So viel zu lernen, und so wenig Zeit ... Die meisten Firmen verlangen immer mehr von immer weniger Mitarbeitern – also auch von Ihnen. Software-Pakete enthalten mehr Funktionen, und die Zeitabstände zwischen den neuen Versionen werden kürzer und kürzer. Vermutlich sieht auch Ihr Beruf heute schon ganz anders aus als vor fünf Jahren. Das Informationszeitalter beschleunigt rasch die Entwicklungen, und man erwartet von Ihnen, daß Sie Schritt halten.
Dieses Buch verpackt so viele Informationen wie möglich auf so wenigen Seiten wie nötig. Viele andere Bücher erklären Ihnen auf der gleichen Anzahl Seiten wie dieses, wie man ein einzelnes Software-Produkt einsetzt. Dieses Buch vermittelt Ihnen komprimiert Wissen über ein ganzes Bündel von Programmen: dem Microsoft Office. Dazu gehören die Programme Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook sowie verschiedene Hilfsmittel. Zusätzlich zum Wissen um die einzelnen Programme erfahren Sie, wie man das Office-Paket im Team einsetzt.
»Special Edition Office 97« entstand in einem Autorenteam. Dieses Team besteht aus Office-Experten, die Erfahrungen in den verschiedensten Einsatzgebieten gesammelt haben – vom Software-Trainer bis hin zum Praxis-Profi. Dieses gesammelte Know-how ist die Grundlage für umfassende und kompetente Wissensvermittlung.
»Special Edition Office 97« ist die richtige Wahl für Anwender, die das Office-Paket zu Hause, im Büro, in der Ausbildung oder im Schulungsbereich einsetzen – prinzipiell also jeder, der Programme des Office-Pakets einsetzt und ab sofort einfach schneller zum Ziel kommen möchte.
Dieses Buch ist ideal für Sie, wenn Sie...
Wir gehen davon aus, daß Sie zwar Microsoft Windows 95 oder Windows NT kennen, aber mit Office noch keine größere Berührung hatten.
Dieses Buch behandelt Microsoft Office 97 sowohl unter Windows 95 als auch unter Windows NT 3.51 oder höher. Wenn Sie Microsoft Office 95 einsetzen, werden Sie feststellen, daß einige Funktionen denen der 97er Versionen ähneln, andere – besonders Dialoge und Menüs – zum Teil vollkommen anders sind. In diesem Fall können Sie natürlich auch die Funktionen z. B. von Outlook nicht verwenden – da einige Features in Office 95 nicht vorhanden sind. Die Bildschirmabbildungen wurden unter Windows 95 erstellt, daher werden Anwender von Windows NT 3.51 Unterschiede in der Optik feststellen.
Noch etwas zum Versions-Wirrwarr der Microsoft-Produkte: Die Programme im Office 95-Paket werden als Version 7 bezeichnet (z. B. Word 7), die Applikationen aus Office 97 inoffiziell als Version 8 (z. B. Excel 8).
Dieses Buch ist als Ergänzung zu der von Microsoft mitgelieferten Office-Dokumentation gedacht. Einsteiger werden die Schritt-für-Schritt-Anleitungen nützlich finden, Fortgeschrittene das Hintergrund-Know-how und die Fragen und Antworten zu schätzen wissen. Kurzum: Wir hoffen, es ist für jeden etwas dabei.
Noch ein Tip: Wenn Sie sich nach der Lektüre dieses Buches mit Office perfekt auskennen, steht Ihnen »Special Edition Office 97« noch stets als Nachschlagewerk zu Diensten!
Dieses Buch ist folgendermaßen aufgeteilt:
Teil I führt Sie in die Grundlagen von Office ein und bildet damit das Fundament, das Sie benötigen, um mit allen Office-Applikationen effektiv zu arbeiten. In den Kapiteln 1 bis 3 lernen Sie die Funktionen kennen, die alle Programme gemeinsam haben. Dadurch können Sie von Programm zu Programm wechseln, ohne jedesmal bei Null beginnen zu müssen. Kapitel 4 zeigt Ihnen, wie man mit Dateien und Arbeitsbereichen quer durch die Programme arbeitet. Der Teil I bereitet Sie somit auf Teil VI vor, in dem es um das Zusammenspiel der Programme geht. Wenn Sie Office noch nicht kennen und mit einer oder mehreren Applikationen aus dem Paket arbeiten möchten (oder müssen), sollten Sie Teil I somit unbedingt lesen.
Die Teile II bis V erleichtern Ihnen den Einstieg in Word 97, Excel 97, PowerPoint 97 und Access 97. Kapitel 5 bis 9 stellen Ihnen Word vor, Kapitel 10 bis15 behandeln Excel, die Kapitel 16 bis 21 präsentieren Ihnen PowerPoint-Grundlagen, die Kapitel 22 bis 27 führen Sie in Access ein. Wenn Sie bereits eine der Office-Anwendungen kennen und schnell den Einsteig in eines oder mehrere der anderen Programme finden wollen, sollten Sie diese entsprechenden Kapitel durcharbeiten. Auch wenn Sie noch keines der Programme kennen, kommen Sie bestimmt mit diesen Kapiteln zurecht.
Teil VI erläutert Ihnen einen der wichtigsten Gründe, Microsoft Office einzusetzen: Die Kapitel dieses Teils beschäftigen sich damit, wie die einzelnen Programme im gemeinsamen Einsatz arbeiten. Kapitel 28 zeigt Ihnen, wie Sie Daten mit Ausschneiden/Kopieren/Einfügen von einer zu anderen Anwendung transferieren. Kapitel 29 behandelt das Verknüpfen von Dateien innerhalb verschiedener Office-Anwendungen.
In Kapitel 30 lernen Sie, eine Präsentation zu erzeugen. Sie wechseln dazu zwischen den Fenstern, schlagen Informationen nach, schneiden Daten aus und fügen sie an anderer Stelle wieder ein. Sie erfahren, wie Sie mit den verschiedenen Fähigkeiten von Word, Excel und PowerPoint Präsentationen zusammenstellen.
Kapitel 31 zeigt Ihnen, wie Sie die Microsoft-Sammelmappe verwenden. Dabei lernen Sie, wie Sie verschiedene Dateien in einer Mappe zusammenfassen, um die Daten zu bearbeiten, zu verwalten oder zu drucken. Kapitel 32 zeigt Ihnen, wie Sie die Oberfläche, die Symbolleisten und die Menüs der Office-Anwendungen verändern. In Kapitel 33 lernen Sie VBA, das Visual Basic for Applications, kennen und erfahren, wie Sie damit wiederkehrende Funktionen in Anwendungen automatisieren.
Teil VII zeigt Ihnen, wie Sie das Internet, ein Intranet oder ein lokales Netzwerk dazu einsetzen, um effektiv mit einer Gruppe von Menschen zu kommunizieren – egal ob innerhalb der Firma oder weltweit. Kapitel 34 gibt einen Überblick darüber, wie Sie mit Hyperlinks Dokumente und Inhalte, z. B. im Internet, miteinander verbinden. Sie lernen, wie Sie normale Textdokumente zu Webseiten aufbereiten (Kapitel 35). In Kapitel 36 lernen Sie Outlook, das neue E-Mail-, Fax- und Zeitplanungsinstrument von Microsoft kennen. Kapitel 37 ist für diejenigen gedacht, die auch weiterhin Exchange und Schedule+ zur Kommunikation und Planung einsetzen möchten. Letztendlich lernen Sie in Kapitel 38, wie man die Produktivität innerhalb einer Arbeitsgruppe durch den Einsatz der Office-Funktionen erhöhen kann.
Die Office-Produkte können Sie sowohl mit der Tastatur als auch mit der Maus bedienen. Dazu müssen Sie entsprechende Tasten drücken oder mit der Maus in die Menüleiste bzw. auf die entsprechenden Schaltflächen klicken. Menüpunkte und Schaltflächen werden in diesem Buch so dargestellt: Abbrechen. Das gilt auch für Optionen in Dialogen oder Untermenüpunkte. Ein Beispiel: Sie sollen im Menü Datei die Funktion Öffnen auswählen. Dies finden Sie hier so dargestellt: Datei/Öffnen.
Wir gehen im übrigen davon aus, daß Sie mit der Maus rechtshändig arbeiten. Das bedeutet, daß Sie die linke Maustaste dazu einsetzen, die Menüleiste anzuklicken oder in Dialogen Optionen oder Schaltflächen auszuwählen. Mit der rechten Maustaste öffnen Sie dementsprechend Kontextmenüs. Wenn Sie die Maus in der Systemsteuerung auf Linkshänder umschalten, gelten die Konventionen natürlich genau umgekehrt. Wenn nicht anders beschrieben, meinen wir mit Klicken das einmalige, kurze Drücken der linken Maustaste.
Die Darstellung auf Ihrem Bildschirm kann von den im Buch abgedruckten Bildern abweichen. Je nach Ihrer Bildschirmauflösung, Farb- oder Schriftwahl werden Sie Unterschiede feststellen. Die Abweichungen sind besonders dann eklatant, wenn Sie Microsoft Plus! und die darin enthaltenen Darstellungsschemata verwenden.
Ein Unterschied, über den Sie stolpern können, betrifft die installierten Optionen. Wenn Sie das Office-Paket und all seine Optionen nicht vollständig installieren, stehen Ihnen einige Funktionen und Assistenten unter Umständen nicht zur Verfügung. In den hier abgedruckten Bildern ist auch oft die Office-Shortcut-Leiste zu sehen. Wenn Sie diese nicht installiert haben (was normalerweise jedoch der Fall ist), sehen Sie sie natürlich auf Ihrem Bildschirm auch nicht.
Ein Tip: Wenn Sie die Shortcut-Leiste stört, öffnen Sie das zugehörige Systemmenü und wählen dort Beenden. Die Leiste wird dann ausgeschaltet und normalerweise erst beim nächsten Windows-Start wieder eingeblendet.
Da alle Office-Programme eine Symbolleiste enthalten, haben wir als Illustration an einigen Stellen die entsprechenden Symbole im Text eingeblendet – speziell in Tabellen.
vermittelt Ihnen Hintergrundwissen oder warntn Sie vor möglichen Fehlern.
Frage
Anwort
erläutern Standard-Probleme und deren Lösung in Frage-Antwort-Form.
Tastendrücke bzw. Tastenkombinationen werden folgendermaßen dargestellt: Neben einzelnen Tasten, z. B. (Umschalt), gibt es auch Tastenkombinationen, z. B. (Alt) + (Umschalt). In diesem Fall müßen Sie die (Alt)-Taste drücken und gedrückt halten, danach einmal auf die (Umschalt)-Taste tippen.
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