Excel 97 macht es Ihnen leicht, Teilergebnisse und Gesamtergebnisse automatisch zu erstellen. Dieses Merkmal ist hilfreich, wenn Sie Daten in unterschiedliche Gruppen gruppieren müssen, z. B. Gruppenabsatz nach Konten oder Gruppenprojekte nach dem Gruppenleiter. n
Teilergebnisse sind eine schnelle und einfache Art, Daten einer Auflistung zusammenzufassen. Nehmen wir einmal an, Sie haben eine Verkaufsauflistung. In der Liste befinden sich Datum, Konto, Produkt, Einheit, Preis und Einnahmen. Wollen Sie die Teilergebnisse pro Konto sehen, so ist das möglich. Wollen Sie die Teilergebnisse pro Produkt sehen, ist auch das möglich.
Beim Excel-Befehl Teilergebnisse müssen Sie die Formeln nicht selbst erstellen. Excel erstellt die Formel, fügt die Teilergebnis- und Gesamtergebniszeilen ein und gliedert die Daten automatisch. Die Ergebnisdaten lassen sich leicht formatieren, grafisch darstellen und drucken.
Die Teilergebnisse bieten sehr viele Möglichkeiten für die Zusammenfassung von Daten. Verwenden Sie Teilergebnisse, so können Sie folgendermaßen vorgehen:
Haben Sie die Teilergebnisse erstellt, können Sie den Ergebnisbericht schnell formatieren und drucken.
Damit die Teilergebnisse richtig erstellt werden, müssen die Daten in beschrifteten Spalten angeordnet sein. Excel verwendet die Spaltenbeschriftungen, um festzulegen, wie die Daten gruppiert werden und wie die Ergebnisse errechnet werden.
Auch müssen die Daten den Gruppen zugeordnet sein, von denen ein Teilergebnis erstellt werden soll. Wollen Sie z. B. die Daten nach Konten als Teilergebnis anzeigen, so sortieren Sie die Daten nach Konten. Sie können in mehr als einem Feld (Spalte) sortieren.
Um nur bestimmte Zeilen einer Datenliste auszuwählen, verwenden Sie ein Filter, um die gewünschten Zeilen anzuzeigen.Haben Sie die Daten nach Feldern, von denen ein Teilergebnis erstellt werden soll, sortiert, so können Sie die Teilergebnisse schnell erstellen, wenn Sie folgendermaßen vorgehen:
Abbildung 21.1: In diesem Bild repräsentiert die Kategorie Datum die Spalte, die die Gruppierung festlegt, und die Kategorie Einnahmen die Spalte, die berechnet werden soll.
Verwenden Sie diesen Befehl zum ersten Mal, so wählt Excel automatisch die am weitesten links gelegene Spalte. Haben Sie diesen Befehl bereits verwendet, so wird die Spalte gewählt, die Sie beim letzten Mal selektiert haben.
Abhängig von dem Datentyp, der zusammengefaßt werden soll, schlägt Excel eine Funktion vor. Enthält die Spalte, die zusammengefaßt werden soll, z. B. Zahlen, so gibt Excel die Funktion Summe ein. Enthält die Spalte Text, so gibt Excel die Funktion Anzahl ein.
Um Zusammenfassungsfunktionen für mehr als eine Spalte zu erstellen, wählen Sie jede der gewünschten Spalten aus.
Excel fügt jeder Gruppe Teilergebniszeilen ein und führt die gewählte Berechnung (Schritt 3) an der gewählten Spalte (Schritt 4) durch. Eine Gesamtergebniszeile wird ebenfalls eingefügt. Die Gesamtsumme ist immer das Ergebnis von Detaildaten (nicht einfach das Ergebnis jedes Teilergebnisses).
Excel beschriftet jede eingefügte Zeile mit einem entsprechenden Titel. Erstellen Sie z. B. eine Zusammenfassung anhand der Konten, so zeigt Excel die Gesamtsumme für den Kontonamen an (Die Bezeichnung Kontoname enthält den tatsächlichen Namen des Kontos).
Excel gliedert auch die Daten. Die Gliederungssymbole, die angezeigt werden, nachdem Sie die Teilergebnisse erstellt haben, ermöglichen es Ihnen, die Detaildaten schnell ein- oder auszublenden.
Bild 21.2 zeigt ein Beispiel für ein Teilergebnis für die Berechnung Einnahmen nach Konten.
Bearbeiten Sie die Einträge, die berechnet wurden (z. B. Sie ändern einen der berechneten Einnahmenbeträge), so werden die Teil- und Gesamtergebnisse automatisch neu berechnet.
Abbildung 21.2: Hier werden die Einträge nach Konten gruppiert. Die Einnahmen für jedes
Konto werden zusammengefaßt.
Erkennen Sie sofort, daß Sie die Teilergebnisse nicht benötigen, so wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Rückgängig: Teilergebnisse, um die Teilergebnisse zu entfernen. Ist der Befehl Rückgängig: Teilergebnisse nicht verfügbar, weil Sie bereits andere Änderungen vorgenommen haben, so wählen Sie im Menü Daten den Befehl Teilergebnisse und klicken dann auf die Schaltfläche Entfernen.
Für eine Gruppenart können Sie mehr als nur eine Berechnungsart wählen. Sie können Teilergebnisse für Gruppen innerhalb der ersten Gruppe erstellen. Nehmen wir an, Sie wollen zuerst die Teilergebnisse für die Konten und dann für das Produkt innerhalb des Kontos erstellen.
Sie können auch mehrere Berechnungen in den Spalten einer Gruppe durchführen. Nehmen wir an, Sie wollen die Anzahl der Verkäufe in einer Gruppe zählen und dann die DM-Summen addieren.
Wollen Sie zusätzliche Teilergebnisse innerhalb jeder Gruppe erstellen (ein verschachteltes Teilergebnis), so können Sie zwei Arten von Teilergebnissen erstellen. Nehmen wir an, Sie wollen alle Konten zusammenfassen und gleichzeitig auch die Teilergebnisse für jedes Produkt innerhalb eines Kontos erfassen.
Um ein verschachteltes Teilergebnis zu erstellen, achten Sie darauf, daß die Daten auch in der zweiten Kategorie sortiert sind. Dann wählen Sie im Menü Daten den Befehl Teilergebnisse. Dann wählen Sie die Optionen für die erste Gruppe (die größte Gruppe). Excel fügt die Teilergebnisse für die erste Gruppe ein.
Als nächstes wählen Sie im Menü Daten den Befehl Teilergebnisse und wählen die Optionen für die nächste Gruppe. Achten Sie darauf, daß das Kontrollkästchen Vorhandene Teilergebnisse ersetzen nicht aktiviert ist. Excel fügt ein Teilergebnis für die nächste Gruppe ein.
Bild 21.3 zeigt die Einnahmengesamtsumme nach Konten und Gesamtsumme von Einheiten nach Produkten.
Abbildung 21.3: Excel hat Einnahmen-Teilergebnisse für jedes Konto erstellt. Die Konten waren nach Produkten gruppiert und von den Einheiten wurde eine Gesamtsumme berechnet.
In einigen Datenlisten wollen Sie vielleicht mehrere Berechnungen durchführen. Sie wollen z. B. den Umsatz addieren (unter Verwendung der Zusammenfassenden Funktion) und den Umsatz-Durchschnitt aufzeigen (unter Verwendung der MITTELWERT-Funktion). Sie können das mit Excel bewerkstelligen.
Um zwei oder mehrere zusammenfassende Funktionen für den gleichen Datensatz anzuzeigen, wählen Sie im Menü Daten den Befehl Teilergebnisse und wählen dann die erste Funktion. Aktivieren Sie die Schaltfläche OK. Excel fügt die Teilergebniszeilen ein. Dann wählen Sie den Befehl erneut und wählen eine andere Funktion. Achten Sie darauf, daß das Kontrollkästchen Vorhandene Teilergebnisse ersetzen nicht aktiviert ist. Excel fügt eine zusätzliche Teilergebniszeile mit der neuen Berechnung ein.
Um eine Ergebnisberechnung in mehr als einer Spalte durchzuführen, wählen Sie die Spalten in der Dropdown-Liste Gruppieren nach im Dialogfeld Teilergebnisse.Bild 21.4 zeigt die Einnahmenergebnisse nach Konten und die Durchschnittseinnahmen pro Konto.
Abbildung 21.4: Zwei Berechnungsarten – einmal Summe und einmal Mittelwert – wurden in zwei Kontengruppen ausgeführt.
Abhängig von der Teilergebnisebene, die Sie erstellt haben, erstellt Excel eine Gliederung mit unterschiedlichen Ebenen. In der Gliederungsansicht können Sie schnell zusammenfassende Informationen anzeigen lassen. Um nur das Gesamtergebnis und die Spaltenbeschriftungen anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol Zeilenebene 1. Wollen Sie nur die Teilergebnisse und das Gesamtergebnis anzeigen, klicken Sie auf das Symbol Zeilenebene 2.
Sie können auch auf das Symbol Detail ausblenden (-) bzw. Detail einblenden (+) klicken, um die Gliederung zu reduzieren oder zu erweitern.
Es ist hilfreich, die Zeilenebenen zu ändern, wenn Sie folgende Verfahren anwenden wollen:
Bild 21.5 zeigt nur die Teilergebnis- und Gesamtergebniszeilen. Alle anderen Zeilen sind ausgeblendet.
Abbildung 21.5: Sie können die Detailebene, die in der Gliederung angezeigt wird, ändern,
so daß nur die Teilergebnisse und das Gesamtergebnis angezeigt werden.
Einige Zeilen möchten Sie vielleicht aus der Liste ausklammern. Nehmen wir an, Sie wollen nur den Umsatz von fünf Einheiten zusammenfassen oder nur den Umsatz für ein bestimmtes Produkt zusammenfassen. Um nur bestimmte Zeilen zusammenzufassen, ist es am einfachsten, man wendet ein Filter für die Datenbank an.
Um die Datenbank zu filtern, gehen Sie folgendermaßen vor:
Neben jedem Spaltenkopf werden Dropdown-Pfeile angezeigt. In diesen Dropdown-Listen können Sie die Filter bestimmen, die Sie verwenden wollen.
Sie sehen eine Liste vorgegebener Filter in Klammern, und Sie sehen jeden einzelnen Eintrag der Spalte aufgelistet. Die Option (Alle) selektiert sämtliche Einträge der Spalte. Die Option (Leere) selektiert alle leeren Zellen. Die Option (Nichtleere) selektiert alle nicht leeren Zellen. Mit der Option (Benutzerdefiniert...) können Sie einen benutzerdefinierten Filter erstellen. Wählen Sie einen der Spalteneinträge, so findet Excel die Elemente, die der angegebenen Kategorie entsprechen. Wählen Sie z. B. in der Produktspalte das Modell M, so zeigt Excel nur die Produkte des Modells M an.
Haben Sie die gewünschten Filter gewählt, so blendet Excel alle Zeilen aus, die nicht den Kriterien entsprechen. Nun können Sie die Teilergebnisse nur für die angezeigten Zeilen erstellen.
Um den AutoFilter abzuschalten, wählen Sie im Menü Daten unter dem Befehl Filter die Option AutoFilter. Ist der Filter aktiviert, so erscheint ein eingedrücktes Filtersymbol neben dem Befehl. Wählen Sie den Befehl erneut, so wird der Filter deaktiviert.Bild 21.6 zeigt eine Datenbank, die entsprechend der Produktspalte gefiltert ist (nur die Produkte des Modells M werden angezeigt). Die resultierende Liste wird dann verwendet, um Teilergebnisse entsprechend den Konten zu berechnen.
Abbildung 21.6: Wollen Sie nur bestimmte Zeilen in Ihrer Datenliste wählen, so filtern Sie die Daten zuerst und erstellen dann die Teilergebnisse.
Sie können mehr als eine Spalte filtern lassen. Wählen Sie einfach nacheinander die gewünschten Filter.Ein neues Merkmal bei Excel 97 ist der Teilsummen-Assistent, der Ihnen die Möglichkeit an die Hand gibt, nur die Daten in einer Liste zusammenzufassen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Der Teilsummen-Assistent geht so vor, daß er unter Verwendung von Was-wäre-Wenn-Bedingungen eine Summenformel erstellt, um festzustellen, ob bestimmte Bedingungen zutreffen. Sie können mehr als eine Bedingung festlegen, um Ihren Summenbericht fein einzustellen. Nur die Werte, die die Bedingungen erfüllen, werden in der Summe berücksichtigt. Sie können die gleiche Formel selbst erstellen, indem Sie sie direkt in die Bearbeitungsleiste eingeben, aber der Teilsummen-Assistent erleichtert diese Aufgabe um ein Vielfaches, besonders wenn Sie mehrere Bedingungen prüfen. Ein Beispiel unter Verwendung der Datenliste in diesem Kapitel wäre der Gesamtumsatz in Einheiten für alle Elemente, deren Preis über DM 600 liegt.Um den Teilsummen-Assistent zum Erstellen einer Summe zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Sehen Sie die Option Teilsummen-Assistent nicht im Untermenü des Befehls Assistent, so klicken Sie auf den Pfeil unten am Menü, um die Liste zu erweitern.
Abbildung 21.7: Markieren Sie den Datenbereich, der die Werte und Bedingungsparameter enthält, die Sie zum Erstellen des bedingten Ergebnisses verwenden wollen.
Haben Sie eine Zelle in der Datenliste markiert, so wird der Bereich automatisch selektiert. Sie können auch in das Textfeld klicken und einen neuen Bereich im Tabellenblatt selektieren.
Bild 21.8 zeigt das Dialogfeld Schritt 2 des Teilsummen-Assistenten. Sie ist so eingestellt, daß die Anzahl verkaufter Einheiten mit einem Preis, der über DM 600 liegt, zusammengefaßt wird.
Abbildung 21.8: Geben Sie in Schritt 2 des Teilsummen-Assistenten die Spalte, die zusammengefaßt werden soll, sowie die Parameter und Bedingungen für die Erstellung des bedingten Ergebnisses ein.
Wählen Sie Nein, wenn nur die Summenformel, die sich aus den im Tabellenblatt eingegebenen Parametern ergibt, kopieren wollen.
Wählen Sie die Option Ja, wenn Sie auch die aktuellen Parameter in das Tabellenblatt kopieren wollen, so daß Sie die Parameter ändern können.
Abbildung 21.9: Geben Sie an, ob Sie die Parameter für ein bedingtes Ergebnis im Tabellenblatt übernehmen wollen, so daß sie auch verändert werden können.
Abbildung 21.10: Geben Sie in Schritt 4 des Teilsummen-Assistenten die Zelle für die Teilsummenformel ein.
Die Teilsummenformel wird in die angegebene Zelle kopiert. Selektieren Sie die Zelle, so wird die Formel in der Bearbeitungsleiste angezeigt (siehe Bild 21.11). Nehmen Sie Änderungen in der Liste vor, so wird, wie bei anderen Formeln auch, das Ergebnis des bedingten Ergebnisses automatisch aktualisiert.
Abbildung 21.11: Der Teilsummen-Assistent erstellt eine Teilsummenformel und fügt sie in das Tabellenblatt ein. Die Teilsummenformel wird in der Bearbeitungsleiste angezeigt.
Meistens fügen Sie Teilergebniszeilen ein, um einen gedruckten Bericht zu erstellen. Sie können den Bericht schnell formatieren, indem Sie eine der AutoFormate von Excel verwenden. Wählen Sie im Menü Format den Befehl AutoFormat. Dann wählen Sie das gewünschte Format und aktivieren die Schaltfläche OK.
Um den Bericht zu drucken, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Drucken.
Um jede Gruppe auf einer eigenen Seite zu drucken, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenwechsel zwischen Gruppen einfügen im Dialogfeld Teilergebnisse.Um verschiedene Versionen der gleichen Daten zu drucken, befassen Sie sich mit der Erstellung von Ansichten und dem Verwenden des Bericht-Managers.
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