Mit Gliederungen können Sie Tabellenblätter oder Berichte erweitern oder komprimieren, so daß mehr oder weniger Details angezeigt werden. In einem Verkaufsbericht benötigen Sie, abhängig von der Leserschaft, z. B. meist zwei Detailebenen. Für einen regionalen Verkaufsleiter, der die Verkaufszahlen einzelner Verkäufer prüft, benötigen Sie wahrscheinlich einen Bericht mit sämtlichen Details. Aber ein Bericht für den Abteilungsleiter muß nur eine Zusammenfassung der Informationen enthalten. Mit dem Gliederungsmerkmal können Sie bis zu acht Informationsebenen in Zeilen und Spalten ein- oder ausblenden.
Das Excel-Merkmal Teilergebnisse verwendet die Gliederung, um unterschiedliche Ebenen von Zwischensummen zu organisieren. Bei direkter Verwendung der Gliederungsfunktion können Sie Ihre Organisationsmöglichkeiten noch weiter ausbauen.
Bild 20.1 zeigt einen Bericht über Produktverkäufe, die nach Region und Monaten unterteilt sind. Für diesen Bericht wurde noch keine Gliederung angewendet. Beachten Sie, wie schwierig es ist, zusammenfassende Informationen zu erkennen. In diesem Bericht ist es auch sehr schwierig, die Summenzeilen jeder Region oder die Summenspalten für jedes Quartal einzusehen.
Abbildung 20.1: Vor Anwendung der Gliederungsfunktion werden mitunter so viele Details angezeigt, daß die benötigte Information schwer zu finden ist.
Bild 20.2. zeigt die Verkaufszahlen gegliedert in drei Gliederungsebenen für Zeilen und drei Gliederungsebenen für Spalten. Die Zeilen Ost, West, Nord und Süd fassen die Produkte dieser Regionen zusammen. Die Zeile Insgesamt faßt die Zeilen Ost, West, Nord und Süd zusammen.
Abbildung 20.2: Mit einer Gliederung können Sie Details in Zeilen oder Spalten ein- oder ausblenden.
Die abgebildeten Spalten verfügen über drei Gliederungsebenen. Beachten Sie, daß die Monatsspalten, die in Bild 20.1 enthalten sind, in Bild 20.2 ausgeblendet sind, um nur die Quartalsergebnisspalten anzuzeigen. Die höchste Spaltengliederungsebene enthält die Spalte mit den Jahresergebnissen, die wiederum die Ergebnisse der vierteljährlichen Spalten zusammenfaßt.
Eine derartige Gliederung erleichtert das Ablesen und Vergleichen von Informationen. Um eine Gliederungsebene ein- oder auszublenden, können Sie die Schaltflächen Gliederung anklicken, die über und am Rand des Bildschirms angezeigt werden. Bei Verwendung der Tastatur können Sie Details ein- und ausblenden, indem Sie im Menü Daten den Befehl Gruppierung und Gliederung wählen.
Excel kann eine Gliederung automatisch erstellen, wenn die Daten logisch eingegeben sind. Sie können eine Gliederung auch manuell erstellen. Eine manuelle Erstellung der Gliederung ist dann notwendig, wenn Excel die Struktur der Zusammenfassung und detaillierten Informationen auf einem Tabellenblatt nicht verstehen kann oder wenn Sie die Zeilen und Spalten mit Details manuell gruppieren wollen.
Wenn Excel eine Gliederung erstellt, so prüft es den Inhalt jeder Zelle in dem Bereich, der für die Gliederung ausgewählt wurde. Verwenden Sie die Standardeinstellungen, so prüft Excel, ob die Zeilen oben und die Spalten links durch Formeln zusammengefaßt werden. Die Richtung der Zusammenfassung muß im gesamten Bereich, der für die Gliederung ausgewählt wurde, folgerichtig sein. Bei Zusammenfassungen von Zusammenfassungen erkennt Excel diese und erstellt zusätzliche Gliederungsebenen. Die Gliederung kann bis zu acht Zeilen- und Spaltenebenen enthalten. Sie können nur eine Gliederung pro Tabellenblatt haben.
Bild 20.3 zeigt die markierten Zeilen und Spalten, die zusammenfassende Formeln enthalten. Die Gliederungssymbole links oder am oberen Rand zeigen diese Zeilen und Spalten in einer höheren Ebene an als die Gliederung. Zellen in Spalte E verwenden z. B. die Funktion SUMME, um die Zellen in den Spalten B, C und D links zu addieren. Die Zellen in Zeile 8 verwenden die Funktion SUMME, um die Zellen in den Zeilen 5, 6 und 7 darüber zusammenzufassen.
Abbildung 20.3: Excel prüft das Layout von zusammenfassenden Formeln, um die Organisation der Gliederung festzulegen.
Die höchsten Ebenen der Gliederung sind die Zeile 22 und die Spalte R, die in Bild 20.2. abgebildet sind. Diese Ebenen fassen die regionalen und vierteljährlichen Zwischensummen zusammen.
Die Richtung von Zusammenfassungen muß immer folgerichtig sein. Um eine automatische Gliederung zu erstellen, müssen alle zusammenfassenden Spalten die Daten auf der gleichen Seite enthalten und alle zusammenfassenden Zeilen müssen die Daten entweder alle oben oder alle unten haben. Wird in der Gliederung die Richtung, in der Daten zusammengefaßt werden, durcheinandergebracht, so erstellen Sie die Gliederung manuell.Erstellen Sie eine Gliederung automatisch, so geht Excel davon aus, daß die Zeilenzusammenfassungen sich unterhalb der Detailzeilen befinden und die Spaltenzusammenfassungen sich rechts von den Detailspalten befinden. Verwenden Sie im Menü Daten unter dem Befehl Gruppierung und Gliederung die Option Einstellungen, um die Gliederung zu erstellen, können Sie festlegen, daß sich Hauptzeilen unter Detaildaten und Hauptspalten rechts von Detaildaten befinden. Die Zusammenfassungsfunktionen orientieren sich beim Zusammenfassen an die in den Optionen festgelegte Richtung, damit die Gliederung richtig angezeigt wird.
Ein Tabellenblatt kann nur eine Gliederung enthalten, aber die Gliederung kann zertrennt und über verschiedene Bereiche des Tabellenblattes verteilt werden.Das Zusammenklappen oder Erweitern einer Gliederung kann andere Bereiche des Tabellenblattes beeinträchtigen. Werden Zeilen erweitert oder zusammengeklappt, so geschieht dies für die Zeilen entlang der gesamten Breite des Tabellenblattes. Werden Spalten erweitert oder zusammengeklappt, so geschieht dies für die Spalten in der gesamten Höhe des Tabellenblattes. Das heißt, Sie brauchen normalerweise eine Gliederung, in der die Zeilen und Spalten nicht mit anderen Zellen des Tabellenblattes geteilt werden. Überlagern andere Teile des Tabellenblattes von der Gliederung verwendete Zeilen oder Spalten, so werden diese Teile beim Ändern der Gliederung auch erweitert oder zusammengeklappt.Nachdem ich in einem Bereich meines Tabellenblattes eine Gliederung erstellt habe, scheint es in allen anderen Bereichen des Tabellenblattes keine Schaltflächen und Linien der Zeilen- oder Spaltenebene mehr zu geben.
Markieren Sie nur eine einzige Zelle im Tabellenblatt, so wird das gesamte Tabellenblatt gegliedert. Findet Excel andere Teile im Tabellenblatt, die Formeln mit einer durchgehenden Ordnung aufweisen, so gliedert es diese Teile des Tabellenblattes ebenfalls. Um einen Teil eines Tabellenblattes zu gliedern, markieren Sie den Bereich, der gegliedert werden soll, und führen dann den Gliederungsvorgang zu Ende.Online-Hilfe von Microsoft erhalten Sie im World-Wide-Web unter:
http://www.microsoft.com/support/
Zugang zu KnowledgeBase von Microsoft mit umfassender Problembehandlung haben Sie unter:
http://www.microsoft.com/kb
Anweisungen, Tips und Add-Ins für Microsoft Excel erhalten Sie unter:
http://www.ronperson.com/ Beim Anzeigen einer Gliederung werden entlang der linken Seite und über dem Tabellenblatt, in der sich die Gliederung befindet, Gliederungssymbole angezeigt. Diese Gliederungssymbole und Werkzeuge blenden Gliederungsebenen ein oder aus, um mehr oder weniger Details anzuzeigen.
Bild 20.4 zeigt die verschiedenen Schaltflächen und Elemente, die für die Bearbeitung von Gliederungen verfügbar sind.
Abbildung 20.4: Verwenden Sie diese Schaltflächen und Gliederungselemente, um Ihre Gliederung zu steuern.
Tabelle 20.1: Gliederungssymbole.
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Symbol |
Beschreibung |
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Detail anzeigen (+) |
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Details in der ersten Ebene unter der Schaltfläche anzuzeigen. |
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Detail ausblenden (-) |
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle Ebenen unter dieser Schaltfläche auszublenden. |
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Schaltflächen für Zeilen- und Spaltenebenen |
Gibt die Nummer der Zeilen- oder Spaltenebene an, die in der ganzen Gliederung angezeigt wird. |
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Ebenenleisten |
Gibt alle Zeilen oder Spalten in einer bestimmten Ebene an. |
Excel kann eine Gliederung erstellen, oder Sie können manuell die Gliederung erstellen. Excels Automatische Gliederungsfunktion bietet automatisierte Geschwindigkeit und Bequemlichkeit. Die automatische Gliederung funktioniert meistens sehr gut und ist hilfreich, wenn Sie noch nie eine Gliederung selbst erstellt haben und wenn Ihre Gliederung ein Layout mit durchgehender Ordnung aufweist. Die manuelle Erstellung der Gliederung ist notwendig, wenn die Daten so angeordnet sind, daß Excel sie nicht verstehen kann. Haben Sie Erfahrung mit dem Erstellen von Gliederungen, bietet die manuelle Gliederung Ihnen noch zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten.
Bevor Sie in einem Tabellenblatt die Option AutoGliederung verwenden, prüfen Sie die Richtung, in der sich zusammenfassende Formeln auf Zellen beziehen. Zusammenfassende Formeln müssen eine bestimmte Richtung aufweisen, in die sie zeigen. Alle zusammenfassenden Formeln in Zeilen sollten z. B. darüberliegende Zellen zusammenfassen, und alle Spaltenzusammenfassungen sollten Zellen in den links liegenden Spalten zusammenfassen. Die automatische Gliederungserstellung funktioniert auch bei Zusammenfassungen, die sich auf darunterliegende bzw. rechtsliegende Zellen beziehen, wenn alle Zusammenfassungen durchgehend die gleiche Richtung aufweisen.
Funktioniert die automatische Gliederungserstellung nicht, weil Excel die Richtung der zusammenfassenden Formeln nicht verstehen kann oder weil keine durchgehende Richtung existiert, so können Sie die automatischen Einstellungen ändern oder Zeilen und Spalten manuell gruppieren.
Um eine Gliederung für das ganze Tabellenblatt oder einen Tabellenblattbereich zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um mit der Maus eine Gliederung zu erstellen, markieren Sie den Datenbereich bzw. eine Einzelzelle, wenn das ganze Tabellenblatt gegliedert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gliederungssymbole anzeigen. Diese Schaltfläche ist als benutzerdefinierte Schaltfläche verfügbar, wenn Sie sie im Dialogfeld Symbolleisten anpassen unter dem Register Befehle in der Kategorie Daten selektieren. Existiert eine Gliederung noch nicht, so erscheint die folgende Anzeige: Gliederungsymbole können nicht angezeigt werden. Es existiert keine Gliederung im aktuellen Tabellenblatt. Soll eine neue erstellt werden? Aktivieren Sie die Schaltfläche OK, um eine neue Gliederung zu erstellen.
Kann Excel eine durchgehende Ordnung der Zusammenfassung feststellen, erstellt es die Gliederung. Erstellt Excel keine Gliederung, so wird eine Warnmeldung angezeigt.
Die Gliederung, die erzeugt wurde, indem im Menü Daten unter dem Befehl Gruppierung und Gliederung die Option AutoGliederung gewählt wurde, ist nicht vollständig.
Die Gliederungsebenenleisten und -schaltflächen sind nicht einheitlich oder nicht vorhanden. Verwenden Sie die Detektivfunktion, um die Bezugsrichtung der Formeln im gegliederten Bereich festzustellen. Ist die Bezugsrichtung bei allen Zeilenformeln nicht die gleiche oder ist die Bezugsrichtung bei allen Spaltenformeln nicht die gleiche, so erhalten Sie ein ungewöhnliches Ergebnis. Mit den im Abschnitt »Gliederungen manuell erstellen« vorgestellten Methoden können Sie dieses Problem angehen.
Es wurde eine Zwischensumme über einer bereits vorhandenen Gliederung erstellt. Die Gliederung wurde geändert, um die Zwischensummen mit einzubeziehen.
Ja, das kann vorkommen. Entfernen Sie die Zwischensummen, indem Sie im Menü Daten unter dem Befehl Teilergebnisse die Schaltfläche Entfernen wählen. Dann erstellen Sie die Gliederung von neuem.Ist die Bezugsrichtung von Zusammenfassungsformeln uneinheitlich oder existiert keine Zusammenfassungsformel, so können Sie mit der manuellen Methode trotzdem eine Gliederung erstellen. Die manuelle Gliederungserstellung ist auch von Bedeutung, um Ebenen in einer vorhandenen Gliederung höher oder tiefer zu stufen.
Sie können die Maus oder die Tastatur verwenden, um eine Gliederung zu erstellen oder Gliederungsebenen zu ändern, indem Sie die Zeilen und Spalten markieren und sie dann höher oder tiefer stufen.
Um Zeilen und Spalten in einer neuen Gliederungsebene zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Die Schaltflächen Gruppierung und Gruppierung aufheben befinden sich in der Pivot-Tabellen-Bearbeitungsleiste.
Wenn Sie etwas falsch machen oder eine Gruppierung wieder aufheben wollen, so können Sie den Befehl Gruppierung aufheben verwenden. Markieren Sie den Abschnitt, in dem Sie die Gruppierung aufheben wollen. Dann wählen Sie im Menü Daten unter dem Befehl Gruppierung und Gliederung die Option Gruppierung aufheben. Unmittelbar nach dem Erstellen der Gruppierung können Sie auch im Menü Bearbeiten den Befehl Rückgängig: Gruppierung aufheben wählen, um die Gruppierung wieder aufzuheben.Ist Ihre Gliederung anders aufgebaut, als Excel erwartet, so können Sie den Befehl Einstellungen verwenden, um Excel mitzuteilen, wie die Daten organisiert sind und wie eine Gliederung zu erstellen ist. Verwenden Sie diese Methode, so haben Sie auch die Möglichkeit, automatische Formatierungen für die Gliederung anzuwenden.
Um Zeilen und Spalten in einer neuen Gliederungsebene zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 20.5: Verwenden Sie das Dialogfeld Einrichten, um Excel mitzuteilen, wie die Daten angeordnet sind.
Wollen Sie eine Gliederung löschen, weil Sie sie nicht länger benötigen oder weil Sie eine Gliederung an anderer Stelle des gleichen Tabellenblattes erstellen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um Teile einer Gliederung zu entfernen, markieren Sie Zellen in der Reihe oder in den Spalten in der Ebene, die entfernt werden soll, und wählen Sie dann im Menü Daten unter dem Befehl Gruppierung und Gliederung die Option Gliederung entfernen. Sie können die gesamte Gliederung entfernen, indem Sie eine Zelle in dem Tabellenblatt markieren und im Menü Daten unter dem Befehl Gruppierung und Gliederung die Option Gliederung entfernen wählen.
Hauptvorteil beim Erstellen einer Gliederung ist die Möglichkeit, die Datenanzeige in der Gliederung selbst zu steuern. In den nächsten Abschnitten erfahren Sie, wie Sie die Anzeige der Gliederungssymbole kontrollieren, wie Sie die angezeigten Gliederungsebenen bestimmen und eine Gliederung neu formatieren.
Sie können die Gliederung eines Tabellenblattes beibehalten und dabei die Gliederungssymbole ausblenden, indem Sie im Menü Extras den Befehl Optionen wählen und dann das Register Ansicht wählen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gliederungssymbole. Die Schaltfläche Gliederungssymbole anzeigen kann der Bearbeitungsleiste hinzugefügt werden, indem Sie im Dialogfeld Symbolleisten anpassen unter dem Register Befehle aus der Kategorie Daten ziehen. Existiert keine Gliederung, wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, so wird ein Warnfeld angezeigt, die fragt, ob Sie eine Gliederung erstellen wollen.
Der wahre Wert einer Gliederung zeigt sich, wenn Sie die Gliederung erweitern und reduzieren, um verschiedene Daten oder Hauptebenen anzuzeigen oder zu bearbeiten. Obwohl es mit der Maus am einfachsten ist, verschiedene Ebenen ein- oder auszublenden, können Sie auch die Tastatur verwenden.
Titel, die Sie in Zellen über einer Gliederung plazieren, verschwinden mitunter, wenn die Spalte, die den Titel enthält, beim Ausblenden einer Detailebene der Gliederung mit ausgeblendet wird. Eine Möglichkeit, das Verschwinden von Titeln zu verhindern, besteht darin, für das Erstellen von Gliederungstiteln die grafischen Textfelder zu verwenden, die von der Zeichnungs-Symbolleiste erstellt werden. Grafikobjekte kann man über Zellen gleiten lassen und an der Stelle belassen, während Zeilen und Spalten ausgeblendet werden. Textfelder und Grafikobjekte, die eine Gliederung überlappen, werden mitunter verzerrt oder verschwinden, wenn Sie die Gliederung erweitern oder reduzieren. Um eine solche Verzerrung zu vermeiden, formatieren Sie die Textfelder oder Grafikobjekte im Menü Format mit dem Befehl Objekt. Wählen Sie das Register Eigenschaften, und formatieren Sie die Objekte, die die Gliederung überlappen, mit der Option Von Zellposition und -größe unabhängig. Textfelder mit Erklärungen zu Daten der Gliederung verwenden normalerweise die Option Nur von Zellposition abhängig.
Verwenden Sie Grafiken oder Textfelder als Titel für eine Gliederung, so bleiben Sie mit der Wahl dieser Optionen über den richtigen Bereichen, die Länge der Pfeile wird entsprechend angepaßt, und die erklärenden Textfelder werden bewegt, ohne das der Text im Inneren des Textfeldes verzerrt wird.Um Ebenen in einer Gliederung mit der Maus ein- oder auszublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Erweitern Sie eine bestimmte Zeile oder Spalte, indem Sie das verbundene Anzeigesymbol (+) anklicken.
Erweitern Sie auf eine ganze Ebene, indem Sie die Schaltfläche der entsprechenden Ebenennummer anklicken. Um alle Ebenen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit der höchsten Zahl.
Reduzieren Sie eine bestimmte Zeile oder Spalte, indem Sie das verbundene Ausblendesymbol (-) anklicken.
Reduzieren Sie auf eine Ebene, indem Sie die entsprechende Schaltfläche der entsprechenden Ebenennummer anklicken. Um alle Ebenen auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche mit der niedrigsten Zahl.
Bevor Sie die Schaltfläche Gliederungssymbole verwenden können, um Gliederungssymbole ein- oder auszublenden, müssen Sie die Schaltfläche einer Bearbeitungsleiste hinzufügen. Die Schaltfläche befindet sich im Dialogfeld anpassen unter dem Register Befehle in der Kategorie Daten.Um Ebenen mit Befehlen ein- oder auszublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Sie müssen sich auf einer Zelle befinden, die eine summarische Formel enthält. Diese Zellen sind in den Zeilen oder Spalten, die die Schaltflächen Ausblenden oder Einblenden enthalten.
Um die Zellen in einer bestimmten Ebene einer Gliederung zu markieren, klicken Sie mit gedrückter (Umschalt)-Taste entweder auf das Symbol (plus oder minus) oder auf die Ebenenleiste, um die gewünschte Ebene zu selektieren.Teile des Tabellenblattes sind verschwunden.
Werden Zeilen oder Spalten in einer Gliederung ausgeblendet, um bestimmte Details auszublenden, so sind die Zeilen und Spalten durchgängig im ganzen Tabellenblatt ausgeblendet. Hierdurch können auch andere Teile des Tabellenblattes ausgeblendet sein.Die Formatierung von Gliederungen ist einfach. Excel kann jeder Überschriftenebene eine andere Formatvorlage zuweisen. Formatvorlagen sind Namen, denen eine Kombination aus Nummern-, Schrift-, Ausrichtungs-, Rahmen-, Muster- oder Schutzformaten zugeordnet ist. Sie können einerseits viele Formate gleichzeitig anwenden, andererseits können Sie mit den Formatvorlagen das Format aller Zellen unter Verwendung einer Formatvorlage ändern, wobei Sie die dem Namen zugeordnete Zusammenstellung von Formaten neu festlegen.
Erstellen Sie eine neue Gliederung, so können Sie Gliederungsformatvorlagen zuweisen, wenn Excel die Gliederung erstellt, wobei Sie im Menü Daten unter dem Befehl Gruppierung und Gliederung die Option Einstellungen gewählt haben. Dort wählen Sie die Option Automatische Formatierung. Beim Erstellen einer automatischen Gliederung werden diese Formatierungen angewandt.
Haben Sie bereits eine Gliederung erstellt und wollen ihr Formatvorlagen zuweisen, so markieren Sie die Zellen, auf die die Formatierungen angewendet werden sollen, wählen im Menü Daten unter dem Befehl Gruppierung und Gliederung die Option Einstellungen und wählen dann die Option Formatvorlage zuweisen.
Die Namen der Formatvorlagen, die Excel benutzt, haben die Form: Zeilenebene_1, Zeilenebene_2, Spaltenebene_1, Spaltenebene_2 usw. Wollen Sie die Formatierungen ändern, so legen Sie die Zusammenstellung von Formatierungen, die jeder Formatvorlage zugeordnet sind, neu fest.
Löschen Sie eine Gliederung, so bleiben die Formatvorlagen bestehen.
Wenn in einer Gliederung Details ausgeblendet sind, so enthält das Tabellenblatt die Daten auf unterschiedlichen Ebenen weiterhin. Sie können von den sichtbaren Daten oder von allen Daten einer Gliederung Diagramme erstellen. Arbeiten Sie normalerweise mit einer der beiden Möglichkeiten, so können Sie Ihre Option einstellen, so daß Excel die sichtbaren Daten oder alle Daten grafisch darstellt.
Um standardmäßig zu bestimmen, ob alle Daten oder nur die sichtbaren Daten in einem Diagramm dargestellt werden sollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Eine Möglichkeit, wie Sie sichtbare Daten in einem Tabellenblatt selektieren und in einem Diagramm darstellen lassen können, besteht darin, die Gliederung zu markieren und dann die Schaltfläche Sichtbare Zellen markieren in einer Bearbeitungsleiste anzuklicken. Sie müssen eine Bearbeitungsleiste anpassen, um die Schaltfläche Sichtbare Zellen markieren verfügbar zu haben. Die Schaltfläche Sichtbare Zellen markieren finden Sie in der Kategorie Bearbeiten der benutzerdefinierten Schaltflächen.Sie sehen einen Unterschied zwischen Zellen mit unsichtbaren Daten (siehe Bild 20.6). Die Unterscheidung zwischen den Zellen wird im Bild in Form von weißen Linien zwischen den sichtbaren Zellen dargestellt.
Abbildung 20.6: Markieren Sie nur die sichtbaren Daten in einer Gliederung, so können Sie nur ein Diagramm mit den sichtbaren Daten erstellen.
Nun sind nur die sichtbaren Daten markiert, und Sie können nun so fortfahren wie gewöhnlich. Vielleicht wollen Sie ein Diagramm erstellen, das z. B. nur sichtbare Daten verwendet. Die Drag & Drop-Methode mit der Maus können Sie bei markierten sichtbaren Daten nicht anwenden.
(c) 1997 Que
