Excel ist Bestandteil der neuen Software-Generation, die die Vorteile erhöhter Verarbeitungsleistung und die Software-Umgebung von Windows 95 nutzt. Diese Umgebung hat viele Vorteile, wenn Sie mit mehreren Anwendungen arbeiten.
Der Bedienungsvorgang für Windows-, OS/2- und Macintosh-Anwendungen ist ähnlich. Im Rahmen des gleichen Betriebsumfelds haben die verschiedenen Anwendungen viele Ähnlichkeiten, und man lernt darum schnell, mit ihnen umzugehen. So sind sich z. B. Microsoft Excel für Windows und Word für Windows in der Arbeitsweise sehr ähnlich.
Diese Umgebung ermöglicht Ihnen, gleichzeitig mehrere Windows und DOS-Anwendungen zu verwenden und statische Informationen zwischen Windows- und DOS-Anwendungen durch Ausschneiden und Einfügen zu übertragen. Sie können auch Schnellverknüpfungen erstellen, die Lebenddaten zwischen Windows-Anwendungen weitergeben.
Sie können eingebettete Objekte verwenden, um ein zusammengesetztes Dokument zu erstellen, das sich aus Objekten zusammensetzt, die in verschiedenen Windows-Anwendungen erstellt wurden. Sie können dann jedes der Objekte bearbeiten und dafür die Anwendung verwenden, mit der das Objekt ursprünglich erstellt wurde.
Mit der Office Shortcut-Leiste können Sie Microsoft Office 97-Anwendungen starten und zwischen ihnen umschalten.
Sie können auch Dokumente aus unterschiedlichen Microsoft Office 97-Anwendungen zusammenbringen, um sie als ein Dokument anzuzeigen, zu bearbeiten und zu drucken. n
Online-Hilfe von Microsoft finden Sie im WorldWideWeb unter:
http://www.microsoft.com/support/
Zugang zu KnowledgeBase von Microsoft mit umfassender Problembehandlung haben Sie unter:
http://www.microsoft.com/kb
Anweisungen, Tips und Add-Ins für Microsoft Office-Anwendungen erhalten Sie unter:
http://www.ronperson.com/ Für Windows-Anwendungen wird der Zugriff auf Informationen innerhalb von Dokumenten der gleichen Anwendung und zwischen Dokumenten aus verschiedenen Anwendungen möglich durch die Zwischenablage. Die Zwischenablage ist ein reservierter Speicherbereich bei Windows (nicht Bestandteil einer bestimmten Anwendung), die zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Element speichert. Die Zwischenablage speichert Text, Grafiken, Zahlen oder andere Daten, die Sie in der Anwendung, die Sie gerade verwenden, kopieren oder ausschneiden. Haben Sie etwas in der Zwischenablage gespeichert, können Sie sich an eine andere Stelle in Ihrer Datei bewegen oder in eine Datei in einer anderen Anwendung umschalten und die Informationen aus der Zwischenablage einfügen.
Sie haben jederzeit Zugang zum Inhalt der Zwischenablage, indem Sie die Zwischenablage öffnen. Sie Klicken auf die Schaltfläche Start, wählen dann unter dem Befehl Programme die Option Zubehör und klicken dann im Untermenü auf die Option Zwischenablage.
Da die Zwischenablage zu Windows und nicht zu einer bestimmten Anwendung gehört, haben alle Anwendungen Zugriff auf diese Informationen. Da die Windows-Anwendungen ähnliche Befehle und oftmals sogar die gleichen Befehle verwenden, um Daten in und aus der Zwischenablage zu bewegen, ist die gemeinsame Nutzung dieser Daten durch verschiedene Anwendungen ohne weiteres möglich.
Es gibt drei Methoden, Daten in und zwischen Anwendungen zu übertragen, je nachdem, mit welcher Anwendung Sie arbeiten und wie Sie die Daten kopieren und einfügen. Die erste Methode ist der einfache Arbeitsgang des Kopierens und Einfügens: Sie markieren und kopieren die Daten (unter Verwendung des Befehls Kopieren im Menü Bearbeiten), gehen an eine andere Stelle, oder schalten in ein anderes Dokument um und fügen die Daten dann (unter Verwendung des Befehls Einfügen im Menü Bearbeiten) ein. Beim einfachen Kopieren und Einfügen bleiben die Daten nicht mit dem Ursprungsdokument verknüpft.
Die zweite und dritte Methode der Datenübertragung mit Hilfe der Zwischenablage arbeiten mit einer Windows-Technologie Objektverknüpfung und -einbettung (OLE). Bei dieser Methode werden die übertragenen Daten als Objekte bezeichnet und können aus Text, Zahlen, einer Grafik oder anderen Datentypen bestehen. Das Objekt kann in ein Dokument eingebettet oder mit einem Dokument verknüpft werden. Zu einem eingebetteten Objekt gehören sämtliche Informationen, die notwendig sind, um das Objekt in dem Dokument, in das es eingefügt wurde, zu aktualisieren. Ein verknüpftes Objekt bleibt mit dem Ursprungsdokument verknüpft und kann bei Änderung des Originaldokuments aktualisiert werden.
In der OLE-Sprache dienen Dokumente und Anwendungen als Server, wenn sie Daten erstellen, die in ein anderes Dokument eingebettet oder mit ihm verknüpft werden können, oder als Klienten, wenn sie Daten von anderen Dokumenten oder Anwendungen erhalten, die dann eingebettet oder verknüpft werden. Einige Anwendungen, darunter auch Excel, können sowohl Server als auch Klient sein. Excel kann auch gleichzeitig mehrere Klienten und mehrere Server haben.
Sie können Daten, die von der Zwischenablage übertragen werden, unterschiedliche Formate zuordnen. Auf diese Weise steuern Sie, ob die Daten kopiert und eingefügt oder ob sie eingebettet und verknüpft werden.
Sie können auch die Darstellung oder das Verhalten der Daten steuern, wenn Sie in eine andere Anwendung eingefügt werden. Kopieren Sie z. B. Daten aus einem Excel-Tabellenblatt, können Sie die Daten als eingebettetes Objekt, als verknüpften oder unverknüpften Text, der formatiert oder nicht formatiert ist, oder als verknüpfte oder unverknüpfte Grafik oder Bitmap in ein Word für Windows-Dokument einfügen.
Die Verwendung von Excel mit Windows gleicht einem großen integrierten Software-System, in dem Daten verschiedener Anwendungen miteinander verknüpft sind, auch wenn die Anwendungen von verschiedenen Herstellern kommen. Mit der Windows-Zwischenablage können Sie Informationen von einer Anwendung ausschneiden bzw. kopieren und in eine andere Anwendung einfügen.
Um Textdaten von Excel zu kopieren und auszuschneiden und in eine andere Windows-Anwendung wie Word für Windows einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Beim Ausschneiden von Daten, werden die Daten aus der ursprünglichen Stelle entfernt und in die Zwischenablage plaziert. Beim Kopieren von Daten bleiben die Daten an der ursprünglichen Stelle und eine Kopie der Daten wird in die Zwischenablage plaziert.
Die Excel-Daten werden in die Empfängeranwendung eingefügt. Die Daten sind nicht mehr mit Excel verknüpft.
Sie können ein ganzes Excel-Diagramm, eine Bitmap-Grafik eines Tabellenbereichs oder die gesamte Bildschirmanzeige erfassen und in eine andere Windows-Anwendung wie z. B. Aldus PageMaker (eine Layout-Anwendung), Word für Windows (ein Textverarbeitungsprogramm) oder Microsoft Draw (ein kostenloses Grafikprogramm, das mit einigen Microsoft-Programmen mitgeliefert wird) einfügen.
Um ein Excel-Diagramm in eine andere Anwendung zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Bei Anwendungen, die nicht verknüpft werden können, ist der Befehl Inhalte einfügen im Menü Bearbeiten nicht verfügbar.Das Erfassen der Bildschirmanzeige (Screenshot) ist hilfreich für technisches Dokumentationsmaterial oder als Schulungsmaterial. Haben Sie kein Windows-Programm zur Dokumenterstellung, wie z. B. Aldus PageMaker oder Word für Windows, können Sie Schulungsmaterial oder technische Dokumente mit Excel erstellen. Sie können Screenshots in Excel-Tabellenblätter einfügen und dann Excel-Textfelder oder Fließtext in Zellen verwenden, um mehrspaltige Textbeschreibungen zu erstellen.
Um Screenshots vom ganzen Windows- oder Excel-Bildschirm zu erstellen, die Sie dann in Windows-Anwendungen einfügen können, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um einen Ausschnitt eines Tabellenblatts als Bitmap-Grafik zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Verwenden Sie Excel mit Windows 95, haben Sie eine neue Möglichkeit der Datenspeicherung und -übertragung. Mit der Maus können sie einen Abschnitt eines Dokuments selektieren und auf die Arbeitsfläche ziehen. Dort wird er zum Datenauszug. Ein Datenauszug ist in Wirklichkeit eine Datei, die in der Arbeitsfläche gespeichert wird. Sie können diesen Datenauszug jederzeit und überall verwenden, Sie können ihn in ein Dokument der gleichen Anwendung zurückziehen, in der er erstellt wurde, oder in ein Dokument in einer anderen Anwendung, die OLE unterstützt. Sie können den Datenauszug beliebig oft verwenden, und er bleibt auf der Arbeitsfläche, bis Sie ihn löschen.
Zu den Verwendungsmöglichkeiten von Datenauszügen bei Excel gehören z. B. Datenauszüge mit häufig verwendeten Standard-Dateneingabemasken, Standard-Datenbankstrukturen, häufig verwendete Titel oder Unterzeichnungsbereiche, häufig verwendete Listen usw. Ziehen Sie diese Datenauszüge auf ein Tabellenblatt, so ist es genau so, als hätten Sie alle Daten selbst eingegeben.
Datenauszüge bieten große Vorteile gegenüber der Zwischenablage:
Sie können Datenauszüge nur für Anwendungen verwenden, die OLE-Verknüpfungen unterstützen.Um einen Datenauszug zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
oder:
Um den markierten Bereich aus dem Dokument in einen Datenauszug auf der Arbeitsfläche zu bewegen, wählen Sie die Option Datenauszug hier verschieben.
Die markieren Daten werden als Datenauszug-Schaltfläche auf der Arbeitsfläche angezeigt. Um Datenauszüge in einem anderen Dokument im gleichen oder einem anderen Programm zu verwenden, ziehen Sie den Datenauszug in das Dokument und legen es an der Stelle ab, wo es eingefügt werden soll.
Sie können Datenauszüge auch in einen Ordner ziehen. Sie können z. B. einen neuen Ordner in Ihrer Arbeitsfläche erstellen, um Datenauszüge zu speichern, und ziehen die Datenauszüge dann in diesen Ordner. Arbeiten Sie mit vielen Datenauszügen, helfen Ordner sie zu verwalten. Um auf der Arbeitsfläche einen Ordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Arbeitsfläche und wählen aus dem Kontextmenü die Option Neu und dann Ordner. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie die Taste (Eingabetaste). Nun können Sie Datenauszüge in diesen Ordner ziehen und ablegen. Um Datenauszüge zu verwenden, doppelklicken Sie den Ordner, um ein Fenster zu öffnen, in dem der Inhalt des Ordners angezeigt wird und ziehen dann die Datenauszüge aus dem Ordner in die jeweiligen Dokumente und legen sie dort ab.
Was die Schaltfläche betrifft, so können Sie den Text, der unter der Schaltfläche Datenauszüge angezeigt wird, ändern. Um den Text zu ändern, klicken Sie einmal auf die Schaltfläche, um Sie zu selektieren, und klicken Sie erneut, um den Schaltflächennamen zu bearbeiten. (Warten Sie kurz, bevor Sie das zweite Mal klicken, da sonst die Anwendung des Datenauszugs geöffnet wird.) Geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste.
Arbeiten Sie mit Windows 97, können Sie die Maus verwenden, um Daten von einer Anwendung in eine andere zu bewegen oder zu kopieren, wenn beide Anwendungen OLE-Verknüpfungen unterstützen. Mit der Maus wird das Übertragen von Daten zu einem einfachen Drag&Drop-Vorgang.
Um Daten zwischen Anwendungen mit der Maus zu bewegen oder zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Oder:
Wenn das Fenster für das Empfängerprogramm nicht aktiviert (sichtbar) ist, ziehen Sie den markierten Bereich auf die Schaltfläche des Empfängerprogramms in der Task-Leiste und halten dabei immer noch die Maustaste gedrückt. Ist das Programm aktiviert, legen Sie den markierten Bereich an der Stelle ab, wo er im Empfängerprogramm eingefügt werden soll.
Sie können zwei Programme übersichtlich auf dem Bildschirm anordnen, indem Sie alle anderen Programme reduzieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den grauen Bereich der Task-Leiste, und wählen Sie entweder die Option Untereinander oder Nebeneinander..Abbildung 31.1: Sie können Objekte zwischen Programmen, die OLE-Verknüpfungen unterstützen, ziehen.
Viele Windows-Anwendungen können durch Verknüpfungen miteinander in Verbindung treten. Durch Verknüpfungen kann eine Windows-Anwendung an eine andere verknüpfungsfähige Windows-Anwendung Daten senden oder von ihr empfangen.
Es gibt zwei Arten von Verknüpfungen: Verknüpfungen von Excel mit anderen Anwendungen durch Fernbezugsformeln (ähnlich den Verknüpfungen zwischen Arbeitsmappen durch externe Bezugsformeln) oder durch Makros, die den »Dynamischen Datenaustausch« (DDE) steuern, der die Verknüpfungen erstellt. Sie können eine Fernbezugsformel in eine Zelle eingeben, wenn Sie den richtigen Aufbau kennen, oder Sie können die Formel unter Verwendung des Befehls Inhalte einfügen im Menü Bearbeiten in eine Zelle einfügen.
Excel kann durch Schnellverknüpfungen mit anderen Windows-Anwendungen, die DDE-Verknüpfungen unterstützen, Daten von anderen Windows-Anwendungen empfangen. Ändern sich die Daten in der Serveranwendung, werden die Daten bei Excel (dem Klient) automatisch aktualisiert. Wichtige Anwendungsbereiche sind u. a. das Aufzeigen von Preisentwicklungen bei Börsentransaktionen, die ständige Überwachung des Materialbestands für Fertigungsstraßen und die Auswertung von Labordaten, die von Monitoren abgelesen werden.
Verknüpfungen können auch bei manueller Einstellung aktualisiert werden. Das ist meist in Situationen erforderlich, wenn Daten in einem Tabellenblatt aktualisiert werden müssen oder wenn eine Verknüpfung zwischen Excel und einem Textverarbeitungsprogramm wie Word für Windows aktualisiert werden muß.
Sie können Verknüpfungen mit dem Menü Bearbeiten erstellen, durch Eingeben von Formeln, die die vom Menü erstellte externe Bezugsformel duplizieren oder durch Makros.
Excel kann mit den Befehlen Kopieren bzw. Inhalte einfügen im Menü Bearbeiten Verknüpfungen erzeugen, wenn die andere Windows-Anwendung ebenfalls über Verknüpfungsbefehle im Menü verfügt. In diesem Fall ist das Erstellen von Verknüpfungen nicht schwieriger als das Verknüpfen von zwei Arbeitsmappen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Excel als Klient mit anderen Windows-Anwendungen, die OLE- oder DDE-Verknüpfungen unterstützen, zu verknüpfen:
Oft haben Sie die Wahl, die Aktualisierung der verknüpften Daten automatisch vornehmen zu lassen oder nur, wenn eine Aktualisierung manuell verlangt wird. Windows-Anwendungen arbeiten schneller, wenn Sie die Option manuell aktualisierter Verknüpfungen verwenden.
Es kann sein, daß die Serveranwendung Verknüpfungen mit dem Befehl Verknüpfen nicht unterstützt. Ist Excels Befehl Inhalte einfügen mit der Schaltfläche Verknüpfen im Menü Bearbeiten nach dem Kopieren von Daten aus einer anderen Windows-Anwendung nicht mehr verfügbar, unterstützt die Anwendung, aus der kopiert wurde, keine Menüverknüpfungen, und Sie können die Verknüpfung mit Excel nicht erstellen.Soll Excel die Tabellenwerte verwenden, die es erhalten hat, und keine Fernbezugsaktualisierungen von anderen Anwendungen anfordern, wählen Sie im Menü Extras unter dem Befehl Optionen das Register Berechnen und deaktivieren dort die Option Fernbezüge aktualisieren. Sie können die Fernbezugsverknüpfungen durch erneutes Aktivieren der Option Fernbezüge aktualisieren später wieder herstellen.
Verknüpfen Sie ein Excel-Tabellenblatt mit einem externen Dokument – z. B. mit einer Datenbank –, werden normalerweise die Werte aus dem verknüpften Dokument mit dem Tabellenblatt gespeichert. Weil die Werte mit dem Tabellenblatt gespeichert werden, muß Excel beim nächsten Öffnen des Tabellenblatts das verknüpfte Dokument nicht neu lesen, um die Werte in dem Tabellenblatt zu aktualisieren. Ist das verknüpfte Dokument jedoch sehr groß – z. B. eine große Datenbank –, führt das Speichern der Werte aus dem externen Dokument zu sehr umfangreichen Excel-Dateien und kann die Zeit, die zum Öffnen der Datei des Tabellenblatts benötigt wird, um einiges verlängern. Um die Dateigröße bzw. die Öffnungszeit für ein Tabellenblatt, das mit einem externen Dokument verknüpft ist, zu verringern, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen, wählen das Register Berechnen und deaktivieren die Option Externe Verknüpfungswerte speichern. Dann aktivieren Sie die Schaltfläche OK. Achten Sie beim nächsten Öffnen des Tabellenblatts darauf, daß Excel das externe Dokument neu lesen muß, wenn Sie das Tabellenblatt aktualisieren lassen, und das kann längere Zeit dauern.
Excel kann Daten über DDE an andere Windows-Anwendungen senden und kann auch Datenanfragen stellen. Sie können die Funktion von Excel, Datenverknüpfungen mit anderen Anwendungen zu aktualisieren, ausschalten, indem Sie im Menü Extras unter dem Befehl Optionen das Register Allgemein wählen und dann die Option Andere Anwendungen ignorieren aktivieren. Um Fernanfragen zu ermöglichen und zuzulassen, daß Excel Daten ausgibt, deaktivieren Sie die Option Andere Anwendungen ignorieren.
Sie können Daten in ein Excel-Tabellenblatt einbetten, wenn sie von einer Serveranwendung kommen, die OLE-Verknüpfungen unterstützt. Nach dem Einbetten sind die Daten Bestandteil des Excel-Tabellenblatts: um die eingebetteten Daten zu bearbeiten, können sie die Serveranwendung von Excel aus starten. (Ist die Serveranwendung nicht verfügbar – das ist z. B. der Fall, wenn sie das Dokument einem anderen Anwender geben, der nicht über das Programm verfügt –, versucht Windows sie zum Durchführen der Aktualisierung durch eine andere Anwendung zu ersetzen, die die gleichen Daten zur Aktualisierung verwendet.)
In mancherlei Hinsicht gleicht das Einbetten eines Objekts bei Excel einer Objektverknüpfung. In beiden Fällen besteht eine Verbindung zur Serveranwendung, mit der das Objekt erzeugt wurde, und beide ermöglichen, das Objekt in Excel durch Ändern des ursprünglichen Objekts zu aktualisieren. In anderer Hinsicht sind Einbetten und Verknüpfen allerdings auch sehr unterschiedlich. Einige Vor- und Nachteile des Einbettens sind hier aufgelistet:
Vorteile:
Nachteile:
Verwenden Sie Verknüpfungen, wenn Sie ein Server-Dokument mit mehreren Excel-Klientdokumenten verknüpfen wollen, wenn Sie viele Verknüpfungen auf einmal aktualisieren wollen oder wenn sie beim Ändern des Server-Dokuments eine sofortige Aktualisierung wünschen. Verwenden Sie Einbettungen, wenn Sie Tabellenblatt und Daten beeinander lassen, wenn Sie nur ein einziges Server-Objekt einbetten oder wenn Sie die Aktualisierung der Daten manuell aus Excel steuern wollen.
Es gibt zwei Methoden, ein Objekt in ein Excel-Dokument einzubetten. Sie können das Objekt einfügen, indem Sie die Befehle Einfügen verwenden und das eingebettete Objekt tatsächlich in Excel erstellen. Oder Sie können eine Anwendung öffnen, die ein vorhandenes Objekt enthält, dieses kopieren und bei Excel einfügen.
Sie können zwei Arten von Anwendungen verwenden, um neu eingebettete Objekte in ein Excel-Tabellenblatt einzufügen. Zur ersten Kategorie gehören alle Windows-Serveranwendungen, die OLE-Verknüpfungen unterstützen wie z. B. Word oder Windows Paint.
Zur zweiten Kategorie gehören allgemeine Programme, die mit einigen Windows-Anwendungen kostenlos mitgeliefert werden. Installieren Sie auf Ihrem Computer eine Anwendung, die mit kostenlosen allgemeinen Programmen geliefert wird, werden die allgemeinen Programme Excel und anderen Klientanwendungen verfügbar gemacht. Diese allgemeinen Programme sind keine eigenständigen Anwendungen; sie können nur von einer Klientanwendung aus wie z. B. Excel benutzt werden.
Um ein neu eingebettetes Objekt in ein Excel-Tabellenblatt einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 31.2: Das Dialogfeld Objekt mit gewähltem Register Neu erstellen.
Eingebettete Objekte – auch Textobjekte – werden bei Excel als Grafiken angezeigt, die in der Größe geändert und bewegt werden können.
Excel unterstützt die neue Version der Objektverknüpfung und Objekteinbettung, OLE 2. Unterstützen die Anwendungen, die Sie zusammen mit Excel verwenden, ebenfalls Verknüpfungen mit OLE 2, können Sie die Vorteile dieser neuen OLE-Version nutzen. Microsoft Word 97 für Windows und einige der allgemeinen Anwendungen, die mit Word geliefert werden, unterstützen OLE 2-Verknüpfungen. Wählen Sie eine OLE 2-kompatible Serveranwendung aus dem Dialogfeld Objekt, werden Ihnen einige Unterschiede gegenüber der ursprünglichen OLE-Version auffallen.
Die Möglichkeit, das eingebettete Objekt zu sehen und zu bearbeiten, während gleichzeitig das Dokument angezeigt wird, in das es eingebettet wird, wird als Vor-Ort-Aktivierung bezeichnet und ist ein Feature von OLE 2. Sie müssen nicht zwischen der Server- und Klientanwendung hin und her schalten, um zu sehen, wie das eingebettete Objekt im Originaldokument aussieht. Doppelklicken Sie ein eingebettetes Objekt, sind die für die Bearbeitung des eingebetteten Objekts erforderlichen Menübefehle und Schaltflächen von der Klientanwendung aus verfügbar – in diesem Fall bei Excel. Sie können das eingebettete Objekt beim Bearbeiten in seinem Kontext sehen. Bild 31.3 zeigt ein Word 97-Dokument, das von einem Excel-Tabellenblatt aus bearbeitet wird. Beachten Sie, daß die Menüs und Symbolleisten von Word in Excel angezeigt werden, während der Benutzer das Word-Dokument bearbeitet. Um zu Excel zurückzukehren, klicken Sie an eine beliebige Stelle außerhalb des eingebetteten Objekts.
Abbildung 31.3: Mit OLE 2 können Sie von der Excel-Arbeitsmappe aus andere Anwendungen zum Bearbeiten von Objekten verwenden.
Verwenden Sie die Drag&Drop-Methode, um ein OLE-Dokument in ein anderes OLE-Dokument einzubetten.Ein weiteres Feature von OLE 2 ist die Möglichkeit, die Drag&Drop-Methode für Daten zwischen zwei Anwendungen, die OLE 2 unterstützen, zu verwenden. Das Ziehen von Daten führt zum gleichen Ergebnis, wie die Befehle Kopieren und Einfügen im Menü Bearbeiten, um Daten von einem Programm in ein anderes zu kopieren. Halten Sie beim Ziehen der Daten die (Umschalt)-Taste gedrückt, werden die Daten beim Mauscursor oder in der aktiven Zelle des Empfängerdokuments eingefügt. Drücken Sie beim Ziehen der Daten die (Strg)-Taste, so ist das Ergebnis wie beim Verwenden der Befehle Ausschneiden und Einfügen im Menü Bearbeiten: Die Daten werden aus dem Quelldokument entfernt und in das Zieldokument eingefügt.
Sie können den Befehl Objekt im Menü Einfügen verwenden, um eine vorhandene Datei als eingebettetes Objekt in ein Excel-Tabellenblatt einzufügen. In diesem Fall wird die ganze Datei mit der Tabellendatei gespeichert und kann ohne Auswirkungen auf die Ursprungsdatei geändert werden.
Um eine vorhandene Datei als eingebettetes Objekt einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 31.4: Das Dialogfeld Objekt mit gewähltem Register
Von Datei erstellen.
Bei Nichtaktivierung dieser Option besteht keine Verknüpfung zur Ursprungsdatei. Ändern sich die Daten in der Ursprungsdatei, werden sie im Tabellenblatt nicht aktualisiert.
Eine andere Methode zum Einbetten von Objekten in Excel-Tabellenblättern besteht darin, die Serveranwendung mit den einzubettenden Daten zu öffnen, das Objekt zu kopieren und als eingebettetes Objekt bei Excel einzufügen. Diese Methode des Einbettens ist hilfreich, wenn Sie nur einen Teil eines Dokuments aus einem anderen Programm einbetten wollen. Sie können diese Methode nicht für gemeinsame Anwendungen verwenden, weil gemeinsame Anwendungen nur von einer Klientanwendung aus gestartet werden können.
Windows-Anwendungen, die nicht völlig OLE-kompatibel sind, werden mitunter nicht im Dialogfeld Objekt einfügen angezeigt. Es kann jedoch sein, daß diese Verwendungen trotzdem verwendet werden können, um ein OLE-Objekt zu erstellen und in Ihr Tabellenblatt einzufügen.
Um ein Objekt mit dem Befehl Inhalte einfügen einzubetten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 31.5: Das Dialogfeld Inhalte einfügen wird verwendet, um eingebettete
Objekte aus anderen Anwendungen in Excel einzubetten.
Die Optionen der Liste Als sind in den einzelnen Serverprogrammen unterschiedlich. Bild 31.5 zeigt die Optionen, die angezeigt werden, wenn Sie Daten von Microsoft Paint kopieren. In einigen Fällen wird der Name der Serveranwendung wie z. B. Microsoft Word Dokument-Objekt angezeigt, wenn Sie einen Teil eines Word-Dokuments kopieren.
Das Objekt wird im Tabellenblatt als Makroblatt angezeigt. Sie können es wie jedes andere graphische Objekt formatieren, in der Größe ändern oder bewegen. Die in der Liste angegebenen Datentypen hängen von der Anwendung ab, aus der die Daten kommen. Wollen Sie ein Objekt einbetten, wählen Sie in der Liste Als den Namen der Anwendung, in der das Objekt erstellt wurde. Haben Sie z. B. Daten von der Datenbank XYZ kopiert, wird XYZ in der Liste angezeigt. Andere Datentypen in der Liste hängen davon ab, welche Datentypen die Serveranwendung übertragen kann. Unter anderem können folgende Datentypen angezeigt werden:
Tabelle 31.1: Datentypen im Dialogfeld Inhalte einfügen.
|
Datentyp |
Bedeutung |
|
Text |
Unformatierter Text |
|
Unicode-Text |
Bit 16 Schriftzeichen mit fixierter Zeichenbreite |
|
Grafik |
Grafik, die aus Zeichenelementen besteht. Kann mit Windows Draw oder anderen großen Windows-Zeichenprogrammen bearbeitet werden. |
|
Bitmap |
Grafik, die Punkteauflösung verwendet. Kann mit Windows Paint bearbeitet werden. |
Können Sie den Namen der Quellanwendung nicht in der Liste der Datentypen finden, so ist die Anwendung aus der Sie kopiert haben, nicht in der Lage, OLE-Objekte einzubetten. In diesem Fall können Sie die kopierten Daten mitunter mit einer Verknüpfung einfügen; gelingt das nicht, so können Sie die Daten nur als einfache unverknüpfte, nicht eingebettete Daten kopieren.Sie können auch den Befehl Grafik im Menü Einfügen verwenden, um Grafiken in ein Tabellenblatt einzufügen.
Sie haben die Möglichkeit, ein eingebettetes Objekt als Schaltfläche und nicht als tatsächliches Objekt anzeigen zu lassen. Sie können z. B. ein Word-Dokument in ein Excel-Tabellenblatt einbetten und es als Schaltfläche anzeigen lassen, so daß der Anwender durch Doppelklicken der Schaltfläche Word öffnen und das Dokument anzeigen kann. Dieses Feature ist hilfreich, um den Zugriff auf tabellenrelevante Informationen zu ermöglichen, ohne die Informationen tatsächlich mit in den Tabellenblättern anzuzeigen.
Um ein eingebettetes Objekt als Schaltfläche anzuzeigen, wählen Sie in den Dialogfeldern Inhalte einfügen bzw. Objekt die Option Als Symbol, je nachdem, welchen Befehl Sie zum Einfügen des eingebetteten Objekts verwenden.
Versuchen Sie, ein eingebettetes Objekt zu bearbeiten, das mit einer Anwendung erstellt wurde, die nicht in Ihrem Computer installiert ist, sucht Excel in Ihrem Computer nach Anwendungen des gleichen Typs. Findet es geeignete Anwendungen, die in der Lage sind, das Objekt zu konvertieren, wird das Dialogfeld Umwandeln angezeigt, in dem die möglichen Anwendungen aufgelistet werden. Wählen Sie die Anwendung, die Sie zum Bearbeiten des eingebetteten Objekts verwenden wollen. Das eingebettete Objekt wird in das Format der gewählten Anwendung konvertiert. Sie haben auch Zugriff auf das Dialogfeld Umwandeln, wenn sie das Objekt markieren, dann im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen wählen und im Dialogfeld Verknüpfungen die Schaltfläche Umwandeln wählen.
Machen Sie keine anderen Angaben, so werden eingebettete Objekte so gedruckt, wie sie auf dem Bildschirm in der Arbeitsmappe angezeigt werden. Soll ein Objekt nicht gedruckt werden, markieren Sie das Objekt, und wählen Sie im Menü Format den Befehl Objekt. Im Register Eigenschaften deaktivieren Sie die Option Objekt drucken und aktivieren die Schaltfläche OK.
Der Vorteil des Verknüpfens und Einbettens von Objekten in ein Excel-Tabellenblatt ist, daß Sie das Objekt oder die verknüpften Daten mit der ursprünglichen Anwendung der Daten bearbeiten können. Diese Technik ermöglicht Ihnen, die Funktionen zu verwenden, die auf diesen spezifischen Datentyp ausgerichtet sind.
Um ein eingebettetes Objekt zu bearbeiten, doppelklicken Sie das Objekt, oder zeigen Sie das Kontextmenü an, und wählen Sie entweder den Befehl Objekt (er wird angezeigt, wenn eine Serveranwendung OLE 2 unterstützt) oder den Befehl Objekt bearbeiten (wird angezeigt, wenn eine Serveranwendung OLE 2 nicht unterstützt). Sie können auch im Menü Bearbeiten den Befehl Objekt wählen. Unterstützt die Serveranwendung OLE 2, wird beim Wählen des Befehls Objekt ein Untermenü angezeigt. Wählen Sie Bearbeiten, um das Objekt in der Arbeitsmappe zu aktivieren, wo Sie das Objekt dann mit den Menübefehlen und Symbolleisten der Quellanwendung bearbeiten können. Haben Sie die Bearbeitung des Objektes beendet, klicken Sie an eine beliebige Stelle im Tabellenblatt, um zum Tabellenblatt zurückzukehren und um die Excel-Menüleiste und die Symbolleisten wieder anzuzeigen. Wählen Sie den Befehl Öffnen, um die Quellanwendung in einem eigenen Fenster zu öffnen. Haben Sie die Bearbeitung des Objekts beendet, schließen Sie das Fenster der Anwendung mit dem Befehl Schliessen und zurückkehren zu.
Unterstützt die Anwendung OLE 2 nicht, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Objekt oder die Option Objekt bearbeiten aus dem Kontextmenü, um die Quellanwendung in einem eigenen Fenster zu öffnen. Machen Sie die Änderungen, und wählen Sie dann im Menü Datei den Befehl aktualisieren oder Beenden, um die Quellanwendung zu schließen und zu Excel zurückzukehren.
Um schnellen Zugriff auf alle Befehle zu haben, die einem eingebetteten Objekt zugeordnet sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, um das Kontextmenü für das Objekt anzuzeigen.Sie können ein verknüpftes Objekt bearbeiten, indem Sie das Objekt ändern und dann das ursprüngliche Objekt aktualisieren oder indem Sie die Verknüpfung selbst bearbeiten.
Standardmäßig werden mit Excel verknüpfte Objekte automatisch aktualisiert; ändern Sie das Serverdokument und speichern die Datei, wird das in Excel eingebettete Objekt aktualisiert und reflektiert die Änderungen. Ist für das eingebettete Objekt manuelle Aktualisierung eingestellt, können Sie das verknüpfte Objekt folgendermaßen aktualisieren:
Sollen weitere Verknüpfungen aktualisiert werden, wählen Sie diese aus der Liste Quelldatei, und wählen Sie dann jeweils die Option Jetzt aktualisieren.
Abbildung 31.6: Im Dialogfeld Verknüpfungen können Sie Verknüpfungen mit eingebetteten
Objekten aktualisieren oder bearbeiten.
Sie können auch die Option Automatisch wählen, wenn die verknüpften Daten automatisch aktualisiert werden sollen.
Sie können die Verknüpfung auch direkt bearbeiten, indem Sie den externen Bezug in der Bearbeitungsleiste bearbeiten. Sie können z. B. das Dokument oder den Bereich ändern, mit dem das Objekt verknüpft ist.
Microsoft Office 97 enthält eine neue und interessante Anwendung mit Namen Microsoft Outlook. Outlook ist ein Desktop-Programm zur Daten- und Informationsverwaltung, das Sie beim Verwalten Ihrer Arbeitsflächen-Ressourcen, Ihrer E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Termine und Aufgaben unterstützt. Sie können Outlook verwenden, um mit einer Zeitplanung für Arbeitsgruppen Termine und Besprechungen zu planen, und Sie können Ressourcen wie Dateien und Ordner mit anderen Anwendern gemeinsam nutzen. Haben Sie Anschluß zum Internet, können Sie Outlook verwenden, um diese Ressourcen zu durchsuchen. Kurz gesagt unterstützt Outlook Sie beim Zusammenhalten all Ihrer Daten (Ihrer persönlichen Daten und Daten, auf die Sie mit anderen gemeinsamen Zugriff haben) und erleichtert die Verwaltung und Ansicht dieser Daten.Eine genauere Beschreibung der Verwendung von Microsoft Outlook geht über den Rahmen dieses Buchs hinaus. In folgenden Abschnitt erfahren Sie jedoch, wie Sie Ihre Excel-Daten mit Outlook gemeinsam nutzen können. Um mehr über die Verwendung von Outlook zu erfahren, wenden Sie sich an die Online-Hilfe von Outlook.
Sie können Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe mit den Empfängern einer E-Mail-Nachricht gemeinsam nutzen, indem Sie die Arbeitsmappe oder Teile der Arbeitsmappe direkt in die Nachricht einbetten. Wenn die Empfänger die E-Mail-Nachricht öffnen, wird die Arbeitsmappe angezeigt und wenn Sie Microsoft Excel installiert haben, kann sie von Ihnen geöffnet und bearbeitet werden.
Um eine ganze Arbeitsmappe in eine Mail-Nachricht einzubetten, verwenden Sie den Befehl Objekt im Menü Einfügen. Verwenden Sie diese Methode, so wird die ganze Datei mit der Nachricht gespeichert und kann angezeigt und bearbeitet werden, ohne die ursprüngliche Datei zu beeinflussen.
Um einen Teil einer Arbeitsmappe einzufügen, gehen Sie vor, wie im Abschnitt »Eingebettete Objekte einfügen« weiter oben beschrieben.
Um Excel-Daten in eine Mail-Nachricht einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Oder:
Um einen Teil einer Arbeitsmappendatei einzufügen, gehen Sie vor, wie im Abschnitt » Eingebettete Objekte einfügen« weiter oben beschrieben.
Bild 31.7 zeigt eine Mail-Nachricht, in die eine Excel-Tabelle eingebettet ist. Doppelklicken Sie die eingebetteten Daten, wird die Arbeitsmappe in Excel geöffnet.
Abbildung 31.7: Sie können Daten aus einem Excel-Tabellenblatt in Outlook Mail-Nachrichten verwenden.
Eine andere Methode, mit der Outlook Zugriff auf Excel-Daten hat, besteht darin, Excel Arbeitsmappendateien mit Aufgaben in Outlook zu verbinden. Auf diese Weise haben Sie unmittelbaren Zugriff auf Arbeitsmappendateien, die mit einer bestimmten Aufgabe zusammenhängen. Öffnen Sie die Aufgabe, um damit zu arbeiten, können Sie eine Schaltfläche, ein Symbol der mit der Aufgabe verbundenen Arbeitsmappe, doppelklicken, und sie öffnet sich in Excel, so daß Sie sie bearbeiten können.
Um ein Excel-Tabellenblatt mit einer Aufgabe zu verbinden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Eine Schaltfläche, das Symbol der Datei, wird im Textfeld wie in Bild 31.8 abgebildet angezeigt. Doppelklicken Sie das Symbol, so wird die Arbeitsmappe unter Excel geöffnet, und Sie können die Arbeitsmappe dort wie gewöhnlich anzeigen und bearbeiten.
Abbildung 31.8: Verbinden Sie ein Symbol für ein Excel-Tabellenblatt mit einer Aufgabe, läßt sich das Tabellenblatt direkt aus dem Aufgabenfenster öffnen.
Einer der großen Vorteile für die Arbeit mit Office 97 unter Windows ist die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, die Material aus verschiedenen Anwendungen verwenden. Ein Angebot für einen Kunden kann z. B. Material von Word, Excel und Project enthalten. Das Angebot kann mit einem einleitenden Schreiben beginnen, dann Angebote und Dokumente mit genauen Projektangaben, Tabellenblätter mit Details zu Budget und Einsatzmitteln, Diagramme mit der Anzeige von Kosten und Einsatzmittelzuschlägen sowie Gantt- oder Pert-Charts zur Verdeutlichung der Projektleistungen enthalten.
Bisher wurden derartige Dokumente jeweils unabhängig voneinander bearbeitet, gespeichert, gedruckt und als einzelne Dateien kollationiert. Einige Anwender versuchten alle Elemente zu verknüpfen oder in einem Word-Dokument einzubetten. Die Funktion der Sammelmappe ermöglicht Ihnen nun die Dateien, die zu einem Projekt gehören, zu bearbeiten, als ob sie ein einziges gebundenes Dokument bilden. Sie können Dokumente aus vielen verschiedenen Office 97-Anwendungen in einem einzigen Fenster bearbeiten. Beim Umschalten zwischen den Dokumenten ändern sich die Menüs und Symbolleisten, und es werden jeweils die Menüs und Symbolleisten der Anwendung angezeigt, mit der das jeweilige Dokument erstellt wurde. Sie können ohne weiteres zwischen Dokumenten umschalten, neue Dokumente einfügen, das ganze Projekt mit fortlaufenden Seitenzahlen drucken und die Sammelmappe als eine Datei speichern oder als E-Mail senden.
Sie können eine neue Sammelmappe öffnen, um Dokumente aus jeder beliebigen Microsoft Office-kompatiblen Anwendung wie z. B. Word oder Excel zu gruppieren. Beim Erstellen einer neuen Sammelmappe wird eine neue leere Sammelmappe geöffnet und Dokumente aus einer kompatiblen Anwendung der Sammelmappe hinzugefügt. Jedes hinzugefügte Dokument wird zu einem Abschnitt der Sammelmappe. Sie können auch eine neue Sammelmappe auf der Grundlage einer der Vorlagen erstellen, die mit der Microsoft Sammelmappe geliefert werden.
Um eine neue Sammelmappe zu erstellen, öffnen Sie das Startmenü und wählen den Befehl Programme und dann Microsoft Sammelmappe. Das Sammelmappe-Fenster öffnet sich, und eine leere Sammelmappe wird angezeigt (siehe Bild 31.9). Ist die Anwendung Sammelmappe bereits geöffnet, verwenden Sie das Sammelmappe-Menü, und wählen Sie im Menü Datei den Befehl Sammelmappe erstellen. Aktivieren Sie die Schaltfläche OK, um eine neue leere Sammelmappe zu öffnen.
Abbildung 31.9: Beim ersten Öffnen von Microsoft Office Sammelmappe, wird eine neue leere Sammelmappe angezeigt, der Sie Dokumente hinzufügen können.
Verwenden Sie eine bestimmte Sammelmappenvorlage häufig, können Sie einen Shortcut für die Vorlagendatei erstellen. Doppelklicken Sie den Shortcut, so öffnet sich eine neue Sammelmappe mit dieser Vorlage. Haben Sie Microsoft Office in einem Computer installiert, auf dem keine der früheren Office-Versionen installiert war, so befinden sich die Sammelmappevorlagen unter \PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\VORLAGEN\SAMMELMAPPEN. Anderenfalls klicken Sie im Menü Start unter dem Befehl Suchen auf die Option Dateien/Ordner und suchen nach dem Ordner Sammelmappen.Um eine bereits auf Ihrem Computer vorhandene Sammelmappe zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um eine Datei im Dialogfeld Sammelmappe öffnen zu öffnen, doppelklicken Sie die Datei im Listenfeld. Damit werden in einem Vorgang die Datei selektiert und das Dialogfeld geschlossen.Jedes Mal, wenn Sie eine vorhandene oder neue Sammelmappe öffnen, wird ein neues Sammelmappenfenster geöffnet. Außer wenn Sie mehrere Sammelmappen gleichzeitig bearbeiten wollen, sollten Sie jede Sammelmappe schließen, bevor Sie eine neue öffnen, sonst haben Sie gleichzeitig mehrere Sammelmappenfenster geöffnet und belasten die Speicherkapazität Ihres Computers unnötig.Wird einer Sammelmappe ein neues Dokument hinzugefügt, so ist der Vorgang der gleiche, ob Sie nun eine neue Sammelmappe von Anfang an beginnen oder eine vorhandene Sammelmappe bearbeiten. Sie können einer Sammelmappe sowohl neue als auch vorhandene Dokumente hinzufügen. Damit sind Sie flexibel und können Ihre Sammelmappe aus neuem und bereits vorhandenem Material erstellen. Sie können z. B. zuerst ein vorhandenes Dokument von Microsoft Word und dann ein neues Dokument von Microsoft Excel hinzufügen und können das neue Tabellenblatt dann von der Sammelmappe aus bearbeiten.
Sie können einen Abschnitt eines Dokuments zu einer Sammelmappe hinzufügen, indem Sie den markierten Abschnitt aus der Office-Anwendung in das linke Teilfenster der Sammelmappe ziehen. Gehen Sie mit dem Mauszeiger im linken Teilfenster an die Stelle, wo das Dokument angezeigt werden soll, und lassen Sie die Maustaste los.Um einer Sammelmappe ein bereits vorhandenes Dokument hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Ist das linke Teilfenster im Sammelmappe-Fenster nicht sichtbar, klicken Sie links vom Menü Datei auf den Doppelpfeil in der Menüleiste (die Schaltfläche Ein-/Ausblenden des linken Ausschnitts).
Eine Schaltfläche, die das Dokument symbolisiert, wird im linken Teilfenster angezeigt, und das Dokument selbst wird im rechten Teilfenster angezeigt (siehe Bild 31.10). Das Dokument wird zum Abschnitt der Sammelmappe. Die Menüleiste und Symbolleiste des Dokumentprogramms werden ebenfalls angezeigt und ermöglichen Ihnen, das Dokument von der Sammelmappe aus zu bearbeiten (siehe Bild 31.10).
Abbildung 31.10: Fügen Sie ein bereits vorhandenes Dokument einer Sammelmappe hinzu, wird im linken Teilfenster der Sammelmappe ein Schaltflächensymbol für das Dokument angezeigt. Das Dokument selbst wird im rechten Teilfenster angezeigt.
Um einer Sammelmappe ein neues Dokument hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 31.11: Wählen Sie im Dialogfeld Abschnitt hinzufügen den Dokumententyp, der einer Sammelmappe als Abschnitt hinzugefügt werden soll.
Abbildung 31.12: Fügen Sie einer Sammelmappe ein neues Dokument hinzu, wird ein leeres Dokument als Abschnitt in die Sammelmappe eingefügt, und das Menü und die Symbolleisten der Anwendung des Dokuments werden angezeigt.
Das neue leere Dokument wird als Abschnitt in der Sammelmappe angezeigt, und das Menü und die Symbolleisten der Anwendung des Dokuments werden angezeigt (siehe Bild 31.12). Ein Schaltflächensymbol für das Dokument wird im linken Teilfenster der Sammelmappe angezeigt und hat einen Abschnittsnamen zugeordnet wie z. B. Abschnitt 2. Das Abschnittssymbol indiziert, mit welcher Anwendung das Abschnittsdokument verbunden ist (siehe Bild 31.12). Sie können das Dokument von der Sammelmappe aus bearbeiten.
Um nach dem Hinzufügen eines bereits vorhandenen Dokuments ein neues Dokument schnell hinzuzufügen, markieren Sie das vorhandene Dokument und klicken mit der rechten Maustaste. Wählen Sie die Option Hinzufügen aus dem Kontextmenü, und wählen Sie im Dialogfeld Abschnitt hinzufügen den Dokumententyp, der hinzugefügt werden soll. Anschließend aktivieren Sie die Schaltfläche OK.Wollen Sie ein Sammelmappendokument bearbeiten, bewegen, kopieren oder löschen, müssen Sie es zuerst selektieren. Sie können auch mehrere Dokumente selektieren, um gleichzeitig den gleiche Vorgang an mehreren Dokumenten durchzuführen.
Um Dokumente zu selektieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wird das linke Teilfenster nicht angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Ein-/Ausblenden des linken Teilfensters in der Menüleiste links vom Menü Datei.
Sie können die Dokumente in einer Sammelmappe mit der Maus oder mit dem Befehl Anordnen im Menü Abschnitt neu anordnen. Sie können ein Dokument auch von einer Sammelmappe in eine andere oder von einer Sammelmappe in einen Ordner im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer bewegen.
Um ein Dokument mit der Maus zu bewegen, ziehen Sie das Dokumentensymbol im linken Teilfenster der Sammelmappe an die gewünschte Stelle. Ist das linke Teilfenster nicht sichtbar, klicken Sie in der Menüleiste auf den Doppelpfeil links neben dem Menü Datei.
Um ein Dokument mit einem Menübefehl zu bewegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 31.13: Verwenden Sie das Dialogfeld Abschnitte neu anordnen,
um Abschnitte in einer Sammelmappe zu bewegen.
Um ein Dokument von einer Sammelmappe in eine andere zu bewegen, öffnen Sie beide Sammelmappen. Ändern Sie Größe und Anordnung der Sammelmappenfenster so, daß die linken Teilfenster in jedem der Fenster sichtbar sind. Wählen Sie das Dokument im linken Teilfenster der Quellsammelmappe, und bewegen Sie es mit der Drag&Drop-Methode an die gewünschte Stelle im linken Teilfenster der Zielsammelmappe.
Um ein Dokument von einer Sammelmappe in einen Ordner zu bewegen, können Sie es mit der Drag&Drop-Methode aus dem Sammelmappenfenster bewegen. Um das Dokument zu bewegen, selektieren Sie es im linken Teilfenster und ziehen es im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer in den Zielordner. Dort legen Sie es mit der rechten Maustaste ab und wählen aus dem angezeigten Kontextmenü die Option Datenauszug hierher verschieben.
Um eine Kopie eines Sammelmappendokuments zu erstellen, können Sie die Maus oder im Menü Abschnitt den Menübefehl Duplizieren im Menü Abschnitt verwenden.
Um ein Dokument mit der Maus zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um ein Dokument mit Menübefehlen zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wenn Sie das Dokument, das dupliziert werden soll, im linken Teilfenster des Sammelmappenfensters selektiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, und wählen Sie die Option Duplizieren, um das Dialogfeld Abschnitt duplizieren zu öffnen.Um eine Kopie eines Sammelmappendokuments in einem Ordner im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer zu erstellen, ziehen Sie das Dokument aus dem linken Teilfenster des Sammelmappenfensters und legen es mit der rechten Maustaste im Zielordner ab. Dann wählen Sie aus dem angezeigten Kontextmenü die Option Datenauszug hier erstellen.
Um ein Sammelmappendokument umzubenennen, doppelklicken Sie den Namen unter dem Dokument, geben einen neuen Namen ein und drücken die (Eingabetaste)-Taste. Oder selektieren Sie das Dokument, das Sie umbenennen wollen, und wählen Sie im Menü Abschnitt den Befehl Umbenennen, geben dann den neuen Namen ein und drücken die (Eingabetaste)-Taste.
Um ein Sammelmappendokument zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Löschen. Im angezeigten Bestätigungsdialogfeld aktivieren Sie anschließend die Schaltfläche OK. Sie können auch das Dokument selektieren und dann im Menü Abschnitt den Befehl Löschen verwenden.
Soll ein Dokument nicht in der Sammelmappe angezeigt werden, aber nicht gelöscht werden, können Sie es ausblenden. Um ein Dokument auszublenden, selektieren Sie es und wählen im Menü Abschnitt den Befehl Ausblenden. Um ein Dokument wieder einzublenden, wählen Sie im Menü Abschnitt den Befehl Abschnitt einblenden, wählen das Dokument dann im Dialogfeld Abschnitte einblenden und aktivieren die Schaltfläche OK.
Doppelklicken Sie im Dialogfeld Abschnitte einblenden den Namen des Dokuments, das eingeblendet werden soll. So können Sie in einem Vorgang die Datei selektieren und das Dialogfeld schließen.Sie können einen Abschnitt, den Sie einer Sammelmappe hinzugefügt haben, als eigenes Dokument speichern. Um einen Sammelmappenabschnitt als Dokument zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:
Sie können eine Sammelmappe in ihre Bestandteile auflösen, so daß die einzelnen Abschnitte der Sammelmappe als Einzeldateien gespeichert werden.
Um eine Sammelmappe in die einzelnen Teildokumente aufzulösen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Dokumente können nicht aufgelöst werden, wenn eines der Dokumente in der Sammelmappe geöffnet ist.Die Dokumente, aus denen die Sammelmappe besteht, werden als Einzeldateien im gleichen Ordner wie die Sammelmappendatei gespeichert.
Soll ein Sammelmappendokument in der Ursprungsanwendung angezeigt werden, wählen Sie das Dokument im linken Teilfenster des Sammelmappenfensters, und wählen Sie im Menü Abschnitt den Befehl Programmansicht. Die Originalanwendung wird zusammen mit dem selektierten Dokument geöffnet. Um zur Sammelmappe zurückzukehren, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schliessen und zurückkehren zu.
Sie können alle oder gewählte Abschnitte einer Sammelmappe unter Verwendung des Befehls Sammelmappe drucken im Menü Datei drucken. Um selektierte Abschnitte zu drukken, selektieren Sie die zu druckenden Abschnitte mit den im Abschnitt »Selektieren von Sammelmappendokumenten« ausgeführten Methoden.
Um eine Sammelmappe zu drucken, gehen Sie folgendermaßen vor:
Oder:
Wählen Sie die Option Jeden Abschnitt neu beginnen, wenn die Seitenzahlen für jeden Abschnitt (Dokument) der Sammelmappe wieder bei 1 beginnen sollen.
Um ein Einzeldokument aus einer Sammelmappe zu drucken, wählen Sie das Dokument im linken Teilfenster des Sammelmappenfensters. Wählen Sie im Menü Abschnitt den Befehl Drucken, wählen Sie im Dialogfeld Drucken die gewünschten Optionen und aktivieren Sie die Schaltfläche OK.
Sammelmappenvorlagen dienen als Grundlage zum Erstellen einer neuen Sammelmappe. Öffnen Sie eine neue Sammelmappe unter Verwendung einer Vorlage, sind die Grundelemente der Sammelmappe bereits eingegeben. Das erspart Ihnen die Mühe, die Sammelmappe von Grund auf zu erstellen. Beim Speichern der Sammelmappe bleibt die Originalvorlage, die die Sammelmappe verwendet hat, intakt.
Das Programm Sammelmappe enthält zwei Sammelmappenvorlagen, die Sie als Grundlage für neu zu erstellende Sammelmappen verwenden können. Diese Vorlagen enthalten bereits Abschnitte für einige typische Sammelmappen, die auf Ihren geschäftlichen Bedarf zugeschnitten sind. Haben Sie die Vorlage geöffnet, können Sie in jeden der Sammelmappenabschnitte Ihre eigenen Informationen eingeben. Bild 31.14 zeigt die Vorlage Bericht. Im linken Teilfenster sehen Sie fünf Abschnitte der Sammelmappe, die aus Microsoft Word, Excel und Power Point-Dokumenten bestehen.
Abbildung 31.14: Die Vorlage Bericht, die mit Microsoft Office Sammelmappe geliefert wird, enthält Abschnitte für ein Anschreiben, eine Zusammenfassung, eine Präsentation, eine Analyse und Daten.
Um eine neue Sammelmappe unter Verwendung einer Sammelmappenvorlage zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Nun können Sie Ihre eigenen Informationen in jeden der Sammelmappenabschnitte eingeben und die Datei mit dem Befehl Sammelmappe speichern im Menü Datei speichern.
Haben Sie eine Sammelmappe erstellt, die Sie zukünftig als Grundlage für weitere Sammelmappen verwenden wollen, können Sie die Sammelmappe als Vorlage speichern. Bevor Sie die Sammelmappe als Vorlage speichern, sollten Sie Informationen löschen, die in neuen Sammelmappen, für die diese Vorlage verwendet wird, nicht enthalten sein sollen.
Um eine Sammelmappe als Vorlage zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wollen Sie eine neue Sammelmappe mit dieser Vorlage erstellen, wählen Sie die Vorlage aus dem Register Sammelmappen im Dialogfeld Sammelmappe erstellen.
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