Wenn Sie ein Dokument erstellen, das viele Seiten enthält – von 10, 15 bis zu Hunderten von Seiten –, benötigen Sie spezielle Techniken zur Organisation und Management des Dokuments. Word liefert verschiedene Möglichkeiten, die Ihnen helfen, große Dokumente zu verwalten. Sie können diese Fähigkeiten natürlich auch in kurzen Dokumenten benutzen.
Eine Funktion von Word für die Organisation von großen Dokumenten ist die Gliederung. Word stellt Ihnen spezielle Gliederungsmöglichkeiten zur Verfügung. Das beinhaltet sogar eine Gliederungsübersicht, die Ihnen hilft, Ihren Text zu ordnen. Sie können Überschriften und Text arrangieren, Überschriften an neue Stellen verschieben und die Gliederung ausdrucken, während Sie an ihr arbeiten.
Word bietet Ihnen auch Dokumentenformatierungsmethoden, die Ihre Arbeit erleichtern. Sie können Formatvorlagen benutzen, das heißt vorformatierte Zeichensatz- und Absatzattribute, um Ihre Dokumente schnell und konsistent zu formatieren.
Word bietet eine große Auswahl von Techniken und Vorgängen an, die Ihnen helfen, mit großen Dokumenten zu arbeiten. Dieses Kapitel gibt eine Einführung in viele dieser Techniken.
Erzeugen Sie eine Gliederung zunächst in Word, und benutzen Sie diese Gliederung später als Basis für eine PowerPoint-Präsentation.
Wenn Sie ein großes Dokument erstellen, benutzen Sie eine Gliederung und die Gliederungsansicht, um eine Übersicht darüber zu bekommen, wie das Dokument zusammengesetzt ist. Sie können auch auf einfache Weise, Text und Überschriften umarrangieren, um den inhaltlichen Ablauf des Dokuments zu verbessern. Außerdem können Sie die Gliederung in langen Dokumenten auch dazu benutzen, sich schnell an eine bestimmte Stelle innerhalb des Textes zu bewegen, um sich den Text dort näher anzusehen.
Um ein Dokument zu gliedern, weisen Sie Ihrem Text Überschriften zu, mit denen Sie verschiedene Ebenen des Inhaltes kennzeichnen. Sie können neun verschiedene Textebenen definieren, einschließlich des Fließtextes. Word formatiert und rückt jede Ebene so ein, daß Sie den Text auf einfache Weise organisieren können. Die Formatierung der Überschriften ist auch in allen anderen Ansichten des Textes zu sehen, aber die Einrückungen, die Sie in der Gliederungsansicht sehen können, verschwinden in der normalen und in der Seitenansicht.
Abbildung 8.1: Sie können ein Dokument in der Gliederungsansicht von Beginn an planen, indem Sie Überschriften verschiedene Ebenen zuweisen, und das bereits, während Sie schreiben.
Bild 8.1 zeigt die Ausgangsgliederung für ein Dokument. Das Beispiel beinhaltet vier Überschriftsebenen: Das GEOS-Diskettenformat (Überschrift 1), Das Hilfsprogramm »GEOS FILE-FREAK« (Überschrift 2), Datei bearbeiten (Überschrift 3), Info-Sektor bearbeiten (Überschrift 4). Wenn Sie nun weitere Überschriften und Fließtext hinzufügen, können Sie den Text formatieren, die Überschriften arrangieren und Text innerhalb des Dokuments verschieben, um die Anordnung zu verbessern.
Word bietet Ihnen eine Gliederungsansicht, in der Sie die Dokumente organisieren. Die Gliederungsansicht besitzt eine eigene Symbolleiste (siehe Bild 8.1), die es Ihnen erlaubt, Überschriften in Ihren Text einzufügen, Fließtext oder Überschriften zu verbergen und die Gliederung umzuarrangieren. Sie können ein bereits bestehendes Dokument in der Gliederungsansicht gliedern oder dort ein neues Dokument erstellen.
Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine kurze Beschreibung jedes Werkzeugs in der Gliederungs-Symbolleiste:
Tabelle 8.1: Gliederungsschaltflächen
Sie erzeugen eine Gliederung, indem Sie in der Gliederungsansicht Eingaben machen, Formatierungen vornehmen und Überschriften zuweisen. Diese Ansicht liefert einige hilfreiche Funktionen, die Sie benutzen können, um Ihr Dokument zu organisieren. Nachdem Sie Ihre Gliederung erzeugt haben, können Sie auf einfache Weise die Ebenen von Überschriften ändern, Text hinzufügen oder das Dokument durch die Funktionen der Gliederungsansicht oder der Gliederungs-Symbolleiste bearbeiten.
Um zur Gliederungsansicht zu wechseln, müssen Sie nur auf die dritte Ansichtsschaltfläche der horizontalen Bildlaufleiste klicken.
Um das Erstellen einer Gliederung zu beginnen, wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/Gliederung. In der Gliederungsansicht benutzen Sie die Gliederungs-Symbolleiste, um verschiedene Ebenen für Überschriften und Fließtext anzugeben (siehe Bild 8.2). Word rückt jede Überschrift und den dazugehörigen Text ein und formatiert den Text für Sie.
Abbildung 8.2: Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Schaltfläche, um die QuickInfo und eine kurze Beschreibung der Schaltfläche in der Statuszeile zu sehen.
Sie können jedes Textformat auf einfache Weise ändern, indem Sie Formatvorlagen benutzen. Für mehr Informationen sehen Sie bitte unter »Formatieren mit Formatvorlagen« in einem späteren Abschnitt dieses Kapitels nach.
In der Gliederungsansicht können Sie Text auf die gleiche Weise eingeben, wie Sie das in der Normalansicht oder der Seitenansicht auch tun. Sie können Überschriftenformate zu bereits bestehendem Text hinzufügen, indem Sie die Formatierungs-Symbolleiste benutzen.
Die Formatierungs-Symbolleiste beinhaltet eine Auswahlliste von Formatvorlagen (siehe Bild 8.3). In der Standardformatvorlage – der Standardschablone für Dokumente – ist der Stil »Überschrift 1« für die Hauptpunkte reserviert. »Überschrift 2« wird benutzt für Unterpunkte von »Überschrift 1«-Themen usw. Um sich die Formatierung anzusehen oder zu verändern, klicken Sie mit dem I-förmigen Mauszeiger irgendwo in den Absatz und benutzen dann die Formatierungs-Symbolleiste.
Abbildung 8.3: Sie können Überschriftformate durch Benutzung der Formatierungs-Symbolleiste zuweisen.
Alternativ dazu können Sie Gliederungsebenen zuweisen, während Sie den Text eingeben. Wählen Sie einfach das entsprechende Überschriftenformat aus der Auswahlliste in der Formatierungs-Symbolleiste, und geben Sie die Überschrift ein. Falls notwendig können Sie den Stil dann noch einmal ändern. Tippen Sie dann die nächste Überschrift oder den Fließtext ein.
Die Gliederungsansicht bietet eine etwas andere Vorgehensweise bei der Markierung von Text als die anderen Ansichten. Jeder Textabsatz, egal, ob es sich um eine Überschrift oder um Fließtext handelt, wird von einem Pluszeichen oder einem Minuszeichen eingeleitet. Wenn Sie den Mauszeiger auf eines dieser Symbole führen, ändert sich dieser zu einem Pfeil mit vier Pfeilspitzen. Wenn der Mauszeiger seine Form verändert hat, klicken Sie einfach nur auf das Plus- oder das Minussymbol, um den entsprechenden Paragraphen und alle dazugehörigen tieferen Ebenen von Überschriften und Fließtext zu markieren.
Das Plus- und das Minuszeichen geben außerdem an, ob unterhalb dieser Gliederungsebene noch weiterer Text eingegeben wurde. Ein solches Pluszeichen vor der Überschrift 1 zum Beispiel bedeutet, daß noch weitere Überschriften oder Fließtext unterhalb dieser Überschrift eingegeben wurden. Ein Minuszeichen erscheint, wenn es keine weiteren Überschriften oder keinen Fließtext gibt, der mit dieser Ebene verbunden ist. Eine kleine, leere Box als Symbol leitet Fließtext ein.
Angenommen, Sie klicken auf das Pluszeichen vor der Überschrift »Das GEOS-Diskettenformat« (siehe Bild 8.2). Dadurch wählen Sie den kompletten Text von diesem Punkt an bis zur nächsten Überschrift, die sich auf Ebene 1 befindet. (In diesem Fall würde der komplette Text markiert.) Wenn Sie auf das Pluszeichen vor der Ebene 2-Überschrift »Das Hilfsprogramm »GEOS FILE-FREAK«« klicken, wählen Sie den gesamten Text von diesem Punkt an bis zur nächsten Überschrift auf der Ebene 2 »Das Hilfsprogramm »GEOS FILE-LINKER««. Sie können auch Text anwählen, indem Sie auf die Auswahlleiste klicken, die sich links vom Textbereich befindet, oder indem Sie den I-förmigen Mauszeiger mit gedrückter Maustaste über den entsprechenden Text ziehen. Nachdem Sie Text ausgewählt haben, können Sie die Überschriftenebene auswählen, die Sie zuweisen möchten.
Nachdem Sie verschiedene Überschriftsebenen in Ihren Text eingefügt haben, möchten Sie eventuell Änderungen an diesen Ebenen vornehmen. Sie können dies, indem Sie die Schaltflächen Höherstufen und Tieferstufen in der Gliederungs-Symbolleiste benutzen. Wählen Sie einfach den Text aus, und klicken Sie dann die entsprechende Schaltfläche.
Die Schaltfläche Höherstufen – die am weitesten links stehende Schaltfläche in der Gliederungs-Symbolleiste – sieht aus wie ein nach links zeigender Pfeil. Jedes Mal, wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wandert der gewählte Text eine Gliederungsebene nach oben, bis er die erste Ebene erreicht hat, und wird mit einer kleineren Einrückung angezeigt. Auf die gleiche Weise führt die Schaltfläche Tieferstufen – ein nach rechts zeigender Pfeil – dazu, daß der ausgewählte Text eine Gliederungsebene nach unten wandert, bis er die Ebene acht erreicht hat, und wird mit einer größeren Einrückung nach rechts angezeigt. Bedenken Sie, wenn Sie eine Überschrift auswählen, daß der gesamte Text und jede darunterliegende Ebene mit ausgewählt wird. Wenn Sie ein Höherstufung oder eine Tieferstufung der Überschrift vornehmen, folgen dem auch alle untergeordneten Überschriften.
Um eine ausgewählte Überschrift in Fließtext zu verwandeln, klicken Sie auf die Schaltfläche Umwandeln in Textkörper – ein doppelter, nach rechts zeigender Pfeil.
Sie können eine Gliederung verändern, indem Sie Fließtext oder Überschriften hinzufügen, löschen oder umarrangieren. In der Gliederungsansicht können Sie Text hinzufügen oder löschen wie in jeder anderen Ansicht auch. Die Gliederungsansicht bietet aber zwei weitere Möglichkeiten, die das Arrangieren Ihres Textes einfacher gestalten: das Betrachten und Verschieben von Gliederungsebenen.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Pluszeichen vor einer Überschrift aus, um den gesamten Text unterhalb dieser Überschrift anzuzeigen. Führen Sie wieder einen Doppelklick aus, um den Text wieder zu verbergen.
Sie können die Gliederungs-Symbolleiste benutzen, um sich spezielle Ebenen der Gliederung anzusehen. Zusätzlich lassen sich auf diese Weise Teile Ihres Textes verschieben, ohne dafür Text ausschneiden und einfügen zu müssen.
Sie können sich verschiedene Ebenen einer Gliederung ansehen, indem Sie die Schaltflächen Ebene benutzen. Das sind die Schaltflächen mit den Nummern 1 bis 7 in der Gliederungs-Symbolleiste. Wenn Sie auf die Schaltfläche Ebene 1 klicken, erscheint zum Beispiel nur Text der Formatierung Überschrift 1 auf dem Bildschirm. Wenn Sie die Schaltfläche Ebene 2 anklicken, sehen Sie nur Texte der Formatierungen Überschrift 1 und Überschrift 2.
Wenn Sie nur Überschriften ohne Fließtext anzeigen, wird das als Reduzieren der Gliederung bezeichnet. Erweitern der Gliederung bedeutet das genaue Gegenteil. Wenn Sie nur Text des Stils Überschrift 2 anzeigen und beispielsweise auf die Schaltfläche Ebene 3, Ebene 4 oder Alle klicken, dann erweitern Sie die Gliederungsansicht.
Bild 8.4 zeigt eine reduzierte Gliederung. Das Pluszeichen neben jeder Überschrift zeigt an, daß es weitere Textebenen innerhalb dieser Überschrift gibt. Wenn ein Minuszeichen neben der Überschrift erscheint, dann enthält diese Überschrift keine weiteren Textebenen.
Abbildung 8.4: Benutzen Sie »Erweitern« und »Reduzieren«, um Text unterhalb einer gewählten Überschrift anzeigen zu lassen.
Sie können verschiedene Themengebiete in Ihrem Dokument durch Auswahl und Verschieben der Überschriften in der Gliederungsansicht umordnen. Die einfachste Möglichkeit ist es, die Gliederung soweit zu reduzieren, bis die Ebene, die verschoben werden soll, angezeigt wird. Danach wählen Sie die Überschrift aus, die Sie verschieben wollen, und ziehen sie an ihre neue Position. Alle Unterpunkte und der Fließtext werden mit der gewählten Überschrift verschoben.
Wenn Sie die Gliederung vor dem Verschieben nicht reduzieren, kann es sein, daß Sie vielleicht Fließtext vergessen. Stellen Sie daher sicher, daß der gesamte Text, der verschoben werden soll, markiert ist.
Um eine Gliederung in jeder beliebigen Ebene auszudrucken, wählen Sie den Menüpunkt Datei/Drucken, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
Bild 8.5 zeigt die Bildschirmausgabe, wenn Sie eine Überschrift mit allen Unterpunkten und Fließtext an eine neue Position verschieben. Der Mauszeiger verändert sich in einen Pfeil mit zwei Spitzen und eine Hilfslinie bewegt sich mit der Maus, um Ihnen bei der Positionierung der Überschrift zu helfen.
Abbildung 8.5: Für die effizienteste und einfachste Weise, Themenbereiche umzuarrangieren, reduzieren Sie die Gliederung bis zu der Ebene, die verschoben werden soll.
Ich habe meine Gliederung soweit reduziert, daß ich mich auf die Überschriften konzentrieren kann, während ich durch den Text blättere. Ich will aber den Inhalt des Fließtextes unterhalb jeder Überschrift ansehen können.
Klicken Sie auf »Nur erste Zeile« in der Gliederungs-Symbolleiste, um jeweils die erste Zeile des Fließtextes unterhalb jeder Überschrift anzuzeigen.
Ich möchten nur die Überschriften und die erste Zeile des Fließtextes ausdrucken. Word druckt nur, was in der Gliederungsansicht angezeigt wird. Lassen Sie also die Ebene von Überschriften darstellen, die Sie ausdrucken wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche »Nur Erste Zeile« in der Gliederungs-Symbolleiste.
Ich möchte nur die Überschriften aus meinem Dokument kopieren, bekomme aber automatisch den gesamten untergeordneten Text mitgeliefert. Sie können nicht nur die Überschriften kopieren, es sei denn, Sie tun dies Überschrift für Überschrift. Erstellen Sie statt dessen ein Inhaltsverzeichnis anhand der Überschriften. Nach Erstellung des Inhaltsverzeichnisses können Sie es mit Hilfe der Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(F9) in normalen Text umwandeln.
Eine Formatvorlage ist eine Sammlung von Formaten, die Sie einem ausgewählten Text in einem Dokument zuweisen können. Jede Formatvorlage beinhaltet verschiedene Attribute wie zum Beispiel Zeichensatz, Zeichensatzgröße und Schnitt, Zeilenabstand, Ausrichtung, Einrückung und Tabulatoren. Formatvorlagen versetzen Sie in die Lage, Dokumente schnell und konsistent zu formatieren. Word bietet Ihnen bereits eine große Anzahl von sofort einsetzbaren Formatvorlagen an. Sie können jedoch auch Ihre eigenen Vorlagen anlegen, während Sie arbeiten.
Es gibt zwei grundsätzliche Arten von Formatvorlagen in Word: das Absatzformat und das Zeichenformat. Wenn Sie die Einfügemarke in einem Absatz positionieren oder einen Bereich des Absatzes markieren und ein Absatzformat zuweisen, wird der gesamte Text dieses Absatzes verändert entsprechend dem neuen Format. Zeichenformate ändern nur den jeweils markierten Text. In der Formatvorlagen-Auswahlliste in der Formatierungs-Symbolleiste (die Sie in Bild 8.3 gesehen haben) zeigen die Absatzmarkensymbole vor dem Stilnamen an, daß es sich um ein Absatzformat handelt. Die Formate mit einem unterstrichenen »a« sind Zeichenformate.
Eines der Absatzformate in Word ist zum Beispiel »Überschrift 1«, das auch zur Gliederung eines Dokuments benutzt wird. Wenn Sie die Standardformatvorlage benutzen, beinhaltet »Überschrift 1« Text in Arial mit 14pt-Größe, fett und links ausgerichtet. Sie können dieses Format wie jedes andere Format sooft wie notwendig in Ihrem Dokument verwenden.
Klicken Sie auf Neu in der Standard-Symbolleiste, um ein neues Dokument anzulegen, das die Standardformatvorlage benutzt.
Die Formatvorlagen in Word stehen in Verbindung mit den allgemeinen Dokumentvorlagen. Dokumentvorlagen stellen eine Sammlung von voreingestellten Seiten-, Absatz- und Zeichenformatierungen dar, die Sie benutzen können, um bestimmte Arten von Dokumenten zu erstellen.
Jedesmal, wenn Sie ein neues Dokument beginnen, erhalten Sie im Dialog »Neu« viele verschiedene Dokumentvorlagen. Die Standarddokumentvorlage darunter bietet drei verschiedene Überschriftenformate und ein Fließtextformat an. Andere Formatvorlagen wie zum Beispiel Brief, Memo und Bericht stellen verschiedene Formatvorlagen zur freien Benutzung bereit.
Formatvorlagen sind besonders dann sehr wertvoll, wenn Sie mit großen Dokumenten arbeiten. Anstatt Seite für Seite jede Überschrift zu formatieren oder jede Liste und jede Tabulatoreinstellung zu ändern, können Sie eine Formatvorlage einmal formatieren und diese dann für jeden beliebigen Abschnitt des Textes benutzen, den Sie formatieren wollen.
Nachdem Sie in einem Dokument an vielen Stellen eine bestimmte Formatvorlage zugewiesen haben, könnten Sie sich vielleicht entscheiden, daß alle Textstellen, die diese Formatvorlage verwenden, anders formatiert werden sollen. Anstatt nun jede Textstelle neu zu formatieren, genügt es, die Formatvorlage selber zu verändern. Alle betroffenen Textstellen zeigen danach das neue Aussehen.
Probieren Sie einfach ein paar von Words Dokumentvorlagen aus, indem Sie den Formatvorlagenkatalog aufrufen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Format/Formatvorlagen-Katalog aus. Klicken Sie in der Vorlagenliste diejenige Vorlage an, die Sie sich ansehen möchten. Im Dialogbereich Vorschau aktivieren Sie die Option Beispiel. Im Fenster Vorschau auf werden dann die einzelnen Vorlagenbeispiele mit den entsprechenden Formatierungen angezeigt.
Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie die Formatvorlage von Word benutzen und eigene Formatvorlagen erzeugen und zuweisen können.
Um eine Formatvorlage zuzuweisen, müssen Sie zunächst den Text markieren, den Sie formatieren möchten. Öffnen Sie dann die Formatvorlagen-Auswahlliste in der Formatierungs-Symbolleiste, und wählen Sie dort die Formatvorlage aus, die Sie dem markierten Text zuweisen möchten (siehe Bild 8.6).
Um den Namen der Formatvorlage am linken Rand des Textes angezeigt zu bekommen, wählen Sie den Menüpunkt Extras/Optionen, und ändern Sie im Register Ansicht den Wert von Breite der Formatvorlanenanzeige auf 1.5 cm. Sie müssen sich allerdings in der Normalansicht des Dokuments befinden, um die Formatvorlagenanzeige sehen zu können.
Abbildung 8.6: In der Standardvorlage hat das Format »Überschrift 2« eine 12pt-Arial-Schrift, fett und kursiv mit Linksausrichtung und einem Abstand von 12pt vor und 3pt nach dem Absatz.
Die Formatierung für »Überschrift 2« (und andere Überschriften), die in Bild 8.6 gezeigt wird, gehört speziell zur Standarddokumentvorlage. Wenn die Formatvorlage der Standardvorlage verändert worden sind oder wenn Sie eine andere Vorlage benutzen, kann die Formatierung für jede Formatvorlage anders sein. Wenn Sie Formatvorlagen in Ihrem Dokument konvertieren möchten, um die Formatierungcharakteristika von Formatvorlagen mit gleichem Namen aus anderen Formatvorlagen zu übernehmen, können Sie den Menüpunkt Extras/Dokumentvorlagen und Add-Ins in wählen. In früheren Versionen verbirgt sich dieser Befehl hinter dem Menüpunkt Datei/Dokumentvorlage.
Sie können die Formatierung von Text auch nach der Zuweisung einer Formatvorlage noch verändern. So läßt sich zum Beispiel die Überschrift »GEOS FILE-FREAK« in Bild 8.6 in 14pt ändern oder zentriert ausrichten. Das Ändern des Formats einer bestimmten Überschrift ändert nicht die Formatierung der Formatvorlage selber oder anderer Überschriften, die die gleiche Formatvorlage verwenden.
Eigene Formatvorlage in Word zu erstellen ist einfach. Angenommen, Sie möchten eine Formatvorlage für Überschriften erstellen, die Sie im ganzen Dokument verwenden wollen. Sie möchten, daß diese Formatvorlage die Schrift Times New Roman verwendet, in 18pt Größe, fett und zentriert. Sie können diesen Stil erstellen und ihn zur Formatvorlagen-Auswahlliste hinzufügen und so verwenden wie jede andere Formatvorlage, die von Word angeboten wird.
Um Ihre eigene Formatvorlage zu erzeugen, müssen Sie nur den hier aufgeführten Schritten folgen:
Abbildung 8.7: Wenn Sie einen neuen Namen in der Formatvorlagenliste eingeben, überschreiben Sie nicht die Originalvorlage. Sie fügen nur eine neue Formatvorlage zur Liste hinzu.
Sie können jede Formatvorlage bearbeiten, indem Sie den Zeichensatz, die Größe, die Ausrichtung, Tabulatoren und anderes verändern, egal ob es sich um eine von Word vorgegebene Formatvorlage oder eine selbsterstellte Formatvorlage handelt. Um einen Stil zu bearbeiten, befolgen Sie die hier aufgeführten Schritte:
Abbildung 8.8: Sie können die Attribute einer Formatvorlage im Beschreibungsfeld im unteren Bereich des Dialogs ansehen.
Abbildung 8.9: Verändern einer Formatvorlage durch Auswahl einer Option in der Format-Dropdown-Liste.
Um die Formatvorlagen zu sichern, die Sie für ein bestimmtes Dokument erzeugt oder verändert haben, speichern Sie das Dokument ab. Damit sind die Formatvorlagen für dieses Dokument jederzeit verfügbar.
Nachdem Sie die Schaltfläche OK im Dialog Formatvorlage bearbeiten ausgewählt haben, wird die Umformatierung der Formatvorlage im gesamten Text durchgeführt. Wenn Sie die Schaltfläche Zuweisen im Dialog Formatvorlage auswählen, dann wird der markierte Text oder der Text, an dem sich die Einfügemarke befindet, mit dem neuen, veränderten Stil formatiert, auch wenn dieser Text vorher nicht mit diesem Stil formatiert war. Stellen Sie daher sicher, daß Sie die Schaltfläche Schliessen im Dialog Formatvorlage (siehe Schritt 8) betätigen.
Ich möchte eine Formatvorlage nur für ein paar Wörter innerhalb eines Absatzes festlegen, aber nachdem ich die Formatvorlage erzeugt habe, ändert der gesamte Absatz seine Formatierung entsprechend den Eigenschaften der Formatvorlage.
Sie müssen anstelle eines Absatzformates ein Zeichenformat entwerfen. Um dies zu tun, können Sie nicht die Formatvorlagen-Auswahlliste in der Formatierungs-Symbolleiste benutzen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Format/Formatvorlage, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. In der Dropdown-Liste Formatvorlagen-Typ des Dialoges Neue Formatvorlage wählen Sie die Option Zeichen.
Ich habe im gesamten Dokument eine bestimmte Formatvorlage verwendet, aber sie sieht an unterschiedlichen Stellen des Textes unterschiedlich aus. Nachdem Sie eine Formatvorlage zugewiesen haben, können Sie die Formatierungen überschreiben, indem Sie manuell neue Formatierungen für die Zeichen oder den Absatz vornehmen. Wenn Sie alle manuellen Formatierungen entfernen wollen, markieren Sie den entsprechenden Absatz einschließlich des Absatzsymbols und drücken die Tastenkombination (Strg)+(Leertaste), um alle Zeichenformatierungen zu entfernen, und (Strg)+(Q), um Absatzformatierungen zu entfernen.
AutoFormat ist eine Funktion von Word, die Ihr Dokument analysiert und automatisch Formatvorlagen zuweist (wie z.B. Überschriften, Unterpunkte zu Überschriften, Aufzählungslisten und Tabulatoren). Sie können entweder den AutoFormat-Befehl benutzen oder AutoFormat ständig aktiviert haben, während Sie Texte eingeben. Wenn Sie AutoFormat benutzen, können Sie die von AutoFormat getroffenen Entscheidungen überwachen und akzeptieren oder verwerfen. Die Benutzung von AutoFormat kann Ihnen viel Zeit sparen, da Word für Sie die Formatvorlagen zuweist. Die Formatierung kann unter Umständen aber auch nicht genau das sein, was Sie möchten. Deshalb haben Sie immer noch die Möglichkeit, Zeichensätze, Stile, Größen und anderes zu ändern, nachdem Sie AutoFormat benutzt haben.
Sie können AutoFormat dazu benutzen, unnötige Leerzeichen entfernen zu lassen und Aufzählungen, die mit einem * beginnen, in Aufzählungen mit einem runden Punkt (Sonderzeichen) umwandeln zu lassen.
AutoFormat bietet die Möglichkeit, mit einem völlig unformatierten Text zu arbeiten, oder Sie können mit der Formatierung beginnen, indem Sie einige wenige Formatvorlagen erstellen und zuweisen und dann von AutoFormat den Rest der Arbeit erledigen lassen. AutoFormat findet ähnlichen Text und weist die gleichen Formatvorlagen zu. Wenn Sie die letzte Methode benutzen, haben Sie mehr Kontrolle darüber, welche Formatvorlagen AutoFormat benutzt. Experimentieren Sie ein wenig mit beiden Methoden herum, und finden Sie heraus, welche Ihnen mehr zusagt.
Wenn Sie die AutoFormat-Möglichkeiten nutzen wollen, während Sie Text eintippen, wählen Sie den Menüpunkt Extras/AutoKorrektur. Klicken Sie auf das Register AutoFormat während der Eingabe. Sie können beliebig viele der folgenden Dialogoptionen einschalten:
Tabelle 8.2: AutoFormat-Optionen
|
Option |
Aktivierung der Funktion |
|
Überschriften |
Geben Sie eine kurze Textzeile ein, und tippen Sie zweimal die Taste (Eingabetaste) für eine »Überschrift 1«-Formatierung. Nachdem Sie zweimal die (Eingabetaste)-Taste betätigt haben, können Sie die Taste (Tab) tippen, wieder eine kurze Textzeile eingeben und zweimal (Eingabetaste) tippen. Damit haben Sie eine »Überschrift 2«-Formatierung erzeugt. |
|
Rahmen |
Geben Sie drei oder mehr Bindestriche (-) ein, und tippen Sie die Taste (Eingabetaste) für einen dünnen Rahmen oder = für einen doppelten Rahmen. |
|
Tabellen |
Tippen Sie die Taste +, eine Reihe von Bindestrichen und ein weiteres Mal auf +. Für jedes Paar von Pluszeichen wird eine Spalte mit einer Breite, die von den dazwischenliegenden Bindestrichen anhängt, erzeugt. Drei Bindestriche entsprechen dabei einem Zeichen in der Tabellenspalte. Zehn Gleichheitszeichen entsprechen sieben Zeichen. |
|
Automatische
|
Starten Sie eine Liste mit einem Stern (*), einem kleinen (o), dem Größer-Symbol (>) oder einem Bindestrich (-), gefolgt von einem Leerzeichen oder einem Tabulatorzeichen. Wenn Sie jetzt die Taste (Eingabetaste) drücken, wird jedes neue Aufzählungselement mit einem entsprechenden Aufzählungszeichen eingeleitet. Die Zeichen * oder o erzeugen das Zeichen •, das Größer-Symbol erzeugt das Aufzählungszeichen ÿ, und der Bindestrich erzeugt das Zeichen n. Um die Listeneingabe zu beenden, können Sie die Taste (Eingabetaste) zweimal drücken. |
|
Automatische
|
Beginnen Sie eine Aufzählung mit einer Zahl, einem Buchstaben (Groß- oder Kleinschreibung) oder einem kleinen »i« (stellvertretend für römische Ziffern), gefolgt von einem Punkt und einem Leerzeichen. Bei jedem Betätigen der Taste (Eingabetaste) wird das nächste Listenelement entsprechend numeriert. |
|
»Gerade Anführungszeichen« durch »typografische« ersetzen |
Wenn Sie Anführungszeichen eingeben, wandelt Word diese automatisch in typographisch richtige Anführungszeichen (unten und oben) um. |
|
Englische Ordnungszahlen (1st) hochstellen |
Wenn Sie englische Ordnungszahlen eingeben, werden diese automatisch hochgestellt, also wird aus 1st und 2nd 1st und 2nd. |
|
Brüche (1/2) durch Sonderzeichen (Cursor oben) |
Geben Sie 1/2 oder 3/4 ein, und Sie erhalten ½ und ¾. |
|
Konzeptsymbole (--) durch formatierte (-) ersetzen |
Geben Sie (c), (r) und (tm) ein, um ©, ® und ™ zu erhalten. |
|
*Fett* und _unterstrichen_ durch Formatierung |
Geben Sie Wörter zwischen zwei Sternen (*) ein, um diese Wörter Fett zu formatieren. Wörter zwischen zwei Unterstrichen (_) lassen das Wort als unterstrichen formatiert erscheinen. Aus »*Das ist fett *« und »_Das ist unterstrichen_« wird also »Das ist fett« und »Das ist unterstrichen«. |
|
Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks |
Wenn Sie eine Internetadresse oder einen Netzwerkpfad eintippen, wandelt Word diese automatisch in ein Hyperlink-Feld um, damit sie direkt durch Klicken auf diesen Hyperlink an die entsprechende Stelle springen können. |
|
Listeneintrag wie vorherigen formatieren |
Wenn Sie dem Anfang einer Aufzählung bestimmte Zeichenformatierungen manuell zuweisen, überträgt Word diese Formatierungen auch auf das nächste Aufzählungselement. |
|
Formatvorlage basierend auf Formatierung definieren |
Wenn Sie einem Absatz manuell eine Formatierung zugewiesen haben, erstellt Word eine neue Formatvorlage, die auf Ihrer Formatierung basiert, damit Sie das Format an ähnlichen Stellen wieder einsetzen können. |
Alle, die nicht gerne die Maus benutzen, um Aufzählungen oder Numerierungen hinzuzufügen, können durch die beiden Optionen Automatische Aufzählung und Automatische Numerierung jede Menge Zeit sparen.
Ich versuche, wie oben angegeben automatisch Überschriften und Rahmen zuzuweisen, aber das funktioniert nicht.
Gehen Sie zurück zum Register AutoFormat während der Eingabe, indem Sie den Menüpunkt Extras/AutoKorrektur wählen, und klicken Sie auf das Register AutoFormat während der Eingabe. Überprüfen Sie Ihre Auswahl der angebotenen Optionen. Stellen Sie sicher, daß die Optionen Überschriften und Rahmen ausgewählt sind.
Wenn Sie nicht Office 97, sondern Microsoft Office 95 benutzen, finden Sie den Punkt AutoFormat während der Eingabe unter dem Menüpunkt Extras/Optionen und dort auf dem Register AutoFormat. Stellen Sie sicher, daß Sie die Option AutoFormat während der Eingabe aktiviert haben.
Um AutoFormat zu starten, wählen Sie den Menüpunkt Format/AutoFormat. Daraufhin erscheint ein Nachrichtenfenster, das Sie darüber informiert, daß die automatische Formatierung beginnt (siehe Bild 8.10). Um Formatierungen zuzuweisen, ohne jedesmal über die durchgeführten Änderungen befragt zu werden, stellen Sie sicher daß die Option AutoFormatierung durchführen ausgewählt ist und klicken Sie aus OK, um mit der Formatierung zu beginnen.
Wenn Sie in der Lage sein möchten, Änderungen durch AutoFormat zu akzeptieren oder zu verwerfen, wählen Sie die Optionen Autoformat mit Anzeige der Änderungen. Nachdem AutoFormat die Formatierung abgeschlossen hat, erscheint ein weiterer Dialog (wie in Bild 8.11). Wählen Sie Alle annehmen, um alle Änderungen zu übernehmen. Wenn Sie diese Schaltfläche zu überstürzt angeklickt haben, können Sie Ihre Entscheidung zurücknehmen, in dem Sie auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standard-Symbolleiste klicken. Falls Ihnen die Änderungen nicht gefallen, wählen Sie Alle ablehnen. Alternativ dazu können Sie auch Änderungen überprüfen oder den Formatvorlagenkatalog wählen.
Abbildung 8.10: Wählen Sie OK, um die Formatierung zu beginnen, und Abbrechen, um den Befehl abzubrechen, oder wählen Sie Optionen, um die Formatierung anzupassen.
Abbildung 8.11: Sie können auswählen, ob Sie die Änderungen ansehen, alle verwerfen oder alle akzeptieren möchten.
Wenn Sie sich entscheiden, die Änderungen anzusehen, stellt Ihnen Word jede Änderung der Formatierung dar, indem diese Änderung hervorgehoben und ein Dialog mit einer Beschreibung der Änderung angezeigt wird. Sie können dann jede einzelne Änderung akzeptieren oder verwerfen. Wenn Sie den Formatvorlagenkatalog wählen, können Sie andere Formatvorlagen und Stile zum Dokument hinzuziehen, um zu sehen, wie diese aussehen.
Wenn Sie sich dazu entschließen, die Änderungen zu überprüfen, leitet Sie Word Schritt für Schritt durch das Dokument und erlaubt Ihnen, jede Änderung, die AutoFormat vorgenommen hat, einzeln zu untersuchen. Die Abbildung 8.12 zeigt den Dialog AutoFormat-Änderungen überprüfen.
Abbildung 8.12: Benutzen Sie diesen Dialog, um jede Änderung zu untersuchen und zu entscheiden, sie zu behalten oder sie zu verwerfen.
Der Dialog AutoFormat-Änderungen überprüfen erlaubt Ihnen darüber hinaus, Veränderungen anzunehmen oder zu verwerfen. Um eine Änderung anzunehmen, benutzen Sie eine der Schaltflächen Suchen. Die Schaltfläche Suchen mit einem Pfeil nach links bewegt die Eingabemarke zur vorherigen Änderung, die Schaltfläche Suchen mit einem Pfeil nach rechts bewegt sie zur nächsten Änderung. Wenn Sie der Formatierung nicht zustimmen, wählen Sie die Schaltfläche Ablehnen. Word verwandelt dann die aktuelle Auswahl zurück in das originale Format.
Falls Sie keine Änderungen verwerfen wollen, können Sie die Schaltfläche Abbrechen benutzen, um zum Dialog AutoFormat zurückzukehren. Wenn Sie Änderungen verwerfen, verändert sich die Bezeichnung der Schaltfläche Abbrechen zu Schliessen.
Wählen Sie Schließen, nachdem Sie die Änderungen untersucht haben (oder zu jedem anderen Zeitpunkt), und Word zeigt daraufhin den vorhergegangenen AutoFormat-Dialog. Sie können nun wieder wählen, ob Sie alle Änderungen annehmen oder verwerfen wollen.
Während Sie die Überprüfung der Änderungen vornehmen, zeigt AutoFormat gelöschte Teile in rot an (wie zum Beispiel Absatzmarkierungen), hinzugefügte Teile werden blau dargestellt. Falls Sie diese Änderungsmarkierungen nicht sehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ausblenden. Haben Sie schon auf die Schaltfläche Ablehnen geklickt und entscheiden sich dann, die Änderung doch nicht zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig.
Sie können mit der Maus außerhalb von AutoFormat-Änderungen überprüfen in den Text klicken, um in Ihrem Dokument zu arbeiten. Der Dialog bleibt auf dem Bildschirm sichtbar. Auf diese Weise können Sie durch den gesamten Text blättern, um Änderungen zu vergleichen, Text zu formatieren, hinzuzufügen oder zu verändern.
Der Formatvorlagenkatalog ist eine spezielle Dialogbox, die die verschiedenen Dokumentvorlagen von Word beinhaltet. Jede Dokumentvorlage beinhaltet voreingestellte Seiten-, Absatz- und Zeichenformatierungen. Sie können den Formatvorlagenkatalog benutzen, um Ihrem Dokument verschiedene Dokumentvorlagen zuzuweisen und um sich ein Beispiel der Vorlage innerhalb dieses Dialoges anzusehen, bevor Sie sie für Ihr Dokument akzeptieren.
Sie können im Dialog AutoFormat die Schaltfläche Formatvorlagen-Katalog wählen, um eine andere Dokumentvorlage für das Dokument auszuwählen.
Der Formatvorlagenkatalog läßt sich mit und ohne AutoFormat verwenden. Falls Sie AutoFormat benutzen, weist Word dem Dokument von sich aus automatisch eine Vorlage zu. Wenn Sie Words Auswahl nicht mögen, können Sie über die Schaltfläche Formatvorlagen-Katalog eine andere Vorlage für Ihr Dokument aussuchen. Andererseits ist es Ihnen freigestellt, Ihr Dokument selbständig zu formatieren, indem Sie den einzelnen Wörtern oder Absätzen spezielle Formate zuweisen. Danach können Sie sich immer noch entscheiden, das Dokument mit anderen Formatvorlagen zu betrachten. Der Formatvorlagenkatalog gibt einem bereits formatierten Dokument ein anderes Aussehen durch die Anwendung verschiedener Formatierungen für Zeichensätze, Einzüge, Zeichensatzgrößen usw.
Um den Formatvorlagenkatalog zu öffnen, wählen Sie den Menüpunkt Format/Formatvorlagen-Katalog. Um den Formatvorlagenkatalog aus dem AutoFormat-Dialog zu öffnen, wählen Sie die Schaltfläche Formatvorlagen-Katalog. In Bild 8.13 wird der Dialog des Formatvorlagenkataloges gezeigt mit der ausgewählten Formatvorlage Professioneller Bericht.
Abbildung 8.13: Weisen Sie Ihrem Dokument eine beliebige Vorlage zu, oder wählen Sie Vorschau eines Beispiels der entsprechenden Formatvorlage.
Um den Formatvorlagenkatalog zu benutzen, beachten Sie bitte die folgenden Schritte:
Ich will die Formatvorlagen aus einer bestimmten Dokumentvorlage benutzen, kann aber die Namen dieser Formatvorlagen nicht finden.
Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten, und wählen Sie dort die Format-Symbolleiste. Die einzelnen Formatierungen innerhalb der Formatvorlage können Sie über die Dropdown-Liste links in dieser Symbolleiste anwählen. Zusätzlich dazu können Sie die Ansicht von der Normalansicht oder Gliederungsansicht auf die Seiten-Layoutansicht wechseln (benutzen Sie dazu das Menü Ansicht), um alle Formatierungen des Dokuments anzuzeigen.
AutoFormat scheint die Formatierung meines Dokuments nicht zu ändern. Standardmäßig weist AutoFormat nur Abschnitten, die als Standard oder als Textkörper formatiert sind, Formatierungen zu. Wenn Sie Text ausgewählt und diesem eine andere Formatierung zugewiesen haben, oder wenn Sie verschiedene Kommandos aus dem Menü Format benutzt haben, um einige Textstellen zu formatieren, ändert AutoFormat keine dieser Formatierungen.
Ich möchte nur einen bestimmten Teil meines Dokuments formatieren. Markieren Sie dazu den Text, den Sie formatieren wollen, und wählen Sie dann den Menüpunkt Format/AutoFormat.
Ein Vorlagenassistent ist eine spezielle Dokumentvorlage, die Ihnen bestimmte Fragen stellt und Ihre Antworten dazu benutzt, ein Dokument automatisch zu formatieren. Die verfügbaren Vorlagenassistenten beinhalten z. B. Mitteilungen (Newsletters), Memo, Brief, Fax, Briefumschlag, Adreßaufkleber, Web-Seite und Plädoyer. Zusätzliche Assistenten können im Register Sonstige Dokumente geladen werden. Vielleicht haben Sie auch ein Register Office 95-Vorlagen, das die Assistenten für Agendas, Kalender, Award-Zertifikationen und Tabellen beinhaltet.
Wenn Sie einen Vorlagenassistenten benutzen, müssen Sie dies tun, bevor Sie tatsächlich Text in das Dokument eingeben. Wählen Sie den Menübefehl Datei/Neu, um die Liste der verfügbaren Vorlagen anzuzeigen. Wählen Sie dann den Vorlagenassistenten, den Sie benutzen möchten, und beantworten Sie alle Fragen, die auf dem Bildschirm erscheinen. Dieser Abschnitt beschreibt die Fragen, Antworten und damit verknüpften Formatierungen am Beispiel des Web-Seiten-Assistenten.
Um ein Assistentendokument zu beginnen, wählen Sie den Menübefehl Datei/Neu. Der Dialog Neu erscheint (siehe Bild 8.14) mit Registern für jeden Typ von Vorlagen und Assistenten. Wählen Sie das gewünschte Register an, und suchen Sie dort den Vorlagenassistenten aus, den Sie benutzen wollen (in diesem Beispiel wählen Sie das Register Web-Seiten, und wählen Sie dann den Web-Seiten-Assistenten). Klicken Sie danach auf die Schaltfläche OK.
Abbildung 8.14: Die Vorlagenassistenten-Symbole besitzen einen Zauberstab und Sterne, um sie von den Vorlagensymbolen zu unterscheiden.
Word zeigt den Dialog des Web-Seiten-Assistenten an (siehe Bild 8.15). Der Dialog zeigt Ihnen ein Beispiel der Web-Seite, die der Assistent formatieren wird. Die Dialogseiten, die der Assistent Ihnen präsentiert, stellen Fragen nach dem Typ der Seite und der Formatierung des Textes auf der Seite. Word weist dann die entsprechenden Formatierungen, die auf Ihren Antworten basieren, dem endgültigen Dokument zu. Dazu müssen Sie auf die Schaltfläche »Fertigstellen« klicken, die im letzten Dialog des Assistenten erscheint.
Sie können das Fenster des Web-Seiten-Assistenten durch Anklicken der Titelzeile und Ziehen des Fensters verschieben, um zu sehen, was sich hinter diesem Dialog befindet.
Einige andere Assistenten, wie zum Beispiel der Memo- und der Fax-Assistent, stellen noch detailliertere Fragen, zum Beispiel darüber, an wen das Dokument gerichtet ist oder von wem es kommt. Der wichtigste Teil bei der Benutzung eines Assistenten ist das Lesen der Nachrichten auf dem Bildschirm und das Beantworten der entsprechenden Fragen.
Abbildung 8.15: Beantworten Sie die Fragen, und wählen Sie die Schaltfläche »Weiter«, um bei der Erstellung der Web-Seite mit dem Web-Seiten-Assistenten fortzufahren.
Der erste Dialog fragt Sie, welche Art von Web-Seite Sie erstellen möchten. Nachdem Sie Ihre Entscheidung getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um mit der Formatierung der Web-Seite fortzufahren.
Word zeigt daraufhin einen zweiten Dialog, der Sie nach dem optischen Stil Ihrer Web-Seite fragt (siehe Bild 8.16). Wählen Sie hier den Stil, der Ihnen am besten gefällt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen, um den Web-Seiten-Assistenten zu schließen.
Abbildung 8.16: Beantworten Sie die Fragen, und wählen Sie »Fertigstellen«, um die Erstellung der Seiten mit dem Web-Seiten-Assistenten zu beenden.
Wenn Sie mit der Benutzung des Assistenten fertig sind, wird Ihre Web-Seite angezeigt und der Office-Assistent steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen bei der weiteren Erstellung Ihres Dokuments zu helfen. Wenn Sie auf den Office-Assistenten klicken, sehen Sie einige Optionen, aus denen Sie auswählen können, oder Sie können auch spezielle Optionen eingeben (siehe Bild 8.17). Wenn Sie genügend Erfahrungen haben oder Ihre Web-Seite alleine erstellen wollen, können Sie den Assistenten jederzeit schließen.
Abbildung 8.17: Wenn Sie zu ersten Mal eine Web-Seite erstellen, geben Sie eine Frage ein und lassen sich vom Assistenten helfen.
Die Web-Seite wird mit Hilfe von geklammertem Text dargestellt, so daß Sie in die Klammer klicken können, um den vorgegebenen Text durch Ihren eigenen Text zu ersetzen (siehe Bild 8.18).
Wenn Sie auf den Bereich Hier Überschrift einfügen klicken, wird dieser gesamte Textbereich ausgewählt, und Sie können Ihren eigenen Text eingeben. Fahren Sie mit der Bearbeitung der Web-Seite fort, indem Sie an allen Stellen Ihre eigenen Informationen hinzufügen.
Abbildung 8.18: Geben Sie Text ein, um Ihre Web-Seite zu vervollständigen. Sie können hier auf die gleiche Weise wie in jedem anderen Word-Dokument Text markieren und formatieren.
Der Text, der blau formatiert ist und unterstrichen dargestellt wird, ist normalerweise ein Hyperlink-Text. Wenn Sie noch weitere Seiten haben, zu denen Sie auf einfache Weise springen möchten, können Sie einen solchen Hyperlink erstellen. Markieren Sie dazu den entsprechenden Text, und wählen Sie aus der Menüzeile den Punkt Einfügen/Hyperlink, oder klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche für das Einfügen eines Hyperlinks (siehe auch Abbildung 8.18).
Wenn die Web-Symbolleiste nicht dargestellt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf irgendeine der Symbolleisten, und wählen Sie den Punkt Web, um diese Symbolleiste einzuschalten.
Um Ihre Web-Seiten sauber zu strukturieren, kann es erforderlich sein, daß Sie viele Seiten anlegen, zwischen denen Sie hin und her wandern müssen. Nachdem Sie mit der Texteingabe fertig sind, ist es Zeit, Hyperlinks zu erstellen.
Um einen Hyperlink zu erzeugen, folgen Sie bitte den hier aufgeführten Arbeitsschritten:
Abbildung 8.19: Benutzen Sie diesen Dialog, um Hyperlink-Felder zu erstellen (Eingabefeld »Verknüpfung zu Datei oder URL«) oder zu erzeugen (Eingabefeld »Name einer Stelle in der Datei«)
Nachdem Sie den Hyperlink erstellt haben, verändert sich der Text und wird als blauer Text mit Unterstreichung dargestellt. Wenn Sie mit der Maus bei einem Hyperlink sind, bekommen Sie ein Quickinfo, das Ihnen anzeigt, wo sich die entsprechende Datei befindet (siehe Abbildung 8.20).
Abbildung 8.20: Das Quickinfo-Feld zeigt Ihnen an, wo sich eine Web-Seite befindet.
Um Ihre Hyperlinks zu testen, klicken Sie auf eins der Hyperlink-Felder. Word sollte dann die entsprechende Web-Seite öffnen, wie in Bild 8.21 zu sehen ist.
Abbildung 8.21: Die verknüpfte Web-Seite erscheint, nachdem Sie auf den Hyperlink »TigaSoft« geklickt haben.
Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Web-Seite an einem neuen Platz zu speichern, stellen Sie sicher, daß Sie auch alle Bilddateien, die mit dieser Seite verknüpft sind, verschieben. Die Endung der Dateien ist »GIF«.
Sie haben versucht, einen Hyperlink zu einem anderen Dokument zu erstellen, aber Word sagt, daß es nicht existiert.
Um zu einem anderen Dokument Verknüpfungen herzustellen, müssen diese erst erstellt worden sein. Erstellen Sie daher die Dokumente, zu denen Sie eine Verknüpfung herstellen wollen, und stellen Sie sicher, daß Sie diese als HTML-Datei gespeichert haben. Versuchen Sie dann, das Hyperlink-Kommando nochmals auszuführen.
Wie bereits erwähnt, bietet Word eine große Anzahl von bereits vordefinierten Dokumentvorlagen. Es kann vorkommen, daß Sie eine bereits existierende Vorlage verändern möchten, um sie besser einsetzen zu können, oder Sie möchten eine komplett neue Vorlage von Grund auf definieren, um diese immer wieder neu einsetzen zu können. Das Erzeugen einer Dokumentvorlage ist nahezu so einfach wie das Abspeichern eines Dokuments.
Allerdings können solche Vorlagen auch sehr komplex sein aufgrund der großen Vielzahl von Elementen, die in ihnen gespeichert werden können, wie zum Beispiel Text, Formatierungen, AutoText-Einträge, Makros und Textstile.
Sie können eine bereits bestehende Vorlage ändern und diese wie eine neue Dokumentvorlage speichern. Um eine eigene Vorlage durch Veränderung einer bereits bestehenden Dokumentvorlage zu erstellen, folgen Sie den hier aufgeführten Schritten:
Um Ihre Dokumentvorlage zu benutzen, wählen Sie Datei/Neu, und suchen Sie sie aus dem Register Allgemein im Dialog Neu heraus.
Wenn Sie eine eigene Vorlage erstellen wollen, benutzen Sie die Dokumentvorlage, die Ihren Vorstellungen am nächsten liegt. Im unteren rechten Bereich des Dialoges wählen Sie wieder die Option Vorlage und klicken auf OK. Führen Sie an der Vorlage alle Änderungen durch, die Sie benötigen. Wenn Sie die Vorlage speichern, zeigt die Option Dateityp den Typ Dokumentvorlage an.
Sie können eine Dokumentvorlage auch von Grund auf neu definieren oder ein Worddokument benutzen und es in eine Formatvorlage konvertieren. Um eine Datei als Vorlage zu speichern, folgen Sie den hier angegebenen Schritten:
Sollte Word aus irgendeinem Grund das Zielverzeichnis für die Dokumentvorlagen unter Speichern in nicht ändern, finden Sie das Zielverzeichnis normalerweise im Unterverzeichnis Vorlagen des MS-Office-Verzeichnisses.
Ich möchte einen Assistenten verwenden, der nicht im Dialogfeld Neu aufgeführt ist.
Stellen Sie sicher, daß Sie sich im Verzeichnis für die Vorlagen unterhalb des Word-Programmverzeichnisses befinden. Wenn Sie die Vorlage in einem anderen Verzeichnis gespeichert haben, wechseln Sie in dieses Verzeichnis. Alternativ dazu kann es sein, daß Sie das Setup-Programm für Word aufrufen müssen, um die entsprechende Vorlage zu installieren, wenn Sie diese nicht schon mit Word zusammen installiert haben.
Kopf- und Fußzeilen beinhalten für gewöhnlich sich wiederholende Informationen am oberen und unteren Rand des Dokuments. Sie werden typischerweise in langen Dokumenten verwendet und bestehen meistens aus einem oder mehreren der folgenden Merkmale: Seitennummer, Datum, Firmenname, Autorenname oder Kapitelüberschrift.
Sie können Kopf- und Fußzeilen wie jeden anderen Word-Text bearbeiten und formatieren.
Wenn Sie eine Kopf- oder Fußzeile hinzufügen, wechselt Word zur Seitenlayout-Ansicht und öffnet die Eingabefläche für Kopf- oder Fußzeilen. Darüber hinaus wird noch eine spezielle Symbolleiste für Kopf- und Fußzeilen eingeblendet. Um eine Kopf- oder Fußzeile hinzuzufügen, wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/Kopf- und Fusszeile. Die Kopf- und Fußzeilen-Symbolleiste erscheint zusammen mit einem punktierten Bereich, der den Kopfzeilenbereich umschließt (siehe Bild 8.22). Geben Sie nun die Kopfzeile ein, oder benutzen Sie die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln, um zur Fußzeile zu gelangen.
Abbildung 8.22: Ein spezieller gepunkteter Bereich erscheint und gibt Ihnen die Möglichkeit, Kopf- und Fußzeilen einzugeben.
Die folgende Tabelle beschreibt die Schaltflächen, die Ihnen in der Kopf- und Fußzeilen-Symbolleiste zur Verfügung stehen:
Tabelle 8.3: Die Schaltflächen der Symbolleiste für Kopf- und Fußzeilen
Im Eingabebereich der Kopf- und Fußzeile können Sie folgende Funktionen durchführen:
Um die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtzahl von Seiten in Ihrer Kopf- oder Fußzeile anzeigen zu lassen, können Sie zum Beispiel folgenden Text eingeben »Seite (klicken Sie nun auf die Schaltfläche Seitenzahlen einfügen) von (klicken Sie nun auf die Schaltfläche Anzahl der Seiten einfügen)«.
Wenn Sie mit der Eingabe von Informationen für die Kopf- und Fußzeilen fertig sind, klikken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um zum Dokument zurückzukehren.
Sie können Felder in ein Dokument oder in die Kopf- und Fußzeilen einfügen, die Vorgehensweise ist in beiden Fällen die gleiche. Um eine Feldverknüpfung in die Kopf- oder Fußzeile einzufügen, während Sie sich im Eingabebereich der Kopf- oder Fußzeile befinden, wählen Sie den Menüpunkt Einfügen/Feld. Sie können jeden der Feldfunktionen aus dem Dialog Feld auswählen (siehe Bild 8.23).
Die folgende Tabelle zeigt einige nützliche Felder, die Sie in Kopf- oder Fußzeilen verwenden können:
Tabelle 8.4: Felder für Kopf- und Fußzeilen
|
Ergebnis |
Kategorie |
Feldname |
|
Dokumentendateiname (mit Parameter \p inklusive Pfadangabe) |
Dokument-Information |
Dateiname \p |
|
Name des Benutzers, der das Dokument als letzter gespeichert hat |
Dokument-Information |
GespeichertVon |
|
Autoreninformationen |
Dokument-Information |
Autor |
|
Benutzerinformationen |
Benutzer-Information |
Benutzername |
|
Abschnittsnumerierung |
Numerierung |
Abschnitt |
Abbildung 8.23: Das Feld »Dateiname« mit der Option »\p« fügt einen Dateinamen mit Angabe des kompletten Pfades ein.
Sie werden vielleicht feststellen, daß Sie mehr Optionen für Kopf- und Fußzeilen benötigen als die Möglichkeit, nur die erste Seite anders oder gerade und ungerade Seiten unterschiedlich zu drucken. Wenn Sie mehrere Kopf- und Fußzeilen innerhalb Ihres Dokuments benötigen, ist es erforderlich, daß Sie Ihr Dokument in kleinere Abschnitte unterteilen.
Um solche Unterbrechungen in Ihr Dokument einzufügen, führen Sie bitte folgende Schritte durch:
Abbildung 8.24: Benutzen Sie den Dialog »Manueller Wechsel«, um neue Abschnitte in Ihrem Dokument festzulegen.
Wenn Sie Kopf- und Fußzeilen hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächste anzeigen in der Symbolleiste für Kopf- und Fußzeilen. Damit gehen Sie zur nächsten Kopf- oder Fußzeileneingabe (siehe Bild 8.25).
Abbildung 8.25: Beachten Sie die Angabe Wie vorherige in der oberen rechten Ecke der Kopf- und Fußzeileneingabe.
Um Kopf- und Fußzeilen zu bearbeiten, können Sie in der Seitenlayout-Ansicht einen Doppelklick auf Kopf- oder Fußzeile ausführen. Sie können auch den Menüpunkt Ansicht/Kopf- und Fußzeile benutzen. Bearbeiten Sie die Kopf- oder Fußzeile genauso wie den Rest des Dokuments auch. Wenn Sie die Kopf- oder Fußzeile komplett löschen möchten, markieren Sie den ganzen Text (mit der Tastenkombination (Strg)+(A)), und drücken Sie auf die Taste (Entf). Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen in der Symbolleiste für Kopf- und Fußzeile, um zum Dokument zurückzukehren.
Führen Sie in der Seitenlayout-Ansicht einen Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile aus, um diesen Bereich für die Bearbeitung zu öffnen.
Ich habe eine Kopf- oder Fußzeile bearbeitet, sie erscheint jedoch nur in einem Teil meines Dokuments.
Es kann sein, daß Sie mehrere Abschnitte in Ihrem Dokument eingerichtet haben, oder Sie haben eine bestimmte zusätzliche Option in der Dialogbox für die Seitenlayout-Ansicht aktiviert. Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/Kopf- und Fusszeile, und klicken Sie auf die Schaltfläche Seite einrichten. Stellen Sie sicher, daß im Register Seitenlayout unter dem Punkt Kopf- und Fußzeilen beide Optionen nicht aktiviert sind. Achten Sie außerdem darauf, daß in der Dropdown-Liste unter Anwenden auf die Option Gesamtes Dokument aktiviert ist.
Bei einem Blick auf mein Dokument stelle ich fest, daß in der Kopf- oder Fußzeile das falsche Datum angezeigt wird. Wenn Sie die Funktion Datum einfügen oder Uhrzeit einfügen gewählt haben, müssen Sie außerdem sicherstellen, daß im Dialog Datum und Uhrzeit die Option Automatisch aktualisieren aktiviert ist. Sie erreichen die entsprechende Dialogbox über den Menübefehl Einfügen/Datum und Uhrzeit. Wenn Sie zum Einfügen des Datums und der Uhrzeit in die Kopf- oder Fußzeile die Symbolleiste benutzen, wird ein Feldeintrag in Ihr Dokument eingefügt. Dieser Feldeintrag wird normalerweise nicht aktualisiert, bis Sie Ihre Datei öffnen oder ausdrucken. Sie können dieses Feld manuell aktualisieren, indem Sie in das Feld klicken und die Taste (F9) benutzen.
Wenn Sie die Formatvorlagen »Überschrift 1«, »Überschrift 2« und »Überschrift 3« benutzen, können Sie auf schnelle Art und Weise ein Inhaltsverzeichnis für Ihr Dokument erstellen lassen. Um auf diese Art ein Inhaltsverzeichnis in den Text einzufügen, führen Sie bitte folgende Schritten durch:
Abbildung 8.26: Der Dialog »Index und Verzeichnisse« erlaubt es Ihnen, verschiedene Arten von Inhaltsverzeichnissen auszuwählen.
Wenn Sie das Dokument später noch einmal bearbeiten, wählen Sie den Menüpunkt Einfügen/Index und Verzeichnisse. Im daraufhin erscheinenden Bestätigungsdialog müssen Sie dann angeben, daß Sie das alte Inhaltsverzeichnis ersetzen lassen wollen.
Ich habe einige meiner Überschriftsebenen in das Inhaltsverzeichnis einfließen lassen, aber es erscheinen nicht alle Überschriften.
Nachdem Sie den Menüpunkt Einfügen/Index und Verzeichnisse gewählt haben, wählen Sie das Register Inhaltsverzeichnis und ändern unter Ebenen anzeigen die Anzahl der Überschriftsebenen, die Sie verwenden möchten.
Ich wollte eigentlich keine Seitenzahlen sehen, aber ein Inhaltsverzeichnis haben, um einen Überblick über die Gliederung meines Textes zu erhalten. Wählen Sie in diesem Fall am besten die Gliederungsansicht in der horizontalen Bildlaufleiste, und stellen Sie die Anzahl der Ebenen ein, die Sie sehen möchten. Alternativ dazu können Sie im Register Inhaltsverzeichnis im Dialog Index und Verzeichnisse die Option Seitenzahlen anzeigen deaktivieren.
Ich möchte gerne außer den Punkten noch andere Möglichkeiten haben, um den Bereich zwischen meinen Inhaltsverzeichniseintrag und den Seitennummern aufzufüllen. Im Register Inhaltsverzeichnis im Dialog Index und Verzeichnisse haben Sie eine Dropdown-Liste mit der Bezeichnung Füllzeichen, in der Sie entweder die Option Ohne, eine durchgezogene oder eine gestrichelte Linie wählen können – neben der normalen gepunkteten Linie. Sie können außerdem die Option Seitenzahlen rechtsbündig ausschalten, um zu erreichen, daß die Seitenzahlen direkt hinter dem Text erscheinen.
Wenn Sie Beschriftungen für Ihre Abbildungen benutzen (durch den Menüpunkt Einfügen/Beschriftung), können Sie zusätzlich auch noch eine Tabelle Ihrer Abbildungen erstellen lassen, indem Sie wieder den Menüpunkt Einfügen/Index und Verzeichnisse wählen und dann das Register Abbildungsverzeichnis aktivieren. Wenn Sie einen Index erstellen lassen möchten, müssen Sie zunächst Indexeinträge festgelegt haben. Dies können Sie tun, indem Sie den entsprechenden Text markieren und dann im Dialog Index und Verzeichnisse auf der entsprechenden Registerseite die notwendige Markierung vornehmen. Danach können Sie einen Index automatisch erstellen lassen, indem Sie im gleichen Dialog alle gewünschten Einstellungen vornehmen. Mit Anklicken der Schaltfläche OK beginnt dann die automatische Generierung eines Indexes.
Wenn Sie einen Bericht schreiben oder die Quellen eines Textes angeben möchten, können Sie Fußnoten (die am unteren Ende jeder Seite gezeigt werden) oder Endnoten (die erst am Ende des Dokuments angezeigt werden) benutzen. Um sowohl Fußnoten als auch Endnoten einzurichten, positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle der Referenz in Ihrem Dokument, und wählen Sie dann den Menüpunkt Einfügen/Fußnote. Der Dialog Fußnote und Endnote erscheint, wie in Bild 8.27 zu sehen ist.
Abbildung 8.27: Wählen Sie die Option »Fußnote«, um Anmerkungen am unteren Ende der entsprechenden Seite einzufügen. Wählen Sie die Option »Endnote«, um Anmerkungen am Ende des Dokuments einzufügen.
Im Dialogabschnitt Einfügen können Sie die Option Fußnote oder Endnote einfügen wählen. Danach klicken Sie auf OK. Im Fall einer Fußnote wird dann ein Eingabebereich im unteren Bereich der Seite geöffnet, in der Sie Ihre Referenz eintragen können (siehe Bild 8.28). Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, klicken Sie einfach wieder in das Dokument. Eine hochgestellte Zahl wird automatisch an der Stelle im Text eingefügt, an der Sie die Eingabe der Fußnote begonnen haben. Diese Zahl entspricht der Zahl, die neben Ihrer Fußnote am unteren Ende der Seite oder am Ende des Dokuments im Falle einer Endnote zu sehen ist. Um eine Fußnote oder eine Endnote wieder zu löschen, markieren Sie einfach diese hochgestellte Zahl und drücken die Taste (Entf).
Abbildung 8.28: In der Normalansicht wird ein neuer Fensterabschnitt geöffnet, der es Ihnen erlaubt, eine Fuß- oder eine Endnote einzugeben. Wählen Sie die Schaltfläche »Schließen«, um diesen Fensterabschnitt zu verlassen, oder klicken Sie einfach in Ihr Dokument.
Wenn Sie Fuß- oder Endnoten erstellen, haben Sie verschiedene Optionen, um festzulegen, wie diese dargestellt werden. Nachdem Sie den Menüpunkt Einfügen/Fußnote gewählt haben, um den entsprechenden Dialog zu öffnen, ist standardmäßig die Option für automatische Numerierung eingeschaltet. Das bedeutet, daß die Numerierung jeder hinzugefügten Fußnote um eins erhöht wird. Sie können die Zeichendarstellung auch verändern, damit Fußnoten mit Hilfe von Buchstaben oder anderen Zeichen erscheinen, indem Sie die Option Benutzerdefiniert wählen. Geben Sie in diesem Fall das von Ihnen gewünschte Zeichen im Eingabefeld ein. Mit der Schaltfläche Sonderzeichen können Sie über den entsprechenden Dialog Sonderzeichen beliebige, nicht über die Tastatur erreichbare Zeichen benutzen. Über die Schaltfläche Optionen erreichen Sie einen weiteren Dialog, der es Ihnen erlaubt, die Positionen von Fußnoten und Endnoten zu ändern. Sie können hier auch die Formatierung der Zahlen festlegen sowie angeben, mit welcher Zahl die Numerierung beginnen soll und wann die Numerierung wieder von vorne starten soll.
Kommentare sind ähnlich wie Endnoten, außer daß sie für gewöhnlich nur dann benutzt werden, wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeiten. Um einen Kommentar zu erstellen, wählen Sie den Menüpunkt Einfügen/Kommentar. Daraufhin erscheint im unteren Bereich des Dokuments ein zusätzliches Fenster, in dem Sie Ihren Kommentar eingeben können (siehe Bild 8.29). Wenn Sie mit der Eingabe des Kommentars fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Abbildung 8.29: Ein zusätzlicher Eingabebereich für die Eingabe von Kommentaren wird dargestellt.
Das Wort links von der Einfügestelle des Kommentars wird gelb hinterlegt dargestellt, um einen Kommentar anzuzeigen (ähnlich zu Bemerkungen in Excel). Wenn Sie Ihren Mauszeiger über dieses schattierte Wort bewegen, erscheint ein Quickinfo, das anzeigt, wer diesen Kommentar erzeugt hat, und zusätzlich auch den Kommentar selbst (siehe Bild 8.30). Das erleichtert das Ansehen von Kommentaren erheblich.
Abbildung 8.30: Benutzen Sie die Quickinfos, um sich Kommentare in Ihrem Dokument auf schnelle Weise anzusehen.
Wenn Sie eine ältere Version von Word benutzen, ist die den Kommentaren entsprechende Funktion unter dem Menüpunkt Einfügen/Anmerkung zu finden.
Um einen Kommentar zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den hervorgehobenen Bereich, und wählen Sie den Menüpunkt Kommentar bearbeiten aus dem erscheinenden Menü. Um einen Kommentar zu löschen, klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf den hervorgehobenen Bereich, und wählen Sie den Punkt Kommentar löschen. Um Kommentare auszudrucken, wählen Sie den Menüpunkt Datei/Drucken, und wählen Sie im Dialog Drucken links unten in der Dropdown-Liste die Option Kommentare.
Im Eingabebereich für Kommentare finde ich die Initialen eines Bearbeiters, jedoch ohne Kommentar, und ich kann den Eintrag nicht löschen.
Schließen Sie den Kommentar-Eingabebereich, und klicken Sie auf die Schaltfläche Einblenden/Ausblenden in der Standard-Symbolleiste. Dadurch erscheint der Kommentarcode auf dem Bildschirm. Klicken Sie nun doppelt auf diesen Code, um ihn zu bearbeiten. Sie können nun entweder Kommentartext hinzufügen oder im Dokumenteneingabebereich wieder auf diesen Code klicken, um ihn auszuwählen. Drücken Sie dann die Taste (Entf), um diesen Code zu löschen.
Sie können Textmarken benutzen, um auf einfache Weise zu bestimmten Stellen Ihres Dokuments zu springen oder um Querverweise einzurichten. Um eine Textmarke zu erstellen, bewegen Sie sich zu dem entsprechenden Text, und markieren Sie den Textabschnitt, den Sie als Textmarke benutzen möchten. Wählen Sie jetzt den Menüpunkt Einfügen/Textmarke, und geben Sie im erscheinenden Dialog den Namen dieser Textmarke ein (siehe Bild 8.31). Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Abbildung 8.31: Um eine Textmarke hinzuzufügen, geben Sie den Namen im Eingabefeld unter Name der Textmarke ohne Leerzeichen zu verwenden ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Anstelle von Textmarken können Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F5) benutzen, um an die drei letzten Stellen im Text zu springen, an denen Sie sich aufgehalten haben.
Wenn Sie eine Textmarke eingegeben haben, können Sie daraufhin die Tastenkombination (Strg)+(G) oder (F5) benutzen, um den Dialog Suchen und Ersetzen zu aktivieren und dort im Register Gehe zu in einer Dropdown-Liste die gewünschte Textmarke auszuwählen.
Abbildung 8.32: Das Register Gehe zu zeigt eine Liste aller eingegebenen Textmarken.
Um einen Querverweis zu einer Textmarke einzurichten (zum Beispiel »siehe Seite 25«, wobei »25« die Seite ist, auf der sich die Textmarke befindet), müssen Sie zunächst die Einfügemarke an die Stelle positionieren, an der der Querverweis eingefügt werden soll. Wählen Sie danach den Menüpunkt Einfügen/Querverweis. Daraufhin erscheint der Dialog Querverweis, den Sie auch in Bild 8.33 sehen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste unter Verweistyp die Option Textmarke. In der Dropdown-Liste unter Verweisen auf wählen Sie die Option Seitenzahl. Danach können Sie in der Auswahlliste unter Für welche Textmarke die von Ihnen gewünschte Textmarke auswählen . Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Einfügen. Die Referenz wird als Feld in Ihre Dokument eingefügt.
Abbildung 8.33: Sie können einen Querverweis benutzen, um die Leser zu der Seitenzahl zu leiten, auf der die Textmarke angebracht ist.
Wenn Sie das Wort »oben« oder »unten« als Querverweis einsetzen wollen, aktivieren Sie die Option Bereich oberhalb/unterhalb berücksichtigen im Dialog Querverweis.
Wenn Sie einen Querverweis einfügen, fügt Word automatisch auch einen Hyperlink ein (wie auch in Bild 8.32). Dieser Hyperlink ist mit dem Querverweis verbunden, so daß Sie durch Anklicken des Querverweises zur verbundenen Textstelle springen können, in diesem Falle zur Textmarke. Wenn Sie nicht möchten, daß einem Querverweis ein Hyperlink zugeordnet wird, deaktivieren Sie die Option Als Hyperlink einfügen im Dialog Querverweis.
Ich kann eine Textmarkenreferenz nicht wieder löschen.
Der Querverweis erscheint im Dokument als ein Feld. Sie können dieses Feld nicht mit der Taste (Rückschritt) löschen. Wenn die Einfügemarke innerhalb dieses Feldes liegt, erscheint dieses grau hinterlegt. Markieren Sie den gesamten hinterlegten Bereich, und drücken Sie die (Entf)-Taste, um einen Querverweis zu löschen. Wenn Sie eine Textmarke löschen wollen, wählen Sie den Menüpunkt Einfügen/Textmarke, klicken Sie auf den Namen der entsprechenden Textmarke und dann auf die Schaltfläche Löschen.
Die Funktion Änderungen verfolgen erlaubt Ihnen zu erkennen, wenn Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden. Wenn mehrere Leute an einem Dokument arbeiten, können die Änderungen von jeder Person unterschiedlich formatiert bzw. in unterschiedlicher Farbe dargestellt werden. Um die Möglichkeit der Änderungsverfolgung einzuschalten, wählen Sie den Menüpunkt Extras/Änderungen verfolgen/Änderungen hervorheben. Daraufhin erscheint der Dialog Änderungen hervorheben (siehe Bild 8.34). Aktivieren Sie die Option Änderungen während der Bearbeitung markieren, und klicken Sie auf OK. Standardmäßig erscheint ein eingegebener Text mit einer Unterstreichung, während gelöschter Text als durchgestrichener Text erscheint. Alle Änderungen werden durch einen vertikalen Balken am Rand angezeigt.
Abbildung 8.34: Um Änderungsmarkierungen auszuschalten, deaktivieren Sie die Option Änderungen während der Bearbeitung markieren.
Wenn Sie ein frühere Version von Word benutzen, finden Sie die Änderungsverfolgung unter dem Menüpunkt Überarbeiten. Um diese Überarbeitenmarkierungen ein- oder auszuschalten, wählen Sie den Menüpunkt Extras/Überarbeiten, und klicken Sie auf die Option Änderungen während der Bearbeitung markieren.
Wenn Sie Änderungen dauerhaft übernehmen möchten und die Bearbeitungsmarkierungen aus dem Dokument entfernen möchten, wählen Sie den Menüpunkt Extras/Änderungen verfolgen/Änderungen akzeptieren oder ablehnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Alle annehmen. Um alle Änderungen, die an diesem Dokument vorgenommen wurden, zu verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle ablehnen. Mit den Schaltflächen Suchen können Sie sich jede Veränderung ansehen.
Daraufhin erscheint die gefundene Änderung als markierter Text im Dokument, und der Dialog Änderungen annehmen oder ablehnen zeigt in dem Bereich unter Änderungen zusätzliche Informationen, die mit der Bearbeitung zusammenhängen (siehe Bild 8.35). Klicken Sie auf die Schaltfläche Annehmen, um die Änderungen zu akzeptieren, oder klikken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen, um die Änderung rückgängig zu machen. Sie können die Schaltfläche Suchen mit Pfeil nach rechts nochmals verwenden, um zur nächsten Änderung zu gelangen, oder Sie können die Schaltfläche Suchen mit Pfeil nach links anklicken, um zum vorherigen Änderungsort zu gelangen. Wenn Sie mit der Überprüfung der Änderungen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um wieder in das Dokument zurückzukehren.
Abbildung 8.35: Benutzen Sie den Dialog Änderungen annehmen oder ablehnen, um jede einzelne Änderung zu akzeptieren oder zu verwerfen.
Wenn mehr als eine Person am gleichen Dokument arbeitet kann jede Person ihre Version des Dokuments mit einem unterschiedlichen Namen abspeichern (ohne Hervorhebung ihrer Änderung). Um die Änderungen der einzelnen Bearbeiter zu sehen, kann eine Person die Originaldatei öffnen und dann den Menüpunkt Extras/Änderungen verfolgen/Dokumente vergleichen wählen, um sein Dokument mit jedem anderen zu vergleichen. Alle Änderungen werden wie oben beschrieben dargestellt. Um sich die einzelnen Änderungen anzusehen, folgen Sie bitte auch den oben angegebenen Anweisungen.
(c) 1997 Que
bis
