Einer der Vorteile der Microsoft-Office-Produktfamilie ist, daß Sie, nachdem Sie eine Anwendung kennen, jede weitere Anwendung viel einfacher erlernen können als das vorherige Programm. Jedes Programm nutzt die Windows-95-Struktur und wurde noch einmal überarbeitet, um die Übereinstimmung mit den anderen Programmen der Produktfamilie zu gewährleisten. In Office 97 hat Microsoft Menüs, Symbolleisten und Dialogfelder leicht umorganisiert, so daß die Produkte sich jetzt noch ähnlicher sind. In einigen Fällen, wie z. B. bei den Zeichnen-Werkzeugen, wurden Funktionen, die sich beträchtlich von denen anderer Anwendungen unterschieden, überarbeitet, so daß sie sich jetzt ähnlicher – oder sogar identisch sind.
Für erfahrene Nutzer werden diese Änderungen willkommene Verbesserungen sein. Wenn Sie bisher keine Vorgängerversionen von Office benutzt haben, sich aber schnell einarbeiten müssen, werden Sie sich über die Tatsache freuen, daß Sie das, was Sie in einer Anwendung lernen, auf alle anderen anwenden können. Dieses Kapitel führt Sie in die zentralen Bildschirmelemente der Office-Anwendungen ein und zeigt Ihnen einige der grundlegenden Fertigkeiten, die Sie brauchen, um Office benutzen zu können.
Windows-Anwendungen wurden so gestaltet, daß sie von Anwendern unterschiedlichster Plattformen (Computersystemen) und mit unterschiedlichen Fähigkeiten benutzt werden können. Zum Beispiel können Sie eine Anwendung auf mehrere verschiedene Arten starten. Sie können die Tastatur, die Maus oder beide zusammen benutzen. Sie können die Windows-Task-Leiste, die Office 97-Shortcut-Leiste oder den Windows-Explorer benutzen.
Um ein Programm unter Windows 95 zu starten, klicken Sie zunächst auf den Start-Button in der unteren rechten Ecke des Desktops (Bildschirms), und das Start-Menü erscheint. Deuten Sie mit dem Mauszeiger einfach auf die Wahl Programme, und ein Untermenü wird geöffnet, das sowohl die Programmgruppen als auch Programme, die nicht in den Gruppen sind, auflistet. (Wenn Sie die Maus bewegen, zeigt Windows eine hervorgehobene Markierung für die jeweilige Position des Mauszeigers an, so daß Sie die Befehle nicht anklicken müssen, um die Untermenüs anzuzeigen.) Bewegen Sie die Maus auf einen Programmnamen oder zuerst auf eine Programmgruppe und dann auf den Programmnamen im Untermenü der Programmgruppe. Wenn Sie das Programm gefunden haben, das Sie aufrufen wollen, wie z. B. Microsoft Word, klicken Sie auf die linke Maustaste, um das Programm zu öffnen. In Bild 2.1 sehen Sie, wie einfach Sie ein Programm öffnen können, indem Sie die Task-Leiste unten auf Ihrem Desktop benutzen. Diese Methode ermöglicht Ihnen, ein Programm mit zwei einfachen Mausklicks zu öffnen.
Abbildung 2.1: Benutzen Sie den Start-Button in der Task-Leiste, um ein Programm zu starten.
Ein Dokument auf dem Desktop von der Task-Leiste aus zu öffnen ist genauso einfach wie ein Programm von der Task-Leiste aus zu starten; wenn nicht noch einfacher. Sie führen dieselben Aktionen durch, wie beim Starten von Programmen. Klicken Sie auf den Start-Button, deuten Sie mit dem Mauszeiger auf den Ordner Dokumente (anstelle des Ordners Programme), deuten Sie auf das Dokument, das Sie öffnen wollen, und klicken Sie auf die linke Maustaste. Der Ordner Dokumente speichert die Namen der 15 zuletzt geöffneten Dateien, unabhängig davon, welches Programm Sie zur Erstellung benutzt haben. Diese Technik macht es einfach, Dokumente, die Sie häufig benutzen, rasch wieder herzustellen, selbst wenn Sie mehr als ein Programm benutzt haben (siehe Bild 2.2).
Abbildung 2.2: Benutzen Sie die Task-Leiste, um bereits existierende Dokumente innerhalb des Programms zu öffnen, in dem sie erstellt wurden.
Wenn Sie die Task-Leiste benutzen, um Dokumente zu öffnen, prüft Windows zunächst, ob das zugehörige Programm bereits gestartet wurde. Wenn das der Fall ist, wechselt Windows in die laufende Sitzung des zugehörigen Programms, und öffnet dann das Dokument, das Sie ausgewählt haben. Windows startet keine neue Sitzung für jedes neue Dokument, das Sie öffnen.
Wenn Sie es vorziehen, eine Baumstruktur zu verwenden, um Zugang zu Dateien zu erhalten, können Sie den Windows-Explorer verwenden, um die jeweiligen Dokumente in den Ordnern zu öffnen. Sie starten den Windows-Explorer genauso wie Sie andere Programme auch starten. Klicken Sie auf den Start-Button in der Task-Leiste, zeigen Sie auf den Ordner Programme, darin auf Windows-Explorer am unteren Ende des Untermenüs Programme, und klicken Sie dann auf die linke Maustaste. Nachdem Sie den Windows-Explorer geöffnet haben, können Sie den Baum benutzen, um den Unterordner oder Ordner, in dem die Dokumentendatei gespeichert wurde, die Sie öffnen wollen (siehe Bild 2.3), anzuwählen.
Abbildung 2.3: Benutzen Sie den Windows-Explorer, um Dateien aus Unterordnern oder Ordnern innerhalb einer Baumstruktur zu starten.
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Start-Button klicken und aus dem dann erscheinenden Shortcut-Menü Explorer auswählen, um den Explorer zu starten.
Die linke Seite des Explorer-Fensters zeigt eine Liste von Ordnern. Wenn direkt neben einem gelben Ordnersymbol ein Pluszeichen (+) zu sehen ist, enthält der Ordner Unterordner. Wenn Sie den Ordner aufmachen, erscheint ein Minuszeichen (-) neben dem Unterordner, das anzeigt, daß Sie diesen Ordnerzweig auch wieder zusammenklappen können. Klicken Sie auf das Minuszeichen, um die Liste wieder zusammenzuklappen, so daß die Unterordner nicht länger zu sehen sind. Wenn Sie den Ordner erreicht haben, den Sie brauchen, klicken Sie auf den Ordner, um seinen Inhalt auf der rechten Seite des Fensters anzeigen zu lassen.
Suchen Sie das Dokument, das Sie öffnen wollen in der rechten Seite des Explorer-Fensters, und doppelklicken Sie auf den Dateinamen, um in das Programm zu wechseln bzw. es zu öffnen, wobei das Dokument gleichzeitig geöffnet wird.
Wenn Sie daran gewöhnt sind, die Symbolleiste Office Manager in der Version 4.0 von Office oder die Office-95-Shortcut-Leiste zu verwenden, wollen Sie vielleicht auch die Microsoft-Office-97-Shortcut-Leiste verwenden, um ein Dokument zu starten. Wenn die Shortcut-Leiste nicht angezeigt wird, können Sie sie genauso anzeigen lassen, wie Sie ein Programm starten. Klicken Sie auf den Start-Button in der Task-Leiste, deuten Sie mit dem Mauszeiger auf den Ordner Programme, dann auf den Ordner AutoStart, dann auf das Symbol für die Microsoft-Office-Shortcut-Leiste, und klicken Sie darauf. Die Shortcut-Leiste wird als eine Reihe von Schaltflächen oben auf Ihrem Desktop angezeigt.
Sie können auch von der Windows-Task-Leiste aus ein neues Dokument starten oder ein existierendes Dokument öffnen. Wenn Sie auf den Start-Button klicken, sehen Sie oben am Menü die Befehle Neues Office-Dokument und Office-Dokument öffnen.
Abbildung 2.4: Wählen Sie die Dokumentenart, die Sie erstellen wollen, im Dialogfeld Neues Office-Dokument.
Um ein neues Dokument zu starten, benutzen Sie die Office-97-Shortcut-Leiste, wie im folgenden beschrieben:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Office-Dokument in der Shortcut-Leiste von Office 97. Das Dialogfeld Neu erscheint.
Sie müssen noch nicht einmal wissen, welches Programm Sie benutzen wollen; Sie bestimmen einfach den Dokumenttyp, den Sie erstellen wollen, und Microsoft Office startet das Programm. Der Assistent oder die Vorlage, die Sie gewählt haben, wird ebenfalls geöffnet. Bild 2.5 zeigt das Programm Microsoft Word mit der geöffneten Vorlage Geschäftsbrief, in die Sie Ihren Brief schreiben können. Sie folgen den Anweisungen, um Informationen in Ihrem Brief aufzunehmen.
Abbildung 2.5: Die Vorlage Geschäftsbrief ist geöffnet, und Sie können mit Ihrem Brief beginnen.
Wenn ich auf einen Namen im Explorer doppelklicke, öffnet sich die Datei nicht, und ich sehe einen Rahmen um den Dateinamen herum.
Wenn Sie nicht schnell genug doppelklicken, interpretiert Windows die Aktion als zwei einzelne Mausklicks. Der erste Klick wählt den Dateinamen aus, und der zweite Klick bringt Sie in den Bearbeiten-Modus, so daß Sie den Dateinamen ändern können. Sie können die Datei umbenennen, wenn dieser Rahmen um den Dateinamen herum zu sehen ist (geben Sie einfach einen neuen Dateinamen ein). Wenn Sie die Datei öffnen wollen, doppelklicken Sie schneller, oder vergewissern Sie sich, daß sich der Mauszeiger auch auf dem Symbol links vom Dateinamen befindet, wenn Sie doppelklicken. Sie können auch auf die rechte Maustaste klicken und in dem erscheinenden Shortcut-Menü Öffnen auswählen.
Die Office-97-Shortcut-Leiste auf dem Windows-95-Desktop ermöglicht Ihnen nicht nur, ein Programm zu starten, sondern auch ein neues Dokument zu starten, ein bereits existierendes zu öffnen oder die Anwendung LexiROM Mini aufzurufen. Sie können die Microsoft-Office-Shortcut-Leiste anpassen, indem Sie Ihre eigenen Schaltflächen hinzufügen. Sie können sogar mehrere Symbolleisten verwenden.
Um die Shortcut-Leiste anzuzeigen, klicken Sie auf den Start-Button innerhalb der Task-Leiste, und wählen Programme, AutoStart, Microsoft-Office-Shortcut-Leiste. Klicken Sie dann einfach auf die Schaltfläche innerhalb der Shortcut-Leiste, die die Aufgabe repräsentiert, die Sie erfüllen wollen, und Microsoft führt Sie zu dem Programm, das mit dieser Aufgabe verbunden ist. Wenn Sie z. B. Neue Kontakte wählen, öffnet Microsoft Ihre Outlook-Datei im Outlook-Programm, und führt Sie zum Dialogfeld Kontakte, damit Sie Ansprechpartner/Kontakte hinzufügen können (siehe Bild 2.6). In Kapitel 45 lernen Sie, wie Sie die Funktionen von Microsoft Outlook verwenden.
Abbildung 2.6: Geben Sie den ersten Namen des Kontakts ein, den Sie hinzufügen wollen, und bewegen Sie sich durch das Fenster, indem Sie die (Tab)-Taste benutzen.
Es gibt zehn voreingestellte Schaltflächen in der Shortcut-97-Leiste (Sie können die Schaltflächen verändern, hinzufügen oder entfernen). Die voreingestellten Schaltflächen auf der Shortcut-Leiste sind folgende:
Tabelle 2.1: Office-97-Shortcut-Leiste
Sie können die Office-97-Shortcut-Leiste verwenden, um auf zweierlei Arten zwischen Programmen zu wechseln. Sie können die Task-Leiste auch benutzen, um sich zwischen Programmen zu bewegen. Sie können eine Schaltfläche innerhalb der Shortcut-97-Leiste anklicken, um ein Programm zu starten oder in ein Programm zu wechseln und um ein bestimmtes Dokumentfenster zu öffnen. Wenn Sie mehr als eine Symbolleiste im Register Symbolleisten anpassen markiert haben (siehe Kapitel 32 für weitere Informationen zum Anpassen von Symbolleisten), können Sie eine der Schaltflächen der Symbolleisten am Ende der Shortcut-Leiste anklicken, um verschiedene Shortcut-Leisten anzuzeigen.
Wenn Sie mehr als eine Symbolleiste anzeigen wollen, klicken Sie auf die erste Schaltfläche der Shortcut-Leiste (die das Shortcut-Menü anzeigt), wählen Sie Anpassen, und klicken Sie auf das Register Symbolleisten.
Wählen Sie die Symbolleisten im Dialogfeld Diese Ordner als Symbolleisten zeigen (siehe Bild 2.7) und dann OK. Die Shortcut-Leiste von Microsoft Office wird dann eine neuen Satz von Schaltflächen für eine der Symbolleisten, die Sie auswählen, anzeigen. Es werden nicht alle Schaltflächen für alle Symbolleisten gleichzeitig angezeigt. Die Symbolleiste wird auch einen »Master«-Button für jede Symbolleiste anbieten, den Sie anklicken, um die Schaltflächen für die entsprechende Symbolleiste noch einmal anzuzeigen. Diese »Master«-Buttons erscheinen am linken Ende der Shortcut-Leiste.
Abbildung 2.7: Das Register Symbolleisten ermöglicht Ihnen, eine oder mehrere Symbolleisten anzuzeigen.
Um z. B. zur Office-Symbolleiste zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Office, die nun neben der Schaltfläche erscheint, die das Shortcut-Menü wie in Bild 2.8 anzeigt.
Abbildung 2.8: Die Microsoft-Office-Shortcut-Leiste zeigt Office-QuickInfos, die Zubehör-Symbolleiste und die Programmsymbole.
Wenn Sie die Shortcut-Leiste nicht länger sehen wollen, doppelklicken Sie auf die Schaltfläche Menü am äußersten linken Ende der Shortcut-Leiste. Dies ist der schnellste Weg, um die Shortcut-Leiste zu schließen. Sie können auch den Befehl Beenden im Menü Shortcut-Leiste wählen.
Abbildung 2.9: Auf das Menü-Symbol doppelzuklicken, ist der schnellste Weg, die Shortcut-Leiste zu schließen.
Ich kann die Shortcut-Leiste nicht finden, um sie zu starten.
Je nach Setup und wie die Programme angepaßt wurden, kann sich das Programm an unterschiedlichen Speicherplätzen befinden. Einer der üblichen Orte, wo Sie nach der Microsoft-Office-97-Shortcut-Leiste suchen können, nachdem Sie den Start-Button auf der Task-Leiste gewählt haben, ist das Menü Programme, das Microsoft-Office-Untermenü (innerhalb des Menüs Programme) oder das Autostart-Menü (innerhalb des Menüs Programme).
Ich möchte der Shortcut-Leiste gerne weitere Microsoft-Office-Programme hinzufügen. Von der Microsoft-Office-Shortcut-Leiste aus klicken Sie auf die Schaltfläche Shortcut-Leiste und wählen Anpassen. Klicken Sie auf das Register Schaltflächen, und wählen Sie die Anwendungen aus, die Sie hinzufügen wollen. Wählen Sie dann OK.
Ich kann keine QuickInfos für die Schaltflächen der Microsoft-Office-Shortcut-Leiste sehen. Vergewissern Sie sich, daß der Mauszeiger einen Moment länger über der Schaltfläche steht. Vielleicht müssen Sie die QuickInfo auch noch aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Shortcut-Leiste klicken, dann Anpassen wählen und dann das Register Ansicht. Hier kreuzen Sie QuickInfo zeigen an.
Ich sehe eine andere Symbolleiste als die im Buch abgebildete. Sie können viele verschiedene Symbolleisten für die Microsoft-Office-Shortcut-Leiste anzeigen lassen oder die Symbole in der Leiste verändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Shortcut-Leiste, wählen Sie Anpassen, und dann das Register Symbolleisten. Kreuzen Sie hier an, welche Symbolleisten Sie benutzen wollen. Um zu der in diesem Buch gezeigten Symbolleiste zurückzukehren, deselektieren Sie alle Optionen mit Ausnahme der Office-Symbolleiste.
Nachdem Sie mit Ihrer Arbeit innerhalb einer Anwendung fertig sind, möchten Sie sie vielleicht schließen, besonders wenn Ihr Computer nur einen begrenzten Arbeitsspeicher hat. Alle Windows-Programme, ob sie nun Microsoft-Office-Anwendungen sind oder nicht, lassen sich auf die gleiche Art und Weise schließen. Führen Sie dazu einen der folgenden Punkte aus:
Sie können eine maximierte oder minimierte Anwendung schließen, indem Sie die rechte Maustaste über dem Symbol der Anwendung in der Task-Leiste drücken und dann Schließen wählen.
Wenn Sie die Änderungen in Ihren Dokumenten nicht gespeichert haben, erscheint ein Dialogfeld, das Sie fragt, ob Sie die Änderungen in Ihren geöffneten Dokumenten speichern wollen. Sie wollen wahrscheinlich Ihre Dokumente sichern. Geben Sie den Namen der Datei und den Speicherort in das Dialogfeld Speichern unter ein.
Mit das Beste in Office 97 ist die Ähnlichkeit der verschiedenen Anwendungen. Nachdem Sie mit einem Programm umzugehen gelernt haben, sind das nächste und die weiteren Programme viel leichter zu erlernen.
Bild 2.10 zeigt eine Übersicht der Elemente auf dem Bildschirm. Jede Anwendung zeigt für gewöhnlich das Anwendungsfenster selbst und wenigstens ein Dokumentfenster an. Tabelle 2.1 beschreibt die gemeinsamen Elemente im Anwendungsfenster und im Dokumentfenster.
Abbildung 2.10: Der Bildschirm bietet viele Wahlmöglichkeiten, die Sie mit der Maus verändern können.
Tabelle 2.2: Gemeinsame Fenster-Funktionen bei Anwendungs- und Dokumentfenstern
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Funktion/Element |
Beschreibung/Gebrauch |
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Symbol der Anwendung |
Microsoft-Programm-Symbol in der oberen linken Ecke des Fensters. |
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Titelleiste |
Die Titelleiste ist dunkel, wenn das Fenster aktiv ist, und erscheint abgeblendet, wenn ein anderes Fenster aktiv ist. Die Farben mögen unterschiedlich sein, wenn Sie die Farben in der Systemsteuerung in Anzeige geändert haben. |
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Schaltfläche Minimieren |
Klicken Sie hier, um das Fenster auf Symbolgröße schrumpfen zu lassen. |
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Schaltfläche Maximieren |
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster so groß wie möglich anzuzeigen. |
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Schaltfläche Wiederherstellen |
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster zur letzten, kleineren Darstellungsgröße zurückzubringen. |
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Schaltfläche Schließen |
Ein X erscheint auf dieser Schaltfläche. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster zu schließen. |
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Menüleiste |
Klicken Sie auf eines der Wörter, um ein Menü auszuwählen, oder drücken Sie (Alt) und dann den unterstrichenen Buchstaben in den Menüs. |
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Fensterrand |
Eine dünne graue Linie, die ein Fenster umgibt, das nicht in voller Größe angezeigt wird. |
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Fensterecke |
Schraffierte Ecke unten rechts im Fenster. |
Sie können alle geöffneten Programme minimieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Platz innerhalb der Symbolleiste klicken und dann Alle Fenster minimieren wählen.
Eine der herausragenden Verbesserungen, die Microsoft beim 97er Upgrade von Word, Excel und PowerPoint erzielt hat, ist die größere Übereinstimmung der Symbole innerhalb der verschiedenen Office-97-Anwendungen. Obwohl einige Schaltflächen einzigartig für eine bestimmte Anwendung sind, sind doch viele Schaltflächen allen Anwendungen gemeinsam. Sie können nun in einer Anwendung mehr als eine Symbolleiste auswählen. Sie können die Symbolleisten auch anpassen, indem Sie Schaltflächen hinzufügen oder entfernen.
Um eine Symbolleiste anzuzeigen oder auszublenden, gehen Sie wie folgt vor:
Abbildung 2.11: Wenn Sie auf die rechte Maustaste innerhalb der Symbolleiste klicken, erscheint ein Menü, das die aktiven und verfügbaren Symbolleisten zeigt.
Wenn das Programm im Augenblick gar keine Symbolleisten anzeigt, wählen Sie Ansicht, Symbolleisten und dann die Symbolleiste(n), die Sie anzeigen wollen.
Microsoft-Access- und Microsoft-Outlook-Menüs und -Symbolleisten ändern sich entsprechend dem Programmteil, in dem Sie sich gerade befinden. Wenn Sie z. B. Access nur aufgerufen haben und das Datenbank-Fenster zu sehen ist, wird die Datenbank-Symbolleiste angezeigt. Wenn Sie ein Formular eingeben, wird die Symbolleiste Formularentwurf angezeigt, wenn Sie sich das Formular anschauen, wird die Symbolleiste Formularansicht angezeigt. Sie können den Namen der Symbolleiste(n) durch Klicken mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste erfahren, dann wird der Name, mit einem Häkchen versehen, angezeigt. In Bild 2.11 ist für Access nur die Datenbank-Symbolleiste verfügbar, und nur die Standard-Symbolleiste für Outlook.
Einige Symbolleisten werden automatisch angezeigt oder zeigen andere Schaltflächen, wenn Sie die Ansicht ändern. Word z. B. fügt eine Gliederungsansicht-Symbolleiste hinzu, wenn Sie in die Ansicht Gliederung wechseln. Excel fügt eine Diagramm-Symbolleiste hinzu, wenn Sie den Diagramm-Assistenten benutzen.
Wenn eine Symbolleisten-Schaltfläche abgeblendet erscheint, bedeutet das, daß die Schaltfläche im Augenblick nicht verfügbar ist. Wenn Sie sehen wollen, was eine Symbolleisten-Schaltfläche bewirkt, deuten Sie einfach mit dem Mauszeiger auf sie, bis eine gelbe QuickInfo erscheint, die die Schaltfläche beschreibt.
Vorsicht: Obwohl Sie jederzeit eine Symbolleiste von Access oder Outlook aufrufen können, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste klicken, Anpassen wählen, und dann innerhalb des Anpassen-Dialogfeldes im Register Symbolleisten die Symbolleisten, die Sie haben wollen, anklicken, ist das nicht unbedingt immer ein gute Idee. Denn die Symbolleisten ändern sich sowieso ständig, und es ist eher verwirrend, Schaltflächen zu haben, die Sie gar nicht benötigen. Wenn Sie zu viele Symbolleisten haben anzeigen lassen, wählen Sie Ansicht, Symbolleisten. Klicken Sie auf das Häkchen neben der Symbolleiste, die Sie nicht brauchen, um sie vom Bildschirm zu entfernen und das Untermenü zu schließen.
Zusätzlich zu den gemeinsamen Symbolleisten hat Microsoft auch die Menüs in den Microsoft-Office-Anwendungen überarbeitet, um auch eine ähnliche Anordnung der Befehle zu erreichen.
In allen Anwendungen befindet sich direkt unter der Titelleiste die Menüleiste. In den meisten Microsoft-Office- und Windows-Anwendungen beginnt die Menüleiste mit den Menüs Datei, Bearbeiten und Ansicht und endet mit den Menüs Fenster und Hilfe. Wenn sich der Mauszeiger über einem Menü befindet, ändert sich der Zeiger in einen weißen Pfeil. Um ein Menü aufzuklappen, klicken Sie auf den Menünamen. Wenn Sie die Tastatur verwenden wollen, drücken Sie (Alt) und den im Menü unterstrichenen Buchstaben. Wenn Sie ein Menü öffnen, erscheint eine Liste von Befehlen. Klicken Sie auf den Befehl, oder geben Sie den unterstrichenen Buchstaben ein. Wenn Sie auf die Menüauswahl deuten, zeigt die Statusleiste unten auf dem Bildschirm eine Beschreibung des Menüs oder des Befehls.
Wenn Sie zufällig ins falsche Menü gegangen sind, können Sie einen der folgenden Schritte durchführen.
Die Menüs der Windows-Anwendungen haben gemeinsame Symbole, die es Ihnen erleichtern, die Funktion des Befehls zu erfassen. Die Symbole umfassen Ellipsen, Pfeile, Häkchen und Aufzählungszeichen.
Jedes Menü ist durch horizontale Linien in Abschnitte unterteilt. Diese Abschnitte gruppieren üblicherweise ähnliche Befehle (wie z. B. Speichern, Speichern unter und Alles speichern) oder gruppieren Befehle, die sich gegenseitig ausschließen. Die folgende Liste beschreibt gemeinsame Menüsymbole:
Achten Sie auf die Shortcut-Befehlskombinationen auf der rechten Seite der Menüs für häufig benutzte Befehle.
Abbildung 2.12: Ein Pfeil auf der rechten Seite des Befehls zeigt an, daß ein anderes Menü folgt.
Abbildung 2.13: Die Auswahl Lineal ist mit einem Häkchen versehen, also aktiviert.
Schließlich gibt es noch einige Untermenüs, die eigentlich frei bewegliche Menüs sind, die Sie an jeden gewünschten Platz auf dem Bildschirm ziehen und sie dort lassen können. Wenn Sie eine Titelleiste oben auf einem Untermenü sehen, wie in Bild 2.14 gezeigt, können Sie die Untermenüs abreißen und an einen anderen Platz auf dem Bildschirm, den Sie besser finden, ziehen, so daß seine Wahlmöglichkeiten weiterhin verfügbar bleiben.
Abbildung 2.14: Sie können dieses Menü »abreißen« und es zu einem frei beweglichen Fenster auf dem Bildschirm machen.
Zusätzlich zu den verbesserten gemeinsamen Menüsymbolen hat Microsoft Menübefehle neu angeordnet, so daß sie in allen Anwendungen möglichst an derselben Stelle erscheinen.
Microsoft bietet Shortcut-Menüs für Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook. Um Zugang zu einem Shortcut-Menü zu erhalten, selektieren Sie das Element, das Sie ändern wollen, und klicken dann auf die rechte Maustaste innerhalb des selektierten Bereichs. Das Menü, das erscheint, zeigt Ihnen die Möglichkeiten, die für die Auswahl anzuwenden sind. Sie müssen nicht die ganze Menüleiste durchkämmen, um festzustellen, welcher Menüpunkt bei Ihrem Vorhaben betätigt werden kann.
Zusätzlich zu den Shortcut-Menüs für Symbolleisten hält Microsoft Shortcut-Menüs für markierten Text, Zeichnungen und grafische Objekte, Zeilen, Spalten und anderes bereit, abhängig von der Anwendung, in der Sie sich befinden. Bild 2.15 zeigt ein Beispiel für die Shortcut-Menüs für markierten Text oder ein markiertes Element in jeder der Anwendungen. Beachten Sie, daß die meisten Shortcut-Menüs über Ausschneiden, Kopieren und Einfügen verfügen, jedes Menü aber auch für die jeweilige Anwendung spezifische Menüpunkte aufweist.
Abbildung 2.15: Die Shortcut-Menüs für markierten Text beinhalten gleiche und unterschiedliche Menüpunkte für jede Anwendung.
Wie die Menüleisten-Menüs in Office-97-Anwendungen bieten Shortcut-Menüs nun auch Schaltflächen an, die den Menübefehlen entsprechen.
Wenn Sie einen Befehl mit einer Ellipse auswählen, erscheint ein Dialogfeld. Das Dialogfeld kann sehr einfach sein, mit nur einer Schaltfläche, wie z. B. OK, oder es kann viele Wahlmöglichkeiten haben. So wie die Menüs haben auch die Dialogfelder gemeinsame Symbole. Bild 2.16 zeigt ein Beispiel für zwei Dialogfelder.
Abbildung 2.16: Das Dialogfeld Drucken in Word und das Dialogfeld Zellen in Excel zeigen Funktionen von allen Dialogfeldern.
Dialogfelder ermöglichen Ihnen, die aktuellen Einstellungen eines Befehls anzusehen und zu verändern. Da die Funktionen immer mehr Optionsmöglichkeiten erhalten haben, hat Microsoft Register hinzugefügt (so ist z. B. das Register Schrift im Bild 2.16 innerhalb des Dialogfeldes Zellen ausgewählt). Klicken Sie auf ein Register, um in den jeweiligen Bereich des Dialogfeldes zu gelangen. Manchmal wollen Sie vielleicht das dahinterliegende Dokument ansehen, bevor Sie eine Wahl innerhalb des Dialogfeldes treffen. Ziehen Sie die Titelleiste des Dialogfeldes, um das Dialogfeld wegzuschieben. Innerhalb eines Dialogfeldes klicken Sie auf ein Objekt, um es auszuwählen oder den Wert zu verändern. Innerhalb der Liste Schriftschnitt beispielsweise klicken Sie auf Kursiv, um kursiv auszuwählen. Innerhalb eines Dialogfeldes klicken Sie üblicherweise auf ein Element, geben einen Wert ein oder wählen aus einer Liste aus.
Microsoft hat in fast jedem Dialogfeldfenster oben rechts in der Ecke eine Hilfe-Schalftfläche (?) eingebaut. Wenn Sie Hilfe zu einem bestimmten Teil des Dialogfeldes benötigen, klicken Sie auf die Hilfe-Schaltfläche und deuten dann auf den Teil des Dialogfeldes, zu dem Sie Hilfe benötigen, und klicken wieder. Microsoft zeigt dann ein Pop-up-Hilfe-Fenster für diesen Bereich des Dialogfeldes. Diese Methode wird auch als kontextsensitive Hilfe bezeichnet.
Neben der Arbeit mit der Maus können Sie beim Selektieren innerhalb eines Dialogfeldes auch Tastaturbefehle benutzen:
Um ein Dialogfeld zu verlassen, ohne irgendeine Einstellung zu treffen, wählen Sie Abbrechen oder drücken (Esc). Um die Einstellungen anzuwenden, wählen Sie OK oder die Schaltfläche Schließen (oben rechts in der Ecke). In einigen Fällen müssen Sie die Schaltfläche Beenden anklicken, um Ihre Wahl zu speichern. Beachten Sie, daß einige Befehlsschaltflächen über Ellipsen verfügen (z. B. die Schaltfläche Optionen in Bild 2.16). Eine Ellipse zeigt an, daß ein anderes Dialogfeld erscheinen wird, wenn Sie diese Schaltfläche wählen.
Ich habe zufällig ein Menü oder eine Symbolleiste ausgewählt.
Wenn Sie sich immer noch in einem Menü befinden, klicken Sie auf ein anderes Menü oder drücken Sie (Alt), um das Menü zu verlassen. Wenn Sie sich innerhalb eines Dialogfeldes befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen (X) oder drücken Sie (Esc). Wenn Sie Text oder eine Grafik verändert haben, klicken Sie auf Rückgängig oder drücken Sie (Strg)+(Z). Wenn Sie ein anderes Programm gestartet haben, klicken Sie auf Schließen (X).
Ein Menü oder eine Auswahl innerhalb eines Dialogfeldes funktioniert nicht bzw. erscheint abgeblendet. Die Auswahl ist unter Umständen nicht verfügbar. Das Wichtigste ist, zuerst ein Element zu markieren, bevor Sie es ändern können. Zum Beispiel können Sie nicht Bearbeiten, Kopieren wählen, solange Sie nichts markiert haben.
Wenn Sie in einer Anwendung mit all den neuen Funktionen von Microsoft Office für Windows 95 arbeiten, finden Sie vielleicht, daß Ihr Bildschirm viel zu voll ist. Wenn dem so ist, können Sie wählen, ob Sie Elemente im Programmfenster, die Microsoft-Shortcut-Leiste oder sogar die Task-Leiste ausblenden wollen.
Um zu sehen, welche Aktion sich hinter einem Bildschirmelement verbirgt, drücken Sie (Umschalt)+(F1), oder klicken Sie auf Hilfe, und wählen Sie Was ist das?. Klicken Sie dann auf das Bildschirmelement, für das Sie eine Hilfestellung benötigen. Eine Pop-up-Erklärung wird daraufhin erscheinen.
Die meisten Anwendungen in der Microsoft-Office-Produktfamilie verfügen über die Menüs Ansicht und Extras. Sie beginnen mit diesen Menüs, wenn Sie das Aussehen des Bildschirms ändern wollen.
Wenn Sie beschlossen haben, das Aussehen Ihres Bildschirm zu ändern, fangen Sie am besten mit dem Menü Ansicht an. So können Sie zum Beispiel in jedem der Programme wählen, ob Sie die Symbolleisten verbergen oder andere Symbolleisten anzeigen wollen. Sie wählen einfach Ansicht, Symbolleisten, und ein Untermenü erscheint (siehe Bild 2.17 mit einem Excel-Beispiel) und listet die in der Anwendung verfügbaren Symbolleisten auf. Ein Häkchen neben einer Symbolleiste zeigt an, das sie aktiv ist. Klicken Sie, um das Häkchen zu entfernen und die Symbolleiste zu verbergen. Um eine Symbolleiste wieder anzeigen zu lassen, wählen Sie Ansicht, Symbolleisten und klicken dann auf den Namen der Symbolleiste. Das Häkchen zeigt an, daß die ausgewählte Symbolleiste wieder erscheint..
Abbildung 2.17: Die Wahl Symbolleisten im Menü Ansicht der Microsoft-Office-Anwendungen zeigt Symbolleisten an oder verbirgt sie.
In Word und Excel können Sie auch Ansicht, Ganzer Bildschirm benutzen, um alle Symbolleisten, die Statusleiste und andere Bildschirmelemente zeitweise zu verbergen und so einen maximalen Arbeitsbereich zu erhalten. Um zur normalen Ansicht zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Ganzer Bildschirm schließen in der kleinen, noch gebliebenen Symbolleiste.
Da es in Access so viele Symbolleisten gibt, die in der Regel auch automatisch erscheinen sollen, sobald Sie in einen anderen Programmteil wechseln, seien Sie vorsichtig, wenn Sie Ansicht, Symbolleisten wählen, um manuell die anzuzeigenden Symbolleisten zu ändern.
Sie können Extras, Optionen wählen (und dann im allgemeinen das Register Ansicht), um die Ansicht der Fensterelemente wie z. B. die Statusleiste, die Bildlaufleisten und in Excel die Formelleiste, Zeilen- und Spaltenköpfe und Register von Arbeitsmappen zu verändern. Wenn Sie Extras, Optionen wählen, öffnet sich das Dialogfeld Optionen. Sie können dann spezifische Optionen aktivieren, indem Sie auf die Option klicken, die Sie auswählen wollen. Bild 2.18 zeigt das Register Ansicht des Dialogfeldes Optionen von Word und Excel.
Abbildung 2.18: Ändern Sie die Optionen, indem Sie sie mit einem Mausklick ein- oder ausschalten.
Sie haben vielleicht beschlossen, die Ansicht Ihres Dokuments zu ändern, um es besser bearbeiten zu können. Bei den meisten Microsoft-Office-Anwendungen gibt es eine Option in der Standardsymbolleiste, die Zoom heißt. Sie können auch den Befehl Zoom im Menü Ansicht verwenden. Wenn Ihr Dokument nicht auf den Bildschirm paßt, wollen Sie es vielleicht kleiner machen, um zu sehen, wieviel Platz es auf der Seite beansprucht. Manchmal wollen Sie Ihr Dokument vielleicht auch vergrößern, um Details besser erkennen zu können. In beiden Fällen können Sie die Ansicht verändern, indem Sie die Schaltfläche Zoom oder den Befehl Zoom im Menü Ansicht verwenden. Bild 2.19 zeigt ein Dokument in Word mit ausgewähltem Zoom-Modus Seitenbreite.
Abbildung 2.19: Zoomen Sie sich heraus, um mehr von einer Seite sehen zu können.
In Excel können Sie eine Zeile (oder einen Bereich) von Spalten markieren und dann auf die Schaltfläche Zoom klicken und Markierung wählen, um alle Spalten Ihrer Auswahl anzeigen zu lassen.
Sie können sich die Microsoft-Office-Shortcut-Leiste anzeigen lassen und sind dann vielleicht völlig frustriert über den ganzen Wust, den Microsoft dem Bildschirm hinzufügt. Es ist zwar praktisch, die Shortcut-Leiste zu benutzen, aber es kann wichtiger sein, mehr von der Arbeitsfläche zu sehen. Eine der neuen Funktionen der Shortcut-Leiste ist der Befehl Automatisch im Hintergrund. Wenn Sie die Shortcut-Leiste anzeigen lassen wollen, während Sie in einem anderen Teil des Bildschirms arbeiten, aber verbergen lassen wollen, während Sie in einer Anwendung arbeiten, müssen Sie Automatisch im Hintergrund aktivieren. Um den Befehl Automatisch im Hintergrund für die Shortcut-Leiste verfügbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
Um die Symbolleiste zu verbergen, können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Windows-Task-Leiste klicken, dann mit der linken unter dem Menüpunkt Eigenschaften auf den Befehl Automatisch im Hintergrund und mit OK bestätigen.
Um zu sehen, wie diese Methode arbeitet, gehen Sie mit dem Mauszeiger in Ihren Arbeitsbereich und klicken Sie, um das Anwendungsfenster zu aktivieren. Ziehen Sie den Zeiger zurück auf die Shortcut-Leiste und dann wieder in Ihren Arbeitsbereich. Wenn Sie zurück in den Arbeitsbereich gehen, verschwindet die Shortcut-Leiste. Wenn Sie den Zeiger in die Ecke des Bildschirms ziehen, wo die Shortcut-Leiste angesiedelt ist, erscheint sie wieder. Siehe Bild 2.20 und 2.21, um die Bildschirme zu vergleichen.
Abbildung 2.20: Sowohl die Shortcut-Leiste als auch die Statusleiste sind sichtbar.
Abbildung 2.21: Sowohl die Shortcut-Leiste als auch die Statusleiste sind verborgen.
Ich habe meine Symbolleisten verloren. Wie bekomme ich sie wieder zurück?
Sie haben vielleicht unbeabsichtigt mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste geklickt und sie dadurch im Shortcut-Menü ausgeschaltet. Um Symbolleisten zurückzuholen, benutzen Sie die Befehle Ansicht, Symbolleisten und wählen die Symbolleiste, die Sie haben wollen.
Wenn Sie aus Versehen Ansicht, Ganzer Bildschirm in Word oder Excel gewählt haben, haben Sie alle Symbolleisten und die Statusleiste verloren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ganzer Bildschirm schließen, oder drücken Sie (Esc), um zur normalen Bildschirmansicht zurückzukehren. Sie können auch (Alt)+(V) eingeben, damit das Menü Ansicht (das in Word versteckt ist) erscheint, und geben dann (U) ein, um den Befehl Ganzer Bildschirm schließen zu wählen.
Ich kann andere Teile des Bildschirms nicht finden. Benutzen Sie die folgende Aufstellung, um Ihren Bildschirm wieder zur Normalansicht zurückzubringen.
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Bildschirmelement |
Wie Sie es zurückholen! |
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Geschriebenes |
Überprüfen Sie die Bildlaufleisten, um festzustellen, ob Sie sich außerhalb des geschriebenen Bereichs bewegen. Sie haben vielleicht auch Geschriebenes markiert und dann eine Taste gedrückt, die das Geschriebene ersetzt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig, um zu sehen, ob Sie den Text gelöscht haben. |
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Das gesamte Dokument |
Checken Sie das Menü Fenster, und wählen Sie den Namen des Dokuments. Wenn Sie das Dokument noch nicht gesichert haben, müssen Sie vielleicht jeden der vom Programm vorgegebenen Datei-Namen (z. B. Dokument3, Präsentation1) ausprobieren. |
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Die ganze Anwendung |
Überprüfen Sie die Task-Leiste, um festzustellen, ob das Programm minimiert wurde. Sonst müssen Sie die Anwendung noch einmal öffnen, indem Sie auf Start in der Task-Leiste klicken und dann Programme und den Namen der Anwendung wählen. |
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Irgendein Rand oder Element (Titelleiste, Schaltflächen Maximieren, Minimieren und Wieder-herstellen) des Dokumentfensters. |
Ziehen Sie an der Titelleiste oder wählen Sie Fenster, Alle anordnen. |
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Irgendeine Schaltfläche innerhalb einer Symbolleiste |
Ansicht, Symbolleisten, Symbolleiste auswählen und Zurücksetzen wählen |
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Statusleiste |
Extras, Optionen, Register Ansicht, Statusleisten-Kontrollkästchen |
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Bildlaufleisten |
Extras, Optionen, Register Ansicht, Kontrollkästchen Horizontale Bildlaufleiste und Vertikale Bildlaufleiste |
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Lineal (Word) |
Ansicht, Lineal |
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Formelleiste (Excel) |
Ansicht, Formeln |
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Zeilen- und Spaltenköpfe (Excel) |
Extras, Optionen, Register Ansicht, Zeilen- und Spaltenköpfe |
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Um Zeilen- und Spaltenköpfe an- oder auszuschalten, wählen Sie Datei, Seite einrichten, Register Tabelle und dann Zeilen- und Spaltenköpfe. | |
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Register Tabelle (Excel) |
Extras, Optionen, Register Ansicht, Register Tabelle |
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Absatz- und Tabulatorsymbole (Word) |
Um sie an- oder auszuschalten, klicken Sie auf die Schaltfläche einblenden/ausblenden (¶) in der Standardsymbolleiste. |
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Symbole (Word)/Grafiken (Word) |
Entfernen Sie das Häkchen unter Extras, Optionen, Register Ansicht, Platzhalter für Grafiken. |
Die Microsoft-Office-Anwendungen haben viele Gemeinsamkeiten. Alle Anwendungen haben z. B. wenigstens ein Dokumentfenster, eine Menüleiste, Symbolleisten und Statusleisten. Jedoch hat jede Microsoft-Office-Anwendung einen anderen Schwerpunkt und verschiedene Arten von Arbeitsbereichen.
Der Arbeitsbereich von Word 97 ist das Dokument (siehe Bild 2.22). Das Dokumentfenster sieht aus wie ein weißes Blatt Papier, auf das Sie schreiben können. Wenn Ihre Eingabe den Rand erreicht, wird der Text automatisch in die nächste Zeile umgebrochen. Der Focus von Word liegt auf der Textverarbeitung. Obwohl Sie auch Zahlen und Daten in Word-Dokumenten plazieren können, ist die Stärke von Word die Möglichkeit, Textdokumente wie z. B. Briefe, Memos und Berichte zu formatieren. Dabei ist Ihr Dokument keinen Längengrenzen unterworfen.
Abbildung 2.22: Text wird in einem Word-Dokument automatisch umbrochen.
Der Arbeitsbereich von Excel 97 ist ein Gitternetz von Spalten und Zeilen, die Arbeitsblatt genannt werden und ähnlich aussehen wie eine Tabelle (siehe Bild 2.23). Das Excel-Dokument heißt Arbeitsmappe und stellt einen Sammlung von Arbeitsblättern und/oder Diagrammen dar. Der Focus von Excel ist eine Zelle, die die Verbindung zwischen Zeile und Spalte darstellt. Alle Daten müssen in diese Zellen eingegeben werden. Obwohl Sie auch Textfelder anlegen können, ist es besser, lange Textpassagen Word zu überlassen. Die Stärke von Excel ist die Möglichkeit, Zahlen zusammenzufasssen und zu analysieren. Excel verfügt außerdem über bedeutende Diagramm-Möglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen, viele verschiedene Arten von Torten-, Balken-, Spalten- und Liniendiagrammen zu erstellen.
Abbildung 2.23: Eine der Stärken von Excel ist seine Fähigkeit, mit Zahlen zu arbeiten und Formeln zu erstellen.
Ein Excel-Arbeitsblatt hat 256 Spalten (die durch Buchstaben von A bis IV benannt werden) sowie 65.635 bezifferte Zeilen. Jede Zelle wird durch den Buchstaben der Spalte und die Ziffer der Zeile benannt. E6 beispielsweise, ist die Zelle in der fünften Spalte und sechsten Zeile. Eine Excel-Arbeitsmappe kann verschiedene Blätter beinhalten. Jedes Blatt hat wiederum 256 Spalten und 65.635 Zeilen.
Das Hauptanwendungsbereich von PowerPoint 97 liegt auf der Folie (siehe Bild 2.24). PowerPoint wird vorwiegend zum Erstellen von Präsentationen benutzt. Sie können Folien für Overhead-Projektoren, für Dias oder für Präsentationen am Computer erstellen.
Abbildung 2.24: Die Stärken von PowerPoint liegen im Erstellen von Präsentations-Folien, die Ihre Ideen wiedergeben.
Jeder Folie sind Objekte zugeordnet, die einen Titel, durch Punkte hervorgehobene Inhalte, anderen Text oder Grafiken beinhalten können. Um ein Objekt zu bearbeiten, müssen Sie es zunächst markieren.
Sie können PowerPoint-Folien auf verschiedene Arten anzeigen lassen. Die Gliederungsansicht zeigt die Titel aller Folien in einem Listenformat mit den zugewiesenen, durch Punkte hervorgehobenen Elementen. Die Folienansicht (die Normalansicht) zeigt immer nur eine Folie auf einmal. Die Ansicht Foliensortierung zeigt mehr als eine Folie auf einmal. Die Ansicht Notizblatt ermöglicht Ihnen, für jede Folie Notizen einzugeben.
Das Hauptaugenmerk von Access liegt auf der Datenbank-Tabelle (siehe Bild 2.25). Die Tabelle ist ein Zeilen- und Spaltenformat ähnlich dem des Excel-Arbeitsblattes. Die Anzahl der Zeilen und Spalten verändern sich jedoch je nach Tabelle.
Abbildung 2.25: Ein Haupt-Feature von Access ist die Tabelle.
Jede Zeile in der Tabelle ist ein Eintrag von Informationen über eine Person, einen Ort oder eine Sache. Jede Spalte in der Tabelle ist ein Feld, das eine Informationseinheit zu dem Eintrag, z. B. Nachname, Telefonnummer, Menge oder Preis angibt. Da es sich bei Access um eine relationale Datenbank handelt, können Sie zahlreiche Tabellen durch ein related field verbinden.
Wie auch in Excel, geben Sie Informationen in die Verbindung einer Zeile und einer Spalte oder in ein spezifiziertes Feld innerhalb eines Eintrags ein.
Abfragen ermöglichen Ihnen, einen Teil der Tabelle oder der verbundenen Tabellen (siehe Bild 2.26) zu zeigen. Abfragen sind in Zeilen und Spalten organisiert und beinhalten die gleichen Informationen wie eine Tabelle (oder Zusammenfassungen und Berechnungen, die auf Daten in der Tabelle basieren). Sie können die Abfrage benutzen, um den Namen und die Telefonnummer aller Kunden in Niedersachsen zu finden, um eine Kundentabelle mit einer Angebotstabelle zu verknüpfen oder die Umsätze jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters festzustellen.
Abbildung 2.26: Eine Access-Abfrage kann nur die Felder und Einträge anzeigen, die Sie sehen wollen, oder auch verschiedene Datenbank-Tabellen verknüpfen.
Formulare ermöglichen es Ihnen, Informationen in eine Tabelle einzugeben oder aus einer Tabelle oder Abfrage anzusehen (siehe Bild 2.27). Ein Formular ist üblicherweise so organisiert, daß auf jeder Seite ein Eintrag zu sehen ist, obwohl Sie manchmal, der Übersicht halber, vielleicht lieber mehrere Einträge auf einmal darstellen möchten, dafür aber nur einige der verfügbaren Felder jedes Eintrags. Die Felder einer Tabelle oder Abfrage erscheinen über die ganze Seite verteilt. Formulare können mehr als eine Tabelle oder Abfrage enthalten und im Zeilen- und Spaltenformat aufgebaut sein.
Abbildung 2.27: Ein Access-Formular macht es einfach, Daten einzugeben.
Berichte werden verwendet, um eine Liste oder eine Zusammenfassung von Informationen aus Tabellen oder Abfragen zu drucken. Access macht es Ihnen leicht, einen Bericht zu erstellen, indem Sie den Assistenten Bericht (siehe Bild 2.28) benutzen, der Ihnen bei dem Vorgang behilflich ist. Berichte haben üblicherweise ein Tabellenformat, können aber auch halbe und ganze Zeilen beinhalten. In einigen Fällen können Berichte auch als Etiketten ausgegeben werden.
Abbildung 2.28: Sie können Berichte mit dem Bericht-Assistenten erstellen.
Alle verbundenen Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte sind in einer Datei angeordnet, die Datenbank genannt wird. Zugang zu den verschiedenen Teilen der Datenbank wird über das Datenbankfenster ermöglicht, das Register von Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichten, Makros und Modulen anzeigt (siehe Bild 2.29). Wenn Sie auf ein Register klicken, erscheint der entsprechende Teil der Datenbank. Wenn Sie z. B. auf das Register Formulare klicken, erscheint eine Formularliste. Um die Information in einer Datenbank zu bearbeiten, gehen Sie in die entsprechende Tabelle, Abfrage oder in das Formular und bearbeiten dann ein Feld oder fügen Informationen hinzu.
Abbildung 2.29: Das Datenbankfenster ist das Kontrollzentrum einer Datenbank, und ermöglicht Ihnen, in jedes Objekt zu gelangen.
Die Stärke von Access ist seine Fähigkeit, Informationen zu finden, aufzunehmen, auszugeben und zu verknüpfen. Die Menge und Art der Informationen, die Sie in Access verwalten können, ist bedeutend größer als in Excel, das ebenfalls über Datenbankeigenschaften verfügt.
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