Der Sektor Vernetzungen spielt in der Computerindustrie eine sehr wichtige Rolle und wird immer weiter ausgebaut. Firmen stellen fest, daß Mitarbeiter produktiver und sorgfältiger arbeiten, wenn Computer vernetzt sind und ein allgemeiner Zugriff auf die Firmendaten möglich ist. Projekte können in viel kürzerer Zeit abgeschlossen werden.
Da es die meisten Projekte erfordern, daß Arbeitsgruppen gleiche oder ähnliche Dokumente bearbeiten, sollten Sie sich damit vertraut machen, wie Excel und andere Microsoft-Office-Anwendungen von Arbeitsgruppen verwendet werden können. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Tabellendokumente von einer Arbeitsgruppe bearbeitet und geprüft werden können. Es ist nicht mehr erforderlich, Papierausdrucke zu verwenden und diese Änderungen dann zusammenzutragen. Sie können Excel und eine Vernetzungssoftware zur Überarbeitung von Dokumenten verwenden, dabei protokollieren, wer welche Anmerkungen oder Änderungen vorgenommen hat, und dann die Änderungen übernehmen oder entfernen. Mit einer zusätzlichen E-Mail-Verbindung werden Sie feststellen, wie schnell Sie Excel-Dokumente über eine LAN-Verbindung an Mitarbeiter oder über einen der kommerziellen Online-Dienste an Kunden senden können. Sie können sogar ein Dokument von Excel aus faxen. n
Fast alle Projekte, an denen viele Mitglieder beteiligt sind, enthalten viele Dokumente, die mit mehreren Anwendungen erstellt werden. Für Projekte, in denen Berichte mit vielen verschiedenen Dokumenten erstellt werden, sollten Sie die Microsoft Sammelmappe verwenden, um die Dokumente in sortierten Berichten zusammenzuführen und relevante Dokumente zu organisieren.
Mit Microsoft Sammelmappe können Sie Dokumente von verschiedenen Microsoft-Anwendungen in einem einzigen großen Dokument zusammenführen. Sie können jedes der Dokumente von der Sammelmappe aus bearbeiten, ohne andauernd verschiedene Anwendungen öffnen und schließen zu müssen.
Haben Sie eine Netzwerkverbindung, können Sie eine von Ihnen erstellte Sammelmappe mit anderen Netzwerkbenutzern über den Aktenkoffer gemeinsam nutzen. Der Aktenkoffer ist im Desktop, im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer verfügbar. Plazieren Sie Dateien in den Aktenkoffer, so ist gewährleistet, daß sie immer aktualisiert sind, auch wenn mehrere Benutzer den Aktenkoffer gemeinsam nutzen oder wenn Sie die Aktenkofferdateien in Ihrem Laptop-Computer mitnehmen und den Aktenkoffer später wieder zu Ihrem Tischcomputer zurückbringen.
Um eine Sammelmappe mit dem Aktenkoffer gemeinsam zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Beim Eingeben des Befehls Alles aktualisieren werden die Änderungen, die der Benutzer in seiner Sammelmappenkopie vorgenommen hat, in die Netzwerkkopie kopiert, und sämtliche Änderungen in der Netzwerkkopie der Sammelmappe werden in die Benutzerkopie kopiert.
Um mehr über die Verwendung des Aktenkoffers zu erfahren, wenden Sie sich an die Online-Hilfe von Windows 95.
Was passiert, wenn ein Gruppenmitglied am Ergebnisbereich der Arbeitsmappe arbeitet und ein anderes gleichzeitig den Haupteingabebereich der Arbeitsmappe barbeitet? Mit dem neuen Feature der gemeinsamen Arbeitsmappennutzung von Microsoft Excel 97 ist das möglich. Die Funktion Freigegebene Arbeitsmappen ersetzt die Funktion Freigabe von Microsoft Excel 95.Wurde eine Arbeitsmappe als freigegebene Arbeitsmappe eingerichtet, kann sie von mehreren Benutzern gleichzeitig angezeigt und bearbeitet werden. Nach jedem Speichern der Arbeitsmappe werden die Änderungen, die andere Benutzer vorgenommen haben, angezeigt.
Das Feature Freigegebene Arbeitsmappe wird nur von Excel 97 unterstützt. Von Benutzern früherer Excel-Version können freigegebene Arbeitsmappen nicht geöffnet werden.
Um eine freigegebene Arbeitsmappe zu erstellen, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Arbeitsmappe freigeben. Wurde eine Arbeitsmappe als freigegebene Arbeitsmappe eingerichtet, kann anderen Benutzern das Recht zur gleichzeitigen Ansicht und Bearbeitung der Arbeitsmappe und zum Anzeigen der von allen vorgenommenen Änderungen eingeräumt werden. Um eine freigegebene Arbeitsmappe einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 32.1: Im Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben können Sie mehreren
Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf eine Arbeitsmappe einräumen
Abbildung 32.2: Im Register Einstellungen können Sie Optionen festlegen, wie z.B. die Anzahl der Tage, über die das Änderungsprotokoll für die freigegebene Arbeitsmappe geführt werden soll.
In einer freigegebenen Arbeitsmappe können Sie nicht alles tun, was Sie in einer nicht freigegebenen Arbeitsmappe tun können. Folgende Aktionen sind z.B. nicht möglich:
Die meisten dieser Vorgänge können Sie vor der Freigabe der Arbeitsmappe vornehmen, und sie sind dann nach der Freigabe der Arbeitsmappen verfügbar. Wenn Sie z. B. ein Kennwort vor dem Freigeben der Arbeitsmappe zuordnen, ist es wirksam, wenn die Arbeitsmappe nicht mehr freigegeben ist.
Um ein freigegebenes Dokument zu bearbeiten, öffnen Sie es wie jedes andere Dokument auch mit dem Befehl Öffnen im Menü Datei. Ist eine Arbeitsmappe freigegeben, wird das Wort »freigegeben« in der Titelleiste des Arbeitsmappenfensters angezeigt.
Eine freigegebene Arbeitsmappe läßt sich nur mit Excel 97 öffnen.Speichern Sie die Änderungen in einem freigegebenen Dokument wie für jedes andere Dokument mit dem Befehl Speichern im Menü Datei. Speichern Sie eine freigegebene Arbeitsmappe, so haben Sie zwei Möglichkeiten für den Umgang mit Konfliktsituationen. Sie haben die Option, daß die Änderungen von anderen durch Ihre Änderungen ersetzt werden, oder Sie können sich jede Änderung anzeigen lassen, um dann zu entscheiden, ob die Änderung angenommen oder verworfen werden soll.
Soll das Dokument nicht länger von anderen Benutzern bearbeitet werden oder ist es notwendig, ein Feature zu verwenden, das nicht von freigegebenen Arbeitsmappen unterstützt wird (wie z.B. die Änderung eines Pivot-Tabellenberichts), so müssen Sie die Freigabe der Arbeitsmappe beenden. Um die Freigabe zu beenden, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Arbeitsmappe freigeben.
Bevor Sie die Freigabe für eine Arbeitsmappe aufheben, stellen Sie sicher, daß Sie der einzige Benutzer sind, der die Arbeitsmappe geöffnet hat. Sonst würden die Bearbeitungen anderer Benutzer verlorengehen. Um die Freigabe für eine Arbeitsmappe zu beenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Beenden Sie die Freigabe einer Arbeitsmappe, wird das Änderungsprotokoll gelöscht und kann nicht mehr eingesehen werden.Haben Sie ein Modem und die Anwendung Office 97 installiert, so können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen direkt von Ihrem Computer aus faxen bzw. als E-Mail senden. Um Arbeitsmappen zu faxen und als E-Mail zu senden, verwendet Excel die Programme WordMail und Microsoft Exchange oder Microsoft Outlook zusammen mit Excel. WordMail ist ein E-Mail-Editor, der für Word verfügbar ist. Microsoft Exchange ist ein universeller Kommunikationsmanager, ein Bestandteil von Windows 95. Microsoft Exchange kann sowohl Faxe als auch E-Mail-übertragungen vornehmen. Microsoft Outlook ist eine neue Anwendung, die mit Microsoft Office mitgeliefert wird, die die Funktionen und Features von Microsoft Mail und Schedule+ miteinander verbindet. WordMail und Microsoft Exchange bilden zusammen ein leistungsstarkes Paket.
Der Vorteil beim Verwenden von WordMail als E-Mail-Editor ist, daß Ihnen sämtliche Bearbeitungs- und Formatierungsmöglichkeiten von Word zur Verbesserung von Layout und Darstellung für Ihre E-Mail Nachrichten zur Verfügung stehen. Sie können z.B. Schriftzeichen und Abschnitte formatieren, durchnumerierte Listen erstellen, wichtigen Text mit der Word-Option Hervorhebung hervorheben und Ihren Nachrichten Rahmen und Tabellen hinzufügen.
Um Microsoft Outlook verwenden zu können, müssen Sie Microsoft Exchange installiert und zur Verwendung mit Ihrem Fax/Modem und den E-Mail-Systemen, mit denen Ihr Computer verbunden ist, konfiguriert haben. Microsoft Exchange verfügt über einen Assistenten, der Sie beim Konfigurationsvorgang anleiten kann.
Auch wenn Sie Office 97 oder Word 97 nicht installiert haben, können Sie über Microsoft Outlook Faxe und E-Mail-Nachrichten von Excel senden.Microsoft Exchange sendet Dokumente über Fax oder E-Mail. Die Entscheidung, wie Ihr Dokument gesendet wird, hängt davon ab, welches Microsoft-Exchange-Profil Sie gewählt haben und welche Fax- und Kommunikationsverbindungen beim Empfänger verfügbar sind.
Microsoft Exchange verfügt auch über ein Persönliches Adreßbuch. In diesem Persönlichen Adreßbuch können Sie Namen, Adressen, Telefonnummern, Faxnummern und verschiedene E-Mail-Verbindungs- und Identifikationsnummern speichern.
Wollen Sie WordMail als E-Mail-Editor verwenden, beachten Sie, daß viele der für Word verfügbaren Formatierungsoptionen in Microsoft Exchange oder anderen E-Mail-Editoren nicht angezeigt werden. Das heißt, daß die Empfänger Ihrer E-Mail-Nachrichten ebenfalls Word als E-Mail-Editor verwenden müssen, damit alle WordMail-Formatierungen in Ihrer Nachricht, wie z.B. Tabellen, Rahmen und Hervorhebungen, angezeigt werden.
Um WordMail als E-Mail-Editor zu wählen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Bevor Sie eine Nachricht senden, müssen Sie ein Profil wählen, daß Sie in Microsoft Outlook verwenden wollen. Das Profil legt fest, wie eine Nachricht gesendet wird und ob Sie mit Microsoft Fax, Microsoft Mail, Microsoft Network Online Service oder durch einen anderen Online-Dienst geschickt wird. Das Profil speichert die für jedes Kommunikationsmittel erforderlichen Einstellungen. Ein Profil, das z.B. auch Faxdienste enthält, wird den verwendeten Fax/Modemtyp und die Faxnummer für Rückantworten festlegen. Geben Sie Microsoft Mail an, so müssen Sie den Pfad zu Ihrem Postoffice, Namen und Kennwort angeben. Sie können verschiedene Profile als Informationsdienste festlegen und jedem Profil einen Namen geben.
Haben Sie in einem Profil, das Sie wählen, mehrere Kommunikationsmittel zur Auswahl, versucht Microsoft Outlook mehrere Medien. Outlook verwendet die verschiedenen E-Mail- oder Fax-Adressen, die für den Empfänger im Adreßbuch aufgelistet sind. Wollen Sie Outlook z.B. nur auf das Senden von Faxen beschränken, müssen Sie ein Profil erstellen, in dem Faxen als einzig verfügbare Kommunikationsmethode festgelegt ist. Beim Verwenden dieses Profils sucht Outlook in den verschiedenen Adreßbüchern nur nach den Faxnummern.
Sie können auch verschiedene Profile für verschiedene Kommunikationsarten festlegen. Hat Microsoft Outlook Schwierigkeiten, Ihre Fax- und E-Mail-Nachrichten voneinander getrennt zu halten, erstellen Sie jeweils eigene Profile. Zum Senden von Faxen wählen Sie dann das Profil, das Sie nur für Faxe eingestellt haben, und zum Senden von E-Mail-Nachrichten wählen Sie das Profil, das die Informationen für E-Mail-Nachrichten enthält.Zum Festlegen eines Standard-Profils gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 32.3: Wählen Sie ein Profil, um das Kommunikationsmittel und die Konfiguration zum Senden Ihrer Nachrichten festzulegen.
Haben Sie ein Profil gewählt, müssen Sie nicht mehr viele Dialogfelder ausfüllen, um eine Nachricht zu senden. Haben Sie bereits ein Profil gewählt, gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Excel-Arbeitsmappe zu adressieren und zu senden:
Die Excel-Arbeitsmappe wird im WordMail-Dokument als Symbol angezeigt. Dieses Symbol ist Ihre Arbeitsmappe, die als OLE-Objekt eingebettet ist.
Im Gegensatz zu den meisten anderen E-Mail-Editoren können Sie mit WordMail gut formatierte Dokumente erstellen und die meisten der unter Word verfügbaren Formatierungsmöglichkeiten verwenden.Sie können verschiedene Adreßbücher verfügbar haben, wie das Persönliche Adreßbuch, das Outlook-Adreßbuch, Microsoft Network usw. Abhängig davon, welche Übertragungsmethoden Sie im gewählten Profil festgelegt haben, wird Microsoft Exchange die passende Fax- oder E-Mail-Adresse und das Kennwort aus dem Adreßbuch wählen.
Abbildung 32.4: Im Dialogfeld Namen auswählen können Sie wählen, welches Adreßbuch verwendet werden soll und wer eine Nachricht und wer eine Kopie davon erhalten soll.
Abbildung 32.5: Sie können jeder der Listen Namen hinzufügen. Um einen Namen zu löschen, selektieren Sie ihn, und drücken Sie auf die (Entf)-Taste.
Eine Alternative für das Senden von Dokumenten ist das Weiterleiten von Dokumenten. Leiten Sie Dokumente von Word aus weiter, können Sie besser steuern, wer das Dokument bekommt und wann er das Dokument bekommt. Beim Weiterleiten eines Dokuments füllen Sie einen Verteiler aus, in dem Sie festlegen, wer das Dokument erhalten soll und in welcher Reihenfolge. So soll z.B. der Abteilungsleiter das Dokument zuerst erhalten und prüfen, bevor es an den Projektleiter, und dann an die im Projekt arbeitenden Mitarbeiter geschickt wird. Sie können aber auch festlegen, daß jeder der Empfänger auf der Liste das Dokument zum selben Zeitpunkt erhalten soll. Sie können auch verlangen, daß Ihnen das Dokument nach Erledigung zurückgegeben wird.
Abbildung 32.6: Sie können Bemerkungen oder ganze Word-Dokumente eingeben, die mit der eingebetteten Arbeitsmappe geschickt werden.
Um einen vorhandenen Verteiler, mit den Angaben, an wen ein Dokument verteilt werden soll und in welcher Reihenfolge, zu bearbeiten oder Einträge hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 32.7: Im Dialogfeld Verteiler können Sie festlegen, wer das
Dokument zu sehen bekommt und in welcher Reihenfolge.
Abbildung 32.8: Im Dialogfeld Adressbuch können Sie festlegen, an wen das
Dokument weitergeleitet werden soll.
Das Dialogfeld Verteiler wird erneut angezeigt (siehe Bild 32.9).
Abbildung 32.9: Haben Sie die Empfänger im Dialogfeld Verteiler hinzugefügt, können Sie die Reihenfolge ändern, in der die einzelnen Empfänger das Dokument erhalten sollen.
Wählen Sie die Option, den Verteiler dem Dokument hinzuzufügen, kann das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt geschickt werden. Um ein Dokument zu senden, dem bereits ein Verteiler hinzugefügt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 32.10: Wurden einem Dokument Verteiler hinzugefügt, können Sie es an alle Empfänger der Verteilungsliste oder an einen einzelnen Empfänger der Liste senden.
Wählen Sie die Option Datei an xy weiterleiten, wird das Dokument weitergeleitet. Wählen Sie die Option Eine Kopie der Arbeitsmappe senden, ohne den Verteiler zu berücksichtigen, wird das Dokument zur Adreßeingabe in WordMail angezeigt.
Das Senden und Weiterleiten von Dokumenten ist eine sehr wirkungsvolle Methode, um anderen Anwendern die Möglichkeit zu geben, Ihre Dokumente zu prüfen, Kommentare hinzuzufügen und Änderungen vorzunehmen, die Sie anschließend nach Wunsch in Ihr Dokument mit einarbeiten können. Sie können die Prüfungs- und Anmerkungsfunktionen von WordMail zusammen mit der E-Mail-Funktion verwenden. Sie senden Dokumente zur Überprüfung durch andere Benutzer aus, holen die Überarbeitungen und Anmerkungen der einzelnen Benutzer ein, erhalten das Dokument zurück und können diese Anmerkungen und Änderungen einarbeiten. Word kann die Änderungen und Anmerkungen automatisch suchen.Um E-Mail- oder Fax-Nachrichten, die Sie erhalten, zu öffnen, reduzieren Sie die Anwendungen, so daß Ihre Arbeitsfläche sichtbar wird. Dann gehen Sie folgendermaßen vor:
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