Im Begriff Analyse ist dieses Konzept der Aufschlüsselung und der Unterteilung bereits enthalten. Ein zukünftiger Automechaniker lernt die Funktionsweise eines Motors, indem er einen Motor in seine Bestandteile zerlegt und dann wieder zusammenbaut. Das gleiche können Sie mit Daten machen: Zerlegen Sie sie in ihre Bestandteile und setzen Sie sie auf verschiedene Art und Weise wieder zusammen, um die operativen Kräfte der Daten zu entdecken.
In dem Beispiel im vorherigen Kapitel benötigte eine Abteilung z. B. nach Datum gefilterte Umsatzdaten. Eine andere Abteilung möchte die Umsatzdaten wiederum nach Region filtern.
Mit relationalen Datenbanken und Abrechnungsprogrammen lassen sich Management-Berichte und Zusammenfassungen erstellen, die zur Durchführung von Routineaufgaben genügen. Benötigen Sie für wichtige Entscheidungen jedoch topaktuelle Informationen oder wollen Sie für ein besseres Verständnis Daten von verschiedenen Blickwinkeln aus betrachten, verwenden Sie Excel-Pivot-Tabellen. n
Suchen Sie nach »der Wahrheit, der reinen Wahrheit und nichts als der Wahrheit«, so müssen Sie als erstes festlegen, welche der Daten aufschlußreich sind. Excel verfügt über mehrere Methoden um Datenkategorien und Einzelheiten hinzuzufügen oder zu entfernen.
Für die Datenanalyse in Pivot-Tabellen müssen Sie wissen, wie Felder in die Bereiche Zeile, Spalte und Seite eingefügt werden (siehe Bild 25.1). Ein Feld ist nicht von Natur aus ein Zeilen-, Spalten- oder Seitenfeld. Das Feld Projekt in Bild 25.1 ist nur deshalb ein Seitenfeld, weil es im Pivot-Tabellen-Assistent als solches definiert wurde oder weil es nach Erstellen der Pivot-Tabelle dort plaziert wurde. Zieht man ein Feld an eine andere Stelle, so ändert sich das Layout der Pivot-Tabelle.
Abbildung 25.1: Die Positionen von Feldern in Pivot-Tabellen.
Beim Lesen dieses Kapitels werden Sie feststellen, daß die Beträge in den meisten Schaubildern auf ganze Zahlen gerundet sind, während Ihre Pivot-Tabellen mitunter Dezimalzahlen anzeigen. Die Pivot-Tabellen wurden so formatiert, um die Beispiele besser verständlich zu machen.
Um die in einer Pivot-Tabelle vorhandene Detailmenge zu vergrößern, fügen Sie weitere Felder hinzu. Durch Hinzufügen von Zeilen- und Spaltenfeldern wird die Pivot-Tabelle und das Blickfeld erweitert. Das Hinzufügen eines Seitenfelds hingegen engt den Bereich ein und hilft Ihnen Details herauszugreifen.
Um einer Pivot-Tabelle ein Zeilen-, Spalten- oder Seitenfeld hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 25.2: Um ein Feld hinzuzufügen, bewegen Sie die Schaltfläche des Feldes in Schritt 3 des Pivot-Tabellen-Assistenten wie im Dialogfeld links oben angezeigt in den gewünschten Bereich.
Bild 25.3 zeigt das der Pivot-Tabelle hinzugefügte Feld.
Abbildung 25.3: Die Pivot-Tabelle, nach Hinzufügen des Feldes Kategorie.
Zeilen- oder Spaltenfelder lassen sich mit einer schnelleren Methode hinzufügen, indem sie das Element in einem der Zeilen- oder Spaltenfelder der Pivot-Tabelle doppelklicken. Obwohl in der Pivot-Tabelle zusätzliche Details nur für das doppelgeklickte Element angezeigt werden, werden die Daten für das ganze Feld hinzugefügt. Enthält die Pivot-Tabelle mehr als ein Feld in der gleichen (Zeilen- oder Spalten-)Position, achten Sie darauf, das am weitesten innen gelegene Feld anzuklicken.Um ein Zeilen-, Spalten- oder Seitenfeld zu entfernen, ziehen Sie es über die Begrenzung der Pivot-Tabelle hinaus. Beim Ziehen erscheint in diesem Feld ein großes X. Lassen Sie die Maustaste los, ist das Feld aus der Pivot-Tabelle verschwunden.
Sie können das Feldregister auch anklicken, in der Pivot-Tabellen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Pivot-Tabellen-Feld klicken und die Option Löschen wählen.
Mitunter wollen Sie sich mehr als eine Kategorie von Daten ansehen. Sie wollen z. B. die Anzahl verkaufter Einheiten und den DM-Umsatz sehen, mündliche Prüfungsnoten und Mathematikprüfungsnoten, oder Blutdruck- und Cholesterinspiegelwerte sehen.
Um einer Pivot-Tabelle ein weiteres Datenfeld hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 25.4: Eine Pivot-Tabelle mit zwei Datenfeldern.
Eine andere Methode, Daten in einer Pivot-Tabelle aufzuschlüsseln, besteht im Ändern der Ausrichtung der Tabelle. Hierfür ziehen Sie die Feldregister an verschiedene Positionen. Durch Ändern der Ausrichtung können Sie selektierte Querschnitte der Daten prüfen.
Angenommen, Sie sind Projektleiter einer Beratungsfirma. Für ein Projekt suchen Sie nach den passenden Mitarbeitern und sehen sich die in Bild 25.5 dargestellte Pivot-Tabelle an. In ihrer jetzigen Form vermittelt die Pivot-Tabelle nicht die von Ihnen benötigten Informationen, um qualifiziertes Personal ausfindig zu machen, da Sie vor allem interessiert, wieviele Stunden die Mitarbeiter für bestimmte Aktivitäten verwendet haben. Sie wollen eine Auflistung nach Mitarbeitern und Kategorie.
Um ein Pivot-Tabellenfeld zu bewegen, ziehen sie das Zeilen-, Spalten- oder Seitenfeld an die gewünschte Stelle. Während Sie ziehen, wird eine Einfügemarke angezeigt. Die Form der Marke ist positionsabhängig. Bild 25.6 zeigt ein Zeilenfeld, das in den Spaltenbereich bewegt wird. Sobald die Einfügemarke angezeigt wird, können Sie die Maustaste loslassen.
Abbildung 25.5: Eine Pivot-Tabelle zeigt die Arbeitsstunden nach Mitarbeitern und Projekt.
Abbildung 25.6: Bewegen eines Zeilenfeldes in den Spaltenbereich.
Um die Pivot-Tabelle in Bild 25.5 neu auszurichten, so daß oben die Kategorie-Angaben angezeigt werden, gehen sie folgendermaßen vor:
Die Pivot-Tabelle mit zeitlicher Aufschlüsselung sieht dann aus wie in Bild 25.7.
Abbildung 25.7: Die Pivot-Tabelle aus Bild 25.5, nachdem das Layout neu ausgerichtet
wurde, so daß die Rubrik Kategorie als Zeilenfeld angezeigt wird.
Sie können die Reihenfolge von Elementen einer Pivot-Tabelle ändern, indem Sie sie an die gewünschte Stelle ziehen.
Um ein Element in einer Pivot-Tabelle zu bewegen, ziehen Sie die Elementbeschriftung einfach an eine andere Stelle im gleichen Feld. Beim Ziehen wird um das Element eine graue Umrandung angezeigt. Wenn die Umrandung richtig positioniert ist, lassen Sie die Maustaste los. Excel fügt das markierte Element mit den dazugehörigen Daten an den neuen Bestimmungsort und verschiebt die nachfolgenden Elemente nach unten oder nach rechts.
Sie können Elemente in einer Pivot-Tabelle auch sortieren.
Normalerweise lassen sich Datenfelder nicht in den Zeilen-, Spalten- oder Seitenbereich bewegen. Enthält eine Pivot-Tabelle jedoch mehr als ein Datenfeld, können Sie die Datenschaltfläche vom Zeilenbereich in den Spaltenbereich ziehen und umgekehrt. Bild 25.8 zeigt die Pivot-Tabelle mit Zeitaufschlüsselung mit den Datenfeldern (Stunden und DM) in Zeilenausrichtung. Bild 25.9 zeigt die gleiche Pivot-Tabelle mit den Datenfeldern in Spaltenausrichtung.
Abbildung 25.8: Diese Pivot-Tabelle zeigt mehrere Datenfelder in Zeilenausrichtung.
Abbildung 25.9: Nachdem Sie die Schaltfläche Daten in den Spaltenbereich bewegt haben,
zeigt die Pivot-Tabelle mehrere Datenfelder in Spaltenausrichtung an.
Anstelle der Anzeige von mehreren Datenfeldern können Sie mehrere Ergebnisberechnungen für ein einzelnes Datenfeld anzeigen.
Mitunter müssen Sie vielleicht große Mengen an organisierten Daten durchgehen, wie z. B. die Gewinn- und Verlustzahlen einer großen Firma oder demographische Daten einer landesweiten Statistik. Um derartiges Informationsmaterial richtig zu analysieren, müssen Sie die Ebene festlegen, mit der Sie am besten arbeiten können. Ob Sie nun viele Details anzeigen oder einen Überblick haben wollen, Excel-Pivot-Tabellen geben Ihnen die Möglichkeit, nur die benötigten Daten anzuzeigen.
Nehmen wir als Beispiel einen Händler, der Geschäfte in mehreren Ländern hat. Auf oberster Ebene werden die Ergebnisse nach Ländern zusammengefaßt. Jedes Land – z. B. Deutschland – ist in unterschiedliche Regionen unterteilt. Zu jeder Region zählen verschiedene Bundesländer und die Firma hat mehrere Geschäfte in jedem Bundesland. Geschäft, Bundesland, Region, Land und Firma sind somit Gruppierungsebenen, die hierarchisch angeordnet sind – die Firma bildet die höchste Ebene. Diese Gurppierungsebenen legen Sie in der Pivot-Tabelle fest.
Um mehrere Elemente in eine Rubrik höherer Ordnung zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Bild 25.10 zeigt eine Pivot-Tabelle mit einem hinzugefügten Gruppierungsfeld für Kategorie, nachdem neue Beschriftungen (Administrativ und Erstattungspflichtig) als Feld- und Gruppierungsnamen hinzugefügt wurden.
Abbildung 25.10: Sie können Elemente im gleichen Feld gruppieren. Diese Pivot-Tabelle gruppiert Teilergebnisse für administrative und erstattungspflichtige Zeit.
Excel kann nicht automatisch Gruppierungen aus Quelldaten ableiten. Auch wenn die Quellliste Felder für Städte und Bundesländer aufweist, kann Excel die Städte nicht automatisch nach Bundesländern ordnen; Sie müssen die Gruppierung der Bundesländer selbst erstellen.Es ist hilfreich, die Analyse mit der Darstellung von Gesamtzahlen zu beginnen. Haben Sie einen Überblick gewonnen, können Sie sich bis in die Detailebene vorarbeiten. Excel bietet eine schnelle Möglichkeit, zwischen Detail- und Gesamtansicht zu wechseln.
Sie können Details in Pivot-Tabellen-Gruppierungen ein- oder ausblenden. Eine Gruppierung besteht aus mehreren Elementen, die Sie zusammen gruppiert haben, oder aus dem äußersten Feld eines Bereiches (Zeilen- oder Spaltenbereich). Die Gruppierungen der höheren Ebenen bzw. Zusammenfassungselemente befinden sich am oberen oder äußeren Rand der Pivot-Tabelle. In Bild 25.10 sind die Zusammenfassungselemente die Gruppenfelder Administrativ und Erstattungspflichtig. In Bild 25.11 enthält das Feld Mitarbeiter Zusammenfassungselemente.
Abbildung 25.11: In dieser Pivot-Tabelle enthält das Feld Mitarbeiter Zusammenfassungselemente.
Das Detail Kategorie kann aus- oder eingeblendet werden.
Um die Detailelemente in einem Zusammenfassungselement auszublenden, doppelklicken Sie das Zusammenfassungselement. Doppelklicken Sie z. B. Klinmann und Günther hintereinander, wird die Detailanzeige für diese Gruppierungen, wie in Bild 25.12 dargestellt, reduziert.
Abbildung 25.12: Die Pivot-Tabelle von Bild 25.11 nach Ausblenden der Detailangaben
für Klinmann und Günther.
Sie können auch in einer Pivot-Tabelle mit drei geographischen Gruppierungsebenen (Region, Bundesland und Stadt) Details ausblenden (siehe Bild 25.13). Doppelklicken Sie das Zusammenfassungselement Schleswig-Holstein im Feld Bundesland, wird die in Bild 25.14 abgebildete Pivot-Tabelle angezeigt.
Abbildung 25.13: In dieser Pivot-Tabelle sind die Ergebnisse für Städte nach Bundesländern und die Bundesländer nach Regionen gruppiert.
Abbildung 25.14: Doppelklicken Sie das Zusammenfassungselement Schleswig-Holstein, werden die Städteangaben reduziert und als Gesamtergebnis für das Bundesland angezeigt.
Sie können auch die Pivot-Tabellen-Symbolleiste verwenden um Detailelemente aus- oder einzublenden. Um ein Element auszublenden, markieren Sie das Element und klicken Sie dann in der Pivot-Tabellen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Detail ausblenden. Um Details für ein Zusammenfassungselement anzuzeigen, markieren Sie das Element und klicken dann in der Pivot-Tabellen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Detail einblenden.
Um Details für mehrere benachbarte Elemente auszublenden, ist die Verwendung der Schaltfläche Detail ausblenden effizienter als die Doppelklickmethode. Sie können mehrere Elemente markieren und dann in der Pivot-Tabellen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Detail ausblenden klicken, um die Details für alle markierten Elemente auszublenden. Diese Methode eignet sich, um eine ganze Gruppierungsebene aus einer Pivot-Tabelle zu entfernen. Die Pivot-Tabelle in Bild 25.15 wird angezeigt, wenn alle Elemente im Feld Bundesland in der Pivot-Tabelle aus Bild 25.13 markiert werden und dann die Schaltfläche Detail ausblenden angeklickt wird.Um Detailelemente unter Verwendung von Befehlen aus- oder einzublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Es wird Sie überraschen, wie weit Sie mit Pivot-Tabellen ins Detail gehen können. Wie bereits erwähnt, beschränkt Doppelklicken der am weitesten außen gelegenen Zeilen und Spalten (welche die Zusammenfassungselemente enthalten) die Menge an angezeigten Details. Doppelklicken Sie die am weitesten innen gelegene Zeile oder Spalte, hat dies die gegenteilige Wirkung: Es werden noch mehr Details angezeigt.
Abbildung 25.15: Die Pivot-Tabelle aus Bild 25.13, nach Ausblenden der Details für alle Bundesländer.
Um einer Pivot-Tabelle noch mehr Detailangaben hinzuzufügen, doppelklicken sie die Detailreihe oder Detailspalte (jeweils die innerste Zeile oder Spalte), für die mehr Details angezeigt werden sollen. (Die Detailzeile und Detailspalte sind wie in Bild 25.16 dargestellt gekennzeichnet).
Bild 25.17 zeigt die Pivot-Tabelle, die angezeigt wird, wenn der in Bild 25.16 dargestellten Pivot-Tabelle die Detailangaben für die Rubrik Kategorie hinzugefügt werden. (Hinzugefügt wurde, indem Specht doppelgeklickt und dann im Dialogfeld Detail einblenden Kategorie gewählt wurde.)
Wenn Sie eine Pivot-Tabelle vor sich haben, wollen Sie mitunter die Quelldaten prüfen. Dazu doppelklicken Sie einfach eine Zelle im Datenbereich der Pivot-Tabelle (der Bereich in der Pivot-Tabelle außer den Feld- und Elementbeschriftungen). Excel fügt ein neues Tabellenblatt ein und zeigt eine Kopie der Quelldaten, die zur Berechnung des in der Zelle angezeigten Wertes verwendet wurden. Bild 25.18 zeigt die Quelldaten für die Angaben von Günther.
Abbildung 25.16: Um einer Pivot-Tabelle weitere Felder hinzuzufügen, doppelklicken Sie auf die innerste Zeile oder Spalte.
Abbildung 25.17: Die Pivot-Tabelle von Bild 25.16, nach Hinzufügen der Detailangaben
für die Rubrik Kategorie für Specht.
Abbildung 25.18: Diese Pivot-Tabelle wurde erstellt, indem die Zelle mit dem Gesamtergebnis
für Günther in der Pivot-Tabelle von Bild 25.13 doppelgeklickt wurde.
Es wird nur eine Kopie der Daten angezeigt. Änderungen an dieser Kopie haben keine Auswirkungen auf die Quelldaten.Um Quelldaten einer Zelle im Datenbereich mit der Symbolleiste anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um Quelldaten einer Zelle im Datenbereich unter Verwendung von Befehlen anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Manche Pivot-Tabellen enthalten Elemente, die mit Zahlenbeschriftungen gekennzeichnet sind. Im Beispiel von Bild 25.19 enthält das Zonenfeld Zahlen. Excel kann diese Elemente nach der Anfangsziffer der Zonennummer in Bereiche gruppieren.Abbildung 25.19: Eine Quelliste mit nummerischen Kennzeichen (Spalte A).
Um Gruppierungselemente mit Zahlenbeschriftungen in Bereiche zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Bild 25.21 zeigt die Pivot-Tabelle, die aus der in Bild 25.19 dargestellten Pivot-Tabelle erstellt wurde, nachdem die Zonen gruppiert wurden (es wurden die in Bild 25.20 angezeigten Werte verwendet).
Abbildung 25.20: Das Dialogfeld Gruppierung, wenn die Gruppierungselemente durch Zahlenbeschriftungen mit maximal zwei Ziffern gekennzeichnet sind.
Abbildung 25.21: Die aus der in Bild 25.19 abgebildeten Liste erstellte Pivot-Tabelle,
nachdem die Zonen gruppiert wurden.
Die im Dialogfeld Gruppierung in der Gruppe Automatisch angegebenen Werte werden standardmäßig übernommen. Sie werden gelöscht, sobald Sie selbst Werte in die Felder eingeben. Wählen Sie eine oder beide Optionen der Gruppe Automatisch, werden die Start- und/oder Endwerte in der Quelliste wiederhergestellt.Enthält eines Ihrer Felder Elemente, die sich auf Zeitperioden beziehen und haben die zu gruppierenden Elemente eines der Excel-Datum- oder -Zeitzellenformate, zeigt Excel das in Bild 25.22 abgebildete Dialogfeld an. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum zum Gruppieren von Elementen im Feld Nach.Abbildung 25.22: In diesem Dialogfeld können Sie Gruppierungen nach Zeitabständen erstellen.
Beim Gruppieren eines Datenfelds zeigt Excel die Meldung an, daß der markierte Bereich nicht gruppiert werden kann.
Enthält der markierte Bereich Datumsangaben, prüfen Sie, ob alle Zelle in der Datumspalte der Quelliste mit einem Datums- oder Zeitformat formatiert sind.
Einige Zellen der Pivot-Tabelle zeigen den Fehlerwert #DIV/O an.
Dieser Fehler tritt auf, wenn Ihre Pivot-Tabelle Mittelwerte berechnet und einige notwendige Werte in der Datenquelle »fehlen«. Normalerweise bedeutet diese Meldung, daß der Datenbereich nicht die richtige Kombination von Elementwerten enthält, die die Zelle mit dem Fehlerwert repräsentiert. Der Fehlerwert #DIV/O kann auch durch eine leere Zelle in der dem Datenfeld der Pivot-Tabelle entsprechenden Datenbereichsspalte bedingt sein.Wenn Sie die Daten auf der Pivot-Tabelle vor sich haben, können Sie einige Elemente ändern, um die Darstellung der Daten nutzbringend und informativ zu gestalten. Sie können Zusammenfassungen der höchsten Ebene anzeigen oder eine Menge Details einblenden. Sie können die Reihenfolge der Elemente ändern und die Daten nach Werten im Datenbereich anstelle nach Rubriken klassifizieren.
Es ist mitunter schwierig, alle Elementbeschriftungen in aus Pivot-Tabellen erstellten Diagrammen unterzubringen. Enthält die Pivot-Tabelle viele Elemente, ersetzen Sie die Beschriftungen der Pivot-Tabelle durch kurze Namen.Bewegen Sie Pivot-Tabellenfelder an eine andere Stelle, kann das in aus Pivot-Tabellen erstellten Diagrammen die Anordnung der Datenreihenmarkierungen ändern, so daß eine andere Perspektive vermittelt wird. Im allgemeinen enthält die Diagrammlegende das Feld bzw. die Felder des Bereichs (Zeile oder Spalte) mit der geringeren Anzahl an Elementen.
Eine der effektivsten Methoden für die Analyse von Pivot-Tabellendaten ist das Hinzufügen eines Seitenfelds, bevor aus der Pivot-Tabelle ein Diagramm erstellt wird. Sie können dann die Elemente im Seitenfeld durchgehen, während Sie gleichzeitig das Diagramm sehen und einen visuellen Eindruck der Zahlen bekommen.
Wie Sie sicher vermuten, lassen sich Elemente eines Pivot-Tabellenfelds nach der Beschriftung sortieren. Zusätzlich können Sie nach Datenfelderwerten sortieren oder eine benutzerdefinierte Sortierungsfolge verwenden.
Beim Erstellen einer Pivot-Tabelle werden alle Elemente automatisch nach Beschriftung in aufsteigender Folge sortiert. Fügen Sie neue Elemente hinzu oder bewegen Sie Felder – oder Sie wollen die Elemente in absteigender Ordnung sortieren–, so können Sie das Feld neu bestimmen.
Um mit der Standard-Symbolleiste Elemente nach Beschriftung zu sortieren, markieren Sie das gewünschte Feld und klicken dann auf die Schaltfläche Aufsteigend bzw. Absteigend.
Um Elemente mit Befehlen nach Beschriftung zu sortieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Achten Sie darauf, daß unten links im Dialogfeld eine kurze Beschreibung des Sortierungsparameters angezeigt ist (siehe Bild 25.23).
Abbildung 25.23: Um dieses Dialogfeld anzuzeigen, markieren Sie ein Feld
in der Pivot-Tabelle und wählen im Menü Daten den Befehl Sortieren.
Wie Sie wissen, können Seitenfelder wahlweise Filterdaten in einer Pivot-Tabelle filtern. Um ein bestimmte Element in einem Seitenfeld anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil rechts am Seitenfeld und selektieren dann das gewünschte Element aus der Liste (siehe Bild 25.24).
Um Gesamtergebnisse für das ganze Feld anzuzeigen, wählen Sie in der Liste die Option (Alle). Die angezeigten Ergebnisse schließen die Daten aller Elemente des Feldes (einschließlich ausgeblendeter Elemente) mit ein.
Abbildung 25.24: Wählen Sie ein Element aus der Liste des Seitenfeldes, um ausschließlich die Daten für dieses Element anzuzeigen.
Durch Hinzufügen weiterer Seitenfelder lassen sich Daten sehr gut filtern. Die Pivot-Tabelle in Bild 25.25 zeigt die Stundenzahl an, die Müller in Projekt GP verbracht hat.
Abbildung 25.25: Mit zwei Seitenfeldern können Sie ganz bestimmte Datenanteile sehen.
Um einer Pivot-Tabelle ein Seitenfeld hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um von einem vorhandenen Feld in einer Pivot-Tabelle ein Seitenfeld zu erstellen, ziehen Sie die Feldschaltfläche weg von der Zeile oder Spalte und entlang der oberen linken Ecke der Pivot-Tabelle. Verwandelt sich die Einfügemarke in ein Symbol gestapelter Rechtecke, lassen Sie die Maustaste los.
Sie können einzelne Seiten einer Pivot-Tabelle in eigenen Tabellenblättern anzeigen. Das ist nützlich, wenn sie alle Seiten drucken wollen oder mit den sich mit den Registerblättern zwischen den Seiten hin- und herbewegen wollen. Bevor Sie Seiten jedoch anzeigen können, muß die Pivot-Tabelle bereits zumindest ein Seitenfeld besitzen.
Um Seiten in einer Pivot-Tabelle in eigene Tabellenblätter umzubrechen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Excel fügt ein neues Tabellenbatt für jedes Element des Seitenfelds in die Arbeitsmappe ein und benennt die Tabellenblätter nach den jeweiligen Elementen. Jedes der Tabellenblätter enthält eine Pivot-Tabelle, in dessen Seitenfeld das jeweilige Element selektiert ist.
Standardmäßig zeigt Excel automatisch Gesamtergebnisse für Zeilen und Spalten in Pivot-Tabellen an. Enthält die Pivot-Tabelle mehrere Zeilen- oder mehrere Spaltenfelder, zeigt sie auch Teilergebnisse an (siehe Bild 25.26).
Zeigen Sie mehrere Pivot-Tabellen in einem gedruckten Blatt, indem Sie mit dem Befehl Inhalte einfügen im Menü Bearbeiten Kopien einfügen, für die die Optionen Werte und Formate festgelegt wurden.Abbildung 25.26: Excel zeigt in Pivot-Tabellen automatisch Gesamt- und Teilergebnisse an.
Um Gesamtergebnisse auszublenden, deaktivieren Sie die ersten beiden Kontrollkästchen in Schritt 4 des Pivot-Tabellen-Assistenten (siehe Bild 25.27).
Enthält die Pivot-Tabelle mehr als ein Datenfeld, zeigt sie Gesamtergebnisse für jedes Datenfeld an. Sie können Gesamtergebnisse für alle oder für keines der Felder im Zeilen- oder Spaltenbereich anzeigen.
Abbildung 25.27: Deaktivieren Sie im Pivot-Tabellen-Assistenten die Optionen Gesamtsummen für Spalten und Gesamtsummen für Zeilen, so wird die Anzeige von Gesamtergebnissen unterdrückt.
Teilergebnisse sind mit einzelnen Feldern verknüpft und müssen daher einzeln aus- oder eingeblendet werden.
Um Teilergebnisse für ein Feld auszublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um Teilergebnisse wieder anzuzeigen, öffnen Sie das Dialogfeld erneut und wählen die Option Automatisch.
Enthält eine Zeile oder Spalte mehr als ein Feld, zeigt die Pivot-Tabelle mit der Option automatischer Teilergebnisse nur Teilergebnisse für das äußerste Feld an. Sie können jedoch auch die Teilergebnisse für das innerste Feld anzeigen (siehe Bild 25.28).
Abbildung 25.28: Sie können Block-Teilergebnisse für das innerste Feld anzeigen, wie in Zeilen 16 bis 19 zu sehen, indem Sie benutzerdefinierte Teilergebnisse erstellen.
Um Teilergebnisse für das innerste Feld zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 25.29: Im Dialogfeld Pivot-tabellen-Feld können Sie die Funktion,
die Excel zum Zusammenfassen von Daten verwendet, ändern.
Sie können selektierte Elemente auch im Dialogfeld Pivot-Tabellen-Feld ausblenden, indem Sie sie in der Liste Ausblenden selektieren.Die meisten Pivot-Tabellen, die bisher gezeigt wurden, stellten Summenergebnisse der in der Datenquelle enthaltenen Zahlenwerte dar. Sie können aber auch andere Berechnungen, wie z. B. den Mittelwert anzeigen lassen.
Beim Erstellen einer Pivot-Tabelle faßt Excel Daten durch Addieren nummerischer Werte zusammen, wenn Sie nichts anderes angegeben haben. (Enthalten die Datenfelder Text, zeigt die Pivot-Tabelle die Anzahl der Werte an.)
Sie können die Zusammenfassungsfunktion oder den Berechnungstyp von Summe auf Mittelwert ändern.
Um die Zusammenfassungsberechnung einer Pivot-Tabelle im Pivot-Tabellen-Assistenten zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
Tabelle 25.1 beschreibt die am meisten verwendeten Pivot-Tabellen-Berechnungstypen von Excel.
Tabelle 25.1: Zusammenfassungsfunktionen für Pivot-Tabellen.
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Zusammenfassungsfunktion |
Wie Excel das Ergebnis der Pivot-Tabelle aus den Quelldaten einer bestimmten Zelle berechnet |
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Summe |
Erstellt die Summe aller nummerischen Werte |
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Anzahl |
Berechnet die Anzahl aller Werte |
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Mittelwert |
Berechnet die Summe aller nummerischer Werte, die durch die Anzahl der Einträge in den Quellendaten geteilt werden |
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Maximum |
Findet den Höchstwert |
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Minimum |
Findet den niedrigsten Wert |
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Produkt |
Multipliziert alle nummerischen Werte |
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Anzahl Zahlen |
Zählt alle nummerischen Werte |
Sie können für jedes Datenfeld in der Pivot-Tabelle eine andere Zusammenfassungsfunktion verwenden. Bild 25.30 zeigt eine Pivot-Tabelle, die die Gesamtanzahl an Arbeitsstunden und den Mittelwert der entstandenen DM-Kosten (Gebühren) zusammenfaßt.
Abbildung 25.30: In dieser Pivot-Tabelle sind die Stunden mit der Summenfunktion und die DM mit der Mittelwertfunktion zusammengefaßt.
Sie können auch eine andere Zusammenfassungsfunktion für das gleiche Datenfeld verwenden, wenn Sie das Datenfeld zweimal einer Pivot-Tabelle hinzufügen.
Bei Bedarf können Sie für eine Pivot-Tabelle auch einen nicht standardmäßigen Berechnungstyp verwenden. Excel stellt mehrere Berechnungstypen zur Verfügung, die Werte auf der Grundlage anderer Werte aus dem Datenbereich der Pivot-Tabelle berechnen. Bild 25.31 zeigt eine Pivot-Tabelle, die Werte als Prozentsatz der Zeilengesamtergebnisse berechnet und nicht als nummerische Summen.
Abbildung 25.31: Diese Pivot-Tabelle verwendet den benutzerdefinierten Berechnungstyp % der Zeile.
Fassen Sie die gleichen Daten auf verschiedene Arten zusammen, indem Sie das Datenfeld zweimal hinzufügen und die Schaltfläche Pivot-Tabellen-Feld verwenden, um jede Zusammenfassungsmethode zu ändern.Um den Berechnungstyp für ein Datenfeld zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
Tabelle 25.2: Berechnungstypen für Pivot-Tabellen. (Forts.)
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Berechnungstyp |
Was wird in der Pivot-Tabellen-Zelle angezeigt |
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Differenz von |
Die Differenz zwischen dem Ergebnis und einem in den Feldern Basisfeld und Basiselement festgelegten Feld und Element. |
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% von |
Das Ergebnis, das durch das festgelegte Basisfeld und Basiselement geteilt wird; wird ausgedrückt als Prozentsatz. |
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% differenz von |
Die Differenz zwischen dem Ergebnis und einem festgelegten Feld und Element, das durch dieses Basisfeld und Basiselement geteilt ist; wird ausgedrückt als Prozentsatz. |
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Ergebnis in |
Berechnet die Daten für aufeinanderfolgende Elemente im festgelegten Basisfeld als fortlaufendes Ergebnis. |
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% der Zeile |
Das Ergebnis wird durch das Zeilengesamtergebnis geteilt; wird ausgedrückt als Prozentsatz. |
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% der Spalte |
Das Ergebnis wird durch das Spaltengesamtergebnis geteilt; wird ausgedrückt als Prozentsatz. |
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% des Ergebnisses |
Das Ergebnis wird durch das Gesamtergebnis der Pivot-Tabelle geteilt; wird ausgedrückt als Prozentsatz. |
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Index |
Berechnet den Wert mit der Formel:(Wert_in_Zelle) x (Gesamtergebnis)) / [(Zeilengesamtergebnis) x (Spaltengesamtergebnis)] (nützlich, um Zellen in der Pivot-Tabelle abzustufen) |
Damit Sie sich vorstellen können, wie Basisfelder und Basiselemente funktionieren, stellen Sie sich vor, daß Sie für ein Fast-Food-Unternehmen arbeiten und den langfristigen Umsatztrend studieren. Sie verfügen über Quelldaten, die bis 1990 zurückgehen und Sie wollen den Umsatz nach Produkten für diesen Zeitraum sowie die prozentualen Änderungen pro Jahr aufzeigen.
Um die Umsatzzahlen über einen bestimmten Zeitraum mit prozentualen Änderungen anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 25.32: Die Berechnung von Umsatz als
prozentuale Differenz im Vergleich zum vorherigen Zeitraum.
Die Pivot-Tabelle, die Excel dann anzeigt, sehen Sie in Bild 25.33.
Abbildung 25.33: Eine Pivot-Tabelle, die den Berechnungstyp % differenz von für die Rubrik Umsatz verwendet, erleichtert das Feststellen von Trends über einen Zeitraum hinweg.
Wollen Sie keine der integrierten Berechnungstypen für Pivot-Tabellen verwenden, können Sie Ihre eigenes Berechnungsfeld erstellen. In den bisherigen Beispielen haben wir uns auf die Felder unseres Originaldatensatzes beschränkt. Aber Sie können den Datensatz für weitere Analysen auch erweitern. Sie können z. B. interne Abrechnungsdaten auf der Grundlage der von jedem Mitarbeiter erbrachten Arbeitsstunden anzeigen. Ihre Firma verwendet einen internen Festbetrag von DM 20,-. Das heißt, Sie können die internen Gebühren mit Stunden* 20 berechnen. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:
Abbildung 25.34: Im Dialogfeld Berechnetes Feld einfügen können Sie Ihrer Pivot-Tabelle benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
=Stunden*20
Abbildung 25.35: Nach Hinzufügen eines Berechnungsfeldes enthält die Pivot-Tabelle zusätzliche Zusammenfassungsdaten auf der Grundlage des Berechnungsfeldes Interne Abrechnung.
Pivot-Tabellen sind eine ganz besonderes Feature von Excel. Einerseits ist die Pivot-Tabelle einfach ein Zellenbereich mit Zahlenkonstanten. Andererseits ist sie eine zusammengehörige Einheit, die mit einer oder mehreren andren Zellbereichen verknüpft ist. Der besondere Charakter der Pivot-Tabellen bedingt ganz eigene Formatierungsmethoden.
Sie können die Daten und die Darstellung einer Pivot-Tabelle speichern, indem Sie die Pivot-Tabelle mit dem Befehl Inhalte einfügen im Menü Bearbeiten kopieren und an anderer Stelle einfügen. Legen Sie beim Einfügen die Optionen Werte und Formate fest.Sie können einzelnen Zellen einer Pivot-Tabellen zwar Formatierungen zuordnen, aber diese Mühe ist meist umsonst, denn Excel formatiert bei Änderung des Layouts oder bei der Aktualisierung der Tabelle die ganze Tabelle neu. Um die Tabelle neu zu formatieren, markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle und wählen Sie im Menü Format den Befehl AutoFormat. Dann wählen Sie das gewünschte Format im Dialogfeld AutoFormat.
Wenn Sie die Pivot-Tabelle neu ausrichten oder aktualisieren, behält Sie das von Ihnen zugeordnete AutoFormat bei.
Verwenden Sie den Befehl AutoFormat für Pivot-Tabellen, um die Darstellung bei Änderungen oder Aktualisierungen beizubehalten.Wenn Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, ordnet Excel den Zellen im Datenbereich das Zahlenformat für den Tabellenzellentyp Normal zu. Sie können dieses Format jedoch ändern.
Um dem Datenbereich einer Pivot-Tabelle ein anderes Zahlenformat zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Das gewählte Zahlenformat bleibt allen Zellen in diesem Feld zugeordnet, auch wenn sich die Form des Datenbereichs verändert.
Sie können jede beliebige Textbeschriftung um den Datenbereich auf übliche Weise ändern: selektieren Sie die Zelle und geben Sie einen neuen Namen ein.
(c) 1997 Que
