Um Word 97 effektiv zu benutzen, müssen Sie zunächst einen Überblick über die Elemente des Word-Bildschirms und der Basiselemente der Symbolleiste haben.
Von allen mit Microsoft Office angebotenen Anwendungen wird Word wahrscheinlich diejenige sein, die Sie am häufigsten benutzen. Sie brauchen eine Textverarbeitung letztendlich täglich bei Ihrer Arbeit, wenn es darum geht, Briefe zu schreiben und Umschläge zu bedrucken. Mit Word lassen sich aber ebenso Memos, Fax-Titelseiten, Web-Seiten, Briefe, Adreßetiketten, Broschüren, Tabellen und zahlreiche andere dienstliche und private Dokumente erstellen.
Nicht nur, daß Word zahlreiche Befehle und Möglichkeiten anbietet, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Arbeit so schnell und einfach wie möglich zu erledigen, Sie erhalten auch die Möglichkeit, Grafiken leicht zu handhaben. Formatierungen sind ebenso kein Problem wie Kalkulationen in Tabellenform, die Anlage von Adressenlisten, Listensortierungen und ein effizientes Dateimanagement. Darüber hinaus können Sie zahlreiche Desktop-Publishing-Funktionen nutzen, wie das Erstellen von Web-Seiten, Formatierung von Zeichensätzen, Ausrichtung von Text, Hinzufügen eines graphisch gestalteten Rahmens und Hinzufügen von Schattierungen.
Microsoft Office bietet noch weitere Vorteile, die einen Einsatz von Word als Ihr tägliches Textverarbeitungssystem nahelegen. Wenn Sie Word benutzen, dann haben Sie die Möglichkeit, auf Daten und Werkzeuge anderer Microsoft-Office-Anwendungen wie Excel, PowerPoint, Access, Outlook oder auch allgemein anderer Windows-Anwendungen zuzugreifen.
Word bietet zahlreiche sehr gute Möglichkeiten, Ihre Textverarbeitungsaufgaben effizient umzusetzen. Wenn Sie sich bereits mit Windows 3.1 oder Windows 95 auskennen, dann wissen Sie sicherlich schon einiges über die Benutzung von Word. Ihnen sind dann sicherlich das Systemmenüsymbol, das Menü Fenster, der Office-Assistent und die Hilfefunktion bekannt. Sicherlich kennen Sie sich mit der Benutzung der Maus, der Bildlaufleisten, der Dialogfelder und weiterer Bedienungselemente einer Windows-Anwendung aus.
In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen über die Benutzung einiger Bedienungselemente und Bildschirmelemente von Word, insbesondere der Symbolleisten, Bildlaufleisten und der Statuszeile.
Nachdem Sie Word gestartet haben, werden Ihnen standardmäßig verschiedene Bildschirmelemente angeboten wie die Titelleiste, die Menüleiste, zwei Symbolleisten, ein Lineal, Bildlaufleisten und schließlich der Office-Assistent. Word ist so flexibel, daß Sie diese Elemente ausblenden oder andere anzeigen lassen können. Diese Veränderungen sind jederzeit möglich. Wählen Sie dazu einen Befehl im Menü Ansicht oder Extra. Am Anfang werden Ihnen von Word die gängigsten Bedienungselemente angeboten, um den Einstieg in diese Textverarbeitung zu erleichtern.
Wenn Sie zum Beispiel das Lineal ausblenden wollen, dann wählen Sie den Menübefehl Ansicht/Lineal, um das Lineal verschwinden zu lassen. Wenn Sie das Lineal zurückholen möchten, dann wählen Sie wieder den Menübefehl Ansicht/Lineal, um das Lineal wieder einzublenden. Wollen Sie die Bildlaufleisten verschwinden lassen, dann öffnen Sie das Menü Extra, wählen Sie Optionen und im erscheinenden Dialog das Register Ansicht. Hier können Sie durch einen Mausklick auf die entsprechende Option festlegen, ob die horizontale und die vertikale Bildlaufleiste angezeigt werden soll oder nicht. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf OK. Wenn Sie dies rückgängig machen wollen, dann gehen Sie auf die gleiche Weise vor. Ein kleiner Haken neben der Option gibt an, daß diese im Moment aktiviert ist. Ist das Feld leer, so ist diese Option ausgeschaltet. Wenn Sie den Office-Assistenten ausschalten wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Assistentenfensters, mit der das Fenster geschlossen wird.
Bild 5.1 zeigt den Standardbildschirm von Word, in dem die einzelnen Komponenten des Bildschirms markiert sind.
Abbildung 5.1: Die Benutzung der einzelnen Bildschirmelemente von Word hilft Ihnen bei einer effizienteren Textbearbeitung.
In der folgenden Auflistung werden die einzelnen Bildschirmelemente erklärt.
Wenn Sie Word starten, dann wird Ihnen ein neues, leeres Dokument zur Verfügung gestellt, das in der Titelleiste »Dokument1« genannt wird. Sie können an der Stelle, an der sich die Eingabemarke befindet, mit der Texteingabe beginnen. Der eingegebene Text ist dann im Arbeitsbereich an der Stelle zu sehen, an der sich die Eingabemarke befunden hat.
Im diesem Abschnitt werden die grundlegenden Möglichkeiten der Texteingabe, das Bewegen im Dokument und die Auswahl von Textbereichen für die Bearbeitung beschrieben.
Wenn Sie Text eingeben wollen, dann tun Sie dies wie bei jeder anderen Textverarbeitung auch. Der Zeilenumbruch erfolgt bei Word automatisch, das heißt Sie müssen am Ende der Zeile nicht (Eingabetaste) tippen, um eine neue Zeile zu beginnen. (Eingabetaste) dürfen Sie nur verwenden, wenn Sie einen neuen Absatz beginnen oder eine Leerzeile einfügen wollen. Word definiert einen Absatz als eine beliebige Anzahl von Buchstaben, Wörtern oder Sätzen, die mit einem Absatzzeichen enden. Falls Microsoft Word ein Wort, das Sie getippt haben, nicht kennt, wird dieses Wort mit einer roten Wellenlinie unterstrichen (siehe Bild 5.2).
Ein Absatzzeichen ist ein Zeichen, das nicht gedruckt wird und immer eingefügt wird, wenn Sie (Eingabetaste) tippen. Diese nicht druckbaren Zeichen können Sie sichtbar machen, wenn Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche einblenden/ausblenden klicken. Wenn die Absatzzeichen wieder ausgeblendet werden sollen, dann klicken Sie noch einmal auf diese Schaltfläche. In Bild 5.2. sehen Sie sowohl die Absatzzeichen als auch die einblenden/ausblenden-Schaltfläche in der Standardsymbolleiste. Darüber hinaus ist der rechte Einzug so eingestellt, daß Sie den automatischen Zeilenumbruch sehen können.
Abbildung 5.2: Absatzzeichen werden, unabhängig davon, ob sie sichtbar gemacht sind oder nicht, auf keinen Fall gedruckt.
Die folgende Liste beinhaltet einige nützliche Shortcuts und Hinweise, die Sie bei der Texteingabe anwenden können:
Wollen Sie den gerade eingegebenen Text wieder löschen, dann wählen Sie Bearbeiten/Rückgängig: Eingabe, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Z). Sie können aber auch auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standardsymbolleiste klikken.
Ich habe einen Teil eines Textes bereits getippt und sehe neben meinem Text regelmäßig Absatzmarken?
Die Absatzmarken sind Zeichen, die nicht gedruckt werden und die anzeigen, daß Sie (Eingabetaste) getippt haben, um eine Zeile zu beenden oder eine Leerzeile einzufügen. Wenn Sie die Absatzzeichen ausblenden wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche einblenden/ausblenden in der Standardsymbolleiste.
Eine der neuen Möglichkeiten unter Word 97 ist die automatische Anzeige von AutoText-Einträgen und die Anzeige von gängigen Informationen wie das aktuelle Datum, der Wochentag, der Monat oder Ihr Name. Bereits Word 6.0 und Word 7.0 unterstützen die AutoText-Einträge. Mit Word 97 ist die Handhabung von AutoText allerdings viel einfacher. Mit den Befehlen AutoText und AutoVervollständigen können Sie automatisch Informationen einfügen, die Sie oft benutzen. Sie können AutoText-Einträge erstellen, die nur Text, bereits formatierten Text oder Graphiken beinhalten. Tippen Sie einfach einen Eintrag aus der AutoText- oder der AutoVervollständigen-Liste in Ihren Text. Word zeigt dann die AutoVervollständigen-Inhalte an, ähnlich einem Quickinfo. Wenn Sie diesen Vorschlag nutzen wollen, dann drücken Sie (Eingabetaste), (Tab) oder (F3) und fahren mit der Texterfassung fort, nachdem der AutoVervollständigen-Inhalt eingefügt worden ist. Ein Beispiel zu diesem Thema sehen Sie auch in den Bildern 5.3 und 5.4.
Abbildung 5.3: AutoVervollständigen in Aktion mit dem Office-Assistenten, der auf Ihre Eingabe wartet.
Ist der Office-Assistent aktiv, dann werden Sie gefragt, ob Sie Hilfe wünschen. Sie können den Office-Assistenten ignorieren und weiter tippen, bis Sie seine Hilfe in Anspruch nehmen wollen, oder Sie können eine der Optionsschaltflächen auswählen. Sehen Sie sich dazu auch den Assistenten in Bild 5.3 an. Wenn Sie auf Abbrechen klicken, dann verschwindet der Hilfe-Ballon und der Assistent wartet, bis Sie später Hilfe brauchen. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie den Assistenten nicht in Anspruch nehmen wollen.
Abbildung 5.4: Der AutoText-Eintrag wurde an der Stelle der Cursorposition eingefügt. Sie können jetzt weiter schreiben.
Word 97 bietet bereits viele vordefinierte AutoText-Einträge an. Sie können Ihre eigenen Einträge definieren oder bereits vorhandene Einträge verändern.
Wenn Sie AutoText-Einträge erstellen oder verändern wollen, dann folgen Sie diesen Schritten:
Nachdem Sie den Eintrag definiert haben, können Sie ihn in Ihrem Dokument verwenden, indem Sie den Namen des AutoText-Eintrags tippen und dann (Eingabetaste), (Tab) oder (F3) drücken.
Abbildung 5.5: Geben Sie einen Namen für Ihren AutoText-Eintrag ein, oder übernehmen Sie den angebotenen Namen.
Um die Einfügemarke an eine andere Stelle zu setzen, bewegen Sie den I-förmigen Mauszeiger an die neue Stelle, und klicken Sie mit der linken Maustaste. Sie können die Eingabemarke an jede beliebige Position im Text setzen, nur nicht hinter die Endmarkierung (die kleine horizontale Linie, die am Ende des Textes zu sehen ist. Die Endmarke können Sie verschieben, indem Sie Absatzzeichen (durch Drücken der Taste (Eingabetaste)) vor der Endmarke einfügen.
Wenn Sie die Einfügemarke an einer Stelle im Text positionieren wollen, die nicht aktuell auf dem Bildschirm sichtbar ist, dann können Sie die horizontalen oder vertikalen Bildlaufleisten dazu benutzen, den Text zu scrollen und diese neue Stelle zu erreichen. Nachdem die gewünschte Stelle auf dem Bildschirm zu sehen ist, positionieren Sie den I-förmigen Mauszeiger dort, und klicken Sie dann auf die linke Maustaste.
Office 97 wird je nach Version unter Umständen mit einer IntelliPoint-Maus ausgeliefert. Bei dieser Maus steht Ihnen eine weitere, mittlere Taste oder ein Rad zur Verfügung. Sie können in einem Dokument nach oben und unten blättern, indem Sie das Rad gedrückt halten, während Sie die Maus nach oben oder unten bewegen. Je langsamer Sie die Maus bewegen, desto langsamer scrollt der Text in die Richtung, in die Sie die Maus bewegen. Durch diese Möglichkeit können Sie die Geschwindigkeit, mit der der Text gescrollt wird, so einrichten, daß Sie den Text während des Scrollens lesen können.
Die Eingabemarke verbleibt immer im Text. Wenn Sie außerhalb des Textfeldes klicken, dann wird die Eingabemarke in der am nächsten liegenden Stelle im Text positioniert.
Darüber hinaus können Sie durch bestimmte Tastaturbefehle die Einfügemarke im Text schnell an eine andere Stelle verschieben. Manchmal ist es sogar schneller und einfacher, die Einfügemarke mit Hilfe der Tastatur an eine neue Stelle im Dokument zu setzen, als dies mit der Maus möglich ist. In der folgenden Tabelle sehen Sie die Tasten, mit denen Sie sich im Dokument bewegen können:
|
Tasten |
Bewegung der Einfügemarke |
|
Pfeiltasten |
Ein Zeichen nach oben, unten, recht oder links |
|
(Bild auf), (Bild ab) |
Eine Bildschirmlänge nach oben oder nach unten |
|
(Strg)+(Cursor rechts) / (Cursor rechts) |
Ein Wort nach links oder nach rechts |
|
(Pos1) / (Ende) |
Anfang oder Ende einer Zeile |
|
(Strg)+(Pos1)/(Ende) |
Anfang oder Ende des Dokuments |
|
(Strg)+(Bild auf)/(Bild ab) |
Anfang der vorhergehenden oder folgenden Seite |
|
(Alt)+(Strg)+(Bild auf)/(Bild ab) |
Oben links oder unten rechts auf dem Bildschirm |
Wenn Sie auf die Schaltfläche Dokumentstruktur in der Standardsymbolleiste klicken, dann ist die Dokumentstruktur links neben dem Textfeld zu sehen. In der Dokumentstruktur können Sie auf die angezeigten Überschriften klicken, um zu diesem bestimmten Abschnitt des Dokuments zu kommen. Die Einfügemarke befindet sich am Anfang des Abschnittes, dessen Überschrift Sie angeklickt haben. Beenden können Sie die Anzeige der Dokumentstruktur durch einen erneuten Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Nachdem Sie einen Text eingegeben haben, wollen Sie eventuell ein Wort, einen Satz oder einen Abschnitt löschen oder umstellen. Vielleicht wollen Sie darüber hinaus den Text formatieren, indem Sie eine neue Schriftart oder Schriftgröße wählen, oder Sie wollen Textstellen einrücken. Bevor Sie eine dieser Änderungen im Dokument vornehmen können, müssen Sie den Text markieren, für den die neue Formatierung gelten soll. Wenn Sie die Markierung des Textes vorgenommen haben, erscheint der markierte Text weiß und der Hintergrund schwarz. Wenn Sie Änderungen an der Textfarbe vorgenommen haben, dann können die Farben auch variieren, z. B. kann die Markierung dann durch weißen Text auf blauem Grund oder durch gelben Text auf schwarzem Grund angezeigt werden. Sie können nun im markierten Text eine oder mehrere Formatierungen vornehmen.
Die Markierung des Textes kann mit der Maus, der Tastatur oder einer Kombination von beidem vorgenommen werden. Die Art und Weise, wie die Markierung am besten vorgenommen wird, ist abhängig von der Textmenge, die Sie markieren wollen. Im folgenden werden die einzelnen Möglichkeiten der Textmarkierung aufgezählt.
Abbildung 5.6: Benutzen Sie die Auswahlleiste, um eine Zeile zu markieren. Um mehr als eine Zeile zu markieren, positionieren Sie den Mauszeiger in der Auswahlleiste und bewegen die Maus mit gedrückter Maustaste nach unten.
Um einen vertikalen Block im Text zu markieren – zum Beispiel die ersten Buchstaben in einer Wörterliste – müssen Sie die (Alt) gedrückt halten, während Sie die Maustaste drücken und den Mauszeiger über den Text ziehen. In Bild 5.7 sehen Sie einen vertikal markierten Text.
Abbildung 5.7: Markierung von einem, zwei oder mehr Buchstaben in vertikaler Richtung, indem bei gedrückter (Alt)-Taste der Mauszeiger durch den Text bewegt wird.
Wenn Sie eine Textmarkierung vorgenommen haben und dann auf die Leertaste oder eine beliebige Buchstabentaste klicken, wird der markierte Text gelöscht oder durch den getippten Buchstaben ersetzt.
Ich habe begonnen, einen Text zu tippen, doch dieser Text erscheint an einer ganz anderen Stelle im Dokument als an der, die ich gerade angesehen habe.
Es muß eine Textmarkierung an einer anderen Stelle im Dokument vorgelegen haben. Sie müssen immer zunächst auf die Maustaste klicken, um die Eingabemarke an der Stelle zu positionieren, an der Sie den Text eingeben wollen. Der kleine blinkende vertikale Strich zeigt die Einfügemarke an.
Ich habe versucht, Textbereiche mit der Maus zu markieren, aber es ergaben sich Probleme bei der Kontrolle der Markierung. Die Textmarkierung mit der Maus bedarf einiger Übung. Sie können natürlich die Markierung mit Hilfe der oben beschriebenen Tastenkombinationen vornehmen. Versuchen Sie z. B. die Einfügemarke an den Anfang des zu markierenden Bereichs zu setzen und dann mit einem Klick auf das Ende des Bereichs die Markierung vorzunehmen. Sie können auch die Maus-Eigenschaften verändern. Dazu klikken Sie auf den Startknopf in der Task-Leiste, wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen/Systemsteuerung und führen dort die Einstellungen an der Maus durch.
Mit Word können Veränderungen und Korrekturen im Text sehr einfach vorgenommen werden. Sie können in Ihrem Text beliebige Stellen markieren, löschen, kopieren und an einer anderen Stelle einfügen. Auch andere Veränderungen können auf einfache Weise durchgeführt werden. Wie oft ist es Ihnen zum Beispiel schon passiert, daß Sie Text geschrieben haben und die (º)-Taste gedrückt war? Tippen Sie diesen Text nicht noch einmal, sondern benutzen Sie die Word-Funktion zur Änderung der Groß-/Kleinschreibung. In diesem Abschnitt erhalten Informationen darüber, wie Sie Ihr Dokument schnell und einfach bearbeiten können. Sie können die (Rückschritt)- oder die (Entf)-Taste benutzen um einzelne Buchstaben zu bearbeiten. Sie können aber auch Textbereiche markieren und dann bearbeiten. In der Tabelle XXX werden die Befehle, Schaltflächen und Shortcuts, die für die Textbearbeitung wichtig sind, zusammengefaßt.
Tabelle 5.1: Vorgehensweisen zur Bearbeitung markierter Texte
Wenn Ihnen beim Schreiben ein Fehler unterläuft, dann ist es oft einfacher, die (Rückschritt)- oder (Entf)-Taste zu benutzen, als den Befehl Rückgängig auszuführen.
Viele Fehler können Sie dadurch korrigieren, daß Sie den Befehl Rückgängig benutzen. Angenommen Sie schreiben einen Satz und im Nachhinein kommt Ihnen die Formulierung etwas unglücklich vor. Sie können in diesem Fall den Satz löschen, indem Sie den Menüpunkt Bearbeiten/Rückgängig wählen oder die Tastenkombination (Strg)+(Z) oder (Alt)+(Rückschritt) anwenden. Wenn Sie eine Korrektur vornehmen und diese im nachhinein wieder zurücknehmen wollen, dann können Sie in diesem Fall auch den Befehl Rückgängig wählen.
Word bietet darüber hinaus den Befehl Wiederherstellen an, der sich ebenfalls im Menü Bearbeiten befindet. Diesen Befehl können Sie anwenden, wenn Sie den Befehl Rückgängig wieder aufheben wollen. Die Tastenkombination für den Befehl Wiederherstellen lautet (Strg)+(Y), (F4) oder (Alt)+(Umschalt)+(Rückschritt). Die Befehle Rückgängig und Wiederherstellen beziehen sich beide auf die letzte von Ihnen vorgenommene Aktion. Wenn Sie zum Beispiel einen Satz gelöscht haben und diesen zurückholen möchten, dann müssen Sie den Befehl Rückgängig ausführen, bevor Sie irgendeine andere Aktion vornehmen. Word bietet für die beiden Befehle Rückgängig und Wiederherstellen zwei Schaltflächen in der Standardsymbolleiste an, die es Ihnen ermöglichen, die letzten Aktionen rückgängig zu machen oder wiederherzustellen. In Bild 5.8 wird die Liste dargestellt, die Sie zu sehen bekommen, wenn Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche für den Befehl Rückgängig klicken. In ihr sind die letzten sechs Aktionen zu sehen.
Abbildung 5.8: Benutzung der Rückgängig- und der Wiederherstellen-Listen. Es können mehrere der zuletzt durchgeführten Aktionen aufgerufen werden. Die Schaltflächen »Ausschneiden«, »Kopieren« und »Einfügen« führen die entsprechenden Kommandos des Menüs Bearbeiten aus.
Um eine beliebige Menge Text zu löschen, markieren Sie diesen und drücken die Taste (Entf). Wenn Sie (Entf) drücken, wird der Text vollständig gelöscht. Die einzige Möglichkeit, den Text wiederzuholen besteht über den Befehl Rückgängig. Darüber hinaus können Sie Text löschen, indem Sie Bearbeiten/löschen wählen. Dieser Befehl arbeitet in der gleichen Weise wie die Taste (Entf). Sie können das komplette vorhergehende Wort löschen, indem Sie (Strg)+(Rückschritt) drücken.
Um Text zu entfernen, können Sie aber auch Bearbeiten/Ausschneiden wählen oder die Tastenkombination (Strg)+(X) drücken. Bearbeiten/Ausschneiden kopiert den markierten Text in die Windows-Zwischenablage. Dort wird der Text abgelegt, bis Sie das nächste Mal Bearbeiten/Ausschneiden oder Bearbeiten/Kopieren anwenden. Bild 5.8 zeigt die Schaltflächen Ausschneiden, Kopieren und Einfügen in der Standardsymbolleiste.
Sie können bei einem markierten Text auch auf die rechte Maustaste drücken, um den Text auszuschneiden, zu kopieren oder ihn einzufügen.
Wenn Sie einen ausgeschnittenen Text an einer anderen Stelle im Dokument einfügen wollen, dann positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der der Text wieder erscheinen soll, und wählen Sie dann Bearbeiten/Einfügen oder benutzen Sie die Tasten (Strg)+(V). Der ausgeschnittene Text wird dann an der Stelle der Einfügemarke eingesetzt. Den einmal ausgeschnittenen Text können Sie solange immer und immer wieder einfügen, bis Sie einen anderen Textbereich ausschneiden oder kopieren.
Wenn Sie einen Textausschnitt kopieren wollen, dann markieren Sie diesen zunächst und wählen dann Bearbeiten/Kopieren oder drücken die Tasten (Strg)+(C). Word kopiert den Text in die Zwischenablage. Sie können nun den Text an einer anderen Stelle im Dokument oder einem neuen Dokument einfügen. Dazu positionieren Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der der Text eingesetzt werden soll, und wählen Sie dann Bearbeiten/Einfügen oder benutzen Sie die Tastenkombination (Strg)+(V). Sie können natürlich auch die Schaltflächen Kopieren und Einfügen, die bereits in Bild 5.8 gezeigt wurden, benutzen.
Sie können die Schaltfläche Ausschneiden in der Standardsymbolleiste oder die Tastenkombination (Umschalt)+(Entf) anstelle der Taste (Entf) benutzen. Sie können dann den gelöschten Text zurückholen, indem Sie einfach die Eingabemarke an die Stelle bringen, an der der Text stehen soll, und dann die Schaltfläche Einfügen in der Standardsymbolleiste anklikken. Das verhindert, daß Sie zum Wiederherstellen des Textes eventuell noch andere Veränderungen am Text rückgängig machen müssen.
Text oder andere Elemente wie Bilder und Diagramme in Ihr Dokument zu kopieren, ist eine Möglichkeit, gleiche Daten in mehreren Anwendungen zu benutzen. Die Zwischenablage von Windows wird von allen Windows-Anwendungen benutzt. Sie können zum Beispiel einen Text mit Word erstellen, ihn kopieren und ihn dann in PowerPoint einfügen. Sie können aber auch ein Formular in Excel kopieren und es in einer Tabelle in Word einfügen.
Eine andere Methode, um Text zu kopieren oder an einer anderen Stelle einzufügen, wird auch Textbearbeitung durch Drag & Drop genannt. Word stellt Ihnen diese schnelle Möglichkeit für das Ausschneiden und Kopieren eines markierten Textes zur Verfügung. Sie können die Drag & Drop-Textbearbeitung auch einsetzen, um Grafiken oder andere Objekte zu kopieren oder zu verschieben.
Um die Textbearbeitung durch Drag & Drop für das Ausschneiden von Texten oder Grafiken einzusetzen, beachten Sie bitte die folgenden Schritte:
Wenn Sie einen Text oder eine Grafik kopieren und nicht verschieben wollen, dann halten Sie die Taste (Strg) gedrückt, während Sie den Text oder die Grafik markieren, und ziehen Sie die gestrichelte Einfügemarke an die neue Stelle.
Abbildung 5.9: Mit dem Drag-&-Drop-Mauszeiger ziehen Sie den markierten Text an eine andere Stelle.
Die Textbearbeitung über Drag-&-Drop ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Funktion nicht nutzen wollen, dann können Sie diese über Extras/Optionen deaktivieren. Unter dem Register Bearbeiten können Sie die Textbearbeitung über Drag & Drop ausschalten.
Word bietet eine Funktion an, mit der die Groß- und Kleinschreibung einzelner Buchstaben einfach verändert werden kann. Angenommen Sie wollen, daß eine Überschrift in Großbuchstaben geschrieben wird. In diesem Fall wählen Sie den Text aus, dessen Groß- und Kleinschreibung Sie verändern wollen. Wählen Sie dann Format/Groß-/Kleinschreibung. Daraufhin erscheint ein Dialog, in dem folgende Optionen zu sehen sind:
Sie können die Groß- und Kleinschreibung auch über Tastenkombinationen verändern. Markieren Sie zunächst den Text, und drücken Sie dann die Tasten (Umschalt)+(F3). Jedes Mal, wenn Sie diese Tastenkombination drücken, wird zyklisch eine der Option kleinbuchstaben, GROSSBUCHSTABEN und Ersten Buchstaben... ausgeführt. Wenn ein oder mehrere Sätze markiert sind und die Option Ersten Buchstaben... aktiviert wird, dann wird nur das erste Wort in jedem Satz groß geschrieben – das entspricht also der Option Ersten Buchstaben im Satz groß schreiben. Haben Sie nur eine Wortfolge und keinen vollständigen Satz markiert, und wählen Sie dann mittels (Umschalt)+(F3) diese Option, dann wird der erste Buchstabe eines jeden Wortes groß geschrieben – das entspricht der Option Ersten Buchstaben Im Wort Gross Schreiben.
Ich habe unabsichtlich einen Text gelöscht oder ausgeschnitten, den ich eigentlich noch behalten wollte.
Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standardsymbolleiste, oder benutzen Sie die Tastenkombination (Strg)+(Z).
Ich habe einen markierten Text an einer falschen Stelle eingefügt. Drücken Sie (Strg)+(Z), um die Einfügung wieder rückgängig zu machen. Bringen Sie die Eingabemarke an die richtige Stelle im Dokument, und wählen Sie dann wieder Bearbeiten/Einfügen.
Ich habe zufällig den Drag-&-Drop-Textbearbeitungsmauszeiger aktiviert, obwohl ich diesen gar nicht benutzen wollte. Wenn Sie die Maus bewegen und den Drag-&-Drop-Mauszeiger erhalten, dann drücken Sie einfach (Esc), bevor Sie die Maustaste loslassen. Wenn Sie die Drag-&-Drop-Funktion für die Textverarbeitung nicht benutzen wollen, dann sollten Sie überlegen, diese Option zu deaktivieren. Dazu wählen Sie Extras/Optionen, wählen Sie dort das Register Bearbeiten, und aktivieren Sie dort die Option Textbearbeitung durch Drag & Drop.
Im folgenden erfahren Sie etwas über das Speichern, das Schließen, das Öffnen eines existierenden Dokuments und das Einrichten eines neuen Dokuments. Dieser Abschnitt betrifft speziell die Benutzung von Word.
Ähnlich wie bei anderen Microsoft-Office-Programmen speichern Sie ein Dokument ab, indem Sie einen Dateinamen, einen Laufwerksnamen und ein Verzeichnisnamen vergeben. Nachdem Sie einen Dateinamen vergeben haben, können Sie die Änderungen im Dokument speichern, ohne einen neuen Dateinamen zu vergeben, indem Sie eine Tastenkombination drücken oder die entsprechende Schaltfläche in der Standardsymbolleiste wählen.
Vorsicht! Speichern Sie Ihr Dokument regelmäßig von Anfang an. Beispielsweise gehen bei einem Stromausfall sämtliche nicht gespeicherte Daten, unter Umständen ein komplettes Dokument verloren. Word bietet als Standardeinstellung eine automatische Speicherung an, so daß Ihr Dokument alle zehn Minuten gespeichert wird. Wenn Sie diese Option aktiviert lassen, dann wird der Datenverlust in jedem Fall geringer sein, als wenn Sie auf diese Option verzichten. Wenn Sie die automatische Speicherung öfter als alle zehn Minuten vorgenommen werden soll, dann können Sie das Speicherintervall verändern, indem Sie Extras/Optionen wählen. Im Register Speichern können Sie das Speicherintervall verändern.
Wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal abspeichern, dann können Sie dies über den Menüpunkt Datei/Speichern tun. Sie sehen nun die Dialogbox aus Bild 5.10.
Abbildung 5.10: Benutzen Sie den Dialog »Speichern unter«, wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal abspeichern. Sie können einen eigenen Namen vergeben oder den von Word vorgeschlagenen Namen akzeptieren.
Wenn Sie ein Dokument speichern, dann legt Word das Dokument im Verzeichnis Eigene Dateien auf Ihrer Festplatte ab. Haben Sie bei der Installation von Microsoft Office allerdings für Word ein anderes Verzeichnis angegeben, dann wird die Datei dort gespeichert. Der von Word in der Regel angelegte Dateityp ist »Word-Dokument«. Darüber hinaus schlägt Word einen Dateinamen vor. Sie können diesen Namen akzeptieren oder einen eigenen Namen vergeben, indem Sie im Dialog Speichern unter einen neuen Dateinamen eingeben.
Der von Word vorgeschlagene Dateiname steht im Zusammenhang mit Ihrem Text. Word nimmt die ersten Worte eines Textes bis zum ersten Satzzeichen oder einem Absatzzeichen als Dateinamen und schlägt als Dateityp ein Word Dokument vor.
Sie können die Datei auf Ihrer Festplatte, einer Diskette oder einem Netzwerklaufwerk speichern. Die möglichen Speicherplätze werden in dem Dialog Speichern unter angeboten. Als nächstes müssen Sie das Verzeichnis auswählen. Zum Schluß können Sie noch den Dateityp bestimmen. Hier können Sie zum Beispiel Ihr Dokument in einem anderen als dem Word 97-Format abspeichern. Dies ist von Bedeutung, wenn Sie Ihr Dokument mit einer anderen Windows-Anwendung benutzen wollen. Mögliche Dateiformate sind: Word 6.0, HTML-Dokument, DOS-Text, WordPerfect 5.1 oder WordPerfect 5.x für Windows.
Eine der bedeutendsten Neuerungen bei Word 97 ist die Möglichkeit, Web-Seiten zu erstellen und zu speichern. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Dokument im HTML-Format zu speichern, so daß Sie es als Web-Seite im Internet benutzen können.
Wenn Sie ein neues Dokument speichern wollen, dann befolgen Sie die im weiteren aufgelisteten Schritte:
Nachdem Sie eine Datei mit Namen und einer Laufwerksangabe gespeichert haben, können Sie mit der Datei normal weiterarbeiten. Ihre Änderungen im Dokument werden von Word solange nicht gespeichert, bis Sie das Programm dazu auffordern. Das veränderte Dokument müssen Sie nicht unter einem neuen Namen abspeichern. Es reicht, wenn Sie Datei/Speichern auswählen, die Tastenkombination (Strg)+(S) drücken oder auf die Schaltfläche Speichern in der Standardsymbolleiste klicken. Word speichert nun schnell die Veränderungen, die Sie vorgenommen haben, und Sie können sofort weiterarbeiten.
Mit dem Befehl Datei/Alles speichern können Sie alle geöffneten Dokumente speichern. Darüber hinaus werden mit diesem Befehl alle Dokumentvorlagen, Makros und AutoText-Einträge gesichert. Wenn Sie den Befehl Datei/Alles speichern wählen, dann öffnet Word ein Nachrichtenfenster und fragt Sie, ob Sie alle geöffneten Dokumente speichern wollen. Sollte sich unter den geöffneten Dokumenten ein unbenanntes befinden, dann wird der Dialog Speichern unter geöffnet, so daß Sie einen Dateinamen eingeben können. Wenn Sie den Befehl Datei/Alles speichern benutzen wollen, dann müssen Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt halten, während Sie auf das Menü Datei klicken. Der Befehl Speichern verändert sich dann zu Alles speichern. In Office 95 wird der Befehl Alles speichern noch als eigener Menüpunkt angeboten.
Wenn Sie ein gespeichertes Dokument in Word öffnen wollen, dann können Sie die Schaltfläche Öffnen in der Standardsymbolleiste benutzen, oder wählen Sie Datei/Öffnen. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination (Strg)+(O) wählen. In Word erscheint dann der Dialog »Öffnen«, den Sie in Bild 5.11 sehen.
Abbildung 5.11: Wählen Sie eine Datei aus der Liste, und bestätigen Sie mit OK, um diese Datei zu öffnen.
Wählen Sie im Dialog Öffnen die Datei, die Sie öffnen wollen, aus der Liste, falls Sie die Datei in dem von Word standardmäßig benutzten Ordner gespeichert haben. Sie können allerdings auch das Laufwerk, den Ordner und den Dateityp verändern, um Zugang zu Ihrer Datei zu erhalten. Sie können innerhalb dieser Dialogbox die Dateien sortieren, anschauen und darüber hinaus auch andere Optionen nutzen.
Wenn Sie bereits ein HTML-Dokument gespeichert haben und dieses nun öffnen, dann können Sie mit Hilfe der Dokumentstruktur schnell durch das Dokument blättern. Benutzen Sie dafür die Schaltfläche Dokumentstruktur in der Standardsymbolleiste, und klicken Sie dann links auf die Überschriften, um durch das Dokument zu blättern.
Sie können eine neues Dokument einrichten, indem Sie die Schaltfläche »Neu« in der Standardsymbolleiste, den Befehl Datei/Neu oder die Tastenkombination (Strg)+(N) benutzen. Wenn Sie das neue Dokument mit Hilfe der Schaltfläche in der Standardsymbolleiste oder der Tastenkombination (Strg)+(N) einrichten, dann erhalten Sie in leeres Dokument, in dem die Standardschrift und alle weiteren Einstellungen der Standardformatvorlage von Windows benutzt werden. Wenn Sie ein neues Dokument über Datei/Neu beginnen, dann erscheint die Dialogbox, die Sie auch in Bild 5.12 sehen.
Abbildung 5.12: Wählen Sie das gewünschte Register im Dialog Neu und dort die Formatvorlage aus, auf der Ihr neues Dokument basieren soll.
Die Dialogbox Neu enthält mehrere Register, die Kategorien für verschiedene Formatvorlagen darstellen. Eine Formatvorlage enthält die grundlegenden Formatierungen für ein Dokument wie z. B. Seitengröße, Textausrichtung, Schriftgröße, Schriftart, Tabulator, Seitenränder, Tabellen und Spalten.
Wenn Sie die Tastenkombination (Strg)+(N) oder die Schaltfläche Neu in der Standardsymbolleiste benutzen, wird Ihr Dokument mit der Standardformatvorlage verbunden, und Sie umgehen die Dialogbox Neu.
Normalerweise wird von Word die Formatvorlage Standard vorgeschlagen. Die Formatvorlage bietet folgende Einstellungen an:
Wenn Sie die Standardformatvorlage übernehmen wollen, dann klicken Sie auf OK. Word öffnet Ihnen ein neues, leeres Dokument.
Eine der neuen Formatvorlagen ist eine leere Web-Seite, und ein neuer Assistent ist der Web-Seiten-Assistent. Die Web-Seiten-Formatvorlage hat die folgenden Einstellungen:
Wenn Sie die Formatvorlage für die Web-Seite benutzen wollen, dann klicken Sie auf das Register Web-Seiten und dann auf die Formatvorlage »Leere Web-Seite«. Bestätigen Sie mit OK. Word stellt Ihnen nun ein neues, leeres Dokument mit allen Extras zur Verfügung, die Sie für das Erstellen einer Web-Seite benötigen.
Wenn Sie mehr Informationen über das Einrichten einer Web-Seite benötigen, dann wählen Sie den Web-Seiten-Assistenten, der Ihnen bei der Erstellung der Web-Seite interaktiv zur Seite stehen wird.
Ich habe eine Datei in einem anderen Dateiformat geöffnet und möchte diese jetzt abspeichern.
Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Speichern unter. Im erscheinenden Dialog können Sie das Dateiformat mit Hilfe der Auswahlliste Dateityp einstellen.
Sie können allerdings auch über den Menüpunkt Extras/Brief-Assistent die Eingabe eines Briefes beginnen. Daraufhin erscheint der Dialog des Brief-Assistenten. Wenn Sie auf die verschiedenen Register des Dialoges klicken, bekommen Sie Eingabefelder angeboten, um die spezifischen Informationen, die mit dem Brief verbunden sind, einzugeben. Sie haben die Möglichkeit, das Briefformat, Informationen für den Adressaten und Absenderinformationen einzugeben. Andere Elemente sind z. B. die Betreff-Zeile, Versandanweisungen, Warnhinweise, und es ist auch Platz für eine Verteilerliste für Briefkopien. Dies ist ein einfacher Weg, um einen professionell gestalteten Brief zu verfassen.
(c) 1997 Que
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