Mehrere Software-Produkte eines Herstellers zu kombinieren und sie zusammen als neues Produkt zu verkaufen, ist nichts Neues. Software-Bundles sind schon seit Jahren zu haben. Was aber neu ist, ist die hundertprozentige Abstimmung der Software-Programme aufeinander. Abstimmung heißt nicht nur, daß man zwischen den Anwendungen hin- und herwechseln kann, und auch nicht, daß man eine Anwendung hat, die angeblich die Möglichkeiten von vieren bietet, das aber nicht leisten kann.
Bei sogenannten Office-Paketen liefern führende Software-Hersteller die Hauptanwendungen für jede Büroarbeit, wie z. B. eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation, eine Datenbank und ein Grafikpräsentationsprogramm. Bei den Hauptanwendungen handelt es sich um die Testsieger ihrer Kategorie. Die Hersteller fügen diesen Hauptanwendungen einige zusätzliche Anwendungen hinzu, wie z. B. eine E-Mail-Funktion, die Möglichkeit, Diagramme darzustellen, ein persönliches Informationsmanagement sowie ein Organisationsprogramm, und bieten das gesamte Produktpaket zu einem extrem wettbewerbsfähigen Preis an. Tatsächlich kostet ein derartiges Paket etwa das, was ein einzelnes Textverarbeitungsprogramm vor einigen Jahren gekostet hätte.
Mit Microsoft Office 97 bringt Microsoft seine Vision einer Produktfamilie eine Ebene weiter. Durch die Verbesserungen von Office 95 sehen die Anwendungen nicht nur ähnlicher aus, sondern arbeiten auch auf ähnliche Weise zusammen. Dies vermindert die Lernanstrengungen, verbessert die Produktivität des Benutzers und sorgt dafür, daß die Werkzeuge der Produktfamilie noch schneller intgriert werden können. Office 97 bietet neue Möglichkeiten des Daten- und Dokumentenaustauschs, noch bessere Kommunikationswerkzeuge sowie Internet- und Intranetzugriff und Publishing-Möglichkeiten.
So wie bei den vorherigen Office-Versionen können Sie auch in Office 97 wählen, welche Komponenten Sie auf Ihrem System installieren wollen, je nach Ihrem Verwendungszweck und dem verbleibenden Festplattenspeicher. Office 97 umfaßt die folgenden Komponenten, aus denen Sie auswählen können:
Microsoft Outlook ist eine leistungsfähige neue Anwendung. Zusätzlich bieten Ihnen nicht nur alle Office-Anwendungen neue Funktionen, sondern auch das Zusammenspiel der Produkte untereinander ist optimiert worden.
Die neue Version von Office läuft unter Windows 95 oder Windows NT, wodurch Ihr Computer einfacher zu nutzen ist.
Die Windows-Task-Leiste (siehe Bild 1.1) ermöglicht Ihnen, sowohl Anwendungen als auch minimierte Anwendungen mit einem einfachen Mausklick zu starten. Die Schaltfläche Schließen X in der oberen rechten Ecke des Fensters erleichtert das Schließen von Dokumenten und Anwendungen. Wenn Sie eine Anwendung minimieren, indem Sie die Schaltfläche Minimieren _ benutzen, erscheint die Anwendungen minimiert als Rechteck in der Task-Leiste. Sie können der Windows-95-Oberfläche auch Shortcuts (Verknüpfungen) hinzufügen, mit denen Sie Office 97-Anwendungen starten können.
Abbildung 1.1: Ein einfacher Mausklick auf eine minimierte Anwendung öffnet das Anwendungsfenster.
Wenn Sie Office 97 installiert haben, bietet Ihnen das Windows-95-Startmenü die Befehle Neues Office-Dokument und Office-Dokument öffnen, so daß Sie ganz einfach Dokumente von allen Office-Anwendungen starten und öffnen können.
Unter Windows 95 und Windows NT können Sie Dateinamen mit bis zu 255 Buchstaben inklusive Leerzeichen benutzen. Dies erhöht die Flexibilität bei der Namensgebung und beim Wiederfinden der gespeicherten Dateien. Durch Windows 95 wurden auch einige Dateieigenschaften hinzugefügt, die Office 97 noch verbessert. Nun können Sie ganz schnell Ihre Dokument-Statistik einsehen, z. B. das Erstellungsdatum und die Anzahl der Wörter, sowie auch den Autor und spezielle Dokumentinformationen mit Ihrer Datei speichern. Direkt in das Standard-Datei-Dialogfeld eingebaute Suchmöglichkeiten helfen Ihnen, Ihre Datei aufgrund des Inhalts, des Speicherdatums oder anderer Dateieigenschaften wiederzufinden (siehe Bild 1.2).
Zudem hat Windows 95 die Kommunikations-Software Microsoft Exchange mit einbezogen, die es Ihnen ermöglicht, Ihr System mit anderen Nutzern via E-Mail (was Sie auch mit der neuen Office-Anwendung Outlook 97 erreichen können, die im Anschluß beschrieben wird), Fax und anderem zu verbinden. Zusätzlich bietet Windows 95 das DFÜ-Netzwerk, das Sie benutzen können, um sich direkt mittels Modem mit einem Internet-Service-Provider zu verbinden, wenn Ihr Computer nicht schon über das Netzwerk Zugang zum Internet hat. Office und seine Anwendungen bieten Ihnen viele Möglichkeiten, Ihr Word-Dokument, Ihre Excel-Arbeitsblätter, Ihre PowerPoint-Präsentationen oder Ihre Access-Berichte an Personen innerhalb und außerhalb Ihres Büros zu verschicken
Abbildung 1.2: Lange Dateinamen und Funktionen von Datei-Dialogfeldern helfen Ihnen, sich zu erinnern und Ihre Dokumente wiederzufinden.
Abbildung 1.3: Schicken Sie Ihre Dateien als E-Mail-Message-Anhang aus Office-Anwendungen heraus, wenn Microsoft Exchange, ein Windows-95-Feature, installiert ist.
(siehe Bild 1.3).
Office 95 hatte Schedule+ zu bieten, eine Anwendung, die es Ihnen ermöglichte, Ihre Termine zu verwalten, Aufgaben-Listen zu erstellen und Meetings mit Kollegen zu vereinbaren. Anstelle von Schedule+ bietet Office 97 eine neue Anwendung, Outlook 97, die eine unifizierte E-Mail-Adressen-Liste (die auch Faxnummern zum Schnellfaxen/Kurzwahlfaxen enthalten kann), Nachrichten-Management, Kalenderplanung und die Organisation von Meetings, Aufgaben-Listen-Verwaltung (siehe Bild 1.4), Journal- und Notizbuchfunktionen und mehr liefert.
Abbildung 1.4: Das Benutzen von Outlook 97 macht es leichter, E-Mails zu verschicken, Terminarbeiten zu erledigen, Termine zu vereinbaren und Aufgaben zu erfüllen.
In Office 97 wurden die Konsistenz zwischen Anwendungen genauso verbessert wie neue Funktionen hinzugefügt. Eine der augenfälligsten Änderungen ist das Look & Feel von Symbolleisten und Menüs. Die Menüleiste und die Symbolleisten erscheinen »flacher«, so daß Sie eine sich abhebende 3D-Markierung sehen, wenn Sie auf einen Befehl oder eine Schaltfläche deuten.
Wenn ein Menübefehl auch als Schaltfläche existiert, erscheint diese Schaltfläche vor dem Befehlsnamen im Menü. In dieser Office-Version können Sie sogar Shortcut-Menüs anpassen, die erscheinen, wenn Sie mit der rechten Maustaste ein Element auf dem Bildschirm anklicken. Die folgende Tabelle listet die wichtigsten Änderungen und neuen Funktionen auf, und sagt, was Sie tun müssen, um mit der Funktion zu arbeiten.
Tabelle 1.1: Änderung in Office 97
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Funktion |
Anwendung |
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Active Web ermöglicht Ihnen den Zugang zum Internet oder Intranet (Kapitel 35) von Office-97-Anwendungen aus mittels der Web-Symbolleiste. Active-Web-Features arbeiten mit Web-Browsern wie dem Internet Explorer 3.0 zusammen, die allerdings auch auf Ihrem System installiert sein müssen. |
Ansicht, Symbolleisten, Web |
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Hyperlinking ermöglicht Ihnen, farbig markierte Verknüpfungen (Hyperlink) in Dokumente einzufügen. |
Einfügen, Hyperlink oder auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen klicken (Kapitel 34) |
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Durch Web-Publishing-Möglichkeiten können Sie Ihre Office-Dokumente als ansprechend formatierte Internet- oder Intranet-Web-Seite darstellen. |
Datei, Als HTML speichern (in den meisten Anwendungen (Kapitel 35))
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Visual Basic für Anwendungen wurde aktualisiert und ist nun in Word (ersetzt WordBasic), Excel, PowerPoint und Access verfügbar. Diese Verbesserung macht es noch einfacher, eigene Business-Anwendungen zu erstellen. |
Extras, Makro, Visual BasicEditor (außer in Access) (Kapitel 33) |
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Office Sammelmappe 97 bietet neue Funktionen, wie z. B. die Vorschau von Ausdrucken von Sammelmappen-Dateien, das Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen, das Erstellen von leeren Abschnitten, basierend auf Dokumentvorlagen, und mehr. |
Start, Programme, Microsoft Sammelmappe |
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Kommentar ermöglicht es jedem Nutzer, besondere Anmerkungen innerhalb eines Dokuments hinzuzufügen. |
Einfügen, Kommentar (Kapitel 3) |
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Die Funktion des mehrfachen Rückgängig-Machen wurde nun auch in Excel und PowerPoint integriert (früher nur in Word möglich) |
Bearbeiten/Rückgängig |
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Mit Änderungen verfolgen werden Änderungen, die Sie oder andere am Dokument gemacht haben, optisch hervorgehoben. Dadurch können Sie auch später noch entscheiden, ob Sie diese Änderungen wirklich behalten wollen. Diese Funktion ähnelte der alten Überarbeiten-Funktion in Word |
Extras/Änderungen verfolgen/
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IntelliMouse ist eine neue Art von Maus, die Ihnen sowohl das herkömmliche Scrollen als auch das Verschieben des Desktops etc. erlaubt. |
Wenn IntelliMouse installiert ist, unterstützen Office-Anwendungen automatisch seine verschiedenen Funktionen. |
Abbildung 1.5: Der Office-Assistent ermöglicht Ihnen nicht nur, Hilfe zu bestimmten Themen aufzurufen, sonden gibt auch Tips und erlaubt, Fragen so zu formulieren, wie Sie sie auch stellen wollen.
Abbildung 1.6: Die Office-Sammelmappe 97 ermöglicht Ihnen nun, allen Abschnitten einer Sammelmappendatei Kopf- und Fußzeilen hinzuzufügen.
Microsoft widmet einen Teil seiner Web-Seiten Office, und gibt dort Tips, Tricks und mehr.
Zusätzlich zu den allgemeinen Verbesserungen in Office 97 wurde auch jedes einzelne Produkt der Produktfamilie verbessert.
Wenn Sie eine Online-Zusammenfassung der neuen Funktionen jeder einzelnen Anwendung aufrufen wollen, wählen Sie Hilfe, Inhalte und Index. Im Register Inhalt doppelklicken Sie auf das Buchsymbol vor Wichtige Informationen, dann auf das Seitensymbol mit dem Fragezeichen, um die Funktion auszuwählen, über die Sie Informationen haben möchten. Wenn Sie zum ersten Mal die neu gestaltete Hilfe-Funktion im Office-Assistenten sehen, zeigt sie möglicherweise ein Thema an, das mit Für Kunden, die... beginnt. Doppelklicken Sie auf dieses Thema, um eine Übersicht über die neuen Funktionen zu erhalten.
Microsoft Word 97 bietet zahlreiche kleinere und größere Verbesserungen gegenüber vorhergehenden Versionen. Zum Beispiel können Sie einem Word-Dokument einen Hintergrund oder ein Wasserzeichen (ein Bild, das auf jeder Seite wiederholt wird) hinzufügen, ganz einfach Initialbuchstaben einfügen und die Symbolleiste Tabellen und Rahmen benutzen, um das Formatieren Ihrer Tabellen und Rahmen besser kontrollieren zu können. Die folgende Tabelle führt einige der Verbesserungen von Word 97 auf und gibt Hinweise, wie Sie jede neue Funktion anwenden können.
Tabelle 1.2: Änderungen in Word 97
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Funktion |
Anwendung |
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AutoZusammenfassen erstellt eine abstrakte oder ausführliche Zusammenfassung einer Datei und plaziert sie in das aktuelle Dokument oder in ein neues. Sie können die Länge der Zusammenfassung mit der Länge des gesamten Dokuments vergleichen. |
Extras, AutoZusammenfassen
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Das Teilen von Dokumenten ermöglicht vielen Nutzern, zur gleichen Zeit ein Dokument, das in einem Netzwerk gespeichert wurde, zu öffnen und zu bearbeiten. |
Extras, Dokumente zusammenführen |
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Die Schaltfläche Nach Objekt durchsuchen auf der vertikalen Bildlaufleiste ermöglicht Ihnen, schnell zu Schlüsselbereichen eines Dokuments zu gelangen. |
Klicken Sie auf Nach Objekt durchsuchen (Kapitel 3) |
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Der Brief-Assistent (siehe Bild 1.7) hilft Ihnen, Ihre Briefe zu formatieren und Schlüsselinformationen hinzuzufügen und gewährleistet so, daß Ihre Briefe immer gleichmäßig und professionell aussehen und außerdem entsprechende Zusatzinformationen wie z. B. den Hinweis auf Anlagen enthalten. |
Extras, Brief-Assistent (Kapitel 5) |
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Lassen Sie sich die Dokumentstruktur in einem Ausschnitt auf der linken Seite Ihres Bildschirms anzeigen, um einen Überblick über den Aufbau (Überschriften) Ihres Dokuments zu erhalten. |
Ansicht, Dokumentstruktur, oder klicken Sie auf das Symbol Dokumentstruktur (Kapitel 5) |
Abbildung 1.7: Benutzen Sie den Brief-Assistenten, um perfekt aussehende Briefe zu erstellen.
Wie Word 97 bietet auch Excel 97 zahlreiche Verbesserungen gegenüber den Funktionen der vorhergehenden Version. Die folgende Tabelle beschreibt einige der bedeutenderen Verbesserungen in Excel 97 und sagt Ihnen, wie Sie die jeweilige Funktion anwenden.
Tabelle 1.3: Änderungen in Excel 97
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Funktion |
Anwendung |
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Bedingte Formatierung hilft Ihnen, Ihre Arbeitsmappe dynamischer und informativer zu machen. Sie können bestimmen, daß eine Zelle einen bestimmten Formatierungstyp bei einem Formelergebnis anzeigt, das Ihren Kriterien nicht entspricht, und einen anderen Formatierungstyp, wenn das Ergebnis Ihren Kriterien entspricht. |
Format, Bedingte Formatierung (Kapitel 12) |
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Das neue Funktion Arbeitsmappe zusammenführen erlaubt mehreren Nutzern gleichzeitig eine Arbeitsmappe im Netzwerk zu öffnen und das Dokument zu bearbeiten. |
Extras, Arbeitsmappe zusammenführen |
| Mit Änderungen verfolgen werden die von Ihnen und anderen Nutzern gemachten Änderungen hervorgehoben. Sie können später die Änderungen durchgehen und dabei akzeptieren oder die vorherige Variante wiederherstellen. Dies ähnelt der Funktion Überarbeiten in der Vorgängerversion von Word, die ebenfalls in Änderungen verfolgen umbenannt wurde. |
Extras, Änderungen verfolgen, Änderungen hervorheben (Kapitel 11) |
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Die verbesserte Funktion Externe Daten ermöglicht Ihnen, sowohl Access und andere Datenbanken auf Ihrem System als auch eine Internet- oder Intranet-Quelle abzufragen. |
Daten, Externe Daten, Neue Abfrage erstellen |
Bei der Überarbeitung von PowerPoint 97 verfolgte man zwei ganz bestimmte Ziele: zum einen seine Funktionen zu vereinfachen sowie beim Erstellen von Folien intuitiver vorgehen zu können und es zum anderen besser mit anderen Office-Anwendungen zusammenarbeiten zu lassen. Zusätzlich zu den vielen Einzelheiten, die in PowerPoint 97 verbessert wurden, finden Sie in der folgenden Tabelle eine Übersicht über die bedeutenden Verbesserungen:
Tabelle 1.4: Änderungen in PowerPoint 97
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Funktionen |
Anwendung |
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Die Symbolleiste Allgemeines erscheint automatisch, um Ihnen zu helfen, einen schnellen Zugang zu häufig benutzten Funktionen zu haben. |
ansicht, symbolleisten, allgemeines |
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Die Formatprüfung sieht Ihre Präsentation auf Orthographie und Übersichtlichkeit durch.
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Extras, Formatprüfung (Kapitel 20) |
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Wenn Sie eine Folie erstellen und danach weitere Folien einfügen wollen, um die Hauptpunkte der ersten Folie weiter auszuführen, benutzen Sie die Funktion Zusatzfolie hinzufügen. |
Extras, Zusatzfolie hinzufügen (Kapitel 18) |
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Wenn Sie eine Audioerklärung in Ihre Folien integrieren wollen, während die Präsentation abläuft, können Sie Ihre Erzählung automatisch Folie für Folie aufnehmen. |
Bildschirmpräsentation, Stimme aufzeichnen (Kapitel 20) |
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Um mehr Möglichkeiten zu haben, um durch Ihre Bildschirmpräsentation zu navigieren, fügen Sie Aktionsschaltflächen (siehe Bild 1.9) bei den gewünschten Schaltflächen hinzu. |
Bildschirmpräsentation, Aktionseinstellungen (Kapitel 20) |
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Erstellen Sie ein Benutzerdefinierte Animation, um eine bestimmte Kombination von Bildschirmpräsentations-Funktionen zu speichern, wie z. B. Animationsreihenfolge oder eine Folge von Folienübergängen. |
Bildschirmpräsentation, Benutzerdefinierte Animation (Kapitel 20) |
Abbildung 1.8: Sie können bestimmen, daß Excel-Zelleinträge auf Gültigkeit überprüft werden, um sicherzustellen, daß ein anderer Benutzer Ihres Arbeitsblattes keine Fehler macht.
Microsoft Access 97 präsentiert sich ebenfalls mit zahlreichen Verbesserungen, die in späteren Kapiteln dieses Buches näher beleuchet werden. Die folgende Tabelle beschreibt die wichtigsten Veränderungen von Access 97 und erklärt, wie Sie mit jeder Funktion arbeiten können.
Tabelle 1.5: Änderungen in Access 97
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Funktion |
Anwendung |
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Der Assistent zur Veröffentlichung im Web liefert umfassende Kontrollmöglichkeiten beim Konvertieren Ihrer Access-Information in eine dynamische Internet- oder Intranet-Seite, die auch Abfrageseiten, eine Home-Page, die die anderen Seiten vereint, und mehr umfaßt. Sie können eine konsistente HTML-Vorlage auf alle Seiten anwenden und die Seiten automatisch auf Ihren Web-Server schicken. |
Datei, Im HTML-Format speichern/... (Kapitel 35) |
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Verbesserte Gestaltungsfunktionen beinhalten die Möglichkeiten, Formulare mit mehreren Registern zu erstellen. Unterformular/-bericht werden ohne Visual Basic für Anwendungen geladen, wodurch Ihr System leistungsfähiger wird. | |
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Benutzen Sie ActiveX-Steuerelemente, um Ihre Berichte und Formulare zu verbessern und noch mehr Interaktivität zu erreichen. |
Extras, ActiveX-Steuerelemente |
Abbildung 1.9: Fügen Sie Ihren Präsentationsfolien ganz einfach Schaltflächen hinzu, damit Sie die Präsentation einfacher steuern können.
Das Ziel von Office 97 ist es, den Nutzern folgendes zu ermöglichen:
Viele der Hauptanwendungen werden weiterhin überarbeitet, um diese Ziele zu erreichen. Die daraus resultierenden Veränderungen der Menüs und Symbolleisten mögen Ihre Arbeit zunächst etwas verlangsamen, aber auf lange Sicht werden Sie zufrieden sein mit der verbesserten Nutzung und Effizienz der Anwendungen durch die gemeinsame Nutzerschnittstelle.
Ein ganz besonders erwähnenswerter Vorteil der gemeinsamen Nutzerschnittstelle zwischen den Anwendungen ist, daß Sie nach Erlernen einer Anwendung der Produktfamilie die Arbeitsgrundlagen für die anderen Anwendungen ebenfalls beherrschen. Bild 1.10 illustriert die Ähnlichkeit zwischen Excel- und Word-Menü- und -Symbolleisten. Beachten Sie bitte, daß Word über eine Menüoption Tabelle verfügt, wohingegen Excel eine Menüoption Daten hat. Obwohl es das Ziel ist, eine gemeinsame Nutzerschnittstelle zu liefern, wird trotzdem jede Anwendung bis zu einem bestimmten Grad einzigartig bleiben. Gemeinsame Schlüsselfunktionen wie z. B. Datei, Öffnen und Bearbeiten, Suchen/Ersetzen-Befehle jedoch werden in jeder Anwendung an der gleichen Stelle zu finden sein.
Abbildung 1.10: Menüs und Symbolleisten ähneln sich in den meisten MS-Office-Anwendungen.
Microsoft-Office-Anwendungen bieten Konsistenz, nicht nur was ähnliche Symbolleisten und Menüs angeht. Auch Dialogfelder, anpaßbare Funktionen und Arbeitsfunktionen sind ähnlich.
Microsoft Office bietet die Microsoft-Office-Shortcut-Leiste. Voreingestellt erscheint diese Symbolleiste entlang der rechten Seite des Windows 95-Desktops.
Abbildung 1.11: The Microsoft Office Short Bar provides easy access to opening and creating documents and Office Manager features.
Die Microsoft-Office-Shortcut-Leiste bietet schnellen Zugriff auf das Öffnen von Dokumenten und auf Funktionen des Office-Managers.
Sie können die Shortcut-Leiste für folgende Befehle und Aktionen benutzen:
Die Shortcut-Leiste stellt nur eine Möglichkeit von Microsoft Office dar, schnellen Zugang zu anderen Anwendungen zu erlangen. In jeder Microsoft-Office-Anwendung gibt es zusätzlich sogenannte OfficeLinks, also Schaltflächen von Symbolleisten oder Menüeinträge, die direkten Zugang zu wichtigen Funktionen von anderen Anwendungen ermöglichen. Zum Beispiel können Sie in ein Word-Dokument ein Excel-Arbeitsblatt einfügen, indem Sie einfach auf eine Schaltfläche innerhalb der Symbolleiste klicken. Wenn Sie das tun, wird Excel gestartet und bietet alle Funktionen von Excel für dieses eingebettete Arbeitsblatt (siehe Bild 1.12). Beachten Sie auch, daß Sie dazu Word nicht verlassen müssen. Die Menüs und Symbolleisten wandeln sich in die von Excel, sobald Sie das Arbeitsblatt bearbeiten. Tabelle 1.6 zeigt eine Zusammenfassung einiger Möglichkeiten, verschiedene Dokumente zwischen Anwendungen zu konvertieren.
Tabelle 1.6: Symbolleisten-Schaltflächen und Menüwahl zur Anwendungsübergreifenden Nutzung von Dateien durch Microsoft Office
Abbildung 1.12: Die Verbindungsmöglichkeit zwischen den Anwendungen erlaubt Ihnen, ein Excel-Arbeitsblatt in ein Word-Dokument einzufügen und das Arbeitsblatt unter Verwendung der Excel-Menüs und -Symbolleisten zu bearbeiten, ohne Word verlassen zu müssen.
Microsoft-Office-Produkte bringen verschiedene Möglichkeiten, Daten zwischen Anwendungen zu teilen.
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Methode |
Beschreibung |
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Kopieren |
Kopiert die Daten von einer Quellanwendung in die Zielanwendung unter Verwendung der Zwischenablage. |
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Verknüpfen |
Verknüpft eine Kopie der Daten des Quelldokuments mit dem Zieldokument (und sichert die Daten im Quelldokument). |
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Einbetten |
Bettet die Daten vom Quelldokument in das Zieldokument ein (und sichert die Daten im Zieldokument). |
Die Microsoft-Office-Anwendungen teilen sich die Daten ohne besonderen Aufwand. Wenn Sie z. B. eine Tabelle aus Excel oder Access in Word kopieren wollen, erhalten Sie eine Word-Tabelle, die alle Schriftarten und Formate von Excel und Access behält. Sie brauchen die Tabelle nicht neu zu formatieren, wie es bei einigen anderen Produkten der Fall ist.
Die Funktionen der Verknüpfen- und Einbettenvorgänge ziehen ihre Vorteile aus den OLE-Spezifikationen von Microsoft-Office. Verknüpfte Dokumente werden automatisch aktualisiert, wenn sich das Quelldokument ändert. Eingebettete Dokumente ermöglichen den Zugang zur Quellanwendung, obwohl die Daten in der Zielanwendung gespeichert werden. Jede Funktion hat ihre Vor- und Nachteile und dient einem bestimmten Zweck.
Office 97 dehnt das Teilen von Daten über die Integration vieler Anwendungen hinaus aus, indem es mit Microsoft Outlook 97 auch die Möglichkeit der Workgroup-Integration bietet (die mit Microsoft Exchange arbeitet). Nutzer können Dokumente, Arbeitsblätter, Präsentationen und Datendateien von der Quellanwendung aus verschicken. Verteiler können an Dateien angehängt werden, die Outlook dann an die Gruppe übermittelt oder nacheinander an jede Person verteilt.
Ein Schlüsselelement von Microsoft Office ist die Tatsache, daß bestimmte Quellen von mehr als nur einer Anwendung benötigt werden. ClipArt wird z. B. benötigt, um Textverarbeitungsaufgaben in Word, Arbeitsblattaufgaben in Excel und Grafikpräsentationsaufgaben in PowerPoint zu bewerkstelligen. Anstatt den Programmüberbau zu duplizieren, liefert Microsoft Office eine zusätzliche Anwendung, Microsoft Clip Gallery 3.0 (siehe Bild 1.13), die in allen Anwendungen benutzt werden kann. Das gleiche gilt für den Gebrauch einer Abfrage-Engine (um Ihre Daten abfragen zu können), eines Grafik-Tools und eines Zeichnen-Tools zum Erstellen von Organigrammen.
Abbildung 1.13: Microsoft Clip Gallery, eine der Zusatzanwendungen, die mit Microsoft Office ausgeliefert werden, kann von allen Anwendungen benutzt werden, um vorgezeichnete Grafiken einzufügen.
Anwendungen eine gemeinsame Sprache zu geben, ist das interessanteste Ziel von Microsoft Office. In der Vergangenheit hatte jedes Produkt eine andere Programmier- und/oder Makrosprache. Office 97 bietet nun eine gemeinsame Makroprogrammiersprache für alle Anwendungen: Visual Basic für Anwendungen (VBA). VBA benutzt OLE und kann anderen Anwendungen Tastenkürzel senden. Dadutch ist es möglich, einen Cross-Applikationsvorgang bzw. zwei Anwendungen parallel laufen zu lassen.
Die folgende Tabelle listet einige allgemeine Büroaufgaben auf und schlägt Anwendungs-Tools für die jeweilige Aufgabe vor:
Tabelle 1.7: Welche Anwendung für welche Aufgabe nehmen?
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Aufgabe |
Anwendung |
Hinweis |
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Briefe, Memos, Berichte, Referate erstellen |
Word |
Benutzen Sie Word für Projekte, die sehr viel Text beinhalten. |
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Budgets, Rechnungen, Einkommensaufstellungen, Statistiken erstellen |
Excel |
Benutzen Sie Excel für Projekte, die viel Zahlenmaterial und Berechnungen enthalten. |
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Access |
Alternativ können Sie Access für große Listen verwenden, wenn Sie nach sehr vielen Informationen suchen, und viele Berichte mit dem gleichen Datenmaterial erstellen. | |
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(Overhead-)Folien und Präsentationen erstellen |
PowerPoint |
Benutzen Sie PowerPoint für Präsentationen, wenn Sie Dias, Handzettel, oder Bildschirmpräsentationen erstellen wollen. |
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Mailing-Listen, E-Mail-Adressen und Faxnummern pflegen |
Word, Access, Excel oder Outlook |
Pflegen Sie Daten in Word, Access, Excel oder Outlook. |
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Erstellen Sie Mailings oder persönliche Dokumente |
Word |
Fügen Sie Daten von Mailing-Listen in Word ein, um persönliche Anschreiben, Broschüren und Etiketten zu drucken. |
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Erstellen Sie eine Tabelle mit Finanzdaten, die dann in einer Präsentation benutzt werden soll |
ExcelPowerPoint |
Erstellen Sie eine Tabelle in Excel.Betten Sie eine Tabelle in eine PowerPoint-Folie ein. |
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Senden Sie ein Dokument an eine Gruppe von Leuten, um ein Feedback zu bekommen, und erhalten Sie Antwort. |
Word, Excel, Access, PowerPointOulook |
Erstellen Sie ein Dokument, ein Spreadsheet, einen Bericht oder (eine) gewünschte Anwendung(en) Senden Sie die Datei(en) mit Hilfe der Verteiler-Funktion. |
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Zeichnen Sie Kundenkontakte auf, halten Sie Support-Anrufe fest, und bleiben Sie auf dem laufenden mit Formular-Management und anderen Funktionen, um Ihre Kontakt-Liste, einen Plan für Rückrufe etc. zu erstellen. |
AccessWordOutlook |
Erstellen Sie eine Kontakt-Datenbank in Access mit Tabellen für Kunden, Telefonanrufen, Projekten, Briefen und Korrespondenz. Erstellen Sie Formulare für die Dateneingabe. Optional können Sie auch Briefe (Berichte) direkt von Access aus drucken. Benutzen Sie Outlook-Kontakte. Optional können Sie Kontaktdaten von Kunden in Word einfügen und Follow-up-Formularbriefe von Word aus drucken. |
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Liefert Prüfungspfade zwischen Beleg-Spreadsheet-Daten und Jahresabschluß-Dokumenten. |
ExcelWord |
Erstellen Sie den Jahresabschlußbericht in Word. Verwenden Sie OLE, um die Daten aus Excel mit dem Word-Dokument zu verknüpfen. Wann immer die Spreadsheet-Daten verändert werden, wird auch das Jahresabschluß-Dokument automatisch aktualisiert. |
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Erstellen, drucken und verteilen Sie Abteilungs-Newsletter auf elektronischem Wege, indem Sie die Senden-Funktion von Exchange verwenden. |
Word |
Erstellen Sie einen Newsletter in Word. |
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Exchange |
Verteilen Sie einen Newsletter. | |
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Planen Sie Projekte mit Mitgliedern Ihrer Gruppe und anderen. |
Outlook |
Erstellen Sie eine Zu-Tun-Liste, weisen Sie dann die Aufgaben zu, und senden Sie automatisch Mitteilungen über Zusammenkünfte. |
Bei vier oder fünf so eng verbundenen Software-Anwendungen kann es schon einmal schwer werden, sich für ein Produkt zu entscheiden, das man benutzen will. Das beste ist, Sie probieren jede Anwendung aus, und erfahren selbst, über welche Stärken die Programme verfügen und welches für Ihre jeweilige Aufgabe an besten geeignet sind.
Benutzen Sie die Schaltfläche Start, Neues Office-Dokument in der Office-Shortcut-Leiste, und lassen Sie Office entscheiden, welche Anwendung Sie am besten benutzen sollten.
(c) 1997 Que
