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Web Publishing mit Excel

Manche Gelehrte dieser Tage prophezeien, daß das Internet und die firmeneigenen Intranets einen ebenso großen Wandel in Industrie und Gesellschaft herbeiführen werden, wie der Personal-Computer. Diese Netzwerke ändern die Geschwindigkeit und das Muster unserer Kommunikationsstrukturen. Netze von untereinander verknüpften Seiten auf dem Internet und in den Intranets befähigen die Menschen, mit wenig EDV-Wissen schnell thematisch verwandte Informationen abzurufen. Und dabei spielt es keine Rolle, wo diese Information gespeichert ist und welches Computersystem verwendet wird.

Intranets sind firmeneigene Netzwerke, die nur innerhalb einer Firma oder eines Unternehmens zugänglich sind. Zur Verbreitung der Information in diesen Netzen werden dieselben Browser und Übertragungsprotokolle wie im Internet verwendet. Manche Intranets ermöglichen dem Anwender Zugang zum Internet über sichere Gateways, sogenannte Firewalls.

In Office 97 können Sie jetzt Ihre eigenen HTML-Seiten erstellen und somit Ihre eigenen Seiten für das Internet, für ihr Firmen-Intranet oder für Ihr eigenes Büronetzwerk erstellen. Durch Hyperlinks zwischen Office-Dokumenten lassen sich Netze erstellen, für die nicht einmal ein physikalisches Netzwerk erforderlich ist. Als Teil der Office 97 Suite unterstützt auch Excel 97 die Publikation von Daten, Tabellen und Diagrammen als HTML-Dokumente. Microsoft hat zudem Office Viewer entwickelt, die Leuten ohne Excel, Word oder PowerPoint Einsichtnahme in Office-Dokumente auf Ihrem Netz gestatten.

Mit Hilfe des Internet-Assistenten von Excel ist es ein leichtes, neue Webseiten zu erstellen oder vorhandene Webseiten durch Daten, Tabellen oder Diagramme zu bereichern. In Bild 11.1 sehen Sie eine Webseite, die aus einem Excel-Tabellenblatt erstellt wurde. Die Aufgabe des Internet-Assistenten ist es, Sie dabei zu unterstützen, Excel-Informationen im Netz zu veröffentlichen. Es ist nicht als Bearbeitungs-Tool für Webseiten konzipiert. Zur Erstellung einfacher, aber nützlicher und attraktiver Webseiten sollten Sie den Internet-Assistenten in Word 97 verwenden. Um Web Sites mit mehr Möglichkeiten zu erstellen – etwa mit einer Such-Engine, einem Inhaltsverzeichnis oder Dateneingabeelementen, die Sie bei der Verwaltung der Links unterstützen, – sollten Sie ein Web-Autoren- und -Managementsystem wie Microsoft FrontPage verwenden.

Abbildung 11.1: Excels Internet-Assistent erstellt oder verbessert Webseiten mit Daten, Tabellen und Diagrammen.

Um komplexere Netze und Webseiten anzulegen, sollten Sie einen Web-Editor wie Microsoft FrontPage 97 verwenden, ein Programm, das mehrfach als »Editor’s Choice« ausgezeichnet wurde. Es ist einerseits ein Desktop-Publishing-Programm für die Gestaltung von Webseiten und andererseits Netzverwaltungssystem und Web-Server für den privaten Einsatz. Es unterstützt die Verarbeitung und Verwaltung von Netzen mit Office-97-Dokumenten. Die Menüs und Symbolleisten sind ähnlich wie die in Word. Sogenannte »WebBots« gestatten selbst Anfängern, Leistungsmerkmale wie Textsuche, Feedback-Formulare und Diskussionsforen einzubinden. FrontPage 97 unterstützt sogar den Einsatz von ActiveX- und Java-Komponenten sowie Datenbank-Verbindungen. http://microsoft.com/germany/office/frontpage/

Bevor Sie dazu übergehen, sich an Ihrer eigenen Web Site auszutoben oder Ihre Firma in ein Intranet zu konvertieren, sollten Sie ein bißchen recherchieren. Die folgende Liste soll nur den Weg zu einigen Einstiegspunkten für eine Fülle an kostenlosem Material weisen, das im World Wide Web zu finden ist. Beginnen Sie Ihre Recherche, indem Sie in Ihren Browser die URL von Mecklermedia eingeben:

Online-Support von Microsoft erhalten Sie auf folgender WWW-Seite:
http://www.microsoft.com/germany/support/
Zudem stellt Microsoft im Internet eine umfassende KnowledgeBase für die Fehlerbehebung zur Verfügung (in englischer Sprache). Diese finden Sie unter folgender Adresse:
http://www.microsoft.com/kb

Was sind Webseiten?

Eine Webseite ist ein einfaches Textdokument. Wird es jedoch in einem Web-Browser wie Internet Explorer, Mosaic oder Netscape geöffnet, zeigt dieses einfache Textdokument Text, Grafiken und Hyperlinks zu anderen Dokumenten an. Wenn Sie auf einen Hyperlink klicken, wird ein anderes Dokument (Webseite) des Internets oder firmeneigenen Intranets geöffnet.

Das Internet wie auch Intranet sind Netzwerke, die das Bereitstellen und Auffinden von Informationen sehr einfach machen, selbst wenn an dieses Netzwerk ganz unterschiedliche Rechnersysteme angeschlossen sind. Um diese Informationsseiten anzuzeigen, brauchen Sie keine mysteriösen Netzwerkbefehle zu lernen, sondern geben eine einfache Adresse für diese Seite ein. Diese Adresse bezeichnet man als Uniform Resource Locator oder URL. Eine URL für einen Standort (Site) im World Wide Web kann folgendermaßen aussehen:

www.mut.com

oder

www.microsoft.com

Wenn Sie nach der URL keine bestimmte Datei angeben, wird die Standardseite dieser Web Site geöffnet.

Beim Aufrufen weiterer Seiten mit Hilfe der Hyperlinks, erstellen Sie eine Historie aller bisher angezeigten Seiten. Web-Browser wie der Internet Explorer besitzen Schaltflächen für die Navigation, welche den Wechsel (Vorwärts und Zurück) zwischen den in der aktuellen Sitzung geladenen Seiten erlauben. Selbstverständlich können Sie jederzeit von diesem bereits beschrittenen »Pfad« abweichen, indem Sie auf einen neuen Hyperlink klicken oder eine neue URL-Adresse eingeben.

Eine Webseite umfaßt eines oder alle der folgenden Elemente:

• Text
• Textformatierungscodes
• Überschriften der Ebenen 1 bis 6
• Listen: mit Blickfangpunkten, numeriert oder als Glossar
• Tabellen
• Trennlinien, sogenannte horizontale Linien
• Grafiken, Sounds und Animationen
• Hyperlinks zu umfangreichen Sound-, Video- oder Animationsdateien
• Hyperlinks zu anderen Seiten desselben Dokuments, zu anderen Dokumenten oder zu anderen Web Sites
• Interaktive Formularfelder wie Kontrollkästchen, Eingabefelder oder Drop-down-Listen

Hyperlinks zu Dokumenten oder Webseiten erstellen

Die Unterstützung von Hyperlinks ist einer der Gründe, die das World Wide Web so attraktiv machen. Zusammen mit einem Web-Browser, etwa dem Internet Explorer, ist es für den Leser eines Dokuments ganz leicht, auf einen Ausdruck oder eine Grafik in einem Dokument zu klicken und so das angesprochene Dokument zu öffnen. Es liegt an Ihnen selbst als Autor, wo in Ihren Excel-Tabellenblättern Sie Hyperlinks einbinden und auf welche Dokumente und Webseiten Sie in diesen Links verweisen.

Wenn im Menü Datei der Befehl Als HTML speichern nicht angezeigt wird, haben Sie das Add-In im Internet-Assistent nicht installiert.

Hyperlinks in Excel können auf die verschiedenen Office-Dokumenttypen verweisen sowie auf Internet- oder Intranet-Sites. Ein Office-Dokument wird beim Klicken auf den zugehörigen Hyperlink in der entsprechenden Office-Anwendung geöffnet. Eine Internet oder Intranet Site wird beim Klicken auf den Hyperlink in Ihrem Standard-Internet-Browser geöffnet. Der Standard-Browser wird auf Windows-Ebene eingestellt (und zwar beim Öffnen des Browsers).

Das von Ihnen erstellte Netz an verknüpften Dokumenten und Sites kann ein einfaches privates Netz aus Dokumenten sein, mit denen Sie häufig arbeiten, oder ein sehr komplexes Netz aus Dateien auf lokalen Rechnern, Netzwerken und Internet Sites.

Es folgt eine Aufzählung der Möglichkeiten, für die Einzelpersonen wie auch Firmen durch Hyperlinks verknüpfte Dokumente einsetzen können.

• Ein einfaches Netz mit Hyperlinks zwischen Excel Tabellenblättern, Word-Dokumenten und Outlook-Elementen, das einen unkomplizierten Wechsel zwischen den Dokumenten erlaubt, die Sie häufig aktualisieren.
• Ein einfacher Hyperlink von einer Excel-Kostenberechnung zu einer WWW Site mit den aktuellen Wechselkursen.
• Ein Netz untereinander verknüpfter Excel-Tabellen, die ein Informationssystem für die Geschäftsleitung bilden. Namen und Grafiken sind mit Web Sites auf dem Internet verbunden, so daß sich die Geschäftsleitung über die Unternehmensprofile der Konkurrenz, deren neuesten Internet-Veröffentlichungen und Aktienanlyse informieren kann.
• Ein Intranet für Außendienstmitarbeiter aus Excel-Umsatzprognosen, die als HTML-Dokumente gespeichert wurden, Verkaufstips als Word-Dateien, damit sie sich bearbeiten lassen sowie Produktinformationen aus einer Access-Datenbank, die ebenfalls als HTML-Dokumente exportiert wurden. Alle Anwender, die auf dieses Netz zugreifen, verwenden Windows-95-Laptops.
• Ein Intranet für Kunden, in dem sie ihre Bestellungen überprüfen können. Die Internet-Assistenten für Excel und Access exportieren Informationen über Bestellungen als HTML-Dokumente in das Intranet. Und da es sich durchweg um Dokumente im HTML-Format handelt, können Ihre Kunden mit ganz unterschiedlichen Rechnersystemen diese Informationen sichten, vorausgesetzt, sie haben einen Internet-Browser installiert.

Per Hyperlink ein anderes Office-Dokument aufrufen

In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie Hyperlinks erstellen. Nachdem Sie einen Link erstellt haben, möchten Sie ihn vermutlich auch testen. Um innerhalb eines Excel-Tabellenblatts ein verknüpftes Dokument aufzurufen, setzen Sie den Cursor auf die Zelle mit dem Hyperlink. Der Zeiger nimmt die Form einer Hand an. Wenn Sie kurz warten, wird ein Infofeld mit dem Pfad oder der URL-Adresse angezeigt. Klicken Sie in die Zelle, um den Hyperlink zu aktivieren.

Verweist der Hyperlink auf ein anderes Office-Dokument, wird das Dokument dieser Anwendung geöffnet und aktiviert. Die Web-Symbolleiste in Bild 11.2 wird über dem Dokument eingeblendet. Um wieder in das Ausgangsdokument zurückzukehren, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Zurück (der nach links weisende Zeiger). Im Ausgangsdokument hingegen können Sie mit Hilfe der Symbol-Schaltfläche Vorwärts (der nach rechts weisende Zeiger) das verknüpfte Dokument erneut aufrufen. Im nächsten Kapitel wird eingehend erläutert, wie Sie mit Hilfe der Web-Symbolleiste verschiedene verknüpfte Dokumente aktivieren und zwischen diesen Dokumenten wechseln können.

Abbildung 11.2: Die Schaltflächen der Web-Symbolleiste gestatten
es, verknüpfte Dokumente nacheinander aufzuschlagen.

Beim Klicken auf einen Hyperlink wird ein Fehler verursacht. Die wahrscheinlichste Ursache für einen Hyperlink-Fehler ist ein Fehler im Pfadnamen oder in der URL-Adresse oder ein Problem in der Netzwerkverbindung. Um den Pfadnamen oder die URL zu einem Dokument oder einer Site zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink und wählen Hyperlink/Hyperlink bearbeiten. Überprüfen Sie im Dialogfeld Hyperlink bearbeiten, ob Pfadname, Dateiname und URL noch gültig sind. Die zweite mögliche Ursache ist eine Störung im Netzwerk oder im Übertragungsweg. Haben Sie gesehen oder gehört, ob eine korrekte Modemverbindung zustande gekommen ist? Ist dies nicht der Fall, sollten Sie Ihr Modem testen, indem Sie versuchen, eine Verbindung zu einer anderen Stelle aufzubauen. Sind die gewohnten Anmeldefenster für die Netzwerkverbindung angezeigt worden? Ist dies nicht der Fall, versuchen Sie eine Internet-Verbindung direkt durch Aufruf des Browsers herzustellen. Besteht das Problem weiterhin, sollten Sie sich an den Netzwerkadministrator wenden. Es ist auch möglich, daß Ihr Internet-Zugang momentan überlastet ist. In diesem Fall sollten Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen, eine Verbindung herzustellen.

Hyperlinks in Office-Dokumente einfügen

Bei Ihrer Arbeit haben Sie möglicherweise Dokumente zu bearbeiten, die in unterschiedlichen Microsoft-Office-Anwendungen erstellt wurden. Indem Sie Hyperlinks in Ihre Tabellenblätter einfügen, können Sie von einem Dokument zum andern per Mausklick wechseln. In Bild 11.3 sehen Sie ein Excel-Tabellenblatt mit Hyperlinks zu thematisch verwandten Word- und Excel-Dokumenten. Wenn Sie auf eine dieser Verknüpfungszellen klicken, wird das zugehörige Dokument in seiner Erstellungsanwendung geöffnet. Der Text in Zellen mit einem Hyperlink erscheint unterstrichen und in Farbe.

Abbildung 11.3: Hyperlinks in den Tabellenblättern ermöglichen den Aufruf anderer Office-Dokumente.

Um eine Verknüpfung von einem Excel-Tabellenblatt zu einem anderen Office-Dokument zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Öffnen Sie das Excel-Tabellenblatt und das zu verknüpfende Dokument. Beide Dokumente sollten in dem Ordner gespeichert werden, in dem Sie voraussichtlich bleiben.
• Aktivieren Sie das Dokument, das mit dem Excel-Tabellenblatt verknüpft werden soll, z. B. ein Word-Dokument, und markieren Sie den Text oder das Element, das verknüpft werden soll. (Wenn Sie später auf den Hyperlink klicken, wird dieser Text bzw. das Element im Fenster des verknüpften Dokuments angezeigt.)
• Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Kopieren.
• Aktivieren Sie das Excel-Tabellenblatt, und markieren Sie die Zelle, in der der Hyperlink eingefügt werden soll.
• Wählen Sie Bearbeiten/Als Hyperlink einfügen.

Oder:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, und wählen Sie Inhalte einfügen. Aktivieren Sie im Dialogfeld Inhalte einfügen die Option Einfügen, aktivieren Sie in der Liste rechts den Eintrag Hyperlink, und wählen Sie OK.

• Klicken Sie auf eine andere Zelle im Blatt.

Der im andern Dokument markierte Text wird nun als Hyperlink in der Zelle angezeigt. Der Text erscheint in Farbe und unterstrichen, so daß er vom restlichen Text abgehoben ist.

Der im verknüpften Dokument markierte Text erscheint im Excel-Blatt als Hyperlink. Dieser Text ist meist nicht sehr informativ; in der Regel ist daraus nicht ersichtlich, auf welchen Dokumenttyp die Verknüpfung verweist. Sie haben jedoch die Möglichkeit, anstelle dieses Textes einen aussagekräftigeren Namen für den Hyperlink anzugeben.

Hyperlinks zu Web- oder lokalen Dateien einfügen

Sie haben auch die Möglichkeit, Hyperlinks zu lokalen Dateien oder zu Internet Sites einzufügen. Für diese Methode müssen Sie den Pfad zu der betreffenden Datei bzw. die URL-Adresse kennen.

Um einen Hyperlink zu einer Web Site oder einer lokal gespeicherten Datei einzufügen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle, in der die Verknüpfung angezeigt werden soll.

• Wählen Sie Einfügen/Hyperlink, oder klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen. Das Dialogfeld Hyperlink einfügen wird eingeblendet (siehe Bild 11.4).

Abbildung 11.4: Der Hyperlink kann auf ein lokales Dokument, auf eine
bestimmte Position in einem Dokument oder auf eine Web Site verweisen.Dialogfeld Hyperlink einfuegen

• Geben Sie in das Eingabefeld Verknüpfung zu Datei oder URL den Pfad und Dateinamen für das Dokument bzw. die URL-Adresse der Datei oder Web Site ein.

Als Pfad oder URL sind Eingaben wie die folgenden zulässig:

Lokales Dokument C:\EIGENE DATEIEN\DATEINAME.DOC

Lokales Programm C:\PROGRAMME\PROGRAMMNAME.EXE

Intranet HTTP://FIRMA/UMSATZ/QUARTAL.XLS
oder
HTTP:// FIRMA/UMSATZ/QUARTAL.HTM

Internet HTTP://WWW.FIRMA.COM/
oder
FTP://FTP.FIRMA.COM/

Wenn Sie den Pfad oder die URL nicht kennen, klicken Sie auf Durchsuchen. Suchen Sie die Date mit Hilfe des Dialogfelds Verknüpfung zu Datei (siehe Bild 11.5).

Abbildung 11.5: Wählen Sie mit Hilfe des Dialogfelds Verknüpfung zu Datei ein Dokument oder
eine Internet Site aus.

Um den Pfad zu einer Internet Site anzugeben, wählen Sie diese ganz unten aus der Drop-down-Liste Suchen in aus. Wenn in dieser Liste keine FTP- oder HTTP-Speicherorte erscheinen, sollten Sie den Abschnitt »Die Dialogfelder Öffnen und Speichern unter durch FTP-Speicherorte ergänzen« im nächsten Kapitel lesen. Wählen Sie OK. Das Dialogfeld Hyperlink einfügen wird wieder eingeblendet.

• Um eine Verknüpfung zu einer benannten Position im angegebenen Dokument herzustellen tragen Sie diesen Namen in das Eingabefeld Name einer Stelle in der Datei ein.

Beispiele für benannte Positionen sind benannte Bereiche in Excel, Lesezeichen in Word-Dokumenten, Datenbankobjekte in Access oder in Foliennummern in PowerPoint-Präsentationen.

Angenommen, Sie wollen eine Verknüpfung zu einem anderen Excel-Tabellenblatt mit benannten Bereichen definieren. In diesem Fall klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. Im Dialogfeld Excel Arbeitsmappe durchsuchen (siehe Bild 11.6) können Sie das Blatt oder den benannten Bereich markieren, auf den der Hyperlink verweisen soll. Sie markieren den Bereich oder das Blatt in der Liste und klicken auf OK.

Abbildung 11.6: Definieren Sie eine Verknüpfung zu einem
bestimmten Blatt einer Mappe oder zu einem benannten Bereich.

• Aktivieren Sie ganz unten im Dialogfeld Hyperlink einfügen die Option Relativen Pfad für Hyperlink verwenden, um anstelle eines absoluten Pfads eine Verknüpfung zum entsprechenden Dokument zu definieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die verknüpften Dateien und Ordner zu verlagern.
• Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie Netze erstellen, die verlagert werden müssen, sollten Sie auf jeden Fall die Option Relativen Pfad für Hyperlink verwenden aktivieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, alle Dateien und die zugehörige Ordnerstruktur auf ein neues Laufwerk oder in einen anderen Ordner zu verlagern.

Wenn Sie die Option Relativen Pfad für Hyperlink verwenden, wird der eingegebene Pfad in einen relativen Pfad umgewandelt, also einen Pfad, der die relative Position zum Ordner mit der Arbeitsmappe beschreibt, die den Hyperlink enthält. Dies ist wichtig, wenn Sie die Möglichkeit einräumen wollen, eine Gruppe von Ordern zu verlagern und dennoch die vorhandenen Verknüpfungen zu erhalten. In einem relativen Pfad wird die DOS-Schreibweise verwendet, um einen übergeordneten Ordner zu beschreiben:

..\

Ein relativer Hyperlink auf eine Datei im selben Ordner lautet wie folgt:

Dateiname.XLS

Ein relativer Hyperlink auf eine Datei in einem übergeordneten Ordner lautet folgendermaßen:

..\Dateiname.XLS

wobei ..\ den übergeordneten Ordner bezeichnet.

Ein relativer Hyperlink auf eine Datei in dem Ordner mit dem Namen BUDGET der dem Ordner mit der Datei mit dem Hyperlink untergeordnet ist, lautet wie folgt:

BUDGET\Dateiname.XLS

Nachdem ich ein Netz verknüpfter Dokumente angelegt habe, möchte ich das gesamte Dokumentennetz auf ein anderes Laufwerk verlagern. Was ist zu beachten? Stellen Sie sicher, daß alle Hyperlinks zu Dateien auf dem lokalen Laufwerk einen relativen Pfad verwenden. Ist dies der Fall, so können Sie den gesamten Ordner samt Unterordner auf ein anderes Laufwerk verschieben, ohne die Funktionalität der Links zu stören. Wenn Sie Hyperlinks finden, die keinen relativen Pfad verwenden, müssen Sie diese ändern, indem Sie entweder den Pfad zu der neuen Position eingeben oder den Pfad in einen relativen umwandeln. Dazu öffnen Sie das Dialogfeld Hyperlink bearbeiten und aktivieren die Option Relativen Pfad für Hyperlink verwenden. Nachdem ich meine Hyperlinks erstellt habe, haben sich einige der Dateien und URLs geändert. Müssen die Links ganz neu eingegeben werden? Sie können den Pfad, Dateinamen, die URL-Adresse und die Dokumentposition ändern. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen Hyperlink/Hyperlink bearbeiten. Das Dialogfeld Hyperlink bearbeiten wird eingeblendet. Darin sind die aktuellen Eigenschaften des Hyperlinks eingetragen. Ändern Sie diese so, daß Sie dem aktuellen Stand entsprechen.

Programme und Nicht-Office-Dokumente per Hyperlink aufrufen

Mit Hilfe eines Hyperlinks können Sie mehr als nur ein Office-Dokument oder eine Webseite aufrufen. Denn Sie können auch Hyperlinks erstellen, die auf Dokumente aus Nicht-Office-Anwendungen verweisen. Jedes Programm, dessen Dokumenttyp unter Windows 95 registriert wurde, läßt sich durch einen Klick auf einen solchen Hyperlink öffnen. Um den Link zu erstellen, geben Sie einfach den Pfad zum betreffenden Dokument in das Eingabefeld Verknüpfung zu Datei oder URL ein.

Um ein Programm durch einen Klick auf einen Hyperlink zu öffnen, erstellen Sie einen Link zu der EXE-Datei dieses Programms. Wenn Sie etwa einen Hyperlink mit dem Pfad C:\WINDOWS\DIALER.EXE eingeben, läßt sich die Wahlhilfe per Klick auf diesen Hyperlink aufrufen.

Sie können auch Hyperlinks auf Nicht-Office-Programme und Dokumente erstellen, und Batch-Dateien ausführen, Kommunikationsprogramme aufrufen, Backup-Programme ausführen, Dienste starten, komprimierte Dateien entzippen, usw.

Die Darstellung von Hyperlinks ändern

Der Hyperlink-Text, der in der Zelle erscheint, ist in seiner Ursprungsform nicht besonders ansprechend oder aussagekräftig. Es wird einfach der Text angezeigt, den Sie im andern Dokument markiert haben. Angenommen der Link verweist auf einen langen Absatz über die Bedingungen in einem juristischen Dokument. In diesem Fall möchten Sie den Text sicher durch einen kurzen, prägnanten Ausdruck ersetzen, der den Sachverhalt beschreibt.

Um über einem Hyperlink Ihren eigenen Text anzuzeigen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Verwenden Sie die Richtungstasten, um den Cursor auf die Zelle mit dem Hyperlink zu setzen.

Oder:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink, und wählen Sie Hyperlink/Hyperlink markieren.

• Geben Sie einen aussagekräftigen Namen in die Zelle ein, und drücken Sie (Eingabetaste). Der eingegebene Text erscheint als die unterstrichene Sprungmarke für den Hyperlink.

Sie können auch die Schrift und die Farbe des Hyperlinks ändern, indem Sie den Cursor auf die Zelle setzen und Format/Zellen wählen (bzw. mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken und Zellen formatieren wählen). Öffnen Sie das Register Schrift, und nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen für die Darstellung des Textes vor.

Hyperlinks ändern

Um einen Hyperlink zu ändern mit der rechten Maustaste auf die Zelle, wählen Hyperlink und wählen dann einen der folgenden Befehle aus dem Untermenü:

Tabelle 11.1: Befehle des Untermenüs Hyperlink. (Forts.)

Um einen Hyperlink in den in der Zelle angezeigten Text umzuwandeln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink, wählen Hyperlink bearbeiten und klicken auf die Schaltfläche Verknüpfung entfernen.

Hyperlinks mit Formeln erstellen

Anhand der Funktion HYPERLINK() lassen sich Hyperlinks durch das Tabellenblatt steuern. Sie können festlegen, daß Hyperlinks unter bestimmten Bedingungen angezeigt werden, die Verknüpfung ändern oder den angezeigten Text ändern.

Die HYPERLINK-Funktion besitzt folgende Syntax:

HYPERLINK(Hyperlink_Adresse;Freundlicher_Name)

Für das Argument Hyperlink-Adresse muß ein vollständiger Pfad zu der Datei oder die URL-Adresse angegeben werden. Für das Argument Freundlicher_Name können Sie einen beliebigen Text angeben; dieser Text wird in der Zelle als Sprungmarke angezeigt. Wenn Sie hier keinen Wert angeben, wird die Adresse im Argument Hyperlink-Adresse angezeigt. Unten einige Beispiele für vollständige HYPERLINK-Formeln:

=HYPERLINK("http://www.mut.com","Computerbuchkataloge")

=HYPERLINK(C47,B15)

=HYPERLINK(" http://www.microsoft.com/germany ",B12)

wobei B12 den Text »Microsoft« enthält. Wenn Sie die URL in eine Zelle eingeben, müssen Sie vorher HTTP:// bzw. FTP:// angeben.

Um Hyperlinks zu erstellen, die aufgrund einer bestimmten Bedingung im Tabellenblatt an- und ausgeschaltet werden, verwenden Sie eine Formel wie die folgende:

=WENN(B12>15,HYPERLINK("C:\ORDNER\AUSGABEN.XLS","Kostenanalyse"),"")

Dieses Beispiel hat folgende Auswirkung: Ist der Wert in Zelle B12 größer als 15, wird der Hyperlink und sein Text angezeigt, andernfalls wird in der Zelle mit der Formel kein Text (»«) angezeigt.

Damit ein Hyperlink, abhängig von bestimmten Bedingungen, auf verschiedene Dateien verweist, geben Sie eine WENN-Funktion wie die folgende ein:

=HYPERLINK(WENN(B15="USA","C:\USUMSATZ\USQUARTAL1.XLS"," HTTP://FIRMA/EUROVERKAUF/EUROQUARTAL1.XLS ")

Diese Formel hat folgende Auswirkung: Enthält die Zelle B15 den Text USA, so wird durch den Hyperlink die Datei USQUARTAL1.XLS im Ordner USUMSATZ auf Laufwerk C geöffnet. Enthält die Zelle B15 hingegen einen anderen Text, verweist der Hyperlink auf die Datei EUROQUARTAL1.XLS im Ordner FIRMA/EUROUMSATZ irgendwo auf dem Intranet der Firma.

Ein weitere bemerkenswerte Funktion, die sich für den Einsatz mit der Funktion HYPERLINK() eignet, ist WAHL(). Auch diese Funktion macht die Entscheidung aufgrund bestimmter Werte im Tabellenblatt abhängig, und zwar in Fällen, in denen bei Einsatz der WENN()-Funktion eine Verschachtelung notwendig wäre.

Sie haben auch die Möglichkeit, Schaltflächen in Ihre Tabellenblätter einzubinden, die bestimmen, wie HYPERLINK-Funktionen funktionieren. Der Aufbau von Formularen mit Steuerelementen wird in einem späteren Kapitel behandelt.

Daten und Diagramme in HTML-Seiten veröffentlichen

In Programmen wie Excel, Word oder Access steckt eine beachtliche Menge an wertvoller Information über eine Firma. Diese Information wird jedoch für eine Firma erst dann wirklich wertvoll, wenn sie auch für andere Mitarbeiter bereitgestellt wird, die ihren Job aufgrund dieser Daten effizienter erledigen können. Viele Unternehmen bauen nun ihre eigenen Intranets auf als Mittel, Desktop-Informationen ihren Angestellten, Kunden und Partnern zugänglich zu machen.

In Office-97-Dokumente kann zwar auch über Intranets oder das Internet Einsicht genommen werden, dazu müssen jedoch auf dem Rechner des Anwenders Word-, Excel- oder PowerPoint-Viewer installiert sein. Damit Office-Informationen für alle Rechnersysteme zugänglich sind, hat Microsoft die Internet-Assistenten entwickelt. Dabei handelt es sich um Assistenten, die Daten, Text und Diagramme der Office-Anwendungen in HTML-Seiten konvertieren, die von jedem Internet- oder Intranet-Browser gelesen werden können. Der Excel-Internet-Assistent konvertiert Daten, Tabellen und Diagramme in den Blättern HTML-Seiten. Das Office-97-Paket umfaßt zudem Internet-Assistenten für Word, Access und PowerPoint.

Wer noch mit Office 95 oder Excel, Word, PowerPoint oder Access der Version 7 arbeitet, kann per Download kostenlose Internet-Assistenten als Add-Ins für ihre Software beziehen, und zwar von folgender WWW-Seite. http://microsoft.com/germany/download/

In Bild 11.7 sehen Sie ein einfaches Tabellenblatt, das Überschriften im Textformat, ein Diagramm und eine Datentabelle enthält. Jede dieser Blattkomponenten oder auch alle zusammen können in eine HTML-Seite konvertiert oder in eine vorhandene HTML-Seite eingefügt werden. Und in Bild 11.8 sehen Sie eine HTML-Seite, die mit Hilfe des Internet-Assistenten aus diesem Tabellenblatt erzeugt wurde.

Abbildung 11.7: Daten, Tabellen oder Diagramme aus Excel-Tabellenblättern wie diesem lassen sich in HTML-Seiten konvertieren.

Abbildung 11.8: Dieses Bild zeigt die HTML-Seite, die mit dem Internet-Assistenten aus dem Tabellenblatt in Bild 11.7 erzeugt wurde.

Excels Internet-Assistent ist ein Add-In-Programm. Um festzustellen, ob der Internet-Assistent geladen wurde, prüfen Sie, ob im Menü Datei der Befehl Als HTML speichern erscheint. Wenn Sie über diesen Befehl nicht verfügen bzw. wenn die Auswahl dieses Befehls einen Fehler erzeugt, führen Sie folgende Kontrolle durch: Wählen Sie Extras/Add-In-Manager. Im Dialogfeld Add-In-Manager muß die Option Internet-Assistent aktiviert (angekreuzt) sein. Ist die Option nicht aktiviert, klicken Sie in das Kontrollkästchen und wählen Sie OK. Erscheint die Option Internet-Assistent gar nicht in der Liste, so müssen Sie den Internet-Assistenten erst installieren. Dazu führen Sie das Excel- bzw. Office-97-Installationsprogramm noch einmal aus, und zwar mit der benutzerdefinierten Installation, und installieren den Internet-Assistenten – nur den Assistenten, nicht das gesamte Programm!

Nachdem ich mit Hilfe des Excel-Internet-Assistenten eine Webseite erstellt habe, habe ich sie in einen anderen Ordner kopiert. Die Seite wird angezeigt, nicht jedoch die Diagramme. Anstelle der Diagramme werden kleine Symbole angezeigt. Diagramme in Webseiten werden in gesonderten GIF- oder JPEG-Dateien gespeichert. Der Excel-Internet-Assistent konvertiert Excel-Diagramme in GIF-Dateien und speichert sie im selben Ordner wie die HTML-Datei. Wenn Sie nun die HTML-Datei verlagern, sollten Sie auch die GIF-Dateien verlagern (die den Namen des Diagrammtitels übernommen haben).

Neue HTML-Seiten erstellen

Der Internet-Assistent führt Sie durch den gesamten Vorgang für das Erstellen einer HTML-Seite. Es wird eine HTML-Seite mit HTML-Titel und Kopfzeilen-Tags, Trennlinien, Daten Tabellen und Diagrammen erstellt. Sie können festlegen, in welcher Reihenfolge die im Blatt markierten Bereiche erscheinen. Die Daten, Tabellen und Diagramme können sogar aus unterschiedlichen Blättern und Arbeitsmappen stammen. Und wenn Sie ein Feedback zu Ihrer HTML-Seite erhalten wollen, fügt der Internet-Assistent sogar eine Internet-E-Mail-Hyperlink mit Ihrer E-Mail-Adresse ein.

Um aus Daten, Tabellen und Diagrammen eine komplette HTML-Seite zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Öffnen Sie das Tabellenblatt mit den Daten, die Sie auf einer HTML-Seite veröffentlichen wollen.
• Markieren Sie im Blatt den Datenbereich, der ganz oben auf der HTML-Seite erscheinen soll. Für die Seite in Bild 11.8 war dies der Bereich mit der Überschrift, nämlich B1:H2.

In diesem Fall wurde eine Überschrift im Tabellenblatt markiert. Es ist auch möglich, in einem der späteren Schritte einen Titel im Internet-Assistenten zu definieren.

Abbildung 11.9: Der Internet-Assistent wird aktiviert und in der Liste Zu konvertierende Bereiche und Diagramme ist der markierte Bereich bereits eingetragen.

• Wählen Sie Datei/Als HTML speichern. Das Dialogfeld Internet-Assistent – Schritt 1 von 4 wird geöffnet (siehe Bild 11.09).

Beachten Sie, daß im Listenfeld Zu konvertierende Bereiche und Diagramme sowohl auf den von Ihnen markierten Bereich als auch auf das Diagramm verwiesen wird. Der Internet-Assistent ermittelt die Diagramme im Blatt automatisch und fügt sie in die Liste ein. Sie können unerwünschte Diagramme selbstverständlich wieder entfernen.

• Um weitere Bereiche in die Liste Zu konvertierende Bereiche und Diagramme aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Anstelle des Dialogfelds wird ein kleineres Fenster eingeblendet, das die Bereichsmarkierung erlaubt (siehe Bild 11.10).

Abbildung 11.10: Dieses Fenster erlaubt Ihnen die Auswahl weiterer
Bereiche mit Daten oder Tabellen.

• Klicken Sie in das Eingabefeld, und tippen Sie den zweiten Bereich für die HTML-Seite ein bzw. markieren Sie diesen Bereich einfach im Tabellenblatt.

Sie können einzelne Zellen oder auch ganze Bereiche markieren. Es ist nicht notwendig, einen Titel oder eine Beschreibung zu markieren, da Sie diese später mit Hilfe von Eingabefeldern des Internet-Assistenten festlegen.

Wenn Sie eine Tabelle einbinden wollen, markieren Sie den Bereich der Tabelle, der auf der HTML-Seite erscheinen soll. Beim Markieren des Bereichs wird das Dialogfeld reduziert, so daß Sie beim Markieren mehr Platz haben.

Sie haben die Möglichkeit, eine HTML-Seite aus den Daten in verschiedenen Arbeitsmappen und Blättern zusammenzustellen. Um eine andere (bereits geöffnete) Mappe zu aktivieren, während das Auswahlfenster geöffnet bleibt, klicken Sie (Strg)+(F6).

Um einen Bereich in einem anderen Blatt der aktiven Arbeitsmappe zu markieren, klicken Sie auf die Registerzunge dieses Blatts oder drücken (Strg)+(Bild auf) oder (Strg)+(Bild ab) und markieren dann den Bereich im anderen Blatt.

• Wählen Sie OK, damit der markierte Bereich übernommen wird. Das Dialogfeld Internet-Assistent – Schritt 1 von 4 wird wieder angezeigt. Falls Sie weitere Bereiche zu markieren haben, wiederholen Sie Schritte 4 bis 6.
• Ordnen Sie die Bereiche und Diagramme nun in der Reihenfolge an, in der sie auf der HTML-Seite erscheinen sollen. Dazu markieren Sie im Listenfeld Zu konvertierende Bereiche und Diagramme einen Verweis und klicken auf die Schaltflächen zum Verschieben (vgl. Bild 11.11).

Beim Markieren eines Verweises in der Liste wird der zugehörige Bereich gleichzeitig im Tabellenblatt markiert, so daß Sie prüfen können, ob Sie den richtigen Verweis ausgewählt haben (siehe Bild 11.11).

Abbildung 11.11: Beim Markieren eines Verweises in der Liste wird der zugehörige Bereich gleichzeitig im Tabellenblatt markiert.

• Nachdem Sie die Bereichs- und Diagrammverweise in der Reihenfolge angeordnet haben, in der sie auf der HTML-Seite erscheinen sollen, klicken Sie unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche Weiter. Der zweite Schritt des Internet-Assistenten erscheint (siehe Bild 11.12).

Abbildung 11.12: In Schritt 2 legen Sie fest, ob eine neue HTML-Seite zu erstellen ist oder ob die markierten Elemente in eine vorhandene Seite einzufügen sind.

• Aktivieren Sie die erste Option, damit ein neues HTML-Dokument erstellen wird, und klicken Sie dann auf Weiter. Schritt 3 des Internet-Assistenten wird eingeblendet (siehe Bild 11.13).

Im nächsten Abschnitt wird erläutert, wie die markierten Bereiche in eine vorhandene HTML-Seite eingebunden werden.

Abbildung 11.13: In Schritt 3 haben Sie die Möglichkeit, verborgene HTML-Informationen einzugeben, Trennlinien zu definieren und einen Antwort-Link für E-Mail-Nachrichten festzulegen.

• In Schritt 3 geben Sie zusätzliche Informationen für die HTML-Seite ein – etwa den Titel (der Text, der in der Titelleiste des Browsers erscheint), die Kopfzeile oder eine Beschreibung. Klicken Sie auf Weiter, um Schritt 4 einzublenden (siehe Bild 11.14).

Abbildung 11.14: In Schritt 4 entscheiden Sie sich, wo die HTML-Seite gespeichert werden soll und ob sie als unabhängige Seite oder als Teil einer FrontPage Web zu speichern ist.

Die Kopfzeile und die Beschreibung erscheinen ganz oben auf der Webseite. Für den Kopfzeilentext wird das Überschriftenformat der ersten Ebene verwendet; die Beschreibung wird gleich darunter angezeigt, und zwar in der Schrift für den Textkörper. Wenn Sie die Optionen Horizontale Linien… aktivieren, wird vor und nach dem Datenteil eine Trennlinie eingefügt. Wenn Sie in das Feld E-Mail Ihre E-Mail-Adresse eingeben, können die Leser dieser Webseite Ihnen per Klick auf einen Hyperlink ihre Meinung zum Inhalt der Seite schreiben.

• In Schritt 4 können Sie festlegen, ob die HTML-Datei als unabhängige HTML-Datei gespeichert werden soll oder innerhalb einer vorhandenen FrontPage-Web. Wenn Sie nicht sicher sind, sollten Sie die erste Option wählen. HTML-Dateien lassen sich auch nachträglich in eine FrontPage-Web einbinden.
• Um die Seite als unabhängige HTML-Datei zu speichern, aktivieren Sie die Option Resultat als HTML-Datei speichern, tragen einen Pfad- und Dateinamen ein und klicken auf die Schaltfläche Fertig.
• Um die Seite als Teil einer FrontPage-Web zu speichern, aktivieren Sie die Option Resultat meiner FrontPage-Web hinzufügen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie auf Ihrem Rechner das Programm Microsoft FrontPage installiert haben. Geben Sie die URL für die FrontPage ein. Wenn Sie sich nicht exakt an die URL erinnern, klicken Sie auf Durchsuchen, um FrontPage zu öffnen und dort die URL Ihrer FrontPage-Web zu suchen.

Nachdem Sie nun eine komplette HTML-Seite aus einem Excel-Tabellenblatt erstellt haben, können Sie diese durch weitere Hyperlinks, Grafiken, Hintergrundbilder, Formatierungen, usw. verbessern. Dazu öffnen Sie die Seite in einem beliebigen HTML-Editor und nehmen Änderungen vor. Wenn Sie das gesamte Office-97-Paket besitzen, können Sie den Internet-Assistenten von Word dafür verwenden. Ein weiterer guter HTML-Editor und Web-Manager ist Microsofts FrontPage 97.

Excel-Daten in eine fertige HTML-Seite einfügen

Mit Hilfe des Internet-Assistenten von Excel können Sie eine einfache Webseite erstellen. Für viele Projekte ist es jedoch erforderlich, Excel-Diagramme und -Tabellen in vorhandene Webseiten einzubinden, die mit Web-Autorensystemen wie dem Internet-Assistenten von Word oder Microsoft FrontPage erstellt wurden. Für das Einfügen eines Excel-Diagramms oder einer -Tabelle in eine vorhandene Webseite sind fast dieselben Schritte erforderlich wie für das Erstellen einer neuen Seite. Bevor Sie jedoch Daten in eine Webseite einfügen können, müssen Sie eine kleine Textänderung an der Webseite vornehmen und im Quelltext kennzeichnen, wo der Internet-Assistent von Excel das Diagramm bzw. die Tabelle einfügen soll.

Die HTML-Seite für die Aufnahme der Daten vorbereiten

Der Internet-Assistent fügt die Daten, Tabellen oder Diagramme an einer speziell markierten Stelle ein. Für diese Kennzeichnung wird das folgende Tag verwendet:

<!--##Table##-->

Für das Einfügen dieses Tag benötigen Sie keinen speziellen HTML-Editor; es reicht ein Texteditor. Oder noch besser: In einigen Browsern, etwa der Internet Explorer, können Sie den HTML-Quellcode in einem eigenen Texteditorfenster bearbeiten und daneben im Browser-Fenster die Webseite anzeigen.

Um eine Webseite auf der Festplatte oder Ihrem lokalen Netzwerk im Internet Explorer 3 zu bearbeiten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Stellen Sie alle laufenden Anwendungen als Symbole auf der Task-Leiste dar, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen grauen Bereich der Task-Leiste klicken und Alle Fenster minimieren wählen.
• Starten Sie den Internet Explorer, und wählen Sie Datei/Öffnen. Klicken Sie auf Durchsuchen, um eine HTM-Datei auszuwählen, und wählen Sie Öffnen und dann OK. Die Webseite wird in den Internet Explorer geladen.
• Wählen Sie Ansicht/Quelltext. Der HTML-Quelltext wird in einem eigenen Notepad-Fenster geladen.
• Ordnen Sie das Fenster des Internet Explorer und das Notepad-Fenster nebeneinander an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen grauen Bereich der Task-Leiste klikken und Nebeneinander wählen. Die beiden Fenster werden ähnlich wie in Bild 11.15 angezeigt.

Abbildung 11.15: Laden Sie Ihre Webseite in den Internet Explorer und rufen Sie von dort aus das Notepad für die Bearbeitung auf.

• Zeigen Sie mit Hilfe der Bildlaufleisten oder der Richtungstasten verschiedene Fensterausschnitte an und vergleichen Sie den HTML-Text in Notepad mit der Anzeige der Webseite. Bestimmen Sie die Stelle, an der Sie vom Excel-Internet-Assistenten eine Tabelle oder ein Diagramm einfügen lassen wollen.
• Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im HTML-Quelltext, an der vom Internet-Assistenten ein neuer Code eingefügt werden soll, und drücken Sie (Eingabetaste), um eine neue Zeile einzufügen.

Fügen Sie die Zeile auf keinen Fall zwischen dem Anfang und Ende eines Tag-Paares ein. Als Formatierungscode für Fettdruck (engl.: 'bold') wird beispielsweise am Anfang der Auszeichnung das Tag <B> eingefügt und am Ende das Tag </B>. Die Zeile muß zwischen den Tags <BODY> und </BODY> eingefügt werden.

• Tippen Sie folgenden Code ein:

<!--##Table##-->

• Wählen Sie in Notepad Datei/Speichern als und speichern Sie die HTM-Datei unter einem anderen Namen. Dadurch verhindern Sie, daß die Originalseite überschrieben wird, falls Sie einen Fehler machen.
• Schließen Sie Notepad und den Internet Explorer, und aktivieren Sie wieder das Excel-Anwendungsfenster. Hier rufen Sie den Internet-Assistenten auf, um Daten, Tabellen oder Diagramme an der gekennzeichneten Stelle in die neue HTM-Datei einzufügen.

Die Daten in die HTML-Seite einfügen

Damit Sie Excel-Daten, -Tabellen oder -Diagramme in eine vorhandene Webseite einbinden können, müssen Sie eine geringfügige Änderung am HTML-Quelltext vornehmen. Ein Anleitung hierzu finden Sie im vorigen Abschnitt, »Die HTML-Seite für die Aufnahme der Daten vorbereiten«. Nachdem Sie diese Änderung vorgenommen haben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Führen Sie die Arbeitsschritte 1 bis 8 des Abschnitts »Neue HTML-Seiten erstellen« aus. In Schritt 8 erscheint wieder das Dialogfeld Internet-Assistent – Schritt 2 von 4 angezeigt (siehe Bild 11.16). An dieser Stelle fahren Sie mit dem nachfolgenden Arbeitsschritt 2 fort.

Abbildung 11.16: Legen Sie fest, daß die Excel-Daten in eine vorhandene HTML-Datei eingefügt werden.

• Aktivieren Sie die untere Option (siehe Bild 11.16) und wählen Weiter, damit Schritt 3 des Internet-Assistenten angezeigt wird (siehe Bild 11.17).

Abbildung 11.17: Geben Sie an, ob die HTML-Datei direkt geöffnet werden soll oder von der FrontPage-Web aus.

• Aktivieren Sie die Option Datei direkt öffnen, wenn Sie eine HTML-Datei ändern, die nicht Teil einer FrontPage-Web ist.

Aktivieren Sie die Option Datei von meiner FrontPage-Web öffnen, wenn Sie eine HTML-Datei bearbeiten, die Teil einer FrontPage-Web ist. Wählen Sie Weiter, um Schritt 4 des Assistenten zu öffnen (siehe Bild 11.18).

Abbildung 11.18: Legen Sie fest, daß das Ergebnis als HTML-Datei gespeichert werden soll.

• Um die Seite als unabhängige HTML-Datei zu speichern, aktivieren Sie die Option Resultat als HTML-Datei speichern und um die Seite als Teil einer FrontPage-Web zu speichern, aktivieren Sie die Option Resultat meiner FrontPage-Web hinzufügen.
• Tragen Sie in das Eingabefeld Pfad einen Pfad- und Dateinamen ein und klicken auf die Schaltfläche Fertig.

Webseiten kopieren und verlagern

Oftmals möchte man eine Webseite nach der Erstellung in einem anderen Ordner speichern. Wenn Sie ein Excel-Diagramm in die Webseite eingebunden haben, müssen Sie die GIF-Datei mit dem Diagramm zusammen mit der HTML-Seite verlagern.

Im Explorer öffnen Sie den Ordner, in dem die Webseite momentan noch abgelegt ist. Suchen Sie nach Dateien mit der Erweiterung HTM. Eine dieser Dateien sollte die soeben erstellte Webseite sein. Suchen Sie in demselben Ordner nach Dateien mit der Erweiterung GIF und einem Namen, der dem Titel des Diagramms entspricht. Wenn Sie HTM-Dateien verlagern oder kopieren, müssen Sie auch die GIF-Dateien kopieren, die zur Anzeige der Grafiken auf dieser Seite verwendet werden. Wenn die GIF-Dateien beim Anzeigen der Webseite fehlen, werden an ihrer Stelle kleine Symbole mit dem Namen der fehlenden Datei angezeigt.

Tips zum Erstellen von Webseiten

Es ist zwar leicht, eine Webseite zu erstellen, aber für eine attraktive Seite, deren Inhalt schnell faßbar und verständlich ist, muß man sich schon etwas Zeit nehmen und sich ein paar Gedanken dazu machen. Die Kommunikationsstile und Layouts für das Publizieren von Webseiten sind etwas anders als für das Publizieren von Gedrucktem. Es gibt viele Quellen im Netz, die Design-Tools, ästhetische Gesichtspunkte und Techniken erörtern. Hier einige Tips, die Ihnen für den Anfang weiterhelfen sollten:

• Gliedern Sie den Inhalt in kleinere Bereiche als für eine gedruckte Veröffentlichung. Versuchen Sie, Seiten zu erstellen, die nicht mehr als ein oder zwei Bildschirmseiten lang sind.
• Setzen Sie Überschriften für die Hauptthemen, und formatieren Sie diese mit den HTML-Überschriftenformaten. Auf diese Weise können die Leser das Format-Mapping von Word nutzen und zudem das Dokument nach visuellen Gesichtspunkten schnell durchblättern und die wichtigsten Themen erfassen.
• Tabellen im HTML-Format eignen sich – ebenso wie in Word-Dokumenten – hervorragend zur Präsentation von Daten. Die Mehrheit der aktuellen Browser-Generation unterstützt die Anzeige von Tabellen.
• Für alle Internet-Webseiten sowie für die meisten Intranet-Seiten sollten Sie das Erscheinungsbild auf verschiedenen Browsern testen. Während alle Browser den grundsätzlichen Inhalt einer Seite anzeigen, werden zum Teil für die Darstellung von Formatierungen unterschiedliche Standarde verwendet.
• Verwenden Sie kleine Grafiken. Große Grafiken brauchen viel Zeit für die Übertragung. Besser als ein umfangreiches Diagramm oder sonstige Grafik direkt in die Webseite einzubinden ist es, einen Hyperlink zu definieren, der auf eine Seite mit dieser Grafik verweist und den Leser vorzuwarnen. Somit brauchen nur ernsthaft interessierte Besucher auf die Anzeige dieses Bilds warten.
• Zusätzlich zu jedem grafischen Hyperlink sollten Sie einen »Ausweich-Link« in Textform in die Seite einbinden. Alternative Text-Hyperlinks werden beim Einfügen eines grafischen Hyperlinks erstellt. Der Ausweichtext wird automatisch angezeigt, wenn in einem Browser die Anzeige von Grafiken deaktiviert wurde.

Visuell ansprechende Webseiten haben ihre Vor- und Nachteile. Einerseits macht es mehr Spaß, eine solche Seite aufzuschlagen, andererseits kann es Ewigkeiten dauern, bis eine Seite geladen ist. Es ist gleichzeitig eine Kunst und eine Wissenschaft, Grafiken auf Webseiten richtig zu plazieren. Die Kunst besteht darin, ein Layout zu gestalten, das attraktiv ist und dennoch nicht zu viel Zeit für den Download benötigt. Und es ist eine Wissenschaft für sich, zu wissen, wie man Grafiken erstellt, die sich schnell laden lassen. Es gibt spezielle Verfahren, um Grafiken derselben Größe schneller ladbar zu machen. Für Tips zum Web-Design und zum Erstellen funktionaler Grafiken sollten Sie die folgenden Bücher lesen:

Laura Lemay’s Web Workshops:

Netscape Navigator Gold 3 (ISBN: 3-8272-5201-6)

Shockwave & Multimedia (ISBN: 3-8272-5203-2)

Kommerzielle Web Sites entwickeln (ISBN: 3-8272-5202-4)

Frontpage 97 (ISBN: 3-8272-5248-2)

Außerdem:

David Siegel: Web Site Design, Killer Web Sites der 3. Generation (ISBN: 3-8272-5184-2)

Angela Maier, Visual Handbook: Internet (ISBN: 3-87791-882-4).

Alle Bücher online zu bestellen unter http://www.mut.com

Es gibt zudem eine Vielzahl von WWW Sites mit Design-Tips und -Richtlinien. Hier nur einige davon:

Der HTML-Code hinter den Webseiten

Webseiten sind in einer speziellen Sprache geschrieben, der »HyperText Markup Language« (HTML). HTML-Code besteht aus verschiedenen Elementen. Jedes Element enthält ein Tag, das beschreibt, um welchen Typ von Element es sich handelt. Die meisten Elemente umfassen auch Text, der definiert, was dieses Element repräsentiert. In Bild 11.19 wird die Beispiel-HTML-Seite angezeigt, wie Sie im Internet Explorer erscheint, und in Bild 11.20 sehen den HTML-Code zu dieser Seite.

Abbildung 11.19: Die Webseite wird mit Grafiken und Formatierung angezeigt.

Abbildung 11.20: Der HTML-Quelltext hingegen ist reiner Text.

Im Gegensatz zu herkömmlichen DTP-Systemen bestimmt nicht der Autor, wie ein Dokument angezeigt wird, sondern der Internet-Browser. Der Grund hierfür liegt darin, daß die HTML-Codierungen teilweise unterschiedlich umgesetzt werden und daß die verwendeten Schriften im Browser eingestellt werden. Wenn Sie HTML-Dokumente erstellen, ist es wichtig, den Inhalt eines Dokuments von seiner Struktur und der Darstellung auf dem Bildschirm zu trennen. Ein Dokument, das bei einer Bildschirmauflösung von 640 [ts] 480 genau richtig aussieht, mag bei einer anderen Auflösung und Bildschirmgröße ganz anders wirken.

Um im Internet Explorer den HTML-Code einer Webseite anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite und wählen Quelltext anzeigen.

Bei den Seiten, die Sie im Netz lesen, wurde versucht, eine gut-formatierte und gut-präsentierte Darstellung zu schaffen. Da der Autor bzw. Ersteller einer Seite nicht weiß, welche Art von Computer oder Terminal der Leser verwendet, kann er keinen Text mit spezifischen Formatierungsinformationen verwenden. Für einen kleinen Bildschirm ist es beispielsweise sinnvoller, wenn sich der Leser die Schriftgröße selbst einstellt, so daß auf einer Seite mehr Text Platz hat. Um dennoch eine gewisse Übereinstimmung in der Formatierung der Dokumente zu erzielen, beschreiben die HTML-Codes, wie das Dokument formatiert werden soll, wo sich die Hyperlinks befinden, auf welche Adresse diese Links verweisen und welche Grafiken angezeigt werden. Diese Methode des Umgangs mit Formatierungscodes gestattet es dem Browser des Lesers (oder Betrachters), unter Berücksichtigung der aktuellen Hardware das beste Resultat zu erzeugen. Diese Textcodierungen bilden die HyperText Markup Language oder HTML. Die Textcodes, die man auch als Tags bezeichnet, werden von den Internet-Assistenten der Office Suite beim Erstellen Ihrer Webseiten automatisch eingefügt. Der Internet-Assistent von Excel etwa konvertiert die angegebenen Zellbereiche in entsprechende HTML-Tags. Diagramme werden in Grafikdateien im GIF-Format konvertiert und wiederum durch ein Tag wird beschrieben, wo der Browser die Grafikdatei findet.

HTML ist ein Standard, der sich rapide ändert und scheinbar kontinuierlich aus seinen »Design-Nähten« platzt. Um sich eine Grundlage in der Anwendung der HTML-Spezifikationen zu schaffen bzw. hinsichtlich der Änderungen auf dem neusten Stand zu bleiben, sollten Sie gelegentlich folgende Web Sites besuchen:

Die Struktur von HTML-Dokumenten

Wie bei einer russischen Puppe kann jedes HTML-Element weitere Elemente enthalten und so tief verschachtelt sein. HTML-Dokumente besitzen ein Minimum an HEAD- und BODY-Elementen. Jedes dieser Elemente kann wiederum weitere Elemente umschließen.

Das HEAD-Element umfaßt in der Regel ein TITLE-Element oder Kommentare, Autoreninformationen, Copyright-Hinweise oder spezielle Tags, die Indizierer und Such-Engines bei einem effektiven Durchsuchen des Dokumentinhalts unterstützen.

Das BODY-Element umschließt den eigentlichen Textkörper und Inhalt des Dokuments. Bei typischen Dokumenten besteht der Großteil des BODY-Elements aus Text mit Tags, die das Absatzende bezeichnen. Sie können Tags auch für die Anzeige Listen verwenden, die mit einer fortlaufenden Numerierung oder mit Blickfangpunkten versehen sind. Ebenso gibt es Tags für die Einbettung von Bildern, horizontalen Linien und Hyperlinks zu anderen Dokumenten.

Zum Verständnis einiger HTML-Tags

Alle HTML-Tags sind in spitze Klammern (<>) eingeschlossen. Einige Elemente bestehen aus zwei zusammengehörigen Tags, mit dazwischenliegendem Text oder Hypertext. Um etwa einen Titel als Teil des <HEAD>-Elements zu definieren, würden Sie folgenden HTML-Code in das Dokument eingeben:

<title>Eine schlichte WWW-Seite</title>

Das erste Tag signalisiert den Beginn des Titelelements, während dasselbe Tag mit einem vorangestellten Schrägstrich (/) dem Browser das Ende des Elements bezeichnet. Einige Tags erfordern keinen Gegenpart, so etwa das Tag <li>, welches ein Listenelement kennzeichnet.

Die am meisten in HTML-Body-Elementen verwendeten Elemente fallen in drei grundlegende Kategorien: logische Formate, physikalische Formate und inhaltliche Formate.

Logische Formate

Logische Formate bestimmen, wie das Dokument aufgebaut ist. Das HTML-System der verschachtelten Elemente gibt dem Browser einige Informationen; logische Formatelemente kann der Autor jedoch einsetzen, um den Text in Absätze, Listen, Zitate usw. aufzuteilen. Ebenso wie die Formate in Word können Sie logische HTML-Formate in Ihren Dokumenten einsetzen und sichergehen, daß sie vom Browser richtig angezeigt werden.

In Tabelle 11.1 finden Sie einige, häufig verwendete, logische Formate aufgelistet, die Sie für die Strukturierung Ihres Dokuments einsetzen können. Zu jedem Format wird ein Beispiel angeführt.

Tabelle 11.2: Logische Formate. (Forts.)

Physikalische Formate

In gewöhnlichen, gedruckten Dokumenten besitzen Auszeichnungselemente wie Fettdruck, Kursivdruck und Unterstrichener Text oft funktionalen Charakter. In Webseiten werden ähnliche Konventionen verwendet. Vielleicht möchten Sie einen Buchtitel als solchen kenntlich machen, ein Schlüsselwort hervorheben oder ein Wort in einer Fremdsprache vom restlichen Textkörper abheben. In Tabelle 11.2 sind häufig verwendete, physikalische Formate aufgeführt:

Tabelle 11.3: Physikalische Formate.

Hyperlinks

Das Schlüsselelement, das eine Webseite von einem gewöhnlichen Dokument unterscheidet, ist der Einsatz von Hyperlinks. Jeder Link zeigt auf einen Anker bzw. eine Beschreibung des Links. Die meisten Anker sind implizit; wenn Sie eine Seite als Ziel eines Links angeben, wird vorausgesetzt, daß die gesamte Seite der Anker ist.

Das Basiselement für Hyperlinks ist <a href="URL">Beschreibung</a>. In diesem Fall steht das »a« für »Anker« und »href« für eine Hypertextreferenz. Wenn Sie einen HYPERLINK zu der Datei »REISEN/AUSGABEN.HTM« auf Ihrem Intranet definieren wollen, würden Sie einen Hyperlink wie den folgenden in die Webseite aufnehmen:

<a href="REISEN/AUSGABEN.HTM">Reisekosten</a>

Der Text zwischen den beiden Tags ist der Text, der im Browser als Hyperlink angezeigt wird. Dieser Link zeigt auf eine Datei mit dem Namen »AUSGABEN.HTM«, die im Ordner »REISEN« gespeichert ist.

Sie könnten auch einen Hyperlink zur Webseite des Markt&Technik-Verlags einbinden, so daß sich die Leser Ihrer Seite etwa über die neuste Literatur zu Windows 95 informieren können. Beachten Sie, daß in diesem Hyperlink anstelle des Namens eines lokalen Dokuments eine vollständige URL-Adresse angegeben wurde und daß der Link innerhalb eines Satzes erscheint.

Die WWW-Seite des <a href="http://www.mut.com">Markt&Technik-Verlags</a> beinhaltet brandaktuelle Informationen zu allen Neuerscheinungen.<p>