Die Seriendruckfunktion von Word erlaubt Ihnen, die Erstellung von Briefen zu automatisieren und die Anschreiben dabei dennoch persönlich zu gestalten. So können Sie mit Hilfe des Seriendrucks Ankündigungen, Adressenänderungen, Anmerkungen, Anzeigen, persönliche Briefe und andere Korrespondenzen erstellen, indem Sie ein Hauptdokument anlegen und dann Datenfelder für Informationen einfügen, die sich jeweils verändern. So können für jedes Dokument verschiedene Firmennamen, Personennamen, Adressen und sogar Nachrichten speziell für eine Person oder eine Firma einfügen. Sie können die Datenfelder an jeder Stelle des Dokuments einfügen, als Adressenfeld, als Anrede und auch im Fließtext des Dokuments. Siehe Bild 7.1 als Beispiel für ein Seriendruckdokument.
Abbildung 7.1: Dieses Dokument ist ein Seriendruck-Hauptdokument mit bereits gefüllten Datenfeldern.
Die Erstellung von Seriendruckdokumenten in Word wurde auf wenige Schritte vereinfacht:
Wenn Sie die Datenquelle mit Ihrem Hauptdokument verbinden, dann können Sie die Datenquelle in Word erzeugen, oder Sie greifen auf eine Datei einer anderen Anwendung wie Access, Excel oder Ihr persönliches Adreßbuch in Outlook zurück. Sie können sogar die Kontaktliste aus Schedule+ verwenden.
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Seriendruckdokuments ist das Verfassen eines Briefes, den Sie verschicken möchten. Mit anderen Worten, Sie erstellen ein Hauptdokument.
Das Hauptdokument umfaßt den Standardtext und die Grafiken, die Teil jedes Briefes sind. Bei der Erstellung eines Seriendruckdokuments steht Ihnen der Seriendruck-Manager zur Seite. Durch den Seriendruck-Manager werden Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang des Seriendrucks von der Erstellung eines Hauptdokumentes und einer Datenquelle geführt. Es ist nicht nötig, sich die einzelnen Schritte zur Erstellung eines eigenen Dokumentes besonders zu merken oder sie durch mehrfaches Wiederholen auswendig zu lernen. Sie müssen nur den einzelnen Schritten im Seriendruck-Manager folgen.
Wenn Sie ein Hauptdokument erstellen wollen, dann benutzen Sie den Seriendruck-Manager und folgen Sie diesen Schritten:
Abbildung 7.2: Ein Mausklick auf den Erstellen-Button aktiviert die Seriendruck-Abfrage.
Abbildung 7.3: Benutzen Sie diesen Dialog, um Word mitzuteilen, ob Sie das aktive Fenster verwenden wollen oder ob Sie ein neues Dokument erstellen wollen.
Das Dokument, das Sie im ersten Schritt mit Angabe des Dokumenttyps und -namens festgelegt haben, wird unter Punkt 1 im Dialog angezeigt.
Abbildung 7.4: Im Seriendruck-Manager werden unter Punkt 1 der Typ und der Name des Dokumentes angegeben.
In der Seriendruck-Manager-Dialogbox stehen Ihnen nun zwei Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Unter Punkt 1 können Sie Bearbeiten wählen, um das Hauptdokument zu verändern, und unter Punkt 2 können Sie mit Daten importieren die Datenquelle mit dem Hauptdokument verbinden. Wenn Sie das Hauptdokument bisher nur erstellt und benannt haben, dann müssen Sie noch den Fließtext in das Dokument einfügen. Um Text in das Hauptdokument einzufügen oder das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten unter Punkt 1. Nun erscheint der Name der Datei in der Dropdown-Liste. Klicken Sie auf den Namen Ihres Hauptdokuments, um es zu öffnen.
Bedenken Sie, daß das Hauptdokument den Standardtext und die Grafiken beinhaltet, die Bestandteil aller Briefe sein sollen. Wenn Sie bereits vorher einen Brief geschrieben haben, dann müssen Sie den Namen und die Adresse des letzten Adressaten löschen.
Wenn Sie einen Brief von Grund auf neu erstellen, dann tippen Sie die Absätze, die in jedem Brief enthalten sein sollen, ein. Fügen Sie Angaben wie Namen, Adresse, Stadt, Staat oder Postleitzahl usw. jedoch nicht ein. Diese Angaben werden erst später über die Datenquelle in die Seriendruckfelder eingesetzt.
Sie müssen das Tagesdatum nicht jedesmal in Ihrem Hauptdokument aktualisieren, wenn Sie es benutzen. Positionieren Sie einfach die Einfügemarke an der Stelle, an der Sie das Datum einfügen wollen. Wählen Sie dann Einfügen/Datum und Uhrzeit. Bestimmen Sie dann das Datumsformat, und wählen Sie dann die Option Automatisch aktualisieren, die unten in der Dialogbox angeboten wird. Jedesmal, wenn Sie nun das Hauptdokument öffnen, wird das aktuelle Datum eingefügt.
Die Datenquelle kann eine Word-Tabelle, ein Excel-Datenblatt, eine Access-Datenbank, ein Adressenbuch oder eine andere Datei mit Daten sein, die Sie in Ihr Dokument einfügen wollen, um es kundenbezogen zu gestalten. Die Datenquelle kann z. B. Namen, Adressen, Telefonnummer sowie weitere Kundendaten enthalten.
Der wichtigste Schritt bei der Erstellung einer Datenquelle ist die vorherige Planung. Die wichtigste Eigenschaft einer Datenquelle ist ihre Flexibilität. Nehmen Sie sich zunächst etwas Zeit, um alle notwendigen Adressaten-Informationen, die Sie in einen Serienbrief einsetzen möchten, zu sammeln. Unterteilen und sortieren Sie diese Informationen anschließend in Kategorien oder Felder.
Ein Feld bezeichnet eine Gruppe von Informationen. Ein Telefonbuch zum Beispiel verfügt über Felder für den Nachnamen, den Vornamen, Namensergänzungen (Dr., Dipl. Ing. etc.) und die Telefonnummer. Ihr Dokument kann Felder für den Vornamen, den Nachnamen, die Anrede, die Adresse, die Stadt, die Postleitzahl, die Kontonummer und den letztjährigen Umsatz enthalten. Alle Informationen zusammengenommen, die auf eine einzelne Person oder eine Firma bezogen sind, werden Steuersatz genannt.
Wenn Sie Ihre Datenquelle erstellen, dann sollten Sie beachten, daß es besser ist, zu viele als zu wenige Datenfelder einzurichten. Das spätere Hinzufügen eines Datenfeldes zu einem Steuersatz ist sehr zeitaufwendig und erhöht die Gefahr der Übertragungsfehler. Das Löschen von Datenfelder oder die Nichtbenutzung eines überflüssigen Datenfeldes läßt sich mit einigen, wenigen Tastatureingaben erledigen.
Bedenken Sie, wie Sie Ihre Daten arrangieren und sortieren wollen, während Sie Ihre Datenquelle planen. Geben Sie nie mehr als eine Information in ein Datenfeld ein. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Briefe in alphabetischer Ordnung nach dem Nachnamen drucken wollen, dann benötigen Sie für den Vor- und den Nachnamen jeweils ein separates Feld. Wenn Sie nur ein Datenfeld für Vor- und Nachnamen angelegt haben, dann können Sie eine Sortierung nach Nachnamen nicht vornehmen.
Wenn Sie Felder in Ihre Datenquelle eingeben wollen, dann beachten Sie die folgenden Schritte:
Abbildung 7.5: Sie können sowohl allgemein gebräuchliche Feldnamen einsetzen als auch eigene Namen vergeben.
Wenn Sie den Feldnamen eingeben, dann achten Sie darauf, daß Sie keine Leerzeichen einfügen, sondern so vorgehen, wie z. B. bei dem Feld »Tel_privat«. Feldnamen dürfen generell keine Leerzeichen enthalten.
Wenn Sie Informationen in Ihre Datenquelle einfügen wollen, dann beachten Sie die folgenden Schritte:
Abbildung 7.6: Benutzen Sie die Datenmaske, um verschiedene Informationen für Ihre Serienbriefe einzufügen.
Wenn Sie das letzte Eingabefeld im Datensatz erreicht haben, dann drücken Sie einfach (Eingabetaste), um einen neuen Datensatz zu erzeugen. In diesem Fall müssen Sie nicht den Weg über die Schaltfläche Neuer Datensatz gehen.
Nachdem Sie alle Daten in das Datenquellen-Dokument eingegeben haben, möchten Sie dieses vielleicht bearbeiten. Sicherlich werden Sie irgendwann Daten löschen oder aktualisieren müssen. Die Bearbeitung einer Datenquelle entspricht der Bearbeitung jedes anderen Word-Dokuments. Ein Vorteil allerdings liegt darin, daß der Seriendruck-Manager eine Suchfunktion anbietet, die das lästige Scrollen bei der Suche nach einem Datensatz überflüssig macht.
Der erste Schritt bei der Bearbeitung einer Datenquelle ist die Suche nach dem Datensatz, den Sie verändern wollen:
Sie können auch nur einen Wortteil eintippen, um mehrere Datensätze suchen zu lassen. Tippen Sie zum Beispiel »win« in das Feld für den Nachnamen ein, um alle Datensätze mit der Silbe »win« im Nachnamen zu finden, wie z. B. »Winter«. Wählen Sie die Bezeichnung genau genug, um die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen.
In dem angezeigten Datensatz können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen. Klikken Sie dann auf OK, um zu Ihrem Dokument zurückzukehren.
Nachdem ein Datensatz gefunden worden ist, können Sie diesen auch löschen, falls Sie ihn nicht mehr benötigen. Um einen Datensatz zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen auf der rechten Seite im Dialog Datenmaske.
Nachdem die Standardelemente des Briefes komplett sind und Sie Ihre Datenquelle erstellt haben, können Sie angeben, wo die veränderbaren Informationen in Ihrem Hauptdokument eingefügt werden sollen. Sie müssen dazu Seriendruckfelder einfügen.
Im Beispiel in Bild 7.7 möchte die Firma »TigaSoft« die Seriendruckoption nutzen, um Briefe an ihre Kunden zu senden.
Abbildung 7.7: Seriendruckfelder sind Informationsfelder, die es Ihnen ermöglichen, aus einem Formschreiben einen individuell gestalteten Brief zu machen.
Die Seriendruckfelder entsprechen den Informationskategorien, die Sie in Ihre Datenquelle eingegeben haben, wie zum Beispiel Vorname, Stadt oder Land. Sie benötigen diese Seriendruckfelder, um Word anzugeben, wo genau welche Information im Brief eingefügt werden soll.
Wenn Sie Seriendruckfelder in Ihr Dokument eingeben wollen, dann beachten Sie die folgenden Schritte:
Wenn Sie einen Brief erstellen, dann vergessen Sie nicht, auch Interpunktionszeichen einzufügen, zum Beispiel bei der Anrede. In einem Standardbrief enthält die Zeile mit der Anrede nach Einfügung aller Seriendruckfelder folgendes:
Einer der großen Vorteile, den Sie genießen, wenn Sie mit Hilfe von Word einen Serienbrief drucken, ist die Möglichkeit, die Datensätze vor dem Ausdruck zu sortieren. Wenn Sie z. B. Geschäftsbriefe verschicken wollen, dann kann die Tatsache, daß Sie die Arbeit für die Mitarbeiter der Poststelle einfacher gestalten, ein großer Gewinn für Sie sein. Wenn Sie Hunderte von Briefen verschicken wollen und diese nach Postleitzahlen sortiert an die Poststelle zur Auslieferung übergeben, ist es möglich, daß diese Briefe schneller zugestellt werden.
Ein anderer Grund, warum das Sortieren vor dem Ausdruck wichtig sein kann, ist der Ausfall eines Druckers. Bei einer sortierten Liste können Sie den Druckvorgang dort wieder beginnen, wo das Druckerproblem eingetreten ist.
Obwohl die Planung der Datensortierung nicht unbedingt notwendig ist, um Serienbriefe zu drucken, kann sie im Endeffekt dennoch viel Zeit sparen. Wenn Sie Ihre Sortierfelder nicht im voraus festlegen, müssen Sie Ihre Datenbank vielleicht mehrfach sortieren und umsortieren, bevor Sie das gewünschte Resultat erreichen.
Beim Planen einer Sortierung, können Sie bis zu drei Felder mit einbeziehen. Es genügt jedoch auch nur ein Feld, wenn Sie damit die erforderliche Sortierung erreichen können.
Das erste Feld stellt die erste Grobsortierung der Daten dar. Mit dem zweiten Feld legen Sie fest, wie die Datensätze innerhalb der ersten Sortierung angeordnet werden sollen, und das dritte Feld legt fest, wie die Datensätze innerhalb dieser zweiten Gruppe angeordnet werden.
Angenommen, Ihre Datenquelle besteht aus den Feldern »Vorname«, »Nachname« und »Verkaufsregion«. Wenn Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge bezüglich der Verkaufsregion sortiert haben möchten, dann ist Ihr erstes Sortierfeld die Verkaufsregion, das zweite Feld der Nachname und das dritte Feld der Vorname.
Um Daten entsprechend einzelner festgelegter Felder zu sortieren, müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:
Abbildung 7.8: Benutzen Sie das Register Datensätze sortieren, um die Datensätze vor dem Ausdruck eines Serienbriefes korrekt anzuordnen.
Mit den folgenden Schritten können Sie überprüfen, ob der Sortiervorgang das gewünschte Resultat erbracht hat:
Die Hauptkomponenten des Projektes liegen nun vor. An dieser Stelle müssen die beiden Dokumente nur noch zu einem Serienbrief verschmolzen werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie dies tun können:
Falls Sie ein neues Hauptdokument benutzen, das zum ersten Mal mit einer Datenquelle zusammengeführt wird, ist es zu empfehlen, sich die Ergebnisse zuerst auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen, bevor Sie sie ausdrucken. Das Ergebnis sieht vielleicht nicht genauso aus, wie Sie es erwartet haben, nachdem erst einmal alle Daten aus der Quelle in die Felder eingefügt worden sind. Durch das Anzeigen der Zusammenführung auf dem Bildschirm lassen sich also Berge von Papier und viele Wege zum Drucker ersparen.
Egal, für welche der beiden oben genannten Optionen Sie sich entscheiden, Sie sollten zunächst auf jeden Fall eine Überprüfung durchführen, um zu sehen, ob die Zusammenführung der beiden Dokumente einwandfrei verläuft. Wenn Sie vielleicht Hunderte oder sogar Tausende von Briefen ausdrucken, bevor Sie diese überprüfen, kann es sein, daß Sie viel Zeit und Material verschwenden. Die Zahl der möglichen Fehlerquellen ist groß, aber Word unterstützt Sie dabei direkt zur Quelle des Problems vorzustoßen und zu erkennen, um welches Problem es sich handelt. Mit anderen Worten, folgen Sie den Anweisungen.
Um einen Serienbrief auf Fehler zu testen, bevor Sie ihn an den Drucker schicken oder in ein anderes Dokument speichern, folgen Sie diesen Schritten:
Wenn Ihr Auftrag keine Fehler mehr enthält, können Sie das Hauptdokument und die Datenquelle direkt auf dem Drucker zusammenführen lassen:
Wenn Sie einen Serienbrief per Fax oder per E-Mail verschicken wollen, können Sie die Schaltfläche Ausführen im Seriendruck-Manager verwenden, um festzulegen, welches Ziel Sie verwenden möchten. In der Dropdown-Liste unter Seriendruck in aktivieren Sie die Option Fax oder Electronic Mail und benutzen die Schaltfläche Einrichten, um festzulegen, welches Datenfeld als Adresse benutzt werden soll. Der restliche Arbeitsgang ist identisch mit dem bei anderen Serienbriefen.
Wenn Sie noch nicht möchten, daß die Briefe an den Drucker geschickt werden, können Sie die beiden Dokumente in ein drittes zusammenführen und dies vor dem Ausdruck begutachten.
Falls Sie zum ersten Mal mit einem Hauptdokument arbeiten, führen Sie die Dateien auf jeden Fall in ein drittes Dokument zusammen, bevor Sie es ausdrucken. Es ist nicht ungewöhnlich für einen automatisch erstellten Brief, daß dieser anders aussieht als erwartet, nachdem die Daten aus der Datenquelle eingefügt wurden.
Um das Hauptdokument und die Datenquelle in einem dritten Dokument zusammenzuführen, müssen Sie die hier aufgeführten Schritte durchführen:
Um zu sehen, wie das Zusammenführen funktioniert hat, blättern Sie mit Hilfe der Schaltflächen Nächste Seite und Vorherige Seite, die sich auf der vertikalen Bildlaufleiste befinden, nach unten oder oben zur nächsten Seite im Dokument.
Wenn Sie zwei Dokumente zusammenführen und nicht das erwartete Resultat bekommen, versuchen Sie nicht, jede Seite des Ergebnisdokumentes einzeln zu bearbeiten. Sie können eine Menge Zeit sparen, indem Sie das Ergebnisdokument schließen, ohne es zu speichern, dann das Hauptdokument oder die Datenquelle bearbeiten, um anschließend den Vorgang zu wiederholen.
Angenommen, Sie haben bereits Daten in einem Excel-Arbeitsblatt eingegeben. Dann ist es wohl eine gute Nachricht, daß Sie diese Daten nicht neu eingeben müssen. Excel ist in der Lage eine entsprechende Datenquelle automatisch für Sie zu generieren. Bei einer großen Anzahl von Datensätzen bietet Excel wesentlich umfangreichere Funktionen, um die Daten zu verwalten, zu sortieren und zu bearbeiten, als es in einer Word-Tabelle möglich ist.
Um eine Datenbank in einem Excel-Arbeitsblatt (mit bis zu 16384 Datensätzen) zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte durch:
Machen Sie sich keine Gedanken über die Reihenfolge der Daten. Das erste Ziel in diesem Stadium ist die exakte Eingabe der Daten. Sortieren können Sie die Datenbank später noch.
Nun können Sie Ihre Excel-Datenbank als Informationen für Ihre Serienbrief-Datenquelle einsetzen:
Abbildung 7.9: Der Dialog Datenquelle öffnen arbeitet auf die gleiche Weise wie der Standarddialog Öffnen.
Nachdem Sie Ihre Excel-Datei nun als Datenquelle verbunden haben, können Sie Seriendruckfelder einfügen und das Zusammenführen der Dokumente auf die gleiche Art durchführen, wie bei anderen Datenquellen. Sehen Sie dazu in den entsprechenden Abschnitten an früherer Stelle dieses Kapitels nach.
Microsoft Access ist ein weiteres Werkzeug, das Ihnen das Verwalten Ihrer Daten vereinfachen kann. Access bietet sich besonders dann an, wenn Sie sehr viele Felder und Datensätze zu verwalten haben. Das ist gerade dann wichtig, wenn Sie Daten verwenden, aus denen Sie noch für andere Zwecke viele Informationen herauslesen müssen, und die für viele verschiedene Berichte verwendet werden sollen. Mit Hilfe von Access können Sie auch eine Abfrage erstellen, die Ihnen schon die Sortierung und die Auswahl der Datensätze abnimmt, damit Sie nicht innerhalb von Word komplizierte Abfrageoptionen eingeben müssen.
Um Access als Quelle für Ihre Serienbriefe zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte durch:
Benutzen Sie eine Abfrage in Microsoft Access, die für Sie bereits alle notwendigen Auswahlen und Sortierungen der Datensätze erledigt.
Möglicherweise erscheint nun der Dialog Microsoft Access (siehe Bild 7.10). Wählen Sie hier das Register Tabellen oder Abfragen. Klicken Sie dann auf das Access-Objekt, das Sie benutzen möchten, und klicken Sie dann auf OK.
Abbildung 7.10: Der Dialog Microsoft Access gibt Ihnen die Möglichkeit, bereits bestehende Access-Tabellen oder -Abfragen als Datenquelle zu verwenden.
Nachdem Sie die Access-Tabelle oder -Abfrage nun als Datenquelle mit Ihrem Hauptdokument verknüpft haben, können Sie Seriendruckfelder einfügen und das Zusammenführen der Dokumente auf die gleiche Art durchführen, wie bei anderen Datenquellen. Sehen Sie dazu in den entsprechenden Abschnitten an früherer Stelle dieses Kapitels nach.
Eine weitere mögliche Datenquelle ist Ihre Kontaktliste aus Schedule+ oder Ihr persönliches Adreßbuch aus Microsoft Outlook. Mit Microsoft Outlook sind Sie in der Lage ein persönliches Adreßbuch anzulegen, mit dem Sie auch E-Mails zusätzlich zu normalen Briefen verschicken können. Die Kontaktliste ist ein Teil von Schedule+. Die Liste ist gedacht, um Namen und Adressen von Geschäftspartnern, Freunden oder der Familie zu speichern. Wenn Sie ein solches persönliches Adreßbuch haben, können Sie diese Liste mit Serienbriefen verknüpfen.
Als erstes müssen Sie die Kontaktliste in Schedule+ oder das persönliche Adreßbuch in Microsoft Outlook anlegen. Danach führen Sie die folgenden Schritte durch:
Abbildung 7.11: Wählen Sie das Adreßbuch aus, das Sie benutzen möchten.
Nachdem Sie Ihr Adreßbuch ausgewählt haben, können Sie Seriendruckfelder einfügen und das Zusammenführen der Dokumente auf die gleiche Art durchführen wie bei anderen Datenquellen. Sehen Sie dazu in den entsprechenden Abschnitten an früherer Stelle dieses Kapitels nach.
Wenn sich Ihre Datenquelle in Word, Excel, Access, Schedule+ oder einem persönlichen Adreßbuch befindet, können Sie bestimmte Kriterien angeben, die jeder Datensatz erfüllen muß, damit er in die Serienbriefliste aufgenommen wird. Durch diese Funktion sind Sie in der Lage, viele Informationen in einer Datenbank zu speichern und nicht für jeden Zweck eine eigene Datenbank anlegen zu müssen.
Das Erstellen von Auswahlregeln kann unter Umständen sehr trickreich sein. Falls Sie mehr als eine Regel einsetzen, müssen Sie diese mit Hilfe von logischen Verknüpfungen wie »Und« oder »Oder« zusammensetzen. Wenn Sie das falsche Verknüpfungswort oder die falsche Bedingung unter Vergleichen mit verwenden, kann es passieren, daß Sie keinen einzigen Datensatz zurückgeliefert bekommen. Bevor Sie die Abfrageoptionen von Word erforschen, sollten Sie aufschreiben, welche Datensätze Sie benötigen und welche Felder die Informationen beinhalten, nach denen Sie suchen. Sie können eine Regel (z. B. alle Postleitzahlen, die mit einer 4 beginnen) oder mehrfache Regeln verwenden (z. B. alle Nachnahmen, die mit einem »S« beginnen und deren Postleitzahl mit einer 5 beginnt). Auf diese Weise können Sie maximal sechs Regeln erarbeiten.
Wenn Sie mehrfache Regeln verwenden möchten und sicherstellen müssen, daß alle Datensätze alle Regeln erfüllen, benutzen Sie die Verknüpfung »Und«. Wenn Sie Datensätze erhalten möchten, die eine oder mehrere der Regeln erfüllen, benutzen Sie die Verknüpfung »Oder«. Das obige Beispiel würde die Verknüpfung »Und« benutzen, damit beide Bedingungen erfüllt werden.
Ein anderes Problem, dem Sie begegnen könnten, ist, daß Sie den Suchraum zu stark verkleinern. Im oben aufgeführten Beispiel bekommen Sie als Ergebnis alle Datensätze, in denen der Nachname mit einem »S« und gleichzeitig die Postleitzahl mit einer 5 beginnt.
Bei Verwendung einer großen Datenbank, die für mehrere Serienbrief-Funktionen benutzt werden kann, kann es erforderlich sein, spezielle Regeln aufzustellen, um die richtigen Datensätze herauszufiltern. Um diese Regeln für Ihre Datenquelle anzugeben, führen Sie die folgenden Schritte durch:
Abbildung 7.12: Im Dialog Optionen für Abfrage geben Sie Word die Information darüber, welche Datensätze Sie benutzen wollen.
Abbildung 7.13: Geben Sie die Kriterien ein, die Sie zur Auswahl für die Datensätze eines Serienbriefes benötigen.
Nachdem Sie jetzt Ihre Briefe erstellt haben, möchten Sie vielleicht auch noch Adreßetiketten zum Versand fertigstellen. Vielleicht möchten Sie auch eine vorgedruckte Mitteilungskarte an alle Empfänger verschicken, die von Ihnen schon einen anderen Serienbrief bekommen haben.
Das Erstellen von Etiketten ist nicht schwierig. Sie müssen sich nur für die Art des Etiketts entscheiden, das Sie verwenden wollen. Legen Sie dann ein Etikettendokument an, und machen Sie es zu Ihrem Hauptdokument. Sie können die gleiche Datenquelle verwenden, die Sie bereits für Ihre Briefe eingesetzt haben.
Nachdem Ihre Briefe schon ausgedruckt sind, möchte Sie die Adreßetiketten erstellen, um Sie auf die Briefumschläge zu kleben.
Um Adreßetiketten mit Hilfe des Seriendrucks zu erstellen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
Nun können Sie Word mitteilen, wo sich die benötigten Daten befinden, welche Art von Aufkleber Sie benutzen und wo die speziellen Seriendruckfelder angeordnet werden sollen.
Word geht dabei mit Ihnen folgende Schritte durch:
Abbildung 7.14: Benutzen Sie den Dialog »Etiketten einrichten«, um Ihr Etiketten-Dokument einzurichten.
Abbildung 7.15: Benutzen Sie den Dialog Etiketten erstellen, um die Seriendruckfelder für Ihre Label einzufügen.
Um schnell zu einer bestimmten Bestellnummer zu gelangen, stellen Sie sicher, daß sich der Auswahlbalken in der Auswahlliste Bestellnummer befindet. Tippen Sie nun die erste Zahl der Bestellnummer ein, um in dieser Liste an die richtige Stelle zu gelangen. Wenn Sie zum Beispiel das Kopier- und Laser-Etikett mit der Bestellnummer 3666 suchen, tippen Sie auf die Taste (3) und blättern Sie dann ein paar Listenelemente nach unten.
Wenn Sie Seriendruckfelder zu Ihrem Etikett hinzufügen, sollten Sie sicher stellen, daß Sie alle Leerzeichen, Satzzeichen und sonstigen Zeichen, die Sie benötigen an dieser Stelle eingeben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen im Seriendruck-Manager.
Nachdem Sie das Grundformat für die Etiketten eingerichtet haben, stellen Sie vielleicht fest, daß Sie noch einmal Änderungen daran vornehmen wollen. Mit den folgenden Schritten können Sie die Formatierung Ihres Etiketts noch einmal ändern:
Um Etiketten auszudrucken, müssen Sie die gleichen Schritte ausführen, wie beim Ausdrukken von Serienbriefen ausgeführt wurde. Die Schaltflächen Ausgabe in ein neues Dokument oder Seriendruck an Drucker in der Seriendrucksymbolleiste sind auf gleiche Weise zu verwenden, um Ihre Etiketten in ein Dokument oder an den Drucker zu senden.
Briefumschläge stellen eine Alternative zu den Adreßetiketten dar. Das Erstellen von Umschlägen ist zwar nicht schwierig, das häufigste Problem besteht allerdings darin, ob Ihr Drucker in der Lage ist, Umschläge automatisch einzuziehen. Falls er dies nicht kann, ist wahrscheinlich die Möglichkeit, Adreßetiketten auf einen Briefumschlag zu kleben, einfacher, als Hunderte von Briefumschlägen manuell in den Drucker zu geben.
Um Briefumschläge ausdrucken zu können, müssen Sie zunächst ein Hauptdokument einrichten, in dem die Größe des Briefumschlags und die Anordnung der Seriendruckfelder festgelegt wird.
Um Briefumschläge mit der Seriendruckfunktion zu erstellen, folgen Sie den folgenden Schritten:
Nun können Sie Word mitteilen, wo Ihre Daten gespeichert sind und welche Art von Umschlag Sie benutzen möchten. Außerdem können Sie die Anordnung der Seriendruckfelder festlegen:
Abbildung 7.16: Benutzen Sie das Register Umschlagoptionen, um alle notwendigen Merkmale des Umschlags einzugeben.
Abbildung 7.17: Benutzen Sie das Register Druckoptionen, um die verschiedenen Möglichkeiten für den Druck eines Umschlages einzustellen.
Bei der Eingabe und Formatierung des Hauptdokuments für Ihre Briefumschläge müssen Sie sicherstellen, daß Sie alle notwendigen Leer- und Satzzeichen in Ihren Umschlagentwurf einfügen.
Falls Sie die Größe des Umschlages oder die Position von Seriendruckfeldern verändern wollen, können Sie dies später mit folgenden Schritten tun:
Das Ausdrucken der Umschläge geschieht auf die gleiche Weise wie das Ausdrucken von Serienbriefen, das schon früher in diesem Kapitel dargestellt wurde. Sie können die Schaltflächen Ausgabe in ein neues Dokument oder Seriendruck an Drucker verwenden, um Ihre Umschläge auszudrucken.
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