In diesem Kapitel lernen Sie die grundlegenden Techniken, Tabellen in Excel zu erzeugen. Das Kapitel beginnt mit einer Einführung in die grundlegenden Excel-Fachbegriffe und -Konzepte.
Dann lernen Sie, wie Sie Daten eingeben und verschieben sowie das Markieren von Zellen und ganzen Bereichen.
Haben Sie diese Grundlagen begriffen, kennen Sie alle nötigen Werkzeuge, mit denen Sie die unterschiedlichsten Tabellen erstellen können.
Wenn Sie Excel starten, erscheint eine leere Arbeitsmappe im Dokument-Fenster. Die Arbeitsmappe ist das Hauptdokument, das in Excel dazu eingesetzt wird, Daten zu speichern und zu bearbeiten.
Eine Arbeitsmappe besteht aus verschiedenen Arbeitblättern. Jedes dieser Blätter beinhaltet Daten. Anfangs beinhaltet jede neue Arbeitsmappe, die Sie erzeugen, 16 Tabellen. Sie können jederzeit weitere hinzufügen. Zusätzlich zu diesen Tabellen können Sie Diagramme, Makros, VisualBasic-Module und Dialoge erzeugen. Jede Tabelle besteht aus 256 Spalten und 16.384 Zeilen.
Die Spalten sind von links nach rechts mit A bis Z beschriftet. Danach mit AA bis AZ, BA bis BZ und so weiter.
Die Zeilen sind mit 1 bis 16.384 von oben nach unten an der linken Seite des Dokumentenfensters beschriftet. Die »Kreuzungen« der Zeilen und Spalten bilden die sogenannten Zellen – die grundlegenden Einheiten, um Daten in Excel zu speichern.
Jede Zelle bezieht ihren Namen aus dem Schnittpunkt zwischen Reihe und Spalte, was als Zellreferenz bezeichnet wird. Ein Beispiel: Die Adresse der Zelle an der Kreuzung von Spalte C und Reihe 5 wird als Zelle C5 bezeichnet – dieses Prinzip kennen Sie vielleicht vom »Schiffe versenken«.
Am unteren Ende jeder Tabelle sehen Sie eine Reihe von Registertaben, mit denen Sie jede Tabelle in der Arbeitsmappe identifizieren können.
Im Normalfall sind diese mit Blatt1, Blatt2 usw. beschriftet, wie Sie in Bild 10.1 sehen können.
Abbildung 10.1: Eine Excel-Arbeitsmappe besteht aus Spalten, Zeilen, Zellen und Tabellen.
In einer neuen Tabelle ist die Zelle an der Kreuzung von Spalte A und Zeile 1 hervorgehoben, was bedeutet, daß die Zelle A1 die aktive Zelle ist.
Wenn Sie anfangen, etwas einzutippen, erscheinen die eingegebenen Daten in der aktiven Zelle. Um Daten in eine andere Zelle einzugeben, müssen Sie diese zunächst aktivieren. Dazu können Sie die Maus oder die Tastatur einsetzen.
Übrigens: Wenn Sie einen anderen Ausschnitt Ihrer Tabelle betrachten – indem Sie die Rollbalken einsetzen – bedeutet dies nicht, daß Sie eine andere Zelle zur aktiven bestimmen.
Mit der Maus können Sie sehr einfach eine Zelle aktivieren. Bewegen Sie den Mauszeiger dazu einfach über die Zelle, und klicken Sie einmal mit der linken Maustaste. Bild 10.2 zeigt Ihnen, wie das funktioniert.
Sie können die (Bild auf) und (Bild ab)-Tasten dazu verwenden, um eine andere Zelle zu aktivieren. Die Tasten und -kombinationen, die Sie dabei einsetzen können, sehen Sie in Tabelle 10.1.
Tabelle 10.1: Einsatz der Tastatur, um eine aktive Zelle zu wählen
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Tasten |
Beschreibung |
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(Cursor rechts), (Cursor rechts), (Cursor oben), (Cursor unten) |
Aktiviert die Zelle links, rechts, oberhalb bzw. unterhalb |
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(Strg)+Pfeiltasten, (Ende)+Pfeiltasten |
Aktiviert die entsprechende nächste, nicht leere Zelle |
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(Tab) |
Eine Zelle nach rechts |
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(Eingabetaste) |
Eine Zelle nach unten |
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(Umschalt)+(Tab) |
Eine Zelle nach links |
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(Umschalt)+(Eingabetaste) |
Eine Zelle nach oben |
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(Pos1) |
Zur Spalte A der aktiven Zeile |
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(Umschalt)+(Pos1) |
Zur Zelle A1 |
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(Umschalt)+(Ende) |
Zur letzten belegten Zelle im Blatt |
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(Bild auf) |
Eine Bildschirmseite nach oben |
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(Bild ab) |
Eine Bildschirmseite nach unten |
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(Alt)+(Bild auf) |
Eine Bildschirmbreite nach links |
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(Alt)+(Bild ab) |
Eine Bildschirmbreite nach rechts |
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(Strg)+(Bild auf) |
Zur nächsten Tabelle |
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(Strg)+(Bild ab) |
Zur vorherigen Tabelle |
Abbildung 10.2: Um eine Zelle zu aktivieren, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle und klicken mit der linken Maustaste.
Verwenden Sie das Gehe zu-Kommando, um zu einer speziellen Zelle zu springen. Wählen Sie dazu Bearbeiten/Gehe zu..., oder drücken Sie die (F5)-Taste, um den Gehe-zu-Dialog aufzurufen.
Abbildung 10.3: Der Gehe-zu-Dialog ermöglicht es, zu einer bestimmten Zelle zu springen.
Wenn der Gehe-zu-Dialog erscheint, geben Sie die Zellreferenz der Zelle ein, zu der Sie springen wollen. Drücken Sie dann die (Eingabetaste)-Taste. Um also z. B. zur Zelle D5 zu springen, geben Sie D5 ein und drücken dann die (Eingabetaste)-Taste oder klicken auf die OK-Schaltfläche. Der Mauszeiger wird zur Zelle D5 verschoben und diese wird aktiviert.
Sie können auch zu einer speziellen Zelle springen, indem Sie das Namen-Feld benutzen, das Sie am linken Ende des Formel-Bereichs sehen.
Klicken Sie in das Eingabefeld, und geben Sie die Zellreferenz an, zu der gesprungen werden soll. Drücken Sie nun die (Eingabetaste)-Taste.
Um einen anderen Ausschnitt Ihrer Tabelle zu betrachten, ohne die aktive Zelle zu ändern, benutzen Sie die vertikalen und horizontalen Rollbalken.
Mit der Maus klicken Sie den Hoch- oder Runter-Pfeil an, um zeilenweise zu verschieben. Sie können auch den Rollbalken mit der Maus nach oben oder unten bewegen.
Wenn Sie in das Feld über dem Rollbalken klicken, wird der Ausschnitt um eine Seite nach oben verschoben. Klicken Sie unter den Rollbalken, wird der Bildausschnitt eine Seite nach unten verschoben.
Wenn Sie den Rollbalken verschieben, wird die Zeilen- bzw. Spaltenbezeichnung angezeigt, so daß Sie den Überblick nicht verlieren.
Um durch ein Tabelle mit der Tastatur zu scrollen, drücken Sie die (Rollen)-Taste auf Ihrer Tastatur und benutzen dann die Cursor-Tasten. Dieses Rollen verschiebt den Bildausschnitt, wählt jedoch keine andere Zelle als aktiv aus.
Wenn Sie eine aktive Zelle ausgewählt haben, in die Sie etwas eingeben möchten, können Sie Text, Zahlen, Datumswerte, Uhrzeiten oder Formeln eingeben. Während Sie tippen, erscheinen die Eingaben in der aktiven Zelle und in dem Bereich über der Tabelle, der als Formel-Bereich bezeichnet wird (siehe Bild 10.4).
Der Formel-Bereich zeigt auch den sogenannten Eingabecursor an – einen blinkenden Strich, der anzeigt, wo das nächste Zeichen erscheinen wird, das Sie eintippen.
Abbildung 10.4: Wenn Sie Daten in eine Zelle eingeben, werden diese parallel in der Zelle und im Formel-Bereich dargestellt.
Drei Schaltflächen erscheinen zwischen dem Namen-Feld und dem Eingabecursor im Formel-Bereich. Mit den ersten zwei Schaltflächen akzeptieren oder verwerfen Sie die Daten, die Sie eingegeben haben:
Die dritte Schaltfläche im Formel-Bereich aktiviert die Formel-bearbeiten-Funktion, die die Eingabe von Formeln in Excel vereinfacht.
Texteingaben bestehen aus alphanumerischen Zeichen wie Buchstaben, Zahlen oder Symbolen. Sie können bis zu 255 Zeichen in eine Zelle eingeben, auch wenn Excel nicht in der Lage ist, alle Zeichen einer Zelle gleichzeitig darzustellen – weil die Zelle nicht breit genug ist.
Wenn Sie Text in eine Zelle eingeben, speichert Excel diese Daten und richtet sie linksbündig in der Zelle aus. Wenn Sie Daten eingeben, die aus Zahlen und Text bestehen, wertet Excel diese Eingabe aus, um einen Wert daraus zu bestimmen. Wenn Sie z. B. 47799 Krefeld eingeben, erkennt das Programm automatisch, daß es sich um einen Text handelt, weil in ihm Buchstaben vorkommen.
Wenn Sie bewußt eine Zahl als Text eintippen wollen – z. B. eine Postleitzahl – beginnen Sie die Eingabe mit einem Apostroph. 47799 wird beispielsweise als Zahl interpretiert, aber ’47799 wird als Text gespeichert.
Sie können das Apostroph auch einsetzen, wenn Sie Daten eingeben wollen, die Excel nicht als Zahl für eine Berechnung verwenden soll.
Numerische Eingaben bestehen nur aus numerischen Werten, Sie können ganze Zahlen eingeben (1234), Zahlen mit Nachkommastellen (14.426) sowie Brüche (1 1/5) oder sogar Werte in wissenschaftlicher Notation (1.23E+08).
Wenn Sie eine Zahl in eine Zelle eintippen, und die Zelle verändert sich nach der Eingabe in #####, dann ist die aktuelle Spaltenbreite zu gering, um die Zahl komplett darzustellen. Um das zu beheben, klicken Sie doppelt auf die rechte Ecke der Spalte.
Zusätzlich zur Eingabe von Text und Zahlen können Sie Datumswerte und Uhrzeiten in eine Zelle eingeben. Wenn Sie ein Datum oder eine Zeit eingeben, konvertiert Excel intern diesen Wert in einen ganzzahligen, so daß damit gerechnet werden kann. Dargestellt wird Ihre Eingabe aber weiterhin als Datum oder Uhrzeit.
Um das aktuelle Datum in eine Zelle einzugeben, drücken Sie einfach (Umschalt)+(;), um die aktuelle Zeit einzufügen, drücken Sie (Umschalt)+(:).
Weil Excel Datumswerte und Uhrzeiten in Zahlen umwandelt, können Sie damit Berechnungen durchführen, z. B. können Sie ausrechnen, wie viele Tage zwischen zwei Datumswerten vergangen sind. Sie können ein Datum in folgenden Formaten eingeben:
8/12/96
12-Aug-96
12-Aug
Aug-12
Um eine Uhrzeit einzugeben, können Sie folgende Formate verwenden:
14:25
14:25:09
2:25 PM
2:25:09 PM
Eine der wichtigsten Funktionen von Excel ist die Möglichkeit, Werte durch Formeln auszurechnen. Formeln variieren dabei von einfach – wie z. B. dem Aufaddieren von Werten – bis hin zu komplexen mathematischen Formeln.
Die einfachste Form der Berechnung ist dabei die direkte Eingabe der Formel. Ein Beispiel:
Um die Werte 4, 5 und 7 zu addieren, tippen Sie in eine Zelle =(4)+(5)+(7) ein. Soweit, so gut. Die Stärke von Excel liegt jedoch darin, verschiedene Zellen in Relation bzw. in Formeln zu kombinieren. Um z. B. die Inhalte der Zellen B2, B3 und B4 zu addieren, geben Sie =B2+B3+B4 ein. Wenn die Werte in den einzelnen Zellen sich verändern, aktualisiert Excel automatisch das Rechenergebnis. Um Excel mitzuteilen, daß sich in einer Zelle eine Formel befindet, muß die Zelle mit dem Gleich-Zeichen (=), einem Pluszeichen (+) oder dem Minuszeichen (-) beginnen.
Um eine Formel einzugeben, tippen Sie also zuerst (=) und dann die eigentliche Formel. Die Eingabe ist dabei in der aktiven Zelle und im Formel-Bereich sichtbar. Nachdem Sie die Formel komplett eingegeben haben, drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste. Die aktive Zelle zeigt nun das Ergebnis der Berechnung an (siehe Bild 10.5.) Im Formel-Bereich wird weiterhin die Formel angezeigt.
Abbildung 10.5: Wenn Sie eine Formel in eine Zelle eingeben, zeigt Excel das Ergebnis an.
Sie können auch die Funktion Formel einfügen benutzen, um sich bei der Eingabe der Formel assistieren zu lassen. Um das zu tun, wählen Sie die Zelle, in der die Formel eingegeben werden soll, an, dann klicken Sie die Formel bearbeiten-Schaltfläche (das =-Zeichen) an. Dies aktiviert eine Auswahl an verfügbaren Funktionen auf der linken Seite des Formel-Bereichs (siehe Bild 10.6).
Abbildung 10.6: Verwenden Sie die Formeln bearbeiten-Schaltfläche, um eine Auswahlliste der verfügbaren Funktionen anzuzeigen.
Wählen Sie Weitere Funktionen in der Liste, um den Formel einfügen-Dialog zu öffnen. In diesem Dialog können Sie komplexere Formeln erzeugen.
Abbildung 10.7: Der Dialog hilft Ihnen bei der Auswahl der Zellreferenz für Ihre Formeln.
Im entsprechenden Eingabefeld geben Sie die Informationen ein, die die Funktion verwenden soll. Der untere Teil des Dialoges zeigt nach der Vervollständigung aller Informationen das Ergebnis an. Klicken Sie auf die Ende-Schaltfläche, um den Dialog zu schließen.
Die Formel, die Sie so erzeugt haben, erscheint nun im Formel-Bereich.
Eine Formel, die einen Bereich von Zellen berechnen soll, rechnet nicht korrekt.
Stellen Sie sicher, daß die Werte in dem Bereich nicht als Text eingegeben wurden. Um das zu überprüfen, aktivieren Sie nacheinander jede einzelne Zelle in dem Bereich, und prüfen Sie, ob ein Apostroph am Anfang der Zelle eingegeben wurde. Wenn dem so ist, drücken Sie (F2), um in den Bearbeitungs-Modus umzuschalten. Drücken Sie dann (Pos1) und einmal auf (Entf). Nun drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste. Wenn Sie das Schritt für Schritt mit allen Zellen im Bereich durchführen, stellen Sie sicher, daß die Werte korrekt sind.
Excel konvertiert ein Datum in eine Nummer. Sie müssen Datumswerte in einem Format eingeben, das Excel kennt. Beispiel: 3.12.96 oder 12.März.96. Andere Formate erzeugen kein gültiges Datum. Manchmal ist es auch so, daß eine Zelle, in die Sie Daten eingeben, bereits eine Zahl beinhaltet. Wählen Sie dann Format/Zelle, um ein neues Format zuzuweisen.
Eine Formel erscheint als Text in der Zelle. Wenn Sie vergessen haben, ein Gleichheitszeichen, Plus oder Minus am Anfang der Zelle einzugeben, interpretiert Excel den Zellinhalt als Text. Um dieses Problem zu lösen, aktivieren Sie die Zelle und drücken (F2). Dann drükken Sie (Pos1), geben das Gleichheitszeichen ein, und drücken (Eingabetaste).
Die AutoCalculate-Funktion von Excel zeigt die Summe ausgewählter Zellen in der Statusleiste an. Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie mal eben einen Bereich berechnen wollen. Ein Beispiel: Wählen Sie die Zellen A1 bis A3 aus, und Sie sehen die Summe dieser drei Zellen in der Statusleiste.
Einige Funktionen in Excel setzen voraus, daß Sie eine Zelle oder einen Bereich von Zellen auswählen. Wie Sie eine einzelne Zelle aktivieren bzw. auswählen, wissen Sie bereits. Das können Sie auch für mehrere Zellen durchführen.
Ein Bereich ist eine Gruppe von Zellen, die parallel mit einer Excel-Funktion behandelt werden. Sie können die Tastatur oder die Maus verwenden, um einen Bereich zu selektieren. Mit der Maus geht es so:
Um einen Bereich mit der Tastatur auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 10.8: Die erste Zelle des selektierten Bereichs ist die aktive Zelle und hat einen weißen Hintergrund.
Wenn Sie einen Zellbereich auswählen und dann den Mauszeiger bewegen, wird der Bereich deselektiert. Wenn das passiert, müssen Sie den Bereich erneut markieren. Excel macht es ebenfalls möglich, mehr als nur einen Bereich gleichzeitig zu markieren. Um mehrere Bereiche zu markieren, gehen Sie mit der Maus wie folgt vor:
Um mehrere Bereiche mit der Tastatur zu selektieren, gehen Sie wie folgt vor:
Um die gesamte Tabelle zu markieren, klicken Sie das Rechteck direkt links oberhalb der Zeilennummerierung an, oder drücken Sie (Strg)+(Umschalt)+(Leertaste).
Um eine Bereichsmarkierung aufzuheben, klicken Sie irgendeine Zelle außerhalb des Bereichs an.
Wenn Sie die gesamte Tabelle markieren, wirkt sich jeder Befehl bzw. jede Aktion, die Sie ausführen, auf alle Zellen des Blattes aus. Wenn Sie z. B. (Entf) drücken, während die gesamte Tabelle markiert ist, löschen Sie alle Daten in der Tabelle.
Sie können auch lediglich eine ganze Zeile markieren. Dazu klicken Sie die Zeilenbeschriftung an. Alternativ können Sie auch eine Zelle in der zu markierenden Zeile aktivieren und dann (Strg)+(Leertaste) drücken.
Bild 10.9 zeigt zwei markierte Bereiche in einer Tabelle.
Abbildung 10.9: Zwei Bereiche sind gleichzeitig markiert.
Um eine ganze Spalte zu markieren, klicken Sie den Spaltenkopf an. Sie können auch eine Zelle in der zu markierenden Spalte aktivieren und dann (Strg)+(Leertaste) drücken (siehe Bild 10.10).
Abbildung 10.10: Klicken Sie auf einen Spaltenkopf, um eine ganze Spalte zu markieren, und auf einen Zeilenkopf, um eine ganze Zeile zu markieren.
Einige Funktionen in Excel benötigen vorbereitende Aktionen durch den Anwender. Wenn Sie z. B. nichts in die Zwischenablage kopiert haben, funktioniert der Befehl Bearbeiten/Einfügen nicht. Er erscheint grau in der Menüleiste. Wenn die Voraussetzungen zur Ausführung eines Befehls in der Menüleiste noch nicht gegeben sind, erscheint der entsprechende Befehl abgedunkelt und damit nicht verfügbar.
Wenn Sie Budgets oder Vorschauen erzeugen, müssen Sie oft eine ganze Reihe von Daten erfassen. Excel erleichtert diese recht langwierige und langweilige Aufgabe durch die AutoAusfüllen-Funktion, die es ermöglicht, einen ganzen Bereich in einer Tabelle mit einer Sequenz von Daten zu füllen. So können Sie z. B. einen Zellbereich mit aufeinanderfolgenden Datumswerten oder eine ganze Reihe von Spaltentiteln erzeugen.
Sie können Datenreihen folgendermaßen erzeugen:
Eine andere nützliche Funktion, eine Datenreihe zu erzeugen, ist AutoComplete. Wenn Sie Daten in eine Liste eintippen, merkt sich Excel jeden einzelnen Eintrag. Wenn Sie beginnen, Daten einzugeben, die irgendwie mit ihren vorherigen Eingaben in Zusammenhang zu bringen sind, komplettiert Excel die Eingabe für Sie. Sie können einen solchen Komplettierungsvorschlag akzeptieren oder weitere Daten eintippen. Ein Beispiel: Wenn Sie Aruba in die Zelle A3 eingeben und dann in der nächsten Zelle ein (A) tippen (Zelle A4), dann setzt Excel automatisch Aruba in A4 ein. Das spart einiges an Zeit und verkürzt den Eingabevorgang.
Zusätzlich dazu können Sie mögliche Einträge aus einer Liste Ihrer vorherigen Eingaben auswählen – so wie Sie es vielleicht aus Access kennen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Auswahlliste... aus dem Menü. Eine Liste aller Ihrer bisher gemachten Einträge erscheint, und Sie können die gewünschte Auswahl treffen.
Excel erkennt gängige Texteingaben wie Tage, Monate oder Abkürzungen. Um eine Reihe von Zellen mit Texteinträgen zu füllen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Excel füllt nun diesen Bereich der ausgewählten Zellen mit den entsprechenden Texteinträgen auf (siehe Bild 10.12)
Abbildung 10.11: Die AutoAusfüllen-Ecke wird nach rechts gezogen, um eine Reihe von Spaltentiteln zu erzeugen.
Abbildung 10.12: Excel füllt den ausgewählten Bereich mit einer Datenreihe.
.
Die AutoAusfüllen-Funktion in Excel erkennt Zahlen, Datumswerte, Uhrzeiten und Schlüsselwörter, wie z. B. Wochentage, Monatsnamen, Abkürzungen. Excel kennt die Reihenfolge der Schlüsselwörter und kann die Reihe selbstständig fortsetzen. Tabelle 10.2 zeigt Ihnen Beispiele dafür.
Tabelle 10.2: Schlüsselwörter
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Daten, die Sie eingeben |
Ergebnis |
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10:00 |
11:00, 12:00 |
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Produkt 1 |
Produkt 1, Produkt 2, Produkt 3 |
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1993 |
1994, 1995, 1996, 1997 |
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Januar |
Januar, Februar, März |
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Januar 93 |
Januar 93, Januar 94, Januar 95, Januar 96, Januar 97 |
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Januar 96, April 96 |
Juli 96, Oktober 96, Januar 97 |
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Montag |
Dienstag, Mittwoch, Donnerstag |
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Nord |
Süd, Ost, West |
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2, 4 |
6, 8, 10 |
Sie können eine Datenreihe aus Zahlen erzeugen, die dann von Zelle zu Zelle immer um eins oder einen beliebigen Wert erhöht wird.
Um einen Bereich mit einer Zahlen-Datenreihe zu füllen, führen Sie bitte folgendes aus:
Wenn Sie eine Erhöhung vermeiden wollen, halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt, während Sie die AutoAusfüllen-Ecke verschieben.
Abbildung 10.13: Die AutoAusfüllen-Ecke erzeugt diese Datenreihe mit einer Schrittweite von 100.
Sie können neben Text und Zahlen auch automatisch mit Datumswerten füllen. Um einen Bereich von Zellen mit Datumswerten zu füllen, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 10.14: Die AutoAusfüllen-Ecke erzeugte diese Datenreihe mit Datumswerten bei einer Erhöhung von einem Tag pro Schritt.
Mit dem Befehl Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe... ist es möglich, einen Bereich von Zellen mit genaueren Angaben zu füllen, als es die AutoAusfüllen-Funktion kann.
So können Sie z. B. einen Endwert genauso bestimmen wie den Startwert. Sie füllen einen Bereich von Zellen auf folgende Art aus:
Abbildung 10.15: In dem Reihe-Dialog wählen Sie die Art der Datenreihe sowie Schrittweite und Endwert.
AutoAusfüllen füllt den gesamten Bereich mit demselben Text, der in der ersten Zelle des Bereichs steht.
Wenn Excel nicht in der Lage ist, das System hinter Ihrer Dateneingabe zu erkennen, kopiert AutoAusfüllen alle Daten einfach nur, ohne sie zu verändern. Sorgen Sie dafür, daß der Anfangswert der AutoAusfüllen-Funktion erkannt werden kann.
Ich habe versucht, AutoAusfüllen dazu einzusetzen, eine Datenreihe zu erweitern, aber die Datenreihe wurde nicht um die Differenz der ersten zwei Zellen verändert. Wenn die Schrittweite im AutoAusfüllen-Bereich eins war, haben Sie wahrscheinlich nicht die ersten zwei Zellen ausgewählt, bevor Sie AutoAusfüllen benutzt haben. Stellen Sie sicher, daß Sie die ersten zwei Zellen auswählen, damit Excel die entsprechenden Daten analysieren kann.
Excel besitzt ein eingebautes Sicherheitsnetz, das es Ihnen ermöglicht, Befehle oder Aktionen zurückzunehmen. Mit Bearbeiten/Rückgängig machen Sie die letzte Aktion rückgängig. Alternativ können Sie auch (Strg)+(Z) tippen.
Rückgängig kann jedoch nicht alle Funktionen zurücknehmen. Wenn Sie Bearbeiten/Blatt löschen wählen und somit die aktuelle Tabelle löschen, kann diese Funktion nicht zurückgenommen werden. Obwohl mit Rückgängig die meisten Funktionen zurückgenommen werden können, müssen Sie einige Funktionen mit Vorsicht behandeln.
Um Rückgängig wieder zurückzunehmen, drücken Sie (Strg)+(Z).
Excel ermöglicht es auch, den letzten Befehl zu wiederholen. Um einen Befehl oder eine Aktion zu wiederholen, wählen Sie Bearbeiten/Wiederholen..., oder drücken Sie (Strg)+(Y).
Wenn Sie eine neue Arbeitsmappe erzeugen, benennt Excel diese mit dem Namen Mappe 1. Wenn Sie eine weitere Mappe anlegen, wird diese mit Mappe 2 benannt, die nächste mit Mappe 3 – und so weiter.
Um eine solche Arbeitsmappe zu speichern, wählen Sie Datei/Sichern als, oder drücken Sie (Strg)+(S). Geben Sie dann einen Namen für die Datei an, und wählen Sie, auf welcher Festplatte und in welchem Unterverzeichnis sie gesichert werden soll.
Zusätzlich zum Abspeichern neuer Arbeitsmappen können Sie Dateien auch in anderen Formaten speichern, um sie z. B. für ältere Versionen von Excel, für Lotus 1-2-3 oder als Text lesbar zu machen.
Wenn Sie eine Datei speichern, sichert Excel sie automatisch im Excel-Format und vergibt eine Dateiendung. Wenn Sie eine Arbeitsmappe speichern, ist diese Endung .XLS. Die Endung für eine Vorlagedatei ist .XLT, die Endung für einen Arbeitbereich ist .XLW. Im Sichern-Dialog sehen Sie eine Ausklappliste mit den verfügbaren Dateiformaten.
Beispiel:
Um eine Excel-Datei zur Verwendung in Lotus 1-2-3 zu sichern, klappen Sie die Liste herunter und wählen das Lotus 1-2-3-Dateiformat. Excel unterstützt 1-2-3-Versionen 1 (WKS), 2 (WK1), 3 (WK3) und 4 (WK4).
Abbildung 10.16: Sie können eine Excel-Datei auch im Lotus 1-2-3-Format abspeichern.
Wenn eine Datei, die in einem Fremdformat gespeichert werden soll, Funktionen oder Features verwendet, die das andere Programm nicht verstehen kann, berechnet Excel den letzten aus der Funktion resultierenden Wert und entfernt die nicht unterstützte Funktion.
Wenn Sie jeden Tag mit denselben Arbeitsmappen arbeiten, können Sie in Excel abspeichern, mit welchen Mappen Sie ständig umgehen und wie diese auf dem Bildschirm arrangiert sind. Wenn Sie dann mit den Arbeitsmappen wieder arbeiten wollen, öffnen Sie lediglich die Arbeitsbereich-Datei, und alle darin enthaltenen Arbeitsmappen werden geöffnet und entsprechend dem letzten Stand auf dem Bildschirm angezeigt.
Der Befehl Datei/Arbeitsbereich speichern... erzeugt eine solche Arbeitsbereich-Datei, die den Namen und die Position jeder Arbeitsmappe enthält. Um eine solche Datei zu generieren, führen Sie folgendes aus:
Abbildung 10.17: So geben Sie einen Namen für die Arbeitsbereichsdatei an.
Nachdem Sie eine Arbeitsbereichs-Datei angelegt haben, dürfen Sie die darin enthaltenen Arbeitsmappen auf Ihrer Festplatte nicht mehr umorganisieren oder gar löschen. Excel wäre dann nicht mehr in der Lage, sie im Sinnzusammenhang mit der Arbeitsbereichs-Datei wieder zu öffnen.
Sie können einen Arbeitsbereich so öffnen, wie Sie es mit jeder anderen Excel-Datei auch tun würden. Wenn Sie die Datei dann geöffnet haben, können Sie sie speichern oder schließen – wie Sie möchten.
Wenn Sie Änderungen an einer Arbeitsmappe im Arbeitsbereich machen, müssen Sie diese einzelne Datei mit Datei/Speichern sichern. Der Befehl Datei/arbeitsbereich speichern sichert nur Informationen über die Arbeitsmappen an sich, nicht aber deren Inhalt.
Sie können eine Excel-Tabelle im HTML-Format speichern, um sie im Internet bzw. dem World Wide Web zu publizieren.
Excel 97 bietet viele neue Internet-Funktionen. Sie können Daten von Excel direkt im Internet publizieren oder z. B. auch mit anderen Dateien verknüpfen, die in einem firmeninternen Intranet oder über das WWW verfügbar sind. Kapitel 35 gibt Ihnen nähere Informationen dazu.
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