhalb der Zellen.
In Word 97 gibt es eine Menge neuer Rahmenstile. Anstatt nur die bereits bekannten Rahmen zu verwenden, sollten Sie auch die neuen Rahmenoptionen ausprobieren. Um einen Rahmentyp zu ändern, können Sie den Menüpunkt Format/Rahmen und Schattierungen wählen. Aktivieren Sie daraufhin das Register Rahmen, und blättern Sie durch die Liste, um die neuen Rahmenstile zu sehen. Im Abschnitt Einstellung des Dialoges gibt es zusätzlich noch eine Option 3-D und eine Option Anpassen.
Um Excel-Funktionen in Word-Tabellen zu benutzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Excel-Tabelle einfügen.
Vielleicht benötigen Sie die Möglichkeit, Zahlenkolonnen in Ihrer Tabelle zu berechnen. Sie haben innerhalb von Word die Möglichkeit, Formeln in Ihre Tabelle einzufügen und damit ähnliche Berechnungen wie in einer Tabellenkalkulation durchzuführen. Falls die Berechnungen in Ihrer Tabelle relativ einfach sind, oder Sie keine Tabellenkalkulation wie Excel einsetzen möchten, können Sie den Menüpunkt Tabelle/Formel auswählen, um Formeln in Ihre Tabelle zu übertragen.
Im Word-Formelfeld sind tabellenkalkulationstypische Referenzen wie z.B. »=SUM(A2:A9)« zulässig.
Das Einfügen einer Formel in eine Word-Tabellenzelle gestaltet sich genauso wie das Einfügen einer Formel in einer Tabellenkalkulation.Wenn Sie sich mit Tabellenkalkulationen auskennen, können Sie versuchen, Ihr Wissen hier einzusetzen. Wenn Sie jedoch noch nicht mit Tabellenkalkulationen gearbeitet haben, können Sie innerhalb von Word trotzdem mit Formeln arbeiten. Das Bild 9.10 zeigt Ihnen den Formeldialog, den Sie über den Menüpunkt Tabelle/Formel erreichen.
Abbildung 9.10: Die Formel berechnet die Summe der Umsätze in drei Regionen.
Zellenreferenzen in Word-Tabellen entsprechen den Zellenreferenzen in Tabellenkalkulationen. Es gibt jedoch einen grundlegenden Unterschied. Es gibt keine Zeilen- oder Spaltenüberschriften, die Ihnen mitteilen, welche Zelle Sie gerade benutzen. Um Zellenreferenzen einzusetzen, müssen Sie sich selber die passende Zeile oder Spalte heraussuchen. Spalten werden durch Buchstaben repräsentiert, beginnend mit einem großen A. Zeilen werden durch Nummern repräsentiert, beginnend mit einer 1. Der Schnittpunkt von Zeilen und Spalten ist die entsprechende Zellenreferenz.
In Bild 9.9 ist die erste Spalte A (»Umsatzanalyse«), die zweite Spalte ist B (»Umsätze«), die dritte Spalte ist C (»Jan«), die vierte Spalte ist D (»Feb«) und die letzte Spalte ist E (»Mär«). »Region 1« ist die Zeile 2, »Region 2« ist die Zeile 3, »Region 3« ist die Zeile 4 und »Gesamt« ist die Zeile 5. Wenn Sie also nach dem Januarumsatz für die Region 3 suchen, lautet die Zellenreferenz »C4«.
In der folgenden Tabelle sind alle Formel für das Beispiel aus Bild 9.9 aufgeführt:
|
Zu berechnen |
Formel |
|
Summe der Umsätze im Januar |
=Summe(C2:C4) |
|
Summe der Umsätze im Februar |
=Summe(D2:D4) |
|
Summe der Umsätze im März |
=Summe(E2:E4) |
Benutzen Sie das Werkzeug Summe, wenn Sie eine einzelne Spalte von oben oder eine Zeile von links summieren möchten.
Das Einfügen einer Formel in eine Zelle geschieht durch folgende Arbeitsschritte:
Einer der besten Gründe, Formeln innerhalb einer Tabelle einzusetzen, ist die Möglichkeit, die gesamte Tabelle neu zu berechnen, wenn einer der Werte innerhalb der Tabelle verändert wurde. Sie müssen einfach nur einen neuen Wert eingeben und die Berechnungen von Word durchführen lassen. Falls Sie mehrere Formeln einsetzen, die berechnet werden müssen, können Sie alle Formeln gleichzeitig aktualisieren lassen.
Um Formeln in einer Tabelle neu zu berechnen, müssen Sie folgende Arbeitsschritte durchführen:
Ich habe versucht, eine neue Berechnung meiner Tabelle vorzunehmen, aber es ist nichts passiert.
Sie müssen sicherstellen, daß die Einfügemarke im Feld der Formel steht, oder markieren Sie die gesamte Zelle oder das gesamte Formelfeld, bevor Sie die Taste (F9) benutzen.
(c) 1997 Que
