Zahlreiche der von Word zur Verfügung gestellten Optionen und Befehle dienen zur Formatierung eines Dokuments. Die Formatierung eines Dokuments umfaßt die Auswahl der Schriftart und der Schriftgröße, die Einrichtung des Zeilen- und des Absatzabstandes, Ausrichtung des Textes, die Aufteilung des Textes in Spalten und die Einstellung von Seitenrändern. Vielleicht halten Sie viele dieser Möglichkeiten für Bestandteile des Desktop Publishings, das sich speziell mit dem Entwerfen und Formatieren eines Dokuments befaßt und mit dem Sie ein Dokument attraktiver und professioneller gestalten können. Word stellt tatsächlich viele Desktop-Publishing-Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie sowohl Ihre Geschäftsdokumente als auch Ihre Web-Seite besser gestalten können.
Word bietet nicht nur Möglichkeiten, um das Aussehen Ihres Dokumentes zu verbessern, sondern es erleichtert und beschleunigt die Formatierung Ihres Dokuments. Sie können sowohl Menübefehle als auch Symbolleistenschaltflächen benutzen, um aus einem einfachen Geschäftsdokument einen attraktiven Blickfang zu machen.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Texte, Kapitel und Seiten mit den einfachsten und schnellsten Methoden formatiert werden.
Word ermöglicht es Ihnen, Ihr Dokument in verschiedenen Ansichten auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen. Zu den verschiedenen Dokumentansichten zählen die Normalansicht, das Online-Layout, das Seiten-Layout, die Gliederungsansicht, das Zentraldokument und die Seitenansicht. Jede dieser Ansichten bietet spezielle Vorteile für die Textbearbeitung, Formatierung, Organisation und ähnlichen Aufgaben. Sicherlich werden Sie eine der Ansichtsmöglichkeiten bevorzugen, aber Sie werden auch andere Ansichten benutzen wollen, während Sie ein Dokument formatieren. Im folgenden werden die beiden am häufigsten verwendeten Dokumentansichten erklärt: die Normalansicht und die Seiten-Layoutansicht.
Unabhängig davon, welche Dokumentansicht und welchen Vergrößerungsfaktor Sie gewählt haben, die Einfügemarke bleibt beim Umschalten immer an derselben Stelle im Text.
Zusätzlich zu den verschiedenen Dokumentansichten bietet Word auch die Möglichkeit an, den Dokumententext zu vergrößern. Sie können einen Vergrößerungsfaktor bis zu 200% wählen, oder Sie können die Seite (oder sogar das ganze Dokument) so stark verkleinern, daß es auf eine Bildschirmseite paßt. Darüber hinaus können Sie verschiedene Bildschirmelemente entfernen oder verschieben, um so eine bessere Sicht auf Ihr Dokument zu erhalten. Im nächsten Abschnitt werden die Vor- und Nachteile der verschiedenen Dokumentansichten beschrieben.
Die beiden bekanntesten Arten der Dokumentansicht sind die Normalansicht und die Seiten-Layoutansicht. Die Normalansicht eignet sich hauptsächlich für die Texteingabe und die Textbearbeitung, während die Seiten-Layoutansicht sich hervorragend für die Formatierung des Textes und der Seite eignet.
Die drei weiteren Dokumentansichten sind spezieller:
Die Seitenansicht zeigt Ihnen die Formatierung des Dokuments an und erlaubt es Ihnen, Änderungen vorzunehmen, ohne daß Sie dafür den Ansichtsmodus verändern müßten.
Die Normalansicht gehört zu Standardeinstellung in Word, wenn ein Dokument oder Text angezeigt wird. Obwohl Sie bei dieser Dokumentansicht mehrere Schriftarten, Schriftgrößen, Tabulatoren, Einrückungen und Ausrichtungen sehen können, ist es nicht möglich, Spaltenformatierungen, Seitenränder und Kopf- und Fußzeilen zu sehen
Abbildung 6.1: In der Normalansicht erscheint mehrspaltig gesetzter Text mit einer Spalte pro Seite.
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Benutzen Sie die Normalansicht für die Texteingabe und die Textbearbeitung oder für die Formatierung des Textes. In Bild 6.1 sehen Sie die Schaltfläche der Normalansicht. Über die weiteren Ansichtsschaltflächen erfahren Sie in den folgenden Abschnitten Genaueres. Sie können die Ansichtsschaltflächen in der horizontalen Bildlaufleiste benutzen, um schnell zwischen den einzelnen Ansichtsmodi zu wechseln.
In der Seiten-Layoutansicht sehen Sie wie der Text, die Spalten, die Seitenränder, die Grafiken und andere Textelemente auf der Seite arrangiert sind. Der Vorteil der Seiten-Layoutansicht liegt darin, daß Sie auf dem Bildschirm bereits sehen können, was genau Sie später auf der ausgedruckten Seite erwarten können (WYSIWYG – »What You See Is What You Get«).
Die Bearbeitung und Formatierung Ihres Dokuments in der Seiten-Layoutansicht kann zwar langsamer sein, aber Sie sehen sofort, wie Ihr Dokument nach der Formatierung aussieht. In Bild 6.2 sehen Sie dasselbe Dokument wie in Bild 6.1, jetzt allerdings in der Seiten-Layoutansicht. In beiden Ansichtsmodi verfügt die vertikale Bildlaufleiste über zwei Schaltflächen, um im Dokument seitenweise nach oben und nach unten zu blättern.
Abbildung 6.2: Sie können in der Seiten-Layoutansicht Spaltenformatierungen und die Seitenränder sehen.
Um den Ansichtsmodus mit Hilfe des Menüs Ansicht zu verändern, wählen Sie eine der beiden folgenden Möglichkeiten:
Über die Veränderung der Dokumentansicht hinaus können Sie auch Bildschirmelemente verschieben oder verbergen, so daß Sie das Dokumentendesign besser sehen können. Benutzen Sie das Menü Ansicht, um das Lineal und Symbolleisten auszublenden. Sie können auch Ansicht/Ganzer Bildschirm wählen, um auf dem Bildschirm nur noch das Dokument und das Menüfeld Ganzer Bildschirm schliessen anzeigen zu lassen.
In Bild 6.3 sehen Sie den Ansichtsmodus »Ganzer Bildschirm«. Sie können in dieser Ansicht Text eingeben und bearbeiten und auch Bilder und Objekte bewegen. Um zur Normalansicht oder zur Seiten-Layoutansicht zurückzukehren, drücken Sie entweder (Esc), oder klicken Sie auf den Menüpunkt Ganzer Bildschirm Schliessen.
Abbildung 6.3: Die Dokumentansicht »Ganzer Bildschirm« ermöglicht es Ihnen, Ihr Dokument zu sehen und zu bearbeiten, ohne daß weitere Bildschirmelemente eingeblendet sind.
Um Ihren eigenen Vergrößerungsfaktor zu wählen, klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil neben der Vergrößerungsanzeige. Sie können jetzt einen Zoomfaktor auswählen oder einen Wert in der Größenordnung zwischen 10 und 500 eingeben.
Sie können den Vergrößerungsfaktor der Dokumentansicht verändern und somit selbst einstellen, wieviel von Ihrem Dokument Sie auf dem Bildschirm sehen. Word bietet zwei Möglichkeiten, die Dokumentansicht zu verändern: Wählen Sie entweder den Menüpunkt Ansicht/Zoom, oder klicken Sie auf die Schaltfläche für den Vergrößerungsfaktor in der Standardsymbolleiste. In Bild 6.4 sehen Sie ein Dokument mit dem Vergrößerungsfaktor 69% in der Seiten-Layoutansicht dargestellt.
Abbildung 6.4: Sie können den Text und das Dokument unabhängig vom Vergrößerungsfaktor formatieren.
Der Zoom-Dialog ermöglicht es Ihnen in der Seiten-Layoutansicht, mehr als zwei Seiten gleichzeitig zu sehen.
Um den Vergrößerungsfaktor mit Hilfe der Zoom-Dialogbox zu verändern, beachten Sie bitte die folgenden Schritte:
Abbildung 6.5: Wählen Sie »Seitenbreite«, um eine ganze Zeile des Textes in der Zoom-Dialogbox zu sehen.
Der Zoom-Dialog und die Schaltfläche für den Vergrößerungsfaktor können unterschiedlich aussehen. Dies hängt davon ab, in welcher Dokumentansicht (Normal- oder Seiten-Layout) Sie sich befinden. In der Seiten-Layoutansicht haben Sie zum Beispiel die Option »Ganze Seite« in der Zoom-Dialogbox zur Auswahl. Diese Option fehlt, wenn Sie den Dialog in der Normalansicht öffnen.
Mein Dokument wird als Querformat angezeigt, dennoch sehe ich nicht genug vom Dokument, um den Text vollständig zu bearbeiten.
In diesem Fall können Sie über die Auswahlliste für den Vergrößerungsfaktor in der Standardsymbolleiste die Option Seitenbreite oder ganze Seite wählen.
Ich habe zwei Spalten eingerichtet, sehe aber nur eine Spalte auf dem Bildschirm. Sie befinden sich in der Normalansicht. Wählen Sie Ansicht/Seitenlayout.
Meine Seite ist mit vielen Formatierungen wie Schriftart, Schriftgröße und Grafiken versehen, und ich kann mich nur langsam in dem Dokument nach oben und unten bewegen. Wählen Sie in diesem Fall Ansicht/Normal, um weniger Formatierungen im Dokument anzeigen zu lassen und damit die Geschwindigkeit des Bildschirmaufbaus zu erhöhen.
Um die Formatierungs-Symbolleiste anzeigen zu lassen, wählen Sie den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten und klicken dann auf Format.
Word bietet wie die anderen Programme im Microsoft-Office-Paket viele Möglichkeiten für die Textformatierung an. Sie können aus einer Vielzahl von Schriftarten und Schriftgrößen wählen und andere Veränderungen vornehmen, um das Aussehen Ihres Dokuments zu verbessern. Word stellt eine Formatierungs-Symbolleiste zur Verfügung, durch die die Textformatierung einfacher wird. Darüber hinaus können Sie auch den Zeichenformatdialog benutzen, der später beschrieben wird.
Sie können Ihren Text formatieren, indem Sie erst den Text markieren und dann die Formatierungen vornehmen. Alternativ dazu können Sie die Einfügemarke an einer Stelle im Dokument plazieren, die Formatierung vornehmen und dann den Text eingeben. Der eingegebene Text ab dieser Stelle wird entsprechend den Formatierungsvorgaben, die Sie ausgewählt haben, formatiert, bis Sie die Formatierung erneut ändern oder die Einfügemarke an eine andere Stelle im Dokument setzen.
Mit dem Begriff »Font« wird die Schriftart in einem Text bezeichnet. Eine Schriftart ist zum Beispiel »Times New Roman« oder »Helvetica«. Die Schriftart, die Sie auswählen kann den Eindruck oder Charakter eines Dokuments bestimmen. Wenn Sie ein Werbeflugblatt erstellen wollen, dann können Sie eine spielerische Schriftart wie zum Beispiel »Comic Sans MS«, »Book Antiqua« oder »Century Schoolbook« wählen. Etwas anspruchsvollere Schriftarten sind »Arial«, »Matura MT Script Capitals« oder »Britannica Bold«.
Es ist möglich, daß bei Ihnen andere Schriftarten installiert sind, als die hier erwähnten. Schriftarten werden sowohl durch Windows als auch durch Microsoft Office installiert.
Wenn Sie eine Schriftart auswählen, dann sollten Sie eine Schriftart mit dem vorgestellten Zusatz »TT« (True Type) wählen. Diese Schriftarten sehen auf dem Bildschirm genauso aus wie später auf dem Papier und können von fast allen Druckern verwendet werden.
Wählen Sie die Schriftart, die Sie benutzen wollen, aus der Formatierungs-Symbolleiste. Die Auswahlliste wird in Bild 6.6 gezeigt.
Abbildung 6.6: Die zuletzt benutzten Schriftarten werden am Beginn der Liste aufgeführt, so daß Sie sie schneller finden können. Alle weiteren Schriftarten werden in alphabetischer Ordnung angezeigt.
Wenn Sie die Liste der Schriftarten betrachten, sehen Sie neben den einzelnen Schriften Kategorisierungen, die Ihnen Auskunft über die Herkunft der Schriftarten geben. Das TT-Symbol steht für TrueType. Dies bedeutet, daß diese Schriftart skalierbar ist und so ausgedruckt wird, wie sie auf dem Bildschirm erscheint. Das Druckersymbol neben dem Namen der Schrift verweist darauf, daß diese Schrift bei der Installation des Druckertreibers eingerichtet worden ist. Einige Schriftarten haben keinen Zusatz. Dies sind Bildschirmschriftarten, die nicht unbedingt von Ihrem Drucker gedruckt werden können.
Sie können die Ausrichtung Ihres Textes verändern, wenn sich der Text in einer Tabelle befindet. Wählen Sie das Feld aus, dessen Ausrichtung Sie verändern wollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Textrichtung ändern in der Symbolleiste für Tabellen- und Ränder.
Die Schriftgröße wird in Punkten angegeben. Punkte und Pica sind schriftgebundene Maßeinheiten, mit denen Leerräume, Zeilenhöhe und Ähnliches angegeben werden. 12 Punkt bilden ein Pica und sechs Pica sind 2,54 cm (1 Zoll).
Der Text, den Sie in ein neues, mit der Standardformatvorlage verbundenes Dokument eingeben, erscheint in 10 Punkt Times New Roman. Sie können selbstverständlich diese Schriftgröße verändern. Benutzen Sie dazu die Dropdown-Liste für die Schriftgröße in der Formatierungs-Symbolleiste.
Die Schriftgrößen, die in der Liste angeboten werden, hängen von Ihrem Drucker ab. Wenn Sie wissen, daß Ihr Drucker in der Lage ist, eine Schriftgröße zu drucken, die nicht in der Liste aufgeführt wird (z. B. 15 Punkt), dann tippen Sie die entsprechende Nummer in die Schriftgrößenbox ein und bestätigen mit (Eingabetaste).
Das Format von Buchstaben wird auch Schriftschnitt genannt und stellt eine weitere Möglichkeit dar, das Aussehen des Textes zu verändern. Die Formatierungs-Symbolleiste stellt Schaltflächen für drei Schriftschnitte zur Verfügung: »Fett«, »Kursiv« und »Unterstrichen«. Wenn Sie eines dieser Formate verwenden wollen, dann klicken Sie einfach auf eine der Schaltflächen »F«, »K« oder »U«. Sie können eines, zwei oder alle drei Attribute gleichzeitig benutzen.
Die Tastenkombinationen für »Fett«, »Kursiv« und »Unterstrichen« sind (Strg)+(Umschalt)+(F), (Strg)+(Umschalt)+(K) und (Strg)+(Umschalt)+(U).
Neben diesen drei Schriftattributen bietet Word noch weitere Möglichkeiten wie »Schattiert«, »Umriß«, »Relief«, »Gravur«, »Durchgestrichen«, »Doppelt durchgestrichen«, »Hochgestellt«, »Tiefgestellt«, »Kapitälchen« und »Großbuchstaben« im Dialogfeld Zeichen an.
Sie können den Menüpunkt Format/Zeichen wählen, um das Zeichen-Dialogfeld zu öffnen. Benutzen Sie diesen Dialog, wenn Sie mehrere Formatierungen des Textes auf einmal durchführen wollen. So können Sie zum Beispiel in dieser Dialogbox die Schriftart, die Schriftgröße und den Schriftschnitt des markierten Textes verändern. In Bild 6.7 sehen Sie das Register Schrift im Dialog Zeichen.
Abbildung 6.7: Benutzen Sie den Zeichen-Dialog, wenn Sie mehrere Veränderungen im markierten Textteil vornehmen wollen.
Wenn Sie dieses Register benutzen, können Sie eine Schriftart und den Schriftschnitt wählen. Wie die neue Formatierung aussieht, können Sie im Feld »Vorschau« sehen. Sie können dort auch noch mehr Attribute auswählen, als in der Formatierungs-Symbolleiste zur Verfügung stehen, so zum Beispiel einfache, doppelte, punktierte, fette oder gewellte Unterstreichungen und Farben. Nachdem Sie die gewünschten Formatierungen ausgewählt haben, schließen Sie den Dialog durch Klicken auf die Schaltfläche OK.
Sie können den Text auch formatieren, indem Sie von Word vorgegebene oder selbst erstellte Formatvorlagen benutzen.
Word erleichtert die Textformatierung durch die Funktion »Format übertragen«, mit der Sie ein ganzes Dokument schnell und einfach formatieren können.
Wenn Sie Textbereiche wie eine Überschrift, komplizierte Tabulatoren oder Einrückungen formatieren wollen und wenn Sie dieses Textformat darüber hinaus noch weiteren Textbereichen in Ihrem Dokument zuweisen möchten, dann können Sie Zeit und Aufwand sparen, indem Sie die Formatierung des Originaltextes kopieren. Angenommen Sie weisen einer Überschrift das Format 18pt Univers, fett und kursiv, zentriert und 5pt Abstand unterhalb der Überschrift zu. Wenn Sie dieses Format auch allen weiteren Überschriften im Text zuweisen wollen, dann müssen Sie nicht jede Überschrift einzeln formatieren. Sie können mit Hilfe der Funktion »Format übertragen« die Formatierung kopieren und dann einer anderen Überschrift zuweisen:
Sie können Formatierungen an beliebige Stellen im Dokument kopieren, indem Sie die Funktion »Format übertragen« benutzen. Markieren Sie einen formatierten Text Ihrer Wahl und klicken zweimal auf die Schaltfläche Format übertragen, um das Format zu kopieren. An jeder Stelle, an die Sie das Format übertragen wollen, müssen Sie den Text markieren. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche für Format übertragen oder drücken Sie (Esc), wenn Sie fertig sind.
Abbildung 6.8: In der Statuszeile wird erklärt, was Sie als nächstes tun müssen, wenn Sie das Format des markierten Textes kopieren wollen.
Eine weitere Möglichkeit, Text in einem Dokument zu markieren, ist das Hervorheben. Sie können Text in der selben Art und Weise hervorheben wie Sie Text auch fett, kursiv oder unterstrichen erscheinen lassen können. Markieren Sie zunächst den Text, den Sie verändern wollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche »Hervorheben« in der Formatierungsleiste. Der Hintergrund hinter dem Text erhält eine neue Farbe. Wenn Sie die Hintergrundfarbe verändern wollen, dann klicken Sie auf den Pfeil für das Farbauswahlmenü rechts neben der Schaltfläche »Hervorheben«. Sie können nun eine andere Farbe wählen. Selbstverständlich ist es auch möglich, erst die Farbe für den Hintergrund zu wählen und dann den Text zu markieren, den Sie hervorheben wollen. Um alle Hervorhebungen zu entfernen, wählen Sie Extras/Optionen, und deaktivieren Sie im Register Ansicht die Option Hervorhebung.
Ich habe sowohl die Schriftart und -größe als auch die Zeilenausrichtung verändert und will diese Formatierung wieder rückgängig machen.
Um Formatierungen wieder rückgängig zu machen, wählen Sie die entsprechenden Aktionen in der Dropdown-Liste der Funktion »Rückgängig« in der Standardsymbolleiste. Sie können für diesen Vorgang auch erst den Text markieren und dann die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(Z) drücken.
Ich habe bereits Text formatiert, indem ich Format/Zeichen gewählt habe, und will die vorgenommenen Formatierungen auch auf den Text der folgenden Seite des Dokuments anwenden. Wählen Sie zuerst den neuen Text für die Formatierung aus und dann Bearbeiten/Wiederholen:Formatierung, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Y) oder (F4). Word wiederholt daraufhin den letzten von Ihnen ausgeführten Formatierungsbefehl. Sie können selbstverständlich auch auf die Schaltfläche Formatierung übertragen zurückgreifen. Markieren Sie dazu den Text, den Sie gerade formatiert haben, klicken Sie dann auf die Schaltfläche für die Funktion »Format übertragen«, und wählen Sie dann den Text aus, dessen Format Sie verändern wollen.
Formatierungen im größeren Umfang fallen an, wenn Sie Absätze des Fließtextes, Überschriften, Listen und ähnliches formatieren wollen. Um ein attraktives, professionell aussehendes Dokument zu erstellen, ist es wichtig, daß alle Elemente gut aufeinander abgestimmt sind. Erreichen können Sie diesen harmonischen Eindruck, indem Sie Zeilen-, Wort- und Absatzabstände verändern, eine Zeilenausrichtung vornehmen, Tabulatoren und Einzüge einfügen und den Textfluß auf der Seite bestimmen.
Word definiert einen Absatz als eine beliebig lange Folge von Zeichen, egal, ob ein Zeichen oder zehn Sätze, die mit einem Absatzzeichen enden.
Sie können entweder Text eingeben, diesen markieren und dann formatieren, oder Sie nehmen erst die Formatierung vor und geben dann den Text ein.
Word ermöglicht es Ihnen, einen Absatz zu markieren und dessen Formatierung zu verändern, in dem Sie Funktionen aus der Formatierungs-Symbolleiste oder der Symbolleiste für Rahmen auswählen. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Absätze formatieren können.
Sie können verschiedene Abstände verändern, um das Aussehen und die Lesbarkeit Ihres Textes zu optimieren. In der Regel reicht die Standardeinstellung von Word in bezug auf die Abstände für die meisten Dokumente aus, danach erfordern manche Dokumente besondere Formatierungen. Im folgenden Abschnitt erhalten Sie Informationen über den Zeilen- und den Absatzabstand. Darüber hinaus bekommen Sie einige Tips dazu, wann Sie eine Ausrichtung der Abstände vornehmen sollten.
Der Zeilenabstand bestimmt den Abstand einer einzelnen Zeile von der darüber und der darunterliegenden Textzeile. Ohne Zeilenabstand würden die Buchstaben t, b und d zum Beispiel in die obere Reihe hineinragen, genauso würden die Bögen von g, j, und y die untere Reihe berühren würden.
Der Standardzeilenabstand von Word liegt bei 1. Der Zeilenabstand wird in Punkten oder Zeilen gemessen. Text, der in 10pt geschrieben worden ist, hat ungefähr einen Zeilenabstand von 12pt oder einer Zeile (»Einfach«). Text, der in 12pt geschrieben worden ist, hat eine Zeilenabstand von 14pt, was immer noch einer Zeile entspricht. Der Zeilenabstand ist in diesen Fällen also abhängig von der Schriftgröße. Je größer die Schrift ist, desto größer ist dann auch der entsprechende Zeilenabstand. Ein in 24pt geschriebener Text hat einen Zeilenabstand von 27pt. Richtlinien für die Schriftsetzung empfehlen mindestens einen Abstand von 120% von der Schriftgröße.
In der Regel sollten Sie nicht verschiedene Zeilenabstände in einem Dokument verwenden (siehe Bild 6.9). Unterschiedliche Zeilenabstände verwirren den Leser und machen den Text schwer lesbar.
Word ermöglicht es Ihnen, den Zeilenabstand in Ihrem Text zu verändern. Sie können den Zeilenabstand auf »Einfach«, »Doppelt«, »1,5 Zeilen« setzen oder ein beliebiges Maß in Punkten eingeben. In Bild 6.9 sehen Sie vier Absätze mit verschiedenen Zeilenabständen. Der oberste und der unterste Absatz haben die Standardeinstellung von Word: »einzeilig« oder 12pt-Text mit einem 14pt-Abstand. Beim zweiten Absatz beträgt der Zeilenabstand 1,5 oder 12pt-Text mit einem 21pt-Zeilenabstand und im dritten Absatz ist ein doppelter Zeilenabstand gewählt oder bei einem 12pt-Text 28pt-Zeilenabstand.
Abbildung 6.9: Der Zeilenabstand beeinflußt die Lesbarkeit und das Erscheinungsbild des Seitenentwurfs.
Die Tastenkombination für den Zeilenabstand lauten (Strg)+(2) für einen doppelten Abstand und (Strg)+(1) für einen einzeiligen Abstand sowie (Strg)+(5) für einen Zeilenabstand von 1,5 Zeilen.
Um den Zeilenabstand zu verändern, befolgen Sie folgende Schritte:
Abbildung 6.10: Im Dialog »Absatz« wird das Register für Einzüge und Abstände angezeigt. Benutzen Sie die Dropdown-Liste unter »Zeilenabstand«, um den Zeilenabstand zu verändern.
Tabelle 6.1: Zeilenabstandsoptionen
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Option |
Ergebnis |
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Einfach |
Standard-Zeilenabstand (zwei bis fünf Punkte größer als die Textgröße). |
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1,5 Zeilen |
Der Abstand entspricht dem 1,5-fachen des einfachen Zeilenabstandes. Für eine 12-Punkt-Schrift ist der Abstand 18 Punkt. |
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Doppelt |
Der Abstand entspricht dem doppelten des einfachen Zeilenabstands. Für eine 12-Punkt-Schrift beträgt der Abstand 24 Punkt. |
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Mindestens |
Diese Option paßt große Zeichensätze leichter in Textzeilen ein. Geben Sie im Eingabefeld »Maß« einen bestimmten Abstand ein, den Word als minimalen Zeilenabstand betrachtet. Wenn ein 12-Punkt-Text z. B. einige 18-Punkt-Buchstaben enthält, können Sie unter »Maß« eine 20 eingeben, damit der Zeilenabstand auf diesen Minimalwert eingestellt wird. |
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Genau |
Mit einer Angabe zu dieser Option legen Sie Word auf genau diesen Zeilenabstand fest. |
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Mehrfach |
Mit der Eingabe eines Wertes zu dieser Option vergrößern oder verkleinern Sie den Zeilenabstand um einen bestimmten Prozentwert. Um den Abstand um 20% zu vergrößern, müssen Sie den Wert 1,2 eingeben, um eine Verkleinerung um 20% vorzunehmen, ist die Eingabe von 0,8 notwendig. |
Sie können den Abstand zwischen Absätzen vergrößern, um die Lesbarkeit des Dokuments zu verbessern und »weiße Bereiche« einzufügen. Diese weißen Bereiche, also die Bereiche einer Seite, die keinen Text und keine Grafik enthalten, bedeuten Ruhe für das Auge der Leser und verhindern, daß die Seite überfüllt wirkt. Die Lesbarkeit wird in der Regel verbessert, wenn Sie etwas Platz zwischen den Absätzen einfügen.
Fügen Sie einen größeren Abstand zwischen den Absätzen ein, und verzichten Sie auf einen Einzug der ersten Zeile, wenn Ihr Text linksbündig ausgerichtet ist (siehe Bild 6.11). Das Auge den Lesers kann so den Anfang des Absatzes leicht finden, auch ohne den Einzug der ersten Zeile. Darüber hinaus können Sie nach Überschriften, untergeordneten Unterschriften, nach Aufzählungen in einer Liste, in Tabellen und in Gliederungen größere Abstände einfügen.
Abbildung 6.11: Größere Abstände erleichtern das Finden des Absatzbeginns und stellen sinnvolle Ruhezonen für das Leserauge dar.
Um den Abstand zu vergrößern, wählen Sie die folgenden Schritte:
Ich habe sowohl den Linien- als auch den Zeilenabstand verändert, aber ich bin mit dem Ergebnis nicht zufrieden. Ich möchte den alten Zeilenabstand wiederherstellen und den neuen Absatzabstand behalten.
Wählen Sie dazu Format/Absatz und dann die Registerkarte für Einzüge und Abstände. In der Dropdown-Liste Zeilenabstand wählen Sie »Einfach«. Schließen Sie die Dialogbox mit OK.
Sie können Tabulatoren in ein Dokument einfügen, indem Sie entweder den Tabulatoren-Dialog oder das Lineal benutzen. In diesem Kapitel wird das Setzen der Tabulatoren mit Hilfe des Lineals erklärt, da diese Methode für diesen Zweck einfach und schnell ist. Das Lineal eignet sich auch gut für andere Absatzformatierungen wie zum Beispiel das Einrücken von Absätzen oder das Verändern von Rändern.
Wenn Sie Füllzeichen für Ihre Tabulatoren benutzen wollen, wählen Sie zunächst Format/Tabulator. Legen Sie nun die Tabstop-Position, die Ausrichtung und dann die Füllzeichen fest. Wenn Sie mehr als einen Tabulator einfügen wollen, dann müssen Sie jedesmal auf die Schaltfläche Setzen klicken.
Egal ob Sie das Lineal oder den Tabulatoren-Dialog benutzen, Sie können sowohl erst den Text markieren und dann den Tabulator setzen als auch erst den Tabulator setzen und dann den Text eingeben.
Wenn Sie die Einfügemarke in einem beliebigen Absatz oder Textbereich positionieren, werden die Tabulatoren und Einzüge im Lineal angezeigt.
Wenn Sie das Lineal benutzen wollen, um Tabulatoren in Ihren Text einzufügen, positionieren Sie zuerst die Einfügemarke in dem Absatz, den Sie formatieren möchten oder markieren Sie mehrere Absätze. Klicken Sie dann solange auf die Schaltfläche für die Tabulatorenausrichtung im horizontalen Lineal (siehe Bild 6.12), bis der gewünschte Tabulatorentyp erscheint. Klicken Sie dann auf die Stelle des Lineals, an der Sie den Tabulator setzen möchten.
Abbildung 6.12: Klicken Sie auf das Lineal, um einen Tabulator zu setzen. Ziehen Sie den Tabulator-Marker, wenn Sie die Position des Tabulators verändern wollen.
Sie können die Position eines Tabulators verändern, indem Sie ins Lineal klicken und den Tabulator-Marker an eine andere Stelle ziehen. Wenn Sie einen Tabulator entfernen wollen, dann ziehen Sie den Tabulator-Marker vom Lineal weg direkt in Ihr Dokument.
Sie können entweder das Lineal oder die Absatz-Dialogbox dazu benutzen, Einzüge in Ihren Text einzufügen. Wenn Sie das Lineal wählen, dann können Sie den linken Einzug, den rechten Einzug sowie einen Einzug für die erste Zeile eines Absatzes festlegen. Im Bild 6.13 sehen Sie Einzüge bei einem markierten Text.
Abbildung 6.13: Word stellt eine gepunktete Hilfslinie zur Verfügung, um Ihnen bei der Ausrichtung der Einzüge und der Tabulatoren mittels Lineal zu helfen.
Word stellt Ihnen auch Schaltflächen für die Vergrößerung und die Verkleinerung von Einzügen zur Verfügung, wie in der Formatierungs-Symbolleiste in Bild 6.13 zu sehen ist. Mit jedem Klick auf diese Schaltflächen verschieben Sie den Einzug zur nächsten oder vorhergehenden Tabstop-Position.
Sie können Tabulatoren frei definieren oder auf den Standardtabulator zurückgreifen (1,25 cm).
Der hängende Einzug ist eine weitere Form des Einzugs (siehe Bild 6.14). Wenn Sie einen hängenden Einzug einfügen wollen, positionieren Sie zunächst die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Absatz und ziehen dann den Einzugs-Marker (das mit der Spitze nach oben zeigende Dreieck unten im Lineal) an die Stelle, an der die zweite Zeile des Absatzes beginnen soll. Danach können Sie den Einzugs-Marker für die erste Zeile (das mit der Spitze nach unten zeigende Dreieck oben im Lineal) an die Position ziehen, an der die erste Zeile beginnen soll.
Abbildung 6.14: Setzen Sie den hängenden Einzug, indem Sie zunächst den linken Einzugs-Marker und dann den Einzugs-Marker für die erste Linie versetzen.
Die Ausrichtung ist eine Methode, um Ihren Text zu organisieren. Die Art und Weise wie Sie einen Text in einem Dokument ausrichten, macht Ihren Text leichter lesbar, dekorativer, attraktiv, formal und anspruchsvoll oder lässig und flexibel. Word ermöglicht es Ihnen, den Text im Dokument linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder im Blocksatz auszurichten.
In Bild 6.15 sehen Sie die vier Ausrichtungen und die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste.
Abbildung 6.15: Richten Sie Ihren Text so aus, daß die Leser dem Inhalt leicht folgen können und die Seite ein attraktives Aussehen erhält.
Die Tastenkombinationen für die Zeilenausrichtung lauten: (Strg)+(L) für linksbündig, (Strg)+(E) für zentriert, (Strg)+(R) für rechtsbündig und (Strg)+(B) für Blocksatz.
Wenn Sie Ihren Text im Blocksatz ausrichten, dann vergewissern Sie sich, daß die Silbentrennung aktiviert ist. Sie können diese aktivieren, indem Sie Extras/Sprache/Silbentrennung wählen. Im Dialog Silbentrennung wählen Sie Automatische Silbentrennung und bestätigen mit OK. Die Standardeinstellung von Word aktiviert die Silbentrennung nicht. Sie können dies allerdings in der Benutzerinstallation verändern.
Ich möchte für einen bestimmten Absatz wissen, wie dort die Einzüge und die Tabulatoren gesetzt sind.
Positionieren Sie die Einfügemarke in dem Absatz, und kontrollieren Sie dann, wo sich der Einzugs- und der Tabulator-Marker im horizontalen Lineal befinden. (Um das Lineal anzuzeigen, wählen Sie Ansicht/Lineal).
Ich habe einen Text im Blocksatz ausgerichtet, und nun treten große Wortabstände auf. Aktivieren Sie die Silbentrennung, indem Sie im Menü Extras/Sprache/Silbentrennung die automatische Silbentrennung aktivieren. Schließen Sie die Dialogbox mit OK.
Ich habe versucht, den Einzug zu verändern. Der linke Rand liegt nun zu weit in der Mitte, während der rechte Rand nicht mehr auf dem Bildschirm zu sehen ist. Ziehen Sie den Marker für den linken Einzug mit Hilfe des Markers unten im Lineal wieder an die richtige Postion. Klicken Sie dann mit der Maus rechts neben die Box der horizontalen Bildlaufleiste und dann wieder auf die linke Seite neben der Box der Bildlaufleiste, um die Bildschirmansicht wieder herzustellen.
Ich möchte den ersten Teil einer Zeile linksbündig und den zweiten Teil derselben Zeile rechtsbündig ausrichten. Benutzen Sie in diesem Fall lieber Tabulatoren anstelle der Textausrichtung. Erstellen Sie einen rechtsbündigen Tabulator am rechten Rand für eine korrekte Ausrichtung des Textes.
Aufzählungszeichen und Numerierungen erleichtern es Ihnen, Informationen in Ihrem Text in Aufzählungslisten bereitzustellen. Sie können dadurch den Text lesbar gestalten und bestimmte Informationen betonen.
Um eine Liste mit Aufzählungszeichen zu erstellen, schreiben Sie zunächst eine Aufzählung und markieren Sie diese dann. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche für Aufzählungszeichen in der Formatierungsleiste. Alternativ können Sie die erste Zeile der Aufzählung mit einem Stern (*) und einem Leerzeichen beginnen. Wenn Sie am Ende der Zeile (Eingabetaste) tippen, konvertiert Word Ihren Text in eine Aufzählung, und aus dem Stern und dem Leerzeichen wird ein Aufzählungszeichen. Sie können natürlich auch die Aufzählungszeichen aktivieren, bevor Sie die Liste schreiben. In diesem Fall klicken Sie auf die Schaltfläche für die Aufzählungszeichen in der Formatierungsleiste. Tippen Sie nun Ihren Text. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche für die Aufzählungszeichen, wenn Sie Ihre Liste beenden (siehe Bild 6.16).
Um eine numerierte Aufzählung einzufügen, schreiben Sie zunächst Ihre Liste, markieren Sie diese, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche für Numerierung in der Formatierungsleiste. Sie können aber auch die Liste beginnen und in der ersten Zeile an den Anfang eine Zahl und ein Leerzeichen setzen. Wenn Sie dann am Ende der Zeile auf (Eingabetaste) tippen, werden Zahl und Leerzeichen zu einer numerierten Aufzählung mit Einzug konvertiert. Alternativ können Sie die Numerierung aktivieren, bevor die mit der Eingabe der Aufzählung beginnen. In diesem Fall klicken Sie einfach auf die Schaltfläche für Numerierung in der Formatierungsleiste. Sie geben dann die Aufzählung ein. Wenn Sie diese beenden wollen, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche für Numerierung.
Abbildung 6.16: Ein Word-Dokument mit einer Aufzählungsliste und einer numerierten Liste.
Wenn Sie ein Leerzeile oder Zeilen ohne Aufzählungszeichen oder Numerierung einfügen wollen, dann drücken Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(Eingabetaste), um einen manuellen Zeilenumbruch einzufügen. Die Zeile nach einem solchen Umbruch beginnt nicht mit einem Aufzählungszeichen. Wenn Sie weitere Zeilen mit Aufzählungszeichen einfügen wollen, dann drücken Sie einfach (Eingabetaste) (siehe Bild 6.17).
Abbildung 6.17: Aufzählungen mit Numerierung und Aufzählungszeichen mit aktivierter Option »anzeigen/verbergen«, um die manuellen Zeilenumbrüche zu zeigen.
Die Seitenformatierung beinhaltet die Veränderung der Seitengröße und der Seitenausrichtung, die Randeinstellungen, das Einfügen von Spalten und die Formatierung von Tabellen. Die Art und Weise, wie Sie eine Seite formatieren, hängt von der Textmenge, der Größe und der Ausrichtung der Grafiken, der Dokumentenart und anderem mehr ab. Denken Sie bei der Seitenformatierung daran, daß Sie eine attraktive, mit Blickfängen versehene Seite erstellen wollen, die einfach zu lesen ist.
Angenommen, Sie wollen mehrere Zeichnungen von Autos in eine Werbeanzeige mit wenig Text einbringen. Sie können die Anzeige im Querformat mit einem 1 Zoll Rand gestalten. Auf der anderen Seite können Sie das Hochformat mit zwei Spalten wählen, wenn Ihr Text zwei lange Aufzählungen und keine Grafiken enthält.
Die Befehle in Word zur Seitenformatierung sind flexibel und einfach anzuwenden. Sie können die Seite an Ihren Text anpassen, so daß Sie ein professionell aussehendes Dokument präsentieren können. In diesem Abschnitt werden die Aspekte der Seitenformatierung näher dargestellt.
Das Seiten- und das Papierformat, das Sie benutzen, hängt im wesentlichen von Ihrem Drukker ab. Einige Drucker können nur DINA4-Papier verwenden, andere hingegen bedrucken alles von der Größe eines Briefumschlages bis zu großen Papierformaten. Die meisten Laser- und Tintenstrahldrucker können Papier sowohl in Hoch- als auch Querformat bedrukken. Sie sollten Ihren Drucker allerdings auf diese Funktionen hin überprüfen, bevor Sie das Seiten- und Papierformat verändern.
Wenn Sie das Seiten- und das Papierformat verändern wollen, wählen Sie den Dialog Seite einrichten. In Bild 6.18 sehen Sie das Register Papierformat im Dialog Seite einrichten.
Abbildung 6.18: Wählen Sie das Seiten- und das Papierformat, und sehen Sie sich dann die Veränderung in der Seitenansicht an.
Um das Seiten- und das Papierformat zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte durch:
Die Seitenränder der Standardeinstellung lassen sich beliebig verändern. Die Standardeinstellung von Word sieht für den unteren Rand 2 cm und für den oberen, rechten und linken Rand 2,5 cm vor. Sie können die Seitenränder verändern, indem Sie im Dialog Seite einrichten benutzen, der in Bild 6.19 zu sehen ist. Bedenken Sie, daß Ihr Drucker eventuell die Festlegung der Seitenränder beschränkt.
Abbildung 6.19: Sie können die Seitenränder verändern, um die Länge der Zeilen zu verkürzen und wertvolle »weiße Bereiche« einzufügen.
Wenn Sie die Seitenränder verändern, überträgt Word diese neuen Einstellungen auf alle Seiten Ihres Dokuments, es sei denn, Sie haben zuvor Text markiert oder Ihr Dokument in Bereiche unterteilt.
Wenn Sie die Seitenränder in Ihrem Dokument verändern wollen, dann befolgen Sie diese Schritte:
Sie können eine Seite in eine, zwei, drei oder mehr Spalten einteilen, um Ihren Text übersichtlich zu gestalten. Dokumente, wie zum Beispiel Bücher, Zeitschriften, Kataloge, Tageszeitungen, Broschüren und Anzeigen, sind oft in Spalten unterteilt. Word ermöglicht Ihnen die Unterteilung Ihres Dokuments in Spalten auf eine einfache Art und Weise. Wenn Sie Ihren in Spalten formatierten Text sehen wollen, dann müssen Sie in die Seitenlayout-Ansicht wechseln oder die Seitenansicht wählen.
In der Regel sollten Sie eine DINA4 Seite in nicht mehr als drei Spalten unterteilen. Seiten im Querformat sollten nicht mehr als fünf Spalten haben. Denn wenn Sie zu viele Spalten auf einer Seite einrichten, werden die Zeilen zu kurz und der Text dadurch schwer lesbar.
Sie können gleich große Spalten einrichten, indem Sie den Mauszeiger auf die Schaltfläche für Spalten in der Standardsymbolleiste bewegen und die linke Maustaste drücken. Aus dem dann geöffneten Menü können Sie durch Ziehen des Mauszeigers die Anzahl der Spalten wählen.
Sie können Spalten in ein Dokument einfügen, indem sie die Dialogbox für Spalten benutzen (siehe Bild 6.20). Wenn Sie möchten, dann können Sie aus einer vorhandenen Anzahl von Spalten und Designs wählen, oder Sie legen eine Nummer für die Spaltenanzahl und die Breite jeder Spalte fest.
Abbildung 6.20: Sie können mit unterschiedlich gestalteten Spalten einen interessanten Effekt erreichen. Das Ergebnis Ihrer Formatierung können Sie sich in der Vorschau ansehen, bevor Sie mit OK bestätigen.
Auf Wunsch lassen sich die beiden Spalten auch durch eine Linie optisch voneinander trennen. Wählen Sie dazu die Option Zwischenlinie. Word ermöglicht es Ihnen auch, die Spalten an der Position der Einfügemarke im Text beginnen zu lassen, indem Ihnen die Option Neue Spalte beginnen angeboten wird. Sie können die von Ihnen eingerichteten Spalten in der Vorschau ansehen, bevor Sie Änderungen übernehmen oder rückgängig machen.
Um Spalten in Ihr Dokument einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte durch:
Ich habe ein Papierformat eingerichtet, das größer als DINA4 ist, doch mein Drucker druckt das Dokument nicht aus.
Schlagen Sie in Ihrem Druckerhandbuch nach. Wahrscheinlich haben Sie eine Papiergröße angegeben, die Ihr Drucker nicht mehr verarbeiten kann.
Ich habe für die Seitenränder Werte kleiner als 0,5 cm angegeben, und nun fehlt beim Ausdruck Text am Rande des Blattes. Die meisten Drucker benötigen einen Mindestseitenrand von 0,5 cm, da sie nicht ganz bis zum Papierrand drucken können. Schlagen Sie diese Einstellungen in Ihrem Druckerhandbuch nach, und machen Sie es sich zur Regel, einen Randbereich von 1 cm nicht zu unterschreiten.
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