Mit Excel können Sie Diagramme erstellen, die sich in jeder Vorstandssitzung sehen lassen können. Wenn Sie ein Tabellenblatt oder eine Datenbank analysieren und die Ergebnisse visuell darstellen wollen, können Sie jedes der Excel-Diagrammtypen verwenden oder das Diagramm ganz anpassen, indem Sie Text, Pfeile, Titel und Legenden hinzufügen und die Schattierungen, Einblendungen, Schemas und Begrenzungen ändern. Wenn Sie das Diagramm auf einem Laser-Drucker oder Plotter ausdrukken, kann es mit von Grafikbüros erstellten Diagrammen konkurrieren.
In diesem Kapitel wird das Erstellen von Diagrammen im Detail erklärt. Die beiden nachfolgenden Kapitel beschreiben das Bearbeiten und Formatieren von Diagrammen unter Verwendung benutzerdefinierter Formatierungen, die für Exel-Diagramme zur Verfügung stehen. Wenn Sie diese drei Kapitel durchgearbeitet haben, können Sie die meisten Diagramme, die Sie im Geschäfts- und Berufsleben brauchen, erstellen. Die letzten beiden Kapitel zeigen einige Techniken zum Erstellen komplizierterer Diagramme und zur Verwendung von Diagrammen und Abbildungen bei der Datenanalyse.
Bild 13.1 und Bild 13.2 zeigen Diagrammbeispiele, die Sie mit Excel erstellen können. Bild zeigt ein Diagramm als eigenes Dokument. Bild 13.2 veranschaulicht, wie Sie Diagramme in ein Tabellenblatt einbetten können. Eingebettete Diagramme werden zusammen mit dem Tabellenblatt angezeigt und gedruckt. n
Abbildung 13.1: Sie können ein Excel-Diagramm auf ein eigenes Blatt setzen, separat
von dem Tabellenblatt, das Sie zur Erstellung des Diagramms verwenden.
Abbildung 13.2: Sie können ein Excel-Diagramm in ein Tabellenblatt einbetten, um die
Präsentation Ihrer Daten zu unterstützen.
Excel erstellt Diagramme aus von Ihnen ausgewählten Daten. Sie können den Diagramm-Assistenten verwenden, der Sie Schritt für Schritt beim Erstellen des Diagramms begleitet. Oftmals kann Excel für Sie aus den ausgewählten Daten das Diagramm selbst erstellen. Excel geht beim Erstellen des Diagramms von bestimmten Regeln bez. der Datenkonfiguration aus. Es hängt von der Ausrichtung der Daten ab, welche Zellen für die Rubrikenachse(X) und für ihre Beschriftungen verwendet werden, und welche Zellen für die Legendenbeschriftung verwendet werden. Meistens entsprechen diese Regeln dem Standard-Layout von Daten, so daß die Excel-Diagramme ohne Ihr Zutun richtig erstellt werden. Sie können das Diagramm an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, indem Sie sich der vielen Diagrammbefehle bedienen.
Sie können ein Diagramm in ein Tabellenblatt einbetten oder ein Diagramm in ein eigenes Diagrammblatt einfügen. In beiden Fällen ist das Diagramm mit den Daten, aus denen es erstellt wurde, verknüpft. Ändern sich die Daten, so wird das Diagramm automatisch aktualisiert.
Excel-Diagramme enthalten viele Objekte, die Sie individuell auswählen und ändern können. Bild 13.3 zeigt einige dieser Objekte und Tabelle 15.1 beschreibt jedes Objekt. Bewegen Sie die Maus über ein Objekt in einem Diagramm, erscheint ein Quick-Info mit der Bezeichnung dieses Diagrammobjekts (siehe Bild 13.3) bzw. ist das Objekt ein Datenpunkt, so zeigt es die Serie und den Wert an.
Abbildung 13.3: Ein Excel-Diagramm besteht aus verschiedenen Elementen, die sich individuell abändern und formatieren lassen.
Mit Excel lassen sich zwei verschiedene Diagrammarten erstellen: eingebettete Diagramme und Diagramme in einem eigenen Diagrammblatt. Ein eingebettetes Diagramm erscheint in einem Tabellenblatt zusammen mit Tabellen, Kalkulationen und Text. Bild 13.2 zeigt ein eingebettetes Diagramm. Eingebettete Diagramme sind sinnvoll, wenn Sie ein Diagramm zusammen mit den Diagrammdaten präsentieren wollen, z. B. in einem Bericht. Bevor Sie ein Diagramm einbetten, müssen Sie die Plazierung des Diagramms bestimmen. Unter Umständen müssen Sie Zeilen, Spalten oder Zellen in das Tabellenblatt einfügen, um dem Diagramm Platz zu machen.
Sie können das Diagramm in einer Arbeitsmappe auch in ein eigenes Diagrammblatt setzen, wenn das Diagramm nicht gemeinsam mit den Daten erscheinen soll und Sie das Diagrammblatt auch unabhängig vom Datentabellenblatt bearbeiten wollen. Fügen Sie ein Diagramm in ein Blatt ein, so fügen Sie das Diagramm in die aktive Arbeitsmappe hinzu und speichern das Diagramm mit der Arbeitsmappe. Diagramme werden als Diagramm1, Diagramm2, Diagramm3 usw. bezeichnet. Sie können Diagramme umbenennen, indem Sie im Menü Format unter dem Befehl Blatt die Option Umbenennen wählen oder indem Sie auf das Blattregister doppelklicken und einen neuen Namen eingeben. Wollen Sie beispielsweise für eine Präsentation ein Diagramm separat ausdrucken, so ist es am besten, das Diagramm auf einem eigenen Diagrammblatt zu erstellen.
Eine neue Option bei Excel 97 ermöglicht Ihnen, eine Datentabelle an ein Diagramm anzuhängen (siehe Bild 13.4). So können Sie einfach und effektiv den visuellen Eindruck eines Diagramms und die detaillierten Informationen einer Tabelle gleichzeitig übermitteln. Die angehängte Tabelle ist mit den Tabellenblattdaten verknüpft, so daß sich ihre Werte ändern, wenn Sie die Werte im Quelltabellenblatt ändern. Bild 13.4 zeigt ein Diagramm mit angehängter Datentabelle.Abbildung 13.4: Hängt man eine Datentabelle an ein Diagramm an, erhält der Benutzer eine detaillierte Auflistung und grafische Darstellung der Daten.
Mit Hilfe des Diagramm-Assistenten können Sie ohne Probleme sowohl eingebettete Diagramme als auch Diagramme in Diagrammblättern erstellen. Der Diagramm-Assistent begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Diagrammerstellung und zeigt Ihnen vor Fertigstellung eine Diagrammvorschau, so daß Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen können.
Wenn Sie Daten auswählen und die Taste (F11) drücken, fügt Excel ein Diagramm in ein Diagrammblatt ein und verwendet dabei den Standarddiagrammtyp. Sie können das Diagramm dann mit Hilfe der Diagrammbefehle abändern.
Der Diagramm-Assistent und das Diagramm-Menü wurden bei Excel 97 reorganisiert. Die vier Dialogfelder im Diagramm-Assistenten sind nun mit den ersten vier Menüeinträgen in der Diagramm-Menüzeile identisch. Dadurch ist es viel leichter zwischen der Arbeit mit dem Diagramm-Assistenten und den Diagrammbefehlen hin- und herzuwechseln. Haben Sie ein Diagramm erstellt, so können Sie es entweder mit Hilfe des Diagramm-Assistenten oder mit Hilfe der Diagramm-Menübefehle bearbeiten. Mit Hilfe der Maus und des Diagramm-Assistenten läßt sich ein Diagramm jedoch am leichtesten erstellen. Der Diagramm-Assistent begleitet Sie beim Erstellen eines Diagramms und zeigt Ihnen ein Muster des Diagramms an, so daß Sie vor Fertigstellung des Diagramms sehen können, wie Ihre Auswahl umgesetzt aussieht. Diese Methode ist bei Daten hilfreich, die in einem Layout organisiert sind, das von Excel nicht standardmäßig erkannt wird.
Die Schaltfläche des Diagramm-Assistenten ähnelt einem kleinen 3D-Balkendiagramm. Befinden sich die Symbolleisten unter der Menüleiste, so befindet sich die Schaltfläche des Diagramm-Assistenten auf der rechten Seite der Standard-Symbolleisten (siehe Bild 13.3).
Bevor Sie die Schaltfläche des Diagramm-Assistenten anklicken, wählen Sie die Daten in Ihrem Tabellenblatt aus, die Sie grafisch darstellen wollen. Obwohl Sie diese Daten auch über den Diagramm-Assistenten festlegen können, ist es günstiger, die Daten bereits vor Starten des Diagramm-Assistenten auszuwählen. Achten Sie darauf, auch die Zeilen- und Spaltenüberschriften mit zu benennen, wenn diese im Diagramm als Rubriken- und Legendenbeschriftungen erscheinen sollen.
Im folgenden sind die einzelnen Schritte beim Erstellen eines Diagramms mit dem Diagramm-Assistenten beschrieben.
Um mit Hilfe des Diagramm-Assistenten ein Diagramm zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 13.5: Im ersten Dialogfeld des Diagramm-Assistenten können Sie zwischen verschiedenen Standarddiagrammtypen auswählen.
Abbildung 13.6: Im zweiten Dialogfeld können Sie die Quelldaten für das Diagramm prüfen und ändern.
Haben Sie die Daten nicht bereits vor Starten des Diagramm-Assistenten ausgewählt, so können Sie dies jetzt tun. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dialogfeld reduzieren, bestimmen Sie mit der Maus oder Tastatur den Datenbereich und klicken Sie auf die Schaltfläche Dialogfeld erweitern, so daß das Dialogfeld wieder sichtbar wird.
Wenn die Rubriken und Reihen in der Diagrammvorschau genau umgekehrt dargestellt werden, wählen Sie bei Reihe in die Option Zeilen oder Spalten, d. h. die Option, die gerade nicht angezeigt wird.
Abbildung 13.7: Um Ihr Diagramm besser zu gestalten, wählen Sie unter den vielen Optionen, die im Dialogfeld Diagrammoptionen angeboten werden.
Abbildung 13.8: Sie können das Diagramm als Objekt in ein Tabellenblatt oder auf ein eigenes Diagrammblatt einfügen.
Beachten Sie folgendes bei der Zellenauswahl für den Diagramm-Assistenten:
Der Diagramm-Assistent zeigt eine Reihe von Dialogfeldern, die Sie durch die Diagrammerstellung geleiten. Diese Dialogfelder haben Schaltflächen, mit denen Sie sich zwischen den Dialogfeldern hin- und herbewegen können oder die Dialogfelder umgehen und das Diagramm automatisch erstellen können. Bild 13.9 zeigt eines der Dialogfelder im Diagramm-Assistenten.
Abbildung 13.9: Benutzen Sie die Schaltflächen in den Dialogfeldern des Diagramm-Assistenten, um sich im Diagramm-Assistenten zu bewegen.
Die Schaltflächen im Diagramm-Assistenten steuern folgende Aktionen:
|
Schaltfläche |
Aktion |
|
Weiter |
Geht zum nächsten Schritt im Diagramm-Assistenten. Sie können auch die (Eingabetaste)-Taste drücken. |
|
Zurück |
Geht zum vorhergehenden Schritt im Diagramm-Assistenten |
|
Ende |
Schnell weiter; erstellt das Diagramm auf der Grundlage der bisher getroffenen Auswahl. |
|
Abbrechen |
Kehrt zum Tabellenblatt zurück, ohne ein Diagramm zu erstellen. Sie können auch die (Rückschritt)-Taste drücken. |
Mit Hilfe des ersten Dialogfeldes (siehe Bild 13.5) können Sie aus den vielen Excel-Diagrammtypen auswählen. Klicken Sie in der Liste Diagrammtypen auf einen Diagrammtyp und wählen Sie dann im Dialogfeldbereich der Untertypen einen Diagramm-Untertyp aus. Bei Verwendung der Tastatur bestimmen Sie den Diagrammtyp mit Hilfe der Pfeiltasten, drücken dann die (Tab)-Taste und bestimmen dann den Untertyp mit Hilfe der Pfeiltasten.
Klicken Sie beim ersten Schritt des Diagramm-Assistenten auf Weiter, so wird das Diagramm unter Verwendung des Standarddiagrammtypen erstellt. Haben Sie keinen Standarddiagrammtyp bestimmt, so erstellt Excel ein Diagramm im Standardformat als 2D-Säulengrafik.Im zweiten Dialogfeld (siehe Bild 13.6) können Sie eine falsche Datenauswahl korrigieren bzw. die Daten auswählen, wenn das vor Starten des Diagramm-Assistenten noch nicht geschehen ist. Sie können den Datenbereich im Datenbereich-Feld des Dialogfeldes bearbeiten. Gehen Sie dabei so vor, wie Sie das von der Formelbearbeitungszeile her gewohnt sind. Klicken Sie in das Feld Datenbereich oder drücken Sie die Bearbeitungstaste (F2). Sie können Bereiche oder Zellen erneut eingeben, indem Sie mit der Maus über die Zellen im Tabellenblatt ziehen. Das ist einfacher, wenn Sie das Dialogfeld zeitweilig aus dem Weg schaffen, indem Sie die Schaltfläche Dialogfeld reduzieren anklicken. Wählen Sie die Daten mit der Maus aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Dialogfeld erweitern, um das Dialogfeld wieder anzuzeigen. Mit der Taste (Strg) können Sie nicht benachbarte Datenbereiche auswählen. Nicht benachbarte Datenbereiche sind im Datenbereich-Feld durch ein Komma getrennt.
Sie können einem Diagramm eine Datenreihe hinzufügen, indem Sie im Dialogfeld Schritt 2 den Verweis im Datenbereich-Feld erweitern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dialogfeld reduzieren, um das Dialogfeld zeitweilig zu entfernen. Um eine benachbarte Datenreihe hinzuzufügen, halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt und erweitern Sie die Datenreihe, indem Sie die letzte Zelle der hinzuzufügenden Datenreihe anklicken. Um eine nicht benachbarte Reihe hinzuzufügen, halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und wählen dann die Zellenreihe aus, die Sie hinzufügen wollen. Befindet sich in den ursprünglich gewählten Datenreihen eine Zelle mit Beschriftung, sollte die hinzugefügte Reihe ebenfalls eine solche besitzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dialogfeld erweitern, um das Dialogfeld wieder anzuzeigen.
Das Dialogfeld Diagramm-Quelldaten gibt Ihnen auch die Möglichkeit zu prüfen, ob Excel die Daten richtig darstellt. In den meisten Fällen erkennt Excel richtig, welche Informationen zur horizontalen Rubrikenachse (X) und welche zur vertikalen Größenachse (Y) gehören und welche Zellen die Beschriftungen für die Legendentitel beinhalten. Falls die Beschriftungen der Rubrikenachse (X) in der Legende erscheinen oder umgekehrt, können Sie das Problem hier korrigieren, indem Sie bei Reihe in die Option wählen, die gerade nicht ausgewählt ist.
Sie können im Dialogfeld Diagramm-Quelldaten auch mit den Datenreihen arbeiten. Klikken Sie auf das Register Reihe und es erscheint das in Bild 13.10 dargestellte Dialogfeld. Hier können Sie Datenreihen hinzufügen oder entfernen und die Zellenreihen mit der Beschriftung der Rubrikenachse ändern. Um eine Datenreihe hinzuzufügen, wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen. Nun klicken Sie auf das Feld Name und dann klicken Sie die Zelle mit den Namen für die neue Reihe auf dem Tabellenblatt an. Dann klicken Sie auf das Feld Werte und wählen die Zellen mit den Werten für die neue Datenreihe aus. Um eine Datenreihe zu entfernen, wählen Sie die betreffende Reihe im Feld Datenreihen aus und aktivieren Sie die Option Entfernen.
Abbildung 13.10: Ändern Sie die Informationen der Datenreihe im Register
Reihe des Dialogfelds Diagramm-Quelldaten.
Wenn das Beispieldiagramm als Beschriftung der Rubrikenachse (X) Zahlen statt Beschriftungen anzeigt, klicken Sie das Feld Beschriftung der Rubrikenachse (X) an und wählen die Zellen aus, die die Beschriftungen für die Rubrikenachse enthalten. Sie können auch eine bestehende Reihe für die Beschriftung der Rubrikenachse (X) ändern, indem Sie den im Textfeld angegebenen Bereich bearbeiten.
Haben Sie den Bereich nach Ihrem Wunsch ausgewählt, aktivieren Sie die Option Weiter, um zu Schritt 3 des Diagramm-Assistenten zu gelangen.
Im dritten Dialogfeld des Diagramm-Assistenten (siehe Bild 13.7) können Sie in ein Diagramm verschiedene optionale Merkmale hinzufügen oder ändern. Sie können dem Diagramm und den Größenachsen Diagrammtitel hinzufügen, die Rubrikenachse modifizieren oder entfernen, die Größenachse (Y) entfernen sowie Gitternetzlinien hinzufügen oder entfernen. Sie können auch eine Legende hinzufügen oder entfernen und die Plazierung der Legende verändern. Sie können Datenbeschriftungen an Datenpunkte anhängen sowie eine Datentabelle mit den Quelldaten des Diagramms hinzufügen.
Im letzten Dialogfeld des Diagramm-Assistenten (siehe Bild 13.8) können Sie die Plazierung des neuen Diagramms festlegen. Soll das Diagramm in ein Tabellenblatt eingebettet sein, so wählen sie die Option Als Objekt in. Standardmäßig wird das Diagramm in das Tabellenblatt mit den Quelldaten eingebettet. Sie können das Diagramm auch in ein anderes Tabellenblatt einbetten, das Sie aus dem Drop-down-Listenfeld rechts der Option auswählen.
Um das Diagramm in einem eigenen Diagrammblatt zu erstellen, wählen Sie die Option Als neues Blatt. Im Textfeld neben dieser Option können Sie einen Titel für das neue Blatt eingeben. Sonst erhält das neue Blatt einen Standardnamen wie Diagramm1, Diagramm2.
Bild 13.11 zeigt ein fertiggestelltes Diagramm, das in einem Tabellenblatt eingebettet ist. Das eingebettete Diagramm ist nun Bestandteil des Tabellenblattes; es wird zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert und geöffnet. Sie können das Diagramm genau nach Wunsch plazieren und seine Größe bestimmen. Zum Bewegen des Diagramms gehen Sie mit dem Mauszeiger an den Rahmen, der das Diagramm umgibt. Dann klicken Sie die linke Maustaste und halten sie weiterhin gedrückt. Nun erscheinen schwarze Editierkästchen entlang dem Rahmen. Nun ziehen Sie das Diagramm an den gewünschten Standort.
Abbildung 13.11: Ein in ein Tabellenblatt eingebettetes fertiggestelltes Diagramm.
Um Größe oder Proportionen des Diagramms zu ändern, gehen Sie mit dem Zeiger an die schwarzen Editierkästchen entlang der Begrenzungslinien (der Zeiger wird zu einem Doppelpfeil) und ziehen Sie, bis das Diagramm die gewünschte Größe und Proportionen hat. Ändern Sie Größe und Proportionen des Diagramms, bevor Sie das Diagramm zum Formatieren öffnen. Wenn Sie das Diagramm formatieren und mit Titeln, einer Legende, Text usw. anreichern und erst dann die Größe verändern, werden die Formatierungen und Erweiterungen nicht mehr zu den Proportionen des Diagramms passen.
Wenn Sie an den Eckziehpunkten des Diagramms ziehen, können Sie die Größe des Diagramms verändern, ohne die Proportionen zu verändern. Um ein Diagramm auf Zellenecken auszurichten, halten Sie die (Alt)-Taste gedrückt, während Sie das Diagramm an seinen Platz bewegen. Um das Diagramm rechteckig zu gestalten, halten Sie beim Ziehen des Diagramms die (Umschalt)-Taste gedrückt.
Um ein eingebettetes Diagramm zu entfernen, wählen Sie das Diagramm und drücken Sie [Entf]; oder wählen Sie im Menü Bearbeiten unter dem Befehl Löschen die Option Alle.
Ein fertiggestelltes Diagramm in einem eigenen Diagrammblatt ist in Bild 13.12 zu sehen. Das Diagrammblatt ist Bestandteil der aktiven Arbeitsmappe und wird zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert. Sie können das Diagrammblatt unabhängig vom Quelltabellenblatt ausdrucken.
Abbildung 13.12: Ein fertiggestelltes Diagramm in einem eigenen Diagrammblatt.
Sie können ein Diagramm, das sich auf einem eigenen Diagrammblatt befindet, in ein Tabellenblatt einbetten. Um ein Diagramm aus einem Diagrammblatt in ein Tabellenblatt einzubetten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Schwarze Editierkästchen erscheinen an den äußeren Begrenzungen des Diagramms.
Das Diagramm ist nun als Diagramm in voller Größe in das Tabellenblatt eingebettet und kann in der Größe angepaßt, bewegt und formatiert werden wie jedes andere eingebettete Diagramm.
Ändern Sie die Daten auf dem Tabellenblatt, so wird das Diagramm von Excel nicht aktualisiert oder neu erstellt.
Bei Excel kann die Option Manuell Berechnen festgelegt werden. Um das Diagramm unter Verwendung neuer Tabellenblattdaten zu aktualisieren, wählen Sie im Menü Extras die Option Optionen und aktivieren Sie im Register Berechnen die Schaltfläche Neu berechnen (F9). Sie können für die Arbeitsmappe auch Automatisches Berechnen festlegen, indem Sie im Register Berechnen die Option Automatisch wählen.Online-Hilfe zu Exel finden Sie im World Wide Web unter:
http://www.microsoft.com/support/
Tips und Tricks zum Excel-Diagramm erhalten Sie im World Wide Web unter:
http://www.ronperson.com/ Obwohl sich ein Diagramm am einfachsten und leichtesten mit dem Diagramm-Assistenten erstellen läßt, können Sie mit Hilfe des Diagramm-Shortcuts ein Diagramm auch automatisch erstellen. Befinden sich die Daten in einem Excel verständlichen Layout, genügt es, wenn Sie die Daten auswählen und dann zum Erstellen des Diagramms die Taste (F11) drücken. (Verfügen Sie nicht über die Taste (F11), so drücken Sie (Alt)+(F1).)
Excel beachtet mehrere Kriterien, um zu entscheiden, wie ein Diagramm aus den ausgewählten Zellen zu erstellen ist. Erfüllen die ausgewählten Zellen die Kriterien nicht, so müssen Sie das Diagramm mit dem Diagramm-Assistenten erstellen.
Excel kann ein Diagramm automatisch aus ausgewählten Daten und Beschriftungen erstellen, wenn der ausgewählte Bereich bestimmten Kriterien entspricht. Diese Kriterien dienen Excel zu verstehen, welche Informationen zur horizontalen Rubrikenachse (X) und welche zur vertikalen Größenachse (Y) gehören und wo sich die Zellenbeschriftungen für die Legendentitel befinden.
Bevor Sie diese Kriterien kennenlernen, müssen Ihnen die Begriffe Reihe und Punkt klar sein. Diese Begriffe beschreiben, wie das Diagramm bestimmte Daten verwendet. Verstehen Sie, wie Excel aus den Daten eines Tabellenblattes ein Diagramm erstellt, so kommen Sie nicht in die Verlegenheit, Diagramme mit genau umgekehrten Größenachsen und Beschriftungen zu erstellen.
Eine Reihe ist eine Sammlung zusammenhängender Daten, z. B. die DM-Einkünfte aus dem Verkauf eines bestimmten Fahrradmodells, die Verkaufsprognose für bestimmte Produkte angegeben in Stückzahl, oder die Meßwerte von drei bestimmten medizinischen Apparaten. In der grafischen Darstellung erscheinen die Daten einer Reihe als eine Linie, als Balken oder Säulen gleicher Farbe.
Ein Punkt ist eine einzelne Dateninformation in einer beliebigen Reihe. Beispiele für Punkte in den meisten Diagrammen sind Zeiteinheiten wie z. B. Jahr, Quartal oder Monat. Im Diagramm erscheint ein Punkt als einzelner Punkt auf einer Linie oder als eine Säule einer Säulenreihe.
Sie können für die Rubrikenachse (X) Beschriftungen sowie in die Zellen des Tabellenblattes Legenden eingeben; Excel verwendet sie dann als Diagrammbeschriftungen. Bei richtiger grafischer Darstellung erscheint die Beschriftung für jeden Punkt (z. B. Monat) auf der horizontalen Rubrikenachse (X). Die Reihenbeschriftungen erscheinen als Titel in der Legende (siehe Bild 13.13).
Excel geht von den folgenden Regeln aus, um zu verstehen, wie Reihen und Punkte auf dem Arbeitsblatt festgelegt sind:
Abbildung 13.13: Bei einer Auswahl, die breiter als hoch ist, werden in der grafischen Darstellung die Daten der oberen Zeile als Rubrikenbeschriftungen verwendet.
Abbildung 13.14: Bei einer Auswahl, die höher als breit ist, werden in der grafischen Darstellung die Daten der linken Spalte als Rubrikenbeschriftungen verwendet.
Um ein Diagramm zu erstellen, bei dem die Rubrikendaten die richtige Ausrichtung (entlang der längsten Seite) haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
Achten Sie darauf, daß der ausgewählte Bereich mehrere Datenpunkte (Monate) als Datenreihen enthält; der Bereich hat drei Reihen und vier Datenpunkte in jeder Reihe. In diesem Beispiel ist eine Datenreihe eine Sammlung verknüpfter Daten, z. B. der Gesamtumsatz eines Produkts.
Abbildung 13.15: Ein Tabellenblatt mit drei Datenreihen.
Abbildung 13.16: Beispiel eines Säulendiagramms unter Verwendung der in Bild 13.15 dargestellten Daten.
Sie können ein eingebettetes Diagramm auch automatisch unter Verwendung des Standarddiagrammformats erstellen. Dazu müssen Sie die Schaltfläche Standarddiagramm in die Diagrammsymbolleiste einfügen. Um ein eingebettetes Diagramm automatisch zu erstellen, wählen Sie die Daten für das Diagramm und klicken Sie auf die Schaltfläche Standarddiagramm.Beachten Sie, daß die Punkte (Monate, Daten der oberen Reihe der Tabellenblattdaten) im Diagramm in Bild 13.16 als Rubrikenbeschriftungen unter der Rubrikenachse (X) verwendet werden. Was passiert, wenn eine Datenreihe in einer Spalte aufgeführt ist wie in Bild 13.17? Wenn Sie die Daten aus Bild 13.17 auswählen und die (F11)-Taste drücken, erscheint das Diagramm wie in Bild 13.18. Beachten Sie, daß das Diagramm noch immer richtig erstellt ist. Hier geht Excel jedoch davon aus, daß die Datenreihe wiederum die längste Einheit darstellt. Weil die Spalten die längsten Einheiten sind, werden die Beschriftungen der Rubrikenachse (X) von der linken Spalte übernommen.
In den beiden genannten Beispielen hat Excel jeweils ein richtiges Diagramm erstellt. Es kann jedoch sein, daß Excel ein falsch ausgerichtetes Diagramm erstellt, wenn die Daten so angeordnet sind, daß sie den von Excel verwendeten Richtlinien nicht entsprechen. Ist das der Fall, so müssen Sie den Diagramm-Assistenten verwenden. Oder Sie können die Ausrichtung des Diagramms mit den Befehlen Diagramm und Quelldaten ändern. Wählen Sie das Diagrammblatt aus, wählen Sie im Menü Diagramm den Befehl Datenquelle und wählen Sie die in der Option Reihe in nicht gewählte Option.
Wenn ein automatisch erstelltes Diagramm nicht richtig ausgerichtet ist, können Sie es mit Hilfe der Schaltflächen Nach Zeile bzw. Nach Spalte an der Diagrammsymbolleiste schnell verbessern. Klicken sie die Schaltfläche, die nicht ausgewählt ist (die ausgewählte Schaltfläche ist eingedrückt), um die Ausrichtung der Datenreihe umzukehren.Abbildung 13.17: Ein Tabellenblatt, wo sich die Datenreihe in einer Spalte befindet.
Abbildung 13.18: Das aus der in Bild 13.17 abgebildeten vertikalen Datenreihe erstellte Diagramm.
Zahlen an der Rubrikenachse bedeuten, daß Sie vergessen haben, die Rubrikenbeschriftungen auszuwählen. Wenn Sie für die Rubrikenachse (X) keine Zeile oder Spalte mit Beschriftungen angegeben haben, enthält das Diagramm entlang der Achse Nummern, die mit 1 beginnen.Wollen Sie ein Diagramm mit Daten aus nicht benachbarten Zeilen oder Spalten erstellen, wie z. B. das Diagramm in Bild 13.19, so wählen Sie die Zeilen oder Spalten aus, indem Sie die (Strg)-Taste drücken und mit der Maus ziehen oder, wenn Sie mit der Tastatur arbeiten, indem Sie die Tasten (Umschalt)+(F8) drücken. Wählen Sie die Zellen der Rubrikenachse (X); dann wählen Sie die Zellen der Größenachse (Y) in der Reihenfolge aus, in der die Wertereihe im Diagramm erscheinen soll.
Abbildung 13.19: Sie können nicht benachbarte Daten grafisch darstellen, indem sie die nicht benachbarten Daten auswählen und dann das Diagramm erstellen.
Wenn sich in einer Tabelle Daten befinden, die nicht im Diagramm erscheinen sollen, können Sie die Zeilen oder Spalten mit diesen Daten verstecken. Oder, wenn die Daten die Form einer Gliederung haben, können Sie die Gliederungsebenen reduzieren, die nicht im Diagramm erscheinen sollen.Ein Diagramm, das in einem Tabellenblatt eingebettet ist, wird gespeichert, wenn Sie die Arbeitsmappe, zu der das Tabellenblatt gehört, speichern. Ein Diagramm auf einem eigenen Diagrammblatt wird ebenfalls gespeichert, wenn Sie die zugehörige Arbeitsmappe speichern.
Wenn Sie ein Diagramm öffnen, das mit Excel 4.0 oder einer früheren Version erstellt wurde, erscheint es in einem Diagrammblatt in einer eigenen Arbeitsmappe. Wenn Sie das Diagramm speichern, so können Sie es entweder im Originalformat abspeichern, oder aktualisieren und im Excel-97-Format abspeichern. Beim Speichern der Datei erscheint ein Dialogfeld und fragt, ob Sie das Diagramm im Excel-97-Format abspeichern wollen. Wählen Sie Ja, um die Datei zum neuen Format zu konvertieren oder Nein, um die Datei im bestehenden Format zu speichern. Formatieren und erweitern Sie ein Diagramm im Excel-97-Format und speichern es dann in einer früheren Excel-Version, so können einige Änderungen dabei verloren gehen, weil Excel 97 und frühere Excel-Versionen nicht genau aufeinander abgestimmt sind.
Alle Diagramme sind mit Daten in einem Tabellenblatt verknüpft. Ist ein Diagramm in ein Tabellenblatt eingebettet, oder ist ein Diagramm in einem Diagrammblatt mit Daten in einem Tabellenblatt verknüpft, das zur gleichen Arbeitsmappe gehört wie das Diagramm, dann brauchen Sie sich keine Gedanken über den Fortbestand der Verknüpfung zwischen Diagramm und Tabellenblatt machen. Wenn Sie andererseits ein Diagramm mit Daten in einem Tabellenblatt aus einer anderen Arbeitsmappe verknüpft haben, kann es sein, daß die Verknüpfung aufgehoben wird – z. B. wenn Sie die Quellarbeitsmappe in ein anderes Verzeichnis bewegen, den Namen des Tabellenblattes ändern oder es löschen.
Wenn die Verknüpfung zwischen einem Diagramm und seinem Tabellenblatt verlorengeht oder wenn Sie ein Diagramm mit einem anderen Tabellenblatt verknüpfen müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Abbildung 13.20: Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen, um Quell-Tabellenblätter zu öffnen oder zu ändern.
Ein Diagramm, das mit Daten in einer anderen Arbeitsmappe verknüpft ist, wurde geöffnet, ohne es zu aktualisieren, um das Diagramm mit den alten Daten zu sehen. Wie kann das Diagramm ohne Öffnen der Arbeitsmappe aktualisiert werden?
Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen, im Dialogfeld Verknüpfungen wählen Sie die Quell-Arbeitsmappe aus der Quelldatei-Liste und wählen Sie Jetzt aktualisieren. Um zum Diagramm zurückzukehren, wählen Sie Schließen.Ein Diagramm kann sich in einem eigenen Dokumentenfenster befinden oder in ein Tabellenblatt eingebettet sein. Sie können jedes dieser Diagramme neu formatieren.
Um ein in ein Tabellenblatt eingebettetes Diagramm zu öffnen oder zu aktivieren, klicken Sie auf das eingebettete Diagramm. Ist das Diagramm aktiviert, so erscheinen schwarze Editierkästchen an den Außenseiten des Diagramms und die Menüleiste ändert sich und zeigt das Menü Diagramm an. Haben Sie die Formatierung des eingebetteten Diagramms beendet, kehren Sie zum Tabellenblatt zurück, indem Sie auf einen beliebigen Punkt außerhalb des Diagramms klicken.
Sie können ein eingebettetes Diagramm auch in einem eigenen Fenster sehen. Klicken Sie auf das Diagramm, um es zu wählen, und wählen Sie dann im Menü Ansicht den Befehl Diagrammfenster. Das eingebettete Diagramm wird in einem Fenster erscheinen, das dieselbe Größe hat wie das Diagramm auf dem Tabellenblatt. Sie können das Fenster ziehen und anders plazieren, ohne das die Plazierung des eingebetteten Diagramms dadurch verändert wird. Haben Sie das Diagramm fertig bearbeitet, so klicken Sie auf einen Punkt außerhalb des Fensters, um es zu schließen oder wählen Sie wieder im Menü Ansicht den Befehl Diagrammfenster.Um ein Diagramm zu öffnen, das sich auf einem eigenen Diagrammblatt befindet, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Öffnen, wählen die Datei der Arbeitsmappe mit dem Diagramm und wählen die Schaltfläche Öffnen. Wenn Sie ein Diagramm öffnen, das mit Daten in einer nicht geöffneten Arbeitsmappe verknüpft ist, stellt Ihnen ein Dialogfeld die Frage, ob Sie das Diagramm aktualisieren wollen (siehe Bild 13.21). Wählen Sie Ja, so verwendet das Diagramm die Werte, die gegenwärtig in der Tabellenblatt-Datei gespeichert sind. Wählen Sie Nein, so verwendet das Diagramm die Werte, mit denen es ursprünglich gespeichert wurde. Ist die Arbeitsmappe geöffnet, wählen Sie das Tabellenblatt mit dem Diagramm, mit dem Sie arbeiten wollen.
Wenn Sie ein Diagramm auf einem eigenen Diagrammblatt erstellen, füllt das Diagramm das Diagrammfenster zunächst nicht aus. Um das gesamte Fenster der Arbeitsmappe mit dem Diagramm zu füllen, wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Fenstergrösse angepasst.
Abbildung 13.21: Dieses Dialogfeld stellt die Frage, ob Sie das Diagramm mit den Informationen,
die mit dem Tabellenblatt auf dem Datenträger verknüpft sind, aktualisieren wollen.
Um Tabellenblätter, die mit offenen Diagrammen verknüpft sind, zu öffnen, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Verknüpfungen. Wählen Sie im Dialogfeld Quelldatei den Dateinamen des Tabellenblattes und wählen Sie Quelle öffnen.
Das Drucken von Diagrammen ist ähnlich wie das Drucken von Tabellenblättern. Sie können direkt drucken, was Sie auf dem Bildschirm vor sich haben, oder Sie können eine Vorschau des Diagramms sehen, bevor Sie drucken. Eine Vorschau des Diagramms gibt Ihnen eine bessere Vorstellung darüber, wie das Diagramm gedruckt aussieht. Diagramme, die in Tabellenblätter eingebettet sind, werden zusammen mit den Tabellenblättern gedruckt.
Sie können in ein Tabellenblatt eingebettete Diagramme mit der gleichen Methode drucken, die Sie beim Drucken von Tabellenblättern verwenden. Sie können Ansichten und Szenarios speichern, die eingebettete Diagramme enthalten. Anschließend wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Bericht drucken, um Ansichten mit verschiedenen Szenarios zu drucken.Bevor Sie ein Diagramm drucken, das sich auf einem eigenen Diagrammblatt befindet, legen Sie fest, in welcher Größe das Diagramm auf der Seite erscheinen soll. Bestimmen Sie die Größe des Diagramms auf der Seite, indem Sie im Menü Datei den Befehl Seitenansicht wählen oder im Menü Datei den Befehl Seite einrichten wählen, das Dialogfeld Druckvorschau wählen und das Register »Ränder« wählen, so daß das in Bild 13.22 gezeigte Dialogfeld angezeigt wird. Sie können die Ränder auch ändern, indem Sie die Schaltfläche Ränder im Menü Datei im Dialogfeld Druckvorschau wählen und die Randlinien durch Ziehen neu festsetzen.
Wählen Sie Schriftarten, die Ihr Drucker nicht drucken kann, wird das gedruckte Diagramm anders aussehen als auf dem Bildschirm. Um sicherzustellen, daß Diagramme Schriftarten benutzen, die dem Drucker verfügbar sind, wählen Sie im Menü Format unter dem Befehl Zellen aus dem Register »Schrift« die Schriftarten aus, die ein Druckersymbol oder das Symbol TT (TrueType) haben.Abbildung 13.22: Verwenden Sie die Option Ränder im Dialogfeld des Menüs Seite einrichten,
um die Diagrammgröße und andere Druckoptionen festzulegen.
Verwenden Sie die Diagrammoptionen im Dialogfeld des Menüs Seite einrichten, um festzustellen, wie Diagramme auf Druckbereichränder reagieren. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Seite einrichten oder den Befehl Drucken, aktivieren die Option Vorschau, wählen die Schaltfläche Layout und wählen dann das Register Diagramm, um das Dialogfeld anzuzeigen, das in Bild 13.23 abgebildet ist. Um das Diagramm proportional bis zu den Seitenrändern zu erweitern wählen Sie die Option An Seite anpassen. Das Ergebnis sieht aus wie in Bild 13.24 abgebildet. Um das Diagramm sowohl in der Höhe als auch in der Breite zu erweitern bis die Seitenränder an allen vier Seiten erreicht sind, wählen Sie im Dialogfeld Seite einrichten die Schaltfläche Ganze Seite verwenden. Wie das gleiche Diagramm, das in Bild 13.24 abgebildet ist unter Verwendung der Option Ganze Seite verwenden aussieht, zeigt das Bild 13.25.
Abbildung 13.23: Im Register Diagramm im Dialogfeld Seite einrichten legen
Sie fest, wie das Diagramm in die Seite eingepaßt werden sollen.
Abbildung 13.24: Die Option An Seite anpassen erweitert ein Diagramm proportional bis die Seitenränder erreicht sind.
Abbildung 13.25: Die Option Ganze Seite verwenden erweitert ein Diagramm in alle Richtungen bis die Seitenränder erreicht sind.
Um vor dem Drucken eine Vorschau des Diagramms zu sehen oder um mit der Maus die Diagrammgröße und die Ränder visuell anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Um das Diagramm aus dem Tabellenblatt zu drucken, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Drucken (oder drücken Sie die Tasten (Strg)+(P)) und vervollständigen Sie das Dialogfeld. Gehen Sie genauso vor, wie beim Drucken eines Tabellenblattes.
Um ein Diagramm schnell zu drucken, kann man das Dialogfeld Drucken umgehen, indem man auf die Schaltfläche Drucken in der Standardsymbolleiste klickt.(c) 1997 Que
