Einer der bemerkenswertesten Bereiche, die in der letzten Version von Microsoft Office geändert wurde, war der Dateiverwaltungsbereich, besonders wenn Sie Dateien sichern, öffnen oder danach suchen wollten. Sie konnten noch flexibler mit Dateien arbeiten und hatten noch mehr Features und Optionen zur Verfügung.
Office 97 unterstützt weiterhin diese Verbesserungen in der Dateiverwaltung, worunter auch längere Dateinamen, viele Veränderungen in den Datei-Dialogfeldern und eine verbesserte Statistik in den Dateieigenschaften fallen. Die Dialogfelder Speichern und Öffnen verfügen über ihre eigenen Symbolleisten, die Ihnen viele Optionen bieten, darunter die der Vorschau. Die Suchen-Kriterien sind nun direkt in den Datei-Dialogfeldern intergriert.
Bei den meisten Anwendungen wird die Arbeit am Bildschirm nur im Arbeitsspeicher gespeichert. Wenn der Strom ausfällt oder irgendetwas anderes Unvorhergesehenes passiert, kann es sein, daß Sie Ihre gesamte Arbeit oder einen Teil davon verlieren. Beim Speichern einer Datei werden die Daten aus dem Arbeitsspeicher in eine Datei auf einem Speichermedium, eine Festplatte oder einer Diskette, kopiert. Sie können die Datei von Hand speichern oder das Programm so einstellen, daß es die Datei automatisch speichert. Wenn Sie eine Datei schließen, entfernen Sie die Dateininformation aus dem Arbeitsspeicher oder vom Bildschirm. Das Programm fragt Sie, ob Sie die Datei speichern wollen, falls Sie seit dem letzten Speichern Änderungen vorgenommen haben oder wenn Sie die Datei überhaupt noch nicht gespeichert haben. Das Öffnen einer Datei beinhaltet das Kopieren der Information von der Festplatte in den Arbeitsspeicher. Wenn Sie eine neue Datei erstellen, wird ein neues Dokumentfenster geöffnet. Sie können eine Datei entweder innerhalb eines Programmes erstellen oder öffnen, oder die Windows-Task-Leiste benutzen.
Access arbeitet etwas anders als die anderen Microsoft-Office-Anwendungen. Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, ist das erste, was Sie tun, der Datenbank im Datei-Dialogfeld einen Namen zu geben. Wenn Sie Änderungen an einem Eintrag in einer Tabelle, Abfrage oder einem Formular machen, werden die Änderungen sofort gespeichert, wenn Sie zum nächsten Eintrag gehen. Sie brauchen den Datei-sichern-Vorgang nicht. Diese automatische Sicherungsfunktion können Sie auch nicht abschalten. Wenn Sie jedoch das Design eines Formulars, eines Eintrags, einer Abfrage oder eines Berichts ändern, können Sie die Änderungen von Hand speichern (oder das Programm fragt, ob Sie die Änderungen speichern wollen, sobald Sie das Objekt verlassen wollen). Der Befehl Datei, Speichern unter/Exportieren ist nur in einigen Fällen verfügbar, und dann geben Sie dem Objekt (Formular oder Bericht) einen Namen nur innerhalb der Datenbank selbst. Sie gelangen nicht in ein Datei-Dialogfeld wie in anderen Anwendungen. Die einzige Möglichkeit, eine ganze Datenbankdatei zu kopieren oder umzubennen, haben Sie im Windows-95-Explorer-Fenster.
Zusätzlich zum Gebrauch des Windows-Explorers und den Desktop-Ordnern können Sie Dateien auch noch über Microsoft-Office-Programme verwalten. Wenn Sie eine Datei öffnen, sichern oder einfügen, erscheint ein standardisiertes Datei-Dialogfeld. Viele der Features im Datei-Dialogfeld sind die gleichen, ob Sie nun Word, Excel, PowerPoint oder Access benutzen oder ob Sie die Datei öffnen, sichern oder einfügen. Bild 4.1 zeigt das Standard-Datei-Dialogfeld Öffnen mit vielen der gemeinsamen Features. Die Symbolleiste hilft Ihnen, Ihre Dateien zu organisieren. Der untere Bereich und die Schaltfläche mit dem Befehl Weitere hilft Ihnen, Ihre Dateien zu finden.
Tabelle 4.1 zeigt eine Liste von Dateifeld-Funktionen und faßt deren Gebrauch zusammen. Die anderen Bereiche dieses Kapitels beschäftigen sich noch ausführlicher mit diesen Funktionen
.
Abbildung 4.1: Das Dialogfeld Öffnen in Excel verfügt über viele der gemeinsamen Funktionen der Standard-Datei-Dialogfelder.
Tabelle 4.1: Gemeinsame Funktionen von Datei-Dialogfeldern
Das Dialogfeld in Word Speichern unter bietet eine Schaltfläche Version, die es Ihnen ermöglicht, eine Version des mit zusätzlichen Bemerkungen versehenen Dokuments zu erstellen, so daß Sie z. B. jeden Monat eine Version einer Berichtsdatei mit spezifizierten Bemerkungen speichern könnten.
Acess verfügt auch über ein Textfeld Exclusiv im Dialogfeld Öffnen. Wenn Sie diese Option ankreuzen, kann kein anderer Nutzer die Datenbank zur gleichen Zeigt nutzen. Wenn diese Option nicht angekreuzt ist, können mehrere Benutzer die Datenbank zur gleichen Zeit nutzen.
Die Vorgänge beim Speichern, Öffnen und Schließen von Dateien sind ähnlich. Sie wählen die notwendigen Befehle, indem Sie die Schaltfläche, den Menüpunkt oder die Shortcut-Taste wählen. Meistens öffnet sich ein Standard-Datei-Dialogfeld und fragt nach Informationen über den Dateinamen, den Speicherplatz (Laufwerk und Ordner) und den Dateityp, den Sie benutzen. Manchmal öffnet sich kein Dialogfeld. Wenn Sie z. B. eine Datei speichern, nachdem Sie ihr einen Namen gegeben haben, nimmt das Programm an, daß Sie die voreingestellten Möglichkeiten im Datei-Dialogfeld, den Namen, Speicherplatz und Dateityp betreffend, verwenden wollen. Sie können die Datei mit dem Befehl Speichern unter unter einem anderen Namen speichern.
Wenn Sie ein Dokument noch einmal benutzen oder ein Kopie davon behalten wollen, müssen Sie es speichern. Wenn Sie zum Erstellen des Dokuments einen Moment brauchen (sagen wir länger als 15 Minuten), möchten Sie Ihr Dokument bestimmt auch sichern, um es vor Stromausfällen, widrigen Computerviren oder dem Drücken einer falschen Schaltfläche zu schützen.
Sie können ein Dokument auf verschiedene Arten speichern. Sie können die Schaltfläche Speichern in der Standard-Symbolleiste anklicken, (Strg)+(S) drücken oder Datei, Speichern wählen. Wenn Sie versuchen, ein nicht gespeichertes Dokument zu schließen oder ein Programm mit einem ungespeicherten Dokument zu verlassen, können Sie die erscheinende Abfrage mit Ja beantworten. Egal, welche Methode Sie benutzen, Sie werden immer in das Speichern unter-Dialogfeld, wie in Bild 4.2 gezeigt, gelangen, wenn Sie eine Datei zum ersten Mal speichern.
Abbildung 4.2: Wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal speichern oder Datei, Speichern unter wählen, gelangen Sie in das Dialogfeld Speichern unter.
Um die Datei zu speichern, geben Sie den Namen in das Textfeld Dateiname ein, wählen den Speicherplatz in der Drop-Down-Liste Speichern in: und dann die Schaltfläche Speichern.
Speichern Sie Ihre Arbeit immer, bevor Sie Ihren Computer verlassen, wenn Sie ein Dokument auf dem Bildschirm haben. Es kann auch nicht schaden, Ihre Arbeit zu speichern, bevor Sie die Rechtschreibprüfung oder den Druckvorgang starten.
Die alten Regeln zum Benennen einer Datei mit maximal acht Zeichen, einem Punkt und drei weiteren Zeichen hat doch sehr eingeschränkt. Diese Regeln produzierten kryptische Dateinamen, wie z. B. BUSPLN.DOC, ACCPER.XLS und GANGPON.PPT. Nun gibt es diese einschränkenden Regeln nicht mehr. Sie können jetzt Namen wie Geschäftsplan, Kontenübersicht in Prozent und Gemeindegruppenpräsentation wählen. Am nützlichsten ist dabei sicher die Möglichkeit, ein Leerzeichen beim Benennen von Dateinamen zu benutzen.
Gültige Dateinamen können ab jetzt folgendes beinhalten:
Große und kleine Buchstaben werden in der Regel so angezeigt, wie Sie sie schreiben, aber Sie können einem Dokument nicht den gleichen Namen mit anders verteilten großen und kleinen Buchstaben geben. So können Sie zum Beispiel keine Datei mit dem Namen PLAN und eine andere mit dem Namen plan im gleichen Ornder speichern.
Windows 95 hat das Benennungssystem für Dateinamen von DOS 8+3 nicht wirklich geändert. Windows 95 konvertiert die Dateinamen, die Sie schreiben, in einen akzeptablen Namen, der sich normalerweise aus den ersten sechs Zeichen ohne Leerzeichen, einer Tilde (~) und einer 1 für das erste Auftauchen dieses Namens (einer 2 für das zweite Mal etc.) zusammensetzt. Der Word-Dateiname Business Plan z. B. wird zu BUSINE~1.DOC. Wenn Sie diese Datei auf einen DOS-Rechner kopieren oder benutzen, erhält der Dateiname die gekürzte Version. Auf einem Windows-95-System wird der lange Dateiname mit einem Querverweis zum gekürzten Dateinamen gespeichert. Um den kurzen MS-DOS-Dateinamen zu sehen, wenn Sie sich innerhalb eines Datei-Dialogfeldes befinden, klicken Sie auf die rechte Maustaste, wählen Eigenschaften und sehen im Register Allgemein nach.
Solange eine Datei nicht geöffnet ist, können Sie sie von jedem Speichern unter- oder Öffnen-Dialogfeld aus umbenennen. Öffnen Sie einfach das entsprechende Dialogfeld, und benutzen Sie die Suchen in:/Speichern in:-Liste, um durch den Ordner zu blättern, der die Datei enthält. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, dann im Shortcut-Menü auf Umbenennen. Der Dateiname erscheint hervorgehoben, und Sie können den neuen Dateinamen eingeben. Drücken Sie dann (Eingabetaste).
Nachdem Sie ein Dokument einmal gespeichert haben, erscheint der Name des Dokuments in der Titelleiste. Wenn Sie ein Dokument ein zweites Mal speichern und den gleichen Namen benutzen wollen, benutzen Sie irgendeinen der oben beschriebenen Vorgänge zum Speichern von Dateien (die Schaltfläche Speichern, (Strg)+(S), Datei, Speichern, oder verlassen Sie das Dokument oder Programm, und geben Sie Ja in der Abfrage Änderungen speichern ein).
Wenn Sie dem Dokument einen anderen Namen geben wollen, wählen Sie Datei, Speichern unter, und das Dialogfeld Speichern unter erscheint mit dem derzeitigen Namen im Textfeld Dateiname. Bearbeiten Sie den Namen des Dokuments, oder ändern Sie den Speicherplatz in der Drop-Down-Liste Speichern in:.
Wenn Sie weitere Dokumente öffnen oder neue Dokumente erstellen, ohne Ihr erstes Dokument zu schließen, werden immer mehr Dokumente innerhalb der aktuellen Anwendung in den Arbeitsspeicher geladen. Um eine Liste der Dokumente im Speicher zu erhalten, wählen Sie das Menü Fenster. Die geöffneten Dokumente erscheinen unten im Menü, wie in Bild 4.3 gezeigt.
Abbildung 4.3: Drei Dokumente sind geöffnet. Um in ein geöffnetes Dokument zu gelangen, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
Access verhält sich anders als Word, Excel und PowerPoint insofern, als Sie nur eine einzige Datenbank öffnen können, aber viele Objekte (Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte) innerhalb dieser Datei gleichzeitig geöffnet haben können. Wenn Sie den Befehl Fenster wählen, sehen Sie diese verschiedenen Objekte (inklusive des Datenbankfensters) unten im Menü Fenster.
In Word können Sie alle geöffneten Dokumente mit Datei, Alles speichern sichern. Wenn Sie eines oder mehrere der geöffneten Dokumente nicht benannt haben, erscheint das Dialogfeld Speichern unter, und fragt Sie nach dem Dateinnamen und dem Speicherplatz.
Wenn Sie einen Datei speichern oder öffnen, wird die Datei irgendwo auf einem Datenträger abgelegt oder dort abgerufen. Im einfachsten Falle verfügt der Computer über eine Festplatte (Laufwerk C:) und ein Diskettenlaufwerk (A:). Trotzdem kann Ihr PC über zusätzliche Diskettenlaufwerke und Festplatten, austauschbare Cartridges oder optische Laufwerke verfügen. Ihr Computer kann auch an ein Netzwerk und ans Internet angeschlossen sein und Ihnen so Zugang zu Computer-Laufwerken verschaffen, die nicht direkt mit Ihrem PC verbunden sind.
Wenn Sie das erste Mal in ein Standard-Datei-Dialogfeld gelangen, sehen Sie ein Drop-Down-Listenfeld. Im Dialogfeld Speichern sehen Sie die Liste Speichern in:. Ein Prompt in diesem Listenfeld zeigt den aktuellen Speicherplatz oder das Verzeichnis an, in dem Sie Dateien speichern und öffnen können. Unterhalb der Drop-Down-Liste befindet sich ein großer offener Bereich (das Inhalte-Listenfeld) und zeigt Ihnen die Inhalte des aktuellen Verzeichnisses. Der Inhalt kann aus anderen Verzeichnissen oder Dateien bestehen.
Wenn Sie die Drop-Down-Liste, wie in Bild 4.4, gezeigt anklicken, erhalten Sie eine Übersicht der verfügbaren Verzeichnisse, in denen Sie Dateien speichern oder öffnen können. Diese Liste stellt einen Hierarchie von Speicherplätzen dar, in denen Sie Ihre Dateien speichern und suchen können. Diese Hierarchie kann über mehrere verschiedene Levels verfügen, jeder Level wird durch eine Einrückung dargestellt. Immer wenn Sie einen Level über die Drop-Down-Liste wählen, wird der Inhalt des neuen Levels im Listenfeld Inhalte angezeigt. Wenn die Liste über mehr Elemente verfügt, als hineinpassen, sehen Sie eine vertikale Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Listenfeldes. Wenn Sie einen Level höher gehen wollen, können Sie das Listenfeld Suchen in: oder Speichern in: wählen oder die Schaltfläche Übergeordneter Ordner anklicken.
Abbildung 4.4: Lokalisieren Sie den Platz, an dem Sie mit den Dateien arbeiten wollen, in der Drop-Down-Liste Suchen in:.
Die Hierarchie wird in Form eines Diagrammes in Bild 4.5 dargestellt. Ganz oben befindet sich Ihr Desktop und zeigt an, daß alle potentiellen Speicherplätze von diesem Speicherplatz abzweigen. Die beiden Hauptzweige, die vom Desktop wegführen, sind Arbeitsplatz und Netzwerkumgebung und zeigen so an, daß Sie mit einer Datei arbeiten, die physikalisch Teil Ihres Computersystems oder anderer Computer ist, die über ein Netzwerk mit Ihrem Computer verbunden sind.
Abbildung 4.5: Die Hierarchie zum Speichern von Dateien enthält mehrere verschiedene Ebenen.
Wenn Sie Netzwerkumgebung aus der Drop-Down-Liste auswählen, sehen Sie im Listenfeld Inhalte eine Liste von Computern Ihres Netzwerkes, wie in Bild 4.6 gezeigt. Sie können dann auf irgendeinen dieser Computer, außer Ihrem eigenen, doppelklicken, und eine Liste gemeinsam genutzter Ordner erscheint im Listenfeld Inhalte. Wenn Sie auf einen Ordner doppelklicken, können Sie die Unterordner und Dateien im Listenfeld Inhalte sehen.
Abbildung 4.6: In diesem Computer-Netzwerk werden zwei Computer aufgeführt.
Wenn Sie Aktenkoffer wählen, erscheint eine Liste von Dateien aus Ihrem Posteingang, die es Ihnen ermöglichen, die Inhalte mehrerer Kopien eines Dokuments zu synchronisieren. Posteingang wird mit Windows 95 ausgeliefert, ist vielleicht aber nicht auf Ihrem System installiert. Wenn Sie z. B. einige Word-Dokument-Dateien im Aktenkoffer plazieren, können Sie dann den Postausgang auf Ihren Laptop kopieren, an einigen Dateien arbeiten und die Dateien dann gleichschalten, wenn Sie den Aktenkoffer zurück auf Ihren Computer am Arbeitsplatz kopieren.
Unter Arbeitsplatz in der Drop-Down-Liste sind die verschiedenen Speichermedien zu sehen, die dem Computer zur Verfügung stehen, wie z. B. das 3,5-Zoll-Diskettenlaufwerk (A:) und ein Wechsel-Speichermedium (F:), das in diesem Fall ein Syquest-Laufwerk ist, wie schon in Bild 4.4 gezeigt. Wenn Sie auf ein Diskettenlaufwerk klicken, arbeiten Sie mit Dateien auf einer Diskette. Oder wenn Sie auf ein Wechsel-Speichermedium klicken, können Sie Ihre Datei auf einem austauschbaren Speichermedium speichern, wie z. B. einem Syquest-, einem Iomega Zip- oder Jazz-Laufwerk, das mit Ihrem Computer verbunden ist. Wenn Sie eine Datei speichern, können Sie optional im Listenfeld Dateiname den Laufwerksbuchstaben vor dem Dateinamen eingeben (in diesem Fall A: für das Diskettenlaufwerk oder F: für das Wechsel-Speichermedium).
Das Symbol für das primäre Festplattenlaufwerk (das normalerweise fest in Ihrem Computer installiert ist) sieht in Bild 4.4 etwas anders aus und wird üblicherweise mit C: bezeichnet. Der Computer, der in Bild 4.4 gezeigt wird, hat drei Festplatten [md] C:, D: und E:. Da Festplatten meistens über sehr viel Speicherplatz verfügen, werden Dateien sinnvollerweise innerhalb von Verzeichnissen plaziert.
Um durch die Hierarchie von Computern, Laufwerken und Verzeichnissen zu navigieren, können Sie irgendeinen der folgenden Punkte umsetzen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Übergeordneter Ordner, um zu einem höheren Level innerhalb der Hierarchie zurückzukehren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen, um ein Verzeichnis unterhalb des Verzeichnisses zu erstellen, das im Drop-Down-Listenfeld Speichern in: innerhalb des Dialogfeldes Speichern unter ausgezeichnet ist.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche in Favoriten, um zu dem Speicherplatz zu springen, in dem sich Ihr favorisiertes Verzeichnis befindet.
Neu in Office 97 ist die Möglichkeit, Dateien im Internet anzusteuern (wenn Sie einen Zugang haben). FTP ist die Abkürzung von File Transfer Protocol. Dieser Teil des Internets ist, anders als das Web, in Verzeichnisse und Unterverzeichnisse gegliedert, so wie Ihre Festplatte.
Der erste Schritt beim Benutzen von FTP ist das Erstellen eines Pointers von Ihrem Computer zu einem Ordner auf einem FTP-Computer. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste Suchen in: oder Speichern in: innerhalb eines Datei-Dialogfeldes FTP-Speicherort hinzufügen/ändern. Es erscheint dann ein Dialogfeld, wie in Bild 4.7 gezeigt.
Abbildung 4.7: Sie können den kompletten URL eingeben, wie z. B. ftp://ftp.microsoft.com oder eine Abkürzung, wie z. B. ftp.microsoft.com.
Geben Sie den Namen des FTP-Speicherortes in das Textfeld Name der FTP-Site ein. Dieser Name wird URL (Universal Resource Locator) genannt. URLs werden ausführlicher im Kapitel 35 beschrieben. Nachdem Sie den FTP-Speicherplatz eingegeben haben, kann es sein, daß Sie sich als Nutzer mit einem Paßwort identifizieren müssen. Klicken Sie für jede Site, die Sie speichern möchten, auf die Befehlsschaltfläche Hinzufügen. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit dem Hinzufügen von Sites fertig sind.
Wenn Sie das nächste Mal in die Drop-Down-Liste Suchen in: or Speichern in: gehen, erscheinen die Sites, die Sie hinzugefügt haben, wie in Bild 4.8 zu sehen.
Abbildung 4.8: Sie können Dokumente öffnen, die auf einer FTP-Site im Internet gespeichert wurden.
Bei den meisten FTP-Sites werden Sie nichts abspeichern können, da es sich um Read-Only-Dateien handelt. Sie können aber eine Datei öffnen und dann auf Ihrer Festplatte speichern.
Zum Öffnen eines Dokuments haben Sie noch mehr Möglichkeiten als zum Speichern eines Dokuments. In diesem Abschnitt finden Sie eine kurze Zusammenfassung der Möglichkeiten.
Wenn Sie sich in keiner Anwendung befinden, können Sie einen der folgenden Schritte ausführen:
Von der Microsoft-Office-Shortcut-Leiste aus klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Dokument öffnen, wählen den Speicherplatz und die Datei. Sie können die Shortcut-Leiste auch anpassen, so daß sie Dateien und Ordner enthält (siehe auch Kapitel 31). Nachdem Sie auf die Schaltfläche Office-Dokument öffnen geklickt haben, gelangen Sie in das Dialogfeld Öffnen.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, wenn Sie sich innerhalb einer Anwendung befinden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
Wenn Sie einen der obenstehenden Punkte gewählt haben, gelangen Sie in das Dialogfeld Öffnen. Geben Sie den Dateinamen in das Textfeld Dateiname ein, und wählen Sie einen Speicherplatz in der Drop-Down-Liste Suchen in:.
Sie können auch ganz leicht eine der letzten Dateien, mit denen Sie gearbeitet haben, finden. Unten im Datei-Menü erscheint eine Liste der zuletzt benutzten Dateien (siehe Bild 4.9). Wenn kein Laufwerk oder Verzeichnis mit dem Dateinamen angezeigt wird, befindet sich die Datei im aktiven Verzeichnis. Wählen Sie den Dateinamen, um die Datei zu öffnen.
Abbildung 4.9: Die zuletzt geöffneten Dateien erscheinen unten im Menü Datei.
Wenn ich nach einer Datei suche, erscheint der Dateiname nicht im Listenfeld Inhalte.
Der Dateiname kann aus verschiedenen Gründen nicht im Listenfeld Inhalte erscheinen. Zunächst müssen Sie vielleicht die Bildlaufleiste benutzen, um mehr Dateien in der Liste darzustellen. Dann ist der Dateityp vielleicht nicht korrekt. Im Listenfeld Dateityp markieren Sie Alle Dateien und überprüfen noch einmal, ob Ihre Datei jetzt dabei ist. Dann müssen Sie vielleicht das Laufwerk und das Verzeichnis wechseln. Schließlich, wenn alle Stricke reißen, suchen Sie nach Ihrer Datei, indem Sie die Funktionen im nächsten Abschnitt benutzen.
Ich kann eine Datei auf dem Computer von einem anderen Netzwerkteilnehmer nicht öffnen. Wählen Sie auf demWindows-Desktop Netzwerkumgebung und dann den Namen des Computers des gewünschten Teilnehmers. Der andere Computer muß über gemeinsam zu nutzende Ornder verfügen, damit Sie Zugang zu seinen Dateien erlangen.
Ich kann keine Dateien von einer CD-ROM lesen. Vergewissern Sie sich, daß Sie die CD-ROM korrekt eingerichtet haben. Wenn dem nicht so ist, richten Sie die CD-ROM ein, indem Sie Start in der Windows-Task-Leiste wählen. Wählen Sie dann Einstellungen, Systemsteuerung, Hardware, und lassen Sie sich dann vom Hardware-Assistenten führen. Vergewissern Sie sich zusätzlich, daß das CD-ROM-Laufwerk eingeschaltet ist und die richtige CD-ROM im CD-ROM-Laufwerk liegt.
Sie können die Schaltfläche Office-Dokument öffnen in der Microsoft-Office-Shortcut-Leiste benutzen, um ein Dokument zu öffnen und gleichzeitig das Programm zu starten, in dem das Dokument erstellt wurde. Nachdem Sie auf die Schaltfläche Office-Dokument öffnen geklickt haben, erscheint das Dialogfeld Öffnen. Dieses Dialogfeld ist das gleiche, das erscheint, wenn Sie sich in einem Programm befinden und Datei, Öffnen benutzen.
Wenn Sie in das Dialogfeld Öffnen gelangt sind, haben Sie viele Möglichkeiten, die Suche auszudehnen oder einzuschränken. Sie können die Anzeige und Reihenfolge der Dateien ändern, Platzhalter innerhalb der Dateinamen verwenden, einen Dateityp wählen oder die Datei über ihren Inhalt, ihr Speicherdatum oder ihre Eigenschaften identifizieren. Diese Optionen im Dialogfeld Öffnen ersetzen die Datei suchen-Funktionen der vorherigen, auf Windows 3.1 basierenden Version von Microsoft Office.
Nachdem Sie einen Computer, ein Laufwerk und ein Verzeichnis über die Drop-Down-Liste Suchen in: ausgewählt haben, sehen Sie eine Liste von Dateien (und möglicherweise andere Verzeichnisse) im Inhalte-Listenfeld. Sie haben vier Möglichkeiten, sich die Dateiliste anzusehen. Bild 4.1 zeigte ein Dialogfeld Datei öffnen mit ausgewählter Schaltfläche Liste. Bild 4.10 zeigt ein Datei öffnen-Dialogfeld mit ausgewählter Details-Schaltfläche. Klicken Sie auf die in Bild 4.10 zu identifizierende Schaltfläche, um die Ansicht zu erhalten, die Sie haben wollen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Liste, um die Dateinamen anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Details, um die Dateinamen, -größen, den Dateitypen und das Speicherdaten anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften, um die Dateinamen sowie vom Nutzer hinzugefügte Informationen über die Datei anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau, um eine Abbildung der Datei zu sehen.
Abbildung 4.10: Wenn Sie auf die Schaltfläche Details klicken, können Sie sie nach Dateinamen, -größe, -typ oder Speicherdatum sortieren lassen.
Technisch gesehen, ist das Access-Datenbankfenster (siehe Bild 4.11) kein Datei-Dialogfeld. Sie können sich das Datenbankfenster jedoch als permanent geöffnetes Datei-Dialogfeld vorstellen, mit einer Liste von allen Objekten (Teilen) der Datenbank in diesem Fenster. Um eine Liste von einem Objekttyp zu sehen, klicken Sie auf das entsprechende Register (für Tabellen, Abfragen, Formulare etc.) oben im Datenbankfenster. Um ein Objekt zu öffnen, doppelklicken Sie auf den Objektnamen in der Liste. Sie können auch die Objektnamen in verschiedenen Ansichten darstellen, indem Sie die vier Schaltflächen auf der Symbolleiste verwenden. Diese Schaltflächen sind den Schaltflächen im Dialogfeld ähnlich und erfüllen folgenden Zweck: .
Abbildung 4.11: Klicken Sie auf ein Objekt-Register, um die Liste von Objekten anzuzeigen, und dann auf eine Schaltfläche der Symbolleiste, um die Ansicht der Symbole zu ändern.
Wenn Sie die Schaltfläche Details wählen, wird die Liste der Dateien mit Dateiname, -größe, -typ, Änderungstag und -datum angezeigt. Oben in der Inhaltsliste stehen Spaltenüberschriften wie Name, Größe, Typ und Geändert am, wie in Bild 4.10 gezeigt. Klicken Sie auf irgendeine Spaltenüberschrift, um die Liste aufsteigend innerhalb der Kategorie sortieren zu lassen. Klicken Sie die Spaltenüberschriften wieder an, um die Liste absteigend innerhalb der Kategorie sortieren zu lassen. Um die Dateien z. B. gemäß ihres Speicherdatums sortieren zu lassen, klicken Sie auf die Überschrift Geändert am. Klicken Sie noch einmal, um die Liste mit den neuesten Dateien beginnen zu lassen.
Wenn Ihre Dateiliste besonders lang ist, wollen Sie sie vielleicht einschränken, indem Sie die Dateinamen verkürzen. Zwei Platzhalter können Ihnen helfen, die Liste in Bezug auf die Anzahl der Zeichen des Dateinamens einzuschränken: * (Asterisk/Sternchen) und ? (Fragezeichen). Das Sternchen ersetzt eine unbegrenzte Anzahl von Zeichen. Das Fragezeichen ersetzt ein einziges Zeichen. Im Textfeld Dateiname innerhalb des Dialogfeldes Öffnen, können Sie den Text mit Platzhaltern eingeben und dann die Schaltfläche Suche starten wählen. Die folgende Liste zeigt einige Beispiele:
|
Typ |
Was angezeigt werden kann |
|
B* |
Alle Dateien, die mit einem B beginnen. |
|
Rev?? |
Rev95, Rev96, Rev97 |
|
*Spe* |
Gründe zum Spenden, YTD-Spenden, Richtlinien für Spendenwillige, Bericht über Spekulationsmöglichkeiten |
Um die Platzhalter und alle Einschränkungen für die Dateiliste zu entfernen, wählen Sie die Schaltfläche Neue Suche.
Wenn Ihre Liste lang ist und Sie sich nicht an den exakten Dateinamen, aber ungefähr an das Datum erinnern, an dem Sie das letzte Mal an der Datei gearbeitet haben, können Sie die Dateiliste nur auf die Dateien beschränken, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums verändert wurden. Benutzen Sie die Drop-Down-Liste Zuletzt geändert:, und klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Suche starten, um die Dateiliste auf einen Zeitraum beschränken zu lassen. In Zuletzt geändert: können Sie beliebiges Datum, heute, letzte Woche oder diese Woche wählen.
Vielleicht erinnern Sie sich daran, wo Sie eine Datei gespeichert haben, aber wissen überhaupt nicht mehr, wie sie heißt. Sie können eine Datei nach ihrem Inhalt oder über die Informationen in der Zusammenfassung, die Sie an die Datei angehängt haben, suchen. Im Textfeld Text oder Eigenschaft: geben Sie einen kurzen Text ein, der in der Datei vorkommt, wie z. B. an wen sie gerichtet war, das Thema oder vielleicht auch eine Ausgabenart. Nachdem Sie das Textfeld Text oder Eigenschaft: ausgefüllt haben, wählen Sie die Schaltfläche Suche starten.
Wenn der Suchtext nicht im aktuellen Ordner gefunden wurde, können Sie die Suche auf andere Ordner auf Ihrer Festplatte ausdehnen. Wählen Sie die höchste Hierarchieebene, in der Sie suchen wollen (z. B. Laufwerk C:) in der Drop-Down-Liste Suchen in:. Wählen Sie dann die Schaltfläche Befehle und Einstellungen. Wählen Sie im Drop-Down-Menü Unterordner durchsuchen, wie in Bild 4.12 gezeigt. Wenn Sie nun irgendeinen Suchvorgang starten und verwenden z. B. die Suche nach dem Dateinamen, Text oder Eigenschaften, Zuletzt geändert:, Dateityp oder Weitere Suche, werden Unterverzeichnisse genauso angezeigt wie Dateien. Um Dateien nach ihren Unterverzeichnissen zu gruppieren, machen Sie ein Häkchen an die Option Dateien nach Ordnern gruppieren innerhalb der Schaltfläche Befehle und Einstellungen, indem Sie die Option anklicken. Um wieder nur zur Inhaltsanzeige der Suchen in:-Wahl zurückzukehren, entfernen Sie das Häkchen von der Option Unterverzeichnisse durchsuchen.
Abbildung 4.12: Das Listenfeld Inhalte zeigt Verzeichnisse und Dateien innerhalb des Verzeichnisses, das Ihren Kriterien entspricht.
Wenn Sie in das Dialogfeld Öffnen über die Schaltfläche Office-Dokument öffnen innerhalb der Microsoft-Office-Shortcut-Leiste gelangen, zeigt das Dialogfeld alle Dateitypen an. Wenn Sie in die Dialogfelder Öffnen oder Speichern durch ein bestimmtes Programm, wie z. B. Word, Excel, PowerPoint oder Access gelangen, ist voreingestellt, daß nur die vom jeweiligen Programm erstellten Dateien angezeigt werden. Wenn Sie eine Liste von allen Dateien sehen wollen, wählen Sie in der Drop-Down-Liste Dateityp die Option Alle Dateien. Sie können auch Dateien von anderen Textverarbeitungsprogrammen anzeigen lassen, wie z. B. WordPerfect, Spreadsheets wie z. B. Lotus 1-2-3 oder Datenbank-Programmen wie dBASE IV. Diese Fähigkeit ist hilfreich, wenn Sie eine Datei öffnen wollen, die durch ein anderes Programm erstellt wurde, oder wenn Sie eine Datei in einem anderen Format speichern wollen, um Sie dann in einem anderen Programm zu benutzen.
Man ändert normalerweise den Dateityp, wenn man eine Datei von einer Arbeitsblattart (Lotus 1-2-3 in Excel), einer Dokumentart eines Textverarbeitungsprogramms (WordPerfect in Word) oder einer Datenbankart (dBASE in Access) in eine andere konvertieren will. In einigen Fällen wollen Sie aber vielleicht einen anderen Dateityp öffnen. So können Sie z. B. ein Excel-Arbeitsblatt innerhalb eines Word-Dokuments öffnen. Tabelle 4.2 zeigt einige Möglichkeiten, wie Sie verschiedene Dateitypen öffnen können.
Tabelle 4.2: Dateitypen, die Sie in einer anderen Anwendung öffnen können
|
Anwendung, die die Datei öffnet |
Dateityp |
Ergebnis |
|
Word |
Excel-Arbeitsblatt |
Word-Tabelle (kann ein Serienbriefdokument sein) |
|
PowerPoint |
Word (Gliederungsansicht) |
Überschrift 1 = Folientitel, Überschrift 2, 3 = Punkte und Unterpunkte |
|
PowerPoint |
Excel-Arbeitsblatt |
Jede Zeile wird ein Titel der Folie. |
Wenn Ihre Anwendung den Dateityp nicht konvertieren kann, während Sie versuchen eine Datei eines anderen Typs zu öffnen, erscheint eine Fehlermeldung, die besagt, daß das Dateiformat nicht gültig ist.
In Access benutzen Sie nicht Datei, Öffnen, um einen anderen Dateityp innerhalb von Access zu öffnen. Sie können jedoch Datei, Externe Daten, Importieren benutzen, um ein Excel-Arbeitsblatt in Access zu importieren. Sie können Optionen wählen, die die Zeile angeben und ob die erste Zeile Feldnamen enthält oder nicht. Sie können auch eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht nach Word oder Excel exportieren, indem Sie die Schaltfläche OfficeLinks (bzw. Hyperlink einfügen) in der Symbolleiste benutzen.
Obwohl die Option Text oder Eigenschaften nach Inhalten der Datei oder irgendeiner Eigenschaft sucht, wollen Sie vielleicht die Suche auf eine Eigenschaft einschränken oder nach mehreren Eigenschaften gleichzeitig suchen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der Standard-Symbolleiste Ihres Programmes, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Dokument öffnen innerhalb der Microsoft-Office-Shortcut-Leiste.
Abbildung 4.13: Wählen Sie eine der vielen Eigenschaften, nach denen gesucht werden kann, in der Drop-Down-Liste Eigenschaft aus.
Sie gelangen wieder in das Dialogfeld Öffnen, und es werden die Dateien im Inhalte-Listenfeld angezeigt, die den Kriterien entsprechen.
Einige der anderen Optionen im Dialogfeld Weitere Suche sind in Tabelle 4.3 aufgelistet.
Tabelle 4.3: Andere/Weitere Optionen in AF-Dialogfeldern
|
Option |
Beschreibung |
|
Kontrollkästchen Groß-/ Kleinschreibung beachten |
Für Kriterien in Inhalt, Kommentar und anderes bei der Wahl Eigenschaft, werden nur die Übereinstimmungen angezeigt, die genauso groß und klein geschrieben sind, wie beim Eintrag in das Textfeld Wert. |
|
Schaltfläche Löschen |
Klicken Sie auf einen Punkt innerhalb Suche Dateien, die diesen Kriterien entsprechen, und dann wählen Sie die Schaltfläche Löschen, um dieses Kriterium zu entfernen. |
|
Schaltfläche Neue Suche |
Alle Suchkriterien löschen und noch einmal beginnen. |
|
Drop-Down-Liste Bedingung |
Diese Liste verändert sich entsprechend der ausgewählten Eigenschaft und ermöglicht Ihnen, Übereinstimmungen zu finden, die alle Kriterien der Wert-Wahl, einen Teil davon oder Punkte, die größer oder kleiner sind als das angebene Datum, erfüllen, sowie auch andere. |
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Drop-Down-Liste Suchen in |
Ermöglicht Ihnen genauso wie Suchen in innerhalb des Öffnen-Dialogfeldes, den Speicherplatz, in dem Sie suchen wollen, zu ändern. |
|
Kontrollkästchen Unterordner durchsuchen |
Genauso wie die Menüwahl im Menü Befehle und Einstellungen innerhalb des Öffnen-Dialogfeldes, ermöglicht Ihnen dieses Kontrollkästchen, Dateien im aktuellen Verzeichnis und in Unterverzeichnissen Ihrer Wahl zu suchen. |
|
Schaltfläche
|
Alle Suchkriterien für eine spätere Suche speichern. |
|
Schaltfläche Suche öffnen |
Eine der gespeicherten Suchkriterienreihen wählen, die Sie mit dem Befehl Suche speichern gespeichert haben. |
|
Schaltfläche Abbrechen |
Führt keine der Weitere Suche-Optionen aus, und kehrt ins Dialogfeld Öffnen, so wie Sie es verlassen haben, zurück. |
Wenn Sie die gleichen Dateien oder Ordner immer wieder benutzen, wollen Sie sie vielleicht in einem speziellen Ordner speichern, der Favoriten heißt. In einem Öffnen-Dialogfeld gehen Sie zu Ihrer bevorzugten Datei oder Ihrem bevorzugten Verzeichnis, und klikken auf die Schaltfläche Zu Favoriten hinzufügen.
Wenn Sie die Favorisierte Dateien und Verzeichnisse sehen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche in Favoriten innerhalb eines jeden Datei-Dialogfeldes.
Wenn Sie sich in einem Öffnen- oder Suchen-Dialogfeld befinden, haben Sie auch andere Optionen, die verborgen sind und nicht als Möglichkeit innerhalb des Dialogfeldes angezeigt werden. Sie gelangen zu diesen Optionen, indem Sie eine Datei oder mehrere Dateien selektieren und dann auf Ihre rechte Maustaste klicken.
Sie können Dateien auf verschiedene Arten selektieren:
Nachdem Sie Ihre Datei(en) ausgewählt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Teil der Markierung und wählen eine der folgenden Optionen:
Wählen Sie Als Kopie öffnen, damit Office eine Kopie jeder markierten Datei erstellt und öffnet, so daß Sie sie mit einem neuen Namen als neue Datei speichern können.
Wenn Sie aus Versehen Dateien löschen, können Sie sie zurückholen, wenn Sie den Papierkorb noch nicht geleert haben. Minimieren Sie alle Programme, und doppelklicken Sie dann auf das Papierkorb-Symbol auf dem Windows-Desktop. Wählen Sie den Dateinamen, und dann Datei, Wiederherstellen.
Wenn Sie Ausschneiden oder Kopieren wählen, sollten Sie auch den Speicherplatz (Laufwerk oder Verzeichnis) wählen, auf bzw. in das Sie die Datei speichern wollen, indem Sie die Look In-Liste benutzen. Klicken Sie dann auf die rechte Maustaste, und wählen Sie Einfügen im Shortcut-Menü.
Sie können ein Dokument auf verschiedene Arten schließen.
Vergewissern Sie sich, daß Sie die Schaltfläche Schliessen im Dokumentfenster anklicken und nicht im Programmfenster. Wenn das Dokument maximiert wurde, befindet sich die Schliessen-Schaltfläche in der gleichen Zeile wie die Menüleiste. Wenn das Dokument nicht maximiert wurde, befindet sich die Schliessen-Schaltfläche auf der rechten Seite der Titelleiste des Dokuments.
Wenn Sie Ihre letzten Änderungen am Dokument schon gespeichert haben, wird das Dokument geschlossen. Wenn Sie seit dem letzten Sichern weitere Änderungen gemacht, oder noch nicht gespeichert haben, werden Sie durch eine Bildschirmanzeige aufgefordert, das Dokument zu speichern.
Wählen Sie eine der folgenden Schaltflächen:
Ich weiß, daß sich eine Datei in dem Verzeichnis befindet, aber ich kann sie nicht sehen.
Sie müssen die Bildlaufleiste unten oder rechts vom Listenfeld Inhalte benutzen. Eine andere Möglichkeit kann sein, daß Sie Suchkriterien vorgegeben haben, die die Datei nicht erfüllt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Suche innerhalb des Datei-Dialogfeldes. Vergewissern Sie sich, daß der Dateityp in der Drop-Down-Liste Dateityp korrekt eingestellt ist.
In Excel und Word öffnet sich ein neues, leeres Dateifenster, wenn Sie die Schaltfläche Neu anklicken oder (Strg)+(N) drücken. In PowerPoint startet eine neue Präsentation, wobei Sie zunächst gefragt werden, welches Folien-Layout Sie wählen wollen.
In Access erscheint ein neues, leeres Datenbankfenster. Wenn Sie den Menübefehl Datei, Neu in einem Programm benutzen oder auf die Schaltfläche Neues Office-Dokument innerhalb der Microsoft-Office-Shortcut-Leiste klicken, erscheint das Dialogfeld Neu mit einer Reihe von Registern im oberen Teil, wie in Bild 4.14 gezeigt. Die Register zeigen allgemeine Dateikategorien, die Sie erstellen können. In jedem Register befinden sich Dateien, die Vorlagen oder Assistenten sind. Vorlagen sind Dateien, in denen z. B. Formatierungen, Makros, Schriftarten, Text und verschiedene Menüs und Symbolleisten gespeichert wurden. Nachdem Sie eine Vorlage mit dem Befehl Datei, Neu geöffnet haben, müssen Sie dem Dokument noch einen Namen geben, um es speichern zu können, Assistenten sind eine Reihe von Dialogfeldern, die Sie durch Programmschritte führen, bei denen Sie ein Dokument erstellen oder eine Funktion ausführen.
Abbildung 4.14: Die Schaltfläche Neues Office-Dokument zeigt das Dialogfeld Neu mit Vorlagen und Assistenten für die Microsoft-Office-Anwendungen
Obwohl die meisten Anwendungen erwarten, daß Sie Dateien speichern, bieten IhnenWord, PowerPoint und Excel Funktionen zum automatischen Wiederherstellen oder Speichern. Sie sollten aber trotzdem die Schaltfläche Sichern, den Menübefehl oder den Tastatur-Shortcut benutzen, um regelmäßig zu speichern, besonders, wenn Sie beträchtliche Anstrengungen und Zeit aufgewendet haben, damit das Dokument so aussieht, wie Sie es haben wollen, oder bevor Sie bedeutende Aktionen mit Ihrer Datei starten, wie z. B. die Rechtschreibprüfung, das Sortieren, Ersetzen, automatisches Formatieren oder Importieren. Wenn Ihr Computer jedoch mit einer geöffneten, ungesicherten Datei abstürzt und Sie ihn neu starten und Word oder Excel wieder öffnen, wird die Anwendung die Daten verwenden, die sie das letzte Mal beim Speichern von Information über AutoRecover oder Automatisches Speichern gespeichert hat, und eine Kopie der Datei darstellen. In Word und PowerPoint erscheint die AutoRecover-Datei auf dem Bildschirm, und Sie müssen sie erneut abspeichern. Um diese Funktion zu aktivieren, wählen Sie Extras, Optionen, das Register Speichern und füllen die AutoRecover-Optionen aus. In Excel fragt Sie das Programm nach einem Dateinamen, wenn es die Automatisches Speichern-Datei öffnet, falls Sie die Datei nicht schon gespeichert und benannt hatten. Um Automatisches Speichern in Excel zu laden, wählen Sie Extras, Add In-Manager und machen ein Häkchen an Automatisches Speichern. Um diese Option zu aktivieren, wählen Sie Extras, Automatisches Speichern, kreuzen das Kontrollkästchen Automatisches Speichern an und geben bei Minuten etwas ein.
Sie können die Funktion Speichern unter benutzen, wenn Sie verschiede Versionen der gleichen Datei speichern wollen, bis Ihr Projekt beendet ist.
Zusätzlich ermöglichen Ihnen Word und Excel Backup-Dateien zu erstellen. Eine Backup-Datei hat ein anderes Symbol, und der Name fängt mit Backup/Sicherungskopie von an. Word erstellt eine Backup-Datei, nachdem Sie das Originaldokument wenigstens einmal gespeichert haben. Wenn Sie eine Datei ein zweites Mal oder öfter speichern, benennt der Backup-Vorgang die alte Datei auf dem Datenträger immer wieder mit demselben Namen, allerdings mit einer Backup von-Vorsilbe. Das Dokument am Bildschirm wird mit dem Originaldateinamen gespeichert. Wenn Sie die Backup-Datei benutzen müssen, ändern Sie den Dateityp in Alle Dateien oder geben backup* ins Textfeld Dateiname ein. Um den Backup-Vorgang in Word und Excel zu starten, wählen Sie den Befehl Datei, Speichern unter, und dann die Befehlsschaltfläche Optionen. Machen Sie dann ein Häkchen in das Kontrollkästchen Sicherungskopie dabei erstellen. (In Word erscheint dieses Kontrollkästchen auch im Register Speichern innerhalb des Dialogfeldes Optionen.)
In Access und PowerPoint gibt es keinen Backup-Vorgang als Teil des Programmes. Um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, schließen Sie zunächst die Datei und gehen dann in den Windows-Explorer, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Start, Programme klicken, und wählen Windows-Explorer. Gehen Sie zu der Datei und drücken (Strg)+(C), um sie zu kopieren. Gehen Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Sicherungskopie speichern wollen, und drücken Sie (Strg)+(V), um die Kopie einzufügen.
In Windows 3.1 war der Dateiname auf 8 Zeichen zuzüglich dreier Zeichen für die Dateiendung beschränkt. Bei Windows 95 und Microsoft Office sind die Möglichkeiten auf 255 Zeichen ausgedehnt worden. Wenn der Dateiname nicht ausreicht, um eine Datei zu identifizieren, haben Sie nun die Möglichkeit, viele Eigenschaften der Datei anzugeben, die Sie innerhalb der neuen Funktion Eigenschaften ausfüllen können.
Sie können Eigenschaften einer Datei auf viele Arten eingeben oder ansehen. Die folgende Liste beschreibt einige Möglichkeiten, Datei-Eigenschaften zu benutzen.
Um Datei-Eigenschaften anzusehen und zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:
Innerhalb eines Datei-Dialogfeldes markieren Sie die Datei, und klicken auf die Schaltfläche Befehle und Einstellungen. Wählen Sie Eigenschaften innerhalb des Menüs.
Wenn Sie eine der vorstehenden Methoden benutzen, um Datei-Eigenschaften anzusehen, zeigt die Office-Anwendung ein Eigenschaften-Dialogfeld für die Datei. Dieses Dialogfeld ermöglicht Ihnen, die Datei-Eigenschaften sowohl anzusehen als auch zu bearbeiten.
Um nur die Eigenschaften ansehen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
Innerhalb eines Datei-Dialogfeldes markieren Sie die Datei und klicken auf die Schaltfläche Eigenschaften. Die Eigenschaften der unterlegten Datei werden in einem kleinen Bereich gezeigt, den Sie mit Hilfe einer vertikalen Bildlaufleiste scrollen können, wie in Bild 4.15 gezeigt.
Abbildung 4.15: Scrollen Sie innerhalb des Listenfeldes Inhalte, um mehr Eigenschaften zu sehen.
Jenach dem, wie Sie in die Datei-Eigenschaften gelangt sind, wenn Sie eine der Möglichkeiten zum Ansehen und Bearbeiten von Datei-Eigenschaften gewählt haben, sehen Sie ein Dialogfeld, das so aussieht wie das in Bild 4.16 gezeigte. Bis zu fünf Register erscheinen innerhalb des Dialogfeldes Eigenschaften. Die Register werden im folgenden Abschnitt beschrieben.
Bild 4.16 zeigt das Register Allgemein für ein Word-Dokument. Das Programm hat für Sie die Information in das Register eingegeben. Die Information beinhaltet folgendes:
Abbildung 4.16: Die Seite Allgemein im Eigenschaften-Blatt zeigt Informationen über die Datei.
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Element |
Beschreibung |
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Dateiname |
Der Name zeigt auch ein Symbol, das für den Programmtyp steht. |
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Typ |
Dateityp. Dieses Beispiel zeigt ein MS-Word-Dokument. |
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Speicherplatz |
Name des Verzeichnisses, das die Datei enthält. |
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Größe |
Die Dateigröße wird sowohl in Kbytes (Kilobytes) als auch in Bytes angezeigt. |
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MS-DOS-Name |
Der konvertierte Name basiert auf den ersten sechs Zeichen des Dateinamens, einem Punkt und der Dateityp-Endung. Sie benutzen diesen Namen, wenn Sie die Datei auf ein DOS-System kopieren. |
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Erstellt am |
Das Datum, an dem Sie die Datei erstellt (oder kopiert) haben. |
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Geändert |
Das letzte Mal, daß Sie die Datei gespeichert haben. |
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Geöffnet am |
Wenn Sie gerade die Datei ansehen, das heutige Datum. |
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Eigenschaften |
Sie können diese Attribute nicht vom Programmbefehl Datei, Eigenschaften aus verändern, aber wenn Sie Eigenschaften über den Explorer eingeben. |
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Schreibgeschützt |
Sie können die Datei lesen, aber nicht unter demselben Namen abspeichern. |
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Archiv |
Die Datei wurde seit der letzten Sicherungskopie geändert. |
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Verborgen |
Die Datei wird normalerweise von Dateilisten ausgeschlossen. |
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System |
Die Datei ist eine System-Datei, die dafür benötigt wird, das Betriebssystem laufenzulassen, und sollte nicht verändert werden. |
Bild 4.17 zeigt die Datei-Info-Seite, in der Sie Informationen über die Datei eingeben können, die Ihnen hilft, Ihre Datei zu organisieren und später zu suchen. Wählen Sie irgendeines der Textfelder (Titel, Thema, Autor, Manager, Firma, Kategorie, Stichwörter oder Kommentar), und geben Sie den gewünschten Text ein. Obwohl Sie mehr Zeichen eingeben können, können Sie nur 42 Zeichen in jedem Feld sehen, außer in Kommentar. Das Kommentar-Feld hat einen großen Sichtbereich, und Sie können die vertikale Bildlaufleiste benutzen, um mehr Text zu sehen, als in das Textfeld paßt.
Benutzen Sie das Textfeld Hyperlink-Basis, um eine Basisadresse für Dokument-Hyperlink-Speicherplätze einzugeben, so daß Sie sehr lange Adressen in Hyperlinks nicht wiederholen müssen. Sie können eine Adresse in eine Web-Site, ein Verzeichnis auf der Festplatte Ihres Computers oder ein Verzeichnis auf einem gemeinsam genutzten Netzwerk-Laufwerk eingeben.
Abbildung 4.17: Füllen Sie die Datei-Info-Seite des Eigenschaften-Blattes aus: es wird Ihnen helfen, eine Datei zu finden oder zu verwalten.
Bei der Statistik-Seite kommte es auf die Anwendung an. Diese Information sagt Ihnen, wann Ihre Datei erstellt, geändert, geöffnet und gedruckt wurde; wer zuletzt die Datei gespeichert hat, wie oft die Datei überarbeitet wurde und wie lange bisher daran gearbeitet wurde. Word-Dokumente beinhalten außerdem die Anzahl der Seiten, Absätze, Zeilen, Wörter, Zeichen und Bytes.
Die Information auf der Inhalt-Seite hängt von jeweiligen Dateityp ab. Wenn die Datei eine Excel-Datei ist, erscheinen die Namen der Register des Arbeitsblattes oder der Arbeitsmappe. Wenn die Datei eine PowerPoint-Datei ist, erscheinen die Namen jeder Folie sowie auch Information über die Formatierung. Eine Access-Datenbank zeigt eine Liste von allen Objekttypen (Tabellen, Abfragen etc.) und den Namen jedes Objekts. Eine Word-Datei zeigt nur den Titel der Datei-Info-Seite.
Wenn Sie Ihre eigenen Eigenschaften erstellen wollen, werden Ihnen auf der Anpassen-Seite viele Möglichkeiten geboten. Sie können Ihre eigenen Feldnamen und -werte, für welche Eigenschaft auch immer, hinzufügen.
Abbildung 4.18: Ihre selbsterstellten Eigenschaften (in diesem Fall in PowerPoint) können auch die zusätzliche Information beinhalten, die Sie benötigen, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Um eigene Eigenschaften hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Wenn Sie das Kontrollkästchen Verknüpfung zum Inhalt im Register Anpassen mit einem Häkchen versehen, erhält das Feld Wert eine Drop-Down-Liste, in der Sie Items innerhalb des Dokumentes zum Verknüpfen suchen können, wie z. B. ein Lesezeichen in Word oder einen benannten Bereich in Excel.
Auf meinem Eigenschaften-Blatt erscheinen nicht fünf Register.
Vergewissern Sie sich, daß Sie die Originaldatei benutzen und nicht einen Verknüpfungsnamen, wenn Sie die Dateieigenschaften anzeigen lassen.
Ich muß meine Dokumente mit Rechnungsnummern versehen. Öffnen Sie die Datei, wählen Sie Dateieigenschaften/Info/Register Anpassen, klicken Sie ins Textfeld Name, und geben Sie die Nummer ein. Wählen Sie Typ, und geben Sie eine Zahl in das Feld Wert ein.
Um ein aktuelles Dokument zu drucken oder eine Druck-Vorschau zu sehen, können Sie Menübefehle, Symbolleisten-Schaltflächen oder Shortcut-Tasten benutzen. Wie schon weiter oben erwähnt, können Sie eine oder mehrere Dateien drucken, indem Sie mit der rechten Maustaste innerhalb eines Öffnen-Dialogfeldes auf einen Dateinamen klicken und dann den Druck-Befehl wählen.
Um das aktuelle Dokument zu drucken, wählen Sie den Befehl Datei, Drucken, drücken (Strg)+(P) oder klicken auf die Schaltfläche Drucken in der Standard-Symbolleiste.
In Access markieren Sie das Objekt im Datenbankfenster oder doppelklicken auf das Element, um es zu öffnen, und wählen dann eine der Möglichkeiten, um nur dieses Objekt zu drucken (Schaltfläche Drucken, Datei, Drucken, oder (Strg)+(P)).
Abbildung 4.19: Das Dialogfeld Drucken ermöglicht Ihnen, detaillierter zu spezifizieren, was Sie drucken wollen.
Wenn Sie die Schaltfläche Drucken oder die Shortcut-Taste benutzen, wird das gesamte Dokument gedruckt. Wenn Sie den Menübefehl benutzen, erscheint ein Dialogfeld wie in Bild 4.19, und bietet Ihnen mehr Möglichkeiten.
Optionen im Dialogfeld Drucken ermöglichen Ihnen, das gesamte Dokument zu drucken, die aktuelle Seite, eine bestimmte Seite oder markierten Text. Sie können auch spezifizieren, wie viele Exemplare einer Seite Sie drucken wollen. Im Textfeld Seiten in Word bzw. im Textfeld Folien in PowerPoint können Sie Seiten überspringen (Sie können eingeben 1-2, 4-7 oder nur 13-, um bis zum Ende des Dokuments zu drucken).
Um den Drucker zu wechseln, wählen Sie den Drucker in der Drop-Down-Liste im Abschnitt Drucker innerhalb des Drucken-Dialogfeldes aus.
Wenn Sie einen Druck-Job in Word abbrechen wollen, doppelklicken Sie auf das Print-Spooler-Symbol in der Statusleiste von Word.
Wenn Sie zusätzliche Druckoptionen haben wollen, wählen Sie Datei, Seite einrichten und benutzen das Dialogfeld Seite einrichten (siehe Bild 4.20). Die Optionen in diesem Dialogfeld ermöglichen Ihnen, Seitenränder zu verändern, Kopf- und Fußzeilen zu drucken, die Druck-Ausrichtung zu verändern und die Drucker-Einrichtung zu ändern.
Abbildung 4.20: Sie können zusätzliche Druckoptionen im Dialogfeld Seite einrichten in Excel wählen.
Obwohl Ihr Bildschirm zeigt, was Sie auf der gedruckten Seite sehen werden, haben Word, Excel und Access eine Druckvorschau-Option, die es Ihnen ermöglicht, die gesamte Seite zu sehen (oder mehr als eine Seite), inklusive Kopf- und Fußzeilen und Seitenrändern. Sie gelangen in die Vorschau, indem Sie den Befehl Datei, Seitenansicht, Drucken/Vorschau wählen.
Bild 4.21 zeigt eine Druckvorschau für Access, die ein Beispiel für die zentrale Schaltflächen liefert, die Sie in der Druckvorschau anderer Office-Anwendungen finden werden.
Abbildung 4.21: In Access kann die Druckvorschau eine oder mehrere Seiten auf einmal zeigen.
Um Seitenränder zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Ränder oder Lineal, bewegen den Mauszeiger oben oder zur Seite, bis sich der Zeiger in einen schwarzen Doppelpfeil verwandelt, und ziehen den Rand.
Um zu vergrößern, klicken Sie auf die Schaltfläche Zoom dort auf das Dokument, wo Sie etwas vergrößert ansehen wollen. Um die Vergrößerung wieder auszuschalten, klicken Sie noch einmal auf das Dokument. Um das Dokument in Word zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zoom, die Vergrößerung wird dann aufgehoben, und Sie gelangen wieder in den Bearbeiten-Modus zurück.
Wenn Sie mehr als eine Datei auf einmal öffnen, erhalten Sie für jede Datei ein Fenster. Sie können zwischen geöffneten Dokumenten wechseln, indem Sie eine der folgenden Möglichkeiten benutzen:
Wenn Sie Information zwischen Dokumenten ansehen oder kopieren wollen, wollen Sie vielleicht zwei oder mehrere Fenster anzeigen lassen. In Word, Excel und PowerPoint können Sie die Drag & Drop-Funktion benutzen, um Elemente zwischen Dokumenten zu bewegen oder zu kopieren. Um zu bewegen, klicken Sie einfach auf das Element und ziehen es in ein anderes Fenster. Um zu kopieren, halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt, während Sie ziehen.
Abbildung 4.22: Wählen Sie in Word Fenster, Alle anordnen, um die Dokumentfenster horizontal anzuordnen.
Wenn mehrere Dokumente sichtbar sind, zeigt eine dunkle Titelleiste an, welches Fenster aktiv ist. Um ein anderes Fenster zu aktivieren, klicken Sie auf das Fenster. Um eines der Fenster im Vollbild-Modus anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Maximieren oder doppelklicken auf die Titelleiste.
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