Untersuchungen belegen, daß 30 Prozent aller Computertabellen Fehler enthalten. Diese Statistik mag erschrecken, ist jedoch glaubwürdig, wenn man bedenkt, daß die meisten Anwender kaum oder nur wenig eingewiesen werden und nur wenige im Erstellen oder im Prüfen von Tabellen ausgebildet sind. Nur wenige Firmen haben Richtlinien für das Überprüfen und die Dokumentation von Tabellenblättern.
Richtige Tabellen erfordern eine sorgfältige Planung und Durchführung. Achten Sie immer darauf, neue Tabellen zu überprüfen und genau zu vergleichen, bevor sie für eine wichtige Entscheidung verwendet werden. Excel hat integrierte Befehle, Makros und Fehlerwerte, die Ihnen die Fehlersuche in Ihren Tabellen erleichtern.
Zur Überprüfung von Tabellenblättern gehört der Umgang mit Warnfeldern, die angezeigt werden. Kann Excel beispielsweise eine Formel oder Funktion nicht auswerten, zeigt das Programm in der betreffenden Zelle einen Fehlerwert an. Fehlerwerte beginnen mit dem Zeichen (#). Excel zeigt sieben unterschiedliche Fehlerwerte an, deren Bezeichnungen Aufschluß über ihren Inhalt geben. Im folgenden werden die sieben Fehlerwerte kurz erklärt:
#DIV/0! Die Formel oder das Makro versuchen mit Null zu dividieren.
Überprüfen Sie die Zellbezüge für Leerzellen oder Zellen mit Nullwerten. Vielleicht haben Sie versehentlich einen Bereich gelöscht, der für diese Formel im Tabellenblatt benötigt wird.
#NV Die Formel bezieht sich auf eine Zelle, die einen #NV-Eintrag hat.
Sie können die NV-Funktion verwenden, um #NV in obligatorische Dateneingabezellen einzugeben. Wenn keine Daten eingegeben werden, die #NV ersetzen sollen, so zeigen von dieser Zelle abhängige Formeln den Fehlerwert #NV an. Dieser Fehlerwert warnt Sie, daß nicht alle Daten eingegeben wurden. Es kann aber auch sein, daß ein Matrixargument die falsche Größe besitzt und somit wird der Fehlerwert #NV in einigen Zellen angezeigt. Es kann auch sein, daß die Funktionen WVERWEIS, SVERWEIS, VERWEIS und VERGLEICH oder andere unrichtige Argumente enthalten. In einigen Fällen zeigen diese Funktionen eine Fehlerwert an, wenn Sie kein Gegenstück finden können.
Es kann sein, daß Sie ein Argument in einer Funktion ausgelassen haben. Wenn Excel die eingegebenen Argumente nicht richtig bewerten kann, wird bei einigen Funktionen der Fehlerwert #NV angezeigt.
#NAME? Excel kann einen Namen nicht erkennen.
Sehen Sie im Namenfeld nach oder verwenden Sie im Menü Einfügen unter dem Befehl Namen die Option Festlegen, um festzustellen, ob der Name existiert. Bei Bedarf können Sie einen Namen erstellen. Prüfen Sie die Rechtschreibung des Namens. Achten Sie darauf, daß der Name keine Leerzeichen enthält.
Als weitere Möglichkeit überprüfen Sie, daß die Rechtschreibung der Funktionen richtig ist. Leerzeichen sind in Ordnung außer zwischen dem Funktionsnamen und der Öffnungsklammer. Anfänger geben häufig ein Leerzeichen zwischen dem letzten Buchstaben des Funktionsnamens und der ersten Klammer ein.
Prüfen Sie, ob Sie in einer Formel Text verwendet haben, ohne den Text in Anführungszeichen zu setzen. Excel betrachtet den Text dann als Namen und nicht als Text.
Prüfen Sie, ob Sie eine Adresse oder einen Bereich nicht richtig eingegeben haben, so daß Excel diese Information als Namen versteht, wie z. B. die Zelle ABB5 (zwei B) oder der Bereich B12C45 (der Doppelpunkt (:) fehlt).
Prüfen Sie, ob Sie in einem verknüpften Tabellenblatt auf einen unrichtigen oder nicht vorhandenen Namen Bezug genommen haben.
#NULL! Die Formel gibt zwei Bereiche an, die sich nicht schneiden.
Stellen Sie fest, ob der Zell- oder Bereichsbezug nicht richtig eingegeben ist. =SUMME(A:A10B5) würde z. B. eine solche Fehlermeldung auslösen, weil zwischen den beiden Bereichen ein Komma stehen muß.
#NUM! Die Formel hat Probleme mit einer Zahl.
Stellen sie fest, ob das nummerische Argument sich außerhalb des zulässigen Eingabebereichs befindet oder ob die Funktion mit den eingegebenen Argumenten eine Antwort finden kann.
#BEZUG! Der Zellbezug ist nicht richtig.
Stellen Sie fest, ob Sie Zellen, Zeilen oder Spalten gelöscht haben, auf die die Formel Bezug nimmt. Ein anderer Grund können Indexe sein, die über den in einer Funktion verwendeten Bereich hinausgehen oder Versetzungen, die sich außerhalb von Tabellenbegrenzungen befinden.
Prüfen Sie, ob externe Tabellenbezüge noch gültig sind.
Prüfen Sie, ob ein Makro den Fehlerwert #BEZUG! aufgrund eines ungeöffneten oder unrichtigen Funktionsmakros anzeigt.
Prüfen Sie, ob Angaben für den »dynamischen Datenaustausch« (DDE = Dynamic Data Exchange) nicht richtig eingegeben wurden oder nicht verfügbar ist.
#WERT! Der Wert ist anders als das Argument vermuten läßt oder das Ergebnis einer Schnittmengenoperation, wenn die zu bewertenden Bereiche sich nicht schneiden.
Prüfen Sie die als Argumente verwendeten Werte.
Online-Hilfe von Microsoft finden Sie im WorldWideWeb unter:
http://www.microsoft.com/support/
Zugang zu KnowledgeBase von Microsoft mit umfassender Problembehandlung haben Sie unter:
http://www.microsoft.com/kb
Anweisungen, Tips und Add-Ins für Microsoft-Office-Anwendungen erhalten Sie unter:
http://www.ronperson.com/
Das Ändern der Anzeigen in Ihrem Tabellenblatt kann Ihnen beim Prüfen einer Tabelle helfen. Sie können z. B. anstelle der Ergebnisse die Formeln anzeigen. Prüfen Sie im Rahmen der Tabellenüberprüfung, auf welche Zellen die Formel Bezug nimmt.
Es gibt zwei nützliche Verwendungszwecke, wenn sie das Tabellenblatt mit den Formeln anzeigen: Sie können ein gedrucktes Backup von allen Formeln erstellen und überprüfen, um sicherzustellen, daß die Formeln richtig eingetragen sind. Ein Ausdruck mit den Formeln eines Tabellenblattes ist gegenständlicher als ein Backup auf Diskette. Sollten Ihre Dateien verlorengehen, so verfügen Sie noch immer über die Formeln und Annahmen.
Kopieren Sie eine komplexe Formel in einer Spalte oder Zeile, so kann es sein, daß Ihnen die Ergebnisse fragwürdig erscheinen. Sind Sie nicht sicher, ob die Formeln richtig kopiert wurden, ändern Sie die Anzeige und sehen Sie sich die Formeln an. In dieser Ansicht lassen sich die Formeln in einer Spalte oder Zeile gut vergleichen.
Drücken Sie die Shortcut-Taste (Strg)+(‘) (Akzent grave), um zwischen der Ergebnisansicht und der Formelansicht zu wechseln.Um im Tabellenblatt die Formelansicht anzuzeigen, gehen sie folgendermaßen vor:
Bild 27.1 zeigt ein Tabellenblatt mit angezeigten Formeln.
Öffnen Sie mit dem Befehl Neues Fenster im Menü Fenster ein zweites Fenster im Tabellenblatt. Dann formatieren Sie das eine Tabellenblatt, so daß es die Ergebnisse anzeigt, während das andere die Formeln anzeigt.
Abbildung 27.1: Die Anzeige der Formeln hilft Ihnen, den Informationsfluß in einer Tabelle zu erkennen.
Der Befehl Gehe zu im Menü Bearbeiten kann Ihnen beim Prüfen und in der Problembehandlung von Tabellen eine große Hilfe sein. Im Dialogfeld Inhalte auswählen können Sie bestimmte Komponenten eines Tabellenblattes oder bestimmte Zellinhalte selektieren. Sie können sich zu diesen bestimmten Zellen bewegen und mögliche Fehler einfach verbessern.
Um bestimmte Zellen zu selektieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Drücken Sie die (F5)-Taste, um den Befehl Gehe zu aufzurufen.Abbildung 27.2: Hier können Sie die gewünschten Zellen selektieren.
Tabelle 27.1: Spezialoptionen zum Selektieren von Formeln. (Forts.)
|
Option |
Beschreibung | ||
|
Kommentare |
Selektiert Zellen, die Kommentare enthalten. | ||
|
Konstanten |
Legt fest, daß Konstanten selektiert werden. | ||
|
Formeln |
Legt fest, daß der von Ihnen festgelegte Formeltyp mit Ergebnissen selektiert wird. Andere Formeloptionen: | ||
|
Zahlen |
Selektiert Konstanten oder Formeln, die Zahlen als Ergebnis haben. | ||
|
Text |
Selektiert Konstanten oder Formeln, die Text als Ergebnis haben. | ||
|
Wahrheitswerte |
Selektiert Konstanten oder Formeln, die Wahrheitswerte (wahr/falsch) als Ergebnis haben. | ||
|
Fehlerwerte |
Selektiert Zellen mit Fehlerwerten. | ||
|
Leerzeilen |
Selektiert Leerzeilen in einem vorhandenen Tabellenblatt. (Verwenden Sie diese Option für ein neues Tabellenblatt, wird nichts selektiert.) | ||
|
Aktueller Bereich |
Selektiert den aktuellen Bereich. | ||
|
Aktuelle Matrix |
Selektiert die Matrix. | ||
|
Objekte |
Selektiert alle grafischen Objekte. | ||
|
Zeilenunterschiede |
Selektiert Zellen in der gleichen Zeile mit unterschiedlichem Bezugsmuster. | ||
|
Spaltenunterschiede |
Selektiert Zellen in der gleichen Spalte mit unterschiedlichem Bezugsmuster. | ||
|
Vorgängerzellen |
Selektiert Zellen, die die aktive Zelle unterstützen. | ||
|
Nachfolgerzellen |
Selektiert Zellen, die von der aktiven Zelle abhängig sind. Andere Optionen der Abhängigkeit: | ||
|
Nur direkte |
Selektiert Zellen, die die aktive Zelle unmittelbar unterstützen oder von ihr abhängen. | ||
|
Alle Ebenen |
Selektiert Zellen auf allen Ebenen, die die aktive Zelle unterstützen oder von ihr abhängen. | ||
|
letzte Zelle |
Selektiert die letzte Zelle, die Datenformatierungen enthält. | ||
|
nur sichtbare Zellen |
Selektiert nur Zellen, die momentan auf dem Bildschirm sichtbar sind. | ||
|
bedingte Formate |
Selektiert nur Zellen mit bedingten Formaten. Wählen Sie die Option Alles, um alle Zelle mit bedingten Formaten zu selektieren. Wählen Sie die Option Gleiche, um die Zellen zu selektieren, die das gleiche bedingte Format wie die selektierte Zelle haben. | ||
|
Gültigkeitsprüfung |
Selektiert nur Zellen mit zugeordneten Gültigkeitsprüfungsrichtlinien. Wählen Sie die Option Alles, um alle Zellen mit Gültigkeitsprüfungsrichtlinien zu selektieren. Wählen Sie die Option Gleiche, um nur die Zellen zu selektieren, die die gleichen Richtlinien wie die selektierte Zelle haben. | ||
Das Auffinden von Fehlerwerten wie #BEZUG! Oder #N/V in einem Tabellenblatt oder Bereich ist einfach. Wählen Sie die Option Formeln und aktivieren Sie nur das Kontrollkästchen Fehlerwerte. Deaktivieren Sie alle anderen Kontrollkästchen.Beim Prüfen eines Tabellenblattes suchen Sie nach den Zellen, die der aktiven Zelle Informationen zuführen und die Zellen, die von den Ergebnissen in der aktiven Zelle abhängen. Um festzustellen, welche Zellen der aktiven Zelle Informationen zuführen, wählen Sie die Option Vorgängerzellen. Um Zellen zu finden, die von der aktiven Zelle abhängen, wählen Sie die Option Nachfolgerzellen. Mit der Option Nur direkte werden Zellen selektiert, die die aktive Zelle unmittelbar unterstützen oder von ihr abhängen. Mit der Option Alle Ebenen werden Zellen auf allen Ebenen selektiert, die der aktiven Zelle Informationen zuführen oder von ihr abhängen. Die Option Nur direkte ist als ob Sie nur entweder ihre Eltern oder ihre Kinder selektierten. Die Option Alle Ebenen gleicht dem Selektieren des gesamten Stammbaums, von oben bis unten.
Ein häufiger Fehler in Tabellenblättern ist, daß Zahlen über Formeln eingegeben werden. Um Zellen mit Formeln zu sehen und Zellen mit Werten zu sehen, wählen Sie den Bereich, den Sie prüfen wollen, und wählen Sie im Dialogfeld Inhalte auswählen die Option Konstanten oder Formeln. Normalerweise lassen Sie auch all die diesbezüglichen Kontrollkästchen aktiviert. Sie werden überrascht sein, wenn Sie inmitten vermuteter Formeln auf konstante Werte treffen!Drücken Sie die Taste (Tab) oder (Umschalt)+(Tab), um die aktive Zelle zwischen den selektierten Zellen zu bewegen, und gleichzeitig alle anderen Zellen selektiert zu lassen. Prüfen Sie den Inhalt jeder Zelle in der Bearbeitungsleiste, bis Sie auf die Zelle mit dem Fehler stoßen.
Vorgänger- und Nachfolgerzellen lassen sich einfacher mit den Tabellendetektiven finden.Excel stellt einige Tabellendetektive zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Tabellenblätter visuell nach Fehlern absuchen und prüfen können. Spurpfeile zeigen den Fluß von Formeln und Ergebnissen in einem Tabellenblatt an. Sie können Vorgänger (Zellen, auf die mit einer Formel Bezug genommen wird) oder Nachfolger (Zellen, die eine Formel enthalten oder einen Bezug zu anderen Zellen haben) ausfindig machen. Fehlerdetektive können Sie beim Aufspüren von Fehlern unterstützen.
Die Pfeile sind am besten zu sehen, wenn Sie die Gitternetzlinien im Tabellenblatt deaktivieren, indem Sie im Menü Extras im Befehl Optionen das Register Ansicht wählen und dort das Kontrollkästchen Gitternetzlinien deaktivieren.
Befinden Sie sich im Register Ansicht im Dialogfeld Optionen, achten Sie darauf, daß in der Gruppe Objekte die Option Alle anzeigen oder Platzhalter anzeigen aktiviert ist. Werden Objekte ausgeblendet, können Sie die Spurpfeile nicht sehen.
Um den Fluß von Daten und Formeln zu verfolgen, gehen sie folgendermaßen vor:
Diese Zelle kann entweder eine Formel enthalten, eine Formel kann auf sie Bezug nehmen oder Sie kann eine Fehlermeldung enthalten.
Die Spuren zeigen den Datenfluß im Tabellenblatt an, indem die aktive Zelle mit Bezugszellen verbunden wird. Die Spur endet mit einem Pfeil, der auf eine Formel zeigt.
Zeigt der Spurpfeil auf eine Formel, ist die Linie durchgehend und blau. Bild 27.3 zeigt ein Beispiel für die erste Spurenebene zum Vorgänger. Bild 27.4 zeigt ein Beispiel für die erste Spurenebene zum Nachfolger.
Abbildung 27.3: Verfolgen der Vorgänger in einer Formel.
Abbildung 27.4: Pfeile erstellen eine Spur zu den abhängigen Zellen. Doppelklicken Sie den Pfeil, um sich in die abhängige Zelle zu bewegen.
Bei der Fehlerspur, zeigt eine rote Linie auf die erste Fehlerwertquelle. Mitunter zeigen auch blaue Pfeile auf mögliche falsche Werte, die in der ersten Formel enthalten sind. Der Spurendetektiv markiert die Zelle, in der sich Fehlerwert- und Formelpfeile zusammenkommen, so daß Sie die Formel prüfen können.
Befinden sich mehrere Fehler auf einer Spur, so hält der Spurendetektiv an einer Fehlerschnittstelle inne, so daß Sie den weiteren Weg bestimmen können.
Verfolgen Sie die Spur einer Formel mit externem Datenbezug, so ist die Linie schwarz gepunktet und zeigt ein Symbol an.
Sie können den von den Spurendetektiven erstellten Weg entlangbewegen, indem sie den Pfeil doppelklicken.
Nehmen Sie Änderungen vor (wie das Ändern einer Formel auf einer Spur, oder das Einfügen oder Löschen von Zeilen), so verschwinden die Spurpfeile.Arbeiten Sie lieber mit Symbolleisten als mit Befehlen, so ist auch das möglich. Zeigen Sie zuerst die Symbolleiste an, indem Sie im Menü Extras unter dem Befehl Detektiv die Option Detektiv-Symbolleiste wählen. Sie können Auch im Menü Ansicht den Befehl Symbolleisten wählen und dann die Detektiv-Symbolleiste aktivieren. Tabelle 27.2 beschreibt die einzelnen Schaltflächen der Symbolleiste. Zum Schließen der Symbolleiste, klicken sie auf die Schaltfläche Schliessen.Tabelle 27.2: Detektiv-Symbolleiste (Siehe auch Abb. 27.5). (Forts.)
|
Bezeichnung |
Beschreibung |
|
Spur zum Vorgänger |
Klicken Sie einmal auf diese Schaltfläche, um direkte Vorgänger anzuzeigen. Klicken Sie erneut, um weitere Ebenen indirekter Vorgänger anzuzeigen. |
|
Spur zum Vorgänger
|
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Spurpfeile für eine Vorgängerebene zu entfernen. Werden mehr als eine Ebene angezeigt, klicken Sie die Schaltfläche erneut, um die nächste Ebene von Spurpfeilen zu entfernen. |
|
Spur zum Nachfolger |
Klicken Sie einmal auf diese Schaltfläche, um Formeln anzuzeigen, die direkt auf die Zelle Bezug nehmen anzuzeigen. Klicken Sie erneut, um weitere Ebenen indirekter äbhängiger Zellen anzuzeigen. |
|
Spur zum Nachfolger
|
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Spurpfeile für eine Ebene abhängiger Zellen zu entfernen. Werden mehr als eine Ebene angezeigt, klicken Sie die Schaltfläche erneut, um die nächste Ebene von Spurpfeilen zu entfernen. |
|
Alle Spuren entfernen |
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle Spurpfeile im Tabellenblatt zu entfernen. |
|
Spur zum Fehler |
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Spurpfeile bis zur Fehlerquelle anzuzeigen. |
|
Neuer Kommentar |
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen Kommentar hinzuzufügen. |
|
Ungültige Daten
|
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Daten zu markieren, die die von Ihnen aufgestellten Gültigkeitsrichtlinien nicht erfüllen. |
|
Gültigkeitszirkel
|
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Gültigkeitszirkel zu löschen. |
Bezieht sich eine Formel auf eine andere Zelle, die eine Formel enthält, die sich auf erstere bezieht oder bezieht sich die Formel auf die Zelle, in der sie sich befindet, wird eine Zirkelbezugsmeldung angezeigt. Aktivieren Sie im Warnfeld die Schaltfläche OK, erscheint ein Hifsdialogfeld mit einer Erklärung, wie Sie den Zirkelbezug lokalisieren können, und die Zirkelbezug-Symbolleiste wird angezeigt (siehe Bild 27.5). Sie können die Zirkelbezug-Symbolleiste verwenden, um die Zellen innerhalb des Zirkelbezugs zu durchlaufen, indem sie die Zellen aus der Drop-down-Liste Zirkelbezug analyiseren selektieren. Verwenden Sie die Schaltflächen Spur zum Nachfolger und Spur zum Vorgänger, um die Problemursache herauszufinden.
Bild 27.5 zeigt in Zelle C10 eine einfache Summenformel, die die Zelle C10 in dem zu addierenden Bereich mit einschließt. Klicken Sie in der Zirkelbezug-Symbolleiste auf die Schaltfläche Spur zum Nachfolger, so wird die Zelle mit dem Zirkelbezugsfehler (in diesem Fall die Zelle C10) mit einem blauen Punkt markiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Spur zum Vorgänger, so wird eine blaue Linie durch die Vorgängerzellen gezeichnet, um anzuzeigen, warum Sie eine Zirkelbezugsfehlermeldung bekommen. Erstellen Sie einen Zirkelbezug, wird das Wort Zirkelbezug in der Statusleiste angezeigt und der Bezug zur Zelle, die die Formel mit dem Zirkelbezug enthält, angezeigt.
Um die Zirkelbezug-Symbolleiste manuell anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich in einer Symbolleiste oder in der Menüleiste und klicken Sie auf die Option Zirkelbezug.
Abbildung 27.5: Die Zirkelbezug-Symbolleiste kann Ihnen beim Auffinden einer Formel mit Zirkelbezug helfen.
Excel besitzt eine integrierte Rechtschreibprüfung, die sicherstellt, daß Ihre Rechtschreibung die gleiche Qualität hat wie die Genauigkeit Ihrer Zahlen. Mit dem Excel-Wörterbuch können Sie ein Wort, ein ganzes Tabellenblatt oder sogar ein Diagramm überprüfen. Beim Prüfen eines ganzen Tabellenblattes prüft Excel alle Wörter, die sich in der Tabelle befinden, einschließlich dem Text in Diagrammen, Textfeldern, Schaltflächen, Kopf- und Fußzeilen und Zellenkommentaren. Die Rechtschreibprüfung vergleicht die Wörter in Ihrem Tabellenblatt mit den Einträgen im Windows-Wörterbuch. Microsoft-Office-Anwendungen verwenden alle die gleiche Rechtschreibprüfung und Wörterbücher. Sie können auch benutzerdefinierte Wörterbücher in der Rechtschreibprüfung verwenden, die Abkürzungen oder kunden- oder branchenspezifisches Fachvokabular enthalten.
Excel erkennt auch automatisch gebräuchliche Rechtschreibfehler und nimmt die Korrekturen bei der Eingabe des falsch geschriebenen Wortes vor. Geben Sie z. B. »dna« ein anstelle von »dann«, nimmt Excel automatisch die Korrektur vor. Diese Funktion heißt AutoKorrektur. Excel erkennt standardmäßig bestimmte Rechtschreibfehler. Darüber hinaus können Sie Excel wissen lassen, welche Rechtschreibfehler bei Ihnen häufig vorkommen.
Prüft Excel die Rechtschreibung in einem Wörterbuch, prüft es nicht nur die Zellinhalte: auch eingebettete Diagramme, Textfelder und Schaltflächen werden geprüft.
Um in einem Dokument eine Rechtschreibprüfung durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um die Rechtschreibprüfung in allen Tabellenblättern einer Arbeitsmappe durchzuführen, markieren Sie sie zuerst, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Tabellenregister klikken und dann aus dem Kontextmenü die Option Alle Blätter markieren wählen. Sind alle Blätter markiert, beginnen Sie mit der Rechtschreibprüfung.Drücken Sie die Taste (F7), um den Befehl Rechtschreibung im Menü Extras anzuzeigen.Läßt sich ein Wort im Standardwörterbuch oder benutzerdefinierten Wörterbuch nicht finden, so wird das Dialogfeld Rechtschreibung angezeigt (siehe Bild 27.6). Das betreffende Wort wird in der oberen linke Ecke hinter dem Eintrag Nicht im Wörterbuch angezeigt. Je nachdem, ob das Kontrollkästchen Immer vorschlagen aktiviert ist, wird ein Änderungsvorschlag in der Liste Vorschläge angezeigt.
Werden keine falsch geschriebenen Wörter gefunden, wird das Dialogfeld Rechtschreibung gar nicht angezeigt. Statt dessen wird ein Dialogfeld mit der Mitteilung angezeigt, daß bei dem Wort in der Bearbeitungsleiste oder im Dokument keine Rechtschreibfehler gefunden wurden.
Sie können auch eines der Wörter aus der Liste Vorschläge wählen und dann die Schaltfläche Ändern aktivieren. Um das Wort im ganzen Dokument zu ändern, aktivieren Sie die Schaltfläche Immer ändern.
Abbildung 27.6: Findet Excel einen Rechtschreibfehler, haben Sie die Option Nicht ändern, es durch die richtige Rechtschreibung aus der Liste Vorschläge zu ersetzen, oder das Wort dem Wörterbuch hinzufügen.
Sie können auch eine dieser Optionen wählen:
Hat Excel die Rechtschreibprüfung für den Inhalt über dem Anfangspunkt nicht durchgeführt, stellt er die Frage, ob die Rechtschreibprüfung am Blattanfang fortgesetzt werden soll.
Es kann leicht passieren, daß Ihnen beim Prüfen von Wörtern im Dialogfeld Rechtschreibung ein Fehler unterläuft. Sie haben das Wort vielleicht zu schnell geändert oder nicht genau aufgepaßt. Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie die zuletzt vorgenommene Änderung rückgängig machen, indem sie die Schaltfläche im Dialogfeld Rechtschreibung die Schaltfläche Rückgängig aktivieren.Wollen Sie immer alternative richtig geschriebene Wörter in der Liste Vorschläge angezeigt haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Immer vorschlagen. Die Rechtschreibprüfung dauert mitunter länger, wenn immer Vorschläge gemacht werden sollen. Sollen groß geschriebene Wörter, wie z. B. Artikelnummern, Codes von Konten oder Kennummern, übergangen werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Grossschreibung ignorieren.
Um Excels integrierte Rechtschreibprüfung zu verwenden, müssen Sie das Dienstprogramm Rechtschreibung installiert haben. Haben Sie das Programm Rechtschreibung bei der Erstinstallierung nicht mit installiert, können Sie eine Neuinstallierung durchführen und dabei nur das Programm Rechtschreibung installieren lassen.Vielleicht wollen Sie für Ihre Tabellenblätter ein Benutzerwörterbuch erstellen, um allzu häufige Aufforderungen zur Prüfung von Kundennamen, Abkürzungen, Produktkennziffern, Industriefachbegriffe usw. zu umgehen. Prüft Excel die Rechtschreibung, verwendet es hierfür zunächst das Standardwörterbuch. Kann Excel ein bestimmtes Wort dort nicht finden, prüft es anhand des Benutzerwörterbuchs. Sie können mehrere Benutzerwörterbücher haben; allerdings kann nur jeden Prüfungsdurchlauf verwendet werden.
Die Dateien von Benutzerwörterbüchern werden in einem in der Registrierungsdatenbank angegebenen Verzeichnis gespeichert. Standardmäßig befindet sich dieses Verzeichnis unter \Programme\Gemeinsame Daten\Microsoft Shared\Proof.Geben Sie keinen anderen Namen ein, so werden Wörter, die Sie hinzufügen, dem Wörterbuch mit Namen BENUTZER.DIC hinzugefügt. Dieser Name wird in der Drop-down-Liste Wörter hinzufügen in im Dialogfeld Rechtschreibung angezeigt. Sie können Ihre eigenen Benutzerwörterbücher erstellen und aus der Liste wählen. Sie können beliebig viele Benutzerwörterbücher haben, aber nur eines kann mit dem Standardwörterbuch gleichzeitig benutzt werden.
Bei geöffnetem Dialogfeld Rechtschreibung können Sie jederzeit in ein anderes Benutzerwörterbuch wechseln, indem Sie das Wörterbuch aus der Liste Wörter hinzufügen in wählen.
Um Ihrem Benutzerwörterbuch Wörter hinzuzufügen, starten Sie die Rechtschreibprüfung. Wollen Sie dem Benutzerwörterbuch ein Wort hinzufügen, wählen Sie das Wörterbuch aus der Liste Wörter hinzufügen in und aktivieren Sie die Schaltfläche Hinzufügen.
Sie können Kommentare mit Zellen eines Tabellenblatts oder einer Datenbank verbinden. Anstelle von Notizen verwendet Excel 97 Bereichskommentare. Diese Kommentare werden in Quickinfo-Textfeldern angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über die Zellen bewegen, die den Kommentar enthalten. Für das Verwenden von Kommentaren in Zellen gibt es zwei gute Gründe: Sie nutzen Ihrer Gesundheit und Ihrem Geschäft.
Kommentare sollten Informationen enthalten, die dem nächsten Benutzer des Tabellenblattes von Nutzen sind. Dieser nächste Benutzer sind vielleicht Sie selbst, vielleicht nach zwei Monaten, wenn Sie das Wie und Warum des Tabellenblattes nicht mehr so klar vor Augen haben.
Ein Kommentar kann vieles enthalten. In Zelle A1 können Sie z. B. eingeben:
In Dateneingabezellen können sie z. B. eingeben:
In Formelzellen können Sie z. B. eingeben:
Um einen Textkommentar zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um in die nächste Zeile zu wechseln, drücken Sie (Eingabetaste).
Abbildung 27.7: Geben Sie den Text für den Kommentar in das Kommentarfeld ein.
Beim Klicken in den Tabellenbereich wird das Kommentarfeld ausgeblendet. An der rechten oberen Ecke der Zelle erscheint jedoch ein kleiner roter Indikator, der darauf hinweist, daß diese Zelle einen Kommentar enthält.
Um den Indikator ein- oder auszublenden, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen und wählen das Register Ansicht. Um die Anzeiger auszublenden, wählen Sie in der Gruppe Kommentar die Option Keine; um nur Indikatoren anzuzeigen, wählen Sie die Option Nur Indikatoren und um Indikatoren und den Kommentar anzuzeigen, wählen sie die Option Kommentare und Indikatoren.Ist entweder die Option Nur Indikatoren bzw. die Option Kommentare und Indikatoren aktiviert, so wird ein roter Indikator in der oberen rechten Ecke der Zellen angezeigt, die Kommentare enthalten. Um den Kommentar hinter einer Zelle anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zelle. Der Kommentar wird angezeigt (siehe Bild 27.8). Sie können die Zelle auch markieren und dann die Tasten (Umschalt)+(F2) drücken. Sie können alle Zellen, die Kommentare enthalten, markieren, indem Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Gehe zu wählen und dann die Schaltfläche Inhalte aktivieren. Dann aktivieren Sie die Option Kommentare. Mit den Tasten (Tab)+(Rückschritt) können Sie sich zwischen den Zellen, die Kommentare enthalten, bewegen.
Abbildung 27.8: Um einen Zellenkommentar anzuzeigen, gehen Sie mit dem Mauszeiger an den roten Indikator. Der Kommentar wird angezeigt.
Verwenden Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Suchen, um Zellen schnell zu durchlaufen und einen Kommentar zu finden, der ein bestimmtes Wort enthält. Wählen Sie im Dialogfeld Suchen im Feld Suchen in die Option Kommentare.
Sie können die Kommentare in einem Tabellenblatt drücken, indem Sie im Menü Datei den Befehl Seite einrichten wählen. Im Register Tabelle wählen sie die Option Kommentare. Wählen Sie, ob die Kommentare am Ende des Blattes oder wie auf dem Blatt angezeigt gedruckt werden sollen. Aktivieren Sie die Schaltfläche OK und drucken Sie das Tabellenblatt.
Um einen Kommentar zu bearbeiten, markieren Sie die Zelle und wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Kommentar bearbeiten. Bearbeiten Sie den Kommentar wie Sie auch anderen Text bei Excel bearbeiten. Geben Sie mehr Text ein als im Textfeld Platz findet, müssen Sie das Textfeld in der Größe ändern. Hierfür ziehen sie an einem der Markierungsziehpunkte.
Um einen Kommentar zu löschen, wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Kommentar bearbeiten. Dann klicken Sie den Textfeldrahmen an, um ihn zu markieren. Drücken Sie die (Entf)-Taste.
Sie können einen Textkommentar auch mit der Schaltfläche Neuer Kommentar in der Detektiv-Symbolleiste hinzufügen oder bearbeiten.(c) 1997 Que
