Mit der 97er Version der Anwendungen in der Microsoft-Office-Produktfamilie wird die Eingabe und das Formatieren von Informationen noch leichter als vorher. Nicht nur die Bildschirme der Programme aus der Microsoft-Office-Produktfamilie sehen ähnlich aus und verhalten sich ähnlich, sondern auch die Grundlagen der Eingabe und des Formatierens von Daten innerhalb der verschiedenen Anwendungen sind angeglichen. Nachdem Sie eine Anwendung erlernt haben, geht es bei der nächsten umso leichter. Es gibt so viele Funktionen innerhalb der verschiedenen Anwendungen, die auf die gleiche Art und Weise arbeiten, daß Sie eigentlich gar nicht so viel Neues dazu lernen müssen. Wenn Sie z. B. Text optisch aufwerten wollen, indem Sie ihn fett oder kursiv setzen oder Unterstreichungen einfügen, benutzen Sie unabhängig von der Anwendung, in der Sie sich gerade befinden, immer den gleichen Befehl, verwenden das gleiche Menü, dieselben Schaltflächen in der Symbolleiste oder die gleichen Tastatur-Shortcuts.
Innerhalb der verschiedenen Windows-95-Anwendungen zu schreiben oder Text zu bearbeiten ist ähnlich. Wenn Sie in einer Anwendung arbeiten, befinden Sie sich in einem von drei Modi: einem Text, einer Zelle oder einem Objekt. Im Textmodus sehen Sie eine vertikale, blinkende Linie, die Einfügemarke genannt wird. Während Sie schreiben, bewegt sich die Einfügemarke nach rechts, wenn Sie an das Ende einer Zeile gelangen, wird der Text automatisch in die nächste Zeile umbrochen. Im Zellmodus ist die Zelle markiert, und wenn Sie schreiben, wird alles, was sich vorher in der Zelle befand, ersetzt. Im Objektmodus müssen Sie zunächst das Objekt markieren und dann einmal oder doppelt klicken, um das Objekt zu bearbeiten. Jede der Microsoft-Office-97-Anwendungen kann jeden der Modi beinhalten. Wie Sie Elemente bearbeiten, hängt von dem Modus ab, in dem Sie sich befinden. Die folgenden Abschnitte erklären diese drei verschiedenen Modi detaillierter.
Der normale Bildschirm von Word 97 ist ein Beispiel für den Textmodus. Wenn Sie die Maus über einen Bereich im Textmodus ziehen, verwandelt sich der Mauszeiger in ein I. Wenn Sie mit der Maus klicken, positionieren Sie die Einfügemarke. Während Sie schreiben, schiebt die Einfügemarke bereits existierenden Text nach rechts vor sich her. Wenn Sie Text ersetzen wollen, ziehen Sie den Mauszeiger, um den zu ersetzenden Text zu markieren. Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, ersetzt der neue Text den markierten Text.
Wenn Sie den Mauszeiger in ein Textfeld innerhalb eines Dialogfeldes einer Office-97-Anwendung ziehen, wird der Pfeil durch ein I ersetzt, wie im Textfeld Dateiname innerhalb des Dialogfeldes Speichern unter (siehe Bild 3.1). Ziehen Sie den Mauszeiger über Text innerhalb des Textfeldes, um den Text zu markieren, und geben Sie dann etwas Neues ein. In diesem Beispiel wurde Text ausgewählt, und der Name Irgendwas wurde eingegeben. Irgendwas hat den markierten Text ersetzt.
Abbildung 3.1: Wenn Sie in einem Textfeld innerhalb eines Dialogfeldes schreiben wollen, funktioniert das genauso wie das Schreiben in einem Word-Dokument.
In Excel 97 ist der Mauszeiger normalerweise ein dickes weißes Pluszeichen, während Sie den Mauszeiger über den Bildschirm ziehen. Wenn sich der Mauszeiger über einem Menü oder einer Symbolleiste einer Anwendung befindet, verwandelt sich der Zeiger in einen Pfeil. Wenn Ihr Mauszeiger in die Formelleiste oben am Bildschirm eintritt, verwandelt er sich jedoch in ein I, und Sie können ihn ziehen, um Text auszuwählen oder klicken, um die Einfügemarke zu positionieren (siehe Bild 3.2). Sie können auch innerhalb einer Zelle etwas bearbeiten, wenn Sie das dicke weiße Pluszeichen auf eine Zelle ziehen und dann doppelklicken. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein I, während Sie sich in der Zelle befinden, und die blinkende Einfügemarke erscheint. Dieser Modus in Excel heißt Bearbeiten-Modus.
Abbildung 3.2: Wenn sich der Mauszeiger in der Formelleiste befindet, wandelt er sich in ein I.
Beim Bewegen des Mauszeigers über Textelemente in PowerPoint 97 verwandelt er sich meist in ein I. Während Sie sich in der Gliederungsansicht befinden, können Sie über jedem Text klicken und ziehen, um ihn auszuwählen, als ob Sie sich in einem Word-Dokument befinden würden.
Das Bearbeiten einer Folie funktioniert allerdings etwas anders. Sie können nicht ziehen, um Text innerhalb eines Textobjekts (Titel, Aufzählungszeichen oder hinzugefügter Text) zu markieren, bevor Sie nicht auf das Objekt geklickt haben. Wenn Sie klicken, positionieren Sie die Einfügemarke innerhalb des Textes und markieren gleichzeitig den Text. Wenn das Textobjekt markiert ist, erscheint eine schraffierte Auswahlbox um das Objekt herum (siehe Bild 3.3). Nachdem diese Auswahlbox und die Einfügemarke erschienen sind, können Sie ziehen, um Text zu markieren und, falls notwendig, zu bearbeiten. Auch wenn Sie Textfelder in anderen Anwendungen benutzen, müssen Sie vorher erst das Textobjekt auswählen (markieren) und können dann den Text wie in PowerPoint bearbeiten.
Abbildung 3.3: Sie können Text innerhalb eines markierten Textobjekts in PowerPoint bearbeiten.
Access 97 arbeitet wie eine Kombination aus Word und PowerPoint. Wenn Sie sich in einem Datenblatt (ähnlich einem Zeilen- und Spaltengitter eines Excel-Arbeitsblattes) für eine Abfrage, Tabelle oder ein Formular (siehe Bild 3.4) befinden, stellt der Mauszeiger ein I dar. Klicken Sie mit diesem Mauszeiger auf die Stelle, die Sie bearbeiten wollen, oder ziehen Sie die Maus, um bereits existierenden Text zu markieren, schreiben Sie neuen Text, oder löschen Sie den alten. Wenn Sie sich im Entwurfs-Modus in einem Formular oder einem Bericht befinden, bearbeiten Sie Text etwas anders, und zwar wie in Bild 3.5 gezeigt.
Anstatt ein I darzustellen, ist der Mauszeiger jetzt ein Pfeil. Sie müssen zuerst mit dem Pfeil auf das Textobjekt klicken, um es zu markieren, ähnlich wie in PowerPoint. Dann verwandelt sich der Mauszeiger in ein I, und mit einem zweiten Klick können Sie die Einfügemarke positionieren, um Text zu bearbeiten.
Abbildung 3.4: Klicken Sie mit dem Mauszeiger, um die Einfügemarke in dem Bereich zu positionieren, den Sie bearbeiten wollen.
Abbildung 3.5: Klicken Sie mit dem Mauszeiger in Form eines Pfeils, um Text zu markieren, und klicken dann Sie ein zweites Mal, um die Einfügemarke zu positionieren.
Excel-Arbeitsblätter, Word-Tabellen und Access-Tabellen und -Abfragen sind in Zeilen und Spalten aufgebaut. Die Verbindung zwischen einer Zeile und einer Spalte heißt Zelle. Wenn Sie auf (Tab) drücken, gelangen Sie zur nächsten Zelle. Wenn Sie (Umschalt)+(Tab) drücken, gelangen Sie zur vorherigen Zelle. Wenn Sie sich mit (Tab) oder (Tab)+(Umschalt) innerhalb von Word oder Access in eine Zelle hinein bewegen, erscheint der Text in der Zelle markiert. Wenn Sie dann schreiben, wird der Text durch den neuen Text ersetzt. Wenn Sie in Excel (Tab) oder (Umschalt)+(Tab) drücken, wird der Text nicht markiert. Geben Sie den neuen Text ein, und drücken Sie (Eingabetaste) oder (Tab), um den Eintrag zu ersetzen.
Formulare und Dialogfelder arbeiten ähnlich wie Tabellen. Wenn Sie in einem Dialogfeld (Tab) oder (Umschalt)+(Tab) drücken, bis Sie in ein Textfeld gelangen, wird der Zelleintrag markiert. Sobald Sie den ersten Buchstaben schreiben, wird der alte Eintrag gelöscht. Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten wollen, anstatt ihn zu ersetzen, klicken Sie mit dem Mauszeiger in Form eines Is, um die Einfügemarke zu positionieren. Access-Formulare (siehe Bild 3.6), Word-Dateneingabe-Formulare, Excel-Datenformulare und der obere Teil einer Excel-Mail-Message enthalten Felder zur Eingabe oder zum Bearbeiten von Informationen. Felder sind also Platzhalter für Informationen, die Sie in ein Formular eingeben.
Abbildung 3.6: Sie können mit der Maus klicken oder (Tab) drücken, um in ein Access-Formular zu gelangen, in das Sie Daten eingeben wollen.
In einigen Fällen haben Sie vielleicht Ihrem Dokument Objekte hinzugefügt. Objekte können Diagramme, Bilder, ClipArts, WordArt-, AutoShapes-, Zeichnen-Objekte oder andere Dokumente enthalten. Wenn Sie auf ein Objekt klicken, erscheinen kleine, quadratische Griffe an jeder Ecke des Objekts und in der Mitte von jedem Seitenrand der Auswahlbox. Mit diesen Griffen können Sie die Größe des Objekts verändern. In einigen Fällen sind diese Markierungsgriffe auch offene Boxen; in anderen, wie z. B. in der Entwurfsansicht beim Erstellen von Formularen in Access, sind die Markierungsgriffe schwarze Boxen, und es erscheint ein Rahmen um das markierte Objekt herum.
Bei einem markierten Objekt können Sie jede der im folgenden beschriebenen Aktionen durchführen:
Abbildung 3.7: Verändern Sie die Größe des markierten Objekts (Clip Art), indem Sie den schwarzen Doppelpfeil ziehen.
Abbildung 3.8: Innerhalb der Ansicht Entwurfsansicht bei einem Access-Formular klicken Sie auf ein Textetikett, um es auszuwählen. Dabei verwandelt sich der Mauszeiger in ein I, das Ihnen erlaubt, die Einfügemarke zu positionieren.
Abbildung 3.9: Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt in ein Word-Dokument einfügen, können Sie das Objekt markieren und dann doppelklicken, um das Arbeitsblatt in Excel zu bearbeiten.
Wenn Sie die Griffe der Markierung um das Objekt herum erkennen, können Sie mit der rechten Maustaste klicken, um ein Shortcut-Menü mit Optionen anzuzeigen, die bei der Bearbeitung des Objekts ausgeführt werden können, wie z. B. auch Formatieren des Objekts oder Öffnen der Quellanwendung, um sie zu bearbeiten.
Wie schon im vorhergehenden Abschnitt erwähnt, können Sie ein Objekt markieren, indem Sie es anklicken. Sie sind allerdings viel flexibler, wenn Sie den Text anstelle des Objekts anklicken. Sie können sein Erscheinungsbild verändern, Text kopieren oder verschieben, indem Sie zuerst den Text markieren und dann den Vorgang durchführen, um Änderungen vorzunehmen. Einige Techniken beim Markieren von Text sind in allen Anwendungen gleich. So können Sie z. B. immer mit dem Mauszeiger in I-Form über einen Textbereich ziehen, um Text zu markieren. Sie können auch die (Umschalt)-Taste gedrückt halten und die Richtungs-Pfeiltasten benutzen, um die Markierung auszudehnen, oder am Ende der Markierung mit der Maus klicken.
Einige Anwendungen verfügen über unterschiedliche Textmarkierungstechniken, wie in Tabelle 3.1 gezeigt. Um z. B. eine ganze Zeile in Word oder Excel zu markieren, positionieren Sie den Mauszeiger am äußersten linken Ende der Zeile, und klicken dann. In Word bewegen Sie den Mauszeiger ans äußerste Ende des linken Randes, der Mauszeiger verwandelt sich dann in einen Pfeil nach rechts und zeigt so an, daß Sie die ganze Zeile markieren können. In Excel zeigen Sie auf Zeilenkopf-Zahl, und der Zeiger verwandelt sich in ein weißes Pluszeichen.
Um einen Textbereich auszuwählen, klicken Sie auf den Anfang, halten (Umschalt) gedrückt, und klicken dann auf das Ende des Bereichs. Sie können einen markierten Bereich auch ausdehnen oder einschränken, indem Sie (Umschalt) gedrückt halten und dann an das neue Ende des Bereichs klicken.
Tabelle 3.1: Techniken zum Markieren von Text mit der Maus
|
Anwendung |
Markierungsbereich |
Aussehen des Mauszeigers |
Ausführen |
|
Alle |
Text |
I-Form |
Ziehen |
|
Alle |
Ein Wort |
I-Form |
Auf das Wort doppelklicken |
|
Word |
Zeile(n) |
Weißer Pfeil |
Vor dem Text in den linken Rand klikken oder ziehen |
|
Excel |
Zeile(n) |
Weißes Pluszeichen |
Auf Zeilennummer(n) vor dem Text klicken oder ziehen |
|
Access |
Zeile(n) |
Schwarzer Pfeil nach rechts |
Auf Berichts-Selektor des Datenblattes klicken oder ziehen oder auf das vertikale Lineal in der Entwurfsansicht von Formularen oder Berichten |
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Word |
Tabellenspalte(n) |
Schwarzer Pfeil nach unten |
Klicken oder über erste Tabellenzeile ziehen |
|
Excel |
Spalte(n) |
Weißes Pluszeichen |
Auf Spaltenbuchstabe(n) im Arbeitsblattrahmen klicken oder ziehen |
|
Access |
Spalte(n) |
Schwarzer Pfeil nach unten |
Auf Feldname(n) in Tabelle oder Gitter oder in horizontales Lineal in der Ansicht Entwurfsansicht klicken oder ziehen |
|
Word |
Gesamtes Dokument |
Weißer Pfeil |
(Strg) gedrückt halten und in linken Rand klicken |
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Excel |
Gesamtes Arbeitsblatt |
Weißes Pluszeichen |
Auf Schaltfläche Alles markieren über den Zeilennummern und links von den Spaltenbuchstaben klicken |
|
Access |
Gesamte Tabelle |
Weißer Pfeil |
Schaltfläche über Zeilenselektoren und links neben den Feldnamen anklicken |
|
Excel |
Mehrere Bereiche |
Weißer Pfeil |
Ersten Bereich markieren und (Strg) gedrückt halten, dann nächste Bereiche markieren |
|
Access und PowerPoint |
Mehrere Objekte |
Weißer Pfeil |
Erstes Element markieren, (Umschalt) gedrückt halten, dann andere Elemente markieren |
Egal in welcher Anwendung Sie arbeiten, Sie können im allgemeinen (Esc) drücken oder außerhalb des markierten Bereichs klicken, um die Markierung aufzuheben.
Denken Sie immer daran, daß, nachdem Sie Text markiert haben, alles, was Sie eingeben, den markierten Text ersetzt. Wenn Sie versehentlich Text ersetzen, können Sie Ihre letzte Aktion rückgängig machen, indem Sie sofort Bearbeiten, Rückgängig wählen oder (Strg)+(Z) drücken.
Abbildung 3.10: Sie können Schreib- und Formatierungsfehler in Word rückgängig machen, indem Sie die Schaltflächen Rückgängig und Wiederherstellen benutzen.
Word, Excel und PowerPoint verfügen ebenfalls über eine Wiederherstellen-Schaltfläche, die es Ihnen ermöglicht, jede Aktion, die Sie rückgängig gemacht haben, wiederherzustellen. Die Schaltfläche Wiederherstellen macht ein Rückgängig rückgängig. Wenn Sie das Rückgängigmachen widerrufen wollen, benutzen Sie Wiederherstellen. Die Schaltfläche Wiederherstellen verfügt auch über einen Drop-Down-Pfeil, der Ihnen eine Liste von Aktionen zeigt, die Sie wiederherstellen können.
Bei einigen Ansichten bieten auch Access und Outlook eine Rückgängig-Schaltfläche, so daß Sie eine Änderung rückgängig machen können. Allerdings ist Wiederherstellen nicht in jeder dieser Anwendungen verfügbar.
Um sich innerhalb eines Dokuments zu bewegen, können Sie die Maus und die Tastatur benutzen. In jeder Anwendung bewegen Sie sich in einem Dokument auf die gleiche Weise. Um die Einfügemarke zu positionieren, klicken Sie in einen auf dem Bildschirm sichtbaren Bereich.
Bildlaufleisten ermöglichen Ihnen, die Ansicht des Dokuments auf und ab und nach links und rechts laufen zu lassen. Bildlaufleisten befinden sich rechts und unterhalb des Arbeitsbereiches. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie die Bildlaufleisten benutzen! Die Einfügemarke bleibt an der gleichen Stelle, an der sie vor dem Scrollen gewesen ist, und ist vielleicht nicht mehr auf dem Bildschirm zu sehen. Wenn Sie dann weiterschreiben, wird der Text vielleicht an einer falschen Stelle eingefügt. Stellen Sie sicher, daß die Einfügemarke sichtbar ist, indem Sie dorthin klicken, wo Sie Text schreiben wollen.
Die horizontale Bildlaufleiste in Excel und in einigen Ansichten von Access nehmen lediglich die untere rechte Seite des Fensters ein. In Excel benutzen Sie die Schaltfläche tabs/Register links von der Bildlaufleiste, um zu verschiedenen Blättern (Seiten) der Arbeitsmappe zu gelangen. In Access benutzen Sie die Schaltflächen auf der linken Seite der Bildlaufleiste, um zu verschiedenen Einträgen zu gelangen.
Die Bildlaufleisten sind in drei Teile unterteilt: die Bildlaufpfeile, das Bildlauffeld und die Bildlaufleiste (siehe Bild 3.11). Benutzen Sie jeden Teil wie im folgenden beschrieben:
Um die Schaltflächen Nächste Seite und Vorherige Seite auf der vertikalen Bildlaufleiste in Word in den Normalmodus, der Sie auf die vorherige oder nächste Seite bringt, zurückzubringen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Objekt durchsuchen und dann auf die Wahlmöglichkeit Nach Seite durchsuchen.
Abbildung 3.11: Die Elemente der Bildlaufleiste erlauben Ihnen, verschiedene Teile Ihres Dokumentfensters anzuzeigen.
Abbildung 3.12: Die Schaltfläche Nach Objekt durchsuchen ermöglicht Ihnen, nach einer Vielzahl von Objekten zu suchen und die Gehe zu- und Suchen-Funktionen auszuwählen.
Die Richtungspfeile auf der Tastatur arbeiten in allen Office-Anwendungen gleich, allerdings kann das Ergebnis unterschiedlich sein, abhängig vom Modus, in dem Sie sich befinden. Richtungspfeile bewirken folgendes:
Der Vorgang des Kopierens und Bewegens ist in allen Office-Anwendungen generell der gleiche. Sie können Informationen von einem Bereich eines Dokuments an einen anderen Ort innerhalb des Dokuments kopieren oder Informationen von einem Dokument in ein anderes kopieren. Der gleiche Vorgang ist auch anwendbar, wenn Sie Informationen von einem Dokument innerhalb einer Anwendung (wie z. B. Excel) in ein Dokument in einer anderen Anwendung (wie z. B. Word) kopieren wollen. Das Element, das Sie kopieren, kann Text, Zahlen, ein Diagramm, ein Bild oder jedes andere Windows-Objekt sein.
Die Zwischenablage ist eine Windows-Funktion, die zum Kopieren und Bewegen von Informationen in allen Office-Anwendungen verwendet wird. Die Zwischenablage ist ein flüchtiger Speicher, der eine Kopie des Elements bereithält, das Sie ausgeschnitten oder kopiert haben. Wenn Sie etwas ausschneiden, wird das Element aus der Quellanwendung entfernt und in der Zwischenablage abgelegt. Wenn Sie etwas kopieren, bleibt das Element in der Quellanwendung, und eine Kopie wird in der Zwischenablage abgelegt. Wenn Sie eine Kopie des Elements, das Sie kopiert oder ausgeschnitten haben, einfügen, wird die Kopie aus der Zwischenablage in die aktive Anwendung transportiert. Da alle Windows-Anwendungen sich die Zwischenablage teilen, können Sie ganz einfach Informationen zwischen Anwendungen kopieren.
Der Vorgang beim Kopieren und Bewegen funktioniert wie folgt:
Um das markierte Element zu bewegen, wählen Sie Bearbeiten, Ausschneiden, drükken (Strg)+(X) oder wählen Ausschneiden im Shortcut-Menü.
Um das markierte Element zu kopieren, wählen Sie Bearbeiten, Kopieren, drücken (Strg)+(C) oder wählen Kopieren im Shortcut-Menü.
Wählen Sie Bearbeiten, Einfügen, drücken (Strg)+(V) oder Einfügen im Shortcut-Menü.
Microsoft Word, Excel, PowerPoint und Access verfügen über eine Fähigkeit, die das Bewegen einfacher macht, als wenn man die Befehle Ausschneiden und Einfügen benutzt. Diese Funktion wird Drag & Drop genannt. Sie markieren zunächst den Text oder die Zellen, die Sie bewegen wollen, und ziehen dann die Markierung an den neuen Ort. Dieser neue Ort kann sich im selben Dokument, in einem anderen Dokument oder in einer anderen Anwendung befinden.
Der Mauszeiger wechselt in einen Pfeil nach links, wenn Sie ihn über dem markierten Text positionieren, und zeigt so an, daß Sie die Markierung ziehen und ablegen können. In Word und PowerPoint positionieren Sie den Drag-&-Drop-Mauszeiger irgendwo über dem markierten Bereich. In Excel deuten Sie mit dem Mauszeiger auf die Outline, die die markierten Zellen umgibt. Wenn Sie mit der Maus etwas in Word und PowerPoint ziehen und ablegen, werden zwei zusätzliche Mauszeigerformen dem nach links zeigenden Mauszeiger zugeordnet. Ein kleines Rechteck erscheint unter dem Mauszeiger, und eine gestrichelte vertikale Linie (Ghost-Einfügemarke) erscheint dort, wo der neue Text eingefügt werden wird, wenn Sie die Maustaste loslassen. In Excel erscheint dort eine graue Outline, wo der neue Text erscheinen wird, wenn Sie die Maustaste loslassen. In Excel können Sie die Markierung in ein Dokument innerhalb eines geöffneten Word- oder PowerPoint-Fensters ziehen.
In Access können Sie ein Formular oder einen Bericht per Drag & Drop in ein anderes Formular oder einen anderen Bericht ziehen und ablegen, um ein Unterformular oder einen Unterbericht zu erstellen. Sie können ein Makro per Drag & Drop in ein Formular ziehen, um eine Befehlsschaltfläche zu erstellen. Sie können per Drag & Drop eine Tabelle oder Abfrage in ein Word- oder Excel-Dokument ziehen. Sie können eine neue Access-Tabelle erstellen, indem Sie ein Excel-Arbeitsblatt in ein Datenbankfenster ziehen. Sie können Datenbankobjekte (Tabellen, Abfragen u.v.m.) zwischen zwei Instanzen von Microsoft Access kopieren. Wenn Sie ziehen und ablegen mit diesen Optionen benutzen, kopieren Sie, anstatt das markierte Objekt zu bewegen. Wenn Sie ein Objekt ziehen, wie z. B. ein Formular auf das Windows-Desktop, erstellen Sie einen Shortcut für dieses Objekt.
Bild 3.13 zeigt die Drag & Drop-Funktion zwischen Excel und Word. Excel und Word wurden mit Hilfe des Shortcut-Menüs in der Task-Leiste beide auf dem Bildschirm angeordnet. In Word können Sie die Markierung an einen anderen Platz im selben Dokument ziehen, in ein anderes offenes Dokumentfenster innerhalb des Word-Programmfensters oder in ein Excel-Arbeitsblatt oder eine PowerPoint-Folie.
Abbildung 3.13: Die Statusleiste jeder Anwendung liefert Ihnen Hilfe über die Aufgabe, die Sie gerade ausführen. Dies ist ein Beispiel für das Bewegen von Informationen von Excel nach Word.
Wenn Sie kopieren wollen, anstatt das markierte Element zu bewegen, halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und beginnen dann zu ziehen. Am Mauszeiger erscheint zusätzlich ein kleines Pluszeichen. Um die Kopie zu vervollständigen, lassen Sie zunächst die Maustaste und dann die (Strg)-Taste los.
Alternativ können Sie auch die rechte Maustaste drücken, wenn Sie an einer Markierung ziehen. Nachdem Sie die Maustaste dort loslassen, wo Sie den Text plazieren wollen, erscheint ein Shortcut-Menü, das Ihnen folgende Befehel ermöglicht: Hierhin verschieben, Hierhin kopieren, Verknüpfung hier erstellen und Abbrechen (Kapitel 34 beschäftigt sich ausführlicher mit dem Thema »Hyperlinks«).
Ich habe vergessen, die (Strg)-Taste gedrückt zu halten, als ich versucht habe, ein Objekt zu kopieren. Nun ist mein Originalobjekt nicht mehr dort, wo es sein soll. Sie müssen unbedingt die (Strg)-Taste gedrückt halten. Wenn Sie die Quellanwendung wiederherstellen wollen, gehen Sie in die Quellanwendung zurück, und klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig, oder wählen Sie Bearbeiten, Rückgängig.
Wenn ich versuche, etwas aus meinem Excel-Fenster in das Word-Fenster zu ziehen, hebe ich ständig die Markierung meines Excel-Bereichs auf. Wenn Sie etwas aus Excel per Drag & Drop herausbewegen wollen, vergewissern Sie sich, daß Sie den Mauszeiger an den Rand des markierten Bereichs bewegen, bis er sich in einen weißen Pfeil verwandelt. Klicken und ziehen Sie erst dann.
Das Textformatieren beinhaltet das Ändern der Schriftart (Type), des Schriftgrades, der Auszeichnung (wie z. B. fett, kursiv und unterstrichen) und des Textflusses. Der allgemeine Vorgang beim Formatieren von Text ist in den verschiedenen Office-Anwendungen immer der gleiche. Zuerst markieren Sie den zu formatierenden Text, und dann formatieren Sie ihn. Wie bei anderen Vorgängen auch, können Sie die Schaltflächen in den Symbolleisten, die Menüpunkte und die Tastatur-Shortcuts benutzen. (Kapitel 6, 16, 20 und 25 geht detailliert auf die Formatierungswerkzeuge in den einzelnen Office 97-Anwendungen ein). Dieser Abschnitt führt in die allgemeinen Formatierungs-Funktionen, die Sie in den meisten Fällen finden werden, ein.
Formatieren geht normalerweise schneller, wenn Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Tastatur-Shortcuts anstelle des Menüs benutzen. Um Text zu formatieren, markieren Sie den Text, den Sie formatieren wollen, oder positionieren Sie die Einfügemarke dort, wo Sie formatierten Text eingeben wollen. Wählen Sie dann eine Symbolleisten-Schaltfläche, oder drücken Sie eine Tastenkombination (vgl. Tabelle 3.2).
Tabelle 3.2: Schaltflächen zum Formatieren und Tastatur-Shortcuts
Die Formatierungs-Symbolleisten bieten Ihnen die am häufigsten verwendeten Formatierungsmöglichkeiten. Wenn Sie eine größere Auswahl beim Formatieren haben wollen, benutzen Sie die Menüleiste. Word, Excel und PowerPoint verfügen über Format-Menüs. Bei Access wird das Format-Menü nicht immer angezeigt, ist aber im allgemeinen in der Entwurfsansicht und Datenblatt für Berichte oder Formulare verfügbar. Word, PowerPoint und Access zeigen verschiedene Formatierungskategorien im Format-Menü selber an. Excel zeigt die Formatierungskategorien in Registern innerhalb des Dialogfeldes Zellen formatieren. Tabelle 3.3 faßt einige Formatierungsmöglichkeiten in den Format-Menüs von Word und PowerPoint und dem Dialogfeld Zellen formatieren in Excel zusammen. Wie bei der Symbolleiste und den Shortcut-Tasten auch, müssen Sie zunächst den zu formatierenden Text markieren. Wenn Sie mit dem Dialogfeld fertig sind, wählen Sie OK.
Tabelle 3.3: Formatierungsbefehle
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Format |
Word |
PowerPoint |
Access |
Excel |
|
Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Unterstrichen |
Zeichen |
Zeichen |
Mittels Format-Symbolleiste hinzufügen |
Schrift [Diese Befehle sind direkt im Format-Menⁿ verfⁿgbar, mit Ausnahme der Excel-Befehle, die mit einem Sternchen (*) versehen sind. Diese Befehle finden Sie in den jeweiligen Registern des Dialogfeldes Zel len .] |
|
Rahmen (Linien) |
Rahmen und Schattierung |
Farben und Linien/Zeilen |
Mittels Toolbox hinzufügen |
Rahmen* |
|
Schattierung (Muster) |
Rahmen und Schattierung |
Farben und Linien |
Mittels Format-Symbolleiste hinzufügen |
Muster* |
|
Textfluß |
Absatz |
Textfluß |
Ausrichtung |
Ausrichtung* |
|
Einzüge und Abstände |
Absatz |
Zeilenabstand |
Zeilenhöhe |
Format, Zeile, Höhe |
Die Spaltenbreite in Word-Tabellen, Excel-Arbeitsblättern und Access-Tabellen oder Outlook-Spalten verändern Sie grundsätzlich auf die gleiche Art und Weise. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Arbeitsbereich an der Spaltenbegrenzung rechts von der Spalte, die Sie ändern wollen, bis der Mauszeiger sich in einen schwarzen Doppelpfeil verwandelt. Ziehen Sie dann an der Spaltenbegrenzung, bis die Spalte die gewünschte Breite erreicht hat. Oft können Sie mit dem schwarzen Doppelpfeil doppelklicken, so daß die Spalte automatisch so breit wird, daß sie sich dem breitesten Eintrag anpaßt. In Word muß die Einfügemarke innerhalb der Tabelle sein. In Excel erscheinen die Spaltenbegrenzungen zwischen den Spaltenüberschriften. In einem Access-Datenblatt bewegen Sie den Mauszeiger rechts auf den Feldnamen. In Outlook ziehen Sie auch rechts an den Begrenzungen einer Spaltenüberschrift.
Um Zeichenformatierung in Word rückgängig zu entfernen, drücken Sie (Strg)+(Umschalt)+(Z). Um Textfluß- oder andere Absatzformate in Word zu entfernen, drücken Sie (Strg)+(Q).
Nachdem ich die Spaltenbreite in einer Word-Tabelle verändert habe, wurden nur einige Zeilen in der Breite verändert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig, um die Tabelle in den Originalzustand zurückzusetzen. Wenn Sie die Spaltenbreite ändern, vergewissern Sie sich, daß Sie keine Zellen in der Tabelle markiert haben, sonst verändern nur die zugehörigen Zeilen ihre Breite. Als Vorsichtsmaßnahme können Sie auch die gesamte Spalte markieren, bevor Sie ihre Breite verändern.
Sie können die Seitenränder Ihres Dokuments ändern, indem Sie das Dialogfeld Seite einrichten, wie in Bild 3.14 gezeigt, verwenden.
Abbildung 3.14: Sie können die Seitenränder verändern, indem Sie das Dialogfeld Seite einrichten in Excel verwenden.
Um die Ränder Ihres Dokuments zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:
Wenn Sie Seitenränder in Word einstellen, werden die Maße auf alle Seiten des Dokuments angewandt, wenn Sie Ihr Dokument nicht in Abschnitte unterteilen.
Das automatische Formatieren ist eine Funktion, die automatisch Schriftarten, Schattierung, Farben und Rahmen für Sie einfügt, um Ihren Dokumenten ein gleichmäßiges Erscheinungsbild zu verleihen.
Um das automatische Formatieren bei Ihrem Dokument anzuwenden, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 3.15: Wählen Sie aus der Formate-Liste, die Ihnen Excel im Dialogfeld AutoFormat bietet, aus.
Microsoft bietet Rechtschreibungsbefehle in Word (Rechtschreibung und Grammatik), Excel, PowerPoint und Access an. (Wenn nötig, zeigt Access ein Formular an, bevor es mit der Rechtschreibprüfung fortfährt). Meistens denken Sie daran, die Rechtschreibung in einem Textverarbeitungsdokument zu überprüfen. Jetzt können Sie die Rechtschreibung auch in anderen Dokumenten, wie z. B. Präsentationen, Arbeitsblättern und Datenbanken überprüfen. Der Befehl Extras, Rechtschreibung sucht nach Wörtern, die nicht im Wörterbuch enthalten sind. Zusätzlich warnt Sie der Befehl Rechtschreibung und Grammatik in Word vor Fehlern in der Kommasetzung und beim Groß- und Kleinschreiben und gibt an, wenn Sie Wörter zu oft benutzt haben. Sie können wählen, ob Sie die Rechtschreibung ändern oder das Problem ignorieren wollen. Sie können das Wort sogar für den späteren Gebrauch dem Wörterbuch hinzufügen.
Sie können die Rechtschreibung des gesamten Dokuments überprüfen oder einzelne Textpassagen markieren, die Sie prüfen wollen.
Um ein Rechtschreibproblem zu lösen, haben Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten. Sie können das Wort ändern, das Wort ignorieren, das Wort dem Wörterbuch hinzufügen oder es löschen.
Um den Befehl Rechtschreibung in Word, Excel, PowerPoint oder Access zu benutzen, wählen Sie Extras, Rechtschreibung (Rechtschreibung und Grammatik in Word) oder drücken (F7). Das Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik erscheint in Word (siehe Bild 3.16), und das Dialogfeld Rechtschreibung in anderen Anwendungen.
Abbildung 3.16: Word überprüft Rechtschreibung und Grammatik und hebt unbekannte Wörter in diesem Dialogfeld hervor.
Wenn Sie feststellen, daß Sie Ihr Dokument bearbeiten müssen, nachdem Sie die Rechtschreibprüfung in Word und PowerPoint gestartet haben, gehen Sie wie folgt vor:
Sie können sowohl Word als auch Power Point (diese Funktion ist in PowerPoint 97 zum ersten Mal verfügbar, war aber schon in Word 95 vorhanden) anweisen, die Rechtschreibung zu überprüfen und Wörter zu unterlegen, die möglicherweise falsch geschrieben wurden, während Sie etwas schreiben. Wörter, die möglicherweise falsch geschrieben wurden, werden automatisch mit einer roten, welligen Unterlinie formatiert, damit Sie darauf aufmerksam werden. (Word 97 fügt auch eine grüne, wellige Unterlinie unter Wörter, Sätze und Formulierungen ein, die möglicherweise einen grammatikalischen Fehler enthalten).
Wenn ein Wort durch eine rote Wellenlinie hervorgehoben wird, ist es wirklich falsch geschrieben. Sie können das Wort markieren und wie gewöhnlich die Rechtschreibprüfung starten oder einfach mit der rechten Maustaste auf das Wort klicken (siehe Bild 3.17). Das Shortcut-Menü, das daraufhin erscheint, bietet die Option, die Rechtschreibprüfung zu starten, erlaubt Ihnen, in Word oder PowerPoint die Rechtschreibung des Wortes zu ignorieren, und schlägt außerdem Verbesserungen oben im Menü vor. Klicken Sie einfach auf einen der Verbesserungsvorschläge, um ihn anstelle des markierten, falsch geschriebenen Wortes zu benutzen.
Abbildung 3.17: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Wort klicken, das falsch geschrieben und mit einer roten, welligen Unterlinie versehen wurde, bietet das dann erscheinende Shortcut-Menü verschiedene Schreibweisen an.
Wenn Sie nicht wollen, daß Word falsch geschriebene Wörter kennzeichnet, öffnen Sie das Menü Extras und klicken auf Optionen. Im Dialogfeld Optionen klicken Sie auf das Register Rechtschreibung und Grammatik und entfernen dann das Häkcken aus dem Kontrollkästchen neben Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen durch Anklicken. (Wenn Sie das Häkchen im Kontrollkästchen neben Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen entfernen, wird auch die grüne, wellige Unterlinie der automatischen Grammatikprüfung nicht mehr erscheinen.) Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Um in PowerPoint die automatische Rechtschreibprüfung auszuschalten, öffnen Sie das Menü Extras und klicken auf Optionen. Im Dialogfeld Optionen klicken Sie auf das Register Rechtschreibung und entfernen dann das Häkchen neben dem Bereich Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen des Dialogfeldes.
Wenn Sie den Befehl Rechtschreibung verwenden, legen alle vier Anwendungen ein mitgeliefertes Wörterbuch zugrunde, das BENUTZER.DIC heißt. Sie können aber auch Ihre eigenen Wörterbücher erstellen.
Das Wörterbuch BENUTZER.DIC wird wie auch jedes andere Wörterbuch, das Sie erstellen, entweder im Ordner Programmdateien, Allgemeine Dateien\Proof gespeichert oder im Ordner WINDOWS\MSOFFICE\PROOF, der sich normalerweise auf Ihrer Festplatte befindet. Wenn Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen im Dialogfeld Rechtschreibung klicken, werden alle neuen Wörter, die Sie hinzufügen, automatisch Teil der Datei BENUTZER.DIC. Wenn Sie ein Wort in einer Anwendung, wie z. B. Word, hinzufügen, müssen Sie das Programm zuerst schließen, bevor auch eine andere Anwendung, wie z. B. Access, das Wort als hinzugefügtes Wort anerkennt. Um ein neues Wörterbuch (z. B. mit Fachbegriffen) vom Dialogfeld Rechtschreibung aus zu erstellen, wählen Sie die Schaltflächen Optionen, Wörterbücher, Neu, und wählen Sie die Datei mit den Wörterbucheinträgen. Um ein bereits existierendes eigenes Wörterbuch im Dialogfeld Rechtschreibung auszuwählen, wählen Sie die Schaltflächen Optionen, Wörterbücher und markieren dann den Namen eines Wörterbuches im Listenfeld Benutzerwörterbücher.
Wenn Sie AutoKorrektur benutzen, können Sie in Word, Excel, PowerPoint oder Access Rechtschreibfehler korrigieren lassen, während Sie sie machen. Wenn Sie z. B. oft dre anstatt der schreiben, kann AutoKorrektur den Fehler sofort beheben, nachdem Sie ihn gemacht haben.
Die AutoKorrektur-Funktion korrigiert automatisch Rechtschreib- und Formatierungsfehler oder ersetzt Zeichen, die Sie mit bestimmten Wörtern oder Sätzen eingegeben haben. Wenn Sie diese Funktion benutzen, spart Ihnen das eine Menge Zeit. Nehmen Sie einmal an, daß Sie ständig TwinMedia Medienproduktionsgesellschaft GMBH. schreiben müssen. Anstatt jedes Mal den Begriff komplett auszuschreiben, können Sie einen Shortcut TM Ihrer AutoKorrektur-Liste hinzufügen und erreichen dadurch, daß Word, Excel, PowerPoint oder Access den Begriff für Sie ausschreiben. Sie können AutoKorrektur auch oft gemachte Fehler oder Shortcuts hinzufügen, und das nächste Mal, wenn Sie den Fehler machen oder den Shortcut schreiben, wird er automatisch in Word, Excel, PowerPoint oder Access korrigiert.
Um Wörter der Funktion AutoKorrektur hinzuzufügen, während Sie in Word, Excel, PowerPoint oder Access die Rechtschreibung prüfen lassen, vergewissern Sie sich zunächst, daß das falsche Wort in der Liste Nicht im Wörterbuch aufgeführt ist und das korrekte Wort im Vorschläge-Feld steht. Wählen Sie dann die Schaltfläche AutoKorrektur anstatt die Schaltfläche Ändern oder Alles ändern im Dialogfeld Rechtschreibung.
Um Optionen für AutoKorrektur einzustellen und Eingaben zu machen, wählen Sie den Befehl Extras, AutoKorrektur. Bild 3.18 zeigt das Dialogfeld AutoKorrektur mit einem neuen Eintrag für Word und Excel. Das Dialogfeld AutoKorrektur sieht in Excel, PowerPoint und Access gleich aus, hat aber in Word ein paar Optionen mehr.
Abbildung 3.18: Sie können der AutoKorrektur-Eingabeliste Shortcuts (Verknüpfungen) hinzufügen. Geben Sie z. B. zwei oder drei Buchstaben ein, die einen Namen oder Firmennamen repräsentieren, den Sie oft schreiben.
Das Dialogfeld AutoKorrektur in Word listet in mehreren Registern verschiedene Optionen auf, die u. a. auch gerade Anführungszeichen durch typographische ersetzen und die Korrektur von Groß- und Kleinschreibung beinhalten. Sie können wählen, ob diese Optionen aktiv sind oder nicht. Die Textfelder Ersetzen und Durch ermöglichen Ihnen, Ihre eigenen Elemente einzugeben, die Liste unten im Register AutoKorrektur zeigt die mitgelieferte Liste zuzüglich der Elemente, die Sie hinzugefügt haben.
Ich habe viele Wortkombinationen in meinem Dokument, die auch Zahlen enthalten, wie z. B. Maße, und ich möchte, daß Word diese Wörter ignoriert.
Wählen Sie Extras, Optionen und dann das Register Rechtschreibung und Grammatik. Im Bereich Rechtschreibung wählen Sie Wörter mit Zahlen ignorieren. Wählen Sie dann OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Ich möchte einige der Wörter in einem eigenen Lexikon bearbeiten. Wählen Sie in Word Extras, Optionen und dann das Register Rechtschreibung und Grammatik. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerwörterbuch, wählen Sie das Wörterbuch, das Sie ändern wollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Microsoft bietet die Möglichkeit, bestimmte Textpassagen innerhalb Ihrer Dokumente, Arbeitsblätter oder Präsentationen zu suchen und (gegebenenfalls) zu ersetzen. So können Sie zum Beispiel nach allen Einträgen mit dem Wert 1996 suchen, und ihn durch 1997 ersetzen lassen.
Sie können das gesamte Dokument, die gesamte Arbeitsmappe oder Präsentation durchsuchen lassen oder nur in ausgewählten Bereichen suchen. Um das gesamte Dokument oder die gesamte Präsentation durchsuchen zu lassen, bewegen Sie die Einfügemarke an den Anfang. Um eine gesamte Arbeitsmappe zu durchsuchen, markieren Sie eine einzige Zelle. Um eine ganze Tabelle durchsuchen zu lassen, markieren Sie die Tabelle, indem Sie die Schaltfläche Alles markieren (über den Zeilen und links von den Feldern) betätigen. Um einen bestimmten Bereich (oder eine Reihe) zu durchsuchen, markieren Sie den Bereich, den Sie durchsuchen wollen. Gehen Sie dann wie folgt vor:
Abbildung 3.19: Der Befehl Suchen ermöglicht Ihnen, eine bestimmte Textpassage innerhalb Ihrer Dokumente, Arbeitsblätter oder Präsentationen zu lokalisieren.
In Word 97 wurden die Funktionen Suchen, Ersetzen und Gehe zu in einem einzigen Suchen und Ersetzen-Dialogfeld zusammengefaßt. Um die Suchen-Funktion zu erreichen, klicken Sie auf das Register Suchen, und auf das Register Ersetzen, wenn Sie etwas suchen und ersetzen wollen. Jedes dieser Register erscheint zunächst in einem zusammengefaßten Format mit weniger Optionen. Um alle Optionen der Register ansehen zu können, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern.
Wenn das Dialogfeld Suchen Ihnen die Sicht auf Ihr Dokumentfenster nimmt, klicken und ziehen Sie an der Titelleiste des Dialogfeldes, bis Sie den Bereich sehen können, den Sie suchen.
Wenn Sie in Excel und Access nicht ganz genau wissen, wie die Reihenfolge der zu suchenden Zeichen aussieht, können Sie auch Platzhalter eingeben, um Daten zu finden, die alle oder einige der Zeichen enthalten. Sie können ein Sternchen (*) benutzen, um nach irgendeiner Gruppe von Zeichen zu suchen, und ein Fragezeichen (?), um nach einem einzelnen Zeichen zu suchen. In Word können Sie die gleiche Technik benutzen, wenn Sie auch noch die Option Mit Mustervergleich im Dialogfeld markieren.
Der Befehl Ersetzen ((Strg)+(H)) ist ähnlich wie der Befehl Suchen, insofern er Ihnen ermöglicht, bestimmte Zeichen in Ihrem Dokument (Word, Excel, PowerPoint oder Access) zu lokalisieren. Der Ersetzen-Befehl ermöglicht Ihnen dann, die Zeichen gegen neue Daten auszutauschen.
Gehen Sie wie folgt vor, um Daten zu ersetzen:
Vergewissern Sie sich in Excel, daß Nur ganze Zellen suchen aktiviert ist, wenn Sie Werte oder Formeln ersetzen wollen. Wenn diese Option nicht markiert ist, ersetzt Excel Zeichen auch, wenn sie innerhalb anderer Stränge vorkommen. Zum Beispiel würde das ersetzen von 20 durch 30 auch aus dem Wert 2000 den Wert 3000 machen.
Wenn Sie einen Fehler beim Ersetzen von Daten gemacht haben, schließen Sie das Dialogfeld, und wählen Sie sofort Bearbeiten, Rückgängig ((Strg)+(Z)), um das Ersetzte rückgängig zu machen.
Wenn Sie Daten in Ihrem Dokument ersetzen, seien Sie vorsichtig beim Benutzen von Alle ersetzen, da das Ergebnis anders ausfallen könnte, als Sie es erwarten. Wann immer Sie den Befehl Ersetzen benutzen, ist es das Beste, vorher die zu ersetzenden Daten durch Suchen noch einmal anzusehen, um zu überprüfen, ob man sie wirklich ersetzen will und ob die Daten überhaupt richtig eingegeben wurden.
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