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Verknüpfen, Einbetten und Konsolidieren von Tabellenblättern

Mit Excel können Sie gleichzeitig mit mehreren Tabellenblättern und Arbeitsmappen arbeiten. Sie können ein Diagramm oder einen Tabellenbereich kopieren und als Grafik in ein Tabellenblatt einbetten. Sie können Arbeitsmappen verknüpfen, so daß bei Änderungen in einer Arbeitsmappe gleichzeitig eine andere Arbeitsmappe aktualisiert wird und Sie können Tabellenblätter konsolidieren, so daß Daten aus mehreren Tabellenblättern in einem Tabellenblatt gesammelt werden.

Sie können die Verknüpfungsmethode verwenden, um ein großes betriebliches Informationssystem mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern in einzelne Bestandteile aufzuteilen. Sie können jede Arbeitsmappe und jedes Tabellenblatt separat prüfen und dann die Arbeitsmappen miteinander verknüpfen, um ein integriertes System zu schaffen. Sie können Verknüpfungen erstellen, die entweder immer oder aber auf Verlangen aktualisiert werden.

Mit dem Excel-Feature der Grafikverknüpfung können Sie Zellen- und Diagrammbilder aus verschiedenen Dokumenten zusammenbringen und in einer Seite anordnen. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit Dokumente separat zu bearbeiten, die Ergebnisse für den Druck aber auf gewünschte Art und Weise zu organisieren, so daß Sie aus Ihren Tabellendaten Berichte mit Präsentationsqualität erstellen können.

Mit der Konsolidierung können Sie Daten aus mehreren Tabellenblättern und Arbeitsmappen in einer Arbeitsmappe zusammenzubringen. Konsolidierung wird oft verwendet, um Budgets oder Prognosen von verschiedenen Abteilungen zu einem gesamten Firmenbudget oder einer Firmenprognose zusammenzubringen. Mit Excel können Sie diese Konsolidie-rungen fixieren, so daß sie sich nicht verändern, oder Sie können sie so verknüpfen, daß die Konsolidierungen bei Änderungen von Abteilungsdaten aktualisiert werden. Verknüpfte Konsolidierungen bilden automatisch eine Gliederung. n

Tabellenzellgrafiken verknüpfen

Sie können zwei Arten von Grafikverknüpfungen in einem Tabellenblatt erstellen. Die eine Art verknüpft die Grafik eines Tabellenbereichs mit einem anderen Tabellenblatt. Die zweite Art verknüpft eine Zelle oder einen Bereich in einem Quelltabellenblatt mit einer Zelle oder einem Bereich in einem anderen Tabellenblatt. In beiden Fällen werden die verknüpften Zellen bei Änderungen der Quellzellen automatisch aktualisiert.

In vielen Windows-Programmen wie z. B. bei Excel können Sie Objekte von einem Dokument mit einem anderen Dokument verknüpfen. Bei Excel ist ein verknüpftes Objekt entweder eine Zelle, ein Bereich, ein Diagramm oder ein ganzes Excel-Dokument. Eingebettete Dokumente verknüpfen eine Grafik des Originals mit einem anderen Dokument. Sie können das verknüpfte Objekt jederzeit formatieren oder aktualisieren. In Bild 26.1 sieht man im Tabellenblatt oben rechts eine verknüpfte Zellgrafik, die von einem anderen Abschnitt des gleichen Tabellenblattes übernommen wurde. In diesem Bild sehen Sie ein Diagramm, einen weit entfernten Abschnitt des Tabellenblattes, ein Textfeld mit einer Erklärung sowie einen Pfeil und einen Kreis, die einen Diagrammabschnitt hervorheben.

Abbildung 26.1: Eine verknüpfte Zellgrafik ist ein Objekt, das die Daten des Quelltabellenblattes enthält.

DTP-Layout mit verknüpften Grafiken

Um ein Seitenlayout zu erstellen, das Daten aus mehreren Tabellenblättern und Diagrammen anzeigt, können Sie die Grafik eines Excel-Tabellenbereiches mit einem anderen Tabellenblatt verknüpfen. Diese Verknüpfungsmethode eignet sich ausgezeichnet zum Erstellen von Management-Informationsmaterial, das Daten aus ganz unterschiedlichen Quellen zusammenbringt.

Verknüpfungen mit Zellgrafiken haben folgende Vorteile gegenüber Zellen- oder Bereichsverknüpfungen:

• Verknüpfte Zellgrafiken können schnell geöffnet und aktualisiert werden. Durch Doppelklicken einer verknüpften Zellgrafik wird das ganze Quelltabellenblatt aktiviert und der abgebildete Bereich ist markiert. Ist das Tabellenblatt nicht geöffnet, so wird es von Excel geöffnet und der Bereich selektiert, so daß Sie leicht Daten ändern können oder größere Korrekturen in der verknüpften Zellgrafik vornehmen können.
• Zur Formatierung von verknüpften Zellgrafiken stehen die meisten der für Textfelder verwendeten Merkmale zur Verfügung. Formatierungen machen die Zellgrafiken ansprechender und besser verständlich.
• Verknüpfte Tabellenobjekte können unabhängig von der Zellenposition in der Größe geändert und bewegt werden. Diese Flexibilität ermöglicht Ihnen das Erstellen eines ansprechenden Seitenlayouts unter Verwendung mehrerer verknüpfter Tabellenbereiche und Diagramme.
• Verknüpfte Zellgrafiken und Diagramme werden zusammen auf der Seite, in der sie angezeigt werden, gedruckt.
• Verknüpfte Zellgrafiken können mit Makros verknüpft werden; beim Selektieren einer solchen Zelle, wird das Makro gestartet.

Verknüpfungen mit Zellgrafiken haben folgende Nachteile:

• Verknüpfte Zellgrafiken sind keine wirklichen Zellen und Sie können daher keine Daten in sie eingeben.
• Verknüpfte Zellgrafiken können nicht für Berechnungen verwendet werden. Müssen Sie mit den Daten der Zellen Berechnungen durchführen, so verwenden Sie die Methoden der Zellen- und Bereichsverknüpfung.

Verknüpfen von Zellgrafiken

Verknüpfen Sie einen Bereich aus einem Abschnitt des Tabellenblatts mit einem anderen Bereich des gleichen oder eines anderen Tabellenblattes, so müssen Sie eine Grafik des Quellbereichs, der die Daten zur Verfügung stellt, machen und diese Grafik in die Zieltabellenblatt einfügen. Ein Tabellenblatt kann sowohl Ziel als auch Quelle sein, wenn die verknüpfte Grafik im gleichen Tabellenblatt angezeigt wird, in dem sich auch die Quelle der Zellgrafik befindet.

Um eine Grafik der Quellzellen zu erstellen und in ein Tabellenblatt einzufügen, verwenden Sie die Schaltfläche Kamera. Sie müssen die Schaltfläche Kamera zuerst einer vorhandenen Symbolleist hinzufügen. Die Schaltfläche Kamera finden Sie im Dialogfeld Anpassen im Register Befehle in der Kategorie Extras aufgelistet, wenn Sie im Menü Ansicht unter dem Befehl Symbolleisten die Option Anpassen wählen. Sie können die Schaltfläche Kamera jeder beliebigen Symbolleiste hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche aus dem Register Befehle ziehen und an der gewünschten Stelle auf der Symbolleiste ablegen.

Um eine Zellgrafik des Tabellenblattes mit Symbolleiste und Maus zu verknüpfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie den Bereich in der Quelltabellenblatt, von dem Sie eine Grafik erstellen wollen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Kamera. Der Cursor verwandelt sich in ein +.
• Aktivieren Sie das Zieltabellenblatt, um die Grafik dort einzufügen. Soll die Grafik in das Quelltabellenblatt eingefügt werden, machen Sie einen Bildlauf bis an die Stelle im Tabellenblatt, wo die Grafik plaziert werden soll.
• Klicken Sie auf die Zelle, wo die obere linke Ecke der Zellgrafik angezeigt werden soll.

Eine Grafik mit weißen Ziehpunkten erscheint im Tabellenblatt und die Grafik-Symbolleiste wird angezeigt.

Um eine Zellgrafik mit der Tastatur zu verknüpfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie das Tabellenblatt, das die Grafik zur Verfügung stellt (die Quelle) und das Tabellenblatt, das die verknüpfte Zellgrafik erhalten soll (das Ziel).
• Aktivieren sie das Quelltabellenblatt.
• Markieren Sie den Tabellenbereich, der kopiert werden soll.
• Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren (oder drücken Sie die Tasten (Strg)+(C)).
• Gehen Sie zum Zieltabellenblatt, indem Sie es anklicken oder im Menü Fenster wählen (bzw. die Tasten (Strg)+(F6) drücken). Soll die Grafik in das Quelltabellenblatt eingefügt werden, machen Sie einen Bildlauf bis an die Stelle im Tabellenblatt, wo die Grafik plaziert werden soll.
• Markieren Sie die Zelle an der oberen linken Ecke des Bereichs, in dem die Zellgrafik angezeigt werden soll.
• Halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt, während Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfte Grafik einfügen wählen.

Eine Grafik umgeben von weißen Ziehpunkten wird auf dem Tabellenblatt angezeigt. Achten Sie auf die weißen Ziehpunkte an den Ecken und Rändern der Grafik, die in Bild 26.1 abgebildet ist. Beachten Sie, daß die Bezugsformel, die diese Formel mit den Tabellenzellen verknüpft, in der Bearbeitungsleiste angezeigt wird, während das eingebettete Tabellenblatt markiert ist. In Bild 26.1 befindet sich die Zellgrafik in den Zellen AK39-AO41 im gleichen Tabellenblatt. Stammt die Grafik von einem anderen Tabellenblatt der gleichen Arbeitsmappe, zeigt die Bearbeitungsleiste einen Blattbezug an. Stammt die Grafik von einer anderen Arbeitsmappe, zeigt die Bearbeitungsleiste einen externen Zellbezug an.

Die Zellbezugsformel, die die Quellarbeitsmappe mit der Zielarbeitsmappe verknüpft, wird als externe Bezugsformel bezeichnet.

Es ist eine gute Angewohnheit, die Arbeitsmappe mit den Quelltabellen zu speichern, bevor man die Zieltabelle speichert. Speichert man die Quellarbeitsmappe zuerst, so werden die Verknüpfungen der Zielarbeitsmappe immer die richtigen Dateinamen für die Quellen enthalten. Das ist vor allem wichtig, wenn die Quellarbeitsmappe noch nie gespeichert wurde oder wenn sie unter einem anderen Namen als dem, den Sie beim Erstellen der Verknüpfungen verwendet haben, gespeichert wird.

Um die eingebettete Zellgrafik zu formatiereren, in der Größe zu ändern, zu positionieren oder zu schützen, verwenden Sie die Methoden, die auch für das Zeichnen, Formatieren und Positionieren von Grafiken gelten.

Mit der Arbeitsfläche Zellgrafiken verknüpfen

Windows 95 hat die Fähigkeiten von OLE ausgebaut und Sie können nun Datenauszüge Ihrer Windows-95-Anwendungen in der Windows-Arbeitsfläche speichern. Sie können diese Informationen dann jederzeit in die Anwendungen zurück bewegen oder kopieren. Ein großer Vorteil dieser Datenübertragungsmethode ist, daß Sie beliebig viele Datenauszüge in der Arbeitsfläche speichern können und sie beliebig oft wiederverwenden können.

Sie können Datenauszüge nur bei Anwendungen verwenden, die OLE unterstützen.

Ziehen Sie Datenauszüge, die aus einer Excel-Arbeitsmappe erstellt wurden, zurück in das Tabellenblatt, werden die Daten als eingebettetes Objekt übertragen. Doppelklicken Sie die Grafik, ändert sich die Menü- und Bearbeitungsleiste der Anwendung, die das Excel-Objekt enthält und die Excel-Menü- und -Bearbeitungsleiste wird angezeigt. Das Objekt wird zu einem kleinen Excel-Tabellenblatt mit horizontaler und vertikaler Bildlaufleiste.

Um einen Datenauszug zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Achten Sie darauf, daß ein Teil der Arbeitsfläche außerhalb des Excel-Fensters zu sehen ist.
• Markieren Sie die Tabellenzellen, aus denen ein Datenauszug erstellt werden soll.
• Ziehen Sie den markierten Bereich mit der rechten Maustaste auf die Arbeitsfläche. Dann lassen Sie die Maustaste los.

Zum Ziehen des markierten Bereiches bewegen Sie den Mauszeiger bis an den Rand des markierten Bereichs. Der Mauszeiger wird zu einem Pfeil. Nun halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und ziehen den markierten Bereich auf die Arbeitsfläche. Dann lassen Sie die Maustaste los. Ein Kontextmenü wird angezeigt.

• Um einen Datenauszug in der Arbeitsfläche zu erstellen und den markierten Bereich im Originaldokument zu belassen, wählen Sie im Kontextmenü die Option Datenauszug hier erstellen

oder:

Um den markierten Bereich aus dem Dokument in einen Datenauszug auf der Arbeitsfläche zu bewegen, wählen Sie die Option Datenauszug hier verschieben.

Um Datenauszüge in das Tabellenblatt zurück oder in eine andere Anwendung zu kopieren, ziehen Sie sie von der Arbeitsfläche an die gewünschte Stelle im Tabellenblatt oder Dokument und legen sie dort ab.

Aktualisieren von verknüpften Grafiken

Beim ersten Öffnen eines Tabellenblattes mit verknüpften Grafikzellen werden Sie von einem Dialogfeld gefragt, ob die Verknüpfungen von den ungeöffneten Quelldateien aktualisiert werden sollen. Um die Aktualisierung durchzuführen, wählen Sie die Option Ja. Um die Grafiken im Zustand der letzten Speicherung zu belassen, wählen Sie die Option Nein.

Befindet sich die Quelle für ein verknüpftes Grafik in einer anderen Arbeitsmappe, können Sie mit dem Befehl Verknüpfungen im Menü Bearbeiten die Zellgrafik aktualisieren bzw. die Quellarbeitsmappe öffnen. Mit diesem Befehl lassen sich auch mehrere Grafiken gleichzeitig aktualisieren.

Um verknüpfte Grafiken zu aktualisieren oder die Quellarbeitsmappen zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Aktivieren Sie das Tabellenblatt, in denen sich die verknüpften Grafiken befinden.
• Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen. Das Dialogfeld Verknüpfungen wird angezeigt (siehe Bild 26.2).

Abbildung 26.2: Verwenden Sie das Dialogfeld Verknüpfungen, um verknüpfte
Dateien zu verwalten.

• Wählen sie in der Liste Quelldatei die Quelltabelle durch Anklicken oder durch Drükken der Pfeiltasten. Um mehrere Tabellenblätter zu wählen, drücken Sie die (Strg)-Taste, während Sie in der Liste im Dialogfeld Verknüpfungen mehrere Tabellenblätter anklicken. Verwenden Sie die Tastatur, so wählen sie mehrere aufeinanderfolgende Tabellenblätter, indem Sie bei gedrückter Umschalt-Taste die Tasten (Cursor oben) und (Cursor unten) drücken.
• Wählen Sie die Option Jetzt aktualisieren, um die Verknüpfungen vom Datenträger zu erneuern; dann aktivieren Sie die Schaltfläche Schliessen

oder

drücken die Taste (Esc).

Sie können auch die Option Quelle öffnen zum Öffnen des selektierten Tabellenblattes verwenden.

Um Quellzellen zu bearbeiten, die sich in der gleichen Arbeitsmappe befinden wie die verknüpfte Zellgrafik, müssen Sie die Quellzellen manuell bewegen. Der Befehl Verknüpfungen im Menü Bearbeiten ist nicht verfügbar, wenn die Quellzellen sich in der gleichen Arbeitsmappe wie die verknüpfte Zellgrafik befinden.

Verknüpfungen für verknüpfte Zellgrafiken ändern

Wenn Sie den Namen der Quellarbeitsmappe ändern, die Arbeitsmappe in ein anderes Verzeichnis bewegen oder die Quelle in eine andere Arbeitsmappe bewegen wollen, müssen Sie die Zellbezugsformel der eingebetteten Grafik bearbeiten. Die von verknüpften Zellgrafiken oder Zellenobjekten verwendeten externen Bezugsformeln sind die gleichen, die auch von verknüpften Zellen und Bereichen verwendet werden. Die Bezugsformel wird beim Markieren der verknüpften Zellgrafik in der Bearbeitungsleiste angezeigt.

Sie können die Tastatur verwenden, um einzelne Objekte zu selektieren. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Gehe zu (oder drücken Sie die Taste (F5) oder (Strg)+(G)), um das Dialogfeld Gehe zu zu öffnen. Dort aktivieren Sie die Schaltfläche Inhalte, um das Dialogfeld Inhalte Auswählen zu öffnen, wählen dort die Option Objekte und aktivieren dann die Schaltfläche OK. Hierdurch werden alle Objekte im aktiven Tabellenblatt selektiert. Drücken Sie die Taste (Tab), um nacheinander jedes Objekt zu selektieren oder drükken Sie die Tasten (Umschalt)+(Tab), um die Objekte in umgekehrter Reihenfolge zu durchlaufen.

Um alle Verknüpfungen in der gleichen Quellarbeitsmappe zu ändern oder zu bearbeiten, verwenden Sie den Befehl Verknüpfungen im Menü Bearbeiten wie weiter unten beschrieben. Bearbeiten Sie eine verknüpfte Zellgrafik und bewegen Sie sie in eine nicht geöffnete Quellarbeitsmappendatei, wird die verknüpfte Zellgrafik leer angezeigt. Verwenden Sie eine der oben beschriebenen Aktualisierungsmethoden, um die neue Quellarbeitsmappe zu öffnen und die verknüpften Grafiken zu aktualisieren. Sie können die Quellarbeitsmappe nach der Aktualisierung der Grafiken schließen. Die verknüpfte Zellgrafik zeigt weiterhin die Daten aus der neuen Quellarbeitsmappe an.

Um die Verknüpfung für eine eingebettete Zellgrafik zu ändern, ohne andere Verknüpfungen mit der gleichen Quellarbeitsmappe zu ändern, selektieren Sie die jeweilige verknüpfte Zellgrafik. Bearbeiten Sie die externe Bezugsformel in der Bearbeitungsleiste, um den Bezug zu Pfad, Datei, Blatt und Zellen einer neuen Quellarbeitsmappe zu erstellen. Drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste, um die Formel neu einzugeben. Die verknüpfte Zellgrafik ist leer, wenn die Bezugsarbeitsmappe nicht geöffnet ist. Verwenden Sie die oben beschriebenen Aktualisierungsmethoden, um die verknüpfte Grafik zu aktualisieren.

Um eine verknüpfte Zellgrafik zu löschen, selektieren Sie sie, so daß weiße Ziehpunkte am Rand der Grafik angezeigt werden. Dann drücken Sie die (Entf)- oder (Rückschritt)-Taste oder wählen Sie im Menü Bearbeiten unter dem Befehl Löschen die Option Alles. Um ein gelöschtes eingebettetes Objekt wiederherzustellen, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Rückgängig: Inhalte löschen oder klicken Sie sofort auf das Symbol Rückgängig in der Symbolleiste.

Verknüpfen von Arbeitsmappen-Zellen und -Bereichen

Mit Datenverknüpfungen können Sie Probleme vermeiden, die große umfassende Arbeitsmappen mit sich bringen. Sie können für jeweils spezifische Aufgaben kleine Tabellenblätter und Arbeitsmappen erstellen und dann alle diese Komponenten zu einem ganzen System verbinden.

Folgende Liste beschreibt einige Vorteile beim Erstellen von Systemen aus kleineren Arbeitsmappen, die durch die Verknüpfungsmethode gemeinsamen Zugriff auf die Daten haben:

• Datenverknüpfungen zwischen Arbeitsmappen geben von Formeln in der Zielarbeitsmappe verwendete Daten, Zahlen und Text weiter.
• Verknüpfte Daten können mit den gleiche Formatierungsmethoden formatiert werden, die für Zelleninhalte im allgemeinen verwendet werden.
• Systeme brauchen nicht so viel Speicher, weil nicht alle Arbeitsmappen gleichzeitig geöffnet sein müssen. Einige Arbeitsmappen können mit Arbeitsmappen verknüpft sein, die sich auf Diskette befinden.
• Systeme, die sich aus Arbeitsmappen-Komponenten zusammensetzen, sind flexibel und können leichter aktualisiert werden. Sie können eine Komponente neu gestalten, prüfen und implementieren, ohne das ganze System neu zu erstellen.
• In kleinen Arbeitsmappen können Neuberechnungen schneller durchgeführt werden als in großen Arbeitsmappen.
• Sie können Dateneingabe-Komponenten erstellen, die in eigenen Computern oder in eigenen Standorten operiert werden. Sie können eingegebene Komponenten in ein Verzeichnis kopieren und mit einem Dateinamen versehen, den die Verknüpfung benötigt, um das Tabellenblatt mit der Verknüpfung beim nächsten Öffnen zu aktualisieren. Diese Methode hat viele Vorteile: mehrere Leute können gleichzeitig mit dem System arbeiten, die Arbeit kann schneller fertiggestellt werden, es kann an verschiedenen Standorten gearbeitet werden und separate Standorte vermindern das Risiko, daß ein unerfahrener Anwender das ganze System beschädigt.
• Es ist leichter, Systeme zu warten und zu testen, wenn sie aus einzelnen Komponenten bestehen.
• Arbeitsmappen-Komponenten können zur Verwendung in anderen Systemen geändert werden.

Online-Hilfe von Microsoft finden Sie im WorldWideWeb unter: http://www.microsoft.com/support/ Zugang zu KnowledgeBase von Microsoft mit umfassender Problembehandlung haben Sie unter: http://www.microsoft.com/kb Anweisungen, Tips und Add-Ins für Microsoft-Office-Anwendungen erhalten Sie unter: http://www.ronperson.com/

Was Sie über Verknüpfungen wissen sollten

Verknüpfungen ermöglichen einer Arbeitsmappe den Zugriff auf Daten in einer anderen Arbeitsmappe. Sie können eine Zelle, einen Zellbereich und eine benannte Formel oder Konstante und Tabellenblätter verknüpfen. Die Arbeitsmappe mit den Ursprungsdaten – der Datenquelle – ist die Quellarbeitsmappe. Die Arbeitsmappe, in der die verknüpften Daten eingefügt werden, ist die Zielarbeitsmappe. (Sie können die jeweiligen Arbeitsmappen auch als Quelle oder Ziel bzw. als unterstützend und abhängig bezeichnen.)

Quellarbeitsmappen müssen nicht geöffnet sein, damit die Zielarbeitsmappe die benötigten Daten über die Verknüpfung erhält. Beim Öffnen der Zielarbeitsmappe werden die verknüpften Daten, die von der Quellarbeitsmappe abgelesen werden, aktualisiert, wenn die Quellarbeitsmappe geöffnet ist. Ist die Quellarbeitsmappe nicht geöffnet, wird in der Zielarbeitsmappe ein Dialogfeld angezeigt, das fragt, ob Sie die Daten verwenden wollen, die die Zielarbeitsmappe beim Speichern hatte, oder ob die Zielarbeitsmappe mit den Daten aus der Quellarbeitsmappe aktualisiert werden soll, auch wenn diese nicht geöffnet ist.

Bei Verknüpfungen zwischen einer Arbeitsmappe und einer Datenbank in einer anderen Arbeitsmappe kann es sein, daß sich die Arbeitsmappe mit der Verknüpfung zu langsam öffnet oder schließt. Die Dateigröße der Arbeitsmappe wird mitunter auch zu umfassend (und paßt nicht mehr auf eine Diskette), weil Excel die letzte Darstellung der Datenbank in der Datei speichert, was bedeutet, daß Sie die Arbeitsmappe öffnen können, die Verknüpfung zur Datenbank nicht zu aktualisieren brauchen und die Arbeitsmappe doch benutzen können. Es ist nicht notwendig, daß die Datenbankdarstellung in Ihrer Arbeitsmappe gespeichert ist, wenn die Arbeitsmappe mit der Datenbank immer mit dem verknüpften Tabellenblatt geöffnet ist oder wenn Sie bei jedem Öffnen des Tabellenblatts eine Aktualisierung durchführen. Um das Speichern dieser Darstellung nicht durchzuführen, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen und deaktivieren im Register Berechnen das Kontrollkästchen Externe Verknüpfungswerte speichern. Dann aktivieren Sie die Schaltfläche OK.

Bild 26.3 zeigt Arbeitsmappen, die mit einer externen Bezugsformel miteinander verknüpft sind. 1.Quartal ist die Quelle für die Zielarbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS. Die externe Bezugformel in JAHRESBILANZ.XLS wird in der Bearbeitungsleiste angezeigt als ='[1.Quartal.xls]1.Quartal 1996'!$E$5. Damit wird angezeigt, daß die Zelle B5 im Tabellenblatt JAHRESBILANZ 96 in der Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS mit dem Inhalt der Zelle E5 im Tabellenblatt 1. Quartal 1996 in der Arbeitsmappe 1. Quartal verknüpft ist. Ändert sich der Inhalt der Zelle E5 im Tabellenblatt 1.Quartal 1996, so ändert sich der Wert von Zelle B5 im Tabellenblatt JAHRESBILANZ 96 ebenfalls.

Abbildung 26.3: Das Tabellenblatt 1.Quartal dient als Quelldatei für die Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS.

Externe Bezugsformeln sind folgendermaßen aufgebaut:

='Pfad\[ Arbeitsmappenname]Tabellenname'!Zellreferenz

Die folgende Formel ist ein Beispiel für eine externe Bezugsformel:

='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$5

In dieser Formel ist 1. Quartal der Name der Quellarbeitsmappe, die die Daten enthält. 1.Quartal 1996 ist die Tabelle in der Arbeitsmappe, die die Daten enthält und $E$5 ist die Zelle, die der Verknüpfung die Daten zur Verfügung stellt. Das Ausrufezeichen (!) trennt den Namen der Quellarbeitsmappe und des Tabellennamens von der Zellreferenz.

Ein externer Bezug kann auch einen ganzen Zellbereich umfassen. Das Ergebnis in Zelle B9 in der Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS kann z. B. eine Formel sein, die den Zellbereich vom Tabellenblatt 1.Quartal 1996 in der Arbeitsmappe 1.Quartal zusammenfaßt. Die Formel kann folgendermaßen angezeigt werden:

=SUMME('[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$5: $E$8

Sie können gleichzeitig einen Zellbereich mit einem anderen Zellbereich gleicher Größe verknüpfen. Diese Verknüpfungen werden mit den Befehlen Kopieren und Verknüpfte Grafik einfügen im Menü Bearbeiten erstellt. Externe Bezugsformeln werden in jeder der Zellen des Bereiches B5:B8 in der Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS eingefügt und enthalten Verknüpfungen mit den Quellzellen E5:E8 in Tabellenblatt 1. Quartal. Hier ist ein Beispiel für eine externe Bezugsformel:

='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$5

Die externe Bezugsformel sieht unterschiedlich aus, je nachdem, ob die Quelltabelle geöffnet oder geschlossen ist. Ist die Quelltabelle geöffnet, wird die externe Bezugsformel nur mit dem Namen der Arbeitsmappe und des Tabellenblatts angezeigt:

='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$5

Ist die Quelltabelle geschlossen, enthält die externe Bezugsformel den vollständigen Pfadnamen, das Laufwerk, Verzeichnis und Dateinamen, die wie im Beispiel gezeigt in Anführungszeichen stehen:

='C:\EXCEL\FINANZEN\[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$9

Da geöffnete Quellarbeitsmappen nicht den Pfadnamen in der externen Bezugsformel enthalten, können Sie nicht zwei Arbeitsmappen mit dem gleichen Namen geöffnet haben, auch wenn beide zu unterschiedlichen Ordnern gehören. Sie können Verknüpfungen mit Quellarbeitsmappen mit gleichem Namen in verschiedenen Ordnern haben, aber diese Arbeitsmappen können nicht gleichzeitig geöffnet sein.

Verknüpfen von Zellen mit den Befehlen Kopieren und Verknüpfte Grafik einfügen

Um eine Zelle oder einen Bereich in einer Quellarbeitsmappe mit einer Zelle oder einem Bereich in der Zielarbeitsmappe zu verknüpfen, verwenden Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Inhalte einfügen und dann die Schaltfläche Verknüpfte Grafik einfügen. Der Zellbereich E5:E8 in der Arbeitsmappe 1.Quartal wird mit den Zellen B5:B8 (es muß sich nicht um die gleichen Zeilen handeln) in der Zielarbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS verknüpft. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie die Arbeitsmappen, die miteinander verknüpft werden sollen.
• Aktivieren Sie die Quellarbeitsmappe.
• Markieren Sie den Zellbereich, der die zu verknüpfenden Daten enthält (siehe Bild 26.4).

Abbildung 26.4: Markieren Sie vor dem Kopieren den Bereich im Quelltabellenblatt.

• Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren.
• Aktivieren Sie die Zielarbeitsmappe, die die Daten erhalten soll.
• Markieren Sie die obere linke Zelle des Bereiches, in dem die Verknüpfung angezeigt werden soll.

In diesem Beispiel müßten Sie die Zelle B5 im Tabellenblatt JAHRESBILANZ 96 der Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS markieren. Markieren Sie nicht den gesamten Bereich, in dem die Verknüpfung angezeigt werden soll; das ist unnötig und es besteht das Risiko, daß Sie den Bereich in der Größe nicht richtig markieren. Sie müssen nur die eine Zelle an der oberen linken Ecke des Bereichs, in dem die Einfügung vorgenommen werden soll, markieren.

• Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Inhalte einfügen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie die Option Inhalte einfügen. Das Dialogfeld Inhalte einfügen wird angezeigt.
• Wählen Sie in der Gruppe Einfügen die Option Alles und in der Gruppe Operation Keine.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche Verknüpfen.

Die Verknüpfung wird wie in Bild 26.5 dargestellt, angezeigt.

Abbildung 26.5: Die verknüpften Zellen in der Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS bilden eine Gruppe.

Verknüpfen von Zellen durch Zeigen

Um viele Verknüpfungen zwischen einzelnen Zellen oder Verknüpfungen im Rahmen größerer Formeln zu erstellen, verwenden Sie die Zeigemethode zum Erstellen von Verknüpfungen. In der gleichen Art und Weise, wie Sie eine Formel in einer Arbeitsmappe erstellen, können Sie in einer Formel auch externe Bezüge eingeben: Zeigen Sie auf die Zellreferenzen, die in der Formel enthalten sein sollen – die Zellen können sich auch in einer anderen Arbeitsmappe befinden. Um auf eine Zelle oder einen Zellenbereich zu zeigen, so daß er in die Formel mit aufgenommen wird, klicken Sie in beim Erstellen der Formel an oder ziehen Sie über den Bereich.

Um die Zielzelle B5 im Tabellenblatt JAHRESBILANZ 96 der Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS mit der Quellzelle E5 im Tabellenblatt 1.Quartal 1996 in der Arbeitsmappe 1.Quartal zu verknüpfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie die Ziel- und Quellarbeitsmappe.
• Aktivieren Sie die Zielarbeitsmappe.
• Markieren Sie die Zelle, die die Verknüpfung enthalten soll und beginnen Sie mit dem Erstellen der Formel. Die Formel kann viele Bezeichnungen und Funktionen enthalten oder auch nur aus einem Gleichheitszeichen (=) und einer einzigen Verknüpfungszelle bestehen.

In Bild 26.6 wird ein Gleichheitszeichen (=) in die Zelle B5 im Tabellenblatt JAHRESBILANZ 96 der Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS eingegeben.

• Aktivieren Sie die Quellarbeitsmappe 1.Quartal.
• Markieren Sie die Quellzelle oder den Quellzellenbereich, der die Daten für die Verknüpfung bereitstellt. In diesem Beispiel müßten sie die Zelle E5 im Tabellenblatt 1.Quartal 1996 anklicken oder die Pfeiltasten drücken, um E5 in die gestrichelte Markierung einzufügen.
• Gehen Sie beim weiteren Erstellen der Formel wie beim Erstellen anderer Formeln vor und geben Sie ein weiteres mathematisches Operationszeichen ein und markieren Sie weitere Zellen oder geben Sie weitere Begriffe ein.
• Haben Sie die Formel fertiggestellt, klicken Sie auf die Schaltfläche Enter in der Bearbeitungsleiste oder drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste.

Wenn Sie die (Eingabetaste)-Taste drücken oder ein mathematisches Operationszeichen eingeben, verschwindet die gestrichelte Markierung im Quelltabellenblatt und der Mauszeiger markiert Zellen in der Quelltabelle. Bild 26.7 zeigt das Ergebnis der externen Bezugsformel in Zelle B5 (kurz nach Drücken der (Eingabetaste)-Taste):

='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$5.

Sie können die Zeigemethode verwenden, um externe Bezüge in komplexen Formeln einzugeben wie das folgende Beispiel zeigt:

=2*SIN('[MESSWERTE.XLS]TEST1'!$AE$5)/(B12*56)

Abbildung 26.6: Verknüpfen Sie Zellen, indem sie ein Gleichheitszeichen (=) eingeben
und die Quellzelle anklicken.

Abbildung 26.7: Die Verknüpfung wird durch Zeigen auf eine Zelle in einer anderen
Arbeitsmappe erstellt.

Sie können auch auf Bereiche in anderen Arbeitsmappen zeigen. Sehen Sie sich die folgende Formel an:

=SUMME('[2.QUARTAL.XLS]2. Quartal 1996'!$E$5:$E$8)

Diese Formel wurde eingegeben, indem die Schaltfläche Summe in der Bearbeitungsleiste angeklickt und dann mit der Maus über den Bereich E5:E8 in der Quellarbeitsmappe gezogen wurde. Um den Bereich mit der Tastatur zu markieren, halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt und drücken Sie auf die Pfeiltasten, bis der Bereich markiert ist. Geben Sie die schließende Klammer ) ein und drücken Sie auf (Eingabetaste).

Verknüpfen von Zellen durch Eingabe

Müssen Sie Verknüpfungen mit Arbeitsmappen auf Diskette erstellen, ohne die Arbeitsmappen zu öffnen, können Sie die externe Bezugsformel eingeben. Diese Methode ist hilfreich, wenn die Quelldatei zu groß ist, um gleichzeitig mit der vorhandenen Arbeitsmappe geladen zu werden oder wenn Sie mit der Quellarbeitsmappe so vertraut sind, daß Sie schneller einen Bezug eintippen können als die Zelle zu finden und anzuklicken.

Geben Sie einen externen Bezug in eine offene Arbeitsmappe ein, sollte die Formel wie in den folgenden Beispielen aufgebaut sein:

='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$5

oder

=SUMME('[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$5: $E$8)

oder

='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! Bereichsname

Geben Sie für eine nicht geöffnete Arbeitsmappe einen externen Bezug an, so setzen Sie den Namen des ganzen Pfads, der Arbeitsmappe und des Tabellenblattes in einfache Anführungsstriche, wie das folgende Beispiel zeigt:

='C:\EXCEL\FINANZEN\ [1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$9

Ist die Quelldatei das aktuelle Verzeichnis, gibt Excel den Namen selbst ein. Geben Sie z. B. folgendes ein und drücken Sie dann die (Eingabetaste)-Taste:

='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$9

Excel gibt den Pfad selbst ein.

Die Eingabe externer Bezugsformel ist am einfachsten, wenn Sie im Menü Einfügen unter dem Befehl Namen die Option Festlegen oder die Option Erstellen verwenden, um Bereiche zu benennen (Sie können aber auch das Namenfeld in der Bearbeitungsleiste verwenden). Angenommen die Zelle E5 im Tabellenblatt 1.Quartal 1996 in der Arbeitsmappe 1.Quartal hat den Namen 1.QuartalWest. Sind sowohl die Arbeitsmappen JAHRESBILANZ.XLS als auch 1.Quartal geöffnet, können sie beide miteinander verknüpfen, indem Sie die folgende Formel in die Arbeitsmappe JAHRESBILANZ.XLS eingeben:

='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! 1.QuartalWest

Diese Formel enthält einen externen Bezug. Wenn Sie Formeln eingeben, die einen externen Bezug enthalten, wird die Antwort angezeigt, sobald Sie die Formel eingeben (Verwenden Sie einen Bereichsnamen wie z. B. 1.QuartalWest, so muß dieser Name in der Quellarbeitsmappe existieren. In diesem Beispiel steht der Namensteil 1.Quartal des Names 1.QuartalWest in keinem Zusammenhang mit dem Arbeitsmappennamen 1. Quartal.).

Öffnen von verknüpften Arbeitsmappen

Beim Öffnen der Arbeitsmappe werden die verknüpften Daten in der Zielarbeitsmappe auf verschiedene Art und Weise aktualisiert. Sind die Quellarbeitsmappen bereits geöffnet, so wird die Zielarbeitsmappe unmittelbar beim Öffnen aktualisiert. Sind die Quellarbeitsmappen beim Öffnen der Zielarbeitsmappe nicht geöffnet, wird das in Bild 26.8 abgebildete Warnfeld angezeigt.

Abbildung 26.8: Beim Öffnen einer Zielarbeitsmappe können Sie wählen, ob die alten Werte beibehalten oder die Verknüpfungen mit Dateien im Datenträger aktualisiert werden sollen.

Wählen Sie im Warnfeld die Option Ja, so liest Excel die verknüpften Daten aus den Dateien ab und aktualisiert die Zielarbeitsmappe. Wählen Sie die Option Nein, so beläßt Excel die Werte in der Zielarbeitsmappe, die beim letzten Speichern vorhanden waren.

Haben Sie eine Zielarbeitsmappe bereits geöffnet und wollen die dazugehörigen Quellarbeitsmappen öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Aktivieren Sie die Zieltabelle, die die Verknüpfungen enthält.
• Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen, um das in Bild 26.9 abgebildete Dialogfeld Verknüpfungen anzuzeigen.

Abbildung 26.9: Verwenden Sie das Dialogfeld Verknüpfungen, um Verknüpfungen zwischen Arbeitsmappen zu ändern oder zu aktualisieren.

• Wählen Sie die Dateien, die geöffnet werden sollen. Ungeöffnete Dateien werden mit dem jeweiligen Pfadnamen angegeben.

Um mehrere benachbarte Arbeitsmappen zu öffnen, klicken Sie auf die erste Arbeitsmappe und klicken Sie dann mit gedrückter (Umschalt)-Taste auf die letzte Arbeitsmappe. Alle Arbeitsmappen dazwischen werden selektiert. Um nichtbenachbarte Arbeitsmappen zu markieren oder die Markierung rückgängig zu machen, klicken Sie mit gedrückter (Strg)-Taste auf die Namen der Arbeitsmappen.

Sie können mehrere benachbarte Arbeitsmappen markieren, indem Sie die Tasten (Cursor oben) und (Cursor unten) zum Markieren der ersten Arbeitsmappe verwenden und dann zum Markieren der benachbarten Namen die Tasten (Umschalt)+(Cursor oben) bzw. (Cursor unten) drücken.

• Aktivieren Sie die Schaltfläche Quelle öffnen.

Achten Sie darauf, daß die Zielarbeitsmappe aktiviert ist. Ist eine Arbeitsmappe ohne Verknüpfungen aktiviert, so ist der Befehl Verknüpfungen im Menü Bearbeiten abgeblendet und der Befehl ist nicht verfügbar.

Ändern und Aktualisieren von Verknüpfungen

Um ein System verknüpfter Arbeitsmappen richtig zu verwalten, müssen Sie wissen, wie verlorengegangene Verknüpfungen wiederhergestellt werden können und wie ein großes Verknüpfungssystem aktualisiert werden kann. Werden Quellarbeitsmappen umbenannt oder in andere Ordner bewegt, können Zielarbeitsmappen die benötigten Daten nicht finden. Die Verknüpfungen sind dann verloren und müssen wiederhergestellt werden.

Um Verknüpfungen mit einer Arbeitsmappe wiederherzustellen oder um eine Zielarbeitsmappe mit einer anderen Quellarbeitsmappe zu verknüpfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie die Zielarbeitsmappe.
• Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen, um das Dialogfeld Verknüpfungen anzuzeigen.
• Wählen Sie die Dateien, die geändert oder aktualisiert werden sollen (siehe Bild 26.10). Ungeöffnete Dateien werden mit dem Pfadnamen angezeigt.

Abbildung 26.10: Ausgewählte Dateien, deren Verknüpfungen wiederhergestellt oder
geändert werden sollen.

• Aktivieren Sie die Schaltfläche Quelle wechseln, um das in Bild 26.11 abgebildete Dialogfeld Quelle wechseln anzuzeigen. Die aktuelle Verknüpfung wird oben im Dialogfeld angezeigt.
• Wählen Sie einen Ordner- und Dateinamen, um Ordner und Datei des neuen Quellarbeitsmappe anzugeben oder geben sie den Ordner- und Dateinamen der Datei ein, der als Quelle festgelegt werden soll.

Abbildung 26.11: Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um Verknüpfungen zu ändern.

• Aktivieren Sie die Schaltfläche OK, um die Verknüpfung mit dem gewählten Dateinamen festzulegen oder aktivieren Sie die Schaltfläche Abbrechen, um die Änderung zu ignorieren.
• Haben Sie mehrere Quelldateien gewählt, so wiederholen Sie die Schritte 5 und 6 und achten Sie dabei auf die Anzeige im Dialogfeld oben, die angibt, welche Quellarbeitsmappe zu ändern ist.

Um eine aktivierte Zielarbeitsmappe bei ungeöffneter Zielarbeitsmappe zu aktualisieren, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen und wählen dort die Quellarbeitsmappe, aus der die Zielarbeitsmappe aktualisiert werden soll. Dann aktivieren Sie die Schaltfläche Jetzt aktualisieren. Sie können mehrere Quellarbeitsmappen auswählen, indem Sie die erste Arbeitsmappe anklicken und dann mit gedrückter (Umschalt)-Taste auf die letzte Arbeitsmappe klicken.

Es kann passieren, daß Sie unwissentlich Arbeitsmappen-Verknüpfungen erstellen, wobei die Daten nicht in alle Zielarbeitsmappen gelangen können. Das kann nur geschehen, wenn die betreffenden Arbeitsmappen nicht geöffnet sind. Wenn die Arbeitsmappe A Daten an die Arbeitsmappe B weitergibt, und B Daten an die Arbeitsmappe C weitergibt, kann es vorkommen, daß eine Änderung in A manchmal in C nicht durchgeführt wird. Ändern Sie die Arbeitsmappe A, öffnen und aktualisieren aber die Arbeitsmappe B nicht, so kann B die aktualisierten Daten nicht an C weitergeben. Daher müssen Sie die Hierarchie der verknüpften Arbeitsmappen kennen und in der richtigen Reihenfolge, angefangen von der untersten Quellarbeitsmappe bis zur obersten Zielarbeitsmappe aktualisieren.

Eine Verknüpfung manuell bearbeiten

Sie können eine externe Bezugsformel, die mit einer Zelle oder einem Bereich verknüpft ist, bearbeiten. Sehen Sie sich folgendes Beispiel an:

Oft verwendet='[1.Quartal.xls] 1. Quartal 1996'! $E$5

Bearbeiten Sie die Zelle, während Sie eine Formel erstellen. Markieren Sie die Zelle und drücken Sie die Taste (F2) oder klicken Sie zum Bearbeiten in die Bearbeitungsleiste.

Um Zellen ausfindig zu machen, die externe Bezüge enthalten, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Suchen (oder drücken Sie die Tasten (Strg)+(F)) und wählen Sie die Option Suchen in: Formeln. Geben Sie ein Ausrufezeichen (!) im Textfeld Suchen nach ein. Aktivieren Sie zum Suchen die Schaltfläche Weitersuchen. Diese Methode ist hilfreich, um Zellen zu finden, die externe Verknüpfungen enthalten, die einzeln bearbeitet werden müssen.

Fixieren von Verknüpfungen

Um die Daten aus einer Verknüpfung zu erhalten, den externen Bezug jedoch zu löschen, können Sie die externe Bezugsangabe einer Formel fixieren, so daß diese Angabe ein Wert wird. Um einen externen Bezug zu fixieren, markieren Sie die Zelle, so daß die Formel in der Bearbeitungsleiste angezeigt wird. Klicken Sie auf die Bearbeitungsleiste oder drücken Sie die Formelbearbeitungstaste (F2) und drücken dann die Taste (F9) (die Taste Jetzt Berechnen), um den markierten Bezug in einen Wert zu ändern. Drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste, um die Formel wieder einzutragen.

Sie können Formeln auch fixieren, indem sie die Zelle oder den Bereich, in denen sich die Formeln befinden, markieren und im Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren wählen (oder die Tasten (Strg)+(C) drücken) oder den markierten Bereich mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü die Option Kopieren wählen. Als nächstes wählen sie im Menü Bearbeiten den Befehl Inhalte einfügen, aktivieren im Feld Einfügen die Option Werte und nehmen die Einfügung direkt über der Originalzelle oder dem -bereich vor. So werden ganze Formeln durch ihren Wert ersetzt. Ist die Formel Teil einer Matrix, müssen Sie die ganze Matrix selektieren, bevor Sie sie fixieren können.

Speichern von verknüpften Arbeitsmappen

Beim Speichern von verknüpften Arbeitsmappen sollten Sie zuerst die Quellarbeitsmappe speichern, die die Daten zur Verfügung stellt. Als nächstes speichern Sie die Zielarbeitsmappe. Damit stellen Sie sicher, daß die Zielarbeitsmappen den richtigen Pfad- und Dateinamen der jeweiligen Quellarbeitsmappen speichern.

Beim Umbenennen einer Quellarbeitsmappe müssen Sie darauf achten, daß abhängige Zielarbeitsmappen auch geöffnet sind. Speichern Sie die Quellarbeitsmappe und speichern Sie dann die Zielarbeitsmappen erneut. Hierdurch stellen sie sicher, daß die Zielarbeitsmappen den neuen Pfad- und Dateinamen der jeweiligen Quellarbeitsmappen gespeichert haben. Ist die Verknüpfung zwischen einer Zielarbeitsmappe und der Quellarbeitsmappe verlorengegangen, können Sie die Arbeitsmappen mit dem Befehl Verknüpfungen im Menü Bearbeiten wieder miteinander verknüpfen.

Konsolidieren von Tabellenblättern

Beim Konsolidieren von Tabellenblättern, führt Excel Berechnungen für ähnliche Daten in mehreren Tabellenblättern und Arbeitsmappen durch und zeigt die Berechnungsergebnisse in einer eigenen Konsolidierungstabelle an. Sie können dieses Feature verwenden, um die Budgets einzelner Abteilungen in einem Budget für eine Division zu konsolidieren; die Budgets einzelner Divisionen können dann zu einem Firmenbudget konsolidiert werden. Konsolidierungen müssen jedoch nicht nur aus einfachen Gesamtergebnissen bestehen – sie können viel mehr. Excel kann auch Konsolidierungen erstellen, in denen statistische Tabelleninformationen wie Mittelwert, Standardabweichungen und Anzahl berechnet werden.

Beim Verwenden von Konsolidierungen sollten Sie die Gliederung überprüfen. Wird eine Konsolidierung mit dem Befehl Konsolidieren im Menü Daten erstellt, wird automatisch eine Gliederung erzeugt. Die Detailangaben in dieser Gliederung sind die Quelldaten für die Konsolidierung.

Verwendet Ihre Firma sowohl Excel als auch Lotus 1-2-3, beachten Sie, daß Excel auch 1-2-3-Tabellenblätter konsolidieren kann. Gehen Sie dabei genauso vor, wie beim Verknüpfen und Konsolidieren von Excel-Arbeitsmappen.

Die Daten der verschiedenen Tabellen können gleiches oder unterschiedliches physisches Layout besitzen. Haben die Quelltabellenblätter ein gleiches physisches Layout, konsolidiert Excel Daten, indem es sich an der gleichen relativen Position der Daten in den Quelltabellen orientiert. Ist das physische Layout der Quelltabellen unterschiedlich, können Sie festlegen, daß Excel die Zeilen- und Spaltenüberschriften in den Quelltabellen prüft, um die zu konsolidierenden Daten zu finden. Diese Datenkonsolidierungemethode konsolidiert die Zellen mit gleichen Zeilen- und Spaltenüberschriften, der physische Standort spielt dabei keine Rolle.

In vielen Firmensystemen müssen Datentabellen aus verschiedenen Divisionen oder Aufgabenbereichen integriert und konsolidiert werden. Ein solches System kann auf dreierlei Art aufgebaut werden. Erstens können Sie Daten aus verschiedenen Tabellen und Arbeitsmappen in einem Blatt konsolidieren, indem Sie im Menü Daten den Befehl Konsolidieren bzw. den Befehl Pivot-Tabellenbericht verwenden. Als zweite Möglichkeit können Sie ein Makro erstellen, mit dem aktualisierte Tabellenblätter in eine Arbeitsmappe kopiert werden. Die Datentabellen werden in Positionen zwischen den Endpunkten von 3D-Formeln kopiert, die alle Datentabellen zusammenfassen. Als dritte Methode können Sie eine Konsolidierungstabelle erstellen, die Verknüpfungen zu Tabellen mit bestimmten Dateinamen enthält. Der Anwender kann dann neue Datentabellen mit gültigen Dateinamen in die Ordner kopieren. Beim nächsten Öffnen der Konsolidierungstabelle liest Excel dann die neuen Datentabellen ein und aktualisiert die Konsolidierungsformeln.

Sie können Datenbankdaten in verschiedenen Tabellen analysieren und konsolidieren, indem sie den Befehl Pivot-Tabellenbericht im Menü Daten verwenden.

Das Budget einer Firma ist ein sehr geläufiges Beispiel für die Konsolidierung. Eine Firma faßt alle Tabellenblätter mit Budgetprognosen für die einzelnen Abteilungen in einem Tabellenblatt mit der Budgetprognose für die ganze Firma zusammen. Jede Division aktualisiert die eigenen Tabellenblätter. Jeden Monat kann die Firma die Budgettabellen der einzelnen Divisionen in einer Budgettabelle für die gesamte Firma konsolidieren. Bild 26.12 zeigt eine Auflistung der Budgetposten für 12 Monate aus drei Quellen, dem Budget Nord, Ost und West. Diese werden mit der Funktion SUMME in der Tabelle Konsolidiertes Budget zusammengefaßt.

Abbildung 26.12: Das Konsolidierte Budget enthält eine mit der Funktion SUMME erstellte Konsolidierung der Budgets von drei Divisionen.

Weitere Beispiele für die Konsolidierung von Daten im Geschäftsbereich sind Verkaufsprognosen und Inventurberichte. Bei Verwendung im wissenschaftlichen und technischen Bereich kann die Konsolidierung Mittelwert- und Standardabweichungsberichte erstellen. Diese Berichte können Daten aus mehreren Tabellenblättern und Arbeitsmappen enthalten, die das Ergebnis verschiedener Experimente, chromatographischer Analysen, Brunnenmeßwerte, Überwachungsmonitoraufzeichnungen usw. sind.

Konsolidieren mit 3D-Formeln

Sie können 3D-Formeln erstellen (siehe Bild 26.13). In unserem Beispiel existieren die drei Arbeitsmappen Umsatz95, Umsatz96 und Umsatz bis heute. Die Arbeitsmappen Umsatz95 und Umsatz96 enthalten jeweils vier Tabellenblätter, die den Umsatz jedes Quartals darstellen. Die Arbeitsmappe Umsatz bis heute enthält ein Tabellenblatt, das Konsolidierungen und Varianzen darstellt. In Zelle B5 in Umsatz bis heute konsolidieren wie den Umsatz der Region West für den Umsatz im ersten und zweiten Quartal 1996. Der Umsatz im 1.Quartal (angezeigt) beträgt DM 58000,- Der Umsatz für das 2.Quartal (nicht angezeigt) beträgt DM 35300,- Die der Zelle B5 in der Arbeitsmappe Umsatz bis heute lautet:

=SUMME('[Umsatz96.xls]1.Quartal:2.Quartal'!$E$5

Das heißt, die Summe der Werte in Zelle E5 aus den Tabellenblättern 1.Quartal und 2.Quartal in der Arbeitsmappe Umsatz96 beträgt DM 93000,- Es ist einfach, diese Formel unter Verwendung der Maus einzugeben, indem Sie in der Arbeitsmappe Umsatz bis heute die Zelle B5 markieren, in der Bearbeitungsleiste =SUMME( eingeben, dann die Arbeitsmappe Umsatz96 anklicken und die Zelle E5 markieren. Nun drücken Sie die Taste (Umschalt) und klikken auf das Register 2.Quartal, um die Formel zu vervollständigen. Dann drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste.

Abbildung 26.13: Verwenden Sie 3D-Formeln, um Konsolidierungsformeln manuell zu erstellen.

Was ist Konsolidierung?

Bei der Konsolidierung nimmt Excel Daten aus den Quellbereichen verschiedener Tabellenblätter und Arbeitsmappen, berechnet diese Daten und setzte sie in einen Zielbereich in dem Konsolidierungstabellenblatt. Die folgenden allgemeinen Schritte geben einen Überblick über das Konsolidierung mehrere Quellbereiche in einen Zielbereich:

• Wählen Sie den Zielbereich, indem die Konsolidierung angezeigt werden soll.
• Wählen Sie den Befehl Konsolidieren im Menü Daten.
• Geben Sie im Dialogfeld Konsolidieren im Textfeld Bezug die Quellbereiche an, in denen sich die zu konsolidierenden Daten befinden. Eine Konsolidierung kann bis zu 255 Quellbereiche haben. Die Quelldaten müssen während der Konsolidierung nicht geöffnet sein.
• Ist das physische Layout der Quelltabellenblätter identisch, kann Excel nach Position konsolidieren. In diesem Fall, deaktivieren Sie die Optionen oberster Zeile und linker Spalte im Textfeld Beschriftung aus im Dialogfeld Konsolidieren

oder

Ist das physische Layout der Quelltabellen unterschiedlich, so kann Excel die Zeilen- und Spaltenüberschriften in den Quelltabellen zum Konsolidieren der Daten verwenden. In diesem Fall aktivieren Sie die Optionen oberster Zeile und linker Spalte im Textfeld Beschriftung aus im Dialogfeld Konsolidieren.

• Wählen Sie, was der Zielbereich enthalten soll: fixierte Werte, die sich nicht ändern oder Verknüpfungen, die beim Ändern der Quelldaten aktualisiert werden.
• Wählen sie einen der folgenden Konsolidierungstypen:

Je nach festgelegten Zielbereich werden Konsolidierungen im Zieltabellenblatt unterschiedlich gehandhabt. (siehe Tabelle 26.1)

Tabelle 26.1: Zielbereiche und Konsolidierungsergebnisse.

Konsolidieren von Tabellenblättern nach dem Layout

Befinden sich Datenelemente wie z. B. Budgetbeschriftungen innerhalb des jeweiligen Quellbereichs in der gleichen Position, können Sie diese Tabellen nach dem Layout konsolidieren. Der tatsächliche Standort des Quellbereiches kann dabei in jedem Quelltabellenblatt unterschiedlich sein. Der Zielbereich hat das gleiche Layout wie der Quellbereich. Um eine Konsolidierung nach dem Layout durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie einen Zielbereich (Siehe Tabelle 26.1).

Markieren Sie nur den Datenbereich, denn Text wird nicht konsolidiert und als Überschrift verwendete Datumsangaben sollen ebenfalls nicht konsolidiert werden.

• Wählen Sie im Menü Daten den Befehl Konsolidieren, um das in Bild 26.14 abgebildete Dialogfeld Konsolidieren anzuzeigen.

Abbildung 26.14: Im Dialogfeld Konsolidieren können sie geöffnete oder
geschlossene Tabellenblätter konsolidieren.

• Wählen Sie das Textfeld Bezug und wählen Sie einen Quellbereich bzw. geben Sie einen Quellbereich ein. Verwenden Sie einen externen Bezug, der in etwa folgende Form hat

=[Budget West.XLS] Budget West!$B$5:$Q$8.

Ist das Quelltabellenblatt nicht geöffnet, geben Sie den ganzen Pfadnamen und den Quellbereich in einfachen Anführungszeichen ein.

Ist das Quelltabellenblatt geöffnet und Sie arbeiten mit der Maus, klicken Sie auf die Schaltfläche Dialogfeld reduzieren am Ende des Textfeldes Bezug, um das Dialogfeld zu reduzieren. Klicken Sie auf ein Quelltabellenblatt oder verwenden Sie den Befehl im Menü Fenster, um die Quelltabelle zu aktivieren. Markieren Sie den Quellbereich im Tabellenblatt, indem Sie ihn anklicken oder mit der Maus darüberziehen und dann klicken Sie auf die Schaltfläche Dialogfeld erweitern, um das Dialogfeld wieder anzuzeigen.

Ist das Quelltabellenblatt geöffnet und Sie verwenden die Tastatur, drücken Sie die Tasten (Strg)+(F6); oder verwenden Sie den Befehl im Menü Fenster, um die Quelltabelle zu aktivieren. Markieren Sie den Quellbereich, indem Sie sich dorthin bewegen und verwenden Sie dann bei gedrückter (Umschalt)-Taste die Pfeiltasten zum Markieren; oder verwenden Sie die (F8)-Taste, um den markierten Bereich zu erweitern.

Ist das Quelltabellenblatt geschlossen, aktivieren Sie die Schaltfläche Durchsuchen. Das Standard-Dialogfeld Durchsuchen wird angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Dateinamen und aktivieren Sie die Schaltfläche OK. Excel gibt den Dateinamen ein; Sie müssen einen Bereichsbezug oder Bereichsnamen eingeben.

• Aktivieren Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um den Quelleintrag der Liste Vorhandene Bezüge hinzuzufügen. Der Excel-Bildschirm wird nun ähnlich aussehen, wie in Bild 26.15: das Tabellenblatt konsolidiertes Budget ist der Zielbereich und der Quellbereich ist eines der Tabellenblätter für das Budget einer der Divisionen.

Abbildung 26.15: Die Liste Vorhandene Bezüge zeigt die Quelltabellenblätter und -bereiche an, die konsolidiert werden.

• Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um der Liste Vorhandene Bezüge alle Quellbereiche hinzuzufügen. Geben Sie allen Quelltabellenblättern ähnliche Dateinamen und verwenden die Quelltabellenblätter gleiche Bereichsnamen, müssen Sie nur das Textfeld Bezug bearbeiten.
• Wählen Sie den gewünschten Konsolidierungstyp in der Liste Funktion.
• Deaktivieren Sie im Feld Beschriftung aus die Kontrollkästchen oberster Zeile und linker Spalte.

Für die Konsolidierung wird nun die Zellenposition innerhalb des Quellbereichs verwendet und nicht die Beschriftungen der Zeilen- oder Spaltenüberschriften.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten, wenn der Zielbereich mit dem Quellbereich verknüpft werden soll.

Verknüpfen Sie die Quellbereiche mit den Zielbereichen, so wird bei der Konsolidierung eine Gliederung erstellt.

• Aktivieren Sie die Schaltfläche OK.

Die erstellte Konsolidierung ist in Bild 26.16 abgebildet.

Abbildung 26.16: Die Konsolidierungstabelle enthält die aus den Quelldaten abgeleiteten Ergebnisse.

Bei Konsolidierungen nach Position dürfen die Datumsüberschriften nicht mitmarkiert werden. Excel behandelt serielle Datumsangaben einer Zelle wie Zahlen, die konsolidiert werden sollen.

Um identische Tabellenblätter zu erstellen, speichern Sie ein Zentraltabellenblatt unter einem anderen Namen. Um Tabellenblätter mit einander entsprechenden Textbeschriftungen und Layout zu erstellen, oder um nur einen Ausschnitt aus verschiedenen Tabellenblättern gleichzugestalten, erstellen Sie ein Gruppentabellenblatt. Hier werden Bearbeitungen und Eingaben im aktiven Tabellenblatt in den anderen Tabellenblättern der Gruppe ebenfalls durchgeführt.

Achten Sie darauf, wieviel Platz die Konsolidierung benötigen wird, wenn sie eine Zelle als Zielbereich markieren. Eine Zelle kann einen unbegrenzten Zielbereich belegen, d. h. für die Konsolidierung werden so viele Zeilen und Spalten verwendet wie nötig. Die Konsolidierung kann unter Umständen Zellen bedecken, die von Ihnen benötige Informationen enthalten.

Text und Formeln aus dem Quellbereich werden nicht in den Zielbereich übernommen. Nur Werte werden eingebracht und formatiert. Konsolidieren Sie in einem leeren Tabellenblatt, so kopieren Sie den Text aus den Tabellenblättern der einzelnen Divisionen, um ihn für die Überschriften zu verwenden.

Sie können die Probleme, die sich beim Bewegen und neu Anordnen von Quellbereichen ergeben, umgehen, wenn Sie im Menü Einfügen unter dem Befehl Namen die Option Festlegen (bzw. das Namensfeld in der Bearbeitungsleiste) verwenden, um dem Quellbereich in jedem Quelltabellenblatt den gleichen Bereichsnamen zu geben. Bearbeiten Sie die Quellbereiche im Textfeld Bezug, so daß Bereichsnamen anstelle von Zellenbezügen angegeben werden.

Konsolidieren von Tabellenblättern nach Zeilen- und Spaltenüberschriften

Normalerweise werden Sie Tabellenblätter nicht nach Position konsolidieren. Hierfür müßte das Tabellenblatt jeder Division genau die gleichen Produktangaben und Spaltenüberschriften in gleicher Anordnung haben. Die verschiedenen Divisionen haben z. B. unterschiedliche Budgetposten oder unterschiedliche Verkaufsregionen, in denen unterschiedliche Produkte verkauft werden. Bei der folgenden Methode können Quelltabellen unterschiedliche Elemente haben und die Überschriften können unterschiedlich angeordnet sein, eine Konsolidierung ist aber dennoch möglich.

Wenn sich die Daten in Quelltabellen an unterschiedlichen Positionen befinden, oder wenn Quelltabellen unterschiedliche Rubriken haben, die konsolidiert werden sollen, verwenden Sie die Namen der Zeilen- und Spaltenüberschriften zur Konsolidierung. Mit dieser Methode konsolidiert Excel die Daten nach den Zeilen- und Spaltenüberschriften von Datenelementen und nicht nach der Zellenposition der Daten. Diese Methode ist die flexibelste Art der Konsolidierung. Der tatsächliche Standort der Daten kann in jedem Quellbereich anders sein.

Um nach Überschriften zu konsolidieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie einen Zielbereich. Sollen die Überschriften in einer bestimmten Reihenfolge angezeigt werden, so schließen Sie die Zeilen- und Spaltenüberschriften, die als Konsolidierungskategorien gelten sollen, in der Markierung mit ein. Die Überschriften müssen die gleiche Rechtschreibung haben wie in den Quelltabellen. Geben Sie keine Überschriften ein, werden Sie von Excel erstellt.
• Wählen Sie im Menü Daten den Befehl Konsolidieren.
• Wählen Sie das Textfeld Bezug und wählen Sie einen Quellbereich oder geben Sie einen solchen ein. Schließen sie Zeilen- und Spaltenüberschriften in den Quellbereich mit ein. Sie können den Quellbereich in einem geöffneten Tabellenblatt markieren. Befindet sich die Quelltabelle auf Diskette, können Sie den vollständigen Pfadnamen und Quellbereich in einfachen Anführungszeichen angeben. Verwenden Sie folgenden Aufbau:

='[Budget Ost]Budget Ost'!$A$4:$R$8

• Ist das Quelltabellenblatt geöffnet und Sie arbeiten mit der Maus, klicken Sie auf die Schaltfläche Dialogfeld reduzieren am Ende des Textfeldes Bezug, um das Dialogfeld zu reduzieren. Klicken Sie auf ein Quelltabellenblatt oder verwenden Sie den Befehl im Menü Fenster, um die Quelltabelle zu aktivieren. Markieren Sie den Quellbereich im Tabellenblatt, indem Sie ihn anklicken oder mit der Maus darüberziehen und dann klicken Sie auf die Schaltfläche Dialogfeld erweitern, um das Dialogfeld wieder anzuzeigen.
• Ist das Quelltabellenblatt geöffnet und Sie verwenden die Tastatur, drücken Sie die Tasten (Strg)+(F6); oder verwenden Sie den Befehl im Menü Fenster, um die Quelltabelle zu aktivieren. Markieren Sie den Quellbereich, indem Sie sich dorthin bewegen und verwenden Sie dann bei gedrückter (Umschalt)-Taste die Pfeiltasten zum Markieren; oder verwenden Sie die (F8)-Taste, um den markierten Bereich zu erweitern.
• Ist das Quelltabellenblatt geschlossen, aktivieren Sie die Schaltfläche Durchsuchen. Das Standard-Dialogfeld Durchsuchen wird angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Dateinamen und aktivieren Sie die Schaltfläche OK. Excel gibt den Dateinamen ein; Sie müssen einen Bereichsbezug oder Bereichsnamen eingeben.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um den Quelleintrag der Liste Vorhandene Bezüge hinzuzufügen.
• Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um der Liste Vorhandene Bezüge alle Quellbereiche hinzuzufügen.
• Wählen Sie den gewünschten Konsolidierungstyp in der Liste Funktion.
• Wählen Sie die Überschriften in den Quellbereichen, nach denen die Konsolidierung vorgenommen werden soll. Wählen Sie im Feld Beschriftung aus eine der folgenden Optionen: das Kontrollkästchen oberster Zeile oder das Kontrollkästchen linker Spalte.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten, wenn der Zielbereich mit dem Quellbereich verknüpft werden soll. Die Konsolidierung wird nun als Gliederung erstellt.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche OK.

Verwenden Sie zum Konsolidieren Überschriften, können Sie festlegen, welche Kategorien konsolidiert werden sollen und in welcher Reihenfolge die Kategorien im Zielbereich plaziert werden sollen. Geben Sie die Überschriften in die oberste Zeile oder die linke Spalte des Zielbereichs ein. Berücksichtigen Sie die Überschriften beim Markieren des Bereichs, bevor Sie mit der Konsolidierung beginnen (siehe Schritt 1).

Bild 26.17 zeigt einen Zielbereich, in dem sich die Überschriften in der linken Spalte von oben nach unten befinden, in einer Reihenfolge, die anders ist als die Überschriften in den Quellbereichen. Beachten Sie, daß Excel die konsolidierten Daten nach der Konsolidierung in den richtigen Zeilen nach Überschriften angeordnet hat (siehe Bild 26.18). Beachten Sie, daß die Kategorie Unterhaltung aus dem Budget Ost nicht in der Konsolidierung enthalten ist, weil diese Kategorie nicht in der Kategorienliste in der Arbeitsmappe konsolidiertes Budget aufgeführt war.

Abbildung 26.17: Beim Konsolidieren nach Überschriften können Sie das Konsolidierungs-Layout neu anordnen.

Sie können die Probleme, die sich beim Bewegen und neu Anordnen von Quellbereichen ergeben, umgehen, wenn Sie die Quellbereiche im Textfeld Bezug so bearbeiten, daß anstelle von Zellenbezügen Bereichsnamen verwendet werden.

Abbildung 26.18: Beim Konsolidieren nach Beschriftungen anstelle nach Position treten
weniger Fehler auf.

Löschen und bearbeiten von Verknüpfungen

Sie können der Liste im Feld Vorhandene Bezüge neue Quellbereiche hinzufügen, indem Sie das Dialogfeld Konsolidieren öffnen, dort das Textfeld Bezug wählen und dann den Quellbereich in einem Tabellenblatt markieren. Aktivieren Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um der Liste Vorhandene Bezüge den neuen Bereich hinzuzufügen.

Sie können Quellbereiche für zukünftige Konsolidierungen löschen, indem Sie in der Liste Vorhandene Bezüge den Quellbereich wählen und dann die Schaltfläche Löschen aktivieren.

Sie können einen Quellbereich bearbeiten, indem Sie ihn aus der Liste Vorhandene Bezüge wählen und dann die Schaltfläche Hinzufügen aktivieren. Wenn notwendig, können Sie den ursprünglichen Quellbereich aus der Liste löschen.

Verknüpfen von konsolidierten Tabellen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten, werden von Excel detaillierte Zeilen/Spalten konsolidiert und eingefügt, die mit den Quelldaten in Zeilen und Spalten zwischen den konsolidierten Ergebnissen eingefügt. Diese eingefügten Zeilen und Spalten enthalten externe Bezugsformeln, die die Zellen im Konsolidierungsbereich mit den Zellen im Quellbereich verknüpfen. Diese neuen Zeilen und Spalten werden zum Bestandteil der Tabellengliederung. Die oberste Ebene der Gliederung zeigt die Konsolidierung; die niedrigeren Ebenen der Gliederung enthalten die Verknüpfungen zu den Quelltabellen.

Bild 26.19 zeigt einen Zielbereich in einer verknüpften Konsolidierung, der mit markierten Überschriften und Verknüpfungen erstellt wurde. Bild 26.20 zeigt den gleichen Zielbereich mit aktivierter Gliederungsoption. Die höchste Ebene der Gliederung ist die Konsolidierung. Die niedrigeren Ebenen enthalten Verknüpfungen für die Konsolidierung.

Abbildung 26.19: Bei diesem Zielbereich ist die Option Gliederung nicht aktiviert.

Abbildung 26.20: Gliederungen erleichtern das Anzeigen oder Ausblenden von Details
in einer Konsolidierung.

Abbildung 26.21: Die erweiterte Gliederung zeigt die Details und die Quellverknüpfung an.

Formatieren von konsolidierten Tabellen

Es gibt zwei wichtige Gründe, warum Sie die Beziehung zwischen verknüpften Konsolidierungen und Gliederungen verstehen müssen. Sie können jeder Ebene in einer Gliederung und der verknüpften Konsolidierung einen anderen Formatierungsstil geben; Sie können verknüpfte Konsolidierungen erweitern und zusammenziehen, um Gesamt- oder Detailansichten von konsolidierten Daten anzuzeigen.

Klicken Sie auf die Zeilenebene-Schaltflächen links am Bildschirm (wie in Bild 26.20 abgebildet sind sie durch ein Pluszeichen gekennzeichnet), öffnet sich die Gliederung für Zeilen und die Verknüpfungen, die die konsolidierten Zellen zur Verfügung stellen, werden angezeigt. In Bild 26.21 sind die vormals ausgeblendeten Zeilen angezeigt. Die Konsolidierungsergebnisse sind SUMME-Funktionen, die die externen Bezüge dieser ausgeblendeten Zeilen addieren, wie in der Bearbeitungsleiste in Bild 26.21 zu sehen ist.

Doppelklicken Sie eine Zelle in einer Detailzeile, wird die Quelltabelle geöffnet und die Quellzelle markiert.

Um einer vorhandenen verknüpften Konsolidierung eine Gliederung zuzuordnen, markieren Sie den Zielbereich und wählen im Menü Daten unter dem Befehl Gruppierung und Gliederung die Option Einstellungen. Wählen Sie die Option Automatische Formatierung. Aktivieren Sie die Schaltfläche OK.

Tabellenblätter manuell konsolidieren

Wollen Sie lediglich Werte zwischen Tabellen übertragen, die nicht automatisch aktualisiert werden sollen, verwenden Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Inhalte einfügen. Mit dem Befehl Inhalte einfügen können Sie die Daten aus einem Tabellenblatt mit den Daten in einem anderen Tabellenblatt kombinieren. Mit dem Befehl Inhalte einfügen können sie Daten miteinander kombinieren, indem Sie Werte einfügen oder indem Sie Werte mit vorhandenen Zellinhalten addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren. Weil keine Verknüpfung erstellt wird, werden die Daten beim Ändern der Quelltabelle nicht aktualisiert.

Um Daten zwischen Tabellenblättern zu konsolidieren, verwenden Sie den Befehl Kopieren im Menü Bearbeiten, um den Zelleninhalt aus einem Tabellenblatt zu kopieren. Aktivieren Sie das andere Tabellenblatt und verwenden Sie zum Einfügen im Menü Bearbeiten den Befehl Inhalte einfügen. Aktivieren Sie die Option Werte, um die Werte aus der Quelltabelle einzufügen. Um mit den Daten beim Einfügen eine mathematische Operation durchzuführen, wählen Sie in der Gruppe Operation eine mathematische Option wie z. B. Addieren.