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Web- und Mainframe-Daten in Excel

Wenn Sie mit Excel arbeiten, brauchen Sie sich nicht auf die in Excel-Arbeitsmappen gespeicherten Daten beschränken. Sie haben auch die Möglichkeit, Daten auf einem Großrechner als ASCII-Text in ein Excel-Tabellenblatt einzulesen. Und in Anbetracht des explosionsartig anwachsenden Internets haben Sie mit Excel nun auch Zugang zu Daten im World Wide Web. Dank neuer Leistungsmerkmale in Excel 97 können Sie nun direkt von Excel aus die Daten einer Web Site abrufen.

In Excel lassen sich viele Dateiformate laden und speichern, etwa dBASE, 1-2-3 oder Multiplan. Zudem unterstützt Excel den Datenaustausch mit Anwendungen, die keines der herkömmlichen Austauschformate unterstützen (z. B. Quicken), nämlich durch die Möglichkeit, Textdateien zu laden oder zu erstellen. n

Daten exportieren

Die in Excel gespeicherten Daten und Diagramme können Sie auch in anderen Anwendungen nutzen. Wenn Sie Informationen zwischen Excel und einer anderen Anwendung austauschen müssen, konvertieren Sie entweder die Excel-Daten in ein Dateiformat, das von der anderen Anwendung interpretiert werden kann (Datenexport), oder Sie konvertieren die Daten der Fremdanwendung in ein von Excel unterstütztes Format und lesen diese in ein Excel-Tabellenblatt ein (Datenimport). Excel unterstützt den Import und Export von Dateiformaten vieler Fremdanwendungen.

Dateiformate

In Excel können Sie DOS-, Macintosh- und Mainframe-Formate importieren und exportieren. Wenn kein Dateiformat verfügbar ist, das Excel den direkten Datentransfer gestattet, können Sie eine Textdatei erstellen, die die alphanumerischen und die numerischen Daten als Text enthält.

Die von Excel unterstützten Dateiformate (Import und Export) sind in Tabelle 33.1 aufgelistet.

Tabelle 33.1: Von Excel unterstützte Dateiformate. (Forts.)

Wenn Sie nicht sicher sind, wie die Anordnung in einer CSV- oder Textdatei vorzunehmen ist, erstellen Sie ein Excel-Tabellenblatt und speichern es im fraglichen CSV- bzw. Textformat. Öffnen Sie anschließend diese CSV- oder Textdatei in einem Textverarbeitungsprogramm wie WordPad, und sehen Sie nach, wie die Tabulatoren, Kommas und Anführungszeichen von Excel gesetzt wurden. Nach diesem Muster können Sie in jedem Textverarbeitungsprogramm Dateien erstellen, die sich in Excel einlesen lassen bzw. eine Textdatei aus einem beliebigen Programm nachbereiten.

Wenn in Tabelle 33.1 keine gegenteilige Anmerkung vorzufinden ist, können die aufgelisteten Dateiformate (auch Dateitypen) in Excel 97 sowohl geöffnet (importiert) als auch gespeichert (exportiert) werden. Und wenn ebenfalls keine gegenteilige Festlegung getroffen wurde, wird beim Exportieren nur das aktive Blatt gespeichert (siehe nächster Abschnitt). Erläuterungen zu Textdateiformaten erhalten Sie in den Abschnitten »Text exportieren« und »Textdateien mit dem Text-Assistenten importieren«.

Eine in Excel 97 gespeicherte Arbeitsmappe läßt sich in Excel 5 oder Excel 95 nicht öffnen. Excel 97-Arbeitsmappen sind nicht »abwärtskompatibel«, d. h. sie lassen sich in früheren Excel-Versionen nicht öffnen. Wenn Sie eine in Excel 97 erstellte Arbeitsmappe nur in Excel 5/95 öffnen wollen, so speichern Sie diese in Excel 97 unter dem Dateityp Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe. Wenn jedoch eine Datei von mehreren Anwendern mit Excel 5/95- und Excel 97-Versionen bearbeitet werden muß, sollten Sie die Arbeitsmappe mit der Option Microsoft Excel 97 und 5.0/95-Arbeitsmappe speichern.

Excel-Tabellenblätter in ein anderes Dateiformat konvertieren

Um Excel-Tabellenblätter in einem Fremdformat zu speichern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Datei/Speichern unter. Das Dialogfeld Speichern unter erscheint (siehe Bild 33.1). Tragen Sie den Dateinamen ohne Dateierweiterung in das Textfeld ein, aber drükken Sie nicht (Eingabetaste).

Abbildung 33.1: Das Dialogfeld Speichern unter gestattet das Konvertieren von Tabellenblättern
in Fremdformate.

• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Dateityp das Format aus, in dem die Datei gespeichert werden soll.

In Tabelle 33.1 sind die verfügbaren Formate erläutert.

• Wählen Sie erforderlichenfalls in der Drop-down-Liste Speichern in einen anderen Ordner oder ein anderes Laufwerk aus.
• Wählen Sie OK.

Wenn Sie eine Excel 97-Arbeitsmappe im Excel 4-Format speichern wollen, werden nur die Diagramm-, Version-4-Makro- und Tabellenblätter gespeichert. Wenn Sie eine Excel 97-Arbeitsmappe im Lotus 1-2-3 Version 3.0-Format speichern wollen, werden nur die Tabellen- und Diagrammblätter gespeichert. In allen anderen Formaten wird nur das aktuelle Tabellenblatt gespeichert.

Eine in Excel 97 gespeicherte Arbeitsmappe läßt sich in Excel 5 oder Excel 95 nicht öffnen. Excel 97-Arbeitsmappen sind nicht »abwärtskompatibel«, d. h. sie lassen sich in früheren Excel-Versionen nicht öffnen. Wenn Sie eine in Excel 97 erstellte Arbeitsmappe nur in Excel 5/95 öffnen wollen, so speichern Sie diese in Excel 97 unter dem Dateityp Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe. Wenn jedoch eine Datei von mehreren Anwendern mit Excel 5/95- und Excel 97-Versionen bearbeitet werden muß, sollten Sie die Arbeitsmappe mit der Option Microsoft Excel 97 und 5.0/95-Arbeitsmappe speichern.

Text exportieren

Sie können Daten in viele unterschiedliche DOS- oder Mainframe-Anwendungen exportieren, indem Sie die Datei in eines der vielen von Excel unterstützten Formate speichern. Die meisten DOS- oder Mainframe-Anwendungen können eine Konvertierung von einem dieser Formate in das eigene Format vornehmen. Mit Hilfe der in Tabelle 33.1 aufgelisteten Formate können Sie Daten zwischen Excel und kleineren Anwendungen wie dem Scheckregister von Quicken ebenso austauschen wie zwischen Excel und großen Anwendungen, etwa der Mainframe-Buchführungssoftware von Cullinet.

Allgemein gebräuchliche Dateiformate für den Austausch von Daten mit Datenbanken oder Mainframes sind CSV- und Textformate. Beide Dateitypen trennen die Daten in den Tabellenzellen durch bestimmte Trennzeichen. Anstelle von Formeln werden die Ergebnisse in die CSV- bzw. Textdatei übernommen. Der beim Speichern verwendete Zeichensatz richtet sich nach dem gewählten CSV- oder Textdateityp. Es sind sieben verschiedene Typen verfügbar: Formatierter Text (Leerzeichen getrennt), Text (Tabs getrennt), CSV (Trennzeichen getrennt), Text (Macintosh), Text (OS/2 oder MS-DOS), CSV (Macintosh) und CSV (OS/2 oder MS-DOS).

In den Textdateien sind die Zellinhalte entweder durch ein bestimmtes Trennzeichen getrennt oder in festen Spalten angeordnet, wobei der Freiraum zwischen den Spalten durch Leerzeichen ausgefüllt wird. Wenn Sie eine Datei im Format Text (Tabs getrennt) speichern, wird eine Textdatei mit fester Spaltenbreite erzeugt. Um eine Beispieldatei im Textformat anzuzeigen, speichern Sie ein Tabellenblatt im durch Tabs oder durch Leerzeichen getrennten Textformat. Anschließend öffnen Sie diese Textdatei in einer Anwendung, in der Tabulatoren angezeigt werden, etwa in Word für Windows (dazu muß die Anzeige nicht-druckbarer Zeichen aktiviert sein).

In CSV-Dateien (kurz f. engl. 'Comma Separated Value') sind die Zellinhalte durch ein Komma getrennt. Zelldaten mit Kommas werden in Anführungszeichen eingeschlossen und dann von den Daten der nächsten und vorherigen Zelle wiederum durch Kommas getrennt. Text oder Zahlen mit einem Komma werden in Anführungszeichen gesetzt, so daß sich die Kommas der Zelldaten von den Trennkommas unterscheiden. Auch dieses Format läßt sich am besten veranschaulichen, indem Sie ein Tabellenblatt in diesem Format speichern und dann in einem Textverarbeitungsprogramm öffnen.

Excel-Dateien in das Macintosh-Format konvertieren

Wenn Sie Daten zwischen der Macintosh- und der Windows-Version von Excel 97 auszutauschen haben, brauchen Sie die Datei nicht vorher zu konvertieren. Wenn jedoch auf einem Rechner Excel 4 oder 5 und auf dem anderen Excel 97 installiert ist, müssen Sie die Dateien vor dem Transfer in die ältere Version konvertieren. Wird eine Macintosh-Version vor Excel 3 verwendet, so benötigen Sie die Konvertierungssoftware, die in der Regel mit der Dateitransfer-Software geliefert wird.

Daten importieren

Excel wird in vielen Unternehmen zur Analyse von Daten verwendet, die in anderen Anwendungen gespeichert sind. Wenn Sie Ihr System automatisieren möchten oder Verknüpfungen zwischen Excel und einer Datenbank herstellen wollen, so sollten Sie den Einsatz von Microsoft Query und Excel erlernen. Viele andere Windows-Anwendungen können Excel mit Netzwerk-Servern und Mainframe-Datenbanken verknüpfen.

Dateien eines anderen Dateiformats öffnen

Die einfachste Methode, Daten in Excel zu importieren, besteht im Direktimport der Daten unter Zuhilfenahme der vielen von Excel unterstützten Dateiformate. Anschließend können Sie die so eingelesenen Daten als Excel-Datei speichern. Die von Excel unterstützten Dateiformate sind in Tabelle 33.1 aufgelistet.

Um eine Datei in einem Fremdformat zu öffnen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Datei/Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen erscheint.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Dateityp das zu importierende Format aus.
• Markieren Sie im Listenfeld Suchen in die zu importierende Datei aus. Wählen Sie erforderlichenfalls in der Drop-down-Liste Suchen in einen anderen Ordner oder ein anderes Laufwerk aus.
• Wählen Sie die Schaltfläche OK. Die Datei wird in Excel importiert.

Eine Datei in einem Fremdformat, die in Excel importiert wurde, behält zunächst dieses Format bei. Beim Speichern der Datei, wird das andere Format von Excel erkannt und das Dialogfeld Speichern unter wird automatisch eingeblendet. Um die Datei im ursprünglichen Fremdformat zu speichern, wählen Sie OK; sie werden dazu aufgefordert, das Ersetzen der bestehenden Datei zu bestätigen.

In der Regel werden Sie die Datei jedoch im Excel 97-Arbeitsmappenformat speichern. Um die Datei als Excel 97-Arbeitsmappe zu speichern, wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter aus der Drop-down-Liste Dateityp das Format Microsoft Excel-Arbeitsmappe und wählen OK. Wenn Sie eine Datei im Fremdformat ändern und ohne zu speichern schließen, wird wie üblich ein Meldungsfenster eingeblendet, indem Sie gleichzeitig auf das Fremdformat hingewiesen werden. Wählen Sie Ja, um die Änderungen zu speichern. Das Dialogfeld Speichern unter wird wieder eingeblendet.

Beim Speichern einer Datei in einem Fremdformat können in Excel eingegebene Formeln, Funktionen, spezielle Eigenschaften und Formatierungen verlorengehen.

Um Informationen aus einer Excel-, dBASE-, Access- oder Paradox-Datei oder jeder sonstigen Datei im Tabellen- oder Datenbankformat selektiv einzulesen, empfiehlt sich der Einsatz von Microsoft Query. Denn mit Hilfe dieses Add-Ins können Sie Informationen aus umfangreichen Dateien selektiv extrahieren, ohne die gesamte Datei importieren zu müssen. Das Add-In Microsoft Query ist im Lieferumfang von Excel enthalten.

Auf Mainframes gespeicherte Daten importieren

Wenn das Datenbankmanagementsystem (DBMS) des Großrechners, von dem Sie Daten importieren wollen, die Datenabfragesprache SQL (kurz f. engl. 'Structured Query Language') unterstützt und mit Ihrem Computer über ein Netzwerk verbunden ist, sollte es möglich sein, mit Hilfe von Microsoft Query Daten von der Mainframe-Datenbank abzurufen. Microsoft Query unterstützt den Zugriff auf Daten in einer Vielzahl von Mainframe- und PC-Datenbankformaten.

Wenn Sie Daten auf einer Mainframe-Datenbank benötigen, die ein Format verwendet, das Microsoft Query nicht lesen kann, so können Sie eine Textdatei als Zwischenformat verwenden, um die Daten in Excel zu importieren.

In vielen Firmen werden Textdateien von Großrechnern als formatierter Text oder im CSV-Format in Excel importiert. In Excel lassen sich Textzeilen mit einer Länge von bis zu 255 Zeichen analysieren und auf die Zellen eines Tabellenblatts aufteilen. Dieses Analyseverfahren wird im Abschnitt »Textdateien zeilenweise analysieren und in Spalten aufteilen« erläutert.

Wenn Sie Daten aus umfangreichen Mainframe-Dateien importieren, sollten Sie nicht vergessen, daß Excel auf 65 536 Datensätze beschränkt ist. Selbst wenn die Datensatzmenge noch unterstützt wird, erfordert das Einlesen so umfangreicher Dateien einiges an Bearbeitungszeit. Daher ist es oftmals besser, nur ausgewählte Teile einer Datenbank zu importieren und weiterzuverarbeiten.

Textdateien mit dem Text-Assistenten importieren

Verwenden Sie Textdateien, um Daten weiterzuleiten, wenn das Dateiformat einer Anwendung von Excel nicht gelesen werden kann. In den meisten Anwendungen ist es möglich, Daten in einer Textdatei zu speichern oder per Druck in eine Textdatei umzuleiten. Meist können Sie dabei auch das Layout dieser Textdatei festlegen. Um herauszufinden, wie Sie diese Aufgabe in DOS- oder -Mainframe-Anwendungen durchführen, sollten Sie in der Dokumentation zur betreffenden Anwendung die entsprechenden Kapitel zu den Themenbereichen ASCII, ANSI, Berichterstellung, Textdatei oder In Datei drucken lesen.

Excel unterstützt den Import von drei Textdateitypen: CSV-Dateien, Textdateien und in Spalten aufgeteilte Textdateien (formatierter Text). In Excel werden die Datenfelder aus CSV- und Textdateien automatisch auf die Zellen aufgeteilt. Eine Datenzeile wird in eine Excel-Zeile eingefügt und ein Datenfeld (ein durch Kommas oder Tabulatoren getrenntes Datensegment) in jeweils eine Zelle. Sie geben an, welches Trennzeichen in der zu importierenden Datei verwendet wird (Tabulator oder Komma oder Leerzeichen).

Um zu sehen, wie eine solche CSV- oder Textdatei aufgebaut sein muß, erstellen Sie ein Excel-Tabellenblatt und geben einige Beispieldaten in die Zellen ein. Dann speichern Sie das Blatt in einem CSV- oder Textformat mit dem benötigten Zeichensatz (ANSI, ASCII oder Macintosh). Anschließend öffnen Sie diese CSV- oder Textdatei in einem Textverarbeitungsprogramm wie WordPad und sehen nach, wie die Tabulatoren, Kommas und Anführungszeichen von Excel gesetzt wurden. Wenn Sie eine Text- oder CSV-Datei für den Import in Excel erstellen, müssen die Kommas, Tabulatoren und Anführungszeichen auf dieselbe Weise verwendet werden.

Der dritte, von Excel importierbare Dateityp wird als durch Spalten getrennte Textdatei oder als Textdatei fester Breite bezeichnet. Jedes Datenfeld wird einer bestimmten Zeichenposition innerhalb einer Textzeile zugeordnet. Die Vornamen können beispielsweise in Position 1 bis 12 eingetragen werden, die Nachnamen in Position 13 bis 25, usw. Nicht genutzte Positionen werden durch Leerzeichen aufgefüllt, so daß die gesamten Daten in Spalten fester Breite angeordnet werden. Wählen Sie Daten/Text in Spalten, um die Datenzeilen nach der Spaltenposition auf die Zellen aufzuteilen. Weitere Erläuterungen zu diesem Befehl erhalten Sie im Abschnitt »Textdateien zeilenweise analysieren und in Spalten aufteilen«.

Sie können Textdateien mit Hilfe von Windows Notepad anzeigen, bearbeiten, drucken und speichern. In Windows Notepad werden alle Dateien als Textdateien gespeichert; eine Formatierung des Texts wird nicht unterstützt.

Um eine Textdatei in Excel zu importieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Datei/Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen erscheint.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Dateityp das Format Textdateien (*.prn, *.txt, *.csv) aus.

Markieren Sie im Listenfeld Suchen in die zu importierende Datei aus. Wählen Sie erforderlichenfalls in der Drop-down-Liste Suchen in einen anderen Ordner oder ein anderes Laufwerk aus.

• Wählen Sie die Schaltfläche OK.

Für den Import der Datei wird automatisch der Text-Assistent aufgerufen. Das Dialogfeld in Bild 33.2 erscheint.

Abbildung 33.2: Mit Hilfe des Text-Assistenten können Sie festlegen, wie der Text in der zu importierenden Datei aufgeteilt ist.

• Geben Sie mit Hilfe der Drop-down-Liste Dateiursprung den Anwendungstyp oder das System an, von dem die Daten stammen. Wählen Sie Macintosh, Windows (ANSI) oder DOS oder OS/2 (PC-8), um Excel mitzuteilen, welcher Zeichensatz verwendet wird. Macintosh-Anwendungen verwenden einen speziellen Macintosh-Zeichensatz; Windows-Anwendungen den ANSI-Zeichensatz und DOS- und OS/2-Anwendungen den Zeichensatz PC-8. Textdaten eines Mainframe-Computers sind meist ebenfalls im Zeichensatz PC-8 gespeichert, obwohl einige Mainframe-Textdateien auch den ANSI-Zeichensatz verwenden.
• Aktivieren Sie die Option Getrennt, wenn die Felder der zu importierenden Textdatei durch Leerzeichen, Tabulatoren, Kommas oder andere Zeichen getrennt sind. Aktivieren Sie hingegen die Option Feste Breite, wenn in der Textdatei die Spalten durch aufgefüllte Leerzeichen oder eine feste Feldbreite erzeugt werden. Die meisten Dateien des Formats Formatierter Text lassen sich mit Hilfe der Option Feste Breite erfolgreich importieren.

Ein Beispiel des Texts wird unten im Dialogfeld angezeigt, um Ihnen bei der Festlegung der Optionen des Text-Assistenten behilflich zu sein.

Wenn die im Vorschaufeld des Text-Assistenten angezeigten Daten merkwürdige Zeichen enthalten, haben Sie vermutlich in der Drop-down-Liste Dateiursprung den falschen Zeichensatz eingestellt. Probieren Sie andere Zeichensätze aus, bis Sie mit der Datenanzeige im Vorschaufeld zufrieden sind.

• Tragen Sie in das Eingabefeld Import beginnen in Zeile die erste Zeile für den Textimport ein.

Viele Textdateien enthalten in den ersten paar Zeilen Überschriften, Hinweise oder Spezifikationen. Meist ist der Import dieser Zeilen unerwünscht. Wenn z. B. die ersten zwei Zeilen Hinweise enthalten, beginnen Sie den Import bei Zeile 3.

• Wählen Sie die Schaltfläche Weiter.

Das zweite Dialogfeld des Text-Assistenten wird geöffnet. Der Inhalt dieses Dialogfelds hängt davon ab, ob Sie in Schritt 5 die Option Getrennt oder Feste Breite aktiviert haben. In den folgenden beiden Abschnitten, »Textimport mit durch Zeichen getrennten Feldern« und »Textimport mit Feldern fester Breite« wird erläutert, wie die entsprechenden Dialogfelder ausgefüllt werden.

• Wenn Sie alle Optionen des Text-Assistenten ausgefüllt haben, wählen Sie Ende. Die Datei wird in Excel importiert.

Nachdem Sie die Textdatei importiert haben, wählen Sie Datei/Speichern unter, um die Datei als Excel 97-Arbeitsmappe zu speichern. Vergessen Sie dabei nicht, im Dialogfeld Speichern unter in der Drop-down-Liste Dateityp das Format Microsoft Excel-Arbeitsmappe auszuwählen.

Textimport mit durch Zeichen getrennten Feldern

Indem Sie in Schritt 1 des Text-Assistenten (vgl. Bild 33.2) die Option Getrennt aktivieren, teilen Sie dem Importprogramm mit, daß die Textdatei eine durch Zeichen getrennte Datei ist. Vom Text-Assistenten wird das Dialogfeld in Bild 33.3 angezeigt.

Abbildung 33.3: Bestimmen Sie das Trenn- und Texterkennungszeichen, und legen Sie fest, ob aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen zu behandeln sind.

Um den Import einer durch Zeichen getrennten Textdatei fortzusetzen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Aktivieren Sie in Schritt 2 des Text-Assistenten im Gruppenfeld Trennzeichen die entsprechenden Optionen für die Trennzeichen in der Textdatei. Sie können bei Bedarf mehrere Trennzeichen angeben, in jeder beliebigen Kombination.

Der Text-Assistent teilt jede Textzeile in Spalten auf, und zwar aufgrund der Position der angegebenen Trennzeichen. Im Vorschaufeld unten im Dialogfeld ist durch eine durchgezogene, vertikale, schwarze Linie der Anfang und das Ende jeder Spalte gekennzeichnet.

• Aktivieren Sie die Option Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln, wenn leere Datenspalten beim Dateiimport ignoriert werden sollen.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Texterkennungszeichen das Zeichen aus, das im Text verwendet wurde, um das Trennzeichen als Text zu kennzeichnen.

Das Texterkennungszeichen umschließt Zahlen oder Textwerte, in denen das angegebene Trennzeichen vorkommt, um diese Werte als Text zu kennzeichnen und vom Spaltentrennzeichen zu unterscheiden. Meist wird als Texterkennungszeichen das Anführungszeichen verwendet.

• Überprüfen Sie im Vorschaufeld im unteren Teil des Dialogfelds die Position der Spalte. Wenn keine zufriedenstellende Ausrichtung der Spalten möglich ist, wählen Sie die Schaltfläche Zurück und versuchen Sie, die Datei als Text mit fester Spaltenbreite zu importieren.
• Wählen Sie die Schaltfläche Weiter. Im Text-Assistenten wird nun das Dialogfeld in Bild 33.4 angezeigt.

Abbildung 33.4: Wählen Sie für jede der zu importierenden Datenspalten das richtige Datenformat aus.

• Bestimmen Sie nun das Datenformat der einzelnen Spalten. Dazu markieren Sie im Vorschaufeld eine Spalte, indem Sie in die Spalte klicken und im Gruppenfeld Datenformat der Spalten das richtige Datenformat auswählen. Die verschiedenen Optionen dieses Gruppenfelds sind in der Tabelle unten beschrieben.

Tabelle 33.2: Datenformate für den Spaltenimport.

• Wählen Sie die Schaltfläche Ende, damit die Daten importiert werden.

Textimport mit Feldern fester Breite

Wenn Sie in Schritt 1 des Text-Assistenten (vgl. Bild 33.2) die Option Feste Breite aktivieren, teilen Sie dadurch dem Programm mit, daß die zu importierende Textdatei für jede Spalte eine feste Breite besitzt. Vom Text-Assistenten wird das Dialogfeld in Bild 33.5 angezeigt.

Abbildung 33.5: Positionieren Sie die Spaltenumbrüche für eine Textdatei mit fester Spaltenbreite.

Im Vorschaufeld im unteren Teil des Dialogfelds werden einige Spaltenumbrüche vorgeschlagen. Sie haben die Möglichkeit, durch Klicken in das Vorschaufeld eine neue Spaltentrennlinie zu setzen und durch Ziehen eine Trennlinie zu verschieben. Sie Löschen eine Spaltentrennlinie, indem Sie zweimal darauf klicken.

Um den Import einer Textdatei mit fester Spaltenbreite fortzusetzen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Sobald in Schritt 2 des Text-Assistenten die Spalten korrekt gesetzt sind, wählen Sie die Schaltfläche Weiter. Vom Text-Assistenten wird ein Dialogfeld angezeigt, das bereits aus Bild 33.4 bekannt ist.
• Markieren Sie die einzelnen Spalten und wählen Sie im Gruppenfeld Datenformat der Spalten das richtige Datenformat aus. Die verfügbaren Datenformate für den Spaltenimport werden in Tabelle 33.2 beschrieben.
• Wählen Sie die Schaltfläche Ende, damit die Daten importiert werden.

Textdateien zeilenweise analysieren und in Spalten aufteilen

Manchmal sind die Felder einer Textdatei nach dem Import nicht richtig ausgerichtet oder falsch formatiert. In diesem Fall besteht Ihre einzige Möglichkeit darin, die Datei als einzelne Spalte zu importieren. Oder wenn Sie Daten aus einer anderen Anwendung in Excel einfügen, fällt es meist leichter, anstelle mehrerer Einfügevorgänge für jede Zelle eine ganze Zeile einzufügen.

In beiden Fällen wird in eine Tabellenzelle jeweils eine ganze Datenzeile eingefügt. Wenn Sie eine Textdatei importieren, wird jede Zeile der Textdatei in eine eigene Zelle eingefügt. Es existiert also nur eine Spalte; die Datenfelder sind nicht auf die verschiedenen Zellen aufgeteilt. Um nun diese langen Zeilen auf die Zellen aufzuteilen, müssen Sie jede Zeile einzeln analysieren, d. h. in die verschiedenen Bestandteile aufteilen. In Bild 33.6 sehen Sie ein Tabellenblatt mit mehreren Textzeilen in der jeweils ersten Zelle einer Tabellenzeile; es wurde also nur die erste Spalte des Tabellenblatts ausgefüllt. Wie Sie sehen können, sind die Daten in der Textdatei nicht so ausgerichtet, daß sie sich für einen Import mit fester Spaltenbreite eignen, und die einzelnen Felder sind nicht durch ein Begrenzungszeichen getrennt.

Abbildung 33.6: Wenn der importierte Text falsch ausgerichtet ist und auch keine Trennzeichen besitzt, müssen Sie ihn analysieren, um die Datenfelder richtig auf die Spalten aufzuteilen.

Um den Text in Bild 33.6 zu analysieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus (wenn Sie die Datei gerade erst importiert haben, sollten Sie sie zuvor mit Datei/Speichern unter im Excel-Format speichern):

• Markieren Sie die Textzelle(n), deren Inhalt auf mehrere Spalten aufgeteilt werden soll. Wenn Sie mehrere Zellen markieren, müssen sich diese in derselben Spalte befinden.
• Wählen Sie Daten/Text in Spalten. Der Text-Assistent wird aufgerufen (siehe Bild 33.7).

Die drei Schritte dieses Text-Assistenten sind bis auf eine Ausnahme mit denen beim Textimport identisch. Für die Textanalyse besitzt das Dialogfeld in Schritt 3 eine zusätzliche Option: das Eingabefeld Zielbereich. Hier können Sie festlegen, in welchem Zellbereich die Daten angezeigt werden sollen. Wenn Sie den Zielbereich nicht ändern, werden die Daten ab der Zelle mit der analysierten Zeile eingefügt. Um die anderen Optionen auszufüllen, befolgen Sie die Anleitung des vorherigen Abschnitts »Textdateien mit dem Text-Assistenten importieren«. Klicken Sie nach jedem Schritt auf Weiter.

Abbildung 33.7: Ein spezieller Text-Assistent für die Analyse von Daten unterstützt
Sie bei der Aufteilung der Datenfelder auf mehrere Spalten.

• Wenn Sie alle drei Schritte des Text-Assistenten abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ende. Der Text in der bzw. den markierten Zellen wird auf mehrere Spalten aufgeteilt.

In Bild 33.8 sehen Sie das Tabellenblatt aus Bild 33.6, nur sind jetzt die ersten sieben Zeilen bereits analysiert und in Spalten aufgeteilt worden. Anschließend wurde im Tabellenblatt die Spaltenbreite so angepaßt, daß der gesamte Zellinhalt sichtbar ist.

Abbildung 33.8: Hier wurden die ersten sieben Zeilen bereits analysiert und in Spalten aufgeteilt.

Stellen Sie sicher, daß in dem Tabellenblatt rechts von der markierten Zelle genügend leere Spalten vorhanden sind, um die analysierten Daten aufzunehmen. Denn die analysierten Daten überschreiben die Zellen rechts von der markierten, selbst wenn dort bereits Daten eingetragen wurden.

Bei einer Datei wie der in Bild 33.6 können Sie nicht alle Zeilen gleichzeitig konvertieren, da der Text nicht in Spalten ausgerichtet ist und keine Trennzeichen besitzt. In diesem Fall müssen Sie die Spalten einzeln aufteilen. Ist jedoch ein Teil des Texts in Spalten ausgerichtet, so markieren Sie mehrere Zellen einer Spalte und analysieren diese in einem Arbeitsgang.

Daten von einer Web Site abrufen

In früheren Kapiteln dieses Buchs haben Sie gelernt, wie Sie mit Hilfe der Web-Symbolleiste und Ihrem Internet-Browser HTML-Dateien und Arbeitsmappen anzeigen und wie Sie mit Hilfe des Excel-Internet-Assistenten die Daten einer Arbeitsmappe auf einer Webseite publizieren. In diesem Abschnitt lernen Sie nun, wie Sie externe Daten von einer Web Site oder einer Intranet Site abrufen, indem Sie eine Web-Abfrage durchführen.

Web-Abfragen dienen dazu, Daten von Webseiten in einem Intranet oder im Internet, die das HTTP- oder FTP-Protokoll unterstützen, abzurufen. Zum Lieferumfang von Excel gehören einige Beispielabfragen, die beim Installieren der Office 97 im Ordner ABFRAGEN gespeichert wurden. Sie können beispielsweise eine Abfrage auf der Web Site der PC Quote, Inc. durchführen, um die aktuellen Aktienkurse abzurufen. In Bild 33.9 sehen Sie das Ergebnis der Abfrage Aktienkurse von PC Quote, Inc. Und Bild 33.10 zeigt ein mögliches Ergebnis der Abfrage Telefontarifauskunft von der Quantum Software GmbH, die auch im Dialogfeld Abfrage ausführen in Bild 33.11 zu sehen ist. Mit Hilfe dieser Abfrage können Sie für die Verbindung zwischen zwei Orten den zur aktuellen Zeit gültigen Telefontarif ermitteln. Beim Ausführen der Abfrage werden Sie zur Angabe Ihrer Ortsnetzkennzahl sowie der Vorwahl der Gegenstelle aufgefordert. Anhand dieser Informationen wird der aktuelle Tarif ermittelt. Die Ergebnisse der Web-Abfrage werden in das Tabellenblatt eingelesen und können jederzeit aktualisiert werden.

Um weitere Web-Abfragen für den Download von Daten aus dem Internet zu empfangen, öffnen Sie ein leeres Tabellenblatt und wählen Daten/Externe Daten/Web-Abfrage ausführen. Im Dialogfeld Abfrage ausführen markieren Sie im Listenfeld den Eintrag Weitere Web-Abfragen und klicken auf Importieren. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten an Excel zurückgeben auf OK und in das Tabellenblatt wird eine Liste neuer Abfragen eingefügt.

Informationen dazu, wie Sie Ihre eigenen Web-Abfragen erstellen, erhalten Sie im Microsoft Web Resource Kit. Das Resource Kit läßt sich per Download von folgender World Wide Web Site abholen: http://www.microsoft.com/germany/office/excel/webquery/webcnkit.exe

Abbildung 33.9: Rufen Sie aktuelle Aktienkurse ab, indem Sie von Excel aus die Web-Abfrage Aktienkurse von PC Quote, Inc ausführen.

Abbildung 33.10: Und mit Hilfe der Abfrage Telefontarifauskunft von der Quantum Software GmbH können Sie den Gebührentarif für eine bestimmte Strecke ermitteln.

Online-Support von Microsoft erhalten Sie auf der folgenden World Wide Web Site:
http://www.microsoft.com/germany/support/ Zudem stellt Microsoft im Internet eine umfassende KnowledgeBase für die Fehlerbehebung zur Verfügung (in englischer Sprache). Diese finden Sie unter folgender Adresse: http://www.microsoft.com/kb Lernprogramme (Tutorials), Tips und Add-Ins für Microsoft Office-Anwendungen in englischer Sprache gibt es unter folgender Adresse: http://www.ronperson.com/

Eine Web-Abfrage ausführen

Wenn Ihr System dafür eingerichtet ist, per Modem eine Verbindung zum Internet herzustellen oder über ein Netzwerk einen Zugang zu einer Web Site auf Ihrem Intranet herzustellen, so ist es einfach, mit Hilfe einer Web-Abfrage Daten von einer Web Site abzurufen. Um eine Web-Abfrage auszuführen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Aktivieren Sie das Tabellenblatt, in das die Ergebnisse der Abfrage kopiert werden sollen. Markieren Sie die Zelle, welche im für die Abfrageergebnisse vorgesehenen Bereich die Ecke oben links darstellt.

Damit die Ergebnisse der Abfrage leichter lesbar sind, schalten Sie die Anzeige der Gitternetzlinien im Tabellenblatt aus, indem Sie Extras/Optionen wählen, das Register Ansicht öffnen und die Option Gitternetzlinien deaktivieren.

• Wählen Sie Daten/Externe Daten/Web-Abfrage ausführen. Das Dialogfeld Abfrage ausführen wird eingeblendet (siehe Bild 33.11).

Abbildung 33.11: Im Dialogfeld Abfrage ausführen wählen Sie eine Web-Abfrage aus. Dialogfeld Abfrage ausfuehren

• Markieren Sie im Listenfeld eine Abfrage, und wählen Sie Importieren. Web-Abfragen haben die Dateierweiterung IQY.
• Aktivieren Sie im Dialogfeld Externe Daten an Excel zurückgeben (Bild 33.12) eine der Optionen.

Wenn Sie in Schritt 1 bereits das Tabellenblatt und die Ausgangszelle markiert haben, wird die Auswahl im Eingabefeld In dem ausgewählten Blatt angezeigt. Wenn Sie in Schritt 1 keine Auswahl vorgenommen haben, klicken Sie rechts neben dem Eingabefeld auf die Schaltfläche Reduzieren, aktivieren das gewünschte Tabellenblatt und markieren die Ausgangszelle und klicken dann auf die Schaltfläche Erweitern, damit das Dialogfeld wieder eingeblendet wird.

Um die Daten in einem neuen Tabellenblatt zu plazieren, markieren Sie die Option Als neues Blatt. Es wird automatisch ein neues Tabellenblatt geöffnet, und die Zelle A1 wird als Ausgangszelle für den externen Datenbereich markiert.

Wenn Sie die Abfrage von einem Pivot-Tabellenbericht ausführen, ist zudem die Option In eine neue Pivot-Tabelle verfügbar.

Abbildung 33.12: Markieren Sie die Position für die Daten, die von
der Web-Abfrage geliefert werden.

• Um die Eigenschaften der Abfrage zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. Erläuterungen hierzu erhalten Sie im nächsten Abschnitt »Die Eigenschaften des Datenbereichs ändern«.
• Um zu ändern, wie die Parameter für eine Abfrage ermittelt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Variablen. Das Dialogfeld Parameter erscheint (siehe Bild 33.13).

Abbildung 33.13: In diesem Dialogfeld können Sie variable Parameter für eine Abfrage ändern.

• Markieren Sie im Listenfeld Name des Parameters den zu ändernden Parameter.
• Aktivieren Sie für diesen Parameter eine der folgenden drei Optionen:

• Wenn Sie im Dialogfeld Parameter alle erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie OK.
• Wählen Sie erneut OK, damit die Abfrage ausgeführt wird.

Wenn Sie in Schritt 8 die Option Anfrage nach dem Wert mit der folgenden Frage aktiviert haben, werden Sie jetzt nach einem Parameter gefragt, der für die Ausführung der Abfrage erforderlich ist (vgl. Bild 33.14). Aktivieren Sie die Option Wert / Bezug immer verwenden, wenn für diese Abfrage immer derselbe Wert bzw. derselbe Zellbezug verwendet werden soll. Anschließend wird die Verbindung zur Internet oder Intranet Site hergestellt und die Abfrage wird ausgeführt. Die Ergebnisse der Abfrage werden in das angegebene Tabellenblatt eingelesen.

Abbildung 33.14: Sie werden zur Eingabe von Parametern aufgefordert,
die für die Ausführung der Web-Abfrage benötigt werden.

Während der Ausführung der Abfrage wird in der Statusleiste ein sich drehender Globus angezeigt. Sie können die Ergebnisse der Abfrage prüfen, während Sie noch online sind und dann die Abfrage erneut ausführen, indem Sie in der Symbolleiste Externe Daten auf die Schaltfläche Daten aktualisieren klicken oder mit der rechten Maustaste in das Tabellenblatt mit den Ergebnissen klicken und im Kontextmenü den Befehl Daten aktualisieren wählen. Wenn Sie für einen Parameter die Option Wert / Bezug immer verwenden nicht aktiviert haben (vgl. Schritt 10), werden Sie erneut zur Eingabe dieses Parameters aufgefordert. Wenn Sie den Befehl Daten aktualisieren offline wählen, wird automatisch eine Verbindung mit dem Internet aufgebaut, und die Daten werden aktualisiert.

Um den Status einer Abfrage zu ermitteln, klicken Sie zweimal auf den Globus in der Statusleiste. Es wird das Dialogfeld Aktualisierungsstatus der externen Daten eingeblendet.

Es ist möglich, die Quelle für die Parameterwerte einer vorhandenen Abfrage zu ändern, indem Sie in der Symbolleiste Externe Daten auf die Schaltfläche Parameter klicken oder mit der rechten Maustaste in das Tabellenblatt mit den Ergebnissen klicken und im Kontextmenü den Befehl Parameter wählen. Oben in Schritt 8 werden die Optionen des Dialogfelds Parameter beschrieben.

Um die Verbindung zum Internet zu unterbrechen, klicken Sie in der Web-Symbolleiste auf die Schaltfläche Im Web suchen. Sobald das Browser-Fenster erscheint, wählen Sie Datei/Beenden.

Die Eigenschaften des Datenbereichs ändern

Es gibt verschiedene Eigenschaften des externen Datenbereichs, die Sie ändern können. Sie können diese Änderungen beim ersten Ausführen der Abfrage vornehmen oder nachdem die Abfrageergebnisse bereits einmal in das Tabellenblatt eingelesen wurden. Um die Eigenschaften zu ändern, klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten an Excel zurückgeben auf die Schaltfläche Eigenschaften (vgl. Schritt 5 im vorigen Abschnitt), oder Sie klicken in der Symbolleiste Externe Daten auf die Schaltfläche Datenbereich-Eigenschaften. Eine andere Möglichkeit ist, in die Ergebnistabelle zu klicken und im Kontextmenü den Befehl Datenbereich-Eigenschaften zu wählen. Das Dialogfeld Eigenschaften des externen Datenbereichs wird eingeblendet (siehe Bild 33.15).

Abbildung 33.15: Ändern Sie die Eigenschaften des externen Datenbereichs.

Für jede Abfrage sind andere Optionen verfügbar. Ist eine Option nicht für die aktuelle Abfrage bestimmt, so ist sie abgeblendet dargestellt. Der Name der betreffenden Abfrage wird oben im Eingabefeld Name angezeigt. In Tabelle 33.2 werden die einzelnen Optionen dieses Dialogfelds erläutert

Tabelle 33.3: Optionen zur Einstellung der Eigenschaften des externen Datenbereichs. (Forts.)